Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tại hội sở ngân hàng thương mại cổ phần quân đội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------

LẠI THỊ KIM THOA

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ
DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ
NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------

LẠI THỊ KIM THOA

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ
DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ
NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI

Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01
LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu
trữ tại Hội sở Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Quân đội” là công trình nghiên cứu khoa
học của riêng tôi. Các tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác và trung
thực./.
Hà Nội, tháng 12 năm 2014
Tác giả luận văn

Lại Thị Kim Thoa

3


MỤC LỤC
MỤC LỤC ........................................................................................................ 1
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................ 6
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ................................................................... 7
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 8
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................... 8
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề........................................................................................10
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu............................ Error! Bookmark not defined.
3.1. Mục tiêu ............................................. Error! Bookmark not defined.
3.2. Nhiệm vụ ............................................ Error! Bookmark not defined.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................... Error! Bookmark not defined.
4.1. Đối tượng nghiên cứu........................ Error! Bookmark not defined.
4.2. Phạm vi nghiên cứu ........................... Error! Bookmark not defined.
5. Phương pháp nghiên cứu ...................................... Error! Bookmark not defined.
6. Nguồn tài liệu tham khảo...................................... Error! Bookmark not defined.

7. Đóng góp của luận văn ......................................... Error! Bookmark not defined.
8. Cấu trúc của luận văn ............................................ Error! Bookmark not defined.
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ
SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP
QUÂN ĐỘI .................................................................................................... 14
1.1. Khái quát lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ....Error!
Bookmark not defined.
1.1.1. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn .............. Error!
Bookmark not defined.
1.1.2. Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ..... Error! Bookmark not
defined.
1.1.3. Yêu cầu của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT ........... 21
1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Quân
đội ....................................................................................................................................22
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển .................................................... 22
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ...................................................................... 24
1.2.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................... 25
1.3. Tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại
Ngân hàng TMCP Quân đội..................................... Error! Bookmark not defined.
1.3.1. Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ tại Hội sở MB ..................................... Error! Bookmark not defined.
1.3.2. Chủ trương của Ban lãnh đạo Ngân hàng .... Error! Bookmark not
defined.
Chƣơng 2: QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG
TMCP QUÂN ĐỘI ............................................ Error! Bookmark not defined.
2.1. Quy trình, phương pháp xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB ...........33
2.1.1. Chuẩn bị tài liệu lưu trữ để tạo lập cơ sở dữ liệu .......................... 33
2.1.2. Dự kiến cấu trúc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ............................... 40
4

2.1.3. Xây dựng dữ liệu đặc tả ................................................................. 43
2.1.4. Nhập dữ liệu ................................................................................... 49
2.2. Quy trình, phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB...............50
2.2.1. Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin ............................................. 50
2.2.2. Quản lý về nghiệp vụ ...................................................................... 52
2.3. Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB....................61
2.3.1. Xây dựng yêu cầu của phần mềm................................................... 61
2.3.2. Xây dựng phần mềm ....................................................................... 63
2.3.3. Vận hành thử nghiệm ..................................................................... 64
2.3.4. Xây dựng tài liệu hướng dẫn .......................................................... 65
2.3.5. Đào tạo người dùng ....................................................................... 66
Chƣơng 3: CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN CÓ ĐỂ XÂY DỰNG, QUẢN LÝ CƠ
SỞ DỮ LIỆU TLLT TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI VÀ
ĐỀ XUẤT LỘ TRÌNH THỰC HIỆN .......................................................... 68
3.1. Điều kiện cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB
..................................................................................... Error! Bookmark not defined.
3.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ... Error! Bookmark not defined.
3.1.2. Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin .......... Error! Bookmark not
defined.
3.1.3. Nhân lực ......................................... Error! Bookmark not defined.
3.1.4. Kinh phí thực hiện .......................... Error! Bookmark not defined.
3.2. Đề xuất lộ trình thực hiện .................................. Error! Bookmark not defined.
3.2.1. Giai đoạn 1 ..................................... Error! Bookmark not defined.
3.2.2. Giai đoạn 2 ..................................... Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN ........................................................ Error! Bookmark not defined.
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 11
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 88

5


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
VIẾT ĐẦY ĐỦ

STT

VIẾT TẮT

1

Cán bộ nhân viên

CBNV

2

Cơ sở dữ liệu

CSDL

3

Công nghệ thông tin

CNTT

4

Cổng thông tin nội bộ

Portal

5

Đại hội đồng cổ đông

ĐHĐCĐ

6

Hội đồng quản trị

HĐQT

7

Khoa học công nghệ

KHCN

8

Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội

9

Thương mại cổ phần

TMCP

10

Tài liệu lưu trữ

TLLT

11

Văn thư lưu trữ

VTLT

6

MB


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
STT

BẢNG

TÊN BẢNG
Thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại

1

2.1

Hội sở MB theo loại hình tài liệu từ năm 2009 đến năm
2013

2

2.2

3

3.1

Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ được lựa chọn xây
dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB
Thống kê số lượt phục vụ khai thác tài liệu theo các hình
thức tra cứu trong năm 2013 tại Hội sở MB

7


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quan trọng của mỗi quốc gia, của mỗi
cơ quan, tổ chức. Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, tài liệu lưu
trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng
phong phú về nội dung và đa dạng về loại hình. Đây là những tài liệu có ý
nghĩa đặc biệt đối với sự phát triển của đất nước. Nhưng để tài liệu lưu trữ
phát huy được vai trò, giá trị nhiều hơn nữa, đòi hỏi phải có những biện pháp
quản lý, khai thác sử dụng một cách hiện đại, nhanh chóng và hiệu quả.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu

trữ ngày càng được đẩy mạnh, phát huy vai trò, tác dụng to lớn trong việc
nâng cao hiệu quả quản lý và tăng năng suất lao động. Ở Việt Nam hầu hết
các cơ quan, tổ chức đã và đang từng bước chuyển phương thức quản lý thủ
công sang quản lý hiện đại trên nhiều phương diện và mức độ khác nhau.
Trong những năm gần đây nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và ở các cơ quan tổ
chức khác nhau đã sử dụng cơ sở dữ liệu làm công cụ quản lý thông tin, tài
liệu một cách hiệu quả. Có thể kể đến điển hình như cơ sở dữ liệu đất đai, cơ
sở dữ liệu tài nguyên và môi trường, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư…. Tài
liệu lưu trữ cũng là một nguồn thông tin quan trọng, hiện tại khối lượng tài
liệu này đã và đang phát huy những giá trị để phục vụ mọi mặt của đời sống
xã hội. Vì vậy, nếu tài liệu lưu trữ được đưa vào các cơ sở dữ liệu sẽ mang lại
những kết quả tích cực hơn nữa cho quá trình quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ, giúp độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ được
nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.

8


Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các
dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật
thông qua phương tiện điện tử”. Theo đó, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập
hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được tổ chức, sắp xếp nhằm mục đích quản lý,
khai thác sử dụng đầy đủ, nhanh chóng và hiệu quả.
Mặc khác, tài liệu điện tử đã xuất hiện và trở nên phổ biến trong xã hội,
mặc dù chưa thể thay thế văn bản giấy và vật mang tin khác nhưng tài liệu
điện tử đang chiếm ưu thế về số lượng và tần suất sử dụng. Do đó xây dựng
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ còn là biện pháp lâu dài để quản lý loại hình tài
liệu này.
Để xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cơ quan, đơn vị cần đáp
ứng được hai yếu tố căn bản là tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và có

nguồn lực công nghệ thông tin đảm bảo lưu trữ, khai thác và bảo mật tài liệu
lưu trữ. Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, với hệ thống tài liệu lưu trữ đã được
chỉnh lý và hạ tầng công nghệ thông tin sẵn có là những điều kiện tốt để xây
dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó xây dựng và quản
lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại MB cũng đang là một yêu cầu bức bách do
nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và khối lượng tài liệu lưu trữ ngày
càng tăng trong khi nhân sự đảm nhiệm công tác lưu trữ hạn chế, kho lưu trữ
phân tán và chưa có một cơ sở dữ liệu đầy đủ, thống nhất để quản lý và phục
vụ khai thác. Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội là vấn đề rất cần được
quan tâm thực hiện.
Là nhân viên của Ngân hàng TMCP Quân đội và làm công tác lưu trữ tại
Hội sở, với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ cho các hoạt động của MB, tôi đã chọn đề tài: “Nghiên

9


cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ tại Hội sở Ngân
hàng TMCP Quân đội” làm luận văn cao học của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, những vấn đề liên quan đến xây dựng cơ sở dữ liệu nói
chung và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng đã được nghiên cứu bởi các
nhà nghiên cứu của nhiều nước. Ban đầu tài liệu lưu trữ điện tử được lưu tại
các file trong máy tính, đến khi khối lượng tài liệu ngày càng nhiều và mức
độ phức tạp tăng lên người ta đã sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý. Những
nghiên cứu bắt đầu từ công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ. Tại các nước
Indonesia, Malaysia, Pháp, Mỹ đã tiến hành thành công nhiều dự án số hóa và
đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý, khai thác khối tài liệu này. Theo nghiên cứu
của ThS Nguyễn Thùy Trang – Phòng quản lý khoa học và công nghệ, Trung

tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thì hoạt động số hóa và xây
dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Pháp đã được phát triển trên diện rộng
nhất là vào cuối thế kỷ XX khi các phông lưu trữ có tính di sản và mang giá
trị lịch sử; các phông lưu trữ quý nhưng có tình trạng vật lý kém, dễ rách,
hỏng; các phông lưu trữ được khai thác, sử dụng thường xuyên được lựa chọn
để số hóa. Tại Malaysia, cơ sở dữ liệu tài liệu ảnh được thực hiện trong giai
đoạn 1 của Dự án chuyển đổi dữ liệu năm 2000 - 2001. Các loại ảnh được
Lưu trữ Malaysia ưu tiên lựa chọn để chuyển đổi là ảnh lịch sử bao gồm các
hình ảnh sự kiện lịch sử, ảnh chân dung lãnh đạo trong nước, hình ảnh phóng
sự về đời sống kinh tế - xã hội của đất nước và những hình ảnh tư liệu khác.
Tại Nhật Bản, cơ sở dữ liệu tài liệu lịch sử Châu Á có quy mô lớn nhất thế
giới được thành lập từ năm 2001. Thành phần tài liệu tại Trung tâm lưu trữ
này bao gồm tài liệu của Nhật Bản và những tài liệu về quan hệ của Nhật Bản
với các nước Châu Á.

10


Ở Việt Nam, kế thừa thành tựu nghiên cứu của các nước trên thế giới vào
xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bắt đầu từ những nghiên cứu về
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, sau đó là số hóa
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6
năm 2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ, />2. Huệ Chi (2013), Đôi điều suy nghĩ về lập hồ sơ điện tử, Tạp chí Văn
thư Lưu trữ Việt Nam, số 9, tr. 1-5.
3. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01
năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ,
/>4. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HDVTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu
trữ, />5. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐVTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ

liệu tài liệu lưu trữ, />6. Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội, Giáo trình Cơ sở dữ
liệu, NXB ĐHQG Hà Nội.
7. Đỗ Văn Học (2013), Lập Hồ sơ điện tử - xu hướng có tính tất yếu
trong công tác văn thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, tr. 2-6.
8. Nguyễn Văn Kết (2013), Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, những vấn
đề thực tế và quy định mới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3, tr. 1317.
11


9. Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - Yêu cầu thực tiễn
đặt ra cho ngành lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr. 34-36.
10.Dương Văn Khảm (2013), Thiết lập siêu dữ liệu – công việc quan
trọng nhất của một dự án số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số
1, tr. 22-25.
11.Brett King (2014), Bank 3.0 Tương lai của ngân hàng trong kỷ
nguyên số, Dịch giả Nguyễn Phương Lan, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội.
12. Nguyễn Văn Linh, Trần Cao Đệ, Trương Thị Thanh Tuyền, Lâm
Hoài Bảo, Phan Huy Cường, Trần Ngân Bình (2003), Cấu trúc dữ liệu, Giáo
trình Đại học Cần Thơ, .
13. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2011), Thông tư số 01/2011/TTNHNN ngày 21 tháng 02 năm 2011 quy định việc đảm bảo an toàn, bảo mật
hệ thống công nghệ thông tin trong hoạt động ngân hàng, .
14.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), Báo cáo thường niên, Tài liệu
lưu hành nội bộ.
15.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), Đề án kiện toàn công tác lưu
trữ 2013-2015 số 283/ĐA-VH-HC ngày 04/6/2013, Hồ sơ văn bản đi năm
2013.
16.Ngân hàng TMCP Quân đội (2013), 262/QĐ-HS ngày 01/02/2013
v/v ban hành Quy định hạ tầng Trung tâm dữ liệu, Hồ sơ văn bản đi năm
2013.
17. Cao Thị Nhạn, Nguyễn Thị Thanh Bình (2010), Cơ sở dữ liệu, Giáo

trình Đại học Đà Lạt, .
18. Nguyễn Lệ Nhung, Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ tài liệu
điện tử, Bài giảng lớp cao học lưu trữ 2010, .

12


19. Nguyễn Lệ Nhung, Tổ chức và quản lý tài liệu điện tử, Bài giảng
lớp cao học lưu trữ 2010, .
20. Nguyễn Lệ Nhung, Một số dạng siêu dữ liệu, Bài giảng lớp cao học
lưu trữ 2010, .
21.Vũ Thị Phụng (2014), Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ
tái cấu trúc – những vấn đề đặt ra hiện nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 2, tr. 13-16.
22. Phạm Thế Quế (2006), Cơ sở dữ liệu, Học viện Công nghệ Bưu
chính Viễn thông, .
23. Phan Tấn Quốc (2005), Giáo trình Cơ sở dữ liệu, Trường Cao đẳng
Kỹ thuật Cao Thắng, .
24.Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29
tháng 11 năm 2005, .
25.Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày
29 tháng 6 năm 2006, .
26.Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11
năm 2011, />Website:
27. “Những khó khăn chủ yếu trong việc
triển khai các nội dung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử cho các cơ quan,
tổ chức”, Bài viết của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bình Định, đăng ngày
03/7/2014.
28. Kinh nghiệm của lưu trữ các nước về
số hóa tài liệu lưu trữ, ThS Nguyễn Thùy Trang - Phòng Quản lý khoa học và

công nghệ, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ.

13


29. VietnamNet.vn, “Không thể đứng ngoài cuộc với phát triển CNTT”,
Bài phát biểu của Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam, đăng ngày 29/10/2014.

14