Báo cáo kiến tập quản trị nhân lực: thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của công ty xăng dầu tuyên quang

Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................3
1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI..............................................................................3
2.Phạm vi nghiên cứu....................................................................................3
3.Vấn đề nghiên cứu của đề tài.....................................................................3
4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................4
5.Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................4
6.Kết cấu đề tài..............................................................................................4
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................5
CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP..............................................................................5
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG..............5
1. Khái quát tiểu sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công
ty Xăng dầu tuyên quang...............................................................................5
1.1. Tiểu sử hình thành công ty xăng dầu tuyên quang.................................5
1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty...........................................................7
1.3.Tình hình bộ máy quản lý của công ty .................................................10
1.3.1. Tổ chức quản lý của công ty được bố trí như sau :...........................10
1.3.2. Hệ thống các cửa hàng;.....................................................................10
2. Khảo sát tình hình tổ chức , quản lý hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan kiến tập.........................................................................15
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng....................................................15
2.1. 1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức
Hành chính...................................................................................................15
2.1.1.1 Chức năng của Phòng Tổ chức Hành chính...................................15

Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính:......................................15
2.1.1.3 Quyền hạn của Phòng tổ chức hành chính......................................16
2.1.1.4 cơ cấu tổ chức Phòng tổ chức hành chính.......................................16
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn phòng.
.....................................................................................................................18
2.2 Tìm hiểu công tác Văn thư- Lưu trữ của công ty Xăng dầu Tuyên
Quang..........................................................................................................22
2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư,
lưu trữ của Cơ quan.....................................................................................22
II. Tìm hiểu công tác văn thư ,lưu trữ của cơ quan tổ chức........................23
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức..............................................................................23
2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...................................................24
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty xăng dầu Tuyên
Quang..........................................................................................................24
2.3.1. Thẩm quyền ban hành thể thức văn bản quản lí của công ty:...........24
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Công ty.......25
2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.....................................26
2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.....................................................................27
2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản...........................28
2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến.................28
2.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị.......................31
2.5. Tìm hiểu Về tổ chức lưu trữ của Công ty.............................................32

3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng cho cơ quan..............33
3.1Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng...........................................................................................................33

Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng. Đề xuất văn phòng mới tối ưu....................................35
.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ
quan.............................................................................................................38
Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤN KIẾN NGHỊ........................................40
I.Nhận xét , đánh giá chung về những ưu , nhược điểm trong công tác văn
phòng của cơ quan.......................................................................................40
1. Ưu điểm...................................................................................................40
2. Nhược điểm.............................................................................................40
II.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong
công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan..............41
1. Trang thiết bị cơ sở vật chất....................................................................41
2. Đội ngũ cán bộ, công chức......................................................................42
KẾT LUẬN........................................................................................................43

Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức có chức năng
đảm bảo thông tin phục vụ cho cơ quan, lãnh đạo.
Quản trị văn phòng được hiểu là vận dụng những phương pháp khoa học
để quản trị, để tổ chức, điều hành hoạt động hành chính văn phòng của các cơ
quan nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đã
định.
Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan
nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu được
thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu
thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển.
Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằm
trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và
thực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan tổ chức, Nhà trường
đã tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng khoá 2012- 2016 đi kiến tập
ngoài thực tế. Theo kế hoạch của Nhà trường em đã liên hệ và được tiếp nhận
kiến tập tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh hợp nhất từ ngày 20/4/2015 đến
hết ngày 25/5/2015,
Từ những kiến thức đã học ở Nhà trường em đã áp dụng vào thực tế và
bước đầu giúp em hoàn thiện kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của mình. Đợt
kiến tập này là một lần chuẩn bị kiến thức cho đợt thực tập tốt nghiệp sắp tới, sẽ
giúp em không còn bỡ ngỡ, lúng túng mà trình độ chuyên môn và tầm hiểu biết
đã được nâng cao lên rất nhiều.
Trong quá trình kiến tập, em đã được cán bộ công ty cổ phần xăng dầu
Tuyên Quang tận tình chỉ dạy, nên em đã làm tốt công việc được giao phó tại
cơ quan. Qua đó, em đã tích luỹ được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực
tiễn về công tác văn phòng trong cơ quan.

Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

1


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC VIẾT TẮT
CHỮ VIẾT TẮT

GIẢI NGHĨA

HĐQT

Hội đồng quản trị

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

PCCC

Phòng cháy chữa cháy

Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

2


Báo cáo Kiến Tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Như chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên
trong nền hành chính nhà nước . Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công cụ
quan trọng để thiết lập nên thể chế hành chính nhà nước; Là hoạt động nhằm
đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức; Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức; Ngoài ra công tác văn thư
còn là một hoạt động liên quan đến đại bộ phận cán bộ, công chức trong cơ quan
nhà nước.Ngày nay, vai tròcác khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đã được quy
định cụ thể ở nghị định 110/ 2003 – CP được ban hành ngày 8-7-2004. Trong
đó, khâu nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản hành chính đến và đi được xem
là khâu quan trọng của công tác văn thư.
Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việc
quản lý văn bản hành chính đến và đi và được sự được phân công của học viện
em được kiến tập tại phòng tổ chức hành chính tại công ty xăng dầu Tuyên
Quang.Qua một tháng kiến tập (20/ 04 đến ngày 25/ 05 năm 2015) em được tìm
hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty xăng dầu Tuyên Quang
của văn phòng và của phòng hành chính nói riêng. Ngoài ra được tiếp cận với
cách giải quyết các văn bản đến , văn bản đi phòng văn thư cùng với chuyên
nghành học tại học viện em chọn đề tài: “ thực trạng hoạt động quản lý văn bản
hành chính đến và đi của Công ty Xăng dầu Tuyên Quang” làm chuyên đề báo
cáo thực tập của mình.
2. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: phòng Tổ Chức Hành Chính của Công ty Xăng Dầu Tuyên
Quang.
- Thời gian: từ năm 2010-2012
3. Vấn đề nghiên cứu của đề tài

- Công tác văn thư, quản lý văn bản đến văn bản đi của phòng Tổ Chức
Hành Chính tại Công ty Xăng Dầu Tuyên Quang.
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

3


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu tài liệu ( nghiên cứu thông tin thứ cấp), điều tra, quan sát.
5. Mục tiêu nghiên cứu
Hiểu rõ cách quản lý văn bản đến văn bản đi trong công tác văn thư của
phòng hành chính trong công ty. Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được để
tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản nhằm rút ra những hạn chế còn tồn
tại trong công tác văn thư tại công tyXăng Dầu Tuyên Quang.
Đề ra các giải pháp để cải thiện các hạn chế còn tồn tại và hoàn thiện công
tác văn thư tại công ty.
6. Kết cấu đề tài
Kết cấu đề tài thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi
của Công ty Xăng dầu Tuyên Quang bao gồm ba chương :
PHẦN I. Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan kiến tập.
Phần II .Kết luận và đề xuất kiến nghị .
Mặc dù đã cố gắng nhưng do kinh nghiệm thực tế và thời gian có hạn nên
nội dung của chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót . vậy e rất mong nhận sự
đóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng như các anh chị cán bộ trong công ty để
em có thể hoàn thiện hơn trong chuyên đề này./.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2015

SINH VIÊN

Chu Thị Huyền

Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

4


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG
1. Khái quát tiểu sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của
công ty Xăng dầu tuyên quang
1.1. Tiểu sử hình thành công ty xăng dầu tuyên quang
Công tyXăng Dầu Tuyên quang có nguồn gốc từ công ty vật tư kỹ thuật
tổng hợp Tuyên Quang được thành lập tháng 12 năm 1967 theo quyết định của
nhà nước . Năm 1976 theo quyết định của Quốc hội hai tỉnh Tuyên quang và Hà
giang sát nhập thành Tỉnh Hà Tuyên, nên hai công ty vật tư cũng được sát nhập
lấy tên là: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên, trực thuộc Bộ vật tư. (Theo quyết
định số: 46/VT-QĐ ngày 13-1-1976 ).
Địa chỉ: Số 14 Đường Phan Đình Phùng - Phường Minh Xuân - Thành
phố Tuyên Quang - Tỉnh Tuyên Quang - Việt Nam.
Công ty xăng dầu Tuyên Quang tiền thân là Chi cục vật tư tỉnh Tuyên
Quang, được thành lập ngày 01 tháng 12 năm 1967 thuộc Tổng cục vật tư (Sau
này là Bộ Vật tư). Có nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý, cung ứng xăng dầu, các sản
phẩm hóa dầu, Thiết bị phụ tùng ô tô máy kéo, Kim khí, Hóa chất, vật liệu điện,

Xi măng, Than phục vụ cho nhiệm vụ kế hoạch sản xuất và chiến đấu trên địa
bàn hai tỉnh Tuyên Quang, Hà Giang.
Cho đến năm 1976 thực hiện Nghị quyết của Quốc hội hai tỉnh Tuyên
Quang và Hà Giang sát nhập thành tỉnh Hà Tuyên. Thực hiện quyết định của Bộ
Vật Tư hai đơn vị Chi cục vật tư Tuyên Quang và Chi cục vật tư Hà Giang sát
nhập thành Công ty vật tư tỉnh Hà Tuyên trực thuộc Bộ Vật Tư tiếp tục thực
hiện nhiệm vụ: Tiếp nhận, quản lý cung ứng xăng dầu, sản phẩm hóa dầu, Thiết
bị phụ tùng ô tô, máy kéo, Hóa chất, vật liệu điện, Kim khí phục vụ cho nhiệm
vụ phát triển kinh tế, xã hội, chiến đấu bảo vệ Tổ Quốc và tiêu dùng của nhân
dân các dân tộc trên địa bàn tỉnh Hà Tuyên.
Năm 1991 thực hiện Nghị quyết của Quốc Hội tỉnh Hà Tuyên được chia
thành hai tỉnh Tuyên Quang và tỉnh Hà Giang. Nhưng Công ty vẫn giữ nguyên
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

5


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mô hình tổ chức là Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên trực thuộc Bộ Thương
Nghiệp, Bộ Thương Mại (nay là Bộ Công Thương) làm nhiệm vụ cung ứng
xăng dầu, sản phẩm hóa dầu và các loại vật tư tổng hợp phục vụ cho nhu cầu
phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh và tiêu dùng của nhân dân các
dân tộc trên địa bàn hai tỉnh Tuyên Quang, Hà Giang.
Đến tháng 3 năm 1995 Bộ trưởng Bộ thương mại ban hành Quyết định số:
258/TM-TCCB ngày 27/3/1995 tách Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên thành
hai Công ty: Công ty vật tư tổng hợp Tuyên Quang và Công ty vật tư tổng hợp
Hà Giang, đến tháng 7 năm 2000 Bộ trưởng Bộ Thương mại ban hành Quyết
định số: 1029/2000/QĐ-BTM đổi tên Công ty vật tư tổng hợp Tuyên Quang

thành Công ty Xăng dầu Tuyên Quang trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt
nam và hiện nay làTập đoàn xăng dầu Việt nam.
Sau 45 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã có 23 cửa hàng
chuyên kinh doanh xăng dầu, 03 cửa hàng chuyên kinh doanh khí dầu mỏ hóa
lỏng, 01 cửa hàng VTTH được phân bố trên khắp các địa bàn huyện, thị trong
tỉnh, cung cấp gần 60 thị phần bán lẻ trên thị trường. Ngoài ra Công ty có một
hệ thống các đại lý khách hàng xăng dầu sáng, đại lý khách hàng dầu, mỡ nhờn,
khí dầu mỏ hóa lỏng, bảo hiểm xăng dầu (PJCO), dịch vụ ngân hàng xăng
dầu(PGBank) trên khắp địa bàn tỉnh và các tỉnh lân cận, các sản phẩm Công ty
xăng dầu Tuyên quang đưa ra thị trường đều mang Thương hiệu Tập đoàn xăng
dầu Việt nam (Petrolimex).
So với số vốn cố định khiêm tốn và đội ngũ cán bộ công nhân viên còn ít
nhưng qua nhiều năm kinh doanh đến nay Công ty đã phát triển tương đối vững
chắc, số lao động đã tăng lên với số vốn khá lớn. Công ty đã vinh dự được Chủ
tịch nước tặng thưởng huân chương lao động hạng 3, và được Chính phủ, các
cấp các ngành tặng nhiều cờ thi đua va băng khen xuất sắc.
Không thỏa nãm với những thành tích đã đạt được Ban lãnh đạo Công ty
luôn đề ra phương hướng và nhiệm vụ cho các năm tiếp theo.
- Đẩy mạnh hơn nữa việc cung ứng vật tư
- Tăng cường đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

6


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nghiệp vụ cao, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng cao của nền kinh tế và xã
hội.

- Lấy thu bù chi và kinh doanh có lãi
- Hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch của cấp trên giao.
1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty.
Là đơn vị kinh doanh xăng dầu và khí hóa lỏng chủ đạo trên địa bàn tỉnh,
Công ty Xăng dầu Tuyên Quang xác định tầm quan trọng trong việc lưu kho,
vận chuyển và xuất bán qua các bước, khâu trung gian. Với hơn 58,3 nghìn m3
xăng dầu và 653 tấn gas được vận chuyển an toàn trong năm 2013, Công ty
Xăng dầu Tuyên Quang thực hiện tốt các quy định an toàn, đồng thời luôn triển
khai việc kiểm tra, giám sát thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy.

- Thực hiện nghiêm túc quy chế quản lý phòng, chống cháy nổ do Tập
đoàn Xăng dầu ban hành và những quy định an toàn cháy nổ tại địa bàn do
Phòng Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy và Cứu hộ cứu nạn, Công an tỉnh, công
ty đã chú trọng và đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn, đào tạo và bồi
dưỡng nghiệp vụ về PCCC cho cán bộ, công nhân viên.
- Nội dung tuyên truyền về PCCC cũng được công ty thường xuyên kiểm
tra nhằm giúp từng cán bộ, công nhân viên nhớ và ghi rõ trong khi thực hiện
nhiệm vụ.
- Cùng với đó, công ty đã lập phương án PCCC tại chỗ, trên cơ sở các
phương án đã xây dựng hàng tháng và quý các cửa hàng tự huấn luyện cho công
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

7


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân bán hàng rèn luyện thao tác xử lý các tình huống giả định tại 28 cửa hàng
xăng dầu và 5 cửa hàng kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng trên toàn tỉnh. Đặc biệt,

chú trọng phương án chữa cháy đối với các cửa hàng trong trung tâm thành phố,
huyện.
- Công ty Xăng dầu Tuyên Quang thường xuyên kiện toàn phương án, tổ
chức kiểm tra định kỳ, phối hợp với cơ quan chức năng tổ chức kiểm tra tại tất
cả các cửa hàng trực thuộc công ty về công tác PCCC, kiểm tra chất lượng tại
các cửa hàng xăng dầu nhằm kịp thời phát hiện những sai sót để nhắc nhở, ngăn
chặn những nguy cơ gây ra cháy nổ.
Chính nhờ vậy, nhiều năm qua Công ty Xăng dầu Tuyên Quang chưa
để xảy ra sự vụ cháy đáng tiếc nào, đảm bảo vận chuyển khối lượng lớn xăng
dầu và khí hóa lỏng trên toàn tỉnh. Công ty đã trở thành một điểm sáng trong
công tác thực hiện PCCC tại các đơn vị, cơ quan trong tỉnh với phương châm 4
tại chỗ chủ động, đẩy mạnh phong trào “Toàn dân tham gia phòng cháy, chữa
cháy”, góp phần giữ vững an ninh chính trị và trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn
tỉnh.
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh sản phẩm dầu ở trong và ngoài nước.
- Xuất nhập khẩu thiết bị, vật tư máy móc và dịch vụ thương mại.
- Xây dựng các hệ thống bồn chứa, phân phối và kinh doanh sản phẩm
dầu.
- Tổ chức liên doanh liên kết với các đối tượng trong và ngoài nước chế
biến và kinh doanh sản phẩm dầu.
- Xuất nhập khẩu sản phẩm dầu và các sản phẩm có nguồn gốc từ dầu,
hoá chất, vật tư, thiết bị và 6. phương tiện phục vụ công tác chế biến và kinh
doanh sản phẩm dầu.
- Kinh doanh vật tư, thiết bị, hoá chất trong lĩnh vực chế biến sản phẩm
dầu.
- Môi giới và cung ứng tàu biển vận tải dầu thô và sản phẩm dầu. Đại lý
tàu biển, môi giới và cung ứng tàu biển.
- Dịch vụ cho thuê bồn, bể chứa xăng dầu cho thuê kho bãi.

Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

8


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Mua bán phân bón, các sản phẩm hoá dầu.
- Chủ động xậy dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt động của đơn vị, tổ
chức thực hiện các kế hoạch có hiệu quả sau khi được Tổng công ty xăng dầu
Việt Nam phê duyệt.
- Thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kế toán nhằm sử dụng hợp lý
tài sản, vật tư, tiền vốn, lao động, đảm bảo có hiệu quả cao trong kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, bảo toàn và
phát triển vốn.
- Chấp hành các chính sách chế độ, luật pháp của nhà nước, thực hiện
đầy đủ các hợp đồng kinh tế.
- Áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến, công nghệ mới và hiện đại, cơ sở
vật chất kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phất triển của doanh nghiệp, phát triển của
thị trường.
- Phát triển và mở rộng các điểm bán lẻ xăng dằu, sản phẩm hóa dầu...
từng bước hoàn thiện mạng lưới cung ứng xăng dầu trên toàn tỉnh và hoàn thiện
cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại nhằm đóng góp vai trò chủ đạo ổn định thị
trường về giá cả và nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng.
- Thực hiện các chính sách chế độ tiền lương, BHXH , BHYT,KPCĐ
theo đúng chế độ của nhà nước và an toàn bảo hộ lao động đối với cán bộ công
nhân viên chức, thực hiện ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định của Bộ
luật lao động hiện hành.
- Thực hiện ký kết hợp đồng mua và bán hàng hóa trong phạm vi mà
Công ty có thể thực hiện được.

- Quản lý các đơn vị trực thuộc theo chế độ hiện hành của Nhà nước, Bộ
thương mại, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
-Thực hiện nhiệm vụ của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam về việc đáp ứng
đầy đủ xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu, các loại vật tư tổng hợp, và các dịch vụ
khác phục vụ cho nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và nhu
cầu tiêu dùng của nhân dân các dân tộc tỉnh Tuyên Quang. Ngoài ra công ty còn
có trách nhiệm đảm bảo an ninh năng lượng, giữ vững bình ổn giá cả đảm bảo
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

9


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kinh doanh theo cơ chế thị trường định hướng XHCN. Trong những năm qua
mặc dù tình hình thế giới và trong nước có nhiều biến động phức tạp : nguồn
hàng gặp nhiều khó khăn, giá cả luôn bất ổn, Song với sự nỗ lực vượt bậc của
tập thể CBCNVC và lãnh đạo Công ty, Công ty luôn đảm bảo nguồn hàng, đáp
ứng đầy đủ mọi nhu cầu cho việc phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng
và tiêu dùng của nhân dân các dân tộc trên địa bàn.
- Chủ động xậy dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt của đơn vị, tổ chức
thực hiện các kế hoạch có hiệu quả sau khi được Tổng công ty xăng dầu Việt
Nam phê duyệt.
1.3.Tình hình bộ máy quản lý của công ty .
1.3.1. Tổ chức quản lý của công ty được bố trí như sau :
- Ban giám đốc
- Phòng tổ chức hành chính
- Phòng kinh doanh
- Phòng kế toán tài chính

- Phòng quản lý kỹ thuật
1.3.2. Hệ thống các cửa hàng;
Công ty Xăng Dầu Tuyên quang có mạng lưới kinh doanh trải đều trong
toàn Tỉnh gồm: 13 cửa hàng bán lẻ xăng dầu và vật tư khác:
1) Cửa hàng xăng dầu Xuân hòa
2) Cửa hàng xăng dầu ỷ la
3) Cửa hàng xăng dầu Phan thiết
4) Cửa hàng xăng dầu Bình thuận
5) Cửa hàng xăng dầu Kỳ lâm
6) Cửa hàng xăng dầu Sơn dương
7) Cửa hàng xăng dầu Hàm yên
8) Cửa hàng xăng dầu Nông tiến
9) Của hàng xăng dầu Chiêm hóa
10) Cửa hàng xăng dầu Mỹ bằng
11) Cửa hàng xăng dầu Thái hòa
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

10


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

12) Cửa hàng xăng dầu Thắng quân
13) Cửa hàng vật tư Xuân hòa
Tháng 9 vừa qua, tại thôn Hồi Xuân, xã Tam Đa (Sơn Dương) Petrolimex
Tuyên Quang đã tổ chức khai trương Cửa hàng Xăng dầu Tam Đa, một trong 9
cửa hàng xăng dầu được Petrolimex Tuyên Quang đầu tư trong vòng 3 năm
(2010-2013). Đây cũng là cửa hàng thứ 8 trong số 9 cửa hàng xăng dầu ở vùng
nông thôn mới được Petrolimex Tuyên Quang đầu tư (trừ cửa hàng xăng dầu

Minh Xuân, phường Minh Xuân, TP Tuyên Quang).

Petrolimex Tuyên Quang khai trương Cửa hàng Xăng dầu
Tam Đa (Sơn Dương).
Đến nay, mạng lưới kinh doanh của Petrolimex Tuyên Quang đã cơ bản
khép kín trên địa bàn tỉnh, tổng sản lượng xăng dầu bán ra của đơn vị năm 2013
chiếm tới 80% tổng lượng thị trường. Hiện nay tại hầu hết các xã trung tâm cụm
xã ở các huyện Nà Hang, Lâm Bình, Chiêm Hóa, Hàm Yên, Yên Sơn... trong đó
có nhiều xã vùng cao, vùng sâu, vùng xa đều có cửa hàng xăng dầu của
Petrolimex Tuyên Quang, như: Ngòi Nẻ (xã Thanh Tương, Nà Hang); xã Lăng
Can (Lâm Bình)... Ngoài mục đích kinh doanh, Petrolimex Tuyên Quang còn
xác định đây cũng là một nhiệm vụ góp phần xây dựng nông thôn mới. Các cửa
hàng xăng dầu ở vùng nông thôn do Petrolimex Tuyên Quang đầu tư còn mang
trên mình một trọng trách là đảm bảo an ninh năng lượng, bình ổn giá cả kinh
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

11


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

doanh theo cơ chế thị trường. Việc phát triển mạng lưới bán lẻ, phục vụ nhu cầu
phát triển kinh tế, xã hội ở các xã vùng sâu vùng xa còn gắn trách nhiệm của
doanh nghiệp với các địa phương để phát triển bền vững.
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Ban giám đốc

Phòng tổ
chức hành

chính

Phòng Q/lý

Phòng

Phòng

Kỹ thuật

Kế toán

Kinh doanh

Các cửa hàng trực thuộc

BAN GIÁM ĐỐC:
Ban giám đốc là người có trách nhiệm cao nhất trước Tổng giám đốc công
ty xăng dầu Việt Nam về mọi hoạt động của Công ty.
Là người lãnh đạo Công ty Ban giám đốc có trách nhiệm xây dựng kế
họach, tổ chức kinh doanh có hiệu quả đem lại lợi nhuận cao nhất, đảm bảo đời
sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Bảo toàn và phát triển vốn kinh
doanh của công ty.
Gồm có Chủ tịch kiêm Giám đốc công ty và Phó Giám đốc.
* Ông Trần Xuân Minh: Chủ tịch kiêm Giám đốc công ty. Là người điều
hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, xây dựng phương án sản xuất kinh
doanh, tổ chức bộ máy quản lý, chụi trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty trước Hội đồng quản trị.
* Ông Nguyễn Văn Liêm: Phó giám đốc. Giúp việc cho Giám đốc trong
quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc.

Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

12


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và
chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động
PHÒNG QUẢN LÝ KỸ THUẬT
Là phòng giúp giám đốc tổ chức thực hiện đầu tư, nâng cấp, mở rộng
mạng lưới kinh doanh, cơ sở vật chất kỹ thuật, tổ chức thực hiện công tác quản
lý kho sửa chữa, kiểm định, đo lường và phẩm chất hàng hóa đúng quy định
trong quản lý kỹ thuật.
PHÒNG KINH DOANH:
Là phòng tham mưu giúp giám đốc tổ chức các hoạt động kinh doanh,
dịch vụ, quản lý, vận tải tiếp thị và tìm kiếm khách hàng, thị trường mua và bán
các mặt hàng trong phạm vi hoạt động kinh doanh đúng pháp luật của nhà nước
và quy định của Tổng công ty mang lại hiệu quả cao.
PHÒNG KẾ TOÁN:
Công ty chỉ có một phòng kế toán- tài chính duy nhất thực hiện hạch toán
kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của toàn công ty.Quản lý vật
tư tiền vốn, tài sản, tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, tính toán hiệu quả
đồng vốn, phản ánh kịp thời chính xác và cung cấp thông tin số liệu cho Ban
giám đốc, để có hướng chỉ đạo điều hành kinh doanh.
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH:
Là phòng giúp giám đốc về các mặt công tác quản lý cán bộ, lao động tiền
lương, khen thưởng, kỷ luật, công tác thanh tra bảo vệ, quân sự, công tác hành
chính phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.

* Phòng tổ chức hành chính: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám
đốc công ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện cỏc chế độ
chính sách của Nhà nước đối với cán bộ - công nhân viên, quản lý hồ sơ lí lịch
của cán bộ - công nhân viên, công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ, phục
vụ xe con của công ty. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:
a)Tổ chức, đào tạo, tuyển dụng nhân sự.
b)Xây dựng, cập nhật, duy trỡ và cải tiến các chính sỏch về nhõn sự cỏc
quỏ trỡnh liờn quan đến giải quyết cỏc chế độ cho cỏn bộ nhân viên theo quy
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

13


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định của luật Lao động và quy chế của cụng ty.
c)Phụ trách công tác phát ngôn ngụn, tuyên truyền, tham gia các hoạt
động xã hội và từ thiện.
d)Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm.
e)Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định.
f) Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xó hội như: tổ chức công
đoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ,..
g)Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công
việc của phòng Tổ chức- hành chính. Quản lý công văn đến, công văn đi và các
tài liệu có liên quan trong Công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp ,
hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty.
h)Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoại, tiếp nhận công văn đến.
i) Phòng tổ chức – hành chính được quyền yêu cầu các phòng ban công ty,
các đơn vị trực thuộc cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao

động, tiền lương và hành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm
vụ của phòng.
j) Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu, yêu cầu các phòng ban,
đơn vị trực thuộc sửa lại văn bản nếu không đúng thể thức quy định.
k) Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
* Phòng kế toán – tài vụ: gồm 05 người, có trách nhiệm thực hiện các
công tác kế toán, có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong việc tổ
chức chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách kinh tế tài chính trong công ty, chỉ
đạo hoạch toán kinh tế nhằm sử dụng nguồn vốn cú hiệu quả, tiết kiệm chi phí,
nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, vật chất, tiền vốn, định kỳ lập báo cáo tài
chính.
* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: tham mưu giúp việc cho lãnh đạo
Công ty về công tác kế hoạch xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ phải thực hiện và
khai thác mọi tiềm năng của thị trường trong nước và ngoài nước, nâng cao hiệu
quả kinh doanh, tổ chức vật tư cung ứng kỹ thuật, khai thác thị trường.
*Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ giám sát về mọi mặt kỹ thuật sản xuất,
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

14


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cải tiến quy trình công nghệ. Chỉ đạo việc chấp hành mọi chế độ quản lý kỹ
thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
* Các phân xưởng sản xuất: dưới các phòng ban là 02 phân xưởng may
sản xuất với quy trình khép kín gồm 17 tổ may và 02 tổ cắt.
2. Khảo sát tình hình tổ chức , quản lý hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan kiến tập

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1. 1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ
chức Hành chính
2.1.1.1 Chức năng của Phòng Tổ chức Hành chính.
Là đơn vị tham mưu nghiệp vụ về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền
lương , thi đua khen thưởng , kỷ luật lao động , các chế độ chính sách khác đối
với người lao động ; quản lý và phục vụ hành chính văn thư , văn phòng ; bảo vệ
an ninh nội bộ; Công tác kiểm tra , thanh tra pháp chế, quân sự quốc phòng
trong toàn Công ty theo pháp luật Nhà nước, các quy định và phân cấp quản lý
của tập đoàn và Công ty.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính:
Làm việc với cơ quan quản lý nhà nước để đăng ký cấp giấy phép kinh
doanh, đăng ký kinh doanh , địa điểm kinh doanh mới khi có thay đổi.
Nghiên cứu , xây dựng ,đề xuất ban hành quy định , nội quy quy phạm nội
bộ theo chức năng nhiệm vụ được phân công , phân cấp quẩn lý của Công ty :
Điều lệ Công ty , thỏa ước lao động tập thể , Nội quy lao động , Quy chế lao
động , Quy chế tuyển dụng , Quy chế trả lương , Quy chế thi đua khen thưởng ,
Quy chế kiểm tra….
Xây dựng đề xuất , hướng dẫn kiểm tra thực hiện công tác tổ chức bộ máy
quản lý phân cấp quản lý; xây dựng quy định nề lối làm việc ; phân công chức
năng nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc công ty.
Xây đựng đơn giá khoản tiền lương cho người lao động theo các chỉ tiêu ,
kế hoạch khoán của công ty cho các đơn vị .
Theo dõi mua sắm , trang bị sở trang thiết bị các đơn vị trong toàn Công ty.
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

15


Báo cáo Kiến Tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thực hiện công tác đào tạo cho các lĩnh vực trong toàn Công ty . Theo dõi
rà soát yêu cầu người lao động được tập huấn , đào tạo qua các nghiệp vụ về
kinh doanh có điều kiện theo quy định Nhà nước.
Xây dựng và triển khait thực hiện công tác , nhận xét ,đánh giá, bổ nhiệm,
bổ nhiệm lại ,điều động , luân chiến , miễn nhiệm các bộ theo đúng các quy định
của nhà nước và tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Đề xuất, xây dựng công tác kiểm trathuwjc hiện kế hoạch công tác thanh
tra , kiểm tra . Tham mưu giải quyết khiếu nại tố cáo; Tổ chức điều trả , xác
minh vụ việc , triển khai thực hiện quy trình , thủ tục xử lý kỷ luật lao động.
Thực hiện tổng hợp kết quả công tác phòng chống tham nhũng , bảo vệ an
ninh nội bộ;Huấn luyện quân sự ;Bảo vệ văn phòng công ty; quan hệ với chính
quyền địa phương để phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính ,
bảo vệ trật tự của Công ty.
Thực hiện công tác quản trị văn phòng.
Hướng dẫn, kiểm tra ,thực hiện công tác văn thư ,, quản lý con dấu của
cong ty, của Đảng ủy, Công đoàn , đoàn thanh niên , cựu chiến binh v..v.. quản
lý máy FAX, photocopy, theo dõi chuyển , phát công văn đi,đên; Quản lý , lưu
trữ hồ sơ các văn bản gửi đi,đến.
2.1.1.3 Quyền hạn của Phòng tổ chức hành chính
Trưởng phòng và phó phòng được thừa lệnh Chủ tịch giám đốc công ty ký
một số văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch giám đốc công ty đến các
đơn vị , cá nhân trong công ty hoặc xác nhận về nghiệp vụ cuh thể thuộc chức
năng , nhiệm vụ được phân công cho các cơ quan ,đơn vị trong và ngoài công ty
. Ký các lệnh điều xe con phục vụ lãnh đạo và cán bộ các phòng đi công tác; ký
giấy giới thiệu , giấy đi đường cho các bộ Công ty đi công tác.
Tổ chức mối quan hệ và làm việc với các cơ quan chức năng Nhà nước ,
các đơn vị trong va ngoài Tập đoàn theo chức năng nhiệm vụ được phân công .
Được quyền yêu cầu các đơn vị , cửa hàng trong công ty cung cấp thông

tin, số liệu trong phạm vi chức năng được giao.
2.1.1.4 cơ cấu tổ chức Phòng tổ chức hành chính
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

16


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy phòng tổ chức hành chính:

*Trưởng phòng tổ chức – hành chính Là người đứng đầu bộ phận văn
phũng cú nhiệm vụ quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Ngoài
ra trưởng phòng cũng có quyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong
văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Trưởng phòng
chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn
phũng.
*Bộ phận văn thư lưu trữ:
Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ như: xử lý bưu tín,
biên tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo,
thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu
chuẩn bị lưu phát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

17


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

họp, hội nghị,..
*Bộ phận bảo vệ:
Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về con người
và tài sản của công ty.
*Nhân viên tạp vụ:
Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đẩm bảo vệ sinh môi trường
trong công ty, từ phòng tổng giám đốc, đến nơi làm việc của các phòng ban và
tất cả các khu vệ sinh.
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn
phòng.
Bộ phậnPhòng Hành chính
*)Chức danhTrưởng phòng Hành chính
Mã công việcHR - HRM
Cán bộ quản lý trực tiếpGiám đốc công ty
1.Trách nhiệm:
-Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm
vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, tr
ang thiết bị của công ty.
-Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật
tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
-Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh
vực Hành chánh
-Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.
-Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh.
2.Quyền hạn:
-Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HC
-Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong phòng.

-Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

18


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đánh giá việc thực hiện
công việc của nhân viên trực thuộc.
-Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong
phòng.
Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận
khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
-Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
-Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ,
nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện.
Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ
liệu chính thức để
Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao.
-Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các
vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của
Công ty hoặc của người lao động.
-Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền.
-Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC.
- Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận,
tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ
đạo, chỉ thị BGĐ.

- Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:
3.Số năm kinh nghiệm: Có 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc
chuyên viên tổng hợp
• Đã học qua lớp lý luận chính trị cao cấp
Có trình độ về công tác quản lý nhà nước và được đào tạo qua các lớp về
quản lý nhà nước và quản lý hành chính
•Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phần
mềm vi tính khác
• Khả năng làm việc và ra quyết định độc lập
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

19


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

•Khả năng tư duy lôgic và tổng hợp
4.Điều kiện làm việc:
Được bố trí phòng làm việc riêng, tiện nghi và hiện đại, trang bị đầy đủ
phương tiện cần thiết cho thực hiện công việc.
- Thời gian làm việc:
Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được nghỉ thứ 7, chủ nhật
và các ngày lễ theo quy định.
*) Phó phòng Tổ chức hành chính
1.Chức danh: Phó phòng
2.Vị trí: Là người lãnh đạo đứng sau Trưởng phòng
- Phòng/ban: Phòng Tổ chức hành chính
3.Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
•Giúp Trưởng phòng điều phối các hoạt động của Văn phòng

• Quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động của Văn phòng;
• Tham mưu cho Trưởng phòng trong việc lựa chọn những vấn đề về
chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng trong Văn phòng
•Phối hợp đôn đốc các đơn vị trực thuộc Công ty trong việc giải quyết,
thực các công việc có liên quan;
•Chủ trì và trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện công tác hành chính văn
phòng;
•Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ mọi mặt hoạt động của Văn phòng cho
lãnh đạo Công ty hay Trưởng phòng
•Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về n bộ hoạt động của Văn phòng
4. Quan hệ công tác:
Trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở Quy
chế làm việc của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các
quy định pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức và quy định về tổ chức
hoạt động của các đơn vị trực thuộc Văn phòng.
5. Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:
•Số năm kinh nghiệm: Có 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

20


Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chuyên viên tổng hợp
•Đã học qua lớp lý luận chính trị cao cấp
• Có trình độ về công tác quản lý nhà nước và được đào tạo qua các lớp về
quản lý nhà nước và quản lý hành chính
• Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phần

mềm vi tính khác
• Khả năng làm việc và ra quyết định độc lập
• Khả năng tư duy lôgic và tổng hợp
- Điều kiện làm việc:
Được bố trí phòng làm việc riêng, tiện nghi và hiện đại, trang bị đầy đủ
phương tiện cần thiết cho thực hiện công việc.
6. Thời gian làm việc:
Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được nghỉ thứ 7, chủ nhật
và các ngày lễ theo quy định
*). Xây dựng bản mô tả công việc của chuyên viên làm công tác tổng hợp
1. Chức danh: Chuyên viên văn phòng
2. Vị trí: Cấp dưới và chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng
- Phòng/ban: phòng Tổ chức Hành chính
- Hệ số lương: 2.34
3. Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
•Tổng hợp tình hình dựa trên các số liệu, thông tin mà đồng nghiệp cung
cấp về mảng công việc mình phụ trách theo sự phân công của lãnh đạo đơn vị
•Hoàn thành công việc được giao đúng thời gian quy định
•Báo cáo với lãnh đạo đơn vị về tình hình thực tế công việc đã làm được
và chưa làm được theo định kỳ
4. Quan hệ công tác: Chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng, có
trách nhiệm báo cáo công việc cho chánh văn phòng theo định kỳ quy định.Có
quan hệ ngang cấp, phối hợp với đồng nghiệp, chuyên viên khác trong quá trình
giải quyết công việc.
5.Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

21

Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

•Số năm kinh nghiệm: Đã từng làm chuyên viên hành chính văn phòng ở
các cơ quan, tổ chức và có nhiều thành tích trong quá trình công tác.
•Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học, được đào tạo về chuyên ngành
Hành chính văn phòng hoặc chuyên ngành có liên quan;
•Được đào tạo qua các lớp về quản lý nhà nước và quản lý hành chính.
•Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phần
mềm vi tính khác.
• Có kỹ năng giao tiếp tốt và xử lý các tình huống phát sinh trong giao
tiếp.
•Năng động, nhiệt tình trong công việc
•Khả năng phối hợp và làm việc nhóm hiệu quả.
• Có khả năng tư duy lôgic và tổng hợp.
•Chịu được áp lực công việc cao.
•Định hướng gắn bó lâu dài với cơ quan, đơn vị.
- Điều kiện làm việc:
• Được làm việc trong môi trường với đầy đủ phương tiện, trang thiết bị
tạo điều kiện phát huy năng lực và chuyên môn.
• Thời gian làm việc: Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được
nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quy định.
•Đi công tác: Có thể đi công tác xa, công tác đột xuất khi cơ quan hay
công việc yêu cầu.
• Được hưởng các chế độ về tiền lương và chế độ khác theo quy định của
pháp luật
2.2 Tìm hiểu công tác Văn thư- Lưu trữ của công ty Xăng dầu Tuyên
Quang
2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn
thư, lưu trữ của Cơ quan

Các văn bản bao gồm: + Văn bản Hành chính
+ Văn bản chuyên ngành
- Văn bản Hành chính bao gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản
Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D

22