ÁP DỤNG HỆ THỐNG QLCL CHUYỂN ĐỔI TỪ ISO 9001:2008 SANG MÔ HÌNH KHUNG TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BẾN TRE
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (660.31 KB, 33 trang )
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Chuyên đề báo cáo
ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CHUYỂN ĐỔI TỪ ISO 9001:2008 SANG
MÔ HÌNH KHUNG TẠI SỞ NỘI VỤTỈNH BẾN TRE
Sinh viên thực hiện : Phạm Thành Ngoãn
MSSV
: AS120304
Chuyên ngành
: Quản lý tổ chức và nhân sự
Niên khoá
: 2012 – 2016
Cơ quan thực tập
: Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre
Đoàn thực tập số
: 04
Trưởng đoàn
: TS. Trần Trí Trinh
Giảng viên hướng dẫn: Phạm Nhựtật Cường
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 04 năm 2016
LỜI CẢM ƠN
“HỌC, HỌC NỮA, HỌC MÃI” nó vẫn là sự khát khao của tôi khi sắp kết thúc
một chặn đường của thời sinh viên. Được học ở Học viện là điều mơ ước và hạnh phúc,
được thực tập ở Sở Nội vụ và nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các anh, chị trong cơ
quan là sự vinh dự, may mắn của tôi. Qua đây, tôi xin gửi lời tri ân sâu sắc đến:
Ban Lãnh đạo trường Học viện Hành chính cùng quý thầy, cô giáo đã truyền đạt
kiến thức cho tôi trong 4 năm ngồi trên ghế nhà trường.
Thầy Phan Ngọc Tú (trưởng đoàn thực tập số 6) và thầy Phạm Nhựt Cường (giảng
viên hướng dẫn) đã nhiệt tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực tập và giúp tôi hoàn
thành báo cáo này.
Đặc biệt, tôi xin cảm ơn anh Huỳnh Ngọc Minh là người trực tiếp hướng dẫn cho
tôi trong quá trình thực tập cùng toàn thể các cô chú, anh chị đang công tác tại cơ quan đã
tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập tại cơ quan.
Bên cạnh đó xin gửi lòng biết ơn đến cha, mẹ, các anh chị đi trước và các bạn về
sự động viên, khích lệ và giúp đỡ tôi trên từng bước đường học tập và nghiên cứu.
Cuối cùng, tôi xin kính chúc Ban Giám đốc, quý thầy cô Học viện Hành chính,
Lãnh đạo và các anh chị tại Sở Nội vụ nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Phạm Thành Ngoãn
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
MHK: Mô hình khung
HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
CBCC, VC: Cán bộ công chức, viên chức
CCVC: Công chức, viên chức
UBND: Ủy ban nhân dân
CQHCNN: Cơ quan hành chính nhà nước
CCHC: Cải cách hành chính
BÁO CÁO THỰC TẬP
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày 30/9/2009 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/2009/QĐTTg về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg (về việc
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các
CQHCNN). Quyết định 118 (CẦN QUY ƯỚC TRƯỚC KHI GỌI TĂT) đã quy định
rõ, trên cơ sở kết quả của Đề án 30, Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng mô hình khung
hệ thống quản lý chất lượng (MHK) cho từng loại hình CQHCNN (CQHCNN) tại địa
phương , các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có hệ thống cơ quan ngành
dọc đóng tại địa phương xây dựng MHK cho từng loại hình cơ quan ngành dọc đóng tại
địa phương.
Triển khai quy định tại Quyết định 118, Bộ Khoa học và Công nghệ đã tổ chức
xây dựng MHK cho các loại hình CQHCNN tại địa phương. Mục đích của việc xây dựng
MHK cho các CQHCNN là việc quy định thành phần cơ bản của một hệ thống quản lý
chất lượng (HTQLCL) trong các cơ quan, bao gồm phạm vi áp dụng HTQLCL trong
CQHCNN theo kết quả của Đề án 30; những tài liệu cần xây dựng và áp dụng trong
HTQLCL của cơ quan và quy định mẫu quy trình xử lý công việc cho CQHCNN.
Việc áp dụng MHK vào hoạt động của các cơ quan HCNN đã đem lại những hiệu
quả khả quan, giúp cán bộ, công chức, viên chức (CBCC,VC) triển khai công việc và
quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học; rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải
quyết các thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng thời gian. Từng bước cải tiến phương
thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết các thủ tục hành chính cho các tổ
chức, công dân. Bên cạnh đó, việc xây dựng và thực hiện các quy trình tác nghiệp giúp
cho thủ trưởng cơ quan và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét,
xử lý công việc theo quá trình, xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và
giữa cơ quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo
đúng quy định của pháp luật. Qua đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá và xác định rõ hơn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận và trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ
trong cơ quan.
Vì vậy, xuất phát từ nhận thức của bản thân trong thời gian tìm hiểu thực tế cũng
như được sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của thầy cô hướng dẫn, cùng các anh chị trong
Sở Nội vụ tôi đã chọn đề tài: “Áp dụng HTQLCL chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang
mô hình khung tại Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre”.
Tuy nhiên, do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế, thời gian thực tập và viết báo
cáo không lâu nên báo cáo thực tập còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 7
BÁO CÁO THỰC TẬP
chân tình của quý thầy cô trong bộ môn và anh chị trong Sở Nội vụ để báo cáo của tôi
hoàn thiện hơn.
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 8
BÁO CÁO THỰC TẬP
PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
1. Báo cáo chung về tình hình thực tập
Căn cứ Quyết định Số 1918/2005/QĐ-HCQG ngày 30 tháng 12 năm 2005 của
Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia về việc Ban hành Quy định về tổ chức thực tập
cho sinh viên Đại học hệ chính quy.
Theo kế hoạch thực tập của Phòng Đào tạo Học viện Hành chính quốc gia, cơ sở
Tp.Hồ Chí Minh.
1.1 Thời gian thực tập: 40 ngày, 8 tuần
Ngày bắt đầu: 22/2/2016
Ngày kết thúc: 15/4/2016
1.2 Địa điểm thực tập
Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre
Địa chỉ: số 11 Cách mạng Tháng 8, Phường 3, Thành phố Bến Tre
1.3. Kế hoạch thực tập
Thời gian
Tuần 1
Từ ngày 22/02 đến ngày
26/02/2016
Nội dung công việc
-
Tuần 2
Từ ngày 29/02 đến ngày
04/03/2016
-
Tuần 3
Từ ngày 07/03 đến ngày
11/03/2016
-
Tuần 4
Từ ngày 14/03 đến ngày
18/03/2016
-
Tuần 5
Từ ngày 21/03 đến ngày
-
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
-
-
-
Đến cơ quan theo hẹn thực tập;
Làm quen với Văn phòng Sở, tìm hiểu quy
chế cơ quan thực tập;
Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu của cơ quan.
Phụ giúp những công việc nhỏ ở Văn
phòng;
Viết đề cương báo cáo thực tập;
Gửi đề cương báo cáo thực tập để giảng
viên hướng dẫn góp ý, bổ sung.
Nghiên cứu những văn bản, tài liệu có liên
quan đến chuyên đề báo cáo;
Tìm hiểu về mô hình khung ở sở;
Tiếp tục phụ giúp những công việc trong
cơ quan;
Xin số liệu liên quan đến đề tài thực tập.
Tiếp tục phụ giúp những công việc trong
cơ quan;
Trang 9
BÁO CÁO THỰC TẬP
25/03/2016
-
Chọn lọc những số liệu để đưa vào đề tài;
Viết báo cáo thực tập.
Tuần 6
Từ ngày 28/03 đến ngày
01/04/2016
-
Tiếp tục phụ giúp những công việc trong
cơ quan;
Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập;
Xin ý kiến góp ý của người hướng dẫn.
Tuần 7
Từ ngày 04/04 đến ngày
08/04/2016
-
Hoàn thành báo cáo thực tập;
Gởi báo cáo thực tập cho giảng viên
hướng dẫn và xin ý kiến của giảng viên
hướng dẫn.
Tuần 8
Từ ngày 11/04 đến ngày
15/04/2016
-
Ghi nhận đóng góp và hoàn thiện bài báo
cáo thực tập.
Xin nhận xét từ cơ quan thực tập;
Nộp báo cáo thực tập.
-
-
2. Báo cáo kết quả thực tập
2.1 Những nội dung công việc sinh viên đã thực hiện trong quá trình thực tập
a) Tuần 1 đến Tuần 4 (Từ ngày 22/2 đến ngày 18/3/2016):
- Đến cơ quan theo hẹn thực tập;
- Làm quen với Văn phòng Sở, tìm hiểu quy chế cơ quan thực tập;
- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu của cơ quan;
- Phụ giúp những công việc nhỏ ở Văn phòng;
- Viết đề cương báo cáo thực tập;
- Gửi đề cương báo cáo thực tập để giảng viên hướng dẫn góp ý, bổ sung;
- Nghiên cứu những văn bản, tài liệu có liên quan đến chuyên đề báo cáo;
- Tìm hiểu về mô hình khung ở sở;
- Xin số liệu liên quan đến đề tài thực tập.
b) Tuần 4 đến Tuần 6 (Từ ngày 21/3 đến ngày 01/4/2016):
- Chọn lọc những số liệu để đưa vào đề tài;
- Viết báo cáo thực tập;
- Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập;
- Xin ý kiến góp ý của người hướng dẫn.
c)Tuần 7 đến Tuần 8 (Từ ngày 04/4 đến ngày 15/4/2016):
- Hoàn thành báo cáo thực tập;
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 10
BÁO CÁO THỰC TẬP
- Gởi báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn và xin ý kiến của giảng viên
hướng dẫn;
- Ghi nhận đóng góp và hoàn thiện bài báo cáo thực tập;
- Xin nhận xét từ cơ quan thực tập.
2.2 Những kết quả thu nhận được trong quá trình thực tập
Qua gần 02 tháng thực tập (22/02/2016 đến ngày 15/04/2016) tại Sở Nội vụ Bến
Tre, bản thân tôi đã chủ động tích cực tham gia các hoạt động chung của cơ quan, cũng
như hoạt động nghiệp vụ của Sở Nội vụ và đã đạt được những kết quả sau:
a) Về kiến thức
- Biết được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệ công tác tại
Sở Nội vụ của tỉnh với các cơ quan khác trong hệ thống CQHCNN;
- Biết được quy trình công vụ tại Văn phòng gồm: Quy trình xây dựng và ban
hành một số văn bản hành chính thông thường, quy trình xử lý hồ sơ, văn bản đến, văn
bản đi, cách thức trình kí văn bản với lãnh đạo…;
- Biết được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn một số vị trí công việc của cán bộ,
công chức tại Văn phòng, cụ thể là những vị trí: Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng,
công chức chuyên môn của Văn phòng.
b) Về kỹ năng
- Nâng cao khả năng soạn thảo văn bản, hiểu sâu hơn về cách thức trình bày cũng
như việc sử dụng văn phong hành chính trong việc soạn thảo văn bản;
- Học được kỹ năng khai thác cơ sở dữ liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động quản lý nhà nước, cách thức tìm kiếm văn bản quy phạm pháp luật có liên
quan đến công việc đang giải quyết trong cổng thông tin điện tử;
- Học được kỹ năng giao tiếp công vụ giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên
với nhau, nghệ thuật giao việc cho người khác, biết cách lắng nghe và tiếp thu ý kiến góp
ý của người khác để hoàn thiện kĩ năng.
2.3 Những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực tập
a) Thuận lợi
Được sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của các cô, chú lãnh đạo, anh, chị trong Sở Nội
vụ nên tôi đã được tiếp xúc với nhiều công việc thực tế, đồng thời từng bước làm quen
với môi trường hành chính, được bổ sung những kiến thức mới và bước đầu hình thành
những kỹ năng làm việc trong môi trường công sở.
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 11
BÁO CÁO THỰC TẬP
Từng bước hiểu hơn về cơ cấu tổ chức hoạt động của bộ máy Nhà nước và thể chế
hành chính Nhà nước, chức năng, nhiệm vụ cũng như quyền hạn của CBCC nơi thực tập.
Rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn, có sự hiểu biết chi tiết về những
kiến thức được học trong quá trình làm việc, giúp bản thân trưởng thành hơn.
Được tạo cơ hội để tham gia vào các phong trào đoàn thể, được đi thực tế để mở
rộng sự hiểu biết cũng như cọ sát với thực tế trong suốt quá trình thực tập, đồng thời
được các anh chị trong Sở tạo thuận lợi để thu thập được số liệu, phục vụ cho bài báo cáo
thực tập.
b) Những khó khăn
Bước đầu vận dụng kiến thức chuyên ngành đã học vào thực tế nên có nhiều vấn
đề bỡ ngỡ, chưa thể vận dụng hết được những kiến thức đó trong giải quyết vấn đề hay
công việc được giao.
Hạn chế về kỹ năng soạn thảo văn bản nên rất lúng túng trong việc soạn thảo cũng
như sử dụng văn phong cho phù hợp.
Vì trong Phòng có rất nhiều công việc các anh chị luôn bận rộn với công việc của
mình nên quá trình tìm hiểu sâu về đề tài đôi khi cũng gặp khó khăn.
PHẦN II. BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
“Áp dụng HTQLCL chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang
mô hình khung tại Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre”
1. Báo cáo chung về tình hình thực tập => SỬA LẠI TIÊU ĐỀ
1.1 Về vị trí, chức năng
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng tham mưu, giúp
UBND tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ
cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên
chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp
công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ
quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; CCHC, cải cách chế độ công vụ,
công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức
và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động
không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà
nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên.
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 12
BÁO CÁO THỰC TẬP
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự lãnh
đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của UBND, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
Trụ sở làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đặt tại số 11, đường Cách mạng
Tháng 8, Phường 3, Thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre.
1.2 Về nhiệm vụ, quyền hạn
1. Trình UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự án và chương trình, biện
pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ CCHC về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án,
dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ
biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước được giao.
3. Về tổ chức bộ máy
Trình UBND tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy đối với các cơ
quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh, UBND huyện, thành phố
(sau đây gọi chung là UBND cấp huyện);
Trình UBND tỉnh đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo
quy định.
4. Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị
sự nghiệp công lập.
Thẩm định, trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh kế hoạch biên chế công chức,
kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp
công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh để UBND tỉnh trình Bộ Nội vụ theo
quy định;
5. Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu chức danh nghề
nghiệp viên chức (gọi chung là cơ cấu chức danh công chức, viên chức):
Trình UBND tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn
vị thuộc tỉnh quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên
chức;
Giúp UBND tỉnh tổng hợp danh mục vị trí việc làm, xây dựng đề án vị trí việc
làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm.
6. Về tổ chức chính quyền:
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 13
BÁO CÁO THỰC TẬP
Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy chính quyền địa
phương các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Tham mưu, giúp UBND tỉnh trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại
biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp;
Tham mưu, giúp UBND tỉnh trình HĐND tỉnh bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND tỉnh;
7. Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:
Tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý địa giới hành chính trên
địa bàn theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền;
Thẩm định, trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh các đề án, văn bản liên quan đến
việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị
hành chính.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người
hoạt động không chuyên trách ở cấp xã:
Trình UBND tỉnh ban hành các văn bản về tuyển dụng, sử dụng và quản lý đối với
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã theo quy định của
pháp luật;
Trình UBND tỉnh ban hành văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn, chức
danh đối với Trưởng, Phó các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ và đối với
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ trên địa bàn tỉnh.
9. Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp
xã (trong khoản này gọi chung là cán bộ, công chức, viên chức):
Trình UBND tỉnh ban hành chế độ, chính sách khuyến khích cán bộ, công chức,
viên chức của tỉnh học tập để nâng cao trình độ, năng lực công tác;
Phối hợp với các cơ quan có liên quan trình UBND tỉnh quyết định việc bố trí,
phân bổ kinh phí đối với hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của
tỉnh theo quy định.
10. Về thực hiện chế độ, chính sách tiền lương:
Tổng hợp danh sách, hồ sơ, trình Chủ tịch UBND tỉnh có văn bản đề nghị Bộ Nội
vụ cho ý kiến thống nhất trước khi ký quyết định nâng bậc lương trước thời hạn đối với
cán bộ, công chức, viên chức.
Quyết định theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định việc nâng
bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng lương vượt bậc và các chế
độ, chính sách về tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức.
11. Về CCHC; cải cách chế độ công vụ, công chức:
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 14
BÁO CÁO THỰC TẬP
Trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai công tác CCHC
của tỉnh theo các nghị quyết, chương trình, kế hoạch CCHC của Chính phủ;
Trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các nội dung, công việc của
CCHC.
12. Về công tác tổ chức hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện
Thẩm định, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định cho phép thành lập, chia, tách,
sáp nhập, hợp nhất, giải thể, đổi tên và phê duyệt điều lệ đối với hội có phạm vi hoạt
động trong tỉnh theo quy định của pháp luật.
13. Về công tác văn thư, lưu trữ:
Tham mưu, giúp UBND tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Tham mưu, giúp UBND tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ
quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.
14. Về công tác tôn giáo
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tôn giáo đối
với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tu hành.
Giải quyết theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyết những vấn
đề cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật.
15. Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu, giúp UBND, Chủ tịch UBND tỉnh và Hội đồng thi đua - khen thưởng
cấp tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các sở, ban, ngành,
UBND cấp huyện, UBND cấp xã
Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp
vụ cho đội ngũ công chức làm công tác thi đua, khen thưởng ở các sở, ban, ngành, ở cấp
huyện, cấp xã.
16. Về công tác thanh niên
Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan của
tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên, trong việc thực
hiện cơ chế, chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.
1.3 Về cơ cấu tổ chức
GIÁM ĐỐC
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 15
BÁO CÁO THỰC TẬP
PHÓ GIÁM
ĐỐC
Phòng
Công
chức
viên
chức
PHÓ GIÁM
ĐỐC
Phòng
Xây
dựng
chính
quyền &
Công tác
thanh
niên
Phòng
CCHC
PHÓ GIÁM
ĐỐC
Phòng
Tổ chức
bộ máy
biên chế
và tổ
chức phi
chính
phủ
Thanh
tra
Chi
cục
Văn
thư Lưu
trữ
Văn
phòng
PHÓ GIÁM
ĐỐC
Ban thi
đua –
Khen
thưởng
Ban
Tôn
giáo
1.4 Cơ cấu nhân sự
Bảng cơ cấu nhân sự của Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre
2. Chuyên đề báo cáo
TÊN ?????
2.1 Tầm quan trọng của việc áp dụng HTQLCL chuyển đổi từ ISO 9001:2008
sang mô hình khung tại Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre
Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước nói chung và của từng địa phương
nói riêng việc thực hiện áp dụng HTQLCL là một hoạt động có tầm quang trọng lớn tới
hiệu quả hoạt động QLHCNN. Để đảm bảo nền hành chính của nước ta theo kịp sự phát
triển của thế giới theo tiêu chí: nhanh, hiệu quả, tiết kiệm thì việc chuyển đổi HTQLCL
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 16
BÁO CÁO THỰC TẬP
từ ISO 9001:2008 sang MHK cần được chú trọng không chỉ về mặt chủ trương mà cần
được chú trọng về cả mặt quản lý thực tiễn. Sự cần thiết của hoạt động này là rất khách
quan vì:
Thứ nhất, áp dụng MHK đối với các CQHCNN giúp các quy trình xử lý công việc
được tiêu chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý; người đứng đầu cơ quan kiểm soát
được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan một cách nhanh chóng, kịp
thời. Làm cho cơ quan đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc
và sự hài lòng của công dân tạo nên sự minh bạch và công khai quy trình, thủ tục xử lý
công việc cho cơ quan, tổ chức và cả công dân có cơ hội kiểm tra.
Thứ hai, áp dụng MHK sẽ tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, đảm bảo
công việc có chất lượng, nâng cao tính chất phục vụ của CQHCNN xem người dân là
khách hàng của cơ quan, tăng sự gắn bó của người dân với cơ quan.
Thứ ba, áp dụng MHK-HTQLCL góp phần nâng cao hiệu quả CCHC giai đoạn
2016- 2020. Việc áp dụng MHK vào CQHCNN tạo nên quy trình xử lý công việc một
cách nhanh chóng, hiệu quả so với trước đây, góp phần đẩy mạnh hơn cơ chế một cửa,
một cửa liên thông. Đồng thời thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các
CQHCNN tạo cơ hội để các thành viên trong cơ quan tham gia góp ý các định hướng,
mục tiêu, chiến lược cũng như việc sữa đổi lại các thủ tục, quy trình giải quyết công việc
hành chính.
Thứ tư, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 đã mang
lại nhiều lợi ích cho các CQHCNN, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý
HCNN . Tuy nhiên bênh cạnh đó sau những năm áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 đã bộc lộ một số hạn chế, khuyết điểm nhất định như quá nhiều thủ tục tiêu
chuẩn ( Sổ tay chất lượng, Quy trình hành động phòng ngừa mà khi chuyển sang MHK
thì có thể có hoặc không để trở nên tinh gọn, hiệu quả ), chỉ được áp dụng ở một số bộ
phận của cơ quan như bộ phận một cửa của Văn phòng. Khi tiến hành chuyển sang MHK
thì những hạn chế, 9khuyết điểm trên được khắc phục, HTQLCL được triển khai đồng bộ
đến các bộ phận của cơ quan tạo ra sự thống nhất trong phối hợp giải quyết công việc
giữa các bộ phận.
Như vậy, từ những lý do đã phân tích ở trên với lợi ích và ưu thế nổi bật, việc áp
dụng MHK-HTQLCL vào hoạt động của CQHCNN là tất yếu khách quan và có tầm quan
trọng rất lớn dẫn tới sự thành công đối với công cuộc CCHC nước nhà.
2.2 Thực trạng việc áp dụng MHK ở Sở Nội vụ TỈNH BẾN TRE
a. Căn cứ pháp lý của việc áp dụng MHK.
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 17
BÁO CÁO THỰC TẬP
- Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 về việc áp dụng HTQLCL theo
tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008;
- Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg về việc sửa đổi bổ sung một số điều của quyết
định số 144/2006;
- Quyết định 19/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu
chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống
HCNN;
- Đề án 30 về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính trên các lĩnh vực hành chính;
- Quyết định số 2968/QĐ-BKHCN ngày 29/12/2010 về công bố mô hình khung
cho các loại hình CQHCNN địa phương;
- Quyết định số 959/QĐ-UBND, ngày 11 tháng 5 năm 2009 của UBND tỉnh Bến
Tre về việc cho phép triển khai đề án “Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000 vào hoạt động của CQHCNN tỉnh Bến Tre;
- Công văn số 1510/SKHCN-TĐC ngày 04 tháng 11 năm 2015 của Sở khoa học
công nghệ Tỉnh Bến Tre về việc yêu cầu báo cáo tình hình xây dựng và áp dụng
HTQLCL TCVN ISO 9001:2008;
- Kế hoạch số 6906/KH-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2015 về việc xây dựng
chính quyền điện tử tỉnh Bến Tre;
- Quyết định số 104/QĐ-SNV ngày 07/3/2016 về việc thành lập Ban Chỉ đạo xây
dựng HTQLCL tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo mô hình khung tại Sở Nội vụ;
- Kế hoạch 1131/KH-SNV ngày 02 tháng 6 năm 2015 về việc chuyển đổi
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang mô hình khung tại Sở Nội vụ tỉnh Bến
Tre;
- Ngoài ra còn một vài Quyết định, Kế hoạch, Thông tư khác hướng dẫn về việc
thực hiện áp dụng MHK ở tỉnh cũng như ở Sở để việc thực hiện hoạt động áp dụng MHK
mang lại hiệu quả cao.
b. Những yêu cầu đối với công tác áp dụng MHK tại Sở Nội vụ.
Yêu cầu về lý luận vững chắc:
Lý luận là bước đầu tiên cần có để cho những chương trình, kế hoạch có thể đi
vào hoạt động. Vì vậy không riêng những chương trình, kế hoạch mà việc áp dụng MHK
vào Sở Nội vụ cũng được nghiên cứu tỉ mỹ về mặt lý luận một cách vững chắt để việc
chuyển đổi HTQLCL từ ISO sang MHK. Khi mặt lý luận được triển khai một cách đồng
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 18
BÁO CÁO THỰC TẬP
bộ, đúng quy cách sẽ làm cho CBCC, VC hiểu được, hình dung được bản chất của vấn đề
mà cơ quan sắp thực hiện từ đó đạt được hiệu quả tối ưu nhất khi được triển khai.
Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO, trong dự thảo ISO 9001:2000 đã định
nghĩa những khái niệm cơ bản sau:
+ “ Chất lượng là khả năng tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay
quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”
+ “ Quản lý chất lượng là một hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm mục
đích đề ra chính sách, mục tiêu, trách nhiệm và thực hiện chúng bằng các biện pháp
hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng
trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng”
+ “ HTQLCL là một hệ thống thống nhất về cơ cấu tổ chức, về các quá trình, các
quy định và thủ tục, các nguồn lực cần thiết để thực hiện chính sách và mục tiêu chất
lượng nhằm thỏa mãn khách hàng, đảm bảo lợi ích cho tổ chức”
ISO là bộ tiêu chuẩn quốc tế về HTQLCL do tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO)
ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 nhằm cung cấp hướng dẫn quản lý chất lượng và xác
định yếu tố cần thiết của một hệ thống chất lượng để đạt được sự đảm bảo về chất lượng
của sản phẩm hay dịch vụ mà một tổ chức cung cấp.
ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với HTQLCL của
tổ chức, doanh nghiệp. MHK là sự mở rộng của HTQLCL ISO 9001:2008 nó thừa kế 8
nguyên tắc xây dựng quản lý chất lượng của ISO 9001:2008:
Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Cách tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Cách tiếp cận theo hệ thống đối với quản lý
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên dữ kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng.
Tại Việt Nam Tổng Cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng (STAMEQ) thuộc Bộ
Khoa học và công nghệ đã đưa tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hệ thống tiêu chuẩn của
Việt Nam với mã hiệu là TCVN ISO 9001:2008 và không ngừng tiếp tục hoàn thiện, mở
rộng theo hướng hiện đại phù hợp với HTQLCL của Thế giới mà tiêu biểu là việc nâng
cấp ISO 9001:2008 sang MHK.
Trên đây là những lý luận cơ bản, cần thiết cho Sở thực hiện việc áp dụng
HTQLCL từ ISO 9001:2008 sang MHK đạt hiệu quả tốt nhất.
Yêu cầu về tài liệu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK trong
CQHCNN:
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 19
BÁO CÁO THỰC TẬP
Theo tài liệu hướng dẫn xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của
Bộ khoa học và công nghệ, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng thì các tài liệu
được lập thành văn bản của HTQLCL trong CQHCNN gồm 4 mức sau đây:
Mức 1: Sổ tay chất lượng.
Đây là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách chất lượng và mục
tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức;
các yêu cầu của HTQLCL; danh mục các quy trình, thủ tục đã ban hành….để lãnh đạo và
cán bộ chủ chốt của cơ quan làm cơ sở điều hành HTQLCL.
Phạm vi áp dụng: ghi rõ lĩnh vực, công việc và những bộ phận, cá nhân nào trong
cơ quan phải tham gia thực hiện HTQLCL.
Sổ tay chất lượng giới thiệu tóm tắt về tổ chức, bao gồm: tên tổ chức, năm thành
lập, địa chỉ, điện thoại, công việc chính, khách hàng chính, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức.
Sổ tay chất lượng mô tả các yêu cầu của MHK như sau:
+ Trách nhiệm quản lý: cam kết của lãnh đạo hướng vào khách hàng, chính sách
và mục tiêu chất lượng, trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin, xem xét của lãnh
đạo.
+ Quản lý nguồn nhân lực: nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc….
+ Tạo sản phẩm: hoạch định việc tạo sản phẩm; quan hệ với khách hàng; kiểm
soát các nguồn bên ngoài; kiểm soát quá trình giải quyết công việc; nhận biết chất lượng
công việc; bảo toàn sản phẩm của khách hàng…
+ Đánh giá và cải tiến công việc: đánh giá thỏa mãn khách hàng; đánh giá quá
trình; đánh giá công việc; kiểm soát công việc không phù hợp; phân tích các dữ liệu; khắc
phục và phòng ngừa lỗi sai…
Trong sổ tay chất lượng liệt kê danh mục tất cả các quy trình và thủ tục, các hướng
dẫn được xây dựng và ban hành.
Mức 2: Các quy trình và thủ tục
Đây là tài liệu hướng dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tự các
bước cần thiết, theo một quá trình nhất định nhằm đảm bảo cho quá trình được kiểm soát.
Trong HTQLCL theo tiêu chuẩn của MHK quy trình thường được thiết lập tương
ứng với 3 phần:
+ Ứng với công việc chính thuộc phạm vi áp dụng tiêu chuẩn của cơ quan.
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 20
BÁO CÁO THỰC TẬP
+ Ứng với công việc hỗ trợ để thực hiện công việc chính
+ Ứng với các yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn
Mức 3: Các hướng dẫn công việc
Đây là tài liệu hướng dẫn chi tiết phải làm cho một công việc cụ thể. Hướng dẫn
thường để thực hiện một quy trình nào đó mà nội dung của hướng dẫn không thể trình
bày hết trong quy trình
Yêu cầu về xác định những điều kiện để thực hiện tốt công tác áp dụng HTQLCL theo
tiêu chuẩn MHK tại Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre:
Đầu tiên, lãnh đạo là điều kiện tiên quyết. Lãnh đạo chính là đầu tàu gương mẫu là
ngọn cờ đi đầu. Vậy nên người lãnh đạo cần quyết tâm chỉ đạo chặt chẽ quá trình triển
khai thực hiện HTQLCL trong Sở nói chung và các phòng ban nói riêng để vạch ra kế
hoạch cũng như phương hướng chỉ đạo thực hiện, hoạch định chính sách, mục tiêu chất
lượng… và lựa chọn nguồn nhân lực phù hợp.
Thứ hai, chính là nguồn nhân lực. Yêu cầu để thực hiện hiệu quả chính là chú
trọng nguồn nhân lực thực hiện áp dụng HTQLCL. Cần xác định và cung cấp các nguồn
nhân lực để:
+ Thực hiện và duy trì HTQLCL, cải tiến liên tục hiệu quả của hệ thống;
+ Nâng cao sự thỏa mãn của người dân bằng cách đáp ứng tốt các nhu cầu của
người dân đưa ra.
Những người thực hiện công tác áp dụng HTQLCL MHK, phải có năng lực cơ sở
và kỹ năng cần thiết để biến lý thuyết thành hoạt động có lợi. Đồng thời họ phải nhận ra
được sự quan trọng của hệ thống này với nền hành chính nhà nước thì khi đó nguồn nhân
lực mới mang lại hiệu quả cao.
Cơ sở hạ tầng là một yếu tố không thể thiếu, trang thiết bị máy móc cũng như
khoa học kỹ thuật – công nghệ thông tin. Đó là những yêu cầu phụ trợ cho công tác áp
dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn MHK đạt hiệu quả tại Sở Nội vụ.
Trên đây là những yêu cầu được chú trọng, ngoài ra cũng còn nhiều yêu cầu khác
để phù hợp với từng phòng, ban trong Sở để có được kết quả cao nhất trong công tác áp
dụng HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK.
c. Quy trình thực hiện công tác áp dụng MHK tại Sở.
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và phạm vi áp dụng.
Bước đầu tiên là khi bắt tay vào việc xây và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 sang MHK là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát
triển của tổ chức. Lãnh đạo cần định hướng cho các hoạt động của HTQLCL, xác định
mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi
ích thiết thực cho hoạt động của cơ quan.
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 21
BÁO CÁO THỰC TẬP
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án MHK.
Việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 chuyển đổi sang MHK cũng giống như
việc thực hiện áp dụng ISO nên cần phải có một ban chỉ đạo việc áp dụng MHK tại Sở,
bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các phòng, ban chuyên môn trong Sở. Cần bổ
nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng
HTQLCL MHK và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Bước 3: Đánh giá thực trạng của cơ quan
Đây là bước thực hiện xem xét kĩ lưỡng thực trạng của cơ quan để đối chiếu với
các yêu cầu trong tiêu chuẩn của ISO 9001:2008 sang MHK, xác định xem yêu cầu nào
không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ áp dụng đến đâu và các hoạt
động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết thực hiện. Sau khi đánh giá
thực trạng, cơ quan có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để HTQLCL
phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản thực hiện HTQLCL MHK.
Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung các yêu cầu đã xác định trong phần thực
trạng để HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn của ISO 9001:2008 sang MHK. Cần xây dựng
và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, chẳng hạn như: xây dựng sổ tay chất
lượng, lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan, xây dựng các hướng
dẫn công việc, quy chế, quy định cấn thiết.
Bước 5: Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK vào thực
tế
Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
+ Phổ biến cho tất cả CBCC, VC trong cơ quan nhận thức về HTQLCL theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK.
+ Hướng dẫn cho CBCC, VC thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
+ Phân rõ ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ mà
thủ tục đã mô tả.
+ Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt
động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 22
BÁO CÁO THỰC TẬP
+ Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem
HTQLCL của cơ quan đã phù hợp với tiêu chuẩn hay không và có thực hiện được một
cách hiệu quả hay không, tiếp tục xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục.
+ Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của các bên
thứ ba là cơ quan đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù
hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO điều
có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào cấp. Cơ quan có quyền lựa chọn bất kì tổ
chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận đã được cơ quan lựa chọn để đánh giá HTQLCL ISO
9001:2008 sang MHK sẽ tiến hành đánh giá, kiểm tra và tiến hành cấp chứng nhận chính
thức HTQLCL của cơ quan.
Bước 8: Duy trì HTQLCL sau khi được chứng nhận.
Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục những vấn đề còn tồn tại và tiếp tục thực
hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến HTQLCL của cơ
quan.
d. Nhân lực đảm bảo thực hiện việc áp dụng MHK.
Lãnh đạo là điều kiện cần thì nguồn nhân lực là điều kiện đủ để thực hiện công tác
áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 901:2008 sang MHK được hiệu quả tại các
phòng, ban cũng như ở Sở Nội vụ.
Số lượng nguồn nhân lực thực hiện HTQLCL của MHK.
Quyết định số 104/QĐ-SNV ngày 07/3/2016 về việc thành lập Ban Chỉ đạo xây
dựng HTQLCL tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo mô hình khung tại Sở Nội vụ theo
Quyết định Ban chỉ đạo tại Sở Nội vụ gồm:
1. Giám đốc – Trưởng ban.
2. Phó giám đốc phụ trách Xây dựng Chính quyền và Công tác thanh niên; đào
tạo, bồi dưỡng CCVC và hành chính Văn phòng – Phó trưởng ban thường trực, đại diện
lãnh đạo.
3. Phó giám đốc phục trách CCHC, tổ chức mộ máy, biên chế; tổ chức hội, quỹ và
tổ chức phi chính phủ - Phó trưởng ban.
4. Chánh Văn phòng – Thành viên, Thư ký Ban ISO
5. Phó chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp – Tham vấn Ban ISO
6. Trưởng phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ - Thành viên
7. Trưởng phòng Công chức, viên chức - Thành viên
8. Trưởng phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên - Thành viên
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 23
BÁO CÁO THỰC TẬP
9. Trưởng phòng CCHC - Thành viên
10. Chánh Thanh tra - Thành viên
11. Phó chánh Văn phòng, kế toán cơ quan - Thành viên
12. Chuyên viên Văn phòng Sở phụ trách ISO - Thành viên, nhân viên kiểm soát
tài liệu
13. Chuyên viên Văn phòng Sở phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Thành
viên, nhân viên kiểm soát tài liệu
14. Chuyên viên các phòng, ban chịu sự hướng dẫn, phân công trực tiếp của người
đứng đầu các phòng ban, trong việc áp dụng HTQLCL theo MHK
Yêu cầu về chất lượng nguồn nhân lực để thực hiện MHK.
Vấn đề quản lý HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK vào
CQHCNN có tầm quan trọng rất lớn, tuy nhiên nó vẫn còn mới mẻ vì vậy đòi hỏi những
người thực hiện và hỗ trợ thực hiện công tác này phải có trình độ cao, kỹ năng giỏi, phẩm
chất đạo đức tốt.
Trên thự tế, đội ngũ ban chỉ đạo HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK cũng như tổ
thư kí ISO điều là những người nắm giữ chức vụ và vai trò quan trọng trong Sở nên
nguồn lực này có đủ kỹ năng cũng như phẩm chất để thực hiện công tác chỉ đạo, điều
hành và thực hiện hiệu quả việc áp dụng MHK tại Sở. Bên cạnh đó Sở còn phối hợp với
các cơ quan chuyên môn tập huấn nâng cao kiến thức cho đội ngũ CBCC, VC trong việc
áp dụng và nâng cao hiệu quả hoạt động của MHK.
Yêu cầu về kỹ năng để thực hiện MHK
Trong quá trình thực hiện trên thực tế đây là một hoạt động khá phước tạp vì trực
tiếp ảnh hưởng, tác động tới thủ tục hành chính nên những kỹ năng ở đây cũng cần được
đầu tư. Ngoài kỹ năng mềm như giao tiếp, phân tích, giải thích…. Thì cần những kỹ năng
về phân tích thực trạng, hoạch định chính sách, tìm ra giải pháp phù hợp để thực hiện
công tác áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK được hiệu quả
nhất.
2.3 Báo cáo đánh giá tổng quan việc áp dụng MHK tại Sở Nội vụ
a. Những mặt đạt được
Thứ nhất, về mặt xây dựng hệ thống tài liệu cho công tác áp dụng HTQLCL của
Sở và các phòng, ban chuyên môn thuộc Sở. Sở đã xây dựng bộ tài liệu ISO 9001:2008
chuyển sang MHK bao gồm:
+ Bộ tài liệu sử dụng chung cho toàn cơ quan:
•
•
Chính sách chất lượng;
Mục tiêu chất lượng;
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 24
BÁO CÁO THỰC TẬP
•
•
Quy trình họp xem xét HTQLCL;
Sổ tay chất lượng và 6 quy trình bắt buộc.
+ Bộ quy trình ISO tương ứng với thủ tục hành chính đối với Sở và các phòng,
ban chuyên môn thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở theo danh mục tài liệu HTQLCL
ISO 9001:2008 chuyển đổi sang MHK và các văn bản pháp lý có liên quan.
+ Sở thường xuyên chỉ đạo việc tổ chức, rà soát, cập nhật lại Bộ thủ tục hành
chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở và các phòng, ban chuyên môn theo những văn
bản pháp lý mới nhất để xây dựng MHK chính xác, thống nhất. Theo cập nhật mới nhất
Sở có 44 quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo HTQLCL ISO 9001:2008 sang
MHK trên 7 lĩnh vực:
•
•
•
•
•
•
•
Lĩnh vực: Hội, Tổ chức phi chính phủ gồm 12 thủ tục;
Lĩnh vực: Tôn giáo gồm 16 thủ tục;
Lĩnh vực: Thi đua – Khen thưởng gồm 10 thủ tục;
Lĩnh vực: Lưu trữ gồm 1 thủ tục;
Lĩnh vực: CBCC trong tỉnh gồm 1 thủ tục;
Lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước gồm 3 thủ tục;
Lĩnh vực: Tuyển dụng viên chức gồm 1 thủ tục.
Thứ hai, về mặt kiểm tra tình hình giải quyết hồ sơ hành chính áp dụng HTQLCL
ISO 9001:2008 sang MHK. Qua quá trình kiểm tra năm 2015 của Sở về việc tổ chức thực
hiện công tác phối hợp xử lý tiến độ giải quyết hồ sơ hành chính năm 2015 theo kế hoạch
số 1131/KH-SNV ngày 02 tháng 6 năm 2015 Sở báo cáo kết quả sơ bộ như sau:
+ Thủ trưởng các phòng, ban chuyên môn thuộc Sở đều đã quan tâm chỉ đạo xây
dựng kế hoạch và tổ chức triển khai các nội dung của HTQLCL ISO 9001:2008 sang
MHK theo kế hoạch 1131/KH-SNV ngày 02 tháng 6 năm 2015 của Sở;
+ Các phòng, ban chuyên môn của Sở đang tiến hành rà soát lại Bộ quy trình của
MHK tương ứng với Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị
mình. Bộ quy trình MHK của các đơn vị đang được hoàn thiện, cập nhật theo các văn bản
pháp lý mới;
+ Thủ trưởng, CBCC, VC chuyên môn của các phòng, ban đã có kế hoạch tiến
hành tổ chức đánh giá chéo dưới sự chỉ đạo của Ban chỉ đạo ISO trong vài tháng tới;
+ Các phòng, ban đều đã thực hiện phát phiếu thăm dò ý kiến các tổ chức, cá nhân
liên quan đến giải quyết hồ sơ hành chính theo quy định (đảm bảo tối thiểu 30
phiếu/tháng) để xem xét tỷ lệ hài lòng của người dân về tình hình giải quyết hồ sơ hành
chính;
SVTT: Phạm Thành Ngoãn
Trang 25
