Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu

LỜI MỞ ĐẦU
Sau 25 năm mở cửa và phát triển kinh tế, Việt Nam đã đạt được những thành tựu
đáng khích lệ. Năm 2007, việc Việt Nam gia nhập WTO đã tạo ra một bước ngoặc mới
trong phát triển kinh tế. Các hàng rào thuế quan dần được xóa bỏ, tăng tốc độ trung
chuyển hàng hóa. Hòa nhập vào dòng chảy này, các công ty vận tải giao nhận quốc tế
lần lượt ra đời ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế trong việc vận
chuyển hàng hóa. Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu là một trong
những doanh nghiệp như vậy. Mặc dù mới bước chân vào thị trường Việt Nam hơn 5
năm nhưng Công ty đã dần dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực vận tải
giao nhận quốc tế.
Với mục đích tìm hiểu sâu hơn về qui trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
đường biển, sau hơn một tháng thực tập tại Công ty, em quyết định chọn đề tài: “Quy
trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại
Công ty TNHH một thành viên Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.”
Bài báo cáo có bố cục gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu
Chương 2: Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng
đường biển tại Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

1


Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu
bằng đường biển tại Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bộ môn Nghiệp vụ trường Đại học Ngoại
Thương cơ sở II tại TP.HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên được đi thực tập ở doanh
nghiệp, có cơ hội tiếp cận với thực tiễn kinh doanh; thầy Tô Bình Minh đã nhiệt tình
hướng dẫn giúp em hoàn thành bài báo cáo này. Đồng thời, em cũng chân thành cảm
ơn Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu nói chung và phòng kinh
doanh nói riêng, đã đón nhận và nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong suốt thời gian
thực tập tại công ty.

Chương 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN GẤU TRÚC
TOÀN CẦU
I. Quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp
Tập đoàn Panda Logistics được thành lập tại Đài Loan vào năm 1987, hoạt động
trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Đến nay, tập đoàn
Panda Logistics đã có văn phòng tại nhiều quốc gia trên thế giới. Tháng 3 năm 2005,
tập đoàn Panda Logistics chính thức mở rộng hoạt động sang Việt Nam - Công ty
Panda Global Logistics Co., LTD được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh
số 4104003491 để mở rộng hoạt động tại thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu tại Việt Nam.
Tên giao dịch: Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.
Tên tiếng Anh: Panda Global Logistics Co., LTD.

2


Trụ sở công ty: Lầu 4, 85 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp. HCM.
Điện thoại: 84 – 8 – 39110025 FAX: 84 – 8 – 39102603.
Mã số thuế: 0305538963
Vốn pháp định: 800.000.000 VND (tám trăm triệu đồng Việt nam)
Tài khoản giao dịch tại ngân hàng ACB:
 VND: 41766469
 USD: 41767479
II. Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
1. Chức năng doanh nghiệp


Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và
đường hàng không.



Cung cấp dịch vụ khai thuê Hải quan: Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, tùy
theo yêu cầu của khách hàng, Công ty thay mặt người xuất khẩu – nhập khẩu để
khai báo, làm thủ tục Hải quan như một đại diện khai thuê Hải quan.



Dịch vụ đại lý tàu biển.



Dịch vụ tư vấn bảo hiểm.
Tuy thời gian hoạt động của công ty tại thị trường Việt Nam chưa lâ, nhưng với

chức năng hoạt động như trên, công ty có khả năng cung cấp dịch vụ và phục vụ toàn
bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng. Với sự linh hoạt và
nhạy bén trong việc nắm bắt xu thế của thị trường, cộng với chức năng hoạt động của
mình, công ty Panda Global Logistics đã từng bước mở rộng được mạng lưới kinh
doanh dịch vụ, đã tạo cho mình một thế đứng khá vững chắc trong lĩnh vực hoạt động
vận tải và giao nhận, thiết lập được những mối quan hệ mua bán bền vững với một số
khách hàng ở trong nước cũng như trên thế giới.
2. Nhiệm vụ doanh nghiệp


Từng bước xây dựng và thực hiện mục tiêu kinh doanh của công ty mẹ đề ra.



Phát triển và mở rộng họat động kinh doanh tại thị trường giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

3




Góp phần phát triển lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

 Cung cấp dịch vụ giao nhận và vận tải quốc tế, các dịch vụ Logistics để tạo liên
kết kinh doanh hiệu quả giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam và các
doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là các doanh nghiệp Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản.
 Bồi dưỡng và không ngừng nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ tay nghề cho
toàn bộ nhân viên của công ty.
III. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
1.
Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu
BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG

PHÒNG

PHÒNG KẾ

PHÒNG

PHÒNG

KINH

CHỨNG TỪ

TOÁN

GIAO

H.CHÍNH

(Nguồn:
tài liệu giớiVÀthiệu
công
chính công tyN.SỰ
TNHH MTV
DOANH
DỊCH
VỤ ty năm 2008, phòng hành
NHẬN
Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu)
2.

Chức năng của các bộ phận nghiệp vụ
2.1. Ban giám đốc

 Tổ chức bộ máy nhân sự cho công ty.
 Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ.
 Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty.
 Tham mưu về mặt pháp lý.

 Giải quyết các chính sách về chế độ lao động, tiền lương.
 Bồi dưỡng, đào tạo nhân viên cho công ty.
2.2. Phòng chứng từ
Phòng chứng từ được chia thành hai bộ phận: hàng xuất và hàng nhập.
2.2.1. Bộ phận hàng xuất
 Cập nhật lịch tàu chạy và cước của các hãng tàu và thông báo cho khách hàng.

4


 Thu thập thông tin về lô hàng, chuẩn bị chứng từ cần thiết cho khách hàng.
 Cung cấp thông tin của các lô hàng cho người vận tải, hãng tàu.
 Liên lạc và gửi chứng từ cho các đại lý nước ngoài về các lô hàng để thay mặt
công ty theo dõi và giao hàng cho người nhận hàng tại nơi đến.
 Cung cấp thông tin cho khách hàng về lịch trình của các lô hàng.
 Giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan.
2.2.2. Bộ phận hàng nhập
 Phụ trách về chứng từ cho tất cả các lô hàng nhập của công ty.
 Thực hiện các công đoạn cần thiết để đảm bảo hàng hóa giao cho khách hàng.
theo đúng thỏa thuận như fax Thông báo nhận hàng, giao Lệnh giao hàng cho





khách hàng…
Liên lạc với các hãng tàu, hãng hàng không để theo dõi tiến độ lô hàng.
Theo dõi công nợ trong nước và nước ngoài trong phạm vi hàng nhập.
2.3. Phòng kinh doanh
Tìm kiếm khách hàng, liên lạc với các hãng tàu, đại lý trong và ngoài nước.

Giới thiệu lĩnh vực hoạt động của công ty với khách hàng, chào giá cước, dịch

vụ giao nhận, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
 Thường xuyên liên hệ và quan tâm đến khách hàng, thiết lập và cập nhật các
thông tin về khách hàng, ghi nhận và thu thập dữ liệu để giải quyết các khiếu nại
của khách hàng.
 Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, lịch bay, báo giá cho
khách hàng; hướng dẫn, tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tục
nhận / gửi hàng hóa xuất nhập khẩu.
2.4. Phòng kế toán
 Tổ chức hạch toán kế toán, lập bảng tổng kết tài sản và báo cáo tình hình hoạt
động hàng tháng, lập bảng cân đối thu chi lời lỗ theo quy định.
 Phòng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính của công ty, theo
dõi phần thanh toán công nợ, thanh toán các hợp đồng, thu tiền khách hàng…
 Xuất hóa đơn cho khách hàng, theo dõi thu chi hàng ngày, kiểm tra tài khoản
ngân hàng, viết lệnh chuyển tiền để thanh toán kịp thời các lô hàng…
2.5. Phòng giao nhận
 Thuê mướn các phương tiện vận tải, xếp dỡ để vận chuyển hàng theo yêu cầu
của khách hàng.

5


 Khai thuê Hải quan, xin giấy phép Hải quan, kiểm hóa, đóng thuế xuất nhập
khẩu và các công việc khác liên quan.
 Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa hoặc yêu cầu công ty, đại lý
bảo hiểm đến giám định hàng hóa nhập khẩu bị mất hoặc hư hỏng cho đến khi
giải quyết xong công việc.
 Phụ trách về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng hàng vào container, hoàn
thành thủ tục Hải quan.

 Thay mặt chủ hàng kiểm tra về kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin giấy
phép và các dịch vụ liên quan khác.
2.6. Phòng hành chính nhân sự (h.chính n.sự)
 Nghiên cứu, bố trí nhân viên sao cho thích hợp và hiệu quả nhất, quản lý nhân
sự, đăng ký lao động với Sở lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội, y tế cho nhân
viên.
 Tổ chức và quản lý thực hiện các mặt về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền
lương, khen thưởng…
 Theo dõi sự có mặt của nhân viên trong văn phòng.
IV. Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Tình hình hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển
Bảng 1.1. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2008 – 2010
Đơn vị tính: triệu đồng

Năm
STT
1

Năm

Năm

So sánh

So sánh

2009/2008

2010/2009

Tuyệt

Chỉ tiêu
Doanh thu

Tuyệt
%

đối

%

2008

2009

2010

đối

21.219

27.643

37.441

6.424

30,27

9.798

35,45

3.039

4.016

5.561

977

32,15

1.545

38,47

2.188

3313

4.588

1125

51,43

1.275

38,48

Lợi nhuận
2
trước thuế
Lợi nhuận
3
sau thuế

6


(Nguồn: báo cáo tài chính 2008-2010, phòng kế toán công ty TNHH MTV Giao Nhận
Gấu Trúc Toàn Cầu)
• Đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp
Số liệu Bảng 1.1 cho thấy trong giai đoạn 2008 – 2010, kết quả kinh doanh của
công ty còn khá khiêm tốn do bước đầu thành lập còn nhiều khó khăn về thị trường, tổ
chức hành chính và nhân sự. Song, việc công ty duy trì được mức gia tăng doanh thu
và lợi nhuận (cả trước thuế và sau thuế) hàng năm trên 30% thể hiện sự phát triển rất
đáng khích lệ của công ty trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều biến động.
Cụ thể, năm 2008, doanh thu công ty đạt 21, 219 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế
đạt 2, 188 triệu đồng là khá khiêm tốn so với các doanh nghiệp cùng ngành. Đó là do
tính đến hết năm 2008, công ty chỉ mới đi vào hoạt động được 3 năm, chưa tạo được
thương hiệu mạnh mẽ tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, những năm sau đó, nhờ việc
mở rộng thị trường và các dịch vụ kết hợp với đúc rút kinh nghiệm, công ty đã dần
nâng cao hiệu quả kinh doanh thể hiện qua mức tăng trưởng doanh thu (năm 2009 là
30.27%, năm 2010 là 35.45%) và mức tăng trưởng lợi nhuận trước thuế (năm 2009 là
32.15%, năm 2010 là 38.47%). Đặc biệt, trong 2 năm này, lợi nhuận sau thuế đạt mức
tăng trưởng vượt trội so với doanh thu và lợi nhuận trước thuế. Năm 2009 tỷ lệ này đạt
36.02% (năm công ty được giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp theo công văn số

1326/BTC-CSST của Bộ tài chính). Năm 2010 lợi nhuận sau thuế tăng tuyệt đối 1, 275
triệu đồng, tăng tương đối 38.48%. Nhìn chung, các chỉ tiêu kinh doanh đưa ra đều đạt
được chứng tỏ tình hình hoạt động và phát triển của công ty có bước tiến mạnh mẽ.
V. Những công việc cụ thể được giao
Sau khi liên hệ thực tập tại Công ty, em được bố trí hoạt động tại phòng kinh doanh.
Tuần đầu tiên (27/06 – 02/07), em đã được nghiên cứu các tài liệu về tổng quan công
ty, tìm hiểu hoạt động cụ thể của Phòng kinh doanh cùng với bộ hồ sơ lưu trữ của các
hợp đồng liên quan đến nghiệp vụ vận tải giao nhận trong các năm 2008 - 2010, kết
hợp với việc quan sát các anh chị làm việc tại văn phòng cũng như tại cảng. Các tuần
tiếp theo, em đã được trực tiếp tham gia vào một số công việc của Phòng kinh doanh,
cụ thể như soạn thảo một số mẫu thư chào hàng, liên lạc với các khách hàng có nhu cầu

7


gửi hàng, gom hàng lẻ, soạn thảo hợp đồng thuê tàu (theo mẫu), theo dõi lịch tàu, báo
giá cho khách hàng…Đặc biệt dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị em được
trực tiếp tham gia vào một vài hợp đồng giao nhận, được thực tế tại cảng Cát Lái, quan
sát quy trình giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa cũng như làm thủ tục hải quan.

8


Chương2
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN
GẤU TRÚC TOÀN CẦU
I.

Sơ đồ tóm tắt nghiệp vụ

Nhận hàng từ người gửi
Thuê người chuyên chở

Chuẩn bị bộ hồ sơ khai
hải quan

Tổ chức giao hàng lên tàu
Trước khi tàu vào cảng

Làm thủ tục hải quan

Tổ chức giao hàng lên tàu
Khi tàu vào cảng
Gửi vận đơn cho chủ hàng

Lập bộ chứng từ

Lưu bộ hồ sơ

Sơ đồ 2.1. Tóm tắt quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
(Nguồn: tác giả tổng hợp từ tài liệu hướng dẫn giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường
biển lưu hành nội bộ công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu)
II. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận được tiến hành theo các bước:
1. Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Giữa Công ty và người gửi hàng sẽ có thoả thuận về phương thức và địa điểm
nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử
dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Công ty có một đội xe tải hoạt động rất

9


hiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà còn
rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính. Về địa điểm,
hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng vì công ty chưa có kho riêng.
Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi
người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu
hàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm.
Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà Công ty thực hiện có thể là tái chế lại
hàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến
đường vận chuyển. Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại
thương. Sau khi đã kiểm nhận chính xác, Công ty có trách nhiệm bảo quản hàng hóa
chờ giao cho người chuyên chở.
Người xuất khẩu sẽ cung cấp hợp đồng vận chuyển và thông tin khái quát về lô
hàng xuất khẩu của mình cho Công ty. Dựa vào những thông tin có được, nhân viên
giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu và làm đơn đặt mượn container. Hãng tàu sẽ kiểm tra
lại hợp đồng vận chuyển và gửi cho người giao nhận: 1 giấy xác nhận đặt mượn
(booking confirmation) và 1 lệnh cấp container rỗng. Giấy xác nhận đặt mượn ghi rõ
thông tin về tàu, chuyến, số container, số seal, đặc biệt là thời hạn chót để vào sổ tàu
(closing time). Lệnh cấp container rỗng có tác dụng xuất trình lúc đến bãi lấy
container.
2. Liên hệ người chuyên chở hàng hóa
Dù hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì người giao nhận
cũng thường được ủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa. Người ủy thác tuỳ từng
trường hợp có thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee).

10

Nếu Công ty được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xuyên có
hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để xin chỗ,
lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container. Còn đối với tuyến
đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác
nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào cho khách hàng. Người giao nhận thường được
ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế là luôn có lượng hàng lớn và ổn định nên
thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ
lẻ không có được.
Trong thời gian liên hệ người chuyên chở, nhân viên giao nhận công ty kết hợp
với việc chuẩn bị tờ khai hàng xuất khẩu, gồm 2 bản (1 bản lưu người khai hải quan và
một bản lưu hải quan), trong đó có 27 mục nhỏ được chia làm 2 mặt (mặt A là phần
dành cho người khai hải quan kê khai, mặt B là phần dành cho kiểm tra của hải quan).
3. Tổ chức giao hàng lên tàu
 Trước khi tàu đến cảng bốc
 Hành trình của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại
cảng từ 1 - 3 ngày, xếp hàng mới lên rồi khởi hành. Đối với một số cảng của Việt Nam
như cảng Hải Phòng, thời gian một con tàu lưu lại chỉ là 1 ngày. Do đó, trước khi tàu
cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - Estimated
Time of Arrival) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đường, thoả
thuận giữa hãng tàu và người giao nhận. Đối với Công ty, nếu tuyến đường xa, ETA
được gửi trước từ 24h - 48h, còn đường gần, ETA phải được gửi trước 48h - 72h.
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ
phải làm một số công việc sau:
 Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm
nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm.
 Lập tờ khai hải quan, thông quan hàng xuất khẩu, bộ hồ sơ khai Hải quan gồm:
• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu có đóng dấu của người xuất khẩu và có ghi chú
mã số nói trên (2 bản chính: 1 bản lưu hải quan và 1 bản lưu người khai hải
quan);

11


• Giấy giới thiệu (1 bản chính);
• Phiếu tiếp nhận, giống như một bản tổng hợp những thông tin cần thiết (1
bản sao);
• Hợp đồng thương mại (1 bản sao);
• Hóa đơn thương mại (1 bản chính);
• Phiếu đóng gói (1 bản chính)
 Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa.
 Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do
hãng tàu cấp.
 Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho
tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên người nhập
khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng.
 Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa,
người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng
về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì. Còn nếu là hàng lẻ thì
người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading),
tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan.
 Khi tàu vào cảng
 Tàu khi đã vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi
thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR,
nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ
chưa và ký chấp nhận vào NOR.
 Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho.
 Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan).
Người giao nhận và phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu.
 Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết mọi
vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn

12


thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận
phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết.
4. Lập bộ chứng từ
 Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy
được Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện
cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cước trả trước
(nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở
chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
 Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hoá
đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, phiếu đóng gói… lập thành bộ
chứng từ thanh toán gửi cho người gửi hàng.
 Ngoài ra, nhân viên giao nhận còn phải thông báo cho người gửi hàng biết ngày
tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết
cho cảng như bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có.
 Người giao nhận tiến hành kết toán chi phí giao nhận với người gửi hàng.
 Cuối cùng, người giao nhận sẽ tiến hành lưu hồ sơ lô hàng, gồm các chứng từ:
∙ Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (3 bản sao);
∙ Giấy xác nhận đặt mượn container (1 bản chính);
∙ Hợp đồng thương mại (1 bản sao);
∙ Hóa đơn thương mại (1 bản sao);
∙ Phiếu đóng gói (1 bản sao);
∙ Giấy chứng nhận xuất xứ hoặc giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có, 1 bản sao)

13

Chương 3
NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN GẤU TRÚC TOÀN
CẦU VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
I. Nhận xét về quy trình tổ chức hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu tại công ty
TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu
1.
So sánh nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp với quy trình lý
thuyết
Nhìn chung, quy trình tổ chức hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường
biển tại Công ty so với quy trình lý thuyết có nhiều điểm tương đồng với nhau cả về
nội dung và trình tự các bước cũng như thời gian, địa điểm và cơ quan, bộ phận tiến
hành.
Tuy nhiên, trên thực tế, việc tổ chức thực hiên nghiệp vụ vẫn có một số điểm
khác biệt so với lý thuyết mà như sau:
Lý thuyết

Thực tiễn

- Việt Nam thường xuất FOB và nhập

- Các công ty đối tác của Giao Nhận Gấu

CIF vì ngành hàng hải và bảo hiểm chưa Trúc Toàn Cầu thường xuất CFR thay vì
mạnh.

FOB.

- Về điều kiện cơ sở giao hàng CFR.

- Các Công ty thường gọi là CNF hay
C&F ( Cost and Freight).

- Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng

- Thực tế thì giấy chứng nhận số lượng,

là một trong những giấy tờ quan trọng bên chất lượng ít được đề cập trong quá trình
cạnh hóa đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng...

làm thủ tục giao nhận.

14


- Khi có nhu cầu về kiểm dịch hàng hóa

- Việc kiểm dịch chỉ mất 2 ngày làm việc

xuất khẩu doanh nghiệp phải liên hệ nộp và chỉ cần tiến hàng trước giờ vào sổ tàu.
đơn đề nghị và kiểm dịch ít nhất 7 ngày
trước khi hàng bốc xuống tàu.
So sánh với một số môn học ở trường như môn Giao dịch thương mại quốc tế với
cách tổ chức thực hiện trong thực tế em đã thực tập, phần lớn đều có tính thống nhất
cao, chỉ có một số điểm khác biệt nêu trên và đó cũng là những sự thay đổi giúp hoàn
thiện quy trình góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động vận tải giao nhận quốc tế.
2. Đánh giá chung về tổ chức nghiệp vụ của doanh nghiệp
• Điểm mạnh
Kết quả khả quan từ hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty TNHH MTV
giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu đạt được một phần là nhờ vào những thế mạnh của công

ty như:
 Đội ngũ nhân viên nghiệp vụ giàu kinh nghiệm.
 Nguồn nhân lực cho sales ngày càng ổn định.
 Ban Giám đốc công ty có tầm nhìn chiến lược, đưa ra chiến lược kinh doanh
hiệu quả cho hoạt động của công ty.
 Công ty có sẵn nguồn hàng nhập ổn định từ các văn phòng và đại lý khác.
 Nhận được sự hỗ trợ về kinh nghiệm hoạt động cũng như nguồn kinh tế vững
chắc từ công ty mẹ.
 Có mối quan hệ tương đối tốt với các cơ quan chức năng như Hải quan cảng và
sân bay… điều này góp phần tạo nên những thuận lợi trong hoạt động kinh doanh của
công ty.
 Công ty có hợp đồng dài hạn với các nhà xe thân thiết cho nên giá thành dịch vụ
được giảm thấp, giảm được một phần chi phí.

15


• Điểm yếu
Song song với những ưu điểm có được, do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách
quan, việc tồn tại những nhược điểm trong việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ là điều
không thế tránh khỏi.
 Thời gian tham gia vào thị trường Việt Nam còn ngắn nên chưa nắm bắt được
yêu cầu đa dạng của các khách hàng khó tính.
 Hệ thống kế toán còn yếu khiến cho việc thanh toán và quyết toán với nước
ngoài có lúc còn chậm trễ.
 Chưa xây dựng được kho bãi riêng phục vụ cho hoạt động kinh doanh, dẫn đến
sự bị động trong trường hợp hàng nhập quá tải.
 Phân công nhân sự cho bộ phận giao nhận chưa đảm bảo hiệu quả khiến cho
hoạt động của công ty đôi khi bị trì trệ ở một số công đoạn.
II. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu tại

Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu
1. Nhóm giải pháp đề xuất cho Nhà nước
 Nhà nước cần đẩy mạnh công tác đầu tư và xúc tiến thương mại, tổ chức thường
xuyên những chương trình như: Hội chợ, triển lãm trong nước nhằm giúp cho các
doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu quảng bá, giới thiệu sản phẩm, hoặc ưu tiên
vốn đầu tư cho các dự án sản xuất các mặt hàng có thế mạnh xuất khẩu. Công việc này
hỗ trợ cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và công ty giao nhận trong việc tìm kiếm
thị trường, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng một cách tốt nhất có thể. Từ đó giúp
nâng cao kim ngạch xuất nhập khẩu đồng thời tạo được niềm tin của khách hàng cũ,
thu hút khách hàng mới.
 Cần tạo điều kiện thuận lợi hơn để quy trình làm thủ tục Hải quan hàng hóa xuất
nhập khẩu được nhanh chóng, tiết kiệm được chi phí và thời gian giao nhận hàng: nơi
đăng ký tờ khai phải thoáng mát, thực hiện nếp sống văn minh, tránh tình trạng chen
lấn và phức tạp như hiện nay, làm việc theo một trật tự nghiêm túc không có sự phân
biệt đối xử, tăng cường nhân viên phụ trách kiểm hóa…

16


 Cần có những biện pháp tích cực, xử lý nghiêm túc các trường hợp vi phạm
nhằm hạn chế phát sinh những tiêu cực: Doanh nghiệp luôn phải tốn chi phí “bôi trơn”
đối với mỗi lô hàng, chi phí này không phải là nhỏ mà nó thay đổi tùy theo giá trị lô
hàng, làm cản trở cho các doanh nghiệp. Nó góp phần làm trong sạch hóa đội ngũ Hải
quan, giảm chi phí cho các doanh nghiệp.
 Ngân hàng cần phải phát triển thị trường, mở thêm nhiều đại lý tại nhiều quốc
gia khác nhau để thuận tiện cho các doanh nghiệp hoạt động. Hệ thống ngân hàng
trong nước cần phải cải tiến và mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách
hàng.
 Ngành bảo hiểm cần phải tạo được uy tín và danh tiếng trên thị trường, nâng cao
chất lượng phục vụ khách hàng. Tăng cường quảng cáo, giới thiệu về bảo hiểm để

khách hàng hiểu rõ, hiểu đúng tầm quan trọng của ngành bảo hiểm để khách hàng có
những quyết định hợp lý khi mua bảo hiểm cho các lô hàng xuất nhập khẩu.
 Đầu tư vào ngành vận tải biển, nâng cấp, phát triển các hãng tàu và đội tàu trong
nước… nhằm tăng cường uy tín của Việt Nam trên thị trường quốc tế, đặc biệt là trong
lĩnh vực giao nhận ngoại thương. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp trong nước mới đủ
tự tin đàm phán với các đối tác nước ngoài, ký hợp đồng mua bán với giá CFR và CIF,
… nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng thu ngoại tệ cho đất nước.
2. Nhóm giải pháp đề xuất cho doanh nghiệp
Qua quá trình hơn một tháng tìm hiểu hoạt động kinh doanh của Công ty, em xin có
vài ý kiến đóng góp về một số vấn đề của công ty như sau:
 Tổ chức các cuộc họp định kỳ bàn về các vấn đề của công ty và đưa ra phương
hướng phát triển.
 Có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân sự cho bộ phận logistics để khắc phục tình
trạng thiếu nhân lực trong mùa cao điểm.
 Tạo mối quan hệ tốt bên trong lẫn bên ngoài công ty để tạo điều kiện thuận lợi
cho công ty phát triển bền vững.
 Xây dựng kế hoạch phát triển chung cho công ty, kế hoạch xây dựng kho riêng
để phục vụ cho công tác giao nhận hàng chủ động và nhanh chóng hơn.

17


 Cập nhật, linh hoạt trong việc áp dụng các chính sách của Nhà nước, các quy tắc
làm thủ tục Hải quan trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kịp thời phục vụ và
đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng.
 Hiện nay có rất nhiều hãng tàu, đại lý giao nhận có mặt tại Việt Nam. Điều này
đã làm cho môi trường cạnh tranh về vận tải ngày càng thêm gay gắt và quyết liệt.
Điều này cũng gây khó khăn cho tổ chức giao nhận Việt Nam ngay trên thị trường của
mình. Trước tình hình trên, để nắm vững, tồn tại và phát triển, nhằm giữ vai trò của
mình ở thị trường trong nước cũng như hòa nhập vào thị trường thế giới, Công ty cần

phải đề ra chiến lược, sách lược trước mắt cũng như lâu dài cho sự phát triển của công
ty.
 Vấn đề đầu tư, Công ty nên chú trọng về vấn đề đầu tư trang thiết bị phục vụ
công tác giao nhận được hiệu quả hơn. Nếu có thể, trong tương lai nên xây kho chứa
hàng riêng phù hợp với hoạt động của công ty.
 Về mặt chính sách, công ty cũng cần có thêm nhiều chính sách khen thưởng và
khuyến khích để mỗi nhân viên nỗ lực và phấn đấu làm việc tốt hơn. Điều này sẽ giúp
nhân viên ở lại làm việc gắn bó lâu dài hơn với công ty.
 Về mặt tổ chức và quản lý, Ban Giám đốc công ty cần phải có giải pháp để nâng
cao tính chuyên nghiệp cho phòng Kế toán, tránh để tình trạng công nợ treo quá lâu
làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và bộ mặt của công ty cũng như ảnh hưởng đến
ấn tượng của khách hàng đối với công ty. Điều chỉnh lại chức năng giữa bộ phận
nghiệp vụ và kế toán để tránh tình trạng nhân viên chứng từ phải can thiệp quá sâu vào
công việc của bộ phận kế toán và mất tập trung vào việc chuyên môn.
 Cần phải có biện pháp khắc phục những hạn chế của phần mềm mà công ty
đang áp dụng như: yêu cầu công ty mẹ chỉnh sửa, thiết kế chương trình phù hợp hơn
với hoạt động của công ty tại Việt Nam
 Mở lớp huấn luyện ngắn hạn , phân công công việc hợp lý cho bộ phận kế toán
để nâng cao hiệu quả làm việc cũng như nâng cao tính cạnh tranh của công ty.
 Công ty Gấu Trúc Toàn Cầu là công ty giao nhận, người thu gom, xuất nhập
khẩu ủy thác. Vì thế, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào người ủy thác, nguồn hàng

18


thu gom được từ nhiều khách hàng. Tình hình thực tế cho thấy Công ty chỉ có thể kiểm
soát hàng hóa (về số lượng, chất lượng) đối với hợp đồng có khối lượng nhỏ, ngược lại
đối với các hợp đồng có khối lượng lớn thì công ty khó có thể kiểm soát được, không
nắm bắt chính xác thông tin về loại hàng hóa mà mình nhận, đôi khi chỉ biết hàng hóa
thông qua chứng từ có liên quan. Vì vậy công ty cần phải tăng cường thêm nhân viên

chuyên phụ trách ở khâu này.
 Để cạnh tranh với các đối thủ thì uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty phải
được đặt lên hàng đầu. Trong lĩnh vực giao nhận hiện nay tại Việt Nam, ngoài những
tổ chức giao nhận trong nước có thâm niên như Vietrans (nay là Vinatrans), Vietfracht,
Viconship, Sotrans... còn có nhiều tổ chức quốc tế tham gia giành thị phần. Điều này
đã tạo ra một sự cạnh tranh gay gắt, gây khó khăn cho công ty. Khách hàng hiện nay đã
bắt đầu lựa chọn đối tác để mang lại hiệu quả cho mình. Do đó để cạnh tranh với các
đối thủ của mình thì uy tín và chất lượng dịch vụ của Công ty phải được đặt lên hàng
đầu. Trong điều kiện nóng bỏng nhất, những tình huống gay go nhất công ty phải đứng
về phía khách hàng dù có phải chịu thiệt thòi. Nhưng bù lại công ty sẽ chiếm được
niềm tin của khách hàng, gây dựng được uy tín trên thị trường. Ngoài ra công ty cũng
có thể tạo dựng uy tín bằng sự lanh lẹ, chính xác, hợp lý, an toàn và hiệu quả. Chẳng
hạn như: luôn luôn bảo vệ an toàn cho hàng hóa, cho tàu trong quá trình đóng gói, bốc
dỡ và vận chuyển, luôn thể hiện cho khách hàng thấy phương thức thực hiện của mình
là tối ưu, có uy tín đối với các cơ quan, ban ngành có liên quan và cung cấp các dịch vụ
tuyệt vời nhằm giao nhận hàng hóa với thời gian nhanh nhất, đảm bảo kịp thời đối với
những lô hàng gấp. Trong quá trình bán sản phẩm dịch vụ của mình, nhân viên của
công ty phải thu thập thông tin, ý kiến để phục vụ khách hàng tốt hơn.
 Giao nhận là hoạt động dịch vụ nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu. Vì vậy đòi hỏi ban Giám đốc công ty phải có chiến lược kinh doanh phù
hợp và hiệu quả. Bộ phận phụ trách phải nắm chắc và xử lý tốt tình hình:
-

Lịch trình của hãng tàu.

19


-

Giá cước và sự thay đổi của giá cả trên thị trường.

-

Trình tự khai báo Hải quan và các thủ tục giấy tờ cần thiết có liên quan.

-

Cước phí bốc dỡ.

-

Có thể hướng dấn cho khách hàng một cách rõ ràng và từng bước thực hiện
như người giao nhận.

-

Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng.

-

Công ty có biểu cước linh hoạt, thích hợp cho từng khách hàng, tùy theo mối
quan hệ của khách hàng cũng như khối lượng hàng hóa chuyên chở.

-

Tạo mối quan hệ tốt với các tổ chức có liên quan: Hải quan, các hãng, đại lý
tàu biển, các công ty bảo hiểm…

-

Tổ chức liên kết, hợp tác với các công ty, các đơn vị kinh doanh khác để phát
triển, mở rộng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

20


KẾT LUẬN
Qua ba chương đã thực hiện, đề tài cung cấp cái nhìn tổng quan về đơn vị thực tập Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu, mô tả chi tiết và đánh giá quy
trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công
ty, từ đó mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp để hoàn thiện nghiệp vụ.
Chương đầu tiên đã giới thiệu khái quát về công ty thông qua lịch sử hình thành và
phát triển, cơ cấu tổ chức và tình hình kinh doanh những năm gần đây, mô tả hoạt động
cụ thể của sinh viên thực tập tại đây. Chương tiếp theo của đề tài đã tập trung xem xét
cẩn trọng từng bước của quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất
khẩu bằng đường biển, đúc kết những kinh nghiệm thực tế hữu ích. Có thể thấy rằng
việc tổ chức hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty được
thực hiện khá tốt, các công đoạn trong quy trình được thực hiện nhanh, gọn, đúng quy
định và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên đôi khi vẫn còn vướng phải những trễ nãi, gián
đoạn, thiếu đồng bộ giữa các khâu do sai sót chủ quan cũng như các sự cố khách quan.
Chương cuối là nhận xét của em về quy trình của công ty, so sánh với lý thuyết đã học,
đồng thời đưa ra những giải pháp và kiến nghị với Nhà nước và Công ty nhằm phát
huy thế mạnh, khắc phục thiếu sót mắc phải.
Từ những giải pháp đưa ra, ở tầm vi mô, đề tài mong muốn có thể giúp công ty thực
hiện quy trình một cách thông suốt và nhanh chóng; tiết kiệm được thời gian, chi phí,

21


tăng hiệu quả kinh doanh. Ở tầm vĩ mô, đề tài hy vọng có thể đóng góp một phần trong

việc hoàn thiện quy trình vận tải giao nhận quốc tế, từ đó, mở rộng và tăng cường hiệu
quả kinh tế đối ngoại của quốc gia.

22


23