QUY DINH Soan thao ban hanh văn bản nội bộ Công ty và bên ngoài

QUY ĐỊNH

Logo

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Mã hiệu
Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

……/10/2015
00
1/ 25

QUY ĐỊNH
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

TRÌNH DUYỆT

SOÁT XÉT

PHÊ DUYỆT


QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Logo

Mã hiệu
Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

……/10/2015
00
2/ 25

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Lần sửa
Stt
đổi

I.

Ngày sửa
đổi

Nội dung cũ

Nội dung mới

Trang

MỤC ĐÍCH:

−
Nhằm quy định thống nhất cách thức trình bày văn bản cũng như trình tự soạn thảo, ban hành
văn bản, tài liệu.
−
Đảm bảo văn bản, tài liệu đang sử dụng là văn bản đang có hiệu lực lưu hành và được phân
phối đúng lúc, đúng nơi cần thiết.
II.

PHẠM VI ÁP DỤNG:

−
Áp dụng cho tất cả các văn bản hành chính, văn bản quy phạm nội bộ trong Công ty, văn phòng
đại diện và các Chi nhánh trực thuộc.


QUY ĐỊNH

Logo

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Mã hiệu
Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

……/10/2015
00
3/ 25

−
Quy định này không áp dụng đối với các loại văn bản là báo cáo, hồ sơ tài liệu mang tính đặc
thù phải thực hiện theo biểu mẫu quy định của nhà nước như Báo cáo tài chính, Báo cáo lao động,
các tài liệu hồ sơ kỹ thuật của dự án,v.v.
III. ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT
1. Định nghĩa:
-

Văn bản hành chính: là Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, hướng dẫn, chương trình,
kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản họp, biên bản sự việc, tờ trình, hợp đồng
(bao gồm Hợp đồng lao động), công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận,
giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,v.v.

-

Văn bản quy phạm nội bộ: là toàn bộ các văn bản, tài liệu quy định do nội bộ Công ty soạn
thảo và đã được cấp thẩm quyền phê duyệt ban hành như: Phân quyền, quy chế, quy định, quy
trình, nội quy,v.v.

-

Thể thức văn bản: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, các yếu tố
thuộc bố cục của văn bản được trình bày theo quy định nhất định.

-

Ngày hiệu lực: là ngày văn bản, tài liệu được chính thức áp dụng.

-

Ngày sửa đổi: là ngày văn bản, tài liệu sửa đổi.

-

Phê duyệt: Sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền là một hành động chấp thuận văn bản có hiệu
lực áp dụng.

-

Sửa đổi tài liệu: là việc sửa đổi một phần hay nhiều phần tài liệu cho phù hợp với các yêu cầu
tiêu chuẩn và việc áp dụng thực tế. Nếu không có chỉ định đặc biệt nào khác, mọi thay đổi
trong tài liệu và dữ liệu phải được xem xét và phê duyệt sửa đổi bởi cùng một phòng ban chức
năng hoặc bộ phận đã xem xét và phê duyệt tài liệu trước đây. Bộ phận được chỉ định phải
tham khảo các tài liệu gốc kèm theo làm cơ sở xem xét và phê duyệt.

-

Lần sửa đổi: là lần tài liệu, văn bản được xem xét khi có yêu cầu thay đổi. Lần sửa đổi sẽ được
cập nhật theo dõi ở trang “Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu”.

2. Từ viết tắt:
-

CT.HĐQT: Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty

-

TGĐ: Tổng Giám đốc

-

GĐ: Giám đốc

-

Ban XD QTQC: Ban Xây dựng hệ thống Quy trình quy chế

-

KSNB: Kiểm soát nội bộ


QUY ĐỊNH

Logo

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

-

CBNV: cán bộ nhân viên

-

P.HC: Phòng hành chính

Mã hiệu

Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

……/10/2015
00
4/ 25

IV. QUY ĐỊNH CHUNG:
1. Ngôn ngữ sử dụng và phông (font) chữ trình bày văn bản:
-

Ngôn ngữ sử dụng để soạn thảo văn bản là Tiếng Việt phổ thông (không dùng từ ngữ địa
phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết hoặc không có từ ngữ tiếng Việt thay
thế)

-

Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.

-

Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.

-

Phông (font) chữ sử dụng trình bày văn bản in dùng kiểu chữ Times New Roman của bộ mã ký
tự Unicode.

-

Cỡ chữ mặc định sử dụng trong các văn bản là cỡ chữ (size) 12 ngoại trừ các nội dung có quy
định chi tiết về cỡ chữ trong quy định này.

2. Ký hiệu văn bản đúng theo quy định:
-

Ký hiệu của văn bản bao gồm các yếu tố cơ bản: chữ viết tắt tên loại văn bản; tên viết tắt của
Công ty; tên viết tắt của văn phòng, chi nhánh ban hành văn bản, giữa chúng có dấu gạch chéo
(/).

-

Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.

-

Ký hiệu từng loại văn bản được quy định chi tiết tại V.1.2 & V.2.3 của quy định này.

3. Kỹ thuật trình bày văn bản:
-

Kỹ thuật trình bày văn bản trong quy định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, các thành phần thể thức, kiểu chữ, cỡ chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng
đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy.

-

Kỹ thuật trình bày văn bản được quy định chi tiết tại mục V của quy định này.

4. Khổ giấy và kiểu trình bày
4.1 Khổ giấy
-

Văn bản tài liệu nội bộ thông thường được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297
mm) ngoại trừ các hồ sơ tài liệu mang tính chuyên môn đặc thù như: bản vẽ thiết kế, chứng từ
kế toán, chứng từ ngân hàng.

-

Các văn bản khác biệt như giấy giới thiệu, giấy biên nhận, phiếu chuyển hồ sơ,v.v. được trình
bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn theo khổ giấy sẵn có.

4.2 Kiểu trình bày
-

Văn bản chủ yếu được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (trang đứng).


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

Logo
-

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Ngày hiệu lực

Lần sửa đổi
Trang

……/10/2015
00
5/ 25

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu thì văn bản có thể được trình bày theo chiều
rộng của trang giấy (trang ngang).

5. Quy ước về ký hiệu viết tắt của đơn vị, văn phòng chi nhánh trong hệ thống Công ty:
STT

Tên đơn vị

Ký hiệu

1

Công ty

Cty

2

Văn phòng Tân Tạo

TT

3

Văn phòng Phố Đông

PD

4

Chi nhánh Cần Thơ

CT

5

Chi nhánh Long An

LA

Ghi chú

6. Quy định về việc sử dụng logo trong văn bản:
6.1 Đối với văn bản hành chính:
-

Văn bản hành chính lưu hành nội bộ trong Công ty:
+ Văn phòng Tân Tạo và các Chi nhánh: sử dụng Logo “”
+ Văn phòng Phố Đông: Sử dụng Logo “”

-

Văn bản hành chính phát hành ra bên ngoài Công ty:

+ Văn bản giao dịch với khách hàng và các đối tác: Văn phòng nào ban hành sử dụng logo
của văn phòng đó (giống trường hợp lưu hành nội bộ).
 Riêng đối với P.KDTT lưu ý đối với các văn bản mang tính pháp lý trong giao dịch
(có chữ ký xác nhận của đại diện 2 bên giao dịch) ví dụ như: Bảng thông tin sản
phẩm, Bản đặt cọc, Hợp đồng mua bán, Biên bản kiểm tra và chấp nhận căn nhà,
Thanh lý Hợp đồng, biên bản bàn giao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở,v.v.
ngoài việc sử dụng mẫu chuẩn theo quy định thì phải sử dụng logo “” trong giao dịch.
Các văn bản khác: thư nhắc nợ, thông báo ký hợp đồng mua bán, thông báo mất cọc,
thông báo nhận nhà, …sử dụng logo “”. Để thuận tiện trong công tác giao dịch với,
P.KDTT có thể sử dụng giấy tiêu đề thiết kế sẵn logo và tên Công ty. Giấy tiêu đề
phải được duyệt bản layout trước khi ban hành sử dụng.
+ Văn bản giao dịch với cơ quan ban hành: sử dụng thống nhất Logo “”

6.2 Đối với văn bản quy phạm nội bộ:
-

Văn bản quy phạm nội bộ có hiệu lực áp dụng trong toàn hệ thống Công ty thì sử dụng logo
“”

-

Văn bản quy phạm nội bộ có hiệu lực áp dụng tại văn phòng Phố Đông sử dụng logo “”, Văn
phòng Tân Tạo và các chi nhánh thì sử dụng chung logo “”


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

Ngày hiệu lực

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Logo

……/10/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

V.

QUY ĐỊNH CHI TIẾT:

1.

Quy định trình bày văn bản hành chính:

6/ 25

1.1. Quy định trong việc định lề trang văn bản hành chính trên khổ giấy A4
-

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm hoặc 0.8 – 1 inch (”)

-

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm hoặc 0.8 – 1 inch (”)

-

Lề trái: cách mép trái từ 20 - 30 mm hoặc 0.8 – 1.2 inch (”)

-

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm hoặc 0.6 – 0.8 inch (”)

1.2. Quy ước về số, ký hiệu trong văn bản hành chính:
XXXX/XXXX /XX(XX)/Cty.XX
Trong đó,
XXXX
: là 4 ký tự đầu sẽ được theo dõi như sau: 2 ký tự thể hiện số thứ tự của văn bản trong một
tháng + 2 ký tự thể hiện tháng phát hành văn bản.
XXXX

: là 4 ký tự số để thể hiện năm ban hành văn bản.

XX(XX)

: là 2 đến 4 ký tự viết tắt thể hiện loại văn bản hành chính (xem mục V.1.3)

Cty.XX
IV.5)

: là ký tự thể hiện tên viết tắt của Công ty và văn phòng ban hành văn bản (xem mục



Vị trí số, ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên Công ty.



Trách nhiệm đánh số và ký hiệu:

- 4 ký tự đầu tiên của văn bản do Phòng Hành chính ghi sau khi văn bản đã có chữ ký của
người có thẩm quyền.
- Ký tự còn lại: do đơn vị soạn thảo ghi sẵn.


Ví dụ minh họa:

- Số: 0108/2015/CV/Cty.TT: Công văn số 01 trong tháng 8 năm 2015 do văn phòng Tân
Tạo của Công ty ban hành.
- Số:0209/2015/GUQ/Cty.PD: Giấy ủy quyền số 02 trong tháng 9 năm 2015 do văn phòng
Phố Đông của Công ty ban hành.
1.3. Quy ước về ký hiệu viết tắt của loại văn bản hành chính:
-

Ký hiệu viết tắt của loại văn bản hành chánh từ 2 đến 4 ký tự, được viết tắt bằng các chữ cái đầu
của loại văn bản sao cho dễ hiểu.

-

Quy ước về ký hiệu viết tắt của một số loại văn bản hành chính cơ bản:
Stt
1.

Tên loại văn bản
Nghị quyết

Ký hiệu chung
NQ

Ghi chú


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Logo

Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

Stt

Tên loại văn bản

Ký hiệu chung

2.

Quyết định

QĐ

3.

Quy chế

QC

4.

Thông báo

TB

5.

Chương trình

CTr

6.

Kế hoạch

KH

7.

Phương án

PA

8.

Đề án

ĐA

9.

Dự án

DA

10. Báo cáo

BC

11. Công văn

CV

12. Biên bản họp

BBH

13. Tờ trình

TTr

14. Giấy ủy quyền

GUQ

15. Giấy giới thiệu

GGT

16. Giấy mời

GM

17. Giấy chứng nhận

GCN

18. Bản cam kết

CK

19. Bản ghi nhớ

GN

20. Biên bản sự việc

BBSV

21. Biên bản thỏa thuận

BBTT

22. Hợp đồng

HĐ

23. Biên nhận hồ sơ

BN

……/10/2015
00
7/ 25

Ghi chú

1.4. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản:
- Sơ đồ bố trí chuẩn của văn bản hành chính trên một trang giấy khổ A4 không sử dụng giấy
tiêu đề (Letterhead): dùng để giao dịch với cơ quan ban ngành


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

Logo

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi
Trang

00
8/ 25

20-25mm

(2)Logo
& Tên công ty

(3)

(1)Quốc hiệu

Số, ký hiệu văn bản

(4) địa danh, ngày, tháng, năm

(5)TÊN LOẠI VĂN BẢN
& Trích yếu nội dung văn bản

(6a)Kính gửi:….(Nơi gửi văn bản)

15-20
mm

(7)Nội dung văn bản

20-30mm

(8a)Quyền hạn, chức vụ của người có
thẩm quyền ký văn bản

(9)Co
n dấu

(8b)Chữ ký

(8c)Họ tên người ký văn bản

(6b)Nơi nhận:
- Giống mục (6a)
- Lưu văn thư

20-25 mm

•
-

Đối với văn bản sử dụng mẫu giấy tiêu đề (Letterhead) của Công ty thì không có thành phần
Quốc hiệu và Tên công ty.

Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ Logo
BAN HÀNH
VĂN BẢN

20-25mm

Ngày hiệu lực

QĐ/SCC/HC/06

Tên công ty
Địa chỉ:

……/10/2015 Điện thoại, fax

Lần sửa đổi

00

(3)Số, ký hiệu văn bản

(4) địa danh, ngày, tháng, năm

Trang

9/ 25
(5)TÊN LOẠI VĂN BẢN
& Trích yếu nội dung văn bản

1.5. Mẫu chữ và chi tiết
trình bày thể thức văn bản
hành chính:

(6a)Nơi gửi văn bản (có thể có hoặc không)

15-20
mm

(4)Nội dung văn bản

20-30mm

(8a)Quyền hạn, chức vụ của người có
thẩm quyền ký văn bản

(9)Co
n dấu

(8b)Chữ ký

(8c)Họ tên người ký văn bản

(6b)Nơi nhận:
- Giống mục (6a)
- Lưu văn thư

20-25 mm


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

Stt
(1)
1

10/ 25

Ví dụ minh họa
Cỡ chữ

Kiểu chữ

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Cỡ
chữ
(7)

In hoa

12-13

Đứng, đậm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

12

12-13

Đứng, đậm

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
__________________

12

12-13

Đứng, đậm

CÔNG TY CỔ PHẦN ……………………………

12

In thường

Tên cơ quan, tổ chức
In hoa

- Dòng kẻ bên dưới

5
A

B

Stt

Kiểu chữ Times New Roman

Quốc hiệu

- Tên cơ quan, tổ chức

4

00

Loại chữ

- Dòng dưới
- Dòng kẻ bên dưới

3

……/10/2015

Thành phần thể thức và chi tiết
trình bày

- Dòng trên

2

QĐ/SCC/HC/06

Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm
ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung

_____________
In thường

12-13

Đứng

In thường

12-13

Nghiêng

In hoa

16-18

- Trích yếu nội dung

In thường

- Dòng kẻ bên dưới
Đối với công văn
Trích yếu nội dung

Đối với văn bản có tên loại
- Tên loại văn bản

Thành phần thể thức và chi tiết
trình bày

Số: 1510/2014/QĐ/Cty.TT; Số: 2708/2014/CV/Cty.PD
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2014

12

Đứng, đậm

QUYẾT ĐỊNH

16

12-13

Đứng, đậm

V/v Chấm dứt Hợp đồng lao động
_________________

13

In thường

12-13

Đứng

13

Loại chữ

Cỡ chữ

Kiểu chữ

V/v hết hạn hợp đồng thuê nhà xưởng

Ví dụ minh họa
Kiểu chữ Times New Roman

12

Cỡ


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

6
A

B

Stt

Nội dung văn bản

QĐ/SCC/HC/06
……/10/2015

00
11/ 25

chữ
12

In thường

12-13

Đứng

Theo chủ trương của Ban Tổng Giám đốc...

In thường

12-14

Đứng, đậm

Phần I

Chương I

In hoa
In thường
In hoa
In thường
In thường
In thường

In thường
In thường

12-14
12-14
12-13
12-14
12-13
12-13
12-13
12-13

Đứng, đậm
Đứng, đậm
Đứng, đậm
Đứng, đậm
Đứng
Đứng
Đứng
Đứng

QUY ĐỊNH CHUNG

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.
1. Các hình thức…
a) Đối với …
+

In thường
In hoa
In hoa

12-14
12-13

Phần I
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ…
I. NHỮNG KẾT QUẢ...

12
12

12-13

Đứng, đậm
Đứng, đậm
Đứng, đậm

In thường
In thường
In thường

12-13
12-13
12-13

Đứng, đậm
Đứng

Đứng

12
12
12

Loại chữ

Cỡ chữ

Kiểu chữ

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký…
1.1. Đối với …
Ví dụ minh họa
Kiểu chữ Times New Roman

Gồm phần, chương mục, điều,
khoản, điểm, tiết, tiểu tiết
- Từ “phần”, “chương” và số thứ
tự của phần, chương
- Tiêu đề của phần, chương
- Từ “mục” và số thứ tự
- Tiêu đề của mục
- Điều
- Khoản
- Điểm
- Tiết
- Tiểu tiết

Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết,
tiểu tiết
- Từ “phần” và số thứ tự
- Tiêu đề của phần
- Số thứ tự và tiêu đề của mục
- Khoản:
+ Trường hợp có tiêu đề
+ Trường hợp không có tiêu đề
- Điểm
Thành phần thể thức và chi tiết
trình bày

Mục 1
KHÁI NIỆM VÀ TỪ VIẾT TẮT

12
12
12
12
12
12
12
12
12

12

Cỡ

Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

12/ 25

chữ

7

8
A

- Tiết
- Tiểu tiết

Chức vụ, họ tên của người ký
- Quyền hạn của người ký
- Chức vụ của người ký
- Họ tên của người ký
Nơi nhận
Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ
chức, cá nhân
- Gửi một nơi

Đứng
Đứng
In hoa
In hoa
In thường

12-13
12-13
12-13

Đứng, đậm
Đứng, đậm
Đứng, đậm

In thường

12-13

Đứng

TM. HĐQT

CT.HĐQT
Nguyễn Văn A

TL. TỔNG GIÁM ĐỐC
P.TỔNG GIÁM ĐỐC
Trần Văn B

Kính gửi: Cục thuế Tp.HCM
Kính gửi:
- - Ban quản lý các khu công nghiệp...;
- - …………………...;
- - …………………...;

- Gửi nhiều nơi

B

+
12
12
12

12
12

Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ
chức, cá nhân
- Từ “nơi nhận”

In thường

10-11

Nghiêng,
đậm

- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
nhận văn bản, bản sao

In thường

10-11

Đứng

Nơi nhận:

Nơi nhận: (đối với công văn)

11

- Ban quản lý...
- …………....;
- Lưu: HCNS.

- Như trên;
- ………...;
- Lưu: HCNS.

10

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Mã hiệu
Ngày hiệu lực

QĐ/SCC/HC/06
……/10/2015

Lần sửa đổi
Trang

00
13/ 25

1.6. Trình ký và thẩm quyền ký văn bản
-

Việc trình ký văn bản thực hiện theo quy định trình ký hồ sơ của Công ty.

-

Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo Phân quyền ký duyệt hồ sơ chứng từ đang có hiệu lực áp
dụng.

1.7. Ban hành văn bản:

a. Lấy số văn bản và ghi vào sổ theo dõi:
-

Số văn bản được quản lý tập trung tại Phòng Hành chính.

-

Số văn bản được viết trước ký hiệu văn bản và được ghi theo nguyên tắc sau: ghi liên tục từ 01
bắt đầu từ ngày 01 đến ngày cuối tháng, theo ký hiệu của từng loại văn bản; các số dưới 10 phải
viết thêm số 0 ở trước.
b. Đóng dấu:
-

Việc đóng dấu văn bản thực hiên theo quy định quản lý và sử dụng con dấu của Công ty.
c. Nhân bản và phát hành văn bản:

-

Văn bản phải được nhân bản đúng quy định, đủ số lượng theo nhu cầu phát hành.

-

Việc phát hành văn bản phải tuân thủ theo quy định về quản lý văn bản, hồ sơ của Công ty.


QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Mã hiệu
Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi
Trang

2.

QĐ/SCC/HC/06

00
14/ 25

Quy định trình bày văn bản quy phạm nội bộ:

2.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm nội bộ (không áp dụng các văn bản quy
định trong nội bộ phòng/ban):
Bướ
c
thực
hiện
0.

1.

Trách nhiệm

Lưu đồ

Hồ sơ biểu
mẫu

Thời
gian
thực
hiện

Ban Lãnh đạo
/Phòng ban
chuyên môn

Ban XD QTQC

PQ/QC/QT/QĐ
đang áp dụng
(nếu có)
Tùy
từng
loại văn
bản

2.

Phòng ban chuyên
môn

Bản thảo
PQ/QC/QT/QĐ

/..

3.

-Phòng ban chuyên
môn: chủ trì họp
-Phòng ban liên
quan: góp ý

Bản thảo
PQ/QC/QT/QĐ
/..

Tối đa 7
ngày

4.

Cấp trình duyệt
theo quy định (xem
mục 2.9)

5.

Ban XD QTQC
(xem quy định
mục 2.9)

Bản thảo
PQ/QC/QT/QĐ

/..hoàn chỉnh

Tối đa 7
ngày

6.
7.

Cấp Lãnh đạo phê
duyệt theo phân
quyền (xem quy
định mục 2.9)
- Ban XD QTQC
- Phòng ban có
liên quan

Bản thảo
PQ/QC/QT/QĐ
/..hoàn chỉnh
PQ/QC/QT/QĐ
/..được duyệt.

Ngay
sau
Bước
05


QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Mã hiệu
Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

- Phòng ban có
liên quan
8.
- Ban XD QTQC
- Ban KSNB
 Diễn giải chi tiết:

QĐ/SCC/HC/06
……/10/2015
00
15/ 25

Bản chính
PQ/QC/QT/QĐ
/..

Bước 00: Trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty sẽ phát
sinh các nhu cầu soạn thảo văn bản tài liệu để áp dụng vào công việc hoặc thay đổi, sửa đổi tài
liệu cho phù hợp trong quá trình áp dụng. Có 2 trường hợp:
- Nhu cầu soạn thảo hoặc sửa đổi tài liệu từ các Phòng ban chuyên môn, chuyển Bước 02.

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Mã hiệu

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

……/10/2015
00
16/ 25

- Chỉ đạo trực tiếp từ CT.HĐQT cho Ban XD QTQC về việc triển khai xây dựng hệ thống
KSNB tại Công ty, chuyển Bước 01.
Bước 01: Triển khai công tác soạn thảo đến các Phòng/ban có liên quan
-

Ban XD QTQC sau khi tiếp nhận chỉ đạo từ CT.HĐQT, tổ chức triển khai công tác soạn thảo
đến các phòng ban chuyên môn có liên quan trực tiếp

Bước 02: Thực hiện soạn thảo và gửi đến các bộ phận có liên quan
- Nếu nhu cầu soạn thảo từ các Phòng ban chuyên môn: Các phòng ban chuyên môn tự tổ chức
thực hiện soạn thảo tài liệu và chuyển đến các bộ phận có để đóng góp ý kiến, thống nhất nội
dung soạn thảo/sửa đổi, hoàn thiện văn bản trước khi chuyển Ban XD HT QTQC soát xét.
- Nếu CT.HĐQT chỉ đạo trực tiếp cho Ban XD QTQC: Ban XD QTQC có trách nhiệm triển khai

việc soạn thảo văn bản tài liệu, phân công trách nhiệm cho bộ phận trực tiếp soạn thảo, sau đó
chuyển đến các bộ phận có liên quan yêu cầu đóng góp ý kiến để thống nhất nội dung soạn
thảo/chỉnh sửa trước khi trình Trưởng Ban XD QTQC ký soát xét.
Bước 03: Đóng góp ý kiến và họp thống nhất
- Các Trưởng bộ phận có liên quan khi nhận được văn bản tài liệu, có trách nhiệm đóng góp ý
kiến về các nội dung có liên quan đến trách nhiệm bộ phận mình và tham gia họp thống nhất
hoàn thiện văn bản.
Bước 04: Trình duyệt
- Sau khi các bộ phận đã họp thống nhất ý kiến, Phòng ban chuyên môn có trách nhiệm chỉnh
sửa văn bản hoàn thiện, chuyển cho Cấp có thẩm quyền ký ở vị trí “Trình duyệt” theo quy định
ở mục 2.9, sau đó chuyển Ban XD QTQC ký “Soát xét”.
Bước 05: Soát xét:
- Việc soát xét chỉ được thực hiện đối với văn bản quy phạm nội bộ cấp Công ty chi tiết được
nêu ở mục 2.9.
- Trưởng Ban XD QTQC rà soát nội dung văn bản, nếu cần chỉnh sửa quay lại Bước 04, nếu
không cần chỉnh sửa thì ký ở vị trí “Soát xét” và chuyển Bước 06.
Bước 06: Phê duyệt:
- Cấp thẩm quyền phê duyệt đối với các văn bản quy phạm nội bộ được quy định ở mục 2.9.
- Nếu Cấp thẩm quyền phê duyệt đồng ý “Duyệt” văn bản , chuyển Bước 07, “Không duyệt”
quay lại Bước 05.
Bước 07: Ban hành:
- Văn bản tài liệu phải được cấp thẩm quyền phê duyệt mới được phép ban hành.
- Phòng HC có trách nhiệm đóng dấu tài liệu sau khi văn bản tài liệu đã được cấp thẩm quyền
phê duyệt.


QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Mã hiệu
Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi
Trang

QĐ/SCC/HC/06
……/10/2015
00
17/ 25

- Ban XD QTQC có trách nhiệm ban hành tài liệu cho các bộ phận có liên quan sau khi tài liệu
đã có đầy đủ chữ ký và con dấu đến các Trưởng phòng ban có liên quan nếu văn bản tài liệu
thuộc trách nhiệm của Ban XD QTQC soát xét theo phân quyền được quy định ở mục 2.9.
Trưởng Phòng ban chịu trách nhiệm ban hành cho nhân viên trực thuộc để theo dõi và thực
hiện đúng quy định.
- Tất cả các văn bản, tài liệu nội bộ được áp dụng không được tự ý sửa đổi. Khi cần thiết sửa đổi
hay cần bổ sung thêm các Phụ lục đi kèm đều phải tuân thủ theo quy định này.
Bước 08: Lưu hồ sơ
- Các Phòng ban có liên quan đến văn bản đều phải lưu hồ sơ để áp dụng cho đúng quy định.
- Tất cả các tài liệu nội bộ khi chuyển ra ngoài công ty phải có sự chấp thuận của Ban Lãnh Đạo.
2.2 Quy định trong việc định lề trang văn bản quy phạm nội bộ (đối với khổ giấy A4)
-

Lề trên: cách mép trên từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

-

Lề dưới: cách mép dưới từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

-

Lề trái: cách mép trái từ 25 mm hoặc 1.0 inch (”)

-

Lề phải: cách mép phải từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

-

Header: cách mép trên từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

-

Footer: cách mép dưới từ 0 mm hoặc 0 inch (”)

 Lưu ý: Đối với các trang có bảng, biểu thì không nhất thiết phải tuân thủ quy định việc định lề
trang văn bản như trên nhưng phải đảm bảo tính hợp lý và thẩm mỹ của văn bản.
2.3 Quy ước về mã hiệu trong văn bản quy phạm nội bộ:
XX/XX /XX(XX)/XX
 Trong đó:
-

2 ký tự đầu thể hiện loại văn bản quy phạm nội bộ (quy định ở mục 2.4).

-

2 ký tự kế để thể hiện tên viết tắt của văn phòng, trụ sở ban hành văn bản. Riêng văn bản ban
hành áp dụng chung toàn hệ thống thì sử dụng từ viết tắt là “Cty” (quy định ở mục I.5).

-

2 hoặc 4 ký tự kế tiếp thể hiện tên viết tắt lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ phát hành văn bản
(mục 2.5).

-

2 ký tự cuối thể hiện số thứ tự văn bản được phát hành trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ đó.

 Trách nhiệm đánh số và ký hiệu: do đơn vị soạn thảo ghi.
 Ví dụ minh họa:
-

PQ/PD/KDNC/01: Phân quyền phê duyệt hồ sơ chứng từ tại văn phòng Phố Đông lĩnh vực
Kinh doanh tiếp thị và Nội chính số 01.


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

Ngày hiệu lực

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

Lần sửa đổi
Trang

-

QĐ/SCC/HC/06
……/10/2015
00
18/ 25

QĐ/Cty/NS/01: Quy định công ty trong lĩnh vực nhân sự số 01.

2.4 Quy ước về ký hiệu viết tắt loại văn bản quy phạm nội bộ:
Stt

Tên loại văn bản

Ký hiệu chung

1

Quy chế

QC

2

Quy trình

QT

3

Quy định

QĐ

4

Phân quyền

PQ

5

Nội quy

NQ

6

Hướng dẫn công việc

HD

Ghi chú

2.5 Quy ước về ký hiệu viết tắt Lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ:
STT
I

Tên nghiệp vụ

Ký hiệu

Nghiệp vụ đơn
1

Lĩnh vực hành chính

HC

2

Lĩnh vực nhân sự

NS

3

Lĩnh vự Kế toán

KT

4

Lĩnh vực tài chính

TC

5

Lĩnh vực Kinh doanh

KD

6

Lĩnh vực Tiếp thị

TT

7

Lĩnh vực Quản lý dự án

DA

8

Lĩnh vực Pháp lý

PL

9

Lĩnh vự Đối ngoại

ĐN

10

Lĩnh vực Quản lý tài sản

TS

11

Lĩnh vực An Ninh

AN

II

Nghiệp vụ ghép
1

Kinh doanh tiếp thị

KDTT

2

Kinh doanh tiếp thị và nội chính

KDNC

3

Hành chính nhân sự

HCNS

4

Kế toàn tài chính

KTTC

5

An toàn lao động và Phòng chống cháy nổ

ATCN

Ghi chú


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi
Trang

00
19/ 25

2.6 Quy ước về cách đặt mã hiệu Biểu mẫu đính kèm theo văn bản quy phạm nội bộ:
- Cách đặt mã hiệu Biểu mẫu: BMxx-“Mã hiệu văn bản”.
+ “BM” là viết tắt chữ “Biểu mẫu”.
+ xx: 2 ký tự số thể hiện số thứ tự của BM trong cùng một văn bản để truy xuất.
+ “Mã hiệu văn bản” chính là mã hiệu quy định ở mục V.2.3.
Ví dụ: BM01-QT/Cty/NS/01: Biểu mẫu số 01 trong Quy trình số 01 thuộc lĩnh vực nhân sự
của Công ty.
- Biểu mẫu được trình bày giống trang nội dung của văn bản quy phạm nội bộ.
2.7 Quy ước về hình vẽ trong lưu đồ:
Hình vẽ lưu đồ

Diễn giải
Bước bắt đầu hoặc kết thúc quy
trình
Bước công việc

Bước xem xét và phê duyệt
Bước kết thúc một công việc
Dấu sang trang
Dấu chuyển bước

Ghi chú


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

20/ 25

2.8 Bố cục trình bày trang văn bản quy phạm nội:
2.8.1

Trang đầu của văn bản phải được định dạng theo mẫu (form) chuẩn và được kiểm
soát chữ ký của cấp thẩm quyền phê duyệt:
32m
m(1.
25”)

33m
m(1.
3”)

12,7mm(0.5”)

25m
m(1.
0”)

32 mm (1.25”)

Lo go

LOẠI VĂN BẢN (size 15, chữ in đậm)

Mã hiệu
Ngày hiệu lực

Header
55m
m(2.
17”)

TÊN VĂN BẢN (size 16, chữ in
đậm)

Lần ban hành

…../…../
…...

Trang (size 10)

12.7mm (0.5”)

12.7mm
(0.5”)

25mm
(1.0”)

57
mm
(2.25”
)

55 mm (2.17”)

TÊN VĂN BẢN (size 26, chữ in hoa đậm)

TRÌNH DUYỆT

SOÁT XÉT

PHÊ DUYỆT


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực
Lần sửa đổi

00

Trang
(Họ tên)
(Chức danh)

(Họ tên)
(Chức danh)

……/10/2015

21/ 25
(Họ tên)
(Chức danh)

12.7mm (0.5”)

2.8.2

Trang theo dõi cập nhật tình hình sửa đổi văn bản thể hiện đầy đủ thông tin theo mẫu
(form) sau:
32m
m(1.

25”)

25m
m(1.
0”)

33m
m(1.
3”)


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

22/ 25

Header

Lo go
55m
m(2.
17”)

32 mm (1.25”)

12,7mm(0.5”)

LOẠI VĂN BẢN (size 15, chữ in đậm)
TÊN VĂN BẢN (size 16, chữ in
đậm)

Mã hiệu
Ngày hiệu lực

…../…/…..

Lần ban hành
Trang

12.7mm (0.5”)

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU (size 14, chữ
in đậm)
12.7mm

25mm
(1.0”)

(0.5”)

Stt

Lần sửa
đổi

Ngày sửa
đổi

nội dung cũ

Nội dung mới

12.7mm (0.5”)

2.8.3

Trang nội dung văn bản thực hiện theo bố cục chuẩn như sau:

Trang


QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN

Mã hiệu

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

23/ 25

12,7mm(0.5”)
25mm
(1.0”)

12.7mm
(0.5”)

I.MỤC ĐÍCH:

55m
m(2.
17”)

II. PHẠM VI ÁP DỤNG:
LOẠIVÀ
VĂN
BẢN
15, chữ
in đậm)
Lo go NGHĨA
III.ĐỊNH
CÁC
TỪ(size
VIẾT
TẮT:
TÊN VĂN BẢN (size 16, chữ in
IV. NỘI DUNG:
đậm)
1. Quy trình (nếu có):
12.7mm (0.5”)

1.1 Lưu đồ
1.2 Diễn giải chi tiết:
2. Quy định:
3. …….v.v.
V.QUY ĐỊNH THI HÀNH:
VI.TÀI LIỆU, BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM (nếu có):

12.7mm (0.5”)

2.8.4

Cách trình bày Biểu mẫu

Mã hiệu
Ngày hiệu lực
Lần ban hành
Trang

...../.…/....


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi

00

Trang

24/ 25

12,7mm(0.5”)

Lo go

Mã hiệu

BM01-QT/….

Ngày hiệu lực
55m
m(2.
17”)

Lần ban hành
Trang
12.7mm (0.5”)

(Nội dung)

12.7mm (0.5”)

2.9 Quy định cấp thẩm quyền phê duyệt đối với các văn bản quy phạm nội bộ:

../…/…..


Mã hiệu

QUY ĐỊNH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

QĐ/SCC/HC/06

Ngày hiệu lực

……/10/2015

Lần sửa đổi
Trang

Stt
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Văn bản tài liệu

Trình duyệt

00
25/ 25

Soát xét

Cấp phê duyệt

Phân quyền cho các cấp
quản lý thuộc HĐQT bổ
nhiệm
Quy chế hoạt động/quy chế
quản lý tài chính/chính sách
Nội quy Công ty

TGĐ

Trưởng Ban
XD QTQC

Chủ tịch HĐQT

TGĐ

Chủ tịch HĐQT

Quy trình, quy định cấp
Công ty
Biểu mẫu áp dụng cho toàn
Công ty
Quy trình, quy định nội bộ
phòng ban
Hướng dẫn công việc

Trưởng
Phòng/Ban
Trưởng
Phòng/Ban
NV nghiệp vụ

Trưởng Ban
XD QTQC
Trưởng Ban
XD QTQC
Trưởng Ban
XD QTQC
Trưởng Ban
XD QTQC

Biểu mẫu chỉ sử dụng trong
nội bộ phòng ban

NV nghiệp vụ

GĐ Nhân sự

NV nghiệp vụ

Ghi
chú
Cấp
Công
ty

TGĐ
TGĐ
TGĐ
Trưởng
Phòng/Ban
Trưởng
Phòng/Ban
Trưởng
Phòng/Ban

Cấp
phòng
ban

VI. QUY ĐỊNH THI HÀNH:
− Trưởng bộ phận phòng/ban trong Công ty chịu trách nhiệm triển khai, kiểm tra kiểm soát và
chịu trách nhiệm trước TGĐ và CT.HĐQT Công ty về kết quả thực thi quy định này của CBNV
trực thuộc Phòng/Ban mình quản lý.
− Ban XD QTQC ghi nhận các phát sinh, vướng mắc trong quá trình thực hiện để liên tục cải tiến
công tác soạn thảo văn bản của toàn hệ thống Công ty ngày càng hoàn thiện hơn.
− Ban KSNB là phòng chức năng kiểm soát, đánh giá việc chấp hành của các Phòng/Ban trong
Công ty để đề xuất xử lý trách nhiệm các trường hợp không chấp hành đúng qui định.
Các quy định, thông báo cùng nội dung trước ngày ký ban hành quy định này không còn
hiệu lực áp dụng.