Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của trường đại học hải dương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TẠ THỊ THANH THỦY

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01

Hà Nội, 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TẠ THỊ THANH THỦY

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hƣơng
Mã số: 60 32 03 01

Hà Nội, 2016

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các
kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chƣa từng đƣợc
công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác, các tài
liệu tham khảo đã đƣợc chú thích.

TÁC GIẢ

Tạ Thị Thanh Thủy


LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sƣ, phó
giáo sƣ, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội). Hiệu
trƣởng Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, Lãnh đạo và cán bộ nhân viên Trung
tâm Nghiên cứu thực hành Du lịch và Lữ hành cùng các đơn vị tác giả đến
khảo sát, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu: Phòng Tổng hợp; Phòng Tổ chức Cán
bộ; phòng Quản lý Đào tạo; phòng Công tác Học sinh – Sinh viên và nhiều
chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp đỡ, ủng hộ, tƣ vấn trong quá trình tác giả
thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới
TS. Nguyễn Liên Hƣơng - Ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn tác giả thực hiện
đề tài./.

Tạ Thị Thanh Thủy


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

TL

Tài liệu

UBND

Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 1
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ...........................................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .........................................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ..................................................................................3
6. Nguồn tƣ liệu tham khảo ....................................................................................5
7. Phƣơng pháp nghiên cứu ....................................................................................6
8. Bố cục của luận văn ............................................................................................7
PHẦN NỘI DUNG ...................................................................................................9
CHƢƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ
HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG ..........................................................9
1.1. Khái quát về Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ................................................... 9
1.1.1. Lịch sử hình thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng....................................... 9
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng .......
............................................................................................................................... 10
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ ........................................................................10
1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức ..................................................................................11
1.1.2.3. Đội ngũ cán bộ.............................................................................................. 13
1.1.2.4. Hoạt động đào tạo của Nhà trường trong những năm gần đây .........14

1.1.2.5. Điều kiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin ....................15
1.2. Giới thiệu thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt
động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng .............................................................. 16
1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại
học Hải Dƣơng ..................................................................................................16
1.2.1.1. Khối lượng tài liệu ............................................................................16
1.2.1.2. Thành phần tài liệu ...........................................................................17
1.2.1.3. Nội dung tài liệu................................................................................ 18
1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng ...........22
1.2.2.1. Tài liệu có giá trị thực tiễn ...............................................................22
1.2.2.2. Tài liệu có giá trị khoa học ...............................................................23
1.2.2.3. Tài liệu có giá trị lịch sử ..................................................................23


1.3. Sự cần thiết phải áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình
thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ................................24
1.3.1. Đảm bảo quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong Nhà trường .........
.......................................................................................................................................... 24
1.3.2. Nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ ...................................25
1.3.3. Giúp lãnh đạo, cán bộ giảng viên nhà trường chủ động kiểm soát và
quản lý hồ sơ, tài liệu theo mục tiêu đã xây dựng ............................................27
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1: ....................................................................................... 28
CHƢƠNG 2. XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU
TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI
DƢƠNG ................................................................................................................... 29
2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ...................................................................................... 29
2.1.1. Các quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của Trường Đại học Hải
Dương ................................................................................................................29
2.1.2. Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu

lưu trữ ................................................................................................................30
2.1.2.1. Tổ chức nhân sự phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ........30
2.1.2.2. Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu .......................31
2.1.3. Thực tế công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học
Hải Dương ........................................................................................................ 32
2.1.3.1. Công tác lập hồ sơ hiện hành.................................................................. 32
2.1.3.2. Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ......................................................... 33
2.1.3.3. Công tác thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu ....................................33
2.1.3.4. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ .........................................35
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ..............................................................36
2.2.1. Các khái niệm cơ bản ............................................................................. 36
2.2.2. Xác định mục tiêu quản lý của quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 37
2.2.3. Trách nhiệm quản lý ...............................................................................38
2.2.3.1. Trách nhiệm của lãnh đạo ................................................................ 38
2.2.3.2. Trách nhiệm của nhân viên ...............................................................40
2.2.4. Xây dựng các quy trình tác nghiệp ......................................................... 41
2.2.4.1. Căn cứ xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu ............ 41
2.2.4.2. Biên soạn tài liệu xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương............... 43


2.2.4.3. Xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương .......................................47
2.2.5. Kế hoạch hướng dẫn thực hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu ...........55
2.2.5.1. Xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu .............................55
2.2.5.2. Thời gian dự kiến thực hiện .............................................................. 57
2.2.5.3. Tiến hành kiểm tra, đánh giá việc xây dựng và áp dụng quy trình
quản lý hồ sơ, tài liệu. .................................................................................... 58
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2: ............................................................................59

CHƢƠNG 3: ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU
TRỮ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG .....................................................60
3.1. Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài
liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ....................................................60
3.1.1. Những thuận lợi khi áp dụng quy trình .....................................................60
3.1.1.1. Hệ thống văn bản pháp lý, văn bản hướng dẫn cụ thể .........................60
3.1.1.2. Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo ........................................................ 61
3.1.2. Những khó khăn khi áp dụng quy trình .....................................................62
3.1.2.1. Nhận thức và thói quen làm việc của môt bộ phận cán bộ, nhân viên còn
hạn chế ............................................................................................................62
3.1.2.2. Kinh phí đầu tư còn hạn chế .............................................................63
3.2. Các điều kiện để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ . 64
3.2.1. Chuẩn bị điều kiện về nhân lực ..............................................................64
3.2.2. Chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất ......................................................65
3.3. Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ ...........66
3.3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
hình thành trong Đại học Hải Dương .............................................................. 66
3.3.2. Tuyên truyền về việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại
Đại học Hải Dương ..........................................................................................68
3.3.3. Thực hiện thống nhất công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu ............... 69
3.3.4. Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ chuyên môn....... 70
3.3.5. Kiểm tra, đánh giá việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu .........71
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3: .......................................................................................72
KẾT LUẬN .............................................................................................................74
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................. 75
DANH SÁCH PHỤ LỤC .......................................................................................79


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Tài liệu lƣu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin
quá khứ vô cùng phong phú của mỗi quốc gia. Giá trị của tài liệu lƣu trữ đã đƣợc
công nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…Trong mọi
cơ quan, tổ chức, tài liệu lƣu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý,
chỉ đạo, điều hành cũng nhƣ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính xác
nhất. Đối với sự nghiệp giáo dục đặc biệt là giáo dục đại học thì hồ sơ, tài liệu sản
sinh trong quá trình giải quyết công việc không chỉ phản ánh đƣờng lối, chính sách
quản lý của Đảng và Nhà nƣớc mà còn là nguồn thông tin chủ yếu để xử lý và thực
hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý, đào tạo học sinh, sinh viên. Trƣờng Đại
học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng, có
chức năng đào tạo nguồn nhân lực của tỉnh cũng nhƣ các khu vực khác trong cả
nƣớc. Lãnh đạo các Bộ, Sở, Ban, Ngành luôn luôn quan tâm, tạo điều kiện để
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ngày càng phát triển, có chất lƣợng tốt. Trƣờng Đại
học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập chịu sự quản lý của UBND Hải Dƣơng
nhƣng từ trƣớc đến nay Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh chƣa tiến hành thu thập tài
liệu. Chính điều này đòi hỏi Nhà trƣờng phải chủ động triển khai việc xây dựng
quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động Nhà trƣờng. Thêm vào
đó công tác quản lý hồ sơ, tài liệu còn bộc lộ nhiều bất cập về nhân sự, cơ sở vật
chất cũng nhƣ các nghiệp vụ liên quan (lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ
chức khai thác sử dụng.) Tất cả nguyên nhân trên đặt ra yêu cầu cấp thiết nhất đối
với việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
động của Nhà trƣờng. Một quy trình khoa học và phù hợp sẽ giúp chuẩn hóa công
tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, tránh đƣợc tình trạng mất, thất lạc tài liệu và các
rủi ro khác. Mặt khác nếu xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu
lƣu trữ tốt ở Đại học Hải Dƣơng có thể là một căn cứ, mô hình tham khảo cho các
trƣờng cao đẳng, đại học khác thuộc địa phƣơng quản lý.
Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài
“Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong
1

hoạt động của Trường Đại học Hải Dương” làm đề tài luận văn thạc sỹ. Trên cơ
sở lý luận và qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế, chúng tôi mong muốn đƣa ra
đƣợc một quy trình quản lý hiệu quả tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động
Nhà trƣờng.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tƣợng nghiên cứu
Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi
không thể đi sâu vào tất cả các nội dụng của công tác lƣu trữ, chúng tôi xác định
đối tƣợng nghiên cứu là xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình
thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng.
* Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu, khảo sát việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
hình thành trong hoạt động của Đại học Hải Dƣơng.
Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng
Đại học Hải Dƣơng.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi tập trung làm rõ những vấn đề sau:
Thứ nhất: Phân tích sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý
hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
Thứ hai: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong
hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
Thứ ba: Phân tích các điều kiện, biện pháp để áp dụng quy trình đã xây dựng.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài đƣợc xác định nhƣ sau:
- Khảo sát về hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng (lịch sử hình thành,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức).
- Khảo sát, thống kê thành phần, khối lƣợng, nội dung tài liệu hình thành
trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
- Đánh giá ƣu điểm, hạn chế của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trƣờng

Đại học Hải Dƣơng;
2


- Phân tích mục đích, ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, sự cần
thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành
trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
- Căn cứ vào văn bản pháp lý, văn bản hƣớng dẫn của Nhà nƣớc để xây dựng
và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu;
- Nghiên cứu tham khảo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp
dụng nó vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ;
- Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ, đồng thời qua
khảo sát, đánh giá về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động
của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, chúng tôi tiến hành xây dựng quy trình quản lý hồ
sơ, tài liệu lƣu trữ và đề xuất các biện pháp áp dụng quy trình vào thực tế. Sản phẩm
cụ thể là quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn văn thƣ, giai đoạn
lƣu trữ.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức ở nƣớc ta không phải là đề tài mới. Vấn đề này đã đƣợc đề
cập ở một số nghiên cứu nhƣ: Báo cáo nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa
luận tốt nghiệp cử nhân...
* Các luận văn thạc sỹ, các khóa luận tốt nghiệp đề cập đến vấn đề quản lý
hồ sơ, tài liệu lƣu trữ nhƣ:
- Luận văn “Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt
động của hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam BIDV” năm 2014 của học viên Nguyễn Văn Trìu;
- Luận văn “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng
trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2013 của học viên Vũ
Thị Tân;
- Luận văn “ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại cơ quan Trung ương

Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam”năm 2013 của học viên Nông Thị Ánh Phƣợng;
- Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các chi cục thuế trên địa
bàn Hà Nội – Thực trạng, giải pháp” năm 2013 của học viên Ngô Thị Kiều Oanh;
3


- Luận văn “ Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu
trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội” năm 2013 của học viên Phạm Thị Hạnh;
- Luận văn “Công tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng - Thực trạng và
giải pháp” năm 2010 của học viên Hoàng Văn Thanh;
- Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh
Bình, thực trạng và giải pháp” năm 2009 của học viên Nguyễn Hằng Thủy;
- Luận văn “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập
hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng nội vụ Hà
Nội”năm 2008 của học viên Trần Thị Kim Oanh;
- Khóa luận tốt nghiệp “ISO 9000 trong dịch vụ hành chính, một giải pháp
để nâng cao hiệu quả phục vụ của cơ quan nhà nước” khóa 2001 – 2005 của tác
giả Cam Anh Tuấn;
- Khóa luận “Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ quan
nhà nước” khóa 2001 – 2005 của tác giả Hồ Anh Tú.
Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp đã đƣa ra những cơ sở lý luận và vận
dụng để xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam.
Một số bài viết đăng trên Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam nhƣ:, “Những
điều cần bàn về công tác lưu trữ ở các trường đại học” của tác giả Nguyễn Trọng
Biên số 3 năm 2002 ; “Thu thập tài liệu lưu trữ đưa vào các trường đại học”của tác
giả Nguyễn Trọng Biên, số 5 năm 2003; “ Một số vấn đề xây dựng và áp dụng tiêu
chuẩn quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp” của tác giả Nguyễn Ngọc
Đồng, số 1 năm 2005;
Nhƣ vậy, có thể nói vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đã đƣợc nghiên cứu

ở một số hình thức và góc độ khác nhau, từ việc nghiên cứu lý luận đến vận dụng
vào thực tiễn quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ cho các cơ quan cụ thể. Đã có một số
công trình nghiên cứu về vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của trƣờng cao đẳng, đại học, tuy nhiên do đặc thù riêng, xét về khía cạnh quản lý,
phạm vi hoạt động, chức năng cơ cấu tổ chức của từng trƣờng khác nhau nên mỗi
trƣờng sẽ có những vấn đề đƣợc nghiên cứu khác nhau. Đối với Trƣờng Đại học Hải
4


Dƣơng, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ là áp dụng cho trƣờng
đại học công lập thuộc địa phƣơng quản lý. Điều này sẽ giúp bảo quản an toàn khối
tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và có thể tổ chức tốt cho việc khai
thác sử dụng phục vụ cho công việc chung. Quy trình đƣợc xây dựng có thể áp dụng
cho các trƣờng đại học công lập thuộc địa phƣơng khác quản lý.
6. Nguồn tƣ liệu tham khảo
Để thực hiện dề tài này, chúng tôi dựa trên những nguồn tài liệu sau:
* Nhóm tài liệu về hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN 9001:2008 bao
gồm các tài liệu hƣớng dẫn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo
ISO 9001:2008.
* Các giáo trình và luận văn có liên quan đến việc xây dựng và triển khai áp
dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức nhƣ:
- Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào
Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại
học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990;
- Giáo trình “Nghiệp vụ lƣu trữ cơ bản” của nhóm tác giả Vũ Thị Phụng,
Nguyễn Thị Chinh: NXB Hà Nội, 2006;
- Các luận văn Thạc sỹ đƣợc lƣu tại tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị
Văn phòng.
* Các văn bản pháp luật quy định về công tác lƣu trữ:
- Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11

năm 2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật lƣu trữ;
- Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
- Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03 thánh 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức;

5


- Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ
hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch
sử các cấp;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành bản hƣớng dẫn chỉnh lý
tài liệu hành chính;
* Các bài báo khoa học đăng trên Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam
Ví dụ: “Những điều cần bàn về công tác lưu trữ ở các trường đại học” của
tác giả Nguyễn Trọng Biên số 3, năm 2002 [7, t79 - 80]
* Các văn bản quy định hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
Ví dụ: - Quyết định số 285/QĐ-ĐHKTKT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của
Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng về việc ban hành cơ cấu tổ chức;
- Quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số
639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 của Hiệu trƣởng Trƣờng đại học
Hải Dƣơng)
* Một số trang web nhƣ:

- www.tcvn.gov.vn;
- www.luutruvn.gov.vn.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Khi tiến hành thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng các phƣơng pháp
nghiên cứu nhƣ:
- Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin: cụ thể là quan điểm nhận thức
của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để có cái nhìn toàn
diện, xem xét đánh giá sự phù hợp của vấn đề với thực tế nghiên cứu.
- Phƣơng pháp lịch sử và phƣơng pháp hệ thống: đƣợc vận dụng khi nghiên
cứu lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của Trƣờng Đại học Hải
Dƣơng, qua đó xác định các nhóm tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của
Nhà trƣờng.
6


- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế. Để tiến hành nghiên cứu đề tài, tôi
tiến hành điều tra, khảo sát thực tế khối lƣợng, nội dung, thành phần của tài liệu lƣu
trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng để đảm bảo tính xác thực của tài liệu hình thành
trong hoạt động của Nhà trƣờng
- Phƣơng pháp phân tích tổng hợp: dựa trên các thông tin thu thập đƣợc từ
thực tế và từ tài liệu tham khảo, chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp theo từng
nội dung để giải quyết các vấn đề.
- Phƣơng pháp phỏng vấn và phƣơng pháp quan sát tham dự vào thực tế. Hai
phƣơng pháp này đem lại số liệu, kết quả chân thực, chính xác, phản ánh tƣơng đối
chính xác vấn đề phỏng vấn.
8. Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn gồm ba chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1. Sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý
hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
Ở chƣơng này, chúng tôi giới thiệu sơ lƣợc về sự ra đời, phát triển của

Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; khảo sát thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình
thành trong hoạt động của Nhà trƣờng; phân tích sự cần thiết phải xây dựng
quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học
Hải Dƣơng.
Chƣơng 2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành từ
hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
Ở chƣơng này, chúng tôi phân tích thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu
tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, đánh giá những ƣu điểm và hạn chế; Nghiên cứu
xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu.
Chƣơng 3. Áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành
trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
Ở chƣơng này, chúng tôi phân tích những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng
quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại
học Hải Dƣơng; phân tích các điều kiện để áp dụng quy trình; đề xuất các biện pháp
áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ vào trong thực tế.
7


Để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả của việc quản lý hồ sơ, tài
liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đòi hỏi cần
có những giải pháp đồng bộ, phù hợp, đƣợc tổ chức thực hiện một cách thống nhất
và khoa học tại tất cả các đơn vị phòng, khoa, trung tâm trong Nhà trƣờng. Trong
các giải pháp đó, việc chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong đã đƣợc xây dựng
trong quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong Trƣờng Đại học Hải
Dƣơng có thể coi là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong giai đoạn hiện nay.
Trong đề tài, chúng tôi không đi sâu vào nghiên cứu, phân tích một giải pháp mà đề
xuất những công viêc cụ thể và trình tự các bƣớc thực hiện để có thể quản lý, kiểm
soát và tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, chúng tôi mong muốn nhận đƣợc những ý kiến đóng
góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ phụ trách công tác văn thƣ – lƣu trữ tại cơ

quan để có thể hoàn thiện đề tài và phục vụ cho việc thực hiện thực tế trong phạm vi
Nhà trƣờng.
Nhân đây, cho phép tôi đƣợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đối với
TS. Nguyễn Liên Hƣơng – ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành
luận văn này và trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo đã tận tình truyền đạt cho
tôi những kiến thức quan trọng trong suốt khóa học cao học Lƣu trữ học 2013 –
2015. Đồng thời, tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải
Dƣơng, các bạn, đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn.
Học viên

Tạ Thị Thanh Thủy

8


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI
LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG
ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG
1.1. Khái quát về Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
1.1.1. Lịch sử hình thành Trường Đại học Hải Dương
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND
tỉnh Hải Dƣơng, đƣợc thành lập theo Quyết định số 1258/QĐ-TTg của Thủ tƣớng
Chính phủ ngày 26 tháng 07 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trƣờng Cao đẳng
Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng [30] và đƣợc đổi tên theo Quyết định số 378/QĐTTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tƣớng Chính phủ [32].
Với truyền thống 52 năm xây dựng và phát triển, Nhà trƣờng có uy tín trong
việc giảng dạy các bậc Trung cấp, Cao đẳng, Đại học theo các khối ngành Kinh tế Kỹ thuật - Xã hội. Xuất phát điểm là Trƣờng Trung cấp Quản lý Kinh tế Hải Hƣng
thuộc Ban Đào tạo và Tuyển sinh Hải Hƣng đƣợc thành lập năm 1979 trên cơ sở
thống nhất 03 trƣờng của 03 ngành: Tài chính, Kế hoạch và Lao động; Năm 1993,

sáp nhập Trƣờng Thƣơng nghiệp của Sở Thƣơng mại (nguyên từ Trƣờng Thƣơng
nghiệp đƣợc thành lập vào năm 1960 trực thuộc Bộ Nội thƣơng chuyển giao về
Tỉnh). Sau đó, Trƣờng đƣợc đổi tên thành Trƣờng Trung cấp Kinh tế Hải Hƣng trực
thuộc Sở Giáo dục Hải Hƣng.
Năm 2001, Nhà trƣờng đƣợc nâng cấp thành Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ
thuật Hải Dƣơng trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hải Dƣơng theo Quyết
định số 272/2001/QĐ-BGD&ĐT– TCCB ngày 11/01/2001 của Bộ trƣởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo.
Năm 2007, Nhà trƣờng đƣợc chuyển lên trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng;
thực hiện vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo Quyết định
số 1993/QĐ-UBND, ngày 04/6/2007 (nay là Quyết định số 1483/QĐ-UBND, ngày
07/6/2010) của UBND tỉnh Hải Dƣơng.

9


Năm 2011, Nhà trƣờng đƣợc tiếp tục đƣợc nâng cấp thành Trƣờng Đại học
Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng theo Quyết định số
1258/2011/QĐ-TTg ngày 26/7/2011 của Thủ tƣớng Chính phủ và đƣợc đổi tên
thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3
năm 2013. Đây là Trƣờng Đại học công lập đầu tiên trực thuộc Tỉnh, là kết quả sau
phấn đấu của toàn thể cán bộ giảng viên, công nhân viên trong Trƣờng, đặc biệt là
đội ngũ Ban Giám hiệu Nhà trƣờng.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ Theo Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 ngày 18 tháng 6 năm
2012 của Quốc hội khóa XIII [19, t.12] , Điều lệ Trƣờng Đại học ban hành kèm
theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tƣớng
Chính phủ [13, t17], hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bao gồm:
a) Chức năng

Trƣờng Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là trƣờng đại học công lập trực thuộc
UBND tỉnh Hải Dƣơng có chức năng đào tạo sinh viên có trình độ đại học, cao
đẳng thuộc các khối ngành kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tổ chức nghiên cứu ứng dụng
khoa học công nghệ phục vụ giáo dục và đào tạo theo quy định của Pháp luật.
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và chịu trách
nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật. Trƣờng
có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và đƣợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng và kho
bạc nhà nƣớc.
b) Nhiệm vụ
Một số nhiệm vụ cơ bản của Nhà trƣờng hiện nay là tổ chức đào tạo bồi
dƣỡng cũng nhƣ thực hiện các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chƣơng trình
đào tạo các ngành nghề đƣợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt; Xây dựng và triển
khai các chƣơng trình, nội dung đào tạo trên cơ sở các chƣơng trình khung của Bộ
Giáo dục và Đào tạo yêu cầu thực tiễn của xã hộ; Để đáp ứng yêu cầu tổ chức thực
hiện nhiệm vụ và công tác quản lý từ ngày thành lập đến nay nhà trƣờng đã thƣờng

10


xuyên củng cố hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực lao động để tcó
một tập thể cán bộ công chức với bộ máy tổ chức hoạt động tƣơng đối nhịp nhàng.
Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, đại học khi đƣợc sự cho phép
của các cơ quan có thẩm quyền và theo đúng quy định của pháp luật. Xây dựng
chƣơng trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập với ngành nghề Nhà
trƣờng đƣợc phép đào tạo trên cơ sở khung chƣơng trình do Bộ Giáo dục và Đào
tạo quy định.
Tổ chức đào tạo và hoạt động giáo dục theo mục tiêu chƣơng trình, ngành
nghề đào tạo đã đƣợc Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan có thẩm quyền cho phép,
công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định.
Tổ chức tuyển sinh và quản lý sinh viên theo quy định. Phối hợp quản lý và

xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển
Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học, kết hợp đào tạo nghiên
cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác đào tạo nhằm tiếp
cận khoa học hiện đại. Tổ chức công tác đào tạo hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa
học theo quy định chung của Nhà nƣớc. Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn
nhân lực nhằm mục tiêu giáo dục, liên kết với các cơ quan hữu quan nhằm phát
triển, nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo.
Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài chính tài sản, đất đai đƣợc giao theo
quy định
1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng gồm có:
* Ban Giám hiệu
* Khối phòng, ban:
- Phòng Tổ chức Cán bộ;
- Phòng Thanh tra Pháp chế;
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Quản lý khoa học;
- Phòng Quản trị Thiết bị;
- Phòng Tài chính Kế toán;
11


- Phòng Quản lý Đào tạo;
- Phòng Hợp tác đào tạo;
- Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lƣợng;
- Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên;
- Ban Bảo vệ, quản lý tài sản Liên Hồng;
- Ban Quản lý dự án.
* Khối khoa:
- Khoa Khoa học cơ bản;

- Khoa Lý luận chính trị;
- Khoa Luật;
- Khoa Ngoại ngữ;
- Khoa Thể chất – Quốc Phòng – An Ninh.
- Khoa Quản trị Du lịch và Lữ hành
- Khoa Kinh tế;
- Khoa Tài chính – Ngân hàng;
- Khoa Kế toán – Kiểm toán;
- Khoa Sƣ phạm kỹ thuật;
- Khoa Điện tử truyền thông;
- Khoa Cơ điện lạnh;
- Khoa Công nghệ thông tin;
- Khoa Chăn nuôi thú y
- Phát triển nông thôn.
* Các Trung tâm:
- Trung tâm Y tế và Thể dục thể thao;
- Trung tâm Đào tạo và Bồi dƣỡng cán bộ;
- Trung tâm Nghiên cứu khoa học;
- Trung tâm Ngoại ngữ;
- Trung tâm thực hành và chuyển giao công nghệ kinh tế - xã hội – tổng hợp;
- Trung tâm thực hành và chuyển giao công nghệ kỹ thuật tổng hợp;
- Trung tâm Thông tin Thƣ viện;
12


- Trung tâm Hỗ trợ đào tạo;
- Trung tâm phục vụ đời sống việc làm;
- Trung tâm Quản lý Ký túc xá.
(Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hải Dương xem tại phụ lục số 01)
1.1.2.3. Đội ngũ cán bộ

Số lƣợng đội ngũ cán bộ, giảng viên của nhà trƣờng hiện nay tƣơng đối đông.
Theo số liệu thống kê mới nhất từ Phòng Tổ chức Cán bộ tính đến tháng 4 năm 2015 thì
tổng số cán bộ giảng viên của trƣờng là 348 ngƣời trong đó: có 02 GS, PGS, 24 tiến
sĩ, 16 nghiên cứu sinh, 124 thạc sỹ, 99 học viên cao học, 9 sau đại học, 54 đại học 10
cao đẳng, 10 trung cấp.
Trình độ

TT

Số lƣợng ngƣời

1

GS, PGS

02

2

Tiến sỹ

24

3

Nghiên cứu sinh

16

4

Thạc sỹ

124

5

Học viên cao học

99

6

Sau đại học

9

7

Đại học

54

8

Cao đẳng

10

Trung cấp

10

Ghi chú

Bảng 1.1. Số liệu số lƣợng đội ngũ giảng viên Trƣờng Đại học Hải Dƣơng [3, t8].
Là một trƣờng đại học mới đƣợc thành lập hiện nay đội ngũ giảng viên của
nhà trƣờng chủ yếu là đội ngũ trẻ, chƣa có nhiều kinh nghiệm trong giảng dạy. Hiện
nay với chính sách khuyến khích học nâng cao trình độ đội ngũ giảng viên đã hăng
hái tham gia đi học cao học và nghiên cứu sinh tại các trƣờng có uy tín và chất
lƣợng với các ngành khác nhau.

13


1.1.2.4. Hoạt động đào tạo của Nhà trường trong những năm gần đây
Trải qua hàng chục năm xây dựng và phát triển, quy mô và chất lƣợng đào
tạo của Nhà trƣờng ngày một tăng lên. Quy mô đào tạo của Nhà trƣờng năm 2009 –
2010 là trên 9000 học sinh, sinh viên với 17 chuyên ngành thuộc các hệ Cao đẳng,
Trung cấp, Nghề và đào tạo Liên thông Trung cấp – Cao đẳng, liên kết đào tạo Liên
thông Cao đẳng – Đại học; tổ chức các lớp bồi dƣỡng, đào tạo Sau Đại học. Cụ thể:
Quy mô đào tạo của Nhà trƣờng trong các năm học gần đây
Trong đó
Năm học

Số
HSSV

ĐH

Cao

Trung

đẳng

cấp

2006 - 2007

2.428

1.358

1.070

2007 - 2008

4.798

2.638

1.510

2008 - 2009

6.554

3.863

1.841

2009 - 2010

9.000

5.589

2010 - 2011

9.316

2011 - 2012

9.493

2012 - 2013

Nghề

Bồi
dƣỡng

Liên

Ghi

kết

chú

ĐH

300
250

50

500

2.317

700

1.094

4.985

1.986

800

1.545

770

5.753

1.337

800

833

7.483

2.321

3.769

557

550

286

2013 - 2014

4774

2751

1773

50

2014 - 2015

2568

2168

400

Bảng 1.2. Số liệu thống kê số lượng sinh viên của ĐHHD [5, t30]
Nhƣ vậy, trong giai đoạn 2006 - 2012, quy mô đào tạo Nhà trƣờng tăng
nhanh hằng năm, bình quân tăng 1,0 – 1,9%. Năm học 2006 - 2007, quy mô học
sinh – sinh viên là 2.428, tỷ lệ tăng so với năm trƣớc là 20%. Nếu năm học 20012002 là năm học đầu tiên Nhà trƣờng đƣợc thành lập quy mô đào tạo chỉ 500 học
sinh sinh viên thì đến năm học 2009 - 2010, quy mô đào tạo tăng gấp 18 lần, năm
2010 - 2011 tăng gấp trên 20 lần.
Với tốc độ phát triển, quy mô đào tạo nhƣ vậy đến giai đoạn năm 2011-2015
Nhà trƣờng dự tính sẽ đạt mức quy mô ổn định khoảng 8000 - 10.000 sinh viên; giai
14


đoạn sau năm học 2015 - 2016 đến 2020 sẽ đạt mức quy mô ổn định khoảng 23.000
- 25.000 học sinh, sinh viên. Đối chiếu với định hƣớng quy hoạch của Chính phủ tại
Quyết định số 121/2007/QĐ-TTg ngày 27/7/2007 phê duyệt quy hoạch mạng lƣới
trƣờng đại học giai đoạn 2006-2020: “Các trƣờng đại học, học viện đào tạo các
ngành nghề kỹ thuật – công nghệ, kinh tế, luật, sƣ phạm và các lĩnh vực khác có gắn
với kinh tế - kỹ thuật: khoảng 15.000 sinh viên quy đổi thì quy mô đào tạo của Nhà
trƣờng đạt chuẩn của một trƣờng đại học.
Các ngành đào tạo bậc đại học đang đƣợc tiếp tục mở rộng. Năm 2009, Nhà
trƣờng triển khai đào tạo đƣợc 08 ngành học hệ Cao đẳng, Trung cấp: 03 ngành
Kinh tế, 03 ngành Kỹ thuật, 02 ngành Quản lý xã hội với 17 chuyên ngành. Năm
2011, sau khi Trƣờng đƣợc nâng cấp lên đại học, ngay sau đó Trƣờng đƣợc đào tạo
thêm 01 ngành Kế toán bậc Đại học và gần 01 năm tiếp theo mở thêm đƣợc 09
ngành đào tạo đại học.
Đó là một sự phát triển vƣợt bậc của Nhà trƣờng trong những năm gần đây.
Chỉ trong thời gian ngắn đã có những bƣớc chuyển mình đáp ứng hợp lý, kịp thời,

phù hợp với sự phát triển của xã hội.
1.1.2.5. Điều kiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin
Về diện tích đất: Diện tích đất của Nhà trƣờng bao gồm 23,7 ha. Cụ thể:
Cơ sở 1: Trụ sở và cơ sở đào tạo chính hiện nay với diện tích đất gồm 02 ha
tại Khu 8 phƣờng Hải Tân, ở giữa số 1002 và 1004, đại lộ Lê Thanh Nghị (đi thẳng
vào 200m), thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng;
Cơ sở 2: Trụ sở của Trƣờng từ năm 2013 trở đi với diện tích quy hoạch là
21,7 ha, tại xã Liên Hồng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dƣơng và nằm trong quy
hoạch diện tích đất xây dựng khu liên hợp thể thao, văn hóa, y tế, giáo dục ở
phía Nam cầu Lộ Cƣơng.
Trƣờng đƣợc lãnh đạo tỉnh có chủ trƣơng giao Trƣờng quản lý, sử dụng và
khai thác Khu ký túc xá sinh viên tập trung do Tỉnh đầu tƣ với tổng diện tích quy
hoạch 21 ha (Trong đó: Giai đoạn 1 gồm 11,2995 ha đã hoàn thành công tác đền
bù giải phóng mặt bằng theo Dự án đầu tƣ xây dựng đã đƣợc phê duyệt ngày
20/11/2009) nằm trong khu liên hợp thể thao, văn hóa, y tế, giáo dục ở phía Nam
15


cầu Lộ Cƣơng thuộc địa phận xã Liên Hồng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dƣơng
(Thông báo số 25/TB-VP của UBND tỉnh Hải Dƣơng và Thông báo số 122TB/TU của Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy)
Nhƣ vậy, Tổng diện tích đất của Trƣờng gồm có: Cơ sở 1: 1,9862 ha + Cơ sở
2: 21,7708 tại Nam cầu Lộ Cƣơng = 23,757 ha.
Diện tích xây dựng tại cơ sở 1: 15.575 m2. Trong đó: 2170 m2 Phòng học (40
phòng); 540 m2 Phòng thực hành (9 phòng); 677 m2 Giảng đƣờng trung tâm (300
chỗ ngồi); 810 m2 Ký túc xá; 360 m2 Nhà ăn tập thể; 1.018 m2 Nhà làm việc của cán
bộ, giảng viên và phòng khách; 10.000 m2 sân vận động.
Trang thiết bị phục vụ dạy học: Hiện 100% các phòng học, thực hành, thí
nghiệm trong trƣờng đều có máy chiếu Projecto. Trong đó: 10 phòng học còn có hệ
thống camera phục vụ đặc trách công tác thi, kiểm tra; 5 phòng máy vi tính (25-36
máy/ phòng); 4 phòng thí nghiệm, thực hành Điện – Điện tử - Nhiệt lạnh; 02 phòng

thực hành công nghệ quản lý kinh tế - tài chính; 42 máy chiếu Projector [2, t12].
1.2. Giới thiệu thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt
động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường
Đại học Hải Dương
1.2.1.1. Khối lượng tài liệu
* Theo khảo sát tại tại Phòng Tổng hợp tính từ năm 1996 đến năm 2015, tài
liệu là tập lƣu văn bản của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng gồm số lƣợng nhƣ sau:
Năm

Văn bản đến

Văn bản đi

Tổng số

1996 - 1997

138

123

261

1997 -1998

182

262

444

1999

366

352

718

2000

540

445

985

2001

598

603

1201

2002

439

485

924

2003

519

287

806

16

Ghi chú


2004

469

491

960

2005

730

844

1574

2006

607

788

1395

2007

713

1039

1752

2008

606

1157

1763

2009

516

1092

1608

2010

790

1240

2030

2011

880

1476

2356

2012

910

1020

1930

2013

1109

1752

2761

2014

622

820

1442

2015

867

803

1670

Tổng

11.601

15079

26680

Bảng 1.3. Tổng hợp số lượng văn bản đi – đến tại Phòng Tổng hợp [1, t12]
* Số lƣợng hồ sơ bảo quản tại các phòng chức năng hiện có hơn 4000 hồ sơ
chuyên môn về: công tác tuyển sinh, hồ sơ học sinh – sinh viên, hồ sơ về cán bộ,
khen thƣởng, thanh tra tƣơng đƣơng với 200m giá tài liệu đƣợc bảo quản tại 02
phòng với tổng diện tích 40m2..
1.2.1.2. Thành phần tài liệu
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân trực
thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng, có chức năng đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực về
lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật, quản trị du lịch, góp phần cho sự phát triển giáo dục của
tỉnh Hải Dƣơng nói riêng và cả nƣớc nói chung. Trong quá trình Trƣờng thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình đã sản sinh ra những thành phần tài liệu sau:
- Khối TL hành chính: Hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng Đại
học Hải Dƣơng bắt đầu từ trƣờng Trung cấp cho đến đại học nhƣ hiện nay. Hồ sơ, TL
bao gồm tất cả các văn bản do cơ quan phát hành và công văn đến từ các cơ quan, đơn
vị chủ quản, các cơ quan chuyên môn nhƣ Bảo hiểm xã hội, Tỉnh ủy Hải Dƣơng, Tỉnh
Đoàn Hải Dƣơng …

17