Công tác văn thư tại HĐND UBND thành phố bắc ninh

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Luyến

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp nào muốn duy trì
hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn
phòng để thực hiện 2 chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Trong các
cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là UBND các cấp, bộ phận văn phòng
có vị trí hết sức quan trọng là tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành và đảm bảo hoạt động
của UBND.
Trong tất cả nhiệm vụ của văn phòng có một nhiệm vụ giữ vai trò đặc
biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan,tổ chức. Đó là tổ chức công
tác văn thư, là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan
Nhà nước nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Công tác văn thư có ý nghĩa
quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, những
thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý của cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ
gìn bí mật của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trên thực tế, công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
chưa được quan tâm, chú trọng như “Soạn thảo văn bản sai thể thức và kỹ
thuật trình bày, quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến chưa được
kiểm tra thường xuyên, công tác lập hồ sơ chưa đúng quy trình..”.
Chính vì vậy em chọn cơ quan HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh là
nơi thực tập. Để em có thể khảo sát công tác quản trị văn phòng, đồng thời đi
vào tìm hiểu sâu hơn công tác văn thư tại HĐND - UBND Thành phố Bắc
Ninh. Nhằm khẳng định vai trò quan trọng của công tác quản trị văn phòng
đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Khảo sát công tác quản trị văn phòng tại HĐND - UBND Thành phố
Nguyễn Thị Luyến

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bắc Ninh.
- Khảo sát, đánh giá và nhận xét tổ chức công tác văn thư tại HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh.
- Đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao công tác tổ chức công tác văn thư
tại HĐND – UBND Thành phố Bắc Ninh.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị văn phòng (Tổ chức công tác
văn thư) tại HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản trị văn phòng (Tổ chức công tác
văn thư) tại HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh hiện nay.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Cao Xuân Đỗ, Quản trị Hành chính văn phòng, NXB. Thống Kê.
- Nguyễn Thị Thu Hiền, Báo cáo thực tập: Khảo sát công tác quản trị
văn phòng tại UBND Thành phố Hòa Bình.
- Nguyễn Thị Lưu, Báo cáo thực tập: Khảo sát công tác quản trị văn
phòng tại HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.
- Lê Thúy Loan, Báo cáo thực tập: Khảo sát công tác quản trị văn
phòng tại ở UBND Thành phố Thanh Hóa.
- Nguyễn Thanh Đệ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền, Quản trị
văn phòng, NXB. Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội.
5. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, các báo cáo, đề tài nghiên cứu về văn phòng không phải là
một lĩnh vực mới, đã có nhiều sinh viên, tác giả nghiên cứu về lĩnh vực này
như:
- Nguyễn Thị Hồng, Tìm hiểu công tác quản trị văn phòng tại UBND
Huyện Chương Mỹ - Hà Nội. Thực trạng và giải pháp.
- Đàm Thị Nữ, Báo cáo thực tập: Khảo sát công tác quản trị văn phòng
tại UBND Huyện Bắc Giang.
- Chu Thị Ngát, Báo cáo thực tập: Khảo sát công tác quản trị văn phòng
Nguyễn Thị Luyến

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tại UBND Tỉnh Bắc Giang.
- Phan Thị Vân, Báo cáo thực tập: Công tác quản trị văn phòng tại
UBND Huyện Yên Thanh – Ngệ An.
- Nguyễn Thi Bích Phương, Tìm hiểu công tác quản trị văn phòng ở
Huyện Phúc Thọ - Vĩnh Phúc – Thực trạng và giải pháp.
- Phạm Thị Loan, Báo cáo thực tập: Khảo sát công tác quản trị văn
phòng tại Huyện Kinh Môn – Hải Dương.
6. Phương pháp nghiên cứu
- phương pháp quan sát
- phương pháp điều tra
- phương pháp thống kê
- phương pháp so sánh
- phương pháp phỏng vấn
7. Bố cục của đề tài
Chương 1. Khảo sát công tác văn phòng tại HĐND - UBND Thành phố
Bắc Ninh.
Chương 2. Thực trạng tổ chức Công tác văn thư tại HĐND - UBND
Thành phố Bắc Ninh.
Chương 3. Đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao công tác tổ chức công tác
văn tại HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.

Nguyễn Thị Luyến

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI
HĐND - UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND
- UBND Thành phố Bắc Ninh.
1.1.1. Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp Tỉnh phê duyệt, tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn, chi ngân sách địa
phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự án điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường
cùng cấp quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên
trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn; kiểm tra Ủy ban
nhân dân cấp xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương
theo quy định của pháp luật.
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn.
1.1.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi
và đất đai.
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa
phương và tổ chức thực hiện chương trình đó.
Chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn thực hiện các biện pháp

chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến hải sản.
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân và gia đình, giải
quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất theo quy định của pháp luật.
Xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn
Nguyễn Thị Luyến

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy lợi trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
1.1.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
Tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn.
Xây dựng và phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở xã,
thị trấn.
Tổ chức và xây dựng, phát triển các ngành nghề truyền thống, sản xuất
sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Ủy ban nhân
dân Tỉnh.
1.1.4. Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vân tải
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây

dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực
hiện quy hoạch xây dựng đã được phê duyệt.
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu cơ s hạ
tầng theo sự phân cấp.
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản
lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà ở trên địa bàn.
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo sự
phân cấp của Ủy ban nhân dân Tỉnh.
1.1.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và du lịch và kiêm
tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thượng mại, du lich
và dịch vụ.
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ và du lịch.
Nguyễn Thị Luyến

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ và du lịch.
1.1.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hóa, thông tin và thể
thao du lịch.

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường phổ thông
trung học, trường dạy nghề, tổ chức các trường mầm non, thực hiện chủ
trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện
các tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử.
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể dục thể
thao, bảo vệ và phát huy giá trị của di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân, phòng chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, trẻ mồ côi không nơi lương tựa; bảo
vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia
đình.
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành bản phẩm.
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động, tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt
động từ thiện, nhân đạo.
1.1.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi
trường.
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ, khoa học, công nghệ phục
Nguyễn Thị Luyến

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
Tổ chức bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai,
lũ lụt.
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường
và chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên đìa
bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất
lượng ở địa phương.
1.1.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã
hội.
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phong toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng huyện,
quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyên dân quân tự vệ
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các vi phạm
theo quy định của pháp luật.
Tổ chưc việc thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
xâu dựng lực lượng công an nhân dân huyên vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà
nước, thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội
và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương.
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toan xã hội.

1.1.9. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách
tôn giáo
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo.
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về chương trình, kế hoạch,
Nguyễn Thị Luyến

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có hoàn cảnh khó khăn.
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo, quyền
tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân địa phương.
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của
pháp luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.1.10. Trong lĩnh vực thi hành pháp luật
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn thực
hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ

chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài
sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân.
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn
Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra Nhà nước, tổ chức tiếp
dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, và kiến nghị của công dân, hướng dẫn, chỉ
đạo công tác hòa giải ở xã, thị trấn.
1.1.11. Trong xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật.
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Ủy ban
nhân dân cấp trên.
Quả lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo cấp của Ủy
ban nhân dân cấp trên
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính ở cấp huyện.
Nguyễn Thị Luyến

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.1.12. Ủy ban nhân dân Thành phố thuộc tỉnh thực hiện những

nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104,
105, 106 và 107 của Luật và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên phê duyệt.
Thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng
thể xây dựng và phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh trên cơ sở
quy hoạch chung, kế hoạch xây dựng kết cấu cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị,
biện pháp đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao thông, chống
cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị, biện pháp quản lý dân cư đô
thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn.
Thực hiện quản lý, kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu Nhà
nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ, tổ chức thực hiện các
quyết định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của
pháp luật.
Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được
giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây
dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước,
giao thông nội thị, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương.
Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của xã, thành
phố thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danh
lam thắng cảnh do thị xã, thành phố thuộc tỉnh quản lý.
1.1.13. Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc
Ninh
Tổ chức và hoạt đông của Ủy ban nhân dân đã được quy định rõ tại
Mục 4, Chương IV ( từ Điều 119 đến điều 127) Luật tổ chức HĐND và
Nguyễn Thị Luyến
K12A

10

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND ( đã được Quốc hội nước CHXHCNVN khóa XI , kỳ họp thứ 4 thông
qua ngày 26/11/2003).
Điều 119.
Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm có Chủ
tịch, phó Chủ tịch và Ủy viên. Chủ tịch Ủy ban nhân dân là đại biểu Hội đồng
nhân dân. Các thành viên khác của Ủy ban nhân dân không nhất thiết phải là
đại biểu Hội đồng nhân dân.
Kết quả bầu các thành viên của Ủy ban nhân dân phải được Chủ tịch
Ủy ban nhân cấp trên cấp trên phê chuẩn; kết quả bầu các thành viên của Ủy
ban nhân cấp tỉnh phải được Chính phủ phê chuẩn.
Trong nhiệm kỳ nếu khuyết Chủ tịch Ủy ban nhân dân thì Chủ tịch Hội
đồng nhân dân cùng cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch Ủy ban nhân dân để
Hội đồng nhân dân bầu. Người được bầu giữ chức vụ chức vụ Chủ tịch Ủy
ban nhân dân trong nhiệm kỳ không nhất thiết là đại biểu Hội đồng nhân dân.
Điều 120.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng
nhân dân cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và Chính phủ.
Điều 121.
Ủy ban nhân dân phối hợp với Thường trực Hội đồng nhân dân và các
ban của Hội đồng nhân dân cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp Hội đồng
nhân dân, xây dựng đề án trình Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định.

Điều 122.
Số lượng thành viên của Ủy ban nhân dân tin các cấp được quy định
như sau:
Ủy ban nhân dân tỉnh có từ 9 đến 11 thành viên, Ủy ban nhân dân thành
phố Hà Nội và Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh có không quá 13
thành viên.
Nguyễn Thị Luyến

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ủy ban nhân cấp huyện có từ 7 đến 9 thành viên.
Ủy ban nhân dân cấp xã có từ 3 đến 5 thành viên.
Số lượng thành viên và số Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân của mỗi cấp
do Chính Phủ quy định.
Ủy ban nhân dân mỗi tháng ít nhất họp một lần.
Các quyết định của Ủy ban nhân dân phải được quá nửa số tổng thành
viên Ủy ban nhân dân tán thành.
Điều 123.
Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số về các vấn
đề sau đây:
Chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân.
Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân
sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết

định.
Kế hoạc đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình
Hội đồng nhân dân quyết định.
Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các công việc cấp
bách của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định.
Các biện pháp thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế xã hội, thông qua báo cáo của Ủy ban nhân dân trước khi trình Hội đông nhân
dân.
Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương.
Điều 125.
Chủ tịch ủy ban Mật trận Tổ quốc Việt Nam và người đứng đầu các
đoàn thể nhân dân được mời dự các phiên họp của Ủy ban nhân dân cùng cấp
khi bàn các vấn đề có liên quan.
Ủy ban nhân dân tạo điều kiện để Mật trận Tổ quốc Việt Nam và các
Nguyễn Thị Luyến
K12A

12

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đoàn thể nhân dân tổ chức, động viên nhân dân tham gia và củng cố xây dựng
chính quyền nhân dân, tổ chức, thực hiện các chính sách pháp luật của Nhà
nước, giám sát các hoạt động của cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức.

Ủy ban nhân dân thực hiện chế độ thông báo tình hình mọi mặt của địa
phương cho Ủy Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân.
Ủy ban nhân dân và các thành viên của Ủy ban nhân dân có trách
nhiệm giải quyết và trả lời các kiến nghị của Ủy ban Mật trân Tổ quốc Việt
Nam và các đoàn thể.
Điều 126.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người lãnh đạo và điều hành công việc
của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của mình theo quy định Điều 127 của Luật, cùng với tập thể Ủy ban nhân
dân chịu trách nhiệm chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và trước cơ quan nhà nước cấp trên.
Phó chủ tịch và các thành viên của Ủy ban nhân dân thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phân công và chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Mỗi thành viên của Ủy ban nhân chịu trách nhiệm cá nhân về phần
công tác của mình trước Hội đông nhân dân, ủy ban nhân dân cùng cấp và
cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban
nhân dân trước Hội đồng nhân dân cấp mình và cơ quan cấp trên.
Điều 127.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
Lãnh đạo công tác của Ủy ban nhân dân, các thành viên của Ủy ban
nhân dân, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân.
Triệu tập và chủ tọa các cuộc họp của Ủy ban nhân dân.
Phê chuẩn các kết quả bầu các thành viên của Ủy ban nhân dân cấp
dưới trực tiếp, điều động, đình chỉ công tác, miễn nhiệm, cách chức Chủ tịch,
Phó chủ tịch Ủy ban nhân cấp dưới trực tiếp, phê chuẩn miễn nhiệm, bãi
Nguyễn Thị Luyến
K12A

13

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm các thành viên của ủy ban nhân dân cấp dưới trực tiếp, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, điều động, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, cán bộ, công chức nhà
nước theo sự phân cấp.
Đình trì việc thi hành hoặc bãi bỏ các văn bản trái pháp luật của cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình và văn bản trái pháp luật
của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới trực tiếp.
Đình chỉ việc thi hành Nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng nhân dân
cấp dưới trực tiếp và đề nghị Hội đồng nhân dân cấp mình bãi bỏ.
Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết công việc đột xuất,
khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, cháy nổ, an ninh, dịch bệnh và báo cáo
ủy ban nhân dân trong các phiên họp gần nhất.
Ra quyết định, chỉ thị để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
1.1.14. Cơ cấu tổ chức tại HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.
(Đính kèm phụ lục 1)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng tại HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
- Văn phòng HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh chấp hành Quy chế
làm việc của cơ quan, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.
- Văn phòng HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh thực hiện mối quan
hệ phối hợp với lãnh đạo các phòng, Ban ngành huyện, tổ chức Chính trị xã

hội, UBND xã, phường, thị trấn trong việc thực hiện đường lối, chủ trương
của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết của HĐND huyện,
Quyết định, Chỉ thị của UBND và Chủ tịch UBND Thành phố Bắc Ninh.
- Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm: Phổ biến kịp thời đến cán bộ,
công chức các chủ trương, Nghị quyết của Đảng, Pháp luật của Nhà nước có
liên quan đến công tác của cơ quan; Quy chế tổ chức và hoạt động của văn
phòng HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh; Quy chế dân chủ trong hoạt
Nguyễn Thị Luyến
K12A

14

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

động của cơ quan; Kế hoạch công tác; Khen thưởng, Kỷ luật, Nâng lương…..
- Cán bộ, công chức văn phòng HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh
luôn nêu cao ý thức trách nhiệm, tinh thần đoàn kết nhất trí, chấp hành và
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao góp phần xây dựng cơ quan trong sạch,
vững mạnh; Nêu cao ý thức cảnh giác cách mạng, bảo vệ bí mật Nhà nước,
bảo vệ chính trị nội bộ, đạo đức cách mạng, ý thức tiết kiệm (điện, nước, điện
thoại…) và bảo vệ tốt tài sản được giao,giữ gìn vệ sinh công công và chăm
sóc cảnh quan khuôn viên cơ quan.
- Cán bộ, công chức văn phòng HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh
thực hiện nghiêm chỉnh nội quy cơ quan: Làm việc đúng giờ, mang thẻ công
chức, thi hành tốt công vụ được phân công với ý thức trách nhiệm cao, không

nhũng nhiễu trong khi thi hành công vụ.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng tại HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.
Điều 1. Vị trí, chức năng:
Văn phòng HĐND và UBND thành phố là cơ quan tham mưu, tổng
hợp giúp HĐND – UBND thành phố:
Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các ban
của HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch
HĐND thành phố tham gia.
Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND thành phố trong
chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước;
giúp Chủ tịch UBND thành phố tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động
của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, HĐND, UBND xã, phường để thực
hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND thành phố.
Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND
Thành phố.
Tham mưu giúp UBND thành phố về công tác ngoại vụ, thi đua khen
thưởng, chỉ đạo hoạt động của bộ phận “ Một cửa”. Chịu sự chỉ đạo , quản lý
Nguyễn Thị Luyến
K12A

15

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trực tiếp về tổ chức, biên chế và công tác của HĐND và UBND thành phố.
Đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của
cơ quan chức năng của Tỉnh và Trung ương.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng các chương trình công tác ( Năm, quý, tháng, tuần); của
HĐND, Thường trực HĐND, UBND, và Chủ tịch UBND thành phố; giúp
Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND thành phố tổ chức thực hiện
chương trình công tác.
Phối hợp với các Ban của HĐND thành phố giúp Thường trực HĐND
thành phố chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND; chuẩn bị báo cáo
của UBND thành phố; Tổ chức soạn thảo các văn bản cho Thường trực
HĐND, chủ tịch UBDN thành phố trực tiếp giao. Giúp HĐND, Thường trực
HĐND, UBND , Chủ tịch UBND thành phố theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND thành phố, HĐND, UBND và Chủ tịch UBDN xã,
phường trong việc chuẩn bị các văn bản ( Bao gồm dự thảo văn bản pháp quy,
các chuyên đề trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các
vấn đề khác). Tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các văn
bản đó để HĐND, UBND và Chủ tịch UBND thành phố xem xét, quyết định.
Bảo đảm việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin thường xuyên, kịp
thời chính xác phục vụ cho công tác của HĐND, UBND, Chủ tịch UBND
thành phố
Đảm bảo cho Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND thành
phố thực hiện chế độ thông tin, báo cáo lên các cơ quan Nhà nước cấp trên
theo quy định của Pháp luật.
Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của HĐND, UBND và Chủ
tịch UBND thành phố. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND thành phố; Văn phòng UBND các xã, phường về công tác văn thư lưu
trữ theo quy định của pháp luật.
Quản lý, tổ chức, biên chế, công chức, tài chính, tài sản của Văn phòng
Nguyễn Thị Luyến

K12A

16

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

HĐND và UBND thành phố theo quy định của pháp luật. Bảo đảm các điều
kiện, phương tiện nhằm phục vụ HĐND, UBND, các ban của HĐND và Chủ
tịch UBND thành phố làm việc có hiệu quả.
Thực hiện nhiệm vụ về công tác ngoại giao, Thường trực thi đua khen
thưởng và các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch
UBND thành phố giao. Phối hợp với Phòng Nội vụ LĐTB – XH thành phố
quản lý các hoạt động của Bộ phận “Một cửa” theo hướng dẫn của Sở Nội vụ
tỉnh Bắc Ninh.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố
Bắc Ninh.
Điều 3. Tổ chức và biên chế
1. Tổ chức
Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND thành phố gồm có Chánh văn
phòng và các Phó Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm
trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND thành phố và trước pháp luật về
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
Phó Chánh văn phòng là người giúp Chánh văn phòng chỉ đạo một số
mặt công tác chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước pháp luật về

nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh văn phòng vắng mặt, các Phó Chánh
văn phòng được Chánh văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của văn
phòng.
Về bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh văn phòng thực hiện theo
quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của UBND Tỉnh Bắc
Ninh.
Cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ.
Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm việc tại Văn phòng HĐND –
HĐND, được bố trí tương xứng với nhiệm vụ và sô lượng biên chế được giao
Nguyễn Thị Luyến
K12A

17

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công chức chuyên môn, nghiệp vụ chịu sự quản lý, điều hành của
Chánh văn phòng thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyên hạn do Chánh văn
phòng phân công, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và pháp luật về
các lĩnh vực công việc được phân công đảm nhiệm.
Biên chế:
Biên chế của Văn phòng HĐND – UBND thành phố do Chủ tịch
UBDN thành phố quyết định trong tổng biên chế hành chính của UBND
thành phố được Chủ tịch UBND tỉnh giao hàng năm.

Điều 4. Tổ chức thực hiện
Quy định này có hiệu lực kể từ ngày Quyết định có hiệu lực thi hành.
Chánh văn phòng HĐND – UBND thành phố có trách nhiệm triển khai, tổ
chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức đã được phê duyệt,
đảm bảo đúng quy định của pháp luật, hiệu quả, hiệu lực, xây dựng Văn
phòng HĐND – UBND trong sạch, vững mạnh.
Trong triển khai, thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc Chánh văn
phòng HĐND –UBND có trách nhiệm báo cáo UBND thành phố xem xét, sửa
chữa bổ sung cho phù hợp.
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các
vị trí trong văn phòng.
1.2.3.1. Bảng mô tả công việc “Chánh văn phòng”
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHÁNH VĂN PHÒNG
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Chánh Văn Phòng
Cán bộ quản lý trực tiếp: Chủ tịch HĐND - UBND Thành phố Bắc
Ninh
TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
- Điều hành chung toàn bộ hoạt động của văn phòng, phụ trách tham
mưu, tổng hợp công tác khối Nội chính và HĐND. Chủ tài khoản văn phòng
Nguyễn Thị Luyến
K12A

18

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

HĐND – UBND Thành phố Bắc Ninh.
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Thành ủy, HĐND – UBND
Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố và trước pháp luật về toàn bộ hoạt
động của văn phòng HĐND – UBND Thành phố Bắc Ninh.
- Giúp thường trực HĐND, Chủ tịch UBND thành phố xây dựng và
quản lý chương trình công tác của HĐND – UBND thành phố.
- Trực tiếp theo dõi, đôn đốc HĐND các xã, phường trong thực hiện
chương trình công tác của HĐND – UBND thành phố và quy chế làm việc
của HĐND – UBND thành phố. Tổ tổng hợp văn phòng HĐND – UBND
thành phố các phòng ban, đơn vị thuộc khối nội chính (Phòng Tư Pháp, Thanh
tra, Nội vụ, Công an….) thực hiện chương trình công tác của HĐND – UBND
thành phố và quy chế làm việc của HĐND – UBND thành phố.
- Phối hợp với các cơ quan trong khối nội chính trong quá trình chuẩn
bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn bản trình HĐND – UBND
thành phố, Chủ tịch UBND thành phố xem xét, quyết định theo quy định pháp
luật.
- Công tác giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo công tác phòng, chống
tham nhũng, công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
- Công tác tổ chức, cán bộ, nội vụ, ngoại vụ, công tác cải cách hành
chính của văn phòng, công tác tham mưu, xử lý văn bản, công tác phát ngôn
và cung cấp thông tin cho báo trí theo quy định của phát luật.
- Phối hợp với các cơ quan: Viện kiểm soát, Tòa án, Chi cục thi hành án
dân sự thành phố trong thực hiện nhiệm vụ.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập
đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản, cáo báo cáo quan trọng theo
chương trình công tác của HĐND – UBND thành phố và các công việc khác
do các phòng ban, đơn vị, HĐND – UBND cấp xã, phường, các cơ quan tổ

chức liên quan trình HĐND – UBND thành phố.
- Công tác phối hợp giữa văn phòng HĐND – UBND thành phố, phòng
Nguyễn Thị Luyến
K12A

19

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thành ủy. Giữ mối quan hệ với văn phòng Đoàn ĐBQH &HĐND tỉnh, văn
phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực trực tiếp phụ trách,
tham mưu chỉ đạo.
- Ký văn bản thừa lệnh Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND thành
phố, các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
thành phố, các văn bản của văn phòng thuộc lĩnh vực trực tiếp phụ trách, chỉ
đạo, ký sao lục các văn bản mật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND
thành phố phân công. Theo dõi các xã, phường Ninh Xá, Kinh Bắc…
1.2.3.2. Bảng mô tả công việc “Phó Chánh văn phòng”
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Phó Chánh Văn Phòng
Cán bộ quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
NHIỆM VỤ. TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN

- Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước pháp luật về các
lĩnh vực công tác được giao. Được ủy quyền khi phụ trách văn phòng đi vắng.
- Trực tiếp theo dõi phụ trách, đôn đốc các phòng, ban, đơn vị thuộc
khối Văn hóa – Xã hội (Phòng Y tế, Văn hóa thông tin, Phòng Lao động,
Thương binh – Xã hội….) trong việc thực hiện chương trình công tác của
HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh và quy chế làm việc của HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh, Tổ chức Hành chính, Tổ chức xe văn phòng
HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.
- Ký thay Chánh văn phòng các văn bản thông báo, ý kiến chỉ đạo của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh, các văn bản sao
lục thuộc lĩnh vực trực tiếp phụ trách tham mưu, chỉ đạo.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND
và Chánh văn phòng HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh phân công, theo
dõi các đơn vị xã, phường: Hạp Lĩnh, Khúc Xuyên, Nam Sơn, Vệ An…
Nguyễn Thị Luyến
K12A

20

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.3.3. Bảng mô tả công việc “Nhân viên Tổng hợp”
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Chuyên viên tổng hợp

Cán bộ quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
NHIỆM VỤ, TRÁCH NHIÊM, QUYỀN HẠN
- Thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của văn phòng
- Chịu trách nhiệm theo dõi, tham mưu, tổng hợp các hoạt động thuộc
lĩnh vực công tác Quản lý đô thị, Xây dựng cơ bản, tổng hợp kết quả hoạt
động của lĩnh vực báo cáo Phó Chánh văn phòng phụ trách khối và Chánh
văn phòng.
- Trực tiếp, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, UBND các
xã, phường thuộc lĩnh vực phụ trách trong việc thực hiện Quy chế làm việc,
chương trình, kế hoạch công tác của UBND thành phố sau khi được phê duyệt
và các Thông báo Kết luận của Thường trực HĐND - UBND Thành phố Bắc
Ninh.
- Giúp Chánh văn phòng theo dõi hoạt động của UBND các phường:
Kinh Bắc, Vạn an, Văn Dương…. Thực hiện các nhiệm vụ do Chánh văn
phòng và Phó Chánh văn phòng giao phó.
1.2.3.4. Bảng mô tả công việc “Chuyên viên quản trị thiết bị”
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHUYÊN VIÊN QUẢN TRỊ THIẾT BỊ
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Chuyên viên quản trị thiết bị
Cán bộ quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
- Thực hiện theo Quy chế làm việc của văn phòng
- Theo dõi, thực hiện mọi hoạt động tài chính của văn phòng HĐND Nguyễn Thị Luyến
K12A

21

Lớp: Quản trị Văn phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND Thành phố Bắc Ninh, mở sổ sách theo dõi thu chi và các hoạt động
khác liên quan tới tài chính – Ngân sách theo quy định, thực hiện các hoạt
động liên quan đến chế độ chính sách của người lao động như: chi trả chế độ
chính sách hàng tháng cho mọi người,làm ngoài ngoài giờ, chế độ đi công tác,
thai sản…. Hàng tháng đối chiếu sổ sách với thủ quỹ báo cáo toàn bộ mọi
hoạt động liên quan đến công tác tài chính với Chánh văn phòng
1.2.3.5. Bảng mô tả công việc “Chuyên viên văn thư”
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Chuyên viên văn thư
Cán bộ quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
- Thực hiện nhiệm vụ theo quy chế làm việc của văn phòng
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu, hồ sơ theo quy định của văn thư
– lưu trữ, rà soát quy phạm văn bản của các phòng ban, đơn vị trước khi phát
hành, báo cáo lãnh đạo văn phòng có hướng xử lý kịp thời theo quy định.
Quản lý và sử dụng con dấu HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh theo quy
định của phap luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng, Phó Chánh văn
phòng giao phó.
1.2.3.6. Bảng mô tả công việc “Cán bộ Công nghệ thông tin”
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CÁN BỘ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bộ phận: Văn phòng

Chức danh: Cán bộ công nghệ thông tin
Cán bộ quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
- Thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của văn phòng
Nguyễn Thị Luyến
K12A

22

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phụ trách hệ thống công nghệ thông tin của văn phòng HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh, quản lý hòm thư điện tử của UBND thành phố
theo quy định. Quản lý vận hành hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu cho
các hội nghị. Khắc phục các hỏng hóc nhỏ, đề xuất thay thế các thiết bị thay
thế cho cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng và Phó Chánh văn
phòng giao phó.
1.2.3.7. Bảng mô tả công việc “Nhân viên tạp vụ”
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHÂN VIÊN TẠP VỤ
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Nhân viên tạp vụ
Cán bộ quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
- Thực hiện nhiệm vụ theo quy chế làm việc của văn phòng

- Nhận, chuyển tài liệu, báo chí về các phòng lãnh đạo được phân công.
Chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất cho các hội nghị tại các phòng Khánh tiết,
phòng họp số 1 và 2, phòng đồng chí Ủy viên TT HĐND, Chủ tịch UBND,
Phó Chủ tịch Vũ Chí Kiên và một số địa điểm khác khi thành phố tổ chức.
1.2.3.8. Bảng mô tả công việc “Nhân viên lái xe”
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHÂN VIÊN LÁI XE
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Nhân viên lái xe
Cán bộ quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
- Thực hiện nhiệm vụ theo quy chế làm việc của văn phòng
- Chịu trách nhiệm quản lý lái xe được giao,đưa đón các đồng chí lãnh
đạo HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh theo quy định và theo sự phân công
điều hành của lãnh đạo văn phòng.
Nguyễn Thị Luyến
K12A

23

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Mô hình tổ chức văn phòng tại HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh là
mô hình phân tán, các vị trí làm việc được bố trí ở các phòng khác nhau, gồm

các vị trí sau:
- Chánh văn phòng.
- Phó Chánh văn phòng.
- Chuyên viên văn thư.
- Chuyên viên Hành chính
- Chuyên viên Tổng hợp.
- Cán bộ Công nghệ thông tin.
- Chuyên viên Quản trị.
- Nhân viên tạp vụ.
- Nhân viên Lái xe.

Nguyễn Thị Luyến
K12A

24

Lớp: Quản trị Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN TƯ TẠI HĐND
– UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH
2.1. Tổ chức bộ máy văn thư
- Vị trí: Phòng văn thư được đặt tại tầng 1 HĐND – UBND Thành phố
Bắc Ninh.
- Cơ cấu tổ chức của Phòng văn thư gồm một chuyên viên văn thư thực
hiện nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài liệu, hồ sơ theo quy định của văn thư, rà

soát quy phạm pháp văn bản của các phòng ban, đơn vị trước khi ban hành,
báo cáo lãnh đạo văn phòng có hướng xử lý kịp thời theo quy định. Quản lý
và sử dụng con dấu tại UBND – HĐND Thành phố Bắc Ninh theo quy định
của pháp luật.
Một cán bộ Công nghệ thông tin kiêm nhiệm việc gửi các văn bản đi –
đến qua mạng internet.
- Chuyên viên văn thư tại UBND – HĐND Thành phố Bắc Ninh luôn
thực hiện tốt các yêu cầu do HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh đề ra.
• Tính bí mật:
Trong qua trình làm việc chuyên viên văn thư có ý thức giữ gìn bí mật
và sự kín đáo được thể hiện trong bất cứ trường hợp nào khi ra khỏi phòng
làm việc không để văn bản, tài liệu trên bàn. Đối với những văn bản quan
trọng không bao giờ để bên ngoài mà cất trong tủ.
Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sở hở để nắm bắt thông tin
bí mật của HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh.
• Tính tỉ mỉ:
Bất cứ công việc nào chuyên viên văn thư HĐND - UBND Thành phố
Bắc Ninh luôn thực hiện hoàn chỉnh từng chi tiết nhỏ, không bỏ qua bất cứ
chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các
nhiệm vụ, ghi chép và chuyển lời nhắn…
Chuyên viên văn thư không bỏ sót bất kỳ công việc nhỏ nào trong
Nguyễn Thị Luyến
K12A

25

Lớp: Quản trị Văn phòng