Báo cáo kiến tập thư ký tại UBND HUYỆN QUỐC OAI

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CBCC

Cán bộ công chức

UBNN

ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

XHCN

Xã hội chủ nghĩa

QĐ

Quyết định

HCNN

Hành chính nhà nước

TKVP

Thư ký Văn phòng

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................1
MỤC LỤC................................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................1
PHẦN MỘT.............................................................................................................4
KẾ HOẠCH KIẾN TẬP.........................................................................................4
PHẦN HAI..............................................................................................................................5
KIẾN THỨC THU HOẠCH TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP............................................5
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ UBND HUYỆN QUỐC OAI...............................5
1.Lịch sử hình thành của UBND huyện Quốc Oai..................................................................5
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Quốc Oai..........................................6
3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai........................................................................9
CHƯƠNG II. GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP: PHÒNG NỘI VỤ - UBND
HUYỆN QUỐC OAI.............................................................................................................10
1.Vị trí, chức nằng của Phòng Nội Vụ...................................................................................11
2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội Vụ...........................................................................11
3.Cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Nội vụ...................................................................13
4. Mối quan hệ trong giải quyết công việc............................................................................15

CHƯƠNG III: HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI PHÒNG NỘI VỤ-UBND HUYỆN QUỐC
OAI........................................................................................................................................17
1.Các hình thức giao tiếp.......................................................................................................17
1.1. Theo cách tiếp xúc của giao tiếp.....................................................................................17
1.2. Căn cứ vào phương tiện giao tiếp..................................................................................17
2. Đối tượng và nội dung giao tiếp........................................................................................17
2.1. Căn cứ vào chủ thể tham gia vào quá trình giao tiếp......................................................17
2.2. Căn cứ vào quá trình trao đổi thông tin trong tổ chức....................................................18
3. Cách giải quyết các tình huống giao tiếp tại cơ quan........................................................19
CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG
TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC..................................................................................................21
1.Khái quát về TKVP và chức năng của người TKVP..........................................................21
1.1.Khái quát về Thư ký văn phòng.......................................................................................21
1.2. Chức năng của TKVP.....................................................................................................22
2.Nhiệm vụ và quyền hạn của người TKVP..........................................................................22
1.2.Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản và công tác văn thư................................................23
1.3.Nhiêm vụ thuộc về quan hệ cá nhân................................................................................23
1.4.Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc..................................................................23
1.5.Những nhiệm vụ khác......................................................................................................23
3.Vị trí của người TKVP.......................................................................................................24

KẾT LUẬN............................................................................................................24
PHỤ LỤC...........................................................................................................27

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Được sự giới thiệu của nhà trường, trong thời gian từ ngày 11/5/2015 đến
ngày 07/6/2015 em đã được tiếp nhận và kiến tập tại Phòng Nội Vụ - huyện Quốc
Oai – Thành phố Hà Nội. Sau gần 1tháng kiến tập em đã có cơ hội vận dụng những
kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn mà mình đã được học vào trong thực tiễn để có
thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời em cũng đã thu được cho mình
những kinh nghiệm và bài học quý báu.
Em đã được làm quen với công việc, được tìm hiểu về chức năng, nhiệm
vụ, cơ cấu tổ chức của phòng. Tại đây em có cơ hội tiếp xúc nhiều hơn với những
công việc thực tế. Hơn nữa, quá trình kiến tập tại đây, môi trường làm việc đoàn
kết, tác phong làm việc năng động, sáng tạo, có trách nhiệm của CBCC là tấm
gương để cho em noi theo. Em nhận thức được rằng, trong thời gian đi kiến tập
không chỉ là cơ hội giúp em được tiếp xúc với công việc thức tế, có thể vận dụng
những kiến thức đã học trên ghế nhà trường mà còn giúp bản thân tích lũy được
những kinh nghiệm thực tế như: rèn luyện kỹ năng giao tiếp, lối sống, văn hóa ứng
xử trong các cơ quan Hành chính Nhá Nước cũng như trong cuộc sống, rèn luyện
sự tự tin và sang tạo cho bản than. Qua đó trang bị cho mình những kiến thức cần
có của một công chức trong tương lai của thời kỳ đất nước có nhiều đổi mới.

Để thực hiện được bài báo cáo kiến tập này em xin chân thành cảm ơn giáo
viên chủ nhiệm, các thầy cô giáo bộ môn đã hướng dẫn và cho em những lời
khuyên bổ ích trong quá trình thu thập và xử lý thông tin để hoàn thành tốt bài báo
cáo kiến tập của mình. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Trưởng
phòng, Phó trưởng phòng cùng tập thể cán bộ đang công tác tại phòng Nội vụhuyện Quốc Oai đã tiếp nhận, giúp đỡ chỉ bảo rất tận tình, tạo điều kiện thuận lợi
nhất cho em được cọ sát với những công việc của một người thư ký văn phòng để
em hoàn thành nội dung kiến tập của mình.
Do thời gian kiến tập ngắn nên báo cáo kiến tập của em còn nhiều thiếu sót.
Sau gần một tháng kiến tập từ ngày 11/5/3015 đến ngày07/06/1015 em hi vọng
Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

1

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

rằng thời gian kiến tập của mình sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu
quả công tác tại huyện nhà.
Do kiến thức và khả năng tìm hiểu thực tế còn nhiều hạn chế em rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng và
Ban lãnh đạo phòng Nội vụ-UBND huyện Quốc Oai để bản báo cáo kiến tập của
em được hoàn thiện hơn./.
Em xin chân thành cảm ơn !
Quốc oai, ngày 07 tháng 6 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Thơm

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

2

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỘT
KẾ HOẠCH KIẾN TẬP

1.Thời gian kiến tập
Từ ngày 11/05 /2015 đến ngày 07/06/2015 (4 tuần).
2.Địa điểm kiến tập
Phòng Nội Vụ - UBND Huyện Quốc Oai - Thành phố Hà Nội.
3.Nội dung kiến tập

- Khảo sát, tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng
Nội Vụ - UBND Huyện Quốc Oai.
-Tìm hiểu thẩm quyền, nhiệm vụ của các cán bộ phụ trách văn phòng, chuyên viên
trong văn phòng.
- Tìm hiểu hoạt động giao tiếp tại Phòng Nội Vụ - UBND Huyện Qốc Oai.
- Tìm hiểu một số nhiệm vụ cơ bản của người thư ký văn phòng tại cơ quan, tổ
chức….
- Kỹ năng giải quyết các tình huống giao tiếp tại cơ quan, tổ chức.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

4

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN HAI

KIẾN THỨC THU HOẠCH TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ UBND HUYỆN QUỐC OAI
Tên: Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai.
Địa chỉ: Thị trấn Quốc Oai, huyện Quốc Oai, thành phố Hà Nội.
Số điện thoại: 04.33.943.999
1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Quốc Oai.
Trước đây huyện Quốc Oai là trấn, rồi phủ Quốc Oai, gồm các huyện Đan
Phượng, Từ Liêm, Thạch Thất, Yên Sơn, Phúc Lộc (sau là Phúc Thọ). Năm 1831,
tách huyện Từ Liêm về Hà Nội. Năm 1888, sau khi tách huyện Đan Phượng về

Phủ Hoài Đức thuộc tỉnh Hà Đông mới lập, phủ Quốc Oai chuyển thành huyện
Quốc Oai thuộc tỉnh Sơn Tây. Từ năm 1965, huyện Quốc Oai thuộc tỉnh Hà Tây,
đến năm 1975 thuộc tỉnh Hà Sơn Bình.
Ngày 29 tháng 12 năm 1978, 07 xã của huyện Quốc Oai là Tam Hiệp, Liên
Hiệp, Hiệp Thuận, Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú và Đại Thành nhập vào thủ đô Hà
Nội, trong đó 04 xã (Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú, Đại Thành) nhập vào huyện
Hoài Đức, 03 xã còn lại (Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận) nhập vào huyện Phúc
Thọ, đều thuộc Hà Nội (Quyết định của Hội đồng Chính phủ ngày 17 tháng 02
năm 1979). Phần còn lại của huyện Quốc Oai vẫn ở lại tỉnh Hà Sơn Bình với tên
gọi huyện Quốc Oai.
Từ ngày 12 tháng 8 năm 1991 huyện Quốc Oai lại trở về với tỉnh Hà Tây.
Các xã trước kia thuộc huyện Hoài Đức, Hà Nội cũng chuyển về huyện Quốc Oai.
Riêng 03 xã Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận vẫn thuộc huyện Phúc Thọ.
Ngày 01 tháng 08 năm 2008, cùng với toàn bộ tỉnh Hà Tây, huyện Quốc Oai
được nhập về thủ đô Hà Nội, và tiếp nhận thêm xã Đông Xuân từ huyện Lương
Sơn, tỉnh Hòa Bình về Quyết định của HĐND Thành phố Hà Nội mới (mở rộng).
Ngày 08 tháng 05 năm 2009, toàn bộ xã Đông Xuân được chuyển vào huyện Quốc
Oai.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

5

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Huyện Quốc Oai nằm ở phía Tây Thành phố Hà Nội có tổng số 20 xã (trong

đó có 02 xã miền núi là Đông Xuân và Phú Mãn) và 01 thị trấn. Với diện tích
147.01 km2, dân số khoảng 174.254 nghìn người (năm 2014), trong những năm
gần đây được sự quan tâm cảu Chính phủ, Thành ủy, HĐND và UBND Thành phố
Hà Nội, tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội của huyện có sự chuyển biến
quan trọng, đời sống của nhân dân trong huyện ngày càng được nâng cao.
UBND huyện là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm, tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan
Nhà nước cấp trên đồng thời chỉ đạo hoạt động của các cơ quan thuộc UBND
huyện và UBND các xã, thị trấn.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện được quy định tại điều 97, 98,
99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 Luật tổ chức HĐND và UBND được
Quốc hội toong qua ngày 26/11/2003, và trong Hiếp pháp nước Cồng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam, tóm lại như sau:
- Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện ra
quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
- Phối hợp với các thường trực HĐND huyện và các ban, ngành chuẩn bị nội dung
các kỳ họp HĐND, xây dựng các đề án trình HĐND xem xét gải quyết.
- Quản lý nhà nước địa phương trên các lĩnh vực: công nghiệp, nông nghiệp, ngư
nghiệp, y tế, khoa học công nghệ và mối trường, thể dục thể thao, truyền thanh và
các lĩnh vực xã hội khác. Quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên
thiên nhiên theo sự phân cấp của Nhà nước.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện.
- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện nghĩa vụ quân sự,
nhiệm vụ hậu cần tạ chỗ, chính sách hậu phương quân đội,…
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Quốc Oai.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

6

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND huyện do HĐND bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND huyện
Quốc Oai cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần
đảm bảo chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước Trung
ương đến cơ sở.
Các phòng ban trong UBND huyện được giao đảm nhận những chức năng,
nhiệm vụ riêng, tham mưu, giúp việc cho UBND về các lĩnh vực nhất định trong
quá trình hoạt động của mình.
Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công
chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính Nhà nước;
vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh, nghề nghiệp và số lượng người
làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công
chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự
nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và
những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ;
văn thư-lưu trữ Nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua-khen thưởng.
Phòng Tư pháp thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật,

theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát
thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý,
nuôi con nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp
khác theo quy định của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi
phạm hành chính.
Phòng Tài chính-Kế hoạch được giao nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND cấp
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Tài chính; Kế hoạch và đầu tư;

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

7

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đăng ký kinh doanh; Tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp,
hợp tác xã, kinh tế tư nhân.
Phòng Tài nguyên và Môi trường tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; Tài nguyên khoáng
sản; môi trường; biển và hải đảo (đối với các huyện có biển, đảo).
Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội thực hiện chức năng tham mưu,
giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Việc làm; dạy
nghề; lao động; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc,
bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm xã hội thất nghiệp); an toàn lao động; người
có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống
tệ nạn xã hội.

Phòng Văn hóa và Thông tin tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục; thể thao; du lịch;
quảng cáo; bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình;
báo chí; xuất bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng thông tin.
Phòng Giáo dục và Đào tạo với nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND cấp huyện
thưc hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Chương trình và nội dung giáo dục và
đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ
sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng,
chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.
Phòng Y tế được giao tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức
năng y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị Y tế; dược; Mỹ phẩm; an
toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số-kế hoạch hóa gia đình.
Thanh tra huyện làm nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy
định của pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

8

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng HĐND và UBND tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về:

Hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của
HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động
của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông,
hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm
quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
Phòng Kinh tế với nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về: Công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; quy
hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ
thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: Cấp
nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, cơ sở
sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây xanh đô thị; quản lý nghĩa trang,
trừu nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng ngầm đô thị; quản lý sử dụng chung cơ sở
hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; khoa học và
công nghệ.
Phòng Dân tộc tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản
lý Nhà nước về công tác dân tộc.
3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai.
UBND huyện Quốc Oai bao gồm: 01 Chủ tịch, 04 Phó Chủ tịch và 13
phòng, ban trực thuộc, được giao thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt, phụ trách
quản lý các mặt khác nhau trong đời sống xã hội của huyện. Hoạt động theo cơ chế
báo cáo thường xuyên, các hoạt động trao đổi giữa cấp trên với cấp dưới, cấp dưới
với cấp trên, đồng cấp với nhau diễn ra thường xuyên, nhằm đảm bảo sự trao đổi
thông tin kịp thời giữa các bộ phận, phòng ban. Kịp thời cùng nhau xử lý các tình
huống phức tạp trong thực tế, nâng cao hiệu quả, chất lượng các công việc được
giao.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

9

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Với bộ máy đặc trưng này, hoạt động của UBND huyện Quốc Oai được vận
dụng một cách hiệu quả và trơn tru.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai
CHỦ TỊCH HUYỆN

Phó
Chủ
tịch

Phòng Văn
hóa

Phòng
Quản lý
Đô thị

Phòng Y tế

Phòng
Kinh tế

Phòng Tư
pháp

Phòng
LĐ-TBXH

Phòng Giáo
dục

Phòng
Nội vụ

Phòng Dân
tộc

Phòng
TC-KH

Thanh tra
Nhà nước

Phòng
TNMT

Văn
phòng

Phó
Chủ
tịch

Phó
chủ
tịch

Phó
Chủ
tịch

(Nguồn: UBND Huyện Quốc Oai)
CHƯƠNG II. GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP: PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN QUỐC OAI

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

10

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Vị trí, chức nằng của Phòng Nội Vụ
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quan tham
mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực:
tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành
chính, cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn, hội, tổ chức phi chính phủ, vưn thư, lưu
trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng.
Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự

chỉ đạo, quản lý về tổ chức và biên chế của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ
đao, kiểm tra, hưỡng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của sở Nội Vụ.
Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công
chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính Nhà nước;
vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh, nghề nghiệp và số lượng người
làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công
chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự
nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và
những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ;
văn thư-lưu trữ Nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua-khen thưởng.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội Vụ
Phòng Nội Vụ là cơ quan tham mưu của UBND nên có nhiệm vụ trình
UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội Vụ trên địa bàn và tổ chức
triển khai thực hiện theo quy định. Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ
thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5năm và hang năm, chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
Nhiệm vụ và quyền hạn về tổ chức, bộ máy như tham mưu giúp UBND
huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên
môn, các đơn vị trực thuộc UBND huyện theo sự hướng dẫn của UBND thành phố.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

11

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tham mưu giúp UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ
chức liên ngành theo quy định. Trong lĩnh vực quản lý và sử dụng biên chế hành
chính, sự nghiệp như tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu
hướng dẫn , kiểm tra việc sử lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp.
Về công tác xây dựng chính quyền Phòng Nội Vụ có nhiệm vụ giúp UBND
huyện và các cơ quan có thẩm quyền trong việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu
HĐND, thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danh
lãnh đạo của UBND cấp xã, thị trấn. Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng đề
án thành lập mới , sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn
huyện.
Trong lĩnh vực tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức Phòng Nội vụ có
nhiệm vụ tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động
bổ nhiệm…đối với cán bộ, công chức, viên chức. Thực hiện việc tuyển dụng, quản
lý công chức cấp xã, thị trấn và thực hiện các chính sách với cán bộ không chuyên
trách cấp xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực cải cách hành chính giúp UBND huyện triển khai đôn đốc,
kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và UBND cấp dưới. Tham mưu, tổng
hợp về công tác cải cách hành chính ở địa phương và báo cáo lên UBND cấp trên.
Về công tác văn thư, lưu trữ hưỡng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về
thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan,
đơn vị trên địa bàn huyện.
Thay UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện chủ
trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn
giáo trên địa bàn.
Về công tác thi đua, khen thưởng; tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ
chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của
Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực
hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng, xây dựng avf quản lý quỹ thi đua

khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

12

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về
công tác nội vụ theo thẩm quyền của mình và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự
phân công của UBND huyện.
3. Cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Nội vụ
Ngày 21/04/2008 UBND ra Quyết định số 1191/QĐ-UBND về việc thành
lập phòng Nội vụ;
Phòng Nội vụ hiện nay có 11 cán bộ công chức, hợp đồng lao động; trong đó: 01
Trưởng phòng, 03 Phó trưởng phòng, 04 chuyên viên, 03 hợp đồng lao động.
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ-huyện Quốc Oai

Trưởng phòng

NV
Hợp
đồn
g

NV

Hợp
đồng

Chuy
ên
viên

Chuy
ên
viên

Chuy
ên
viên

Chu
yên
viên

Phó trưởng
phòng

NV
Hợp
đồng

Phó trưởng
phòng

Phó trưởng

phòng

3.1.

(Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Quốc Oai)
Đ/c Trưởng phòng phụ trách chung.
Lãnh đạo và điều hành toàn diện mọi hoạt động của cơ quan theo chức năng;

nhiệm vụ, quyền hạn được giao, chịu trách nhiệm cao nhất trước Huyện ủy,
HĐND, UBND Huyện, Chủ tịch UBND Huyện về toàn bộ công việc theo chức

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

13

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năng , thẩm quyền của lãnh đạo, chỉ đạo điều hành toàn bộ công việc của phòng
theo quy định của pháp luật.
Phân công nhiệm vụ đối với các Phó trưởng phòng và các công chức chuyên
môn của cơ quan để đảm bảo bộ máy hoạt động hiệu quả.
 Trực tiếp phụ trách thực hiện các công việc:

- Công tác tổ chức, cán bộ theo phân cấp cử Huyện ủy; UBND huyện;
- Tham mưu giúp UBND huyện tiếp nhận, điều động, quản lý cán bộ công

chức, viên chức, hợp đồng lao đồng trên địa bàn huyện;
- Công chức hành chính, công chức xã, và biên chế các đơn vị sự nghiệp trực
thuộc, chính quyền cơ sở; địa giới hành chính;
- Công tác thi đua khen thưởng; cải cách hành chính;
- Phụ trách công tác quản lý nhà nước về tín ngưỡng tôn giáo;
- Giữ mối quan hệ công việc vơi phòng Gisao dcj và Đạo tạo trong việc tổ
chức thực hiện quy chế phối hợp giữa hai cơ quan.
3.2.

03 Đ/c Phó trưởng phòng.

Tham mưu giúp việc Trưởng phòng phụ trách các công việc cụ thể sau:
- Công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo;
- Khối sự nghiệp: các trường THCS trên địa bàn huyện;
- Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;
- Điều hành mọi hoạt động nội bộ của cơ quan khi Trưởng phòng đi vắng;
- Công tác quản lý nhà nước vê các hội, tổ chức phi chính phủ;
- Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ;
- Khối các trường Mầm Non, Tiểu học trên địa bàn huyện;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

14

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập
3.3.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

04 Chuyên viên.
Gíup lãnh đạo phòng thực hiện:

- Quản lý công chức hành chính, viên chức các đơn vị sự nghiệp trực thuộc; địa
giới hành chính;
- Thực hiện công tác quản lý, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chưc;
- Quản lý công chức cấp xã, xây dựng chính quyền cơ sở;
- Thực hiện công tác cải cách hành chính;
- Công tác quản lý nhà nước về tôn giáo;
- Quản lý đối với viên chức ngành giáo dục, THCS, tiểu học;
- Công tác quản lý nhà nước về các hội, tổ chức phi chính phủ;
- Quản lý đối với viên chức ngành giáo dục Mần non;
- Thực hiện công tác kế toán cơ quan;
- Thực hiện công tác Văn thưu cơ quan; quản lý nhà nước về Văn thư lưu trữ;
- Công tác thi đua khen thưởng;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng
phân công.
3.4.

03 Đ/c Nhân viên hợp đồng.

- Thủ quỹ cơ quan; thực hiện công tác tạp vụ cơ quan;
- Gíup các Chuyên viên thực hiện công tác tạp vụ cơ quan;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng hoặc Phó trường phòng
phân công.
4. Mối quan hệ trong giải quyết công việc.
Đối với Huyện Uỷ-HĐND-UBND: Phòng Nội vụ chịu sự quản lý, chỉ đạo

điều hành trực trực tiếp và toàn diện. Phòng có trách nhiệm tham mưu giúp UBND
huyện quản lý Nhà Nước về công tác nội vụ trên địa bàn huyện theo quy định của
pháp luật. Định kỳ báo cáo kết quả tổ chức thực hiện nhiệm vụ với UBND huyện
theo nhiệm kỳ.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

15

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với Sở Nội vụ: chịu sự quản lý chỉ đạo hưỡng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở Nội vụ, Ban Dân tộc thành phố. Thực hiện chế độ báo cáo điịnh
kỳ hoặc đột xuất theo quy định của Sở Nội vụ, Ban Dân tộc.
Đối với cơ quan, ban ngành, đoàn thể huyện: chủ động phối hợp với cơ quan
ban ngành, đoàn thể ở huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác theo chức
năng , nhiệm vụ được giao.
Đối với các xã, thị trấn trong huyện: có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra,
đôn đốc UBND xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác
lien quan đến công tác Nội vụ, dân tộc, tôn giáo, thi đua khen thưởng, văn thư-lưu
trữ trên địa bàn huyền theo quy định của pháp luật. Định kỳ hoặc đột xuất được
UBND huyện, các Phó Chủ tịch huyện ủy yêu cầu các xã thị trấn tổng hợp báo cáo
về phòng để tổng hợp báo cáo thường trực HĐND, UBND huyện và ngành dọc cấp
huyện.
Cán bộ công chức thuộc biên chế phòng Nội vụ làm tốt chức năng nhiệm vụ,

chấp hành tốt nội quy, quy chế cảu đợn vị sẽ được đề nghị khen thưởng theo quy
định của Nhà nước. Việc Cán bộ công chức vi phạm khuyết điểm tùy theo mức độ
vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo định của pháp luật hiện hành.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

16

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG III: HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI PHÒNG NỘI VỤ-UBND
HUYỆN QUỐC OAI
Trong công tác quản lý hành chính, hoạt động giao tiếp thường xuyên diễn
ra: giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các nhóm làm việc, giữa các đồng
nghiệp với nhau... Hiệu quả của hoạt động giao tiếp sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới
hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, nhóm, người lãnh đạo và hoạt động chung
của tổ chức.
1. Các hình thức giao tiếp.
1.1. Theo cách tiếp xúc của giao tiếp.
Giao tiếp trực tiếp (mặt đối mặt) và giao tiếp gián tiếp (thông qua các
phương tiện trung gian như văn bản viết, thư từ, sách báo), có thể là giao tiếp giữa
hai bên (trò chuyện, trao đổi ý kiến) và một bên (phát thanh trên đài), có thể là giữa
các cá nhân (hai người hay một nhóm người) và đại chúng (trong nhà hát, tại các
cuộc mít tinh)
1.2. Căn cứ vào phương tiện giao tiếp

- Giao tiếp bằng ngôn ngữ: là giao tiếp được sử dụng hệ thống tín hiệu ngôn
ngữ con người. Đây là loại giao tiếp phổ biến và có hiệu quả vì đảm bảo được ý
nghĩa của thông tin. Trong loại giao tiếp này, hiệu quả của giao tiếp phụ thuộc vào
các yếu tố: chủ thể giao tiếp, nội dung thông điệp, kênh truyền và đối tượng giao
tiếp (liên quan đến khả năng giải mã của đối tượng).
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: là giao tiếp thông qua các hệ thống tín hiệu không
phải là ngôn ngữ. Hệ thống tín hiệu này thường được gọi là ngôn ngữ cơ thể (thân
thể).
2. Đối tượng và nội dung giao tiếp.
2.1. Căn cứ vào chủ thể tham gia vào quá trình giao tiếp
- Giao tiếp giữa các thành viên trong cùng tổ chức: Còn gọi là giao tiếp
trong tổ chức: Loại giao tiếp này xảy ra khi các bộ phận trong tổ chức nhận thấy
rằng họ không thể hoàn thành các mục tiêu của mình nếu không có mặt tổ chức.
17
Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm
Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Loại giao tiếp này phụ thuộc nhiều vào trình độ phát triển. Độ phức tạp và quy mô
của công việc đòi hỏi sự chuyên môn hoá cao, và như vậy đòi hỏi các bộ phận có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Giao tiếp trong tổ chức cũng có những quy định cụ
thể. Thông thường, giao tiếp trong tổ chức phải phù hợp theo hệ thống cấp bậc
chính thức được đưa ra nhằm phối hợp các hoạt động của tổ chức.
- Giao tiếp giữa các tổ chức với nhau: Loại giao tiếp này xảy ra khi có sự
phối kết hợp giữa các tổ chức với nhau để thực hiện một hoạt động chung. Cũng có
trường hợp, khi các mục tiêu vượt ra khỏi khả năng của tổ chức, tổ chức cần đến sự

phối hợp hỗ trợ của các tổ chức khác thì loại giao tiếp này sẽ xuất hiện. Giao tiếp
giữa các tổ chức có thể cả trực tiếp hoặc gián tiếp. Trong nhiều trường hợp giao
tiếp gián tiếp được thực hiện sẽ có hiệu quả hơn (qua công văn và các thể loại văn
bản hành chính khác).
- Giao tiếp giữa công chức của tổ chức với nhân dân (trong QLHCNN): với
các tổ chức thực hiện chức năng tiếp xúc và giải quyết các công việc của nhân dân
loại giao tiếp này rất phổ biến. Trong giao tiếp này, công chức của tổ chức phải xác
định được nhu cầu, mong muốn chờ đợi của công dân. Nói cách khác cần phải biết
rõ lợi ích của công dân, hiểu rõ quan điểm của người đối thoại và giúp họ tìm được
giải pháp đáp ứng bận tâm của họ làm cho họ sẵn sàng chấp nhận và thực hiện.
2.2. Căn cứ vào quá trình trao đổi thông tin trong tổ chức
- Giao tiếp cấp trên với cấp dưới: giao tiếp này thực hiện sự luân chuyển
thông tin từ cấp cao xuống cấp thấp, từ thủ trưởng đến nhân viên, từ những người
lập kế hoạch chính sách tới người thực hiện theo cấu trúc thứ bậc của tổ chức. Sự
giao tiếp từ trên xuống nhằm tới các mục đích: hướng dẫn công việc, phản hồi ý
kiến của nhân dân, khuyến khích sự tham gia, động viên thúc đẩy …
- Giao tiếp cấp dưới với cấp trên:Giao tiếp từ dưới lên trên là sự phản hồi
của dòng thông tin từ trên xuống dưới. Cấp dưới báo cáo lên cấp trên về chính bản
thân họ, về đồng nghiệp, công việc, các phương pháp thực hiện công việc và các
nhận thức của họ về tổ chức bằng văn bản hoặc bằng lời qua các kênh giao tiếp
khác nhau.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

18

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giao tiếp hàng ngày: là giao tiếp giữa các bộ phận cùng cấp, sự phối hợp
giữa các cá nhân và các bộ phận cùng cấp trong tổ chức.
3. Cách giải quyết các tình huống giao tiếp tại cơ quan
Tình huống: Tiếp đãi khách tại cơ quan
Trong khi xử lý các cuộc viếng thăm, người tiếp đón có thể phải ứng phó với
nhiều tình huống phát sinh bất ngờ, đặc biệt là khi khách tỏ ra thiếu bình tĩnh. Tuy
vậy, về nguyên tắc, người tiếp đón phải luôn tôn trọng khách, giải quyết tình huống
với thái độ nhẫn nại, lịch sự kiên quyết nhưng khéo léo. Trong bất cứ trường hợp
nào, hình tượng tổ chức cũng như quan hệ với khách cũng phải được giữ gìn tốt
đẹp.
 Đón tiếp và chào hỏi khách
Là thủ tục đầu tiên, phải được thực hiện đúng nghi thức xã giao. Người tiếp
đón cần niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu mình với khách. Lưu ý:
- Đối với những khách quen thuộc, có quan hệ lâu dài và quan trọng với tổ
chức, người tiếp đón phải ghi nhớ tên họ, chức vụ và tên công ty, tổ chức công tác
của khách nhằm chào hỏi một cách thân mật, chính xác bằng tên hay chức vụ, tránh
khách sáo như đối với khách lần đầu viếng thăm.
- Nếu khách không chủ động tự giới thiệu lại thì người tiếp đón lịch sự hỏi,
gợi ý cho khách trả lời.
- Do sự đa dạng, tùy văn hóa giao tiếp của từng vùng hay quốc gia khác nhau
của những cử chỉ, cách chào hỏi, người tiếp đón nên để cho khách biểu lộ trước rồi
lịch sự đáp lại ngay sau đó.
 Tạo điều kiện thoải mái cho khách

- Hướng dẫn khách chỗ để mũ, áo choàng hay các vật dụng cá nhân khác
không cần thiết mang theo trong khi hội kiến.
- Mời khách ngồi, tiếp nước cho khách.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

19

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nếu khách phải chờ do người tiếp đón đang tiếp điện thoại hay có việc
quan trọng không thể dừng lâu, người tiếp đón nên mời khách đọc báo, tạp chí sẵn
có tại tổ chức.
 Tìm hiểu mục đích viếng thăm của khách

Là việc tối cần thiết trong khi tiếp khách nhằm phân loại khách đến thăm để
có cách xử lý thích hợp. Thông thường, đối với các cuộc hẹn gặp được sắp xếp
trước với mục đích gặp gỡ đã có xác định trước hay với khách đến liên hệ kinh
doanh, công tác, khách đến sẽ tự cho biết chính xác mục đích của họ ngay.
Một trong các hình thức tự giới thiệu phổ biến là trao danh thiếp, thư giới thiệu.
Trong trường hợp khách không chủ động cho biết lý do hoặc cố tình không
nhắc đến mục đích viếng thăm, người tiếp đón cần hết sức tế nhị, khôn ngoan, kiên
nhẫn tìm hiểu điều đo. Nếu cần thiết, phải làm cho khách hiểu đây là nguyên tắc
làm việc nhưng vừa tránh xúc phạm khách vừa thực hiện với sự kiên quyết và nụ
cười trên môi.
 Cách giải quyết

- Đối với khách đến có hẹn trước, người tiếp đón cần nhanh chóng hướng
dẫn khách thực hiện cuộc viếng thăm.

- Đối với khách không có lịch hẹn, trước tiên, mời khách ngồi đợi, tiếp nước
hay có thể đưa báo cho khách đọc trong thời gian người tiếp đón liên hệ, xin ý kiến
giải quyết của Thủ trưởng, cá nhân hay bộ phận có liên quan.
- Sau đó, tùy theo kết quả phản hồi, người tiếp đón sẽ đưa khách gặp Thủ
trưởng.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

20

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN
PHÒNG TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Khái quát về TKVP và chức năng của người TKVP
1.1.

Khái quát về Thư ký văn phòng.

Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu, lịch sử phát triển của nghề Thư
ký có cách đây hàng trăm năm gắn liền với sự phát triển của Chủ nghĩa tư bản.
Dưới hình thức làm việc của các thư lại và các phủ huyện ngày xư và tận đến ngày
nay, khi mà ngành Thư ký đã trở nên rất quan trtongj và thiết thực trong mọi lĩnh
vực đời sống, đó là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn khả năng và
bản lĩnh nghề nghiệp, vì thế trong xã hội cần hiểu rõ hơn về chức năng nhiệm và

tầm quan trọng của ngành Thư ký.
Chúng ta có thể thấy rằng, Thư ký là bao gồm những người làm việc trong
Văn phòng và c lien quan đến các hoạt động như: thư từ, đánh máy, lưu chứng từ,
tổ chức các cuộc hẹn….để trợ giúp lãnh đạo. Theo hiệp hội Thư kí chuyên nghiệp
quốc tế thì: Thư kí là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các
nghiệp vụ hành chính Văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần
kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sang kiến và đưa ra các quyết định trong
phạm vi quyền hạn của mình.
Ở Việt Nam, nghề Thư ký thực sự bắt đầu có cơ hội phát triển từ khoảng
năm 1986. Đây là năm đánh dấu sự chuyển đổi về cơ kinh tế của Việt Nam chuyển
từ nền kinh tế tập trung, quan lieu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, có sự quản
lý của Nhà nước, theo định hướng XHCN-cung với nó là sự thay đổi nhận thức về
nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến và nhu cầu xuất hiện những người làm công tác trợ
giúp lãng đạo.
Có thể trình bày khái niệm TKVP như sau: “TKVP là người trợ lý giúp việc
cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và
nhiệm vụ của Văn phòng.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

21

Lớp: CĐTKVP K13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2. Chức năng của TKVP

Như chúng ta đã biết, công việc của người lãnh đạo là công việc rất phức tạp
có liên quan trực tiếp đến năng xuất, hiệu quả công việc của cơ quan, là người điều
hành và chỉ đạo mọi công việc của cơ quan nên cần có thời gian cho suy nghĩ sáng
tạo để công việc được tốt hơn và có hiệu quả hơn, cho nên lãnh đạo cần một một
người thư ký để có thể trợ giúp tốt mọi công việc của lãnh đạo.
Trong thời gian kiến tập tại Phòng Nội vụ-UBND huyện Quốc Oai, em đã
làm việc và có được nhiều bài học kinh nghiệm cho bản thân. Biết được chức năng
của người thư ký văn phòng cần phải làm những gì để giúp việc cho lãnh đạo hoàn
thành tốt công việc một cách nhanh chóng và hiểu quả. Đối với lãnh đạo thì người
Thư ký được xem là bộ lão thứ hai của họ, đồng thời cũng là cánh tay đắc lực của
người lãnh đạo.
Vì vậy người Thư ký càng phải hiểu rõ các chức năng và trách nhiệm của
mình bao nhiêu thì người lãnh đạo càng hoàn thành tốt công việc của mình bấy
nhiêu, đồng thời khả năng sang tạo, óc phán đoán cao làm cho hiệu quả công việc
của cơ quan, doanh nghiệp được phát triển cao hươn nữa.
Thư ký có những chức năng cơ bản như:
- Chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin: xây dựng và ban hành văn
bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm tra việc thực hiện các Quyết định,
chỉ thị của Thủ trưởng….
- Chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính: tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội
nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổ chức nhân sự….
Nói tóm lại: người Thư ký phải biết và hiểu rõ các công việc mình cần phải làm
một cách chính xác, phải biết cách sắp xếp thời gian và kiềm chế cảm xúc sao cho
phù hợp với từng công việc và hoàn cảnh công việc khác nhau.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của người TKVP
Nhiệm vụ và quyền hạn của người thư ký là hai vấn đề không thể tách biệt.
Ơr mỗi nhiệm vụ khác nhau người Thư ký phải được trao những quyền hạn nhất
định. Điều đó cũng thể hiện tính hợp pháp trong công việc khi sử dụng chính
quyền hạn ấy.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm

22

Lớp: CĐTKVP K13A