Công tác lưu trữ tại trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ...........................................................4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý...........4
1.1.1.Lịch sử hình thành................................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của trung tâm..............................................................5
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, của bộ phận văn
thư lưu trữ của trung tâm...............................................................................6
1.2.1.Tình hình tổ chức..................................................................................6
1.2.2.Chức năng.............................................................................................7
1.2.3.Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................7
1.2.4.Sơ đồ tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm.....................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ...............................7
2.1. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ........................................................7
2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ...........................................7
2.1.2. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ..............................8
2.1.3. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ........................................9
2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng tin học vào công tác Lưu
trữ..................................................................................................................9
2.1.5. Công tác thi đua khen thưởng và Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và

xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ.........................................................9
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................10
2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.....................10
2.2.2. Công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu...................................11
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu...................................................................12
2.2.4. Công tác thống kê trong lưu trữ.........................................................13
2.2.5.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................13
2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ.........................14
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM ĐÀO
TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VÀ MỘT
SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..............................................................................16
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................16
3.1.1 Tóm tắt hoạt động trong thời gian thực tập........................................16
3.1.2. Kết quả đạt được trong thời gian thực tập.........................................17
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ......................18
3.3 Một số khuyến nghị...............................................................................22
3.3.1 Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý..................................................................................................................22
3.3.2. Đối với bộ môn, khoa trung tâm văn thư lưu trữ...............................23
C. KẾT LUẬN...................................................................................................25

D. PHỤ LỤC......................................................................................................27
D. PHỤ LỤC

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NĨI ĐẦU

Cuộc cách mạng khoa học cơng nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng
với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,
văn hố, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong
nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng
tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong q trình cơng nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước. Như vậy một trong các vấn đề cấp thiết mà mà từng loại
hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ
trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phịng, cơng tác
thơng tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hồn thiện tổ chức và hoạt động văn
phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu
cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đã và đang từng bước hội nhập
nền kinh tế tri thức, cơng tác văn phịng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ
quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin có chất lượng cho
q trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt
nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang
thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chun
mơn về nghiệp vụ văn phịng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.

Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phịng
đó là công tác lưu trữ, công tác lưu trữ ra đời như một quy luật tất yếu khách
quan đối với việc bảo quản và sử dụng tài liệu. Nhằm mục đích đảm bảo thông
tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước.
Các văn bản hình thành trong cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi
ngành, các đơn vị trong ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động
của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao.
Công tác Lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của
đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thơng tin có độ tin cậy
cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng
lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Chính vì vậy nhà nước ta luôn coi công tác
này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

1

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

xích khơng thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Làm tốt cơng tác lưu trữ
góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, văn phịng đạt hiệu quả, nâng
cao hiệu quả hoạt động của nền kinh tế, chính trị xã hội.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội,
Trường Đại học Nôi vụ đãtriển khai nhiều ngành nghề đào tạo như: Quản trị văn
phòng, Văn thư Lưu trữ, Lưu trữ học, Hành chính văn thư, Thư ký văn phịng…
để đáp ứng nhu cầu về ngành nghề cũng như có một đội ngũ cán bộ có trình độ

chun mơn.
Xuất phát từ thực tế trên, hàng năm nhà trường đã tiến hành tổ chức
những đợt thực tập cho sinh viên đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan, tổ chức.
Nhằm nâng cao tính thực tiễn của chương trình đào tạo ngành Lưu trữ. Hai
tháng thực tập vừa qua em đã cố gắng vận dụng kiến thức của mình đối chiếu
thực tế tình hình công tác Lưu trữ tạiTrung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học
Tổ chức và Quản lý, nhằm củng cố cho bản thân kiến thức đã học, kết hợp với
thực tiễn công tác mà các thế hệ đi trước đã đúc kết nhằm nâng cao năng lực vận
dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý em đã có đợt thực tập đúng quy định
về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã
nêu ra.
Đợt thực tập này đã trang bị cho em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là
sự nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan
trọng của công tác Lưu trưc đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được
những bất cập trong cơng tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa
vụ của thế hệ nhân viên trẻ như chúng em là rất lớn.
Không những vậy hai tháng vừa qua đã giúp em nhận ra được những điểm
yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chun mơn, sự thiếu kinh nghiệm trong
quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Lưu trữ, từ đây em có thể khắc phục
được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết khơng
thể đáp ứng đủ.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những
kết quả ý nghĩa, quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút
được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên mơn của mình. Có thể nói đợi thực
tập đã giúp cho chúng em cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình và
trưởng thành hơn.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Báo cáo gồm 3 chương :
Chương 1: Sơ lược về Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ
chức và Quản lý
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tạiTrung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tạiTrung tâm Đào tạo - Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lývà một số đề xuất kiến nghị
Để hoàn thành được đợt thực tập và báo cáo của mình, ngồi kiến thức kỹ
năng nghiệp vụ mà bản thân có được, cùng với sự sắp xếp tạo điều kiện của ban
lãnh đạo nhà trường, khoa Văn thư- Lưu trữ em đã nhận được sự giúp đỡ, quan
tâm tạo mọi điều kiện thuận lợi của các cô chú anh chị tại cơ quan thực tập.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn trân thành tới quý cơ quan, đặc biệt là chị
Đỗ Thị Hằng cùng với sự giúp đỡ quý báu của Thầy, Cô giáo khoa Văn thư –
Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt
thực tập này. Songdo kiến thức bản thân cịn nhiều hạn chế,nên trong q trình
làm báo cáo cịn thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà
trường. Kính mong q Thầy Cơ quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ.
Em xin trân thành cảm ơn !
Hà nội, ngày 19 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
NGUYỄN ĐỨC ANH

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Trung tâm Đào Tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý (dưới đây
gọi tắt là Trung Tâm) là một tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên hiệp các
hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam (dưới đây gọi tắt là Liên hiệp hội Việt Nam),
hoạt động theo Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17
tháng 10 năm 2002 và quy chế của Liên hiệp hội Việt Nam.
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản tại
ngân hàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về
mọi hoạt động của Trung tâm theo đúng với Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của
Trung tâm, đúng với các quyết định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và giấy
chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ khoa học, Công
nghệ cấp, đúng với quy định của pháp luật.
Trung tâm có trụ sở chính ở Hà Nội. Trung tâm là đơn vị sự nghiệp khai

thác thông tin lưu trữ, chỉnh lý, bảo quản, phục chế tài liệu lưu trữ, đào tạo bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ, tư vấn quản lý lưu trữ.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
• Chức năng.
Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức, các nhà quản lý tham gia vào
hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý và các vấn đề phát triển.
Đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng nghiệp vụ tổ
chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và quản lý cho các cơ quan, tổ
chức và doanh nghiệp.
• Nhiệm vụ
Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mơ hình tổ chức, các học thuyết
quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

4

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

triển kinh tế - xã hội.
Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp
vụ trên các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu,
chứng khốn, tài chính, kế tốn, tin học và ngoại ngữ.
Nghiên cứu chuyển giao công nghệ và sản xuất các thiết bị hạ tầng phục
vụ công tác văn thư – lưu trữ phù hợp với điều kiện Việt Nam.
Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnh

vực, đại diện phát hành sách cho các nhà xuất bản.
• Quyền hạn.
Chủ động trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài
chính.Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong và
ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của trung tâm.
Quyết định giá cả các sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ,
đào tạo theo thoả thuận qua hợp đồng và thích ứng theo thị trường.
Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sử
dụng lợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của điều lệ Trung tâm.
Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết các hợp đồng, các thoả
thuận hợp tác với các các nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủ các
quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của trung tâm
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
- Hội đồng Trung tâm
- Ban giám đốc bao gồm: Giám đơc và Phó Giám đốc.
- Hội đồng khoa học
- Các phịng ban chun mơn:
+ Phịng nghiên cứu
+ Phòng đào tạo bồi dưỡng
+ Phòng dịch vụ và chuyển giao cơng nghệ
- Văn phịng

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
HỘI ĐỒNG TRUNG
TÂM

BAN GIÁM ĐỐC

VĂN PHÒNG

HỘI ĐỒNG KHOA HỌC

PHỊNG NGHIÊN CỨU

PHỊNG ĐÀO TẠO,BỒI

PHỊNG DỊCH VỤ

DƯỠNG

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, của bộ phận
văn thư lưu trữ của trung tâm.
1.2.1. Tình hình tổ chức.
Tại trung tâm, Văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng giúp việc cho
giám đốc Trung tâm, trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ của toàn bộ
trung tâm.
Hiện tại bộ phận văn thư – lưu trữ của Trung tâm được đặt trong Văn
phòng và chịu sự quản lý của Trưởng phòng. Số lượng cán bộ làm việc tại Văn

phòng của Trung tâm gồm 03 cán bộ, trong đó có một cán bộ phụ trách cơng tác
văn thư lưu trữ kiêm nhiệm.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.2. Chức năng
Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại trung tâm là bộ phận tham
mưu, giúp việc cho giám đốc Trung tâm, thực hiện chức năng quản lý thống
nhất về công tác văn thư, lưu trữ, bảo đảm điều kiện làm việc và phối hợp đồng
bộ giữa các phòng ban tại Trung tâm.
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Văn phòng Trung tâm là tổ chức thuộc Trung tâm. Trong đó bộ phận văn
thư lưu trữ có các nhiệm vụ và quyền hạn như sau
- Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về văn thư – lưu
trữ của Nhà nước nói chung và của Trung tâm nói riêng.
- Quản lý tài liệu lưu trữ của Trung tâm.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ.
- Tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu
trữ cho các bộ, nhân viên của Trung tâm.
- Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác văn thư lưu trữ.
- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.4. Sơ đồ tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm

Trưởng phịng

Phó phịng
Bộ phận
chun mơn

Bộ phận văn
thư lưu trữ

Bộ phận
chuyên môn

1 cán bộ văn
thư lưu trữ
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
2.1. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ.
Kho lưu trữ tài liệu của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

7

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức và Quản lý được đặt tại Văn phòng ở Trung tâm và chịu sự quản lý của
Trưởng phòng.
Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ của Trung tâm hoạt động dựa
trên quyết định của ban Giám đốc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Về biên chế: Hiện tại bộ phận văn thư – lưu trữ có số lượng cán bộ làm
việc tại Văn phòng của Trung tâm gồm 03 cán bộ, trong đó có 01 cán bộ phụ
trách công tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm và chưa có cán bộ lưu trữ chuyên
trách
Trung tâm đã có sự quan tâm cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ,
đồng thời đưa đi tham dự các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác lưu trữ. Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào cơ quan vẫn cịn hạn chế,
bởi vì điều kiện kinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ.
Ngoài những yếu tố khách quan trên trong thời gian thực tập tại Trung
tâm em nhận thấy còn tồn tại một số vướng mắc sau trong công tác tổ chức bộ
phận quản lý lưu trữ như sau:
- Những chỉ đạo, quản lý thực hiện chưa thực sự tốt. Vẫn tồn tại trong
công tác tuyên truyền, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà
nước về lưu trữ chưa triển khai.
- Trung tâm là một tổ chức trong dịch vụ chỉnh lý tài liệu, tuy nhiên công
tác lập và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, thu thập , phân
loại tài liệu, bảo quản tài liệu lại chưa được cơ quan chú trọng nhiều.
Những tồn tại trên cũng phần nào gây nên khó khăn trong hoạt động của
Trung tâm trong việc khai thác, sử dụng tài liệu khi cán bộ, nhân viên muốn
khai thác thông tin.
2.1.2. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ.
Nhìn chung cơng tác lưu trữ tại Trung tâm đã phần nào đi vào nề nếp tuy
nhiên vào thời điểm hiện tại Trung tâm vẫn chưa ban hành quy chế văn thư lưu
trữ. Việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Trung tâm mới chỉ dựa
trên các văn bản quy định của Nhà nước và văn bản hướng dẫn của Trung tâm.
Từ thực tếnàycũng cho thấy việc chưa ban hành được quy chế đã khiến cho công

tác văn thư lưu trữ gặp khơng ít khó khăn.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

8

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.3. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ.
Như đã nói ở trên kho lưu trữ của Trung tâm được bố trí với diện tích
khoảng 25m2, đặt tại tầng 5 của tồ nhà làm việc. Có thể thấy diện tích kho cịn
hạn chế gây cản trở khơng ít trong công tác tổ chức quản lý kho và bảo quản tài
liệu.
Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho chưa
được trang bị đầy đủ (chỉ mới trang bị các thiết bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ
sơ. (Cịn dụng cụ bảo quản tài liệu máy hút ẩm, ... chưa trang bị).
Hiện tại trong kho có một phơng với tên gọi “ Phông lưu trữ Trung tâm
Đào tạo nghiên cứu Khoa học và Quản lý” tuy nhiên trên thực tế tài liệu của
phơng này vẫn chưa được thu thập hồn chỉnh và trong kho vẫn cịn một số tài
liệu bó gói chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý khoa học.
2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng tin học vào công tác
Lưu trữ
Để nâng cao hiệu quả công việc , đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, Trung tâm đã luôn chú trọng quan tâm đến việc áp dụng Khoa học – Cơng
nghệ nói chung và cơng nghệ Tin học nói riêng vào các lĩnh vực hoạt động của
mình nhằm giúp cho q trình giải quyết cơng việc nhanh chóng kịp thời , theo

kịp thời đại. Hiện tại Trung tâm đang sử dụng phần mền tin học trong việc tra
tìm tài liệu lưu trữ, việc tra tìm tài liệu trên máy sẽ giúp cho cơng việc tra tìm
được nhanh chóng và kịp thời, đáp ứng cơng việc được giao.
Không những thế, hàng năm, Trung tâm luôn tổ chức các hoạt động
nghiên cứu khoa học cho cán bộ nhân viên. Mở lớp tập huấn về việc sử dụng các
thiết bị công nghệ cho nhân viên trong Trung tâm. Nhằm nâng cao hiệu quả
trong công tác lưu trữ.
2.1.5. Công tác thi đua khen thưởng và Thanh tra, kiểm tra, giải
quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ.
Trung tâm ln có các chế độ đãi ngộ hợp lý trong công tác thi đua khen
thưởng về hoạt động lưu trữ. Điều này đã phần nào thúc đẩy trong làm việc của
các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Song song với việc quản lý công tác thi đua khen thưởng, lãnh đạo Trung
tâm luôn coi trọng việc thanh tra, kiểm tra trong cơng tác lưu trữ, để từ đó có cơ
sở,căn cứ trong việc xử lý các vi phạm về quy chế trong hoạt động nghiệp vụ.
Trung tâm luôn có các đợt thanh tra,kiểm tra thường kì và bất kì ,Tuy theo
tính chất và mức độ vi phạm mà đưa ra các biện pháp và hình thức xử lý, công
tác thanh tra, kiểm tra luôn được Trung tâm áp dụng dựa trên cơ sở các quy định
của pháp luật. Bởi vì vậy đã giúp cho hoạt động của Trung tâm luôn phát triển

và đi vào đúng nguyên tắc, nề nếp.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ là một cơng việc thường
xun và tất yếu nhằm hồn thiện phơng Lưu trữ quốc gia. Ở mỗi cơ quan làm
tốt công tác thu thập tài liệu sẽ bảo quản được chọn vẹn khối tài liệu có trong
hoạt động của cơ quan đó.
Tại Trung tâm cơng tác thu thập tài liệu cũng được tiến hành hàng năm
vào cuối năm làm việc với các bộ phận Phịng , Ban chun mơn.
Cứ đến cuối mỗi năm hoạt động , Hội đồng Trung tâm kết hợp với Ban
giám đốc chỉ đạo các phòng , Ban lập hồ sơ cơng việc của bộ phận mình. Nhằm
tạo điều kiện cho công tác thu thập các nguồn tài liệu đó vào bảo quản ở kho
Lưu trữ được thuận lợi , hiệu quả, đảm bảo Văn bản , tài liệu được thu thập là có
giá trị , phục vụ lâu dài trong hoạt động của Trung tâm.
Các nguồn nộp lưu, thành phần nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu
thập bổ sung vào lưu trữ Trung tâm gồm:
Các nguồn nộp lưu vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
Lãnh đạo hội đồng Trung tâm và Hội đồng khoa học: Chủ tịch Hội đồng
và các phó chủ tịch;
Ban giám đốc ( gồm Giám đốc và các phó Giám đốc)
Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trung tâm.
Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ của Trung tâm
gồm:
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Khối tài liệu của Hội đồng Trung tâm:
Hồ sơ, tài liệu về lựa chọn và tiến cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm Hội đồng
Trung tâm.
Hồ sơ, tài liệu các chiến lược phát triển hàng năm của Trung tâm.
Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát các hoạt động của Trung tâm.
Tài liệu khác.
+ Khối tài liệu của Ban giám đốc Trung tâm:
Tài liệu tổng hợp gồm các tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo;
Tài liệu của các đơn vị, phòng ban thuộc quản lý của Trung tâm;
Tài liệu khác.
Nhận xét :
Ưu điểm : Công tác thu thập tài liệu ở Trung tâm được tiến hành hàng
năm nên đã Lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Công tác thu thập đã tạo điều
kiện các khâu khác trong Lưu trữ tại cơ quan.
Nhược điểm : có những tài liệu tiếp nhận vào Lưu trữ còn chưa lập hồ
sơ, chất lượng tài liệu nộp chưa cao, vẫn còn tài liệu đã hết giá trị sử dụng
được Lưu trữ.
2.2.2. Công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu.
Công tác phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng lớn đến giá trị
tài liệu lưu trữ, phân loại là lựa chọn phân chia các tài liệu. Phân loại tốt sẽ góp
phần giữ lại những tài liệu có giá trị cao và loại ra những tài liệu có giá trị thấp
và hết giá trị.
Mặt khác, khâu phân loại này còn là cơ sở để thực hiện có hiệu quả các
khâu nghiệp vụ lưu trữ sau đó như : xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu...
ngược lại nếu phân loại tài liệu không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến tài liệu, giá trị

tài liệu giảm đi. Vì vậy cần làm tốt khâu phân loại tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong những bước quan trọng ảnh hưởng
trực tiếp tới số phận tài liệu. Do vậy công tác xác định giá trị tài liệu cần được
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cán bộ lưu trữ tuân thủ các nguyên tắc,phương pháp và tiêu chuẩn nhất định.
Công tác xác định giá trị được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đã
được lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành và thứ
hai là lưu trữ lịch sử.
Nhìn chung cơng tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ của Trung
tâm đã tiến hành đúng nghiệp vụ tuân thủ tốt 3 nguyên tắc xác định giá trị tài
liệu, 4 phương pháp và 8 tiêu chuẩn. Việc xác định giá trị cho từng hồ sơ ở 2
mức: “ bảo quản có thời hạn” và “ bảo quản vĩnh viễn” theo đúng tinh thần của
Nghị định số 01/2013/NĐ –CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định về chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lưu Trữ.
Ngồi ra, trong q trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu khơng có giá trị,
bao hàm, trùng thừa, hết giá trị đã được thống kê và lập danh mục đề nghị Trung
tâm lưu trữ tỉnh thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy theo quy định tại điều 12 của
Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ.
Mặc dù đây là một cơng việc khó, phức tạp, biết được điều đó cùng với

lịng u nghề thì cán bộ kiêm nghiệm của Trung tâm có tinh thần trách nhiệm
cao trong công tác xác định giá trị tài liệu, đã thực hiện đầy đủ quy định của nhà
nước các hướng dẫn nghiệp vụ về công tác xác định giá trị tài liệu.
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu Nghiệp vụ của
công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài
liệu... để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu
hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.
Tại Trung tâm công tác chỉnh lý khoa học tài liệu cũng được quan tâm,
Trung tâm đã có phơng lưu trữ riêng đầu tư chi phí cho cơng tác Lưu trữ.
Hiện nay , khối tài liệu được Lưu trữ tại cơ quan, còn một số đang ở trong
tình trạng bó gói, lộn xộn . Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cho một
số tài liệu, và cũng có bảng thời hạn bảo quản như quy định của Cục Văn thư –
Lưu trữ. Đây là tình trạng chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, khơng riêng gì
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Để cơng tác chỉnh lý ở các cơ quan nói chung và ở Trung tâm nói riêng
được tổ chức đúng quy định thì các cơ quan quản lý Lưu trữ cấp trên cần có
chính sách cụ thể và quan tâm hơn nữa nhằm khuyến khích các cơ quan làm tốt
cơng tác này. Đặc biệt là việc đầu tư kinh phí.

2.2.4. Cơng tác thống kê trong lưu trữ.
Công tác Thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ bao
gồm : thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu.
Kho lưu trữ của Trung tâm, tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng
mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp ba dây (đối với tài liệu
chưa được lập hồ sơ). mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưu trữ
cụ thể. Tài liệu sau khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp
xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiện
nhanh chóng.
Tuy nhiên tại Kho lưu trữ mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục lục hồ
sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được nguyên nhân cũng
do một phần chỉ có 1 cán bộ làm cơng tác văn thư – lưu trữ.
2.2.5.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân
loai, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các Lưu trữ đã khó, việc bảo
quản an tồn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại cịn khó
khăn, phức tạp hơn.
Tài liệu Lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan như do kho
tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do con người gây ra.
Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu trong các
lưu trữ.
Tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứ khoa học tổ chức và quản lý công tác
bảo quản tài liệu Lưu trữ cần được quan tâm hơn.
Do chỉ có một cán bộ Văn thư kiêm nghiệm Lưu trữ nên khối tài liệu chưa
thực sự được bảo quản tốt. Chỉ có những tài liệu đã được chỉnh lý từ năm trước
thì được xếp lên giá, cịn một số tài liệu vẫn ở tình trạng chưa chỉnh lý, sắp xếp
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm khi sử dụng.
Kho lưu trữ mặc dù đã được trang bị một số thiết bị như giá sắt, điều hịa,
bình chữa cháy,đèn chiếu tuy nhiên với điều kiện thời tiết ngày một khắc nghiệt
thì những trang thiết bị này là chưa đủ.Tài liệu sẽ khơng được bảo quản an tồn
khi có sự cố xảy ra hoặc khơng tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong
điều kiện khắc nghiệt hiện nay. Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ chi phí để
xây dựng, củng cố cho công tác bảo quản tài liệu thì Trung tâm cũng tận dụng
mọi khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu ln được qt
dọn, lau chùi sạch sẽ, thống mát, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ luôn được
xử lý sạch, khô.
2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc
biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai
thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tồn bộ cơng tác nhằm đảm bảo cung
cấp cho cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục
đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại
giao và các quyền lợi khác của công dân.
Qua khảo sát thực tế, em nhận thấy tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm
tổ chức theo hình thức cho mượn , Cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì
đến phịng mượn tài liệu, nghiên cứu tại phịng hoặc phơ tơ mang về nhà. Ở đây
chưa xây dựng được phịng đọc riêng và cũng chưa có các cuộc triển lãm tài liệu
do đó hiệu quả cơng tác này chưa cao.

Do Cán bộ Văn thư kiêm nhiệm Lưu trữ nên việc xác định giá trị tài liệu
còn nhiều hạn chế.Do chưa có cơng cụ tra cứu tiên tiến khoa học nên việc tra
tìm tài liêu cũng gặp nhiều khó khăn.
Tuy cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm chưa được quy mô
nhưng khối tài liệu đưa ra nghiên cứu đều là những tài liệu có giá trị và phục vụ
thiết thực cho cơng việc hàng ngày của cơ quan
Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, Trung tâm cầntừng bước tổ
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức lại cơng tác Lưu trữ nói chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói
riêng, cụ thể như xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản và sử dụng tài liệu.
Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư và hành
chính, văn phịng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính nước
nhà, thúc đẩy cơng cuộc cải cách hành chính. Góp phần xây dựng thể chế hành
chính nhà nước ngày một hồn chỉnh, đảm bảo cung cấp thơng tin cho hoạt động
xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà
nước nói chung.

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM ĐÀO
TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VÀ MỘT
SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
3.1.1 Tóm tắt hoạt động trong thời gian thực tập
Sau 2 tháng thực tập tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu khoa học Tổ
chức và Quản lý, mặc dù thời gian không nhiều, song đợt thực tập đã mang lại
cho em nhiều điều bổ ích, nhiều kết quả khả quan trong chuyên ngành Lưu trữ .
Đợt thực tập đã cho em có cơ hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho
phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc của một cán bộ Văn phịng, tự hồn
thiện mình trong cơng tác chun mơn để có thể trở thành một Cán bộ chuyên
trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ trong tương lai.
Những công việc em đã được thực hiện trong 2 tháng thực tập đều hết sức
bổ ích và thiết thực :
- Vận chuyển tài liệu: Trong quá trình làm việc cùng các nhân viên của
đợt chỉnh lý đã hoàn thành việc chuyển các khối tài liệu được đưa ra chỉnh lý
khoa học.
- Phân loại tài liệu: đã phân loại hoàn tất các khối tài liệu theo phương án
khoa học đề ra. Trong quá trình phân loại đã kiểm travà chỉnh sửa các hồ sơ văn
bản, tài liệu chưa được lập hồ sơ hoặc đã được lập hồ sơ sơ bộ.
- Chỉnh sửa và lập mới hồ sơ tài liệu.đã tiến hành kiểm tra tổng thể các

văn bản tài liệu trong hồ sơ như: kiểm tra mối liên hệ của tài liệu, tài liệu có giá
trị pháp lý hay khơng. Nếu phát hiện sai sót, tiến hành sửa đổi hồn thiện. sau
khi kiểm tra đã chỉnh sửa kẹp sơ mi cho 289 hồ sơ.
- Viết các thẻ tạm cho hồ sơ: Việc viết nội dung lên thẻ tạm đã hoàn
thành tổng số gồm 289 hồ sơ.
- Đã hoàn thành việc sắp xếp cho toàn bộ số hồ sơ được giao trách nhiệm
giải quyết.
- Đã lập hoàn chỉnh đã hoàn thành việc đánh số cho 289/289 hồ sơ được
giao nhiệm vụ giải quyết.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Hoàn thành việc viết mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc cho
250 hồ sơ trên tổng số 289 hồ sơ được giao giải quyết.
- Viết bìa hồ sơ hồn chỉnh cho 289/289 bìa.
3.1.2. Kết quả đạt được trong thời gian thực tập
Trước hết, đợt thực tập tạo cho em điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen
và cụ thể hoá những phần lý luận đã học. Tuy thời gian ngắn nhưng em đã được
thực hành khá đầy đủ các khâu Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ đặt ra trong đề
cương.
Qua thời gian thực tập đã cho em thấy giữa lý luận và thực tiễn tuy có sự
khác nhau, nhưng luôn bổ xung cho nhau. Để làm tốt công tác Lưu trữ không

chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần một kiến thức thực tế sâu rộng,
nắm rõ tình hình thực tế chức năng hoạt động của mỗi cơ quan, áp dụng lý luận
một cách sáng tạo, linh hoạt, khơng rập khn, có như thế công tác Lưu trữ ở
mỗi cơ quan mới thực sự được tổ chức tốt, hiệu quả.
Về lý luận cần có của Cán bộ Lưu trữ đó là: Nắm chắc các khâu Nghiệp
vụ chun mơn, có kỹ năng thực hành một cách thành thạo các bước như: Xây
dựng bản lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phông, phân loại sắp xếp,
chỉnh lý tài liệu.
Điều quan trọng là mỗi Cán bộ Lưu trữ cần rèn luyện cho mình đó là: Một
phẩm chất chính trị tốt, có lập trường tư tưởng vững vàng, tin tưởng vào đường
lối chính sách của Đảng, cuả Nhà nước vì đây là cơng việc liên quan đến bí mật
quốc gia. Bên cạnh đó em nhận thấy rằng để trở thành một Cán bộ Lưu trữ thực
thụ cần có một kiến thức sâu rộng kết hợp với một phong cách làm việc nhanh
nhẹn, tận tuỵ , tinh thần trách nhiệm cao, quyết đoán và sáng tạo các khâu
Nghiệp vụ ... và tất nhiên rất cần tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng, cần
khéo léo tế nhị trong giao tiếp ứng xử vì cơng việc địi hỏi người Cán bộ phải
tiếp xúc với nhiều đối tượng, nhất là khách đến cơ quan giao dịch .
Trên đây là những thu hoạch của bản thân em qua đợt thực tập, đây thực
sự là những gặt hái khơng nhỏ giúp em tự hồn thiện mình trong công tác
chuyên môn.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

17

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ
Trong quá trình đi thực tập tại Trung tâm, được tiếp cận và làm việc em
đã được học hỏi những kiến thức, kinh nghiệm làm việc quý báu. Bên cạnh
những ưu điểm công tác lưu trữ em nhận thấy rằng hoạt động lưu trữ của Trung
tâm vẫn cong những tồn tại. Bởi vậy sau đây em xin có một vài đề xuất giải
pháp nhằm nâng cao chất lượng để công tác lưu trữ của Trung tâm từng bước đi
vào nề nếp, phát triển, sớm khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm tăng
cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, em có đưa ra một số giải pháp cần tập
trung thực hiện như sau:
*Giải pháp trong hoạt động quản lý
Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp
luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ để nâng cao hơn nữa
nhận thức về công tác này trong cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm.
Thứ hai, cán bộ lưu trữ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm chắc chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ. Ngược lại, cán bộ làm cơng tác lưu trữ cũng cần tích
cực tự học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức
nghề nghiệp để có trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ, có tinh thần phục
vụ tốt, tâm huyết với cơng việc được giao.
Thứ ba, cần hồn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác
lưu trữ. Trước mắt, tập trung vào các văn bản như: Quy định về công tác lưu trữ
của cơ quan; văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành; văn bản quy định thành
phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của cơ quan.. Để làm tốt công tác lưu trữ, cần làm tốt công tác lập
hồ sơ hiện hành. Lập hồ sơ tốt sẽ giúp ích cho cán bộ trong cơ quan tìm kiếm tài
liệu nhanh chóng khi họ đang giữ hồ sơ, tài liệu; tạo điều kiện để thống kê hồ sơ,
tài liệu chặt chẽ, rõ ràng khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; giúp cán bộ lưu
trữ đỡ tốn nhiều thời gian công sức trong khâu tổ chức lưu trữ tài liệu.
Thứ tư, từng bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn. Trang bị đầy đủ các
phương tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp
đựng tài liệu; bìa hồ sơ...
Thứ năm, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
Cùng với sự phát triển tcủa Trung tâm, tài liệu lưu trữ hành chính, nghiệp
vụ của Trung tâm cũng ngày càng có số lượng lớn. Vì vậy, cần tăng cường các
biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện hiện đại, dần từng bước hạn chế việc lưu
trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong kho lưu trữ. Ứng
dụng CNTT trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản
lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả
nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại.
• Giải pháp trong hoạt động nghiệp vụ
Thứ nhất : Toàn bộ hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn theo số năm cụ
thể cần phải xem xét kiểm tra đánh giá lại giá trị tài liệu trước khi chúng thực sự
hết thời hạn bảo quản. Xác định giá trị tài liệu là việc quyết định số phận tài liệu
có được lưu trữ vĩnh viễn hay chỉ lưu trong một thời gian nhất định rồi tiêu
huỷ.Tài liệu đã tiêu huỷ rồi thì khơng thể làm lại được. Xác định giá trị tài liệu
là nhiệm vụ khó khăn, phức tạp. Để xác định được chính xác thời hạn bảo quản
của mỗi loại hồ sơ, tài liệu, bên cạnh việc vận dụng các nguyên tắc, phương

pháp, tiêu chuẩn của lý luận xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản
cho từng loại tài liệu cụ thể, cần nắm vững thành phần và nội dung tài liệu hình
thành trong hoạt động của cơ quan, phải đối chiếu nội dung tài liệu với chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan để thấy được ý nghĩa của chúng trong thực tế. Có
như vậy thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu mới được xác định một cách chính xác,
khoa học, tránh được phiến diện, chủ quan.
Thứ hai bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ nhằm bảo đảm an tồn tra tìm
nhanh tài liệu. Vì vậy, các kho lưu trữ cần phải có phương án sắp xếp khoa học;
phải kiểm tra, thống kê tài liệu thường xuyên để nắm chắc số lượng, chất lượng
của tài liệu.Phải có các chế độ quy định, nội quy về cơng tác bảo vệ, phòng cháy
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

19

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chữa cháy; phải có chế độ bảo quản và tổ chức sử dụng một cách thống nhất.Sắp
xếp tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra và tra
tìm tài liệu lưu trữ, nhằm nắm chắc địa chỉ tài liệu, số lượng, chất lượng của tài
liệu, phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, sắp xếp
khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ, cơng chức lưu trữ có
điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố phá
hoại tài liệu lưu trữ. Sau đây là các phương pháp phổ biến trong công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ:
Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ

Tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã được
vận dụng trong khi lập hồ sơ. Mỗi hồ sơ chỉ nên dày 2 - 3 cm, nếu khối lượng
nhiều thì nên chia thành nhiều đơn vị bảo quản.
Tài liệu bản vẽ, có khổ rộng thì thường sắp xếp theo các phương pháp: đặt
nằm, cuộn tròn. Đối với những bản vẽ giấy mỏng có thể cuộn trịn, cịn đối với
những tài liệu khổ rộng giấy cứng thì phải để nằm trong các ngăn kéo. Mỗi
phương pháp sắp xếp tài liệu đều có những ưu điểm và nhược điểm của nó.
Sắp xếp tài liệu lên giá
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là phải dễ tìm thấy, dễ lấy, tuỳ theo
từng loại tài liệu, nhưng việc sắp xếp lên từng khoang, từng giá phải thống nhất
theo quy định sắp xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
Trường hợp tài liệu sắp xếp trong hộp, trong gói… có đánh số thứ tự cần
xếp lên giá theo đúng số thứ tự như trên.
Sắp xếp giá trong kho
Việc sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và
đi lại, đồng thời bảo bảo đảm cho kho được thơng thống, tiết kiệm được diện
tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp và thống kê, kiểm tra tài liệu.
Đối với các giá cố định, khi sắp xếp cần để khoảng trống cần thiết giữa
các giá khoảng 50cm, đối với các giá di động cứ 5 giá xếp liên tiếp cần để một
khoảng trống khoảng 50cm để tiện cho công tác vệ sinh và tra tìmtài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu
Trong một kho lưu trữ có nhiều phơng, nhiều giá cần phải làm hai bảng
chỉ dẫn: bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài
liệutheo giá.
- Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của
phơng đó để ở ngăn nào, giá nào trong kho; bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo
mẫu:
Các bảng chỉ dẫn trên được làm thành các tấm thẻ bìa cứng có cùng kích
thước và sắp xếp theo từng bảng chỉ dẫn.
Mỗi khi có yêu cầu sắp xếp lại trong kho thì phải thay đổi các tấm thẻ
theo sự sắp xếp đó. Như vậy, bảng chỉ dẫn cho phép ta quản lý tài liệu về số
lượng, nơi để và cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và phát hiện kip
thời những tài liệu bị thiếu, bị mất.
Chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ
Mỗi kho lưu trữ đều phải có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an
toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu. Nội dung chế độ bảo
vệ bao gồm:
- Quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng, số lượng của tài
liệulưu trữ;
- Quy chế vệ sinh: là chế độ lau chùi, quét dọn để phát hiện những hư
hỏng của tài liệu. Trên cơ sở đó có những biện pháp kịp thời phòng và khắc
phục các hậu quả làm hư hại tài liệu lưu trữ.
Tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ của Ngành
chính là nhằm đảm bảo nguồn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực quá trình
hình thành và phát triển, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin, góp phần đảm bảo
cho hoạt động của Trung tâm được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu hành chính,
nghiệp vụ của Trung tâm được lưu giữ đầy đủ sẽ trở thành phương tiện theo dõi,
kiểm tra cơng việc một cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đó cũng chính là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay.
3.3 Một số khuyến nghị
3.3.1 Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý
Trên cơ sở tổng kết thực tiễn và hệ thống hóa các quy định của pháp luật
hiện hành, Trung tâm cần ban hành văn bản quy định riêng về quy chế hoạt
động công tác lưu trữ đảm bảo là nền tảng, là cơ sở pháp lý cho việc quản lý và
phát huy hiệu quả công tác lưu trữ. Trước mắt cần phải tổ chức thực hiện các
biện pháp đồng bộ mang tính định hướng sau đây:
Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về
công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã
làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương
những cá nhân, phịng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục
những hình thức sử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phịng ban vi phạm góp
phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ
Từng bước củng cố, kiện toàn về tổ chức và cán bộ lưu trữ về chất lượng
và trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Nâng cao
chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có đầy đủ năng lực nghiệp vụ lưu

trữ. Đồng thời, thường xuyên mở lớp tập huấn, đưa đi đào tạo chính quy một số
đồng chí có khả năng phát triển để có nguồn cán bộ kế cận sau này.
Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản cho công tác lưu
trữ bảo đảm các điều kiện hoạt động, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống,
nghiên cứu xây dựng hệ thống các cơng cụ để xác định giá trị tài liệu và tra tìm
tài liệu, chủ động tổ chức các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhanh
chóng đưa cơng tác tin học hóa vào áp dụng cho lĩnh vực này để phù hợp với
yêu cầu hiện nay. Đồng thời trang bị các thiết bị chuyên dùng như: hộp đựng tài
liệu, máy hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ, dụng cụ phịng cháy chữa cháy... để
bảo quản an tồn tài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

22

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.3.2. Đối với bộ môn, khoa trung tâm văn thư lưu trữ.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là ngôi trường có bề dày truyền thống
trong cơng tác đào tạo các ngành Văn thư, Lưu trữ. Kể từ khi thành lập đến nay ,
hơn 40 năm, nhà trường đã tiếp nhận giảng dạy cho ra đời nhiều thế hệ cán bộ
có trình độ chun mơn và nghiệp vụ vững vàng đáp ứng nhu cầu xã hội về
nguồn nhân lực trong lĩnh vực Văn thư- Lưu trữ
Trong gần 4 năm theo học tại trường khơng chỉ riêng em mà cịn nhiều thế
hệ sinh viên đã và đang theo học đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ chỉ bảo tận
tình của Ban giám hiệu nhà trường, cùng các thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu

trữ. Chúng em đã được thầy cô trang bị rất nhiều kiến thức chuyên ngành, đây
cũng là hành trang giúp chúng em bước vào thực tiễn, tương lai trở thành một
cán bộ lưu trữ có năng lực đầy đủ phẩm chất nghề nghiệp
Không chỉ trang bị cho sinh viên những lý luận, lý thuyết trong sách vở,
nhà trường còn cho chúng em tiếp xúc và chỉnh lý các khối tài liệu trong quá
trình hình thành cũng như hoạt động của nhà trường. Tuy nhiên những hoạt
động thực tiễn này còn hạn chế. Vậy nên em mong rằng, Nhà trường kết hợp với
khoa Văn thư lưu trữ sẽ tạo điều kiện áp dụng vào thực tế cho sinh viên nhiều
hơn nữa không chỉ đối với sinh viên cuối khóa mà từ các bạn sinh viên năm nhất
năm hai. Để chúng em có thể tiếp xúc thực tế và trau dồi kinh nghiệm cho bản
thân được vững vàng hơn.
Trong quá trình giảng daỵ, nhà trường cũng khoa Văn thư lưu trữ cần đầu
tư nhiều hơn các giáo cụ trực quan giúp sinh viên chúng em hiểu sâu và nắm
kiến thức một cách dễ dàng, thuận tiện nhất.
Không những vậy, trong quá trình học tập rèn luyện tại trường, nhà
trường cần tổ chức các hoạt động ngoại khóa tích cực hơn nữa. Để cho chúng em
tham quan, tận mắt chứng kiến quá trình thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu ở các
cơ quan, trung tâm lưu trữ, thậm chí trực tiếp tham gia vào những cơng tác đó để
chúng em có thể hồn thiện hơn kĩ năng và các thao tác nghiệp vụ. Những buổi
ngoại khóa như vậy sẽ giúp chúng em nhìn nhận bản thân một cách đúng đắn
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A