Công tác lưu trữ của UBND thành phố cẩm phả

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT......................................................................................................3
A.PHẦN MỞ ĐẦU.....................................................................................................................1
B.PHẦN NỘI DUNG.................................................................................................................3
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ CẨM PHẢ........3
1.1 . Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Phòng
Nội vụ thành phố Cẩm Phả.................................................................................................3
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.................................................................................3
1.1.2 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ thành phố
Cẩm Phả..............................................................................................................................3
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư lưu trữ của Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả.............................................................9
1.2.1. Tình hình tổ chức......................................................................................................9
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của
Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả......................................................................................9
CHƯƠNG 2: ............................................................................................................................11
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẨM PHẢ.........................................................................................................11
2.1. Hoạt động quản lý......................................................................................................11
2.1.1. Về việc quản lý Phông lưu trữ cơ quan và công tác lưu trữ....................................11
2.1.2. Về việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ......................................11
2.1.3. Về việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt
động lưu trữ.......................................................................................................................11
2.1.4.Về việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác
thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ...................................................................12
2.1.5. Về việc ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.........12
2.1.6. Về việc công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ. 12

2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................13
2.2.1. Công tác giao nộp tài liệu :.....................................................................................13
2.2.2. Công tác thu thập tài liệu:.......................................................................................14
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.............................................................................14
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu........................................................................................15
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ..............................15
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:..........................................................................16
2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ:.............................................16
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ..........................................................................................................18
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt
được...................................................................................................................................18
2. Những mặt còn hạn chế.................................................................................................19
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Phòng .........................20
3.3. Một số khuyến nghị....................................................................................................24
C. PHẦN KẾT LUẬN..............................................................................................................25
D. PHỤ LỤC.............................................................................................................................27

Nguyễn Hải Trung

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Hải Trung

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Cụm từ viết tắt
1. UBND
2. HĐND
3. PNV

Nguyễn Hải Trung

Cụm từ đầy đủ
Ủy ban Nhân dân
Hội đồng nhân dân
Phòng Nội vụ

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A.PHẦN MỞ ĐẦU

Lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong quá
trình hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, của Đảng và Nhà nước. Là công tác quan trọng trong việc giữ

gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà
nước trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Điều đó đã được chứng minh qua
những cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về
phim ảnh…qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm
lược, là cơ sở để cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch
sử cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong
những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại
mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ
cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên
truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra,
tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do
đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là
nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có
thể sử dụng được.
Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì
vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người
thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài
liệu có giá trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi
vào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà
nước.
Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung
ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát
Nguyễn Hải Trung

1

Lớp Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

triển. Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các công văn
nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh đó, các cơ quan đã
có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác lưu
trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu đi vào nề nếp.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ. Được sự chấp thuận của
lãnh đạo nhà trường và lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Cẩm Phả trong 2
tháng từ ngày 11/01/2016 đến ngày 19/03/2016.Bản thân em đã trực tiếp làm việc tại
Phòng Nội Vụ của Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Cẩm Phả qua đợt thực tập vừa qua.
Trong khoảng thời gian thực tập, nhờ sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo cơ
quan cũng như sự chỉ bảo tận tình của các anh chị trong cơ quan,em đã học hỏi
và rút được nhiều bài học kinh nghiệm để ngày càng hoàn thiện hơn. Qua đợt
thực tập này, em nhận thấy rằng công tác lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân Thành
Phố Cẩm Phả còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về kho tàng, cơ sở vật chất chưa
được trang bị đầy đủ. Đồng thời, vận dụng các kiến thức đã được học ở nhà
trường trong đợt thực tập này em đã đúc rút ra được một số kinh nghiệm quý
báu trong công tác lưu trữ giúp cho em có được kiến thức về nghiệp vụ một cách
vững chắc hơn.
Để hoàn thành đợt thực tập này, em xin cảm ơn sự trau dồi kiến thức của các thầy,
cô trong thời gian qua, cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú lãnh đạo Phòng Nội Vụ
Thành Phố Cẩm Phả đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ – TRẦN VIỆT HÀ
giảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian thực tập vừa qua, đồng thời em xin
cảm ơn tới lãnh đạo và các anh chị tại Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả đặc biệt là

anh NGUYỄN THÁI DUY - chuyên viên phòng Nội vụ Thành phố Cẩm Phả
nguời đã hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Hải Trung
Nguyễn Hải Trung

2

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B.PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ
CẨM PHẢ
1.1 . Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ
chức của Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Thực hiện theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP , Phòng Nội Vụ thành phố được
thành lập trên cơ sở Phòng Nội Vụ - Lao Động Thương Binh Xã Hội trước đây
1.1.2 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Phòng
Nội vụ thành phố Cẩm Phả
 Chức năng
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố,là bộ máy
giúp việc của Thường trực HĐND và UBND Thành phố, có chức năng nhiệm vụ cụ
thể như sau:

Phòng Nội vụ Thành phố Cẩm Phả là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND Thành phố có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân quản lý nhà nước
về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công
chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn
vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động
hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách
hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên
trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo;
thi đua - khen thưởng; công tác thanh niên.
Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm,
biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND , đồng thời
chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở
Nội vụ.
Nguyễn Hải Trung

3

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND, Chủ tịch UBND thành phố ban hành quyết định, chỉ thị;
quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản

lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy
+ Trình UBND, Chủ tịch UBND thành phố ban hành văn bản quy định cụ
thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụ theo quy định và
theo hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân thành phố trình cấp có thẩm quyền quyết
định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND thành phố;
+ Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp
công lập thuộc thẩm quyền quyết định của UBND cấp huyện theo quy định của
pháp luật và theo phân cấp của UBND tỉnh;
+ Tham mưu, giúp UBND thành phố trong việc trình UBND cấp tỉnh
quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
UBND cấp thành phố theo quy định của luật chuyên ngành;
+ Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối
hợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND thành phố
theo quy định của pháp luật.
- Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp công lập
+ Thẩm định, trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố kế
hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các
cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND thành
Nguyễn Hải Trung

4

Lớp Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phố để UBND thành phố trình UBND cấp tỉnh theo quy định;
+ Trình Chủ tịch UBND thành phố giao biên chế công chức, giao số
lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp có thẩm
quyền phê duyệt;
+ Giúp UBND thành phố hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên
chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập theo
quy định của pháp luật;
- Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức
+ Trình UBND thành phố ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND thành phố quản lý xây dựng đề án vị trí việc
làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc
làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và theo
chỉ đạo, hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;
+ Giúp UBND thành phố đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng hợp việc xây
dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án
điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ
quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND thành phố để trình
UBND cấp tỉnh thẩm định; giúp UBND thành phố tổng hợp danh mục vị trí việc
làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức của thành phố để trình UBND cấp
tỉnh theo quy định;
+ Trình UBND thành phố thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm
và cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị
thuộc UBND thành phố theo quy định, theo phân cấp hoặc ủy quyền của UBND
cấp tỉnh.

- Về công tác xây dựng chính quyền
+ Tham mưu, giúp UBND thành phố trong việc tổ chức và hướng dẫn
công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu HĐND các cấp trên địa bàn
theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;
+ Trình Chủ tịch UBND thành phố phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn
Nguyễn Hải Trung

5

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên UBND cấp xã, phường theo quy định.
Trình Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch,
Phó Chủ tịch, thành viên UBND cấp xã, phường nơi thực hiện thí điểm không tổ
chức HĐND theo quy định;
+ Xây dựng, trình UBND thành phố đề án liên quan đến việc thành lập,
giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành
chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn để UBND thành phố trình cấp
có thẩm quyền xem xét, quyết định.
- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã,phường và
những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, phường
+ Trình Chủ tịch UBND thành phố quyết định việc tuyển dụng, sử dụng,
quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức, luân
chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực hiện
chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ,

công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND thành phố theo quy
định của pháp luật và phân cấp của UBND cấp tỉnh.
+ Giúp UBND thành phố thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức
cấp xã; thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã, phường
và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã,phường theo quy định.
- Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức
+ Trình UBND thành phố triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và UBND cấp xã, phường thực hiện công tác cải cách
hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;
+ Trình UBND thành phố các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính,
đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn thành phố;
+ Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách
chế độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định.
- Giúp UBND thành phố thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt
động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy định của pháp luật
Nguyễn Hải Trung

6

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và theo ủy quyền của Chủ tịch UBND cấp tỉnh.
- Về công tác văn thư, lưu trữ
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ởthành phố vằ xã,

phường theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
- Về công tác thi đua, khen thưởng
+ Tham mưu, đề xuất với UBND thành phố tổ chức các phong trào thi
đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên
địa bàn thành phố; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen
thưởng thành phố;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn thành phố; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Về công tác tôn giáo
Giúp UBND thành phố chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật;
+ Tham mưu, giúp UBND thành phố giải quyết những vấn đề cụ thể về
tôn giáo theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
- Về công tác thanh niên
+ Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến
lược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên;
+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh
Nguyễn Hải Trung

7

Lớp Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

niên, công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của
thanh niên trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ
chế, chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.
- Trình UBND thành phố ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác
nội vụ trên địa bàn; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác nội vụ đối
với các cơ quan, đơn vị ở cấp huyện và UBND cấp xã, phường.
- Thực hiện việc kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền
hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm về công tác nội vụ trong địa
bàn thành phố theo quy định. Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công
của UBND thành phố.
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND thành
phố và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên
địa bàn.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
- Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức
trong cơ quan Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo
quy định của pháp luật và theo phân công của UBND thành phố.
- Giúp UBND thành phố quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND xã, phường về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được

giao trên cơ sở quy định của pháp luật và hướng dẫn của Sở Nội vụ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của UBND thành phố.
 Cơ cấu tổ chức
Số lượng nhân sự hiện có của Phòng Nội vụ Ủy Ban Nhân Dân Thành
phố Cẩm Phả gồm 09 người:
Nguyễn Hải Trung

8

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Họ và tên
Chức vụ
Vũ Ngọc Ánh
Trưởng phòng

Nguyễn Quang Minh
Phó trưởng phòng
Lâm Văn Dũng
Phó trưởng phòng
Vũ Đình Nhân
Phó trưởng phòng
Lê Đình Công
Chuyên viên
Nguyễn Thị Thủy
Chuyên viên
Vũ Thị Bích
Chuyên viên
Nguyễn Thái Duy
Chuyên viên
Nguyễn Thị Nhung
Chuyên viên
* Sơ đồ cơ cấu nhân sự Phòng Nội vụ Thành phố Cẩm Phả (Phụ lục

01)
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả
1.2.1. Tình hình tổ chức
Bộ phận công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ
cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận công tác văn thư lưu trữ có chức năng
giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư - lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác
văn thư lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với
tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
văn thư lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác
văn thư lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ

của cơ quan trong thời gian tới.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả
 Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn
- Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ
thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà
nước về văn thư, lưu trữ của Thành phố với các nhiệm vụ :
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp thành phố,
Nguyễn Hải Trung

9

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện và cấp xã.
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
+ Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp thành phố theo hướng dẫn của Sở Nội
vụ.
+ Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
- Biên chế: công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ
Ủy Ban Nhân Dân Thành phố Cẩm Phả bố trí trong biên chế được giao.

- Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ phải có
đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
 Cơ cấu tổ chức
- Hiện tại bộ phận văn thư của Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Cẩm Phả
được quản lý bởi Văn Phòng và có 2 chuyên viên phụ trách.
+ Bộ phận lưu trữ của Phòng Nội vụ do anh: Lê Đình Công công chức
kiêm nhiệm và phụ trách bộ phận này.

Nguyễn Hải Trung

10

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ ỦY BAN
NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ.
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Về việc quản lý Phông lưu trữ cơ quan và công tác lưu trữ.
Tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả có bộ phận lưu
trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức
thực hiện và quản lý Phông lưu trữ cơ quan, công tác lưu trữ đối với các cơ quan
chuyên môn và các tổ chức thuộc thành phố thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện
hành tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thành phố.

2.1.2. Về việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ.
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ ở Phòng
Nội Vụ. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,
cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ Phòng Nội Vụ. Cán bộ có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp
tài liệu của Phòng một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán
bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài
liệu của Phòng và làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử
dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ
là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo
phòng Nội vụ và lãnh đạo cơ quan.
2.1.3. Về việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
KHCN trong hoạt động lưu trữ.
Để nâng cao hiệu quả công việc , đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả đã luôn chú trọng quan tâm đến việc áp
dụng Khoa học – Công nghệ nói chung và công nghệ Tin học nói riêng vào các
lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc
nhanh chóng kịp thời , theo kịp thời đại.
Hiện nay, Phòng Nội vụ có một kho lưu trữ cơ quan. Trưởng phòng
Nguyễn Hải Trung

11

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tác lưu
trữ. Kho lưu trữ chỉ mới trang bị các thiết bị như: Giá, tủ, cặp 3 dây.Còn dụng cụ
bảo quản tài liệu như máy hút bụi, máy điều hòa… thì chưa trang bị
Trong công tác Lưu trữ , Phòng Nội vụ cũng đã có sử dụng Tin học vào
một số khâu như : Quản lý tài liệu lưu trữ bằng máy tính . Tuy nhiên do máy
chưa nối mạng nên chưa khai thác được thông tin phong phú trên mạng để phục
vụ cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và thông tin về Lưu trữ tài liệu nói
riêng, chưa tổ chức Lưu trữ tài liệu trên mạng.
Phòng Nội vụ cần thu hút được sự đầu tư của UBND cho lĩnh vực này .
Nhằm đưa công nghệ tin học vào phục vụ thiết thực hơn nữa cho hoạt động của
cơ quan cũng như công tác Lưu trữ để công tác này ngày một hiện đại hoá.
2.1.4.Về việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ,
quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Cần đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức các cuộc tập huấn
Nghiệp vụ cho Cán bộ nắm vững các khâu Nghiệp vụ như:Chỉnh lý , thu thập ,
bảo quản , tổ chức sử dụng ... có như vậy khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới
được quan tâm đúng mức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn , ý nghĩa hơn khi
sử dụng chúng vào mục đích khác nhau.
Cần có những chế tài khen thưởng và xử phạt trong hoạt động lưu trữ
2.1.5. Về việc ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công
tác lưu trữ.
Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại Phòng Nội Vụ đã tham mưu cho lãnh đạo
trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ của cơ quan đồng thời
cũng trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi
người trong cơ quan cùng thực hiện.
2.1.6. Về việc công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong
công tác lưu trữ.
Dựa theo Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định về việc khen
thưởng và xử lý vi phạm như sau:
Nguyễn Hải Trung

12

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Điều 28. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, quản
lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu lưu trữ có giá trị,
tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được khen thưởng theo
quy định của pháp luật.
Điều 29. Người nào chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài liệu lưu
trữ quốc gia hoặc có hành vi khác vi phạm những quy định của pháp lệnh này thì
tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu
trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của
pháp luật.
Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm các quy định của pháp
lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy
cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo pháp luật.
Đối với lưu trữ Phòng Nội vụ, ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử
lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn
chịu sự thanh tra, kiểm tra thường xuyên của bộ phận làm công tác thanh tra,
kiểm tra của Ủy Ban Nhân Dân thành phố Cẩm Phả. Bộ phận thanh tra, kiểm tra
của UBND thành phố Cẩm Phả lấy những quy định pháp luật của nhà nước về
công tác lưu trữ làm căn cứ pháp lý đồng thời dựa trên những quy định cụ thể về
công tác lưu trữ của UBND thành phố Cẩm Phả.
 Những vấn đề trên là những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý công

tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ Phòng Nội Vụ cần nắm
vững kiến thức của chương này để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc tổ
chức công tác lưu trữ và tuyển dụng cán bộ chuyên môn làm công tác lưu trữ ở
cơ quan. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng cần nắm vững những yêu cầu về trình độ
của cán bộ lưu trữ để quyết định việc tham dự các chương trình đào tạo cho phù
hợp.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác giao nộp tài liệu :
Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi
Nguyễn Hải Trung

13

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năm làm việc các đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc mình đã làm
xong, để đưa vào Lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan , tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ
lịch sử sau 5 năm sau. Đây là hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ , nhằm Lưu trữ
những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài.
Tại Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả công tác nộp tài liệu được
tiến hành sau mỗi năm làm việc và khi nôi dung trong Văn bản, tài liệu được
giải quyết xong.
Nhìn chung, các tài liệu nộp được lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thu
thập tương đối đầy đủ chọn vẹn. Tuy nhiên , bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề
chưa tốt trong công tác này như: Các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụ thể,

gây khó khăn cho tra tìm.
2.2.2. Công tác thu thập tài liệu:
Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào Lưu trữ là một công việc thường
xuyên và tất yếu nhằm hoàn thiện phông Lưu trữ quốc gia. Ở mỗi cơ quan làm
tốt công tác thu thập tài liệu sẽ bảo quản được chọn vẹn khối tài liệu có trong
hoạt động của cơ quan đó.
Các loại tài liệu nộp như : Tài liệu quản lý Hành chính Nhà nước, tài liệu
tổ chức chính quyền,tổ chức bộ máy cơ quan, tài liệu về phát triển kinh tế , văn
hoá, xã hội....
• Nhận xét :
Ưu điểm : Công tác thu thập tài liệu ở Phòng Nội vụ thành phô Cẩm Phả
đã được tiến hành hàng năm nên đã Lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Công
tác thu thập đã tạo điều kiện các khâu khác trong Lưu trữ tại cơ quan.
Nhược điểm : có những tài liệu tiếp nhận vào Lưu trữ còn chưa lập hồ sơ,
chất lượng tài liệu nộp chưa cao, vẫn còn tài liệu đã hết giá trị sử dụng được Lưu
trữ.
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Phòng Nội vụ cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ,
trên cơ sở đó việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và
Nguyễn Hải Trung

14

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiệu quả hơn.
Nhìn chung quá trình xác định giá trị tài liệu của Phòng Nội Vụ đã tiến
hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có
thời hạn cụ thể, mới chỉ dừng ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Trong khi
đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng
hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời
hạn bảo quản tạm thời.
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu Nghiệp vụ của
công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ , phân loại , xác định giá trị , thu thập bổ sung
tài liệu... để nhằm tổ chức khoa học , tài liệu của một phông, loại ra những tài
liệu hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.
Hiện nay, khối tài liệu được Lưu trữ tại cơ quan, còn một số đang ở trong
tình trạng bó gói, lộn xộn . Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cho một
số tài liệu, và cũng có bảng thời hạn bảo quản như quy định của Cục Văn thư –
Lưu trữ . Đây là tình trạng chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, không riêng gì
Phòng Nội vụ Thành phố Cẩm Phả.
Công tác chỉnh lý ở các cơ quan nói chung và ở Phòng Nội vụ Thành phố
Cẩm Phả nói riêng được tổ chức đúng quy định thì các cơ quan quản lý Lưu trữ
cấp trên cần có chính sách cụ thể và quan tâm hơn nữa nhằm khuyến khích các
cơ quan làm tốt công tác này. Đặc biệt là việc đầu tư kinh phí.
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công tác thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ Phòng
Nội Vụ bao gồm: thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu.
Kho lưu trữ Phòng Nội vụ tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng
mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp 3 dây (đối với tài liệu
chưa được lập hồ sơ). Mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưu trữ
cụ thể. Tài liệu sau khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp
xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đề ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiện
Nguyễn Hải Trung

15

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhanh chóng.
Tại Kho lưu trữ Phòng Nội Vụ mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục
lục hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được.
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ , việc thu thập , phân
loai, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các Lưu trữ đã khó , việc
bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn
khó khăn, phức tạp hơn.
Tài liệu Lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan như do kho
tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do con người gây ra.
Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu trong các
lưu trữ.
Tại Phòng Nội vụ công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ cần được quan tâm
hơn.
Hiện nay Phòng Nội vụ đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng, trong phòng Lưu
trữ mới chỉ có giá, tủ, cặp đựng tài liệu.
Do mới xây dựng được phòng Lưu trữ, chỉ có một cán bộ Lưu trữ kiêm
nghiệm nên khối tài liệu chưa thực sự được bảo quản tốt. Chỉ có những tài liệu
đã được chỉnh lý từ năm trước thì được xếp lên giá, còn một số tài liệu vẫn ở
tình trạng chưa chỉnh lý, sắp xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm khi sử

dụng.Vì kho lưu trữ của Phòng chưa trang bị được các thiết bị như cứu hoả, quạt
thông gió, máy điều hoà... nên tài liệu chưa được bảo quản an toàn khi có sự cố
xảy ra hoặc không tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong điều kiện khắc
nghiệt ở đây. Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng, củng cố
cho công tác bảo quản tài liệu Phòng Nội vụ cũng tận dụng mọi khả năng, biện
pháp để bảo quản tốt tài liệu.
(Phụ lục 04)
2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ:
Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy tổ chức sử dụng tài liệu tại Phòng Nội
Nguyễn Hải Trung

16

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vụ tổ chức theo hình thức cho mượn, Cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu
thì đến phòng mượn tài liệu, nghiên cứu tại phòng hoặc photo mang về nhà. Ở
đây chưa xây dựng được phòng đọc riêng và cũng chưa có các cuộc triển lãm tài
liệu do đó hiệu quả công tác này chưa cao.
Do Chuyên viên của Phòng Nội vụ kiêm nhiệm Lưu trữ nên tài liệu chưa
được xác định giá trị, chưa thể đưa ra công bố giới thiệu. Do chưa có công cụ tra
cứu khoa học nên việc tra tìm tài liêu cũng gặp nhiều khó khăn.
Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, Phòng Nội vụ đang từng
bước tổ chức lại công tác Lưu trữ nói chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử
dụng nói riêng, cụ thể như xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản và sử dụng

tài liệu.

Nguyễn Hải Trung

17

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
- Bảng tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập:
STT Thời gian
1
Từ 11/01
2

Nội dung công việc
- Tìm hiểu về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

đến 17/01 cơ cấu tổ chức của PNV và UBND Thành phố Cẩm Phả.
Từ 17/01 - Quan sát và học hỏi cán bộ lưu trữ về công việc và ngành nghề
đến 20/01

hiện tại của bản thân

3

Từ 20/01

- Khảo sát hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
Tìm hiểu các văn bản, nội quy, quy chế, chế độ chính sách của

4

đến 31/01
Từ 31/01

UBND Thành phố Cẩm Phả và PNV
Nghiên cứu các văn bản đã ban hành của PNV

5

đến 10/02
Từ 10/02

- Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn đã được học tại trường và

đến 20/02

áp dụng làm các công việc được giao tại PNV:
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Chỉnh lý tài liệu, thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu
+ Bảo quản tài liệu

6

Từ 20/02

- Khảo sát hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ của PNV
Tiếp tục làm các việc được giao tại Phòng

7

đến 05/03
Từ 05/03

- Tiếp tục làm các việc được giao tại Phòng

8

đến 10/03
Từ 10/03

- Tiến hành làm báo cáo thực tập
- Hoàn thành các công việc được giao tại Phòng

đến 19/03

- Hoàn thành báo cáo thực tập
- Tổng kết, rút kinh nghiệm sau đợt thực tập

- Kết quả đạt được:
Với tinh thần năng nổ của một học sinh và tinh thần ham học hỏi cộng với

sự giúp đỡ tận tình của các chú, các anh chị trong Phòng Nội vụ đã giúp em
Nguyễn Hải Trung

18

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vững tin trong quá trình học tập kinh nghiệm tại Phòng Nội vụ UBND Thành
phố Cẩm Phả.
- Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan.
- Chấp hành đúng giờ giấc các quy định và nội quy của cơ quan.
- Có thái độ tốt, lễ phép với các cô chú, các anh chị trong cơ quan.
Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan thực tập sau đó
tham gia vào một số công việc đơn giản để nắm được công việc một cách nhanh
chóng hơn. Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại Phòng Nội vụ
những ngày tiếp theo tôi được phân công thực tập một số công việc của cán bộ
lưu trữ thực thụ đã giúp tôi có được những bài học bổ ích và thiết thực, bằng
những công việc cụ thể như:
- Thực hành, thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ.
- Thực hành xác định giá trị tài liệu.
- Thực hành chỉnh lý tài liệu (chỉnh lý và sắp xếp hồ sơ cá nhân các cán
bộ của các Uỷ Ban Phường trên địa bàn thành phố Cẩm Phả).
- Bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Biết cách sử dụng các loại máy trong văn phòng như: máy photocopy,
máy in…

- Quan sát, học hỏi thái độ, cử chỉ tiếp khách của các cô chú, các anh chị
trong Phòng.
- Quan sát và tham gia vào việc của cán bộ Lưu trữ.
- Nắm bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong cơ quan
Nhà nước.
2. Những mặt còn hạn chế
Do chỉ được tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với
thực tế trong môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp
phải khó khăn như:
- Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc.
- Kiến thức lý thuyết và thực tế công việc không tương đồng nên gây khó
Nguyễn Hải Trung

19

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khăn trong công việc.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của
Phòng
Nội Vụ UBND Thành phố Cẩm Phả
Để công tác lưu trữ của các cơ quan các cấp nói chung, lưu trữ của Phòng
Nội vụ UBND Thành phố Cẩm Phả nói riêng từng bước đi vào nề nếp, phát
triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng lớn mạnh. Sớm khắc phục tồn tại,
hạn chế, nhằm tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Phòng Nội vụ,

em xin đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan như sau:
Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp
luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ để nâng cao hơn nữa
nhận thức về công tác này trong cán bộ, công chức, viên chức của Ngành.
Thứ hai, cán bộ lưu trữ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm chắc chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ. Lãnh đạo các cấp cần quan tâm thực hiện đầy đủ các
chế độ, chính sách đối với cán bộ lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động
viên, khích lệ cán bộ lưu trữ. Ngược lại, cán bộ làm công tác lưu trữ cũng cần
tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức
nghề nghiệp để có trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ, có tinh thần phục
vụ tốt, tâm huyết với công việc được giao.
Thứ ba, cần hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác
lưu trữ. Trước mắt, tập trung vào các văn bản như: Quy định về công tác lưu trữ
của cơ quan; văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành; văn bản quy định thành
phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của cơ quan.
Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình
thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên
tắc và phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ phải do các cán bộ thực hiện trực
tiếp trong quá trình giải quyết công việc được giao mới phản ánh đầy đủ, chính
Nguyễn Hải Trung

20

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

xác quá trình giải quyết công việc hay vấn đề, sự việc cụ thể (gọi là lập hồ sơ ở
giai đoạn văn thư). Điều đó có nghĩa là lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư đảm bảo
lưu giữ được đầy đủ các văn bản trong hồ sơ. Mặt khác, chỉ có cán bộ trực tiếp
làm việc tại đơn vị chức năng mới thực sự hiểu được giá trị của tài liệu hình
thành trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đó, vì vậy sẽ dự kiến
được thời hạn bảo quản sát với giá trị tài liệu. Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế
thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập nếu cần thiết như khôi phục, phục hồi hồ
sơ ở giai đoạn lưu trữ. Nếu công việc đã giải quyết xong ở giai đoạn văn thư mà
tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ, khi giao nộp vào lưu trữ cơ
quan, cán bộ lưu trữ phải thực hiện lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý tài liệu.
Việc chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn tiếp nhận từ các đơn vị gặp nhiều khó
khăn, tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí và dễ dẫn đến tình trạng hồ sơ lập
trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất lượng do tài liệu thu
thập không đầy đủ. Vì vậy, cần thiết phải ban hành văn bản hướng dẫn chỉ đạo
về lập hồ sơ hiện hành và nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ, công
chức trong việc lập hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Việc ban hành Quy
định thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan cũng không kém phần quan trọng: nhằm mục đích bảo đảm thu thập một
cách đầy đủ, chính xác và thống nhất hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của các đơn vị vào lưu trữ cơ quan, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng
của cán bộ, công chức cơ quan, đồng thời đảm bảo nguồn tài liệu thuộc diện nộp
lưu vào lưu trữ Quốc gia. Quy định này còn là căn cứ quan trọng để các cá nhân,
đơn vị trực thuộc cơ quan chủ động lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc
thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và tiến hành lựa chọn, chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu trữ; tạo thuận lợi cho lưu trữ cơ quan khi tiến
hành thu thập tài liệu từ các đơn vị để tổ chức lưu trữ.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những công cụ chủ yếu được
sử dụng trong công tác xác định giá trị tài liệu; là cơ sở để lựa chọn những tài

liệu có giá trị đưa vào bảo quản tại lưu trữ cơ quan và lưu trữ Quốc gia. Bảng
Nguyễn Hải Trung

21

Lớp Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thời hạn bảo quản tài liệu là cơ sở để Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan
xem xét, quyết định việc loại huỷ tài liệu; giúp cán bộ lưu trữ tránh được sự chủ
quan, phiến diện trong khi xác định giá trị tài liệu. Đồng thời, bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của cơ quan khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành sẽ
được vận dụng để ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ từ giai đoạn văn thư, tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ đối với tài
liệu tiếp nhận từ các đơn vị.
Xác định giá trị tài liệu là nhiệm vụ khó khăn, phức tạp. Để xác định được
chính xác thời hạn bảo quản của mỗi loại hồ sơ, tài liệu, bên cạnh việc vận dụng
các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lý luận xác định giá trị tài liệu để
định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu cụ thể, cần nắm vững thành phần và
nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, phải đối chiếu nội
dung tài liệu với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để thấy được ý nghĩa của
chúng trong thực tế. Đồng thời cần quan tâm đến mối liên hệ giữa tài liệu với tài
liệu và giữa cơ quan với cơ quan để xác định được giá trị mọi mặt của tài liệu.
Có như vậy thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu mới được xác định một cách chính
xác, khoa học, tránh được phiến diện chủ quan
Xác định giá trị tài liệu là việc quyết định số phận tài liệu có được lưu trữ

vĩnh viễn hay chỉ lưu trong một thời gian nhất định rồi tiêu huỷ.Tài liệu đã tiêu
huỷ rồi thì không thể làm lại được. Vì vậy toàn bộ hồ sơ, tài liệu bảo quản có
thời hạn theo số năm cụ thể cần phải xem xét kiểm tra đánh giá lại giá trị tài liệu
trước khi chúng thực sự hết thời hạn bảo quản.
Thứ tư, tăng cường sự chỉ đạo của Lãnh đạo Tỉnh, Lãnh đạo Thành phố và
sự phối hợp của các đơn vị để hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của từng cơ quan các cấp nói chung, Phòng Nội vụ UBND Thành phố Cẩm
Phả nói riêng được quản lý tập trung tại một đầu mối là Kho lưu trữ, nhằm tạo
điều kiện thuận tiện cho việc bảo vệ, bảo quản nguồn sử liệu quan trọng của cơ
quan, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, sử dụng lâu dài của cán bộ, công chức trong
cơ quan.
Nguyễn Hải Trung

22

Lớp Lưu trữ học K1A