CÔNG tác văn THƯ tại CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư xây DỰNG hạ TẦNG và GIAO THÔNG (INTRACOM) – văn PHÒNG CÔNG TY
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.49 MB, 63 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN...........3
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) –
VĂN PHÒNG CÔNG TY...................................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty.................................................3
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty..............................7
1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng..........................................................................7
2.Cơ cấu tổ chức của văn phòng.....................................................................................................9
3. Trách nhiệm công việc chính.....................................................................................................11
3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty ............11
3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty..................................11
3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên...........................................11
3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty....................................................................12
3.5. Thực hiện các công việc khác.................................................................................................12
4. Điều kiện làm việc:....................................................................................................................12
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT
Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom).................................................................................12
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng...................................................................................12
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể).................................12
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan:......14
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá
trình thực tập................................................................................................................................16
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:................................17
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan..............19
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:....................................................................................20
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo
thực hiện công tác văn thư của cơ quan.......................................................................................20
Lương Thị Hằng
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.............................................................21
PHẦN II..............................................................................................................24
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................24
VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG........................................................................24
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ................................24
1.Các khái niệm.............................................................................................................................24
1.1 Khái niệm về văn hóa ?...........................................................................................................24
1.2 Công sở là gì ?.........................................................................................................................26
1.3 Văn hóa công sở là gì ?............................................................................................................27
1.4. Biểu hiện của văn hóa công sở...............................................................................................27
1.4.1. Giá trị tinh thần...................................................................................................................27
1.4.2. Giá trị vật chất.....................................................................................................................27
1.5. Đặc trưng của văn hóa công sở..............................................................................................28
1.6. Vai trò của văn hóa công sở...................................................................................................29
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG INTRACOM......................................................................................31
1. Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự....................................................................31
1.1. Mẫu đồng phục dành cho Nữ................................................................................................32
1.2. Mẫu đồng phục dành cho Nam..............................................................................................32
1.3. Ý tưởng..................................................................................................................................33
1.4. Giày đế êm dành cho nữ........................................................................................................33
1.5. Giày đế êm dành cho nam.....................................................................................................33
1.6. Nhà cung cấp, bảng báo giá...................................................................................................34
1.7. Đề xuất đeo thẻ cho cán bộ công nhân viên trong công ty....................................................34
1.7.1. Ưu điểm của việc đeo thẻ...................................................................................................34
1.7.2. Ưu, nhược điểm của hai loại thẻ dây, thẻ cài......................................................................34
1.7.2.1. Thẻ dây............................................................................................................................35
Lương Thị Hằng
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.7.2.2. Thẻ cài..............................................................................................................................35
1.7.3. Đề xuất việc đeo thẻ...........................................................................................................35
1.7.4. Nhà cung cấp......................................................................................................................35
2. Văn hoá công sở là phong cách làm việc..................................................................................35
2.1Triết lý kinh doanh...................................................................................................................36
2.2 Phật pháp và giá trị của văn hóa kinh doanh..........................................................................36
2.3 Yếu tố hàng đầu của văn hoá kinh doanh...............................................................................37
2.4 Bản sắc văn hóa kinh doanh để phát triển bền vững.............................................................37
2.5 Ý nghĩa logo biểu tượng của INTRACOM.................................................................................38
3. Văn hóa công sở thể hiện qua trách nhiêm với cộng đồng và môi trường................................39
4. Văn hoá công sở là văn hoá giao tiếp,ứng xử............................................................................40
PHẦN III............................................................................................................42
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................42
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về văn hóa công sở của cơ quan thực tập.
......................................................................................................................................................42
1.Ưu điểm:....................................................................................................................................42
2.Hạn chế......................................................................................................................................43
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.......................43
1. Tạo sự hoà đồng.......................................................................................................................44
2. Giữ hoà khí nơi làm việc...........................................................................................................44
3. Xây dựng phong cách làm việc..................................................................................................44
4. Thái độ lạc quan........................................................................................................................45
5. Tuyên truyền nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ nhân viên về văn hóa công sở và tầm
quan trọng của văn hóa công sở trong môi trường làm việc hiện nay..........................................45
6. Tăng cường làm việc nhóm.......................................................................................................46
6.1 thế nào là làm việc nhóm........................................................................................................46
6.2 Lợi ích của làm việc theo nhóm..............................................................................................46
7. Giúp cơ quan xây dựng quy chế văn hóa công sở.....................................................................47
8. Giúp cơ quan soạn thảo, xây dựng quy định mặc đồng phục công ty.......................................51
Lương Thị Hằng
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN........................................................................................................53
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................54
Lương Thị Hằng
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang diễn ra với tốc độ ngày càng
cao đem đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những thời cơ mới, đồng thời cũng
nhiều thách thức mới nảy sinh mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Trước bối
cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam phải chuẩn bị những hành trang cần thiết
để hòa nhập cùng sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới.
Sự phát triển đó đòi hỏi ngày càng lớn về mặt khoa học – kỹ thuật, về
dòng vốn khổng lồ cũng như sự quản lý chất lượng theo chuẩn mực quốc tế. Một
yếu tố rất quan trọng đóng góp đảm bảo sự thành công trong quản lý và giúp cho
các doanh nghiệp tiếp cận được với trường quốc tế phải kể đến đó là văn hóa
doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc xây
dựng thương hiệu của đơn vị, doanh nghiệp.
Văn hóa công sở không chỉ là văn hóa bên trong tổ chức mà đó là sự cộng
hưởng của tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài một cách hài hòa nhất.
Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng hệ thống những giá trị bên trong
và bên ngoài của công sở. Nếu xét ở một góc độ hiệu quả, xây dựng văn hóa
công sở là xây dựng và khẳng định thương hiệu của công sở trong xã hội hiện
đại. Do đó, đòi hỏi phải có những quy định của doanh nghiệp về hệ giá trị chuẩn
mực làm mục tiêu; để đạt được mục tiêu đó phải có sự cộng tác của nhà quản lý
cũng như các cán bộ, công nhân viên vì mục tiêu chung của công sở, thỏa mãn
những nhu cầu thiết thân của các thành viên và đáp ứng sự kỳ vọng của các tổ
chức và cá nhân bên ngoài tổ chức.
Qua tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông cùng với những kiến thức đã học trên ghế nhà trường thì em nhận thấy giữa
thực tế với lý thuyết có nhiều điểm khác nhau. Tuy nhiên thực tế không thể tách rời
lý luận vì vậy em xin mạnh dạn tìm hiểu về vấn đề này với đề tài: “Tìm hiểu về văn
hóa công sở tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông”
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Nguyễn Mạnh Cường
Quyền trưởng khoa Quản trị văn phòng, Cô Nguyễn Thị Kim Chi và chủ tịch
Lương Thị Hằng
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hội đồng quản trị ông Nguyễn Thanh Việt cùng toàn thể CBNV trong công ty
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, đặc biệt là CBNV Công
ty TNHH Khải Minh đã tạo điều kiện, giúp đỡ em để em hoàn thành tốt khóa
thực tập. Một lần nữa em xin trân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Lương Thị Hằng
Lương Thị Hằng
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) –
VĂN PHÒNG CÔNG TY
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông (Intracom).
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt là
INTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà
Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Tòa nhà INTRACOM
Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB
ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:
0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006.
Lương Thị Hằng
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới
mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự
án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh
doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà
ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án
thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương
Đông...
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO
2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
1. Lĩnh vực kinh doanh
- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1- Đầu tư bất động sản.
2- Đầu tư dự án thuỷ điện
3- Đầu tư tài chính,
4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....
5- Sản xuất vật liệu xây dựng.
6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng,..
Lương Thị Hằng
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Do là công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ
yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với
Nhà nước.
a. Chức năng của công ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư
xây dựng , kinh doanh bất động sản……... Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng
công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:
Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu
văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,
Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà
Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế
Phương Đông.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.
Lương Thị Hằng
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM.
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý
công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản
xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,
vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
Lương Thị Hằng
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm gia các phýõng pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị,
giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng
sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản
thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh
thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời
theo dõi cơ cấu vốn.
Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công
các công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có các
chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được
tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty CPĐTXD Intracom
(Sơ đồ: Phụ lục I)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
công ty.
1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng
Trong tất cả Công ty, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơi
giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệ bên
ngoài. Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt
chức năng nhiệm vụ được giao. Không phải là Công ty của Nhà nước nên chức
năng Văn phòng chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.
+ Chức năng:
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc.
Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Lương Thị Hằng
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc
hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,
nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang
tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách
cho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức
lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ
công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các
chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ
tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đảm bảo các phương
tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng
tháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực
hiện kế hoạch đó.
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty.
Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác.
Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty.
Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,
Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệ
văn thư lưu trữ.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản
Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế
độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lý
công nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,
vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội
xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác.
Lương Thị Hằng
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu
cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho
Công ty.
Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy không
đảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý.
Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật
cán bộ công nhân viên.
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc cho
tổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,
ban.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng,
tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việc
chung.
Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân công
theo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực
công việc được phụ trách.
Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo
sự phân công của Trưởng phòng. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong
tuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của
Trưởng phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công
tác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến
và đi.
Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong
địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty.
Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty
và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.
Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty.
Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn
nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc.
Lương Thị Hằng
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.
Chức danh: Trưởng phòng
Phòng/ban: Văn phòng công ty
Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty.
Mã số công việc: MSO1
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 9.000.000đ.
Cấp bậc: Quản lý
1. Tóm tắt công việc.
- Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính,
thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
- Điều hành phụ trách chung nhiệm vụ của phòng Hành chính và các công
việc khác khi ban lãnh đạo phân công.
- Lập chương trình công tác của phòng hành chính.
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty. Chỉ đạo, tổ chức tiếp
đón khách đến làm việc tại công ty.
2. Yêu cầu
Trình độ: Đại học
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khác
Chứng chỉ: Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Kiến thức:
- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật có
liên quan.
- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản
trị nhân sự…
Lương Thị Hằng
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Kỹ năng:
- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt.
- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch.
- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Khả năng:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức. Làm việc độc lập.
- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.
Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
3. Trách nhiệm công việc chính.
3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy
nhân sự của công ty .
- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin
giữa các cấp quản lý, bộ phận trong công ty.
- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giao
hàng.
- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn
và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng.
3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ
Công ty
- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy
định về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và
bảo mật các thông tin của công ty.
3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên
- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; các
chế độ thưởng, phạt trong công ty.
- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách.
Lương Thị Hằng
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty.
3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty.
3.5. Thực hiện các công việc khác
- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty .
- Đảm bảo cơ sở vật chất.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao
trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên.
- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty
4. Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty.
PHÊ DUYỆT
NGƯỜI QUẢN LÝ TRỰC TIẾP
Mã số:… Chữ ký:… Ngày:…/…/…
NGƯỜI PHÊ DUYỆT
Mã số:… Chữ ký:… Ngày:…/…/…
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng công ty CP Intracom
( Sơ đồ: Phụ lục II)
( Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, Phụ lục số III)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
(Intracom).
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ
những tình huống cụ thể).
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần:
Lương Thị Hằng
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
(Intracom) việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Chức
năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng và lãnh đạo
cơ quan. Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham mưu cho
lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông
tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa
tổng hợp và tham mưu.
Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sự
theo luật và quy chế công ty. Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấp
thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của công
ty.
Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham gia
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công.
Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị
khác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản
các cuộc họp đó. Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trong
việc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn
vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chức
chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòng
nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung. Chức năng hậu cần là hình thức biểu
hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng này
văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của
mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các
phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay
can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của
Lương Thị Hằng
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ quan đơn vị.
Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hành
của thủ trưởng cơ quan. Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện một
cách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
*Ví dụ tình huống cụ thể: tổng giám đốc công ty muốn nâng cao tinh
thần tu học phật pháp, để tất cả các CBNV trong công ty hiểu được tinh thần
phật giáo trong kinh doanh.
Văn phòng sẽ thu thập thông tin về các nhân sự mới trong công ty rồi lập
thành danh sách.
Văn phòng sẽ tham mưu cho Tổng giám đốc về việc tổ chức các buổi lễ
khai pháp, tạ pháp, các cuộc thi phật pháp để tạo điều kiện cho toàn bộ nhân
viên mới hiểu được thế nào là đạo phật…
Văn phòng sẽ triển khai thực hiện các kê hoạch đã vạch ra để củng cố
kiến thức phật pháp cho CBNV cũ và khích lệ tinh thần tu học của những nhân
viên mới, đồng thời hướng họ đi theo mục tiêu chung dựa trên văn hóa doanh
nghiệp.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan:
Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ. Việc xây dựng
chương trình công tác có một ý nghĩa hết sức quan trọng thể hiện phong cách
làm việc khoa học của bộ máy quản lý trong công ty.
Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tác
Tuần, Tháng, Quý, Năm.
Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ
đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây dựng
chương trình công tác tuần sau của Công ty, trình Tổng giám đốc quyết định
chậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các phòng, cá
nhân liên quan để biết và thực hiện.
Lương Thị Hằng
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công
tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc
cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòng
trình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi các
phòng ban được biết để triển khai thực hiện.
Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác năm
được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh
cần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng
có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý sau
của công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện .
Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải pháp
của công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, chế độ, kế hoạch thuộc
phạm vi quyết định, phê duyệt của công ty. Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận
được bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời .
Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đốc duyệt, gửi
thành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn để biết thực
hiện
Ưu điểm: Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám đốc
điều hành công việc của công ty được thống nhất, không chồng chéo, không
mâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo
trong công ty.
Công tác này đã được sơ đồ hóa thành một quy trình chuẩn hóa đầy đủ và
hợp lý.
Hạn chế: Tuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn
chưa sắp xếp công việc một cách khoa học.
Vẫn còn bỏ xót một số công việc và không đúng lịch trình.
( Sơ đồ Phụ lục số IV)
Lương Thị Hằng
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của cơ quan trong quá trình thực tập.
Công tác tổ chức 1 hội nghị, hội thảo:
Bước 1:
a. Xác định và thống nhất chủ đề của hội nghị, hội thảo.
b. Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:
• Lập kế hoạch:
+ Mục đích, yêu cầu cần đạt.
+ Nội dung.
+ Thời gian, địa điểm.
+ Kinh phí.
+ Dự kiến đơn vị phối hợp.
+ Khách mời.
+ Chương trình hội nghị, hội thảo.
+ Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính để khai mạc, bế mạc hội nghị, hội
thảo.
+ Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo.
• Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:
+ Chuẩn bị:
- Truyền thông cho sự kiện.
- Xác định ngày tháng năm và thời gian diễn ra hội nghị, hội thảo.
- In ấn tài liệu.
- Phát hành thư mời tham dự.
- Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trang
thiết bị hỗ trợ …
- Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho những người tham
gia (nếu có chương trình dài ngày).
+ Tổ chức hội nghị:
- Đón tiếp đại biểu.
- Phát tài liệu.
Lương Thị Hằng
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Điều khiển và dẫn chương trình hội nghị.
c. Kết thúc hội nghị:
- Ghi biên bản hội nghị.
- Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo của hội nghị.
- Thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của chủ tọa, kết luận vấn
đề, kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết.
Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:
- Đánh giá thông tin, nội dung của hội nghị, hội thảo.
- Kiến nghị của các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị gửi về đóng góp
vào nội dung chương trình hội nghị, hội thảo.
Bước 3: Đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo.
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan:
Bước 1. Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:
- Xác định mục đích chuyến đi.
- Nội dung chuyến đi.
- Số lượng người tham gia.
- Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi.
- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi.
- Phương tiện đi lại.
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm tọa …
- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: Lịch trình sắp
xếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
Bước 2. Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:
- Giấy giới thiệu đi công tác.
- Giấy đi đường.
- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác nước ngoài).
- Chứng minh thư nhân dân.
- Các giấy tờ tùy thân khác.
- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)
Lương Thị Hằng
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:
- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp.
- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện.
- Giá vé tàu xe hay máy bay.
- Độ dài quãng đường đi.
- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng.
- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm
việc cho đoàn.
Đặc biệt: Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét
duyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó.
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại
Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.
- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:
• Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.
• Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan.
• Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cá
nhân.
• Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop.
- Chuẩn bị kinh phí:
• Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …
• Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt trong suốt chuyến đi.
• Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
• Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần).
• Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự
phòng …
- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnh
đạo đi công tác:
• Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt.
Lương Thị Hằng
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơ
quan.
• Những công việc khác cần thực hiện như: hủy bỏ và lên lại lịch các
cuộc họp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt …
- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót:
• Vé máy bay, tàu thủy.
• Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ.
• Passport, Visa (nếu cần).
• Ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng, …
• Xác nhận phòng ngừa y tế.
• Giấy giới thiệu, giấy đi đường, …
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của cơ quan.
Vãn hoá nõi công sở không chỉ thể hiện ðạo ðức, phẩm chất của cán bộ,
công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình ðộ vãn
hoá của mỗi ngýời. Tuy rằng hiện nay công ty cổ phần Intracom chýa xây dựng
ðýợc “Quy chế vãn hóa công sở” cho riêng mình nhýng nhìn chung các cán bộ,
công chức, viên chức tại ðây ðã xây dựng ðýợc một nề nếp làm việc có khoa
học, có kỉ cýõng và dân chủ hóa. Cụ thể nhý sau:
- Ði làm ðúng giờ, không ði muộn về sớm.
- Ãn mặc ðúng mực, ðẹp, gọn gàng, lịch sự.
- Ứng xử nhã nhặn, có thái ðộ ðúng mực.
- Ðối với khách hàng luôn thân thiện, thiện chí hợp tác.
- Ðối với khác hàng quốc tế luôn tuân thủ theo ðúng các quy tắc xã giao,
tinh thần thiện chí hợp tác, tạo mối quan hện bền vững, phát triển ðôi bên cùng
có lợi.
- Biết tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in,
photo một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm. Tiết kiệm những tài nguyên vô
hình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở).
- Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình thủ
Lương Thị Hằng
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tục.
- Cơ sở vật chất đầy đủ, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp hiện đại
phù hớp với xu hướng phát triển mô hình văn hòng hóa.
- Điểm nổi bật trong nét văn hóa của Intracom đó là áp dụng thành công
triết lý phật pháp trong kinh doanh…..
Tuy còn một số hạn chế nhất ðịnh nhýng nhìn chung Intracom nói chung
hay bộ phận Vãn phòng nói riêng ðã chấp hành ðýợc tốt vãn hóa công sở ðýợc
ðề ra theo Quyết ðịnh số 129/2007/QÐ-TTg của Thủ týớng Chính phủ.
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty về công
tác văn thư.
Tại công ty dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng công tác văn thư đã
thực hiện đúng quy định theo:
Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nộ vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản .
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản.
Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư. Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản chỉ đạo về công tác
văn thư vừa là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác này làm sao cho hoạt
động văn thư luôn diễn ra suôn sẻ thuận lợi, đảm bảo cho quá trình thông tin
luôn diễn ra thông suốt và kịp thời. Trong thời gian qua các công tác văn thư của
Công ty: soạn thảo và văn bản, xử lý văn bản đến và đi, quản lý con dấu, lập hồ
sơ hiện hành,… được thực hiện khá tốt.
Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, lãnh đạo,
điều hành công tác văn thư của cơ quan. Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm
Lương Thị Hằng
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo hay
sai phạm trong quá trình ban hành văn bản.
Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, Công ty CP Intracom
ban hành những văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Kế
hoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy giới thiệu, Giấy mời,…
Tất cả các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành đều được. Lãnh đạo
Công ty giao cho bộ phận văn phòng đảm nhiệm soạn thảo.
Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác
văn thư của cán bộ văn thư tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo quy chế
công tác văn thư lưu trữ.
Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan. Lãnh
đạo thường xuyên cử cán bộ nhân viên đi học lớp tập huấn về công tác văn thư
cho các cán bộ nhân viên.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình hoạt
động của Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng trên, Công ty từ khi thành lập
đến nay đã chú ý không ngừng đến sự phát triển công tác lưu trữ.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn
phòng tương đối tốt. Lãnh đạo đã chỉ đạo thực hiện theo Nghị định của Chính
phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư. Trong công ty có
01 nhân viên văn thư kiêm lưu trữ. Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình mọi
hoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn bản của Công ty có tủ lưu trữ riêng.
Cán bộ lưu trữ đều có trình độ từ cao đẳng trở lên. Mặc dù với điều kiện thiếu
thốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm tốt nhiệm vụ của mình.
Việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lý hồ sơ
đưa vào lưu trữ của cơ quan được quản lý rất đầy đủ và bảo quản tài liệu phục
vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ. Nếu mà không bố trí cán bộ lưu
trữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tài
liệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo.
Trong quá trình thực tập ở công ty với sự tìm hiểu học hỏi không ngừng
Lương Thị Hằng
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
