Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc BộCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (743.17 KB, 78 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Trần Thị Bé
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2014– 2016)
Tên cơ quan: Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH
MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải
Địa chỉ:Lô D 8, KCN Hà Nội-Đài tư, số 386 Nguyễn Văn Linh, P.
Sài Đồng, Q. Long Biên, TP. Hà Nội.
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Kim Ánh
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Nguyễn Mạnh Cường
HÀ NỘI – 2016
Sinh viên: Trần Thị Bé
1
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện
Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường
Hải......................................................................................................................3
1.1. Chức năng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải
Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.........................................................................4
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH
MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải..................................................4
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV
Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải............................................................5
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan.............................................................................................6
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng........................................................6
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức................................6
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................7
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng..............................................................8
2.1.2 Vị trí việc làm và mô tả việc của các vị trí trong văn phòng....................9
3. Công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH
MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải................................................15
3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ.....................................15
3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác..............................16
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...................................................17
3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản:........................................17
3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..................................................17
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan
và so sánh với quy định hiện hành...................................................................17
Sinh viên: Trần Thị Bé
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.4. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản....................................................19
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập
hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải
Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.......................................................................19
3.4.1.1. Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi ( Phụ lục số 04)......19
3.4.1.2. Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến ( Phụ lục số 05)...19
3.4.1.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục số 06)..........................19
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công
ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải ...............................20
3.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Văn phòng Đại diện
KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải..........20
3.5.1. Văn bản quản lí công tác lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công
ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải ...............................20
3.5.2. Số lượng cán bộ, diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản
tài liệu lưu trữ...................................................................................................20
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Đại diện
KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải .........21
4.1. Nhận xét về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng................................21
4.2.1. Ưu điểm:................................................................................................21
4.2.2. Nhược điểm............................................................................................21
4.2.3 Biện pháp khắc phục...............................................................................21
4.2. Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc hiện tại
và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.......................................................21
4.2.1. Sơ đồ bố trí phòng làm việc hiện tại ( Phụ lục số 07 )...........................21
4.2.2. Mô hình văn phòng tối ưu cho Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty
TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải (Phụ lục số 08)...........22
4.3. Các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của Văn
phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải.......................................................................................................22
4.3.1. Các loại phần mềm hiện đang sử dụng:.................................................22
Sinh viên: Trần Thị Bé
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.3.2 Đánh giá hiệu quả sử dụng các loại phần mềm hiện đang sử dụng:.......22
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP..............................................................23
VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHU VỰC BẮC BỘCÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI
.............................................................................................................................23
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................24
LỜI CAM ĐOAN..............................................................................................25
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT............................................................................26
MỞ ĐẦU............................................................................................................27
1.1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................27
2. Mục tiêu của đề tài.......................................................................................27
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...................................................................28
4. Nguồn tài liệu tham khảo.............................................................................28
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu...........................................................................28
6. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................28
7. Cấu trúc của chuyên đề:...............................................................................28
CHƯƠNG 1........................................................................................................30
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ................................................30
1.1 Khái niệm văn hóa công sở........................................................................30
1.1.1. Khái niệm văn hóa.................................................................................30
1.1.2. Khái niệm công sở.................................................................................30
1.1.3. Khái niệm văn hóa công sở....................................................................31
1.2. Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở......................................................31
1.3. Đặc trưng, bản chất của văn hóa công sở.................................................32
1.4. Vai trò của văn hóa công sở......................................................................33
CHƯƠNG 2........................................................................................................36
THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ...........................................................36
TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI
ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI.........................................................36
Sinh viên: Trần Thị Bé
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1. Thực trạng về Văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty
TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải ...................................36
2.1.1. Ứng xử nơi công sở................................................................................36
2.1.2. Giao tiếp điện thoại................................................................................38
2.1.3. Trang phục nơi công sở..........................................................................38
2.1.4. Bài trí công sở........................................................................................38
2.1.5. Phong cách làm việc..............................................................................39
2.2. Nhận định chung về môi trường văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện
KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải..........40
2.2.1 Ưu điểm..................................................................................................40
2.2.2. Hạn chế..................................................................................................41
CHƯƠNG 3........................................................................................................43
GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG
SỞ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN
TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI.................................................43
3.1. Ưu điểm....................................................................................................43
3.2. Hạn chế.....................................................................................................44
3.3. Giải pháp và đề xuất kiến nghị.................................................................45
3.3.1. Xây dựng hệ thống giá trị văn hóa công sở chuẩn thông qua hệ thống
các văn bản, cụ thể...........................................................................................45
3.3.2. Thường xuyên đào tạo và tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa
công sở cho cán bộ nhân viên trong toàn công ty............................................46
3.3.3. Tạo bầu không khí làm việc cởi mở thân thiện, xây dựng tác phong
chuyên nghiệp..................................................................................................47
3.3.4. Phát động phong trào xây dựng văn hóa công sở..................................48
3.3.5. Giám sát thực hiện quy chế văn hóa công sở tại cơ quan......................48
3.3.6. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho CBCNV
trong công ty....................................................................................................49
KẾT LUẬN........................................................................................................50
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................52
Sinh viên: Trần Thị Bé
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
Sinh viên: Trần Thị Bé
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày càng toàn diện của đất nước, đặc biệt
trong những năm gần đây với yêu cầu cao về chất lượng nguồn nhân lực Quản
trị Văn phòng ở các khối cơ quan là vấn đề được toàn xã hội quan tâm.
Để đáp ứng nhu cầu xã hội đồng thời nhận thức rõ công tác này. Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức các khoá học liên thông cho các ngành học
trong đó có khoa Quản trị Văn phòng. Đây là khoa đào tạo ra những cán bộ
quản lý văn phòng hội tụ đầy đủ cả “cái tâm và cái tầm ”.
Thời gian Liên thông là 02 năm. Trước khi Tốt nghiệp mỗi sinh viên phải
trải qua thời gian thực tập tốt nghiệp. Đây là khoảng thời gian khép lại quy trình
đào tạo của nhà trường, nhằm gắn “lý thuyết với thực tiễn” luyện rèn kỹ năng
nghề nghiệp đồng thời nắm vững tầm quan trọng của công tác Quản trị Văn
phòng và công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan.
Được sự đồng ý tiếp nhận của Phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòng
Đại diện Khu vực Bắc Bộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường bộ Chu LaiTrường Hải, em đã đến thực tập ở đây từ ngày 04 tháng 7 đến 28 tháng 8 năm
2016. Trong quá trình thực tập em đã thu được những kiến thức bổ ích và càng
yêu hơn, gắn bó hơn với nghề mình đã chọn.
Cũng nhờ có khoảng thời gian thực tập ngoài cơ quan, được tìm hiểu tình
hình thực tế và từng bước làm quen với công việc của người Quản lý Văn
phòng,Văn thư – Lưu trữ để bổ xung, củng cố kiến thức đã học ở nhà trường,
thấy được mình phải học tập rèn luyện tác phong, trách nhiệm với công việc.
Đặc biệt là cách giao tiếp, văn hoá nơi công sở góp phần vào hành trang trong
công việc sau này tốt hơn.
Trong thời gian thực tập tại Phòng Hành chính - Tổ chức của Văn phòng
Đại diện Khu vực Bắc Bộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường bộ Chu LaiTrường Hải, em đã được các anh/ chị chỉ bảo hướng dẫn nhiệt tình từng khâu
trong tác nghiệp công việc. Đặc biệt, em được sự ưu ái của Ban Lãnh đạo cơ
quan cho tham gia tất cả các hoạt động sự kiện trong công tác Hành chính - Tổ
chức trong thời gian qua.
Sinh viên: Trần Thị Bé
1
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô, Ban Lãnh đạo, các cán bộ chuyên
môn về nghiệp vụ Quản trị Văn phòng của Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc
Bộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường bộ Chu Lai-Trường Hải trực tiếp
hướng dẫn, tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp
Giúp em thực hiện được ý tưởng của mình trong công việc “Đem kiến
thức đã học áp dụng vào thực tế nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao
đổi nghiệp vụ.”
Do thời gian thực tập còn hạn chế trong khi đó ngành Quản trị Văn
phòng là một ngành học còn mới, khả năng của bản thân còn hạn hẹp nên bản
báo cáo của em không tránh khỏi những khuyết điểm. Em rất mong nhận
được sự đóng góp, ý kiến nhận xét, hướng dẫn của các thầy cô giáo trong
trường cùng các cán bộ lãnh đạo trong cơ quan để bài báo cáo của em được
hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất tới Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ lãnh đạo đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn
thành đợt thực tập trong thời gian vừa qua./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 9 năm 2016
Sinh viên
Trần Thị Bé
Sinh viên: Trần Thị Bé
2
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I.
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu
Lai-Trường Hải.
Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải
Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải là đơn vị kinh doanh tiêu biểu phía Bắc chịu sự
giám sát của Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.
Tên giao dịch: Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH
MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.
Tên viết tắt: Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty Thaco Trans
Địa chỉ: Lô D8, KCN Hà Nội - Đài Tư, số 386 Nguyễn Văn Linh - P.Sài
Đồng - Q. Long Biên - TP. Hà Nội
Điện thoại: 04. 32004185 – Fax : 04. 32004186
Email:
Website: www.truonghaiauto.com.vn
Trưởng Đại diện: Ông Vũ Quang Long
Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu
Lai-Trường Hải được cấp chứng nhận hoạt động theo mã số:4000980719 ngày
17 tháng 06 năm 2014 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Nằm trên địa bàn Quận Long Biên, một Quận có vị trí thuận lợi, điểm nút
giao thông quan trọng, thu nhập của người dân khá ổn định, có nhiều khu công
nghiệp phát triển như: Khu Công nghiệp Sài Đồng, Khu Công nghiệp Hà Nội –
Đài tư, Cụm Công nghiệp Cầu Đuống,...
Ngành nghề hoạt động chính:
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải.
Kho bãi và lưu giữ hàng hóa.
Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác.
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ.
Vốn điều lệ: 15.000.000 đồng.
Sinh viên: Trần Thị Bé
3
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chủ sở hữu: Công ty cổ phần ô tô Trường Hải(Thaco Group).
Tổng diện tích sử dụng :68.200m2. Trong đó diện tích văn phòng
2.300m2 còn lại là diện tích để kho xe du lịch và kho xe thương mại.
Tổng số nhân sự: 386 người. Trong đó nhân sự khối văn phòng 48 người,
nhân viên lái xe, kho bãi là 338 người.
1.1. Chức năng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV
Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.
Chức năng chính của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV
Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải kinh doanh vận chuyển, kinh doanh kho
bãi, làm đầu mối giao dịch giải quyết các thủ tục nhập khẩu, thủ tục đăng kiểm
cho Công ty.
Hàng hóa vận chuyển của đơn vị chủ yếu là các loại xe ô tô du lịch và
thương mại do công ty sản xuất, lắp ráp, nhập khẩu.
Xe du lịch gồm các loại : Sorento, Caren, Morning, foul, peugoet,
mazda…
Xe thương mai gồm các loại: Xe Ben, Xe tải, Xe Bus, xe Kia các loại…
Các loại hình kinh doanh vận tải-giao nhận:
Kinh doanh vận chuyển xe cho các Chi nhánh/Đại lý và kinh doanh vận
chuyển hàng hóa.
Kinh doanh kho bãi: Cho thuê kho để xe thành phẩm, cho thuê văn phòng.
Đầu mối thực hiện các thủ tục hải quan cho các nhà máy du lịch Kia,
Mazda, nhà máy tải, bus…
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty
TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải
Xây dựng kế hoạch để phát triển chiến lược kinh doanh thông qua các kế
hoạch chi tiết, cụ thể về hoạt động bán hàng, giao nhận vận chuyển cho từng bộ
phận qua các tuần, tháng, quý, kỳ, năm.
Phát triển thị trường trên cả nước với đầy đủ các bộ phận như nhà máy
sản xuất , showroom, các công ty liên kết
Luôn củng cố tiềm lực về nguồn tài chính, nguồn thị trường, đặc biệt là
Sinh viên: Trần Thị Bé
4
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển của cơ quan.
Điều hoà mối liên kết giữa các showroom, các bãi xe của chi nhánh phát
triển nhịp nhàng, hiệu quả.
Nhiệm vụ kinh doanh vận chuyển: Tổ chức, thực hiện nghiệp vụ giao
nhận, vận chuyển xe từ kho xe đến các đại lý bán hàng của Thaco tại KVBB,
thực hiện vận chuyển xe điều chuyển giữa các đại lý bán hàng theo yêu cầu của
PC/CV và các đơn vị trong hệ thống, thực hiện giao xe chuyển tiếp cho
Logistics Chu Lai đến đại lý với các lệnh giao xe thẳng từ Chu Lai đến đại lý.
Thực hiện vận chuyển phụ từng cho tổng kho PC/CV đến các đại lý theo
xe giao kết hợp . Tổ chức vận chuyển hàng về khu phức hợp cho các nhà máy
theo yêu cầu.
Lập phương án, đề xuất đầu tư phương tiện vận chuyển phù hợp với điều
kiện thực tế của khu vực.
Nhiệm vụ kinh doanh kho bãi: Quy hoạch, tổ chức kinh doanh khai thác
hệ thống kho bãi thành phẩm của Logistics trong khu vực đạt hiệu quả.
Thực hiện các nghiệp vụ: Kiểm PDI, bảo dưỡng xe lưu kho, lắp option
cho xe theo yêu cầu của PC/CV.
Nhiệm vụ thực hiện các thủ tục đăng kiểm, nhập khẩu: Tổ chức thực
hiện các nghiệp vụ nhập khẩu xe ô tô , phụ tùng tại khu vực. Làm thủ tục khiếu
nại và tham gia giải quyết khiếu nại giá xe nhập khẩu với cơ quan quản lý (Cục
Hải quan).
Thực hiện các thủ tục xin phê duyệt thiết kế xe, cấp giấy Chứng nhận chất
lượng, cấp phiếu xuất xưởng cho xe sản xuất và lắp ráp. Tiến hành thử nghiệm
khí thải cho xe ô tô và động cơ theo quy định. Thực hiện thủ tục thử nghiệm linh
kiện xe ô tô theo yêu cầu.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH
MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.
1.3.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban thuộc Văn phòng Đại diện
KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải gồm:
• Ban lãnh đạo : 01 Trưởng Đại diện và 05 phòng chuyên môn đứng đầu là
Sinh viên: Trần Thị Bé
5
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các trưởng phòng.
• 05 phòng ban chuyên môn giúp việc:
1. Phòng kinh doanh vận chuyển.
2. Phòng Quản lý kho bãi.
3. Phòng nghiệp vụ & Khai báo hải quan.
4. Phòng Kế toán-Tài chính.
5. Phòng Hành chính-Tổ chức.
Các phòng ban chuyên môn có cơ cấu tổ chức gồm 01 Trưởng phòng và
các nhân viên chuyên trách.
1.3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty
TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải ( Phụ lục số 01).
Qua sơ đồ tổ chức Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận
tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải ta thấy:
Đứng đầu Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải
Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải, Ông Vũ Quang Long, người chịu trách nhiệm
quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị.
Chịu sự Quản lý của Trưởng Văn phòng Đại diện là Trưởng phòng kinh
doanh vận chuyển, Trưởng phòng Quản lý kho bãi, Trưởng phòng nghiệp vụ &
Khai báo hải quan, Kế toán trưởng và Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan.
Ở Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ
Chu Lai-Trường Hải công tác này được bộ phận Hành chính - Tổ chức
thực hiện rất chu đáo..
Sinh viên: Trần Thị Bé
6
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
* Chức năng
- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp việc cho Ban Lãnh đạo
trong các công việc cụ thể:
Tổ chức phục vụ hoạt động của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty
TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải trong công tác ngoại giao,
tổ chức các sự kiện như: kỷ niệm các ngày lễ lớn của Tập đoàn ( Tổ chức kỷ
niệm 20 Thaco – Kia tại Khách sạn Melia ) , tổ chức Các cuộc thi “ Muôn sắc
hoa xinh, duyên dáng Thaco” . Đặc biệt là sự kiện mỗi năm một lần tổ chức “
Ngày hội Thaco” đã để lại ấn tượng khó phai trong lòng khách hàng trong nước,
nước ngoài,..
Đảm bảo cơ sở vật chất - kỹ thuật cho Văn phòng Đại diện KVBB-Công
ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải hoạt động, phối hợp,
điều hoà các hoạt động chung của Tập đoàn, tham mưu giúp Ban Lãnh đạo công
ty trong hoạt động ngoại vụ, thi đua khen thưởng kịp thời trên tinh thần chung
của cơ quan truyền thông của công ty.
Để đảm bảo, thuận tiện cho quá trình hoạt động Phòng Hành chính -Tổ
chức với các chức danh quan trọng đều được cung cấp con dấu, chức danh của
người điều hành tốt nhất.
* Nhiệm vụ, quyền hạn.
Được quy định tại Quyết định số 162/QĐ-HĐQT ngày 28 tháng 6 năm
2006 của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty.
Xây dựng và trình Ban Lãnh đạo chương trình làm việc công tác quý, sáu
tháng, cả năm trên tinh thần chỉ đạo chung của Tập đoàn.
Đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban việc thực hiện chương trình, kế hoạch
chung của Chi nhánh theo đúng tiến độ quy định
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo điều hành của Giám đốc theo định kỳ quy định.
Trình Ban Lãnh đạo công ty các dự án, chương trình, kế hoạch thuộc
nhiệm vụ của phòng Hành chính - Tổ chức để Ban Lãnh đạo xem xét cho
Sinh viên: Trần Thị Bé
7
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phương án thực hiện cụ thể
Chủ trì việc soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của
Giám đốc chi nhánh, theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch phát triển chung
Thực hiện việc xây dựng Ngân sách lương, ngân sách tuyển dụng, cẩm
nang tuyển dụng, sơ đồ tổ chức, quản lý hoạt động của các bộ phận hành chính
như : lái xe, bảo vệ, tạp vụ, cantin.
Chuẩn bị và tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo, tham mưu cho
Giám đốc chi nhánh các hình thức thi đua khen thưởng cho cán bộ công nhân
viên kịp thời khi có thành tích trong lao động.
Luôn phấn đấu thực hiện tốt các chỉ tiêu “ tiêu chuẩn đơn vị mẫu mực”
xứng đáng danh hiệu “ điểm hẹn tương lai” của Tập đoàn trong thành tích hoạt
động chung. Duy trì tốt thực hiện tốt tiêu chí “ Tiêu chuẩn 5S “ sàng lọc, sạch
sẽ, sẵn sàng, sắp xếp, săn sóc”” mẫu mực và “8T - Tận tâm, trí tuệ, tôn trọng,
trung tín…”
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Cơ cấu tổ chức trong văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty
TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải gồm 01 trưởng phòng, 01
phó phòng và các chuyên viên. Làm việc theo chế độ thủ thưởng.
a) Lãnh đạo văn phòng:
* Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
Trưởng Phòng Hành chính là thủ trưởng cơ quan, phụ trách các mặt công
tác của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về toàn bộ công
tác của Văn phòng.
** Phó Phòng Hành chính- Tổ chức
Phó Trưởng phòng Hành chính là người được Trưỏng phòng Hành chính
phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác của đơn vị. Mỗi cán bộ, nhân viên
Văn phòng vừa thực hiện nghiệp vụ chuyên môn được phân công, vừa có trách
nhiệm tham gia công việc chung của cơ quan.
b) Nhân viên văn phòng.
Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu
Sinh viên: Trần Thị Bé
8
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lai-Trường Hải hiện nay có 26 nhân viên hiện đang là nhân sự thuộc văn phòng,
việc bố chí và phân công nhân sự thuộc Văn phòng nhìn chung là hợp lý, khoa
học đúng với khả năng của từng Chuyên viên . Các chuyên viên của Văn phòng
đều có bằng đại học, có trình độ chuyên môn công việc phù hợp khả năng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng tại Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải (Phụ lục số 02)
2.1.2 Vị trí việc làm và mô tả việc của các vị trí trong văn phòng.
• Cán bộ lãnh đạo:
1. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổ chức:
- Họ tên: Nguyễn Kim Ánh.
- Mã số nhân viên: 000186
- Cấp bậc: Trưởng phòng.
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện.
- Cấp dưới: Nhân viên bộ phận Hành chính-Tổ chức.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Trưởng Phòng Hành chính là người điều hành các hoạt động chung thuộc
Văn phòng, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiện vụ của mình trong sản xuất. Phụ
trách công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng của Phòng.
Trưởng Phòng Hành chính còn được ký các Văn bản như : Giấy giới
thiệu, giấy triệu tập, giấy đi đường. Ngoài ra, còn được TL. Giám đốc nhắc nhở
thực hiện các chương trình công tác.
Một nhiệm vụ, quyền hạn không thể thiếu được của Trưởng Phòng Hành
chính là duyệt bản thảo các công văn, thông báo, hợp đồng…trước khi trình Ban
Lãnh đạo phê duyệt.
Ngoài ra, Trưởng phòng Hành chính còn chịu trách nhiệm về vấn đề chi
phí Hành chính, mua sắm, tài sản phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo Công ty.
* Yêu cầu
Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành QTVP
Sinh viên: Trần Thị Bé
9
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Có năng lực lãnh đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo, lập
kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch.
Có kinh nghiệm công tác
Có khả năng giao tiếp tốt
Sức khỏe: Tốt
Ngoại hình: Ưa nhìn
2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Tổ chức:
- Họ tên: Trần Thị Hải Anh.
- Mã số nhân viên: 000188
- Cấp bậc: Phó phòng.
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
- Cấp trên gián tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện.
- Cấp dưới: Nhân viên bộ phận Hành chính-Tổ chức.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Tham mưu giúp việc cho Trưởng phòng và Ban lãnh đạo công ty trong công
tác quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên phục vụ thừa hành.
Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, công tác chăm lo đời sống cho
CBCNV trong toàn đơn vị.
* Yêu cầu
Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành QTVP.
Có năng lực lãnh đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo, lập
kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch.
Có kinh nghiệm công tác
Có khả năng giao tiếp tốt
Sức khỏe: Tốt
Ngoại hình: Ưa nhìn
• Cán bộ công nhân viên:
1. Bản mô tả công việc của nhân viên Hành chính-Tổng hợp:
Sinh viên: Trần Thị Bé
10
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Họ tên: Lê Thùy Chi
- Mã số nhân viên: 000189
- Cấp bậc: Nhân viên
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
- Cấp trên gián tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện.
- Cấp dưới: Không.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy
định. Quản lý các con dấu của
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Yêu cầu
Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành hành chính,
ngoại ngữ, kinh tế.
Có kỹ năng kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo, lập kế hoạch, tổ chức
thực hiện kế hoạch.
Ngoại ngữ: Nghe nói lưu loát.
Có khả năng giao tiếp tốt
Sức khỏe: Tốt
Ngoại hình: Ưa nhìn, cao từ 1m60 trở lên.
2. Bản mô tả công việc của nhân viên Văn thư-Lễ tân.
- Họ tên: Nguyễn Mai Phương
- Mã số nhân viên: 00090
- Cấp bậc: Nhân viên
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
Sinh viên: Trần Thị Bé
11
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
- Cấp trên gián tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện.
- Cấp dưới: Không.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Phụ trách chung phòng Văn thư, trực tiếp làm nhiệm vụ Văn thư của cơ
quan, quản lý sử dụng con dấu, quản lý công văn, chứng từ.
Trực điện thoại, làm lễ tân-tiếp tân cho các sự kiện, hội nghị.
Thực hiện các công việc khác theo sự điều động của Lãnh đạo công ty.
* Yêu cầu
Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành hành chính,
ngoại ngữ, kinh tế.
Ngoại ngữ: Nghe nói lưu loát.
Có khả năng giao tiếp tốt, không nói ngọng, sử dụng tiếng địa phương.
Sức khỏe: Tốt
Ngoại hình: Ưa nhìn, cao từ 1m60 trở lên.
3. Bản mô tả công việc của nhân viên Lưu trữ.
- Họ tên: Lại Quang Huy
- Mã số nhân viên: 00091
- Cấp bậc: Nhân viên
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
- Cấp trên gián tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện.
- Cấp dưới: Không.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Phụ trách toàn bộ hồ sơ, lưu trữ tại tầng 3 của tòa nhà. Lập kế hoạch thu
gom, chỉnh lý và sắp xếp gọn gang các tài liệu để tiện tra tìm, sử dụng.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban lãnh đạo.
* Yêu cầu
Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Lưu trữ-Quản trị
văn phòng.
Sinh viên: Trần Thị Bé
12
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngoại ngữ: Đọc, viết lưu loát.
Có khả năng giao tiếp tốt.
Sức khỏe: Tốt
Ngoại hình: trung bình.
4. Bản mô tả công việc của Đội trưởng đội xe công xa.
- Họ tên: Nguyễn Đức Công.
- Mã số nhân viên: 00092
- Cấp bậc: Đội trưởng.
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
- Cấp trên gián tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện.
- Cấp dưới: Không.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Quản lý đội lái xe công xa ( gồm 12 nhân sự).
Đưa đón Ban Lãnh đạo đi công tác.
Theo dõi quá trình sử dụng, sửa chữa xe công xa và báo cáo định kỳ cho
ban lãnh đạo. Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban lãnh đạo.
* Yêu cầu
Trình độ chuyên môn: lái xe hạng D.
Ngoại ngữ: nghe nói lưu loát.
Có khả năng giao tiếp tốt.
Sức khỏe: Tốt
Ngoại hình: trung bình.
6. Bản mô tả công việc của nhân viên bảo vệ.
- Vị trí: Nhân viên bảo vệ.
- Cấp bậc: Nhân viên
- Số lượng: 12 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Sinh viên: Trần Thị Bé
13
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
- Cấp trên gián tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện.
- Cấp dưới: Không.
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính trong việc đảm bảo an
ninh trật tự chung của toàn cơ quan.
Kiểm tra, giám sát ghi chép đầy đủ sổ sách tài sản, nhân sự ra vào cổng
công ty. Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban lãnh đạo.
* Yêu cầu
- Trình độ chuyên môn: có chứng chỉ bảo vệ chuyên nghiệp.
- Ngoại ngữ: giao tiếp thông thường.
- Có khả năng giao tiếp tốt.
- Sức khỏe: Tốt
- Ngoại hình: trung bình.
7. Bản mô tả công việc của nhân viên tạp vụ, canteen:
Vị trí công việc: Nhân viên tạp vụ, nhân viên, canteen
- Cấp bậc: Nhân viên
- Số lượng: 10 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
- Cấp trên gián tiếp: Trưởng Văn phòng Đại diện.
- Cấp dưới: Không.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính trong việc đảm bảo vệ
sinh và suất ăn cho toàn bộ CBCNV trong cơ quan.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban lãnh đạo.
* Yêu cầu
- Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp phổ thông trung học.
- Ngoại ngữ: không.
- Có khả năng giao tiếp tốt.
- Sức khỏe: Tốt
- Ngoại hình: trung bình.
Sinh viên: Trần Thị Bé
14
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8. Bản mô tả công việc của nhân viên Tin học
- Họ tên : Nguyễn Cao Bính
- Mã số nhân viên: 00094
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc:
Sắp xếp thời gian làm việc, cập nhật thông tin về lịch làm việc của cơ
quan, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan, bảo quản và sửa chữa các hệ thống
máy tính, phần mềm của cơ quan.
Cập nhật các phần mềm dùng để quản lý tài liệu cho cơ quan, thành lập
trang wed riêng và theo dõi tin tức của của cơ quan.
Khi máy tính lãnh đạo, hay nhân viên các phòng trong cơ quan gặp sự cố
về máy móc thì chuyên viên về tin học phải sửa chữa kịp thời tránh ảnh hưởng
tới tiến độ công việc.
* Yêu cầu
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản
trị văn phòng.
- Có kinh nghiệm công tác
- Có khả năng giao tiếp tốt
- Nhanh nhẹn, chủ động trong công việc
- Sức khỏe: Tốt
- Có khả năng chịu áp lực công việc.
3. Công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBB-Công
ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải
3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ.
Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ
Chu Lai-Trường Hải đã ban hành 02 văn bản về công tác văn thư, lưu trữ.
- Quy chế công tác văn thư-lưu trữ.
- Cẩm nang Hành chính-Nhân sự.
Sinh viên: Trần Thị Bé
15
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngoài ra còn tham khảo thêm các văn bản quy định về văn thư, lưu trữ
của nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010 ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và
sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ (Phụ lục số 03)
Hầu hết các cơ quan đều phải xây dựng kế hoạch công tác để thực hiệc tốt
các công việc đề ra của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận
tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải cũng triển khai thực hiện rất tốt công việc
này với các kế hoạch chi tiết, cụ thể.
+ Xây dựng Chương trình công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác
tháng và chỉ đạo của Ban lãnh đạo, các trưởng/phó phòng và thông qua hạn cuối là
thứ 7 hàng tuần, sau đó dán bảng tin để toàn bộ nhân viên được biết.
+ Xây dựng Chương trình công tác tháng: Là cụ thể hoá chương trình
công tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công
việc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng.
Chậm nhất vào 26 hàng tháng, Phòng Hành chính - Tổ chức sẽ trình ban
lãnh đạo thông qua và công bố cho các bộ phận được biết để phối hợp thực hiện.
+ Chương trình công tác năm của của Văn phòng Đại diện KVBB-Công
ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải gồm: những nhiệm vụ,
giải pháp của đơn vị trên các lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về
cơ chế chính sách, quy hoạch thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của Tổng
Sinh viên: Trần Thị Bé
16
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giám đốc Tập đoàn Trần Bá Dương
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản:
Với đặc thù là một đơn vị thuộc Tập đoàn Ôtô Trường Hải – Doanh
nghiệp Liên doanh nước ngoài và một số thương hiệu nổi tiếng như Huyn đai,
Ford, Toyota… Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải
Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải chỉ được Ban hành các văn bản Hành chính
thông thường và đã thực hiện rất tốt nguyên tắc này.
Trưởng Đại diện cơ quan ký các văn bản: Quyết định về chủ trương chính
sách công tác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân sự các phòng ban, các dự
án, kế hoạch kinh doanh, ký phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật làm căn cứ
ghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản hoặc các hợp đồng sau khi được thông
qua.
Còn Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức được ký một số loại như: giấy
giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao các văn bản của cấp trên.
3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là hai yếu tố quan trọng để tạo ra một văn bản đúng quy định, nhằm
đảm bảo cho văn bản khi ban hành đúng tiêu chuẩn, hiệu lực pháp lý khi ban
hành văn bản.
Xong với đặc thù riêng, Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH
MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải và các Chi nhánh khác của Tập
đoàn khi ban hành văn bản đã được mẫu hoá theo quy định
Riêng các văn bản được gửi tới các cơ quan Nhà nước thể thức và kỹ
thuật trình bày sẽ thực hiện theo hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan và so sánh với quy định hiện hành.
Các bước trong quy trình soạn thảo một văn bản quản lý của Văn phòng
Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải
được thực hiện theo quy trình riêng của Tập đoàn Thaco Group.
Chi tiết cụ thể các bước như sau:
Sinh viên: Trần Thị Bé
17
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 1: Xác định mục đích, loại văn bản và phân công soạn thảo.
Bước 2: Kiểm tra thể thức, nội dung, ký nháy văn bản.
Bước 3: Trình lãnh đạo phê duyệt để phát hành văn bản.
Bước 4: Lễ tân-văn thư làm thủ tục phát hành văn bản và lưu hồ sơ.
Trách nhiệm
Trưởng Bộ phận, Giám
đốc
Nhân viên
Trưởng phòng HC-TC
Trình tự công việc
Phân công soạn thảo
văn bản
Soạn thảo văn bản
Kiểm tra nội dung, tính
pháp lý của văn bản
Kiểm tra
thể thức,
ký nháy
Trưởng phòng HC-TC
Kiểm tra,
phê duyệt
Giám đốc
Văn thư - Lễ tân
Chuyển lại VB
cho trưởng BP
Kiểm tra thể thức VB, chữ ký
của người có thẩm quyền,
đăng ký VB đi
Gửi văn bản đi
Văn thư - Lễ tân
Lưu hồ sơ
Sinh viên: Trần Thị Bé
18
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.4. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến, lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH
MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải.
Nhìn chung công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập
hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải
Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải được thực hiện khá nghiêm túc, góp phần nâng
cao hiệu quả công việc.
3.4.1.1. Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi ( Phụ lục số 04)
Tất cả các văn bản sau khi được soạn thảo xong đều được trình cho
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, sau đó được chuyển qua phòng Văn thư ghi số, ký hiệu và ngày tháng
năm của văn bản, nhân bản để đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
( nếu có). Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, Văn
thư dữ lại bản gốc hoặc bản sao để tiên hành việc lưu văn bản.
3.4.1.2. Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến ( Phụ lục số 05)
Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau: Qua bưu điện
hoặc gửi trực tiếp đều tập trung ở bộ phận Văn thư.
Bộ phận Văn thư chịu trách nhiệm việc tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản
đến sau đó tiến hành việc bóc bì và phân loại (Văn bản mật, văn bản ghi gửi
đích danh thì không được bóc) hay đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến tiếp đó
đăng ký văn bản đến vào sổ.
Sau khi đăng ký văn bản đến thì vào sổ Văn thư trình Trưởng phòng Hành
chính xin ý kiến giải quyết, lãnh đạo có ý kiến phê vào dòng chuyển trên dấu
đến. Sau đó, Văn thư tiến hành sao, nhân bản văn bản đến, chuyển đến các cơ
quan, đơn vị, cá nhân, cuối cùng là giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn
bản đến.
3.4.1.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục số 06)
Đây là khâu cuối cùng của công tác Văn thư mở đầu cho công tác Lưu trữ,
đây chính là nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp tài liệu vào lưu
Sinh viên: Trần Thị Bé
19
Lớp: ĐHLT. QTVP K14A
