Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND THÀNH PHỐ bắc GIANG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (287.38 KB, 44 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHỤ LỤC.................................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND TP BẮC GIANG...................3
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG.................................................................3
1. Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của UBND Thành phố Bắc Giang.......3
1.1. Điều kiện tự nhiên.............................................................................................................3
1.2. Điều kiện xã hội ...............................................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Bắc Giang....4
2.1. Chức năng của UBND Thành phố Bắc Giang..................................................................4
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Bắc Giang.................................................4
2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố.............................................................................5
II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA BỘ PHẬN LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......................................7
1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của UBND Thành phố.....................................7
2. Tình hình cán bộ làm cơng tác lưu trữ. ...............................................................................7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ..................................10
CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC................................................................................10
I. Thực trạng về hoạt động quản lý........................................................................................10
1. Về ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ..........................................................10
2. Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết về công tác lưu trữ....11
3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công viên chức.........................................................12
4. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.......................................12
II. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ lưu trữ. .....................................................................12
1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu.............................................................12
2. Thực trạng về công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu......................................13
3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu.....................................................................16
4. Thực trạng công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ......................................18
5. Thực trạng cơng tác bảo quản tài liệu...............................................................................21
6. Tổ chức khai thác sử dụng.................................................................................................24
CHƯƠNG III.....................................................................................................26
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG.......................................26
I. MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ.......26
1. Ưu điểm:............................................................................................................................26
2. Nhược điểm:.....................................................................................................................26
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND
THÀNH PHỐ BẮC GIANG.................................................................................................27
1. Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ trong UBND Thành phố.........................................28
2. Tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý cơng tác lưu trữ
của UBND Thành phố...........................................................................................................29
3. Hồn thiện đội ngũ cán bộ làm cơng tác lưu trữ...............................................................31
4. Hồn thiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ.............................................................................32
Sinh viên: Phạm Thị Hương
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ..............................................................32
4.2. Việc phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu......................................................................33
4.3. Xác định giá trị tài liệu..................................................................................................35
4.4. Thống kê và cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ..................................................................36
4.5. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ...................................................................................37
4.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.................................................................................38
4.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ...................................................39
III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN....................................................................40
KẾT LUẬN............................................................................................................41
PHỤ LỤC
Sinh viên: Phạm Thị Hương
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU.
Những năm gần đây, cải cách hành chính là một cơng việc to lớn và có ý nghĩa
vô cùng quan trọng. Nên công tác văn thư – lưu trữ đã được Đảng và Nhà nước
quan tâm đặc biệt trong giai đoạn “Cải cách Hành chính quốc gia hiện nay”. Trong
đó việc xây dựng và hồn thiện tổ chức lưu trữ của đất nước cũng khơng nằm
ngồi nhiệm vụ đó. Hồ sơ tài liệu lưu trữ được coi là nguồn sử liệu quan trọng nhất
vì nó chứa đựng nguồn thông tin đáng tin cậy nhất để đánh giá trình độ văn minh
và lịch sử phát triển của một quốc gia. Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn chứa đựng
những thơng tin có ý nghĩa nhiều mặt: chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội, lịch sử…
nên nó có vai trị vơ cùng quan trọng trong đời sống xã hội. Vì vậy thực hiện tơt
cơng tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác
những thông tin vô giá là hết sức cần thiết..
Trường Đại học Nội vụ là nơi có truyền thống đào tạo cán bộ văn thư – lưu trữ.
Trường đã thực hiện phương châm giáo dục của Đảng va Nhà nước là “học đi đôi
với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”, gắn với khẩu hiệu “hoc thật, thi thật, để
ra đời làm thật”. Vì thế, hàng năm nhà trường đã tiến hành tổ chức những đợt thực
tập cho sinh viên năm thứ 3 hệ cao đẳng và sinh viên năm thứ 4 hệ đại học đi thực
tế tại các cơ quan tổ chức. Qua gần 40 năm xây dựng và trưởng thành, nhà trường
đã không ngừng phát triển, ln khẳng định được vị trí của mình để nhà trường
gắn liền với xã hội. Cho nên việc thực tập là rất cần thiết. Mục đích của đợt thực
tập này là:
- Giúp sinh viên hiểu rõ hơn công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khi đến
thực tập.
- Tạo cơ hội cho sinh viên có cơ hội cọ xát với thực tiễn, vận dụng kiến thức lý
luận đã học để giải quyết một số vấn đề cụ thể về công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ
chức thực tập.
- Giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một
cán bộ lưu trữ trong tương lai.
Được sự phân công của khoa Văn thư – Lưu trữ và được sự đồng ý của lãnh
đạo UBND Thành phố Bắc Giang, tơi đã có điều kiện đến thực tập tại cơ quan
Sinh viên: Phạm Thị Hương
1
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong thời gian từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015. Sở dĩ tôi chọn chuyên đề
công tác lưu trữ để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp cho mình vì trong đợt thực tập
này tôi đã được cơ quan tạo điều kiện thực hành một số khâu nghiệp vụ lưu trữ,
cũng như nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn:
Th.s Trịnh Thị Kim Oanh cùng các Thầy Cô trong khoa. Qua thời gian thực tập,
bên cạnh những thuận lợi thì vẫn cịn những khó khăn, vướng mắc cần được giải
quyết. Cũng qua đây, tôi đã vận dụng được những kiến thức đã học trong nhà
trường vào thực tế cơng việc của cơ quan, tích luỹ được kinh nghiệm và tác phong
làm việc khoa hoc. Đây chính là điều kiện để sau khi tơi ra trường trở thành người
cán bộ có năng lực, trình độ và chun mơn nghiệp vụ vững vàng, để hồn thành
tốt các nhiệm vụ được giao.
Bài báo cáo tốt nghiệp của tơi ngồi phần mở đầu, phần kết ln và phụ lục thì
nội dung báo cáo được chia thành ba chương cụ thế như sau:
Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
Thành phố Bắc Giang
Chương II: Thực trạng tình hình cơng tác lưu trữ của UBND Thành phố
Bắc Giang.
Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác lưu
trữ ở UBND Thành phố Bắc Giang.
Qua bài báo cáo thực tập này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới
Ban lãnh đạo UBND Thành phố Bắc Giang; đặc biệt là Ban lãnh đạo Phòng Nội
Vụ cùng các cán bộ, chuyên viên trong Phòng và sự hướng dẫn nhiệt tình của cán
bộ lưu trữ cơ quan; các thầy, cơ giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ, nhất là sự chỉ
bảo hướng dẫn tận tình của Giảng viên Th.s Trịnh Thị Kim Oanh .
Kính mong nhận được sự góp ý của thầy cơ và các bạn để tơi hồn thành tơt
hơn nữa nghiệp vụ của mình!
Tơi xin chân thành cảm ơn
Bắc Giang, tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Phạm Thị Hương
Sinh viên: Phạm Thị Hương
2
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND TP BẮC GIANG
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG
1. Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của UBND Thành
phố Bắc Giang
1.1. Điều kiện tự nhiên
TP Bắc Giang thuộc tỉnh Bắc Giang, là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hố, xã
hội của tỉnh Bắc Giang.
TP Bắc Giang có diện tích 6.677,36 ha và 220.000 người, được thành lập
trên cơ sở 10 phường: Đa Mai, Dĩnh Kế, Hồng Văn Thụ, Lê Lợi, Mỹ Độ, Ngơ
Quyền, Thọ Xương, Trần Nguyên Hãn, Trần Phú, Xương Giang và 6 xã: Dĩnh Trì,
Song Khê, Song Mai, Tân Mỹ, Tân Tiến, Đồng Sơn. Địa giới của TP:
- Phía Bắc giáp với huyện Tân n
- Phía Đơng giáp huyện Lạng Giang
- Phía Nam – Tây Nam giáp huyện Yên Dũng
- Phía Tây giáp huyện Việt Yên
TP Bắc Giang cách thủ đô Hà Nội 50km về phía Bắc, ở vị trí trung lộ trên tuyến
đường giao thông huyết mạch nối thủ đô Hà Nội với biên giới Lạng Sơn; có tuyến
đường sơng nối TP với các trung tâm công nghiệp, thương mại, du lịch lớn trong
vùng; là đầu mối giao thông cấp liên vùng quan trọng. TP Bắc Giang có các điều
kiện tự nhiên thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội trước mắt cũng như lâu dài
của TP và của tỉnh. UBND TP Bắc Giang nằm ở trung tâm thành phố nên rất
thuận lợi cho việc giao lưu văn hoá, kinh tế, thương mại, nâng cao dân trí, quan
trọng hơn nữa là đẩy mạnh quan hệ giữa các huyện, các phường xã trên địa bàn
cùng thực hiện một mục đích quản lý Nhà nước nói chung trong xã hội.
1.2. Điều kiện xã hội
Bắc Giang là một thành phố có bề dày lịch sử truyền thống cách mạng. Trải
qua 60 năm xây dựng và trưởng thành Thành phố Bắc Giang hôm nay đã có nhiều
đổi mới, cơ quan chính quyền các cấp không ngừng lớn mạnh:
Sinh viên: Phạm Thị Hương
3
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Dưới thời Pháp thuộc, ngày 11/7/1888 đơn vị hành chính “Phủ Lạng Thương”
ra đời. Ngày 10/10/1895, tỉnh Bắc Giang được thành lập, Phủ Lạng Thương trở
thành tỉnh lỵ Bắc Giang. Ngày 01/01/1959 Phủ Lạng Thương được đổi tên thành
thị xã Bắc Giang, UBND thị xã Bắc Giang được thành lập. Từ khi thành lập đến
nay thì UBND thị xã Bắc Giang đã không ngừng lớn mạnh và ngày càng đi lên.
Ngày 07/6/2005 Chính phủ có Nghị định số 75/2005/NĐ-CP thành lập Thành phố
và ngày 03/12/2014 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 2168/ QĐ- TTg cơng
nhận thị xã là đô thị loại II.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thành
phố Bắc Giang
2.1. Chức năng của UBND Thành phố Bắc Giang
UBND Thành phố do HĐND Thành phố bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
UBND thành phố chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của
cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ
trung ương đến địa phương.
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định UBND thành phố ra
quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện kiểm tra việc thi hành văn bản đó.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Bắc Giang
2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm.; Lập dự toán thu Ngân
sách Nhà nước trên địa bàn.; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn
kiểm tra UBND phường, xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị
quyết của HĐND phường, xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật ; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của phường, xã.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
4
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2. Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc
phịng tồn dân; Tổ chức đăng ký nghĩa vụ qn sự và thi hành theo đúng QĐ của
pháp luật; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an tồn xã hội, xây
dựng lực lượng cơng an thành phố vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện
các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương; Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy
đinh của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước
ngoài ở địa phương; Tuyên truyền giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong
trào bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội.
2.2.3. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy định
của pháp luật; Quy đinh tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ
quan chun mơn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của UBND
cấp trên; Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của thành phố;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa
phương trình HĐND cùng cấp thơng qua để trình cấp trên xem xét quyết định.
2.2.4. Ngồi những nhiệm vụ và quyền hạn trên UBND TP còn thực hiện nhiệm
vụ quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực Công nghiệp, Nông nghiệp, Y tế…
2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố
UBND TP là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND ngày
26/11/2003. Bộ máy UBND TP là tồn bộ hệ thống các phịng ban được tổ chức
theo cơ cấu trực tiếp.
* Về nhân sự thành viên UBND TP bao gồm:
01 Chủ tịch. Lãnh đạo UBND TP là Chủ tịch UBND, là người điều hành chung
mọi công việc của UBND. Chủ tịch UBND thành phố thực hiện đầy đủ nhiệm vụ,
quyền hạn được quy định tại điều 127 Luật Tổ chức HĐND và UBND.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
5
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
03 Phó Chủ tịch: PCT phụ trách khối văn xã, PCT phụ trách khối kinh tế và
PCT phụ trách khối địa chính giao thơng. Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo
giải quyết các công việc thuộc phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá
nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND TP, HĐND TP về những quyết định, những ý
kiến chỉ đạo điều hành, những kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công,
cùng với tập thể UBND Thành phố chịu trách nhiệm hoạt động của UBND TP
trước UBND Tỉnh.
Các ủy viên UBND gồm: Chánh Văn phòng HĐND - UBND, Trưởng phòng
Nội vụ, Trưởng phịng Tài Chính Kế Hoạch, Trưởng Cơng an, Trưởng Ban Chỉ
huy Quân sự.
* Về cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố: được quy định
theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ.
- Các phịng, ban chun mơn. Bao gồm 12 phòng, ban:
1.Văn phòng HĐND và UBND thành phố;
2. Phòng Nội vụ ;
3. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;
4. Phịng Văn hóa- Thơng tin;
5. Phịng Giáo dục và Đào tạo;
6. Phịng Tư Pháp;
7. Phịng Quản lý đơ thị;
8. Phịng Y tế;
9. Phịng Tài ngun và Mơi trường;
10. Phịng Tài chính - Kế hoạch;
11. Phịng Kinh tế;
12. Thanh tra.
- Các đơn vị sự nghiệp:
1. Đội Thanh tra Giao thông & Xây dựng;
2. Đội Quản lý thị trường số 1;
3. Ban quản lý dự án thoát nước và VSMT
4. Ban Quản lý xây dựng;
5. Trung tâm văn hoá - TT - TT;
6. Văn phòng Đăng ký QSD đất;
7. Trung tâm phát triển quỹ đất;
8. Đài truyền thanh thành phố.
- Ngoài ra cịn có các hội: Hội chữ thập đỏ, Hội người mù,….
* Về tổ chức biên chế:
+ Biên chế hành chính: 109;
+ Biên chế sự nghiệp: 1021
Sinh viên: Phạm Thị Hương
6
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ
CHỨC.
1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của UBND Thành phố
Kho lưu trữ của UBND thành phố hiện đang bảo quản khoảng hơn 100 mét giá
tài liệu của UBND và một số phòng: phịng Tư pháp, phịng Nội vụ…
* Về hình thức:
- Chủ yếu là tài liệu hành chính, một phần là tài liệu khoa học kỹ thuật (VD: các
bản vẽ kỹ thuật của phịng Kinh tế…). Hiện nay, chưa có tài liệu nghe nhìn.
- Tài liệu lưu trữ ở đây chủ yếu là tài liệu gốc có đầy đủ thể thức. Tuy nhiên có
1 số ít cịn là bản sao(dấu đen).
- Tình trạng vật lý:Tài liệu của UBND thành phố luôn được bảo quản tương đối
tốt, số lượng tài liệu bị vàng ố là rất ít, khơng có tài liệu bị nấm mốc. Tài liệu chủ
yếu được trình bày trên giấy A4 và một số bản vẽ kỹ thuật trình bày trên giấy A3,
chất lượng giấy tương đối tốt. Tài liệu ở đây đã được bó gói gọn gàng, cho vào cặp
hộp, sắp xếp lên giá.
VD: Khối tài liệu từ năm 1979 đến năm 1997 đã bị ngả màu, một số bị mờ, khó
nhìn nhưng chưa bị mối mọt xâm nhập. Khối tài liệu từ năm 1997 đến 2007 thì
chất lượng giấy tốt nên số lượng ngả màu là rất ít, nhìn chung là tương đối tốt.
* Về nội dung:
- Các văn bản phát hành ra phải đảm bảo chính xác cả về hình thức lẫn nơi
dung, đúng với Luật pháp hiện hành.
- Khối tài liệu trong kho có nội dung phong phú trên tất cả các lĩnh vực hoạt
động điều hành quản lý của Ủy ban bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu chun
mơn đặc thù.
2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ.
Hiện nay, kho lưu trữ của UBND thành phố vừa là kho lưu trữ hiện hành vừa là
kho lưu trữ lịch sử vì tài liệu thu về đây không phải nộp đi đâu mà giữ nguyên.
Kho lưu trữ của UBND thành phố chủ yếu bảo quản khối tài liệu của Ủy ban và
một số rất ít của các phịng ban chun mơn thuộc UBND TP Bắc Giang.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
7
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội Vụ về việc
quy định và hướng dẫn thống nhất về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức
bộ máy của các cơ quan, đơn vị làm công tác lưu trữ trong nước; thì tài liệu lưu
trữ tới thời hạn 5 năm phải giao nộp những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử.
Nên hiện nay lưu trữ của UBND và các phịng ban chun mơn thuộc UBND là
lưu trữ hiện hành . Sở dĩ kho lưu trữ của UBND được tổ chức như vậy là do việc
thực hiện giảm biên chế cán bộ của UBND và chủ trương của nhà nước
-Theo Điều 3 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/2/2008 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyêm môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh thì các phịng ban chun mơn được lập ra có nhiệm vụ: tham mưu
giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một
số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp huyện và theo quy định
của pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực
công tác ở địa phương. Theo sự chỉ đạo đó các phịng ban ở UBND thành phố đã
thực hiện việc bảo quản tài liệu lưu trữ của phịng mình trong thời gian là 5 năm.
Nhưng hiện nay chưa có bộ phận lưu trữ hiện hành nên chuyên môn nghiệp vụ
chưa đáp ứng yêu cầu đề ra. Điều này dẫn tới kho lưu trữ của UBND sau khi thu
tài liệu về còn thiếu nhiều tài liệu làm ảnh hưởng tới nhu cầu nghiên cứu, tra tìm.
Hiện nay cán bộ làm công tác lưu trữ của thành phố có 01 người chuyên trách
về các khâu nghiệp vụ lưu trữ (đã biên chế ) trình độ chun mơn cao đẳng, đã
được trang bị khá hoàn thiện về kiến thứ cũng như nghiệp vụ chuyên môn. Nhiệm
vụ cụ thể của cán bộ lưu trữ đó là:
- Tập hợp tài liệu, sắp xếp, phân loại, lập danh mục hồ sơ tài liệu của cơ quan
mình và lưu trữ đầy đủ các loại tài liệu, đảm bảo an toàn tài liệu.
- Hàng năm hướng dẫn cho các phòng ban về việc tổ chức công tác bảo quàn tài
liệu lưu trữ. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị phòng ban chuyên môn thuộc
UBND thành phố để đưa vào lưu trữ tại kho lưu trữ của Ủy ban.
- Thu thập, bổ sung những tài liệu còn thiếu và tiến hành chỉnh lý khối tài liệu
hiện có trong kho.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
8
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nghiên cứu, đề xuất, tham mưu việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy
định của Nhà nước
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của
UBND, đảm bảo chính xác, rõ ràng bằng sổ thống kê và máy tính, nhằm mục đích
tra tìm, nghiên cứu được dễ dàng, thuận lợi hơn và đạt được hiệu quả cao nhất.
VD: Theo Báo cáo số 296/BC-UBND ngày 24/12/2009 của UBND Thành phố
về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2009. Thì trong năm
2009 số lượng văn bản của Thành phố có:
+ Văn bản đến là: 2.349 văn bản. Văn bản đi là: 5.434 văn bản ( Công
văn: 1.738; Quyết định: 4.094; Kế hoạch: 56; Báo cáo: 273; Thông báo:275; Chỉ
thị: 02; Các bản khác: 122).
+ Văn bản gửi đi qua hệ thống thư điện tử: 1585 văn bản. Văn bản nhận
qua hệ thống thư điện tử: 1208 văn bản.
Như vậy, việc tổ chức công tác lưu trữ ở UBND TP như hiện nay đã tạo điều
kiện cho việc quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của UBND TP. Tạo điều kiện cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác lưu
trữ đươc thuận lợi hơn nhằm đảm bảo an tồn cho tài liệu. Thực hiện được mục
đích giảm biên chế cán bộ lưu trữ, tiết kiệm được diện tích về nhà kho và tiết kiệm
kinh phí vào việc trang bị trang thiết bị bảo quản cho tài liệu trong kho. Cũng như
để phù hợp với điều kiện thực tế hiện có của UBND Thành phố Bắc Giang
Bên cạnh đó vẫn cịn những tồn tại, khó khăn cần được khắc phục như: nhiều
khâu còn chưa phù hợp với các quy định của Nhà nước về tổ chức công tác lưu trữ
tại cấp cơ sở. Vì hiện nay cán bộ biên chế lưu trữ chỉ có 01 người nên sẽ rất khó
khăn trong việc tra tìm tài liệu khi cán bộ lưu trữ đi vắng hay khi có nhiều người cần
tra tìm cùng một lúc thì cán bộ lưu trữ không thể đáp ứng được ngay sẽ dẫn tới ảnh
hưởng tới cơng việc của các đơn vị phịng ban chun mơn. Việc giao nộp tài liệu ở
các phịng ban chun mơn trực thuộc Ủy ban chưa được chặt chẽ, cịn nhiều phịng
chưa thực hiện giao nộp tài liệu, tình trạng nộp thiếu là rất phổ biến. Kho lưu trữ của
Ủy ban vừa là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử thì sẽ rất ảnh hưởng tới vai trị
của cơng tác lưu trữ, gây nhiều khó khăn cho cán bộ chuyên trách.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
9
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
I. Thực trạng về hoạt động quản lý.
1. Về ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cũng như các văn
bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về công tác lưu trữ. UBND
Thành phố Bắc Giang đã nhận thức rõ vai trị của cơng tác lưu trữ trong q trình
hoạt động điều hành quản lý nhà nước. Vì vậy, UBND TP đã xây dựng và ban
hành các văn bản, cụ thể là:
+ Quy chế số 01/QC-NV ban hành ngày 30 tháng 6 năm 2009 của UBND thành
phố Bắc Giang về công tác văn thư và lưu trữ . Quy chế nêu rõ phạm vi và đối
tượng điều chỉnh; trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ; tổ chức
nhiệm vụ của văn thư lưu trữ; cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ; kinh phí cho
hoạt động và bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ.
+ Quyết định số 999/QĐ-UBND ngày 26 tháng 9 năm 2006 của UBND thành
phố Bắc Giang về việc ban hành danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ thành phố Bắc Giang .
+ Công văn số 423/UBND-NV ngày 15 tháng 4 năm 2009 của UBND thành
phố Bắc Giang về việc xây dựng, ban hành quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ .
+ Công văn số 277/UBND-NV ngày 12 tháng 3 năm 2010 của UBND thành
phố Bắc Giang về việc thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư, lưu trữ năm 2010
+ Quyết định số 1324/2004/QĐ-UB ngày 8 tháng 11 năm 2004 của UBND thị
xã Bắc Giang(nay là UBND thành phố Bắc Giang) về việc ban hành danh mục
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ thị xã Bắc Giang
+ Báo cáo 296/BC-UBND ngày 24 tháng 12 năm 2009 của UBND thành phố
Bắc Giang về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2009
Trên đây là những văn bản thể hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, quan tâm nhiệt tình
của UBND TP Bắc Giang tới công tác Lưu trữ của UBND TP. Hệ thống văn bản
này tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ
nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng của các cơ quan tổ chức trong đó có UBND
Sinh viên: Phạm Thị Hương
10
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TP Bắc Giang. Là minh chứng cho sự quan tâm sát sao tới công tác lưu trữ của
UBND TP, thể hiện nhận thức khá toàn diện về tầm quan trọng của công tác này.
Đây là cơ sở tạo tiền đề cho việc tổ chức tốt công tác lưu trữ của thành phố, làm
mẫu cho các cơ quan, tổ chức ở cấp dưới học tập kinh nghiệm để công tác này
ngày càng đạt được những kết quả cao hơn. Ví dụ: Quy chế về văn thư lưu trữ
được xây dựng năm 2009 (bao gồm 4 chương, 35 điều) là rất mới, rất hợp lý, phù
hợp với tình hình cơ quan hiện nay.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực thì vẫn cịn những mặt tiêu cực.Hệ
thống văn bản trên có một số điểm bất cập và yếu kém đã bộc lộ là:
- Với hệ thống các văn bản của Nhà nước thì hiện nay các quy định về tổ chức
cơng tác lưu trữ của cấp quận, huyện, thị xã, TP trực thuộc tỉnh vẫn chưa thể hiện
cụ thể, rõ ràng nên rất khó thực hiện. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ được Đảng và
Nhà nước đặc biệt quan tâm chủ yếu ở cấp trung ương, cấp địa phương cơ sở sự
quan tâm mới chỉ dừng lại ở các văn bản, giấy tờ, chưa có sự kiểm tra cụ thể nên
một số khâu nghiệp vụ còn chưa được thực hiện đầy đủ và toàn diện.
- Với hệ thống văn bản do UBND TP ban hành ra: Quy chế về công tác văn thư
lưu trữ ban mới hành năm 2009, trước đây chưa có quy chế cho cơng tác này. Vì thế
cơng tác lưu trữ ở UBND TP mới chỉ thực sự được quan tâm những năm gần đây,
cịn trước đây thì vẫn chưa được cụ thể, rõ ràng. Chính vì thế công tác lưu trữ của
UBND chưa thực sự được chuyên sâu
2. Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết về công
tác lưu trữ
Cán bộ lưu trữ thuộc phòng Nội vụ hàng tuần vẫn phải nộp báo cáo tuần cho
Trưởng phòng để báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao. Hàng năm
UBND TP thường tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về tình hình cơng tác lưu trữ,
việc kiểm tra tạo điều kiện đánh giá chính xác và cơng bằng nhất về kết quả công
tác lưu trữ của UBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức cơng tác lưu trữ được
tốt hơn. Để đánh giá kết quả hoạt động của công tác lưu trữ, hàng năm UBND
thường tổ chức các Hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việc đánh giá công
tác lưu trữ đã đạt được và tìm ra những tồn tại, yếu kém để khắc phục nhằm hoàn
Sinh viên: Phạm Thị Hương
11
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiện công tác này. Giúp mọi cán bộ trong cơ quan đều hiểu được vai trò, tầm quan
trọng của cơng tác lưu trữ trong hoạt động hành chính nhà nước, giúp nâng cao
hiệu quả hoạt động của UBDN thành phố.
3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công viên chức
Ngoài những văn bản chỉ đao của cấp trên và UBND TP trước đây về cơng tác
lưu trữ, thì hàng năm thành phố đều cử cán bộ làm công tác lưu trữ của Văn phòng
HĐND-UBND thành phố, phường, xã tham gia các lớp tập huấn về công tác lưu
trữ do tỉnh tổ chức để nâng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời,
cũng đã cử cán bộ lưu trữ cơ quan đi học lớp bồi dưỡng tin học về quản lý văn bản
trên máy tính để phục vụ công tác lưu trữ sau này.
4. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là cần thiết, điều này
xuất phát từ tính phức tạp của cơng tác lưu trữ và sự địi hỏi phải cung cấp thơng
tin nhanh chóng kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và
của xã hội
Nhận thức được điều này, hiện nay kho lưu trữ UBND thành phố đang trong
giai đoạn triển khai đưa công nghệ thông tin vào quản lý khối tài liệu lưu trữ của
Uỷ ban, thông tin đầu vào của hồ sơ, tài liệu đang được cán bộ lưu trữ nhập vào
máy. Với việc Ứng dụng công nghệ thông tin này, trong thời gian tới tài liệu của
UBND thành phố chắc chắn sẽ được quản lý thống nhất trên máy tính và đưa vào
mạng LAN của cơ quan để phục vụ cho việc tra cứu đạt hiệu quả
* Nhận xét chung: Như vậy, nhìn chung cơng tác lưu trữ tại UBND TP Bắc
Giang đã được quan tâm, chỉ đạo và ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn. Để giúp
cho các hoạt động của UBDN đi vào hoạt động thuận lợi hơn thì UBND TP đã xây
dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các khâu nghiệp vụ lưu trữ để phát huy
tối đa vai trị của cơng tác này, cũng như giá trị khơng gì thay thế được của nguồn
tài liệu đang được bảo quản tại kho lưu trữ của Uỷ ban.
II. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu
- Xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ: Theo Quyết định số 999/QĐSinh viên: Phạm Thị Hương
12
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND ngày 26 tháng 9 năm 2006 của UBND TP Bắc Giang về việc ban hành
danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ TP Bắc Giang.
- Xác định những tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ:
Được quy định cụ thể tại quyết định số 999/QĐ-UBND. Chi tiết hơn nữa là Quyết
định số 1324/2004/QĐ-UB ngày 8 tháng 11 năm 2004 của UBND thị xã Bắc
Giang về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu
trữ thị xã Bắc Giang.
- Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của UBND:
Hiện nay, trong kho lưu trữ của UBND thành phố đang lưu giữ khối tài liệu từ năm
1979 đến năm 2013, tài liệu từ năm 1979 đến 1996 có số lượng rất ít khoảng gần
100 cặp (hộp) tài liệu, còn lại là khối tài liệu từ năm 1997 đến 2013. Tồn bộ khối
tài liệu được hình thành từ năm 1997 đến 2013 hầu hết đã được giao nộp vào kho
lưu trữ, số lượng mất mát, thiếu sót khơng nhiều.
Từ thực tế đã được khảo sát cụ thể đó chúng ta có thể thấy việc giao nộp tài
liệu của các phòng ban ở UBND TP chưa được thực hiện theo đúng quy định của
Nhà nước và theo quy định của UBND TP trong quy chế công tác văn thư lưu trữ
năm 2009
Về thủ tục giao nộp tài liệu thì nhìn chung thực hiện tương đối tốt theo đúng
quy định nhà nước. Khi các phòng ban giao nộp tài liệu cán bộ lưu trữ sẽ lập 2 bản
"Biên bản giao nộp tài liệu" có giá trị pháp lý như nhau và mỗi bên sẽ giữ một bản
để sau này đối chiếu khi cần thiết.
2. Thực trạng về công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu
Công tác phân loại, lập hồ sơ và tiến hành chỉnh lý tài liệu là công việc tiếp
theo phải làm sau khi thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
2.1. Phân loại tài liệu
*Thứ nhất: Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng
Hiện nay kho lưu trữ của UBND TP chưa biên soạn được bản lịch sử
đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng. Điều này đã gây phần nào gây khó khăn
cho việc phân loại tài liệu của UBND TP trong việc tổ chức khoa học tài liệu trong
kho tạo thuận lợi cho các lần chỉnh lý tài liệu sau này.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
13
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyên nhân của tình trạng này là do tài liệu trong kho được quản lý theo
từng phòng, ban chuyên môn sản sinh ra tài liệu. Việc xác định phông riêng cho
từng phòng, ban là chưa rõ ràng, cụ thể nên rất khó cho việc biên soạn lịch sử
phơng và lịch sử đơn vị hình thành phơng cho phơng lưu trữ của UBND TP nói
chung và cho từng phịng, ban nói riêng. Ngồi ra, cịn do chưa có sự chỉ đạo của
các cấp lãnh đạo và do cán bộ lưu trữ chưa chú trọng đến công việc này cũng như
chưa thấy được tầm quan trọng của bản lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử
phơng của cơ quan.
*Thứ hai: Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu
Phương án thống nhất cho UBND thành phố là phương án "Thời gian - Mặt
hoạt động". Phương án "Thời gian - Mặt hoạt động" thường được áp dụng cho
những cơ quan có cơ cấu tổ chức khơng rõ ràng, ln thay đổi, cơ quan đang hoạt
động. Theo phương án này, tài liệu trong phông trước hết được chia theo thời gian.
Sau đó, trong từng thời gian tài liệu được chia về mặt hoạt động. Phương án này đã
giúp cho việc phân loại tài liệu trong phơng được chính xác và thống nhất, phản
ánh được mối liên hệ biện chứng giữa các cấp độ tài liệu, giữa các nhóm tài liệu
trong phông và giữa các tài liệu trong hồ sơ hay trong đơn vị bảo quản.
*Thứ ba: Hệ thống hoá hồ sơ, vấn đề xác định tên phông trong kho lưu trữ
UBND thành phố Bắc Giang
Trong thực tế việc xác định tên phông trong kho lưu trữ của UBND thành
phố Bắc Giang trong những năm gần đây chưa được xác định rõ ràng. Tài liệu
trong kho ở những năm trước được phân theo mặt hoạt động (theo từng khối).
Ví dụ: Tài liệu năm 1996 được chia theo mặt hoạt động. Bao gồm các mặt
hoạt động như sau: Khối tổng hợp, Khối nội chính, Khối xây dựng cơ bản, Cơng
nghiệp, Nơng nghiệp, Kinh tế, Văn xã. Như vậy, toàn bộ khối tài liệu này là một
phông - Phông lưu trữ UBND thành phố Bắc Giang.
Còn trong những năm gần đây (từ năm 1997 đến 2007) tài liệu của ủy ban
và của các phòng, ban được sắp xếp riêng và theo năm để tiện cho việc tra cứu và
quản lý, việc đánh số hồ sơ, số hộp cũng không được đánh liên tục trong tồn
phơng mà mỗi phịng đánh một số riêng.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
14
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ví dụ: Phịng Tư pháp đánh từ hồ sơ số 01, hộp số 01 đến hết.
Tiếp đến Phòng Tài chính - Kế hoach đánh từ hồ sơ số 01, hộp số 01 đến
hết. Và cho đến hết các phòng…
Điều này chứng tỏ đã có sự phân phơng trong kho lưu trữ, mỗi phịng sẽ
được lập một phơng riêng. Việc quản lý tài liệu của các phịng ban chun mơn
thuộc UBND như vậy là hợp lý bởi vì xét trên thực tế thì các phịng này đủ điều
kiện thành lập phơng riêng (có văn bản thành lập và quy định về chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên và có con dấu riêng) và có tư cách pháp nhân
trong giao dịch.
2.2. Lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu trong lưu trữ
Lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu trong lưu trữ là một công việc vô cùng quan
trọng và quyết định đến chất lượng hồ sơ, tài liệu cũng như tổ chức, sắp xếp một
cách khoa học hồ sơ, tài liệu trong kho theo một phương án phân loại hợp lý nhất..
Hiện nay, khối tài liệu được đưa vào kho lưu trữ của UBND TP phần lớn
đều trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chưa được lập hồ sơ. Khi vào lưu trữ mới tiến
hành lập hồ sơ tài liệu. Kho lưu trữ của UBND TPhiện nay đã tiến hành được 2 đợt
chỉnh lý vào năm 2006,2007. Năm 2007 kết hợp với Trung tâm lưu trữ tỉnh thực
hiện chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2003 trở về trước của Uỷ ban.. Năm 2015 này
đang tiến hành chỉnh lý nốt khối tài liệu của uỷ ban còn lại trong kho, kế hoạch sẽ
kết thúc vào cuối quý 2 này. Việc chỉnh lý tài liệu trong kho chủ yếu do cán bộ lưu
trữ của UBND thực hiện. Tiếp theo đợt chỉnh lý này là đợt chỉnh lý tài liệu thu về
của các phịng ban chun mơn. Nhiệm vụ này sẽ rất khó khăn cho cán bộ lưu trữ
nếu như cơ quan không tổ chức phối hợp, liên kết với các tổ chức khác cùng thực
hiện chỉnh lý. Tuy nhiên tồn bộ quy trình chỉnh lý tài liệu đều được thực hiện
đúng theo hướng dẫn của Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Tài liệu sau khi chỉnh lý đã được đánh số tờ, sắp xếp, viết mục lục hồ sơ,
định thời hạn bảo quản và đưa vào cặp hộp, hệ thống hoá thống nhất theo một
phương án phân loại khoa học nhằm tổ chức khoa học tài liệu phục vụ cho công tác
Sinh viên: Phạm Thị Hương
15
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tra tìm lâu dài của UBND, tiến tới chỉnh hết khối tài liệu thu về kho lưu trữ để tạo
điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng.
Nhìn chung công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu như vậy là tương đối tốt, đã
xác định được phương án phân loại chính xác, hồ sơ tài liệu được lập và hệ thống
hoá phục vụ cho khai thác sử dụng, đã định được thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài
liệu. Tuy nhiên cơng tác này vẫn cịn nhiều tồn tại cần khắc phục: chưa biên soạn
được bản lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng, chưa có phương án
phân loại cụ thể phần lớn việc lập hồ sơ là dựa vào kinh nghiệm chỉnh lý của cán
bộ lưu trữ, việc chỉnh lý tài liệu chưa được sự quan tâm của cấp có thẩm quyền,
cần phải kết hợp với các cơ quan chun mơn có kinh nghiệm để chỉnh lý đạt hiệu
quả và giảm bớt công việc cho cán bộ lưu trữ, vấn đề xác định tên phông trong kho
chưa được rõ ràng cho nên rất khó cho việc quản lý thống nhất tài liệu.
3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định tới số
phận của tài liệu nên yêu cầu đặt ra đối với những người thực hiện công tác này
phải chính xác, thận trọng.
+ Danh mục hồ sơ: Thực tế ở UBND TP chưa thực hiện được công tác lập
DMHS này. Nguyên nhân do chưa nhận thức được rõ vai trò, ý nghĩa của việc lập
DMHS, do chưa có sự chỉ đạo bằng văn bản của cấp trên. Vì thế việc lập hồ sơ
chưa được thực hiện.
+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Hiện nay, UBND thành phố chưa xây
dựng được bảng thời hạn bảo quản cho riêng cơ quan mình, việc xác định thời hạn
bảo quản chủ yếu dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu của Nhà nước và bảng thời
hạn bảo quản của Trung tâm lưu trữ tỉnh Bắc Giang, và dựa vào kinh nghiệm của
cán bộ lưu trữ khi chỉnh lý. Điều này đã gây khơng ít khó khăn cho việc định thời
hạn bảo quản hồ sơ tài liệu và việc xác định thời hạn bảo quản này chắc chắn chưa
được chính xác.
- Thực trạng về việc tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu:
Kho lưu trữ của UBND thành phố vừa là kho lưu trữ hiện hành vừa là kho
lưu trữ lịch sử vì thành phố chưa có 2 kho lưu trữ riêng nên hiện tại kho lưu trữ này
Sinh viên: Phạm Thị Hương
16
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vừa thực hiện chức năng hiện hành vừa có chức năng lịch sử. Công tác xác định
giá trị tài liệu thông thường được tiến hành ở 3 giai đoạn: trong giai đoạn văn thư,
trong lưu trữ hiện hành và trong lưu trữ lịch sử. Trên thực tế thì việc xác định giá
trị tài liệu ở giai đoạn văn thư ở những năm trước là chưa được tiến hành, hầu hết
tài liệu đưa vào kho lưu trữ đều trong tình trạng bó gói, rời lẻ và vào trong lưu trữ
mới được lập hồ sơ và định thời hạn bảo quản. Trong những năm gần đây khi Nghị
định 110 về công tác văn thư ra đời và sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo quận thì
cơng việc lập hồ sơ của các cán bộ chuyên môn đã được tiến hành nhưng hầu hết
các cán bộ này đều chưa định thời hạn bảo quản cho hồ sơ mình lập vì chưa có
danh mục hồ sơ. Nguyên nhân do cán bộ chuyên mơn khơng có trình độ trong việc
lập hồ sơ cơng việc, họ chỉ lập theo sự hiểu biết của mình là lập hồ sơ là đưa những
văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một chỗ để cho dễ tra tìm khi giải quyết
cơng việc là được. Việc định thời hạn bảo quản trong văn thư chỉ được xác định tốt
ở phịng văn thư vì cán bộ văn thư đã được đào tạo nghiệp vụ và hơn ai hết họ là
người ý thức được ý nghĩa quan trọng của việc lập hồ sơ. Văn thư là đầu mối trung
chuyển, là cổng kiểm soát văn bản đi, đến của cơ quan và theo quy định toàn bộ
văn bản đi của cơ quan đều được văn thư lưu giữ, lập thành hồ sơ. Ví dụ: Tập lưu
quyết định về việc cấp hỗ trợ kinh phí của UBND thị xã Bắc Giang năm 2004.
Việc xác định thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ tài liệu trong lưu trữ
lịch sử là chưa được tiến hành mà hồ sơ tài liệu chỉ được xác định một lần khi đưa
vào lưu trữ hiện hành.
- Lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
Hiện nay, UBND thành phố Bắc Giang đã tiến hành được hai đợt chỉnh lý
tài liệu và đợt chỉnh lý thứ ba đã và đang được thực hiện theo kế hoạch sẽ hoàn
thành vào hết quý 2 năm nay. Trong hai đợt chỉnh lý trước, đã loại ra được một
khối lượng tài liệu tương đối lớn và đã được lập "Danh mục tài liệu loại". Nhưng
hiện nay khối lượng tài liệu này còn đang được để trong kho và chưa tổ chức tiêu
huỷ theo quy định. Đúng ra công việc này phải được thực hiện ngay sau khi kết
thúc đợt chỉnh lý, cần phải lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiêu huỷ những
Sinh viên: Phạm Thị Hương
17
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị nhằm giải phóng kho tàng, tối ưu hố thành
phần phơng lưu trữ. Nhưng trên thực tế lại chưa được tiến hành.
* Nhận xét: Như vậy, việc xác định giá trị tài liệu ở kho lưu trữ UBND
thành phố đã được tiến hành, toàn bộ hồ sơ tài liệu đã được định thời hạn bảo quản
nhưng nhìn chung cơng tác này thực hiện chưa được tốt, hệ thống công cụ phục vụ
cho công tác xác định giá trị tài liệu chưa có, chưa thành lập được Hội đồng xác
định giá trị tài liệu, phần lớn hồ sơ tài liệu chỉ được xác định khi nộp vào kho lưu
trữ mà không được xem như là một công việc thường xuyên cần phải tiến hành liên
tục ở cả giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Điều này làm cho việc định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu gặp nhiều khó khăn.
4. Thực trạng cơng tác thống kê và cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
*Thống kê tài liệu lưu trữ:
Công tác thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu lưu
trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế.
Đây là một mắt xích khơng thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ lưu trữ, là tiền đề
để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ sau.
Thực trạng của công tác thống kê tài liệu lưu trữ ở UBND thành phố được
thể hiện như sau:
- Phương pháp thống kê: các loại công cụ thống kê bao gồm:
+ Dùng sổ thống kê tài liêu lưu trữ: sổ nhập tài liệu lưu trữ, sổ thống kê
phông lưu trữ, mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ, sổ xuất tài liệu lưu trữ.
+ Dùng báo cáo thống kê tổng hợp.
Hiện nay, kho lưu trữ UBND thành phố mới chỉ có mục lục hồ sơ vừa là
công cụ thống kê vừa là công cụ tra tìm, chưa có sổ nhập tài liệu lưu trữ, sổ thống
kê phông lưu trữ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ, sổ xuất tài liệu lưu trữ. Trong khi đó
khối lượng giao nộp và thu thập bổ sung tài liệu vào kho ngày càng lớn mà chỉ có
biên bản bàn giao tài liệu chưa có sổ xuất tài liệu lưu trữ. Cơng cụ thống kê tài liệu
ở đây cịn rất hạn chế, thiếu rất nhiều.
- Thực hiện công tác thống kê:
Sinh viên: Phạm Thị Hương
18
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc thống kê lưu trữ hiện nay ở UBND thành phố Bắc Giang chưa được
thực sự tiến hành theo đúng quy định của Nhà nước, việc thống kê chưa theo biểu
mẫu quy định của Nhà nước mà mới chỉ thực hiện thống kê những số liệu cần thiết
phục vụ cho lập báo cáo công tác lưu trữ hàng quý, 6 tháng, một năm.
- Lập báo cáo thống kê: là văn bản dùng để thống kê toàn bộ số liệu tổng
hợp về tình hình tài liệu, hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu và đội ngũ cán bộ
làm công tác lưu trữ. Báo cáo thống kê tổng hợp được làm hàng năm, ngày 01
tháng 01 để báo cáo số lượng về tài liệu lưu trữ của năm trước và được gửi lên cơ
quan quản lý cấp trên. Do chưa thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ được tốt
nên UBND thành phố hiện nay chưa có báo cáo thống kê chi tiết theo đúng mẫu
của Nhà nước nhưng hàng năm đều có báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ của
UBND.
VD: Báo cáo số 296/BC-UBND ngày 24 tháng 12 năm 2009 của UBND
thành phố về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2009.
Viêc lập báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ như vậy đã chỉ ra được
những kết quả và tồn tại trong công tác này ở cơ quan để có phương hướng xây
dựng và hồn thiện công tác lưu trữ trong thời gian tới ngày càng tốt hơn. Nhưng
nếu không lập báo cáo thống kê theo đúng quy định của Nhà nước thì những số
liệu trong báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ sẽ khơng thể phản ánh được
tồn bộ thực trạng công tác lưu trữ của UBND thành phố và sẽ khơng có được kết
quả tổng hợp chính xác về tồn bộ khối tài liệu trong kho lưu trữ để có một kế
hoạch phù hợp với thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ của UBND thành
phố trong những năm tiếp theo.
*Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:
Cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu là một phương tiện tra tìm tài liệu và thơng
tin khơng thể thiếu được trong các lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan.
- Hệ thống cơng cụ tra tìm tài liệu trong kho bao gồm:
+ Công cụ tra cứu truyền thống: Mục lục hồ sơ, Bộ thẻ hệ thống, Bộ thẻ sự
vật chuyên đề, Sách chỉ dẫn.Trong đó Mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra cứu, vừa là
Sinh viên: Phạm Thị Hương
19
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công cụ thống kê. Mục lục hồ sơ là cơng cụ tra tìm cơ bản, truyền thống và phổ
biến nhất được sử dụng trong mọi kho lưu trữ.
+ Công cụ tra tìm hiện đại: là phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, trong kho lưu trữ của thành phố mới chỉ có Mục lục hồ sơ là cơng
cụ tra tìm duy nhất hiện có ở kho lưu trữ UBND thành phố, và hiện đang trong giai
đoạn triển khai ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tra
tìm, quản lý tài liệu.
Số lượng Mục lục hồ sơ hiện có trong kho là 09 cuốn, trong đó: Có 02 cuốn
Mục lục hồ sơ tổng hợp của các năm; 07 cuốn Mục lục hồ sơ của các phịng, ban
chun mơn trực thuộc UBND như: Phịng Nội vụ, phịng Tài chính - Kế hoạch,
phịng Tư pháp, phịng Kinh tế…
Mục lục hồ sơ là cơng cụ tra tìm duy nhất hiện nay. Nhưng mục lục hồ sơ
vẫn chưa được xây dựng hoàn chỉnh, mới chỉ lập được phần chính của MLHS là
bản kê tiêu đề các hồ sơ làm phương tiện thống kê công cụ tra tìm tài liệu.
Thành phần của bản kê tiêu đề các hồ sơ gồm: cặp hộp số, hồ sơ số, tiêu đề
hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, nội dung, số lượng tờ, thời hạn bảo quản, ghi
chú. Việc sử dụng bản kê tiêu đề hồ sơ đã giúp cán bộ lưu trữ quản lý được hồ sơ,
tài liệu hiện có trong kho, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, tiếp
cận hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên chỉ áp dụng bản kê tiêu đề các hồ sơ mà chưa xây
dựng "cơng cụ tra tìm" của mục lục hồ sơ thì chưa giải thích rõ những nội dung
chính trong cuốn mục lục như: "tờ nhan đề"- cung cấp thông tin cơ bản của mục
lục hồ sơ; "Lời nói đầu"- giới thiệu những đặc điểm chủ yếu của mục lục hồ sơ;
giúp người đọc hiểu nội dung của cuốn mục lục hồ sơ; "Bảng chữ viết tắt"……
Việc áp dụng bảng kê tiêu đề các hồ sơ mà chưa xây dựng các công cụ tra cứu của
mục lục đã làm cho quá trình khai thác sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn nhất là
đối với những người khơng có trình độ chun mơn nghiệp vụ lưu trữ.
Nhìn chung cơng tác thống kê và cơng cụ tra tìm tài liệu ở UBND thành phố
đã được thực hiện nhất là hệ thống công cụ tra cứu. Đây cũng là một trong những
yếu tố quan trọng để từng bước đưa cơng tác lưu trữ của UBND thành phố ngày
một hồn thiện hơn.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
20
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Như vậy, trước sự phát triển không ngừng của cơng tác lưu trữ thì cơng tác
này cũng cịn đặt ra nhiều vấn đề cần hoàn thiện trong thời gian tới như: lập báo
cáo thống kê lưu trữ, lập sổ xuất, nhập tài liệu để quản lý tài liệu ngày càng chặt
chẽ, hoàn thiện Mục lục hồ sơ tra cứu và xây dựng sách hướng dẫn. Còn việc lập
bộ thẻ tra tìm tài liệu thì thiết nghĩ trong thời gian này là chưa cần thiết vì tài liệu
trong kho chưa nhiều và nhu cầu tra tìm tài liệu theo các chuyên đề mà bộ thẻ lập
ra là không lớn, hơn nữa việc lập bộ thẻ là tương đối khó địi hỏi phải có trình độ
chun mơn vững vàng mới có thể làm được. Trước mắt chúng ta nên tập trung
hoàn thiện những cơng cụ đang có là u cầu bức thiết đặt ra phải giải quyết ngay.
5. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu
- Kho bảo quản tài liệu lưu trữ: Hiện nay UBND TP có 01 kho lưu trữ trữ.
Kho lưu trữ được bố trí ở tầng 3 của toà nhà khách TP thuộc trụ sở UBND TP. Do
ở đây nhà kho có điều kiện tốt để bảo quản khối tài liệu thu về, kho lưu trữ ở đây
có diện tích 50m², các trang thiết bị bảo quản được trang bị hoàn toàn mới. Hiện
nay, kho lưu trữ được chia ra một phần dùng để bảo quản tài liệu, một phần dùng
làm khu làm việc cho cán bộ lưu trữ và một phần dành cho chỗ để tài liệu và chỉnh
lý tài liệu. Tài liệu trong kho được bố trí tương đối tốt, đúng theo nguyên tắc bố trí
giá tài liệu được bố trí từ trong ra ngồi, việc bố trí này tạo thuận lợi khi tài liệu
nhiều thì việc vận chuyển giá và tài liệu vào kho dễ dàng. Tuy nhiên kho lưu trữ
của UBND cũng chưa đảm bảo được hết các thông số kỹ thuật, diện tích cửa sổ hơi
lớn so với quy định, trong khi tiêu chuẩn cho phép là diện tích cửa sổ chỉ được
chiếm 1/10 diện tích tường để hạn chế ánh sáng - một trong những nguyên nhân
chính gây hư hại tài liệu. Nhưng điều đó cũng phần nào được khắc phục khi diện
tích cửa sổ này đã được bố trí rèm che 2 lớp, bàn làm việc của cán bộ lưu trữ được
bố trí ngay cạnh cửa sổ. Song việc bố trí chung phịng làm việc và khu nghiệp vụ
như vậy là khơng hợp lý vì khó thực hiện các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản.
Sinh viên: Phạm Thị Hương
21
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ kho được bố trí như sau:
4
1
2
3
6
5
Sơ đồ kho lưu trữ UBND Thành phố
Ghi chú:
1. Bàn làm việc của cán bộ lưu trữ
4. Cửa sổ
2. Giá để tài liệu
5. Cửa ra vào
3. Khu chỉnh lý tài liệu
6. Tủ để tào liệu mới thu thập
- Trang thiết bị bảo quản: Trang thiết bị bảo quản chủ yếu được sử dụng trong
kho lưu trữ là giá, hộp, cặp ba dây và bìa hồ sơ. Trong kho hiện có 20 giá tài liệu,
có một số giá lớn có thể chứa tối đa là 10m giá tài liệu, còn lại các giá có thể chứa
tối đa là 5m giá tài liệu. Các trang thiết bị này được đầu tư tương đối đầy đủ tạo
điều kiện cho việc bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lâu nhất
có thể. Năm 2009 được sự quan tâm của Thường trực UBND đã trang bị cho kho
lưu trữ: 01 máy hút bụi, 02 giá để tài liệu, 02 tủ tôn để tài liệu, 200 hộp đựng tài
liệu. Ngoài ra trong kho cịn được trang bi một máy điều hồ nhiệt độ phục vụ cho
việc bảo quản được tốt. Công tác phòng cháy, chữa cháy cũng được chú trọng, đã
Sinh viên: Phạm Thị Hương
22
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trang bị được hệ thống báo cháy trong toàn trụ sở làm việc của thành phố để đề
phòng trường hợp khi sảy ra cháy nổ gây hư hại tới tài liệu lưu trữ.
- Ap dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu
+ Biện pháp phòng chống nấm mốc, bụi bẩn: Tài liệu nếu bị bụi bẩn, nấm mốc
xâm hại sẽ làm cho tài liệu chóng bị rách, giấy chóng bị mủn làm mất đi giá trị của
tài liệu. Vì vậy khối tài liệu đưa vào kho đều được vệ sinh sạch sẽ, phun thuốc khử
trùng, khử nấm mốc, sử dụng máy điều hoà để khống chế nhiệt độ, độ ẩm thích
hợp khơng cho nấm mốc có điều kiện phát triển. Kho lưu trữ của UBND thành phố
được xây dựng ở nơi có mơi trường trong sạch; hệ thống cửa kho kín, khít; tài liệu
trong kho được bảo quản trong cặp, hộp kín; sử dụng máy hút bụi, thường xun
vệ sinh kho tàng.
+ Biện pháp phịng chống cơn trùng, động vật gây hại tài liệu (chuột): Côn
trùng phá hoại tài liệu gồm có: nhậy cánh bạc, sâu non, gián mối…Chuột là loài
gặm nhấm khá nguy hiểm, cắn phá tài liệu và thiết bị bảo quản, tốc độ sản sinh
nhanh. Đây là những loại gây hại tài liệu rất nguy hiểm khi bị xâm hại chúng sẽ
cắn nát và phá huỷ tài liệu một cách nhanh chóng như chuột gặm, mối xông. Ngay
từ khi chọn địa điểm đặt kho, UBND thành phố đã chọn địa điểm trên tầng 3 cách
xa mặt đất để tránh mối mọt và chuột, tài liệu trong kho đã được đặt trên giá tủ,
không để tài liệu xuống đất, giá đựng tài liệu bố trí cách tường 50cm, cách mặt đất
30cm, cách trần nhà 1,5m và sử dụng hệ thống giá bằng kim loại được sơn tĩnh
điện để tránh mối mọt và không để côn trùng có điều kiện xâm nhập, ln đặt hệ
thống chống mối trên tường và phía ngồi kho, trường hợp phát hiện có cơn trùng
hay chuột thì sử dụng hố chất để tiêu diệt.
+ Biện pháp phòng chống ẩm: để tài liệu trong kho không bị ẩm mốc, kho lưu
trữ của UBND TP đã sử dụng các biện pháp như: thông gió, dùng máy sấy…
+ Biện pháp phịng chống cháy: Do các nguyên nhân chủ quan (cán bộ, nhân
viên không chấp hành đúng nội quy hay do kẻ gian), khách quan (chập điện) mà
kho lưu trữ có thể bị hư hại. Vì thế, UBND thành phố đã có nội quy ra vào cơ quan
chặt chẽ, có quy định về phịng cháy, chữa cháy, các đường dẫn điện luôn được đặt
Sinh viên: Phạm Thị Hương
23
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
