Báo cáo kiến tập thư ký tại UBND QUẬN tây hồ

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ QUẬN TÂY HỒ..................................................4
I, GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ..........................................................................4
1, Chức năng:..................................................................................................................................5
2, Nhiệm vụ, quyền hạn:.................................................................................................................5
3, Cơ cấu tổ chức:...........................................................................................................................6
II, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN.................................................6
1, Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND Quận.......................................................6
2, Phòng Tư pháp............................................................................................................................7
2.1 Chức năng:................................................................................................................................7
2.2 Nhiệm vụ cụ thể:.......................................................................................................................7
3, Phòng Nội vụ...............................................................................................................................9
4, Thanh tra nhà nước quận........................................................................................................10
5, Phòng Lao động thương binh và xã hội.....................................................................................11
6, Phòng giáo dục và đào tạo........................................................................................................12
7, Phòng Văn Hóa thông tin..........................................................................................................13
8, Phòng Kinh tế Quận..................................................................................................................14
9, Phòng Tài chính – Kế hoạch.......................................................................................................15
10, Phòng Tài nguyên môi trường ................................................................................................16
11, Phòng Quản lý đô thị..............................................................................................................17

PHẦN II: CÔNG TÁC VỀ VĂN THƯ............................................................21
Ở UBND QUẬN TÂY HỒ................................................................................21
I, CÔNG TÁC VĂN THƯ..................................................................................................................21
1, Giới thiệu khái quát về văn thư.................................................................................................21

2, Nhiệm vụ..................................................................................................................................21
II, CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ............................................................................21
1, Công tác quản lý văn bản đi......................................................................................................22

Hoàng Vân Anh

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2, Công tác quản lý văn bản đến...................................................................................................24
3, In bản lưu và lưu trữ.................................................................................................................25

TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
PHỤ LỤC

Hoàng Vân Anh

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay,công cuộc Công nghiệp hóa – hiện đại hóa trong thế kỷ 21 đòi
hỏi những xu thế phát triển tất yếu trên tất cả các lĩnh vực, trong đó chiến lược
phát triển kinh tế giữ vai trò cốt yếu và là nhiệm vụ trọng tâm của đất nước.Song
song với nhiệm vụ đó, công tác Văn phòng cũng giữ một vai trò quan trọng
trong sự nghiệp đổi mới đất nước.Bởi vì đối với bất kỳ hoạt động của tổ chức,
doanh nghiệp nào, để vận hành bộ máy làm việc đều có sự liên kết với công tác
Văn phòng.
Công tác văn phòng giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng đối với các
doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ. Hoạt động của Văn phòng đóng
góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của cơ quan,doanh nghiệp. Văn phòng
được coi là bộ máy giúp việc của lãnh đạo cơ quan, đảm bảo các điều kiện cơ sở
vật chất cho cơ quan hoạt động. Một Văn phòng khoa học và hoạt động hiệu quả sẽ
giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế
xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại. Văn phòng góp phần tạo nên
bộ mặt của cơ quan, là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan này với cơ quan khác,
với tổ chức và khách tới cơ quan. Một bộ phận đóng góp một phần không nhỏ cho
hoạt động của Văn phòng đó là bộ phận thư ký. Với vai trò tham mưu, giúp việc
cho lãnh đạo, cơ quan thì việc đổi mới và nâng cao chất lượng Thư ký văn phòng
có ý nghĩa tích cực trong việc cải thiện hiệu suất lao động. Như vậy, người thư ký
càng cơ hội khẳng định mình trong công việc.
Thực tế cho thấy trong bất kỳ một cơ quan hay doanh nghiệp nào thì
người thư ký đóng một vị trí, vai trò quan trọng trong việc tổ chức, tham mưu
cho lãnh đạo. Thư ký là người giúp lãnh đạo giải quyết những công việc sơ bộ,
trợ giúp những việc hằng ngày, là cầu nối giữa các bộ phận với lãnh đạo.
Từ vị trí, tầm quan trọng của văn phòng và thực tế nhu cầu của các cơ
quan, doanh nghiệp. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo chuyên ngành
Thư ký văn phòng nhằm đào tạo ra những người thư ký có khả năng và trình độ
chuyên môn để đáp ứng nhu cầu xã hội và công việc đặt ra.
Để nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
Hoàng Vân Anh

1

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hội và để lý thuyết không xa rời thực tiễn, Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên
đi kiến tập nhằm tìm hiểu tổ chức và hoạt động của cơ quan; nắm vững chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan; nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ, công chức
trong các cơ quan, tổ chức nơi mình thực tập. Trên cơ sở đó hiểu được về công
tác văn phòng nói chung và hoạt động của người thư ký nói riêng. Bên cạnh đó
vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp
vụ của người thư ký; bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá
trình học lý thuyết ở trường.
Theo Kế hoạch của Nhà trường, Trường đã tổ chức cho sinh viên chuyên
ngành Thư ký văn phòng khóa 2013 – 2016 đi kiến tập tại các cơ quan, xí
nghiệp, các tổ chức. Được sự đồng ý của nhà trường và cơ quan liên hệ kiến tập,
em đã tới kiến tập tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.
Được sự giúp đỡ của UBND quận Tây Hồ, cụ thể là Phòng Văn Thư
quận đã tạo điều kiện tiếp nhận em vào kiến tập. Thời gian kiến tập là 4 tuần
(Từ ngày 11-5 đến 07-6 năm 2015). Trong quá trình kiến tập, em đã khảo sát,
tìm hiểu và nghiên cứu và thực hành nghiệp vụ về công tác và một số công việc
khác có liên quan đến chuyên ngành Thư ký văn phòng.Em đã được củng cố
kiến thức à các kỹ năng nghề nghiệp chuyên môn cũng như có cái nhìn mới mẻ,
rộng hơn. Nhận thức rõ những vấn đề trên trong thời gian kiến tập tại Phòng
Văn Thư em đã cố gắng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành tốt những công việc

được giao, chủ động tìm hiểu, học hỏi những công việc lien quan đến chuyên
môn, nghiệp vụ. Từ những cố gắng và nhận thức cũng như những trải nghiệm có
được trong thời gian kiến tập, em làm bài báo cáo này nhằm hệ thống lại những
kiến thức đã tìm hiểu và tích lũy được trong thời gian kiến tập gửi tới Nhà
trường và khoa Quản trị Văn phòng.Nội dung báo cáo gồm:
LỜI MỞ ĐẦU
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ QUẬN TÂY HỒ
PHẦN II: NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC VỀ VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Hoàng Vân Anh

2

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Qua đợt kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô trong khoa
Quản trị văn phòng và các anh, chị trong Văn phòng HĐND&UBND quận Tây
Hồ đã giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Do thời gian có hạn nên bài báo cáo này còn nhiều thiếu sót và không
tránh khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy, em kính mong sự nhận xét, đánh
giá, góp ý từ thầy, cô trong khoa và các anh, chị trong cơ quan để em có thể
hoàn thành tốt bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tây Hồ, ngày 07 tháng 6 năm 2015

Sinh viên

Hoàng Vân Anh

Hoàng Vân Anh

3

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ QUẬN TÂY HỒ
I, GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ
Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội, Việt
Nam. Phía đông giáp quận Long Biên; phía tây giáp huyện Từ Liêm; phía nam
giáp quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh.Quận được thành lập từ các
phần của quận Ba Đình và huyện Từ Liêm theo Nghị định số 69/CP ngày 28
tháng 10 năm 1995 của Chính phủ Việt Nam và được xác định là trung tâm dịch
vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên của Hà Nội.
Quận được thành lậptrên các phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc
quận Ba Đình và các phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú
Thượng thuộc quận Tây Hồ trên cơ sở các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An,
Xuân La, Phú Thượng cũ.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn
hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ

Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương. Phía đông giáp
quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp
quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương
đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam. Dân số của quận
(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km2, quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành.
Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa
giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc và
phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam. Khu vực xung quanh
Hồ Tây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều nghề thủ công truyền
thống. Với các công trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung quanh Hồ Tây,
tạo cho Tây Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất của Thủ đô.
Quận Tây Hồ với vị trí địa lý thuận lợi như vậy, trong tương lai Tây Hồ sẽ
là khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội. Tây Hồ sẽ có điều kiện đặc biệt thuận
Hoàng Vân Anh

4

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lợi để thu hút nguồn nhân lực để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế - xã hộicủa
Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
1, Chức năng:
UBND quận Tây Hồ với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước, dưới sự
lãnh đạo của Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Luật, Pháp

lệnh, Nghị quyết của cơ quan Nhà nước cấp trên và của Hội đồng nhân dân quận
trên tất cả các lĩnh vực có chức năng cụ thể như sau:
- Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,
giáo dục, y tế, dịch vụ.
- Về thu chi ngân sách của địa phương.
- Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội.
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân.
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại.
2, Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm
vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quản lý, hướng dẫn các
phường , các đơn vị trực thuộc quận trong hoạt động quản lý Nhà nước theo luật
tổ chức HĐND & UBND. UBND quận thảo luận tập thể và quyết định theo đa
số vấn đề
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng dài hạn và hàng năm của quận.
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
- Kết luận những khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do
UBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu
nại tố cáo
- Kiểm điểm, đánh giá công tác, chỉ đạo điều hành của tập thể và mỗi cá
Hoàng Vân Anh

5

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân, thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
3, Cơ cấu tổ chức:
Bộ máy của UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số
07/2011/QĐ-UBND ngày 05 tháng 7 năm 2011 của UBND quận Tây Hồ về việc
ban hành Quy chế làm việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011 – 2016.
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ: Đứng đầu là Chủ tịch, giúp việc
cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ tịch và 12 phòng ban trực thuộc UBND quận:
1. Văn phòng HĐND&UBND

7. Phòng Tài nguyên - Môi trường

2. Phòng Nội vụ

8. Phòng Lao động TB-XH

3. Phòng Tư pháp

9. Phòng Y tế

4. Phòng Tài chính - Kế hoạch

10. Phòng Giáo dục - Đào tạo

5. Phòng Kinh tế

11. Phòng Văn hóa - Thông tin

6. Phòng Quản lý đô thị
12. Thanh tra quận
Ngoài ra UBND quận còn có các đơn vị, đoàn thể, các Hội, Đội: Hội Cựu
chiến binh, Hội phụ nữ, Hội người Cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Đội Quản lý Thị
trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra.
•

Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của UBND quận Tây

Hồ ( phụ lục 01)
II, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN
MÔN
1, Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND Quận
a) Công tác Văn phòng:
- Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị, xã, phường, thị
trấn làm báo cáo của HĐND và UBND Quận, Huyện.
- Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và
UBND. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và
UBND Quận, Huyện.
- Giúp HĐND, UBND Quận, Huyện đảm bảo quan hệ công tác giữa
Hoàng Vân Anh

6

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND với HĐND với Quận, Huyện uỷ và các đoàn thể quần chúng; tổ chức
phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND
Quận, Huyện.
- Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính quản trị
của cơ quan HĐND và UBND. Hướng dẫn các phường, các đơn vị trực thuộc
Quận, Huyện thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
- Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
- Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND và UBND Quận,
Huyện đảm bảo các điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND, UBND Quận,
Huyện hoạt động
-Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của HĐND, UBND Quận, Huyện.
2, Phòng Tư pháp
2.1 Chức năng:
Tham mưu, giúp UBND quận, huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy
phạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ
tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải cơ sở và các công tác tư pháp khác;
2.2 Nhiệm vụ cụ thể:
a) Công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật:
- Trình UBND quận, huyện các văn bản để tổ chức thực hiện các chính
sách, chế độ và pháp luật về quản lý công tác tư pháp trên địa bàn quận, huyện;
- Thẩm định và chịu trách nhiệm trước UBND quận, huyện về nội dung
thẩm định các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do UBND quận, huyện ban

hành kèm theo quy định của pháp luật; thẩm định dự thảo hương ước, quy ước
thôn, làng trước khi trình Chủ tịch UBND quận, huyện phê duyệt;
- Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp luật theo sự chỉ đạo
của UBND quận, huyện và hướng dẫn của Sở tư pháp;
- Rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật do HĐND và UBND
Hoàng Vân Anh

7

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quận, huyện ban hành;
b) Về kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật:
- Giúp UBND quận, huyện kiểm tra VB do UBND quận, huyện ban hành;
hướng dẫn UBND xã, phường thị trấn thực hiện tự kiểm tra VB QPPL;
- Thực hiện kiểm tra VB QPPL của HĐND và UBND xã, phường thị trấn
theo quy định của pháp luật; trình chủ tịch UBND quận, huyện quyết định các
biện pháp xử lý văn bản trái pháp luật do xã, phường, thị trấn bàn hành;
c) Về phổ biến, giáo dục pháp luật:
- Xây dựng, trình UBND quận, huyện kế hoạch phổ biến giáo dục pháp
luật hàng năm ở địa phương; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng và khai thác tủ sách pháp luật ở xã
phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị của địa phương theo quy định của pháp
luật;
- Thường trực Hội đồng phối hợp công tác phổ biến, giáo dục pháp luật ở

quận, huyện;
d) Giúp UBND quận, Sở Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thi hành
án dân sự ở địa phương; thường trực Ban chỉ đạo thi hành án dân sự quận,
huyện;
e) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND xã, phường thị
trấn; thực hiện chứng thực một số việc theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND
quận, huyện và theo quy định của pháp luật;
f) Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch; quản lý các sổ
sách, biểu mẫu về hộ tịch theo quy định của pháp luật;
g) Thực hiện trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng chính sách
theo quy định của pháp luật;
h) Tổ chức triển khai thực hiện các quy định về công tác hòa giải trên địa
bàn theo sự chỉ đạo của cơ quan tư pháp cấp trên và UBND quận, huyện; tổ
chức bồi dưỡng nghiệp vụ hòa giải ở địa phương theo hướng dẫn của cơ quan
Tư pháp cấp trên;
i) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về công tác tư
Hoàng Vân Anh

8

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

pháp ở xã, phường, thị trấn;
j) Báo cáo định kỳ đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh
vực công tác được giao với UBND quận, huyện và Sở tư pháp theo quy định;

k) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc do
UBND quận, huyện giao.
3, Phòng Nội vụ
- Giúp HĐND và UBND Quận, Huyện tổ chức thực hiện các cuộc bầu cử
đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND, UBND các cấp.
- Xây dựng các phương án xây dựng, củng cố Chính quyền cấp xã,
phường, thị trấn; quản lý đội ngũ cán bộ xã, phường, thị trấn và thực hiện chế độ
chính sách đối với cán bộ xã, phường, thị trấn.
- Thường trực và giúp UBND Quận, Huyện chỉ đạo, thực hiện, kiểm tra
công tác cải cách hành chính trên địa bàn Quận, Huyện.
- Giúp UBND Quận, Huyện thành lập, giải thể các tổ chức thuộc thẩm
quyền; trình UBND Thành phố thành lập hoặc giải thể các tổ chức thuộc thẩm
quyền quyết định của Thành phố; nắm tình hình hoạt động của các tổ chức hành
chính, sự nghiệp thuộc Quận, Huyện quản lý và kiến nghị cấp trên khi có những
vấn đề vướng mắc.
- Giúp UBND Quận, Huyện lập kế hoạch quản lý biên chế, quỹ lương và
cán bộ, công chức theo phân cấp của Thành phố. Hướng dẫn, kiểm tra và thực
hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức thuộc UBND Quận, Huyện
quản lý.
- Giúp UBND Quận, Huyện xem xét, điều động, thuyên chuyển, tiếp
nhận, bố trí sử dụng cán bộ, công chức thuộc UBND Quận, Huyện quản lý theo
quy định của Nhà nước và Thành phố.
- Thực hiện và quản lý công tác địa giới hành chính của Quận, Huyện.
- Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ hàng năm.
- Xem xét giải quyết kịp thời các đơn thư khiếu nại, tố cáo của cán bộ,
công chức và công dân về lĩnh vực công tác thuộc trách nhiệm của Phòng.
Công tác thi đua khen thưởng:
Hoàng Vân Anh

9

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng tổ chức, theo dõi phong trào
thi đua, làm báo cáo sơ kết, tổng kế đề nghị khen thưởng các danh hiệu thi đua
và những điển hình tiên tiến.
Công tác tôn giáo:
Thường trực, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra hoạt động tôn giáo theo đúng
chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
4, Thanh tra nhà nước quận
- Chỉ đạo, hướng dẫn công tác tổ chức, nghiệp vụ thanh tra đối với UBND
xã, phường, thị trấn.
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,
huyện, UBND xã, phường, thị trấn thực hiện các quy định của Nhà nước về
công tác thanh tra và việc xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
- Kiến nghị UBND quận, huyện quyết định đình chỉ việc thi hành, sửa đổi
hoặc bãi bỏ những quyết định không đúng của UBND xã, phường, thị trấn về
công tác thanh tra.
- Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch Nhà
nước của trưởng phòng, ban, Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn, việc liên
quan đến trách nhiệm của nhiều phòng, ban, nhiều xã, phường, thị trấn, việc do
Chủ tịch UBND quận, huyện hoặc Chánh thanh tra Thành phố giao:
+ Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật của các cơ quan, đơn vị,
cá nhân thuộc quyền quản lý của cơ quan cấp trên hoặc địa phương khác đóng
tại địa phương mình theo thẩm quyền quản lý Nhà nước của UBND quận,

huyện.
+ Yêu cầu trưởng phòng, ban, Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thanh
tra hoặc phúc tra vụ việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
- Kiến nghị Chủ tịch UBND quận, huyện giải quyết khiếu nại, tố cáo đối
với Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn; trưởng phòng mà Chủ tịch UBND xã,
phường, thị trấn, trưởng phòng đã giải quyết nhưng đương sự còn khiếu nại hoặc
phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật;
- Kiến nghị Chủ tịch UBND quận, huyện giải quyết những vấn đề về công
Hoàng Vân Anh

10

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tác thanh tra, trong trường hợp kiến nghị không được chấp nhận thì có quyền
bảo lưu và báo cáo Chánh Thanh tra Thành phố giải quyết.
5, Phòng Lao động thương binh và xã hội
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về lĩnh vực lao động và chính trị
xã hội trình UBND Quận, Huyện phê duyệt và triển khai kế hoạch được duyệt.
- Hướng dẫn và chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan để hướng dẫn thực
hiện pháp luật, chính sách, chế độ về lao động tiền lương, tiền công, việc làm,
bảo hộ lao động, điều kiện lao động, nghĩa vụ lao động công ích, di dân phát
triển vùng kinh tế mới, chương trình xoá đói giảm nghèo…
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chế độ với
thương binh, gia đình liệt sĩ, người và gia đình có công với cách mạng, quân

nhân phục viên, chuyển ngành, người tàn tật, trẻ mồ côi, người già không có
thân nhân chăm sóc, người gặp khó khăn hiểm nghèo, các nạn nhân chiến tranh
và các đối tượng xã hội khác cần có sự trợ giúp của Nhà nước. Kiểm tra việc
thực hiện chế độ BHXH.
- Quản lý, chỉ đạo các cơ sở sự nghiệp lao động TBXH trên địa bàn, nhà
bảo trợ xã hội, đơn vị dạy nghề, dịch vụ việc làm, cơ sở sản xuất của thương
binh và người tàn tật, các cơ sở giáo dục, chữa trị, cai nghiện ma tuý, mại dâm.
- Quản lý các nguồn kinh phí về lĩnh vực lao động TBXH của Quận,
Huyện theo quy định.
- Quản lý các nghĩa trang liệt sĩ và các công trình ghi bia, ghi công ở
Quận, Huyện.
- Phối hợp với các ngành, các đoàn thể trên địa bàn Quận, Huyện, chỉ đạo
xây dựng phong trào toàn dân chăm sóc giúp đỡ các đối tượng chính sách xã hội
bằng các hình thức: chăm sóc đời sống, vật chất, tinh thần, thăm hỏi động viên
thương bệnh binh, gia đình liệt sĩ, gia đình có công với cách mạng.
- Phối hợp chỉ đạo chương trình phòng chống tệ nạn xã hội trước hết là tệ
nạn mại dâm và nghiện ma tuý.
- Thực hiện kiểm tra, thanh tra Nhà nước trên địa bàn Quận, Huyện về
việc chấp hành luật pháp, chính sách thuộc lĩnh vực Lao động TBXH. Xem xét
Hoàng Vân Anh

11

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giải quyết kịp thời các đơn thư, khiếu nại, tố cáo của công dân về lĩnh vực lao
động TBXH.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết các mặt công tác Lao động TBXH hàng năm và
từng thời kỳ, đề nghị khen thưởng tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác
lao động TBXH.
- Thực hiện thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất với UBND Quận, Huyện,
Sở Lao động Thương binh và Xã hội về công tác lao động TBXH.
- Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác Lao
động TBXH trên địa bàn Quận, Huyện.
6, Phòng giáo dục và đào tạo
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục của địa
phương, sau khi trao đổi thống nhất với Phòng Kế hoạch- Kinh tế trình UBND
Quận, Huyện duyệt; Tổ chức triển khai, kiểm tra đôn đốc các cơ sở giáo dục, các
phường thực hiện.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra các trung tâm giáo dục trường
học, cơ sở công lập và ngoài công lập thực hiện nhiệm vụ năm học, chương
trình, kế hoạch, nội dung, phương pháp, các quy định của Bộ, Thành phố về dạy
và học, các hoạt động giáo dục khác ở trong và ngoài nhà trường theo yêu cầu
nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện phù hợp với đặc điểm từng loại trường
học, ngành học và từng vùng dân cư.
- Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện phong trào thi đua “dạy tốt, học tốt” xây
dựng điển hình và nhân điển hình tiên tiến, đảm bảo chất lượng dạy và học.
Kiểm tra xét chọn, công nhận các danh hiệu thi đua của ngành theo hướng dẫn
của Sở Giáo dục và Đào tạo.
- Chỉ đạo, hướng dẫn các trường thực hiện tốt các kỳ khai giảng năm học,
sơ kết học kỳ, tổng kết năm học và các kỳ thi khác theo quy chế hiện hành.
- Tổ chức nghiên cứu các chuyên đề khoa học, giáo dục, hướng dẫn và áp
dụng các sáng kiến cải tiến, những kinh nghiệm về dạy và học, nhằm phục vụ
yêu cầu phát triển và nâng cao chất lượng giáo dục góp phần phục vụ chương
trình phát triển kinh tế văn hoá xã hội ở địa phương.

Hoàng Vân Anh

12

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với các trường công lập,
ngoài công lập. Tổ chức thực hiện chế độ tuyển sinh đối với các trường theo
phân cấp và quy chế hiện hành.
- Tổng hợp kế hoạch của các trường, trung tâm; xây dựng kế hoạch hàng
năm về biên chế, đào tạo, bồi dưỡng giáo viên phối hợp với phòng Tổ chức
Chính quyền trình UBND quận, huyện và Thành phố duyệt theo thẩm quyền.
Phối hợp với phòng Tổ chức Chính quyền chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện của
các cơ sở theo thành phố và phân cấp và theo chức năng nhiệm vụ của mỗi
phòng đã được UBND quận, huyện quy định.
- Xây dựng quy hoạch cán bộ và kế hoạch lựa chon bồi dưỡng, đề bạt cán
bộ quản lý các trường, trung tâm theo phân cấp quản lý cán bộ, phối hợp với
Phòng Tổ chức Chính quyền trình UBND quận, huyện duyệt. Phối hợp với các
phòng ban chức năng có liên quan xem xét việc khen thưởng, kỷ luật cán bộ,
giáo viên và trình UBND quận, huyện quyết định theo thẩm quyền.
- Phối hợp Phòng Tài chính hướng dãn các cơ sở giáo thuộc quận, huyện
xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, tổng hợp chung toàn quận, huyện thống
nhất với phòng Tài chính trình UBND quận, huyện duyệt, tổng hợp những khó
khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện báo cáo UBND quận, huyện xem xét
giải quyết kịp thời.

- Nắm tình hình, tổng hợp toàn diện hoạt động về các lĩnh vực giáo dục ở
địa phương: công lập và ngoài công lập, mầm non, nhà trẻ, phổ thông, bổ túc
văn hoá và các việc được giao; sơ kết, tổng kết giúp UBND quận, huyện chỉ đạo
ngày càng tốt hơn công tác giáo dục ở địa phương.
- Thực hiện đầy đủ báo cáo định kỳ, đột xuất với UBND quận, huyện và
Sở Giáo dục- Đào tạo.
- Xem xét, giải quyết kịp thời đơn thư khiếu nại, tố cáo của công chức và
công dân về lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc trách nhiệm của phòng.
7, Phòng Văn Hóa thông tin
- Xây dựng và tổng hợp kế hoạch phát triển sự nghiệp văn hoá, thông tin,
thể dục thể thao trên địa bàn. Theo dõi kiểm tra, đôn đốc thực hiện kế hoạch đó.
Hoàng Vân Anh

13

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giúp UBND Quận, huyện quản lý, phối hợp, điều hoà hướng dẫn, kiểm tra nội
dung các hoạt động văn hoá thông tin- thể dục thể thao trên địa bàn như quản lý
công tác xuất bản ấn loát, quảng cáo, kinh doanh văn hoá phẩm, dịch vụ văn hoá
(chụp ảnh, đánh máy, in ấn, sao chụp, trang trí, vẽ tranh, truyền thần, bán sách
báo văn hoá phẩm, ghi âm, ghi hình, chiếu băng hình, băng nhạc…) Xét và kiến
nghị với UBND quận, huyện cấp hoặc thu hồi giấy phép dạy nghề, kinh doanh
dịch vụ văn hoá phẩm, xử lý các trường hợp vi phạm theo thẩm quyền.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác văn hoá, thông tin,

thể dục thể thao cho các ngành, các cơ sở ở địa phương.
- Thường trực Ban nếp sống mới cùng các đoàn thể vận động nhân dân
thực hiện nếp sống văn minh, xây dựng con người mới, chống mê tín dị đoan,
chống chiến tranh tâm lý của địch và tệ nạn xã hội.
8, Phòng Kinh tế Quận
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm
về phát triển tổng thể các mặt kinh tế, văn hoá, xã hội, kế hoạch đầu tư, chương
trình dự án đầu tư xây dựng bằng nguồn vốn Nhà nước do quận, huyện quản lý.
Tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch ỏ các đơn vị.
- Hướng dẫn các tổ chức, các xã, phường, thị trấn thuộc Quận, huyện về
nghiệp vụ làm công tác kế hoạch.
- Xây dựng kế hoạch ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, hướng dẫn cơ
sở thực hiện các tiêu chuẩn định mức, chất lượng sản phẩm và công tác đo lường
theo quy định của Nhà nước.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp, thương nghiệp, dịch vụ (nông lâm nghiệp, thuỷ lợi và phát triển nông
thôn đối với huyện) trên địa bàn
- Là cơ quan thường trực thẩm định các dự án đầu tư, thẩm định kết quả
trúng thầu các công trình đầu tư bằng nguồn vốn Nhà nước thuộc thẩm quyền
quyết định của quận, huyện. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các dự án đầu tư
sau khi đã phê duyệt.
- Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, các xã, phường, thị trấn, cá nhân thực
Hoàng Vân Anh

14

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện quy hoạch, kế hoạch, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kinh tế- kỹ thuật
trong công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, thuỷ lợi.
- Giúp UBND quận, huyện xây dựng các đề án phát triển ngành nghề mới
ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm truyền
thống, tăng thêm nguồn hàng tiêu dùng và xuất khẩu.
- Kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn về công tác kế hoạch- đầu tư theo
hướng dẫn của ngành cấp trên.
- Làm thủ tục cấp giấy phép đăng ký kinh doanh: công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp, nông lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá… trên địa bàn quận,
huyện theo thẩm quyền.
- Kiểm tra các hoạt động của các tổ chức, cá nhân sau khi đã được cấp
giấy phép.
- Làm thường trực công tác phòng chống bão lụt và công tác hoàn chỉnh
thuỷ nông.
9, Phòng Tài chính – Kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch tài chính ngân sách trình UBND Quận, Huyện phê
duyệt, theo dõi, đôn đốc, quyết toán ngân sách và báo cáo UBND, HĐND, Sở
Tài Chính- Vật giá về tình hình thực hiện kế hoạch thu, chi ngân sách hàng quý,
6 tháng, 1 năm.
- Hướng dẫn và quản lý các đơn vị kinh tế, các phường, HTX thực hiện
đúng chế độ tài chính của Nhà nước, quản lý các nguồn thu, đôn đốc việc thu
nộp ngân sách đủ và kịp thời.
- Cấp phát ngân sách cho các đơn vị theo quyết định của UBND quận,
huyện và hướng dẫn sử dụng có hiệu quả.
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách kế toán tài vụ trong các đơn vị
hành chính, sự nghiệp, phường thuộc UBND quận huyện quản lý.
- Hướng dẫn bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán tài vụ ở các đơn vị,

hành chính, sự nghiệp, sản xuất- kinh doanh, HTX, xã, phường, thị trấn thuộc
quận, huyện quản lý.
- Làm nhiệm vụ tổng đại lý vé xổ số kiến thiết Thủ đô.
Hoàng Vân Anh

15

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

10, Phòng Tài nguyên môi trường
a) Chức năng: Tham mưu giúp UBND quận, huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản,
môi trường, quản lý đất và nhà ở.
b) Nhiệm vụ:
- Trình UBND quận, huyện ban hành các văn bản hướng dẫn, kiểm tra
việc thực hiện các chính sách, chế độ và pháp luật của nhà nước về quản lý tài
nguyên nước, môi trường và nhà đất trên địa bàn quận, huyện;
- Trình UBND quận, huyện quy hoạch, kế hoạch 5 năm và hàng năm về
tài nguyên, môi trường và nhà đất; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Tổ chức thẩm định và trình UBND quận, huyện xét duyệt quy hoạch, kế
hoạch sử dụng tài nguyên, môi trường, nhà đất của xã, phường, thị trấn; kiểm tra
việc thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Trình UBND quận, huyện quyết định việc giao đất, cho thuê đất, thu hồi
đất, chuyển đổi mục đích sử dụng đất, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, cấp
giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và sử dụng đất ở, giấy chứng nhận đất ở

và vườn liền kề, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp, lâm nghiệp
cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của UBND quân, huyện và tổ chức thực
hiện;
- Quản lý và theo dõi sự biến động về đất đai, cập nhật đề xuất chỉnh lý
các tài liệu về đất đai và bản đồ phù hợp với hiện trạng sử dụng đất theo hướng
dẫn của Sở tài nguyên, Môi trường và Nhà đất;
- Phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc hoạch định địa giới hành
chính xã, phường, thị trấn, quản lý các dấu mốc đo đạc, mốc giới địa giới và giải
quyết các tranh chấp địa giới hành chính có liên quan tới đất đai;
- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra việc thống kê, kiểm kê đất đai
và hiện trạng môi trường theo định kỳ; lập và quản lý hồ sơ địa chính, quản lý
lưu trữ tư liệu tài nguyên, môi trường, nhà đất; xây dựng hệ thống thông tin đất
đai;
- Hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức thực hiện bảo vệ tài nguyên khoáng
Hoàng Vân Anh

16

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sản, tài nguyên nước, môi trường tự nhiên; khắc phục các hậu quả gây suy thoái,
ô nhiễm môi trường tự nhiên, hậu quả thiên tai;
+ Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra và phối hợp thanh tra việc chấp
hành pháp luật về tài nguyên nước, môi trường, nhà đất;
+ Tổ chức thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên, môi

trường và nhà đất đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của Nhà nước;
11, Phòng Quản lý đô thị
a) Chức năng: Tham mưu giúp UBND quận, huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về quy hoạch, kiến trúc, xây dựng nhà ở và công sở, giao
thông, bưu chính, viễn thông.
b) Nhiệm vụ:
1- Quản lý quy hoạch, kiến trúc:
- Trình UBND quận, huyện phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị
theo phân cấp của Thành phố; lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch,
quy hoạch xây dựng, sửa chữa nhà ở, xây dựng các công trình hạ tầng kỹ thuật
giao thông đô thị của địa phương;
- Quản lý các mốc giới, chỉ giới, cốt xây dựng theo quy hoạch đã được
xác định trên địa bàn; công bố quy hoạch chi tiết xây dựng đã được phê duyệt
của địa phương tại trụ sở UBND quận, huyện và trên phương tiện thông tin đại
chúng;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng các công trình theo quy hoạch xây
dựng đã được phê duyệt và các quy định về quản lý kiến trúc; phối hợp với các
cơ quan chức năng chuyên môn xác định và xây dựng những quy định cụ thể
quản lý các công trình có giá trị kiến trúc cần được bảo tồn;
2- Quản lý xây dựng, giao thông đô thị:
- Thụ lý hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng, hồ sơ xin cấp phép đào đường,
hè ngõ trình UBND quận, huyện quyết định theo phân cấp của UBND thành
phố;
- Quản lý về chất lượng các công trình xây dựng, sản phẩm vật liệu xây
dựng thuộc quận, huyện quản lý. Quản lý hồ sơ, tài liệu khảo sát, thiết kế xây
Hoàng Vân Anh

17

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dựng, hồ sơ hoàn công các công trình thuộc thẩm quyền quản lý của UBND
quận, huyện;
- Hướng dẫn lập dự án đầu tư, luận chứng kinh tế kỹ thuật các công trình
xây dựng cải tạo, sửa chữa; kiểm tra thiết kế kỹ thuật những công trình được
Thành phố phân cấp;
- Theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc quản lý khai thác sử dụng các công
trình hạ tầng kỹ thuật giao thông đô thị, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý đối
với những công trình bị hư hỏng cần sửa chữa với UBND quận, huyện, Sở
chuyên ngành;
- Kiểm tra các Chủ đầu tư thực hiện đúng trình tự , thủ tục xây dựng cơ
bản; giúp UBND quận, huyện tổ chức đấu thầu hoặc chọn thầu đối với các công
trình thuộc nguồn vốn phân cấp cho quận, huyện quản lý; tham gia Hội đồng
đền bù và giải phóng mặt bằng xây dựng quận, huyện;
- Phối hợp chặt chẽ với Thanh tra chuyên ngành xây dựng và Công an
quận, huyện, UBND xã, phường, thị trấn kiểm tra việc thực hiện các quy định về
bảo vệ và sử dụng các công trình công cộng ở địa phương, giữ gìn trật tự xây
dựng đô thị trên địa bàn;
- Quản lý trật tự vệ sinh môi trường trong xây dựng, sản xuất vật liệu xây
dựng, vận chuyển vật liệu xây dựng, vệ sinh công cộng và giao thông.
3- Quản lý kinh doanh xây dựng:
- Kiểm tra tư cách hành nghề kinh doanh xây dựng, dịch vụ tư vấn xây
dựng, thiết kế và sản xuất vật liệu xây dựng theo quy định của Thành phố và
Nhà nước;
- Phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi trường trong công tác quản lý và

kiểm tra các đối tượng khai thác tài nguyên để sản xuất vật liệu xây dựng trên
địa bàn theo đúng quy định của Nhà nước và Thành phố;
4- Hướng dẫn UBND xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân trên địa
bàn quận, huyện thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, văn
bản hướng dẫn của cơ quan chuyên ngành về quy hoạch, kiến trúc, xây dựng đô
thị, kỹ thuật xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, các quy định về công tác giữ
Hoàng Vân Anh

18

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

gìn vệ sinh công cộng và trật tự giao thông; tổng hợp và kiến nghị với cấp trên
bổ sung, hoàn thiện cơ chế, chính sách, quy định cho phù hợp với yêu cầu thực
tiễn của địa phương;
5- Báo cáo UBND quận, huyện hoặc cấp có thẩm quyền xử lý các vi
phạm pháp luật về quy hoạch, kiến trúc, xây dựng, giao thông, đô thị trên địa
bàn quận, huyện;
6- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác chuyên môn theo hướng dẫn của
Sở Bưu chính viễn thông Thành phố;
7- Tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất với UBND quận, huyện, Sở xây
dựng, Sở Giao thông – Công chính, Sở quy hoạch - Kiến trúc, Sở Bưu chính,
viễn thông về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao;
12, Phòng Y tế
a) Chức năng:

Tham mưu giúp UBND quận, huyện quản lý nhà nước về y tế ở địa
phương gồm: chăm sóc sức khoẻ và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, y tế dự phòng,
khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược học cổ truyền, thuốc phòng chữa
bệnh cho người, mỹ phẩm ảnh hưởng đến sức khoẻ con người, an toàn vệ sinh
thực phẩm, trang thiết bị y tế, quản lý các trạm y tế xã, phường, thị trấn.
b)Nhiệm vụ, quyền hạn:
-Tham mưu, giúp UBND quận, huyện xây dựng kế hoạch, chương trình
và các giải pháp thực hiện các nhiệm vụ công tác y tế ở địa phương, theo dõi,
kiểm tra thực hiện, kịp thời phát hiện những phát sinh mới báo cáo UBND quận,
huyện giải quyết.
-Tham mưu, giúp UBND quận, huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về y tế, hành nghề y dược tư nhân theo phân cấp.
+Xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra hàng năm và đột xuất về lĩnh vực
y tế, hành nghề y dược tư nhân, vệ sinh phòng dịch, vệ sinh an toàn thực phẩm
trên địa bàn trình UBND quận, huyện và tổ chức thực hiện sau khi được phê
duyệt.
+Xây dựng kế hoạch quản lý dược đối với y tế phường, xã, thị trấn hàng
Hoàng Vân Anh

19

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năm và dài hạn trình UBND quận, huyện phê duyệt. Ban hành danh mục thuốc
sử dụng tại các trạm Y tế xã, phường, thị trấn theo hướng dẫn của Bộ Y tế và

của Sở Y tế, thực hiện cung ứng thuốc theo quy định.
-Giám sát, kiểm tra công tác phòng chống dịch, an toàn vệ sinh thực phẩm
trên địa bàn theo chỉ đạo của UBND quận, huyện và thành phố.
-Phối hợp với các nghành và đoàn thể có liên quan đẩy mạnh công tác xã
hội hoá chăm sóc sức khoẻ, tuyên truyền giáo dục nâng cao nhận thức của người
dân về vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khoẻ.
-Chỉ đạo các trạm y tế xã, phường, thị trấn thực hiện công tác khám chữa
bệnh: khám chữa bệnh thông thường, xử lý cấp cứu ban đầu theo phân tuyến kỹ
thuật do Bộ Y tế ban hành, khám sức khoẻ cho nhân dân và khám chữa bệnh
Bảo hiểm y tế (nếu có), chăm sóc sức khoẻ ban đầu, sức khoẻ sinh sản tại cộng
đồng.
-Quản lý các Trạm y tế xã, phường, thị trấn, chương trình, nhiệm vụ công
tác, chuyên môn nghiệp vụ, tiền lương, tiền công, biên chế, hợp đồng làm việc
tại Trạm Y tế, phối hợp với Phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận, huyện
quản lý về công tác cán bộ của Tạm Y tế theo quy định hiện hành của Nhà nước
và Thành phố.
-Phối hợp với Phòng Tài chính lập kế hoạch tài chính, ngân sách hàng
năm cho hoạt động y tế trên địa bàn, hoạt động thường xuyên của các Trạm Y tế
và thực hiện các chương trình, dự án y tế theo phân bổ của Sở Y tế sau khi được
UBND Thành phố duyệt.
-Tham dự các buổi giao ban, các hội nghị do Trung tâm Y tế dự phòng
quận, huyện tổ chức, các hội nghị Sở Y tế tổ chức bàn về công tác chăm sóc sức
khoẻ nhân dân trên địa bàn quận, huyện.
-Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do UBND quận, huyện giao.

Hoàng Vân Anh

20

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II: CÔNG TÁC VỀ VĂN THƯ
Ở UBND QUẬN TÂY HỒ
I, CÔNG TÁC VĂN THƯ
1, Giới thiệu khái quát về văn thư
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao,
tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công
tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức
mọi cơ quan, tổ chức.
2, Nhiệm vụ
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được
giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu
khác.

II, CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ
 Mục đích
Thống nhất quy trình quản lý các văn bane đi và đến của UBND Quận
nhằm đảm bảo xử lý nhanh chóng kịp thời, chính xác các văn bản gửi đến
UBND Quận và văn bản do UBND Quận ban hành
 Phạm vi áp dụng
Quá trình này được áp dụng đối với tất cả các cán bộ, công chức, nhân
viên của UBND quận khi :
Hoàng Vân Anh

21

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Tiếp nhận, xử lý và phân phối các văn bản đến
• Soạn thảo, trình ký, phê duyệt và ban hành văn bản
1, Công tác quản lý văn bản đi
• Sơ đồ quá trình xử lý văn bản đi( phụ lục 02)
• Mô tả quá trình xử lý văn bản đi
1. Phân công soạn thảo văn bản
Căn cứ nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đơn vị
phân công cán bộ soạn thảo,dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ công chức
được phân công theo quy định của đơn vị.
2. Soạn thảo văn bản
Văn bản do các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc soạn phải

tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2015/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức trình bày văn bản và Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thật trình bày văn bản hành chính.
Thủ trưởng các đơn vị soạn thảo văn bản ký nháy vào dòng cuối cùng của
nội dung văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn
bản
3. Kiểm tra
Chuyên viên Văn phòng HĐND&UBND Quận có trách nhiệm kiểm tra
về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng ban chuyên môn trình ký các
đồng chí lành đạo UBND quận. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, chuyên viên
Văn phòng trình lãnh đạo Văn phòng xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày
nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến Chánh Văn phòng ký nháy vào
bên phải quyền hạn, chức vụ người ký và trình lãnh đao UBND quận ký ban
hành.
Đối với các văn bản không phù hợp về nội dung hoặc sai thể thức trình
bày cần phải chỉnh sửa, lảnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản
đi(BM-04-03), chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại văn bản kèm theo phiếu xử
lý cho đơn vị soạn thảo để hoàn thiện(thời gian tối đa trả lại văn bản là 02 ngày
làm việc kể từ ngày nhận).
4. Phê duyệt
Lãnh đạo UBND hoặc Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận(ký
thừa lệnh UBND quận) trước khi ký văn bản của UBND quận cần xem xét nội
dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
Nếu văn bản không đạt yêu cầu, chuyển trả lại thủ trưởng đơn vị soạn
Hoàng Vân Anh

22

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thảo văn bản để chỉnh sửa(qua Văn phòng).
Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền tại văn bản đi phải rõ rang,
không dung bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
5. Đăng ký văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, tính hợp lệ của chữ
ký người có thảm quyền, nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư
báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyễn trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo
đúng quy định.
Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình Quản lý
công văn đi để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc.
6. Gửi văn bản
Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận có nối mạng LAN, văn
thư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình
phần mềm Web chỉ đạo, truyền mạng diện rộng qua Web chỉ đạo tới các đơn vị
trực thuộc.
Đối với các đơn vị không nối mạng diện rộng của quận, văn thư có trách
nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thư/cán bộ được phân công
soạn thảo văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài bì ghi rõ tên cơ
quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký sổ bản giao công văn(BM-0401-Sổ bàn giao công văn) với nhân viên giao thông.
• Những văn bản có mức độ Khẩn, Mật, văn thư đóng dấu Khẩn, Mật
lên bì văn bản. Văn bản Khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
• Những VB có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký vào sổ bàn giao công
văn.
• Những VB thông thường khác thì gửi chậm nhất trong thời hạn 03

ngày kể từ ngày ký
7. Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư
và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi
nhận.
8. Quản lý con dấu
Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND quận Tây
Hồ không để người không có tránh nhiệm sử dụng một cách tùy tiện. Khi vắng
mặt phải có người thay thế theo chỉ đạo của Lãnh đạo VP và phải có biên bản
giao nhận.
Chỉ đóng dấu khi VB đúng thể thức và có chữ ký của người đúng thẩm
quyền.
Hoàng Vân Anh

23

THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A