Công tác hành chính tại UBND huyện đan phượng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Cao Thị Bạch Minh

1

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như thực hiện phượng châm
“Học thật, thị thật, làm thật” của trường Đại học Nội vụ Hà nội, khoa Quản trị
văn phòng tổ chức cho sinh viên năm cuối của các hệ cao đẳng, đại học thực tập
tại các cơ quan khác nhau trong phạm vị mà khoa đề ra. Kỳ thực tập này nhằm
mục đích :
+ Cho sinh viên có cái nhìn tổng quan hơn về những công việc có thể sinh
viên sau khi ra trường sẽ tham gia công tác.
+ Giúp cho sinh viên so sánh được những bất cập cũng như sự khác nhau
giữa việc áp dụng lý thuyết và thực tế.
+ Giúp cho sinh viên có những kinh nghiệm quan trọng và đầu tiên trước
khi ra trường.
+ Phản ánh được năng lực tiếp thu cũng như thành quả học tập của sinh
viên trong những năm còn ngồi trên ghế nhà trường.

Kỳ thực tập diễn ra từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11 tháng 03
năm 2016, Các sinh viên tự chọn địa điểm thực tập cho mình. Phạm vi mà sinh
viên có thể lựa chọn để thực tập là những cơ quan nhà nước, các công ty có quy
mô văn phòng hoạt động rõ ràng. Điểu này giúp cho sinh viên có cái nhìn rõ hơn
về công tác văn phòng. Về bản chất, các văn phòng cơ quan nhà nước sẽ có cơ
cấu tổ chức rõ ràng hơn so với các doanh nghiệp. Nguyên nhân là do mục đích
tổ chức của các cơ quan, bộ phận này là khác nhau. Cơ quan nhà nước mang tích
chất công và phục vụ là nhiều hơn nhưng chính những cơ quan này thì công tác
văn phòng không đạt được nhiều như mong muốn. Hiện nay, chính phủ và các
cơ quan nhà nước đang tiến hành cải cách thủ tục hành chính và áp dụng công
nghệ thông tin vào quản lý hoạt động của văn phòng. Chính vì vậy, em đã xin
thực tập ở UBND huyện Đan Phượng để khảo sát về các công tác văn phòng của
UBND huyện Đan Phượng
2. Mục tiêu của đề tài

Cao Thị Bạch Minh

2

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đề tài nhằm mục tiêu khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Đan
Phượng
Đi sâu vào nghiên cứu công tác văn thư của cơ quan
3. Đối tượng, phạm vị nghiên cứu

a. Đối tượng

Đối tượng nghiên cứu là công tác văn phòng đặc biệt là công tác văn thư
lưu trữ của UBND huyện Đan Phượng.
b. Phạm vi
Phạm vi của đề tài là công tác, tổ chức hoạt động của công tác văn thư.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Tài liệu thao khảo bao gồm: sách, báo, tạp chí văn thư lưu trữ các sách
giáo trình, các văn bản luật của nhà nước về các công tác văn phòng mà nhà
nước đang quy định....
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có những bài báo cáo tốt nghiệp của các sinh viên khóa trước về các
công tác của văn phòng những những nghiên cứu đó chưa đi sâu và phản ánh
được hiện trạng hiện nay cũng như những mặt ưu điểm và hạn chế đang tồn tại
hiện tại ở cơ quan.
6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu bao gồm các phương pháp: phỏng vất, quan sát,
thống kê, phân tích, tổng hợp....
7. Chữ viết tắt
UBND : Ủy ban nhân dân
HĐND : Hội đồng nhân dân

8. Bố cục của đề tài
PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBDN
HUYỆN ĐAN PHƯỢNG

Cao Thị Bạch Minh

3

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Phần IV. PHỤ LỤC
Phần V. TÀI LIỆU THAM KHẢO

Cao Thị Bạch Minh

4

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBDN HUYỆN ĐAN
PHƯỢNG
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Đan Phượng ( phụ lục I cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đan Phượng)
a) Chức năng của UBND huyện Đan Phượng

UBND huyện Đan Phượng là một cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ công tác quản lý hành chính ở địa
phương. Chức năng của UBND huyện Đan Phượng được quy định tại luật tổ
chức HĐND,UBND năm 2003.
b) Nhiện vụ, quyền hạn của UBND huyện Đan Phượng.
Nhiện vụ, quyền hạn của UBND huyện Đan Phượng được quy định như
-

sau:
Trong lĩnh vực kinh tế
+ Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế -xã hội hàng năm trình Hội đông
nhân dân thông qua và trình UBND cấp tỉnh
+ Lập dự toán thu ngân sách nhầ nước trê địa bàn ;dự toán thu, chi ngân

-

-

sách địa phương; phân bổ dự toán ngân sách
+Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương
+ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế- xã hội của xã thị trấn
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
+ Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của các xã
+ Xây dựng chương trình thủy lợi; tổ chứ bạo vệ đê
+ Chỉ đạo các xã thực hiện chuyển đổi cơ cấu kinh tế, bảo vệ rừng
+ Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông, vận tải
+ Khai thác, quản lý và sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở
+ Quản lý cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện luật xây

dựng
+ Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dụng theo

-

phân cấp của UBND tỉnh
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ
+ Xây dựng mạng lưới thương mại dịch vụ, du lịch
+ Kiểm tra các quy tắc về an toàn vệ sinh trong thương mại, dịch vụ

Cao Thị Bạch Minh

5

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước về hoạt động thương mại,
-

dịch vụ
Trong lĩnh vực y tế, văn hóa, xã hội thông tin và thể thao du lịch
+ Xây dựng chương trình đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể thao, y tế
+ Quản lý các công trình công cộng được phân công
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y

-

tế,trạm y tế
Trong lịch vụ khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường
+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tài nguyên môi, công nghệ
+ tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống khắc phục hậu quả
thiên tai
+ tổ chức thực hiện các quy định của nhà nước về đo lường chất lượng, đo
lường chất lượng, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hành giả, hành kém chất

-

lượng tại địa phương
Trong lĩnh vụ quân sự, an ninh, quốc phòng trật tự, an toàn xã hội
+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân
+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữu gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội
+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về hộ
khẩu, quản lý việc cư chú
+ Tuyên truyền, giáo dục, vận dụng nhân dân tham gia phong trào bảo về

-

an ninh, trật tự xã hội
Trong thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
+ Tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật về tôn giáo
+ Chỉ đạo và kiển tra về việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo

-

-

+ Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vị tự do xâm phạm tín ngưỡng
Trong lĩnh vực thi hành pháp luật
+ Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật. Kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật
+ Chỉ đọa việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn
+ Tổ chức, chỉ đạo công tác thi hành án theo quy định của pháp luật
Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu hôi đồng
nhân dân theo quy định

Cao Thị Bạch Minh

6

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Quy định việc tổ chức bộ máy, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện
+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của cấp trên.
+ Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính huyện

+ Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội động nhân dân cùng cấp tông qua để trình cấp trên
xem xét, quyết định
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND huyện Đan Phượng

1.2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng
Văn phòng UBND huyện Đan Phượng được tổ chức theo chế độ thủ
trưởng lãnh đạo. Đứng đầu là Chánh Văn Phòng chịu trách nhiệm chung cho
toàn bộ công tác văn phòng của cơ quan. Dưới Chánh Văn Phòng là Hai Phó
Chánh Văn Phòng. Hai Phó Chánh Văn Phòng chịu trách nhiệm riêng theo từng
lĩnh vực theo sự phân công của Chánh Văn Phòng. Dưới cùng là các đơn vị
chuyện môn thuộc văn phòng bao gồm các tổ, bộ phận như : tổ văn thư lưu trữ,
tổ đánh máy, tổ bảo vệ, tổ lái xe......Mỗi tổ, bộ phận phụ trách những mảng khác
nhau thực hiện chức năng khác nhau của văn phòng. trong mỗi bộ phân, các cán
bộ có trách nhiệm khác nhau và phụ trách những mảng khác nhau của mình tạo
nên hiệu quả công việc của toàn cơ quan.
Các nghiệp vụ Văn phòng của UBND huyên diễn ra theo đúng trình tự
như: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Đan Phượng
diễn ra theo đúng quy định của pháp luật. Toàn bộ văn bản của cơ quan đều phải
qua bộ phận văn thư cơ quan(để lấy dấu, số ngày, tháng, năm) và Chánh Văn
Phòng để khiểm tra về thể thức. Công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Đan
Phượng được diễn ra theo đúng trình tự. Toàn bộ văn bản đi, đến đều được quản
lý trên máy tính bằng hệ thống chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Nhờ đó, việc quản lý các văn bản diễn ra dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Toàn bộ
Cao Thị Bạch Minh

7

Lớp QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản sau khi kết thức một năm (ở văn thư) sẽ được cán bộ chuyên môn đưa
vào lưu trữ cơ quan thành những tập lưu văn bản phục vụ tra tìm sau này. Công
tác tiếp dân được cơ quan chú tâm và diễn ra thường xuyên. Việc này tạo điều
kiện giúp giải quyết những thắc mắc của người dân và làm cho chính quyền ở
địa phương trong sạch hơn. Tổ tổng hợp, đánh máy giúp cho văn phòng soạn
thảo những văn bản của Văn Phòng. ngoài ra, tổ đánh máy còn phụ trách nhân
bản văn bản và hệ thống thông tin trên trang thông tin của cơ quan. Những hoạt
động của tổ bảo vệ và lái xe giúp cho công tác của lãng đạo và toàn cơ quan
được diễn ra hiệu quả và an toàn. Các tổ, bộ phận tùy thuộc vào vị trí và trách
nhiệm của mình mà hoạt động tạo nên hiệu quả hoạt động của toàn bộ UBND
huyện Đan Phượng.
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiện vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Theo quyết định số 708/2010/QĐ-UBND của UBND huyện Đan Phượng
ngày 29/6/2010 quyết định quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Văn Phòng Hội động nhân dân, Ủy ban nhân dan huyện Đan
Phượng thì Văn Phòng HĐND, UBND huyện Đan Phượng được quy định như
sau(phụ lục 3):
• Vị trí, chức năng
+ Văn Phòng Hội động nhân dân, Ủy ban nhân dan huyện Đan Phượng là
cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Đan Phượng có chức năng tham mưu,
tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân; tham mưu giúp chủ tịch hội
đồng nhân dân, ủy ban nhân dân chỉ đạo, điều hành hoạt động, đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
huyện.

+ Văn Phòng Hội động nhân dân, Ủy ban nhân dan huyện Đan Phượng có
tư cách pháp nhân, có con dấu,có tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dan huyện đồng thời chịu sự chỉ
đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ về Văn phòng Đoàn ĐBQH
và HĐND thành phố, Văn phòng UBND thành phố
• Nhiệm vụ, quyền hạn
a) Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện
Cao Thị Bạch Minh

8

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, quý, sáu tháng, năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các đơn vị
huyện ,UBND các xã, thị trấn
+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND huyện và chủ tịch UBND huyện.
+ Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn Phòng.
+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo theo phân công của
chủ tịch UBND huyện; theo dõi các cơ quan, đơn vị huyện, UBND các xã soạn
thảo, chuản bị đề án
+ Giúp UBND huyện giữ mối quạn hệ với các đơn vị trong và ngoài
huyện

+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND huyện; chủ tịch
UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học
hóa hành chính nhà nước của UBND huyện.
+ Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vị Văn Phòng.
+ Phối hợp với Phòng Nội Vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, UBND xã,
thị trấn về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành
chính nhà nước.
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãnh phí trong phạm vị quản lý của Văn Phòng.
+ Tổ chức các phiên họp, làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và chủ tịch UBND huyện.
+ Quản lý tổ chức bộ máy, công chức, biên chế, người lao động, tài sản,
trang thiết bị cơ sở vật chất.
b) Đối với việc phục vụ hoạt động của HĐND huyện
+ Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, quý, sáu tháng, năm.
+ Giúp Thường trực HĐND huyện xây dựng chương trình, tổ chức kỳ họp
HĐND huyện, cuộc họp của HĐND huyện.
+ Phục vụ HĐND huyện, thường trực HĐND huyệntrong hoạt động giám
sát, theo dõi các cơ quan tổ chức cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận
giám sát.
Cao Thị Bạch Minh

9

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Phục vụ HĐND huyện, thường trực HĐND huyện, ban của HĐND
huyện và Đại biểu HĐND huyện tiếp công dân, tiếp nhân xử lý đơn kiến nghị,
đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu
nại.
+ Phục vụ Thường trực HĐND huyện trong công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội và bầu cử Đại biểu HĐND các cấp.
+ Đảm bảo điều kiện của HĐND, Thường trực HĐND..... thực hiện chế
độ, chính sách đối với Đại biểu.
+ Quản lý cơ sở vật chất, công tác hành chính, lưu trữ, bảo vệ, lễ tân của
cơ quan HĐND.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác mà HĐND huyện giao cho.
• Cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND,UBND huyện có Chánh Văn Phòng và Phó Chánh
Văn Phòng (không quá 3 người), các công chức chuyện môn và lao động hợp
đồng theo quy định của pháp luật.
+ Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, chủ tịch UBND
huyện và trước pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyện hạn được giao và toàn
bộ hoạt động của Văn Phòng.
+ Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn Phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn Phòng và pháp luật vè
nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn Phòng vắng mặt một Phó Chánh Văn
Phòng được Chánh Văn Phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động của Văn Phòng.
( phụ lục 1).
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong
văn phòng
UBND huyện Đan Phượng là một cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương chịu trách nhiệm quản lý toàn bô hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội, an

ninh, quốc phòng.... của toàn địa bàn huyện Đan Phượng (Điều này được quy
định tại điều 97 đến điều 110 luật tổ chức HĐND, UBND năm 2003). Để giúp
việc cho UBND,HĐND huyện thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước của
mình thì văn phòng UBND,HĐND huyện nổi nên một số công việc chính sau:
quản lý văn bản, giấy tờ của cơ quan; hỗ trợ điều hành hoạt động của cả cơ
Cao Thị Bạch Minh

10

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan; cung cấp phương tiện đi lại trong cơ quan; bảo đảm an toàn cho cơ quan;
đảm bảo vệ sinh, an ninh quốc phòng cho cơ quan.........chính vì vậy, Văn Phòng
UBND,HĐND huyện phải tổ chức thành các đơn vị, bộ phận giúp việc sau: tổ,
bộ phận Văn thư lưu trữ; tổ, bộ phận đánh máy, photo; tổ, bộ phận một cửa; tổ
lái xe; tổ bảo vệ.... Ngoài ra còn có các vị trí lãnh đạo Văn Phòng. Các vị trí việc
làm bao gồm:
ST

Chức năng

Công việc

Vị trí việc làm

T
Lãnh đạo văn phòng
1.

tham mưu trong chỉ đạo, tham mưu xây dựng các Chánh

văn

điều hành chung công tác chương trình công tác của phòng
tổ chức bộ máy, công tác cơ quan
nội chính, giữ mối liên hệ thẩm định các quyết định,
với các ngành, đoàn thể, các

văn

bản

của

quần chúng và các cơ UBND,HĐND
quan, đơn vị cấp trên, đôn đốc thực hiện các văn
cấp dưới

bản của UBND,HĐND

trực tiếp theo dõi các ký

các

văn

bản

do

phòng ban, đơn vị, xã thị UBND,HĐND huyện ủy
trấn thực hiện nhiện vụ

quyền

trực tiếp chỉ đạo công tác truyền đạt ý kến chỉ đạo
văn phòng của cơ quan

của UBND, HĐND khi có
yêu cầu

2.

tham mưu trong chỉ đạo, Ký và xử lý các văn bản Phó chánh văn
điều hành lĩnh vực công của UBND, HĐND trước phòng
nghiệp, thương nghiệp, khi ban hành thuộc thẩm
thương mại- dịch vụ, quyền được giao.
nông nghiệp và phát triển Đôn đốc, tổng hợp báo cáo
nông nghiệp, đầu tư xây định kỳ, báo cáo đột xuất
dựng, giải phóng mặt của UBND huyện thuộc

Cao Thị Bạch Minh

11

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bằng và xây dựng nông lĩnh vực được phân công
thôn mới.

theo dõi

Tham mưu cho UBND Đôn đốc các phòng ban
huyện trong việc tiếp thuộc lĩnh vực phụ trách
công dân, giải quyết đơn thực hiện nhiệm vụ.
thư kiếu nại, tố cáo của Quản lý trực tiếp bộ phận
công dân

tiếp nhận hồ sơ và trả kết
quả, tổ lái xe, ban tiếp
công dân
Giúp chánh văn phòng
thẩm tra thể thức, thủ tục
hành chính của UBND
,HĐND huyện trước khi
ban hành thuộc lĩnh vực
được phân công.

3.

Tham mưu cho UBND Theo dõi, đôn đốc các Phó chánh văn
huyện trong chỉ đạo, điều phòng ban thuộc lĩnh vực phòng
hành hoạt động văn hóa- mình quản lý thực hiện
xã hội.

nhiệm vụ
Thẩm tra về thủ tục hành
chính, hình thức và thể
thức của văn bản trước khi
ban hành thuộc lĩnh vực
của mình.
Báo cáo nội dung hoạt
đông

khi

hoàn

thành

nhiệm vụ với chánh văn
phòng.
Theo dõi việc thi đua khen
thượng, công đoàn của cơ
quan.
Cao Thị Bạch Minh

12

Lớp QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ văn thư lưu trữ
1.

Quản lý văn bản đến

In văn bản đến

Nhân viên văn

Trình văn bản đến cho thư
chánh văn phòng
Phân loại văn bản đến
Chuyển văn bản đến cho
lãnh đạo theo ý kiến chỉ
đạo của chánh văn phòng
Scan và giử văn bản đến
cho các đơn vị

2.

Quản lý văn bản đi

Kiểm tra thể thức văn bản Chuyên viên văn
và sửa văn bản theo quy thư

định
Cho số, ngày tháng văn
bản
Làm thủ tục phát hành văn
bản
Lưu văn bản
Quản lý và sử dụng con
dấu
Quản lý kho lưu trữ

Kế toán
1.

Quản tài chính của Văn Chi các khoản tiền theo
Cao Thị Bạch Minh

13

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng

quy chế chi tiêu của cơ
quan và của nhà nước
Chi các khoản tiền mua

trang thiết bị cho cơ quan
Tính tiền lương, BHXH và
các khoản phụ cấp khác
cho cán bộ, nhân viên
trong Văn Phòng
-

Bộ phận một cửa
1.

Quản lý việc tiếp nhận và Tiếp nhận và trả kết quả Chuyên viên văn
trả kết quả khiếu nại, tố khiếu nại của người dân
cáo của người dân

phòng

Trả lời những thắc mắc
của người dân trong phạm
vi công việc

Bảo vệ cơ quan
1.

Quản lý an ninh của toàn Bảo đảm an ninh, an toàn, Nhân viên
bộ cơ quan

cơ sở vật chất cho toàn cơ
quan

Lái xe cơ quan

1.

Quản lý xe công của cơ Đảm bảo cung cấp phương Nhân viên
quan

tiện đi lại cho công việc
của cơ quan
Đưa đón lãnh đạo đi công
tác

Cao Thị Bạch Minh

14

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II

CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
2.1 Tìm hiểu công tác văn thư của Văn phòng UBND,HĐND huyện
Đan Phượng
Công tác văn thư lưu trữ của UBND,HĐND huyện Đan Phượng được tổ
chức thống nhất tại văn thư của cơ quan. Theo hình thức văn thư hỗn hợp. Các
cá nhân, đơn vị sau khi soạn thảo văn bản xong đều phải mang đến văn thư cơ
quan để làm thủ tục phát hành. Công tác văn thư được chia làm các mảng sau:
a) Bộ máy công tác văn thư

Công tác văn thư là công việc của tất cả các cán bộ trong UBND, HĐND
huyện Đan Phượng. Không có các bộ nào là không thực hiện công tác văn thư.
Căn cứ vào tình hình công việc và biên chế của nhà nước về vị trí văn thư,
Văn Phòng UBND, HĐND huyện Đan Phượng tổ chức thành lập tổ văn thư cho
cơ quan. Tổ văn thư gồm có hai cán bộ chuyên trách phụ trách các mảng khác
nhau. Một cán bộ phụ trách văn bản đến và quản lý văn bản đến. Cán bộ này có
trách nhiệm kiểm tra hộp thư đến, in văn bản đến, xin ý kiến lãnh đạo để chuyển
văn bản đến, chuyển văn bản đến và quản lý việc giải quyết văn bản đến. Một
cán bộ phụ trách văn bản đi và lưu trữ văn bản đi. Cán bộ này có trách nhiệm:
kiểm tra thể thức văn bản đi, trình ký văn bản đi, cho số văn bản đi, phát hành
văn bản đi,theo dõi văn bản đi, lưu trữ văn bản đi và quản lý, sử dụng con dấu.
Ngoài ra, hai cán bộ còn phụ trách công tác tra tìm và phổ biến tài liệu lưu trữ
cho các cá nhân, đơn vị trong cơ quan.
Lãnh đạo trực tiếp tổ văn thư, lưu trữ là Phó Chánh Văn Phòng quản lý
về lĩnh vực hành chính. Lãnh đạo cao nhất là Chánh Văn Phòng.
Theo chương trình thí điểm áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của văn phòng, Văn Phòng UBND,HĐND huyện Đan Phượng được nhà nước
hỗ trợ công nghệ và phần mềm để quản lý văn bản đi và đến. Toàn bộ công tác
văn thư, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính, điện tử
b) Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là nhiệm vụ không thể thiếu được trong
hoạt động của Văn Phòng, không có một cơ quan, tổ chức nào là không thực
Cao Thị Bạch Minh

15

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện chức năng soạn thảo văn bản. Công tác soạn thảo văn bản là một nhiệm vụ
không thể thiếu của các cán bộ chuyên môn. Tại UBND huyện Đan Phượng, các
cá nhân trong cơ quan đều thực hiện nhiệm vụ soạn thảo văn bản để giải quyết
được công việc của mình. Vì UBND huyện Đan Phượng là cơ quan hành chính
nhà nước ở địa phương nên UBND huyện Đan Phượng có quyền ra văn bản quy
phạm pháp luật. Điều này được quy định tại thông tư liên tịch số : Thông tư số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Vì vậy, UBND huyện Đan Phượng có thể ra hai loại văn
bản là văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính được thực hiện đúng theo các
bước sau:
Bước 1: thu thập thông tin.
Đây là bước quan trọng trong việc định hình nội dung cũng như thể thức
của văn bản. Thông tin thu thập là những thông tin có liên quan đến văn bản và
nội dung của văn bản. Việc thu thập thông tin còn giúp các cán bộ xác định được
mục tiêu của văn bản.
Là việc thu thập tất cả các thông tin có liên quan đến lĩnh vực mà mình
phải soạn thảo.trách nhiệm này thuộc về người viết bản thảo là các cán bộ
chuyên môn được giao nhiệm vụ soạn văn bản
Bước 2:Viết bản thảo, và soạn văn bản
Sau khi thu thập được những thông tin cần thiết, cán bộ chuyên môn tiến
hành viết bản thảo văn bản. Việc này nhằm mục đích là hạn chế sự sai sót và
đảm bảo được tính chính xác chọn văn bản.
Dựa vào những nội dung thu thập được,cán bộ tiến hành viết bản thảo
theo ý kiến chỉ đạo của cấp trên
Bước 3:Duyệt bản thảo
Sau khi viết xong bản thảo,cán bộ chuyên môn tiến hành trình bản thảo đã

viết cho trưởng phòng của đơn vị mình để kiểm tra về nội dung.
Sau đó mang sang Văn Phòng để Chánh Văn Phòng kiểm tra về thể thức
Bước 4 :Trình Ký

Cao Thị Bạch Minh

16

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cán bộ chuyên môn mang những văn bản đã hoàn thành thủ tục duyệt nên
cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền để phê duyệt. Người có thẩm
quyền là những người được thủ trưởng giao nhiệm vụ quản lý lĩnh vực đó thay
thủ trưởng cơ quan.
Bước 5: Ký
Người có thẩm quyền tiến hành đọc văn bản và sửa chữa nếu cần. Nếu
sửa chữa thì văn bản phải chuyển lại cho cán bộ và làm lại các bước. Nếu không
phải sửa thì người có thẩm quyền tiến hành ký văn bản.
Bước 6:Chuyển cho phòng văn thư
Sau khi ký xong, Cán bộ chuyên môn mang văn bản xuống phòng Văn
Thư để làm thủ tục .Cán bộ văn thư tiến hành các nghiệp vụ văn thư như:cho số
văn bản và ghi vào sổ quản lý văn bản đi;sao văn bản;đóng dấu ..sau đó, cán bộ
chuyên môn trực tiếp nhân bản văn bản.
Bước 7: Làm thủ tục phát hành
Cán bộ văn thư tiến hành làm thủ tục phát hành như:bao văn bản;chuyển

phát và theo dõi quá trình chuyển phát văn bản
Do UBND Huyện Đan Phượng thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực Văn Phòng nên quy trình của cơ
quan không khác biệt lắm so với quy định của nhà nước. Nó vẫn có một số bước
cơ bản như trên. Ngoài ra, do văn thư cơ quan tổ chức theo hình thức hỗn hợp
nên văn bản sau khi soạn thảo và trình ký nội dung có thể chuyển văn thư trình
ký thể thức và trình ký. Sau khi trình ký xong, cán bộ chuyên môn đến lấy văn
bản và tiến hành nhân bản văn bản. Trong bước :làm thủ tục pháp hành, căn cứ
vào nội dung của văn bản mà văn thư tiến hành phát hành văn bản.
Nếu văn bản không phải do văn phòng ban hành (do các phòng của Văn
Phòng ban hành), thì Văn thư cơ quan chỉ chịu trách nhiệm phối hợp với đơn vị
soạn thảo ban hành văn bản. Những cơ quan đơn vị nào có gmail thì văn thư sẽ
gửi. Còn những đơn vị nào không có gmail, Văn Thư cơ quan và cán bộ chuyên
môn sẽ thỏa thuận gửi bằng văn bản giấy.
Cao Thị Bạch Minh

17

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nếu văn bản do Văn Phòng ban hành, cán bộ văn thư sẽ chịu trách nhiệm
gửi văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được diễn ra theo quy
định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Đan Phượng được thực
hiện theo đúng quy định hiện hành của nhà nước. Các khâu, nghiệp vụ đều được
thực hiện theo quy trình nên hầu như không có sự sai sót hay sai lệch gì so với
những quy định của nhà nước. Đối với văn bản hành chính, các văn bản được
soạn thảo và tuân thủ theo đúng thông tư 01/2011/TT-BNV nên tạo ra sự đồng
nhất trong quản lý văn bản của cơ quan. (phụ lục 4)
c) Quản lý văn bản đi, đến

Quy trình quản lý văn bản đi, đến của UBND huyện Đan Phượng được
diễn ra như sau:
Đối với văn bản đến
Bước 1:kiểm tra hộp thư đến
Trong thời gian làm việc (thường là đầu giờ sáng, cuối giờ buổi sáng, đầu
giờ chiều, cuối giờ chiều), cán bộ chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra hộp thư
đến của các đơn vị trong địa bàn hoặc là các cơ quan đơn vị cấp trên. Hầu như
toàn bộ văn bản của cơ quan đều được gửi từ hộp thư chung này. Một số văn
bản của các đơn vị, cá nhân không có gmail (do nhu cầu bảo mật như công an,
quân đội hoặc là các cá nhân là công dân của huyện không có gmail) thì văn bản
được gửi trực tiếp cho văn thư qua đường bưu điện.
Bước 2: In văn bản đến
Cán bộ chuyên môn tiến hành in những văn bản đến của cơ quan. Những
văn bản đến nào có dấu khẩn hoặc có thời gian giải quyết ngắn thì được ưu tiên
giải quyết trước. Những văn bản không có dấu khẩn thì cán bộ chuyên môn tiến
hành lọc văn bản. Mục đích của việc lọc văn bản là xác định ra những văn bản
nào đã được xử lý rồi, những văn bản nào chưa được xử lý nhằm hạn chế việc
giải quyết lại các văn bản đã giải quyết chánh sự trùng lập. Những văn bản mật

Cao Thị Bạch Minh

18

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thì cán bộ chuyên môn sẽ gửi thẳng cho Chủ Tịch và và sổ văn bản mật. Những
văn bản có tên đích danh thì văn thư không bóc bì và chuyển cho cán bộ đó.
Bước 3: Trình văn bản đến
Sau khi lọc văn bản, cán bộ tiến hành trình văn bản đến cho chánh văn
phòng xin ý kiến phân phối, chỉ đạo văn bản hoặc là cho phó chánh văn phòng để
biết và giải quyết theo đúng thẩm quyền của mình. Thời gian trình văn bản
thường là cuối buổi sáng và đầu buổi chiều và cuối buổi chiều mỗi ngày làm việc.
Bước 4: Phân phối văn bản đến.
Sau khi có ý kiến phân phối chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng, cán bộ
chuyên môn tiến hành phân chia tài liệu đến cho các Chủ Tịch, Phó Chủ Tịch
quản lý lĩnh vực đó theo ý kiến chỉ đạo ghi trên tài liệu. Chủ Tịch và các Phó Chủ
Tịch cho ý kiến của mình vào phiếu giải quyết văn bản đến trên mỗi văn bản.
Bước 5: chuyển văn bản đến các đơn vị xử lý.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo trên phiếu xử lý văn bản đến, cán bộ chuyên
môn tiến hành gửi văn bản đến cho các đơn vị. Có hai hình thức gửi: đầu tiên,
gửi văn bản qua hệ thống chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Mục
đích là các đơn vị có thế lấy văn bản ngay mà không mất nhiều thời gian. Ngoài
ra, việc gửi văn bản nên hệ thống giúp các cán bộ chuyên môn quản lý dễ dàng
hơn việc quản lý, giải quyết các văn bản của các đơn vị trong cơ quan và hỗ trợ
ra các báo cáo phục vụ cho công tác báo cáo đầu tuần, đầu tháng và đầu quý của
cán bộ chuyên môn. Sau đó, các bộ chuyên môn tiến hành gửi văn bản bằng giấy
cho các đơn vị lưu vào hồ sơ công việc. Toàn bộ văn bản sẽ được gửi lên hệ

thống chung. Hệ thống sẽ phân quyền cho các cá nhân, đơn vị nào có thể khai
thác những văn bản nào thuộc nhiêm vụ của đơn vị mình.
Mỗi ngày, văn thư cơ quan nhận một khối lượng tài liệu nhất định. Đó có
thể là văn bản đã qua gmail.
Đối với những văn bản đã gmail
thì các cán bộ chuyên môn tiến hành đóng dấu đến như là văn bản qua
gmail. Tiếp theo lọc văn bản để kiển tra số đến, ngày đến và ghi vào văn bản.
Cuối cùng là lưu văn bản đến.
Đối với văn bản chưa đến
Nếu kiểm tra mà văn bản chưa đến thì tiến hành trình văn bản đến như
văn bản qua gmail.
Cao Thị Bạch Minh

19

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với văn bản đi
Sau khi các cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản và trình ký với nội
dung, cán bộ chuyên môn có thể làm hai cách sau:
Cách 1 là nhờ văn thư cơ quan trình ký thể thức và trình ký
Cách 2 là các cán bộ chuyên môn tự trình ký thể thức và gửi cho văn thư
-

cơ quan tiến hành trình ký(trong trường hợp khnj cấp).

Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản.
Văn bản sau khi trình ký thì được chuyển lại văn thư cơ quan để cho số,
ngày tháng năm và làm thủ tục phát hành. Trước khi cho số, ngày tháng năm,
cán bộ chuyên môn tiến hành kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nếu phát hiện có sai sót, cán bộ chuyên môn sẽ yêu cầu làm lại. Nếu không phát
hiện có sai sót gì thì cán bộ chuyên môn tiến hành làm thủ tục phát hành văn
bản. Bước này nhằm kiểm tra tính chính xác của văn bản lần cuối trước khi phát
hành.
Bước 2: Cho số, ngày, tháng, năm cho văn bản.
Sau khi kiểm tra thể thức văn bản, cán bộ chuyên môn tiến hành cho số,
ngày tháng năm cho văn bản. Việc cho số văn bản được thực hiện trên máy tính,
điện tử. Văn Phòng UBND, HĐND huyệ Đan Phượng đã áp dụng công nghệ
thông tin nên toàn bộ thông tin văn bản đi đều được lưu trữ trên hệ thống. Do
hằng năm, Văn Phòng UBND, HĐND ban hành rất nhiều loại khác nhau lên văn
bản đi được quản lý bằng hệ thống các sổ quản lý văn bản bằng điện tử và được
lưu trữ trên máy tính của cơ quan. Trong hệ thống gồm có một số loại sổ như: sổ
Quyết định; số Công văn; Thông báo; Báo cáo; Tờ trình.......mỗi loại văn bản
đều được quản lý độc lập và tạo điều kiện cho việc tra tìm và theo dõi việc giải
quyết công việc của các cán bộ trong cơ quan.
Bước 3: làm thủ tục phát hành văn bản.
Sau khi cho số, ngày tháng năm cho văn bản tùy thuộc vào đơn vị ban
hành mà văn thư tiến hành làm thủ tục phát hành văn bản.
Nếu đơn vị thuộc văn phòng soạn thảo văn bản thì văn thư sẽ làm thủ tục
và phát hàh văn bản. Ví dụ như: phòng Hành Chính hay phòng Tổng hợp soạn
thảo văn bản..

Cao Thị Bạch Minh

20

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nếu là các đơn vị khác trong cơ quan ban hành văn bản thì văn thư chỉ có
trách nhiệm hỗ trợ các đơn vị đó ban hành văn bản. Ví dụ như: phòng Kinh tế,
-

phòng Tài nguyên và Môi trường......
Quy trình ban hành văn bản được diễn ra theo hai bước.
Bước 1: quyét văn bản vào máy tính và gửi cho các đơn vị, cá nhân có
gmail để giải quyết văn bản
Bước 2: gửi bản chính văn bản cho các đơn vị qua đường bưu điện hoặc
gửi trực tiếp.
Điểm khác nhau khi ban hành văn bản của Văn Phòng và các đơn vị khác
là: nếu văn bản của Văn Phòng thì các bộ văn thư vừa gửi văn bản bằng mạng
và gửi văn bản bằng giấy. Còn đối với văn bản của các đơn vị khác thì văn thư
cơ quan chỉ gửi qua mạng còn đơn vị chịu trách nhiệm gửi bản giấy.
Sau khi nhân bản văn bản; đóng dấu và viết bì văn bản thì cán bộ chuyên
môn sẽ làm thủ tục phát hành văn bản. Đường phát hành văn bản chủ yếu là
đường bưu điện. Khi văn bản hoàn thành khâu thủ tục thì cán bộ chuyên môn sẽ
liên hệ với bưu điện để phát hành.
Bước 3:theo dõi quá trình phát hành văn bản.
Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm theo dõi quá trình di chuyển của văn
bản xem văn bản đã đến đúng nơi chưa. Nếu có sai sót phải kịp thời sửa chữa.
Bước 4 : lưu văn bản đi

Cán bộ văn thư tiếp hành lưu văn bản sau khi đã ban hành văn bản.
Do khối lượng công việc và biên chế của nhà nước về vị trí văn thư trong
cơ quan hành chính nhà nước mà bộ máy văn thư của Văn Phòng UBND,
HĐND huyện Đan Phượng được tổ chức thành tổ văn thư. Trong tổ văn thư có
cán bộ được phân công nhiệm vụ rõ ràng với nhau. Các cán bộ này vữa làm việc
độc lập với nhau vừa hỗ trợ nhau trong việc giải quyết công việc văn thư. Trong
quá trình thực hiện công việc, các cán bộ chuyên môn thực hiện đúngpháp luật
mà nhà nước quy định như: luật tổ chức HĐND, UBND năm 2003; luật lưu trữ
2013; thông tư 01/2011/TT-BNV...............
Theo chương trình thí điểm áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của Văn Phòng, Huyện Đan Phượng đã áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý
chất lượng vào công tác văn phòng của cơ quan. Hệ thống mà Văn Phòng
UBND, HĐND huyện đang áp dụng là Hệ thống tiêu chuẩn ISO TCVN
Cao Thị Bạch Minh

21

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

9001:2000 do Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp năm 2012. Nó có
tên là :Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc.Việc này có ý nghĩa
quan trọng trong mọi hoạt động của cả cơ quan và các cơ quan, đơn vị trực
thuộc Huyện.Áp dụng ISO đã giúp cho công tác của văn phòng nhanh hơn,
chính xác hơn từ từng khâu một tạo hiệu quá tích cực cho tất cả hoạt động cho
toàn cơ quan. Từ đó, việc quản lý văn bản đi, đến đều dựa trên hệ thống máy

tính hỗ trợ và đạt được hiệu quả cao. Hệ thống quản lý chất lượng giúp cán bộ
chuyên môn quản lý được thời gian giải quyết, đảm bảo được tính kịp thời của
văn bản. Ngoài ra, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng giúp cán bộ chuyên môn
quản lý tốt hơn trong công tác nhận văn bản, chuyển văn bản, giảm việc thất lạc
văn bản trong quá trình chuyển giao văn bản, tạo sự thống nhất trong quá trình
quản lý văn bản của toàn bộ hệ thống. Việc áp dụng này thể hiện tầm nhìn và sự
đánh giá đúng tầm quan trọng của lãnh đạo UBND huyện với công tác văn
phòng. Đây cũng là một trong những bước tiến quan trọng của công tác cải cách
hành chính của UBND huyện Đan Phượng cũng như của toàn Thành phố Hà
Nội. Ngoài việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của huyện nó còn giúp
cho các xã trong địa bàn huyện thúc đẩy quá trình cải cách nhanh hơn và tiến tới
văn phòng không giấy hay văn phòng điện tử hoàn toàn. Nhờ vào áp dụng khoa
học công nghệ vào lĩnh vực quản lý hoạt động của văn phòng đặc biệt là hoạt
động quản lý văn bản nên số lượng văn bản tiếp nhận và sử lý của Văn Phòng
UBND, HĐND huyện ngày càng dược nâng cao. Trong năm 2015, Văn Phòng
UBND,HĐND huyện đã tiếp nhận 5300 văn bản đến, ban hành 5224 văn bản đi.
Văn phòng UBND các xã, thị trấn đã tiếp nhận 15625 văn bản, ban hành 8027
văn bản . Trong hai tháng đầu năm 2016, cơ quan đa tiếp nhận rất nhiều những
văn bản khác nhau từ cơ quan trong và ngoài cơ quan hay cấp trên và cấp dưới
của cơ quan. Những văn bản này đến từ các cơ quan như: các sở; Ủy ban nhân
dân Thành Phố; Chính phủ; các xã thị trấn; các cá nhân là công dân trong địa
bàn huyện........
Các văn bản được tiếp nhận, đăng lý, xử lý kịp thời, ban hành đảm bảo
chất lượng, phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật
Cao Thị Bạch Minh

22

Lớp QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của nhà nước, sát đúng với thực tiễn của huyện. Thông tin tổng hợp, thu thập và
xử lý thông tin, đảm bảo kịp thời, chính xác đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành đồng thời thực hiện tố chế độ báo cáo theo quy định. Ngoài ra, Văn
phòng đã chủ động tham mưu xây dựng chương trình công tác năm 2015, lịch
công tác hành quý, hành tuần, hành tháng, hành tuần của thường trực HĐND,
lãng đạo UBND huyện, đáp ứng yếu cầu nhiệm vụ và tình hình thực tiễn, đảm
bảo xác định đúng công việc, đúng thẩm quyền, giúp thường trực HĐND, lãng
đạo UBND huyện và các cơ quan có liên quan thực hiện nhiệm vụ, làm việc
khoa hoạc tránh chồng chéo và bỏ sót công việc. Thường xuyên rà soát, kịp thời
bổ sung những vấn đề mới phát sinh và cường trình công tác hành tháng, quý,
năm. Kiểm tra , đôn đốc các đơn vị, cơ quan tích cực triển khai chương trình
công tác của UBND,HĐND huyện đảm bảo hiệu quả. Tổ chức thực hiện tốt các
hội nghị sơ kết, tổng kết, giao ban định kỳ hành tháng, thường kỳ, đột xuất của
UBND,HĐND huyện (theo báo cáo số 04/BC-VP ngày 12 tháng 01 năm 2016
của Văn Phòng UBND, HĐND huyện Đan Phượng phụ lục 5).
d) Quản lý con dấu
Con dấu là một biểu tượng thể hiện quyền uy của cơ quan sử dụng con
dấu. Con dấu là biểu tượng thể hiện tính pháp lý và thẩm quyền của cơ quan sử
dụng con dấu. Tất cả những văn bản có con dấu của cơ quan đóng nên là văn
bản có giá trị pháp lý do cơ quan sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước nhà
nước và pháp luật. Chính vì vậy, con dấu có ý nghĩa vô cùng quan trọng không
chỉ trong công tác văn thư mà còn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Việc
quản lý và sử dụng con dấu đã được nhà nước quy định và cơ quan tổ chức thực
hiện theo nghị định 110 và nghị định 09. Đánh giá được tầm quan trọng của con
dấu và thực hiện theo quy định của pháp luật, Văn Phòng UBND, HĐND đã tổ

chức sử dụng con dấu tại văn thư cơ quan. Con dấu được giao cho một cán bộ
chuyên môn giữ tại Văn thư của Huyện. Cán bộ cuyên môn này có trách nhiệm
đóng dấu lên tất cả văn bản do huyện ban hành. Trách nhiệm quản lý con dấu
thuộc về lãnh đạo Văn Phòng. Người quản lý, sử dụng con dấu là cán bộ chuyên
môn. Việc quản lý và sử dụng con dấu của Văn Phòng UBND, HĐND huyện
Cao Thị Bạch Minh

23

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đan Phượng được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về việc cất dấu và
sử dụng dấu theo đúng thẩm quyền của cơ quan.
e) Lập hồ sơ
Lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ không thể thiếu của cán bộ chuyên môn
sau khi giải quyết xong công việc. Lập hồ sơ công việc tốt giúp công tác văn
thư, lưu trữ được tốt và quy trìn khai thác, sử dụng sau này được tốt hơn. Đối
với UBND huyện Đan Phượng, công tác lập hồ sơ được lãnh đạo chỉ đạo sát
sao. Các cán bộ đã có ý thức và trách nhiệm trong lập hồ sơ. Công tác xây dựng
danh mục hồ sơ đầu năm của được cơ quan chú ý.
Ví dụ: đầu năm, Phòng Nội Vụ sẽ gửi công văn yêu cầu lập danh mục văn
bản cho cơ quan. Văn Phòng UBND huyện Đan Phượng sẽ soạn thảo văn bản
yêu cầu các đơn vị dự kiến số lượng văn bản của đơn vị mình gửi cho văn
phòng. Từ đó, Văn Phòng UBND huyện Đan Phượng sẽ tổng hợp danh mục và
trình lãnh đạo.

Theo quy định của luật lưu trữ, nghị định 110, nghị định 09 về văn thư;
cán bộ chuyên môn sẽ tiến hành lập hồ sơ công việc. Các cán bộ chuyên môn
trong quá trình giải quyết công việc của mình phải lập hồ sơ công việc đó. Tùy
theo thời gian hình thành hồ sơ và tính chất công việc mà các cán bộ tiến hành
giao, nhân hồ sơ và lưu trữ của cơ quan. Đối với tài liệu ở bộ phận văn thư, tài
liệu sẽ chia theo loại văn bản để tiến hành lưu trữ. Tài liệu này được chia ra làm
các loại như: công văn, tờ trình, báo cáo, quyết định, thông báo.......để tiện cho
việc quản lý và tra tìm sau này. Sau đó, toàn bộ tài liệu sẽ được sắp xếp theo thứ
tự thời gian và số văn bản. Tiếp theo, các văn bản sẽ được nhóm thành từng hồ
sơ. Các hồ sơ này sẽ tạo thành danh mục hồ sơ của cơ quan để lưu trữ. Toàn bộ
hồ sơ của cơ quan sẽ được lưu trữ tại kho lưu trữ của cơ quan.

Cao Thị Bạch Minh

24

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần III

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
3.1 Đánh giá chung
3.1.1 Ưu điểm
Được sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo UBND nên Công tác văn phòng của
-

UBND huyện Đan Phượng có nhiều sự cải cách.
Về chuyên môn nghiệp vụ:
+ UBND huyện Đan Phượng đã áp dụng khoa học công nghệ trong hoạt
động quản lý của văn phòng.
+ Toàn bộ văn bản của cơ quan đều căn cứ theo đúng quy định của nhà
nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đó.
+ Các văn bản ban hành theo đúng quy trình ban hành văn bản do nhà
nước quy định.
+ Công tác văn thư, lưu trữ được chú trọng và đảm bảo bí mật
+ Các văn bản được bảo quản tốt không bị thất lạc trong quá trình sử lý

-

công việc
Về cán bộ chuyên môn
+ Nắm vững những quy định của nhà nước về lĩnh vực mình công tác
+ Thường xuyên cập nhật những thông tin có liên quan đến nghiệp vụ
+ Có tinh thần cống hiến trách nhiệm cao
3.1.2 Hạn chế
+ Chất lượng tham mưu của văn phòng còn nhiều hạn chế.
+ Một số hồ sơ hành chính giải quyết còn chua đảm bảo thời gian theo
quy định.
+ Công tác sắp xếp chỉnh lý văn bản của các đơn vị, cơ quan thuộc huyện
quản lý còn hạn chế.
+ Chế độ thông tin báo cáo có lúc còn chưa kịp thời.
+ Chất lượng cán bộ làm công tác văn phòng còn chưa đồng đều.
+ Một số văn bản đến cơ quan xử lý còn chậm
+ Tình trạng mất tài liệu ở đơn vị xử lý còn diễn ra ở một số đơn vị, cá
nhân.
3.1.3 Nguyên nhân

Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên là do:
+ Trình độ của cán bộ văn phòng còn chưa đồng đều.

Cao Thị Bạch Minh

25

Lớp QTVP K1A