Hiệu quả của việc áp dụng 5s trong tổ chức

Hiệu quả của việc áp dụng 5S trong tổ chức
Khái niệm 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và xuất phát từ triết lý “Quản lý tốt nơi
làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”. 5S là khởi đầu của một cuộc sống năng
suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người. Đồng
thời 5S sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Môi
trường làm việc sẽ ảnh hướng đến hành vi ứng xử của mọi người, và các hành vi ứng xử
giống nhau của một nhóm người sẽ tạo ra nền văn hóa. Do đó, có sự liên hệ chặt chẽ giữa
văn hóa và môi trường làm việc.
Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại những thay đổi đáng ngạc nhiên. Những
thứ không cần thiết được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp
xếp một cách khoa học sao cho dễ thấy, dễ lấy và dễ dàng để lại đúng chỗ. Máy móc thiết
bị cũng trở nên sạch sẽ hơn, tạo điều kiện cho người công nhân có thể phát hiện những sự
bất thường của thiết bị để dễ dàng bảo dưỡng và sửa chữa. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao
tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người ở nơi làm việc và qua đó nâng
cao tính hợp tác, trách nhiệm cũng như ý thức của người lao động với công việc.
Các bước thực hiện trong 5S
1-Sàng lọc: Loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi những thứ cần thiết.
Bước 1: Cùng các đồng nghiệp quan sát kỹ nơi làm việc của mình. Phát hiện và tìm ra
những thứ không cần thiết cho công việc, sau đó loại bỏ ra khỏi nơi làm việc. Chỉ giữ lại
những thứ cần thiết cho công việc.
Bước 2: Khi chưa quyết định được ngay thứ gì đó thì hãy đánh dấu huỷ kèm theo ngày
tháng và để riêng một nơi.
Bước 3: Sau một thời gian nhất định, ví dụ 3 tháng bạn cần kiểm tra lại xem liệu thứ đó
có cần cho ai nữa không, nếu không cần cho ai nữa thì bạn loại bỏ cái đó ra khỏi nơi làm
việc. Khi đó bạn hãy đề nghị ra thời hạn xử lý.
2- Sắp xếp: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho tiện lợi khi sử dụng
Bước 1: Sau khi đã huỷ bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc của bạn, hãy
suy nghĩ xem nên để cái gì ở đâu là thuận tiện theo qui trình làm việc đồng thời phải đảm
bảo thẩm mỹ và an toàn.

Bước 2: Trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp và bố trí trên quan điểm thuận tiện
các thao tác. Cái gì thường xuyên sử dụng thì phải đặt gần chỗ làm việc, cái gì ít dùng
hơn thì để xa hơn. Trước khi thực hiện thì trao đổi với đồng nghiệp xem có ý kiến nào
hay hơn không. Chú ý nguyên tắc khuỷu tay và tầm với.
Bước 3: Tìm cách làm cho đồng nghệp biết được cái gì để ở đâu, vị trí nào để họ tự sử
dụng mà không phải hỏi ai. Tốt nhất là nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ.
Có ghi thông báo trên ngăn kéo, ngăn tủ hoặc cặp đựng tài liệu để mọi người biết cái gì
lưu giữ ở trong đó.
Bước 4: Áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hoả và những chỉ dẫn cần
thiết khác.
3- Sạch sẽ: Hãy vệ sinh nơi làm việc của bạn sạch sẽ.
Chất lượng sản phẩm và sạch sẽ nơi làm việc có quan hệ mật thiết. Sạch sẽ phải được
thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày. Không để đến lúc bẩn mới vệ sinh.
Dành 3 phút cho mỗi ngày dọn vệ sinh, có trách nhiệm đối với môi trường xung quanh,
tự mình tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn cho mình, không khạc nhổ, vứt rác
bừa bãi, vệ sinh, dọn dẹp chính là một hành động để kiểm tra. Ngoài 3 phút dành làm vệ
sinh hàng ngày, cũng dành thời gian làm vệ sinh mỗi tuần mỗi tháng. Cái lợi thu được do
làm vệ sinh sạch sẽ lớn hơn rất nhiều so với thời gian mà bạn bỏ ra.
4- Săn sóc: Giữ gìn vệ sinh ở nơi làm việc ở mức độ cao, để không lãng phí những nỗ lực
mà bạn đã bỏ ra, cần tiếp tục không dừng lại sau khi đã thực hiện 3S, để duy trì sạch sẽ
nơi làm việc cần phải có lịch làm vệ sinh, có phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân
xưởng để cuốn hút mọi người tham gia 5S.
5 -Sẵn sàng: Sẵn sàng làm việc một cách tự giác mà không cần phải đợi ai đó nhắc nhở
hoặc ra lệnh, tự giác thực hiện 4S một cách tự giác, thành thói quen hay lẽ sống, hãy
thường xuyên thực hành 5S cho tới khi yêu 5S, tạo bầu không khí lành mạnh để mọi
người đều thấy yêu 5S bằng cách:
+ Coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình
+ Nhận thức được cơ quan, nơi làm việc là nơi giúp bạn và gia đình có thu nhập
+ Khi đã coi nơi làm việc là nhà của mình hãy cố gắng làm cho nơi làm việc của mình
sạch sẽ, dễ chịu như ở nhà.

Để tăng cao sự sẵn sàng của người lao động ở Công ty thì vai trò của người phụ trách là


cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương triển khai thực hiện 5S.
Vận dụng 5S vào Việt nam:
- Sáng kiến là ý tưởng hay, đem lại lợi ích tinh thần và vật chất cho công ty và người lao
động.
- Phải coi trọng mọi sáng kiến
- Sáng kiến nên sử dụng những cái sẵn có tại chỗ để thực hiện.
- Sáng kiến nên được khen thưởng thích đáng và phổ biến rộng rãi.
Kết luận:
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty sẽ đem lại sự thay đổi kỳ diệu. Thực hiện
chương trình 5S thành công đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì lợi ích này
còn có thể được nhận biết thông qua nhiều yếu tố sau:







Năng suất lao động được nâng cao (P- Productivity)
Chất lượng sản phẩm, dịch vụ được cải thiện (Q- Quality)
Chi phí được cắt giảm (C- cost)
Hàng hoá sẽ được giao đúng hạn (D- Delivery)
An toàn lao động được đảm bảo (S- Safety)
Tinh thần lao động, tinh thần tập thể được cải thiện rõ rệt (M- Morale)