Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại bộ tư pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG HẢI YẾN

NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP
NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SỸ LƯU TRỮ

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG HẢI YẾN

NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP
NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 24

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
TS. Nguyễn Liên Hương

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết
quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố
trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác. Những tư liệu tham khảo
từ các tài liệu và công trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng.
Tác giả

Hoàng Hải Yến


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .........................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài ....................................................................................................2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài...........................................................2
3.1. Đối tượng nghiên cứu........................................................................................... 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu .............................................................................................. 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ...............................................................................3
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................4
6. Tài liệu tham khảo .....................................................................................................5
7. Phƣơng pháp nghiên cứu ..........................................................................................6
8. Đóng góp của đề tài ...................................................................................................7
9. Kết cấu của luận văn .................................................................................................7
CHƢƠNG 1 ..................................................................................................................10
KHÁI QUÁT VỀ BỘ TƢ PHÁP VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ HOẠT
ĐỘNG CỦA BỘ TƢ PHÁP ........................................................................................10
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tƣ pháp 10
1.1.1. Lịch sử hình thành ........................................................................................... 10
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư phápError! Bookmark not defined.
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu của Bộ Tƣ pháp ..... Error! Bookmark not defined.

1.2.1. Thành phần tài liệu của Bộ Tư pháp ............... Error! Bookmark not defined.
1.2.2. Nội dung tài liệu của Bộ Tư pháp ................... Error! Bookmark not defined.
1.2.3. Giá trị tài liệu của Bộ Tư pháp ........................ Error! Bookmark not defined.
1.2.4. Đặc điểm tài liệu của Bộ Tư pháp ................... Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 2 ...................................................................... Error! Bookmark not defined.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁPError! Bookmark not
defined.
2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp ............ Error!
Bookmark not defined.
2.1.1. Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ ............ Error! Bookmark not defined.
2.1.2. Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ ................. Error! Bookmark not defined.
2.2. Hệ thống các quy định, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ lƣu trữ............... Error!
Bookmark not defined.
2.2.1. Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ .............. Error! Bookmark not defined.
2.2.2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quanError! Bookmark not defined.
i


2.2.3. Một số văn bản khác ....................................... Error! Bookmark not defined.
2.3. Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ tại Bộ Tƣ phápError! Bookmark not
defined.
2.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu .................. Error! Bookmark not defined.
2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ................................ Error! Bookmark not defined.
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ........................ Error! Bookmark not defined.
2.3.4. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ .................... Error! Bookmark not defined.
2.3.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.... Error! Bookmark not defined.
2.3.6. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu ............... Error! Bookmark not defined.
2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ........ Error! Bookmark not defined.
2.4. Hoạt động kiểm tra và đánh giá công tác nghiệp vụ lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp
........................................................................................... Error! Bookmark not defined.

2.4.1. Hoạt động kiểm tra .......................................... Error! Bookmark not defined.
2.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ Error! Bookmark not defined.

2.4.3. Kiểm tra và đánh giá công tác nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp.Error! Bookmark not d
CHƢƠNG 3 ...................................................................... Error! Bookmark not defined.
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ
TƢ PHÁP ......................................................................... Error! Bookmark not defined.
3.1. Nâng cao nhận thức về công tác lƣu trữ tại Bộ ..... Error! Bookmark not defined.
3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lƣu trữ .... Error!
Bookmark not defined.
3.3. Kiện toàn tổ chức, bộ máy làm công tác lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp .............. Error!
Bookmark not defined.
3.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học trong công tác lƣu trữError!
defined.

Bookmark

not

3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữError!
defined.

Bookmark

not

3.6. Tổ chức áp dụng quy trình quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008
........................................................................................... Error! Bookmark not defined.
3.7. Các giải pháp khác ................................................... Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN ...................................................................... Error! Bookmark not defined.

TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................11
PHỤ LỤC ......................................................................... Error! Bookmark not defined.


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Giải nghĩa

1.

CNTT

Công nghệ thông tin

2.

TAND

Tòa án nhân dân

3.

TANDTC

Tòa án nhân dân tối cao

4.

UBND

Ủy ban nhân dân

5.

VBQPPL

Văn bản quy phạm pháp luật


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan
trọng, quý giá phản ánh toàn bộ quá trình lịch sử vận động và phát triển ở mỗi
cơ quan Nhà nước. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng bảo tồn và truyền bá
cho thế hệ mai sau những tấm gương, những bài học kinh nghiệm đã được đúc
kết qua nhiều thế hệ, từ đó, giúp cho thế hệ đương thời kế thừa và phát huy
những thành quả quý giá mà cha ông đã đạt được. Với ý nghĩa, vai trò to lớn của
mình, công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, xây dựng
một nền hành chính hiện đại.
Không nằm ngoài xu thế đó, Bộ Tư pháp cũng luôn quan tâm đến công
tác lưu trữ của ngành. Điều này được thể hiện qua việc ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật, các quy chế, quy định và văn bản hướng dẫn cụ thể… để
không ngừng cải tiến, hoàn thiện công tác lưu trữ. Có thể kể đến các văn bản đã
được ban hành như: Quy chế Văn thư Lưu trữ, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các quy trình về giải quyết công việc theo
tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, trong đó có quy trình về công tác lưu trữ tại cơ quan

Bộ và các cơ quan trực thuộc.
Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, Văn
phòng Bộ, cùng với sự nỗ lực, cố gắng của cán bộ, chuyên viên phòng Lưu trữ
Văn phòng Bộ, công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp đã có những phát triển vượt bậc
cả về chất cũng như về lượng. Qua đó, góp phần không nhỏ vào những thành
công chung của ngành. Trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, cải
cách tư pháp theo chủ trương của Đảng và Nhà nước không thể không kể đến sự
đóng góp tích cực của công tác lưu trữ. Tuy nhiên bên cạnh những mặt mạnh,
mặt tích cực vẫn còn có những hạn chế, tồn tại cả trong công tác tổ chức, quản
lý cũng như trong thực thi chuyên môn, nghiệp vụ cần phải nhanh chóng có giải
pháp khắc phục.
1


Xuất phát từ đòi hỏi khách quan của thực tế công việc, tôi xin mạnh dạn
lựa chọn đề tài về: “NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT
LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP” cho Luận văn thạc sỹ chuyên

ngành Lưu trữ học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới hai mục tiêu cơ bản:
Thứ nhất là, khảo sát và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan
Bộ Tư pháp;
Thứ hai là, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao c hất lượng công tác lưu
trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với mỗi ngành, lĩnh
vực, đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý, điều hành
của từng cơ quan. Hiện nay, Đảng và Nhà nước đã đã ban hành nhiều văn bản

xác định rõ vai trò của công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước đối với hoạt
động quản lý hành chính. Bởi vậy, đề tài được thực hiện với việc tập trung
nghiên cứu 2 đối tượng cơ bản:
Thứ nhất là, thực trạng tổ chức và hoạt động lưu trữ của cơ quan Bộ Tư
pháp. Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức bộ máy và nhân sự làm
công tác lưu trữ; tình hình ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác lưu
trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác tại cơ quan.
Thứ hai là, dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, tác giả đề xuất các giải
pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Kể từ khi Ủy Ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia ngày 04/04/2001 [46], đến Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004
2


[15] của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ
Quốc gia và gần đây văn bản có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 [37] đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011. Luật cũng quy định cụ
thể: Cán bộ, người làm lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ và giúp Chánh Văn
phòng thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trực tiếp quản lý kho lưu
trữ của cơ quan và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan. Bởi vậy, đề tài tập trung chủ yếu nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại
Bộ Tư pháp.
Do những hạn chế chủ quan và khách quan, trong quá trình thực hiện đề
tài, tác giả tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, nhằm làm rõ sự
khác biệt của lưu trữ tại Bộ Tư pháp so với các lưu trữ hiện hành của các bộ,
ngành khác. Qua đó nhận thức được những ưu thế, những bất cập, khiếm khuyết,
từ đó có thể xác định, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng
của công tác lưu trữ trong hoạt động của cơ quan và đơn vị, góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực hiện một
số nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Tư pháp, chức
năng, nhiệm vụ Bộ Tư pháp theo luật định;
- Nghiên cứu, tìm hiểu hình thức tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác
lưu trữ; tình hình ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ;
kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ;
- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, trên
cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ của
cơ quan.

3


5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu về công tác lưu trữ ở một cơ quan
cấp bộ không phải là hướng đi hoàn toàn mới và đã có mô ̣t số công trình, đề tài
nghiên cứu về vấn đề này, có thể xếp theo các nhóm cụ thể như sau:
* Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nƣớc
+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ” (Mã số 99-98-030) [34] do tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài.
Nội dung đề tài gồm 2 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành
lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành
lưu trữ Việt Nam,
+ Đề tài “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện
nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của các cơ quan quản lý nhà nước
Trung ương” [38] do tác giả Nguyễn Thị Tâm làm chủ nhiệm đề tài,
+ Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản

lý nhà nước chủ yếu ở các cơ quan nhà nước” [33] do tác giả Hà Văn Huề làm
chủ nhiệm đề tài…
* Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp
chuyên ngành Lƣu trữ học và Tƣ liệu học
+ Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước” [45]
của tác giả Trần Thanh Tùng (năm 2003).
* Nhóm các công trình là bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, hội
thảo khoa học, sách chuyên khảo
+ Cuốn “Quá trình phát triển và trưởng thành” [24] của Cục Lưu trữ Nhà
nước do Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002.
+ Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển” [39] của
hai tác giả GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS. Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001.

4


+ Cuốn “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” [40] tác giả Nguyễn Văn Thâm –
Vương Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc
gia Thành phố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010.
+ Các bài viết đã được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam…
Các công trình, đề tài, bài viết nêu trên chủ yếu đề cập đến các hướng
nghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn; đánh giá tổng
quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ thống
lưu trữ các cấp; nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lưu trữ các cơ quan trung
ương…
Tuy nhiên, cho đến nay, tác giả chưa thấy một công trình khoa học hay đề
tài luận văn, luận án nào đề cập đến vấn đề hoàn thiện công tác lưu trữ ở cơ
quan Bộ Tư pháp. Do vậy, đề tài của Luận văn này hoàn toàn không bị trùng
lặp, mặc dù tác giả có tham khảo, kế thừa một số kết quả nghiên cứu của các tác
giả đi trước.

6. Tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các
nguồn tư liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ.
- Các văn bản của Nhà nước có những quy định liên quan đến tổ chức và
thực hiện công tác lưu trữ cấp trung ương.
- Hệ thống các sách giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết đăng trên tạp
chí chuyên ngành về công tác lưu trữ.
- Hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học , luận văn thạc si ,̃ khóa luận tốt
nghiệp, báo cáo khoa học có liên quan đến công tác lưu trữ trong Tư liệu khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại
Bộ Tư pháp như: các Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành
5


quy chế làm việc của cơ quan, quy chế công tác văn thư - lưu trữ; Báo cáo tình
hình thực hiện công tác lưu trữ hàng năm, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu,
Mục lục hồ sơ lưu trong kho lưu trữ ...
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin, cụ thể là vận dụng các phương pháp của chủ
nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phương pháp này
xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài. Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng
một số phương pháp nghiên cứu cụ thể khác như:
- Phương pháp luận của lưu trữ học: là cơ sở để tổng hợp toàn bộ lý luận
về công tác lưu trữ trên cơ sở các quy định có tính quy phạm pháp luật về hoạt
động của ngành lưu trữ nói chung và của Bộ Tư pháp nói riêng;
- Phương pháp khảo sát thực tế: để khảo sát, thu thập dữ liệu thực tế hoạt
động của công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp;

- Phương pháp phân tích chức năng: để phân loại và đánh giá kết quả hoạt
động của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc, trên cơ sở kết
quả thu nhận đã phân tích, xác định những hoạt động đạt kết quả và những hạn
chế cần khắc phục;
- Phương pháp tổng hợp, hệ thống hoá: đây là phương pháp giúp kết nối
những kết quả nghiên cứu từ những hoạt động cụ thể trong công tác lưu trữ của
ngành tư pháp, kết quả hoạt động của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn
vị trực thuộc nhằm dựng được toàn cảnh về thực trạng và từ đó tìm ra và xây
dựng giải pháp chung cho sự phát triển cho công tác lưu trữ của toàn ngành tư
pháp.
- Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng sử dụng phương
pháp phỏng vấn: trao đổi, xin ý kiến, đề xuất kinh nghiệm của lãnh đạo Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, cán bộ phụ trách quản lý công tác
6


lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc, và một số cán bộ, công chức công tác cùng cơ
quan với tác giả.
8. Đóng góp của đề tài
Đề tài luận văn nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp quan trọng
về mặt thực tiễn, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với cơ quan Bộ Tư pháp: nắm được thực trạng công tác lưu
trữ tại các đơn vị trực thuộc cơ quan để từ đó có những biện pháp cụ thể hơn
trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết, tăng cường công tác kiểm
tra và hướng dẫn trong công tác lưu trữ.
Thứ hai, đối với Lưu trữ Bộ Tư pháp: từ kết quả nghiên cứu, khảo sát thực
tiễn công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp, rút ra những kết quả và những hạn chế, từ đó
đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại Bộ
Tư pháp.
Thứ ba, đối với bản thân tác giả: củng cố trau dồi thêm những kiến thức lý

luận, thực tiễn về lưu trữ, phục vụ cho công tác chuyên môn của mình.
9. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Luận văn gồm 03 chương:
Chương 1. Khái quát về Bộ Tư pháp và tài liệu hình thành từ hoạt động
của Bộ Tư pháp.
Trong chương này, chúng tôi trình bày khái quát lịch sử hình thành, chức
năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp; Thành phần, nội dung, giá trị và
đặc điểm tài liệu của khối tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý của Lưu trữ Bộ Tư pháp.
Đây là chương mang tính dẫn luận, mục đích là làm rõ đối tượng và phạm vi nghiên
cứu.
Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp.
Chương này thể hiện kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế về công tác lưu
trữ tại Bộ Tư pháp. Nội dung chủ yếu trình bày về tổ chức bộ máy, nhân sự, hệ
7


thống văn bản và tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp, về
hoạt động và kết quả hoạt động kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Tư pháp cũng
như thực trạng các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của công tác lưu trữ... Trên
cơ sở đó phân tích sự cần thiết phải xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp.
Chương 3. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Tư
pháp.
Xuất phát từ thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp đã được trình bày
và phân tích ở Chương 2, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ. Gồm các giải pháp chủ yếu, như: Nâng cao
nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ trong đội ngũ công chức ngành Tư
pháp; Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
chuyên ngành; Kiện toàn tổ chức bộ máy; Tổ chức nghiên cứu khoa học về lưu
trữ; Tổ chức áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo ISO, ứng dụng công

nghệ thông tin trong việc quản lý hồ sơ tài liệu từ khâu văn thư khi tài liệu được
giao nộp vào Lưu trữ Bộ.
Hoàn thành được Luận văn này, trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân
thành đến tất cả các Thầy, các Cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,
Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội),
những người đã truyền đạt cho tôi kiến thức, kinh nghiệm và sự tự tin, giúp cho
tôi hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương đã tận tình hướng
dẫn cho tôi trong thời gian thực hiện Luận văn.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến lãnh đạo Văn phòng Bộ Tư
pháp, các bạn đồng nghiệp đang công tác ở Văn phòng Bộ Tư pháp cùng toàn thể
các cán bộ làm công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc Bộ đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo
điều kiện, chia sẻ với tôi trong quá trình thực hiện luận văn.

8


Sau cùng, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến gia đình và bạn bè, những
người đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt quá trình học cũng như thực
hiện Luận văn.
Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do thời gian nghiên cứu có hạn và kinh
nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên Luận văn của tôi không tránh khỏi
những khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô và bạn bè
đồng nghiệp nhằm hoàn thiện kết quả nghiên cứu của mình. Tôi xin chân thành
cảm ơn.

9


CHƢƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ BỘ TƢ PHÁP VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ
HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƢ PHÁP
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ
Tƣ pháp
1.1.1. Lịch sử hình thành
1.1.1.1. Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1960
Năm 1945, ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, ngày
28/8/1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra Tuyên cáo thành
lập Nội các Thống nhất Quốc gia gồm 12 Bộ, trong đó có Bộ Tư pháp do ông
Vũ Trọng Khánh làm Bộ trưởng. Đến nay, ngày 28 tháng 8 trở thành “Ngày
Truyền thống của Ngành Tư pháp Việt Nam” (Theo Quyết định số 715/TTg
ngày 7/11/1995 của Thủ tướng Chính phủ [50]).
Sau cuộc Tổng tuyển cử đầu tiên tháng 01/1946, Nghị viện (Quốc hội) đã
bầu ra Bộ trưởng Bộ Tư pháp là Ông Vũ Đình Hoè. Chức năng, nhiệm vụ và tổ
chức của Bộ Tư pháp thời kỳ này được quy định tại Nghị định số 37 ngày
01/12/1945 về tổ chức Bộ Tư pháp [11], theo đó, Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm
soạn thảo và tổ chức thi hành các đạo luật về quyền tự do, dân chủ của cá nhân,
về dân sự, thương sự, hình sự và thủ tục tố tụng, tổ chức và quản trị các toà án,
việc truy tố tội phạm, tư pháp công an, thi hành các án phạt, quản trị các nhà lao
và giáo dục tù nhân, quản lý các viên chức toà án, viên chức ngạch tư pháp, luật
sư, đại tụng viên, thừa phát lại, hỗ giá viên, phụ trách công việc quốc tịch, thực
hiện các hiệp định tương trợ tư pháp và uỷ thác tư pháp với nước ngoài.
Năm 1958, theo Nghị quyết của kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá I, Toà án
nhân dân tối cao và Viện Công tố Trung ương trực thuộc Chính phủ được thành
lập, tách khỏi Bộ Tư pháp. Sau đó, trên cơ sở Hiến pháp 1959, hệ thống Toà án
nhân dân và hệ thống Viện kiểm sát nhân dân độc lập với Chính phủ đã được
hình thành. Từ năm 1960, theo Luật Tổ chức Chính phủ, trong thành phần Chính
10

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.

Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (1998), Thông tư 40/1998/TT-TCCP
của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các
cơ quan nhà nước các cấp, Lưu trữ Bộ Tư pháp;

2.

Bộ Khoa học và Công nghệ - Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số
1687/QĐ-BKHCN về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia

(TCVN

9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ) ngày 23 tháng 07 năm 2012, Lưu trữ Bộ
Tư pháp;
3.

Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan ngày 22 tháng 11 năm 2012, Lưu trữ Bộ Tư pháp;

4.

Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 07/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán
bộ, công chức, viên chức ngày 05 tháng 01 năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư
pháp;

5.

Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND ngày
01 tháng 02 năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư pháp;

6.

Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Lưu trữ Bộ Tư pháp;

7.

Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày 03 tháng 6 năm 2011, Lưu
trữ Bộ Tư pháp;

8.

Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 07/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán
11


bộ, công chức, viên chức ngày 05 tháng 01 năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư
pháp;

9.

Bộ Nội vụ (2005), Công văn số 2939/BNV-TL của Bộ Nội vụ về việc
quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công
chức, viên chức ngành Lưu trữ ngày 04 tháng 10 năm 2005, Lưu trữ
Bộ Tư pháp;

10. Bộ Nội vụ (2012), Công văn số 2959/BNV-VTLTNN của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ ngày 17 tháng 8 năm
2012, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
11. Bộ Tư pháp (2004), Quyết định số 151/QĐ- BTP về việc thành lập
Phòng Lưu trữ - Văn phòng Bộ Tư pháp ngày 08 tháng 03 năm 2004,
Lưu trữ Bộ Tư pháp;
12. Bộ Tư pháp (1945), Nghị định số 37 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Vũ
Trọng Khánh về tổ chức Bộ Tư pháp ngày 01 tháng 12 năm 1945, Lưu
trữ Bộ Tư pháp;
13. Bộ Tư pháp (2009), Quyết định số 1237/QĐ–BTP của Bộ Tư pháp quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Bộ Tư pháp ngày 08 tháng 6 năm 2009, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
14. Bộ Tư pháp (2009), Quyết định số 2376/QĐ- BTP của Bộ Tư pháp
ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp ngày 02
tháng 11 năm 2009, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
15. Bộ Tư pháp (2012), Quyết định số 634/QĐ-BTP của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp phê duyệt và đưa vào áp dụng Hệ thống văn bản, quy trình quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động
của cơ quan Bộ Tư pháp ngày 16 tháng 04 năm 2012, Lưu trữ Bộ Tư
pháp;
16. Bộ Tư pháp (2013), Quyết định 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 07 năm
2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp, Lưu trữ Bộ Tư pháp;

12


17. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (1993), Nghị định số 38/CP của
Chính Phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Tư pháp ngày 04 tháng 6 năm 1993, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
18. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2003), Nghị định số
62/2003/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp ngày 06 tháng 6 năm
2003, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
19. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), Nghị định số
110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác văn thư ngày 08 tháng 4
năm 2004, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
20. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), Nghị định số
111/2004/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác lưu trữ ngày 08 tháng 4
năm 2004, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
21. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2007), Nghị định số
178/2007/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ ngày 03 tháng 12
năm 2007, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
22. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2008), Nghị định số
93/2008/NĐ-CP của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp ngày 22 tháng 8 năm
2008, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
23. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2010), Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ về công tác văn thư ngày 08 tháng 04 năm 2004, Lưu trữ Bộ Tư
pháp;
24. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2011), Nghị định số

43/2011/NĐ-CP của Chính phủ về việc cung cấp thông tin và dịch vụ
công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện
13


tử của cơ quan nhà nước ngày 13 tháng 6 năm 2011, Lưu trữ Bộ Tư
pháp;
25. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2012), Nghị định số
36/2012/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ ngày 18 tháng 04
năm 2012, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
26. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2013), Nghị định số
01/2013/NĐ-CP, của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ ngày 03 tháng 01 năm 2013, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
27. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2013), Nghị định số
22/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp ngày 13 tháng 03 năm 2013,
Lưu trữ Bộ Tư pháp;
28. Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn
Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Đại học và
Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội;
29. Cục Lưu trữ Nhà nước (2002), Quá trình phát triển và trưởng thành,
Nxb Chính trị Quốc gia;
30. Cục Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ (1999), Công văn số 608/LTNNTTNC của về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn
thư, lưu trữ ngày 19 tháng 11 năm 1999, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
31. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ (2004), Công văn số
283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc
ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính ngày 19 tháng 5 năm
2004, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
32. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ (2005), Công văn số

260/VTLTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan ngày 06
tháng 5 năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
14


33. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ (2006), Công văn số
758/VTLTNN-TCCB của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc
hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ ngày 13
tháng 11 năm 2006, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
34. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2010), Quyết định số
281/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước ngày 13 tháng 12 năm 2010, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
35. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2012), Tuyển tập văn
bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ hiện hành, Nxb Văn hóa – Thông tin;
36. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2010), Hướng dẫn số
169/HD-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc
Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ ngày 10 tháng 03 năm
2010, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
37. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2009), Quyết định số
116/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban
hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày 25 tháng 05 năm 2009,
Lưu trữ Bộ Tư pháp;
38. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2009), Quyết định số
128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban
hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000
ngày 01 tháng 06 năm 2009, Lưu trữ Bộ Tư pháp;

39. Hội đồng Chính phủ (1972), Nghị định số 190/CP ngày 09/10/1972
của Hội đồng Chính phủ với chức năng quản lý thống nhất công tác
pháp chế của Hội đồng Chính phủ, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
40. Hội đồng Bộ trưởng (1981), Nghị định số 143/HĐBT ngày 22/11/1981
của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
15


41. Hà Văn Huề (1997), Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
cho tài liệu quản lý nhà nước chủ yếu ở các cơ quan nhà nước ;
42. Dương Văn Khảm (), Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ ;
43. Khoa Văn thư Lưu trữ (2014), Giáo trình công tác lưu trữ, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
44. PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) – CN.Nguyễn Thị Chinh (2006),
Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản, Nxb Hà Nội
45. Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam (2011), Luật lưu trữ số
01/2012/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
46. Nguyễn Thị Tâm (2001), Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu
biểu thuộc diện nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của các cơ
quan quản lý nhà nước Trung ương ;
47. GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS. Nghiêm Kỳ Hồng (2001), Lưu
trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển ;
48. Nguyễn Văn Thâm– Vương Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm
Kỳ Hồng (2010), Lịch sử Lưu trữ Việt nam, Nhà xuất bản Đại học
Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh;
49. Thủ tướng Chính phủ (1957), Nghị định số 504/TTg ngày 26/10/1957
của Thủ tướng Chính phủ về thành lập Vụ Pháp chế trực thuộc Thủ
tướng phủ, Lưu trữ Bộ Tư pháp;

50. Thủ tướng Chính phủ (1995), Quyết định số 715/TTg ngày 7/11/1995
của Thủ tướng Chính phủ về ngày truyền thống Ngành Tư pháp, Lưu
trữ Bộ Tư pháp;
51. Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của
Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước ngày 20 tháng 6 năm 2006, Lưu trữ Bộ Tư
pháp;
16


52. Thủ tướng Chính phủ (2009), Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày
30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ
sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng
Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước ngày 20 tháng 6 năm 2006, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
53. Thủ tướng Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ
tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ ngày 02 tháng 3 năm 2007, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
54. Thủ tướng Chính phủ (2014), Chỉ thị số 02/2014/CT–BTP về việc tăng
cường công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ Tư pháp ngày
21tháng 02 năm 2014, Lưu trữ Bộ Tư pháp;
55. Trần Thanh Tùng (2003), Luận văn thạc si ̃ “Hoàn thiện hệ thống tổ
chức lưu trữ Nhà nước”;
56. Ủy Ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số
34/2001/PL-UBTBVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001, Lưu trữ Bộ Tư
pháp;
57. Văn phòng Bộ Tư pháp (2009), Quyết định số 429/QĐ–VP của Văn
phòng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ

cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ ngày 19 tháng 8 năm 2009, Lưu trữ Bộ
Tư pháp;
58. Văn phòng Bộ Tư pháp (2014), Quyết định số 412/ QĐ – VP của Văn
phòng của Văn phòng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ ngày 03 tháng 4 năm
2014, Lưu trữ Bộ Tư pháp.

17