Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN xây DỰNG số 1 SỐNG HỒNG

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN 1.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY
DỰNG SỐ 1 SỐNG HỒNG................................................................................3
I.VỊ TRÍ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY....................3
1.Vị trí và chức năng...........................................................................................................3
2.Nhiệm vụ và quyền hạn...................................................................................................3
3.Cơ cấu tổ chức của công ty:.............................................................................................4
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ
quan kiến tập:......................................................................................................................4
1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng...............................................................................4
1.1Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.....................................4
1.1.1Vị trí chức năng...........................................................................................................4
1.1.2Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................................4
1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính...........................................................6
1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng...................6
1.1.1Đối với lãnh đạo..........................................................................................................6
1.1.2Đối với nhân viên......................................................................................................10
1.1.3Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng....................................................................14
1.2 Thống kê danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban
hành...................................................................................................................................14
2.Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan......................14
2.1 Căn cứ vào số đăng kí công văn đi (hoặc phần mềm) thống kê các hình thức văn bản
hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây..............................................15
2.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy

định hiện hành:..................................................................................................................15
2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan.................................16
3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.............16
3.1 Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong
văn phòng:.........................................................................................................................16
3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng
...........................................................................................................................................17
3.3 Thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng cơ quan.........19

Phần II................................................................................................................19
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................19
1.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng nơi cơ quan kiến tập:..............................................................................................19
2.Đề xuất những giả pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm:........................23

PHỤ LỤC...........................................................................................................25

Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

Lớp: CĐ QTVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Bước sang kỉ nguyên của nền kinh tế tri thức với những thay đổi trên mọi
mặt của đời sống kinh tế - xã hội và trước những ứng dụng to lớn của thành tựu
khoa học công nghệ hiện đại, khi nguồn thông tin ngày càng gia tăng và biến đổi

sâu sắc các ngành nghề trong xã hội. Chính vì vậy chúng ta phải hội nhập và
phát triển với các nước trên thế giới, nó đòi hỏi công tác phát triển đào tạo cán
bộ văn phòng để có thể đáp ứng được cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quan
nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp.
Chúng em đã đi được 2/3 quãng đường nghiên cứu, học tập và phát triển
dưới mái trường, được thấm nhuần những kiến thức về các mảng: Văn hóa, Xã
hội, Kinh tế, được quan tâm qua sự dạy bảo tận tình của các thầy, cô giáo.
Chúng em đang cố gắng phấn đấu và tiếp thu những điều hay về các lĩnh vực,
con người các nước trên Thế giới nói chung và môn Quản Trị Văn Phòng nói
riêng. Sinh thời, chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “ Học phải đi đôi với hành . Ở
bất kì một môi trường nào, có học thì phải đi liền với thực tiễn. Thực tiễn sẽ
giúp con người vận dụng những lý luận một cách khoa học và đạt được hiệu quả
nhất.
Để cho sinh viên nhận thức rõ được điều này, Trường Đại học Nội Vụ đã
tổ chức cho sinh viên đi kiến tập ngành nghề tại các trường đại học, trung cấp,
cao đẳng, trung học, các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội với thời gian là 1
tháng. Mục đích của việc tổ chức cho sinh viên đi kiến tập này nhằm giúp cho
sinh viên có dịp làm quen với các công việc thuộc chuyên ngành của mình, đó là
tiền đề vững chắc để phục vụ cho công việc chuyên môn trong tương lai.
Sau khi nhận được hướng dẫn của khoa và giáo viên hướng dẫn kiến
tập em đã được phân công về kiến tập tại phòng Tổ chức Hành chính Công ty
xây dựng Cổ phần số 1 Sông Hồng. Trong khoảng thời gian gần 1 tháng kiến tập
tại công ty ( Từ ngày 11/05/2015 đến ngày 07/06/2015 0 em đã được tiếp xúc,
quan sát cách giải quyết công việc trong các hoạt động tổ chức phục vụ hội họp,
tổ chức công tác lễ tân và hậu cần, được làm quen với các hoạt động về văn
phòng.
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

1 CĐ QTVP K13A
Lớp:

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Suốt quá trình kiến tập em nhận được sự quan tâm của thầy cô trong
Trường và sự quan tâm hướng dẫn tận tình của các bác, các anh chị trong cơ
quan, em đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đây chính là tiền đề giúp em bổ
sung thêm những kiến thức còn thiếu hụt cũng như nghiệp vụ nghề nghiệp và
tạo cơ hội tốt cho em khi xây dựng phong cách làm việc của riêng mình, một
nhà Quản trị sau này.
Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân em xin
chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tụy của các thầy cô giáo trong khoa
Quản Trị Văn Phòng cũng như các bác, các anh chị cán bộ công nhân viên trong
cơ quan đã giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, cung cấp cho em
những kiến thức chuyên môn hết sức quý báu.
Tuy nhiên trong thời gian kiến tập, lần đầu tiên được tiếp cận với công việc nên
em còn nhiều bỡ ngỡ, chưa chủ động trong công việc cũng như chưa mạnh dạn
trong khi giao tiếp do chưa có kinh nghiệm. Vì vậy trong thời gian kiến tập
không tránh khỏi những sai sót và hạn chế trong công việc cũng như trong bài
báo cáo này. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, nhận xét của thầy cô
để em hoàn thiện ngày càng tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

2 CĐ QTVP K13A
Lớp:

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY
DỰNG SỐ 1 SỐNG HỒNG
I. VỊ TRÍ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG
TY
1. Vị trí và chức năng
Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 Sông Hồng (viết tắt là SÔNG HỒNG 1)
là doanh nghiệp Nhà nước hạng I trực thuộc Tổng Công ty Cổ phần Sông Hồng,
và được cổ phần hóa năm 2006. Với truyền thống gần 40 năm xây dựng và
trưởng thành, SÔNG HỒNG 1 hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực: Xây dựng
- Tư vấn thiết kế - Quản lý dự án - Đầu tư phát triển nhà, bất động sản - Sản xuất
công nghiệp và vật liệu xây dựng…
Qua nhiều năm thi công, SÔNG HỒNG 1 đã hội tụ được một lực lượng
cán bộ quản lý, kỹ sư, chuyên viên giàu kinh nghiệm, đội ngũ công nhân kỹ
thuật lành nghề, máy móc thiết bị cơ giới tiên tiến phù hợp để thi công xây dựng
các công trình có quy mô lớn, tính chất phức tạp cao, đạt chất lượng, kỹ mỹ
thuật hoàn hảo.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Trong những năm qua, SÔNG HỒNG 1 không ngừng mở rộng thị
trường, tham gia thi công trên khắp địa bàn cả nước. Trong đó, đã thực hiện
thành công một số công trình lớn như: Khu thương xá Vĩnh Trung (Đà Nẵng),
Nhà máy phân bón DAP Vinachem Đình Vũ (Hải Phòng), Khu nhà ở Nhà máy
lọc dầu Dung Quất, Khu biệt thự nguyên thủ trong khuôn viên Trung tâm hội
nghị Quốc gia, …được các Ngành, các Cấp và Chủ đầu tư đánh giá cao.
Hiện nay, SÔNG HỒNG 1 đã thắng thầu và đang thi công một số công

trình tiêu biểu, như là: Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh;
Nhà tái định cư CT1&CT5 thuộc dự án PTGT đô thị Hà Nội; Nhà máy nhiệt
điện Vũng Áng 1; Bệnh viện đa khoa Tiên Du; Trung tâm văn hoá thể thao TP.
Bắc Ninh, Dự án nâng cấp cải tạo mạng lưới đường bộ, Dự án thoát nước nhằm

Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

3 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cải tạo môi trường Hà Nội-giai đoạn II, Cục đăng ký quốc gia giao dịch bảo
đảm…
Với phương châm đa dạng hoá ngành nghề, SÔNG HỒNG 1 đang triển
khai đầu tư kinh doanh một số dự án lớn như: Chung cư CT3 - Khu đô thị mới
Trung Văn, Nhà cho CBCNV Nhà xuất bản chính trị quốc gia - Sự thật, Nhà ở
tái định cư và nhà ở kinh doanh Sông Hồng - Đền Lừ III cũng như một số khu
chung cư, khu đô thị tại Hà Nội và các tỉnh lân cận.
3. Cơ cấu tổ chức của công ty:
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 Sông Hồng
(phụ lục 01)
II.

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành

chính văn phòng của cơ quan kiến tập:

1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Phòng Tổ chức Hành Chính được thành lập theo Quyết định số 29/QĐHĐQT-CT ngày 2810/2011 của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần xây dựng số
1 Sông Hồng với vị trí và chức năng, nhiệm vụ quyền hạn sau:
1.1.1 Vị trí chức năng
Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị thuộc Công ty Cổ phần Xây dựng số
1 Sông Hồng , có chức năng chủ trì tham mưu, nghiên cứu, xây dựng trình Hội
đồng quản trị, Tổng giám đốc phê duyệt về cơ cấu tổ chức sản xuất, các quy chế,
quy định, mối quan hệ công tác giữa các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, tổng hợp
báo cáo đánh giá tình hình hoạt động của bộ máy tổ chức quản lý của công ty,
xây dựng đề án quy hoạch và sử dụng cán bộ nguồn, đề bạt, miễn nhiệm cán bộ
theo phân cấp. Trực tiếp tham mưu chỉ đạo, triển khai, tổ chức thực hiện công
tác tổ chức, lao động tiền lương, tuyển dụng lao động, thực hiện chính sách đối
với người lao động và công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
a) Thực hiện công tác hành chính
Là đầu cầu có trách nhiệm điều phối chung hoạt động của các phòng ban
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

4 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong công ty để triển khai thực hiện các kế hoạch công tác, chương trình, truyền
đạt lại các quyết định, thông báo và chỉ thị của công ty đến càng phòng ban và
cá nhân trong toàn cơ quan.

Tổ chức và xây dựng nội quy trong toàn công ty (nội quy cơ quan, quy
chế văn hóa nơi công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, phòng khách
của cơ quan) theo quy định;
Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của công ty, xây dựng quy chế và
hướng dẫn cán bộ thực hiện quy chế công tác văn thư – lưu trữ theo quy định
của cơ quan Nhà nước.
Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách của cơ
quan.
Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong công ty. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
công ty;
Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức
văn bản do công ty ban hành;
Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đườngm đi công tác cho cán bộ công nhân
viên của cơ quan qua sự ủy nhiệm của Ban lãnh đạo;
Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, catalogue, lịch treo tường, lịch để
bàn…
Tiếp nhận và quản lý quà tặng, vật phẩm lưu niệm của công ty;
Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quan xung quanh;
Thường trực công tác trông giữ, bảo vệ cơ quan
Tổ chức, thành lập bếp ăn tại cơ quan cho cán bộ, công nhân viên trong cơ
quan;
Phối hợp với Công đoàn công ty thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau
đến cán bộ, công nhân viên chức trong cơ quan cùng gia đình họ, chú trọng và
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

5 CĐ QTVP K13A

Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan tâm hơn đến đời sống tinh thần của anh em trong cơ quan;
b) Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất
về các nhiệm vụ của công ty theo quy định;
Lập lịch công tác theo tuần, thông báo các cuộc họp và theo dõi thực hiện
các kết luận của Ban lãnh đạo;
c) Thừa lệnh Tổng Giám Đốc và Phó Giám Đốc ký các văn bản, giấy tờ
có liên quan theo phân cấp quản lý theo từng chức vụ.
d) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo giao phó
1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính
STT

Họ và tên
Phùng Bá Sế
Lê Thị Phi Điệp
Nguyễn Thị Minh Lan

Trưởng Phòng
Phó Phòng
Phó phòng kiêm thư kí Hội đồng

4
5

Lê Thị Khanh
Nguyễn Thế Tài

quản trị
Nhân viên lao động - tiền lương
Nhân viên lao động - tiền lương,

6
7
8
9
10
11
12

tuyển dụng đào tạo
Ngô Thị Hải Yến
Nhân viên văn phòng
Lương Thị Hồng Duyên Nhân viên phục vụ
Nguyễn Thị Thảo
Nhân viên nhà ăn
Phạm Thái Sơn
Lái xe
Cao Đức Hậu
Lái xe
Bùi Trần Lợi
Lái xe
Hoàng Thị Minh Châu Nhân viên phục vụ

1
2
3

Chức vụ

1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng
1.1.1 Đối với lãnh đạo
 Ông Phùng Bá Sế - Trưởng phòng
- Tham mưu xây dựng và thực hiện các chính sách đối với người lao
động vào làm việc tại công ty: Ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng
lao động, khen thưởng, kỷ luật, chế độ nâng bậc lương hàng năm, thanh toán
lương hàng tháng, đóng và hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

6 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiểm thất nghiệp…
- Nghiên cứu, xây dựng chính sách tiền lương, tiền thưởng đối với cán
bộ công nhân viên khối phòng ban, các đơn vị trực thuộc công ty phù hợp với
chế độ chính sách của Nhà nước.
- Chủ trì phối hợp cùng các phòng công ty, ban quản lý dự án, các đơn
vị trực thuộc xây dựng quy chế trả lương cho cán bộ quản lý, điều hành; định

mức, đơn giá giao khoán nhân công của từng công trình, dự án trình Hội đồng
quản trị, Tổng giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện.
- Thường trục Hội đồng thi đua khen thưởng công ty, xây dựng dự thảo
quy chế thi đua khen thưởng trình Hội đồng thi đua khen thưởng công ty phê
duyệt và phối hợp với Công đoàn, đoàn thanh niên công ty, các đơn vị trực
thuộc xây dựng chương trình và phát động thi đua hàng năm.
- Triển khai thực hiện và tổng hợp kết quả bình xét thi đua hàng năm của
toàn công ty trình Hội đồng thi đua khen thưởng họp xét và hoàn thiện thủ tục
trình các cấp khen thưởng.
- Phân công, tổ chức chỉ đạo điều hành các nhân viên thực hiện tốt
nhiệm vụ; kiểm tra đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của phòng và từng
nhân viên trong phòng hàng tháng, hàng năm.
- Kiểm tra và ký xác nhận trình Giám đốc, Hội đồng quản trị công ty các
văn bản,chi phí v.v.. liên quan thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Quản lý cán bộ, tham mưu đề xuất giải quyết các chế độ về tiền lương,
tiền thưởng, các chế độ chính sách cho người lao động và các kiến nghị của cán
bộ công nhân viên với lãnh đạo công ty theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Quản lý điều động xe con phục vụ công tác theo quy định.
- Trực tiếp quản lý đất đai, kho tàng, nhà làm việc của công ty, thực hiện
việc báo cáo và kê khai sử dụng đất.
- Phổ biến chính sách về Bảo hộ lao động, An toàn lao động, Vệ sinh lao
động theo quy định của Nhà nước, các quy định của công ty đến người lao động
và các cán bộ quản lý điều hành của các đơn vị trực thuộc.
- Thường trực chỉ đạo công tác phòng chống cháy nổ: phòng chống bão
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

7 CĐ QTVP K13A
Lớp:

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lụt, dân quân tự vệ và quân sự…
- Xây dựng và phổ biến nội quy lao động, nội quy cơ quan, các quy định
của công ty thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng đến cán bộ công
nhân viên cơ quan và các đơn vị trực thuộc v.v..
- Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp trụ sở công ty (khi có chủ trương của
lãnh đạo công ty).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao.
 Bà Lê Thị Phi Điệp – Phó phòng
- Thay thế trưởng phòng điều hành công việc của phòng khi trưởng
phòng đi vắng. Trực tiếp phụ trách công tác hành chínhm văn phòng – văn thư,
lưu trữ.
- Chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng con dấu
của công ty thực hiện đúng quy định, quy chế về quản lý và sử dụng con dấu.
- Chỉ đạo đôn đốc giám sát việc thực hiện công tác vệ sinh các phòng
ban, trụ sở công ty và chăm sóc vườn hoa, cây cảnh trong khuôn viên cơ quan.
- Chỉ đạo và giám sát việc thực hiện về số lượng, chất lượng ăn trưa tại
nhà ăn công ty.
- Thực hiện công tác quảng cáo, báo chí, tiếp khách, giao dịch.
- Chuẩn bị vật chất cho các buổi thăm viếng và các chuyến đi công tác
theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
- Trực tiếp điều hành quản lý các trang thiết bị văn phòng, nhà làm việc,
công tác bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, xe con; công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật,
vệ sinh môi trường cơ quan công ty.
- Phối hợp với ban tổ chức khảo sát, tìm kiếm thông tin, dự thảo và lập
kế hoạch, chương trình chi tiết công tác tổ chức, hậu cần và các cuộc sinh hoạt
tập thể, tham quan, du lịch, nghỉ mát do công ty tổ chức.

- Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm cho công ty theo
đề xuất hàng tháng của các bộ phận, trình kế hoạch mua sắm trang thiết bị làm
việc phục vụ cho hoạt động của cơ quan công ty.
- Mở sổ sách theo dõi nhập, xuất, tồn văn phòng phẩm.
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

8 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kiểm tra và lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thiết bị điện, nước, trang
thiết bị văn phòng định kỳ hàng năm và lập hồ sơ thanh quyết toán, điện thoại,
điện sản xuất, nước sinh hoạt phục vụ cho hoạt động của văn phòng trụ sở công
ty.
- Mở sổ sách theo dõi, quản lý các trang thiết bị văn phòng cơ quan công
ty.
 Bà Nguyễn Thị Minh Lan – Phó phòng kiêm thư ký Hội đồng quản
trị
- Tham mưu và trực tiếp phụ trách về lĩnh vực công tác đào tạo, tuyển
dụng lao động, công tác thi đua khen thưởng; nâng lương, nâng bậc; thông tin,
tuyên truyền, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp.
- Thực hiện các nội dung công việc của thư ký theo sự phân công chỉ
đạo trực tiếp Hội đồng quản trị công ty.
- Thực hiện các nội dung công việc thư ký ban điều hành ISO của công
ty.
- Chủ trì phối hợp với các thành viên trong ban điều hành ISO công ty,

các nhân viên nghiệp vụ các phòng nghiệp vụ tổ chức hướng dẫn thực hiện và
cung cấp tài liệu hệ thống quản lý chất lượng của công ty đối với đơn vị mới
được thành lập.
- Quản lý, lưu giữ các tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng của
công ty.
- Dự thảo văn bản hướng dẫn xét nâng lương, nâng bậc hàng năm; Tổng
hợp và lập danh sách trình Hội đồng nâng bậc lương công ty xét nghị nâng bậc
lương hàng năm cho cán b ộ công nhân viên trong công ty.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo sự chỉ đạo của Hội đồng
thi đua khen thưởng công ty.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo hàng năm và trực tiếp theo dõi
tổng hợp báo cáo công tác tuyển dụng đào tạo trong toàn công ty.
- Phối hợp cùng các thành viên bộ phận thông tin biên soạn, xây dựng
market quảng bá phát triển thương hiện của công ty trên Wedsite, trên các tạp
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

9 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chỉ và các hoạt động tuyên truyền của công ty nhân những ngày lễ lớn của đất
nước.
- Kiểm tra nhắc nhở cán bộ công nhân viên trong cơ quan thực hiện tốt
nội quy lao động.
- Soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ các văn bản, hồ sơ tài liệu thuộc
lĩnh vực được giao phụ trách.

1.1.2 Đối với nhân viên
 Bà Lê Thị Khanh – Nhân viên lao động tiền lương.
Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Phối hợp cùng với các phòng các đơn vị trực thuộc xây dựng soạn thảo
định mức lao động, đơn giá sản phẩm, quy chế trả lương của các đơn vị trực
thuộc, các Ban chỉ huy công trình, văn phòng công ty, ban quản lý dự án, phòng
kinh doanh trình hội đồng quản trị, Giám đốc công ty phê duyệt và kiểm tra,
giám sát việc thực hiện theo các quy định, quy chế đã được ban hành.
- Căn cứ vào Luật lao động, thỏa ước lao động tập thể của công ty, dự
thảo hợp đồng lao động, thỏa thuận thống nhất nội dung các điều khoản với
người lao động trình Tổng giám đốc công ty ký kết Hợp đồng lao động đối với
lao động được tuyển dụng vào làm việc theo Hợp đồng lao động có thời hạn từ 1
năm trở lên.
- Kiểm tra, hoàn thiện thủ tục hồ sơ, trình Trưởng phòng ký kết Hợp
đồng lao động theo mùa vụ với các tổ, đội, công nhân trực tiếp sản xuất tại các
đơn vị được phân công phụ trách thực hiện theo đúng quy trình về tuyển dụng
lao động và ủy quyền của Tổng giám đốc công ty.
- Theo dõi hoạt động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Quản lý hồ sơ các nhân ghi bổ sung hồ sơ và làm sổ Bảo hiểm xã hội
cho cán bộ công nhân viên.
- Trực tiếp giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội, tham mưu giải quyết
chế độ chính sách cho người lao động trong toàn công ty.
- Kiểm tra, giám sát thực hiện quy chế trả lương, các chế độ chính sách
với người lao động, việc thực hiện ký kết Hợp đồng lao động thời vụ theo quy
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

10 CĐ QTVP K13A
Lớp:

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định của luật lao động, thỏa ước lao động tập thể, các quy định của công ty về
lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… của
công ty, tổng hợp tình hình báo cáo Trưởng phòng và Tổng giám đốc công ty để
chỉ đạo, giải quyết.
- Soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ các văn bản thuộc lĩnh vực được
phân công phụ trách.
- Thường xuyên cập nhật các quy định mới của nhà nước về quản lý lao
động, tiền lương, các chế độ chính sách đối với người lao động, kiến nghị, đề
xuất sửa đổi, bổ sung kịp thời để áp dụng cho phù hợp với các quy định hiện
hành.
- Phổ biến chế độ chính sách bảo hiểm lao động, an toàn lao động, nội
quy lao động, các quy chế, quy định của cong ty và chính sách hiện hành của
nhà nước đối với người lao động tại các đơn vị được phân công theo dõi phụ
trách.
 Ông Nguyễn Thế Tài – Nhân viên lao động - tiền lương, tuyển
dụng đào tạo.
Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Phối hợp với các phòng ban công ty, các đơn vị trực thuộc xây dựng
dự thảo định mức lao động, đơn giá sản phẩm của các đội xây lắp trực thuộc, xí
nghiệp gạch Tuy nel Cam Thượng và kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy
lao động, quy chế tiền lương đã được công ty ban hành.
- Trực tiếp kiểm tra, giám sát thực hiện công tác lao động, tiền lương,
chế độ chính sách với người lao động tại xí nghiệp gạch Tuy nel Cam Thượng,
khối cơ quan công ty, ban quản lý dự án.
- Trực tiếp kiểm tra, xác nhận bảng thanh toán lương các đơn vị, đội xây
dựng số 3, ban chỉ huy hạng mục phần hoàn thiện nhà chính, đội xây dựng sô 1.

- Kiểm tra việc thực hiện quy chế trả lương, các chế độ chính sách với
người lao động, việc thực hiển công tác tuyển dụng và ký kết Hợp đồng lao
động thời vụ theo quy định của luật lao động, thỏa ước lao động tập thể, các quy
định của công ty về quản lý lao động, tiền lương, hàng tháng tổng hợp tình hình
thực hiện theo lĩnh vực phân công tại các đơn vị được phân công phụ trách, phối
hợp với chuyên viên trong bộ phận lập báo gửi Trưởng phòng và Tổng giám đốc
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

11 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công ty để chỉ đạo, giải quyết.
- Kiểm tra, hoàn thiện thủ tục hồ sơ, trình Trưởng phòng ký kết Hợp
đồng lao động theo mùa vụ với các tỏ, đội, công nhân trực tiếp sản xuất tại các
đơn vị được phân công phụ trách thực hiện theo đúng quy trình về tuyển dụng
lao động và ủy quyền của Tổng giám đốc công ty.
- Hàng tháng tổng hợp lập báo cáo tình hình lao động toàn công ty (lao
động theo hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn,
công nhân trực tiếp sản xuất theo hợp đồng lao động mùa vụ).
- Theo dõi, triển khai thực hiện và tổng hợp báo cáo về công tác đào tạo,
nâng lương, nâng bậc;
- Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp ý kiến đề xuất, phản hồi của các phòng
ban công ty, các đơn vị trực thuộc báo cáo ban chỉ đạo ISO công ty chỉ đạo sửa
đổi bổ sung và cải tiến; triển khai, hướng dẫn tới các bộ phận có liên quan thưc
hiện, đảm bảo cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty được duy trì và phát

huy hiệu quả.
- Tham gia phối hợp cùng ban an toàn - vệ sinh lao động của công ty
kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác tập huấn an toàn lao động cho lao
động mới tuyển dụng hoặc mới chuyển công tác đến trước khi phân công công
việc ở các tổ đội sản xuất trực tiếp được giao phụ trách và xí nghiệp gạch Tuy
nel Cam Thượng;
- Quản lý hồ sơ cá nhân ghi bổ sung cho cán bộ công nhân viên.
- Soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ các văn bản thuộc lĩnh vực được
phân công phụ trách.
 Bà Ngô Thị Hải Yến – Nhân viên văn phòng.
Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Tiếp nhận công văn, giấy tờ đi, đến trình lãnh đạo công ty và chuyển
phát kịp thời đến các đơn vị, cá nhân theo đúng quy định.
- Thường trục tiếp nhận và xử lý thông tin qua điện thoại, fax.
- Thực hiện công tác văn thư, báo cáo, lưu trữ các văn bản thuộc lĩnh
vực phân công phụ trách.
- Theo dõi, phân bổ, xác nhận chi phí điện nước, tiền thuê văn phòng
hàng tháng với các đơn vị trong và ngoài công ty thuê văn phòng tại trụ sở công
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

12 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ty.
- Theo dõi, đôn đốc: thu, nộp gửi tiền xe ô tô, tiền thuê văn phòng tại cơ

quan công ty.
- Theo dõi, kiểm tra và xác nhận lịch trình lưu hành của các xe ô tô hàng
tháng theo quy định.
- Trực tiếp quản lý con dấu và thực hiện việc quản lý, đóng dấu các văn
bản hồ sơ theo quy định của công ty và thủ tục quản lý hành chính của chính
phủ ban hành.
- Photocopy các văn bản, mở sổ sách theo dõi và lập bảng biểu xác nhận
chi phí gửi phòng Tài chính Kế toán phân bổ chi phí cho các đơn vị.
- Mở sổ sách theo dõi, quản lý các trang thiết bị văn phòng cơ quan công
ty.
- Thực hiện công tác văn phòng, phục vụ tiếp khách đến giao dịch làm
việc với lãnh đạo công ty.
 Bà Lương Thị Hồng Duyên – Nhân viên phục vụ.
Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Thực hiện công tác vệ sinh phòng làm việc của Tổng giám đốc, các
Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng công ty, lau rửa cánh của phòng nhà làm
việc (tầng 2 - tầng 3), dọn dẹp nhà vệ sinh tầng 1, 2, cầu thang từ tầng 1 đến tầng
3, hành lang cơ quan công ty từ tầng 2 đến tầng 3.
- Chuẩn bị đầy đủ chè, nước uống để Ban Tổng giám đốc công ty tiếp
khách đến giao dịch, công tác và phục vụ các cuộc họp của công ty.
- Chăm sóc cây cảnh trong khuôn viên, nhà làm việc công ty.
- Nấu ăn trưa cho cán bộ công nhân viên văn phòng công ty khi nhân
viên nhà ăn nghỉ theo chế độ hoặc nghỉ công việc đột xuất.
 Bà Nguyễn Thị Thảo – Nhân viên nhà ăn.
Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Thực hiện nấu ăn trưa cho cán bộ công nhân viên văn phòng công ty.
- Vệ sinh sạch sẽ dụng cụ nhà ăn, cải tiến, duy trì đảm bảo chất lượng
bữa ăn trưa theo định lượng cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo chất lượng, an
toàn vệ sinh thực phẩm.
- Hỗ trợ nhân viên phục vụ khi nghỉ theo chế độ hoặc nghỉ công việc đột

Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

13 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

xuất.
- Chịu trách nhiệm quản lý dụng cụ, trang bị bếp ăn cơ quan công ty.
 Bộ phận lái xe ô tô con
- Ông Phạm Thái Sơn - Quản lý vận hành xe Camry
- Ông Cao Đức Hậu - Quản lý vận hành xe Camry
- Ông Bùi Trần Lợi - Quản lý vận hành xe Mitsubishi
- Lái xe có nhiệm vụ trực tiếp quản lý, bảo quản, vệ sinh sạch sẽ xe ô tô.
- Vận hành đúng quy trình kỹ thuật, đảm bảo an toàn theo đúng lộ trình
công tác.
- Tự bảo dưỡng, sủa chữa các bộ phận phụ tùng chi tiết nhỏ của xe.
- Kiểm tra và thay dầu, bơm mỡ theo định kỳ.
- Chuẩn bị đầy đủ và quản lý giấy tờ xe ô tô theo quy định của pháp luật,
đảm bảo an toàn kỹ thuật để lưu hành.
- Nhận nhiệm vụ theo sự điều động của lãnh đạo phòng và Ban tổng
giám đốc công ty.
- Ghi chép, theo dõi lịch trình lưu hành xe ô tô, cập nhật đầy đủ chứng từ
hóa đơn, vé cầu phà, xác nhận của người đi công tác bằng xe ô tô và xác nhận
của phòng tổ chức hành chính để thanh toán theo quy định.
- Thường xuyên tự kiểm tra tình trạng kỹ thuật, xin lệnh sửa chữa xe ô tô
khi có trục trặc kỹ thuật hoặc hư hỏng thiết bị.

- Thực hiện các công việc khác thuộc về trách nhiệm của lái xe và nhiệm
vụ do trưởng phòng tổ chức hành chính giao.
1.1.3 Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty Cổ phần Xây dựng
số 1 Sông Hồng (phụ lục 02)
1.2 Thống kê danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu
trữ do cơ quan ban hành
Qua quá trình tìm hiểu và thu thập của em thì Công ty có Quy trình kiểm
soát hồ sơ được ban hành ngày 1/10/2012 do Tổng giám đốc công ty ban hành.
( Nội dung của Quy chế được thể hiện tại phụ lục số 04)
2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ
quan
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

14 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1 Căn cứ vào số đăng kí công văn đi (hoặc phần mềm) thống kê các
hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Xây
dựng số 1 Sông Hồng luôn được lãnh đạo các phòng ban quan tâm đến. Do tính
chất công việc nên ngày càng nhiều những văn bản của cơ quan đơn vị như :
Quyết định, giấy giới thiệu, công văn, tờ trình, thông báo, báo cáo…
- Sau đây là bảng thống kê các hình thức văn bản và số lượng ban hành
trong 10 năm trở lại đây của Công ty.

Bảng thống kê văn bản trong 10 năm của Công ty Cổ phần Xây dựng
số 1 Sông Hồng.
Năm

2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014

Tổng sổ

Quyết

Kế

Báo

Thông

Công

văn bản

định

hoạch

cáo

báo

văn và

đã ban

các văn

hành

bản khác

804
796
1023
937
1144
1141
1467
1742
1859
1630

1949
2532

326
420
560
433
698
568
687
825
749
693
901
1206

91
62
83
71
74
69
58
93
67
55
54
73
126
73

135
119
149
136
113
110
182
92
197
125
Chưa có số liệu thống kê

30
25
34
33
25
69
74
54
98
116
148
110

295
197
286
320
299

377
507
609
727
598
626
894

2.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lý của
cơ quan so với quy định hiện hành:
- Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà
nước, các tổ chức xã hội hay các tổ chức kinh tế, mục đích của chúng là dùng để
thông báo, điều chỉnh hay yêu cầu đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những
hành vi nhất định của người viết trên giấy.
- Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được tuân thủ theo quy định của
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

15 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

pháp luật hiện hành: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư số
01/2001/TT-BNV ngày 10/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ
thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thể thức văn bản được thực hiện theo hướng dẫn số 11-HD/VPTW của
ban chấp hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam.

- Thể thức các văn bản gửi đi nước ngoài được trình bày theo mỗi quy
định tại cơ quan,.
2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan
Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu vô cùng quan trọng trong hoạt
động quản lý. Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến tính thức thi và hiệu
quả công việc của cơ quan.
Việc soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải tỉ mỉ, thận trọng,
trình bày một cách khoa học nhằm thống nhất trong việc soạn thảo và phải đảm
bảo đúng về mặt nội dung lẫn thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản. Một số văn
bản như: Quyết định, Biên bản, Giấy giới thiệu, Giấy tiếp nhận…đã được mẫu
hóa.
Đơn vị và các cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách
nhiệm thực hiện các công việc như sau:
 Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn cấp, độ bảo mật, nơi
nhận văn bản;
 Bước 2: Thu thập và xử lý những thông tin có liên quan;
 Bước 3: Tiến hành soạn thảo văn bản;
 Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, cán bộ soạn thảo có thể đề xuất
với người quản lý tham khảo ý kiến của cơ quan, cá nhân hoặc tổ chức có liên
quan, nghiên cứu và tiếp thu ý kiến để hoàn thành bản thảo;
 Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản.
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan
3.1 Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng sử
dụng phổ biến trong văn phòng:
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

16 CĐ QTVP K13A
Lớp:

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Theo quan sát của em thì hiện nay Phòng Hành chính đã thực hiện bố trí
văn phòng theo mô hình văn phòng mở (văn phòng hiện đại). Việc xây dựng mô
hình văn phòng mở là ý tưởng hay góp phần tạo nên sự khoa học, tiện lợi tạo
nên hiệu quả giúp cho công việc tốt hơn.
Qua việc quan sát và tìm hiểu các trang thiết bị trong văn phòng em thấy
hiện nay trang thiết bị gồm có:
- Máy tính
- Máy in
- Máy fax
- Máy hủy tài liệu
- Tủ đựng văn phòng phẩm
- Tủ sắt chứa tài liệu
- Bàn tiếp khách
- Cây nước nóng lạnh
- Bàn làm việc
- Ghế
- Máy photo
- Máy scan
- Cặp trình ký
- Giá đựng tài liệu
- Tủ đựng đồ cá nhân
- Giấy, bút, dập ghim
- Chậu cây cảnh
- Modem ADSL, wifi
- Bảng lịch công việc

3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng
( Phụ lục số 03 )
• Nhận xét những ưu điểm và hạn chế:
Các trang thiết bị trong phòng hành chính tương đối đầy đủ, tất cả đều
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

17 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phục vụ hiệu quả cho công tác văn phòng. Sau đây là những ưu điểm và hạn
chế:
+ Ưu điểm:
- Việc sắp xếp hai bàn làm việc song song với nhau thuận lợi cho giải
quyết công việc, hai bàn kê song song có khoảng trống ở giữa để nhân viên văn
phòng tiện đi lại, tránh việc va chạm hoặc nhầm lẫn tài liệu, vật dụng phục vụ
văn phòng khi làm việc
- Những vật dụng trên bàn làm việc được bố trí khoa học, thuận lợi cho
việc sử dụng và an toàn cho nhân viên văn phòng (tất cả những thiết bị điện
được bó gọn vào và có một dây mát chôn xuống đất tránh hiện tượng giật gây
nguy hiểm cho con người)
- Trong phòng được trồng cây xanh giúp làm sạch không khí, tạo cảm
giác thoải mái khi làm việc
+

Hạn chế:

Ngoài những ưu điểm trên thì có một số hạn chế sau:
- Bố trí theo mô hình khép kín là một hạn chế, nó gây khó khăn trong
việc trao đổi giữa phòng Hành chính với các phòng ban khác
- Đường truyền mạng tốc độ xử lý chưa cao, kho lưu trữ của cơ quan
chưa có vẫn phải đặt trong phòng hành chính làm chật không gian, diện tích tủ
lưu trữ còn hạn hẹp.
+

Phương án đề xuất:

Lãnh đạo công ty cần khắc phục những nhược điểm trên để năng xuất
công việc đạt hiệu quả tối đa, liên tục cải thiện trang thiết bị văn phòng tránh
tình trạng hư hỏng, lỗi thời.
Cần xây dựng thêm phòng quản lý tài liệu lưu trữ của công ty
Đó chính là cách tạo ra phương thức làm việc mới, tiết kiệm thời gian,
giúp công việc hoạt động hiệu quả và trơn tru nhất
• Đề xuất cách bố trí hợp lý hơn cho văn phòng:
- Với thực trạng văn phòng như hiện nay, theo ý kiến của em là phòng
nên làm một lá đơn đề nghị Ban giám đốc tạo điều kiện xây dựng kho lưu trữ
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

18 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tài liệu để công việc lưu giữ và bảo quản tài liệu của công ty được tốt hơn.
Trên đây là ý kiến của em về cách sắp xếp các trang thiết bị trong phòng
làm việc của phòng Hành chính công ty, có thể sẽ góp phần tổ chức văn phòng
được hợp lý hơn.
3.3 Thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn
phòng cơ quan
Hiện nay văn phòng Công ty xây dựng Cổ phần số 1 Sông Hồng đã ứng
dụng được các phần mềm vào sử dụng trong công tác quản lý văn phòng công ty
như:
- Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012
- Phần mềm quản lý văn bản Perfect Dispatch
- Phần mềm quản lý tài sản của hãng Misa (QLTS.VN)
- Phần mềm quản lý tài chính ERP của hãng FTS
- Phần mềm Office, AutoCard, phần mềm diệt virus có bản quyền của
nhà sáng chế
Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại:
Việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của cơ quan đã được
quan tâm. Đa số nhân viên đã sử dụng thành thạo những phần mềm văn phòng.
Theo nhận xét ban đầu của em trong suốt thời gian kiến tập tại công ty thì
những phần mềm trên đã giúp ích cho công việc rất nhiều, chúng khiến việc
quản lý được dễ dàng và thuận lợi hơn, làm cho những hoạt động của văn phòng
được thay đổi một cách nhanh chóng, chính xác hơn và tiết kiệm được thời gian
hơn.
Phần II
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác

hành chính văn phòng nơi cơ quan kiến tập:
Qua đợt kiến tập thực tế vừa qua đã giúp em nắm bắt được nhiều kiến

thức về công tác hành chính tại cơ quan kiến tập. Qua đó bản thân em đã học hỏi
được thêm những kiến thức, nghiệp vụ mới. Thời gian đi thực tế đã giúp em có
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

19 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được cái nhìn tổng quát hơn về công tác hành chính của phòng Hành chính
Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 Sông Hồng.
Việc đưa lý luận để áp dụng vào thực tiễn giúp cho mỗi sinh viên có điều
kiện tự mình thực hiện, chỉnh đốn tác phong làm việc và cách giao tiếp, ứng xử
của người cán bộ văn phòng.
Được sự quan tâm chỉ đạo của cơ quan cấp trên và ban lãnh đạo Công ty
nên công tác làm việc của Công ty cổ phần xây dựng số 1 Sông Hồng đã và
đang ngày một đổi mới cả về lối làm việc lẫn chất lượng ngày một tốt hơn.
1) Công tác Quản lý Nhân sự
• Ưu điểm:
Ban giám đốc là những người có trình độ chuyên môn caom có thâm niên
trong nghề nghiệp và kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng.
Đội ngũ cán bộ, các kĩ sư có trình độ cao, luôn đáp ứng được nhu cầu của
công việc và không ngừng học hỏi, nghiên cứu, tiếp thu để nâng cao trình độ
bản thân để phù hợp với tình hình mới, công việc mới.
Lãnh đạo các phòng ban là người có tâm huyết, trách nhiệm với công
việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra và nhắc nhở, rà soát công việc hàng ngày
hàng giờ của tất cả những nhân viên trong phạm vi quản lý của mình.

Ban giám đốc, lãnh đạo các phòng ban luôn luôn chú ý, quan tâm và giúp
đỡ những nhân viên trong công việc, giúp anh em hoàn thành tốt công việc được
tin tưởng giao phó. Đồng thời cũng nhìn thẳng vào trình độ từng người mà phân
công cho công việc, tránh tình trạng không đáp ứng được công việc phù hợp.
Ngoài ra ban lãnh đạo công ty còn rất chú trọng đến công tác đào tạom
tiếp nhận những cán bộ trẻ, gửi đi nước ngoài học tập bồi dưỡng chuyên môn ,
nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn nhân lực trẻ có năng lực, sáng tạo, năng động
trong công việc để phục vụ cơ quan, cống hiến cho Đất nước.
Công tác tuyển dụng nhân sự và phân công nhân sự được tiến hành một
cách bài bản, chặt chẽ và phải bảo đảm tốt cả yêu cầu về tuyển dụng nhân sự đủ
năng lực, phẩm chất đạo đức con người đáp ứng yêu cầu mà công ty yêu cầu.
Luôn nhận được sự phân công công việc phù hợp với khả năng chuyên môn,
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

20 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đúng ngành nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có môi trường làm việc tốt nhất
để hộ phát huy hết năng lực của bản thân, được cống hiến.
Công ty và ban lãnh đạo luôn có chính sách khen thưởng, công nhận
thành tích, cống hiến của nhân viên đóng góp cho công ty một cách công bằng
nhất.
o Nhược điểm:
Do tính chất công việc ban lãnh đạo công ty thường xuyên đi công tác, số
lượng nhân viên trong công ty tương đối đông và khối lượng công việc nhiều, vì

thế mà việc quản lý nhân sự chưa thực sự sát sao, công việc còn tồn đọng cần
phải giải đẩy nhanh giải quyết kịp thời.
2) Công tác Văn phòng
• Ưu điểm:
Công tác văn phòng, tham mưu tổng hợp như: tổ chức hội nghị, tổ chức
chuyến đi công tác cho lãnh đạo… đã được chuyên viên đảm nhiệm và làm đúng
theo quy chế làm việc của công ty, cách xử lý tình huống linh hoạt, khôn khéo.
Công tác văn phòng phải luôn đổi mới, ngày càng đáp ứng đầy đủ yêu cầu
cho cán bộ văn phòng.
Không gian làm việc cũng đang dần được cải thiện: trồng cây xanh quanh
cơ quan và trong phòng làm việc, lắp đặt hệ thống điều hòa mới, máy tạo độ ẩm
môi trường, lọc không khí
Ban hậu cần của cơ quan đã bố trí, lên danh sách mua sắm các trang thiết
bị, cơ sở vật chất và phương tiện đầy đủ cho cơ quan hoạt động
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty còn chú trọng đến việc nâng cao trình
độ chuyên môn cho nhân viên như: cử cán bộ sang nước bạn học hỏi kinh
nghiệm, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng cấp (tuyệt đối chặt
chẽ trong khâu xét tuyển tránh tình trạng nhạy cảm hiện nay xã hội đã và đang
có rất nhiều đối tượng sử dụng bằng giả đi xin việc)
Rèn luyện tác phong làm việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Thực
hiện nghiêm túc giờ giấc giờ vào làm và giờ nghỉ làm của cơ quan, nội quy của
cơ quan và thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

21 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy
định, đảm bảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng
trình tự
Với tinh thần trách nhiệm của những hoạt động trong công tác đào tạo thế
hệ trẻ cho đất nước, tác phong làm việc của cán bộ, nhân viên trong công ty luôn
luôn khẩn trương, nhanh chóng và phải đảm bảo độ chính xác. Luôn chấp hành
nội quy mà cơ quan đề ra, đi làm đúng giờ quy định, giúp cho năng suất công
việc được đảm bảo.
o Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm mà cơ quan đã đạt được thì công tác văn phòng ở
công ty còn một số mặt hạn chế sau:
Các trang thiết bị văn phòng đã được trang bị đầy đủ nhưng cần phải cập
nhật thường xuyên, ý thức bảo vệ trang thiết bị văn phòng chưa cao, sử dụng
không đúng cách dễ gây hư hỏng, cháy nổ, gây ra lãng phí khi thay thế và nguy
hiểm đến tính mạng, tài sản của cả con người và cơ quan.
3) Công tác Văn thư – Lưu trữ
• Ưu điểm:
Cơ quan đã có tủ sắt tĩnh điện chuyên dụng tránh mối mọt, chuột bọ để
dựng tài liệu lưu trữ
Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ, đúng quy chế. Đóng dấu
văn bản phát hành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản
chưa đóng dấu
Cán bộ văn thư được đào tạo và sử dụng thành thạo phần mềm quản lý
văn bản, nắm bắt và xử lý tốt các văn bản đi và đến.
o Nhược điểm:
Công tác văn thư – lưu trữ của công ty có rất nhiều hạn chế do cơ quan
chưa có phòng dành riêng cho văn thư lưu trữ, tất cả vẫn sắp xếp chung với
phòng Hành chính.

Việc kiểm tra, giám sát hoạt động của văn thư – lưu trữ chưa được chặt
chẽ thường xuyên.
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

22 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khâu trình kí văn bản bị mất thời gian do lãnh đạo công ty đi công tác
khiến cho việc kí ban hành bị chậm trễ, không giải quyết kịp thời.
Công tác soạn thảo văn bản còn có một số lỗi trong kĩ thuật trình bày văn
bản.
Một số khâu chuyển giao văn bản còn chưa khoa học nên quá trình giải
quyết công việc gặp khó khăn.
Kinh phí dành cho lưu trữ còn chưa được quan tâm nhiều, phương tiện
bảo quản tài liệu còn thiếu: cần thêm tủ chuyên dụng để đựng hồ sơ, máy hút
bụi, máy thông gió…
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn chậm, nhiều tàu liệu đang
tồn đong tại các phòng ban, chưa kịp nộp vào kho lưu trữ thì đã hết thời hạn
hiện hành và đến thời hạn phải tiêu hủy.
2. Đề xuất những giả pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược

điểm:
Trong tình hình hiện nay, ý kiến của em cho rằng công ty cần có nhiều
thay đổi tích cực hơn trong công tác quản lý về nhân lực, quản lý về cơ sở vật
chất, thiết bị trong cơ quan.

Trong thời gian đi kiến tập tại cơ quan em có một số đề xuất với cơ quan
như sau:
- Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp
vụ ngắn hạn, nhân lực có tiềm năng cử đi nước ngoài học tập để đáp ứng d dược
sự thay đổi từng ngày trong công tác xây dựng của công ty.
- Trong việc sắp xếp nhân sự phải phân công cụ thể công việc của từng
người rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo công việc người rảnh không có việc
người làm không hết việc, dễ dẫn tới tình trạng nhân viên không hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, chậm trễ khi hoàn thành công việc.
- Quản lý cơ sở vật chất, nâng cao ý thức giữ gìn trang thiết bị. Thiết bị
có hoạt động tốt thì mới phục vụ công việc được hiệu quả, tích cực nâng cao áp
dụng những phần mềm ứng dụng thiết thực vào góp phần xây dựng sản xuất.
- Ban giám đốc, lãnh đạo công ty cần kiểm tra, nhắc nhở cán bộ, nhân
Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

23 CĐ QTVP K13A
Lớp:


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

viên trong việc thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ mà công ty đề ra, luôn theo dõi
sát sao trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực
hoạt động của mình tránh trường hợp làm sai trái dẫn đến những hậu quả đáng
tiếc.
- Mời những chuyên gia, lập trình viên để bồi dưỡng kiến thức tin học
văn phòng cho nhân viên phòng Hành chính công ty, thúc đẩy công tác tin học
hóa trong Hành chính văn phòng.

- Thúc đẩy mạnh mẽ và quan tâm hơn nữa đến bộ phận văn thư – lưu
trữ, luôn cẩn thận trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu thi công công trình, tránh
tình trạng thất lạc, thận trọng và giữ bí mật tuyệt đối trong phát ngôn quản lý tài
liệu, công văn và giấy tờ.
- Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng văn bản của Đảng và Nước ban
hành thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành chính
văn phòng, luôn tạo điều kiện hết mức thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của
cơ quan, xây dựng hệ thống mạng LAN để quản lý hệ thống cơ quan, đảm bảo
cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách chính xác, đầy đủ và nhanh
chóng.

Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm

24 CĐ QTVP K13A
Lớp: