Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị dầu khí tại chi nhánh tổng công ty cổ phần khoan và dịch vụ khoan dầu khí xí nghiệp điều hành khoan

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
---------***--------

BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHÓA
Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại

TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU THIẾT BỊ DẦU KHÍ TẠI CHI
NHÁNH TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN
KHOAN VÀ DỊCH VỤ KHOAN DẦU KHÍ XÍ NGHIỆP ĐIỀU HÀNH KHOAN
Họ và tên sinh viên: Đặng Lữ Anh Thư
Mã sinh viên: 1201016516
Lớp: K51D-A12
Khóa: 51
Giảng viên hướng dẫn: Th.S.Phạm Thị Diệp Hạnh


Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2015


NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................

.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
TP.HCM, ngày…tháng…năm 2015
ThS. Phạm Thị Diệp Hạnh



MỤC LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
ETA
EXW
GTGT
HS
L/C
PO
PTSC

Tiếng Anh
Estimate Time of Arrival
EXWORK
Harmonized Commodity
Description and Coding
System
Letter of Credit
Purchase Order
PetroVietnam Technical
Services Corporation

PVD DD

PetroVietnam Drilling
Division

PVDrilling
hay PVD

PetroVietnam Drilling

SCM
SGD
T/T
VNACCS
XNĐHK
Zero LTI

Supply Chain
Management

Singapore Dollar
Telegraphic Transfer
Vietnam Automated Cargo
Clearance System
Xí nghiệp Điều hành
khoan
Zero Lost Time Injury

Tiếng Việt
Thời gian dự kiến tàu đến
Điều kiện giá xuất xưởng
Giá trị gia tăng
Mã phân loại hàng hóa
Thanh toán bằng tín dụng chứng từ
Hợp đồng mua bán hàng hóa
Tổng công ty cổ phần dịch vụ Kỹ
thuật dầu khí
Chi nhánh Tổng công ty cổ phần
khoan và dịch vụ khoan dầu khí – Xí
nghiệp điều hành khoan
Tổng công ty cổ phần khoan và dịch
vụ khoan dầu khí
Mô hình quản trị chuỗi cung ứng
Đô-la Sin-ga-po
Thanh toán bằng điện chuyển tiền
Hệ thống thông quan hàng hóa tự
động
vận hành hiệu quả và an toàn giàn
khoan, không xảy ra tai nạn mất thời
gian lao động

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Tên bảng biểu, sơ đồ
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự tại Xí nghiệp Điều hành khoan
Bảng 1.2. Kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Điều hành khoan
Bảng 1.3. Tình hình nhân sự tại Xí nghiệp điều hành khoan giai đoạn
2012 - 2014

Trang
5
8
7

Sơ đồ 2.1. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị dầu khí tại
Xí nghiệp Điều hành khoan

10

Sơ đồ 2.2. Quy trình đặt mua hàng của bộ phận thương mại
Sơ đồ 2.3. Các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng hóa

11
12


8
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại toàn cầu hóa, mua bán giao thương với nước ngoài đóng một
vai trò hết sức to lớn trong việc phát triển kinh tế của một quốc gia. Đặc biệt, công

tác nhập khẩu nguồn nguyên vật liệu, máy móc thiết bị trong nước chưa sản xuất
được giúp cho nền kinh tế trong nước tiếp cận công nghệ hiện đại trên thế giới và
công đoạn ấy tham gia vào dây chuyền sản xuất góp phần tạo ra các sản phẩm có
giá trị gia tăng lớn hơn. Thứ hai, ngành dầu khí trong nước đang chiếm vị thế ngày
càng cao trên thị trường dầu khí trong khu vực và thị trường dầu khí thế giới. Tự
chủ các dàn khoan và vận hành liên tục các dàn khoan ấy sẽ góp phần giúp nước ta
tự chủ được nguồn dầu khí trong nước và tạo ra giá trị gia tăng nhờ cung cấp các
dịch vụ khoan ở nước ngoài. Thấy được tầm quan trọng ấy, sau một thời gian thực
tập tại Xí nghiệp điều hành khoan – chi nhánh Tổng công ty cổ phần khoan và dịch
vụ khoan dầu khí, người viết xin chọn đề tài: “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập
khẩu thiết bị dầu khí tại Xí nghiệp Điều hành khoan” làm đề tài nghiên cứu
nhằm đi sâu quan sát và tìm hiểu thực tiễn quá trình trên.
Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu về chi nhánh tổng công ty cổ phần khoan và dịch vụ
khoan dầu khí - xí nghiệp điều hành khoan.
Chương 2: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị dầu khí tại xí
nghiệp điều hành khoan.
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hoạt động nhập khẩu thiết bị dầu khí tại
xí nghiệp điều hành khoan.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị công tác tại Xí nghiệp
Điều hành khoan đã tạo điều kiện thuận lợi để em được thực tập tại đây. Đặc biệt
xin cảm ơn anh Giang đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp số liệu, chứng từ và chỉ
dẫn những kinh nghiệm quý báu trong quá trình em thực tập tại công ty.
Xin chân thành cảm ơn cô Phan Thị Diệp Hạnh – đã hết lòng hướng dẫn, giải
đáp thắc mắc và đóng góp những ý kiến quý giá nhằm làm cho bài báo cáo được
hoàn chỉnh.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm
thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian thực tập, bài báo cáo này không tránh

9
khỏi những thiếu sót về nội dung và hình thức. Rất mong quý thầy cô đóng góp ý
kiến để bài viết được hoàn thiện hơn.
Sinh viên thực tập giữa khóa
ĐẶNG LỮ ANH THƯ


10
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CHI
NHÁNH TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN
KHOAN VÀ DỊCH VỤ KHOAN DẦU
KHÍ - XÍ NGHIỆP ĐIỀU HÀNH
KHOAN
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Cổ phần Khoan và
Dịch vụ Khoan Dầu khí
Công ty Khoan và Dịch vụ Khoan Dầu khí (sau đây gọi tắt là PV Drilling)
được thành lập vào tháng 11 năm 2001, với tiền thân là Xí nghiệp Dịch vụ Kỹ thuật
Dầu khí biển PTSC Offshore – cung ứng dịch vụ cho thuê thiết bị khoan, dịch vụ
ứng cứu sự cố dầu tràn và xưởng cơ khí.
Năm 2005 – 2006, công ty chuyển đổi hình thức thức hoạt động từ công ty
Cổ phần theo quyết định số 3477/QĐ-BCN của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp và
niêm yết cổ phiếu với mã chứng khoán “PVD” trên sàn chứng khoán Việt Nam với
vốn điều lệ là 680 tỷ đồng.
Năm 2007 – 2008, Công ty Cổ phần Đầu tư Khoan Dầu khí Việt nam (PVD
Invest) sáp nhập vào PV Drilling, nâng giá trị tài sản của Tổng Công ty lên trên
12.000 tỷ đồng và vốn điều lệ của Tổng công ty lên đến 2.105 tỷ đồng. Cũng trong
giai đoạn này, Công ty thành lập Xí nghiệp Điều hành khoan (PVD Drilling
Division), Công ty PVD Well Services, PVD Offshore và PVD Training.
Năm 2009 – 2010, Hiệu quả hoạt động của PV Drilling khá ổn định nhờ

doanh thu đạt mức tăng trưởng vượt bậc 85% trong năm 2010. PV Drilling nghiên
cứu và triển khai thành công hợp đồng cung cấp dịch vụ trọn gói (Bundled Service)
và mở rộng thị phần khoan thông qua việc thuê thêm dàn khoan từ các đối tác nước
ngoài nhằm cung ứng kịp thời cho thị phần trong nước.
Năm 2011 – 2012, vượt lên những khó khăn chung của kinh tế thế giới giai
đoạn 2011 – 2012, PV Drilling vẫn vươn cao và phát triển. Cụ thể, đến năm 2012,
PV Drilling đạt 11.275 tỷ đồng doanh thu vượt mức 15% so với kế hoạch đề ra. PV
Drilling còn nhận được danh hiệu “Nhà Thầu Khoan Dầu Khí tốt nhất khu vực
Châu Á” năm 2012.


11
Năm 2013 – 2014, PV Drilling đạt được nhiều thành công trong 2 năm này.
Đặc biệt năm 2013, PV Drilling chào bán thành công 38 triệu cổ phần riêng lẻ cho
Tập đoàn Dầu khí Việt Nam và nhà đầu tư tài chính quốc tế nhằm hỗ trợ nguồn vốn
đầu tư giàn khoan PV DRILLING VI. Năm 2014, tất cả các chỉ tiêu hợp nhất về tài
chính của PV Drilling đều đạt kết quả rất tốt so với kế hoạch đề ra. Đến nay, vốn
điều lệ của PV Drilling đã tăng lên đến 2.755 tỷ đồng.
1.1.2. Vài nét về Chi nhánh Tổng Công ty Cổ phần Khoan và Dịch vụ Khoan
Dầu khí – Xí nghiệp Điều hành khoan
Xí nghiệp Điều hành khoan – Chi nhánh Tổng Công ty Cổ phần Khoan và
Dịch vụ Khoan dầu khí hay còn gọi là PVDrilling Division (sau đây gọi tắt là Xí
nghiệp Điều hành khoan hoặc PVD DD) được thành lập vào năm 2007 và đăng ký
giấy chứng nhận đăng ký thay đổi kinh doanh lần 4 số: 0302495126-007 do Sở Kế
hoạch và đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 27 tháng 5 năm 2011.
Sau đây là một số thông tin cơ bản về Xí nghiệp điều hành khoan:
− Trụ sở chính: lầu 3, tòa nhà The Sailing, 111A đường Paster, p. Bến
Nghé, Q.1, TP Hồ Chí Minh.
− Điện thoại: (+84) 839 100 662 hoặc (+84) 839 100 668
− Fax: +84-8-39 100 676/ 677

− Website:
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của Xí nghiệp
Điều hành khoan.
1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ
Xí nghiệp Điều hành khoan có chức năng chính là cung cấp các dịch vụ và
vận hành các giàn khoan, bao gồm:
− Dàn khoan biển Jack-up: PV Drilling I, PV Drilling II, PV Drilling III.
− Dàn khoan đất liền: PV Drilling 11
− Dàn khoan nước sâu: giàn khoan TAD - PV DRILLING V
− Và 6 dàn khoan thuê ngoài.
Nhiệm vụ quan trọng được ưu tiên hàng đầu khi tiến hành mỗi chiến dịch
khoan là xác định chính xác các yêu cầu của khách hàng đối với dịch vụ cung cấp
giàn khoan nói chung và cụ thể cho từng cụm thiết bị vật tư nói riêng. Sau đó phân


12
tích các dữ liệu và đưa ra kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa, thiết
bị vật tư luôn trong tình trạng tốt, đáp ứng các yêu cầu vận hành trước khi vận
chuyển ra giàn.
1.2.2. Tầm nhìn và chiến lược phát triển
Tầm nhìn của Xí nghiệp điều hành khoan là cùng với Tổng công ty trở thành
nhà thầu khoan uy tín tầm cỡ quốc tế. Không ngừng sáng tạo vươn tới những tầm
cao mới để tiến tới phát triển bền vững là mục tiêu và là định hướng kinh doanh của
Xí nghiệp điều hành khoan.
Để đạt được mục tiêu đó, Xí nghiệp điều hành khoan đặt trọng tâm ưu tiên
vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực khoan, tập trung sáng tạo cải thiện hệ
thống quản trị. Vì con người với khối óc sáng tạo luôn là một trong những yếu tố
cốt lõi cho sự thành công. Và sự tiến bộ của kỹ thuật – công nghệ cao là yếu tố
quyết định vị thế của Xí nghiệp điều hành khoan nói riêng và toàn thể công ty nói
chung trên thị trường dầu khí sôi động.

1.3. Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự tại Xí nghiệp Điều hành khoan
1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức tại Xí nghiệp Điều hành khoan được thể hiện ở Sơ đồ 1.1
sau:
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự tại Xí nghiệp điều hành khoan
Ban
giám đốc

Phòng
nhân sự

Phòng
tổ chức

Phòng
thương
mại và
mua
hàng

Phòng
kế toán

Phòng
bảo trì

Phòng
điều
hành
khoan

Chi
nhánh
Vũng
Tàu

Phòng
an toàn


13
(Nguồn: Báo cáo nhân sự 2015 của Xí nghiệp điều hành khoan)
Công ty tổ chức cơ cấu nhân sự theo chức năng, trong đó mỗi bộ phận sẽ làm
một công việc nhất định theo chức năng của phòng ban mình theo sự giám sát và
điều phối của trưởng phòng. Ban giám đốc có nhiệm vụ giám sát các phòng ban để
đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chung trong xí nghiệp và đảm bảo sự liên kết
thống nhất giữa Xí nghiệp Điều hành khoan và Tổng công ty.
Chức năng của các phòng ban:
Phòng Nhân sự: có chức năng tuyển dụng nguồn nhân lực, tổ chức đào tạo,
nâng cao kiến thức, đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, trả công cho cán bộ
công nhân viên của Xí nghiệp.
Phòng Tổ chức: tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động,
quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe
cho nhân viên Xí nghiệp, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế.
Phòng Thương mại và Mua hàng: tìm kiếm và mở rộng mối quan hệ hợp
tác với các đối tác khoan và dịch vụ khoan dầu khí; tìm kiếm, đánh giá các nhà cung
cấp vật tư, thiết bị, máy móc. Thuê mua vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ cho hoạt
động của các giàn khoan. Phòng thương mại gồm hai bộ phận là bộ phận mua hàng
và bộ phận logistics.
Phòng Kế toán: giúp ban lãnh đạo Xí nghiệp quản lý về mặt tài chính: thanh

toán và đối chiếu công nợ, quyết toán định kỳ, hạch toán, kế toán hoạt động kinh
doanh, ghi chép chứng từ, sổ sách, chế độ báo cáo tài chính. Tổ chức thu đòi công
nợ, quản lý vốn, tài sản của Xí nghiệp. Phân tích hoạt động hằng năm và phản ánh
kịp thời tình hình tài chính Xí nghiệp.
Phòng Bảo trì: sửa chữa, duy tu bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ hệ
thống máy móc, thiết bị của Xí nghiệp, theo dõi, kiểm tra và phát hiện kịp thời
những sự cố kĩ thuật trong quá trình quản lý, vận hành khoan và đề xuất các phương
án xử lý thích hợp.
Phòng An toàn: chịu trách nhiệm trong các lĩnh vực công tác an toàn – vệ
sinh lao động, phòng chống cháy nổ, phòng ngừa ứng phó sự cố khẩn cấp, kiểm tra,
điều tra tai nạn lao động, sự cố thiết bị tại Xí nghiệp. Thường xuyên tổ chức đào


14
tạo, huấn luyện an toàn – bảo hộ lao động cho đội ngũ cán bộ công nhân viên của
Xí nghiệp.
Phòng Điều hành Khoan: lập kế hoạch và quản lý hoạt động của các giàn
khoan, tiến hành kiểm tra kĩ thuật đối với các vật tư, thiết bị, máy móc phục vụ cho
giàn khoan.
1.3.2. Tình hình nhân sự
Tình hình nhân sự tại Xí nghiệp điều hành khoan được thể hiện ở Bảng 1.3
như sau:
Bảng 1.3. tình hình nhân sự tại Xí nghiệp điều hành khoan giai đoạn
2012 - 2014
2012
Tiêu chí
Nam
Nữ
Trên
Đại học

Trình
Đại học
độ
Dưới
Đại học
Tổng
Giới
tính

2013

2014

Số
lượng
(người)
141
51

Tỷ
trọng
(%)
73,44
26,56

Số
lượng
(người)
152
55

Tỷ
trọng
(%)
73,43
26,57

Số
lượng
(người)
171
58

Tỷ
trọng
(%)
74,67
25,33

21

10,94

23

11,11

23

10,04

128

66,67

139

67,15

158

68,99

43

22,39

45

21,74

48

20,97

192

100

207

100

229

100

(Nguồn: báo cáo nhân sự của Phòng nhân sự - Xí nghiệp Điều hành khoan)
Từ bảng 1.3 ta thấy trong giai đoạn 2012 – 2014, tổng số cán bộ công nhân
viên của Xí nghiệp không biến đổi nhiều qua các năm. Có thay đổi nhưng con số đó
không đáng kể, đặc biệt có xu hướng tăng đều. Cụ thể, năm 2013 Xí nghiệp Điều
hành khoan có 207 cán bộ công nhân viên công tác tại đây, tăng 7,81% so với năm
2012. Đến năm 2014 số nhân viên tăng thêm 22 người, tăng 10,63% so với năm
2013. Như vậy, tình hình nhân sự tại Xí nghiệp Điều hành khoan giai đoạn 2012 –
2014 tương đối ổn định.
Tại Xí nghiệp điều hành khoan, số lượng nhân viên là nam giới cao hơn
nhiều so với nhân viên là nữ giới. Trung bình, nam giới chiếm tới 73% - 74% trong
khi đó nữ giới chỉ chiếm 26% - 27% ở giai đoạn 2012 – 2014. Điều này phần lớn là


15
do đặc thù và tính chất công việc tại Xí nghiệp, đó là công việc nặng nhọc, khối
lượng công việc lớn và yêu cầu di chuyển thường xuyên.
Sơ đồ 1.3 cũng cho thấy, gần 80% số lượng cán bộ công nhân viên của Xí
nghiệp Điều hành khoan có trình độ học vấn Đại học và sau Đại học và tỉ lệ này
ngày càng tăng. Không chỉ nhắm đến đổi mới và phát triển khoa học công nghệ, Xí
nghiệp Điều hành khoan còn chú trọng tìm kiếm nguồn nhân lực có trình độ chuyên
môn cao để góp phần đưa Xí nghiệp đi lên. Hơn nữa, tỷ lệ nhân viên có trình độ học
vấn Đại học và sau Đại học ngày càng tăng cao là bởi vì Xí nghiệp có tạo điều kiện
cho nhân viên tham gia các chương trình học theo diện vừa học – vừa làm và

thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng
nghiệp vụ do các chuyên gia uy tín trong khu vực và trên thế giới giảng dạy.
1.3.3. Tình hình hoạt động kinh doanh tại Xí nghiệp Điều hành khoan
Tình hình hoạt động kinh doanh tại Xí nghiệp Điều hành khoan được thể
hiện tại Bảng 1.2 như sau:
Bảng 1.2. Kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Điều hành Khoan
Đơn vị tính: tỷ đồng
Năm
Doanh thu
Chi phí
Lợi nhuận
trước thuế

2012

2013

5.567
4.758

7.958
6.641

809

1.317

2014

2013 - 2012

Giá trị
11.341
2.391
9.518
1.883
1.823

508

2014 - 2013

%
Giá trị
42,95
3383
39,58
2.877

%
42,51
43,32

62,79

38,42

506

(Nguồn: Báo cáo thường niên của Tổng CTCP khoan và dịch vụ khoan dầu khí)

Năm 2012, Xí nghiệp điều hành khoan đã quản lý và vận hành tốt các giàn
khoan của Tổng công ty và các giàn khoan thuê ngoài từ các đối tác nước ngoài với
hiệu suất các giàn khoan đều đạt hiệu suất trên 98%. Trong năm 2012, Xí nghiệp
điều hành khoan đã thể hiện những đóng góp của mình thông qua doanh thu đạt
5.567 tỉ đồng chiếm 46,7% doanh thu của Tổng công ty. Lợi nhuận trước thuế đạt
809 tỉ đồng chiếm 47,7% tổng lợi nhuận trước thuế của Tổng công ty. Về nguyên
nhân khách quan, trong năm 2012 giá dầu thô trên thị trường thế giới tăng cao, Xí
nghiệp kí được nhiều hợp đồng xuất khẩu dầu. Cũng trong năm này, nhà máy lọc
dầu Dung Quất đi vào vận hành 100% công suất. Về nguyên nhân chủ quan, Xí


16
nghiệp luôn nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện tìm kiếm và kí kết hợp đồng từ
Tổng Công ty.
Năm 2013 là một năm nhiều khó khăn và đầy thử thách đối với ngành dầu
khí nhưng Xí nghiệp điều hành khoan vẫn hoạt động hiệu quả và đạt được nhiều
thành tựu nhờ tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Thể hiện qua doanh số,
Xí nghiệp điều hành khoan, so với năm 2012, doanh thu đã tăng 43% và chiếm
53,53% trên tổng doanh thu hợp nhất của Tổng công ty. Cũng trong năm 2013,
Công ty đã tối ưu hóa được chi phí khi chi phí chi tăng 40% nên lợi nhuận tăng lên
ấn lượng 63%, tương ứng tăng 508 tỷ đồng so với 2012.
Năm 2014 tiếp tục là một năm thành công đối với Xí nghiệp điều hành khoan
khi doanh thu tiếp tục tăng trưởng với tốc độ tương đương năm 2013 là 43%. Tuy
nhiên trong năm này, do Công ty tăng cường đầu tư máy móc thiết bị cho hoạt động
sản xuất kinh doanh nên chi phí tăng đến 43%. Chính vì thế lợi nhuận của Xí
nghiệp chỉ tăng 38% so với năm 2013.
1.4. Các công việc được giao trong quá trình thực tập
Trong thời gian thực tập từ ngày 01/06/2015 đến ngày 20/06/2015, người
viết được trực tiếp làm việc tại phòng thương mại và mua hàng. Tại đây nhờ sự
hướng dẫn của các anh chị, tác giả đã thực hiện các công việc như sau: chuẩn bị

soạn thảo các hợp đồng mua bán dựa trên các hợp đồng mẫu để mua hàng hóa; đọc
và kiểm tra chứng từ, sắp xếp chứng từ đúng trình tự Hải quan; đưa bộ chứng từ đi
đóng dấu và ban giám đốc kí nhận.


17
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ
DẦU KHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐIỀU HÀNH
KHOAN
2.1. Thực tế quy trình
Sơ đồ 2.1. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị dầu khí tại
Xí nghiệp Điều hành khoan
Ra quyết định mua hàng

Đặt mua và kí kết hợp đồng

Thanh toán

Giao nhận hàng hóa

Giải quyết khiếu nại và lưu trữ hồ sơ
(Nguồn: bảng hướng dẫn nhân viên 2014, Xí nghiệp điều hành khoan)
Để minh họa cho quy trình trên, người viết xin trình bày chi tiết quy trình
thực hiện Đơn đặt hàng (Purchase Order) số DD15-10032 được lập ngày
05/01/2015 giữa bên bán là Công ty Thelma Industries Ple Ltd ở Singapore với bên
mua là Xí nghiệp Điều hành khoan.
2.1.1. Ra quyết định mua hàng
Xí nghiệp điều hành khoan đang áp dụng hệ thống Maximo trong công tác
quản lí tài sản, mua sắm và quản lý hàng tồn kho nhằm đảm bảo tính ổn định cho

chuỗi cung ứng để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu vật tư cần thiết cho việc vận hành
giàn khoan. Mô tả cụ thể như sau:
Giàn khoan PVD VI là giàn khoan hoạt động 24/24. Trong quá trình hoạt
động nếu có bất kì thiết bị hoặc linh, phụ kiện nào bị hỏng hóc cần thay thế thì giàn


18
khoan sẽ báo và gửi một danh sách hàng hóa cần thay thế cho kho chứa hàng – nơi
kiểm tra hàng tồn kho. Khi kiểm tra trong kho không còn thì từ Kho chứa hàng sẽ
báo cho Phòng điều hành khoan để xuống giàn kiểm tra. Ngay lúc Phòng điều hành
khoan xuống Giàn kiểm tra thì từ Giàn cũng sẽ gửi một thông báo cho bộ phận
thương mại để chuẩn bị tìm kiếm nhà cung ứng. Phòng bảo trì có nhiệm vụ xem xét
hàng có thể sửa chữa hoặc cần thay thế.
Khi Kho chứa hàng, phòng điều hành khoan và phòng bảo trì kiểm tra và
đồng ý mua hàng vì các thiết bị đó thật sự bị hỏng hóc cần thay thế thì danh sách
các thiết bị máy móc đó được gửi tới Bộ phận thương mại để tiến hàng mua.
2.1.2. Đặt mua và kí kết hợp đồng
Sơ đồ 2.2. quy trình đặt mua hàng của bộ phận thương mại
Tìm kiếm
nhà cung
ứng

Mời
chào
hàng

Đánh
giá kĩ
thuật

Đánh
giá
thươn
g mại

Lựa chọn
nhà cung
ứng

Ký
kết
hợp
đồng

(Nguồn: bảng hướng dẫn nhân viên 2014, Bộ phận thương mại và mua hàng)
Sơ đồ trên cho thấy được các bước tổ chức hoạt động mua hàng của Bộ phận
thương mại. Tìm kiếm nhà cung ứng và yêu cầu mời chào hàng, đối với mỗi đơn
hàng, Bộ phận thương mại phải tìm được ít nhất ba nhà cung ứng để so sánh giá cả,
uy tín và chất lượng của hàng hóa của đối tác dựa trên mời chào hàng hóa. Sau đó
đưa các chào hàng và hàng mẫu (nếu có) cho Phòng điều hành khoan và Phòng bảo
trì để kiểm tra. Sau khi hai bộ phận trên lựa chọn nhà cung ứng thì Bộ phận thương
mại tiến hành đặt hàng thông qua – Purchase Order (sau đây gọi tắt là PO) với nhà
cung ứng. Purchase Order có ý nghĩa như một hợp đồng mua bán hàng hóa giữa nhà
cung ứng với Xí nghiệp Điều hành khoan.
Trong bài viết này, người viết chọn phân tích PO số DD15-10032 (xem phụ
lục số 1):
− Bên cung cấp: Thelma Industries Pte Ltd – Singapore
− Bên mua: Tổng công ty CP khoan và Dịch vụ khoan dầu khí – Xí
nghiệp điều hành khoan.
− Điều kiện giao hàng: EXW Singapore – incoterm 2010

− Trị giá lô hàng: 16.126,55 SGD


19
− Phương thức thanh toán: Net30 by T/T (Thanh toán bằng điện chuyển
tiền trong vòng 30 ngày)
2.1.3. Thanh toán
Thanh toán là bước thể hiện trách nhiệm của Bên mua đối với Bên bán trên
cơ sở Bên bán sẽ giao hàng theo đúng hợp đồng và thỏa thuận của hai bên. Tùy theo
mối quan hệ, vị thế, sự tin tưởng của hai bên, thanh toán có thể được thực hiện bằng
nhiều phương thức (điện chuyển tiền, tín dụng chứng từ, nhờ thu...) và tại các thời
điểm khác nhau (trước khi giao hàng, sau khi giao hàng...).
Trong PO số DD15-10032, thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền
thanh toán 100% giá trị hóa đơn của lô hàng trong vòng 30 ngày. Theo PO, ngày
giao hàng là ngày 16 tháng 3 năm 2015 nên việc thanh toán diễn ra trước khi giao
hàng. Điều này dễ dẫn đến rủi ro cho Bên mua là Xí nghiệp Điều hành khoan. Nhất
là đối với đơn hàng có giá trị lớn như PO số DD15-10032 (16.126,55 SGD).
2.1.4. Giao nhận hàng hóa
Đối với phương thức nhập khẩu hàng hóa bằng EXW Singapore, incoterm
2010, Bên mua có nghĩa vụ làm thủ tục thông quan xuất khẩu, thuê phương tiện vận
tải để vận chuyển hàng hóa và thông quan nhập khẩu cho hàng hóa.
Sơ đồ 2.3. Các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng hóa
Hợp đồng
mua bán
Thelma Industries Pte Ltd
Singapore
Bên bán
Xí nghiệp Điều hành khoan
Việt Nam
Bên mua

RGW Forwarding Pte Ltd
Đại lý giao nhận tại Singapore
Công ty Minh Anh
Đại lý giao nhận tại


20
Việt Nam
Hợp đồng
Giao nhận
Quan hệ đại lý
Quan hệ hỗ trợ
(Nguồn: Người viết tự tổng hợp)
Tuy nhiên, để nhập hàng thuận lợi nhất, Xí nghiệp Điều hành khoan không
trực tiếp tiến hành các thủ tục trên mà sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa của
Công ty cổ phần giao nhận Minh Anh – sau đây gọi là Công ty Minh Anh. Theo đó,
Công ty Minh Anh thực hiện mọi nghĩa để vận chuyển hàng hóa từ địa điểm của
người bán đến kho hàng PVD tại Cảng PTSC, Vũng Tàu; Xí nghiệp điều hành
khoan: cung cấp các chứng từ cần thiết trong quá trình vận chuyển và thanh toán
đầy đủ cước phí như quy định cho Công ty Minh Anh.
Minh Anh đã liên hệ với đại lý của mình ở nước người xuất khẩu là Công ty
RGW Forwarding Pte Ltd để hỗ trợ quá trình làm hàng ở Singapore. Công ty RGW
Forwarding Pte Ltd sẽ thực hiện mọi nghĩa vụ của công ty Minh Anh tại Singapore.
Thelma Industries Pte Ltd có nghĩa vụ hỗ trợ, cung cấp các chứng từ cần thiết để
RGW Forwarding Pte Ltd hoàn thành nghĩa vụ của mình.
Việc giao nhận gồm các bước: thông quan xuất khẩu, thuê phương tiện vận
tải, thông quan nhập khẩu, giao hàng tới kho Bên mua.
− Thông quan xuất khẩu:
Để thông quan xuất khẩu cho lô hàng theo PO số DD15-10032, RGW
Forwarding Pte Ltd đã liên hệ với Bên bán là Thelma Industries Pte Ltd nhận các

chứng từ cần thiết và làm thủ tục thông quan. Vì quy trình thông quan ở các nước là
khác nhau, nên việc thực hiện thông qua các đại lý giao nhận trung gian sẽ đảm bảo
được thời gian, tiết kiệm chi phí cũng như hạn chế các sai sót với cơ quan có thẩm
quyền ở nước sở tại.
− Thuê phương tiện vận tải:
Sau khi thông quan xuất khẩu, RGW Forwarding tiếp tục thực hiện việc thuê
phương tiện vận tải để chuyên chở hàng hóa từ Singapore về Việt Nam. Việc lựa


21
chọn phương thức vận tải bằng đường biển hay đường hàng không phụ thuộc vào
mức độ cấp thiết hàng hóa đó. Nếu Xí nghiệp cần hàng gấp để vận hành giàn khoan
thì hàng được vận chuyển bằng đường hàng không. Ngược lại, nếu hàng chưa thực
sự cần thiết thì sẽ được vận chuyển bằng đường biển để tiết kiệm chi phí.
Theo PO số DD15-10032, hàng hóa được vận chuyển bằng tàu biển vì các
thiết bị dầu khí là các thiết bị mua để lưu kho chưa cần dùng gấp nên hàng hóa được
vận chuyển bằng tàu chợ. Sau khi thuê tàu và giao hàng lên tàu thành công, RGW
Forwarding được hãng tàu cấp 1 master B/L. Trên cơ sở master B/L, RGW
Forwarding phát hành lại cho Xí nghiệp Điều hành khoan 1 house B/L surrendered
số RGWSGN43347 ngày 24 tháng 5 năm 2015 (xem phụ lục số 2).
− Thông quan nhập khẩu:
Khi hàng hóa tới cảng ở thành phố Hồ Chí Minh, Công ty Minh Anh thông
báo tới bộ phận Logistics của Xí nghiệp Điều hành khoan là hàng hóa đã đến để Bộ
phận logistic chuẩn bị và cung cấp giấy tờ cần thiết cho Công ty Minh Anh làm thủ
tục hải quan nhập khẩu như: PO (phụ lục 1), Commercial Invoice (phụ lục 3),
Packing list (phụ lục 4), danh mục hàng hóa nhập khẩu thuộc dự án ưu đãi đầu tư
được miễn thuế nhập khẩu (phụ lục 5), giấy ủy quyền (phụ lục 6).
Trên cơ sở các chứng từ được cung cấp, Công ty Minh Anh thực hiện khai
Hải quan trên hệ thống khai Hải quan điện tử VNACCS. Máy tính thực hiện khai là
máy tính đặt tại bộ phận Logistics. Để thực hiện khai hải quan, người chuyên chở

đăng nhập vào máy tính của bộ phận Logistics thông qua phần mềm Teamviewer.
Mọi quá trình khai Hải quan đều được theo dõi bởi bộ phận Logistics. Khi tờ khải
Hải quan điện tử được người chuyên chở khai hoàn tất thì bộ phận logistic tiến hành
kí thông qua chữ kí số và được truyền lên hệ thống thông qua Token cung cấp chữ
kí số. Hoàn tất quá trình tờ khai được truyền đến Hải quan.
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra, Hải quan cấp cho Xí nghiệp Điều hành khoan
tờ khai hải quan có kết quả phân luồng số 100418489400 (xem phụ lục 7). Tờ khai
hải quan sau đó được đưa cho Ban giám đốc kí tên và đóng dấu rồi chuyển cho
Công ty Minh Anh để tiến hành nhận hàng tại cảng.
Đối với lô hàng được vận chuyển theo PO số DD15-10032, thuế suất thuế
nhập khẩu là 0% vì các mặt hàng được mua trong đơn hàng trên thuộc danh mục


22
hàng hóa nhập khẩu thuộc dự án ưu đãi đầu tư được miễn thuế nhập khẩu số 241/2013 (xem phụ lục 5). Danh mục được đăng kí vào ngày 06/06/2013 theo dự án
đầu tư khai thác dầu khí nhằm phục vụ cho hoạt động khoan dầu khí của Công ty
TNHH MTV Khoan Dầu khí Nước sâu PVD. Xí nghiệp Điều hành khoan nhập lô
hàng này trên cơ sở được sự ủy quyền của Công ty TNHH MTV Khoan Dầu khí
Nước sâu PVD. Để được miễn thuế, Xí nghiệp điều hành khoan đã lập phiếu cam
kết hàng là phụ tùng thiết bị dầu khí chuyên dụng phục vụ cho hoạt động dầu khí và
được miễn thuế nhập khẩu số 10032/HC-PVD (xem phụ lục 7). Sau đó, lô hàng
thuộc danh mục trên sau khi được khai hải quan nhập khẩu và thông qua khâu kiểm
tra thuế suất, cơ quan Hải quan ban hành phiếu theo dõi trừ lùi hàng hóa nhập khẩu
thuộc diện dự án ưu đãi đầu tư miễn thuế nhập khẩu cho lô hàng trên (xem phụ lục
8).
Đối với thuế giá trị gia tăng, lô hàng được Xí nghiệp điều hành khoan mua
theo PO số DD15-10032 không bị đánh thuế vì các thiết bị thuộc diện máy móc,
thiết bị, phụ tùng thay thế, phương tiện vận tải chuyên dùng và vật tư cần nhập khẩu
để tiến hành hoạt động tìm kiếm, thăm dò, phát triển mỏ dầu và khí đốt trong nước
chưa sản xuất được (theo điều 4 thông tư số 219/2014/TT-BTC của Bộ tài chính).

− Giao hàng tới kho Bên mua:
Sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục, Công ty Minh Anh lấy hàng tại cảng
Cát Lái và vận chuyển về kho của Xí nghiệp điều hành khoan thuộc cảng PTSC tại
Vũng Tàu. PTSC là cảng dịch vụ dầu khí của công ty Cảng dịch vụ dầu khí, là nơi
cung cấp các loại hình dịch vụ như: căn cứ hậu cần, cung ứng lao động, đại lý tàu
biển,…cho các nhà thầu hoạt động trong lĩnh vực dầu khí. Đối trường hợp giao
nhận hàng hóa theo PO số DD15-10032, vì house B/L phát hành cho Xí nghiệp là
loại surrendered B/L có tên người nhận (consignee) là Xí Nghiệp Điều hành khoan
nên Xí nghiệp không có nghĩa vụ phải xuất trình B/L khi nhận hàng với Minh Anh.
2.1.5. Khiếu nại và lưu trữ hồ sơ
Trong một quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị dầu khí tại Xí
nghiệp Điều hành khoan, có 2 sự cố thông thường nhất mà Xí nghiệp Điều hành
khoan phải tiến hành khiếu nại như: hàng không đúng phẩm chất và hàng đến chậm
so với ngày giao hàng dự kiến. Nguyên nhân có thể xuất phát từ hai phía: người bán


23
và công ty cung cấp dịch vụ giao nhận. Khi gặp một trong hai sự cố trên, Xí nghiệp
cần có đủ các bằng chứng để tiến hành khiếu nại. Khi có đủ các bằng chứng, Xí
nghiệp liên hệ các bên liên quan để xem xét nguyên nhân và tiến hành giải quyết.
Nếu sau khi nhận hàng và kiểm tra, không phát sinh bất cứ sự cố nào đối với
lô hàng trên, Xí nghiệp điều hành khoan tiến hành lập bộ hồ sơ bao gồm các chứng
từ có liên quan đến lô hàng để lưu trữ và sử dụng khi cần thiết.
2.2. Nhận xét chung
2.2.1. Ưu điểm
− Tổ chức quy trình nhập khẩu: nhìn chung quy trình nhập khẩu thiết
bị dầu khí trên được phân chia rõ ràng, cụ thể và đạt được hiệu quả
nhập hàng như mong muốn của Tổng công ty đặt ra. Công ty đã sử
dụng tốt các nguồn lực trong nội bộ công ty và tận dụng hiệu quả các
nguồn lực bên ngoài.

− Cơ cấu tổ chức: các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong khẩu tổ
chức nhập khẩu. Đội ngũ nhân viên trẻ năng động, nhiệt tình, nhiều
kinh nghiệm, tác phong làm việc nhanh chóng nên có thể hỗ trợ nhau
trong công việc giúp đạt hiệu quả cao hơn. Dù ở khâu nào thì nhờ có
sự phối hợp nhịp nhàng, khi có bất cứ sự chậm trễ thực hiện thì sẽ
được kiểm tra, giám sát, đôn đốc và hỗ trợ giải quyết từ đồng nghiệp
và cấp trên để đảm bảo các bước được hoàn thành đúng tiến độ.
− Tìm kiếm đối tác chủ động: xí nghiệp đứng ra tìm kiếm nhà cung
ứng hàng hóa cho công ty mình. Việc chủ động giúp cho xí nghiệp
quản lí tốt nguồn hàng, chủ động đặt quan hệ với đối tác nhằm đặt
mối quan hệ làm ăn lâu dài. Hơn nữa, chủ động tìm kiếm đối tác còn
giúp cho xí nghiệp mở rộng các mối quan hệ với các doanh nghiệp
nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực dầu khí nói riêng và còn ngành
kinh tế thế giới nói chung.
− Hệ thống thông tin liên lạc: nhanh chóng thông qua email, điện
thoại, fax…. Ngoài ra còn sử dụng hiệu quả hệ thống thông tin tiên
tiến như phần mềm teamviewer trên máy tính, token cung cấp chữ kí
số điện tử,… Trong nội bộ ngành, Xí nghiệp đã áp dụng thành công


24
hệ thống quản lí hàng tồn kho Maximo, nhằm kiểm tra hàng hóa tồn
kho và cung cấp dây chuyền liên lạc giữa các phòng có liên quan để
đạt hiệu quả cao nhất.
2.2.2. Điểm yếu
Tuy nhiên, bên cạnh những điểm mạnh, quy trình mua sắm của Xí nghiệp
vẫn tồn tại một số điểm yếu:
Thứ nhất, mặc dù công tác tổ chức việc nhập khẩu linh kiện dầu khí của Xí
nghiệp Điều hành khoan rõ ràng giữa các bộ phận nhưng do có sự tham gia của
nhiều bộ phận khác nhau nên công tác tôt chức còn khá phức tạp. Do đó kéo dài

thời gian nhập hàng, làm chậm tiến độ của các khâu khác trong chuỗi hoạt động của
giàn khoan. Quy trình trải qua sự phê duyệt nhiều lần của các cấp thẩm quyền khác
nhau, dẫn đến thời gian mua hàng bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ mua sắm. Đặc
biệt trong trường hợp mua sắm để khắc phục các sự cố, điều này sẽ làm chậm tiến
độ mua sắm, có thể gây thiệt hại đối với hoạt động của giàn khoan và Xí nghiệp.
Thứ hai, Xí nghiệp Điều hành khoan phải thuê trung gian vì nhập khẩu
không phải là nghiệp vụ kinh doanh chính của Xí nghiệp nên việc tổ chức nhập
hàng phải thông qua dịch vụ giao nhận. Xí nghiệp sử dụng dịch vụ giao nhận của
các công ty giao nhận và logistics. Với tính chất hoạt động của các giàn khoan, Xí
nghiệp cần liên tục mua sắm vật tư, thiết bị, việc sử dụng dịch vụ giao nhận khiến
cho chi phí của Xí nghiệp tăng lên rất nhiều và không chủ động được trong khâu
giao nhận.
Thứ ba, Xí nghiệp có thể gặp rủi ro người bán không giao hàng. Với lô hàng
mua bán theo như PO số DD15-10032, việc thanh toán hàng hóa diễn ra trước khi
hàng hóa được giao. Mặc dù hợp đồng mua bán dựa trên uy tín của các bên. Nhưng,
điều này có thể phát sinh rủi ro nếu người bán nhận được tiền do người mua thanh
toán cho lô hàng nhưng lại không giao hàng cho người mua.
2.3. So sánh với lý thuyết
Quy trình thực tế và lý thuyết cơ bản có nhiều điểm tương đồng, bao gồm
các công đoạn cơ bản như: xác định nhu cầu, đặt mua và kí kết hợp đồng mua bán
hàng hóa và tổ chức giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, thực tế và lý thuyết có nhiều
điểm khác nhau rõ rệt: về mặt thanh toán và về mặt giao nhận.


25
- Về mặt thanh toán
Theo lý thuyết, phương thức chuyển tiền bằng điện TT trong thanh toán là rất
rủi ro, nhưng thực tế, phương thức này được sử dụng khá phổ biến bởi tính tiện lợi
của nó. Rủi ro là tồn tại nhưng vẫn được sử dụng vì các bên mua bán trên cơ sở tin
tưởng vào uy tín của đối phương.

Hơn nữa, thanh toán toàn bộ lô hàng trước khi giao hàng không được khuyến
khích sử dụng vì trên lý thuyết, phương thức thanh toán này độ rủi ro rất cao.
Nhưng trên thực tế, vì hai bên tin tưởng nhau nên phương thức này vẫn được sử
dụng thường xuyên. Theo như lô hàng được phân tích trong quy trình trên, người
mua thanh toán toàn bộ giá trị lô hàng cho người bán trong vòng 30 ngày từ ngày kí
kết hợp đồng và ngày giao hàng diễn ra sau khi giá trị toàn bộ lô hàng đã được
chuyển đến cho người bán.
− Về mặt giao nhận
Trên lý thuyết, công ty không nên chọn điều kiện giao hàng theo EXW nếu
không nắm rõ về thị trường của người bán, không nắm rõ các thủ tục hải quan của
nước xuất khẩu hoặc không nắm rõ về thị trường thuê tàu vận chuyển. Nhưng trên
thực tế, người mua vẫn có thể chọn điều kiện giao hàng EXW khi kí kết hợp đồng
mua bán hàng hóa. Sau đó sử dụng dịch vụ giao nhận của công ty khác để vận
chuyển hàng hóa về kho của mình.
Hơn nữa, trên lý thuyết, khai hải quan điện tử được thực hiện bởi người nhập
khẩu là người mua hàng hóa. Nhưng trên thực tế, tất cả các khâu khai hải quan điện
tử được thực hiên bởi công ty giao nhận bằng cách công ty giao nhận đăng nhập vào
hệ thống máy tính của người nhập khẩu bằng phần mềm Teamviewer trên máy tính.
Lý thuyết dù cập nhật đến đâu, khi áp dụng vào thực tế cũng có nhiều khác
biệt và nhiều vấn đề nảy sinh. Điều này đòi hỏi bên cạnh trang bị cho mình những
kiến thức chuyên môn, sinh viên cần phải đi sâu vào thực tiễn để tìm hiểu và năm
bắt thông tin về ngành một cách chính xác. Để từ đó có thể có cái nhìn thực tiễn hơn
và chuẩn bị tốt hơn cho nghề nghiệp tương lai.