NGHIÊN cứu các GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG tác THU THẬP, bổ SUNG tài LIỆU vào lưu TRỮ văn PHÒNG CHÍNH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------------

ĐẬU MINH NGUYỆT

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ

Hà Nội- 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------------

ĐẬU MINH NGUYỆT

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ
Mã số: 62320301

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. Nguyễn Văn Hàm

Hà Nội- 2014


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các
số liệu sử dụng trong luận văn là trung thực. Luận văn có tham khảo một số
kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, một số thông tin từ các văn bản của
Nhà nƣớc đã có chú thích rõ ràng, đầy đủ.


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
BT, CN: Bộ trƣởng, Chủ nhiệm
CP: Chính phủ
NĐ: Nghị định
QĐ: Quyết định
TTgCP: Thủ tƣớng Chính phủ
VPCP: Văn phòng Chính phủ


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................... 4
1. Tính cấp thiết của đề tài........................................................................ 4
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................... 7
3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu.......................................................... 7
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 8
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..................................................................... 8
6. Nguồn tài liệu tham khảo .................................................................... 11
7. Đóng góp của đề tài .................................Error! Bookmark not defined.
8. Kết cấu của đề tài....................................Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG

TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ Error! Bookmark not
defined.
1.1. Khái quát về VPCP ..............................Error! Bookmark not defined.
1.1.1. Sơ lƣợc về lịch sử hình thành và phát triển của VPCP............Error!
Bookmark not defined.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của VPCP .... Error! Bookmark
not defined.
1.1.2.1. Vị trí và chức năng ..........................Error! Bookmark not defined.
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ...................Error! Bookmark not defined.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức ...................................Error! Bookmark not defined.
1.2. Khái quát về Lƣu trữ VPCP ................Error! Bookmark not defined.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ.........................Error! Bookmark not defined.
1.2.2. Đội ngũ cán bộ ...................................Error! Bookmark not defined.
1.2.3. Cơ sở vật chất ....................................Error! Bookmark not defined.
1.3. Nguồn thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP .... Error! Bookmark not
defined.

1


1.4. Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của CP,
Thủ tƣớng Chính phủ và VPCP .................Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết Chƣơng 1 ......................................Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG
CHÍNH PHỦ...............................................Error! Bookmark not defined.
2.1. Cơ sở lý luận, pháp lý của việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ
....................................................................Error! Bookmark not defined.
2.1.1. Khái niệm về công tác thu thập, bổ sung tài liệu .. Error! Bookmark
not defined.

2.1.2. Ý nghĩa của công tác thu thập, bổ sung tài liệu .... Error! Bookmark
not defined.
2.1.3. Những quy định của Nhà nƣớc về công tác thu thập, bổ sung tài
liệu vào lƣu trữ ...........................................Error! Bookmark not defined.
2.1.4. Những quy định của VPCP về thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ
cơ quan .......................................................Error! Bookmark not defined.
2.2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP
....................................................................Error! Bookmark not defined.
2.2.1. Những kết quả đạt đƣợc trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào Lƣu trữ VPCP ......................................Error! Bookmark not defined.
2.2.2. Chất lƣợng tài liệu, hồ sơ khi đƣợc thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP
....................................................................Error! Bookmark not defined.
2.3. Một số nhận xét, đánh giá về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lƣu trữ VPCP ............................................Error! Bookmark not defined.
2.3.1. Những thuận lợi trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu
trữ VPCP ....................................................Error! Bookmark not defined.
2.3.2. Khó khăn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP
....................................................................Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết Chƣơng 2 ......................................Error! Bookmark not defined.
2


CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ ..............Error!
Bookmark not defined.
3.1. Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức trong công tác thu thập,
bổ sung tài liệu ............................................Error! Bookmark not defined.
3.2. Bổ sung, hoàn thiện các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ
....................................................................Error! Bookmark not defined.
3.3. Nâng cao trách nhiệm của Lƣu trữ VPCP trong công tác thu thập, bổ

sung tài liệu .................................................Error! Bookmark not defined.
3.4. Tăng cƣờng số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức
làm công tác văn thƣ lƣu trữ ......................Error! Bookmark not defined.
3.5. Tập huấn, hƣớng dẫn về công tác thu thập, bổ sung tài liệu ......Error!
Bookmark not defined.
3.6. Đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ cơ quan ....Error!
Bookmark not defined.
Tiếu kết Chƣơng 3 ......................................Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN .................................................Error! Bookmark not defined.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................. 12
PHỤ LỤC ............................................................................................... 16

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lƣu trữ có vai trò và giá trị to lớn đối đời sống xã hội và quá
trình phát triển kinh tế của đất nƣớc. Điều này đã đƣợc khẳng định trong Pháp
lệnh lƣu trữ Quốc gia năm 2001 nhƣ sau: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản
của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Việt Nam xã hội chủ nghĩa” [29, tr.01]. Tài liệu lƣu trữ ghi lại quá khứ hào
hùng, phản ánh cuộc chiến đấu anh dũng của nhân dân ta trong sự nghiệp đấu
tranh dân tộc, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Tài
liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị trên tất cả các lĩnh vực nhƣ
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao…Vì vậy,
giá trị của tài liệu lƣu trữ là vô giá, nếu đƣợc đƣa ra khai thác, sử dụng đúng
mục đích sẽ góp phần tạo ra của cải vật chất cho toàn xã hội, đem lại giá trị
tinh thần to lớn cho nhân dân ta.
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công mở ra thời kỳ mới cho

dân tộc Việt Nam, thời kỳ độc lập, tự do tiến lên xây dựng một xã hội mới.
Chiến tranh đã đi qua nhƣng những mất mát, tổn thất để lại cho nhân dân ta
vô cùng to lớn, một trong số đó chính là sự mất mát, hủy hoại nghiêm trọng
của tài liệu lƣu trữ. Đây là những tổn thất mà chúng ta mãi mãi không thể
khắc phục đƣợc. Ý thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ, ngay từ
những ngày đầu khi nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời, Nhà nƣớc ta đã
ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành hoạt động của đất nƣớc trong đó
có việc ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ. Ngày 03/01/1946, Hồ
Chủ tịch đã ra Thông đạt Số 1C/VP gửi các Bộ trƣởng Chính phủ. Thông đạt
nêu rõ các công văn và hồ sơ cũ là những tài liệu “có giá trị đặc biệt về
phương diện kiến thiết quốc gia” vì vậy “cấm không được hủy những công
văn, tài liệu ấy, nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ” và “những hồ
sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở Lưu trữ

4


công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ. Những viên chức không
tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị” [07, tr.01]. Những nội dung trong Thông đạt
cho thấy Chủ tịch Hồ Chí Minh- ngƣời đứng đầu Nhà nƣớc đã ý thức đƣợc
giá trị to lớn của tài liệu lƣu trữ. Ngƣời đã khẳng định chính sách của Nhà
nƣớc là phải thu thập toàn bộ tài liệu vào cơ quan lƣu trữ, cấm tuyệt đối việc
tiêu hủy tài liệu nhằm tạo điều kiện để Nhà nƣớc bảo vệ và quản lý thống nhất
những tài liệu lƣu trữ đó.
Nhà nƣớc ra đời đồng nghĩa với sự ra đời của bộ máy để phục vụ cho
nhà nƣớc. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đó sẽ sản sinh ra
một khối lƣợng văn bản, hồ sơ nhất định để giải quyết công việc. Tùy thuộc
vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức đó mà tài
liệu lƣu trữ có giá trị khác nhau. Để tài liệu lƣu trữ phát huy hết vai trò và giá
trị đối với đời sống xã hội trƣớc hết những ngƣời làm công tác lƣu trữ phải

thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu một cách khoa học. Nếu không
làm tốt công tác này, chúng ta sẽ mất đi nhiều tài liệu có giá trị. Do vậy, đây
là nội dung nghiệp vụ quan trọng và là nhiệm vụ không thể thiếu của công tác
lƣu trữ ở nƣớc ta hiện nay.
VPCP là cơ quan ngang bộ, là bộ máy giúp việc của CP và TTgCP.
Đây là cơ quan có chức năng tham mƣu, tổng hợp giúp CP tổ chức các hoạt
động chung của CP; tham mƣu, tổng hợp giúp TTgCP (bao gồm các Phó
TTgCP) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành sự hoạt động của CP và hệ thống hành
chính nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công
tác chỉ đạo, điều hành của CP, TTgCP và cung cấp thông tin cho công chúng
theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho các
hoạt động của CP và TTgCP. Nhƣ vậy, VPCP là cơ quan có vị trí rất quan
trọng trong bộ máy nhà nƣớc. Chính nhờ công tác tham mƣu, tổng hợp của
VPCP, công tác chỉ đạo, điều hành của CP và TTgCP (bao gồm các Phó
TTgCP) đối với mọi mặt của đời sống xã hội đƣợc nhanh chóng, chính xác,

5


hiệu quả. Tại VPCP, hàng ngày có một số lƣợng lớn văn bản, hồ sơ đƣợc sản
sinh ra để giải quyết công việc do các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc
CP, Ủy ban nhân dân các cấp, các cơ quan có liên quan, các tổ chức và cá
nhân trình đến CP, TTgCP xem xét, quyết định. Vì vậy, văn bản, hồ sơ của
VPCP khá đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung đòi hỏi lƣu trữ cơ
quan phải thu thập, bổ sung đƣợc toàn bộ những tài liệu đó. Nếu công tác này
đƣợc thực hiện tốt sẽ đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của
các chuyên viên VPCP và các cơ quan có liên quan. Qua đó góp phần nâng
cao chất lƣợng công tác tham mƣu, tổng hợp của VPCP, giúp CP và TTgCP
đƣa ra đƣợc những quyết định chỉ đạo, điều hành đúng đắn, đƣa đất nƣớc ta
ngày càng phát triển và hội nhập nhanh hơn nữa với bạn bè quốc tế.

Hiện nay, công tác lƣu trữ của VPCP đã đạt đƣợc những thành tựu nhất
định. Bên cạnh đó cũng còn tồn tại những hạn chế trong đó có công tác thu
thập, bổ sung tài liệu. Những hạn chế này thể hiện ở một số mặt nhƣ: hệ thống
văn bản về công tác lƣu trữ nói chung, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu
trữ nói riêng của VPCP chƣa hoàn chỉnh; hàng năm, nhiều chuyên viên chƣa
tự giác giao nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; thành phần tài liệu giao nộp còn
thiếu; nhiều hồ sơ giao nộp không đầy đủ do ý thức lập hồ sơ của các chuyên
viên chƣa cao đã làm mất mát tài liệu trong các hồ sơ…gây khó khăn cho việc
thực hiện các nội dung nghiệp vụ khác của công tác lƣu trữ. Năm 2012, với
việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc, tất cả
các chuyên viên của VPCP đều phải lập hồ sơ điện tử, vì vậy việc thu thập loại
hình hồ sơ này nhƣ thế nào cho hiệu quả cũng đang là vấn đề rất cần quan tâm.
Xuất phát từ thực trạng trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu các
giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Văn
phòng Chính phủ” để làm luận văn cao học. Thông qua đề tài này, tôi mong
muốn giúp công tác thu thập, bổ sung nói riêng và công tác lƣu trữ tại VPCP
nói chung đƣợc hoàn thiện hơn.

6


2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu nghiên cứu
Xác định đƣợc nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào Lƣu trữ
VPCP;
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài
liệu vào Lƣu trữ VPCP.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của VPCP;

Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ
VPCP hiện nay; xác định đƣợc nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp vào
Lƣu trữ VPCP;
Đánh giá đƣợc các ƣu điểm, hạn chế, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP.
3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu
3.1. Phạm vi nghiên cứu
VPCP là cơ quan ngang bộ, là bộ máy giúp việc có chức năng tham
mƣu, tổng hợp giúp CP tổ chức các hoạt động chung, giúp TTgCP trong lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành. Tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan có ảnh hƣởng đến nhiều mặt của đời sống xã hội, chiếm khối
lƣợng nhất định trong Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam. Trong phạm vi
nghiên cứu của luận văn này, tôi tập trung nghiên cứu những đơn vị giúp BT,
CN thực hiện chức năng tham mƣu, tổng hợp bao gồm các Vụ, Cục, Trung
tâm Tin học, Cổng thông tin điện tử CP (gọi tắt là các Vụ, Cục, đơn vị) và tài
liệu đƣợc hình thành ra từ chính những Vụ, Cục, đơn vị đó.
3.2. Đối tƣợng nghiên cứu
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lƣu trữ VPCP.

7


4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong luận văn tôi sử dụng một số phƣơng pháp sau đây:
- Phƣơng pháp biện chứng của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ
nghĩa duy vật lịch sử để làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng giữa lý luận và
thực tiễn của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ tại VPCP; phân tích và
đánh giá đúng đắn ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa lịch sử của tài liệu đƣợc thu
thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP.

Trên cơ sở phƣơng pháp luận chung, để giải quyết mục tiêu và các
nhiệm vụ cụ thể do đề tài đặt ra, tôi còn sử dụng các phƣơng pháp khác nhƣ:
- Phƣơng pháp lịch sử: Để tìm hiểu lịch sử hình thành và phát triển của
VPCP;
- Phƣơng pháp khảo sát: Dùng để khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ
sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP, căn cứ vào thực trạng này tác giả đƣa ra các giải
pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP;
- Phƣơng pháp mô tả: Dùng để mô tả cơ cấu tổ chức của VPCP từ đó
giúp xác định chính xác đƣợc nguồn nộp tài liệu vào Lƣu trữ VPCP;
- Phƣơng pháp phân tích, so sánh: Dùng để phân tích, so sánh tình hình
thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP với lý thuyết về
thu thập, bổ sung đã đƣợc học nhằm đƣa ra đƣợc các nhận xét, đánh giá chính
xác về công tác thu thập, bổ sung. Trên cơ sở đó đƣa ra đƣợc các giải pháp để
hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP;
- Phƣơng pháp thống kê: Dùng để thống kê số lƣợng văn bản, hồ sơ
đƣợc thu thập nhằm đƣa ra nhận xét về tình hình công tác thu thập, bổ sung
tài liệu vào Lƣu trữ VPCP thời gian qua.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đƣợc Đảng và Nhà nƣớc quan tâm, công tác lƣu trữ của nƣớc ta ngày
càng phát triển và đạt đƣợc nhiều thành tựu, thể hiện trên cả hai phƣơng diện
lý luận và thực tiễn. Hiện nay, công tác lƣu trữ bao gồm nhiều nội dung
nghiệp vụ khác nhau, một trong số đó là công tác thu thập, bổ sung tài liệu
8


lƣu trữ. Đây là nội dung nghiệp vụ quan trọng hàng đầu, làm tốt đƣợc công
tác này sẽ tạo thuận lợi cho các nội dung tiếp theo của công tác lƣu trữ. Trong
công tác nghiên cứu khoa học, chúng ta đã có không ít các đề tài nghiên cứu
về vấn đề này. Các đề tài không chỉ đóng góp về mặt lý luận mà còn vận dụng
sáng tạo lý luận vào giải quyết những vấn đề của thực tiễn, giúp công tác thu

thập, bổ sung tài liệu vào các lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt hơn.
Về mặt lý luận: Có một số giáo trình và công trình nghiên cứu đề cập
đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu, cung cấp cho ngƣời học những vấn đề
căn bản liên quan đến công tác này nhƣ: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc- Nguyễn Văn Hàm- Vƣơng Đình QuyềnNguyễn Văn Thâm xuất bản năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy
tài liệu ở các cơ quan” và “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu
quản lý nhà nước thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa để lựa chọn,
bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” do tác giả Dƣơng Văn Khảm chủ
nhiệm; “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các Kho lưu trữ ở Việt
Nam” do tác giả Vƣơng Đình Quyền chủ nhiệm; “Xác định thành phần tài
liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại Phông lưu trữ Quốc gia Việt
Nam” do tác giả Nguyễn Cảnh Đƣơng chủ nhiệm; “Nghiên cứu xác định
nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nước) vào Kho lưu trữ
Nhà nước cấp tỉnh” do tác giả Nguyễn Quang Lệ chủ nhiệm.
Về mặt thực tiễn: Có nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề thu thập, bổ
sung tài liệu vào các lƣu trữ mang tính thực tiễn cao. Các tác giả đã vận dụng
lý thuyết vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác này tại các cơ quan nhằm
đƣa ra các giải pháp tốt nhất cho vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu đối với các
cơ quan đó. Tiêu biểu là một số luận văn thạc sỹ của các tác giả nhƣ: “Bổ
sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thực trạng và giải pháp ” của
Trần Quang Hồng (2002); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao
thông Vận tải, thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Kim Dung (2006); “Sưu
tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Tổng Bí thư tại
9


Kho lưu trữ Trung ương Đảng” của Vũ Thị Ngọc Thúy (2008); “Sưu tầm, thu
thập tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng- thực trạng và giải pháp” (2009); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào
lưu trữ Bộ Tài chính- thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Hữu Danh (2009).

Bên cạnh đó còn có một số khóa luận tốt nghiệp cũng nghiên cứu về vấn đề
thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ nhƣ: “Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu
của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III” của Trần Quang Hồng (1998); “Vấn đề
bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây- thực trạng và giải pháp”
của Trịnh Ngọc Hùng (1998); “Vấn đề thu thập và quản lý Phông lưu trữ cá
nhân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của Phạm Thị Hồng Liên (1999);
“Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III thời gian qua” của Nguyễn Thị Thùy Dƣơng (2003); “Cơ sở khoa học
để xác định thành phần tài liệu của Bộ Thương mại phải thu thập, bổ sung
vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” của Nguyễn Thị Nhàn (2003); “Nguồn bổ
sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh
Thái Nguyên” của Nguyễn Thị Huệ (2003); “Công tác bổ sung tài liệu vào
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Điện Biên- thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Thị
Ngân (2004); “Nghiên cứu xây dựng các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu
của Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa. Chứng minh lý luận qua việc xây dựng danh
mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh” của Hoàng Thị Tuyết
(2004); “Công tác bổ sung tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu
trữ Quốc gia III- nhận xét và kiến nghị” của Nguyễn Lan Chiên (2005);
“Nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Ninh Bình thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Thị Hằng (2005); “Nghiên cứu xây
dựng Danh mục nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào lưu trữ UBND
huyện Thủy Nguyên- Hải Phòng” của Thân Thị San (2007); “Thu thập, bổ
sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên- thực trạng và giải
pháp” của Lâm Hoàng Thảo (2007); “Nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan Tập đoàn Bưu chính Viễn thông” của Lã Thị Thanh
10


(2007); “Thu thập, quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III- thực trạng và kiến nghị” của Nguyễn Thị Thùy Linh (2008);
“Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ EVN” của Trần

Thị Thúy (2008); “Thu thập, bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III” của Trần Văn Quang (2008); “Nghiên cứu xây dựng
Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ Tổng công ty Bưu
chính Việt Nam” của Nguyễn Thị Hiệp (2009); “Thu thập, bổ sung tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh- thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị
Hậu (2010); “Về thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh” Vũ
Thị Vân (2011)…
Ngoài ra, còn có một số bài viết, bài nghiên cứu về vấn đề thu thập, bổ
sung tài liệu đăng trên tạp chí chuyên ngành.
Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung
tài liệu vào lƣu trữ nhƣng các đề tài này đều đƣợc thực hiện ở một số Bộ, Tập
đoàn, Tổng Công ty, các Trung tâm Lƣu trữ... Với một cơ quan ngang Bộ nhƣ
VPCP, hiện nay chƣa có một đề tài nghiên cứu nào liên quan đến vấn đề thu
thập, bổ sung tài liệu. Xuất phát từ việc tìm hiểu thực trạng công tác thu thập,
bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP thời gian qua, tôi đã lựa chọn Đề tài
“Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ VPCP” làm luận văn cao học. Luận văn sẽ đi vào nghiên cứu thực
trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP, đƣa ra nhận xét
về những ƣu điểm, hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp giúp công tác thu
thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP đƣợc hoàn thiện hơn.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong luận văn, tác giả sử dụng một số nguồn tài liệu để phục vụ cho
việc nghiên cứu, hoàn thành đề tài nhƣ sau:
- Các văn bản chỉ đạo, quy định, hƣớng dẫn của Nhà nƣớc, của VPCP
về công tác lƣu trữ;

11


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

******
01. Bộ Nội vụ: Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư- Lưu trữ
bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, Kho
Lƣu trữ VPCP.
02. Bộ trƣởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 176/BT ngày
29/5/1995 quy định Danh mục tài liệu, thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ và
chế độ bảo quản, sử dụng tài liệu của Văn phòng Chính phủ, Kho Lƣu trữ
VPCP.
03. Bộ trƣởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 03/2000/QĐVPCP ngày 24/3/2000 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc
Văn phòng Chính phủ quản lý, Kho lƣu trữ VPCP.
04. Bộ trƣởng Bộ Tài chính: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày
29/12/2000 về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, Kho Lƣu trữ
VPCP.
05. Chính phủ: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi
tiết và thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Kho Lƣu trữ VPCP.
06. Chính phủ: Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ,
Kho Lƣu trữ VPCP.
07. Chủ tịch Chính phủ lâm thời Nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hòa: Thông
đạt Số 1C/VP ngày 03/01/1946 về giữ gìn công văn hồ sơ cũ, Kho Lƣu trữ
VPCP.
08. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và
Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

12


09. Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tƣớng: Quyết định số 32/BT ngày

27/02/1979 về việc thành lập Phòng Lưu trữ thuộc Vụ Hành chính, Kho
Lƣu trữ VPCP.
10. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Kỷ yếu hội thảo SARBICA:
Các chính sách và thực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử,
Hà Nội.
11. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc: Công văn số 319/VTLTNN-NVTW
ngày 01/6/2004 về hướng dẫn thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu
trữ lịch sử các cấp, Kho Lƣu trữ VPCP.
12. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội.
13. Nguyễn Thị Chinh (2011), Một vài quan niệm về tài liệu điện tử, Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 01), tr.09.
14. Nguyễn Hữu Danh (2009), Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài
chính- thực trạng và giải pháp, Tƣ liệu Khoa lƣu trữ và Quản trị văn
phòng, LV71.
15. Nguyễn Kim Dung (2006), Thu thập, bổ sung vào lưu trữ Bộ Giao thông
Vận tải-thực trạng và giải pháp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ và Quản trị Văn
phòng, LV41.
16. Vũ Dƣơng Hoan (2002), Công tác sƣu tầm, thu thập tài liệu lƣu trữ bổ
sung cho Phông lƣu trữ Quốc gia cần đƣợc đầu tƣ thích đáng, Tạp chí Lưu
trữ Việt Nam, (số 01).
17. Hội đồng Bộ trƣởng: Thông tư số 38-BT ngày 10/5/1983 về việc thi hành
Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Kho Lƣu trữ VPCP.
18. Trần Quang Hồng (2001), Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ
tỉnh- thực trạng và giải pháp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn
phòng, LV10.
19. Nghiêm Kỳ Hồng (2008), Soạn thảo văn bản và công tác văn thư- lưu trữ,
NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh.

13

20. Hội nghị SABIRCA (2004), Xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử,
tháng 5.
21. Dƣơng Văn Khảm (1998), Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở
các cơ quan, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
22. Dƣơng Văn Khảm (2001), Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội.
23. Dƣơng Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ
Việt Nam, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội.
24. Quốc hội (2011), Luật lưu trữ, Kho Lƣu trữ VPCP.
25. Thủ tƣớng Chính phủ: Chỉ thị số 726/CT-TTg ngày 04/9/1997 về tăng
cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Kho Lƣu trữ VPCP.
26. Thủ tƣớng Chính phủ: Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Kho Lƣu trữ VPCP.
27. Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III (2001), Kỷ yếu Hội nghị thu thập tài liệu
lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
28. Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lƣu trữ (1991), Kỷ yếu hội nghị khoa
học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội.
29. Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Kho
Lƣu trữ VPCP.
30. Văn phòng Chính phủ: Công văn số 5091/HC ngày 13/9/1994 về việc
quản lý các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ gửi các cơ
quan, Ủy ban nhân dân,Kho Lƣu trữ VPCP.
31. Văn phòng Chính phủ: Công văn số 6043/HC ngày 26/11/1997 về việc thu
thập và tiêu hủy tài liệu, Kho Lƣu trữ VPCP.
32. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 03/8/2005
ban hành Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài
liệu tại Văn phòng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP.

14

33. Văn phòng Chính phủ: Công văn số 455/VPCP-HC ngày 24/01/2006 về
lập, nộp, bảo quản hồ sơ tài liệu và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các
đơn vị phía Nam, Kho Lƣu trữ VPCP.
34. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 36/QĐ-VPCP ngày 10/01/2012 quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục
thuộc Văn phòng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP.
35. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012 ban
hành Quy chế làm việc của Văn phòng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP.
36. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 434/QĐ-VPCP ngày 24/5/2012 ban
hành Quy định về tổ chức phục vụ các cuộc tiếp khách nước ngoài và đi
công tác nước ngoài của Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ, Kho Lƣu
trữ VPCP.
37. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19/11/2012
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ,
Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP.
38. Văn phòng Chính phủ: Công văn số 9236/VPCP-HC ngày 01/11/2013
hướng dẫn công tác lưu trữ tại Cục Hành chính Quản trị II, Kho Lƣu trữ
VPCP.

15


PHỤ LỤC
01. Hình ảnh về hồ sơ, tài liệu khi đƣợc thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP;
02. Sơ đồ bộ máy tổ chức của VPCP;
03. NĐ số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 của CP quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VPCP;
04. QĐ số 1368/QĐ-VPCP ngày 19/11/2012 của VPCP quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục, đơn vị thuộc VPCP;
05. QĐ số 104/QĐ-HC ngày 27/5/2013 của Vụ Văn thƣ Hành chính về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nguyên tắc làm việc của cán bộ, công chức
thuộc Vụ Văn thƣ Hành chính;
06. QĐ số 716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013 của VPCP ban hành quy định về
lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lƣu trữ của VPCP;
07. NĐ số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của CP quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật Lƣu trữ.

16


HỒ SƠ, TÀI LIỆU KHI ĐƢỢC THU THẬP, BỔ SUNG VÀO LƢU TRỮ VPCP


HỒ SƠ SAU KHI ĐÃ ĐƢỢC CHỈNH LÝ