Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại LIÊN HIỆP các hội KHOA học và kỹ THUẬT VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.11 MB, 53 trang )
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trước một không gian toàn cầu hóa, hội nhập và phát triển như ngày
nay.Đòi hỏi sự nhanh gọn, tính chính xác và hiệu quả cao trong tất cả mọi
phương diện. Trong xã hội mà từng ngày đang thay đổi để hướng tới một cuộc
sống tốt đẹp hơn, hướng đến xã hội tồn tại “ Chân, Thiện, Mỹ”. Mỗi Đất Nước
muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng tiếp thu, nhìn nhận và đổi mới
trong tất cả mọi lĩnh vực và ngành nghề từ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội
trong đó công cuộc cải cách hành chính.
Với sự phát triển nhanh chóng của Khoa học và công nghệ, đặc biệt là hệ
thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác văn phòng đã trở thành
một trong những yêu cầu có tính cần thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép
và truyền đạt thông tin quản lý mà còn giúp cho lãnh đạo trong việc điều hành
mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời và đạt hiệu quả
cao trong công việc. Từ những nhân thức trên cho thấy công tác văn phòng có vị
trí quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan, tổ
chức nào.
Văn phòng được coi là “ bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “ đầu não” của
các cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế cần phải có đội ngũ nhân viên, cán bộ
văn phòng chuyên nghiệp, đồng thời phải có cơ cấu phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng.
Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ
quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu
được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược
lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát
triển.
Hiểu được điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những
trường đào tạo cán bộ trình độ Đại học và Cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp
chính quy tại chuyên ngành Quản trị văn phòng nhằm cung cấp nguồn nhân lực
cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đáp ứng được cả trình độ lẫn chuyên
môn
SV: Ngô Thị Diên
1 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằm
trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và
thực hiện những hoạt động quản lý và điều hành
Chủ trương kiến tập là môt khâu quan trọng trong quá trình đào tạo sinh
viên, học sinh. Trên cơ sở đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh
viên năm 3 đi kiến tập tại các cơ quan, đơn vị giúp sinh viên củng cố bổ sung
những kiến thức lý thuyết đã được học trên lớp. Bồi dưỡng cho sinh viên lòng
yêu nghề, tinh thần phục vụ, năng lực độc lập để họ nhanh chóng trở thành
những người lao động mới phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng đất nước.
Có đi vào thực tế mới biết bài học trên lớp là vô giá, bằng những kiến thức đã
học trong nhà trường về môn học và có điều kiện cọ sát và làm quen dần với
công tác Văn phòng trong thực tế giúp tôi rèn luyện được kỹ năng và kiến thức
cho mình.
Được sự đồng ý của Ban giám đốc Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật
Việt Nam và được sự giúp đỡ của mọi người trong cơ quan đặc biệt được sự chỉ
bảo tận tình của Chánh Văn phòng bác Lê Công Lương và chị Nguyễn Thị
Luyến công chức Văn thư của Văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ
thuật Việt Nam đã tạo điều kiện tốt cho tôi trong quá trình kiến tập này.
Lời cảm ơn đầu tiên, tôi gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng –
Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình, trau
dồi cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm vô cùng bổ ích, đặc biệt Giảng viên
hướng dẫn Lâm Thu Hằng đã tạo điều kiện và hướng dẫn để tôi có thể hoàn
thành được quá trình kiến tập này; cũng như các bác, cô, chú, anh chị làm việc
tại Văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam đã cho tôi cọ
sát, làm quen với môi trường sau này mình sẽ phục vụ.
Do thời gian không cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực
tế còn hạn chế nên trong khuôn khổ của một bài Báo cáo kiến tập, tôi xin đề cập
đến các hoạt động của Văn phòng, công tác Văn thư – Lưu trữ và công tác tổ
chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ
thuật Việt Nam. Chủ yếu từ phương diện thực tế, một cách nhìn tổng quát về
chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa nói chung trong hoạt động quản lý của cơ quan.
SV: Ngô Thị Diên
2 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Dưới đây là bài Báo cáo kiến tập của tôi, trong nội dung không thể tránh
khỏi những sai sót, nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tòi học
hỏi, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của quý thầy cô, để bài Báo cáo
được chính xác và hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Ngô Thị Diên
SV: Ngô Thị Diên
3 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẲT
Cụm từ thay thế / Chữ cái viết tắt/ Cụm từ đầy đủ
ký hiệu
Liên hiệp Hội Việt Nam
Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ
KH&CN
thuật Việt Nam
Khoa học và Công nghệ
SV: Ngô Thị Diên
4 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP CÁC
HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM
1. Tên tổ chức: Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam
2. Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội
3. Số điện thoại: 3.943.8108
4. Cơ quan quyết định và ngày, tháng, năm thành lập:
- Liên hiệp Hội Việt Nam được thành lập theo quyết định số 121/HĐBT
ngày 29/7/1983 của Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ) nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Chức năng, nhiệm vụ của Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt
Nam quy định tại Điều lệ Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam ban
hành theo quyết định số 650/QĐ – TTg ngày 24/4/2006 của Thủ tướng Chính
phủ.
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CUẢ LIÊN HIỆP CÁC
SV: Ngô Thị Diên
5 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT
NAM
1.Vị trí, chức năng
1.1. Vị trí
Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam ( Liên hiệp Hội Việt
Nam). Được thành lập theo Quyết định số 121/BT ngày 29/7/1983 của Hội đồng
Bộ trưởng (nay là Chính phủ), là tổ chức chính trị - xã hội có hệ thống từ Trung
ương đến các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, (bao gồm 62 Liên hiệp
khoa học và kỹ thuật tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, 77 Hội khoa học và
kỹ thuật ngành toàn quốc và 600 tổ chức KH&CN trực thuộc) . Giữ vững vai trò
nòng cốt trong việc tập hợp, đoàn kết và phát huy sức sáng tạocủa đội ngũ trí
thức.Góp phần đưa khoa học và công nghệ trở thành động lực phát triển kinh tếxã hội của đất nước. Liên hiệp Hội Việt Nam là thành viên của Mặt trận Tổ quốc
Việt Nam. Được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân chủ và
đoàn kết.
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ
thuật Việt Nam được quy định tại Điều lệ của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ
thuật Việt Nam, ban hành theo quyết định số 650/QĐ-TTg ngày 24/4/2006 của
Thủ tướng Chính phủ, cụ thể:
I.2. Chức năng
- Tập hợp, đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ ở trong nước ,
trí thức và khoa học, công nghệ người Việt Nam ở nước ngoài; điều hòa, phối
hợp hoạt động giữa các hội viên.
- Làm đầu mối giữa các hội thành viên và các cơ quan của Đảng, Nhà
nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức khác nhằm giải quyết những
vấn đề chung trong hoạt động của Hội Liên hiệp Hội Việt Nam.
- Đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các hội viên, hội thành
viên, của trí thức và khoa học công nghệ Việt Nam.
SV: Ngô Thị Diên
6 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
• Củng cố, phát triển và đẩy mạnh hoạt động của các hội thành viên.
• Tham gia thực hiện xã hội hóa hoạt động khoa học và công nghệ, giáo
dục và đào tạo, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phát triển cộng đồng, xóa đói giảm
nghèo.
• Thực hiện công tác vận động trí thức khoa học và công nghệ.
• Thực hiện vai trò thành viên của mặt trận tổ quốc.
• Tăng cường hợp tác với các hội, với các tổ chức phi chính phủ của các
nước, tham gia các tổ chức khoa học và công nghệ của khu vực và quốc tế theo
quy định của pháp luật.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật
Việt Nam
( Xem phụ lục 01)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT
VIỆT NAM
1. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ vào quyết định số 314/QĐ-LHHVN ngày 05 tháng 5 năm 2011
của Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam chức năng, nhiệm vụ của
Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam cụ thể như sau:
1.1. Chức năng
Căn cứ vào quyết định số 314/QĐ-LHHVN ngày 05 tháng 5 năm 2011
của Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam. Văn phòng thuộc Cơ
quan Liên hiệp hội Việt Nam có chức năng tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo
Liên hiệp hội Việt Nam trong công tác tổng hợp, văn thư, hành chính, quản trị,
đơn vị dự toán cấp III và điều phối các hoạt động chung của Liên hiệp Hội Việt
Nam.
1.2. Nhiệm vụ
1.2.1. Công tác tổng hợp
- Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo về hoạt động của Hội đồng
Trung ương, Đoàn Chủ tịch và Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;
- Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế
hoạch làm việc của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam
- Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn Chủ tịch. Thường trực Đoàn Chủ
tịch và Thủ trưởng cơ quan trong các cuộc họp giao ban, các buổi làm việc với
SV: Ngô Thị Diên
7 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam với các đơn vị có liên quan;
- Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương
trình và tổ chức các hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo phân công.
1.2.2. Hành chính, văn thư
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn thư trong cơ quan: văn bản đi,
văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định;
- Xây dựng, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ, quy định về công
tác văn thư;
- Lưu trữ và bảo quản tài liệu văn thư.
1.2.3. Quản trị
- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vât chất cần thiết, thông tin liên lạc,
phương tiện đi lại phụ vụ các hoạt động của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam
- Theo dõi, đánh giá, bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của Cơ quan Liên
hiệp Hội Việt Nam;
- Lập kế hoạch và thực hiện sữa chữa nhỏ, mua sắm tài sản và trang thiết
bị phục vụ các hoạt động thường xuyên của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;
- Làm đầu mối tổ chức và quản lý các nhiệm vụ xây dựng cơ bản của Cơ
quan Liên hiệp hội Việt Nam;
- Phục vụ các cuộc hội nghị, hội thảo, các cuộc họp Hội đồng Trung
Ương, Đoàn Chủ tịch, Ủy Ban kiểm tra và Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;
- Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên Cơ quan Liên hiệp hội
Việt Nam;
- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp, phục vụ khách đến làm
việc với cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam;
- Làm đầu mối công tác hiếu hỉ của Liên hiệp hội Việt Nam;
- Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật
tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường tại cơ quan Liên hiệp hội Việt
Nam.
1.2.4. Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp III
- Thực hiện thu, chi ngân sách theo dự toán được giao từ đơn vị dự toán
cấp I;
- Lập dự toán, thực hiện việc sử dụng kinh phí của đơn vị dự toán cấp III
đối với các hoạt động của Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam, gồm chi quản lý
hành chính, chi hoạt động của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các Ban, các nhiệm
vụ, dự án, đề tài khoa học, bảo đảm việc sử dụng kinh phí đúng mục đích, tiết
kiệm và có hiệu quả;
SV: Ngô Thị Diên
8 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định;
1.2.5. Thực hiện các nhiệm vụ khác
Khi được Thường trực Đoàn Chủ tịch, Thủ trưởng Cơ quan giao
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ
thuật Việt Nam
Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt
Nam đứng đầu là Chánh Văn phòng, dưới là Phó chánh Văn phòng và các phòng
ban, tổ, bộ phận khác như:
- Phòng Tổng hợp
- Phòng Văn thư
- Phòng Kế toán- Tài vụ
- Phòng Quản trị- Phục vụ
- Phòng Lái xe
- Phòng Bảo vệ
• Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng của Liên hiệp các hội khoa học và
kỹ thuật Việt Nam (Phụ lục 02)
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP HỘI
VIỆT NAM
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm hậu cần cho cơ quan
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng, cơ quan, có chức năng
tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan
và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động
Cũng giống như quy định về Văn phòng nói chung, Văn phòng của Liên
hiệp Hội Việt Nam mang trong mình những chức năng tương tự và có tầm quan
trọng hết sức to lớn trong hoạt động quản lý.
Công tác tham mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện tương đối tốt, văn
phòng luôn thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Hàng năm văn phòng tham
mưu hàng tram kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ đạo, nhằm góp phần tìm
kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của cơ quan. Văn phòng đã
thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên
cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý. Tham mưu trong việc xây
dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ
SV: Ngô Thị Diên
9 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan….Tiêu biểu là việc xây dựng các quy chế như: Quy chế làm việc của cơ
quan, quy chế hoạt động của cơ quan…, mỗi phòng ban đều có quy chế riêng
của bộ phận, đơn vị mình.
1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng
1.2.1. Chánh văn phòng: Ông Lê Công Lương
Chánh văn phòng là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động của
Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan.
Chánh văn phòng có quyền tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của
các bộ phận, đơn vị, nhân viên. Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng;
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân
viên trong văn phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực
thuộc;
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển ….đối với nhân viên văn
phòng;
- Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của cá nhân hay bộ phận dựa
trên nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;
- Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan;
- Yêu cầu mỗi bộ phận của cơ quan báo cáo, thuyết minh cung cấp dữ liệu
chính để văn phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban lãnh đạo cơ quan giao phó.
1.2.2. Phó Chánh Văn phòng: Bà Đinh Thị Kim Quy
- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng và
chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác được
phân công;
- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn
phòng theo sự uỷ quyền của Chánh Văn phòng và ký thừa lệnh một số văn bản.
1.2.3.Phòng tổng hợp: Ông Nguyễn Đình Quân, Bà Nguyễn Thị Giang
Làm công tác tổng hợp: Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo về
hoạt động của Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch và Cơ quan Liên hiệp Hội
SV: Ngô Thị Diên
10 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việt Nam; Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế
hoạch làm việc của cơ quan; Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn chủ tịch,
Thường trực Đoàn Chủ tịch và Thủ trưởng Cơ quan trong các cuộc họp giao lưu,
các buổi làm việc của lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam với các đơn vị có liên
quan; Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương
trình và tổ chức các hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt
Nam phân công.
Văn phòng đã chuẩn bị chương trình, nội dung báo cáo, tài liệu và tổ chức
phối hợp hoạt động chung của Liên hiệp Hội Việt Nam như Hội nghị Hội đồng
Trung ương hàng năm, Hội nghị Đoàn chủ tịch thường niên, Hội nghị giao ban
Liên hiệp Hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hàng năm … ; Tổ chức
hội thảo lấy ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và các hội thành viên cho dự
thảo sửa đổi Hiến pháp 1992; Văn phòng đã chủ trì xây dựng và trình lãnh đạo
Liên hiệp Hội Việt Nam ban hành 05 quy chế: Quy chế công tác văn thư- lưu
trữ; Quy định về thể loạị, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản của
Liên hiệp Hội Việt Nam; Quy định về chế độ họp báo và báo cáo; Quy chế chi
tiêu nội bộ; Quy chế quản lý tài sản của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam.
I.2.4. Phòng Văn thư: Bà Nguyễn Thị Luyến
Làm công tác Hành chính- Văn thư: Tổ chức thực hiên các nhiệm vụ của
văn thư trong Cơ quan ( văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu
theo quy định, xây dựng, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ và bảo quản tài liệu văn thư).
Văn phòng đã thực hiện việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến và đi theo đúng
quy định, quản lý tốt văn bản đi và đến của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam,
quản lý tốt con dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam. Không để mất mát thất lạc giấy
tờ, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin. Văn phòng đã chủ trì và phối hợp với Ban
Tổ chức- Cán bộ tổ chức một số lớp tập huấn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, lưu trữ hồ sơ cho cán bô, nhân viên của Cơ quan, của nhiều hội ngành
toàn quốc và đơn vị trực thuộc nhằm phổ biến những quy định mới của Liên
hiệp Hội Việt Nam về văn thư, lưu trữ, nâng cao công tác soạn thảo và ban hành
11 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
SV: Ngô Thị Diên
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản trong hệ thống Liên hiệp Hội Việt Nam.
1.2.5.Phòng Quản trị
Làm công tác đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết, thông tin
liên lạc, phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Cơ quan. Theo dõi, đánh
giá bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của Cơ quan; tổ chức quản lý và sử dụng
có hiệu quả tài sản công của Cơ quan; lập kế hoạch và thực hiện sữa chữa nhỏ,
mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ các hoạt động thường xuyên của Cơ
quan; làm đầu mối tổ chức và quản lý các nhiệm vụ xây dựng cơ bản của Cơ
quan. Phục vụ các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp Hội đồng Trung ương, Đoàn
chủ tịch, Ủy ban Kiểm tra và Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; tổ chức phục vụ
ăn trưa cho cán bộ, nhân viên Cơ quan, thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, đón
tiếp, phục vụ khách đến làm việc với Cơ quan; làm đầu mối công tác hiếu, hỉ
của Liên hiệp Hội Việt Nam; thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan,
đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường tại Cơ quan.
1.2.6. Phòng lái xe
Làm công tác quản lý xe ô tô: Bộ phận lái xe chấp hành sự phân công của
lãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý, duy trì, bảo dưỡng 06 xe ô tô của cơ
quan. Phục vụ chu đáo, kịp thời, đảm bảo đúng thời gian theo yêu cầu của lãnh
đạo Liên hiệp Hội Việt Nam, đặc biệt là đảm bảo tuyệt đối an toàn cho người và
phương tiện khi vận hành. Mỗi lái xe đều có sổ nhật ký riêng hành trình cho
từng loại xe. Ghi chép rõ ràng, đầy đủ theo yêu cầu, vì vậy việc quản lý, giám
sát quá trình lái xe được đảm bảo theo các quy định hiện hành của nhà nước.
1.2.7.Phòng Bảo vệ
Công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ: Tình hình an ninh trật tự
của Cơ quan được Văn phòng duy trì, đảm bảo, không có sự mất mát tài sản của
cán bộ, nhân viên và khách đến Cơ quan công tác. Bộ phận bảo vệ có sự phân
công công tác, các ca trực rõ rang. Số bàn giao giữa hai ca trực được ghi chép
đầy đủ. Công tác phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn tuyệt đối, không để xảy
ra bất kỳ vụ cháy nổ nào tại Cơ quan.
1.2.8 Phòng Kế toán- Tài vụ
SV: Ngô Thị Diên
12 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp III: Thực hiện thu, chi Ngân sách
dự toán cấp I; lập dự toán, thực hiện việc sử dụng kinh phí của đơn vị dự toán
cấp III đối với các hoạt động của Cơ quan, gồm chi quản lý hành chính, cho hoạt
động của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các ban, các nhiệm vụ, dự án, đề tài
khoa học, đảm bác việc sử dụng kinh phí dùng mục đích, tiết kiệm và có hiệu
quả, Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định.
2. Tìm hiểu công tác Văn thư của Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ
thuật Viêt Nam
Công tác văn thư bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo văn bản, ban
hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quá trình hoạt động
của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam.
Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu, nó chiếm một phần
lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lý
của cơ quan tổ chức. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ
đạo, điều hành công việc của các cơ quan tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không, cũng chính điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức ngày
càng được quan tâm hơn. Đặc biệt trong công tác quản lý hành chính nhà nước,
công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Xác định
được tầm quan trọng đó Liên hiệp hội Việt Nam đã chọn ra 01 cán bộ văn thư có
trình độ chuyên môn cao, tác phong làm việc nhanh nhẹn, có trách nhiệm trong
công việc, nhiệt tình và kỹ năng giao tiếp tốt để làm công tác.
Đồng thời ban hành quyết định số 970/QĐ-LHHVN quyết định Ban hành
Quy chế về công tác văn thư lưu trữ, mở ra một bước ngoạt mới trong việc quản
lý công tác văn thư thư lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam.
Việc ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ tạo sự thống nhất, rõ
ràng, tránh tình trạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng
phòng ban đơn vị, Đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giám
sát công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vị
13 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
SV: Ngô Thị Diên
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực hiện theo đúng quy chế đề ra.
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư của Liên hiệp hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam được
tổ chức theo hình thức tập trung, ngoài văn thư chung của cơ quan, các đơn vị
phòng ban trong Liên hiệp hội Viêt Nam không tổ chức văn thư riêng. Tất cả các
văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan đều phải tập trung ở phòng văn thư, sau đó văn
thư sẽ tiến hành phân loại văn bản tài liệu (đối với những văn bản gửi chung cho
cơ quan, văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký các thông tin văn
bản vào sổ đăng ký văn bản đến; đối với những văn bản mật, văn bản gửi đích
danh, hay văn bản gửi cho các đơn vị, thì văn thư không trực tiếp bóc bì mà gửi
ngay cho cá nhân, đơn vị có liên quan giải quyết.
Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam bố trí 01 văn thư chuyên trách(trình
độ đại học) về công tác văn thư, lưu trữ. Văn thư được đào tạo chuyên môn
nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ, với nhiều năm kinh nghiệm sử dụng thành thạo
trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên hiệu quả
công việc cao.
Phòng văn thư được bố trí tại tầng 1,Phía tay trái ngay cạnh cổng chính đi
vào cơ quan nên thuận tiện cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác. Ở
phòng Văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc
như: Bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu, và sổ giải quyết văn bản
đi, văn bản đến. Ngoài ra văn thư còn được trang bị máy tính, máy in, máy fax,
máy scan, máy photocoppy, máy hủy tài liệu, điện thoại và một số trang thiết bị
văn phòng khác chất lượng và hiện đại nên việc tổ chức văn thư cũng diễn ra
đơn giản, nhanh gọn.
Mặc dù đã đạt được một số thành quả trong hoạt động nhưng công tác văn
thư của văn phòng vẫn còn tồn tại một số khó khăn cần được khắc phục. Đó là
quy mô phòng làm việc còn chật hẹp trong khi phòng văn thư lại chứa rất nhiều
giấy tờ, tài liệu và trang thiết bị chung của cơ quan, người ra vào giả quyết công
việc tương đối nhiều.
Tuy nhiên, hiện nay, phòng văn thư của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam
14 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
SV: Ngô Thị Diên
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được bố trí chung với Phòng làm việc của Phó Chánh văn phòng, cả 2 phòng
được ngăn cách bằng tủ đựng tài liệu. Điều đó nảy sinh ra những bất cập mới đó
là. Hàng ngày Văn thư chính là nơi tiếp xúc với mọi đối tượng, là nơi tiếp nhận
mọi công văn giấy tờ, và các đơn vị đến photo, chỉnh sửa đóng dấu tạo ra một
không gian thêm trật trội, đông người đến không tránh khỏi ồn ào mà trong khi
đó cán bộ là người cần được bố trí không gian riêng, yên tĩnh để làm việc. Vì
vậy cơ cấu lại phòng Văn thư đang là vấn đề cần được giải quyết ở Liên hiệp
Hội Việt Nam.
2.2. Hệ thống văn bản quản lý về công tác Văn thư
- Thông tư 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ Nội vụ;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ
chức;
- Căn cứ vào quyết định số 770/QĐ-LHHVN ngày 14 tháng 12 năm 2011
Quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản của
Liên hiệp hội Việt Nam (Nội dung quyết định được kèm theo phụ lục 03);
- Hướng dẫn 374/HD/LHHVN ngày 22/12/2011 quy định về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Liên hiệp hội Việt Nam đi
vào nề nếp và đúng quy định của Nhà nước. Mỗi một giai đoạn phát sinh một
văn bản phù hợp với văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của
giai đoạn đó.Hiện nay việc ban hành văn bản phải căn cứ vào quy định của Nhà
nước về công tác văn thư, nhờ nắm được những quy định mới của Nhà nước về
soạn thảo và ban hành văn bản Liên hiệp hội Việt Nam thực hiện nghiêm chỉnh
theo quy định của Nhà nước.
2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.3.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam
Hệ thống văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam bao gồm: Điều lệ, chiến
lược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, hướng dẫn, thông báo,
15 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
SV: Ngô Thị Diên
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quy trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời, thông
cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy
đi đường, phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu trình, thư công…
2.3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan
Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định dựa vào chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi Liên hiệp hội Việt Nam.
Căn cứ vào quyết định số 770/QĐ-LHHVN ngày 14 tháng 12 năm 2011
cụ thể như sau:
Điều 7. Liên hiệp hội Việt Nam
1. Đại hội đại biểu toàn quốc Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm quyền
thông qua các văn bản sau đây: điều lệ, chiến lược, nghị quyết, báo cáo, tuyên
bố, lời kêu gọi.
2. Hội đồng Trung ương Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm quyền thông
qua các văn bản sau đây: Nghị quyết, quyết định, báo cáo, thông cáo, tuyên bố,
lời kêu gọi.
3. Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm
quyền ban hành các văn bản sau đây: Chiến lược, quy chế, quy định, nghị quyết,
quyết định, chỉ thị, thông báo, chương trình, báo cáo, điều lệ của các tổ chức
trực thuộc.
4. Ủy ban Kiểm tra Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm quyền ban hành các
văn bản sau đây: quyết định hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, biên bản,
kết luận.
Điều 8. Liên hiệp hội địa phương
1. Đại hội đại biểu Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền thông qua các
văn bản sau đây: chiến lược, nghị quyết, quy chế, báo cáo, tuyên bố, lời kêu gọi.
2. Ban chấp hành Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền thông qua các
văn bản sau đây: chiến lược, nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định, báo cáo,
thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi.
3. Ban thường vụ Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền ban hành các
văn bản sau đây: chiến lược, quy định, nghị quyết, quyết định, thông báo, báo
cáo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, điều lệ của các tổ chức trực thuộc.
4. Ban kiểm tra Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền ban hành các văn
bản sau đây: quyết định, hướng dẫn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản.
SV: Ngô Thị Diên
16 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Điều 9: Hội ngành toàn quốc
1. Đại hội đại biểu toàn quốc hội ngành toàn quốc có thẩm quyền thông
qua các văn bản sau đây: điều lệ, chiến lược, quy chế, nghị quyết, báo cáo, tuyên
bố, lời kêu gọi.
2. Ban chấp hành Trung ương hội ngành toàn quốc có thẩm quyền thông
qua các văn bản sau đây: quy chế, quy định, nghị quyết,quyết định, báo cáo,
thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi.
3. Ban thường vụ hội ngành toàn quốc có thẩm quyền ban hành các văn
bản sau đây: điều lệ, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, thông báo, báo
cáo, thông cáo, điều lệ của các tổ chức trực thuộc.
4. Ban kiểm tra hội ngành toàn quốc có thẩm quyền ban hành các văn bản
sau đây: quyết định, hướng dẫn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản.
Điều 10. Tổ chức trực thuộc
Người đứng đầu các tổ chức trực thuộc Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm
quyền ban hành các văn bản sau đây: quy chế, quy định, quyết định, thông báo,
báo cáo và các văn bản được quy định trong Điều 12 của quy định này.
Điều 11. Lãnh đạo Liên hiệp hội ở Trung ương, địa phương, hội
ngành toàn quốc
1. Chủ tịch
a, Chủ tịch Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Hội đồng
Trung ương và Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên
hiệp Hội Việt Nam ( trừ các văn bản của Ủy ban Kiểm tra).
b, Chủ tịch Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền thay mặt ban chấp
hành và ban thường vụ ký các văn bản của liên hiệp hội địa phương ( trừ các văn
bản của Ủy ban Kiểm tra).
c, Chủ tịch hội ngành toàn quốc có thẩm quyền thay mặt ban chấp hành và
ban thường vụ ký các văn bản của hội ngành toàn quốc ( trừ các văn bản của
Ủy ban Kiểm tra).
2. Phó Chủ tịch
a, Phó Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Đoàn
Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theo
quy chế làm việc hoặc phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc được Chủ
tịch Liên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền.
b, Phó chủ tịch Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền thay mặt ban
SV: Ngô Thị Diên
17 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chấp hành, ban thường vụ ký các văn bản của liên hiệp hội địa phương theo quy
chế làm việc hoặc phân công nhiệm vụ của ban thường vụ hoặc được chủ tịch
liên hiệp hội địa phương ủy quyền.
c, Phó Chủ tịch hội ngành toàn quốc có thẩm quyền thay mặt ban chấp
hành, ban thường vụ ký các văn bản của hội ngành toàn quốc theo quy chế làm
việc hoặc phân công nhiệm vụ của ban thường vụ hoặc được chủ tịch hội ngành
toàn quốc ủy quyền.
3. Chánh văn phòng, trưởng các ban
a, Chánh văn phòng, trưởng các ban của Liên hiệp hội ở trung ương, địa
phương và hội ngành toàn quốc có thể được chủ tịch, phó chủ tịch, tổng thư ký
giao thừa ủy quyền (TUQ). Ký một số văn bản theo lĩnh vực chuyên môn. Việc
được ký thừa ủy quyền phải có quy định bằng văn bản và giới hạn trong một
thời gian nhất định.Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền cho
người khác. Văn bản ký thừa ủy quyền phải theo đúng thể thức và đóng dấu của
tổ chức.
Điều 12. Bổ sung thẩm quyển ban hành văn bản
Ngoài thẩm quyền được ban hành các thể loại văn bản quy định như trên,
tùy theo điều kiện cụ thể, Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam, ban thường
vụ liên hiệp hội địa phương, ban thường vụ hội ngành toàn quốc và thủ trưởng
các tổ chức trực thuộc được ban hành các thể loại văn bản như: chương trình, kế
hoạch, đề án, báo cáo, biên bản. tờ trình, công văn, giấy mời…
2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Mỗi văn bản soạn thảo và ban hành đều được thực hiện theo một quy trình
nhất định và đảm bảo tính khoa học. Việc soạn thảo và ban hành văn bản của
Liên hiệp Hội cần nhanh chóng, chính xác nhưng cũng phải đảm bảo theo các
bước soạn thảo và ban hành văn bản sau:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh
đạo Liên hiệp Hội Việt Nam giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo văn bản
Bước 2: Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản:
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và nơi nhận văn bả
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
18 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
SV: Ngô Thị Diên
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Soạn thảo văn bản đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo Hướng dẫn số 734/HD-LHHVN ngày 22/12/2011 của Liên hiệp Hội
Việt Nam.
- Lập đề cương và viết bản thảo chi tiết
- Trường hợp cần thiết tham khảo ý kiến của các đơn vị hoặc cá nhân có
liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo
Bước 3: Cá nhân được giao soạn thảo văn bản trình người đứng đầu đơn
vị duyệt nội dung dự thảo văn bản và trình Chánh Văn phòng duyệt thể thức văn
bản trước khi trình Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam ký văn bản theo trình tự
Phiếu văn bản quy định tại Phụ lục 4 ( Mẫu:08-LHHVN)
Bước 4: Khi văn bản đã có chữ ký nháy/ tắt của người đứng đầu đơn vị
soạn thảo và của Chánh Văn phòng, lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam cho ý
kiến, duyệt và ban hành văn bản hoặc đơn vị chỉnh sửa lại văn bản trên phiếu
trình văn bản. Trường hợp văn bản được phê duyệt và cho phép ban hành, lãnh
đạo Liên hiệp Hội Việt Nam ký chính thức vào văn bản, sau đó chuyên viên
soạn thảo chuyển văn bản kèm Phiếu trình văn bản để đăng ký văn bản đi tại
Văn thư
Bước 5: Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính.
- Nhân bản
- Kiểm tra lại văn bản lần cuối nếu có sai sót do in ấn hoặc đánh máy thì
sửa chữa ngay
- Hoàn thiện văn bản về mặt thể thức để ban hành
- Làm thủ tục gửi đi
- Sắp xếp bản lưu và tổ chức theo dõi việc thực hiện văn bản
2.3.4. Nhận xét ưu, nhược điểm về thẩm quyền ban hành văn bản; thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ
thuật soạn thảo văn bản tại trung tâm
Sau thời gian kiến tập 01 tháng ở cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam tôi
nhận thấy rằng:
a. Thẩm quyền ban hành văn bản
Ưu điểm.
- Đã giảm được đáng kể khâu văn bản do Chủ tịch ký
Thể thức đề ký, thẩm quyền đề ký của từng lãnh đạo được quy định rõ
19 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
SV: Ngô Thị Diên
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ràng, không có sự chồng chéo, mâu thuẫn.
- Qua thẩm quyền ký ta biết được chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo
trong Liên hiệp Hội Việt Nam, Cụ thể như sau:
+ Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Hội đồng
Trung ương và Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên
hiệp Hội Việt Nam.
Ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG TRUNG ƯƠNG
CHỦ TỊCH
Đặng Vũ Minh
+ Phó Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Đoàn
Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theo
quy chế làm việc hoặc phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc được Chủ
tịch Liên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền.
Ví dụ:
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRUNG ƯƠNG
PHÓ CHỦ TỊCH
Hồ Tùng Mậu
Nhìn chung mọi văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam đều đúng thẩm
quyền mà nhà nước quy định.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên thì Liên hiệp Hội Việt Nam vẫn còn một số
hạn chế như: Với sự phân công thẩm quyền ký như vậy, thì Chủ tịch khó có thể
kiểm soát được tất cả các văn bản ban hành trên các lĩnh vực công tác mà chỉ
thông qua các báo cáo gửi lên.
b. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Liên hiệp Hội Việt Nam tuân thủ theo đúng tinh thần thông tư số
01/2011 TT- BNV trình bày đủ, đúng 09 thể thức bắt buộc đối với các văn bản
quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường. Ngoài ra còn có thể
thực sao, chụp văn bản.
- Qua một tháng quan sát ở Cơ quan thể thức đề ký về thẩm quyền ký
không nhầm lẫn. Cách trình bày kỹ thuật văn bản ít bị sai sót nếu có chăng cũng
chỉ là sự co giãn khoảng cách giữa các dòng còn chưa chuẩn xác ở một số đơn
SV: Ngô Thị Diên
20 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vị, phòng, ban, bộ phận.
- Một số ít giấy tờ của phòng ban còn sai cỡ chữ như: Trích yếu nội dung
công văn được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, bắt đầu bằng chữ “
V/v”, cỡ chữ 12 đến 13, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản nhưng
một số đơn vị khi chuyển văn bản xuống phòng văn thư đóng dấu lại quên trích
yếu nội dung công văn, và đôi khi lại là có trích yếu nhưng lại đứng đậm.
c. Quy định soạn thảo văn bản.
• Ưu điểm:
Văn bản do Liên hiệp Hội Việt Nam soạn thảo đảm bảo đúng quy trình từ
khâu chuẩn bị đến khâu ban hành.
• Nhược điểm:
Bên cạnh đó do yêu cầu công việc phải giải quyết nhanh chóng, đảm bảo
tính chính xác và do cán bộ Liên hiệp Hội Việt Nam phải kiêm nhiều việc trong
khi đó quy trình soạn thảo văn bản bao gồm nhiều bước, trải qua nhiều khâu
nhiều giai đoạn nên khá phức tạp, tốn nhiều thời gian nên nhiều khi làm chậm
tiến độ.
d. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
• Ưu điểm:
Về mặt nội dung: Các văn bản phản ánh đúng, sát với từng phạm vi đối
tượng mà văn bản hướng tới.
Nội dung văn bản rõ ràng, chính xác, diễn đạt các ý logic, cách sắp xếp và
tổ chức các phần, các ý được liên kết chặt chẽ với nhau như kết cấu chủ đề, bố
cục, diễn đạt nội dung…
Cách sử dụng ngôn từ của văn bản hành chính đều mang tính hành chính
sự vụ thể hiện tính quy phạm và chức năng giao tiếp.
SV: Ngô Thị Diên
21 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Nhược điểm:
Việc thực hiện thông tư số 01/2011/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 05
tháng 03 năm 2011). Một số cá nhân, đơn vị phòng ban còn gặp một số hạn chế,
kỹ thuật soạn thảo chưa chính xác hoàn toàn so với yêu cầu.
Như vậy, nhìn một cách khái quát về tất cả các nội dung, thẩm quyền
ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ
thuật soạn thảo văn bản đều thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.
Tuy nhiên cần nhấn mạnh rằng: soạn thảo văn bản là một khâu cực kỳ
quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước, chất lượng văn bản có ảnh hưởng
rất lớn đến hiệu quả công việc. Đưa lại tính đúng, đi đúng hướng của cơ quan,
đơn vị nhưng cũng làm chệch hướng đi của cơ quan nếu không được soạn thảo
đúng.
Vì vậy, soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng
và phải được coi là công tác khoa học và không thể làm đại khái, tắc trách.
2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi
Căn cứ vào quyết định số 970/QĐ-LHHVN ngày 13 tháng 12 năm 2013
về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ căn cứ điều 11, điều 18, điều 19, điều 20,
điều 21. Ta có sơ đồ hóa như sau:
Trình ký văn bản đi
Kiểm tra lại thành phần thể
thức văn bản
Nhân bản, đóng dấu văn
bản
Đăng kí văn bản đi
Chuyển giao văn bản
đi
Săp xếp, bảo quản
văn bản lưu
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi gồm các bước như sau:
SV: Ngô Thị Diên
22 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B1: Trình ký văn bản.
B2: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, giá trị số, ngày, tháng của
văn bản.
- Trước khi đóng dấu và phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo với người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại Văn thư
- Ký hiệu của văn bản thực hiện theo Hướng dẫn số 734/HD_LHHVN
ngày 22/12/2011 của Liên hiệp Hội Việt Nam.
- Ngày, tháng, năm của văn bản thực hiện theo Hướng dẫn số
734/HD_LHHVN ngày 22/12/2011 của Liên hiệp Hội Việt Nam.
B3: Nhân bản, đóng dấu văn bản
- Theo điều 19 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN ngày 13/12/2013 của
Liên hiệp Hội Việt Nam
B4: Đăng kí văn bản đi
- Văn bản đi được đăng kí vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy tính.
- Văn thư chịu trách nhiệm vào sổ, đóng dấu, nhân bản ( nếu cần).
B5: Chuyển giao văn bản đi
- Theo điều 20 Quyết định số 970/QĐ- LHHVN ngày 13/12/2011 của
Liên hiệp Hội Việt Nam
B6: Sắp xếp, bảo quản văn bản lưu.
- Theo điều 21 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN ngày 13/12/2011 của
Liên hiệp Hội Việt Nam:
+ Mối văn bản đi phải được lưu 02 bản: 01 bản gốc văn bản lưu tại văn
thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, cá nhân soạn
thảo văn bản.
+ Bản gốc lưu tại Văn thư Liên hiệp Hội Việt Nam phải được đóng dấu
và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
+ Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời theo yêu
cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của
Lãnh đạo Liên Hiệp Hội Việt Nam.
SV: Ngô Thị Diên
23 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
- Bìa sổ được trình bày với tên sổ là “ Sổ đăng ký văn bản đi”
- Phần đăng ký bên trong bao gồm 8 thành phần: số, ký hiệu văn bản,
ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, người ký, nơi nhận
- Văn bản, đơn vị người nhận bản lưu, số lượng bản, ghi chú.
Số ký Ngày,
Tên,loại Người Nơi
Đơn
Số
hiệu
tháng
và trích ký
nhận
vị
lượng
văn
văn
yếu nội
văn
người
văn
bản
bản
dung
bản
nhận
bản
văn bản
Ghi chú
bản
lưu
• Ưu điểm:
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đều thực hiện đúng và
đầy đủ theo quy định của nhà nước.
- Liên hiệp Hội Việt Nam đã làm tốt công tác kiểm soát văn bản đi.
Không sai phạm về thể thức, nội dung văn bản cũng như cơ quan tiếp nhận văn
bản
- Chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng tích cực, giúp
loại bỏ các loại văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn
bản còn sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành
- Văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để
chuyển giao kịp thời.
- Cán bộ nhân viên văn phòng Liên hiệp Hội đặc biệt là nhân viên văn thư
đã đảm bảo các quy định về chuyển giao các công văn, giấy tờ đi. Tránh thất lạc
và bảo quản độ mật thông tin tốt, kiểm soát thông tin của cơ quan tránh sai phạm
về công tác rải truyền thông tin
• Nhược điểm:
Trong quá trình làm việc, do khối lượng công việc nhiều nên thực hiện
quy trình có phần chậm trễ. Các Hội ngành thuộc Liên hiệp Hội Việt Nam
nhiều và có những đơn vị do thay đổi địa chỉ nhưng nhân viên văn thư chưa cập
nhật kịp thời vì vậy văn bản đi sai địa chỉ bị gửi trả về.
24 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
SV: Ngô Thị Diên
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.4.2. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến
Căn cứ theo điều 12, điều 13, điều 14, điều 15 Quyết định số 970/QĐLHHVN ngày 13/12/2013 của Liên hiệp Hội Việt Nam ta có sơ đồ hóa :
Tiếp nhận, đăng
ký văn bản đến
Tiếp nhận văn
bản đến
Phân loại sơ bộ,
bóc bì văn bản
đến
Trình, chuyển
giao văn bản đến
Giải quyết, theo
dõi,đôn đốc việc
giái quyết văn
bản đến
Trình văn bản
đến
Giải quyết văn
bản đến
Chuyển giao văn
bản đến
Theo dõi, đôn
đốc việc giải
quyết văn bản
đến
Đóng dấu
đến,ghi số ngày
đếnQuy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được tiến hành theo
các bước như sau:
Bước
Đăng
ký 1: Tiếp nhận đăng ký văn bản đến
- theo điều 13 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN tất cả văn bản gửi đến
Liên hiệp Hội Việt Nam từ các nguồn khác nhau qua văn thư cơ quan hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu
niêm phong trước khi nhận và ký nhận văn bản, sau đó đăng ký văn bản đến tại
văn thư
- Văn bản đến phải được xử lý theo trình tự Phiếu nhận văn bản (Phụ lục
03) hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến
- Theo điều 14 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN tất cả văn bản gửi đến
Liên hiệp Hội Việt Nam
Bước 3: Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Theo điều 15 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN tất cả văn bản gửi đến Liên
hiệp Hội Việt Nam
SV: Ngô Thị Diên
25 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B
