Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND xã cẩm tú, huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hóa

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ............................4
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú...........4
1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Cẩm Tú..............................................................4
1.1.2. Chức năng của UNBD xã Cẩm Tú..........................................................7
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú........................................7
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc
UBND xã Cẩm Tú.............................................................................................9
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú....................................................9
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú.
...........................................................................................................................9
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM
TÚ...........................................................................................................................11
2.1 Công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú.......................................................11
2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú...............11
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú.................13
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú.................................13
2.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................................................13
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................................15
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.....................................................................................18
2.2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.........................................20
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................21
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................23
2.2.7. Nhận xét chung về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú...................23
CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM

TÚ...........................................................................................................................25
3.1. Nhận xét....................................................................................................25
3.1.1. Ưu điểm.................................................................................................25
3.1.2. Tồn tại....................................................................................................25
3.2. Các nội dung đề xuất................................................................................26
3.2.1. Đề xuất nội dung về quy chế, nội quy quy định về cụ thể về công tác
lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú..........................................................................26
KẾT LUẬN............................................................................................................31

Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng, phát triển và hội nhập nền Công nghiệp hóa,
Hiện đại hóa đất nước như nước ta hiện nay thì việc ứng dụng các lý luận vào thực
tiễn là điều tất yếu, để tạo nên những bước đà phát triển một cách vững chắc. Mặt
khác lý luận và thực tiễn là 2 yếu tố có tác động qua lại hỗ trợ lẫn nhau, lý luận
luôn đi đôi với thực tiễn. Chính vì quy luật đó một chương trình đào tạo bao giờ
cũng phối kết hợp giữ lý thuyết và thực hành.
Để trang bị cũng như củng cố những kiên thức đã được học, đồng thời nâng
cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong các làm việc chi một
sinh viên trước khi rời ghế nhà trường là một phần quan trọng không thể thiếu.
Việc thực tập tốt nghiệp trong và ngoài cơ quan sẽ giúp cho sinh viên có thể
vận dụng nghững kiến thức và kỹ năng đã học vào thực tiễn nhằm củng cố kiến

thức, đồng thời tạo lập dần tác phong làm việc cũng như những va chạm vào công
việc thực tế mà sau khi sinh viên ra trường sẽ đảm nhiệm.
Lưu trữ là công tác nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình hình thành và
phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan, tổ chức của
Đảng và Nhà nước. Là công tác quan trọng trong việc giữ gìn bảo quản thông tin
lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, ……
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây đựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Điều đó đã được chứng minh qua những
cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về phim ảnh,
qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở
để cũng cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho thế hệ
hôm nay và mai sau.
Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và Nhà
nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với các đợt
thực tập, thực tế. Mỗi năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức cho sinh viên được đi
thực tập tại các cơ quan để hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ. Vì vậy đợt thực tập
này em xin vận dụng hết những kiến thức mà mình đã được học ở trên ghế nhà
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

1

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

trường đối chiếu với thực tế tại UBND xã Cẩm Tú, nhằm củng cố thêm kiến thức

đã học, kết hợp với thực tiễn của công tác Lưu trữ mà các thế hệ đi trước để lại
nhằm đúc kết thêm nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp.
Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đã được đồng ý
tiếp nhận thực tập tại UBND xã Cẩm Tú, huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hóa từ
ngày 02/03/2015 đến 24/4/2015.
Lý do chọn đề tài” Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú”, ý
nghĩa cũng như hiệu quả của công tác lưu trữ mang lại cho sự phát triển của xã hội,
trong đó tác dụng mà nó tạo ra cho công các khối cơ quan hành chính Nhà nước là
không nhỏ, mặt khác UBND xã Cẩm Tú là một cơ quan hành chính cấp địa
phương đã từng bước đi lên phát triển một cách toàn diện, nên em muốn tìm hiểu
trong sự phát triển toàn diện đó công tác lưu trữ đem lại những đóng góp gì. Ngoài
ra em muốn tìm hiểu thực tế hơn nữa những thuận lợi khó khăn cũng như những
ưu điểm, hạn chế, những vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác Lưu trữ kể
từ khi thành lập cho tới ngày nay, quá trình tồn tại của công tác lưu trữ ra sao có
thực sự đúng nghĩa hay không? Nó tồn tại và được cơ quan đánh giá như thế nào?
Hơn nữa em muốn tìm hiểu sâu hơn về giá trị của các nguồn tài liệu vốn có, cũng
như các khâu nghiệp vụ về Lưu trữ ở cơ quan. Trong quá trình thực hiện chuyên
đề, em gặp phải một số khó khăn như việc tiếp xúc đi sâu vào thực tế để tìm hiểu
về công tác lưu trữ ở cơ quan do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế mà chỉ có các
nội dung lý thuyết được trang bị trong quá trình học tập, ngoài ra tại cơ quan do
chưa có phòng kho riêng nên việc tìm hiểu về quá trình tồn tại của các nguồn tài
liệu rất khó. Song bên cạnh những khó khăn đó, em đã nhận được sự giúp đỡ cũng
như chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các cô chú lãnh đạo của UBND xã, từ đó em
có thể thực hiện tìm hiểu về chuyên đề một cách nhanh chóng và có hiệu quả,
ngoài ra em đã được hướng dẫn tác phong làm việc của một cán bộ lưu trữ. Từ
thực tế công việc giúp em trau dồi thêm nhiều kiến thức quý báu và học tập được
nhiều kinh nghiệm thực tế trong công việc. Từ quá trình tìm hiểu chuyên đề, em
thấy được đợt thực tập là một giai đoạn quan trọng và cần thiết đối với mỗi một
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

2

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

sinh viên chúng em trước khi rời ghế nhà trường.
Để có được những thuận lợi trong quá trình thực hiện chuyên đề em xin
chân thành cảm ơn và bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới các thầy, cô khoa Văn thư - Lưu
trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, các đồng chí lãnh đạo, các cán bộ hướng dẫn
tại UBND xã Cẩm Tú, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Phượng công chức Văn phòng –
Thống kê và chị Cao Thị Thiện Cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ đã giúp đỡ em về
chuyên môn nghiệp vụ và tạo điều kiện cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt
nghiệp này.
Cẩm Tú, Ngày 22 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Mai

BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO GỒM :
Chương I: Vài nét sơ lược về UBND xã Cẩm Tú.
Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú.
Chương III: Nội dung công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú.
Chương IV: Phần phụ lục.
Các Hình ảnh minh họa cho các nội dung nghiên cứu.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

3

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú.
1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Cẩm Tú.
Xã Cẩm Tú được hình thành cách đây chừng khoảng 11.000 năm, khi mới
hình thành Cẩm Tú thuộc huyện Đô Lung, sau khi đổi thành huyện Cát Lung,
huyện Đa Cẩm, thuộc Phủ Thuật Thiên.
Đến đầu thế kỷ XIX dân cư ngày càng đông đúc, nhiều dân cư dân tộc
mường đến từ Hòa Bình, thời kỳ này Cẩm Tú thuộc Mường Voong, sách mông
Sơn và xã Trung Sơn thuộc Huyện Cẩm Thủy.
Tháng 9 năm 1945 trên cơ sở sát nhập 4 thôn thành xã Vượng Sơn gồm :
làng Vàn, làng Ăn, làng Dài, làng Bắc Sơn, làng Cùng, làng Ngốc, làng Cò Vỉ,
làng Ao, làng Rổm San, làng Đàn, làng chiềng, làng đầm, làng bái, làng én, đầm
trên, vin, quang, mực, trả, làng Chang, làng nè, sống, bọm, men, chạo, ráy,và làng
khạ.
Cuối năm 1947 xã Vượng Sơn đổi thành xã Cẩm Tú, 14 thôn sáp nhập thành
14 xóm : xóm Đình, xóm Thịnh, xóm Sơn, xóm Vinh, Thanh long, Yên sơn,
Quang trung, Lê lợi, THái học, Thái bình, Thái nguyên, Bắc Sơn, Ngọc liên và
xóm Đô lương.
Đầu năm 1960, phong trào xây dựng hợp tác xã nông nghiệp phát triển rộng

khắp trên các huyện miền núi Thanh Hóa, hưởng ứng phong trào xây dựng HTX
nông nghiệp, cuộc vận động xây dựng HTX nông nghiệp xã Cẩm Tú đã căn bản
hoàn thành, toàn xã có 14 HTX, các HTX nhỏ được thành lập theo xóm, đến tháng
8 năm 1973 thì sáp nhập HTX nông nghiệp toàn xã khi này các thôn trong xã trở
thành đội sản xuất và đến năm 1985 HTX nông nghiệp toàn xã giải thể chuyển
sang khoán 10 \, csc tổ sản xuất được đổi tên thành các thôn như hiện nay.
Năm 1964 thực hiện QĐ số: 232 ngày 04 tháng 9 năm 1964 của Bộ Nội Vụ,
Cẩm Tú được chia thành 2 xã là Xã Cẩm Tú và Xã Cẩm Quý cho tớ ngày nay.
Khhi mới chia tách xã CẨm Tú có 6 thôn là Thái Học, Thái Nguyên, Thái Bình,
Ngọc Liên, Bắc Sơn. Giai đoạn 1963 – 1965 xã tiếp nhận thêm bà con ở Thuần
Lộc, Phú Lộc, Hoa Lộc của H. Hậu Lộc lên xây dựng phát triển kinh tế văn hóa
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

4

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

miền núi đã mở thêm xóm Bông, Cẩm Hoa, và Thuần Lương. Đến năm 1976 xã lại
tiêp nhận thêm 47 hộ từ xã Hoàng Xuyên, H. Hoàng Hóa, T. Thanh Hóa lên lập
thành xóm Bình Xuyên. Xã Cẩm Tú nằm về phía đông bắc huyện Cẩm Thủy, Tỉnh
Thanh Hóa; cách trung tâm huyện lỵ khoảng 4km; phía đông giáp xã Thạch
Quảng, H. Thạch Thành, T. Thanh Hóa; phía tây giáp xã Cẩm Giang; phía nam
giáp xã Cẩm Phong, phía bắc giáp xã Cẩm Quý, thuộc H. Cẩm Thủy, T. Thanh
Hóa.
Xã Cẩm Tú có diện tích tự nhiên là 1.883ha trong đó diện tich đất canh tác :

883.11 ha đất thổ cư là 134,11ha, xã có 1491 hộ, 6429 khẩu, gồm 2 dân tộc chính
là dân tộc Kinh và Dân tộc Mường ( Dân tộc Kinh chiếm 48% dân tộc Mường
chiếm 51% và 1% dân tộc khác). Cẩm Tú có các làng với các tên gọi như sau: Thái
Học, Thái Nguyên , Thái Vàn, Thái Bình, Thái Sơn, Bắc Sơn, Ngọc Liên, Cẩm
Hoa, Thuần Lương, Lương Thành, Bắc Thái, Bình Xuyên . Qua các thời kỳ biến
đổi của Lịch sử, Cẩm Tú vẫn giữ nguyên 13 làng truyền thống và đến năm 2008,
thôn Đồng Danh, được tách từ thôn Lương Thành, Cẩm Tú than 14 thôn cho đến
ngày nay.
Ngày 13 tháng 8 năm 1948 Chi Bộ lâm thời xã Cẩm Tú được thành lập do
đồng chí Trương Hiến Thành làm Bí thư, chi bộ gồm 6 đảng viên, đến ngày
3/2/1949 chi bộ đảng Đại hội lân thứ nhất với 12 đảng viên và lấy tên là chi bộ
Hồng Khanh, đại bầu chi ủy gồm 5 đồng chí do đồng chí Trương Hiến Thành làm
Bí thư, Đây là mốc lịch sử quan trọng của Đảng bộ đã chứng minh sự phát triển
mạnh mẽ của cách mạng xã nhà.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng với truyền thống trên 64 năm xây dựng , trưởng
thành, Đảng dã lãnh đạo nhân dân vượt qua mọi khó khăn tử thách, giành được
nhiều tháng lợi trên mọi mặt kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng
để có được một xã Cẩm Tú vững mạnh và giàu đẹp như hôm nay.
Kể từ khi khai sinh, lập địa, xã Cẩm Tú là xã có nhiều nét đẹp về văn hóa
truyền thống và là xã có truyền thống hiếu học, nên đã có nhiều người con đỗ đại
học và trưởng thành trong cuộc sống. hiện nay trong xã có nhiều người là tiến sỹ,
hàng trăm người có trình độ đại học và trên đại học hàng trăm em đang theo học tại
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

5

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

các trường đại học, cao đẳng, 13 người có hàm vị cấp tá trong lực lượng vũ
trang…
Người dân Cẩm Tú cần cù, chịu thương chịu khó, hay làm, cùng nhau chung
sức chung lòng, đoàn kết vượt khó đi lên, giúp nhau phát triển kkinh tế, làm giàu
chính đáng, bằng chính trí tuệ và lao động của mình và đang chung sức xay dựng
nông thôn mới.
Đảng bộ xã Cẩm Tú, đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào trong công
tác lãnh đạo, chỉ đạo quần chúng nhân dân thực hiện mọi chủ trương đường lối của
Đảng, nên : nhiều năm liên tục Đảng bộ đạt danh hiệu Đảng bộ trong sạch vững
mạnh đạt được nhiều bằng khen, giấy khen.
Chính quyền và các tổ cức đoàn thể chính trị xã hội trong xã, dưới sự lãnh
đạo của Đảng làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình, xây dựng xã Cẩm Tú thành
một xã ổn định về chính trị , trật tự an toàn xã hội, từng bước xây dựng xã Cẩm Tú
Thành một xã kinh tế phát triển , có đời sống vật chất, tinh thần phong phú nên
trong nhiều năm qua xã Cẩm Tú đã được các cấp, các ngành chức năng ghi nhận
và được tặng nhiều huân chương, bằng khen, giấy khen.
Đặc biệt trong công tác xây dựng đời sống văn hóa cơ sở - hưởng ứng cuộc
vận động “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” Đảng bộ và nhân dân
xã Cẩm Tú đã hăng hái thi đua sôi nổi, tổ chức tốt công tác xây dựng làng, cơ quan
văn hóa, xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hóa. Tính từ đầu năm x1999
đến nay toàn xã đã khai trương xây dựng được 13/14 làng văn hóa, 3/3 trường học
có nếp sống văn hóa. Trong đó có 1 làng đạt danh hiệu làng văn hóa cấp tỉnh, 8
làng và 2 cơ quan đạt danh hiệu làng, cơ quan văn hóa cấp huyện, 1 thôn còn lại
đang trong giai đoạn hoàn thiện các tiêu chí để chuẩn bị cho công tác khai trương
xây dựng văn hóa.
Trải qua những năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, đặc biệt là từ năm
1964 đến nay, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, sự chỉ đạo sát sao của ban

thường trực huyện ủy, thường trực HĐND – UBND huyện, xã Cẩm Tú đã trở nên
vững mạnh và đạt những thành tích đáng tự hào. Được UBND tỉnh tặng nhiều
bằng khen về kinh tế - xã hội…
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

6

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Phong trào xây dựng nông thôn mới xã Cẩm Tú đang từng bước hoàn thiện
các tiêu chí phấn đấu giảm tỷ lệ hộ nghèo và hộ cận nghèo xuống 1,3% và 80% đạt
tiêu chuẩn gia đình văn hóa, 80% số thôn không có tệ nạn xã hội. Huy động các
nguồn lực để xây dựng cho các trường học, trạm y tế, các công trình xây dựng cơ
bản trong xã. Phấn đấu 2015 xã Cẩm Tú hoàn thiện 19/19 tiêu chí nông thôn mới.
Trong xuất chặng đường xây dựng và trưởng thành, Đảng bộ, HĐND –
UBND và nhân dân Cẩm Tú đã góp phần không nhỏ và sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Cán bộ và nhân dân các dân tộc trong xã
đã thực hiện tốt mọi chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách của nhà nước.
góp phần đắc lực trong việc thúc đẩy sự nghiệp: Công nghiệp hóa – hiện đại hóa
đất nước. vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh.
Đảng bộ và nhân dân các dân tộc xã Cẩm Tú, phát huy những thành tích đã
đạt được, phấn đấu hoàn thành tốt các mục tiêu kinh tế - xã hội để xây dựng thành
công xã văn hóa nông thôn mới.
1.1.2. Chức năng của UNBD xã Cẩm Tú.
UBNd xã Cẩm Tú được quy định tại Luật Hội đồng nhân và Ủy ban nhân

dân. Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên. Ủy ban nhân dân chấp
hành Nghị quyết của HĐND, cùng với HĐND chuẩn bị các kỳ họp, thực hiện
quản lý hành cính Nhà nước ở địa phương theo cấp quản lý.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hằng năm trình HĐND xã
thông qua, trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện về kế hoạch đó.
- Tổ chức khai thác những ngành nghề truyền thống tại địa phương, ứng
dụng những tiến bộ về khoa học , công nghệ để phát triển ngành nghề mới.
- Thực hiện quản lý ngân sách xã. Thực hiện kế hoạch về phát triển sự
nghiệp giáo dục tại địa phương, tổ chức các hoạt động văn hóa thông tin, nghệ
thuật, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn minh.
- Tổ chức hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

7

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

khuyến khích phát triển nông, công nghiệp, dịch vụ theo quy định của cấp trên. Tổ
chức thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Tổ chức
xây dựng các công trình thủy lợi, lập quy hoạch sử dụng đất đai, thực hiện quản lý
nguồn nước.
- Tổ chức huấn luyện quân sự pổ thông, xây dựng quốc phòng toàn dân;

thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân
dự bị động viên; tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân tự vệ tại địa
phương; thực hiện hậu cần tại chỗ và chính sách hậu phương quân đội.
- Quản lý việc xây dựng nhà ở, điểm dân cư nông thôn theo quy định của
pháp luật. Tổ chức kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông đường bộ
và các công trình cở sở hạ tầng ở dịa phương, huy động sự đóng góp tự nguyện của
nhân dân để xây dựng đường giao thông trong xã.
- Thực hiện quản lý Trạm y tế xã, triển khai các chương trình kế hoạch hóa
gia đình, thực hiện chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình có công
với cách mạng , thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt đọng nhân đạo từ thiện,
thực hiện quy hoạch quản lý và tu bổ nghĩa trang liệt sỹ.
- Thực hiện quản lý, sắp xếp chợ và các điểm buôn bán giao dịch tại địa
phương, phối hợp với các cơ quan Nhà nước để chống buôn lậu, trốn thuế và lưu
hành hàng giả tại địa phương.
- Tổ chức thực hiện các biện pháp thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản
của cơ quan, Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. Tuyên truyền
giáo dục pháp luật tại địa phương, hướng dẫn hoạt động của các tổ hòa giải , giải
quyết những tranh chấp nhỏ trong nhân dân, thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo
quy định của pháp luật; thực hiện biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, cơ quan,
tổ chức, cá nhân ở địa phương, bảo vệ tính mạng, tự do, nhân phẩm của công dân.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội. Xây dựng
lực lượng công an xã và các phòng trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc. Thực
hiện phòng ngừa và chống tội phạm; quản lý về hộ khẩu, đăng ký tạm trú, phối hợp
với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án, xử lý các vi phạm pháp luật ở
địa phương.
- Thực hiện chính sách dân tộc tôn giáo.
- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp xã.
- Kiểm tra thực hiện pháp luật trong địa phương; tổ chức tiếp dân và giả
quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

8

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc
UBND xã Cẩm Tú.
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú.
* Cơ Cấu Tổ Chức
Theo Luật HĐND và UBND quy định.
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú hiện nay bao gồm:
- 01 chủ tịch
- 02 phó chủ tịch
- 03 ủy viên
Giúp việc cho UBND xã có các ban:
+ Bộ phận Văn phòng
+ Ban Tài chính
+ Ban Địa chính
+ Ban Văn hóa- Xã hội
+ Ban Tư pháp
+ Ban Công an
+ Ban Dân số, gia đình và trẻ em
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã
Cẩm Tú.
- Bộ phận Văn Phòng:

+ Tham mưu tổng hợp cho UBND xã về hoạt động của UBND, tham mưu
cho Chủ tịch UBND, cung cấp thong tin phục vụ quản lý và hoạt đọng của HĐND.
+ Xây dựng các chương trình kế hoạch báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo
kiểm điểm, công tác chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, UBND và Chủ
tịch UBND xã.
+ Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND, các
cuộc họp và làm việc của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
+ Quản lý con dấu của Thường trực HĐND và UBND, tổ chức quản lý các
công tác văn thư, lưu trữ, hành chính.
+ Tiếp nhận hồ sơ và trả hồ sơ, công chứng giấy tờ, tiếp nhận đơn thư khiếu
nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.
- Ban Tài chính:
+ Tham mưu giúp UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tài
chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư, tổng hợ, thống nhất, quản lý về kinh tế hợp tác
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

9

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

xã, kinh tế tư nhân.
- Ban Tư pháp:
+ Tham mưu giúp việc UNBD thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về
xây dựng, kiểm tra, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật, thi hành an dân sự,
chứng thực, hộ tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký giấy khai sinh khai tử.

- Ban Địa chính:
+ Tham mưu cho UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về kiến trúc
quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà ở và công sở hạ tầng kỹ thuật, khảo sát
đất đai, tư vấn giải quyết các thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp về các hình thức
chuyển đổi đất đai.
- Ban Văn hóa-Xã hội:
+ Tham mưu giúp UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về: Văn hóa ,
thông tin, du lịch, bái chí, xuất bản, truyền thông. Đài truyền thanh trong xã.
- Ban Công an:
+ Tham mưu giúp cho UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về trật tự trên
địa bàn toàn xã, phòng chống các tệ nạn xã hội, phòng chống tội phạm, ngăn chặn
các hành vi vi phạm pháp luật như buôn bán trái phép các chất ma túy, cháy nổ…
can thiệp và giải quyết vào nhứng vụ án hình sự xảy ra trên địa bàn xã theo quy
định của pháp luật.
- Ban Dân số, gia đình, trẻ em:
+ Tham mưa cho UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về kế hoạch hóa gia
đình, kiểm soát sự gia tăng dân số trên địa bàn xã, tuyên truyền giáo dục giơi tính,
can thiệp và xử phạt những hành vi bạo lực gia đình, xâm phạm và bạo hành trẻ
em.
- Ngoài những phòng, ban thuộc UBND xã còn có những đơn vị trực thuộc
và có nhiệm vụ chịu sự quản lý chỉ đạo của UBND xã là trường mầm non, cấp I,
cấp II, trạm y tế xã.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

10

Lớp: Lưu Trữ Học K6

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND
XÃ CẨM TÚ
2.1 Công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú
2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú.
Ủy ban nhân cấp xã là đơn vị hành chính cấp cơ sở, khác với ở cấp huyện
có các pòn ban giúp việc, ở UBND cấp xã chỉ có một số ban giúp việc kiêm nhiệm,
ở cấp xã không có phòng hay bộ phận văn thư lưu trữ riêng. Theo thông tư số:
21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ đã quy định: ở cấp
xã không thành lập phòng Lưu trữ riêng mà chỉ có cán bộ làm công tác Lưu trữ
hiện hành và được bố trí trong bộ phận Văn phòng Tổng hợp. Công tác Lưu trữ xã
Cẩm Tú được đặt trong bộ phận Văn phòng Thống kê và được bố trí một cán bộ
chuyên trách mà công tác Văn thư kiêm Lưu trữ. Có thể nói công tác Lưu trữ là bộ
phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành chỉ đạo của UBND xã. Bộ
phận Văn phòng tổng hợp của UBND xã đảm nhận công tác Văn phòng thống kê,
công tác lưu trữ như: Phục vụ công tác chỉ đạo, lãnh đạo giúp việc cho Chủ tịch và
Phó Chủ tịch. Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, xây dựng các kế hoạc của
tuần, tháng, quý, năm. Lập kế hoạch làm các công tác chuẩn bị hội nghị. Thường
trực tiếp dân và tổng hợp tình hình làm báo cáo gửi lên cấp trên. Giúp lãnh đạo
soạn thảo văn bản, thực hiện việc trình ký văn bản, nhân bản, chuyển giao văn bản
đến các đơn vị cá nhân. Tiếp nhận và vào sổ công văn đến đi, Tiếp nhận và vào sổ
đơn thư, khiếu nại ,tố cáo của các tổ chức, công dân; Thực hiện lưu trữ văn bản, hồ
sơ. Thực hiện việc phục vụ khai thác, sử dụng và theo nhu cầu của công việc, Cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức công dân.
Tất cả các loại văn bản đi đến đều được lưu giữ tại Văn phòng UBND xã.
Đến cuối năm tất cả các văn bản sẽ được phân loại, lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ.
Cán bộ Văn Thư Lưu Trữ có trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc các ban nộp tài

liệu và gửi vào lưu trữ tạm thời tại Văn phòng.
Tổ chức quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan nhăm phục vụ thông tin kịp
thời, nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý không những chỉ ở khâu quản lý

Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

11

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

văn bản đi, đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng rất quan trọng.
Như chúng ta đã biết trong quá trình hoạt động của cơ quan, trong quá trình
giải quyết công việc sẽ sản sinh ra các văn bản, giấy tờ. Trong số đố có những loại
chỉ có giá trị tạm thời trước mắt nhưng cũng có những loại sau khi giải quyết xong
cần được lưu trữ lại nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lâu dài, giữ bí mật nội
dung của tài liệu. Qua khảo sát công tác này tại Văn phòng của UBND xã Cẩm Tú
cho thấy: trước đây công tác lưu trữ chưa được chú trọng nhiều tài liệu có giá trị đã
được lưu trữ. Nhưng những năm gần đây đã được quan tâm nhiều hơn, lãnh đạo cơ
quan đã giao nhiệm vụ cho cán bộ VTLT có trách nhiệm đôn đốc các tổ chức, các
ban và cá nhân, sau khi giải quyết công việc xong phải lập hồ sơ hoặc những tài
liệu còn thiếu về Văn phòng UBND xã.
Theo đúng quy định của nhà nước sau khi công việc kết thúc 01 năm các cán
bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập,
bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Đối với UBND xã Cẩm Tú hiện nay thu thập, bổ sung
tài liệu vào lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết vì trong lưu trữ còn nhiều hồ sơ còn

chưa hoàn chỉnh.
Các quy định của UBND xã Cẩm Tú thực hiện theo quy định của Nhà nước
tại Điều 14, Luật Lưu trữ 2011:
1.Tài liệu hình thành trong qua trình hoạt động của Hội đòng nhân dân và
Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp của xã, được lưu
trữ tại Văn phòng ủy ban xã.
2.Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã có nhiệm vụ hướng
dẫn việc lập hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục
vụ khai thác sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Tại Thông Tư số 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 08/11/2011quy
định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và
UBND cấp xã phải được quản lý tập trung tại lưu trữ UBND cấp xã ( Điều 3) Và
có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu tại UBND cấp xã thuộc về tất cả cán bộ, công
chức cấp xã từ Chủ tịch đến người làm công tác lưu trữ và người hoạt động không
chuyên trách ở cấp xã. Trong đó người làm công tác lưu trữ phải thực hiện nhiêm
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

12

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

vụ tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ tài liệu của
HĐND và UBND cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về việc lập
hồ sơ công việc, tổ chức sắp xếp hệ thống, bảo quản hồ sơ tài liệu an toàn để phục
vụ lâu dài cho công tác của HĐND và UBND. Phục vụ cho nhu cầu khai thác sử

dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức cá nhân.
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú.
Hiện nay ở UBND xã Cẩm Tú có một cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ, với
trình độ Cao đẳng và đang trong quá trình hoàn thiện bậc Đại Học Tại Chức để
nâng cao hơn về chuyên môn và nghiệp vụ.
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú.
UBND xã Cẩm Tú là đơn vị hành chính cấp cơ sở nên số lượng văn bản giấy
tờ sản sinh ra không nhiều. Số lượng nộp lưu hằng năm không lớn, do đó cũng
không tổ chức thành bộ phận VTLT riêng mà chỉ có một cán bộ Văn thư kiêm Lưu
trữ thuộc Văn phòng UBND xã Cẩm Tú.
2.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Đối với các lưu trữ hiện hành thì nguồn thu thập chủ yếu là các loại tài liệu
sản sinh ra trong quá trình hoạt đông theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Các
đơn vị chức năng trong cơ quan là đơn vị sản sinh ra tài liệu nguồn tài liệu thu thập
bổ sung và lưu trữ. Hầu hết tài liệu trong kho lưu trữ UBND cấp xã là các văn bản
về các cuộc họp và các văn bản cấp trên và các cơ quan liên quan gửi đến.Vì tài
liệu ở UBND xã chủ yếu là các văn bản giấy tờ từ các đơn vị, bộ phận trong
UBND giữ lại để phục vụ cho quá trình hoạt động của các bộ phận đơn vị đó. Các
hồ sơ bên Tư pháp về hộ tịch hộ khẩu, giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn,
đăng ký nghĩa vụ quân sự, và các bộ phận khác gửi khác chủ yếu là giữ lại để giải
quyết công việc.
Lưu trữ UBND xã Cẩm Tú là Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ như sau:
Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của các cán
bộ công chức trong cơ quan, Lưu trữ hiện hành căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình
hình thực tế của tài liệu để lưu chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.Lưu trữ chỉ
thu thâp, bổ sung tài liệu đã giải quyết xong và được lập hồ sơ theo quy định của
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

13

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Nhà nước. Đối với tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành nhưng cán bộ
công chức cần giữ lại để phục vụ công tác ngiên cứu thì phải làm các thủ tục giao
nộp tài liệu vào lưu trữ sau đó làm các thủ tục mượn lại tài liệu. Tài liệu lưu trữ của
UBND xã Cẩm Tú sản sinh ra kể từ khi hình thành đến nay. Tuy đã làm công tác
lưu trữ nhưng do trước đây công tác chưa được quan tâm nhiều và công tác bảo
quản chưa tốt nên số lượng tài liệu được giữ lại rất ít đặc biệt là các văn bản có giá
trị. Chỉ trong những năm gần đây, công tác lưu trữ mới thực sự được quan tâm.
Tại UBND xã Cẩm Tú không có trong kho lưu trữ tài liệu riêng mà số lượng tài
liệu chủ yếu được để trong các cặp và đưa vào bảo quản tại các tủ lưu trữ. Sau khi
công việc kết thúc đã kết thúc các cán bộ tại các ban và các cán bộ chuyên môn có
nhiệm vụ lập hồ sơ và nộp về Văn phòng của UBND xã.
Cán bộ Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về VTLT. Tuy nhiên, vấn đề
này vẫn chưa được thực hiện tốt chính vì vậy còn có nhiều hồ sơ, tài liệu không
được đưa về Văn phòng để văn thư đưa vào lưu trữ, gây khó khăn trong việc xác
định giá trị của từng nguồn tài liệu.
Thực tế cho thấy công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú vẫn còn hạn chế
đó là chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng. Hiện nay, số tài liệu lưu trữ tại đây
chủ yếu được để trong các tủ lưu trữ bằng kim loại, được bảo quản trong 07 tủ mỗi
tủ cao 4m và rộng 2m. Tài liệu của UBND xã Cẩm Tú chủ yếu là tài liệu hành
chính, ngoài ra cũng có một số tài liệu khoa học kỹ thuật và một số tài liệu phim
ảnh. Các tài liệu hành chính chủ yếu là về công tác chung của UBND, tài liệu về
uan lý cán bộ và tài liệu của các ban. Tài liệu được để nơi cao ráo, thoáng mát nên

không có hiện tượng tài liệu bị ẩm hay bị các loại côn trùng cắn rách nát.
Khi các cán bộ chuyên môn hoặc đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộ
VTLT có trách nhiệm lập biên bản giao nộp tài liệu để làm cơ sở, đồng thời cũng
giúp cán bộ VTLT làm công tác tra cứu để lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu
còn thiếu vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu lưu trữ UBND xã Cẩm Tú không thuộc
nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản để phục vụ cho công tác quản lý và
nghiên cứu trong thời gian nhất định tại cơ quan.
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

14

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Nhìn chung công tác thu thập tài liệu để đưa vào lưu trữ tại UBND xã
Cẩm Tú cũng đã được tiến hành và thực hiện khá tốt. Tuy nhiên, vì chưa quán triệt
triệt để nên một số đơn vị cá nhân tuy đã được cán bộ VTLT ở cơ quan nhắc nhở
về tình hình giao nộp tài liệu còn thiếu cần bổ sung, nhưng việc thực hiện còn
chậm trễ thậm chí còn có những đơn vị, cá nhân không hoàn thành công việc này
dẫn đến tình trạng thu thập, bổ sung nguồn tài liệu bị hạn chế.
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp
của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt
chính trị, khoa học vầ các gí trị khác. Từ đó, lựa chọn những tài liệu để bao quản
lâu dài và vĩnh viễn, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Xác định giá trị

tài liệu tại lưu trữ UBND xã Cẩm Tú là kiểm tra lại giá trị của các hồ sơ tài liệu,
điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị của các hồ sơ trên cơ sở toàn bộ
tài liệu, thuộc phạm vi quản lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp. Những tài liệu
hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và làm thủ tục để tiêu hủy.
Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, quyết định đến số phận
của tài liệu, vì vậy khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần phải tiến hành tỉ mỉ,
không để tổn thất tài liệu. Làm tốt công tác xác định giá trị sẽ tạo điều kiện để bổ
sung tài liệu vào các Phông, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
và tiết kiệm trang thiết bị bảo quản. Giá trị của tài liệu là thông tin có trong tài liệu
phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu có giá trị
về thực tiễn và giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn là thông tin chứa đựng trong tài liệu
để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức cá nhân. Thực tế tại
UBND xã Cẩm Tú cho thấy công tác lưu xác định giá trị tài liệu được tiến hành
vào cuối năm. Cuối năm khi công việc của cơ quan kết thúc, lúc này công việc đã
được giải quyết trong năm được sắp xếp sự việc nào ra sự việc đó. Lúc này Hội
đồng xác định giá trị tài liệu đã được thành lập bằng quyết định của thủ trưởng cơ
quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu bao gồm: Phó Chủ tịch UBND xã làm Chủ
tịch hội đồng; đại diện các phòng ban, đơn vị có tài liệu lưu trữ làm ủy viên; cán bộ
Văn thư Lưu trữ làm ủy viên; Sẽ tiến hành nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

15

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

quan xem xét đề nghị lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy, làm cho việc xác định giá trị tài liệu được tực hiện một cách thống
nhất, chính xác và đúng với quy định của Nhà nước. Hội đồng xác định giá trị tài
liệu sau khi hoàn thành xong nhiệm vụ thì được giải thể.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của Nhà
nước, phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt các quy phạm của lưu trữ quốc gia. Tất
cả tài liệur phải được thẩm tra và thực hiện trình tự như sau:
-Những tài liệu loại ra để tiêu hủy phải được phân loại theo đơn vị tổ chức
của đơn vị hành chính phông, lập danh sách các tài liệu tiêu hủy.
-Danh sách các tài liệu tiêu hủy được thống kê. Mỗi đơn vị tài liệu loại ra
tiêu hủy được thống kê một dòng. Cấu tạo bản danh sách này gồm các thông tin:
+ Số thứ tự;
+Tên đơn vị loại hủy tài liệu;
+ Số lượng văn bản;
+ Lý do tiêu hủy;
+ Ghi chú;
Việc ghi vào danh mục tài liệu loại là một công việc cần thiết. Khi ghi chép
đầy đủ các thông tin, đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cần phải được lưu trữ
lại. Thông thường số tài liệu tại UBND xã Cẩm Tú là không nhiều. Sau khi lựa
chọn tài liệu loại lúc này UBND sẽ tiến hành gửi danh mục tài liệu lên UBND cấp
huyện để tiến hành thẩm tra xem xét tài liệu đó có hết giá trị và được phép mang ra
tiêu hủy hay không.
Danh sách tài liệu tiêu hủy được các thành viên của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu ở UBND xã xem xét, kiểm tra cụ thể. Những tài liệu nào mà thành viên
Hội đồng xác định giá trị tài liệu còn nghi ngờ về giá trị của nó thì giữ lại để xác
minh chính xác. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu xác nhận đồng ý tiêu
hủy thì danh sách này sẽ được trình lên thủ trưởng cơ quan cùng với biên bản họp
Hội đồng xác định giá trị tài liệu, sau khi thủ trưởng cơ quan cấp trên ở đây là
UBND huyện xem xét và ký vào văn bản phê duyệt.
Sau đó lãnh đạo UBND xã Cẩm Tú làm đầy đủ các thủ tục trên thì ra quyết

định tiêu hủy những tài liệu hết giá trị. Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị thì
UBND xã đã chịu mọi trách nhiệm chính. Tài liệu đã được tiêu hủy hết thông tin
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

16

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

bằng cách đưa đến các cơ sở tái chế làm nguyên liệu giấy, có một số tài liệu thì
được cắt nhỏ đóng bao chuyển tới nhà máy giấy hoặc đốt cháy. Hồ sơ tiêu hủy tài
liệu hết giá trị được bảo quản ở UBND xã Cẩm Tú là 20 năm.
Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
Tên cơ quan

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

……

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
-Căn cứ Điều 11 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
-Căn cứ Quyết định số… ngày…tháng… năm… của … về…;
Hôm nay, ngày … tháng… năm …

Tại ……………………………………………… chúng tôi gồm:
1……………………. ……..đại diện…………………………………….
2……………………………đại diện………………….………………….
3………………….………..đại diện………………………………………
4…………….……………..đại diện………………………………………
Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc phông…………….............
Biện pháp tiêu hủy tài liệu …………………………………...........................
………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………..………………
Chúng tôi đã tiêu hủy hết số tài liệu được thống kê trong mục lục theo đúng
quy định của Nhà nước./.
Đại diện đơn vị trách nhiệm
hủy tài liệu
( ký tên)

Xác nhận của cơ quan
(ký tên, đóng dấu)

Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian lưu giữ tài liệu kể từ khi kết thúc
công việc. Thời hạn bảo quản căn cứ vào nhu cầu thực tiễn, khách quan về sử
dụng, ý nghĩa căn cứ vào công việc. Sau khi xác định được tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy thì những tài liệu còn giá trị cần phải quy định thời hạn bảo quản cho tài
liệu. ( Dựa vào Thông tư 09/2011/TT-BNV) Bảng thời hạn bảo quản là bản danh
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

17

Lớp: Lưu Trữ Học K6

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

mục các tài liệu có ghi thời gian bảo quảnvà được sắp xếp theo trật tự nhất định.
Xác định giá trị tài liệu cần phải xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu từ lưu trữ
hiện hành để nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và xác đinh tuổi thọ cho tài liệu.
Bảng thời hạn bảo quản cũng là công cụ tra tìm tài liệu, giúp cho việc xác định giá
trị tài liệu được chính xác, thống nhất, tránh việc hủy hoại tài liệu một cách tùy
tiện. UBND xã Cẩm Tú đã có Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ.
Như vậy nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu ở UBND xã Cẩm
Tú được tiến hành một cách triệt để có phối kết hợp của lãnh đạo cơ quan cũng
như sự trợ giúp của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Hội đồng thẩm tra tài liệu
của UBND huyện nên các tài liệu nhanh chóng được xác định giá trị, và loại ra
những tài liệu hết giá trị đem đi tiêu hủy theo đúng quy định của Nhà nước, tuy
nhiên do quy mô của tài liệu không lớn nên giá trị của nguồn tài liệu đã được xác
định không cao.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Như chúng ta đã biết, chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng để
tổ chức tài liệu theo một phương án phân loại khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Trong đó, tài liệu lưu trữ
được hệ thống theo một phương án thích hợp và được cố định trật tự sắp xếp. Công
tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các khâu nghiệp vụ như thu
thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu không
những có vị trí quan trọng trong toàn bộ công tác lưu trữ mà còn là một nhiệm vụ
có tính cấp thiết nên cần thực hiện. Nếu ở khâu Văn thư thực hiện tốt công việc lập
hồ sơ thì chỉnh lý sẽ không còn phức tạp nữa. Vì tài liệu đã được đưa về theo từng
vấn đề và công việc đã được giải quyết cụ thể.
Đối với phông tài liệu của UBND xã Cẩm Tú, Xã Cẩm Tú từ khi thành lập
nên các tài liệu đã có đó đến nay, tuy nhiên trong trong những năm đầu công tác

lưu trữ chưa được thực hiện tốt, công tác bảo quản tài liệu còn hạn chế, vì vậy một
số tài liệu có giá trị còn bị thất lạc và mất mát. Năm 2010 UBND xã Cẩm Tú đã
tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ năm 1990 đến năm 2010. Căn cứ vào số tài liệu
hiện có , chức năng nhiệm vụ được giao và cơ cấu tổ chức có sự thay đổi, cơ quan
đang hoạt động. Vì vậy phương án phân loại cho phông UBND xã Cẩm Tú là
phương án “ THỜI GIAN - CƠ CẤU TỔ CHỨC”. Theo phương án này tài liệu
của UBND xã trước hết được chia về theo các năm, sau đó trong từng năm tài liệu
lại được chia về các đơn vị, tổ chức, các phòng ban.
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

18

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú đã diễn
ra theo các bước sau:
• Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý
Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên không thực hiện quá trình giao nhận tài liệu
mà tài liệu được vệ sinh sơ bộ và được đưa ra chỉnh lý. Sau đó tiến hành khảo sát
sơ bộ khối tài liệu để là rõ khối lượng, thời gian, thành phần và nội dung tài liệu từ
đó:
+ Xây dựng phương án phân loại
+ Thu thập, bổ sung tài liệu
+ Viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
+ Lập kế hoạch chỉnh lý

+ Biên soạn các văn bản hướn dẫn chỉnh lý
+ Dự trù vật tư, văn phòng phẩm.
• Giai đoạn chỉnh lý
+ Bước 1: Tiến hành phân chia tài liệu theo từng năm từ 1990 đến 2010.
Biện pháp để phân chia tài liệu đó về các năm là căn cứ vào thời gian sản
sinh ra tài liệu và thời gian tài liệu được phản ánh để phân chia tài liệu về các năm
thì tiến hành kiểm tra lại cho đúng.
+ Bước 2: Tiến hành phân chia tài liệu trong từng năm ra thành các nhóm,
tài liệu của các ban tương ứng với một hồ sơ. Để phân chia tài liệu về các nhóm cụ
thể được nhanh chóng thì đã dựa vào các đặc trưng về tác giả và đặc trưng nội
dung tài liệu.
+ Bước 3: Xác lập các đơn vị bảo quản, sắp xếp thứ tự các đơn vị bảo quản
trong từng nhóm nhỏ. Nếu nhóm nào khối lượng tài liệu nhiều và có nội dung phức
tạp thì lên phương án chi tiết cho từng nhóm đó. Các tài liệu đã được phân chia
thành các hồ sơ về một vấn đề cụ thể thì tiến hành lập và hoàn chỉnh hồ sơ.
Khi lập hồ sơ phải kiểm tra xem tài liệu nhóm nhỏ nhất tương đương với
một hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, nếu như thiếu thì phải bổ sung, nếu thừa thì bỏ ra,
sau đó sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo các đặc trưng cụ thể, dự kiến tiêu đề và xác
định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, đánh số tờ để cố định trật tự tài liệu có trong
từng hồ sơ và ghi mục lục văn bản, ghi chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ.
Sau khi hồ sơ đã được biên mục bên ngoài xong thì tiến hành hệ thống hóa
hồ sơ. Đây là việc sắp xếp thự tự các hồ sơ, đơn vị bảo quản từ các nhóm nhỏ nhất
đến các nhóm lớn nhất của từng vấn đề và tiến hành lập mục lục hồ sơ, sau đó tiến
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

19

Lớp: Lưu Trữ Học K6

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

hành sắp xếp thứ tự các vấn đề, sau khi hoàn thành xong công tác này hồ sơ được
đưa vào các cặp, cặp được đánh số và dán nhãn.
• Kết thúc chỉnh lý
Tiến hành kiểm tra kết quả chỉnh lý bằng cách căn cứ vào: mục đích yêu
cầu của đợt chỉnh lý, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành, báo cáo kết quả
khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý và nội dung để kiểm tra bao gồm: kiểm tra trên
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu loại của khối tài
liệu chỉnh lý, kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.
Tiếp theo đó là ban giao tài liệu: tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao
theo mục lục hồ sơ, tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu
loại. Sau khi hoàn thành xong việc bàn giao ta thực hiện việc đưa tài liệu vào bảo
quản trong các tủ lưu trữ.
Cuối cùng viết báo tổng kết chỉnh lý trong đó trình bày tóm tắt về nhưng
kết quả đạt được nhận xét đánh giá ưu, khuyết điểmcũng như tiến đọ thực hiện
trong quá trình thực hiện chỉnh lý sau đó hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh
lý.
Như vậy: công tác chỉnh lý tài liệu của UBND xã Cẩm Tú cũng đã được
tiến hành theo một quy trình bài bản đã đợc chuẩn bị trước. Tuy nhiên qua khảo sát
tinh hình chỉnh lý em thấy, do công tác lưu trữ còn chưa được quan tâm nhiều nên
chưa lưu trữ được nhiều tài liệu đặc biệt là các tài liệu có giá trị về mặt lịch sử. Các
tài liệu sau khi chỉnh lý thì hồ sơ hoàn chỉnh lập được rất ít, phần lớn là các hồ sơ
chưa hoàn chỉnh cần được bổ sung thêm. Tuy không trực tiếp tham gia và qua trình
chỉnh lý nhưng qua tìm hiểu được qua cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ cung cấp
thông tin em thấy được việc thực hiện các bước trong các khâu ngiệp vụ chỉnh lý
đã được thực hiện theo trình tự, nhưng kết quả thu về lại rất thấp do cán bộ thực
hiện tuy nắm được nghiệp vụ nhưng trình độ nghiệp vụ về lưu trữ còn hạn chế.

2.2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê: Tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu khoa học, thống kê phương tiện
bảo quản, thống kê cán bộ lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên
môn để xác định rõ ràng, chính xác, số lượng chất lượng tình hình tài liệu và trang
thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Là mắt xích quan trọng không thể thiếu của quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
Từ những số liệu thống kê tài liệu lưu trữ dã giúp UBND xã Cẩm Tú xây
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

20

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

dựng kế hoạch thu tập bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Thông kê tài liệu lưu trữ
tạo điều kiện cho việc quy hoạch công tác bảo quan, bảo vệ an toàn tài kiệu lưu
trữ, ngoài ra căn cứ vào số liệu thống kê UBND xã đã lập các kế hoạch nhằm bảo
quản tài liệu lưu trữ trong phạm vi quản lý của mình cũng như trong cả nước, dự
vào đó UBND xã xác định được phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu
hoặc bị hư hỏng lập kế hoạch bảo quản tài liệu có giá trị.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông
tin về tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác, sưu
tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ, nó cho biết trong kho lưu trữ có tài liệu
gì, bảo quản ở đâu, việc tra tìm tài liệu lưu trữ có thể thực hiện theo phương pháp

nào. Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phương tiện để thống kê thành
phần, số lượng thành phần trong kho lưu trữ còn là căn cứ để xây dựng kế hoạch
công tác lưu trữ được khoa học, quản lý tài liệu được chặt chẽ, khỏi mất mát, thất
lạc.Trong lưu trữ có nhiều công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như : mục lục hồ sơ, các
bộ sách giới thiệu, phiếu phông… Mỗi loại công cụ có tác dụng riêng biệt nhưng
chúng bổ sung cho nhau, quan hệ với nhau chặt chẽ.
Nhìn chung việc thống kê tài liệu và sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưu
trữ tạo rất nhiều thuận lợi trong việc tra tìm, tập hợp tài liệu được nhanh chóng.
Tại UBND xã Cẩm Tú hiện nay đang sử dụng mục lục hồ sơ để làm
phương tiện thống kê và cũng là công cụ tra tìm tài liệu. Mục lục hồ sơ dùng để
giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ
của hồ sơ, thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, hướng dẫn cán bộ làm lưu
trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo một trật tự khoa học dùng để cố định phương án
phân loại tài liệu trong phông. Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý mục
lục hồ sơ dùng để cố định phương án phân loại trong phông. Mục lục hồ sơ giới
thiệu toàn bộ hồ sơ của phông lưu trữ.
Như vậy có thể nói, mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, vừa là
công cụ để thống kê, quản lý tài liệu lưu trữ. Cũng là loại hình công cụ tra tìm chủ
yếu trong các lưu trữ.
Hiện nay các trang thiết bị như: máy vi tính, máy in, … đã được trang bị
trong phòng làm việc của bộ phận Văn phòng nhưng việc ứng dụng tin học và
công tác lưu trữ vẫn chưa được thực hiện.
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

21

Lớp: Lưu Trữ Học K6

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể mất mát, hư
hỏng. Đặc biệt nước ta lại nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, cho nên các
yêu tố như nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho vi sinh vật, côn trùng phát triển mạnh, tác
động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn. Ánh sáng , không khí, bụi cũng là những yếu tố
ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu rất cao. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước
ta là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp.
Tài liệu UBND xã Cẩm Tú hình thành trong quá trình hoạt động của ủy
ban từ khi thành lập, nhưng do những năm đầu công tác quản tài liệu vẫn còn chưa
được thực hiện tốt nên nhiều tài liệu có giá trị không còn nữa. Năm 2010, UBND
xã Cẩm Tú đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu giai đoạn 1990 đến 2010 và đưa vào
bảo quản. Các tài liệu này chủ yếu là nhóm tài liệu hành chính, ngoài ra còn một số
ít là tài liệu phim ảnh và tài liệu khoa học kỹ thuật về thiết kế xây dựng cơ bản các
công trình xây dựng cơ bản của xã Cẩm Tú. Tài liệu lưu trữ của Xã Cẩm Tú hiện
nay đang được bảo quản trong các tủ lưu trữ bằng kim loại, tú có khóa cẩn thận.
Hiện tại UBND xã Cẩm Tú đã có kế hoạch sử dụng 01 phòng tại tầng 2 của trụ sở
với diện tích 30m2 để làm kho lưu trữ. Nhưng do trụ sở xây dựng theo hướng Tây
Bắc không thể tránh được ánh sáng chiếu thẳng vào phòng, kho lưu trữ. Trước đây
cũng do công tác bảo quản tài liệu lưu trữ không được làm tốt, vì vậy nhiều tài liệu
lưu trữ có giá trị bị hư hỏng.
Trong những năm gần đây, do thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
cùng với sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên công tác lưu trữ ở UBND xã thực hiện
được quan tâm do chưa có kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ của xã chủ yếu được đưa
vào các cặp, hộp, và được bảo quản tại tủ lưu trữ. Các tủ đựng tài liệu đặt ở vị trí

cao ráo, thoáng mát không bị ánh sang chiếu trực tiếp và nên tài liệu bị ẩm mốc,
giấy bị vàng, giòn được hạn chế, hiện tượng côn trùng phà hoại tài liệu hầu như
không có.
Hàng năm cứ và cuối năm, khi công việc kết thúc, cùng với việc xác định
giá trị tài liệu cán bộ văn thư kiêm lưu trữ của UBND xã tiến hành công tác vệ sinh
tìa liệu, kiểm tra tình hình của tài liệu và thực hiện tu bổ tài liệu nếu tài liệu hư
hỏng theo Quyết định số: 69/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Văn Thư Lưu
Trữ Nhà Nước về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Do điều kiện của cơ quan mà
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

22

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chưa thể có những trang thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. và các trang thiết
bị bảo quản như : thiết bị đo độ ẩm, thiết bị đo nhiệt độ, thiết bị duy trì nhiệt độ…
Tài liệu ở UBND xã Cẩm Tú thì chủ yếu là tài liệu hành chính nên trang
thiết bị bảo quản chưa đầy đủ cũng không làm ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ
nhưng do có định kỳ kiểm tra, vệ sinh tài liệu hằng năm nên tài liệu lưu trữ của
UBND xã Cẩm Tú không có tình trạng mục nát hay bị côn trùng phá hoại. Vì vậy
tài liệu lưu trữ luôn ở trong tình trạng tốt.
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng lưu trữ là một quá trình nghiên cứu và cung
cấp thông tin cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích chung cho cơ
quan, và các dơn vị về các mặt: kinh tế, chịnh trị, văn hóa, xã hội… thực tiễn đây

là yêu cầu cần thiết là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Để nâng cao trách
nhiệm của các lưu trữ và của đọc giả trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ,
ngày 07/4/2004 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số: 30/2004/TT-BTC hướng
dẫn chế độ thu, nộp quản lý phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thực tế, tại UBND xã Cẩm Tú việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ không
nhiều, tài liệu lưu trữ được sử dụng phần lớn trong quá trình giải quyết công việc,
khi có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, lãnh đạo cơ quan hoặc các đơn vị, cá nhân
đề xuất ý kiến với cán bộ Văn Thư liêm Lưu trữ để mượn tài liệu.
Hiện nay hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú
chủ yếu là hình thức cho mượn tài liệu, vì chưa có kho lưu trữ riêng và nguồn tài
liệu lưu trữ chư thực sự phong phú nên các hình thức như công bố tài liệu lưu trữ,
triển lãm tài liệu lưu trữ hay tổ chức khai thác sử dụng tại phòng đọc không được
tổ chức.
2.2.7. Nhận xét chung về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú
UBND xã Cẩm Tú là đơn vị hành chính cấp cơ sở, đó là cấp thấp nhất trong
hệ thống các cơ quan hành chính Nhà nước, là cơ quan chủ yếu chịu sự chỉ đạo của
các cơ quan cấp trên, trong quá trình hoạt động UBND xã đã sản sinh ra tài liệu
nhưng không nhiều vì vậy hàng năm nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ không đáng
kể. Tại đây do sự hạn hẹp về chế đọ biên chế, mặt khác do đặ điểm về cơ cấu tổ
chức, vì vậy tại UBND xã Cẩm Tú không thành lập bộ phận cũng như phòng Văn
thư hay Lưu trữ riêng mà chỉ có bộ phận Văn phòng tổng hợp trong đó có bao hàm
công tác VTLT và được bố trí một cán bộ phụ trách công tác Văn thư kiêm Lưu
trữ.
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

23

Lớp: Lưu Trữ Học K6

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú còn gặp nhiều hạn chế,
việc thu thập tài liệu và lưu trữ cơ quan được thực hiện còn có sự lỏng lẻo, thiếu
chặt chẽ, công tác bảo quản những năm trước chưa được coi trọng vì vậy còn thất
lạc nhiều tài liệu có giá trị, từ đó nên công tác khai thác tài liệu lưu trữ cũng trở
nên khó khăn và chưa mấy hiệu quả. Trong công tác xác định giá trị tài liệu dù đã
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và việc xác định giá trị cũng được thực
hiên theo trình tự nhưng do quy mô của tài lưu trữ không lớn nên giá trị đạt được
không cao. Công tác thống kê bảo quản được thực hiện tương đối tốt, các trang bị
thiết bị bảo quản tuy chưa đa dạng nhưng cũng đã bảo quản tài liệu một cách an
toàn và thận trọng tánh được các tác nhân gây hại phá hủy tài liệu, do UBND xã
Cẩm Tú chưa có kho lưu trữ tập trung tài liệu riêng vì vậy số lượng tài liệu lưu trữ
hiện nay còn để phân tán chưa tập trung thống nhất. Trong thời gian tới UBND xã
Cẩm Tú cần có những biện pháp và những kế hoạch tích cực hơn để công tác lưu
trữ được phát triển toàn diện cũng như phát huy hết giá trị vốn có của tài liệu lưu
trữ.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

24

Lớp: Lưu Trữ Học K6