Công tác văn thư tại công ty cổ phần chè phú thọ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................4
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................5
STT.......................................................................................................................5
Từ viết tắt.............................................................................................................5
Nội dung...............................................................................................................5
1.............................................................................................................................5
TCHC...................................................................................................................5
Tổ chức hành chính.............................................................................................5
2.............................................................................................................................5
BHYT....................................................................................................................5
Bảo hiểm y tế........................................................................................................5
3.............................................................................................................................5
BHXH...................................................................................................................5
Bảo hiểm xã hội....................................................................................................5
4.............................................................................................................................5
CTCP....................................................................................................................5
Công ty Cổ phần..................................................................................................5
5.............................................................................................................................5
UBND....................................................................................................................5
Ủy ban nhân dân..................................................................................................5
6.............................................................................................................................5
HĐQT...................................................................................................................5
Hội đồng Quản trị................................................................................................5
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài .......................................................................................2
2.Mục tiêu của đề tài ....................................................................................3

3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .................................................................3
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.Nguồn tài liệu tham khảo...........................................................................3
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................4
6.Phương pháp nghiên cứu thực tế................................................................4
7.Bố cục của đề tài.........................................................................................5
Phần I ...................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ
PHÚ THỌ.............................................................................................................6
I.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Chè Phú Thọ..................................................................................................6
1.Giới thiệu công ty.......................................................................................6
2. Tên công ty : Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ............................................6
1.2 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ.........................8
1.2.1. Giai đoạn 1 (1993-2004):....................................................................8
1.2.2. Giai đoạn từ năm 2005 đến nay:..........................................................9
3.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty..........................................................9
3. Cơ cấu tổ chức ( phụ lục I ).....................................................................10
3.1. Hội đồng quản trị.................................................................................10
3.2 Ban giám đốc........................................................................................10
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của công ty........................................................................................12
6.Tổ chức và hoạt động của văn phòng.......................................................12
7.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành chính 13
8.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong

văn phòng....................................................................................................15
Phần II................................................................................................................20
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CHÈ PHÚ THỌ.....................................................................................20
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
I.Tìm hiểu chung về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 20
1.Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về công tác văn thư.......................................20
2. Công tác văn thư tại Công ty CP Chè Phú Thọ ......................................21
3.1Về tổ chức...............................................................................................22
3.2Về cán bộ................................................................................................22
III. Thực trạng về công tác văn thư tại công ty Cổ phần Chè Phú Thọ.......24
1. Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ..............24
II. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan............................24
1.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan........................26
1.1.2 Nhận xét về thể thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Công ty.30
1.1.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty.....31
1.1.4. Quy trình xây dựng kế hoạch công tác ............................................33
1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản................................................35
1.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi,đến (phụ lục V)
.....................................................................................................................35
1.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......41
1.3.1 Công tác lập hồ sơ .............................................................................41
1.3.2 Tổ chức lưu trữ ở công ty .................................................................42
1.4Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Công ty..................................45
2.Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư tại công

ty Cổ phần Chè Phú Thọ.............................................................................47
PHẦN III............................................................................................................50
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN...............................................................50
3.1.Đánh giá chung......................................................................................50
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................50
3.1.2. Hạn chế .............................................................................................51
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1.3 Nguyên nhân.......................................................................................52
3.2. Đề xuất, kiến nghị.................................................................................52
PHẦN IV. KẾT LUẬN.....................................................................................55
PHỤ LỤC ..........................................................................................................57
PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

5
6

Từ viết tắt
TCHC
BHYT
BHXH
CTCP
UBND
HĐQT

Nội dung
Tổ chức hành chính
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm xã hội
Công ty Cổ phần
Ủy ban nhân dân
Hội đồng Quản trị

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây với sự phát triển nhanh của khoa học công
nghệ, đặc biệt là hệ thống văn bản quản lý nhà nước. Do vậy việc đào tạo nâng
cao chất lượng cho học sinh, sinh viên không ngừng được nâng cao đòi hỏi đội

ngũ tri thứctrẻ phải cố gắng vươn lên để đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Hiện nay công tác văn phòng đã và đang có những bước phát triển đáng
kể, không những khẳng định được vị thế ở cơ quan nhà nước mà ở các doanh
nghiệp hiện nay cũng không thể thiếu được.
Trước những yêu cầu đó cùng với sự chỉ đạo của Bộ Nội Vụ ngày 18
tháng 12 năm 1971, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ( Tiền thân là trường
Trung học Văn thư - Lưu trữ TW1) được thành lập với hai chuyên ngành chính
là Văn thư và Lưu trữ… Đến năm 1998 thực hiện quyết định số 17/1998/QĐTCCP của Bộ trưởng – Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính Phủ về “ Đào tạo
chuyên ngành Hành Chính Văn phòng”. Đến nay được nâng lên là Ngành Quản
trị văn phòng.
Gần 40 năm thành lập Trường đã và đang đào tạo đội ngũ cán bộ hành
chính với các quy mô ngày càng lớn gồm các hệ : Đại học ( Chính quy, tại
chức ) Cao dẳng ( Chính quy, tai chức ) Trung cấp ( Chính quy, tại chức )
Nghề,...
Với phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực
tiễn,nhà trường gắn liền với xã hội” nhiệm vụ của mỗi sinh viên sắp ra trường
không chỉ ;à học tập, tu dưỡng đạo đức, rèn luyện bản thân mà điều quan trọng
là biết áp dụng những kiến thức đã được đào tạo vào công việc thực tiễn. Vì vậy
sau mỗi khóa học trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đều có kế hoạch cụ thể và thiết
thực tổ chức cho sinh viên đi kiến tập, thực tập.
Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng giúp sinh viên có cơ hội củng
cố thêm kiến thức đã học qua lăng kính thực tế, đồng thời cũng là khoảng thời
gian sinh viên rèn luyện cho mình phong cách làm việc bài bản, tác phong
chuyên nghiệp, khả năng độc lập và cơ hội tốt để khẳng định bản thân.
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện Quyết định của Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội được sự giới thiệu của Khoa và sự tiếp nhận của Công ty Cổ phần
Chè Phú Thọ em đã đi thực tập ở công ty Cổ phần Chè Phú Thọ từ ngày 04/01
đến ngày 11/03/2016 dưới sự hướng dẫn của Chánh văn phòng - anh Hoàng Đức
Hiện cùng toàn bộ cán bộ nhân viên trong cơ quan em đã học hỏi được rất nhiều
kiến thức từ thực tế bổ ích cho công tác chuyên môn của mình sau này.
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt
động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn
thiện.
Hòa vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có
những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách
hành chính.
Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc cơ quan.
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,
các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác.
Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn
phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan, là mắt xích quan
trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành.
Hiệu quả quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một
phần của công tác văn thư có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác
vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán
bộ, công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí
mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi

dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái với pháp luật góp phần lớn lao
vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế vào bảo vệ Đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bắt được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không
ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập
trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…
Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã
hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã
hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết
mình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội đất
nước.
Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài này để thực tập và viết báo cáo
và để có cái nhìn đúng đắn về công tác Văn thư.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài báo cáo nghiên cứu nhằm đạt được những mục tiêu sau :
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư
- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư tại công ty CP Chè Phú
Thọ, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên

cứu và giải quyết đối với Công ty.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo thực tập là lý thuyết và
thực tiễn tổ chức công tác Văn thư tại công ty Cổ phần Chè Phú Thọ, bao gồm :
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty CP Chè Phú Thọ đặc
biệt là công tác Văn thư tại Công ty
- Thực trạng công tác Văn thư tại công ty
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác văn thư của công ty về ưu
điểm, nhược điểm, hạn chế, nguyên nhân. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác Văn thư ở cơ quan.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giáo trình Văn thư, Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội, 2009.
- Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 về công tác văn thư.
- Nghị định của Chính phủ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư của Bộ Công An số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm
2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lưu hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
- Thông tư của Bộ Công An số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng 4 năm

2012 quy định về con dấu của cơ quan, tổ chức.
- Tài liệu ISO 9001: 2008 của công ty
- Một số báo cáo thực tập về công tác Văn thư của các khóa trước tại
Công ty
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Nói về công tác văn thư thì luôn là một đề tài được rất nhiều quan
tâm,được khai thác và nghiên cứu trên nhiều phương diện khác nhau.Tại cơ
quan em thực tập - công ty CP Che Phú Thọ cũng đã có rất nhiều các anh chị đi
trước đã được thực tập ở đây và cũng nghiên cứu về vấn đề mà chính em đang
tìm hiểu.
Tất cả những ai được thực tập tại đây đều được các anh chị,cán bộ hướng
dẫn tận tình,chỉ bảo các công việc đúng với chuyên ngành mình đang học và
những việc mà một cán bộ văn phòng cần làm
Mỗi người đều có cách tiếp thu và học hỏi riêng nên sẽ nghiên cứu theo
các khía cạnh khác nhau,dùng những phương pháp khác nhau nhưng mục đích
cuối cùng vẫn đều để khảo sát và tìm hiểu về công tác văn thư,khai thác tìm hiểu
một cách chi tiết nhất về lĩnh vực mà mình đang nghiên cứu
6. Phương pháp nghiên cứu thực tế
Bài báo cáo thực tập sử dụng một số phương pháp sau :
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh, đối chiếu
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phương pháp phân tích tổng hợp
7. Bố cục của đề tài
Bài báo cáo có bố cục 3 phần
- Phần I : Khảo sát công tác văn phòng của Công ty CP Chè Phú Thọ
- Phần II : Nghiên cứu “ Tổ chức Công tác Văn thư tại Công ty CP Chè
Phú Thọ”
- Phần III : Kết luận và đề xuất kiến nghị
Ngoài ra bài báo cáo còn có phần Phụ lục ( Những văn bản, bảng biểu, sơ
đồ chứng minh phụ họa)

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
CHÈ PHÚ THỌ
I.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Chè Phú Thọ
1. Giới thiệu công ty
2. Tên công ty : Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ
“Quê em miền trung du, rừng cọ đồi chè, đồng xanh bát ngát”. Trải qua

bao thăng trầm của lịch sử cùng với sự đổi mới của đất nước, miền đất Phú Thọ
không chỉ nổi tiếng là cái nôi của nền văn hoá Việt, mà còn nổi tiếng với những
đặc sản riêng có của miền đất trung du. Trong đó cây chè được xem là một cây
nông nghiệp thế mạnh của tỉnh. Bởi chè là cây công nghiệp dài ngày, đặc biệt
thích hợp với thổ nhưỡng, khí hậu của vùng đất trung du, mang lại giá trị kinh tế
cao, tạo điều kiện “xoá đói, giảm nghèo” cho nhân dân. Tuy nhiên, để có thể tồn
tại và phát triển được trên thị trường, giữ vững được vị thế cây chè của vùng trung
du đồi núi Phú Thọ cần phải có biện pháp thiết thực. Chính vì vậy, chính quyền
lãnh đạo tỉnh Phú Thọ đã ra quyết định 583/QĐ- UB quyết định thành lập Công ty
Chè Phú Thọ. Sau gần một tháng chuẩn bị với sự hồ hởi, phấn khởi của công
nhân và cán bộ trong Công ty vào ngày 26/4/1993 Công ty Chè Phú Thọ đã được
ra đời trên cơ sở sát nhập 5 đơn vị thành viên hạch toán kinh tế độc lập đó là:
1. Nông trường quốc doanh Yên Sơn
2. Nông trường quốc doanh Ngọc Đồng
3. Nông trường quốc doanh Hưng Long
4. Nông trường quốc doanh Vạn Thắng
5. Nhà máy chế biến chè Cẩm Khê
Địa bàn hoạt động của Công ty trải dài trên ba huyện miền núi: Thanh
Sơn, Yên Lập và Cẩm Khê. Tổng diện tích chè quản lý là 630ha, bố trí tại 4 nông
trường sản xuất nguyên liệu. Toàn Công ty thực hiện hạch toán thống nhất, các xí
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp trực thuộc hạch toán báo sổ, thực hiện nghĩa vụ theo chức năng được phân

công.
Nhiệm vụ chính của Công ty là: Trồng chè, chế biến chè, kinh doanh xuất
nhập khẩu chè và các vật tư thiết bị ngành chè. Ngoài sản xuất, chế biến chè tại
các xí nghiệp trực thuộc, Công ty còn có nhiệm vụ thu mua nguyên liệu chè tươi
trong dân, làm các dịch vụ khuyến nông; tổ chức thực hiện việc kêu gọi vốn và
đầu tư trồng mới chè theo quy hoạch của tỉnh; là đầu mối quản lý sản xuất kinh
doanh, xuất khẩu chè trên địa bàn tỉnh Phú Thọ. Nhờ vào những thế mạnh sẵn có
của mình, cộng thêm sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên. Công ty Chè
Phú Thọ đã trở thành doanh nghiệp mạnh của tỉnh. Tuy nhiên cùng với xu thế
phát triển của nền kinh tế, Việt Nam cần vươn mình ra biển lớn hội nhập vào nền
kinh tế thế giới, và được đánh dấu bằng việc gia nhập WTO. Đây được coi là một
cơ hội nhưng cũng là một thách thức, đòi hỏi các doanh nghiệp nhà nước cần phải
giữ vững thị trường và nâng cao vị thế của mình trên thị trường thế giới, tiếp cận
thị trường một các nhanh nhạy hơn, không để tình trạng làm ăn thua lỗ xảy ra.
Chính vì vậy Công ty cần phải có sự chuyển hướng cho phù hợp, và dưới sự trợ
giúp của Tỉnh, Công ty đã chọn hình thức giao doanh nghiệp nhà nước cho tập thể
người lao động trong doanh nghiệp quản lý theo nghị định số: 80/2005/NQ-CP
ngày 22/06/2005 của Chính phủ và chuyển thành Công ty cổ phần.
Tên công ty bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ PHÚ THỌ
Tên giao dịch tiếng Anh: PHU THỌ TEA JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: PHU THO TEA JS.C
Trụ sở chính: Đường Nguyễn Tất Thành- TP Việt Trì- Tỉnh Phú Thọ
Điện thoại: (84) 0210 846 543
Fax:(84) 0210 841861
Tài khoản: 421000003051
Mã số thuế: 2600111298
+ Vốn điều lệ: 1.124.690.000đ
+ Vốn góp của người lao động: 1.124.690.000đ
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
- Trồng chè, chế biến chè, kinh doanh xuất khẩu sản phẩm chè và các vật
tư thiết bị phụ vụ ngành chè.
- Sản xuất, chế biến phân bón phục vụ ngành chè.
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm nông lâm nghiệp, thuỷ hải sản.
- Các sản phẩm chính của công ty bao gồm: chè OTD, chè CTC, chè xanh
được sản xuất trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại của Liên Xô (cũ) và
Ấn Độ.
1.2 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ.
1.2.1. Giai đoạn 1 (1993-2004):
Đây là thời kỳ Công ty mới thành lập, nên có rất nhiều khó khăn và bỡ
ngỡ. Tuy nhiên với sự nỗ lực hết mình của tập thể cán bộ công nhân viên Công
ty đã dần dần khắc phục được những khó khăn bước đầu. Cùng với sự đi lên của
ngành chè Việt Nam, Công ty đã không ngừng đổi mới đi lên bằng cách đầu tư
mua sắm nhiều trang thiết bị mới, mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng hoá sản
phẩm, tăng cường và hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao chất lượng sản
phẩm... nhờ đó đã hoàn thành tốt nhiệm vụ tỉnh giao: đã kêu gọi vốn đầu tư
trồng mới được gần 1000 ha chè, duy trì và ổn định sản xuất tại các xí nghiệp
trực thuộc. Đời sống của người làm chè được ổn định và bước đầu đã được cải
thiện cụ thể là:
Năm 2000, Công ty đã xây dựng và lắp đặt xưởng sơ chế chè tại xí
nghiệp dịch vụ Yên Sơn nhằm giảm chi phí vận chuyển nguyên liệu, nâng cao
chất lượng chè chế biến, đồng thời góp phần quan trọng vào việc kích thích sản

xuất nguyên liệu của xí nghiệp và của nhân dân trong vùng.
Năm 2001, đồng thời với việc tinh giảm biên chế bộ máy quản lý để
nâng cao hiệu quả, giảm chi phí quản lý, hạ giá thành sản phẩm. Công ty đã xây
dựng xưởng chè hoàn thành sản phẩm và sản xuất chè tinh chế. Trên cơ sở đó
tạo ra được sản phẩm đồng nhất, đa dạng hoá sản phẩm và giải quyết việc làm
cho người lao động của Công ty và của thành phố Việt Trì
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Về sản xuất, Công ty thực hiện sản xuất nhiều mặt hàng theo yêu cầu thị
trường, đặc biệt chú trọng chè nội tiêu chất lượng cao; đồng thời tăng cường
công tác thu mua trong và ngoài tỉnh để nâng cao chất lượng sản xuất và sản
lượng tiêu thụ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bởi vậy Công ty Chè Phú Thọ từ một cơ sở nghèo nàn lạc hậu đã trở
thành một Công ty có cơ sở hạ tầng khang trang bề thế, máy móc thiết bị tốt, đội
ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng, thu hút
được nhiều khách hàng trên các địa bàn trong nước và nước ngoài.
1.2.2. Giai đoạn từ năm 2005 đến nay:
Đây là giai đoạn Công ty mới bắt tay vào chuyển đổi mô hình hoạt động,
từ công ty nhà nước sang công ty cổ phần. Mặc dù mới chuyển đổi nhưng với
đội ngũ lãnh đạo trẻ, có trình độ, có năng lực tổ chức tốt Công ty đã mau chóng
bắt nhịp được với thị trường và đã đạt được những thành tích đáng kể như: sản
phẩm của Công ty được khách hàng đánh giá cao là một trong 10 Doanh nghiệp
và Thương nhân được Cơ quan Thương vụ Việt Nam tại nước ngoài bình chọn

trao giải thưởng mặt hàng độc đáo năm 2006 (tại thị trường Pakistan). Không
chỉ vậy, toàn thể công nhân và cán bộ công nhân viên trong Công ty quyết tâm
thực hiện kế hoạch đã đề ra phấn đấu trở thành Công ty đi đầu trong công tác
chuyển đổi cơ cấu kinh tế, đưa cây chè Phú Thọ phát triển đi lên sánh vai cùng
các loại chè khác trong nước cũng như nước ngoài. Vì thế, Công ty đã dần
khẳng định được vị trí của mình trên thương trường, tạo được nhiều mối quan hệ
với nhiều đối tác, có được sự gắn kết chặt chẽ với nhiều nhà cung ứng trong và
ngoài nước, tạo được lòng tin với khách hàng. Chính nhờ những thành công này
mà lợi nhuận của Công ty không ngừng tăng lên.
3. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ là một doanh nghiệp Nhà nước mới được
chuyển đổi thành Công ty Cổ phần nên gánh trên vai rất nhiều những nhiệm vụ
và chức năng khác nhau để đảm bảo cho Công ty có được những thành quả tốt
trong những năm tới.
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a) Chức năng
- Công ty thực hiện chế độ kinh doanh hạch toán độc lập đảm bảo sản
xuất kinh doanh có lãi, chịu sự chỉ đạo lãnh đạo của UBND tỉnh Phú Thọ và
Hiệp hội ngành chè.
- Tiến hành kinh doanh xuất khẩu trực tiếp các sản phẩm chè có chất
lượng cao theo yêu cầu và những đơn đặt hàng của khách hàng.
- Hoạt động trên cơ sở chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh luật doanh

nghiệp, chính sách pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh và
đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
b) Nhiệm vụ
- Nhiệm vụ chính của Công ty là trồng và chế biến kinh doanh xuất nhập
khẩu các sản phẩm Chè phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài nước.
- Đảm bảo công ăn việc làm ổn định và không ngừng cải thiện đời sống
của cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Bảo vệ doanh nghiệp môi trường giữ vững trật tự an toàn xã hội theo
quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của doanh nghiệp.
3. Cơ cấu tổ chức ( phụ lục I )
3.1. Hội đồng quản trị
HĐQT là cơ quan quản lý công ty do Đại hội Cổ đông bầu ra. HĐQT là
cơ quan có đầy đủ quyền hạn thể hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty quyết
định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty ( trừ các vấn đề
thuộc thẩm quyền của Đại hội Cổ đông theo Luật quy định và quy định trong
Điều lệ Công ty). Số lượng thành viên HĐQT là 03 người. Gồm 01 Chủ tịch và
02 Ủy viên. Và phải đảm bảo đủ các tiêu chuẩn quy định tại khoản 06 Điều 19
Điều lệ Công ty quy định.
3.2 Ban giám đốc
Ban lãnh đạo công ty gồm Tổng giám đốc và một phó Tổng giám đốc đều
đã tốt nghiệp đại học Ban lãnh đạo do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
Là tổ chức cao nhất và chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành công
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.Đây là đầu não đề ra phương
hướng chiến lược chính sách đầu tư và phát triển chung của toàn công ty
- Tổng giám đốc: Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị, do đại
hội đồng cổ đông bầu ra, có trình độ trên đại học. Tổng giám đốc là người điều
hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, là đại diện pháp nhân của công ty chịu
trách nhiệm toàn bộ về sản xuất kinh doanh, quản lý mọi hoạt động của công ty.
- Phó tổng giám đốc: do tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật theo đề nghị của tổng giám đốc công ty. Phó tổng giám đốc là
người điều hành giúp việc 1 hoặc 1 số các lĩnh vực của công ty theo sự phân
công và uỷ quyền của tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và
pháp luật về nhiệm vụ Tổng giám đốc phân công uỷ quyền.
+ Phòng tổ chức hành chính:
Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong quản
lý và điều hành các công việc sau:
+ Xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh
+ Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với cán bộ công
nhân
+ Công tác lao động tiền lương,nhân sự, tuyển dụng, đào tạo
+ Thực hiện mọi hoạt động về pháp chế, văn thư, lưu trữ, hành chính quản
trị, y tế xây dựng cơ bản
Nhiệm vụ: Quản lý lao động tiền lương, BHXH, giải quyết chế độ chính
sách cho người lao động, tổ chức công tác đào tạo trực tiếp quản lý bộ phận
hành chính, bảo vệ, văn thư
+ Phòng tài vụ:
Tổ chức quản lý thực hiện công tác tài chính kế toán theo từng chính sách
của nhà nước, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu
cầu phát triển của công ty. Quản lý toàn bộ tài sản của công ty, thực hiện các
nghiệp vụ về tài chính, tổng hợp các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Từ đó thống kê lập báo cáo phục vụ cho công tác quản lý của công ty,

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giúp giám đốc quản lý tài chính có hiệu quả. thực hiện hoạch toán và thống kê
theo quy định của nhà nước
+ Phòng kinh tế tổng hợp:
Có nhiệm vụ quản lý, phác thảo tạo mẫu các mặt hàng theo đơn đặt hàng
của khách hàng. Đồng thời kiểm tra đánh giá chất lượng sản xuất khi đưa vào
nhập kho thành phẩm. Ngoài ra giúp giám đốc về kế hoạch giao khoán cho các
xí nghiệp chịu trách nhiệm theo dõi giám sát kỹ thuật.Chịu trách nhiệm lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, tổ chức thực hiện các hợp đồng
kinh tế mà giám đốc đã ký, tiếp nhận và tiêu thụ sản phẩm, công tác MKT, cung
ứng quản lý vật tư, nguyên nhiên vật liệu.
+ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm:
Trưng bày, giới thiệu và bán sản phẩm của công ty, đồng thời cũng là nơi
tiếp nhận các ý kiến đóng góp phản hồi từ người tiêu dùng
+ Các xí nghiệp thành viên (5 đơn vị thành viên)
Các nông trường (xí nghiệp) sản xuất chè búp tươi gồm XNDV chè Yên
Sơn, XNDV chè Hưng Long, XNDV chè Vạn Thắng các xí nghiệp này có
nhiệm vụ sản xuất chè búp tươi giao cho nhà máy chè Cẩm Khê để sản xuất,
riêng xí nghiệp chè Yên Sơn vừa sản xuất chè búp tươi vừa chế biến bán sản
phẩm bằng dây truyền thiết bị OTD mới được lắp đặt năm 2004
- Nhà máy chè Cẩm Khê nhận chè tươi của các xí nghiệp dịch vụ giao và
thu mua bên ngoài để chế biến và giao cho công ty

- Trạm chế biến chè Việt Trì: nhận chè bán thành phẩm của xí nghiệp Yên
Sơn giao và thu mua bán thành phẩm ở bên ngoài để chế biến thành chè xuất
khẩu. Ngoài ra còn chế biến chè túi lọc phục vụ cho nhu cầu và đòi hỏi của
khách hàng
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của công ty.
6. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng được gọi là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Văn phòng là bộ máy của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho
lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung
của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Văn phòng công ty Cổ phần chè Phú Thọ cũng không ngoại lệ, phòng Tổ
chức - Hành chính của công ty là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp phục vụ
cho điều hành lãnh đạo công ty.
Phòng TCHC công ty
• Lề lối làm việc của Phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng TC - HC làm việc theo quy chế của công ty Cổ phần Chè Phú
Thọ.
Chế độ làm việc của phòng : Phòng TCHC làm việc theo chế độ thủ
trưởng. Trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng, trong phạm vi văn phòng,

trưởng phòng có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của
văn phòng và có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác của phòng lên Ban
Giám Đốc công ty theo định kỳ hoặc đột xuất. Các nhân viên còn lại chịu trách
nhiệm về công việc được giao dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng.
Phòng TCHC tiến hành họp giao ban vào thứ 6 hàng tuần, tất cả các nhân
viên phải có mặt đầy đủ ( trừ các ngày nghỉ, lễ tết, công tác và có lý do đặc biệt
và được sự cho phép của Phó phòng, Trưởng phòng )
7. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành
chính
a) Chức năng
 Chức năng tham mưu tổng hợp : Có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung
cấp thông tin cho lãnh đạo. Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong công
tác quản trị văn phòng, các công tác tổ chức bộ máy, nhân sự và phát triển
nguồn nhân sự,công tác lao động tiền lương, BHXH,BHYT, công tác thanh tra,
công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. công tác tự vệ, bảo vệ công ty. Chịu sự
điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc.
 Chức năng đảm bảo hậu cần cho công ty : phải đảm bảo cơ sở vật
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chất,kỹ thuật cho công ty hoạt động. Đề xuất ý kiến với ban lãnh đạo và thực
hiện công việc sau khi được phê duyệt. Mua sắm, cấp phát và quản lý trang thiết
bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí của văn phòng và công ty.
b) Nhiệm vụ

• Nhiệm vụ quản trị văn phòng
- Soạn thảo các văn bản, giấy tờ, văn thư lưu trữ của công ty.
- Nghiên cứu soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty,
xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty.
- Quản lý trang thiết bị , đồ dùng văn phòng các phòng tại trụ sở Công ty.
- Quản lý con dấu của Công ty, máy văn phòng, điện thoại của Công ty.
- Quản lý làm việc, cảnh quay môi trường trụ sở Công ty.
- Quản lý lưu giữ hồ sơ tài liệu văn bản pháp lý của Công ty, chuyển văn
bản đi, đến trụ sở Công ty.
- Giúp lãnh đạo giữ liên lạc và điều hòa mối quan hệ với các đơn vị trong
và ngoài cơ quan.
- Làm công tác chuẩn bị và tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Tổ chức đón tiếp khách đến tham quan, tổ chức khánh tiết, hội nghị, quà
tặng giới thiệu sản phẩm công ty.
- Tổ chức công tác tạp vụ, công tác khác thuộc phạm vi hành chính tổ
chức, xây dựng, quản lý công tác an ninh, bảo vệ nội bộ Công ty
• Nhiệm vụ tổ chức bộ máy nhân sự - lao động tiền lương
- Quản lý nhân sự và việc thực hiện các chế độ chính sách đối vơi người
lao động
- Quản lý lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động tiền
lương định mức lao động, phương án trả lương cho người lao động, thực hiện
việc thanh toán, tạm ứng lương cho người lao động trong công ty.
- Xây dựng các tiêu chuẩn và tổ chức nâng bậc lương, đào tạo và đào tạo
lại

• Nhiệm vụ công tác thanh tra,kiểm tra và công tác thi đua khen thưởng
- Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra ,ngăn chặn những hành vi gây

thất thoát, phương hại đến lợi ích công ty
- Tổ chức thanh tra theo đơn thư khiếu nại và theo kế hoạch đã được Tổng

giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch tổ chức thi đua, khen thưởng
- Tổng hợp, xử lý trình Tổng giám đốc xem xét, kỷ luật theo quy định của
công ty.
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Làm một số công tác khác do lãnh đạo giao
c) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phần phụ lục II )
8. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng
a) Vị trí việc làm
01 Trưởng phòng
01 Phó phòng
01 Cán bộ Quản lý nhân sự
01 Cán bộ Quản trị văn phòng
01 Cán bộ văn thư
01 Nhân viên lái xe
01 Nhân viên y tế
01 Nhân viên bảo vệ
01 Tạp vụ - Lễ tân
Phòng tổ chức hành chính gồm có 09 người, trong đó số nhân viên có
trình độ tốt nghiệp đại học là 04 người, số nhân viên có trình độ cao đẳng là 02
người,trình độ trung cấp 2 người,sơ cấp 01 người. Trong đó nhân viên có trình

độ đại học, cao đẳng thì làm những công việc chính trong phòng, còn nhân viên
có trình độ trung cấp,sơ cấp thì làm các công việc như: bảo vệ, lái xe… Như vậy
có thể thấy, phòng tổ chức hành chính được bố trí sắp xếp khá hợp lý, và có sự
phân công công việc phù hợp với khả năng và trình độ của từng người. Đảm bảo
cho quá trình thực hiện công việc diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
+ Nhiệm vụ,quyền hạn của từng cá nhân :
*Trưởng phòng :
Là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo chung toàn bộ các hoạt động của
phòng.
- Tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề tổ chức hành chính nhân sự,
xây dựng cơ cấu tổ chức, công tác tuyển dụng,đào tạo trong công ty.
- Hỗ trợ các bọ phận khác trong việc quản lý nguồn nhân sự và là cầu nối
giữa ban giám đốc và người lao động trong công ty
- Giám sát việc thực hiện công việc tiến độ làm việc của nhân viên trong
phòng, đòng thời cũng sẽ đưa ra những đánh giá đối với công việc của nhân viên
trực thuộc
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Người sắp xếp kế hoạch,lịch làm việc, đưa ra sự bố trí, phân công công
việc đối với toàn bộ nhân viên trong phòng
- Tham gia cùng các thủ trưởng đơn vị xây dựng bộ máy nhân sự
lương,chức danh,tinh giảm biên chế để đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả
- Đây là người ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của

phòng Tổ chức hành chính
- Thừa ủy nhiệm của ban giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các
bộ phận, tổ chức phối hợp các bộ phận thực hiện theo đúng chỉ đạo của ban
giám đốc.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ
liệu chính thức để hoàn thành nhiệm vụ cho ban giám đốc giao cho.
- Thừa ủy nhiệm của ban giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị
của giám đốc, nhà nước để công nhân viên am hiểu và thực hiện.
-Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của cá nhân hay bộ phận
khác dựa trên những nội quy, quy định của công tyvaf pháp luật hiện hành
*Phó phòng:
Là người giúp trưởng phòng giải quyết các công việc tổng hợp như:
- Giúp Trưởng phòng theo dõi,báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác
tuần, tháng, quý,năm
- Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác lễ tân,bảo vệ
- Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ,nhân viên và công nhân trong
công ty
- Triển khai công việc được trưởng phòng phân công
- Thay mặt trưởng phòng trực tiếp điều hành và quản lý nhân viên hậu
cần, nhân viên bảo vệ
- Thay mặt cho trưởng phòng tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ nội
quy, quy định của công ty, kiểm tra và đề xuất việc kỷ luật công nhân viên vi
phạm nội quy, quy định của công ty.
- Có toàn quyền phân công và chỉ đạo nhân viên trong phòng về lĩnh vực
hành chính khi trưởng phòng vắng mặt
- Đề xuất trưởng phòng xử lý các sai phạm của công nhân viên căn cứ nội
quy công ty và pháp luật nhà nước
- Xây dựng kế hoạch và giám sát nhân viên trực thuộc thực hiện công việc
có quyền quyết định trong kế hoạch công việc ( đã trình trưởng phòng kí) và
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tham mưu phương pháp quản lý với trưởng phòng
*Cán bộ quản lý nhân sự kiêm quản lý tiền lương :
- Quản lý về hồ sơ nhân sự và các giấy tờ liên quan đến công ty
- Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên toàn công ty : lưu hồ sơ công nhân viên
trong file theo bộ phận. Lập danh sáh công nhân viên theo biểu mẫu,cập nhật
định kì hàng tháng.
- Quản lý công tác tuyển dụng theo thủ tục tuyển dụng : nhận bản đăng ký
nhân sự, trình ký, lập thông báo tuyển dụng liên hệ các trung tâm việc làm để
thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ, lên danh sách trình trưởng pòng, thông báo
lịch phỏng vấn và đến nhận viejc cho ứng viên.
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự,
lưu các bảng mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa cùng với các biểu
mẫu theo bộ phận , hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình
sử dụng biểu mẫu.
- Kiểm tra các tài liệu tính lương: bảng kê sản lượng, ngày công, đơn giá
sản phẩm
- Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng
- Đối chiếu số lượng về bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi
phí tiền lương và các khoản trích theo lương
- Theo dõi và lập bảng tính phân bổ, hạch toán các khoản BHXH,BHYT,
kinh phí cố định (nếu có) phải nộp và đã nộp.
- Lưu trữ, bảo quản và bảo mật số liệu

- Chấp hành lệnh điều động của trưởn phòng Tổ chức hành chính.
- Thông qua trưởng phong có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung
cấp các tài liệu về nhân sự, công tác tính lương
- Được từ chối các yêu cầu xử lý cung cấp sai thông tin sai quy định của
công ty nói riêng và của nhà nước nói chung.
- Đưa ra hoặc đề xuất sáng kiến trong việc quản lý nhân sự, thanh toán
tiền lương, chế độ BHXH cho người lao động.
* Cán bộ quản trị văn phòng:
- Đánh máy các loại công văn, giấy tờ theo yêu cầu của lãnh đạo
- Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm miễn nhiệm… theo yêu cầu của
trưởng phòng và các thủ tục liên quan.
- Quản lý văn phòng phẩm của công ty : nhận các đề xuất văn phòng
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phẩm , cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu 2 lần/tháng, cấp phát văn phòng
phẩm theo yêu cầu tháng rà soát số lượng văn phòng phẩm lập phiếu để theo dõi
việc nhập, cấp văn phòng phẩm, tồn văn phòng phẩm.
- Đề xuất với trưởng phòng các biệp pháp,phương pháp cải tiến quản lý
hành chính văn phòng
- Quyền chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh về hành chính văn
phòng.
- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo
- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công

- Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người
lao động về công việc đang phụ trách
*Cán bộ Văn thư :
- Tiếp nhận công văn giấy tờ đi đến, vào sổ theo dõi, phân loại và chuyển
công văn, giấy tờ cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao giấy tờ, công văn
phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn
- Chuyển giao văn bản, trả lời điện tín, fax nhanh
- Sắp xếp công văn, tài liệu và giấy tờ, hồ sơ có khoa học, hợp lý để tra
tìm nhanh, phục vụ nhu cầu công việc
- Thực hiện quy chế bảo mật tài liệu
- Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định
* Nhân viên tổ bảo vệ :
- Theo dõi chính xác tài liệu, vật tư xuất ra khỏi công ty mọi tài sản xuất
ra khỏi nhà xưởng phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của giám đốc.
- Theo dõi người ra vào công ty
- Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, công nhân viên đưa xe vào đúng nơi
quy định
- Kiên quyết không cho công nhân viên mang chất nổ, hung khí vào cơ
quan
- Kiểm tra các thiết bị phong cháy chữa cháy, đảm bảo công tác phòng
cháy chữa cháy
*Nhân viên lái xe
- Chuẩn bị xe cho lãnh đạo khi có yêu cầu
- Đưa đón lãnh đạo đi họp, công tác…
*Nhân viên y tế:
- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt
quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại công ty, mua bảo hiểm y tế, tổ chức
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên.
- Thực hiện rà soát, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao động
theo quy định của Luật lao động.
*Nhân viên lễ tân, tạp vụ :
- Đón tiếp khách đến công ty
- Giới thiệu và liên hệ giúp khách tới các phòng ban
- Vệ sinh các đơn vị, phòng ban, phòng họp, phòng khách của công ty
b) Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng (Phụ lục III)

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN CHÈ PHÚ THỌ
I. Tìm hiểu chung về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ
1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về công tác văn thư.

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP Công tác văn thư bao gồm các công
việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thư.
Công tác văn thư liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn
bản và sử dụng con dấu để đảm bảo về thông tin cho hoạt động quản lý.
Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến.
Các tài liệu khác:
+ Tài liệu nghe nhìn
+ Tài liệu Khoa học-kỹ thuật
+ Tài liệu điện tử, tài liệu điện ảnh….
- Vai trò: Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn
phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một
phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy
hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền
với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà
nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
- Ý nghĩa: Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và
quản lý Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị
được hiệu quả. Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp hoạt động có hiệu quả,
nếu hiểu không đúng sẽ kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng
đến năng suất quản lý trong cơ quan Nhà nước

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D