Thực trạng về vấn đề phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện vĩnh tường

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC.................................................................................................................... 1
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT......................................................................................3
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................................................1
2.Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................................................1
3.Nhiệm vụ nghiên cứu...................................................................................................................2
4.Phương pháp nghiên cứu............................................................................................................2
5.Kết cấu đề tài báo cáo chia làm 3 chương...................................................................................2

CHƯƠNG 1:................................................................................................................. 3
TỔNG QUAN VÊ UBND VÀ PHÒNGNỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG..............3
1.1. Vị trí địa lý của Uỷ ban nhân dân và phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường....................................3
1.1.1.Giới thiệu chung về vị trí địa lý huyện Vĩnh Tường................................................................3
1.1.2. Khái quát chung về UBND huyện Vĩnh Tường.......................................................................3
1.1.3. Khái quát chung về phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường...........................................................6
1.2. Khái quát sơ qua về công tác quản trị nhân sự tại Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường.........9
1.3.Các mối quan hệ trong giải quyết công việc của Phòng Nội vụ...............................................10

Chương 2:................................................................................................................... 12
THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
VĨNH TƯỜNG...........................................................................................................12
2.1.Cơ sở lý luận về phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện Vĩnh Tường...............................12
2.1.1.Khái niệm và nội dung của phân tích công việc....................................................................12
2.1.2.Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của phân tích công việc....................................15
2.1.3.Trình tự tiến hành phân tích công việc.................................................................................18
2.1.4. Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ..................................................................................23
2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng Nội vụ.....................................................24
2.2.1.Phòng Nội vụ chưa có chương trình phân tích công việc được quy định thành văn bản....24

2.2.2.Phòng Nội vụ chưa có các cán bộ được đào tạo về đúng trình độ chuyên ngành của mình.
......................................................................................................................................................26
2.2.3.Bản thân phòng Nội vụ chưa ý thức được sự quan trọng của phân tích công việc..............27
2.3. Ảnh hưởng của công tác phân tích công việc tới thực hiện công việc của nhân viên và
cáchoạt động quản lý nhân lực tại các phòng Nội vụ....................................................................28
2.3.1.Với sự thực hiện công việc của nhân viên:...........................................................................28
2.3.2.Với các hoạt động quản lý nhân sự khác..............................................................................28
2.3.3.Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của quá trình tuyển dụng không tiến hành phân tích
công việc.......................................................................................................................................30
2.3.4. Quan điểm của ban lãnh đạo trong công tác phân tích công việc.......................................30

CHƯƠNG 3:............................................................................................................... 32
GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ CHO QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TẠI PHÒNG NỘI VỤ...............................................................................................32
3.1.Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc........................................................32
3.1.1.Về phía ban lãnh đạo............................................................................................................32
3.1.2. Về phía người cán bộ phân tích công việc...........................................................................32
3.1.3. Về phía sự hợp tác của phòng, ban khác trong cơ quan.....................................................33
3.2 Một số khuyến nghị về xây dựng chương trình phân tích công việc.......................................33
3.2.1.Về phía ban lãnh đạo............................................................................................................33
3.2.2.Về phía người cán bộ phân tích công việc............................................................................34

KẾT LUẬN................................................................................................................40
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................43
PHỤ LỤC..................................................................................................................... 1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UNBD
HĐND

Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

LĐTH-XH

Lao động thương Binh- Xã hội

GD-ĐT

Giáo dục- Đào tạo

TCKH

Tài chính kế hoạch

TNMT

Tài nguyên Môi trường

NNPTNT
THCS
CBCCVC
TH-MN

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Trung học cơ sở
Cán bộ công chức viên chức

Tiểu học Mầm non


LỜI CẢM ƠN
Khoảng thời gian thực tậptại Phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường, em đã được tiếp
cận và làm quen với các công việc liên quan đến chuyên ngành được đào tạo, qua quá
trình học hỏi và nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị tại cơ quan
em đã hoàn thành được báo cáo thực tập của mình. Qua đó có thể rút ra những bài học
từ quá trình thực tập quan sát với những lý thuyết đã được học. Đồng thời vận dụng
những kiến thức đã học vào quá trình thực tiễn thực thi công vụ từ đó tích lũy cho
mình những kiến thức bổ ích, hoàn thiện kiến thức lý luận của bản thân phục vụ cho
công việc sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Trịnh Việt Tiến và toàn thể cán bộ công
chức tại UBND huyện Vĩnh Tường đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn và chỉ bảo cho em
trong suốt thời gian thực tập để em có thể hoàn thành tốt đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong các tổ chức hiện nay bố trí người có trình độ chuyên môn trình độ phù
hợp với công việc của mình là một vấn đề hết sức quan trọng nó đòi hỏi mỗi người
lãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng
để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Ngoài việc trả
công hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thì trước hết người ta
phải xét công việc hay nói cách khác là phải phân tích công việc như thế nào để áp
dụng các vấn đề trên đối với người thực hiện và đây là vấn đề quan trọng nhất hay nó
chính là một phần không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức nào. Phân tích công việc
giúp cho các tổ chức có được những hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề lien
quan đến quản trị nhân sựnhư các vấn đề kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực

hiện công việc, trả công lao động. Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhất
thì phân tích công việc càng phải làm tốt hơn hay nói cách khác phân tích công việc là
chìa khóa của quản trị nhân lực hay một công cụ quan trọng nhất của tổ chức. Nếu
không có phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động
không nắm rõ được mình phải làm những công việc gì phải có trách nhiệm và quyền
hạn ra sao liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công
việc đó có phù hợp với mình hay không , ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng
không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc không
thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào. Phân tích công việc trong một tổ chức là hết sức
quan trọng trong bất kỳ một vấn đề nào trong quản trị nhân lực nó giúp cho các tổ
chức có được hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự .Với một đề tài tương đối khó và
hấp dẫn có ý nghĩa thực tế và rất lý thú với bản thân trong điều kiện quản trị nhân lực
vẫn đang là một vấn đề mới mẻ ở Việt Nam nên em quyết định lựa chọn đề tài này.
2.Mục tiêu nghiên cứu.
- Tìm hiểu tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại phòng Nội Vụ
huyện Vĩnh Tường.
- Đồng thời đi sâu vào nghiên cứu thực trạng hoạt động phân tích công việc tại
phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường.
- Định hướng, đề xuất các giải pháp phân tích công việc trong tương lai cho
phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường

1


3.Nhiệm vụ nghiên cứu.
- Tìm hiểu tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại phòng Nội Vụ
huyện Vĩnh Tường.
- Đồng thời đi sâu vào nghiên cứu thực trạng hoạt động phân tích công việc tại
phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường.
- Định hướng, đề xuất các giải pháp phân tích công việc trong tương lai cho

phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường
4.Phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình thực tập em đã thu thập số liệu bằng cách sử dụng các phương
pháp thu thập thông tin như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép.
- Phương pháp điều tra thực địa: Điều tra khảo sát trực tiếp trên địa bàn thực
tập.
- Phương pháp phỏng vấn: Chủ yếu phỏng vấn sâu trưởng phòng, phó phòng
và các chuyên viên trong Phòng Nội vụ - UBND huyện Vĩnh Tường.
Đồng thời em cũng thu thập và sử dụng các văn bản, tài liệu của phòng, tài
liệu tham khảo chuyên ngàn. Sau đó để hoàn thành các số liệu thì em tiến hành xử lý,
phân tích và tổng hợp các thông tin.
5.Kết cấu đề tài báo cáo chia làm 3 chương
Chương 1:Tổng quan về UBND và phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường.
Chương 2: Thực trạng về vấn đề phân tích công việc tại phòng Nội vụ
huyện Vĩnh Tường.
Chương 3:Giải pháp, khuyến nghị cho việc phân tích công việc tại phòng
Nội Vụ huyện Vĩnh Tường.

2


CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VÊ UBND VÀ PHÒNGNỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG
1.1. Vị trí địa lý của Uỷ ban nhân dân và phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường.
1.1.1.Giới thiệu chung về vị trí địa lý huyện Vĩnh Tường
Vĩnh Tường là huyện đồng bằng nằm ở phía Tây Nam tỉnh Vĩnh Phúc. Phía
Tây Bắc giáp huyện Lập Thạch, phía Đông Bắc giáp huyện Tam Dương, phía Đông
giáp với huyện Yên Lạc, phía Nam giáp với huyện Yên Lạc, phía Tây Nam giáp với
tỉnh Phú Thọ. Ngoài ra huyện Vĩnh tường còn tiếp giáp với 3 trung tâm là thành phố
Việt Trì, thành phố Sơn tây và thành phố Vĩnh Yên.

Diện tích là 141,8 km2, dân số 189100 người, mật độ là 1333 người/km2.
Huyện lỵ là thị trấn Vĩnh Tường, huyện gồm 2 thị trấn: thị trấn Vĩnh Tường và thị trấn
Thổ Tang cùng 27 xã khác: Kim xá, Yên Bình , Chấn Hưng, Nghĩa Hưng, Yên Lập ,
Việt Xuân, Bồ Sao, Đại Đồng, Tân Tiến, Lũng Hoà, Cao Đại, Vĩnh Sơn, Bình Dương,
Tân Cương, Phú Thịnh, Thượng Trưng, Vũ Di, Lý Nhân , Tuân Chính, Vân Xuân ,
Tam Phúc, Tứ Trưng, Ngũ Kiên, An Tường, Vĩnh Thịnh, Phú Đa, Vĩnh Ninh.
1.1.2. Khái quát chung về UBND huyện Vĩnh Tường
-Tên cơ quan: UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc.
- Địa chỉ: Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường đặt tại thị trấn Vĩnh Tường
huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc
- Điện thoại : 02113859298
- Email:
 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Vĩnh tường
 Chức năng:
Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là
cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan quản lý nhà
nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ Trung ương đến cơ sở.
 Nhiệm vụ, quyền hạn:
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại điều 97, 98, 99,
100,101,102,103,104, 105, 106, 107 và 110 Luật tổ chức HĐND và UBND ngày

3


26/11/2003, Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/04/2004 của Chính phủ về việc
quy định các Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên Ủy ban nhân dân các cấp. Nhiệm vụ,

quyền hạn của UBND huyện được thể hiện cụ thể ở các lĩnh vực như: kinh tế, công
nghiệp, nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, văn hóa, xã hội,…
 Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Vĩnh tường do HĐND bầu ra theo nhiệm kỳ 5 năm bao gồm 07
hoặc 09 thành viên, UBND huyện Vĩnh tường thực hiện chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn theo chương III mục 2 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003.

4


Ủy ban nhân dân

Chủ tịch ủy ban
nhân dân

Phó chủ tịch
kinh tế

Phó chủ tịch văn hóa-xã
hội

Các ủy viên

Phòng Lao động-Thương
binh và xã hội

Văn phòng HĐND và
UBND huyện

Phòng Nội vụ

Phòng Giáo dục và Đào tạo

Phòng Dân tộc

Phòng Y tế

Phòng Tư pháp

Thanh tra huyện

Phòng Tài chính-Kế hoạch

Phòng Nông nghiệp và
PTNT

Phòng Công thương

Phòng Tài nguyên và Môi
trường

Phòng Văn hóa và
Thông tin
Các đơn vị sự

nghiệp

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường
Ghi chú: các đơn vị sự nghiệp bao gồm 4 đơn vị sau; tổ chức xã hội nghề
nghiệp, đài truyền thanh-truyền hình, trạm khuyến nông khuyến lâm, trung tâm phát

triển quỹ đất và giải phóng mặt bằng, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

5


1.1.3. Khái quát chung về phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường.
 Lịch sử hình thành phòng Nội vụ.
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, được
thành lập năm 2008 theo Quyết định số 310/QĐ-UBND, ngày 11 tháng 04 năm 2008
của Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường “ Về việc thành lập phòng nội vụ trên cơ sở
tách phò
 Vị trí:
Phòng nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện vĩnh tường, chịu sự
lãnh đạo trực tiếp, toàn diện về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện Vĩnh
Tường, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ
của sở nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc.ng Nội vụ - Lao động thương binh xã hội”
 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Nội vụ huyện Vĩnh tường.
 Chức năng:
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, tham
mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực: tổ chức, biên chế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà
nước; cán bộ, công chức xã, phường thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu
trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện, đồng
thời chịu sụ chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội Vụ.
 Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Nội vụ huyện được quy định tại Thông tư
số: 04/2008/TT- BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ bao gồm các nhiệm

vụ sau đây: - Xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn,
các đơn vị sự nghiệp trực thuộc từ đó trình UBND huyện xem xét, quyết định.
- Quản lý và sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức theo phân cấp của UBND tỉnh.
Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức và tổ chức việc thực hiện sau khi
được phê duyệt.
- Tham mưu cho UBND huyện tổ chức và thực hiện các cuộc bầu cử Quốc Hội,
HĐND các cấp theo quy đinh của pháp luật. Giúp HĐND, UBND để bầu cử các chức
danh của HĐND, UBND.

6


- Quản lý hướng dẫn các hoạt động của chính quyền cơ sở, đánh giá, phân loại
chính quyền cơ sở hàng năm, quản lý đội ngũ CBCC chính quyền cơ sở.
- Tham mưu giúp UBND huyện theo dõi các hoạt động trên địa bàn.
- Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều
chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND cùng cấp thông qua để
trình cấp trên xem xét. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới bản đồ địa chính trên địa bàn.
- Xây dựng phương hướng nhiệm vụ về công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ Nhà
nước, tôn giáo, thi đua - khen thưởng.
- Phối hợp với một số cơ quan hữu quan hướng dẫn thực hiện pháp luật, chính
sách về nội vụ, văn thư, lưu trữ Nhà nước, thi đua – khen thưởng, tôn giáo.
- Kiểm tra, thanh tra việc chấp hành pháp luật, chính sách của nhà nước thuộc
lĩnh vực nội vụ, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân dân về lĩnh trong
phạm vi quản lý.
- Tổ chức công tác sơ kết, tổng kết nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo,
thi đua – khen thưởng.
- Xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn, các
đơn vị sự nghiệp trực thuộc từ đó trình UBND huyện xem xét, quyết định.
- Quản lý và sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức theo phân cấp của UBND tỉnh.

Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cồng chức và tổ chức việc thực hiện sa u khi
được phê duyệt.
- Tham mưu cho UBND huyện tổ chức và thực hiện các cuộc bàu cử Quốc Hội,
HĐND các cấp theo quy đinh của pháp luật. Giúp HĐND, UBND để bầu cử các chức
danh của HĐND, UBND
- Quản lý hướng dẫn các hoạt động của chính quyền cơ sở, đánh giá, phân loại
chính quyền cơ sở hàng năm, quản lý đội ngũ chính quyền cơ sở.
- Tham mưu giúp UBND huyện theo dõi các hoạt động trên địa bàn.
- Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều
chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND cùng cấp thông qua để
trình cấp trên xem xét. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới bản đồ địa chính trên địa bàn.
- Xây dựng phương hướng nhiệm vụ về công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ Nhà
nước, tôn giáo, thi đua - khen thưởng trình UBND và một số tổ chức thực hiện khi
được phê duyệt.

7


- Phối hợp với một số cơ quan hữu quan hướng dẫn thực hiện pháp luật, chính
sách về nội vụ, văn thư, Lưu trữ Nhà nước, thi đua – khen thưởng, tôn giáo.
- Kiểm tra, thanh tra việc chấp hành pháp luật, chính sách của nhà nước thuộc
lĩnh vực nội vụ, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân dân về lĩnh trong
phạm vi quản lý.
- Tổ chức công tác sơ kết, tổng kết nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo,
thi đua – khen thưởng.
 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Vĩnh tường:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường:

TRƯỞNG PHÒNG

Phó trưởng phòng

Chuyên
viên phụ
trách
công tác
thi đua
khen
thưởng

Chuyên
viên phụ
trách
công tác
chế độ
chính
sách cơ
sở

Chuyên
viên phụ
trách
công tác
cải cách
hành
chính

Chuyên
viên
quản lý

cán bộ,
công
chức,
viên
chức

Chuên
viên phụ
trách
công tác
thanh
niên Hội

Chuyên
viên phụ
trách
công tác
Tôn giáo

Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ thông tin báo cáo

Căn cứ vào khoản 1, khoản 2 quyết định số 2214/QĐ-UBND huyện Vĩnh
Tường ngày 08 tháng 8 năm 2011 về việc phê chuẩn quy chế làm việc của phòng Nội
vụ quyết định:

8

Phòng Nội vụ do Trưởng phòng phụ trách và có từ 01 đến 02 Phó trưởng phòng
giúp việc; 04 chuyên viên;
Trưởng phòng : là người chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng, đồng thời chịu trách nhiệm
thực hiện các chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ Vĩnh Phúc;
Chỉ đạo thực hiện các chỉ thị nghị quyết của đảng trong công tác chuyên môn
nghiệp vụ của nghành; có trách nhiệm quản lý cán bộ công chức cơ quan, lắng nghe ý
kiến phản ánh, phê bình của cán bộ, công chức. Hàng năm đánh giá đối với cán bộ,
công chức thuộc quyền quản lý của trưởng phòng, trưởng phòng chịu trách nhiệm
trước việc sử dụng tài liệu của cơ quan , tiết kiệm kinh phí được cấp, thực hiện quy
định về công khai tài chính, phòng ngừa ngăn chặn tình trạng tham nhũng.
Phó trưởng phòng: là người trực tiếp giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng và Pháp luật về các nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng
phòng đi vắng, một phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy quyền điều hành các
hoạt động của phòng;
ơ

Các chuyên viên: trực tiếp phụ trách các lĩnh vực theo sự phân công của trưởng
phòng.
Căn cứ vào quyết định trên, Phòng Nội vụ huyện Vĩnh phúc đã thực hiện theo
chế độ 01 thủ trưởng. Trưởng phòng Nội vụ là người lãnh đạo và chịu trách nhiệm
trước UBND huyện, Chủ tịch UBND và cán bộ, công chức có trách nhiệm về lĩnh vực
công tác được phân công không chỉ trước Thủ trưởng mà còn chịu trách nhiệm đối với
cán bộ, công chức cấp xã và nhân dân.
1.2. Khái quát sơ qua về công tác quản trị nhân sự tại Ủy ban nhân dân
huyện Vĩnh Tường.
 Về công tác đào tạo và phát triển nhân lực.
- Hình thức đào tạo và phát triển:
+Cán bộ công chức chủ động thâm gia các khóa học;

+Cán bộ được cơ quan cử đi học;
+Có sự phối hợp giữa cơ quan và cán bộ trong việc tham gia các khóa học ( cán
bộ chủ động đăng kí các khóa học và cơ quan hỗ trợ kinh phí).
- Phương pháp đào tạo và phát triển:
+Giảng dạy theo phương pháp truyền thống
+Giảng dạy theo phương pháp thảo luận, hội nghị

9


+Giảng dạy theo phương pháp lý thuyết kết hợp với thực hành (tin hoc,ngoại
ngữ)
+Tự học, tự nghiên cứu
 Về công tác thu hút nhân lực.
Hàng năm UBND huyện tổ chức các đợt tuyển dụng cán bộ công chức, viên
chức trẻ mang bao nhiệt huyết và khả năng vốn có để phục vụ nhu cầu của các xã. Báo
cáo và gửi lên trên theo quy định của tỉnh đề ra , quy trình tuyển dụng một cách khoa
học, nghiêm minh, công khai, minh bạch
 Về công tác duy trì nhân lực.
- Mục đích: Nhằm duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của UBND
huyện Vĩnh Tường.
1.3.Các mối quan hệ trong giải quyết công việc của Phòng Nội vụ
 Quan hệ trong nội bộ Phòng Nội vụ:
+ Phó phòng cùng với chuyên viên đều thực hiện các chức trách đã được phân
công, có trách nhiệm tham mưu với lãnh đạo phòng các công việc được phân công.
+ Những việc liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của phòng. Trưởng phòng trực
tiếp chỉ đạo điều hành. Phó phòng, Chuyên viên, cán bộ không tự ý báo cáo lãnh đạo
ủy ban các công việc của phòng khi chưa thông qua Trưởng phòng.
+ Khi có công viêc đột xuất, Trưởng phòng căn cứ vào tình hình thực tế để điều
hành bất kỳ chuyên viên, cán bộ nào để triển khai thực hiện nhiệm vụ thì phải có trách

nhiệm thi hành nhiệm vụ và báo cáo kết quả với lãnh đạo phòng.
 Các mối quan hệ công tác với các đơn vị công tác có liên quan:
+ Với Sở Nội vụ:
Phòng Nội vụ chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn , nghiệp
vụ của Sở Nội vụ nhằm thống nhất việc chỉ đạo, quản lí tốt các hoạt động đã được
pháp luật quy định. Đảm bảo thực hiện và phối hợp tốt các hoạt động đã được giao.
Cung cấp thông tin, báo cáo công tác theo yêu cầu của Sở Nội vụ; đề xuất, kiến nghị
với Sở về những vấn đề mà phòng phụ trách.
+ Với UBND huyện:
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND, Phòng Nội vụ huyện có
trách nhiệm chấp hành và triển khai, tổ chức thực hiện các Quyết định, Chỉ thị và chỉ
đạo của UBND huyện. Đồng thời là cơ quan tham mưu cho UBND huyện.Đồng thời là

10


cơ quan tham mưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về ngành lĩnh vực trên địa bàn.
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND huyện về các lĩnh
vực hoạt động của phòng theo quy chế làm việc của huyện Vĩnh Tường.
+ Với UBND các xã, thị trấn:
Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, giúp UBND các xã, thị trấn thực hiện
chủ trương đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước. Đồng thời chỉ đạo
về chuyên môn nghiệp vụ đối với với cán bộ quản lý ngành ở địa phương.
+ Với các cơ quan chuyên môn, tổ chức đoàn thể trong huyện:
Phòng Nội vụ có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chuyên môn, tổ chức
đoàn thể trong huyện, thực hiện tốt các mục tiêu, chương trình, kế hoạch của huyện đề
ra, giải quyết các vấn đề nảy sinh thuộc thẩm quyền của phòng
- Hoạt động: Khích lệ và động viên cán bộ, nhân viên về những vấn đề liên
quan đến chính sách ,hoạt động; giao những công việc mang tính chất nâng cao năng
lực chuyên môn; thường xuyên tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng; đặc biệt

giải quyết đầy đủ chính sách xã hội đúng quy định pháp luật( vấn đề lương, thưởng,
phúc lợi xã hội…).

11


Chương 2:
THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
VĨNH TƯỜNG.
Trong mọi thời đại, thông tin được ví như mạch máu quan trọng trong sự hình
thành của bất kỳ một tổ chức nào, nhất là trong thời nền kinh tế toàn cầu đang suy
thoái như hiện nay thì vai trò của thông tin trong công việc lại càng có ý nghĩa quan
trọng đối với các cơ quan.Để tồn tại và phát triển, tổ chức cần phải hội tụ đủ nguồn
nhân lực chất lượng cao.Công tác phân tích công việc ảnh hưởng trực tiêp tới hiệu quả
của quản trị nhân lực nên các tổ chức cần phải hiểu rõ chính vì vậy ta cần phải đi sâu
vào các vấn đề sau:
2.1.Cơ sở lý luận về phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện Vĩnh
Tường.
2.1.1.Khái niệm và nội dung của phân tích công việc
 Các khái niệm cơ bản của phân tích công việc.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản trị gia
trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực.Phân tích công việc là cơ sở cho giải quyết các
vấn đề trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực.
Sự cần thiết của phân tích công việc:
- Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết về công việc để có thể tìm người phù
hợp với công việc.
- Người lao động cần hiểu biết vai trò của họ trong tổ chức trước khi bắt đầu
làm việc
Nhưng trước khi tìm hiểu rõ về khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần
hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hóa lao động dẫn

đến nghề được chia thành các công việc, công việc lại bao gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu
thành nên.
- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động của nhân viên riêng biệt với tính mục đích
cụ thể mà mỗi người phải thực hiện.
Ví dụ: nhiệm vụ phô tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp.
Nhiệm vụ phải là đơn vị nhỏ nhất.
- Vị trí ( vị trí làm việc): là tập hợp tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một
người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng.
Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động

12


cho ta một vị trí việc làm.
- Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người
lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một
số người lao động.
Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân
viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ…
“ Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự
như: bố trí công việc , kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao
động, đào tạo nhân lực…
- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn
kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người
lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có kỹ năng, kinh nghiệm cần
thiết để thực hiện
Ví dụ: nghề quản trị nhân lực có công việc như: “ nhân viên tiền lương”, “
nhân viên tuyển dụng lao động”, “ nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”…
Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ chức,
thông qua sự thực hiện công việc của từng người mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề

ra.
Phân tích công việc : là quá trình thu thập, xử lý , đánh giá thông tin về công
việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định
điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và
các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để hoàn thành công việc. Tất cả
các thông tin này được thể hiện qua nội dung phân tích công việc.
Phân tích công việc được tiến hành nhằm để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm
vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có
để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Như vậy: “Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến
công việc một cách có hhệ thống”.
 Nội dung của phân tích công việc
Phân tích công việc có nội dung sau:
Những người quản lý nhân sự sẽ kết hợp với những người cán bộ quản lý bộ

13


phận, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên quan đến
công tác phân tích công việc.
Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là: bản
mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn
thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc:
Là văn bản liệt kê, chức năng, nhiệm vụ, quy trình thực hiện các mối quan hệ
trong công việc các điều kiện làm việc giúp người lao động hiểu được quyền hạn,
trách nhiệm khi thực hện công việc.
Trên thực tế, bản mô tả công vệc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức tùy
các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày

khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung:
Xác định công việc: phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên bộ
phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/ quản lý
trực tiếp; số người dưới quyền, ngạch lương…ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai
câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc thế nào?
Điều kiện làm việc: Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như : thời gian làm
việc, chế độ làm việc, số lượng, chất lượng công việc điều kiện an toàn lao động: ánh
sáng, nhiệt độ, độ ồn, độ ẩm, hóa chất
Bản yêu cầu nhân sự.
Trong bản này người phân tích sẽ liệt kê các yêu cầu của công việc với người
thực hiện về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo
cần thiết,các đặc trưng về tinh thần và thể lực…và các yêu cầu khác cần thiết đối với
từng công việc cụ thể.
Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp theo thứ
tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản nhất,
cần thiết nhất. Không nên dặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ nên đưa ra những yêu cầu
ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để hoàn thành được công việc, đặc biệt không
được có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động, như yêu cầu
về dân tộc, tôn giáo…

14


Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
“ Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh
các yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc”
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết quả thực
hiện công việc, về hành vi, thái độ…trong quá trình làm việc của người lao động. Các
tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nên sử dụng các tiêu chuẩn định

lượng.Nếu không thể định lượng được các tiêu chuẩn thì nên dùng các câu diễn đạt
định tính để miêu tả.Không nên đưa các tiêu chuẩn thực hiện quá cao.
Ba văn bản phân tích công việc trên thường gộp vào trình bày chung trong một
bản. Văn bản phân tích công việc được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết
ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải phù hợp theo các tiêu chí của cơ quan để đưa
các văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận, phòng ban trong việc quản lý nhân sự
được chính xác đầy đủ.
2.1.2.Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của phân tích công việc.
 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc.
Các văn bản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, là tài
liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý
nhân sự khác.
Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng
được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa ra các văn bản
này vào sử dụng.
Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm:
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn và mối quan hệ
trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo. Cơ cấu tổ chức cho biết
mối quan hệ giữa các phòng ban, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như
thế nào; nó là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc hiệu quả phải dựa trên phân công
lao động hợp lý. Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong
chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tích
công việc.

15


Quan điểm, sự quan tâm của các nhà lãnh đạo, nhân viên với phân tích công

việc:
Có rất nhiều nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tác
rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực
tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này. Nhân viên thường nghi ngờ về
mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những
nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực
hiện công việc cao hơn hiệu quả của phân tích công việc không được mọi người thấy
một cách trực tiếp và lâu dài. Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiện
hoàn thiện tại Việt Nam, nhất là đối với các cơ quan hành chính nhà nước.
Nếu các nhà lãnh đạo và từng nhân viên hiểu biết, nhận thức được vai trò, mục
đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến phân tích công
việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho phân tích công việc,nhân viên sẽ hợp tác để
cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân
tích công việc.
Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc.
Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc trong tổ
chức, có hiểu biết, kiến thức kỹ năng về phân tích công việc. Họ phải biết cách lựa
chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹ năng thiết kế các biểu
mẫu thu thập thông tin, có khả năng thu hút người lao động cùng tham gia vào quá
trình phân tích công việc, có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin, có kỹ năng
viết các văn bản phân tích công việc.
 Lợi ích của phân tích công việc
- Phân tích công việc ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của nhân
viên.
Khi cơ quan xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình phân tích công việc
thì sự thực hiện công việc của nhân viên sẽ tốt hơn lên rất nhiều. Đơn giản bởi vì khi
phân tích công việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã được thể hiện
ra nên mỗi người đều biết các công việc của những người khác, họ ý thức được nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự phân công và công
việc đều trở nên rõ ràng, tránh xảy ra tình trạng chồng chéo, đan xen trong thực hiện

công việc, mỗi người đều có công việc riêng của mình đồng thời cũng có trách nhiệm

16


với chính những công việc thuộc phạm vi quyền hạn của mình.
- Phân tích công việc ảnh hưởng đến các công tác quản lý nhân sự khác.
Với công tác kế hoạch hóa nhân lực:
Kế hoạch hóa nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực.Hoạt
động này giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác. Khi có kết
quả của phân tích công việc, cơ quan sẽ biết chỗ nào đang thừa hoặc thiếu bộ phận
nào, mỗi công việc sẽ cần nhân viên như thế nào, phân bổ cán bộ như thế đã hợp lý
chưa,…từ đó các cán bộ nhân sự đưa ra kế hoạch nhân sự hợp lý như đào tạo, bố trí
lại người bằng cách thuyên chuyển,…Qua phân tích công việc, kế hoạch hóa nhân lực
trở nên chính xác hơn. Vì vậy muốn thực hiện được kế hoạch hóa nguồn nhân lực tốt
thì tất yếu cần một chương trình phân tích công việc hoàn thiện.
Với công tác tuyển dụng bố trí nhân sự :
Kết quả của phân tích công việc phục vụ rất nhiều cho công tác tuyển
dụng.Hiện nay hầu hết các cơ quan khi đăng mục thông báo tuyển người đều soạn thảo
ra bản quảng cáo mà nội dungchính lấy ra từ bản mô tả công việc và bản yêu cầu công
việc với vị trí dự tuyển. Xuyên suốt quá trình tuyển chọn, các cán bộ tuyển dụng cũng
lấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn thảo ra các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển chọn,
các cán bộ tuyển dụng cũng lấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn thảo ra các tiêu
chí, tiêu chuẩn tuyển chọn, lựa chọn các bài kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển
chọn nhằm loại bớt dần các ứng viên qua các vòng loại sao cho cuối cùng sẽ chọn
được người phù hợp với vị trí công việc đang tìm kiếm. Hai bản kết quả phân tích
công việc trên sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng được thực hiện dễ hơn tìm người phù
hợp từng vị trí công việc.
Với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Cơ quan sẽ dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc với

người thực hiện ở từng công việc để nhận định xem liệu các nhân viên làm các công
việc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu những
yếu tố gì, từ đó cán bộ nhân sự sẽ sử dụng bản mô tả công việc để xây dựng chương
trình đào tạo như thế nào cho phù hợp từng người với yêu cầu của phòng. Như vậy
phân tích công việc là cơ sở giúp cho công tác đào tạo và phát triển nhân lực được
thực hiện thành công.
Với công tác thù lao lao động:

17


Với một tổ chức việc cần thiết là phải lương cho người lao động phù hợp với
năng lực, trình độ và tổ chức đó vẫn có lợi nhuận để tồn tại và phát triển. Sau khi xây
dựng và sử dụng chương trình phân tích công việc với mục đích là cơ sở để xác định
cấu trúc tiền lương.
Với quan hệ lao động:.
Hiện nay trong các cơ quan nhà nước vấn đề về mối quan hệ giữa người lãnh
đạo với nhân viên, giữa người quản lý với người lao động đang rất được quan tâm.
Các quy định trong bản mô tả công việc là rất rõ ràng, bản phân tích công việc sẽ giúp
người lãnh đạo cải tiến mối quan hệ, cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ lao
động, điều kiện làm việc, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần.
Với kỷ luật lao động, an toàn lao động:
Với kỷ luật lao động: những thông tin cơ bản trong bản mô tả công việc, bản
tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về
hanh vi của người lao động trong quá trình thực hiện công việc như: quy trinh thực
hiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc…
Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức
xác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ
sinh lao động.
Về mặt pháp luật các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý

các vụ.3.Trình tự tiến hành và đưa vào sử dụng, kiểm tra định kỳ công việc.
2.1.3.Trình tự tiến hành phân tích công việc
Công tác phân tích công việc gồm nhiều hoạt động vì vậy việc phân chia quá
trình phân tích côngviệc ra thành bao nhiêu bước ở các tổ chức khác nhau có thể khác
nhau. Phân tích công việc thường được thực hiện theo sơ đồ:

18


Xác định mục đích của
phân tích công việc

Thu nhập thông tin

Lựa chọn phần việc đặc
trưng hay quan trọng để
phân tích công việc

Lựa chọn phương pháp thu
thập phù hợp để tiến hành
xử lý thông tin

Kiểm tra các thông tin cần
thiết để tiến hành thập thông
tin

Xây dựng văn bản phân
tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc.

Xác định mục đích sử dụng những thông tin trong các văn bản phân tích công
việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự như: tuyển dụng lao động, bố trí lao
động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… Nắm rõ được mục đích của phân tích công
việc giúp ta xác định cần thu thập những loại thông tin gì? Và mức độ sâu sắc của các
công việc.

19


Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thường xuyên với
tất cả các công việc trong tổ chức, tùy vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc
mà xác định công việc cần phân tích như
Phân tích tất cả các công việc : Khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạt
động, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện.
Phân tích công việc mới phát sinh: Khi tổ chức có những công việc mới xuất
hiện.
Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc: Khi công việc có sự thay đổi đáng
kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới,
có phương pháp và thủ tục làm việc mới.
Phân tích theo chu kỳ: Khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả công
việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phân tích công
việc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại.
Bước 2.Thu thập thông tin.
Xác định các thông tin cân thu thập:
Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các thông
tin có gắn với công việc gồm: thông tin về nhiệm vụ, chức năng trách nhiệm, các mối
quan hệ thuộc công việc, lấy từ bản tiêu chuẩn, mô tả công việc, thông qua phổng vấn.
Lựa chọn và thiết kế các phương pháp thu thập thông tin:
Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích công
việc nhưng cần tùy vào các yếu tố như: đặc điểm công việc để người phân tích công

việc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất
Bước 3:Lựa chọn phần việc đặc trưng hay quan trọng để phân tích.
Để lựa chọn được công việc phù hợp, hiệu quả, cán bộ phân tích công việc dựa
trên các căn cứ sau:
Mục đích của phân tích công việc: Từ đó xác định những loại thông tin liên
quan đến công việc nên tập trung thu thập và mức độ sâu sắc cần phải tìm hiểu của
thông tin.
Tính chất của công việc được phân tích: Như công việc có những hoạt động lao
động dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát được.
Đặc điểm của đối tượng cung chấp thông tin: Ví dụ như người cung cấp thông
tin có trình độ giáo dục- đào tạo không cao thì không nên áp dụng phương pháp bản

20


câu hỏi, phỏng vấn.
Ngân quỹ và thời gian: Ví dụ nếu ngân quỹ hạn hẹp không nên áp dụng phương
pháp bản câu hỏi, nếu thời gian hạn chế không nên lựa chọn phương pháp phỏng vấn
quan sát.
Sau khi xác định phương pháp thu thập thông tin, thì cán bộ phân tích công việc
phải thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin như: bảnxa câu hỏi, mẫu câu hỏi phỏng vấn,
mẫu phiếu quan sát, mẫu phiếu ghi chép…Biểu mẫu thu thập thông tin là công cụ thu
thập thông tin một cách có tổ chức và hiệu quả.
Bước 4. Lựa chọn phương pháp thu thập phù hợp để xử lý thông tin.
Phương pháp quan sát:
Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc, thiết kế mẫu phiếu
quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của
người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát công việc mà xác định loại thông
tin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại. Để xây dựng bản mô tả công
việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loại

thông tin công việc đó được thục hiện như thế nào, các mối quan hệ trong khi làm
việc; máy móc; phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…
 Ưu điểm: Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết,
đầy đủ, phong phú, sát với thực tế công việc.
 Nhược điểm: quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ ảnh hưởng bỏi yếu
tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát. Đặc biệt là người được
quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới thiếu sự chính xác trong thực
hiện công việc. Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quan
đến trí não, tư duy, những công việc kế…
Tự ghi chép:
Tự ghi chép là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những
thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đã
được thiết kế sẵn.
Với phương pháp này có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế mà tiết
kiệm chi phí và thời gian. Nhưng độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh
hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm
bảo sự liên tục, nhất quán.
Ghi chép các sự kiện quan trọng:

21