Công tác văn phòng trường Đại học nội vụ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (312.78 KB, 55 trang )
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
MỤC LỤC
Báo cáo thực tấp
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý hành chính nhà nước nó là một hoạt động đặc biệt trong đời sống
xã hội. Đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp trên
với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với nhân viên trong nội bộ cơ quan,
tổ chức. Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp
thực hiện chức năng trong khuôn khổ nhiệm vụ, quyền hạn thông qua các quyết
định trong hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài.
Trong đó, Công tác văn thư- lưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng
trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước. Trong các cơ quan đơn vị công tác
văn thư-lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản
lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ
sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết nhanh chóng, chính xác đảm bảo bí
mật cho mỗi cơ quan.
Nắm bắt được tình hình và nhu cầu thực tiễn của xã hội, Trường Đại học
Nội vụ được thành lập dựa trên sự nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
mà tiền thân là Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I. Trường đào tạo
nhiều ngành nghề tạo ra nguồn nhân lực dồi dào đáp ứng với nhu cầu của xã hội
như các ngành: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng ….
Quản trị văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng trong công tác quản lí, tổ
chức và thực hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, ban ngành
đoàn thể. Trong cơ quan, tổ chức thì văn phòng là nơi tiếp nhận và xử lý mọi
thông tin một cách nhanh chóng và chính xác để cung cấp mọi thông tin cần
thiết trong thời gian nhất định và đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Học lý thuyết trên giảng đường của Nhà trường là chưa đủ, với phương
châm “học đi đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh
viên đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và ban
ngành đoàn thể nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và giúp sinh viên có cơ hội
tiếp cận với hoạt động thực tế.
Thực tập là một nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo dành cho
sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà
Báo cáo thực tấp
2
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
Nội, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán bộ thực hành – có lý luận.
Thực tập giúp sinh viên vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học
tại trường đưa vào áp dụng thực tiễn tại các cơ quan; để sinh viên tự tin trong
giao tiếp và có kinh nghiệm thực tế đưa vào trong bài học của mình và biết vận
dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra
trường có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Được sự đồng ý và tạo điều kiện của Nhà trường và lãnh đạo Khoa Quản
trị văn phòng, em đã được tiếp nhận thực tập ngành nghề tại Khoa Quản tri văn
phòng – thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày
11/03/2016.
Trong thời gian thực tập tại Khoa Quản trị văn phòng em xin chân thành
cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô và lãnh đạo Khoa đã giúp em tiếp
cận với công việc ngoài thực tế, học hỏi được kinh nghiệm làm việc trong văn
phòng và rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu.
Báo cáo thực tấp
3
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
1. Lý do chọn đề tài
Nhằm phục vụ cho công tác hành chính Văn phong sau này, giúp sinh
viên nắm rõ được các hoạt động, tổ chức trong văn phòng từ đó có thêm kinh
nghiệm để làm việc.
2. Mục tiêu chon đề tài
Khảo sát công tác Văn phòng, làm rõ tính khoa học, hợp lý của công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản trong văn phòng hiện nay, phân tích
mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoàn thiện
nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
trong hoạt động văn phòng Cơ quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu công tác tổ chức công tác văn thư Phòng Hành chính- Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Báo cáo thực tập của khóa trước, sách Quản trị Văn phòng,Văn hóa công
sở,sách văn thư –lưu trữ,tạp chí ,báo mạng và một số tài liệu liên quan khác.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu từ ngày 04/01/2016 đến 11/03/2016, nghiên cứu về các vấn đề
liên quan đến hoạt động Văn phòng nói chung và hoạt động văn thư nói riêng.
6. Phương pháp nghiên cứu
Phỏng vấn, quan sát, thống kê, bảng hỏi, so sánh, tổng hợp.
7. Bố cục của đề tài
Bố cục báo cáo thực tập gồm 3 phần:
-
Phần thứ nhất: Giới thiệu chung về đơn vị thực tập, khảo sát công tác văn
-
phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Phần thứ 2: Tìm hiểu về công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Phần thứ 3: Thể hiện những định hướng, đề xuất kiến nghị về công tác Văn
phòng, văn thư.
CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Trường Đại học
Báo cáo thực tấp
4
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
Nội vụ Hà Nội.
1.1
Lịch sử hình thành và phát triển:
- Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo
Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo
Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của
ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán
bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
- Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ
là đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành văn
thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày
3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư,
lưu trữ ở phía Nam). Quyết định 95/BT ra đời kết thúc một giai đoạn đào tạo của
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở ra một giai đoạn mới - giai đoạn vừa trực
tiếp đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở miền Bắc (từ Quảng Bình trở
ra) vừa đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở Phân hiệu miền Nam.
-
Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong
đào tạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ
(nay là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa
điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).
Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội tốt cho
Trường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, cũng như
tạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ
cán bộ công chức của ngành và của đất nước.
-
Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn
phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường
lại mang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó
không làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.
- Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng
phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả
Báo cáo thực tấp
5
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo
viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định
số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
- Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
- Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số
1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án
nâng cấp trường lên đại học.
- Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCB
gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập
Trường Đại học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến hành lấy ý kiến các đơn vị có
liên quan và ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ trình số 277/TTrBGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
- Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số
1160/TTg-KGVX về đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
- Ngày 23 tháng 7 năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ do Bộ Giáo
dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành
thẩm định thực tế các điều kiện và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình
Thủ tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng
cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định,
ngày 10/10/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình
Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Báo cáo thực tấp
6
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
- Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đến tháng 11/2011, tổng số cán bộ viên chức, giảng viên, giáo viên của
Trường là 224 người. Trong đó giảng viên, giáo viên cơ hữu là 147 người trong
đó có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên
cao học và46 đại học.
-
Ngoài ra Trường còn có 199 giảng viên thỉnh giảng, trong đó có 23
giáo sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ các viện
nghiên cứu, các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, một số trường đại học, học viện khác
đã có cam kết tham gia giảng dạy.
- Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành và phát triển của Nhà
trường(18/12/1971-18/12/2011) mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế
hệ cán bộ công chức, viên chức và sinh viên, học sinh có quyền tự hào về thành
tích 40 năm hoạt động:
- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm
1983);
- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm
2007);
- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng
Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm
1989);
- Nhiều Bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn
thanh niên, Liên đoàn Lao động.
- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn,
Báo cáo thực tấp
7
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
Đoàn thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.
- Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên,
học sinh các bậc, loại hình đã và đang học tập tại Trường là 45.737 người, trong
đó đã đào tạo 71 lưuhọc sinh, thực tập sinh CHDCND Lào.
- Với bề dày kinh nghiệm 45 năm chúng ta có quyền hy vọng và tin tưởng
rằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách, phát
huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồi
dưỡng với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội
vụ và cho xã hội đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước.
1.2 Khái quát cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
•
Cơ cấu tổ chức gồm có:
a) Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng và 03 Phó Hiệu trưởng
b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
d) Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
Báo cáo thực tấp
8
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường – Phụ lục 01)
1.2.2
•
-
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Chức năng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo,
bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công
tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu
khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển
kinh tế - xã hội.
Báo cáo thực tấp
9
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
-
Lớp: Đại học QTVP 1A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
•
-
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai đoạn,
kế hoạch hoạt động hàng năm.
-
Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các ngành,
lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu cầu
xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
-
Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp
ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
-
Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
-
Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên của
Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ
tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều
động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ,
nhân viên.
-
Tuyển sinh và quản lý người học.
-
Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật; sử dụng
nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của Trường,
mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy định
của pháp luật.
-
Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
-
Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ các
ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
-
Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục
và đào tạo.
-
Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động xã hội
phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
-
Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của
Báo cáo thực tấp
10
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của
Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng
cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
-
Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao
công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địa phương
và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định của
pháp luật.
-
Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,
nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
-
Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức,
các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
-
Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt
động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công nghệ;
bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân
trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
-
Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được
miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
-
Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
-
Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
-
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc
của Bộ Nội vụ.
-
Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật.
-
Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt
động của Trường theo quy định của pháp luật.
-
Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
Báo cáo thực tấp
11
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2.1.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành
2.2.
Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Chức năng, nhiệm vụ:
- Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông
tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo
chương trình, kế hoạch làm việc.
Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn
bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,
Báo cáo thực tấp
12
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáoquân số trong cuộc họp của Trường.
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an
toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường
2.1.2. Cơ cấu tổ chức:
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành Chính- Tổng hợp-xem phụ lục số
02)
2.1.3. Bản mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng.
a. Đối với Lãnh đạo
• Bà Trần Thị Hạnh- Trưởng phòng:
- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về
các mặt hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp;
- Xây dựng kế hoạch, qui hoạch phát triển Phòng;
- Phụ trách công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng của Phòng;
- Phụ trách công tác tổng hợp, báo cáo; thông báo kết luận giao ban;
- Theo dõi kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực
thuộc Trường;
Báo cáo thực tấp
13
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
- Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần
tham dự của Phòng;
- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân
cấp của Hiệu trưởng; Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi
đường cho khách từ các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
- Phụ trách công tác y tế, cây xanh, vệ sinh môi trường; Quản lý phòng
thờ, phòng truyền thống; Nhà ăn cán bộ, nhà ăn sinh viên, phòng ăn VIP; Nhà
khách; điện thoại, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket trong
toàn Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.
•
Ông Hoàng Văn Thanh- Phó trưởng phòng:
Giúp trưởng phòng và chịu trách nhiệm với các hoạt động sau:
+ Phụ trách công tác thi đua – khen thưởng; Phối hợp thực hiện theo dõi
kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường;
Lịch công tác tuần của Trường; kết luận giao ban; tổng hợp, báo cáo;
+ Phụ trách và điều hành công tác văn thư, lưu trữ;
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính. Xây dựng các văn bản hướng
dẫn quy trình, thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính;
+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban Giám hiệu; Chuẩn bị
nội dung, cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết khác phục vụ cho các cuộc
họp của Ban Giám hiệu;
+ Phụ trách thông tin, quảng bá hình ảnh của Trường; Phụ trách công tác
in các ấn phẩm văn phòng;
+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được phân cấp;
+ Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm; quản lý và theo dõi công tác phục vụ: các phòng họp, hội trường và
phòng làm việc của Ban Giám hiệu; Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao.
b.
•
Đối với chuyên viên
Bà Dương Thị Dung- Giảng viên:
Báo cáo thực tấp
14
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường; Kiểm
tra, theo dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của
CBVC Nhà trường;
+ Thực hiện kiểm tra, theo dõi công tác vệ sinh môi trường, cây xanh;
phòng truyền thống; Nhà ăn cán bộ, nhà ăn sinh viên, phòng ăn VIP;
+ Thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong
năm;
+ Thực hiện quản lý, theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket
trong toàn Trường;
+ Lập sổ theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+ Phối hợp theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch
công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;
+ Phối hợp thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và
báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các
Bộ, Ban, Ngành liên quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
• Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa- Chuyên Viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực
hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành liên
quan;
+ Theo dõi việc thực hiện giờ giấc các cuộc họp giao ban; kiểm tra phòng
họp, chuẩn bị tài liệu, giấy mời… các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, 6
tháng đầu năm; Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết luận giao ban của
các đơn vị;
+ Soạn thảo lịch công tác hàng tuần của Trường. Sau khi được Hiệu
trưởng phê duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị, trang website của Trường và theo
Báo cáo thực tấp
15
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;
+ Thực hiện theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch
công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;
+ Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc của
Ban Giám hiệu, của Phòng;
+ Đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê duyệt của Hiệu
trưởng;
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa
công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; Công tác cải cách hành chính; công
tác thi đua – khen thưởng; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà
trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
• Ông Nguyễn Văn Dũng- Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tiếp nhận, phân loại và chuyển văn bản, tài liệu, báo chí, bưu phẩm…
đến Ban Giám hiệu;
+ Tiếp nhận các văn bản của các đơn vị trình Ban Giám hiệu ký duyệt;
+ Thông báo kết quả phê duyệt văn bản đến các đơn vị sau khi Ban Giám
hiệu ký duyệt;
+ Quản lý, trực điện thoại, vệ sinh phòng khách của Ban Giám hiệu;
+ Thường trực công tác lễ tân, đón tiếp khách đến Trường liên hệ công
tác; xếp lịch để Ban Giám hiệu tiếp khách;
+ Phối hợp thảo kết luận giao ban, lịch công tác tuần và theo dõi thực hiện;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; công tác thi đua – khen thưởng;
tổng hợp – báo cáo; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
+ Soạn thảo công văn khi Ban Giám hiệu yêu cầu; Giảng dạy theo qui định;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
Báo cáo thực tấp
16
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
lễ, tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
•
Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;
+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Quản lý, cung cấp, cập nhật nội dung thông tin của Phòng trên website của
Trường;
+ Phối hợp đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê
duyệt của Hiệu trưởng;
+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
• Ông Nông Trương Ngọc Sơn- Chuyên viên:
- Giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa
công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+ Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban
Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu...);
+ Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn, tài
liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
Báo cáo thực tấp
17
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…; công tác thông tin liên
lạc, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Cập nhật, báo cáo kịp thời các văn bản Quy phạm pháp luật mới ban hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển
giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và chuyển
phát qua bưu điện các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc
thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ, Ban,
Ngành…;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
+ Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy
định của Nhà nước, của Nhà trường;
+ Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu
trữ theo quy định của Nhà nước;
+ Quản lý các con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức
đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ
tục hành chính;
+ Cấp giấy đi đường cho cán bộ viên chức đi công tác được Ban Giám
hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức, học sinh sinh viên;
+ Xây dựng các qui định nhằm quản lý thống nhất công tác Văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
• Bà Nguyễn Thị Thanh- Chuyên viên:
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
Báo cáo thực tấp
18
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
+ Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong
và ngoài Trường;
+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
+ Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị,
cá nhân trong Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí các loại văn bản của Phòng theo qui định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi
biên bản các cuộc họp, nhận các văn bản…) của Phòng;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân trong các cuộc họp;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
• Bà Hoàng Thị Thúy Lan- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip
thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị
bệnh;
+ Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và
học sinh – sinh viên toàn trường;
+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám
chữa bệnh trong Nhà trường;
+ Xây dựng và thực hiện đầy đủ các qui chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường
học do Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
Báo cáo thực tấp
19
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
toàn trường;
+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập
lành mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn. Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm
diệt trừ côn trùng gây bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
• Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ:
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Thường trực phòng y tế tại Cơ sở Đông Ngạc trong và ngoài giờ hành
chính theo lịch học; Kịp thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC,
học sinh – sinh viên tại Cơ sở bị bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho CBVC và học sinh –
sinh viên toàn trường;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh… tại Cơ sở;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về công tác bảo vệ nguồn nước sạch và
công tác vệ sinh môi trường, thực hiên tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn;
Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệ nạn xã hội một
cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả tại Cơ sở Đông Ngạc;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
tại Cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip
thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị
Báo cáo thực tấp
20
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và học
sinh – sinh viên toàn trường;
+ Kiểm tra, tình trạng vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác khám, chữa
bệnh của Nhà trường. Báo cáo và xây dựng kế hoạch thanh lý những vật tư đã quá
hạn sử dụng;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về môi trường trong Nhà trường, thực hiên
tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS
và phòng chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;
+ Thực hiện báo cáo định kỳ, thường xuyên về công tác y tế;
+ Phối hợp tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây
bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại phòng làm việc của Ban Giám hiệu hàng ngày;
+ Đóng mở cửa; phụ trách công tác lễ tân các phòng họp, hội trường của Nhà
trường;
+ Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh Phòng thờ tại tầng 7, nhà A;
+ Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà khách, các phòng
họp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các
vật dụng thuộc Nhà khách, phòng họp;
+ Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân của Nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
Thông báo này thay thế cho Thông báo số 25 ngày 06 tháng 6 năm 2014
của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Căn cứ nhiệm vụ được phân công trên đây, mỗi cán bộ viên chức, nhân
Báo cáo thực tấp
21
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
viên cần nắm vững các quy định của Nhà nước, của Bộ Nội vụ và của Trường về
hoạt động công tác của mình, thường xuyên bám sát chương trình công tác và
phối hợp thực hiện tốt công việc.
2.1.4. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Phòng Hành chình- Tổng hợp là bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng có
chức năng tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của
Hiệu trưởng và đảm bảo về điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt
động:
Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp được thể hiện ở hai loại
công tác:
* Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ
quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:
-
Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên
cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực
hiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho.
-
Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ
Nội vụ giao cho.
-
Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưng các
quy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết.
* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:
-
Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu trưởng
giải quyết các vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất
-
Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí,
trang thiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch.
-
Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về cơ
sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp.
-
Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiên
cơ sở vật chất phục vụ hội nghị.
Báo cáo thực tấp
22
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
2.1.
Lớp: Đại học QTVP 1A
Khái quát về Khoa Quản Trị Văn Phòng
2.2.1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển
Khoa Quản trị văn phòng thành lập ngày 24/4/2014 theo Quyết định số
-
214/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trên cơ sở tách
ra từ Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn năm 2001 - 2004) và Khoa Hành
chính văn phòng và Thông tin Thư viện (giai đoạn năm 2004 - 2008). Tuy mới
thành lập không được lâu nhưng đến nay Khoa Quản trị văn phòng luôn là một
trong những ngành đạo tạo “hót” của Trường.
2.2.2.
Khái quát cơ cấu tổ chức, vị trí, chức năng và nhiệm vụ của Khoa
Quản trị văn phòng.
2.2.2.1. Cơ cấu tổ chức của Khoa Quản trị văn phòng:
a. Lãnh đạo Khoa
-Quyền trưởng khoa: Ths.NCS. Nguyễn Mạnh Cường
-Phó trưởng khoa: Ths. Nguyễn Thị Kim Chi
b. Các bộ môn trực thuộc Khoa:
Khoa Quản trị văn phòng hiện có 04 tổ bộ môn:
-Tổ bộ môn Quản trị văn phòng
-Tổ bộ môn Thư ký văn phòng
-Tổ bộ môn Văn bản
-Tổ bộ môn Kế toán - Thống kê
c. Giáo vụ Khoa
- Trần Thanh Xuân
- Nguyễn Hoàng Anh
2.2.2.2. Vị trí và chức năng:
Khoa Quản trị văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có
trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực quản trị văn phòng, thư
ký văn phòng, kế toán, thống kê và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác
quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
Báo cáo thực tấp
23
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
phát triển kinh tế - xã hội.
2.2.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì,
tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác
trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;
- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các
trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây
dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;
- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do
Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến
phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì
thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào
tạo các bậc, hệ đào tạo;
- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn
nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phê
duyệt;
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp.
Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh
viên thuộc Khoa quản lý.
- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc
khoa. Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý.
- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm
toàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,
phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng
cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;
- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệu
Báo cáo thực tấp
24
Khoa: Quản trị văn phòng
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng
Lớp: Đại học QTVP 1A
trưởng;
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án
hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ,
cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh
doanh và đời sống xã hội;
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng
hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư
tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;
- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giá
cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.
2.2.2.4. Ngành đào tạo:
Khoa Quản trị văn phòng đang thực hiện đào tạo 02 chuyên ngành:
-Ngành Quản trị văn phòng
-Ngành Thư ký văn phòng
- Quản lí đào tạo hệ chính quy ngành Quản trị văn phòng gồm có các bậc
học trung cấp, cao đẳng, đại học: trung cấp hành chính văn phòng; cao đẳng
quản trị văn phòng, đại học Quản trị văn phòng.
- Quản lí đào tạo hệ chính quy ngành Thư ký văn phòng bậc trung cấp,
cao đẳng.
- Quản lí đào tạo hệ liên thông từ trung cấp lên cao đẳng ngành Quản trị
văn phòng, Thư ký văn phòng; từ cao đẳng lên đại học ngành Quản trị văn
phòng.
- Đối tượng được học liên thông thẳng: từ trung cấp Hành chính văn
phòng lên cao đẳng Quản trị văn phòng; từ trung cấp Thư ký văn phòng lên cao
đẳng Thư ký văn phòng.
- Đối tượng được học liên thông chéo lên hệ cao đẳng Quản trị văn phòng,
Thư ký văn phòng: các học viên tốt nghiệp trung cấp của các ngành khác (Thư
Báo cáo thực tấp
25
Khoa: Quản trị văn phòng
