công tác lưu trữ của vụ tổ chức cán bộ bộ nội vụ

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B.NỘI DUNG.......................................................................................................4
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ......................................4
1.1. Lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ........4
1.1.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ..................................................................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức Cán bộ thuộc Bộ
Nội vụ..................................................................................................................................6
1.2.1. Chức năng của Vụ Tổ chức Cán bộ..........................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Vụ Tổ chức Cán bộ.....................................................6
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................11

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức......................12
2.1. Hoạt động quản lý......................................................................................................12
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ.............................................12
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ.............................................................................................13
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động
lưu trữ................................................................................................................................13
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua – khen thưởng trong
hoạt động lưu trữ...............................................................................................................14
2.1.4.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ...................................................................................14
2.1.4.2. Công tác thi đua – khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.....................................15
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế về công tác lưu trữ.......15
2.1.6. Hợp tác quốc tế.......................................................................................................15
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................16
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.......................................................16

2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.................................................................17
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.......................................................................................................18
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ...........................................19

Nguyễn Thị Lụa
12A

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................................................20
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.........................................................................22

Chương 3: Kết quả thực tập và đề xuất, khuyến nghị với hoạt động lưu trữ
của Vụ Tổ chức Cán bộ - Bộ Nội vụ................................................................25
3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.....................25
3.2. Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ..........................................................................................................................27
3.3. Một số khuyến nghị....................................................................................................27
3.3.1. Đối với Vụ Tổ chức Cán bộ - Bộ Nội vụ................................................................28
3.3.2. Đối với nhà trường..................................................................................................28

C. KẾT LUẬN...................................................................................................30
D. PHỤ LỤC......................................................................................................33

Nguyễn Thị Lụa
12A

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng
của khoa học kỹ thuật thì tài liệu lưu trữ ngày càng chiếm một vị trí vô cùng
quan trọng trong các cơ quan, tổ chức, góp phần đặc biệt trong công cuộc xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Lưu trữ mang trong
mình nhiệm vụ giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, giúp cho việc giải quyết công
việc, tìm kiếm thông tin nhằm xây dựng và đề ra các quy hoạch, kế hoạch hay
các quyết định trong quá trình quản lý. Điều đó đã được thể hiện thông qua các
hình ảnh chân thực, rõ nét trong các bộ phim về hai cuộc kháng chiến chống
thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược hay các tài liệu về bản đồ, hình ảnh về
hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa của Việt Nam...Đây là những tài liệu hết
sức quan trọng nhằm cung cấp các thông tin cần thiết và làm các tư liệu lịch sử
để thông báo với toàn thế giới biết cũng như lưu truyền lại cho các thế hệ trẻ
hôm nay và ngày sau.
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ là vô cùng lớn cho nên
công tác lưu trữ càng phải được đặc biệt quan tâm. Vì vậy để cho công tác lưu
trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ cho các cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã
hội cần phải xây dựng một hệ thống đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh
để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Để đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu đó của xã hội thì Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã liên tục tuyển sinh và đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho
công tác lưu trữ cũng như góp phần làm hiện đại hóa công tác lưu trữ hiện nay.

Để gắn liền nhà trường với xã hội cũng như lý thuyết trên trường lớp với
thực tế ở ngoài xã hội thì nhà trường đã chỉ đạo và cho phép sinh viên được đi
thực tập tại các cơ quan, tổ chức hay các doanh nghiệp...để giúp sinh viên có thể
hiểu được sự khác biệt giữa lý thuyết trên trường lớp và thực tế ở ngoài xã hội
khác nhau như thế nào. Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu về công tác lưu trữ
tại cơ quan, doanh nghiệp và để củng cố các kiến thức đã được học giúp cho
sinh viên có những nhận thức đúng đắn về ngành học của mình, nâng cao năng
lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát huy khả
Nguyễn Thị Lụa
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học
12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năng sáng tạo của bản thân và tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm cơ sở để xây
dựng được phong cách làm việc của một cán bộ lưu trữ chuyên nghiệp.
Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo tại trường và được sự đồng ý
chấp thuận của Ban lãnh đạo Bộ Nội vụ đã cho phép tôi được đến thực tập tại cơ
quan và được phân công vào Vụ Tổ chức Cán bộ thuộc Bộ Nội vụ từ ngày
04/01/2016 đến ngày 19/03/2016. Trong thời gian thực tập tại Vụ Tổ chức Cán
bộ tôi đã được tiếp cận với thực tế, được trực tiếp tham gia vào nhiều khâu
nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ được coi là một khâu nghiệp vụ đặc biệt quan trọng bởi
nó phân loại tài liệu theo một phương án khoa học và thống nhất trong hệ thống
lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời loại ra được những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Để có đủ sự tự tin bước vào một cơ quan lớn đóng vai trò quan trọng với
sự phát triển của đất nước là nhờ vào sự tận tình chỉ bảo, truyền đạt các kiến
thức chuyên môn của các thầy cô trong nhà trường . Bên cạnh đó nhờ có sự
quan tâm, chỉ bảo tận tình của các cán bộ trong cơ quan đã giúp tôi vơi đi phần
nào sự bỡ ngỡ, lo lắng, hồi hộp của một sinh viên lần đầu được làm việc tại một
cơ quan lớn. Để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo này tôi xin gửi
lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo Bộ Nội vụ cùng toàn thể các cán bộ
trong Vụ Tổ chức Cán bộ đã cho phép tôi được thực tập tại Vụ và tạo mọi điều
kiện thuận lợi giúp tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này. Bên cạnh đó tôi cũng xin
gửi lời cám ơn tới cô Trần Thị Vân Hương và cô Tạ Thị Tuyết Nhung đã tận
tình chỉ bảo, hướng dẫn cũng như giải đáp tất cả các thắc mắc giúp tôi trong suốt
quá trình thực tập cũng như khi tôi hoàn thành bài báo cáo này.
Trong thời gian thực tập tại Vụ Tổ chức Cán bộ thuộc Bộ Nội vụ tôi đã
tuân thủ đúng nội quy, quy định làm việc của cơ quan như: đi làm đúng giờ,
không gây rối mất trật tự, luôn thiết lập mối quan hệ xây dựng tình đoàn kết đối
với mọi người trong Vụ... Qua đó đã rèn luyện giúp tôi những đức tính tốt đẹp
và đúc kết những kinh nghiệm quý báu làm hành trang vững chắc cho tương lai.
Nội dung bài báo cáo thực tập của tôi gồm có 03 phần:
Nguyễn Thị Lụa
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học
12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương I: Khái quát vềVụ Tổ chức Cán bộ - Bộ Nội vụ.
Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ của Vụ Tổ chức Cán bộ - Bộ Nội vụ.

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập, nhận xét, đánh giá, đề xuất, khuyến
nghị từ nội dung đã thực tập.
Vì là lần đầu tôi được làm việc tại một cơ quan lớn nên không tránh khỏi
những thiếu sót. Bởi vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy
cô và các cán bộ trong Vụ Tổ chức Cán bộ - Bộ Nội vụ để tôi có thể rút ra
những kinh nghiệm cho bản thân và bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn
nghiệp vụ của mình tạo tiền đề cho tôi có đủ tự tin để trở thành một nhà lưu trữ
giỏi.
Qua bài báo cáo này tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy
cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã quan tâm
giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 19 tháng3 năm2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Lụa

Nguyễn Thị Lụa
12A

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B.NỘI DUNG

Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ

1.1. Lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Bộ Nội vụ.
Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các lĩnh vực:
-

Tổ chức bộ máy hành chính nhà nước;
Tổ chức chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính;
Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;
Tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ;
Văn thư, lưu trữ nhà nước và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công

trong lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
Bộ trưởng Bộ Nội vụ hiện nay là ông Nguyễn Thái Bình.
Bộ Nội vụ được thành lập từ năm 2002 trên cơ sở đổi tên Ban tổ chức Cán
bộ của Chính phủ. Ban tổ chức Cán bộ của Chính phủ hình thành từ tháng 11
năm 1989 do một Bộ trưởng, chuyên trách công tác tổ chức và cán bộ của Hội
đồng Bộ trưởng đứng đầu. Từ năm 1991 có tên là Ban tổ chức cán bộ của Hội
đồng Bộ trưởng, từ năm 1992 đổi là Ban Tổ chức cán bộ của Chính phủ.
Bộ Nội vụ cũ (1945-1998)
Bộ Nội vụ là một trong 13 bộ đầu tiên trong Chính phủ đầu tiên của nước
Việt Nam Dân Chủ Cộng hòa được thành lập ngày 28/8/1945 và ra mắt ngày
2/9/1945. Khi đó lực lượng công an cũng nằm trong bộ này. Năm 1953, Bộ
Công an ra đời và tách khỏi Bộ Nội vụ.
Tháng 4 năm 1959, Bộ Thương binh-Cựu binh giải thể, toàn bộ công tác
thương binh liệt sĩ được chuyển giao cho Bộ Nội vụ phụ trách. Ngày 20/3/1965
Hội đồng chính phủ ra quyết định số 36/CP thành lập Vụ số 8 trực thuộc Bộ Nội
vụ để thống nhất quản lý các chính sách, chế độ với gia đình và những cán bộ đi
“công tác đặc biệt”; quản lý trại nhi đồng đặc biệt; đón tiếp, bố trí công việc cho
đồng bào miền Nam ra Bắc; quản lý, mô tả hồ sơ, di sản của công nhân viên

chức và đồng bào miền Nam chết ở miền Bắc. Ngày 16/8/1967, Hội đồng chính
phủ ra quyết định số 129/CP thành lập Vụ Hưu trí thuộc Bộ Nội vụ.
Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa V ngày 8/7/1957 Ủy ban thường vụ
quốc hội ra Quyết định số 160/QH-HC hợp nhất Bộ Công an và một số bộ phận
Nguyễn Thị Lụa
12A

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Bộ Nội vụ thành một bộ mới lấy tên là Bộ Nội vụ với chức năng của Bộ
Công an. Còn bộ phận làm công tác thương binh liệt sĩ của Bộ Nội vụ cũ chuyển
sang Bộ Thương binh và Xã hội vừa được thành lập.
Bộ Nội vụ này đến tháng 5/1998 đổi tên là Bộ Công an. Đến đây không
còn tên gọi là Bộ Nội vụ nữa thay vào đó là Ban tổ chức Cán bộ của Chính phủ
được thành lập thay thế.
Ngày 5/8/2002 Quốc Hội ra nghị quyết số 02/2002/QH11 về việc quy
định danh sách các bộ và cơ quan ngang bộ của Chính phủ. Theo đó, Bộ Nội vụ
mới được thành lập trên cơ sở đổi tên từ Ban tổ chức cán bộ của Chính phủ và
tồn tại song song với Bộ Công an.
Ngày 9/5/2003 Thủ tướng Chính phủ ký Nghị định số 45/2003/NĐ-CP
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
1.1.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
a) Vụ Tổ chức – Biên chế.

b) Vụ Chính quyền địa phương.
c) Vụ Công chức - Viên chức.
d) Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.
e) Vụ Tiền lương.
f) Vụ Tổ chức phi chính phủ.
g)Vụ Cải cách hành chính.
h) Vụ Hợp tác quốc tế.
i) Vụ Pháp chế.
k) Vụ Kế hoạch - Tài chính.
l) Vụ Tổng hợp.
m) Vụ Công tác thanh niên.
n) Vụ Tổ chức cán bộ.
o) Thanh tra Bộ.
ô) Văn phòng Bộ (có đại diện của Văn phòng Bộ tại thành phố Hồ Chí
Minh và thành phố Đà Nẵng).
ơ) Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương.
p) Ban Tôn giáo Chính phủ.
Nguyễn Thị Lụa
5
12A

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

q) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
r) Học viện Hành chính Quốc gia.

s) Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
t) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
u) Tạp chí Tổ chức nhà nước.
Trung tâm Thông tin.
v) Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức
Cán bộ thuộc Bộ Nội vụ.
1.2.1. Chức năng của Vụ Tổ chức Cán bộ
Vụ Tổ chức Cán bộ là tổ chức của Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu
giúp Bộ trưởng quản lý các lĩnh vực tổ chức bộ máy công chức, viên chức của
Bộ Nội vụ theo quy định của Đảng, Nhà nước và theo thẩm quyền quản lý Nhà
nước của Bộ.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Vụ Tổ chức Cán bộ
1.2.2.1. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ
a) Chiến lược, kế hoạch dài hạn 5 năm và hàng năm về công tác tổ chức
cán bộ của Bộ Nội vụ để Bộ trưởng xem xét, quyết định hoặc trình Thủ tướng
Chính phủ ban hành;
b) Hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức các
cơ quan chuyên môn về Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;
c) Quy định phân cấp quản lý về tổ chức bộ máy công chức, viên chức và
trách nhiệm trong thực thi công vụ của công chức, viên chức thuộc thẩm quyền
quản lý của Bộ Nội vụ.
1.2.2.2. Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, các văn bản quy phạm pháp luật và các văn
bản khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về lĩnh vực tổ chức cán bộ đối với
các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ.
1.2.2.3. Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành tiêu chuẩn chuyên môn,
nghiệp vụ, tiêu chuẩn các chức danh lãnh đạo thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ
đối với công chức, viên chức lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, tổ chức trực thuộc
Bộ; tiêu chuẩn chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Nội vụ của các tỉnh,

Nguyễn Thị Lụa
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học
12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành phố trực thuộc Trung ương.
1.2.2.4. Tham gia với tư cách là Thường trực Hội đồng Thi đua, khen
thưởng của Bộ, ngành Nội vụ; thẩm định, trình Bộ trưởng xét tặng kỷ niệm
chương “Vì sự nghiệp ngành Tổ chức Nhà nước” và tổ chức thực hiện một số
chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức ngành Nội vụ (bao gồm cả công
chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ đã nghỉ hưu) theo quy định.
1.2.2.5. Tham gia các văn bản về chế độ, chính sách liên quan đến các
lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Vụ.
1.2.2.6. Về tổ chức bộ máy và biên chế:
a) Xây dựng, trình Bộ trưởng đề án kiện toàn tổ chức bộ máy của Bộ Nội
vụ và các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ;
b) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ xây
dựng văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, thẩm định trình Bộ
trưởng hoặc Thủ tướng Chính phủ ban hành;
c) Thực hiện việc thẩm định trước khi Bộ trưởng quyết định hoặc trình
cấp có thẩm quyền quyết định việc thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các đơn
vị, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực
thuộc Bộ;
d) Trình Bộ trưởng thành lập các tổ chức hoạt động có thời hạn nhất định

để triển khai thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng trình cấp có thẩm quyền xem xét,
phê duyệt và quản lý vị trí việc làm đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc
và trực thuộc Bộ;
e) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ xây
dựng kế hoạch biên chế công chức và số lượng viên chức hàng năm trình cấp có
thẩm quyền quyết định; trình Bộ trưởng quyết định giao biên chế công chức, số
lượng viên chức cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ;
g) Chủ trì, phối hợpxây dựng cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu chức danh
nghề nghiệp viên chức của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ
Nội vụ.
1.2.2.7. Về quản lý, sử dụng công chức, viên chức:
a) Xây dựng quy hoạch, kế hoạch quản lý, sử dụng công chức, viên chức
Nguyễn Thị Lụa
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học
12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Bộ Nội vụ;
b) Trình Bộ trưởng ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác thi tuyển
dụng, xét tuyển, thi nâng ngạch công chức, xét thăng hạng chức danh nghề
nghiệp viên chức đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ
theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ;
c) Xây dựng kế hoạch, đề án thi tuyển, xét tuyển, thi nâng ngạch công

chức, xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức đối với các cơ quan, đơn
vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
d) Tham mưu, giúp Bộ trưởng quyết định việc nâng bậc lương thường
xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn và phụ cấp lương theo chế độ quy định
hiện hành và phân cấp quản lý công chức, viên chức của Bộ;
đ) Làm thường trực Hội đồng xét tuyển cử công chức, viên chức của Bộ
tham dự kỳ thi nâng ngạch công chức hành chính và xét thăng hạng chức danh
nghề nghiệp viên chức;
e) Trình Bộ trưởng quyết định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
miễn nhiệm, kỷ luật, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc và giải quyết
các chế độ chính sách khác đối với công chức, viên chức thuộc đối tượng quản
lý của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ;
g) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc
Bộ thực hiện quy trình, thủ tục theo thẩm quyền được phân cấp quyết định việc
quy hoạch, bố trí, sử dụng, nghỉ hưu, thôi việc và giải quyết các chế độ, chính
sách khác đối với công chức, viên chức thuộc đối tượng được phân cấp quản lý;
h) Trình Bộ trưởng quyết định việc cử công chức, viên chức đi công tác,
học tập, bồi dưỡng, khảo sát ở trong nước và ngoài nước theo quy định về phân
cấp quản lý công chức, viên chức của Bộ;
i) Hướng dẫn và tổng hợp nhận xét đánh giá công chức, viên chức của các
cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ định kỳ theo quy định; quản lý
về mã số ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức và Thẻ công chức,
viên chức theo quy định của Bộ Nội vụ;
k) Thống nhất quản lý toàn diện hồ sơ công chức, viên chức và các tài liệu
có liên quan đến quá trình công tác và học tập của công chức, viên chức thuộc
đối tượng quản lý của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ;
hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ thực hiện quản
Nguyễn Thị Lụa
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học

12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của pháp
luật.
1.2.2.8. Về đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức:
a) Xây dựng, trình Bộ trưởng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức,
viên chức và phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện sau khi được
phê duyệt;
b) Chủ trì tổ chức việc thẩm định và xét duyệt nội dung, chương trình đào
tạo, bồi dưỡng thường xuyên, bồi dưỡng theo chức danh tiêu chuẩn, bồi dưỡng
chuyên sâu cho công chức, viên chức của Bộ;
c) Quản lý, thẩm định chỉ tiêu kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; phối hợp với
các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng của Bộ trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ
được giao;
d) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ trong
công tác lập kế hoạch và phân bổ kinh phí đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên
chức hàng năm do Nhà nước cấp.
1.2.2.9. Về công tác kiểm tra:
a) Xây dựng kế hoạch, chương trình kiểm tra về công tác tổ chức cán bộ
đối với các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
b) Tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc thực hiện các quy định của
Nhà nước và của Bộ Nội vụ về công tác tổ chức cán bộ đối với các cơ quan, đơn
vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ; kịp thời báo cáo và đề xuất các biện pháp
ngăn chặn các hành vi vi phạm;
c) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ được

phân cấp xây dựng kế hoạch tự kiểm tra, tổng hợp kế hoạch, kết quả kiểm tra và
giám sát việc tổ chức thực hiện của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực
thuộc Bộ;
d) Trình Bộ trưởng xử lý các trường hợp vi phạm quy định của Nhà nước
và của Bộ về công tác tổ chức cán bộ;
đ) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan tới việc
tổ chức đơn thư, khiếu nại, tố cáo về công tác tổ chức cán bộ; đôn đốc kiểm tra
các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ được phân cấp trong việc
thực hiện các quy định của pháp luật và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh
vực tổ chức cán bộ. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị chức năng của Bộ xác
Nguyễn Thị Lụa
12A

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

minh, kết luận và kiến nghị Bộ trưởng giải quyết các khiếu nại, tố cáo về công
tác tổ chức cán bộ của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ.
1.2.2.10. Tham mưu, giúp Ban Cán sự Đảng Bộ Nội vụ triển khai các
công tác về tổ chức cán bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác an ninh –
quốc phòng, công tác về bình đẳng giới, công tác thanh niên của Bộ và các
nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Cán sự.
1.2.2.11. Thực hiện công tác văn phòng Đảng ủy cơ quan Bộ.
1.2.2.12. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc

Bộ nghiên cứu, đề xuất các biện pháp tăng cường kỷ cương, kỷ luật, nâng cao
hiệu quả sử dụng thời gian làm việc, phòng, chống quan liêu, tham nhũng và các
biểu hiện tiêu cực trong công tác của công chức, viên chức của Bộ.
1.2.2.13. Hướng dẫn, kiểm tra và tổng hợp hàng năm về công tác kiểm
điểm, nhận xét, đánh giá công chức, viên chức khối cơ quan Bộ và công chức,
viên chức lãnh đạo, quản lý thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ.
1.2.2.14. Làm thường trực công tác cải cách hành chính của Bộ Nội vụ.
1.2.2.15. Chủ trì hoặc hợp tác nghiên cứu khoa học với các đơn vị trong
và ngoài ngành về công tác tổ chức cán bộ theo chức năng, nhiệm vụ được phân
công. Áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO:9001; ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác chuyên môn nghiệp vụ. Thực hiện công tác báo cáo thống kê, tổng hợp
về tổ chức bộ máy và công chức, viên chức của Bộ để báo cáo các cơ quan hữu
quan và phục vụ công tác sơ kết, tổng kết của Bộ. Phối hợp với Trung tâm
Thông tin ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở
dữ liệu thông tin phục vụ sự lãnh đạo, điều hành, quản lý của Bộ.
1.2.2.16. Hướng dẫn, kiểm tra về công tác tổ chức bộ máy, quản lý, sử
dụng, đào tạo, bồi dưỡng, thực hiện chế độ, chính sách cán bộ, công chức, viên
chức đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ.
1.2.2.17. Tổ chức công tác ứng dụng và quản lý cơ sở dữ liệu điện tử về
công chức, viên chức của Bộ Nội vụ.
1.2.2.18. Quản lý hồ sơ công chức, viên chức của Bộ theo quy định; tổ
chức công tác thống kê, tổng hợp phân tích, đánh giá tình hình thực hiện công
tác tổ chức cán bộ của Bộ Nội vụ.
1.2.2.19. Phối hợp thực hiện công tác hợp tác quốc tế theo phân công của
Bộ trưởng và quy định của pháp luật. Theo dõi, đánh giá việc chấp hành chế độ
Nguyễn Thị Lụa
12A

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

báo cáo của các tổ chức, cá nhân tham gia các đoàn công tác học tập, nghiên
cứu, khảo sát kinh nghiệm ở nước ngoài.
1.2.2.20. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức công
tác tập huấn, thông tin, tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật về lĩnh vực
tổ chức cán bộ của Bộ Nội vụ.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Vụ trưởng: Nguyễn Quốc Khánh
Phó vụ trưởng: Trương Thị Liên
Phó vụ trưởng: Phạm Đình Lộc
Chuyên viên chính: Lã Thế Hảo
Chuyên viên chính: Lê Trung Trường
Chuyên viên chính: Phạm Ngọc Trụ
Chuyên viên chính: Phạm Hùng Thắng
Chuyên viên: Trần Thị Vân Hương
Chuyên viên: Trần Thúy Vân
Chuyên viên: Khổng Mạnh Điệp
Chuyên viên: Tạ Thị Tuyết Nhung
Cán Sự: Nguyễn Thu Trang.

Nguyễn Thị Lụa
12A

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ.
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ là hệ thống các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác lưu trữ. Để có thể thực hiện tốt công tác lưu trữ thì
Bộ Nội vụ đã xây dựng và ban hành các văn bản về nội quy, quy chế, nguyên tắc
thực hiện công tác lưu trữ trong Bộ Nội vụ nói riêng và một số văn bản còn
được áp dụng cho cả các cơ quan Nhà nước. Tuy nhiên ngoài việc thực hiện các
văn bản do Bộ ban hành thì Bộ còn áp dụng và thực hiện theo cả các văn bản do
Nhà nước ban hành. (vì Vụ Tổ chức Cán bộ là một Vụ trực thuộc Bộ, nó chịu sự
quản lý trực tiếp của Bộ và tuân thủ theo mọi quy định mà Bộ đề ra).
- Quy định của Nhà nước ban hành về công tác lưu trữ:
+ Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13.
+ Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
+ Quy định số: 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
+ Công văn số: 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.

+ Hướng dẫn số: 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu về lưu trữ.
+ Quyết định số: 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình: “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo
TCVN ISO 9001:2000.
+ Công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Công văn số: 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch
sử các cấp.
- Quy định của Bộ Nội vụ về công tác lưu trữ:
+ Thông tư số: 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ quy
Nguyễn Thị Lụa
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học
12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.
+ Công văn số: 2959/BNV-VTLTNN ngày 17/8/2012 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật lưu trữ.
+ Thông tư số: 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng.
+ Thông tư số: 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 quy định về chế độ
báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức.
Việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật vào công việc thực tế

không chỉ với riêng cán bộ phòng văn thư lưu trữ mà còn đối với cả các cán bộ,
chuyên viên giúp cho việc thực hiện đầy đủ chính xác và có hiệu quả góp phần
nâng cao hiệu quả công tác quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ
Vụ Tổ chức Cán bộ (là một Vụ trực thuộc Bộ Nội vụ) đây là nơi lưu giữ
chủ yếu các hồ sơ của cán bộ công chức trong cơ quan mà các hồ sơ này không
phải tiến hành giao nộp vào kho lưu trữ. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của
Vụ Tổ chức Cán bộ thì Vụ không đủ các điều kiện để thành lập một phông lưu
trữ riêng.Tuy nhiên do nhận thấy được tầm quan trọng của việc cần thiết phải
thành lập một phông lưu trữ để bảo quản các thông tin trong tài liệu nên Bộ Nội
vụ đã quyết định thành lập phông lưu trữ lấy tên là phông lưu trữ Bộ Nội vụ.
Mục đích của việc thành lập phông lưu trữ là để cho các Vụ trực thuộc Bộ tiến
hành giao nộp hồ sơ, tài liệu về để đảm bảo việc thực hiện đầy đủ nguyên tắc
không phân tán phông và được thực hiện theo quy định của Nhà nước.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
KHCN trong hoạt động lưu trữ.
Công tác nghiên cứu khoa học trên các lĩnh vực chủ yếu của Bộ ngày
càng được đẩy mạnh và đi vào chiều sâu. Hàng năm các đơn vị thuộc Bộ đều
trực tiếp chủ trì và hoàn thành tốt một số đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, tạo
luận cứ khoa học cho việc xây dựng chính sách thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ.
Theo quy định hiện hành thì các cơ quan hiện nay đều phải từng bước
nghiên cứu hiện đại hóa công tác lưu trữ như: các trang thiết bị máy vi tính,
Nguyễn Thị Lụa
12A

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mạng máy tính, phần mềm quản lý văn bản, máy quét, máy scan, máy in, máy
ảnh kỹ thuật số để đưa các hình ảnh, văn bản, tài liệu vào các phương tiện, thiết
bị lưu trữ, bảo quản và ứng dụng công nghệ thông tin để nghiên cứu, sử dụng và
khai thác tài liệu lưu trữ, hạn chế tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống
khi chưa hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
Tuy nhiên tại Vụ Tổ chức Cán bộ mới ứng dụng được ở mức sử dụng
phần mềm quản lý thông tin tài liệu là phần mềm quản lý tài liệu Exel.
Như vậy chúng ta có thể nhận thấy được rằng việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý tài liệu tại Vụ Tổ chức Cán bộ hiện nay còn rất
hạn chế, hầu như chưa được thực hiện một cách đầy đủ. Nguyên nhân chính là
do các cấp lãnh đạo chưa thực sự quan tâm và chưa đầu tư kinh phí hợp lý cho
công tác này.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua –
khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
2.1.4.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
Về công tác lưu trữ của Vụ Tổ chức Cán bộ hiện nay thì chưa có cán bộ
chuyên trách về công tác lưu trữ mà chỉ mới có cán bộ làm công tác văn thư
kiêm công tác lưu trữ. Trách nhiệm chính của cán bộ này là quản lý văn bản đi,
đến và cho số những văn bản của Vụ phát hành.
Vụ Tổ chức Cán bộ là nơi lưu giữ các hồ sơ của cán bộ công chức, viên
chức trong Bộ Nội vụ và không phải nộp về kho lưu trữ. Tuy nhiên công tác
quản lý các hồ sơ công chức, viên chức này lại không phải do một cán bộ có
trình độ chuyên môn quản lý mà do một cán bộ trong Vụ được phân công trực
tiếp quản lý công tác này.
Để có thể đáp ứng được những yêu cầu về quản lý hồ sơ, tài liệu của cán

bộ công chức, viên chức thì ngoài các tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn,
nghiệp vụ và tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng đối với cán bộ đã được
quy định tại thông tư số: 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 thì một trong các
tiêu chuẩn về trình độ đào tạo đó là người làm công tác quản lý các hồ sơ ,tài
liệu phải được đào tạo về chuyên ngành lưu trữ (tốt nghiệp chuyên ngành lưu
trữ) hoặc phải qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Bởi vậy cán
Nguyễn Thị Lụa
12A

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bộ quản lý công tác này đã được Vụ cho đi học thêm để nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ giúp cho việc quản lý các hồ sơ công chức, viên chức
được thuận lợi hơn.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên hàng tháng Bộ
đã tổ chức các buổi tọa đàm, tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ cho các cán
bộ trong Vụ để cho các cán bộ có thể hiểu được sâu hơn và cụ thể hơn về tầm
quan trọng của công tác lưu trữ trong đời sống hiện nay và có ý thức hơn trong
việc thực hiện các khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
2.1.4.2. Công tác thi đua – khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Công tác thi đua – khen thưởng trong hoạt động văn thư – lưu trữ nói
chung và hoạt động lưu trữ nói riêng đã có. Hàng tháng Vụ luôn có các cuộc họp
tổng kết, đánh giá chất lượng làm việc của cán bộ từ đó biểu dương các thành

tích đã đạt được và kỷ luật những cán bộ không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên công tác này vẫn chưa được thực hiện một cách thường xuyên
và nghiêm túc.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế về
công tác lưu trữ.
Việc tiến hành thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ là một việc làm hết
sức cần thiết trong công tác chỉ đạo điều hành về lĩnh vực lưu trữ. Mục đích của
việc tiến hành thanh tra, kiểm tra là nắm bắt, phát hiện và kịp thời chấn chỉnh
các biểu hiện lơi lỏng, thiếu chặt chẽ, không lưu giữ đầy đủ các hồ sơ, tài liệu.
Qua thanh tra, kiểm tra ta có thể nắm được tình trạng các hồ sơ, tài liệu
và biết được những ưu khuyết điểm trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ để có
thể kịp thời chấn chỉnh.
Bên cạnh đó các cán bộ vi phạm về công tác quản lý tài liệu lưu trữ có bị
xử phạt tuy nhiên hiện nay vẫn chưa có một chế tài nghiêm khắc nào về xử lý vi
phạm trong hoạt động lưu trữ.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên Bộ Nội vụ đã tổ chức
các đợt thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ đối với các Vụ để kịp thời phát
hiện những sai phạm và có các chế tài xử lý được phù hợp.
2.1.6. Hợp tác quốc tế.
Nguyễn Thị Lụa
12A

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đã được đẩy mạnh và củng cố, nâng cao một bước về chất lượng, tập
trung vào lĩnh vực cải cách nền hành chính Nhà nước. Bộ đã chủ trì, triển khai
thực hiện một số dự án quốc tế do UNDP, Sida(thụy điển), ADB(ngân hàng phát
triển châu á), KAS(cộng hòa liên bang đức) tài trợ. Đồng thời hàng năm Bộ còn
tổ chức nhiều đoàn cán bộ, công chức đi nghiên cứu, khảo sát kinh nghiệm nước
ngoài cũng như đón tiếp, trao đổi kinh nghiệm với nhiều đoàn nghiên cứu, khảo
sát với các nước đến Việt Nam về các lĩnh vực công tác liên quan đến Bộ.
Về lĩnh vực lưu trữ nói riêng và công tác đào tạo về nhiều lĩnh vực
chuyên môn khác nói chung thì Bộ đã cử nhiều cán bộ ra nước ngoài nghiên cứu
học tập tại các nước để học hỏi kinh nghiệm cũng như cách thức quản lý để về
phục vụ cho cơ quan được tốt hơn và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan đến
việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ
cơ quan.
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan đến việc
xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để
tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện các hồ sơ và thực hiện đúng
theo quy định của cơ quan.
Tại Vụ Tổ chức Cán bộ thì nguồn thu các văn bản, tài liệu để bổ sung vào
lưu trữ là tài liệu ở các phòng, ban trong Vụ.Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ
công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban
hình thành nên trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ được cán bộ văn thư
của Vụ thu thập và được nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công
việc kết thúc.
Ngoài ra Vụ Tổ chức Cán bộ còn tiến hành thu thập các văn bản, tài liệu
của cán bộ công chức trong Bộ để bổ sung vào hồ sơ cán bộ công chức viên
chức như các văn bằng chứng chỉ, các quyết định nâng lương, các giấy khen

bằng khen, các quyết định kỷ luật... Bởi Vụ Tổ chức Cán bộ là nơi quản lý các
hồ sơ của tất cả các cán bộ nhân viên trong Bộ nên việc thu thập các văn bản tài
Nguyễn Thị Lụa
12A

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

liệu vào hồ sơ là một công việc tất yếu và cần phải tiến hành một cách thường
xuyên và liên tục. Nếu không tiến hành thu thập, bổ sung, cập nhật những thông
tin vào hồ sơ thì khi cần tra cứu không thể đáp ứng được tính cập nhật của thông
tin, không đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc. Vì vậy cần phải thu thập,
bổ sung ngay các thay đổi của công chức viên chức vào hồ sơ. Đây được coi là
yêu cầu bắt buộc trong công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức.
Tuy nhiên công tác này chưa được tiến hành một cách thường xuyên và
liên tục nên khi cần khai thác các thông tin trong hồ sơ thì chỉ đưa ra được
những thông tin cũ không kịp thời hoặc thiếu thông tin.
Hàng năm Vụ Tổ chức Cán bộ có ban hành ra các văn bản nhắc nhở công
chức, viên chức bổ sung các văn bản, tài liệu vào hồ sơ nhưng việc ban hành văn
bản chưa được tiến hành một cách thường xuyên, nội dung đề cập còn chung
chung và đặc biệt là chưa có chế tài xử lý đối với những công chức, viên chức
chưa bổ sung tài liệu vào hồ sơ.
Từ thực tế trên cho thấy quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại
các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ hay ngay tại Vụ Tổ chức Cán bộ là khâu yếu

nhất hiện nay vì các đơn vị hay các phòng ban chưa thực hiện một cách nghiêm
túc hoặc có nghiêm túc nhưng thực hiện chưa được thường xuyên.
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và
tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Vụ.
Để có thể tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu một cách khách quan,
chính xác và khoa học thì những người trực tiếp làm công việc này phải nắm
vững những nguyên tắc, phương pháp và những tiêu chuẩn đang được áp dụng
phổ biến trong thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam (yêu cầu về
chuyên môn).
Công tác xác định giá trị tài liệu tại Vụ Tổ chức Cán bộ là do cán bộ
chuyên môn và cán bộ văn thư xác định, những văn bản, tài liệu nào có giá trị
đều đượclập thành hồ sơ và cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan.
Ngoài ra còn có các hồ sơ của cán bộ công chức viên chức trong Bộ Nội
vụ được bảo quản và lưu giữ tại Vụ Tổ chức Cán bộ. Tất cả các hồ sơ cán bộ
Nguyễn Thị Lụa
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học
12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công chức trong Bộ Nội vụ đều được xác định có giá trị bảo quản vĩnh viễn và
không phải chuyển giao vào lưu trữ cơ quan mà được lưu trữ và bảo quản trực
tiếp tại Vụ; không riêng gì các hồ sơ của cán bộ công chức còn đang làm việc
mà cả các hồ sơ của các cán bộ công chức đã nghỉ hưu, đã mất, đã thuyên

chuyển công tác đều được lưu giữ tại Vụ.
Có thể nói rằng công tác xác định giá trị tài liệu tại Vụ Tổ chức Cán bộ đã
được thực hiện một cách nghiêm túc theo các nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn nhất định.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ
cơ bản của công tác lưu trữ.
Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu
của phông hoặc khối tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Công tác chỉnh lý tại Bộ Nội vụ được áp dụng theo các văn bản quy định
của Nhà nước như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13; Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban
hành quy trình: “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Công văn
số: 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Bộ Nội vụ áp dụng phương án thời gian- cơ cấu tổ chức vì phương án này
áp dụng cho các cơ quan đang hoạt động và là phương án tương đối đơn giản, dễ
xây dựng vì phù hợp với tình hình tổ chức, hoạt động của các cơ quan Nhà nước
ở Việt Nam.
Tuy nhiên tại Vụ Tổ chức Cán bộ có hai khối tài liệu cùng song song tồn
tại nhưng đều không được tiến hành chỉnh lý. Khối tài liệu đầu tiên là các văn
bản tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của Vụ, khi các công
việc được giải quyết song cán bộ văn thư kiêm lưu trữ của Vụ sẽ tiến hành thu
thập các văn bản tài liệu đó về nhưng họ lại không tiến hành chỉnh lý bởi họ
nghĩ các văn bản tài liệu này chỉ giữ tại Vụ trong một khoảng thời gian nhất định
sau đó phải tiến hành giao nộp về lưu trữ cơ quan. Bởi vậy khi các tài liệu được
Nguyễn Thị Lụa
12A

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giao nộp về kho lưu trữ cơ quan đều trong tình trạng bó gói, sau khi giao nộp về
lưu trữ cơ quan thì mới được cán bộ lưu trữ ở đây tiến hành chỉnh lý và sắp xếp
lên giá.
Còn với khối tài liệu thứ hai cũng chưa được tiến hành chỉnh lý là khối hồ
sơ của cán bộ công chức trong Bộ. Nguyên nhân cơ bản là bởi vì cán bộ quản lý
hồ sơ cán bộ công chức của Vụlà cán bộ kiêm nhiệm, họ phải giải quyết nhiều
công việc nên không có thời gian để tiến hành chỉnh lý khối tài liệu đó và một
nguyên nhân đặc biệt nữa là vì là cán bộ kiêm nhiệm nên chưa có trình độ
chuyên môn về công tác này bởi vậy khối tài liệu này cũng không được tiến
hành chỉnh lý.
Từ những điều trên ta có thể nhận thấy công tác chỉnh lý tại Vụ Tổ chức
Cán bộ chưa được tiến hành, tài liệu không được sắp xếp hợp lý nên đã dẫn đến
một số trường hợp bị thất lạc văn bản đến khi cần tìm đến thì không thấy nữa.
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
a) Thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài
liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào
phương tiện thống kê.
Tại Vụ tổ chức Cán bộ thì phần lớn đều là các tài liệu hành chính và các
hồ sơ quản lý cán bộ công chức trong Bộ Nội vụ nên đơn vị thống kê chủ yếu là
các file văn bản mỗi file tương ứng với một hồ sơ.Các trang thiết bị dùng để bảo

quản các hồ sơ tài liệu đều là các tủ đựng có các ngăn để sắp xếp hồ sơ tài liệu
vào trong tủ rồi khóa lại chứ không có các giá đựng tài liệu bởi hầu như các văn
bản tài liệu hay các hồ sơ ở đây đều có tính chất mật nên không thể xếp lên giá
mà phải dùng tủ bằng sắt đựng. Mục lục hồ sơ được dùng để thống kê tiêu đề
các hồ sơ và cố định trật tự sắp xếp các hồ sơ.
Thực hiện chế độ thống kê là một trong những công việc hết sức quan
trọng. Tuy nhiên thực tế cho thấy hiện nay tại Vụ Tổ chức Cán bộ nói riêng
cũng như các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ nói chung công tác thống kê
chưa thực hiện việc báo cáo theo đúng thời gian quy định hoặc có thực hiện
Nguyễn Thị Lụa
12A

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhưng chưa thực sự đầy đủ.
Do vậy, trong công tác thống kê đôi khi cũng chưa thu thập được một
cách kịp thời , đầy đủ số liệu, chưa nắm được thực trạng về công tác quản lý hồ
sơ, tài liệu, trang thiết bị và cơ sở vật chất. Điều này đã dẫn đến một số khó khăn
nhất định trong việc quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị
thực hiện công tác lưu giữ và cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về
hồ sơ công chức, viên chức, người lao động.
b) Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Ngoài công tác thống kê việc xây dựng công cụ tra cứu cũng là khâu cần

được quan tâm.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tìm tài liệu chủ yếu và
quan trọng, nó giúp cho việc tìm kiếm thông tin liên quan đến các tài liệu lưu trữ
trong kho.
Hiện nay tại Vụ Tổ chức Cán bộ áp dụng hai loại công cụ tra tìm:
- Công cụ tra tìm truyền thống: Mục lục hồ sơ
- Công cụ tra cứu hiện đại: Cơ sở dữ liệu tra cứu và các chỉ dẫn trên máy
tính.
Tuy nhiên tại Vụ Tổ chức Cán bộ công cụ tra cứu truyền thống ít được sử
dụng hơn bởi nó mất nhiều thời gian nên hầu như các cán bộ trong Vụ đều sử
dụng công cụ tra cứu hiện đại vì không tốn nhiều thời gian và công sức, khi ta
cần tìm một văn bản hay một hồ sơ nào đó ta chỉ cần nhớ nội dung hay ngày
tháng của văn bản, hồ sơ đó là có thể biết được văn bản, hồ sơ đó nằm ở đâu và
có thể tìm thấy được ngay.
Việc áp dụng các công cụ tra tìm này trong Vụ Tổ chức Cán bộ nhằm hệ
thống hóa hồ sơ, tài liệu thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ cho các
yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng
trong hiện tại và tương lai.
Thực tế đã chứng minh rằng tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy
thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ được tài liệu lâu dài, không bị
sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải
Nguyễn Thị Lụa
12A

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến và có chế độ bảo quản chặt chẽ.
Bảo quản các văn bản, tài liệu, hồ sơ cán bộ công chức là công tác tổ chức
và thực hiện các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật
để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Thực tế tại Vụ Tổ chức Cán bộ việc bảo quản các văn bản, tài liệu, hồ sơ
cán bộ công chức kể cả đang công tác, đã nghỉ hưu hay đã mất đều được bảo
quản tại phòng làm việc của cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ công
chức. Việc bảo quản các văn bản, tài liệu, hồ sơ cán bộ công chứctại phòng làm
việc có ưu điểm là thuận tiện cho việc bổ sung, cập nhật thường xuyên các thông
tin thay đổi về hồ sơ và thuận tiện cho việc khai thác các văn bản, tài liệu, hồ sơ
cán bộ công chức. Đặc biệt đối với hồ sơ cán bộ công chức đang công tác thì
thường xuyên phải bổ sung tài liệu do công chức, viên chức có những thay đổi
về nơi ở, tình trạng hôn nhân, chức vụ, ngạch, bậc lương, quá trình đào tạo và
việc khai thác sử dụng chúng cũng thường xuyên hơn vì nhu cầu quản lý cán bộ.
Đối với hồ sơ công chức, viên chức đã nghỉ, việc bổ sung thêm tài liệu diễn ra
rất ít, chủ yếu là bổ sung các quyết định khen thưởng như bằng khen, giấy khen,
các quyết định được hưởng chế độ chính sách của Nhà nước.
Tuy nhiên ngoài những ưu điểm trên thì cách bảo quản này cũng có không
ít những hạn chế như: các văn bản, tài liệu, hồ sơ cán bộ công chức được bảo
quản tại phòng làm việc không đáp ứng được tính bảo mật đối với các văn bản,
tài liệu, hồ sơ cán bộ công chức; dễ xảy ra mất mát; thất lạc hồ sơ bởi người
không có nhiệm vụ hay khách đến liên hệ công tác đều có thể vào phòng làm
việc của cán bộ quản lý các văn bản, hồ sơ. Việc bảo quản hồ sơ tại phòng làm
việc không có đủ các trang thiết bị, nhiệt độ, hệ thống ánh sáng chưa đáp ứng

được các yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu lưu trữ.Đặc biệt là quá
trình hình thành hồ sơ cán bộ công chức kéo dài suốt từ khi công chức, viên
chức bắt đầu được tuyển dụng cho đến khi thôi việc, nghỉ hưu, nên nếu tài liệu
để trong các điều kiện bình thường sẽ không tồn tại bền lâu, nhanh bị hư hỏng
bởi tác động của điều kiện tự nhiên. Tuy nhiênVụ Tổ chức Cán bộ áp dụng hình
thức bảo quản này bởi vì người trực tiếp quản lý hồ sơ là cán bộ kiêm nhiệm.
Việc lưu giữ bảo quản hồ sơ cán bộ công chức bao gồm các bước như: lập
Nguyễn Thị Lụa
12A

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu kê liệt tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ và
đăng ký hồ sơ, lập thư mục hồ sơ. Tuy nhiên, công tác này chưa được thực hiện
bởi cán bộ quản lý hồ sơ chỉ là kiêm nhiệm nên không có thời gian cho việc sắp
xếp, liệt kê hay phân loại tài liệu trong hồ sơ và mỗi người quản lý cũng có cách
sắp xếp riêng của họ.
Tại Vụ Tổ chức Cán bộ các hồ sơ công chức, viên chức đang công tác
được xếp theo đơn vị công tác còn đối với các hồ sơ cán bộ công chứcđã nghỉ
hưu thì được để chung vào một ngăn tủ và công tác bảo quản còn đơn giản.
Nhiều hồ sơ do giữ lâu năm và qua quá trình vận chuyển nên tài liệu đã bị cũ
nát, hồ sơ thì thiếu nhiều các giấy tờ, tài liệu cần thiết. Tài liệu trong hồ sơ thì để
lẫn lộn không được sắp xếp nên khi tra tìm mất nhiều thời gian và công sức.

Có thể nói rằng chất lượng công tác bảo quản phụ thuộc nhiều vào cơ sở
vật chất, trang thiết bị bảo quản, chế độ bảo quản định kỳ đối với hồ sơ. Do
nhiều nguyên nhân mà hiện nay công tác bảo quản của Bộ Nội vụ nói chung, Vụ
Tổ chức Cán bộ nói riêng chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu. Cách bố trí
phòng bảo quản chưa đáp ứng được tính bảo mật, an ninh, an toàn, thoáng khí,
diện tích chưa bảo đảm. Cơ sở vật chất như tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, máy điều
hòa, quạt thông gió, phương tiện phòng chống cháy nổ, chống ẩm mốc, mối
mọt... đều chưa được trang bị đầy đủ. Việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ
chưa chặt chẽ, chưa đồng bộ, chưa có sự phân nhóm tài liệu, chưa có chế độ bảo
quản định kỳ tài liệu. Thực trạng này cho thấy công tác bảo quản các hồ sơ, tài
liệu chưa thực sự được quan tâm và đầu tư kinh phí đúng mức.
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác,
sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu, giải quyết những
nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Đây là một khâu nghiệp vụ cơ bản và là mục tiêu cuối cùng của công tác
lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị
xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu
trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích
chính đáng của công dân.Vì vậy đòi hỏi người cán bộ phải nắm được nội dung,
Nguyễn Thị Lụa
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học
12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành phần tài liệu hiện có và giá trị của các tài liệu để phục vụ cho công tác
khai thác, sử dụng.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực
trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân.
Nói cách khác, tổ chức và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ biến giá trị tiềm
năng của tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống
vật chất tinh thần và văn hóa cho nhân dân.
Tại Vụ tổ chức Cán bộ hồ sơ, tài liệu không chỉ phục vụ cho nhu cầu
nghiên cứu và giải quyết công việc của cán bộ công chức trong Vụ mà nó còn
được phục vụ cho nhu cầu của toàn thể các cán bộ công chức trong Bộ Nội vụ.
Trong Vụ có tiến hành hình thức khai thác, sử dụng tài liệu nhưng quy mô
nhỏ và mức độ hạn hẹp. Tức là ở trong Bộ cứ ai có nhu cầu mượn tài liệu để
tham khảo, nghiên cứu trong quá trình giải quyết công việc thì đến gặp cán bộ
trực tiếp quản lý khối tài liệu đó và sẽ được cán bộ quản lý lấy tài liệu ra khỏi tủ
bảo quản để cho mượn. Việc mượn tài liệu đều có quy định thời gian mượn là
bao lâu, hết thời gian mượn thì người mượn phải mang tài liệu đến trả nếu
không trả thì cán bộ quản lý sẽ gọi điện nhắc nhở người mượn tài liệu mang trả.
Đặc biệt với một số các văn bản, tài liệu có độ mật (mật, tuyệt mật, tối mật) khi
muốn khai thác, sử dụng thì phải có sự phê duyệt của Lãnh đạo Vụ, nếu Lãnh
đạo Vụ đồng ý cho phép khai thác, sử dụng thì cán bộ quản lý mới được phép
cho mượn.Ngoài ra đối với một số văn bản, tài liệu ít quan trọng thì khi cán bộ
trong cơ quan đến mượn, cán bộ trực tiếp quản lý tài liệu đó có thể cho phép độc
giả sao, chụp lại tài liệu để không mất nhiều thời gian, công sức của cả người
cho mượn văn bản, tài liệu và người được mượn.
Quá trình cho mượn văn bản, tài liệu tại Vụ Tổ chức Cán bộ được quản lý
hết sức chặt chẽ, những cán bộ nào đến mượn văn bản, tài liệu của Vụ đều được
ghi vào sổ cho mượn văn bản, có ngày tháng mượn, nội dung văn bản mượn về
vấn đề gì và có chữ ký của người mượn văn bản để tránh trường hợp mất mát
văn bản, tài liệu và có căn cứ để truy cứu khi người mượn văn bản làm mất mát,
thất lạc tài liệu.

Từ thực tế trên ta đã thấy được công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Nguyễn Thị Lụa
12A

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học