Báo cáo kiến tập văn thư lưu trữ tại UBND huyện hạ lang (Hệ trung cấp)

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

BỘ NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BÁO CÁO
KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
A.

SV: Nông Văn Đạt

MỤC LỤC

1

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ
B. LỜI NÓI ĐẦU:

Hiện nay chúng ta đang chứng kiến sự phát triển của khoa học công

nghệ, sự bùng nổ thông tin và nền kinh tế tri thức. Để hòa nhập với xu thế mới
Việt Nam đang tích cực thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa và thực hiện cải
cách hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là một ngành khoa học, là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc của
cơ quan, tổ chức.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là hoạt động quan trọng không thể thiếu của
các cơ quan Đảng, Nhà nước và các doanh nghiệp. Nó giữ vai trò then chốt, là
mắt xích không thể thiếu được trong hoạt động quản lý nhà nước. Hiệu quả của
công tác Văn thư – Lưu trữ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý, điều
hành của cơ quan. Vì vậy làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ góp phần giải
quyết công việc kịp thời, chính xác, đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính,
xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch vững mạnh. Đối với công tác văn phòng
của Ủy ban nhân dân huyện công tác văn thư càng thể hiện rõ vai trò quan trọng đó.
Được sự chấp nhận của lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang tỉnh
Cao Bằng, em đã được tiếp nhận vào cơ quan thực tập tại phòng Nội Vụ từ ngày
20/4/2015 đến ngày 06/6/2015.
Công tác Văn thư - Lưu trữ trong phòng Nội Vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao
Bằng được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, có văn phòng riêng
được trang bị các thiết bị đảm bảo phục vụ tốt cho công tác Văn thư – Lưu trữ.
Việc bố trí các cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ,
năng lực, phẩm chất tốt phù hợp với công việc. Các quy trình thực hiện nội dung
công tác Văn thư – Lưu trữ được đảm bảo, chính xác, đúng quy trình, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân huyện.
- Nội dung thực tập
+ Đã tìm hiểu được công tác xây dựng và ban hành văn bản tại phòng Nội vụ.
+ Công tác quản lý văn bản đi.
SV: Nông Văn Đạt

2

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

+ Công tác quản lý văn bản đến và giải quyết văn bản đến.
+ Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
+ Biết được nhu cầu sử dụng, bố trí cán bộ Văn thư – Lưu trữ, ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Nội vụ huyện
Hạ Lang tỉnh Cao Bằng.
+ Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu.
+ Công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
+ Qua đợt thực tập tốt nghiệp so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết được
trang bị với thực tế tại phòng Nội vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng.
- Ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp:
+ Có được cơ hội học tập thực tế về ngành Văn thư – Lưu trữ tại phòng
Nội vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng.
+ Củng cố được kiến thức lý thuyết về nội dung công tác Văn thư – Lưu
trữ, qua đó nắm rõ hơn về kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ thực tế.
+ Mở rộng và trau dồi thêm kiến thức đã được học trong trường hơn nữa
hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan nhà nước ở địa
phương.
Khi được thực tập tôt nghiệp tại phòng Nội vụ huyện Hạ Lang, em đã
được thủ trưởng đơn vị và các anh chị trong phòng tạo mọi điều kiện thuận lợi
để em hoàn thành tốt chương trình thực tập tốt nghiệp cuối khóa của mình. Nhận
thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các cơ quan

Đảng và Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với chương trình đào tạo
ngành Văn thư – Lưu trữ với đợt thực tập tốt nghiệp. Vì vậy đợt thực tập tốt
nghiệp này em đã cố gắng học hỏi, so sánh đối chiếu những kiến thức đã được
trang bị ở trường với thực tiễn làm việc của cơ quan về tình hình công tác Văn
thư – Lưu trữ tại phòng Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang. Qua đó bản
thân nắm rõ hơn được kỹ năng thực tế, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và hiểu rõ
hơn nữa về ngành nghề của mình và biết thêm được công tác Văn thư – Lưu trữ
tại cơ quan nhà nước để có thêm động lực, phấn đấu học tập hơn nữa.
SV: Nông Văn Đạt

3

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

Qua hai tháng thực tập tại phòng Nội vụ huyện Hạ Lang, do thời gian
không nhiều cùng sự bỡ ngỡ, kiến thức chưa sâu rộng nên em cũng gặp một số
khó khăn nhất định. Nhưng được sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo, cán bộ
phòng Nội vụ huyện Hạ Lang bản thân em đã thu được nhiều kiến thức thực tế.
Biết áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
của mình. Qua đây em xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo và cán bộ phòng
Nội vụ huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng, đã hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện, giới
thiệu, hướng dẫn cho em được áp dụng lý thuyết vào thực tế về công tác Văn thư
- Lưu trữ của cơ quan. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ đã
hướng dẫn giúp đỡ, trang bị cho em những kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ trong

công tác Văn thư - Lưu trữ và hướng dẫn tận tình cho em về kế hoạch, nội dung
đi thực tập.
Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ông Nông Văn Phúc – trưởng
phòng Nội vụ huyện Hạ Lang đã tạo điều kiện sắp xếp cho em vào thực tập tại
phòng . Lời cảm ơn đến các cô, chú, các anh, chị đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn,
bảo ban cho em về công tác Văn thư – Lưu trữ tại cơ quan trong suốt thời gian
thực tập và nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập tốt
nghiệp của mình.
Trong quá trình thực tập tại phòng Nội vụ em đã học hỏi được nhiều kinh
nghiệm thực tế quý báu từ các cô, chú, anh, chị trong cơ quan, qua đó trau dồi
thêm kiến thức chuyên môn, là cơ hội để em học hỏi, mở rộng kiến thức thực tế.
Em xin kính chúc các cô, chú, anh, chị thật nhiều sức khỏe và lời cảm ơn chân
thành sâu sắc nhất.

SV: Nông Văn Đạt

4

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ
C. NỘI DUNG

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN
I. Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan.
1. Sự ra đời và chức năng của UBND huyện Hạ Lang.
Huyện Hạ Lang có diện tích 463 km2 và dân số là 26.000 người (năm

2004). Huyện ly là thị trấn Thanh Nhật nằm trên tỉnh lộ 207, cách thị xã Cao
Bằng 72 km về hướng đông và có hơn 72 km đường biên giới tiếp giáp với
Trung Quốc. Phía Đông Bắc và phía Nam giáp với Nước Cộng hòa nhân dân
Trung Hoa; phía Tây Bắc giáp huyện Trùng Khánh; phía Tây Nam giáp huyện
Quảng Uyên và Phục Hòa.
Tổng diện tích (ha): 46.648,71. Trên địa bàn huyện có 14 đơn vị hành
chính, gồm Thị trấn Thanh Nhật và các xã: An Lạc, Cô Ngân, Thắng Lợi, Thị
Hoa, Việt Chu, Vinh Quý, Đức Quang, Dồng Loan, Kim Loan, Lý Quốc, Minh
Long, Quang Long, Thái Đức,
Trong đó có 9 xã thuộc diện xã đặc biệt khó khăn nằm trong Chương trình
135 giai đoạn II là các xã: Cô Ngân, Vinh Quý, Quang Long, An Lạc, Kim
Loan, Đức Quang, Thắng Lợi, Minh Long, Đồng Loan.
Dân số toàn huyện cuối năm 2008 là 5.391 hộ, với 26.692 người, chủ yếu
gồm 2 dân tộc chính là Nùng chiếm 53,44%, Tày chiếm 45,28%.
Năm 1969, giải thể huyện Hạ Lang, nhập vào hai huyện Quảng Hòa và
Trùng Khánh theo Quyết định số 176-CP ngày 15/9/1969 của Hội đồng Chính
phủ nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa: 8 xã Thanh Nhật, Thái Đức, Việt Chu,
Quang Long, An Lạc, Thị Hoa, Cô Ngân, Vinh Quý nhập vào huyện Quảng
Hòa; 5 xã Minh Long, Lý Quốc, Đức Quang, Thắng Lợi và Kim Loan nhập vào
huyện Trùng Khánh.
Năm 1981, tái lập huyện Hạ Lang từ các xã đã nhập vào hai huyện Quảng
Hòa và Trùng Khánh theo Quyết định số 44-HĐBT ngày 1/9/1981 của Hội đồng
SV: Nông Văn Đạt

5

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

Bộ trưởng nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Lúc này có thêm xã
Đồng Loan mới lập từ huyện Trùng Khánh, tổng cộng huyện Hạ Lang có 14 xã.
Huyện Hạ Lang là một trong những huyện vùng sâu, vùng xa và cũng là
huyện giàu truyền thống cách mạng và là quê hương của nhiều anh hùng cứu
quốc, đến nay với sự cố gắng khắc phục những khó khăn và với những điều kiện
thuận lợi, huyện Hạ Lang đã xây dựng và phát triển trên tất cả mọi lĩnh vực.
- Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
huyện Hạ Lang.
- Ủy ban nhân dân thực hiện các chức năng quản lý nhà nước ở địa
phươngchính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Hạ Lang, góp phần đảm
bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ quyền hạn sau:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình hội đồng
nhân dân huyện thông qua để trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện
quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, Ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:

SV: Nông Văn Đạt

6

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, Ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó.
- Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dích cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành nghề thủy sản. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, giải
quyết tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo qui định của pháp luật.
- Xét duyệt, quy hoạch thủy lợi, mạng lưới đê điều trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
- Tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện.
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và
dịch vụ ở các xã và thị trấn.
- Tổ chức thực hiện và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản
phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu.
2.4. Trong lĩnh vực xây dựng và giao thông vận tải:
- Tổ chức, trình duyệt và xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng

thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện.
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng.
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
SV: Nông Văn Đạt

7

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tác về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ và du lịch.
2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin và thể dục thể
thao:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục. thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phog

trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, thực hiện chính sách dân
số và kế hoạch hóa gia đình.
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ quan hành
nghề y, dược tư nhân, các cơ sở in ấn, phát hành xuất bản phẩm.
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,
tổ chức thực hiện phong trào xóa đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.
2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
- Thực hiện các biện pháp khoa học công nghệ ứng dụng trong phục vụ
sản xuất và đời sống của nhân dân.
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai và bão lụt.
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn
huyện.
2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
SV: Nông Văn Đạt

8

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ công tác huấn luyện dân quân tự vệ.
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và cử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật của nhà
nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm các tệ nạn xã hội,
các hành vi vi phạm khác ở địa phương.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú ở địa phương.
- Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh trật tự, an toàn xã hội.
2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, ngăn chặn hành
vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo.
2.10. Trong việc thi hành pháp luật:
- Chỉ đạo tổ chức, tuyên truyền pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến
pháp, các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên và
nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn huyện
- Tổ chức chỉ đạo công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổ chức tiếp dân,
giải quyết khiếu nại tố cáo và kiến nghị của công dân.
2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của Pháp luật.

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của ủy ban nhân dân cấp trên.
SV: Nông Văn Đạt

9

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
- Quản lý các co sở văn hóa, thông tin, thể dục thể thao của huyện, bảo vệ
và phát -huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh do
huyện quản lý.
II. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang.
1. Tổ chức bộ máy cơ cấu hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện gồm
- Thường trực HĐND và UBND:
+ 1 Chủ tịch HĐND và 1 Chủ tịch UBND
+ 1 Phó Chủ tịch HĐND và 2 phó Chủ tịch UBND
+ 1 Ủy viên thường trực HĐND và 1 Ủy viên UBND
- Có 13 phòng chuyên môn:
+ Phòng Nội vụ
+ Phòng Tư pháp
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch
+ Phòng Tài nguyên - Môi trường
+ Phòng Lao động - Thương binh và xã hội
+ Phòng Văn hóa và Thông tin

+ Phòng Giáo dục và Đào tạo
+ Phòng Y tế
+Thanh tra Huyện
+ Văn phòng HĐND và UBND
+ Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
+ Phòng công thương
+ phòng dân tộc
- Có các đơn vị sự nghiệp trực thuộc
+ Sự nghiệp giáo dục
+ Sự nghiệp y tế
+ Sự nghiệp văn hóa
+ Sự nghiệp kinh tế
+ Sự nghiệp khác
SV: Nông Văn Đạt

10

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

Với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và lòng nhiệt
huyết của mỗi người, dưới sự lãnh đạo của các cấp Ủy Đảng, Ủy ban nhân dân
huyện Hạ Lang đã làm tốt công tác quản lý Nhà nước ở địa phương, khắc phục
những khó khăn mang tính chất đặc thù của huyện vùng núi cao đưa địa phương
ngày một đổi mới tiến bộ, nâng cao đời sống của người dân đặc biệt là đồng bào
các dân tộc ít người đang sinh sống tại đây và góp phần vào sự nghiệp phát triển

đất nước.
2. Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Văn Thư lưu
trữ:
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng là
đơn vị phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ.
2.1. Chức năng của Văn phòng HĐND và UBND
- Có chức năng tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện về hoạt
động của Ủy ban nhân dân huyện, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện về hoạt
động của Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân dân về công tác
dân tộc; tham mưu cho chủ tịch Ủy ban trong công tác chỉ đạo, điều hành; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
- Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn
về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân tỉnh.
2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND
- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện xây
dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và
cả năm; đôn đốc và kiểm tra các cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện, Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
SV: Nông Văn Đạt

11

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Thập thông tin, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh
đạo, chỉ đạo, đỉều hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, Chủ
tịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của
pháp luật.
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, các văn bản do các cơ
quan, đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện đảm
bảo tính hợp lý nội dung và thể thức văn bản theo quy định.
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện giải quyết khiếu nại, tố cáo. Thực hiện
công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của huyện
và theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, các ban của hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân
và tham mưu một số công việc do Chủ tịch nhân dân huyện giao.
- Tổ chức các hoạt động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân
dân trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà
nước trên địa bàn huyện; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện điều hòa, phối
hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện.
- Tham mưu tổng hợp và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động
của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện. Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy
ban nhân dân và Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện trong công tác tiếp dân.
- Giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tiếp khách đến liên
hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, các kỳ họp của Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

- Đối với công tác dân tộc:
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện về công tác dân tộc, cụ thể là: Tổ chức
thực hiện các chính sách dân tộc, các dự án, các chương trình phát triển kinh tế
xã hội đối với đồng bào dân tộc trên địa bàn huyện, công tác định canh định cư
đối với các đồng bào dân tộc thiểu số.
SV: Nông Văn Đạt

12

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

+ Phối hợp với các cơ quan chuyên môn huyện và các đoàn thể tổ chức
tuyên truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào các dân tộc thiểu số
thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Đảng và các qui định của pháp luật.
- Công tác Ngoại vụ:
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong công tác ngoại vụ, lãnh
sự, lễ tân, cụ thể là: Các hoạt động giao lưu với nước ngoài về chính trị, kinh tế,
văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao theo quy định của pháp luật; quản lý các
đoàn đi công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn nước ngoài đến thăm và làm
việc tại địa phương theo quy định của pháp luật.
- Thanh toán tiền lương, công tác phí và các chi phí khác cho cán bộ công
chức, viên chức khối Ủy ban nhân dân huyện.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thực
hiện nhiệm vụ được giao theo qui định.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy

ban nhân dân huyện giao.
3. Phòng Nội vụ
3.1. Vị trí, chức năng:
- Phòng nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện
tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về các lĩnh vực : tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cải cách hành chính;chính quyền địa phương; dịa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức
phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua khen thưởng.
- phòng nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn , nghiệp vụ của
Sở nội vụ.
3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
-Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
SV: Nông Văn Đạt

13

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Trình Ủy ban nhân dân Huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, 5 năm và hang năm; chương trình, biện pháp thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực nhà nước được giao.

-Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
a, Về tổ chức bộ máy:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Huyện
theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
+ Trình ủy ban nhân dân Huyện quyết định hoặc tham mưu cho Ủy ban
nhân dân nhân Huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập,
giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan sự nghiệp
trình cấp có thẩm quyền quyết định;
+ Tham ưu giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của
pháp luật.
b, về quản lý sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên
chế hành chính sự nghiệp hang năm;
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp;
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyên tổng hợp chung việc thực hiện các quy
định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ
chức sự nghiệp thuộc ủy ban nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn.
c, Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền thực hiện
việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân theo phân công của
Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của ủy ban nhân dân tỉnh;
SV: Nông Văn Đạt

14

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

+ Thực hiện các thủ tục để chủ tịch ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các
chức danh của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy
ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,
sáp nhập chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân
dân huyện trình hội đồng nhân dân huyện thông qua trước khi trình các cấp có
thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, chỉ giới, bản
đồ địa giới hành chính của huyện;
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể,
sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của xóm, tổ dân phố trên
địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho trưởng, phó xóm, tổ dân phố.
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyên trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp
báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn, xóm, tổ dân phố trên địa bàn huyện.
d, Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử
dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức;
thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức
quảm lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;
+ thức hiện việc tuyển dụng, quản ký công chức cấp xã và thưc hiện chính
sách đôiư với cán bộ, công chức và cán bộ chuyên trách, không chuyên trách
cấp xã theo phân cấp.

e, Về cải cách hành chính:
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cung cấp và Ủy ban nhân dân xã thực hiện công tác cải cách Hành
chính ở địa phương;
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính trên địa bàn huyện báo cáo Ủy
ban nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân tỉnh.
SV: Nông Văn Đạt

15

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
F, về công tác tôn giáo:
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức
thực hiện chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo
và công tác tôn giáo trên địa bàn;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thức hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban
nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.
G, Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào

thi đua và triển khai chính sách khen thưởng của Đảng và nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của hội đồng thi đua- khen thưởng huyện.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng quản lý và sử dụng quỹ thi đua khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và sử lý các vi phạm
vè công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin báo cáo chủ tịch Ủy ban nhân
dân và Giám đốc Sở nội vụ, về tình hình kết quả triển khai công tác nọi vụ trên
địa bàn.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ quản lý Nhà nước về công tác nội vụ trên địa
bàn.
- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ
lưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ,
công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của phòng nội vụ theo quy định của
pháp luật và theo phân cấp của Ủy nhân dân huyện.
- Quản lý tài chính, tài sản của phòng nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của ủy ban nhân dân huyện.
SV: Nông Văn Đạt

16

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã về công tác nội vụ và các lĩnh vực công
tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở
Nội vụ .
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân
huyện.

SV: Nông Văn Đạt

17

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI CƠ QUAN
I. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ
1. Về tổ chức công tác văn thư – lưu trữ
- Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng Nội vụ
thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về
Văn thư - Lưu trữ của huyện.
- Về công tác Văn thư – Lưu trữ của huyện Hạ Lang được xây dựng Kế
hoạch, ban hành các Quyết định, quy định, Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan,
đơn vị trên địa bàn huyện.
- Phòng Nội Vụ huyện Hạ Lang được bố trí riêng phòng làm việc, được
trang bị đầy đủ, máy tính, máy in, tủ đựng tài liệu, cặp hồ sơ ba dây, máy fax,

máy photo hiện đại, thuận tiện trong quá trình sử dụng giúp cho việc bảo quản
công văn, tài liệu được bảo đảm, đầy đủ, độ chính xác cao.
- Phòng Nội vụ huyện tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức
tuyển dụng cán bộ Văn thư - Lưu trữ theo quy định hiện hành.
- Văn phòng được bố trí theo đúng quy định của Nhà nước, phòng làm
việc được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ, thoáng mát.
- Về biên chế: Bố trí, sắp xếp cán bộ có chuyên môn về công tác Văn thư
– Lưu trữ cho các cơ quan đơn vị trên địa bàn huyện.
2.1.2 Cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ:
* Phòng Nội vụ có trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và 05 công chức
thực hiện công tác chuyên môn của phòng trong lĩnh vực được phân công.
- Trưởng phòng tiêu chuẩn:
+ Lý luận chính trị trung cấp trở lên, là đảng viên, có phẩm chất chính trị
vững vàng, gương mẫu chấp hành các chủ trương, chính sách của đảng, pháp
luật của nhà nước.
+ Chuyên môn, nghiệp vụ: Đại học
+ Ngạch: Chuyên viên, mã ngạch 01.003
SV: Nông Văn Đạt

18

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

+ Nhiệm vụ, quyền hạn: trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban
nhân dân, chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt

động của phòng. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy; quản lý và sử
dụng biên chế hành chính sự nghiệp; công tác cán bộ, công chức, viên chức;
công tác tôn giáo, tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ.
- 01 trưởng phòng có tiêu chuẩn :
+ Lý luận chính trị trung cấp trở lên, là đảng viên, có phẩm chất chính tri
vững vàng, gương mẫu chấp hành các chủ trương chính sách của đảng, pháp luật
của nhà nước.
+ Chuyên môn, nghiệp vụ: Đại học
Ngạch: Chuyên viên, mã ngạch 01.003
+ Nhiêm vụ, quyền hạn: phụ trách công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính
sách và tiền lương cán bộ công chức, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và
trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
- 01 Chuyên viên:
+ Có phẩm chất chính trị vững vàng, chấp hành các chủ trương, chính
sách của đảng, pháp luật cảu nhà nước.
+ Trình độ chuyên môn Đại học, ngạch chuyên viên, mã số ngạch 01.003.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: phụ trách công tác tổ chức cán bộ, chế đọ
chionhs sách và tiền lương cán bộ công chức, chịu trách nhiệm trước trưởng
phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
- 01 Chuyên viên:
+ Có phẩm chất chính trị vững vàng, chấp hành các chủ trương chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
+ Trình độ chuyên môn Đại học, ngạch chuyên viên, mã số ngạch 01.003.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: phụ trách xây dựng chính quyền, địa giới hành
chính, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công.
- 01 Chuyên viên :
SV: Nông Văn Đạt

19

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

+ Có phẩm chất chính trị vững vàng, chấp hành các chủ trương, chính
sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
+ Trình độ chuyên môn Đại học, ngạch chuyên viên, mã ngạch 01.003.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: phụ trách công tác thi đua khen thưởng, cải cách
hành chính. chịu trách nhiệm trước trưởng phòng cà trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công.
- 01 Chuyên viên:
+ Có phẩm chất chính trị vững vàng, chấp hành các chủ trương chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
+ Trình độ chuyên môn Đại học, ngạch chuyên viên, mã số ngạch 01.003.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn: phụ trách công tác tôn giáo, tổ chức hội, tổ chức
phi chính phủ. Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công.
-

01 Chuyên viên :
+ Có phẩm chất chính trị vững vàng, chấp hành các chủ trương chính sách

của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
+ Trình độ chuyên môn Đại học, ngạch chuyên viên, mã số ngạch 01.003.
+ Nhiêm vụ, quyền hạn: Quản lý Nhà nước về Văn thư - Lưu trữ. Thực
hiên công tác thống kê, thông tin báo cáo kết quả triển khai công tác nội vụ trên

địa bàn. Chịu trách nhiện trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công.
* Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện bố chí 01 cán sự có tiêu
chuẩn
+ Chính trị: Có phẩm chất chính trị vững vàng, chấp hành các chủ trương,
chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
+ Trình độ chuyên môn: Trung cấp trở lên, ngạch cán sự, mã ngạch 01.004.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn: Phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ.
+ Thực hiện quy trình xử lý văn bản đến, tiếp nhận, quản lý toàn bộ công
văn đi, đến, phát hành các văn bản của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện và của Văn phòng đúng địa chỉ, đúng quy định của nhà nước. Đăng ký
SV: Nông Văn Đạt

20

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn
bản theo địa chỉ. Chuyển giao nhanh chóng, đầy đủ kịp thời, chính xác văn bản
tài liệu, điện tín đến thường trực Hôị đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và lãnh
đạo Văn phòng.
+ Quản lý và đóng dấu các văn bản theo đúng quy chế, cấp giấy giới
thiệu, giấy đi đường, lệnh xe, bảo quản hồ sơ, tài liệu đầy đủ, đúng quy định,
thực hiện nghiêm túc công tác bảo mật.
+ Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ hợp lý để tra tìm nhanh phục vụ nhu

cầu khai thác; Nộp hồ sơ đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Trong Phòng văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân huyện có 2 cán sự làm công tác Văn thư. Các cán bộ có trình độ
chuyên môn về chuyên ngành Văn thư.
- Có 1 cán sự có trình độ trung cấp làm công tác văn thư tại văn phòng
- Có 1 cán sự có trình độ đại học làm công việc hỗ trợ, phụ trách các thiết
bị máy móc trong văn phòng và kiêm nghiệm công tác văn thư tại Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang.
2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác Văn thư
2.2.1. Về ban hành chỉ đạo về công tác văn thư
- Công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang thực
hiện theo các văn bản của Chính phủ về công tác văn thư:
+ Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
+ Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính
phủ về công tác văn thư.
+ Nghị định số: 09/2010/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Nghị định
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng
4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
+ Nghị định số 58/2001/NND-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý
và sử dụng con dấu

SV: Nông Văn Đạt

21

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 sửa đổi bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NND-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 07/2010/TT - BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 cảu Bộ
Công an Quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 28 tháng 4 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm
2009.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Thông tư liên tịch hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,
Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân
các cấp.
+ Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của cục văn thư và lưu
trữ nhà nước về ban hành quy trình chỉnh lý trài liệu giấy theo TCVN 9001:2000
+ công văn 139/VTLTNN-NVTW ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
+ Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
+ Công văn 879/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc
hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

SV: Nông Văn Đạt

22

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn
thư -Lưu trữ.
- Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và các phòng ban trong Ủy ban
nhân dân huyện Hạ Lang đã tiếp nhận và thực hiện các văn bản của cấp trên về
công tác Văn thư – Lưu trữ.
- Đã thực hiện tốt các văn chỉ đạo của cấp trên, nghiêm chỉnh thực hiện kỹ
thuật trình bày thể thức văn bản hành chính theo thông tư quy định.
- Thực hiện và chấp hành tốt về công tác quản lý và sử dụng con dấu.
- Các thủ tục giấy tờ được thực hiện theo đúng quy định của công tác Văn
thư - Lưu trữ.
- Tuy nhiên còn một số văn bản ban hành chưa thực sự đúng với kỹ thuật
trình bày văn bản, cần thường xuyên tập huấn công tác Văn thư - Lưu trữ cho
cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ của các cơ quan, đơn vị.
- Công tác lập danh mục hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị chưa được thực
hiện thường xuyên.
- Công tác lưu trữ văn bản được lưu trong các cặp hồ sơ 3 dây, được sắp
xếp theo đúng quy định từ số bé nhất ở dưới và số lớn nhất ở trên. Các bản lưu
là các văn bản gốc.
- Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo đúng

quy định của Nhà nước.
2.3. thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan.
2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
Việc xây dựng và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang
được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và Luật số: 31/2004/QH11,
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 14 tháng 12 năm 2004
Mỗi năm Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ban hành hơn 2000 văn
bản.
Một số văn bản do hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ban hành năm
2015:
SV: Nông Văn Đạt

23

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-

Khoa: Văn thư Lưu trữ

Quyết Định : 2100 Văn bản
Thông báo : 95 văn bản
Nghị Quyết : 58 văn bản
Báo Cáo : 453 văn bản
Kế hoạch : 54 văn bản

Các văn bản được các cán bộ trong các phòng ban của Ủy ban nhân dân

huyện Hạ Lang tự soạn thảo theo đúng quy định của pháp luật, chính phủ và
được cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu, ban hành.
Các văn bản do ủy ban nhân dân ban hành: Quyết định, Công văn, Thông
báo, Báo cáo, Tờ trình, Giấy mời, Biên bản…
Các văn bản do Hội đồng nhân dân ban hành: Nghị Định, Quyết Định,
Thông báo, Báo cáo, Giấy mời, Tờ trình.
Các văn bản do phòng Nội vụ ban hành: Quyết Định, Công văn, Báo cáo,
Tờ trình, Thông báo…
+ Năm 2015 phòng Nội Vụ ban hành một số văn bản :
Quyết Định: 258 văn bản
Công văn: 322 văn bản
Báo cáo: 189 văn bản
Tờ trình: 57 văn bản
Các công văn đi được Chánh văn phòng kiểm tra, duyệt và ký nháy trước
khi cán bộ văn thư nhân bản và gửi đi.
Các văn bản do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ban hành là bản
chính.
2.3.2. Công tác quản lý văn bản đi
- Công tác quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy trình, quy định của
pháp luật
- Văn bản đi do Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện mỗi năm
ban hành khoảng 2000 văn bản.
- Sổ đăng ký văn bản đi được chia theo tên loại gồm:
+ Sổ đăng ký công văn đi Nghị quyết và Quyết định của Hội đồng nhân
dân
SV: Nông Văn Đạt

24

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa: Văn thư Lưu trữ

+ Sổ đăng ký công văn đi Quyết định của Uỷ ban nhân dân
+ Sổ đăng ký công văn đi của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân
+ Sổ đăng ký công văn đi Tờ trình
+ Sổ đăng ký công văn thường
+ Sổ đăng ký công văn đi Giấy mời
- Số của các văn bản được đánh số từ số 01 là văn bản ban hành đầu tiên
của năm đối với các văn bản như Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và Quyết
định của Uỷ ban nhân dân huyện
- Đánh số theo nhóm các văn bản có tên loại như Báo cáo, chương trình,
kế hoạch,.. và các nhóm công văn.
- Sổ đăng ký công văn thường có số lượng quyển sổ nhiều.
- Đối với văn bản mật đi có sổ đăng ký riêng .
- Đối với việc nhân bản cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc theo đúng số
lượng bản, nhân bản gốc khi đã có đầy đủ chữ ký và ghi số ngày tháng của văn
bản
- Các văn bản do thường trực Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ban
hành đã được gửi ngay trong ngày, cũng có trường hợp không gửi được trong
ngày đã gửi ngay vào ngày làm việc hôm sau và có báo cáo với thủ truởng.
- Các văn bản gốc được lưu lại tại phòng văn thư.
2.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
- Công tác này được thực hiện theo đúng quy trình, quy định của pháp
luật
- Tất cả các văn bản được gửi đến thường trực Hội đồng nhân dân và Uỷ

ban nhân dân đều tập trung tại phòng văn thư.
- Mỗi năm Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện tiếp nhận trên
2000 văn bản đến.
- Có các loại sổ đăng ký văn bản đến theo tên loại và được lập vào ngày
làm việc đầu năm khi tiếp nhận văn bản, gồm:
SV: Nông Văn Đạt

25

Lớp: Văn thư – Lưu trữ13A