Công tác lưu trữ của công ty cổ phần thông tin quốc gia
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (267.71 KB, 45 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài....................................................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài................................................................................................................2
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..............................................................................................2
4.Nguồn tài liệu tham khảo.......................................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................................2
6.Bố cục của đề tài.....................................................................................................................3
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.........4
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thông tin Quốc
gia..............................................................................................................................................4
1.1.1Lịch sử hình thành và phát triển........................................................................................4
1.1.2. Giới thiệu công ty.............................................................................................................4
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.................................................................8
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan
.................................................................................................................................................11
1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng..............................................................................11
1.2.1.1.Nhiệm vụ của Văn phòng.............................................................................................11
1.2.1.2. Quyền hạn của Văn phòng..........................................................................................13
1.2.1.3. Trách nhiệm của Văn phòng........................................................................................14
1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần Thông tin
Quốc gia...................................................................................................................................14
1.2.2.1. Chức năng...................................................................................................................14
1.2.2.2. Nhiệm vụ:...................................................................................................................15
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................................16
1.2.3.Xác định vị trí làm việc và bàn mô tả việc các vị trí trong văn phòng..............................16
1.2.3.1. Chánh Văn phòng........................................................................................................17
1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng.................................................................................................18
Hà Thị Quỳnh Anh
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3.3. Chuyên viên, nhân viên...............................................................................................19
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN...........................................................20
1.Tìm hiểu về công tác lưu trữ của Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia.................................20
1.1.Công tác thu nhập và bổ sung tài liệu................................................................................21
1.1.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị....................................................21
1.1.2. Chỉnh lý tài liệu..............................................................................................................22
1.1.3. Xác định giá trị tài liệu...................................................................................................22
1.1.4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu.....................................................................................23
1.1.5 Hủy tài liệu hết giá trị......................................................................................................23
1.1.5.1 Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ và theo
hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước....................................................................23
1.1.5.2 Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị............................................................29
1.1.5.3. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị...................................................................29
1.1.5.4. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được
lập thành biên bản...................................................................................................................29
1.1.5.5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:..........................................................................29
1.1.5.6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ Công ty ít nhất 20 năm,
kể từ ngày hủy tài liệu..............................................................................................................30
1.1.6. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử..................................................................30
1.2.Thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................................................30
1.2.1. Thống kê lưu trữ............................................................................................................30
1.2.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ................................................................................................30
1.2.3. Đối tượng, thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ..................................................................31
1.2.4. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................31
1.2.5 . Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................31
1.2.6. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................................32
2. Ban hành văn bản của cơ quan............................................................................................32
3. Lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Công ty.......................................................................33
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan...............34
Hà Thị Quỳnh Anh
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...................................36
3.1. Nhận xét đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng cơ quan...36
3.3.1. Ưu điểm.........................................................................................................................36
3.3.1.1. Về con người làm văn phòng......................................................................................36
3.3.1.2. Về cơ sở vật chất- trang thiết bị văn phòng.................................................................36
3.3.1.3. Về các nghiệp vụ hành chính văn phòng.....................................................................37
3.3.2.Hạn chế...........................................................................................................................37
3.3.2.1. Về con người làm văn phòng......................................................................................37
3.3.2.2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.................................................................38
3.3.2.3. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng.........................................................................38
3.2. Đề xuất, kiến nghị.............................................................................................................39
3.2.1. Về con người làm công tác văn phòng...........................................................................39
3.2.2. Về trang thiết bị, cơ sở vật chất.....................................................................................40
3.2.3. Đối với các nghiệp vụ hành chính văn phòng.................................................................41
Hà Thị Quỳnh Anh
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ
quan thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực
hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển.Với
phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằm trang bị
cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện
những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan tổ chức, Nhà trường đã tổ
chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng thực tập ngoài thực tế.
1. Lý do chọn đề tài
Đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của toàn cầu hóa trong mọi lĩnh vực
kinh tế xã hội, đặc biệt là nền kinh tế tri thức đã sớm hình thành và phát triển
nhanh chóng trên thế giới. Hiện nay, với vị trí, trình độ phát triển và điều kiện
của Việt Nam đòi hỏi Đảng và Nhà nước phải có những quyết sách, biện pháp
cụ thể để phù hợp với xu thế phát triển chung của thế giới .Công tác văn
phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ
chức tốt công tác văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực
tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ
việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu văn phòng
được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều
hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc
triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức, đơn vị.
Trong suốt quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia,
với sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình thì em cũng đã học hỏi và tiếp thu rất nhiều
những kiến thức để có thể phục vụ cho công việc của mình sau này.Bằng
những kiến thức đã học ở trường em đã áp dụng vào trong quá trình thực tập
để hoàn thành tốt những công việc mà Lãnh đạo công ty đã giao.Qua đó rèn
luyện cho mình những kỹ năng văn phòng chuyên môn và những kinh nghiệm
Hà Thị Quỳnh Anh
1
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực tế để phục vụ cho quá trình học tập cũng như công việc sau này. Đây
cũng là dịp để em củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện những kỹ nang
và phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị trong tương lai.
Bằng kiến thức của mình đã tích luỹ em đã hoàn thành báo cáo thực
tập của mình,mặc dù đã rất có gắng nhưng trong quá trình làm thì không thể
tránh được những thiếu sót và hạn chế nhất định. Kính mong sự đóng góp của
ý kiến các thầy cô giáo.
Em xin chân thành cảm ơn!
2. Mục tiêu của đề tài
- Mục tiêu của bài báo cáo là tìm hiểu về công tác lưu trữ
- Phân tích, đánh giá các hoạt động về công tác lưu trữ tại Công ty Cổ
phần Thông tin Quốc gia
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo là công tác lưu trữ văn
phòng bao gồm:
- Ngiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là vấn đề
công tác lưu trữ
- Thực trạng của các hoạt động của Văn phòng trong Công ty trong
công tác lưu trữ
- Đánh giá hoạt động và hiểu quả công tác lưu trữ của văn phòng của
Công ty.
4.Nguồn tài liệu tham khảo
-Sách quản trị văn phòng
- Các văn bản, thông tư .
-Một số tài liệu tra cứu trên mạng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp sau
-Phương pháp quan sát
-Phương pháp duy vật biện chứng
Hà Thị Quỳnh Anh
2
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp thống kê
6.Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận thì bài báo cáo của em gồm 3 phần:
- Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
- Phần 2: Chuyên đề tự chọn
- Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Hà Thị Quỳnh Anh
3
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công
ty Cổ phần Thông tin Quốc gia.
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
2005: Công ty CP Thông tin Quốc gia ra đời với 05 nhân viên, vốn
điều lệ là 1,5 tỷ đồng
2008: Số lượng cán bộ, nhân viên Công ty là 20 người, với cơ cấu 02
phòng Kinh doanh, 01 phòng Hành chính Kế toán, với vốn điều lệ 2 tỷ đồng.
2010: Tổng số lượng cán bộ, nhân viên Công ty CP Thông tin Quốc
gia là 50 người; Cơ cấu tổ chức mở rộng hơn với 4 phòng Kinh doanh, 01
phòng Hành chính Kế toán; Vốn điều lệ tăng lên là 3 tỷ đồng.
2015: Hiện tại, số lượng nhân sự của Công ty là 90 cán bộ, nhân viên
chia làm 8 phòng Kinh doanh, 1 phòng Hành chính – Kế toán, 1 phòng Nhân
sự và 1 phòng Sản xuất. Vốn điều lệ của Công ty CP Thông tin Quốc gia là 10
tỷ đồng.
1.1.2. Giới thiệu công ty
Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia là doanh nghiệp có quy mô gần
100 cán bộ, nhân viên, chuyên kinh doanh trong lĩnh vực truyền thông –
Quảng cáo – Tổ chức sự kiện. Được thành lập vào năm 2005, trải qua 10 năm
xây dựng và phát triển, Công ty đã không ngừng mở rộng về quy mô, kiến tạo
1 cơ cấu tổ chức gọn nhẹ linh hoạt; xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên năng
động sáng tạo và trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong
ngành truyền thông.
Ngày 11/1/2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của
Tổ chức Thương mại Thế giới WTO.Việc gia nhập WTO là sự kiện có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng đối với Việt Nam, là cột mốc đánh dấu sự hội nhập
sâu rộng của đất nước ta vào nền kinh tế toàn cầu. Bên cạnh những thuận lợi,
khi là thành viên của WTO, Việt Nam cũng phải đối mặt với nhiều thách
Hà Thị Quỳnh Anh
4
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức, mà lớn nhất là các doanh nghiệp sẽ phải chịu áp lực cạnh tranh quốc tế
khốc liệt và tìm ra lời giải cho bài toán phát triển Thương hiệu bền vững.
Cũng giống như nhiều quốc gia khác, ở Việt Nam, Doanh nghiệp doanh nhân chính là đầu tàu của nền kinh tế.Vị trí, vai trò của doanh nghiệp,
doanh nhân ngày càng được khẳng định và tôn vinh xứng đáng. Đảng, Nhà
nước cũng có nhiều chủ trương, chính sách, quan tâm phát triển lực lượng
này, thể hiện bằng việc hiến định trong Hiến pháp ngày 13/10 hàng năm là
Ngày Doanh nhân Việt Nam. Nhận thấy tầm quan trọng của đội ngũ Doanh
nghiệp – Doanh nhân, 02 năm trước khi đất nước chính thức gia nhập
WTO, đón đầu những yêu cầu bức thiết của thời hội nhập, vào năm 2005,
Công ty CP Phát triển Thương hiệu Quốc gia đã chính thức ra đời với mục
tiêu rất rõ ràng là: Luôn sát cánh cùng các doanh nghiệp Việt Nam phát triển
thương hiệu trong thời kỳ hội nhập kinh tế Quốc tế.
Những năm đầu khi mới thành lập, Công ty chúng tôi hoạt động chủ
yếu trong hai lĩnh vực chính: Xuất bản các ấn phẩm lớn và quảng cáo báo
chí. Dưới sự chỉ đạo và phối hợp của các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ
quan thông tấn báo chí, với sự quyết tâm của Công ty Thông tin Quốc gia,
hàng chục ấn phẩm đã được ra đời như: Tổ chức Đảng tiêu biểu trong Doanh
nghiệp Việt Nam thời hội nhập; Bảng vàng ngành Thuế Việt Nam; Doanh
nghiệp Việt Nam: Trách nhiệm - Vinh dự; Hàng Việt, Thương hiệu Việt Doanh nhân Việt, Người tiêu dùng Việt;... Những ấn phẩm này luôn được
đánh giá là sang trọng, hiện đại về hình thức, phong phú về nội dung, không
chỉ nhận được sự phối hợp, ủng hộ của các doanh nghiệp, doanh nhân; mà còn
được độc giả cả nước đón nhận và đánh giá cao. Thông qua những trang viết
sinh động đầy màu sắc, những hoạt động sản xuất kinh doanh nổi bật của
đông đảo doanh nghiệp, doanh nhân trên cả nước đã được giới thiệu đến công
chúng, thúc đẩy việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ đến với người
tiêu dùng trong nước và đưa thương hiệu Việt Nam ra toàn cầu. Mỗi ấn phẩm
tuy hướng đến những chủ đề khác nhau, nhưng đều chung một mục tiêu lớn là
Hà Thị Quỳnh Anh
5
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khắc họa một cách rõ nét bức chân dung của thế hệ những doanh nghiệp –
doanh nhân thời đại mới: Năng động, sáng tạo, bản lĩnh và thành công. Bức
chân dung ấy không chỉ là nguồn cổ vũ, động viên, khích lệ với tầng lớp
Doanh nghiệp - doanh nhân, mà còn góp phần làm sống dậy phong trào thi
đua yêu nước rộng khắp ở mọi tầng lớp nhân dân trong cả nước.
Trong những năm gần đây, trước sự bùng nổ của công nghệ thông tin
và khoa học kỹ thuật, ngành truyền thông đang đứng trước những thách thức
mới. Để hoàn thành sứ mệnh của mình, vài năm trở lại đây, Công ty CP
Thông tin Quốc gia chính thức đảm nhận việc đăng cai tổ chức các sự kiện
lớn, mang tầm quốc gia – Quốc tế. Đây là một hướng đi nằm trong chuỗi
chiến lược dài hạn nhằm thúc đẩy việc quảng bá thương hiệu cho các doanh
nghiệp – doanh nhân. Sau thành công của việc tổ chức một số sự kiện lớn, để
chào mừng 40 năm giải phóng Miền Nam (30/4/1975 – 30/4/2015), 70 năm
cách mạng tháng 8 và Quốc Khánh 2/9 và Đại hội Thi đua yêu nước toàn
quốc lần thứ IX, vào cuối năm 2015, chúng tôi phối hợp với Tạp chí Công
thương, Tạp chí Hội nhập, Tạp chí Thi đua khen thưởng thực hiện chương
trình tôn vinh doanh nghiệp, doanh nhân hoành tráng, mang tầm vóc quốc gia,
với tên gọi: “Tỏa sáng Doanh nghiệp - Doanh nhân thời hội nhập”. Chương
trình như một lời tri ân gửi đến các doanh nhân “Tâm - Tài - Trí - Tín” –
những người đã chèo lái con tàu doanh nghiệp vượt qua mọi sóng gió trong
giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế đi đến bến bờ thắng lợi.
Hơn 10 năm xây dựng và phát triển là quãng thời gian ghi nhận những
nỗ lực vượt bậc của công ty trong việc vượt qua muôn vàn khó khăn, thử
thách để đạt được những thành công như hiện nay. Ban lãnh đạo và toàn thể
nhân viên Công ty luôn tự hào vì đã sát cánh cùng nhau vượt qua những bỡ
ngỡ buổi ban đầu để kiến tạo một Doanh nghiệp truyền thông chuyên nghiệp
– Xứng đáng là địa chỉ tin cậy của các Doanh nghiệp – doanh nhân, nhằm
mục tiêu “Chắp cánh Thương hiệu Việt - Nâng tầm Doanh nhân Việt”.
Hiện tại, công ty chúng tôi có 10 phòng ban với gần 100 cán bộ, nhân
Hà Thị Quỳnh Anh
6
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viên, đa phần là cán bộ trẻ trung nhưng đã đạt đến độ chín về công việc, rất
nhiệt huyết và chuyên nghiệp. Với phương châm “trải thảm đỏ, mời nhân tài”,
chúng tôi luôn chào đón người lao động ở khắp mọi miền tổ quốc về làm việc,
đồng thời liên tục cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao trình độ,
cống hiến chất xám vào sự thịnh vượng chung của công ty. Chúng tôi tự hào
đã xây dựng được một Văn hóa NDB khác biệt, nơi mà mỗi cán bộ, nhân viên
luôn coi công ty là ngôi nhà thứ hai, coi đồng nghiệp là anh em, để cùng nắm
chặt tay nhau, nỗ lực tự hoàn thiện mình, hướng về mục tiêu chung đưa doanh
nghiệp phát triển lên những tầm cao mới.
Càng thành công trong kinh doanh, chúng tôi càng ý thức sâu sắc trách
nhiệm của mình với an sinh xã hội, với cộng đồng. Trong 10 năm qua, bằng
các hoạt động thiện nguyện cụ thể, bước chân chúng tôi đã đến với nhiều
miền đất khác nhau của Tổ Quốc, nơi đồng bào ta đang kiên cường chống
chọi với những diễn biến khắc nghiệt của tự nhiên, nơi có những mảnh đời bất
hạnh, nơi có những em nhỏ còn “cơm không đủ ăn, áo không đủ mặc, không
có được niềm vui đến trường”... và chắc chắn, trong tương lai, những hoạt
động ý nghĩa này sẽ còn được chúng tôi thắp sáng lên nhiều hơn nữa. Chúng
tôi không chỉ nguyện là “cánh chim không mỏi” đồng hành cùng các doanh
nghiệp – Doanh nhân, mà còn là “cánh chim thân ái” với những cuộc đời bất
hạnh. Đó cũng là một phần trong chiến lược xây dựng thành công hình ảnh
một doanh nghiệp trẻ, năng động, chuyên nghiệp, bản lĩnh và giàu trách
nhiệm mà Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty luôn
hướng đến.
*CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN
Chiến lược năm 2015 - 2017, tầm nhìn 2020
Duy trì đội ngũ nhân sự ổn định về số lượng và đạt chuẩn về chuyên
môn, năng lực, phẩm chất ở cả hai khối Hành chính – Kinh doanh, nâng tổng
số lượng nhân viên của Công ty lên đến 150 nhân sự.
Mở rộng quy mô Công ty, tăng số lượng các phòng kinh doanh lên 09
Hà Thị Quỳnh Anh
7
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng Kinh doanh, trong đó 06 phòng Kinh doanh chuyên thực hiện các dự
án xuất bản các ấn phẩm – Truyền thông - Quảng cáo, 03 phòng chuyên thực
hiện các chương trình tổ chức sự kiện.
Doanh thu giữ vững ở mức 2,5 tỷ - 3 tỷ/tháng, tổng doanh thu hàng
năm trên 30 tỷ đồng.
Mở rộng 01 ngành nghề kinh doanh mới.
Thực hiện ổn định mỗi năm xuất bản 03 - 04 ấn phẩm mới, tổ chức từ 2
– 3 sự kiện lớn mang tầm quốc gia, quốc tế.
Xây dựng hệ thống Quản trị Doanh nghiệp - Quản trị nhân sự - Quản trị
Tài chính đạt chuẩn Quốc gia - Hướng đến đạt chuẩn Quốc tế.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
a. Chức năng
-Nghiên c u nhu c u th tr n g trong n c ngoài n c
h n g s n xu t phù h p.
có n h
b. Nhiệm vụ
Tìm ki m, m r ng th tr n g m i, ký k t h p n g .
- S n xu t kinh doanh úng ngành ngh ã n g ký.
- L p s sách k toán ghi chép s k toán, hóa n , ch ng t l p báo
cáo tài chính trung th c.
- n g ký thu , kê khai thu , n p thu và th c hi n theo úng
pháp lu t.
- m b o ch t l n g hàng hóa theo úng tiêu chu n ã n g ký.
- Kê khai n h k báo cáo chính xác y
k p th i các
thông tin v doanh nghi p và tình hình tài chính c a doanh nghi p
v i c quan n g ký kinh doanh.
- u tiên s d ng lao n g a ph n g, m b o l i ích c a ng i
lao n g theo quy n h c a pháp lu t v ng i lao n g , tôn tr ng quy n t
ch c công oàn theo pháp lu t theo công oàn.
- Tuân th quy n h c a pháp lu t v qu c phòng, an ninh tr t t ,
an toàn xã h i, b o v tài nguyên, môi tr n g, di tích l ch s , v n hóa và
danh lam th ng c nh.
c. Quyền hạn
Hà Thị Quỳnh Anh
8
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tư vấn về dịch vụ:
+ Sự tiện lợi của dịch vụ mang lại cho khách hàng, điều tra khảo sát
thực tế tình hình khách hàng.
+ Giám sát chặt chẽ các công việc, tình hình thực hiện các công việc,
chất lượng công việc và tính lợi nhuận, thường xuyên được kiểm tra, rà soát.
+ Tư vấn về chất lượng dịch vụ và hiệu quả mang lại.
- Đào tạo:
+ Đào tạo tăng cường năng lực cho nhân viên trong công ty.
+ Đào tạo về kỹ năng giao tiếp và nắm bắt được những thay đổi, nhu
cầu của khách hàng, tạo điều kiện tốt hơn.
+ Đào tạo về các hoạt động cung cấp những dịch vụ mới thuộc quyền
hạn của công ty.
+ Đào tạo về thể chế chính sách pháp luật.
+ Vận động các thành viên tích cực trong công việc.
+ Theo dõi đôn đốc công việc
+ Quản lý nguồn nhân lực.
+ Tuyển dụng
+ Quản lý tài chính
+ Quản lý các giấy tờ, hồ sơ quan trọng.
+ Quản lý mua sắm trang thiết bị
+ Quản lý, soạn thảo và ban hành các văn bản. thuộc quyền hạn của
công ty.
Hà Thị Quỳnh Anh
9
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.4.Cơ cấu tổ chức
BAN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAO GỒM: CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ,
02 PHÓ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN ĐIỀU HÀNH THEO SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC SAU:
Tổng giám
đốc
Phó tổng
giám đốc
Phó tổng
giám đốc
Khối kinh
doanh
Khối hành
chính
Giám đốc
tài chính
Giám
đốc
nhân
sự
Phòng
kinh
doanh
1
Hà Thị Quỳnh Anh
Giám
đốc sản
xuất
Phòng
kinh
doanh
2
Giám
đốc
kinh
doanh
1
Phòng
kinh
doanh
3
Phòng
kinh
doanh
4
Phòng
kinh
doanh
5
Giám
đóc kinh
doanh 2
Phòng
kinh
doanh
6
10 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.2.1.1. Nhiệm vụ của Văn phòng
a. Công tác tổ chức nhân sự:
- Đề xuất các phương án xây dựng, củng cố và kiện toàn bộ máy của
Công ty: Cơ cấu tổ chức, biên chế nhân sự; việc thành lập, giải thể, sáp nhập,
chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc;
- Xây dựng và trình Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt hệ
thống các chức danh, vị trí công việc trong toàn Công ty;
- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, thống kê, kiểm soát và đánh giá các
quá trình tuyển dụng; đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bố trí, đánh giá, phân
loại, khen thưởng, kỷ luật lao động trong toàn Công ty;
- Xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm soát việc thực hiện các chế độ,
chính sách (tiền lương; BHXH; BHYT; chấm dứt, thuyên chuyển công tác,
phép năm….) đối với người lao động theo quy định của pháp luật và của
Công ty;
- Tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạt động mua sắm, kiểm kê, thanh
lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ sản xuất trong toàn Công ty;
- Quản lý y tế phục vụ nhu cầu sơ cấp cứu, điều trị thông thường tại cơ
sở; vệ sinh môi trường, phòng dịch; bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho cán
bộ, công nhân viên, người lao động (CBCNV-NLĐ);
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức và kiểm soát hoạt động an toàn lao
động, vệ sinh lao động đối với người lao động đang làm việc tại Công ty và
đang thi công thực hiện dự án;
- Phối hợp với các đơn vị thẩm tra, xem xét, đề xuất biện pháp giải
quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến người lao động của Công ty.
b,Công tác hành chính quản trị:
Hà Thị Quỳnh Anh
11 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Theo dõi tổng hợp các mặt hoạt động của Công ty. Tham mưu xây
dựng, đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch, công tác tuần, tháng, quý,
năm. Đôn đốc, tiếp nhận, báo cáo thường xuyên và đột xuất từ các đơn vị trực
thuộc; tổng hợp báo cáo phục vụ các hội nghị giao ban, sơ kết, tổng kết của
Công ty;
- Quản trị hệ thống trao đổi thông tin nội bộ;
- Tổ chức và thực hiện công tác Hành chính - Văn thư của Công ty.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật; thu phát công
văn, cấp các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, sao y công văn, lưu trữ tài
liệu, hồ sơ, hướng dẫn và giúp đỡ các đơn vị thực hiện đúng và đầy đủ về
công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạt động kiểm
soát tài liệu, hồ sơ;
- Duy trì chế độ làm việc trong khu vực cơ quan Công ty. Phối hợp với
các tổ chức trong Công ty tham gia công tác xã hội tại địa phương;
- Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện quản lý nhà đất của Công ty;
quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc và
các tài sản khác theo đúng chế độ, chính sách của nhà nước và của Công ty;
- Thực hiện công tác an ninh, bảo vệ, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo
nội quy lao động; quản lý công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng chống
bão lụt; thực hiện quy chế về giữ gìn trật tự trị an, giữ gìn bí mật nhà nước,
xây dựng đơn vị an toàn;
- Bảo đảm các điều kiện làm việc của Lãnh đạo Công ty tại trụ sở; tổ
chức, thực hiện công tác lễ tân, hội nghị, đối nội, đối ngoại; sắp xếp chỗ ở và
chương trình làm việc của khách. Thực hiện các công tác cụ thể trong lĩnh
vực hợp tác quốc tế theo kế hoạch đã duyệt;
- Lập và trìnhLãnh đạo Công ty kế hoạch mua sắm trang thiết bị, các
dụng cụ và phương tiện văn phòng; mua sắm, cấp phát vật tư hành chính cho
khối cơ quan Công ty trên cơ sở kế hoạch đã được Lãnh đạo Công ty phê
duyệt; kiểm soát quá trình cấp phát, sử dụng vật tư hành chính của cơ quan
Hà Thị Quỳnh Anh
12 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công ty; sửa chữa công trình xây dựng;
- Quản lý, sử dụng, sửa chữa điện, nước, vệ sinh công sở phục vụ cho
hoạt động của Công ty.
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc Công ty giao:
- Hàng năm tham gia xây dựng mục tiêu chất lượng của Công ty và tổ
chức thực hiện, kiểm soát, đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng
trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng theo sự phân
công của Tổng Giám đốc Công ty;
- Chủ trì soạn thảo và trình Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty phê
duyệt các văn bản và tài liệu quản lý nội bộ trong phạm vị chức năng, nhiệm
vụ được giao. Thực hiện việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ; các chế độ thông tin,
báo cáo, thống kê, hội nghị, hội thảoliên quan đến nghiệp vụ quản lý của Văn
phòngvà các hoạt động khác theo quy định của Công ty; Giám sát việc cung
cấp thông tin ra bên ngoài Công ty; đảm bảo nguyên tắc bảo mật theo quy
định của Công ty.
Phối hợp với Phòng Kế hoạch kinh doanh quản lý, kiểm soát CBCNV NLĐ đi nước ngoài, đón tiếp và giải quyết các vấn đề sự vụ đối với các đoàn
nước ngoài đến thăm và làm việc theo sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc Công ty.
1.2.1.2. Quyền hạn của Văn phòng
1. Quản lý, sử dụng tài sản, nhân sự và các nguồn lực khác do Công ty
giao để thực hiện nhiệm vụ;
2. Kiến nghị với Tổng Giám đốc Công ty các biện pháp xử lý đối với
các đơn vị vi phạm các quy định của Công ty về các lĩnh vực thuộc phạm vi
chức năng quản lý của Văn phòng;
3. Yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông
tin cần thiết liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn
phòng;
4. Tham dự các hội nghị, tham gia đóng góp ý kiến xây dựng các quy
chế, quy định của Công ty có liên quan đến lĩnh vực quản lý của Văn phòng;
Hà Thị Quỳnh Anh
13 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5. Đề xuất việc đào tạo và tham gia vào quá trình đào tạo đội ngũ nhân
sự theo hoạt động quản lý chuyên môn của Văn phòng;
6. Tham gia vào quá trình đánh giá chất lượng nội bộ và quá trình xem
xét của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.
1.2.1.3. Trách nhiệm của Văn phòng
1. Hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và báo cáo các công việc
theo chức năng, nhiệm vụ được phân công;
2. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan cập nhật, kiểm soát hệ
thống tài liệu bên ngoài trên cơ sở Danh mục tài liệu tổng. Xây dựng, kiểm
soát và cải tiến hệ thống tài liệu nội bộ liên quan đến hoạt động thuộc phạm vi
kiểm soát của Văn phòng.
3. Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các hành
động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến trong hoạt động thuộc phạm vi kiểm
soát của Văn phòng;
4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng năng lực quản lý
nhân sự, thông tin và công tác quản trị hành chính tại các đơn vị trực thuộc.
Hàng năm tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo liên quan đến hoạt động chuyên
môn thuộc phạm vi kiểm soát của Văn phòng;
5. Đảm bảo công tác lưu trữ, bảo quản con dấu, hệ thống tài liệu, hồ sơ
pháp lý, hồ sơ nhân sự của Công ty và các hồ sơ phát sinh trong hoạt động
quản lý chuyên môn, nghiệp vụ tại Công ty và các đơn vị trực thuộc.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia
1.2.2.1. Chức năng
Văn phòng có hai chức năng chính sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Thu thập, phân tích và xử lý các
thông tin liên quan đến công việc chung của công ty, nghiên cứu, đề xuất,
đóng góp những ý kiến có tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo trong việc tổ chức
thực hiện các kế hoạch và tổ chức điều hành bộ máy thực hiện chức năng,
Hà Thị Quỳnh Anh
14 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiệm vụ chung của công ty,góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho
quá trình quản lý để đạt được hiệu quả cao nhất.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực điều hành các bộ phông
trong Công ty.
+ Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ các phòng khác khi cần.
- Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần: Chức năng giúp việc như tổ
chức hội nghị, hội họp trong cơ quan.Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh
đạo.Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch và một số công việc
khác…;Đảm bảo hậu cần: Phải đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật như nhà
cửa,các phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính cho công ty hoạt động. Đề
xuất ý kiến với ban lãnh đạo và thực hiện công việc sau khi được phê duyệt.
Mua sắm, cấp phát và quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, tài
sản, kinh phí của văn phòng và của công ty. Cần phải cung cấp đầy đủ mọi
lúc, mọi nơi, đảm bảo cho hoạt động của công ty diễn ra liên tục.
1.2.2.2. Nhiệm vụ:
- Tổ chức việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác hằng năm của
công ty, lịch làm việc của Lãnh đạo.
- Xây dựng quy chế làm việc và quy chế ra vào công ty.
- Soạn thảo các văn bản giấy tờ, văn thư lưu trữ cơ quan.
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, đảm bảo các thông
tin cần thiết cho hoạt động quản lý. Cần phải cung cấp nhanh chóng, kịp thời,
chính xác.
- Quản lý về nhân sự, tuyển dụng, bố trí sắp xếp công việc,tổ chức công
tác thi đua khen thưởng và kỷ luật.Đảm bảo các chế độ bảo hiểm và tiền
lương cho các thành viên trong công ty.
- Hướng dẫn tiếp đón khách đến cơ quan.
- Quản lý nhà ăn, nhà khách, nhà ở tập thể của công nhân viên.
- Mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm và vận dụng khác cho văn phòng,
các đơn vị khác trong công ty, các công tác hành chính, quản trị, bảo vệ, y tế..
- Quản lý tất cả hệ thống các trang thiết bị, cơ sở vật chất của công ty
và văn phòng.
Hà Thị Quỳnh Anh
15 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giúp lãnh đạo giữ liên lạc và điều hòa mối quan hệ với các đơn vị
trong và ngoài cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, buổi lễ
và ghi biên bản những công việc đó.
- Làm công tác chuẩn bị và tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
- Đảm bảo và quản lý cơ sở vật chất,đảm bảo công tác phòng chống
cháy nổ, an ninh trật tự cho công ty.
- Đảm bảo về tài chính, kinh phí cho các hoạt động của công ty.
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm: Chánh Văn phòng, Phó Chánh
Văn phòng và các chuyên viên, nhân viên.
Chánh Văn phòng
Phó chánh Văn
phòng
Chuyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên
1.2.3. Xác định vị trí làm việc và bàn mô tả việc các vị trí trong văn
phòng.
Hà Thị Quỳnh Anh
16 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3.1. Chánh Văn phòng
1. Chánh Văn phòng là người có quyền điều hành cao nhất của Văn
phòng; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công ty về kết quả hoạt động
của Văn phòng.
2. Chánh Văn phòng do Chủ tịch Công ty bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn
nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị
của Tổng Giám đốc Công ty. Chánh Văn phòng được bổ nhiệm hoặc ký hợp
đồng với nhiệm kỳ không quá năm (05) năm. Trưởng phòng có thể được bổ
nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng.
3. Chánh Văn phòng phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy
định Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do Công ty ban hành.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm và quyền hạn sau:
- Hoạch định, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, đảm
bảo thực hiện hoàn thành có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ được phân công;
- Quản lý nguồn lực được Công ty giao để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ. Xây dựng hệ thống bản mô tả công việc của Văn phòng, bố trí, sắp xếp
người lao động vào các vị trí công việc phù hợp với tiêu chuẩn, năng lực
chuyên môn của từng người và phù hợp với đặc điểm, tình hình của đơn vị;
-Tham mưu với Tổng Giám đốc Công ty trong việc quy hoạch cán bộ
của Văn phòng. Đề nghị Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó
Chánh Văn phòng;
- Ký các văn bản, tài liệu thuộc thẩm quyền chuyên môn của Văn
phòng theo quy định của Công ty;
- Thực hiện đầy đủ chế độ hội nghị, thông tin, báo cáo theo quy định
của Công ty. Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của
Công ty và các văn bản pháp luật của Nhà nước;
- Khi Chánh Văn phòng đi vắng, phải ủy quyền bằng văn bản cho 01
Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng điều hành chung mọi hoạt
động của Văn phòng, nhưng Chánh Văn phòng phải chịu trách nhiệm trước
Hà Thị Quỳnh Anh
17 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc Công ty về sự uỷ quyền đó.
1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng
1. Phó Chánh Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng, được Chánh
Văn phòng phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác cụ thể và
chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được
phân công và ủy quyền.
2. Phó Chánh Văn phòng phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện theo
quy định Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do Công ty ban hành.
3. Phó Chánh Văn phòng do Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm, bổ
nhiệm lại, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ
luật. Phó Chánh Văn phòng được bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng với nhiệm kỳ
không quá năm (05) năm. Phó Chánh Văn phòng có thể được bổ nhiệm lại
hoặc ký tiếp hợp đồng.
4. Số lượng Phó Chánh Văn phòng không quá 02 người. Trường hợp
đặc biệt cần nhiều số lượng quy định, Chánh Văn phòng đề nghị Tổng Giám
đốc Công ty bổ nhiệm sau khi báo cáo và được Chủ tịch Công ty chấp thuận.
5. Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm và quyền hạn sau:
- Thay mặt Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện, kiểm soát các công
việc
được phân công; giải quyết các công việc hàng ngày trong phạm vi
công việc được phân công bảo đảm đạt mục tiêu, kế hoạch và các yêu cầu về
chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc đã được phê duyệt;
- Chủ trì soạn thảo tài liệu, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm
tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động quản lý trong phạm vi nhiệm
vụ được phân công;
- Được ký thay Chánh Văn phòng một số văn bản giải quyết, xử lý
công việc thuộc lĩnh vực được phân công, thuộc thẩm quyền của Văn phòng
ban hành trong nội bộ Công ty;
- Được tham dự hội nghị chuyên đề của Công ty có liên quan đến
Hà Thị Quỳnh Anh
18 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên môn, nghiệp vụ; được uỷ quyền làm việc với Thủ trưởng các đơn vị
trực thuộc để hướng dẫn, đôn đốc và nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ
của các đơn vị trong phạm vi nghiệp vụ công tác được phân công;
- Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của Công ty
và các văn bản pháp luật của Nhà nước.
1.2.3.3. Chuyên viên, nhân viên
Chuyên viên, nhân viên do Chánh Văn phòng bố trí công việc trên cơ
sở quy định về Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của từng vị trí công việc;
chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được
giao.
Chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm và quyền hạn sau:
- . Thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được phân công, bảo đảm đạt mục
tiêu, kế hoạch và các yêu cầu về chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc đã
được phê duyệt;
- Soạn thảo các văn bản liên quan đến hoạt động tác nghiệp, quản lý
hàng ngày và các văn bản theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng;
- Được tham dự hội nghị chuyên đề của Công ty có liên quan đến
chuyên môn, nghiệp vụ; được uỷ quyền làm việc với Thủ trưởng các đơn vị
trực thuộc để hướng dẫn, đôn đốc và nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ
của các đơn vị trong phạm vi nghiệp vụ công tác được phân công;
- Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của Công ty
và các văn bản pháp luật của Nhà nước.
Hà Thị Quỳnh Anh
19 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
1. Tìm hiểu về công tác lưu trữ của Công ty Cổ phần Thông tin
Quốc gia
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm
tất cả các vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ về pháp chế liên
quan đến tổ chức khoa học tài liệu, quản lý khai thác và sử dùng tài liệu lưu
trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước, nghiên cứu và nhu cầu chính đáng
công dân.
Công tác văn lữu trữ:
+ Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
+ Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,
hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
nhà nước ở nước ta hiện nay.
+ Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
+ Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
- Kho lưu trữ của cơ quan có một nhân viên phụ trách, diện tích kho
khoảng 8 mét vuông, khô ráo, thoáng mát, có độ chiếu sáng vừa phải tài liệu
được đảm bảo không bị hư hỏng, ẩm mốc.
- Công tác lưu trữ của Công ty bao gồm các nội dung sau:
Hà Thị Quỳnh Anh
20 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thu thập và bổ sung tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệu
làm công cụ tra cứu văn bản: Công ty đã sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc từ
ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, tài liệu được xếp thẳng
đứng. Thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng.
+ Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu thoáng
mát, nhân viên thường xuyên lau chùi, quyét dọn kho lưu trữ.
+ Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: khi các cán bộ có nhu cầu sử
dụng các tài liệu thì văn thư sẽ tra tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu.
1.1.Công tác thu nhập và bổ sung tài liệu
1.1.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị
Hàng năm, nhân viên lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, đơn vị; cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên,
nhân viên thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn
bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng
- Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra
bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: các bài phát biểu, tham
luận, các băng đĩa ghi âm, ghi hình... của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại các
diễn đàn đại hội, hội nghi, bội thảo, lễ khởi công... được thực hiện tại các cơ
quan, tổ chức, địa phương khác).
- Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra
để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài
liệu, văn bản hết giá trị.
2. Phối hợp với các phòng ban, cán bộ nhân viên xác định những loại
hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị.
3. Hướng dẫn các phòng ban, cán bộ nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu,
và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
Hà Thị Quỳnh Anh
21 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
1.1.2. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và
bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
-Không phân tán phông lưu trữ.
-Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
công việc.
- Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
2. Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được yêu cầu:
-Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
-Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
- Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra
cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu.
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
1.1.3. Xác định giá trị tài liệu
1. Bộ phận văn thư lưu trữ cơ quan đơn vị có nhiệm vụ giúp Trưởng
Văn phòng xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trình Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
-Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời
hạn.
- Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Hà Thị Quỳnh Anh
22 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C
