Đề cương Quản trị sự kiện

0985.325.563

QUẢN TRỊ SỰ KIỆN
ĐOÀN VĂN HẢI
K10 – Quản trị kinh doanh tổng hợp B
2013 - 2017

1




0985.325.563

Nội dung

2




0985.325.563

Câu 1: Sự kiện là gì? Đưa ra 1 số ví dụ về các loại hình sự kiện? Đặc
điểm và ý nghĩa của tổ chức sự kiện?
* Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải
trí thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các
hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán.
* Ví dụ về các loại hình sự kiện:

Exhibitions: Triển lãm

Business event: Sự kiện liên quan đến

KD
Fundraising event: Sự kiện gây quỹ

Entertainment event: SK mang tính

giải trí
Trade fair: Hội trợ thương mại

Concert/live perform Meetings: Họp

hành
Seminars: Hội thảo chuyên đề

Social and cultural events: SK về

VHXH
Convention: Hội Nghị

Promotional event: SK khuyến mãi

Exhibitions: Triển lãm

Ances: Hòa nhạc, biểu diễn

- Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện
Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa

hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.
- Đặc điểm về lao động
Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện
đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện
* Ý nghĩa của tổ chức sự kiện:
- Đối với nhà đầu tư sự kiện :
+ Nhà đầu tư sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện,
họ chỉ phải tập trung vào việc thực hiện vai trò của mình( nếu có).
+ Nhà đầu tư sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu khi tổ chức sự kiện hơn so với
nếu tự mình đứng ra tổ chức
+ Cùng với các dịch vụ có trong một sự kiện nếu nhà đầu tư sự kiện trực tiếp
tiến hành họ sẽ thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ, hoặc không lựa
3




0985.325.563

chọn được các dịch vụ vừa ý. Ngay cả vấn đề giá cả, đối với các nhà tổ chức
sự kiện chuyên nghiệp sẽ đàm phán được mức giá thấp hơn.
+ Giảm thiểu được rủi ro trong quá trình tổ chức
* Đối với nhà tổ chức sự kiện:
+ Khẳng định được giá trị của mình trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện
+ Thu được lợi nhuận từ thành quả của mình
+ Thu được kinh nghiệm về nghề nghiệp, phát triển các mối quan hệ với
khách hàng, với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
* Đối với các nhà cung ứng dịch vụ trung gian:
+ Là cơ hội cho các nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán được các sản phẩm
của mình

+ Có cơ hội quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình, tạo lập các cơ hội kinh
doanh.
* Đối với khách mời tham gia sự kiện
+ Được giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ trong công việc và cuộc sống
+ Thu được nhưng lợi ích nhất định về vật chất hoặc tinh thần( ví dụ như giao
lưu, tiếp xúc với các nhân vật nổi tiếng,…)
Câu 2: Sự kiên có thể phân ra thành những loại nào? Vai trò của tổ chức
sự kiện là gì?
- Theo quy mô lãnh thổ
+ Sự kiện lớn: Là sk có mức độ ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế
+ Sự kiện nhỏ: Là sk có mực độ ảnh hưởng hẹp giới hạn trong DN hay gia
đình
- Theo thời gian
+ Sự kiện dài ngày
+ Sự kiện ngắn ngày
- Theo hình thức mục đích
+ Sự kiện kinh doanh
+ Sự kiện giáo dục khoa học
+ Sự kiện văn hóa truyền thống
+ Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí
4




0985.325.563

+ Sự kiện thể thao
+ Sự kiện chính thống
+ Sự kiện truyền thông

+ Sự kiện cá nhân
+ Sự kiện giải trí
+ Sự kiện văn hóa – xã hội
+ Sự kiện thương mại
* Vai trò của tổ chức sự kiện:
- Truyền đạt thông tin đến những người tham gia sự kiện
- Tìm ra những ý kiến thống nhất, đạt được mục tiêu đề ra của sự kiện
Câu 3 : Trình bày sự phát triển và tương lai của ngành tổ chức sự kiện ở
Việt Nam
So với thị trường quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có quy mô lớn hơn
nhiều. Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao.
Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các vùng
miền khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú và đa
dạng. Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung
Quốc, Ấn Độ và phương Tây càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại
phong phú và đa dạng hơn. Chính những yếu tố đó đã tác động mạnh và nhu
cầu tổ chức sự kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn
hơn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức, tuy nhiên
khả năng đáp ứng hiện nay là có hạn
Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một
ngành kinh doanh dịch vụ độc lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ
chức sự kiện là rất ít.
=> Tương lai của ngành quản trị sự kiện là 1 một tương lai sáng sủa
Câu 4 : MICE là viết tắt của từ gì ? Hãy cho ví dụ mỗi loại tương ứng với
mỗi chữ cái đó ?
MICE là viết tắt của 4 từ: Meeting, incentive, conference, exhibition/event
* Meeting (Gặp gỡ, hội họp, họp mặt): Là hoạt động gặp gỡ, hội họp giữa các
cá nhân, hoặc tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, khoa học, …. được
sắp xếp nhằm thảo luận, trao đổi những chủ đề hay vấn đề chuyên biệt, thông
tin mới về sản phẩm, tìm ra những giải pháp mới cho những vấn đề tồn tại,

5




0985.325.563

vấn đề có tính chất thời sự. Thời gian từ 2-5 ngày. Quy mô nhỏ: 50-200
người. Địa điểm: luân chuyển. VD: Họp ban chấp hành công Đoàn trường đại
học Kinh tế và Quản trị kinh doanh
* Incentive (Khen thưởng. khuyến khích): Để khen thưởng cho các cá nhân
hoặc nhóm nhân viên có thành tích tốt trong công việc góp phần giúp công ty
đạt được mục tiêu đề ra, qua đó khuyến khích mọi người đoàn kết, gắn bó với
công ty vừa hội họp vừa vui chơi vừa tham gia các chương trình du lịch như
một phần thưởng dành cho các nhân viên xuất sắc, các đại lý bán hàng hiệu
quả. VD: Công ty X tổ chức cho nhân viên đi tham quan du lịch vào tháng 6
năm 2016
* Convention/Conference (Hội nghị, hội thảo): Là cuộc họp lớn có quy mô lớn
giữa những người tham gia cùng lĩnh vực nhằm trao đổi ý kiến hay để trao đổi
bàn bạc công việc với nhau, hoặc là những diễn đàn quốc tế được tổ chức
với quy mô lớn. Số lượng người tham gia: 300-1000 người. VD: Hội thảo "Bí
mật tâm thức của người giàu" diễn ra tại Hà Nội ngày 14/04/2016
* Event/ Exhibition (sự kiện, hội trợ triển lãm): Là các hoạt động liên quan đến
các sự kiện thể thao, văn hóa và các hội trợ triển lãm hàng tiêu dùng, sản
phẩm, …để cung cấp thông tin về lợi ích của việc sử dụng, tiêu dùng hàng
hóa đó và các sản phẩm khác
Trong 1 số trường hợp, có thể tổ chức các hội nghị, hội thảo hay các buổi
chiêu đãi các khách hàng thường xuyên, các nhà cung ứng quen thuộc.
Thu hút nhiều phóng viên, các phương tiện thông tin đại chúng
VD: Hội đền Hùng diễn ra vào ngày 10/03 âm lịch hàng năm

Câu 5: Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện bao gồm
những gì?
1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện
2. Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện
4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện
8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện
10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện
11. Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện
6




0985.325.563

12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong quản trị sự kiện
14. Chăm sóc khách hàng
15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện
Câu 6: Có các chủ thể cung ứng dịch vụ sự kiện nào? Trình bày các khó
khăn và thuận lợi của mỗi chủ thể đó
Loại chủ thể
Các trung tâm
hội nghị

Thuận lợi
Không gian rộng. Công
nghệ, kỹ thuật hiện đại.
Nhiều trung tâm cung cấp
các không gian trưng bày/
triển lãm
Các khách sạn Không gian bị giới hạn
Giá trọn gói
Người Mỹ ưa thích
Có khách sạn ở gần sân
bay: tiết kiệm thời gian
Các trường đại Chi phí thấp
học
Môi trường học thuật
Tập trung
Phong cách cổ điển/ hiện
đại
Có nhiều loại phòng khác
nhau
Các trung tâm Môi trường kinh doanh
đào tạo quản
lý ( Khu dân
cư)
Các chủ thể
Ghi nhớ, mang tính mới lạ
khác
Trên tàu: giá trọn gói

Khó khăn
Có thể có sự không phù hợp

cho các sự kiện nhỏ - đang
ngày càng tăng
Không có chỗ ở
Pha trộn giữa khách kinh
doanh và khách nghỉ ngơi
Không phù hợp cho những
sự kiện lớn
Trang thiết bị không hiện đại
và tiện nghi
Chỉ tổ chức và những kì nghỉ
Sự phân bố giữa các tòa nhà
lớn- đi lại khó khăn
Rất ít khu vui chơi giải trí

Sự giới hạn của thiết kế
Không thể tổ chức được
nhiều lần cho cùng khách
hàng
Không có chỗ ở

Câu 7 : Trình bày vai trò của các thành phần tham gia vào sự kiện?
Thành phần tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân
trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động,
diễn biến của sự kiện.

7

0985.325.563

* Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là các
chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh
phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện sự kiện và chịu
trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang
lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội.
* Nhà tài trợ sự kiện: Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho
sự kiện một phần về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực…để góp phần
vào sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho
xã hội. Nhà tài trợ sự kiện sẽ có được những quyền hạn nhất định trong việc
chi phối một số nội dung, hoạt động cũng như mục đích của sự kiện; song
song với nó họ cũng sẽ phải chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các
vấn đề có liên quan với họ) trong sự kiện.
Cần lưu ý:
- Nhà đầu tư sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ
đóng cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện.
- Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tư sự kiện vừa có thể có một
hay nhiều nhà tài trợ cho sự kiện.
- Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ ra nhà tài
trợ chính (tài trợ chính thức); nhà đồng tài trợ…
* Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện): là những tổ chức,
doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền
thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa
vụ nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện. Cùng với nhà đầu tư sự kiện nhà
tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên
quan đến sự kiện.
Nhà tổ chức sự kiện ngoài việc chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành và kết
thúc các nội dung của sự kiện còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung
ứng dịch vụ với khách hàng của mình

8




0985.325.563

* Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nhà tổ
chức sự kiện phục vụ và sẽ được trả công cho quá trình phục vụ của mình.
Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác
nhau. Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện tự đứng ra tổ chức một sự kiện
nào đó để lấy thu bù chi (ví dụ một cuộc biểu diễn nghệ thuật), khách hàng
chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả (khách mời) tham gia sự kiện
* Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh
nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu
trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…) cho quá
trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ước
khác) được ký kết với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi,
nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện.
* Tình nguyện viên tham gia sự kiện là những người tình nguyện tham gia
vào quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho quá
trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiện/
nhà tổ chức sự kiện.
* Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ
chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời
tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà
mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là
một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung
tổ chức sự kiện
* Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là

những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào
sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên.
* Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và cư dân giới
hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành
sự kiện.
Câu 8: Trình bày đặc điểm của lao động ngành tổ chức sự kiện ?
9




0985.325.563

- Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn cao và đa dạng hóa
về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay đổi con người. Lao động
trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hóa và cơ
giới hóa.
- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự
kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự
kiện. Có hàng trăm vấn đề khác nhau cùng xảy ra cùng 1 lúc trong quy trình
tổ chức sự kiện. Việc điều phối và giải quyết các vấn đề liên tục xảy ra và
không bao giờ chấm dứt trong quy trình này
- Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ
thuộc vào rất nhiều tiến độ, kế hoạch của sự kiện
- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn.
Một mặt đòi hỏi sự năng động sáng tạo; mặt khác do đặc tính lao động phai
giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu phải luôn có thái
độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc.
Câu 9: Nêu và phân tích các đặc điểm của sản phẩm sự kiện
- Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp

giữa hàng hóa và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số. Tính tổng hợp
thể hiện ở chỗ : tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rât nhiều ngành nghề
khác nhau: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí,…Vì tổ chức sự kiện liên
quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch;
chuẩn bị các yếu tố cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên
nó mang tính dịch vụ rõ rệt. Càn lưu ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện
cũng có yếu tố hàng hóa (hữu hình) nhất định, như các sản phẩm vật chất;
thức ăn, đồ uống,.. vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ
sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải là dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số
- Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho – cất trữ, không vận
chuyển được
- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng trùng nhau
10




0985.325.563

- Khách hàng thường mua sản phẩm của tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy
(hoặc tiêu dùng) nó
- Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi sản phẩm (sự kiện) gắn liền với
một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự
kiện trong việc phối hợp tạo ra nó
Câu 10: Tại sao phải xác định mục tiêu của sự kiện? Thế nào là một mục
tiêu tốt và làm thế nào để viết mục tiêu tốt ?
* Giúp cho việc lập kế hoạch và quản lý một sự kiện, cuộc họp
- Chỉ ra cái mọi người tham gia sự kiện, cuộc họp mong đợi là gì
- Cung cấp cơ sở cho việc đo lường và đánh giá kết quả đạt được
* Giải quyết các vấn đề quản lý điển hình

- Làm tăng khả năng điều phối các hoạt động và làm việc theo nhóm
- Cung cấp phương tiện đo lường sự đóng góp thực sự của các ý tưởng và
của mọi người
- Giúp cho việc xác định các nội dung chính của trách nhiệm và nhiệm vụ
(phân tích công việc)
- Cung cấp nền tảng cho quá trình giành được các kết quả mong đợi đối với
tổ chức, sự kiện/ cuộc họp và các cá nhân có liên quan.
- Cung cấp những hướng dẫn cho việc phân công nhiệm vụ cho những người
dưới quyền trong quá trình lập kế hoạch, lên chương trình và quản trị sự kiện/
hội họp.
* Các đặc điểm của mục tiêu tốt
- Các mục tiêu liên quan đến công việc được thực hiện
- Các mục tiêu nên được viết ra
- Các mục tiêu phải đo lường được

11




0985.325.563

- Các mục tiêu xem xét tất cả các biến số của tổ chức, bao gồm còn người –
đặc biệt là supervisors ( các giám sát viên ).
- Các mục tiêu được coi như là hướng dẫn cho việc lập kế hoạch và quản trị
* Các bước để viết mục tiêu tốt :
1. Các mục tiêu phải bắt đầu bằng từ “Để” và theo sau đó là một động từ chỉ
hành động (nguyên thể)
2. Các mục tiêu phải làm rõ chỉ một kết quả chính
3. Các mục tiêu phải làm rõ ngày hoàn thành

4. Các mục tiêu làm rõ các yếu tố chi phí tối đa
5. Các mục tiêu phải cụ thể và đo lường được
6. Các mục tiêu chỉ nên làm rõ “cái gì” và “khi nào”
7. Các mục tiêu nên liên hệ trực tiếp đến vai trò của người quản lý có liên
quan và các nhiệm vụ cấp bậc cao hơn
8. Các mục tiêu phải dễ hiểu bởi những người đóng góp vào sự thành công
của mục tiêu
9. Các mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được
10. Các mục tiêu phải tránh trách nhiệm kép cho kết quả đạt được khi có hơn
1 người tham gia vào việc thực hiện mục tiêu
11. Các mục tiêu phải được ghi chép lại (và copy lại) và phải tiến hành kiểm
tra định kỳ bởi bạn hoặc nhân viên
Câu 11: Tại sao phải lập ngân sách cho sự kiện? Trình bày các cách lập ngân
sách
* Phải lập dự toán ngân sách vì:
- Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện/ hội họp có thể thực hiện được
hay không cũng như mục tiêu sự kiện/ cuộc họp, quy mô tổ chức cuộc họp
12




0985.325.563

- Kiểm soát thu phí
- Cân đối chi tiêu
* Các bước lập ngân sách:
B1: Xây dựng ngân sách sơ bộ, hay ngân sách hướng dẫn (chỉ dẫn)
Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự toán được các danh mục hàng hóa và
dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về chất lượng, số lượng và chi phí. Cần

có gắng dự liệu hàng hóa dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng
phương pháp loại trừ, giữ lai danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong
chương trình.Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lực chọn bổ sung cho
danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại nếu ngân
sách dự toán thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch
vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần
thiết đối với tổ chức sự kiện, đảm bảo tương ứng với ngân sách dự toán.
B2: Tiến hàng nghiên cứu chi phí trong vòng những hướng dẫn chung của
ngân sách sơ bộ để lập ngân sách cuối cùng hay ngân sách hoạt động.
Câu 12: Trình bày các mô hình xây dựng kế hoạch sự kiện, ưu nhược
điểm của mỗi mô hình là gì?
* Checklist: Một danh mục tất cả các chi tiết/ nội dung cần để thực hiện một
sự kiện/ cuộc họp thành công
- Ưu điểm: Dễ sử dụng (sử dụng cây mục tiêu)
- Nhược điểm: + Không dự toán được quá trình hoàn thành
+ Không dự toán được các vấn đề/ rào cản và các giải pháp tương ứng
+ Không đưa ra được các quyết định dựa trên các phương án để hoàn thành
nhiệm vụ
+ Không thấy được mối liên hệ qua lại giữa các yếu tố của một nhiệm vụ hay
giữa các nhiệm vụ với nhau

13




0985.325.563

* Biểu đồ Gantt: Sơ đồ Gantt là 1 trong những công cụ cổ điểm nhất mà vẫn
được sử dụng phổ biến trong quản lý thực hiện tiến độ dự án. Sơ đồ này

được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry Gantt
Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh
ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành.
Ưu điểm:
- Dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực
hiện của các công tác
- Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc
Nhược điểm:
- Không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ quy trình
công nghệ. Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét.
- Chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có quy mô nhỏ, không phức tạp.
* Sơ đồ Pert: Là phương pháp kế hoạch hóa và chỉ đạo thực hiện các dự án
sản xuất, các chương trình sản xuất phức tạp.
Ưu điểm:
- Buộc phải tính đến rất nhiều yếu tố nếu muốn xác định được MO, MP.
- Buộc người quản lý dự án phải trao đổi với nhiều người để đạt được sự
đồng thuận.
- Giá trị nhận được là giá trị cân bằng giữa 2 thái cực => có ý nghĩa và đáng
tin cậy làm cho việc lập kế hoạch trở nên chi tiết hơn. Nếu gặp một ước lượng
là quá lớn (vượt quá 2 tuần hoặc 80 giờ) => phải phân rã công việc
Nhược điểm:
- Mất thời gian (của một người và của cả tập thể), khi dự án có quá nhiều
công việc (tuy nhiên: Thà mất thời gian ban đầu còn hơn mất thời gian sau
này).

14

0985.325.563

- Có thể xảy ra: Tranh luận hàng giờ về giá trị bi quan nhất cho công việc =>
có nguy cơ làm cho mọi người chán nản. (Tuy nhiên: Cần phải xem lại những
người tỏ ra chán nản: Trình độ chuyên môn, tinh thần vượt khó,¼).
- Có thể dẫn đến những tính toán vụn vặt => làm cho người quản lý dự án chỉ
"thấy cây mà không thấy rừng".
Câu 13: Các hình thức lập dự toán ngân sách cho tổ chức sự kiện
* Giá trọn gói
Áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện
mọi công việc, dịch vụ phát sinh trong sự kiện nhằm đạt được các mục đích, ý tưởng
mà họ đề ra. Như vậy, nhà tổ chức sự kiện sẽ xây dựng chương trình, xác định giá các
dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ được nhận, xác định các chi phí dự phòng, mức lợi
nhuận, thuế… từ đó đưa ra giá trọn gói cho toàn bộ sự kiện với nhà đầu tư sự kiện.
Giá dự toán SK= Tổng CP trực tiếp cho sự kiện + Giá trị nhà tổ chức
SK nhận được + Các khoản thuế, lệ phí có liên quan + Các chi tiêu dự
phòng, phát sinh (nếu có)
* Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức sự
kiện đóng góp ý tưởng, lập chương trình, kế hoạch và điều hành giám sát quá trình tổ
chức sự kiện. Nhà đầu tư sự kiện sẽ cùng giám sát các dịch vụ và là người chi trả cho
tất cả các dịch vụ, hàng hóa phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện
* Giá đấu thầu
Nhà đầu tư sự kiện, đưa ra khung giá giới hạn từ đó yêu cầu nhà tổ chức sự kiện lập
nên chương trình với mức giá định trước. Các bước để lập dự toán ngân sách:
B1: Từ mức giá trần mà chủ đầu tư sự kiện đưa ra, xác định chi phí trực tiếp cho tổ
chức sự kiện
B2: Lập danh mục dự kiến hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện
B3: Tính tổng chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện theo danh mục ở bước 2
Trường hơp phổ biến, chi phí tính toán ở B2 cao hơn so với chi phí tính toán ở B1 cần

phải tiến hành điều giảm chi phí theo hướng sau:
- Loại trừ các danh mục hàng hóa, dịch vụ không thứ sự cần thiết
15




0985.325.563

- Giảm số lượng hàng hóa dịch vụ thậm chí giảm chất lượng dịch vụ, hàng hóa có
trong chương trình
- Kết hợp cả 2 hướng nói trên
- Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ không thể thiếu cho sự kiện
* Giá hỗn hợp
Là hình thức phối hợp giữa các loại hình nói trên, nhà đầu tư sự kiện sẽ xác định trọn
gói cho 1 số công việc, dịch vụ trong sự kiện cho nhà tổ chức sự kiện và học sẽ trực
tiếp chi trả những hàng hóa dịch vụ khác. Ngoài ra một số dịch vụ, hàng hóa không
quan trọng khác có thể thực hiện dưới hình thức thách đấu thầu có thể do chủ đầu tư
sự kiện hoặc nhà tổ chức sự kiện được ủy quyền lựa chọn
* Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến
đổi
Nhà tổ chức sự kiện đồng thời là nhà đầu tư sự kiện, để thuận tiện cho việc tính toán,
ước lượng tổng chi phí, xác định điểm hòa vốn, lợi nhuận theo sản lượng tiêu thụ…
việc lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện có thể còn được tiến hành theo hình thức
tổng hợp các chi phí cố định và các chi phí biến đổi.
•

Các bước xác định dự toán được tiến hành theo:

- Liệt kê các khoản mục chi phí cho sự kiện (tương tự như các hình thức lập dự toán

ngân sách đã đề cập ở trên).
- Nhóm các khoản mục chi phí đã liệt kê nói trên vào một trong hai nhóm sau:
+ Chi phí cố định: Đây là những khoản chi phí không thay đổi (hoặc được xem là
không thay đổi về mặt lý thuyết) theo sự thay đổi về sản lượng (ví dụ như số khán giả/
khách mời) trong tổ chức sự kiện. Thuộc loại chi phí này trong tổ chức sự kiện là: Chi
phí thuê địa điểm, chi phí làm thủ tục tổ chức sự kiện, chi phí cho việc chuẩn bị
chung…
+ Chi phí biến đổi: là các khoản chi phí thay đổi theo sản lượng (số khán giả/
khách mời) trong tổ chức sự kiện. Các khoản chi phí này thường liên quan trực tiếp
đến các khách mời và khi tính toán thường được tính cho 1 khán giả/ khách mời tham
gia sự kiện. Thuộc loại chi phí này như: chi phí lưu trú, ăn uống vận chuyển cho
khách; chi phí cho các dịch vụ điện nước, chi phí cho nhân công quản lý và phục vụ
khách…
16




0985.325.563

- Tổng chi phí: bằng tổng của chi phí cố định và chi phí biến đổi. Như vậy tổng ngân
sách tổ chức sự kiện sẽ được tính:
•

TC = FC + AVC* Q

•

Trong đó:

•

FC (fix cost) là tổng chi phí cố định

•

AVC (avagre variable cost) chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm.

•

Q: (quantity) sản lượng

TC (total cost) là tổng ngân sách/ tổng chi phí cho sự kiện

Câu 14: Trình bày các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan và các
bước tiến hành xin cấp phép tổ chức sự kiện
Giấy phép tiến hành sự kiện, thường là yêu cầu bắt buộc với các sự kiện có quy
mô tương đối lớn có tầm ảnh hưởng đến cộng đồng dân cư như: tổ chức các cuộc diễu
hành, thi đấu thể thao, biểu diễn nghệ thuật... Với các sự kiện nhỏ như: hội thảo, hội
nghị, tổ chức sinh nhật, đám cưới... không nhất thiết phải có thủ tục này.
Các giấy phép khác cho các công việc khác trong quá trình tổ chức sự kiện
như: giấy phép treo băng rôn, quảng cáo trên đường; giấy phép cho đón tiếp và phục
vụ khách du lịch quốc tế...
* Các bước tiến hành xin cấp phép tổ chức sự kiện
B1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm
- Bản sao Giây chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép
- Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)
- Kịch bản nội dung sự kiện
- Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện

- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
B2: Nộp hồ sơ lên cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn
hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm
quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.
17




0985.325.563

B3: Thời hạn nộp hồ sơ
Hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra chương trình. Đối với chương trình
biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất
30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện
Câu 15: Trình bày các hình thức quảng cáo cho 1 sự kiện
* Quảng cáo bằng in ấn
Nếu một quảng cáo được in trên giấy, có thể là báo, tạp chí, bản tin, sách, tờ rơi, gửi
thư trực tiếp, hoặc bất cứ hình thức quảng cáo nào mà được in thì được gọi là quảng
cáo bằng cách in ấn.
* Quảng cáo trên song truyền thanh, truyền hình
Một hình thức quảng cáo trên phương tiện thông in đại chúng bao gồm cả truyền hình
và đài phát thanh, phát sóng quảng cáo có, cho đến gần đây, là cách chiếm ưu thế nhất
để tiếp cận một số lượng lớn người tiêu dùng
* Quảng cáo ngoài trời:
Nói đến quảng cáo ngoài trời ta thường hay nghe những từ như Pano, Billboard: tên
gọi chung cho loại hình quảng cáo đặt ở tầm cao như bảng quảng cáo trên nóc và
tường các tòa nhà

* Quảng cáo online
Là cách thức quảng cáo sử dụng mạng internet làm phương tiện quảng cáo chính
Câu 16: Bảng nội dung công việc là gì? Ý nghĩa và các bước xây dựng bảng nội
dung công việc, đưa ra ví dụ minh họa
* Bảng nội dung công việc là một tài liệu được các nhà quản trị thiết lập cho từng sự
kiện chuyên biệt nhằm đưa ra cách thức để thực hiện các nhiệm vụ cần thực hiện trong
dự án, hay nói cách khác nó là bản hướng dẫn để các chủ thể được phân công công
việc thực hiện công việc của mình, đó sẽ là quy chuẩn về thời gian và là cơ sở để đánh
giá chất lượng công việc và tiến độ thực hiện các công việc.
* Ý nghĩa của bảng nội dung công việc
- Giúp cho các chủ thể thực hiện công việc chủ động thực hiện công việc của mình mà
vẫn tuân thủ các quy định của tổ chức và mục đích của từng sự kiện.
- Tránh được các sai xót và tình trạng lẫn lộn khi thực hiện các công việc chồng chéo.

18




0985.325.563

- Các bảng nội dung công việc sẽ là hình dung hoạt động của sự kiện của người tổ
chức sự kiện.
- Bảng nội dung công việc chính là sự kết nối các công việc cần thực hiện trong dự án
với nhau theo một trật tự nhất định và được bám sát vào mục tiêu của sự kiện
* Các bước xây dựng bảng nội dung công việc:
B1: Lập bảng phân tích công việc cho cán bộ công nhân viên
B2: Phân tích các thông tin có liên quan đến từng công việc
B3: Phân tích cách thức thực hiện công việc
B4: Hoàn thành bảng nội dung công việc

Câu 17: Khi tính toán thời giancho một sự kiện, cần chú ý những gì?
* Thời gian trong năm
Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế hoạch của mình. Ở Việt
Nam, thời gian từ tháng 9 đến tháng Giêng năm sau thường là mùa cưới. Tháng mười
hai đến tháng hai năm sau là tháng cao điểm của lễ Tết, tháng Hai tới tháng Ba là
tháng cao điểm của lễ hội. Một vấn đề nữa cần quan tâm đó là quy luật thời tiết khí
hậu tại đia điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức có gì đặc biệt không, điều kiện
phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào
Ngoài ra, việc xác định thời gian trong năm còn có thể căn cứ vào loại hình sự kiện,
thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp.
* Thời gian trong ngày và trong tuần
- Thời gian trong ngày:
Chọn thời gian thực hiện sự kiện trong 1 ngày là một vấn đề rất quan trọng, tác động
trực tiếp tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự, tác động trực tiếp tới
không khí của sự kiện
Quyết định thời gian trong ngày phải đảm bảo sao cho thuận tiện nhất dối với khách
tham dự. Phải căn cứ vào số lượng, vị trí, cự ly của khách từ nới nghỉ tới nơi diễn ra
sự kiện
Tất cả các yếu tố viễn cảnh giả định, các yếu tố ngoại lai đặt ra đều tùy thuộc vào nơi
mỗi người khách làm việc và sinh sống.
- Ngày trong tuần:

19




0985.325.563

Ngày trong tuần ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu tới mức nào ảnh hưởng tới giờ giấc

trong ngày. Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự.
Ngoài ra cũng còn phụ thuộc vào những yếu tố ngoại lai
Những sự kiện đoàn thể, cuộc họp, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên. Thời
gian thích hợp là những ngày giữa tuần
Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào giữa tuần hoặc
tối thứ Bảy là đảm bảo số người đi dự đông nhất
* Chọn ngày
Chọn ngày cần tính tới
+ Các ngày lễ hội: Cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian tổ chức sự
kiện vì khách có kế hoạch riêng và sẽ hạn chế số lượng người tham dự vì lý do cá
nhân
+ Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức sự kiện trùng vào một ngày tôn giáo có thể số khách
tham dự bị giảm hạn chế
+ Các buổi lễ trang trọng, sự kiện hướng tới việc mời các đôi: Những sự kiện này
thích hợp vào tối thứ Bảy
+ Kỳ nghỉ học: Nếu tổ chức sự kiện vào ngày này khách có thể đi ngoài nghỉ lễ và số
lượng người tham dự sẽ ít đi. Nghỉ học kỳ có thể thay đổi theo quốc gia, khu vực
+ Nghỉ cuối tuần dài: Trước kỳ nghỉ, trong kỳ nghỉ và sau kỳ nghỉ cuối tuần không
phải là thời gian thích hợp để có tối đa số lượng khách tham dự sự kiện
+ Các sự kiện khác: Có các sự kiện khác tổ chức trùng với ngày sự kiện của Nhà tổ
chức, họ phải tìm cách xử lý
+ Những vấn đề khác: Còn phải quan đến các yếu tố bất ngờ khác có thể xảy ra. Nhà
tổ chức sự kiện cũng cần phải quan tâm đến những yếu tố môi trường có thể tác động
sự kiện được tổ chức
Câu 18: Cần chú ý gì đối với khách mời tham gia sự kiện
* Số lượng khách mời: Nhà tổ chức sự kiện cần phải tính đến tất cả các yêu cầu:
- Có chỗ nào qua đếm cho khách mời không? Nếu có, cần bao nhiêu chỗ
- Liệu loại phòng đơn hay phòng đôi
- Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không

20




0985.325.563

- Nếu sự kiện diễn ra ban ngày, có cần chỗ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho
cuộc họp riêng hay không
- Cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm, ra muộn không
- Có bao nhiêu phòng cần giữ trước cho khách mời
- Nên bố trí phòng như thế nào
- Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay cho phiên dịch hay không
- Có cần phong họp phụ
- Có cần phòng riêng dùng cho giờ nghỉ giải lao hay không
- Có cần phong làm việc cho nhân viên của minh hay không
- Có cần phòng riêng cho thiết kế hay không? Cần bao nhiêu người
- Loại sự kiện gì
- Người phục vụ sẽ đứng và đồ ăn sẽ được để trên bàn? Có cần tổ chức tại 1 vị trí khác
hay không?
- Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay ngồi vào bàn
- Nếu là bữa tối phục vụ tại bàn, thì bàn ăn sẽ như thế nào, bàn tròn hay bàn chữ nhật
- Có cần sân khấu hay phong dành cho ca nhạ hay sàn nhảy không
* Lên danh sách khách mời
- Thiếp mời cần được gửi cho khách của danh sách A trong thời gian từ 6 tới 7 tuần
trước khi diễn ra sự kiện. Danh sách A cần được rút ngắn trên cơ sở xác nhận của
khách mời 5 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Giấy vào cửa của khách VIP được gửi
trước cho khách thuộc danh sách A
- Thiếp mời được gửi cho khách của danh sach B 5 tuần trước khi tổ chức sự kiện.
Danh sách khách B cần được rút ngắn 3 tuần trước khi diễn ra sự kiện

* Hồ sơ khách mời
- Độ tuổi của khách mời
- Khách đi một hay hai người
- Vé vào có thể là vé đon, vé cho bàn 10 hay vé cho cả gia đình và bạn bè nếu là tổ
chức sự kiện gây quỹ
- Trẻ em có được tham dự không?
- Vấn đề phương tiện đi lại cho khách mời

21




0985.325.563

Câu 19: Khi thiết kế thiệp mời cần đảm bảo những nội dung nào? Những điều cần
lưu ý khi thiết kế thiệp mời
* Nội dung của thiệp mời cần đảm bảo những nội dung sau:
- Số khách được mời
- Tên sự kiện
- Mô tả sự kiện
- Ngày
- Giờ (Khai mạc/ Bế mạc/ Chương trình của sự kiện)
- Địa điểm
- Chỉ dẫn
- Nơi đậu xe
- Trang phục
- Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm
- Mẫu yêu cầu vế (Nếu có sử dụng)
- Phong bì hồi ấm (Nếu có sử dụng)

* Những lưu ý khi thiết kế thiệp mời:
- Đảm bảo cung cấp thông tin cho những người thiết kế chương trình biết rõ biết rõ
trước khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng của nhà tổ
chức
- Những nội dung thiếp mời
- Kiểm tra thời gian bên thiết kê và in ấn
- Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặc biệt chẳng hạn như giấy yêu cầu
của khách hàng
- Họ sẽ yêu cầu nhà Tổ chức những gì? Họ sẽ cần minh họa hình ảnh bằng Camera?
Hãy xác định những yêu cầu của họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp
ứng yêu cầu của họ đúng lúc
Câu 20: Những lưu ý khi xác định địa điểm đến cho một sự kiện? Phân biệt các
khái niệm: địa điểm, điểm đến và không gian
* Lưu ý:
- Điểm đến của 1 sự kiện là kết quả của cả 1 quá trình hình thành tổ chức tìm hiểu
phân tích những lợi thế của nơi này so với nơi khác để đưa ra quyết định chọn điểm

22




0985.325.563

đến cho sự kiện của 1 khu vực. Do đó để xác định địa điểm cho sự kiện nhà tổ chức
cần phải:
- Tìm hiểu thông tin về điểm đén sắp tới của sự kiện, nơi đó có gì thu hút không
- Lợi thế của điểm đến so với các nơi khác
- Nơi đó có phù hợp với hình thức, mục tiêu, nội dung sự kiện
- Nơi đó có những lợi thế du lịch, tổ chức ăn uống

* Phân biệt các khái niệm:
- Điểm đến: Điểm đến của 1 sự kiện là kết quả của cả 1 quá trình hình thành tôt chức
tìm hiểu phân tích những lợi thế của nơi này so với nơi khác để đưa ra quyết định
chọn điểm đến cho sự kiện của 1 khu vực
- Địa điểm: Là nơi tổ chức của sự kiện, có địa điểm chính, địa điểm phụ và địa điểm
dự phòng
- Không gian: Nằm trong địa điểm tổ chức sự kiện, là nơi diễn ra sự kiện, bao gồm
mặt bằng trên mặt đất, trên biển hoặc trên không… Không gian có thể ở trong nhà,
ngoài trời,…
Câu 21: Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần lưu ý gì? Hãy trình bày những
yêu cầu đối với địa điểm tổ chức sự
- Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện: Sẽ tạo được không gian hài hòa và tâm
lý môi trường tích cực. Làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu
hướng thân thiện và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy thành công của sự kiện.
- Không giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức không nên giới hạn ở khách
sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng. Sự kiện rất đa dạng và phong phú, có thể huy
động các loại hình khác nhau sao cho phù hợp với sự kiện được tổ chức
- Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường là điều kiện tốt để thực hiện các ý tưởng sáng
tạo
+ Tổ chức ngoài hội trường không bị đóng khung giới hạn trong 1 phạm vi không gian
cụ thể
+ Tổ chức ngoài hội trường tạo cơ chế năng động cho quy mô sự kiện
+ Tổ chức ngoài hội trường là một yếu tố rất quan trọng trong việc định vị sự kiện
- Tổ chức sư kiện tại nhà hàng
+ Nếu nhà hàng nằm trong khu phố buôn bán phải đảm bảo được phép của chính
quyền địa phương hay ban quản lý khu phố
23

0985.325.563

+ Thông báo cho những người quản lý khu phố buôn bán để họ có thể lên kế hoạch và
phối hợp thực hiện
+ Nếu nhà hàng không hỗ trợ, cần làm việc với bộ phận cứu hỏa và cảnh sát địa
phương để giải quyết những vấn để liên quan
+ Nếu thỏa thuận với nhà hàng để đóng cửa sau giờ ăn sáng hoặc trưa, cần làm việc cụ
thể với nhân viên để họ chuẩn bị sẵn sàng trước đó và công việc ấy phải được thực
hiện
+ Luôn luôn phải biết rõ những gì đang diễn ra trước sự kiện
+ Hãy dành thời gian tìm giải pháp cho sự phù hợp với sự kiện và tập trung mọi cố
gắng để đảm bảo cho sự kiện thành công
+ Nếu dự định tổ chức ngoài trời, hãy kiểm tra và tìm hiểu khi nào mặt trời lặn và thời
gian tổ chức cocktail hợp lý
+ Khi tổ chức các sự kiện ngoài trời, phải có dự phòng về thời tiết
* Những yêu cầu đối với địa điểm tổ chức sự kiện:
- Sự phù hợp với nội dung của sự kiện. Nhà tổ chức phải hình dung được mọi hoạt
động sự kiện, từ đó có cái nhìn tổng quát về những thứ cần đưa vào
- Không gian bố trí và diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian. Không
gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, không gian còn cần cho các hoạt động
diễn tập
- Sự phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnh hưởng tới yêu cầu địa điểm do đó cần phải
biết trước chi phí cần thiết để có thể ra những quyết sách phù hợp.Phải liên tục cập
nhật chi phí, thêm vào hoặc bớt đi các khoản mục khi có những thay đổi.
- Phải bắt đầu từ khả năng tài chính và cân đối với bảng chi phí. Khả năng tài chính và
chi phí là yếu tố đầu tiên và cuối cùng xác định yêu cầu về địa điểm cho tổ chức sự
kiện
Câu 22: Không gian thực hiện sự kiện và sân khấu phụ vụ sự kiện cần phải đảm
bảo những yêu cầu gì? Nêu mối quan hệ giữa sân khấu và không gian thực hiện

sự kiện
* Không gian thực hiện sự kiện
- Khi lựa chọn vị trí thực hiện sự kiện, Nhà tổ chức sự kiện cần phải cân nhắc trên
toàn bộ không gian mà sự kiện cần. Không gian này ngoài chỗ ngồi của khách còn cần

24




0985.325.563

khoảng không gian cho các hoạt động sự kiện, cho hoạt động nghiệp vụ chuyên môn
kỹ thuật cùng những thiết bị được lắp đặt.
- Chú ý tới toàn bộ các hạng mục công việc diễn ra trong nhà phụ vụ hoạt động sự
kiện và các hoạt động sự kiện diễn ra
- Cần phải chú ý vào nơi được ưu tiên hơn, nơi đó cần được dành không gian thỏa
đáng. Ngược lại, những nơi không ưu tiên sẽ gặp khó khăn, phải có giải pháp để dung
hòa
- Không gian cụ thể phụ thuộc vào loại hình sự kiện, mỗi loại hình cụ thể có yêu cầu
không gian riêng.
* Sân khấu
- Phải có vị trí đẹp có thể treo màn hình lớn trong phòng sao cho mọi người dù xa hay
gần đều có thể theo dõi mọi hoạt động xảy ra trên sân khấu hay khán giả bằng truyền
hình trực tiệp.
- Chiều cao của sân khấu phụ thuộc và chiều cao của trần nhà
- Chiều rộng của sân khấu phụ thuộc nhiều vào các hoạt động sự kiện diễn ra ở đó
- Tầm nhìn trong phòng cũng cần tính đến. Bố trí sao cho tất cả khán giả đều có thể
nhìn thấy rõ sân khấu hay màn hình
- Không gian cho hoạt động sân khấu và các trang thiết bị đặc biệt cũng cần phải tính

đến
- Ngoài ra Nhà tổ chức cần phải cân nhắc liêu sân khấu có cần trang trí nhiều màu sắc
không? Sân khấu được bố trí đơn giản hay phải thiết kế đặc thù theo yêu cầu sự kiện
- Các khu vực xung quanh cần được trang trí cho phù hợp
* Mối quan hệ giữa sân khấu và không gian thực hiện sự kiện
Sân khấu được coi là trung tâm của không gian sự kiện trong nhà, nơi diễn ra
các hoạt động hoặc những hoạt động chính của sự kiện, chúng luôn luôn đảm
bảo hài hòa với nhau
Câu 23: Trình bày nội dung các bước trong quy trình tổ chức một sự
kiện
TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN
Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
+ Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức
sự kiện)
25