Báo cáo QTVP tại Công ty Cổ phần Phân Phối và Bán Lẻ BT

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HỒNG LOAN

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 14A
KHÓA HỌC (2014 - 2016)

Tên cơ quan: CÔNG TY CP PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ BT
Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Intracom, ngõ 72 Trần Thái Tông,
Cầu Giấy, HN
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan:
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2016

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I:..................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY.............................3
CP PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ BT.....................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty.................................................3
1. Giới thiệu chung về công ty:.......................................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức...................................................................3
2.1. Chức năng của Công ty:...........................................................................................................3
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty........................................................................................3
2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty......................................................................................................4
2.3.1. Giám đốc Công ty:.................................................................................................................4
2.3.2. Phó Giám đốc:.......................................................................................................................4
2.3.3. Phòng Hành chính.................................................................................................................5
2.3.4. Phòng Tài chính – Kế toán:....................................................................................................5
2.3.5. Phòng kinh doanh (kế hoạch):..............................................................................................5
2.3.6. Phòng dự án đầu tư..............................................................................................................6
2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: (phụ lục 01)...........................................................6
II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần
Phân phối và Bán Lẻ BT...................................................................................................................6
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty:............................................................................6
1.1. Chức năng của văn phòng Công ty:..........................................................................................6
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty...........................................................................7
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty....................................................................................8
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng: (phụ lục 02)......................................................................9
3. Xây dựng Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng:...................................................9
3.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính:................................................................9
3.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự:....................................................10

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

3.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nv Hành chính:................................................12
III. Tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ của công ty:.....................................................................13
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư - lưu trữ của công ty:....13
3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác...........................................................13
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy định của nhà nước, bao gồm
các văn bản sau:............................................................................................................................14
3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty:....................................15
3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty:...........................................................15
3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản của công ty:.............................................................16
3.4.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được thực như sau:.......................16
3.4.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty được thực hiện theo các bước
sau:...............................................................................................................................................16
3.4.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ công ty:........................................................17
3.5. Tình hình tổ chức lưu trữ của Công ty:..................................................................................18
IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty:...............................19
4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng........................................................19
4.2. Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của
Công ty..........................................................................................................................................19
4.3. Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cty:.......................................20

Phần II................................................................................................................22

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:..............................................................................22
CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG...............................22
A. PHẦN MỞ ĐẦU:........................................................................................................................22
B. PHẦN NỘI DUNG:.....................................................................................................................22

Chương 1. Khái quát các kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng..................22
1.1.Khái niệm “Nhà quản trị văn phòng”:.....................................................................................22
1.2. Chức năng của Nhà quản trị văn phòng:................................................................................22
1.2.1. Lãnh đạo:............................................................................................................................22
1.2.2. Kiểm tra:.............................................................................................................................23
1.2.3. Hoạch định:.........................................................................................................................24

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

1.2.4. Tổ chức:..............................................................................................................................25
1.3. Các kỹ năng của Nhà quản trị văn phòng:..............................................................................25

Chương 2. Phân tích, đánh giá các kỹ năng của.............................................26
nhà Quản trị văn phòng....................................................................................26
2.1. Tại sao bạn nên chọn học ngành Quản trị văn phòng?...........................................................26
2.2. Kỹ năng dành cho nhà quản trị văn phòng:............................................................................28
2.2.1. Nhận xét chung:..................................................................................................................28
2.2.2. Các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng.............................................................................28

2.2.3. Nguyên tắc cho nhà quản trị văn phòng:............................................................................35
2.2.4. Phân tích và đánh giá bản thân nhà quản trị văn phòng:....................................................40
2.3. Những tố chất làm nên thành công của bạn với nghề quản trị văn phòng:...........................42

Chương 3. Giải pháp, đề xuất, kiến nghị để nâng cao các kỹ năng..............46
của nhà quản trị văn phòng..............................................................................46
3.1. Giải pháp:...............................................................................................................................46
3.2. Đề xuất, kiến nghị:.................................................................................................................46

Chương 4. Danh mục tài liệu tham khảo........................................................47
PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................48
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Công ty Cổ phần phân phối và bán lẻ BT.......................................................................................48

Phần IV. LỜI CẢM ƠN....................................................................................52
Phần V: PHỤ LỤC............................................................................................53

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

“Học, học nữa, học mãi” là câu nói của chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại đã in sâu
trong linh hồn của các thế hệ chúng ta. Đất nước ta đang bước vào nền kinh tế thị
trường, cần có những nhân tài cho dân tộc, những người có trình độ chuyên môn để

giúp cho mọi hoạt động của nước nhà. Việt Nam đã ra nhập WTO – Tổ chức Thương
mại thế giới vào năm 2007, đây là một sự kiện đặc biệt quan trọng chứng tỏ rằng
chúng ta đang ngày càng đổi mới, kèm theo đó là những thách thức, khó khăn đòi hỏi
chúng ta phải vượt qua để hòa nhập với nền kinh tế thế giới.
Đứng trước những trọng trách to lớn của đất nước, Đảng ta đã đưa ra hàng loạt
những mục tiêu để tạo điều kiện phát triển nền kinh tế hàng hóa, nhiều thành phần
định hướng XHCN gắn với yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa.
Trong công cuộc đổi mới công nghiệp hóa – hiện đại hóa xây dựng và phát triển đất
nước các ngành kinh tế ngày càng đa dạng. Việc đầu tiên cần làm là đó là chú trọng
đến việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất, năng lực đáp ứng được
nhu cầu công cuộc cải cách nền hành chính, xây dựng và phát triển Đất nước.
Để thực hiên mục tiêu đó, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội là một trong những
trường đào tạo cán bộ trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp chính quy,
tại chức các chuyên ngành như: Quản trị nhân lực, Thông tin thư viện, Thư ký văn
phòng, Tin học, Hành chính học, Hành chính Văn thư, Dịch vụ pháp lý, Quản trị văn
phòng …nhằm đáp ứng được cả trình độ lẫn chuyên môn. Ngoài việc giảng dạy tại
trường, nhà trường còn còn bố trí và tổ chức cho sinh viên, học sinh đi thực tập tại các
cơ quan doanh nghiệp khi tôt nghiệp. Nhằm nâng cao lý luận, thực tiễn và nâng cao
thực tế để rèn luyện khả năng với chuyên ngành đã được đào tạo, để cho sinh viên có
kiến thức áp dụng và bổ sung kiên thức vào thực tế công việc cụ thể.
Để đáp ứng được nhu cầu, khoa Quản trị Văn phòng đã đề ra kế hoạch thực tập
Ngành Quản trị Văn phòng tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức cho sinh viên. Phần lớn
sinh viên QTVP K14A là các bạn đã đi làm tại các cơ quan, doanh nghiệp rất ổn định,
hầu như là các bạn đã đi làm thì thực tập tại cơ quan, doanh nghiệp mà mình đang làm,
vừa tạo điều kiện thuận lợi trong công việc, vừa tạo điều kiện trong học tập và nâng
cao được trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Em cũng chính là một trong số
các bạn đã đi làm và thực tập luôn tại doanh nghiệp. Đợt thực tập này giúp em cũng
như các bạn sinh viên khác củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

1

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

đức của một nhân viên văn phòng, là cơ hội cho em và các bạn đúc rút những kinh
nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Với thời gian thực tập không dài chỉ gần 02 tháng (từ ngày 04/7/2016 đến ngày
28/8/2016) nhưng em đã được thực tập và thực hành đã giúp em trang bị thêm kỹ năng
nghề nghiệp giúp em thêm yêu ngành nghề mình đã chọn là ngành Quản trị văn phòng
và dưới sự hướng dẫn nhiệt tình, sự chỉ bảo ân cần của cán bộ nhân viên trong phòng
Hành chính cùng sự cố gắng của bản thân muốn học hỏi trao dồi kiến thức đã giúp em
hoàn thành tốt công việc thực tập.
Em xin chân thành cám ơn Trường Đại Học Bộ Nội vụ Hà Nội ,các thầy cô
trong khoa quản trị văn phòng, các anh, các chị trong công ty CP Phân Phối và Bán Lẻ
BT đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, đã cung cấp thông tin tài liệu hỗ
trợ cho việc hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này. Giúp em hiểu rõ tầm quan trọng trong
công tác văn phòng và ý thức được trách nhiệm cũng như chuyên môn nghiệp vụ cần
phải có ở mỗi cán bộ hành chính văn phòng. Mặc dù em đã cố gắng chuẩn bị kỹ lưỡng
nhưng bài báo cáo khó tránh được những thiếu sót, em mong muốn gửi tới nhà trường,
các thầy cô nơi em học tập, rèn luyện trong những năm qua, đóng góp ý kiến thiết thực
của thầy cô giáo và các cán bộ trong công ty để bài báo cáo của em được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 08 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Hồng Loan

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

2

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Phần I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CP PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ BT
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
1. Giới thiệu chung về công ty:
Tên Công ty: Công ty Cổ phần Phân Phối và Bán Lẻ BT
Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Intracom, ngõ 72 Trần Thái Tông, Cầu Giấy, HN
Số điện thoại: 04.37957967
Mã số DN: 0106540622
Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân
hàng, có mã số thuế theo quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần phân phối và bán lẻ BT là đơn vị trực thuộc Sở Kế hoạch Đầu
tư TP Hà Nội, thành lập ngày 19/05/2014. Công ty CP Phân Phối và Bán Lẻ BT
(BTCom) là Công ty trẻ đang trong thời gian đầu xây dựng sau thành lập, hiện Công ty
có hơn 8.000 điểm phân phối và bán lẻ các mặt hàng tiêu dùng trên cả nước. Chúng tôi
đặt ra mục tiêu trở thành Vua Bản Lẻ Nông Thôn.

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
2.1. Chức năng của Công ty:
Công ty Cổ phần Phân Phối và Bán Lẻ BT có chức năng đó là: phân phối và
bán lẻ các mặt hàng tiêu dùng nhanh (các mặt hàng: bột giặt; xả vải; nước tẩy bồn cầu
OKAY; nước rửa chén…) tại các điểm bưu điện văn hóa xã tại 63 tỉnh thành.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu của Công ty.
- Tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên trong công ty có thu nhập ổn định và mức
sống ngày càng được nâng cao.
Công ty đã có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu quả kinh tế, từng
bước khẳng định vị trí và thương hiệu của mình trên thị trường.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, Công ty đã không ngừng phát triển

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

3

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

cả về số lượng, chất lượng và tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, góp phần
đáng kể vào việc phát triển ngành kinh doanh trong nước và nước ngoài.
Trong những năm qua, Công ty luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân

lực; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa cơ sở vật chất,
trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc
Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các Luật khác có liên quan.
Hoạt động có hiệu quả và trong khuôn khổ của pháp luật, Điều lệ của Công ty.
Nhiệm vụ xây dựng chiến lược, các kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh
doanh phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu của thị trường
nhằm mang lại lợi ích cao nhất và giá trị
Quản lý tốt cán bộ nhân viên của Công ty theo đúng chế độ chính sách của Nhà
nước. Không ngừng cải thiện điều kiện lao động, sinh hoạt của cán bộ công nhân viên
nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả trong quản lý.
2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Phân Phối và Bán Lẻ BT gồm có: Giám
đốc, phó giám đốc, phòng hành chính, phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh
(kế hoạch), phòng dự án đầu tư.
2.3.1. Giám đốc Công ty:
Giám đốc Công ty giải quyết và điều hành các lĩnh vực của Công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của cty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty
Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lí lỗ trong kinh doanh
Tuyển dụng lao động
2.3.2. Phó Giám đốc:
Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc phụ trách cơ sở vật
chất công ty trang thiết bị và các vấn đề chuyên môn
Giúp việc cho Giám đốc trong quản lí điều hành các hoạt động của công ty theo
sự phân công của Giám đốc
Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu
trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

4

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2.3.3. Phòng Hành chính
Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các trong lĩnh
vực tổ chức lao động, quản lí và bố trí nhân lực, chế độ chính sách, cham sóc sức khỏe
cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy
chế công ty
Xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh đạo
Tham mưu giúp lãnh đạo công ty thực hiện công tác thi đua khen thưởng
Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết, phục vụ,
chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho hội nghị, cuộc họp của công ty
Thực hiện tốt công tác văn thư, bảo mật theo quy định
Thực hiện tốt công tác chính trị nội bộ
Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh.
2.3.4. Phòng Tài chính – Kế toán:
Tổ chức hoạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng Tài chinh – Kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng vốn
vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động, vật tư và tập hợp
đầy đủ các chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, thực hiện các nghĩa vụ về thuế
đối với ngân sách, đồng thời thực hiện các chức năng về quản lí và chịu trách nhiệm

trực tiếp trước giám đốc về mọi hoạt động.
Cân đối thu – chi các khoản cho công ty, cho phù hợp với từng thời điểm phát
triển của công ty.
2.3.5. Phòng kinh doanh (kế hoạch):
Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh
ngắn hạn và dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trường, đầu tư phát triển sản xuất, liên
doanh liên kết trong và ngoài công ty
Giao dịch với khách hàng và điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn
công ty
Soạn thảo và tham mưu cho lãnh đạo công ty ký kết các hợp đồng kinh tế
Xây dựng phương án và theo dõi tiến độ sản xuất, phân công và giao kế hoạch
cho các đơn vị
Thống kê và báo cáo theo chế độ. Bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phòng quản lí,
tuyệt đối giữ bí mật thông tin kinh tế, bí mật sản xuất kinh doanh của công ty

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

5

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2.3.6. Phòng dự án đầu tư
Nghiên cứu xây dựng chiến lược về lĩnh vực đầu tư của công ty, tìm kiếm các
cơ hội đầu tư cho các dự án kinh doanh; xây dựng các chương trình mục tiêu, lập báo
cáo đầu tư cho các dự án kinh doanh chuẩn bị đầu tư để trình giám đốc công ty phê

duyệt dự án theo thẩm quyền; tham mưu cho giám đốc trong việc xúc tiến tìm, chọn
các nguồn vốn đầu tư
Tham mưu trong việc bảo toàn phát triển vốn và theo dõi quản lí các nguồn vốn
đầu tư vào các dự án của công ty
Thẩm tra khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành
Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của giám đốc
công ty
2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: (phụ lục 01)
II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của Công ty Cổ phần Phân phối và Bán Lẻ BT
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty:
1.1. Chức năng của văn phòng Công ty:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công
việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt đông chung của toàn cơ
quan, tổ chức.
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, nó có điều kiện tồn tại như bất
kỳ một thực thể nào. Có thể nói văn phòng cũng có điều kiện để tồn tại độc lập tương
đối như bất kỳ một tổ chức nào đó thông qua môi trường mà nó tồn tại, cả về phương
diện tự nhiên và phương diện xã hội.
Chức năng tham mưu: văn phòng giúp thực hiện công tác quản lý văn bản, lập
hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định của pháp luật; tiếp nhận và quản lý văn
bản, theo dõi chặt chẽ quá trình vận hành các văn bản, tổ chức in, sao, phát hành văn
bản đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành và gửi đúng thành phần. Triển khai
thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch đã xây
dựng.
Chức năng tổng hợp: văn phòng là đầu mối thu thập, quản lý, sử dụng thông tin
phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại được những
hiệu quả thiết thực.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

6

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Chức năng hậu cần: hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều
kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính. Những thứ đó
thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời trong mọi
quá trình, mọi lúc, mọi nơi.
*Văn phòng còn có các chức năng khác như:
Làm chức năng thông tin với cấp trên và với cơ sở
Công tác quản lí lao động
Công tác thi đua khen thưởng – kỷ luật và giải quyết các chế độ chính sách đối
với cán bộ nhân viên và người lao động
Công tác văn thư lưu trữ và quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên
Công tác Hành chính quản trị, y tế
Giúp theo dõi thực hiện quy chế và các hoạt động công tác, công việc
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty
Hoạch định các chiến lược phát triển của công ty. Xây dựng chương trình và
báo cáo thực hiện chương trình công tác theo tuần, tháng, quý, năm của cty.
Xây dựng các kế hoạch cho công ty (kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn…)
các chương trình công tác. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị tổ chức các
Hội nghị, hội thảo, cuộc họp của Công ty, lãnh đạo công ty và phục vụ các Hội nghị,
hội thảo đó

Kiểm tra giám sát giúp giám đốc công ty quản lý chỉ đạo cong tác Hành chính
của công ty
Lập kế hạch mua sắm trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc. Quản lí
sử dụng và bảo quản có hiệu quả các phương tiện làm việc, tài sản
Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật đáp ứng nhu cầu công
việc của công ty
Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến các lĩnh vực do phòng Hành
chính phụ trách
Quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của công ty
Quản lí và lưu trữ hồ sơ trong công ty
Đào tạo cán bộ đáp ứng cho nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
và kỹ năng tay nghề cao
Quản lý giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

7

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Đảm bảo công tác hậu càn tốt nhất phục vụ cho lãnh đạo và công ty
Công tác bảo vệ, lễ tân bảo đảm an toàn về người và tài sản
Làm các công việc trong lĩnh vực, chuyên môn được giao và phụ trách
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty
Phòng Hành chính của Công ty bao gồm:

*Trưởng phòng: Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ
quản lý và nghiệp vụ
Thiết lập xây dựng các quy chế cho phù hợp các hoạt động của cty
Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động kịp thời
và phản ánh đúng tình hình.
Phối hợp kiểm tra và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất.
Kiểm tra, theo dõi thường xuyên việc thực hiện công tác dự án đầu tư phát triển
quy mô mở rộng công ty.
*Phó trưởng phòng: Trợ lý trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ do trưởng phòng
phân công.
Tham mưu cho trưởng phòng trong công tác tổ chưc nhân sự, tổng hợp thống
kê.
Trực tiếp tổ chức việc phân công công việc, thực hiện kế hoạch hoạt hoạt động
của phòng, thường trực giải quyết các công việc thường xuyên của phòng
Tham mưu xây dựng kế hoạch hoạt động của phòng.
*Cán bộ, nhân viên Hành chính: Tham mưu giúp lãnh đạo về các lĩnh vực
văn hóa, xã hội, thường xuyên nắm bắt kịp thời mọi hoạt động của các phòng, dự thảo
báo cáo và các văn bản khác
Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
*Nhân viên văn thư – lưu trữ: Là toàn bộ hoạt động nhằm giữ gìn, bảo quản
văn bản, tài liệu. Là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị trong
hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản; quản lý, tổ chức thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ iện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính, văn thư,
theo quy định của pháp luật.
Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu
đến và đi trong phạm vi quyền hạn.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

8

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Tiếp nhận vào sổ và chuyển giao công văn đi, đến
Quản lý chặt chẽ, bí mật tài liệu; trực điện thoại theo quy định.
Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã đảm
bảo thể thức, nội dung vào số, ngày, tháng và có chữ ký của Lãnh đạo đảm bảo đúng
quy trình ban hành văn bản.
Thực hiện một số nhiệm khác được Lãnh đạo phân công
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng: (phụ lục 02).
3. Xây dựng Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng:
3.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
Bộ phận: Phòng Hành chính
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính
Mã công việc: BT_TP_HC
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty
a. Vị trí:
- Vị trí công việc: Là Lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng trực tiếp của Văn
phòng, giúp Lãnh đạo Công ty quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm vụ được Lãnh
đạo Công ty giao cho Văn phòng.
- Trách nhiệm: Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty và
trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng và việc thực hiện nhiệm vụ được

giao.
- Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Lãnh đạo Công ty thực hiện các
công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính, ứng dụng công nghệ
thông tin và các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Công ty giao
b. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Lãnh đạo Cty giao.
2. Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công tác
cán bộ, tài chính, kế hoạch.
3. Phân công các Phó phòng và nhân viên thực hiện nhiệm vụ; thường xuyên
kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

9

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

4. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do nhân viên văn thư chuyển
đến..
5. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi lưu
trữ; các cuộc họp triển khai.
6. Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản.
7. Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo của
Lãnh đạo Công ty.

8. Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề có liên
quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc cơ
quan.
9. Vận động các cá nhân trong Công ty xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ
nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay mặt
tập thể cán bộ, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với Lãnh đạo công ty về nhân
sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động cty.
c. Quyền hạn:
1. Được Lãnh đạo Công ty ủy quyền làm chủ tài khoản. Ký các chứng từ thu và
chứng từ chi theo ủy quyền của Lãnh đạo Công ty; xác nhận chi phụ cấp làm việc
ngoài giờ, ngày lễ và các phụ cấp khác của Công ty; duyệt chi tạm ứng; duyệt cấp phát
văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động…cho các Phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ.
2. Được Lãnh đạo Công ty ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản thuộc thẩm
quyền của Lãnh đạo Công ty.
3. Lập danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp
vụ theo quy định của cơ quan.
5. Giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ, nhân viên Văn phòng.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Lãnh đạo Công ty.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Lãnh đạo Công ty.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc cơ quan.
3.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH
Bộ phận: Phòng Hành chính

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

10

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Chức danh: Phó phòng Hành chính
Mã công việc: BT_NV_HC
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty
a. Vị trí:
- Vị trí công việc: Phó Trưởng phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Trưởng
phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Trưởng phòng.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao, Phó phòng
chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Lãnh đạo Công ty và trước pháp luật về về toàn
bộ kết quả hoạt động được giao.
- Nhiệm vụ: giúp Trưởng phòng thực hiện công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng
hợp và các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao.
b. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành nhân viên, do mình phụ trách theo
phân công của Trưởng phòng.
2. Trực tiếp phân công nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực công tác
được Trưởng phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc
thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý, đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để nâng cao kiến thức, năng lực kinh nghiệm thông
qua công tác thực tiễn.
3. Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời, chính
xác, đúng nội dung yêu cầu.
4. Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công văn, giấy tờ… Chuẩn
bị nội dung phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phân công.

5. Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khen thưởng trong công tác
thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ do Trưởng phòng giao.
6. Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai theo sự phân công
của Trưởng phòng.
7. Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến những
công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao.
8. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho chuyên viên, nhân viên thuộc Văn
phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
9. Vận động các cá nhân xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

11

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công sở trong Công ty.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
c. Quyền hạn:
1. Thay mặt Trưởng phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn phòng khi
được Trưởng phòng giao.
2. Đề xuất với Trưởng phòng danh sách cán bộ, nhân viên tham gia các lớp đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
3. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng về nhân sự, phương
tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng

hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên
Văn phòng.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng; khi có yêu cầu của Trưởng phòng thì
báo cáo trực tiếp cho Lãnh đạo Công ty.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc cơ quan.
3.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nv Hành chính:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH
Bộ phận: Phòng Hành chính
Chức danh: Nhân viên nhân sự, nhân viên hành chính
Mã công việc: TB_NV_HCNS
Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng, phó phòng HC.
a. Vị trí:
- Vị trí công việc: Nhân viên Hành chính là nhân viên của Công ty, thực hiện
công tác Hành chính và các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng, Phó
Trưởng phòng.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, nhân viên chịu trách
nhiệm trước Phó Trưởng phòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, kết
quả, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được phân công.
- Nhiệm vụ: thực hiện một số mặt công tác thuộc nhiệm vụ về hành chính do
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách giao.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

12

Lớp: ĐHLT QTVP K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

b. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ, chất lượng và
hiệu quả công việc góp phần đáp ứng yêu cầu của Lãnh đạo công ty.
2. Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn
hóa công sở trong Công ty.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ
trách giao.
c. Quyền hạn:
1. Đề xuất ý kiến với Phó Trưởng phòng phụ trách, Trưởng phòng các vấn đề
liên quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
2. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng về hành chính ,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách Bộ phận. Khi có yêu cầu
của Trưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộ phận) và
Trưởng phòng.
3. Quan hệ phối hợp với các phòng, ban thuộc Công ty.
III. Tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ của công ty:
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư - lưu
trữ của công ty:
Các văn bản của công ty được thực hiện theo quy định sau:
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Nghị định 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác VT.
- Luật Doanh nghiệp năm 2013;
- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 của Quốc Hội về Luật Lưu trữ Quốc Gia;
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ về việc hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác
Trong hoạt động quản lý luôn diễn ra vai trò của lập kế hoạch và xây dựng

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

13

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

chương trình công tác.
+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một
cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ
chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho
cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được
rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ
quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay

đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu
đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý
quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một
kế hoạch thống nhất; phốihợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả
những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan
điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh
đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Xây dựng kế hoạch công tác tuần của cơ quan:
Tên công việc
Họp giao ban

Thời gian
Thứ 2

Địa điểm
Phòng họp

Nhân sự
Lãnh đạo các phòng

8h00 – 8h45
Thứ 3

Phòng họp

ban
Lãnh đạo

Họp dự án Ong
vàng
Demo Vi21e

14h10 – 17h30
Thứ 5

Phòng họp

Team Vi21e

Ký kết biên bản

14h00 – 15h30
Thứ 6

Phòng họp

Lãnh đạo

thỏa thuận với

10h – 12h00

Tổng công ty Bưu
điện Việt Nam
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy định của
nhà nước, bao gồm các văn bản sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

14

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Luật Doanh nghiệp năm 2013 ;
- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2002, 2008;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Nghị định 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về việc

hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP, 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác Văn thư.
- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 của Quốc Hội quy định về Luật LT Quốc Gia;
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ về việc hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty:
Công ty có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau:
- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, hướng
dẫn, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,
công văn, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư mời, giấy mời, giấy giới
thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển...
- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty:
*Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau đây
gọi tắt là Thông tư 01 của Bộ Nội vụ).
* Mội số văn bản ban hành sai: (phụ lục 3)
- Văn bản 1- Quy định: Sai về thể thức và nội dung ban hành văn bản..
*Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức nước ngoài
Thực hiện theo các quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
3.3.3.Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cty.
(Phụ lục 4)
*Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, đơn vị
giao cho một phòng ban hoặc một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
*Phòng ban hoặc nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

15

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật, nơi nhận văn bản.
- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan.
- Soạn thảo văn bản.

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, đơn vị tham khảo ý kiến của
các tổ chức, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản của công ty:
3.4.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được thực như
sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản.
- Đóng dấu Công ty (gồm dấu Công ty và các loại dấu khác)
- Đăng ký văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đến:
Tất cả văn bản sau khi đã có chữ ký, dấu, ghi số ngày tháng và đăng ký, cán bộ
văn thư có nhiệm vụ chuyển phát ngay văn bản đến đối tượng có liên quan trong thời
gian ngắn nhất, đảm bảo đồng thời nguyên tắc chính xác, nhanh chóng, kịp thời, đúng
đối tượng.
Trước khi chuyển giao văn bản đi, văn thư cần chọn bì bà trình bày bì cho thích
hợp. Khi chuyển giao văn bản đến đối tượng có liên quan văn thư phải lập sổ chuyển
giao văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu.
+ Sắp xếp bản lưu:
Mỗi văn bản do Công ty ban hành để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lí
nên ít nhất phải lưu ít nhất 02 bản chính; 01 ở đợn vị soạn thảo và 01 lưu ở văn thư
Công ty.
Nhân viên văn thư có trách nhiện sắp xếp bản lưu thật khoa học và dễ dàng tra tìm.
3.4.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty được thực
hiện theo các bước sau:
- Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
Bộ phận văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản, văn bản đến từ bất kỳ
nguồn nào (kể cả do Lãnh đạo cầm tay mang về) đều phải qua văn thư để làm thử tục
đăng ký, giải quyết văn bản. Sau khi văn thư nhận được công văn nhân viên văn thư

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

16

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

tiến hành kiểm tra bì văn bản xem văn bản có dấu hiệu bị bóc chưa và kiểm tra có phải
văn bản gửi cho Công ty mình hay không sau đó mới tiến hành phân loại công văn rồi
mới bóc bị và vào sổ đăng ký văn bản đến.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
- Đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Trình văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ công tác văn thư
của công ty mà cán bộ lựa chọn việc trình báo văn bản cho phù hợp.Văn thư trình
Lãnh đạo xem xét toàn bộ văn bản để xin ý kiến phân phối giải quyết văn bản đến. Sau
khi đã có ý kiến của lãnh đạo công ty về việc giải quyết văn bản nhân viên văn thư có
trách nhiệm chuyenr giao văn bản đến các cá nhân, tổ chức có trách nhiệm giải quyết
văn bản.
- Sao văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến.
Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ;
+ Khi chuyển giao người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao.
3.4.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ công ty:

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một tập hoặc nhiều tập, mỗi tập được gọi là một
đơn vị. Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư nó là mắt xích
gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu
vào lưu trữ thì đây là khâu làm tương đối đầy đủ và đúng theo quy định Nhà nước.
Nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty:
Người đúng đầu công ty có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ đạo các
cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để Văn thư cơ quan
tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành.
*Nhận xét: Việc lập hồ sơ hiện hành của công ty nhìn chung chưa được chuyên
nghiệp, chưa khoa học nên việc lập hồ sơ chưa được đầy đủ nếu có lập thì chỉ mang
tính chất tạm thời. Lý do vì:

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

17

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách mà chỉ là kiêm nghiệm.
- Cơ sở vât chất, phương tiện đảm bảo lưu trữ chưa tốt.
- Do khối lượng công việc nhiều, nhân viên kiêm nhiệm chưa chuyên nghiệp.
3.5. Tình hình tổ chức lưu trữ của Công ty:
*Công tác thu tập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Là một doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, sản sinh ra một khối
lượng lớn các tài liệu rất đa dạng, nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ từ nhiều nơi; các
tài liệu này được nhân viên trong quá trình hoạt động lập thành hồ sơ. Nhân viên lưu
trữ có trách nhiệm thu thập những hồ sơ, tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của cán
bộ, nhân viên vào lưu trữ Công ty. Tuy nhiên, không phải tất cả đều được thu thập vào
lưu trữ hiện hành mà nhân viên lưu trữ phải phối hợp với các cá nhân, đơn vị để xác
định các hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty để đưa vào lưu
trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ diễn ra thường xuyên và đúng theo
quy trình. Các tài liệu thu thập phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của công ty
*Công tác chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ
Do khối lượng công việc nhiều Công ty lại không có cán bộ lưu trữ chuyên
trách vì thế công tác chỉnh lý tài liệu còn nhiều hạn chế. Tài liệu lưu trữ chỉ được xử lý
sơ bộ trước khi đưa vào lưu trữ. Chính do tài liệu lưu trữ không được chỉnh lý hoàn
chỉnh dẫn đến tổ chức sắp xếp còn chưa khoa học gây khó khăn rất lớn cho công tác
quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ, nhân viên trong Công ty
Tùy thuộc vào phông hoặc khối tài liệu có thể lựa chọn phương án phân loại
phù hợp, có thể phân loại theo phương án Thời gian – Mặt hoạt động, Mặt hoạt động –
Thời gian, Cơ cấu tổ chức – Thời gian, Thời gian – Cơ cấu tổ chức.
Áp dụng vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty có thể lựa chọn
phương án: Mặt hoạt động – Thời gian.
Khi đã chỉnh lý xong thì lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu;
đối với tài liệu hết giá trị sử dụng thì làm thủ tục hủy.
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ trên thực tế còn nhiều hạn chế. Tuy các tài liệu
lưu trữ đều có giá trị, tủ đựng gọn gàng nhưng Công ty vẫn chưa áp dụng các biện
pháp chống ẩm mốc cho tài liệu vì vậy một số không ít các tài liệu quan trọng bị nhòe,
ố không thể tiếp tục sử dụng.
*Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ, nhân viên trong Công ty diễn ra không
thường xuyên. Thông thường những tài liệu đã được đưa vào lưu trữ thì ít khi được sử

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

18

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

dụng lại. Các cán bộ, nhân viên có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ thì đề nghị nhân
viên lưu tữ tra tìm giúp. Việc tra tìm tài liệu thường mất nhiều thời gian khi đưa vào
lưu trữ không được xây dựng công cụ tra tìm.
*Nhận xét chung:
+Ưu điểm:
-Công tác chỉ đạo nghiệp vụ của Công ty được thực hiện tốt, hợp lí
-Chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác
-Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
-Bảo quản tài liệu lưu trữ tốt, đảm bảo các yêu cầu về tài liệu được bảo quản để
phục vụ nghiên cứu, tra tìm và sử dụng
+Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điển trên công tác văn thư lưu trữ của Công ty còn một số
tồn tại sau: Do khối lượng văn bản cần chỉnh lý hàng năm lớn mà cán bộ lưu trữ của
Công ty là kiêm nghiệm chưa có cán bộ phụ trách riêng nên còn gặp nhiều khó khăn
trong quá trình thực hiện và giải quyết công việc.
Công ty chưa chú trọng đầu tư vào kho lưu trữ: diện tích kho chưa đủ điều kiện,
tình trạng kho vẫn còn nhiều bất cập, thiếu sót nên công tác lưu trữ còn gặp nhiều khó
khăn.

Chưa có công cụ tra tìm nên việc tra tìm tài liệu còn mất nhiều thời gian.
IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của
công ty:
4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.
Đều được hiện đại hóa, những thiết bị cũ nát, kém chất lượng đã được thay thế
hoàn toàn.
- Công ty đầu tư thêm nhiều máy văn phòng phục vụ cho các phòng làm việc có
đầy đủ cơ sở vật chất để làm việc hiệu quả cao nhất như: máy tính, máy fax, máy
photo, máy in….
4.2. Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị
trong phòng làm việc của Công ty
Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu văn phòng mở đã hạn chế việc
lãng phí thời gian công sức, điều hành hoạt động của văn phòng và giảm được chi phí
về quản lý điều hành. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnh đạo thoát khỏi những công
việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi nhân viên văn phòng phát huy
tính sáng tạo,tự chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất
Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

19

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

trang thiết bị, phương tiện làm việc,…

Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác có thể dẫn đến
trì trệ do chuyển giao, khó quan tâm đúng mức từng loại công việc.
*Xây dựng văn phòng hiện đại cho Công ty
+Mô hình văn phòng của Công ty Cổ phần Phân Phối và Bán Lẻ BT. (Phụ lục 05)
Nhận xét:
*Ưu điểm:
+ Cách bố trí bàn làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng cơ bản đã khá hợp
lý tận dụng tốt không gian của phòng làm việc.
+ Trưởng phòng có thể giám sát được toàn bộ hoạt đông của nhân viên.
*Nhược điểm: Tuy nhiên còn một số vị trí chưa thật sự hợp lý như : tủ đựng văn
phòng phẩm nên để gần máy in đa năng để tiện cho việc in ấn, phô tô tài liệu, văn
bản. Nên có vách kính mờ ngăn khu vực tiếp khách tách biệt với văn phòng làm
việc.
4.3. Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cty:
- Phần mềm quản lý nhân sự: Wise Eye V5.1

Phần mềm Wise Eye V5.1 dùng để quản lý nhân sự, chấm công, tính lương cho
nhân viên rất chính xác, khoa học và hiện đại. Tạo điều kiện thuận lợi trong công tác

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

20

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

văn phòng, nâng cao hiệu quả công việc của cty.
-Phần mềm quản lý văn bản: Chưa áp dụng được phần mềm hiện đại mà cty
đang sử dụng “phần mềm tự tạo” sau đó nhập lên Sever để tra cứu văn bản mềm khi
cần.
Đề xuất: Cty cần nhanh chóng cho nhân viên sử dụng phần mềm quản lý văn
bản trong thời gian sớm nhất, để thuận tiện trong công việc, hiệu quả công việc được
tốt hơn.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Loan

21

Lớp: ĐHLT QTVP K14A