Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu thăng long

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................5
CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TỬ VẤN VÀ DỊCH VỤ
KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG.........................................................5
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty
cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long..............................5
1.1.1Quá trình hình thành và phát triển cuả Công ty.....................................5
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Công ty....................................6
1.1.2.1 Chức năng..........................................................................................6
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty...............................................................10
1.2Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu
trữ của công ty.............................................................................................11
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của công ty......................11
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ công ty.......................................13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG. 14
2.1. Hoạt động quản lý................................................................................14
2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác, lưu trữ của
công ty.........................................................................................................14
2.1.2. Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại công ty......14
2.1.3. Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ:................................15
2.1.4 .Ứng dụng khoa học công nghệtrong hoạt động lưu trữ của công ty. 15
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................16
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công ty.............................16

2.2.2. Xác định giá trị tài liệu......................................................................16
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.................................................................................17
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4. Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ................................19
2.2.5. Biện pháp bảo quản tài liệu...............................................................19
2.2.5.1 Các trang thiết bị bảo quản..............................................................19
2.5.2.2. Biện pháp bảo quản........................................................................19
2.2.6. Tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu...............................................20
CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG. 21
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ............................................................................21
3.1. Những việc đã được làm ở cơ quan thực tập trong thời gian vừa qua. 21
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của công ty....23
3.3. Khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả đợt thực tập.............................24
3.3.1 Đối với cơ quan thực tập....................................................................25
3.3.2. Đối với nhà trường............................................................................26
C. KẾT LUẬN...................................................................................................27
PHỤ LỤC...........................................................................................................27

PHỤ LỤC

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay với đà phát triển của xã hội, quan niệm lý thuyết và thực hành
được hiểu rõ hơn , học và hành lúc nào cũng đi đôi , không thể tách rời nhau.
Điều đó đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định : " Học để hành, học với
hành phải đi đôi .Học mà không hành thì học vô ích . Hành mà không học thì
hành không trôi chảy".Từ xưa đến nay lời dạy của Bác luôn là điều có ý nghĩa
đối với mỗi người trong xã hội nói chung và đối với mỗi con người Việt Nam
chúng ta nói riêng. Lời dạy của Bác có tầm ảnh hưởng lớn đối với việc học của
chúng ta.
Học và hành luôn đi đôi với nhau, chúng có mối quan hệ song song không
thể tách rời, chúng bù trừ tác dụng và ý nghĩa cho nhau. Học ở đây nghĩa là như
thế nào? Học là tiếp thu kiến thức đã được tích lũy trong sách vở, là nắm vững
lý luận đã được đúc kết trong các bộ môn khoa học, đồng thời tiếp nhận những
kinh nghiệm của cha ông đi trước. Học là trau dồi kiến thức, mở mang trí tuệ,
từng lúc cập nhật hóa sự hiểu biết của mình, không để tụt lùi, lạc hậu, học là tìm
hiểu , khám phá những tri thức của loài người nhằm chinh phục thiên nhiên,
chinh phục vũ trụ. Học là thuộc ở khía cạnh của lý thuyết. Còn hành nghĩa là
thực hành, ứng dụng những kiến thức mình được học trên sách vở, ngồi trên ghế
nhà trường vào thực tiễn đời sống , là làm lý thuyết cho thực tiễn đời sống. Học
và hành là hai mặt của một quá trình thống nhất , nó không thể tách rời nhau mà
phải luôn gắn chặt với nhau làm một , " học mà không hành thì thì vô ích " , đã
tiếp thu lý thuyết mà ta không vận dụng vào thực tiễn , thì học chẳng để làm gì
cả , nhiều người "học" mà vẫn chưa "hành" được là do lúc học chưa thấu đáo hết
được hoặc thiếu môi trường hoạt động.
Ngày nay , lời dạy của Hồ Chủ tịch ngày càng được khẳng định tác dụng
của nó trong thực tiễn. Học ở đây không chỉ bó hẹp ở trong một môi trường giáo
dục trên ghế nhà trường mà ta cần phải học mà không giới hạn cho nên ta phải

học tập không ngừng , "học-học nữa-học mãi" , học chưa bao giờ là đủ , ở lứa
tuổi nào cũng phải học - học ở nhà trường, gia đình, xã hội, học thầy, học bạn,
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

1
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
học ở mọi nơi mọi chốn " đi một ngày đàng học một sàng khôn " . Chính vì thế
mà trường Đại học Nội vụ Hà Nội ra đời với chức năng đào tạo nguồn nhân lực
trình độ Đại học , Cao đẳng và Trung cấp thuộc các chuyên ngành: Lưu trữ học,
Quản trị văn phòng, Văn thư-Lưu trữ, Thông tin thư viện, Quản lý văn hóa ,
Quản trị nhân lực, Hành chính văn phòng,...
Tư duy của con người ngày càng cao cũng vì sự phát triển của xã hội ngày
càng phong phú, mọi hình thức , yêu cầu quản lý xã hội ngày càng cao cho nên
hình thức của văn bản ngày càng đa dạng. Tài sản lưu trữ có giá trị đặc biệt đối
với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối
theo đúng những yêu cầu , qui định của Nhà nước , chúng là tài sản quý giá của
Dân tộc. Thấy được vai trò quan trọng của công tác văn thư lưu trữ là một vấn
đề cấp thiết đối với mỗi con người, mỗi cơ quan tổ chức. Là một sinh viên thực
tập sau 4 năm được học tập tại trường đại học Nội vụ Hà Nội em đã nắm vững
được những kỹ năng thao tác làm việc trong chương rình đào tạo của nhà trường
tuy nhiên còn nhiều điều mà em chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng
dụng vào công việc thực tế xác định được mục đích trong đợt thực tập vận dụng
những kiến thức đã được học vào thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp làm quen với tổng thể các quy trình sử lý nghiệp vụ,
phong cách làm việc của một người cán bộ, một nhân viên lưu trữ trong tương
lai. Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình học tập tại công ty.

Vì vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng
cần thiết. Nó vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao.Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội luôn đặt phương châm "học đi đôi với hành , lý thuyết đi đôi
với thực tế" lên hàng đầu. Năm nay , là năm cuối của chúng em lại được Nhà
trường tổ chức cho chúng em tiếp cận với thực tế lần nữa bằng đợt thực tập kéo
dài hơn, thời gian từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016tại công ty cổ phần
tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long. Trong khoảng thời gian này bản
thân em không chỉ được nhìn, được chứng kiến mọi công việc , hoạt động của
văn phòng mà còn được tiếp cận trực tiếp với công việc , nỗ lực cố gắng học hỏi
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

2
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kinh nghiệm làm việc , chương trình nghiệp vụ của lưu trữ trên cơ sở áp dụng lý
thuyết đã được học ở trường vào thực tế, và nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình
chu đáo của cán bộ lưu trữ tại phòng lưu trữ đã góp ý vào đề cương báo cáo giúp
em hoàn thành khóa thực tập này.
Lý do chọn nội dung thực tập
Trong thời gian thực tập (từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/3/2016) tại
công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long, được tiếp xúc
với công việc văn phòng, em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động của công ty
với sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu, thu thập tài liệu em
đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về thực trạng công tác lưu trữ của cơ
quan”.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt
động quản lý. Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động của cơ quan,đơn vị vì vậy cần phải

được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Mặt khác công việc của cơ
quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do công
văn giấy tờ có làm tốt không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận không,
điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh
đạo. Đây cũng là lý do em lựa chọn đề tài này.
Trong quá trình thực tập công ty đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho sinh
viên thực tập. Khi muốn tìm hiểu về một vấn đề gì, cán bộ hướng dẫn luôn trả
lời và hướng dẫ nhiệt tình. Không những vậy cán bộ hướng dẫn còn giới thiệu
em với các anh chị khác trong công ty có chuyên môn sâu về vấn đề cần giải đáp
để có thể trả lời cụ thể hơn. Về vấn đề tài liệu công ty luôn cung cấp đầy đủ
những tài liệu cần thiết cho quá trình thực tập của em. Mọi tài liệu đó đều cần
thiết và hết sức quý giá công ty luôn tạo những điều tốt nhất và không có bất cứ
rào cản nào đối với sinh viên trong quá trình thực tập. Cán bộ, nhân viên trong
công ty đều thân thiện, hòa nhã, nhiệt tình trong công việc. Khi em hỏi các anh
chị đều trả lời nhiệt tình và hướng dẫn cặn kẽ tham gia làm việc với anh chị em
được chỉ bảo là từ việc nhỏ nhất tránh những sai lầm đáng tiếc xảy ra.
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khó khăn trong quá trình thực tập: Do thiếu kiến thức thực tế nên em gặp
một chút khó khăn trong quá trình thực tập. vì tài liệu đa dạng phong phú và
trong quá trình học cũng ít được tiếp xúc với tài liệu nên gây khó khăn cho việc
thực hiện các nghiệp vụ. Thực tế việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của công
ty so với lý luận được học nên tạo ra khó khăn trong quá trình thực tập…là yếu
điểm của em. Do mới bỡ ngỡ bước vào cuộc sống nên ban đầu em khó hòa nhập

với mọi người trong công ty còn nhút nhát, rụt rè không mạnh dạn đề suất ý
tưởng hoặc không giám thắc mắc. Do thời gian thực tập chưa nhiều nên chưa
hiểu biết cụ thể và sâu sắc về công việc trong các phòng ban.
Qua đây, em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa văn thư
lưu trữ, đã quan tâm và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực tập tại
trường. Em xin trân trọng cảm ơn công ty Cổ phần tư vấn và dịch vụkhoa học tài
liệu Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được tham gia thực tập, cảm ơn anh
Nguyễn Văn Cường và chị Nguyễn Thị Kim Dung đã nhiệt tình giúp đỡ em
trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin về công ty để em hoàn thành tốt
bài báo cáo của mình, đó cũng là một phần hành trang nhỏ giúp cho em trong
công việc sau khi ra trường.
Do thời gian và kiến thức có hạn, bản thân lại chưa có nhiều kinh nghiệm
từ công việc thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em
rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy(cô) giáo cùng các cán bộ
trong quý công ty để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp
với thực tiễn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2016
Sinh viên thực tập
Đỗ Thị Hảo

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TỬ VẤN VÀ DỊCH VỤ
KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển cuả Công ty
Được thành lập từ năm 2009 Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học
tài liệu Thăng Long là một trong những công ty đầu tiên hoạt động chuyên về
ngành tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Cùng sự nỗ lực và cố gắng
Công ty ngày càng hoạt động với quy mô lớn, từng bước phát triển mạnh trong
nền kinh tế thi trường.
Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Longđược
thànhlập theo quyết định số : 0103035324, ký ngày 27 tháng 02 năm 2009 của
Sở Kế hoạch đầu tưthành phố Hà Nội.
- Tên Công ty : Công ty Cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu
Thăng Long
- Tên tiếng anh:THANGLONGCONSULTANCY AND SCIENCE
DOCMENT SERVICE JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắtbằng tiếng anh :TCSD.,JSC
- Trụ sở chính: Phòng 503 - NhàF - Ngõ 28 - Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội
- VPGD: Số nhà 9C - Ngách 77/25 - Ngõ 77 - Xuân La- Tây Hồ - Hà Nội
- Số điện thoại : 466 602 902
- Fax : 0473 00 93 96
- Email : www.luutruthanglong.com
- Mã số thuế : 0103361242
- Vốn điều lệ : 1.500.000.000 ( 1 tỷ năm trăm triệu đồng)
- Biểu tượng của Công ty

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long hoạt
động chính trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ.
Là một doanh nghiệp trẻ cùng với sự lãnh đạo điều hành của Giám đốc
Nguyễn Văn Cường và sự lao động sáng tạo hết mình của các nhân viên vì sự
phát triển của công ty của toàn thể nhân viên trong công ty đến nay công ty đã
từng bước phát triển mạnh mẽ.
Công ty có trụ sở chính tại: tòa nhà C2 Xuân Đỉnh- Bắc Từ Liêm - Hà Nội
Người đại diện: Giám đốc Nguyễn Văn Cường
Công ty có ví trí văn phòng tương đối thuận lợi cho sự phát triển dịch vụ.
nằm cạnh con đường nằm cạnh con đường Xuân đỉnh giáp với Phạm Văn Đồng,
nên việc giao dịch của khách hàng đến với công ty tương đối thuận lợi.
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Công ty
1.1.2.1 Chức năng
Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long có chức
năng tư vấn, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu, phục vụ dịch vụ công ích, chuyển giao
công nghệ, hợp tác quốc tế, tham gia tư vấn các dự án lưu trữ tại các cơ quan,
tập đoàn nhằmphục vụ yêu cầu quản lý tài liệu, phát triển công nghiệp hóa, hiện
đại hóa bền vững.
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Hội đồng quản trị
+ Chủ tịch hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị,
Công ty về quản lý, kê khai tài chính, đưa ra chiến lược phát triển của Công
ty.Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, sử lý sai phạm của cán bộ quản lý trong

Công ty.
+ Quyết định các khoản thu, chi của Công ty, kết hợp các Phòng, Ban để
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đưa ra quy chế tiền lương, quyết định nhân sự.
+ Triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị theo định kỳ hoặc thường niên để
lên kế hoạch huy động cổ phần, huy động nguồn vốn cho Công ty.
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi động liên quan đến tài chính.

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

7
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Ban Giám đốc
+Là người đứng đầu Công ty và chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phụ trách chung và trực tiếp phụ
trách điều hành các công việc của Công ty.
+ Ban giám đốc có nhiệm vụ lên kế hoạch và định hướng phát triển của
Công ty. Kết hợp Phòng Hành chính tổ chức trong việc tổ chức nhân sự, đề xuất
lên Hội đồng quản trị việc tăng giảm tiền lương, bổ nhiệm hoặc sa thải nhân sự .

Ký duyệt các khoản thu, chi khi được Hội đồng quản trị ủy nhiệm. Tổng kết đưa
ra kế hoạch hoạt động của các Phòng, Ban
- Phòng Hành chính – Tổ chức
+ Trưởng Phòng Hành chính - tổ chức chịu trách nhiệm trước Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc về mọi hoạt động của phòng.
+ Chịu trách nhiệm về sắp xếp công việc và quản lý nhân sự trong công
ty. Ký các văn bản, giấy tờ liên quan hoạt động của phòng. Tham mưu cho Ban
giám đốc trong việc sa thải, bổ nhiệm nhân sự, xây dựng các chính sách cho cán
bộ, nhân viên. Tổng kết và lên kế hoạch thường niên để báo cáo lên Ban giám
đốc của công ty. Kế toán chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về vấn đề tài
chính của công ty.Kê khai thuế, báo cáo tài chính bằng văn bản về các khoản
thu, chi rồi trình lên Ban giám đốc. Theo dõi công nợ, thanh quyết toán với các
đơn vị có liên quan đến tài chính. Lập bảng lương hàng tháng theo quy chế tiền
lương của Công ty đề ra.
- Phòng Nghiệp vụ
+Trưởng ( phó) Phòng Nghiệp vụ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Ban
lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của Phòng.
+ Ký các văn bản, giấy tờ liên quan đến hoạt động của Phòng.
+ Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về chất lượng dịch vụ chỉnh lý
tài liệu, tiến độ chỉnh lý.
+ Kết hợp với Phòng Hành chính – tổ chức về việc tuyển dụng, đào tạo
và điều động tổ chức nhân sự.
+ Báo cáo tài chính, nhân sự và kế hoạch của Phòng lên Ban giám đốc
đúng kỳ.
+ Giám sát, theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, kết hợp với Ban
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giám đốc khảo sát, ký kết, nghiệm thu và thanh lý các hợp đồng kinh tế.
- Phòng Kinh doanh
+ Trưởng (phó) Phòng Kinh doanh chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Ban
giám đốc về mọi hoạt động của Phòng.
+ Ký các văn bản, giấy tờ liên quan đến hoạt độngcủa Phòng liên quan
đến lĩnh vực kinh doanh.
+ Thường xuyên báo cáo tiến trình phát triển kinh doanh của Phòng, có
kế hoạch chiến lược cụ thể từng thời kỳ.
+ Theo dõi, tổ chức các chương trình quảng cáo cho chiến lược phát triển
của Công ty.
- Phòng Dự án
+ Trưởng (phó) Phòng Dự án có chức năng triển khai thực hiện khi dự án
được Ban giám đốc Công ty phê duyệt.
+ Phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp về tất cả các vấn đề liên quan
đến dự án trước Ban giám đốc và Hội đồng quản trị.
+ Phòng Dự án có chức năng tìm kiếm đối tác, khách hàng, thiết lậpcác
dự án khả thi và tiền khả thi để Ban giám đốc xem xét khi thực hiện đầu tư.
Ngoài ra công ty được phép ban hành các văn bản hành chính thông
thường như: Quyết định (Cá biệt), Báo cáo, Biên bản, Hợp đồng, Giấy mời,
Thông báo…nhằm quản lý các hoạt động được rõ.
Tổ chức triển khai thực hiện chính sách, kế hoạch, chương trình bồi
dưỡng, phát triển nguồn nhân lực công ty .
Xây dựng và trình các chiến lược, các chương trình, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm và hàng năm về khoa học, công nghệ và các dự án phát triển
công nghệ về Lưu trữ và tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu quy hoạch, khai thác,
phát triển và quản lý tổng hợp nguồn tài liệu; tổ chức thực hiện chiến lược, các
chương trình, quy hoạch, kế hoạch và các dự án sau khi được cấp có thẩm quyền

phê duyệt.
- Nghiên cứu tổng hợp nguồn tài liệu để cung cấp cơ sở khoa học cho
việc lập quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của cả nước và các vùng
lãnh thổ. Các lĩnh vực nghiên cứu khoa học cụ thể:
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Chiến lược lưu trữ của các vùng, miền và quốc gia;
+ Quy hoạch phát triển và quản lý, sử dụng bền vững tài liệu;
+ Tư vấn dịch vụ, khoa học lưu trữ
+ Thẩm tra tài liệu
+ Tổ chức công táclưu trữ
+ Đưa ra phương hướng hoạt động chung của công ty.
+ Kiểm tra, giám sát các hoạt động toàn công ty.
+ Giám đốc công ty quản lý bao quát toàn bộ hoạt động của công ty.
- Tư vấn xây dựng, thẩm tra, tư vấn thẩm định các dự án lưu trữ, và bảo
vệ môi trường phù hợp với các lĩnh vực chuyên môn của Công ty; đầu tư và thực
hiện các dự án hoặc hạng mục công trình thuộc dự án đầu tư phát triển công
trình kết cấu hạ tầng theo quy định của pháp luật.
- Hợp tác quốc tế về nghiên cứu tài liệu khoa học, chuyển giao công nghệ,
liên doanh, liên kết phát triển công nghệ, thử mới, đào tạo nguồn nhân lực thuộc
lĩnh vực được giao với các tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước theo quy
định của pháp luật..
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty cổ phần tư vấn dịch vụ và Khoa học tài liệu Thăng Long là một

đơn vị quản lý theo hình thức tập trung. Mọi hoạt động và dịch vụ đều chịu sự
chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và Ban lãnh đạo công ty, cơ cấu bộ máy hoạt
động của công ty bao gồm:

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG HÀNH
CHÍNH- TỔ
CHỨC

PHÒNG
NGHIỆP VỤ

PHÒNG
KINH
DOANH

PHÒNG DỰ

ÁN

Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong tổ chức, đó là mối quan hệ giữa các
bộ phận cấu thành tổ chức để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó.
Cơ cấu tổ chức nào cũng hướng tới sự vận động hiệu quả của tổ chức.
Muốn vậy, giữa các bộ phận cấu thành tổ chức phải có sự hợp tác, phân công
hợp lý theo một cơ chế vận hành nhất định. Qua sự bố trí các chức vụ trong tổ
chức, các bộ phận, các cán bộ trong cơ quan nào cũng phải biết mình ở vị trí nào
và quy trình hoạt động ra sao. Quyền hạn và trách nhiệm của mình trong tổ
chức.
1.2 Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ
phận lưu trữ của công ty.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của công ty
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của
tất cả các cơ quan tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi
cơ quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ. Đối với các cơ
quan cụ thể việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ và
quy mô, vị trí của từng cơ quan. Dù ở cơ quan nào đi nữa thì công tác lưu trữ
cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan.
Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn
bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng

công văn giấy tờ đó , Hơn nữa văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp
đểphục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận giữ gìn và xử
lý thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản
lý của lãnh đạo. Vì vậy công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của
công tác văn phòng. Trong công ty, công tác lưu trữ không thể thiếu được và là
nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn
phòng. Như vậy, công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan được
xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý Nhà nước.
Công tác lưu trữcông ty thực hiện hai chức năng: Tổ chức bảo quản an
toàn và sử dụng khai thác có hiệu quả. Trong phạm vi hoạt động của công ty, tài
liệu lưu trữ của cơ quan chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học.
Ngoài ra, có một khối lượng nhỏ tài liệu ảnh, băng, đĩa hình ghi lại một số hoạt
động tiêu biểu của cơ công ty để thông tin giới thiệu cơ quan hoặc ghi nhận quá
trình hình thành và phát triển của công ty.
Bộ phận lưu trữ công ty có nhiệm vụ sau:
- Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Trưởng Phòng hành chính xây dựng
các văn bản của hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công táclưu trữ;
- Giúp Trường Phòng hành chính xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn,
hàng năm trình Gíam đốc công ty phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với công ty.
- Nhân viên lưu trữ hướng dẫn ,kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân
trong công ty lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ
- Chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu
- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ ,tài liệu lưu trữ
- Thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định của
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công ty
- Ứng dụng công nghệ tin học vào lưu trữ
- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và trang thiết bị lưu trữ
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ công ty
Xây dựng cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bố nguồn lực hợp lý cho từng
công việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công.
Mặt khác, cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể
hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ
chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức.
Hiện nay công ty có 10 cán bộ lưu trữ, cán bộ lưu trữ giúp Trưởng Phòng
hành chính quản lý công tác lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
công ty, thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình công
tác tài liệu của công ty. Nhìn chung tổ chức công tác lưu trữ của công ty đi vào
nề nếp khoa học và từng bước chính giúp cho việc bảo quản tổ chức và sử dụng
tài liệu hiệu quả hơn.

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác, lưu trữ
của công ty
* Các văn bản của Nhà nước:
- Luật Lưu trữ 2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định chi tiết một số điều cuả Luật Lưu trữ;
-Thông tư số 04/2013/BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 táng 11 năm 2012 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan;
-Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định
chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
-Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ
-Công văn 283/VTLTNN- NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
văn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.
Công ty soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, công văn
hướng dẫn và thực hiện về công tác lưu trữ của công ty và hàng năm đôn đốc
trực tiếp việc kiểm tra bất thường việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, soạn thảo
ban hành những công văn đào tạo cán bộ lưu trữ.
2.1.2. Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại công ty
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận thực tiễn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phục vụ công tác quản lý nghiên cức khoa học và các yêu cầu chính đáng của
nhân dân.
Hiện nay công ty có 10 cán bộ lưu trữ,trong đó có 3 cán bộ là trình độ cao
đẳng,02 cán bộ là trung cấp và 05 cán bộ là trình độ đại học.Giúp công ty quản
lý về công tác lưu trữ thực hiện chế độ thống kê báo cáo định kỳ,đột xuất về tình
hình công tác lưu trữ của công ty.
2.1.3. Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ:
Hàng năm công ty đã tổ chức đi kiểm tra hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại
cơ quan,việc kiểm tra diễn ra đột xuất không có báo trước để cho việc kiểm tra
diễn ra một cách công bằng chính xác.Vì vậy công tác lưu trữ ở công ty luôn
phải làm đúng theo quy trình và nghiệp vụ công tác lưu trữ của mình. Thông qua
kiểm tra để tăng cường công tác quản lý nhà nước về lưu trữ; nắm bắt thực trạng
việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ ở công ty.
Kịp thời phát hiện, tháo gỡ những tồn tại, hạn chế trong công tác lưu trữ
đồng thời phát hiện những điển hình làm tốt để phát huy trong thời gian tới.
Rút ra những kinh nghiệm nhằm tiếp tục tổ chức thực hiện tốt công tác
lưu trữ ngày càng thiết thực, hiệu quả.
2.1.4 .Ứng dụng khoa học công nghệtrong hoạt động lưu trữ của công ty
Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang
chuyển dần thành một xã hội thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong giai
đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của các ngành. Nó tạo ra một sự thay
đổi trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giải phóng sức
lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả làm việc cao hơn, chất lượng

hơn đáp ứng kịp thời những yêu cầu của xã hội.
Công tác lưu trữ trong công ty hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan
trọng của mình đối với hoạt động chung của mỗi công ty, việc đưa công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ sẽ tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt
động của các khâu nghiệp vụ nhất là khâu khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu và
quản lý khối lượng tài liệu. Cách thức làm việc mới này không làm thay đổi bản
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chất công việc mà đơn giản là nó góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công
việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác các yêu cầu công việc đề ra.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công ty.
Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại công ty được thực hiện theo
đúng quy định nhà nước và quy định công ty.
Theo quy định của nhà nước thì sau khi công việc kết thúc cán bộ, nhân
viên làm công tác giấy tờ công văn, làm,cán bộ làm công tác chuyên môn khác
nhưng có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại hồ sơ tài liệu mình
đang giữ giao nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ công ty đến thời hạn giao nộp vào lưu
trữ công ty những nhân viên cần lưu giữ lại để tham khảo, giải quyết công việc
thì vẫn làm thủ tục giao nộ tài liệu vào lưu trữ công ty nhưng sau đó làm thủ tục
cho mượn hồ sơ đê giữ lại tài liệu.
Theo quy định của công ty thì cán bộ lưu trữ phải thu thập tài liệu ngay
khi ngay khi các phòng trực thuộc về xin dấu tức là cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ

thu lại bản gốc, những bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan được cất
giữ cẩn thận, hàng tháng phái sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang giữ nếu
thiếu thì phải đến các phòng thu thập đầy đủ sau đó cuối năm lập lại hồ sơ và
nộp vào lưu trữ cơ quan.
Kho lưu trữ của công ty có khoảng 300 cặp (hộp) tương đương khoảng 45
mét giá tài liệu bao gồm của tất cả các phòng thuộc công ty trong quá trình hoạt
động.
Tại công ty thủ tục giao nộp tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt theo quy
định của nhà nước khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của công
ty thì nhân viên lưu trữ, lập 02 bản biên bản giao nhận tài liệu có giá trị pháp lý
như nhau mỗi bên giữ 01 bản.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình tiến hành lựa chọn những tài liệu có
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giá trị để đem bảo quản trong các kho lưu trữ phục vụ cho quá trình sử dụng lâu
dài và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng quyết định đến
số phận của tài liệu nên công ty đã tiến hành xác định giá trị tài liệu nhằm tối ưu
hóa và phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu một cách tốt nhất.
Khối tài liệu được sản sinh ra đã có không ít những văn bản, tài liệu có
nội dung trùng thừa, giống nhau về thể thức, nội dụng công việc… gây cản trở
cho công tác chỉnh lý tài liệu sau này.
Khi xác định giá trị tài liệu( những tài liệu nào sẽ giữ lại, tài liệu nào cần

phải hủy) để không bị nhầm lẫn khi xác định thì công ty đã tiến hành xác định
giá trị tài liệu( thành lập hội đồng xác nhận giá trị tài liệu).
Thủ tục tiêu hủy tài liệu: khi tiến hành xác định giá trị tài liệu lựa chọn
những tài liệu có giá trị thực tiễn, còn đối với tài liệu hết giá trị, tài liệu hỏng và
tài liệu trùng thừa cơ quan tiến hành lập biên bản và có mục lục thống kê những
tài liệu loại. Đồng thời việc tiêu hủy tài liệu cũng được hội đồng xác định giá trị
xem xét và đồng ý cho tiêu hủy tài liệu bằng văn bản khi có sự chứng kiến và
giám sát của các bên có tài liệu tiêu hủy. Hầu hết tài liệu ở cơ quan đều đã được
xác định giá trị tài liệu hoản chỉnh, tài liệu hỏng chưa được thống kê hết do đang
trong thời gian chỉnh lý nên việc tiến hành hủy tài liệu vẫn chưa được diễn ra.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Qua khảo sát tài liệu trong kho lưu trữ của công ty có thời gian từ năm
2009 đến năm 2015, tài liệu trong kho không đồng đều, đa số là tài liệu có giá trị
lâu dài, tuy mọt số tài liệu hết giá trị vẫn được bảo quản trong kho gây lãng phí
về diện tích kho tàng.
Tình hình thực hiện công tác nghiệp vụ chỉnh lý tại công ty nhìn chung
tốt, trong quá trình chỉnh lý đã tiến hành khảo sát tài liệu trong các phông thấy
tài liệu vẫn còn thiếu nên công ty đã tiến hành thu thập bổ sung tài liệu từ các
phòng, đưa mức độ hoàn chỉnh của phông chỉnh lý lên tới 98%. Sau đó viết bản
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Đội ngũ chỉnh lý tài liệu đã
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xây dựng phương án phân loại tài liệu, phương án phân loại được lựa chọn là “
thời gian – mặt hoạt động.” Tài liệu trước hết được chia theo thời gian, sau đó

phân theo mặt hoạt động.

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4. Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ ở công ty chủ yếu là loại tài liệu hành chính và hiện nay
tài liệu lưu trữ được thống kê bằng sổ thống kê là chủ yếu gồm:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
- Sổ thống kê phông lưu trữ
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ
Bên cạnh phương pháp thống kê truyền thống thì công ty còn sử dụng
phần mềm để quản lý tài liệu lưu trữ.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung
tài liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn, địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra
tìm tài liệu nhanh chóng.
Mục lục hồ sơ là một trong những loại hình công cụ tra tìm chủ yếu tại
kho lưu trữ của công ty.
2.2.5. Biện pháp bảo quản tài liệu.
2.2.5.1 Các trang thiết bị bảo quản
Công tác bảo quản có vai trò quan trọng trong việc kéo dài tuổi thọ tài
liệu và bảo đảm an toàn tài liệu. Nắm rõ điều đó nên công ty đã áp dụng các biện
pháp khoa học ký thuật và công tác bảo quản tài liệu.
Về phòng kho là trang thiết bị tối thiểu và cần thiết phải có để bảo quản

tài liệu bởi nếu không xây dựng kho để tài liệu thì tài liệu sẽ không được bảo
quản tốt sẽ làm hư hỏng mất mát.
Công ty đã xây dựng 01 phòng kho lưu trữ diện tích phòng kho là
30m2.Thiết kế đảm bảo các yêu cầu thoáng mát, chống được ánh sáng trực tiếp,
bụi,… thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ và tra tìm.
Về các trang thiết bị của công ty khá đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tài
liệu như : giá, tủ, cặp, bìa ba dây, hộp đựng tài liệu,..
2.5.2.2. Biện pháp bảo quản
- Biện pháp chống nấm mốc:
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chống nấm mốc tài liệu khi đưa vào kho luôn được vệ sinh sạch sẽ các
phòng kho luôn được làm sạch sẽ, vì vậy tài liệu trong kho không bị nấm mốc
sâm hại hàng năm công ty đều cấp kinh phí để phun thuốc diệt nấm mốc.
-Biện pháp chống côn trùng:
Côn trùng là loại gây hư hại tài liệu rất nguy hiểm để không cho côn trùng
sâm nhập thì ngày khi xây dựng kho công ty chọn địa điểm không cho tổ mối
mọt. Tài liệu đặt lên giá tủ không để dưới đất, giá đựng tài liệu cách tường
60cm, cách mặt đất 30cm.
-Biện pháp chống cháy:
Chống cháy là một nội quy được đặt lên hàng đầu vì nếu có cháy xảy ra
thì mức độ tàn phá rất nhanh và rất lớn. Để phòng chống cháy trong kho các
đường dây dẫn điện được đặt ngầm tránh hiện tượng chập điện. Và trước cửa
kho được trang bị thiết bị báo cháy tự động và các bình chữa cháy để có thể kịp

thời dập tắt đám cháy khi có cháy xảy ra.
Nhìn chung tài liệu trong kho được bảo quản tốt tài liệu không bị mối
mọt và côn trùng xâm hại.
2.2.6. Tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu.
Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty gồm có các hình thức
sau:
- Tổ chức tài liệu tại phòng đọc.
- Các chứng thực tài liệu lưu trữ.
Tại công ty có hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc là chủ yếu.
Nhờ sử dụng các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan mà hiệu
quả đạt được trong công việc rất cao và ngày càng đáp ứng được nhu cầu tra tìm
và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.
3.1. Những việc đã được làm ở cơ quan thực tập trong thời gian
vừa qua
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần tư vấn dịch vụ và khoa học
tài liệu Thăng Long, mặc dù còn nhiều khó khăn. Xong với tinh thần trách
nhiệm và sự cố gắng nỗ lực của mình. Sau hơn 3 tháng em đã hoàn thành đợt
thực tập và đem về cho bản thân những kinh nghiệm đúc rút từ thực tế. Qua đó

giúp em rèn luyện, học hỏi được nhiều điều trong công việc cũng như trong cuộc
sống.
Thu hoạch bản thân và một số kết quả đạt được:
Được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ lưu trữ của công ty cùng các bạn
trong nhóm thực tập em đã cùng với các cô chú, anh chị trong cơ quantiến hành
thu thập tài liệu còn thiếu từ các phòng khảo sát tài liệu để nghiên cứu viết bản
lịch sử hình thành phông và lịch sử phông, để kế hoạch chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu và tiến hành chỉnh lý tài liệu của công ty.
- Về nghiệp vụ chuyên môn được sự giúp đỡ của cán bộ lưu trữ tại công
ty em đã được trực tiếp tham gia chỉnh lý tài liệu.Nội dung các công việc mà em
đã thực hiện như sau:
- Khảo sát tài liệu như tên phông,giới hạn thời gian sớm nhất và muộn
nhất của khối tài liệu công ty đưa ra chỉnh lý. Khối lượng đưa ra chỉnh lý 45m,
số cặp hộp là 300 cặp hộp, các thành phần tài liệu chủ yếu tài liệu hành chính
của các phòng,ngoài ra còn có tài liệu khác về phim, ảnh,,,tài liệu của các phòng
thuộc về mặt hoạt động dịch vụ, tư vấn .khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn tích
đống, bó gói, lộn xộn. Cần phải phân chia tài liệu ra thành từng đơn vị bảo quản,
viết tiêu đề hồ sơ, biên mục, đưa tài liệu vào cặp, hộp dán nhãn. Xếp và đưa tài
liệu lên giá, tủ.
- Về tác phong làm việc rèn luyện con người mới xã hội chủ nghĩa.
- Trong sự phát triển không ngừng của xã hội cùng với sự phong phú tư
duy của con người, bản thân em đã nhận thấy được phẩm chất chính trị, đạo đức
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chính là thước đo của người cán bộ. Nhận thức được tầm quan trọng của lối
sống xa hội chủ nghĩa ngay từ khi còn được học tập trong nhà trường em luôn cố
gắng vận động bản thân để có một lập trường vững vàng không bị hoag mang
trong những hoàn cảnh khó khắn phức tạp.
- Từ đó em thấy rõ một điều quan trọng thông qua đợt thực tập này đó
chính là sự rèn luyện cho mình một tác phòng làm việc mới, tác phong của một
nhân viên lưu trữ trong công ty. Đó chính là tác phong thân thiện, nhiệt tình,
niềm nở mà vẫn mang được chất nghiêm túc.
- Về quan hệ ứng xử:
Chắc hẳn ai cũng phải biết văn hóa ứng xử trong giao tiếp có vai trò rất
quan trọng. Nó quyết định phần nào sự thành công của công việc. Qua thời gian
thực tập này em cũng hiểu thêm về quan hệ ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên,
giữa nhân viên với nhân viên. Mặt khác thời gian thực tập này còn giúp cho em
có thêm hành trang, sự tự tin cũng như lòng yêu nghề để bước vào cuộc sống rèn
luyện cho mình sự vận dụng linh hoạt giữa lý thuyết và thực tiễn vào công việc
chứ không phải là đặt nó vào khuôn mẫu nhất định, máy móc nào đó.
Nhận Xét
Qua quá trình khảo sát thực tế ở công ty cổ phần tư vấn dịch vụ và khoa
học tài liệu Thăng Long, kết hợp vận dụng lý thuyết đã học. Sau đây em xin có
một vài nhận xét về công tác lưu trữ của công ty như sau:
 Ưu điểm:
Nhìn chung, công tác lưu trữ tại công ty được thực hiện khá tốt đi vào nề
nếp khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc. Đã tham mưu cho Giám đốc công ty
rất kịp thời, hợp lý. Có tinh thần trách nhiệm cao.Cán bộ lưu trữ ở đây rất nhanh
nhẹn nhiệt tình trong công việc. Thực hiện đúng với quy định của Nhà nước và
pháp luật.
Thời gian làm việc của nhân viên lưu trữ cũng khá chặt chẽ và đúng giờ .
Hàng năm nhân viên lưu trữ được cử đi học các lớp tập huấn nhằm nâng cao
kiến thức và giải quyết công việc được tốt hơn.

Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì công tác lưu trữ ở công ty còn có
những hạn chế: Công tác giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ còn chậm.
Nhân viên trong công ty chưa có thói quen lập hồ sơ theo đúng quy định
văn thư cuối năm nộp hồ sơ vào lưu trữ hầu hết ở tình trạng bó gói, lộn xộn, số
lượng tài liệu so với số đăng ký văn bản còn thiếu nhiều.
Công tác lưu trữ chưa được quan tâm chú trọng nhiều, có những tài liệu
có giá trị chưa được bảo quản tốt, có những tài liệu đã được lập hồ sơ, chỉnh lý
xong không được lập mục lục hồ sơ. Gây khó khăn cho nghiên cứu và sử dụng
tài liệu, kinh phí cho công tác lưu trữ còn hạn chế các phương tiện phục vụ trong
công tác lưu trữ còn thiếu nhiều: Máy hút bụi, máy thông gió…
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của công ty
Trong thời gian thực tập tại công ty, công tác lưu trữ của công ty đã đi
vào nề nếp có những chuyển biến tích cực. Tuy nhiên tình hình thực hiện công
tác lưu trữ vẫn còn tồn tại môt số hạn chế như : Qua kết quả theo dõi, kiểm tra
thực tế cho thấy công tác lưu trữ tại công ty có nhiều nội dung chưa thực hiện
đúng quy định như: Chưa ban hành đầy đủ các văn bản về lưu trữ hoặc đã ban
hành nhưng chất lượng chưa cao; thực hiện các báo cáo định kỳ về công tác lưu
trữ chưa thường xuyên và số liệu báo chưa đầy đủ; lập hồ sơ công việc chưa đi
vào nề nếp và chưa hoàn thiện hồ sơ; chưa bố trí kho lưu trữ theo đúng quy định
nên chưa thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
Vì vậy để khắc phục những hạn chế nêu trên về công táclưu trữ tạị công

ty, rất cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo công ty mà đứng đầu là
Gíam đốc công ty, các nhân viên trong công ty cần thật sự mạnh dạn tham mưu,
đề xuất của người trực tiếp làm cônng táclưu trữ tại từng phòng, thường xuyên
kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai thực hiện đúng các quy định.
- Lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Cá nhâncó
trách nhiệm lập hồ sơ đối với những công việc được giao giải quyết theo đúng
quy định tại Điều 9, Luật Lưu trữ và hoàn thiện hồ sơ được lập theo hướng dẫn
Sinh viên: Đỗ Thị Hảo

23
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A