Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH watabe wedding việt nam

1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế bao trùm, chi phối toàn bộ quá trình
phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia. Xu thế khách quan này đã đặt các doanh
nghiệp đứng trước những cơ hội và thách thức lớn lao. Để tồn tại và phát triển trong
môi trường cạnh tranh diễn ra gay gắt hơn đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới phương
thức quản trị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính
cạnh tranh cho sản phẩm của mình.
Đối với doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu là
một vấn đề hết sức quan trọng và đặc biệt có ý nghĩa vì công tác quản trị hàng tồn kho
nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc
tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho việc tồn kho, giảm
chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu. Đồng thời,
đảm bảo cho việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt
nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng
cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường.
Hiện nay, công tác quản trị tồn kho tuy rất quan trọng nhưng chưa thực sự quan
tâm đúng mức tại các doanh nghiệp nói chung cũng như tại Công ty TNHH WATABE
WEDDING VIỆT NAM (WAT) đang gặp một số vấn đề khó khăn, cần tháo gỡ, để có
biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu cho công ty. Chính vì
vậy, tác giả đã chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho
nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam” để làm đề tài luận
văn tốt nghiệp.


2

2. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI
-

Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho, các mô hình tồn kho nguyên

vật liệu, chức năng và chỉ tiêu đánh giá đến công tác quản trị của doanh nghiệp, chọn
lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài.
-

Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của

WAT trong những năm từ 2009 -2011.
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của
WAT trong thời gian tới.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
 Đối tượng nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu hoạt động Quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty
TNHH Watabe Wedding Việt Nam.
 Phạm vi nghiên cứu

-

Nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật

liệu tại WAT.
- Phân tích thực trạng tồn kho nguyên vật liệu tại WAT giai đoạn từ năm 20092011 và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho tại WAT.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phần lý thuyết, tác giả tham khảo các tài liệu liên quan đến đề tài như: sách
Quản trị sản xuất và điều hành của tác giả Hồ Tiến Dũng, sách Quản trị sản xuất và
dịch vụ, sách Quản trị sản xuất và tác nghiệp của tác giả Trương Đoàn Thể…, từ đó
chọn lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài.

- Phần đánh giá công tác quản trị tồn kho được thực hiện trên cơ sở phân tích
thông tin thứ cấp từ các báo cáo của Watabe Wedding Việt Nam, các nguồn từ hiệp hội
thương mại dệt may, cục thống kê, mạng internet…Sử dụng phần mềm Excel để tổng
hợp số liệu thu thập.


3

- Tham khảo ý kiến chuyên gia bằng cách trao đổi với bộ phận sản xuất, quản lý
chất lượng và các chuyên gia người nước ngoài … để tìm hiểu rõ nguyên nhân làm ảnh
hưởng đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT .
- Phần giải pháp được thực hiện dựa vào kết quả phân tích thực trạng, các mục
tiêu và tham khảo ý kiến của một số phòng ban của Watabe Wedding Việt Nam.
5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
Ngoài mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị tồn kho.
Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại
Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam từ năm 2009 -2011.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu
tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam.


4

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
1.1.1 Khái niệm về quản trị hàng tồn kho
Chính sách tồn kho rất quan trọng làm cho các nhà quản trị sản xuất, quản trị
marketing và quản trị tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất.

Hầu hết, các loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại không kể quy
mô lớn hay nhỏ đều có hàng tồn kho. Các nhà nghiên cứu đã đưa nhiều khái niệm về
hàng tồn kho khác nhau.
Theo tác giả Hồ Tiến Dũng (Quản trị sản xuất và điều hành, 2009) cho rằng “
Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt
hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành
phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ”
Theo tác giả Trần Đức Lộc, Trần Văn Phùng (Quản trị sản xuất và tác nghiệp,
2008) định nghĩa “ Hàng dự trữ bao gồm các loại nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng,
sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm…. Giá trị hàng dự trữ thường chiếm
từ 40-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp”
Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp,
nhưng theo tác giả “Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là: hàng mua để
nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công. Thành phẩm tồn kho
và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập
kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi
phí dịch vụ dở dang”
1.1.2 Mục tiêu quản trị tồn kho
Là giữ mức tồn kho đủ đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng với chi phí hiệu
quả nhất.
Để quản trị nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần quan tâm đặc biệt đến 2 vấn đề
cơ bản sau:
- Xác định mức nguyên vật liệu dự trữ hợp lý nhất.


5

- Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và lựa chọn mô hình cung ứng hợp lý
nhất.
1.1.3 Chức năng của quản trị tồn kho

1.1.3.1 Chức năng liên kết
Là chức năng cơ bản của hàng tồn kho, liên kết giữa sản xuất và sản phẩm tiêu
thụ. Việc duy trì một lượng tồn kho sẵn có là cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất
kinh doanh được tiến hành đều đặn và liên tục khi mức cung của doanh nghiệp và cầu
của thị trường không cân đối.
1.1.3.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát.
Với tình hình biến động liên tục của nền kinh tế như hiện nay, thì việc đầu tư
vào hàng tồn kho sẽ có lợi hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng. Hàng tồn kho giúp cho
doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa
tăng giá bởi sự mất giá của đồng tiền. Trong trường hợp này hàng tồn kho là một hoạt
động đầu tư tốt khi doanh nghiệp tính toán được các chi phí và rủi ro có thể xảy ra.
Đây là chức năng bảo toàn vốn của hàng tồn kho.
1.1.3.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng
Theo chính sách của nhà cung cấp, nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu hay
hàng hóa với số lượng lớn thì sẽ hưởng một tỷ lệ giảm giá được gọi là khấu trừ theo số
lượng. Để đầu tư hàng tồn kho một cách có hiệu quả và tránh được chi phí tồn trữ cũng
như ứ đọng quá nhiều lượng hàng tồn kho thì các nhà quản trị phải tính toán được
lượng đặt hàng tối ưu nhưng chi phí tồn trữ tăng lên không đáng kể.
1.1.4 Vai trò của hàng tồn kho
Trong sản xuất kinh doanh, tồn kho nguyên vật liệu hay hàng hóa là cần thiết
khách quan vì duy trì hàng tồn kho có những vai trò sau:
- Đảm bảo sự gắn bó liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn trong quá
trình sản xuất. Khi cung và cầu về một loại hàng tồn kho không giống nhau giữa các
khoảng thời gian khác nhau, thì việc duy trì lượng hàng tồn kho nhằm tích lũy đủ là
việc hết sức cần thiết. Nhờ có hàng tồn kho mà quá trình sản xuất được tiến hành đều
đặn và liên tục, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng của quá trình sản xuất.
- Đảm bảo kịp thời nhu cầu của khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào. Đây
cũng là cách tốt nhất để duy trì và tăng lượng khách hàng cho doanh nghiệp. Trong nền
kinh tế thị trường, việc duy trì lượng khách hàng là rất khó khăn, ngược lại để mất đi

6

một khách hàng là rất dễ. Vì vậy doanh nghiệp cũng cần bỏ ra một số chi phí nhất định
để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên, không phải loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào cũng có lượng
tồn kho như nhau, được quan tâm bảo quản như nhau. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu về
hiệu quả kinh tế hàng tồn kho các nhà quản trị của doanh nghiệp cần phải phân tích để
áp dụng các kỹ thuật của phương pháp phân tích hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp
mình.
1.1.5 Các chi phí trong quản trị hàng tồn kho
1.1.5.1 Chi phí mua hàng
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị.
Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn
kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.
1.1.5.2 Chi phí đặt hàng
Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng bao gồm:
chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng ( giao dịch, ký kết hợp đồng, chi
phí hoa hồng cho người môi giới…) cùng các chi phí chuẩn bị và thực hiện vận chuyển
nguyên vật liệu hay hàng hóa tới kho của doanh nghiệp.
Chi phí này thường cố định cho một lô hàng cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do
vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lượng đặt hàng nhiều và ngược lại chi phí này sẽ
cao nếu lượng đặt hàng nhỏ. Vì thế, tổng chi phí đặt hàng sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi
lần cung ứng giảm đi.
Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với
thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian chuẩn bị là
một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất.
1.1.5.3 Chi phí tồn trữ
Là những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động tồn trữ. Chi phí
tồn trữ được thống kê thể hiện qua bảng 1.1

7

Bảng 1.1: Chi phí tồn trữ
Nhóm chi phí
1. Chi phí về nhà cửa và kho hàng
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

Tỷ lệ so với giá trị dự trữ
Chiếm 3- 10%

- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng
- Chi phí thuê đất
2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị

Chiếm 1- 4%

- Chi phí năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự
trữ

Chiếm 3- 5%

4. Phí tổn cho việc đầu tư hàng dự trữ
- Thuế đánh vào hàng dự trữ

Chiếm 6- 24%

- Chi phí vay vốn
- Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ
5. Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc
không sử dụng được

Chiếm 2- 5%

Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 285)
Tỷ lệ loại chi phí tồn trữ chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại
hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí tồn trữ
hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho.


8

1.1.6 Các dạng tồn kho và các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho
1.1.6.1 Các dạng tồn kho
Các dạng tồn kho trong doanh nghiệp có thể biểu thị qua sơ đồ hình 1.1
Cung ứng

Sản xuất
Nguyên vật

Người

liệu trên
đường vận
chuyển
Bán thành

cung
ứng

Tiêu thụ

Dự
trữ
X

Dự

Sản

Thành

Thành

phẩm trên
đường vận
chuyển

trữ

phẩm
dở
dang

Phụ tùng thay

Dự

phẩm
trong
kho
thành
phẩm

phẩm
trong
kho
người
bán

thế trên
đường vận
chuyển

trữ

X

X

Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008,P 169)
Hình 1.1: Các dạng tồn kho
Hàng tồn kho trong hệ thống cung ứng - sản xuất và phân phối đều nhằm mục
đích đề phòng những bất trắc có thể xảy ra như thiếu hụt làm đình trệ quá trình sản
xuất, mất uy tín với khách hàng do không đủ lượng hàng để cung ứng cho khách hàng.
1.1.6.2 Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho

Mỗi doanh nghiệp đều có loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau.
Việc nghiên cứu lựa chọn cho doanh nghiệp mình một hay nhiều biện pháp giảm lượng
tồn kho là cần thiết. Nhằm tối đa hóa nguồn lực hiện có cũng như sử dụng vốn hiệu
quả.
Để giảm số lượng hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, về lý thuyết có thể áp dụng
các biện pháp theo hình 1.2


9

1. Áp dụng các mô hình tồn kho

Giảm tối đa lượng vật tư

2. Áp dụng kế hoạch sửa chữa
dự phòng

Xác định lượng phụ tùng dự trữ
hợp lý

3. Áp dụng hình thức sản xuất
dây chuyền

Giảm tối đa lượng sản phẩm
dở dang

4. Áp dụng chế độ hợp đồng
chặt chẽ với khách hàng

Xác định đúng số lượng thành

phẩm và thời điểm giao hàng

5. Áp dụng kỹ thuật phân tích
biên tế

Xác định khi nào cần tăng
thêm hàng tránh tồn kho

Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008, P 170)
Hình 1.2: Các biện pháp giảm lượng tồn kho
1.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU HÀNG TỒN
KHO 1.2.1 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho
Dựa vào nguyên tắc Pareto, kỹ thuật phân tích ABC phân loại hàng tồn kho của
doanh nghiệp thành 3 nhóm: Nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ
giá trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng.
- Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn
vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm.
- Số lượng chủng loại hàng là: số các loại nguyên vật liệu hay hàng hóa của
doanh nghiệp hàng năm.
Nhóm A bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị dự trữ hàng năm cao
nhất, chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng số giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số
+


lượng chủng loại chúng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ.


10

+ Nhóm B bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung

bình, chúng có giá trị 15 – 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về số lượng,
chủng loại chúng chiếm khoảng 30% so với tổng số loại hàng tồn kho.
+ Nhóm C bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm
chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, số lượng chủng
loại chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho.
Kỹ thuật phân tích ABC được biểu diễn qua hình 1.3
% về giá trị
hàng dự trữ
100%

Nhóm A
80%
50%

Nhóm B

20%

Nhóm C

5%

% về số chủng loại
15%

100%
45%
Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 287)

Hình 1.3: Đồ thị của các nhóm hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC

- Từ kỹ thuật phân tích ABC trong quản trị hàng tồn kho có thể rút ra:
+ Các nguồn vốn dùng mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C,
do đó cần có sự đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.
+ Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về
hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải thực hiện thường xuyên
nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
Trong dự báo nhu cầu hàng tồn kho cần áp dụng các phương pháp dự báo
khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các
nhóm khác.
+


11

+ Trình độ của nhân viên giữ kho luôn được cải thiện do họ thường xuyên thực
hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng trong kỹ thuật phân tích ABC.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho những kết quả tốt hơn trong dự báo,
kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ
Ngoài phương pháp phân nhóm dựa vào giá trị hàng năm của hàng tồn kho, người
ta còn có thể xét đến những yếu tố khác như:
- Những thay đổi về số liệu dự báo nhu cầu
- Chất lượng sản phẩm
- Hệ thống phân phối sản phẩm
- Giá cả đơn vị hàng tồn kho.
Những nhân tố này có thể làm thay đổi vị trí của hàng tồn kho, việc phân nhóm
hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng vì nó là cơ sở đề ra các chính sách tồn kho.
1.2.2 Các mô hình tồn kho
1.2.2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)
Mô hình EOQ do Fort.W. Harris nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915, cho tới
nay nó vẫn được rất nhiều các doanh nghiệp áp dụng. Mô hình được xây dựng với các

giả thuyết sau:
- Nhu cầu biết trước và không thay đổi.
- Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận hàng phải biết trước và cũng
không thay đổi.
- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng, một thời
điểm đã định trước.
- Chỉ xét hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ.
- Mua hàng với bất kỳ khối lượng nào đều không được giảm giá.
- Không xảy ra thiếu hụt hàng dự trữ nếu đơn hàng được thực hiện đúng thời
gian.
Từ các giả thuyết trên, mô hình được biểu diễn dưới dạng đồ thị qua hình 1.4


12

Sản lượng (Q)

Q

Q

0

A

B

C

Thời gian (T)

Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2008, P 384)
Hình 1.4: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản
Trong đó:
Q: Lượng dự trữ tối đa (lượng hàng của một đơn hàng)
0: Lượng dự trữ tối thiểu
=

: Lượng dự trữ trung bình.

0A =AB = BC là khoảng thời gian từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết lượng
hàng của một đơn hàng.
Ở mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỷ lệ không thay đổi do nhu cầu
không thay đổi theo thời gian.
Mục tiêu của việc nghiên cứu mô hình EOQ là nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí
dự trữ là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ vì hai loại chi phí này thuộc chi phí
biến đổi, còn chi phí mua hàng được xem như không đổi.

Cđh

xS

Ctt

xH


13

Trong đó:

D: Nhu cầu hàng năm về loại hàng dự trữ
Q: Lượng hàng của một đơn hàng
S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng
H: Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng dự trữ trong 1 năm
Cđh: Tổng chi phí đặt hàng
Ctt: Tổng chi phí tồn trữ
Ý nghĩa: Chi phí đặt hàng tỷ lệ nghịch với lượng hàng của một đơn hàng,
còn chi phí tồn trữ lại tỷ lệ thuận với lượng hàng đó.
Mối quan hệ giữa các loại chi phí được biểu diễn qua hình 1.5
Chi phí (C)
TC
Ctt

Cđh

Q*
Sản lượng (Q)
Nguồn:Quản trị sản xuất và tác nghiệp ( 2008, P 386)
Hình 1.5: Đồ thị lượng đặt hàng tối ưu
Q*: Mức sản lượng mà tại đó chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn trữ (Cđh =
Ctt ) TC: Tổng chi phí dự trữ (TC = Cđh + Ctt )
Ý nghĩa: Tương ứng với mức sản lượng Q* thì chi phí đặt hàng bằng chi phí
tồn trữ và lúc đó chi phí tồn trữ là thấp nhất đó chính là lượng đặt hàng tối ưu.


14

Đồng thời, khi xác định điểm đặt hàng lại (ROP) để duy trì sự liên tục quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì việc quyết định khi nào sẽ đặt
hàng là rất quan trọng và được xác định theo công thức:

ROP = d.L

Trong đó:
d: là nhu cầu hàng ngày
L: là thời gian vận chuyển đơn hàng, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời
điểm nhận hàng.
Đồ thị ROP được biểu diễn qua hình 1.6
Q*

ROP

L
t
Nguồn:Quản trị điều hành (2009, P 209)
Hình 1.6: Đồ thị xác định điểm đặt hàng lại
Ý nghĩa: Để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt
hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời
gian giao hàng.
1.2.2.2 Mô hình lượng đặt hàng sản xuất (POQ)
Mô hình POQ được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Lượng hàng đưa đến liên tục và được tích lũy dần trong một thời kỳ cho tới khi
kết thúc đơn hàng.


15

- Doanh nghiệp thực hiện đồng thời việc sản xuất sản phẩm và bán ra thị trường
hoặc tự chế tạo vật tư để dùng. Vì vậy, phải quan tâm tới mức sản lượng cung ứng
hàng ngày của nhà sản xuất hay nhà cung ứng.
- Mô hình POQ đặc biệt thích hợp với những hoạt động sản xuất kinh doanh của

người đặt hàng nên được gọi là mô hình đặt hàng theo sản xuất. Trong mô hình POQ,
các giả thuyết cơ bản giống mô hình EOQ, chỉ khác biệt duy nhất giữa chúng chỉ ở
điều kiện giao hàng.
Mô hình POQ được biểu diễn qua hình 1.7
Lượng hàng

Q

Q

0

Thời gian
t

t
T

T
Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2008, P 391)

Hình 1.7: Mô hình lượng đặt hàng sản xuất

Qmax = (p x t) – (d x t)
Trong đó :
Qmax : Mức dự trữ tối đa
p : Mức cung ứng (mức sản xuất) hàng ngày
d : Nhu cầu sử dụng hàng ngày
t : Thời gian sản xuất (hoặc thời gian cung ứng) đủ số lượng cho một đơn hàng

16

1.2.2.3 Mô hình lượng đặt hàng để lại (BOQ)
Các mô hình EOQ và POQ được áp dụng trong điều kiện không có sự thiếu hụt
hàng dự trữ. Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chủ động thực hiện việc thiếu hụt
này vì họ cho rằng nếu duy trì thêm một đơn hàng dự trữ thì phát sinh thêm các khoản
chi phí lớn hơn giá trị thu được.
Mô hình BOQ cơ bản không khác nhiều lắm so với mô hình EOQ và POQ, chỉ
khác biệt duy nhất ở điểm là BOQ phải xem xét thêm chi phí hàng năm cho lượng hàng
để lại nơi cung ứng để bổ sung vào tổng chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung
ứng hàng năm.
Mô hình BOQ được thể hiện qua hình 1.8
Lượng dự trữ

Q*
b*

Q* - b*
Thời gian
Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 302)
Hình 1.8: Mô hình lượng đặt hàng để lại
Gọi:
B: Chi phí cho một đơn hàng để lại nơi cung ứng hàng năm
b: Lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng thiếu hụt có chủ
định Tổng chi phí dự trữ gồm 3 loại:
-

Chi phí đặt hàng (Q*)

-

Chi phí lưu kho (b*)

-

Chi phí cho lượng hàng để lại (Q*- b*)


17

Áp dụng các công thức để tìm ra Q* và b* cũng như (Q* - b*)

Q* =

b* =

Q* – b* = Q* - Q*

= Q*

=Q*

1.2.2.4 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QD)
Để tăng doanh số bán nhiều Công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi
khách hàng mua với số lượng lớn. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng
khấu trừ theo lượng mua. Khi lượng hàng tồn kho tăng thì chi phí lưu kho sẽ tăng,
nhưng chi phí đặt hàng sẽ giảm đi. Từ đó, mục tiêu được đặt ra là chọn mức đặt hàng
sao cho tổng chi phí về hàng tồn kho hàng năm là thấp nhất.
Để xác định được lượng hàng tối ưu trong 1 đơn hàng, chúng ta phải tiến hành

4 bước sau:
-

Bước 1: Xác định lượng hàng tối ưu Q* ở từng mức giá I theo công thức:
Q* =

=

Trong đó:
I: % chi phí lưu kho tính theo giá mua
Pri: Giá mua một đơn vị hàng dự trữ mức i
i: Các mức giá
-

Bước 2: Xác định lượng điều chỉnh Q** theo mỗi mức khấu trừ khác nhau. Ở mỗi

mức khấu trừ, nếu lượng hàng đã tính ở bước một thấp không đủ điều kiện hưởng mức
khấu trừ, chúng ta điều chỉnh lượng hàng lên mức tối thiểu để được hưởng giá khấu
trừ. Ngược lại, nếu lượng hàng cao hơn thì điều chỉnh xuống mức tối đa.


18

- Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí dự trữ nêu trên để tổng chi phí cho
các lượng đặt hàng đã được xác định ở bước 2.
- Bước 4: Chọn Q** nào có tổng chi phí dự trữ thấp đã xác định ở bước 3. Đó chính
là lượng hàng tối ưu của đơn hàng.
1.2.2.5 Mô hình xác xuất với thời gian phân phối không đổi
Mô hình đề cập đến vấn đề nhu cầu cả năm không chắc chắn. Mức độ đáp ứng
nhu cầu có quan hệ với xác suất xảy ra. Để giảm bớt khả năng thiếu hụt này là duy trì

một lượng tồn kho tăng thêm để gọi là lượng tồn kho an toàn (B), về thực chất tăng
thêm lượng tồn kho an toàn là thay đổi điểm đặt hàng lại (ROPb)

ROPb = ROP + B
Để xác định ROPb và B ta tiến hành qua các bước
-

Xác định ROP = d.L, thường là điểm xác suất xảy ra lớn nhất

-

Tính lượng tồn kho an toàn và lượng thiếu hụt ở từng mức (Qh)

-

Tính chi phí tồn kho tăng thêm ở từng mức (Cth) bằng công thức:

Ct =
-

*H

Tính chi phí xảy ra thiếu hụt từng mức (Cth) bằng công thức:

Cth =
Pth: Xác suất xảy ra thiếu hụt ở từng mức
cpth: Chi phí thiếu hụt cho một đơn vị hàng tồn
kho Đh: Số đơn hàng trong năm ( số lần thiếu hụt)
-

Tính tổng chi phí tăng thêm ở từng mức (TCt)

TCt = Ct + Cth
-

Chọn mức ROPb và B có TCt thấp nhất.
1.2.3 Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.2.3.1 Những thông tin cần có khi tiến hành lập kế hoạch nhu cầu nguyên
vật liệu
Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần phải lập dựa trên kế hoạch sản xuất

hàng ngày của doanh nghiệp như số lượng sản phẩm, thời điểm giao hàng.... Các thông
tin cần có:


19

-

Cấu tạo của sản phẩm mới để có thể tính toán nhu cầu nguyên vật liệu.

-

Lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu.

-

Những đơn hàng cung cấp theo tiến độ của đơn hàng.

-

Thời gian sản xuất của từng loại nguyên liệu cấu tạo nên sản phẩm
1.2.3.2 Trình tự lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu
Trình tự lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần tiến hành 3 bước:
- Bước 1: Tính nhu cầu tất cả các loại nguyên liệu cho 1 loại sản phẩm phải biết
được
+ Cơ cấu sản phẩm
+ Thời gian sản xuất các loại nguyên liệu cấu tạo nên sản phẩm A

-

Bước 2: Tính nhu cầu ròng
Nhu cầu ròng = Nhu cầu – tồn kho
- Bước 3: Lập kế hoạch nhu cầu từng loại nguyên liệu cho các loại sản phẩm sản xuất

trong xí nghiệp

1.2.4 Hệ thống tồn kho kịp thời JIT (Just in time)
1.2.4.1 Khái niệm và lịch sử hình thành hệ thống JIT
JIT( Just in time) là một hình thức quản lý dựa trên cơ sở cải tiến không ngừng và
giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong tất cả các bộ phận của Công ty. Mục đích của JIT là
sản xuất ra những mặt hàng cần thiết tại một thời điểm nhất thiết nào đó. Đạt được mục
đích này sẽ giúp Công ty đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và giúp Công ty có đủ
khả năng để cạnh tranh với các đối thủ khác về mặt giá cả, chất lượng, độ tin cậy, sự
linh hoạt và thời gian.
Phương pháp JIT do Ông Taiichi Ohno, Phó Tổng giám đốc sản xuất và nhiều
đồng nghiệp triển khai ở hãng Toyota Motor. Sự phát triển của JIT ở Nhật có thể là do
đặc điểm nước Nhật đông dân cư, ít tài nguyên. Vì vậy, người Nhật trở nên nhạy cảm
với việc lãng phí và kém hiệu quả.
JIT là một hình thức quản lý dựa trên sự cải tiến không ngừng và giảm thiểu

tối đa sự lãng phí trong tất cả bộ phận của Công ty.


20

Mục đích của JIT là chỉ sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng nơi và
đúng thời điểm.
JIT là một hệ thống sản xuất mà trong đó các hoạt động bao gồm quá trình sản
xuất, quá trình di chuyển nguyên vật liệu và hàng hóa… chỉ xảy ra khi cần thiết và
được yêu cầu, kết quả là rất ít hàng tồn kho.
1.2.4.2 Các yếu tố của hệ thống JIT
Bản chất của sản xuất JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với
lượng tồn kho nhỏ nhất. Các yếu tố chủ yếu của hệ thống JIT là:
-

Mức độ sản xuất đều, cố định

-

Hàng tồn kho thấp

-

Kích thước lô hàng nhỏ

-

Việc tổ chức nhanh, chi phí thấp

-

Bố trí mặt bằng hợp lý

-

Sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ

-

Công nhân đa năng

-

Chất lượng đảm bảo

-

Có tinh thần hợp tác cao

-

Sử dụng những người bán hàng tin cậy

-

Sử dụng “ hệ thống kéo” trong việc di chuyển hàng hóa

-

Giải quyết vấn đề nhanh chóng

-

Sự cải tiến liên tục
Vấn đề cơ bản của phương pháp JIT là hướng tới sự cải tiến liên tục trong hệ

thống như: giảm lượng tồn kho, giảm chi phí lắp đặt, giảm thời gian sản xuất, cải tiến
chất lượng, tăng năng suất lao động….


21

1.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN
KHO
Công tác quản trị hàng tồn kho tốt, đạt hiệu quả hay không đều ảnh hưởng bởi sự
tác động của các yếu tố sau:
- Một là, về nhu cầu thị trường, doanh nghiệp cần phải xác định được đối tượng tiêu
thụ như: quốc tịch, trình độ, độ tuổi, sở thích, thu nhập….Từ đó, mới đầu tư vào khâu
thiết kế, tìm kiếm nguyên vật liệu, quảng cáo, xúc tiến công tác marketing để phát triển
thị trường tiêu thụ sản phẩm.
- Hai là, để có đủ nguồn nguyên liệu đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián
đoạn thì việc xác định khả năng cung ứng của nhà cung cấp là cần thiết.
- Ba là, quy trình đặt hàng phải có hệ thống cụ thể từ lúc lên kế hoạch nhu cầu
nguyên vật liệu cho đến lúc hàng hóa về nhập kho, phải xác định rõ thời gian và
phương thức vận chuyển.
- Bốn là, đặc điểm và tính chất nguyên vật liệu ảnh hưởng rất nhiều đến công tác
quản trị hàng tồn kho. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ thì không thể có biện pháp
quản lý hiệu quả, dễ làm nguyên vật liệu hư hỏng, giảm chất lượng trong quá trình lưu
trữ.
Ngoài ra, nguồn nhân lực là lực lượng không thể thiếu trong công tác quản trị

hàng tồn kho nên cần quan tâm đầu tư trong công tác tuyển dụng, đào tạo trình độ
chuyên môn.
1.4 CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ TỒN KHO
Để đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho, ta sử dụng các chỉ tiêu sau:
1.4.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng

a)

b)

Tỷ lệ %
các đơn hàng
khả thi
Tỷ lệ %
các đơn vị
hàng khả thi

= 100 -

= 100 -

Số đơn hàng
không thực hiện được

Tổng số đơn hàng
trong năm
Số đơn vị hàng
Số đơn hàng
không thực hiện được
Tổng số đơn vị hàng

trong năm

x 100

x 10
0


22

Ý nghĩa: Tỷ lệ các đơn hàng khả thi càng cao, điều đó chứng minh rằng khả
năng đáp ứng tốt nhu cầu đặt hàng của khách hàng, lượng tồn kho đủ cung cấp cho
khách hàng khi cần thiết. Tránh được tình trạng cung không đủ cầu, không làm
ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh và cơ hội tăng doanh thu của doanh nghiệp,
uy tín cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Để giúp nhà quản trị xác định được giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao nhiêu
phần trăm trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Từ đó, biết được mức độ doanh
nghiệp đầu tư cho hàng tồn kho cao hay thấp, có phù hợp với tình hình sản xuất kinh
doanh hiện tại của doanh nghiệp hay không. Tỷ lệ này được thể hiện theo công thức
sau:
Tỷ lệ %
giá trị tài sản
dùng cho tồn kho

Giá trị tài sản đầu tư
cho hàng tồn kho

=

x 100

Tổng giá trị tài sản

Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp có số liệu thực tế để so sánh giữa các kỳ kế
toán, từ đó biết được mức độ đầu tư hàng tồn kho thay đổi ra sao để doanh nghiệp có
cơ sở lập và so sánh tỷ trọng của từng loại hàng tồn kho giữa các kỳ để tìm hiểu sự
biến động bất thường của từng loại hàng tồn kho chi tiết sau khi loại trừ ảnh hưởng của
biến động giá.
1.4.2 Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị hàng tồn kho
Chi phí hàng năm
cho đặt hàng

=

Tổng nhu cầu

x

Số lượng đơn vị hàng
của mỗi đơn hàng




Chi phí thực hiện tồn kho =
hàng tồn kho

ất cả những chi phí liên quan với việc dự trữ

Số vòng quay của

Giá vốn của
=

hàng tồn kho

Chi phí cho mỗi
đơn hàng

hàng bán ra
Giá trị của
hàng tồn kho


23

Ý nghĩa: Số vòng quay hàng tồn kho phản ánh hàng tồn kho của doanh
nghiệp xoay được bao nhiêu lần trong 1 năm, tỷ số này càng cao chứng tỏ khả năng
quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp càng tốt.


Tỷ lệ hàng tồn kho
so với doanh thu

Giá trị của
hàng tồn kho

=

Doanh thu

Ý nghĩa: Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu của doanh nghiệp chứng minh
hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho, nó có ý nghĩa ngược lại với số vòng quay
của hàng tồn kho. Điều này có nghĩa là tỷ số này càng thấp chứng tỏ khả năng
quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp càng tốt.
1.4.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác báo cáo quản trị hàng tồn kho
Mức độ chính
xác của báo= 100 cáo tồn kho

Số lượng các báo cáo
không chính xác
Số lượng các báo
cáo trong năm

x 100

Ý nghĩa: Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp đánh giá được trình độ của người lập
báo cáo. Đồng thời, cũng đánh giá được mức độ cung cấp thông tin trong doanh
nghiệp để có được báo cáo chính xác. Nếu thông tin được cung cấp không đầy đủ
hay chưa chính xác sẽ dẫn đến báo cáo thiếu độ tin cậy sẽ làm các nhà quản trị khó
khăn, thậm chí không thể đưa ra những quyết định đúng, thích hợp cho doanh
nghiệp.
Một chính sách tồn kho tốt cũng trở nên vô nghĩa nếu như nhà quản trị không thể
nắm được số lượng và từng chủng loại hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp. Do đó
sự chính xác trong ghi chép báo cáo là một yêu cầu quan trọng, nghiêm ngặt trong hệ
thống tồn kho. Thực hiện tốt yêu cầu này sẽ giúp nhà quản trị thoát khỏi tình trạng hiểu
biết chung chung mơ hồ về mọi loại hàng tồn kho.
Để đảm bảo mức độ chính xác của các báo cáo về tồn kho thì việc thực hiện công
việc kiểm kê là vô cùng quan trọng, là một tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động

24

quản trị tồn kho. Hoạt động kiểm kê sẽ thực hiện kiểm soát các báo cáo về nguồn nhập
và xuất hàng tồn kho đảm bảo việc lưu trữ tốt các báo cáo xuất nhập, thực hiện việc
hình thành và bảo quản các kho qua dữ liệu về hàng tồn kho.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Qua phần trình bày ở chương 1 phần nào đã hệ thống hóa được một số vấn đề lý
luận về công tác quản trị hàng tồn kho. Trong nội dung chính chương 1, tác giả đã nêu
lên các khái niệm, chức năng của hàng tồn kho, các tiêu chí liên quan đến quản trị hàng
tồn kho cùng với tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp sản xuất.
Cùng với các mô hình tồn kho, kỹ thuật phân tích ABC là cơ sở để doanh nghiệp
vận dụng làm nền tảng để phân loại hàng tồn kho một cách hợp lý và quản lý hàng tồn
kho một cách hiệu quả. Trên cơ sở đó, tác giả nêu lên thực trạng , phân tích những thực
trạng đã và đang xảy ra tại WAT ở chương 2.
Đây chính là hướng đi giúp tác giả có cơ sở lý luận để đánh giá tổng quan về
công tác quản trị hàng tồn kho.