Công tác văn thư tại văn phòng HĐND và UBND huyện lộc bình

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...............................................................................................................................3
2. Mục tiêu của đề tài...........................................................................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu........................................................................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo.................................................................................................................4
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................................4
7. Bố cục của đề tài:..............................................................................................................................4

Phần I........................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH.....5
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình............................5
1.1.1. Khái quát vài nét về UBND huyện Lộc Bình.................................................................................5
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình.........................5
Trích điều 142. Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015. Từ ngày Luật này
có hiệu lực thi hành cho đến khi bầu ra Hội đồng nhân dân nhiệm kỳ 2016 – 2021, Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân tại các đơn vị hành chính tiếp tục giữ nguyên cơ cấu tổ chức và thực hiện các
nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số
11/2003/QH11. ....................................................................................................................................5
1.1.2.1. Chức năng................................................................................................................................5
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................................................6
UBND huyện Lộc Bình là cơ quan chấp hành của HĐND huyện và là cơ quan hành chính nhà nước
trong phạm vi lãnh thổ của huyện mình theo hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý
nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnh vực: kinh tế; nông nghiệp,
lâm nghiệp, thủy lợi, đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải;
thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, y tế, văn hóa – xã hội, thông tin, thể dục thể thao; khoa học,

công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng an ninh, trật tự an toàn xã hội; chính sách dân
tộc, tôn giáo; thực thi pháp luật; xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính......................6
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Lộc Bình...........................................................................................................................8
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình......................................8

Nông Thị Đức

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình là cơ quan tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND.
Văn phòng thực hiện mối quan hệ phối hợp với các phòng, ban, nghành huyện, các tổ chức chính trị
- xã hội, UBND các xã, thị trấn trong việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp
luật của nhà nước, Nghị quyết của HĐND huyện, quyết định, chỉ thị của UBND và của chủ tịch UBND
huyện....................................................................................................................................................8
Văn phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng gồm có Chánh văn phòng, các phó Chánh văn phòng,
các chuyên viên và nhân viên...............................................................................................................8
Chánh văn phòng là thủ trưởng cơ quan văn phòng, lãnh đạo và điều hành các hoạt động của văn
phòng; chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình và các hoạt động của văn phòng trước
thường trực HĐND huyện, UBND huyện, chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật............................8
Chánh văn phòng phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh văn phòng, các chuyên viên và nhân viên
trong văn phòng để thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, phục vụ và thực hiện các nhiệm vụ
chuyên môn. Cán bộ, công chức trong văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ công tác
được phân công trước lãnh đạo văn phòng, thường trực HĐND huyện, UBND huyện, lãnh đạo UBND

huyện và trước pháp luật.....................................................................................................................8
Phát huy quyền làm chủ tập thể, cán bộ công chức văn phòng trực tiếp hoặc thông qua đại diện
tham gia đóng góp ý kiến, tổ chức kiểm tra, giám sát các công việc của cơ quan. Nêu cao ý thức
trách nhiệm, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thực hiện tốt nội quy của cơ quan.......................9
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình..............9
1.2.2.1. Chức năng................................................................................................................................9
1.2.2.2. Nhiệm vụ.................................................................................................................................9
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ.........................................................................................................12
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.........................13
1.2.3.1. Mô tả quy trình thực hiện công việc......................................................................................13
1.2.3.2. Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong văn phòng.......................................................15
1.2.3.2.1. Chánh văn phòng................................................................................................................15
1.2.3.2.2. Phó Chánh văn phòng.........................................................................................................16
1.2.3.2.3. Tổng hợp, báo cáo về hoạt động của HĐND và UBND.......................................................18
1.2.3.2.4. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả........................................................................................19
1.2.3.2.5. Công tác tiếp công dân.......................................................................................................20
1.2.3.2.6. Tổng hợp lĩnh vực đối ngoại...............................................................................................21
1.2.3.2.7. Kế toán................................................................................................................................21
1.2.3.2.8. Phụ trách công tác văn thư.................................................................................................22
1.2.3.2.9. Quản trị mạng, văn phòng điện tử Eoffice..........................................................................23

Nông Thị Đức

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II.....................................................................................................................26
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
HUYỆN LỘC BÌNH..............................................................................................26
2.1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư..............................................................................................26
2.1.1. Khái niệm công tác văn thư......................................................................................................26
2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư...........................................................................................26
2.1.2.1. Vị trí.......................................................................................................................................26
2.1.2.2. Ý nghĩa...................................................................................................................................26
2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư...................................................................................................27
2.1.4 Nội dung của công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình........................28
2.2. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng.............................................29
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng.........................................................29
2.2.1.1. Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...........................................................29
2.2.1.1.1. Thẩm quyền ban hành........................................................................................................29
2.2.1.1.2. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản..................................................................................30
2.2.1.2. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan........................................31
2.2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản....................................................................................33
Trong năm 2015, Bộ phận Văn thư – lưu trữ đã có nhiều cố gắng, thực hiện tốt việc quản lý công văn
đi, công văn đến. Việc chuyển giao, phân phối xử lý văn bản, tài liệu đến nơi nhận đúng quy định,
đảm bảo chế độ bảo mật thông tin của nhà nước (trong năm đã tiếp nhận trên 8025 văn bản, sao
lục 247 văn bản). Công tác quản lý công văn đi và công văn đến được thực hiện trên phần mềm Văn
phòng điện tử Eoffice nên đã đảm bảo được tiến độ xử lý văn bản kịp thời, chính xác và khoa học
hơn. Thực hiện tốt chế độ theo dõi, lập hồ sơ lưu trữ, bảo quản tài liêu theo đúng quy trình..........33
Cơ quan đã ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Văn phòng điện tử Eoffice của UBND huyện Lộc Bình
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3525/QĐ-UBND ngày 31/10/2013 của UBND huyện).................33
Văn phòng điện tử Eoffice là phương thức trao đổi thông tin bắt buộc trong chế độ làm việc hàng
ngày của UBND huyện Lộc Bình. Các hoạt động trao đổi thông tin liên quan đến nhiệm vụ của cán bộ
công chức làm việc tại các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện, UBND các xã,
thị trấn sẽ được thực hiện trên hệ thống Văn phòng điện tử.............................................................33
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong Văn phòng điện tử Eoffice được thực hiện theo quy

định hiện hành của Nhà nước............................................................................................................34
Quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản đến.........................................................................34

Nông Thị Đức

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Văn thư cơ quan Văn phòng HĐND và UBND huyện tổng hợp văn bản đến chuyển trình xin ý kiến
của lãnh đạo Văn phòng.....................................................................................................................34
- Lãnh đạo văn phòng nghiên cứu, phân loại văn bản (phân loại theo thẩm quyền xử lý, lĩnh vực phụ
trách của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện) chuyển văn thư phân loại để Scan văn bản,
nhập số công văn đến theo quy định, chuyển đến Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND, lãnh đạo
Văn phòng. Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND sau khi xem xét nội dung văn bản chuyển cho các
Phó chủ tịch chỉ đạo thực hiện (giao trách nhiệm cho các cơ quan chuyên môn tham mưu thực hiện,
sao gửi văn bản theo quy định); giao lãnh đạo văn phòng đôn đốc kiểm tra việc thực hiện của các
phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.......................................................................................34
- Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện nhận được văn bản đến (văn bản
được xử lý trên địa chỉ Eoffice của từng đơn vị hoặc chuyển sao gửi bằng văn bản giấy), có trách
nhiệm nghiên cứu, xem xét, xử lý theo đúng quy chế làm việc của UBND huyện và được thực hiện
trên chương trình Eoffice. Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của lãnh đạo UBND huyện thông
qua nội dung giao việc trên địa chỉ Eoffice của cơ quan, đơn vị.........................................................34
- Bộ phận Quản trị mạng của Văn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm hướng dẫn sử dụng,
kiểm tra theo dõi việc thực hiện văn phòng điện tử của cơ quan, đơn vị; Lãnh đạo và chuyên viên
văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nội dung giao việc của lãnh đạo
UBND huyện, báo cáo kết quả thực hiện về nội dung, thời gian........................................................34

Quy trình xử lý văn bản đi...................................................................................................................34
- Cơ quan chuyên môn được giao nhiệm vụ dự thảo văn bản đi thuộc thẩm quyền của Thường trực
HĐND, UBND huyện, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện, thủ trưởng các đơn vị (sau khi hoàn
thành bản dự thảo, chịu trách nhiệm về nội dung soạn thảo, kỹ thuật trình bày văn bản…..) chuyển
đến chuyên viên văn phòng để thẩm định; sau khi thẩm định trình lãnh đạo văn phòng kiểm duyệt,
trình Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND xem xét, quyết định.........................................................34
+ Trường hợp văn bản đủ điều kiện ban hành, Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện in ra bản
giấy, ký ban hành (Văn thư vào sổ công văn đi, thông báo cho cơ quan, đơn vị chủ trì ban hành, gửi
đến các thành phần theo quy định để tổ chức thực hiện)..................................................................35
+ Trường hợp văn bản không đủ điều kiện ban hành (phải tiến hành chỉnh sửa), Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND huyện chuyển lại cho cơ quan chủ trì soạn thảo (chỉnh sửa, bổ sung hoàn chỉnh),
đồng gửi lãnh đạo văn phòng để giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện theo dõi, kiểm tra
đôn đốc thực hiện và tiếp tục kiểm duyệt trình lại (lần 2,..) để Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND
huyện xem xét, quyết định.................................................................................................................35
(Văn bản đi phải được điền đầy đủ thông tin: Trích yếu nội dung, loại văn bản…và xử lý theo đúng
quy trình xử lý văn bản trên chương trình Eoffice).............................................................................35
- Đối với một số văn bản đặc thù, cá biệt như: Văn bản mật, quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
….cán bộ, công chức, viên chức; khen thưởng, kỷ luật) của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó
chủ tịch UBND do cơ quan chuyên môn soạn thảo thì chuyển trực tiếp cho Thường trực HĐND, Chủ
tịch, Phó chủ tịch UBND huyện sau khi ghi rõ trích yếu nội dung, loại văn bản,…và xử lý theo đúng
quy trình xử lý văn bản trên chương trình Eoffice..............................................................................35

Nông Thị Đức

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, thể thức văn bản
của đơn vị mình phụ trách khi chuyển đến chuyên viên văn phòng thẩm định, lãnh đạo văn phòng,
Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND xem xét, ký ban hành................................................................35
- Văn thư văn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm theo dõi thường xuyên các văn bản chờ
phát hành trên Eoffice, khi có văn bản cần phát hành văn thư có trách nhiệm vào sổ công văn đi
theo quy định.....................................................................................................................................35
- Đối với văn bản mật, các văn bản khác không thực hiện trên phần mềm văn phòng điện tử Eoffice
thì thực hiện theo quy trình thông thường........................................................................................36
2.2.2.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến....................................................................36
2.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.....................................................................36
2.2.3.1. Lập hồ sơ...............................................................................................................................36
2.2.3.2. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................................................................................37
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị......................................................................38
2.2.4.1. Quản lý con dấu.....................................................................................................................38
2.2.4.2. Sử dụng con dấu....................................................................................................................38
2.2.5. Công tác lưu trữ........................................................................................................................39
2.2.5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu........................................................................................39
2.2.5.2. Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ............................................................................39

PHẦN III.................................................................................................................40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................40
3.1. Đánh giá chung............................................................................................................................40
3.1.1. Ưu điểm....................................................................................................................................40
3.1.2. Hạn chế.....................................................................................................................................42
3.1.3. Nguyên nhân.............................................................................................................................43
3.2. Đề xuất, kiến nghị........................................................................................................................43
3.2.1. Đề xuất......................................................................................................................................43
3.2.1.1. Hoàn thiện công tác thể chế..................................................................................................44
3.2.1.2. Tăng cường đầu tư nguồn lực thực hiện công tác văn thư....................................................44

3.2.1.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin và ISO trong công tác văn thư..............................45
3.2.1.4. Kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư..............................................................................47
3.2.2. Kiến nghị...................................................................................................................................47

Nông Thị Đức

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2.2.1. Đối với UBND tỉnh Lạng Sơn..................................................................................................47
3.2.2.2. Đối với UBND huyện Lộc Bình ...............................................................................................47
3.2.2.3. Đối với cán bộ, công chức......................................................................................................48

KẾT LUẬN.............................................................................................................49
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................50
PHẦN IV: PHỤ LỤC.............................................................................................52

Nông Thị Đức

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Nguyên nghĩa

UBND

Ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBMTTQVN

Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam

TCCL ISO

Tiêu chuẩn chất lượng ISO

ISO TCVN

ISO Tiêu chuẩn Việt Nam

QSD

Quyền sử dụng

SD

Sử dụng

ĐBQH

Đại biểu quốc hội

VTVL

Vị trí việc làm

CNTT

Công nghệ thông tin

Nông Thị Đức

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Là công tác thường
xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Trong các
cơ quan, đơn vị công tác văn thư luôn được quan tâm, bởi đó là hoạt động đảm
bảo công tác quản lý Hành chính nhà nước thông qua văn bản, tài liệu.
Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với cải cách hành chính nhà

nước. Cải cách hành chính là nội dung quan trọng trong đường lối đổi mới của
Đảng và Nhà nước ta, được thể hiện qua các văn bản quan trọng của Trung ương
Đảng, Chính phủ như: Văn kiện Hội nghị Trung ương 8 khóa VII, Hội nghị Trung
ương 3 và 7 khóa VIII, các Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII, IX,
X, XI;….Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành tổng
thể chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020.
Với nội dung gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư
có vai trò quan trọng trong hoạt động cải cách hành chính nhà nước bởi vì:
Thứ nhất, công tác văn thư tạo ra văn bản – phương tiện thể hiện thể chế
hành chính nhà nước; Thứ hai, công tác văn thư thực hiện việc trình, chuyển giao
văn bản đến; đôn đốc việc giải quyết văn bản đến kịp thời, góp phần giải quyết
nhanh mọi yêu cầu của tố chức, cá nhân đối với các cơ quan nhà nước; Thứ ba,
công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng để đội ngũ công chức trong các cơ quan
hành chính nhà nước có căn cứ giải quyết công việc đúng quy định của pháp luật;
Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một nội dung quan
trọng của hiện đại hóa nền hành chính nhà nước; Thứ năm, nâng cao kỹ năng soạn
thảo văn bản (thuộc nội dung của công tác văn thư) là một nội dung cần thiết trong
công tác xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức.
Thực hiện phương châm: “Học đi đôi với hành – Lý thuyết gắn liền với
thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững lý thuyết đã
được học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức
cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan.
Nông Thị Đức
K1A

1

Lớp QTVP

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Được sự quan tâm, giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình. Em được tiếp nhận vào
thực tập tại văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn, kể từ
ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016. Trong khoảng thời gian này, em đã
cố gắng nỗ lực không ngừng, học hỏi kinh nghiệm cũng như rèn luyện kỹ năng
nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn
tận tình của các cán bộ tại văn phòng. Là một cán bộ văn phòng trong tương lai,
đợt thực tập này đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản, trước hết là nhận
thức rõ ràng về công tác văn thư và tầm quan trọng của công tác văn thư, thấy
được những bất cập còn tồn tại ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa
vụ của thế hệ trẻ chúng em là rất lớn.
Đợt thực tập này đã giúp em nắm chắc kiến thức, nhận thấy em trưởng
thành hơn sau khi thực tập tại cơ quan. Báo cáo là kết quả của quá trình khảo sát
thực tế cùng với lý luận mà em đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Lộc Bình, tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Nông Thị Đức

Nông Thị Đức
K1A

2

Lớp QTVP

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh của nền
kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ. Mỗi
cơ quan, tổ chức đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng. Và
văn bản, giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, tổ chức kinh
tế, giữa nhà nước với nhân dân. Vì vậy, công tác văn thư có vai trò không thể
thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Bởi mọi văn bản, giấy tờ đều được
tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Là
cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động. Làm tốt công
tác văn thư sẽ giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, trên cơ sở đó
lãnh đạo đưa ra được những quyết định quản lý đúng đắn.
Để tìm hiểu rõ về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND và
UBND huyện Lộc Bình để thấy được những thuận lợi và khó khăn em xin lựa
chọn đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND và
UBND huyện Lộc Bình”.
2. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu của bài báo cáo là:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư
- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư tại văn phòng
HĐND và UBND huyện Lộc Bình. Thấy được những ưu điểm, hạn chế và đưa
ra được những đề xuất hữu ích cho hoạt động của cơ quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là lý thuyết về công tác
văn thư và thực tiễn hoạt động văn thư tại cơ quan.
- Nghiên cứu lịch sử hình thành.

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và của
Văn phòng.
- Thực trạng hoạt động công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Lộc Bình.
Nông Thị Đức
K1A

3

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đánh giá hiệu quả hoạt động: Ưu, nhược điểm từ đó đưa ra đề xuất, kiến
nghị.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Từ giáo trình, từ các văn bản, tài liệu về công tác văn thư của cơ quan
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đã có nhiều nghiên cứu của các tác giả viết về chủ đề này như:
- Khóa luận tốt nghiệp “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành
án dân sự - Bộ Tư pháp” của sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ - Trường Đại học
Thành Đô.
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư tại UBND huyện Đông Sơn
của sinh viên Nguyễn Thị Lan, lưu trữ học và QTVP k53 – Trường Đại học
Khoa học xã hội và nhân văn.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực tập tại văn phòng HĐND và UBND huyện em đã

được thực tập tại bộ phận văn thư của cơ quan. Tại đây em đã được thực hiện
các nghiệp vụ văn phòng về công tác văn thư. Trong bài báo cáo sử dụng các
phương pháp: Quan sát, thống kê, so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp.
7. Bố cục của đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận. Bố cục của bài báo cáo thực tập gồm ba
phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Lộc Bình
Phần II: Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND và UBND huyện
Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Nông Thị Đức
K1A

4

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lộc Bình.
1.1.1. Khái quát vài nét về UBND huyện Lộc Bình.
Huyện Lộc Bình nằm ở phía Đông Nam tỉnh Lạng Sơn, cách thành phố
Lạng Sơn 23 km theo quốc lộ 4B từ Lạng Sơn đi Quảng Ninh, phía Tây Bắc

giáp huyện Cao Lộc, phía Tây giáp huyện Chi Lăng và Tây Nam giáp tỉnh Bắc
Giang, phía Đông giáp huyện Đình Lập, phía Đông Bắc giáp Quảng Tây (Trung
Quốc).
Lộc Bình là huyện biên giới của tỉnh Lạng Sơn với chiều dài đường biên
giới với Trung Quốc là 31,69 km.Tổng diện tích rừng tự nhiên của Huyện là
100.094,98 ha, chiếm 12,02% tổng diện tích cả tỉnh, huyện có 29 đơn vị hành
chính gồm hai thị trấn là thị trấn Lộc Bình và thị trấn Na Dương, 27 xã và 290
thôn, khu phố.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lộc Bình.
Trích điều 142. Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6
năm 2015. Từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành cho đến khi bầu ra Hội đồng
nhân dân nhiệm kỳ 2016 – 2021, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tại các
đơn vị hành chính tiếp tục giữ nguyên cơ cấu tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ,
quyền hạn theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân số 11/2003/QH11.
1.1.2.1. Chức năng
UBND là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực
Nông Thị Đức
K1A

5

Lớp QTVP

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện Lộc Bình là cơ quan chấp hành của HĐND huyện và là cơ
quan hành chính nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của huyện mình theo hiến
pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và nghị
quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnh vực: kinh tế; nông nghiệp, lâm
nghiệp, thủy lợi, đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao
thông vận tải; thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, y tế, văn hóa – xã hội,
thông tin, thể dục thể thao; khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc
phòng an ninh, trật tự an toàn xã hội; chính sách dân tộc, tôn giáo; thực thi pháp
luật; xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Lộc Bình làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo
đảm phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND huyện; đồng thời đề cao trách
nhiệm cá nhân của chủ tịch, phó chủ tịch và ủy viên UBND huyện.
Đứng đầu UBND huyện Lộc Bình là chủ tịch UBND, là người chỉ đạo,
điều hành và quản lý chung mọi hoạt động của UBND huyện; hoạt động của
thành viên UBND huyện, thủ trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp,
UBND xã, thị trấn thuộc huyện; chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND
huyện trước UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND huyện; thực hiện các nhiệm vụ khác
theo quy định tại Điều 126, 127 của Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26/11/2003 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của

chủ tịch UBND huyện quyết định.
Giúp việc cho chủ tịch UBND huyện là 03 phó chủ tịch và các phòng, ban,
nghành chức năng trực thuộc UBND hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
Nông Thị Đức
K1A

6

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Chức năng của các phó chủ tịch
* Phó chủ tịch phụ trách khối Văn - Xã
+) Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực văn hóa – xã hội trên địa bàn huyện như:
Giáo dục và đào tạo; Y tế; Lao động - Thương binh và xã hội; Văn hóa; Thể dục
- Thể thao; Truyền thanh và truyền hình; Dân số; Gia đình và Trẻ em; tôn giáo; Tín
ngưỡng.
+) Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị: Phòng Lao động
thương binh và xã hội; phòng Giáo dục và Đào tạo; phòng Văn hóa và Thông
tin; Đài truyền thanh - truyền hình; phòng Y tế.
* Phó chủ tịch phụ trách kinh tế
+) Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: Quản lý đô thị; Đầu tư xây
dựng; Nông – Lâm nghiệp; Thống kê; Tài nguyên - Môi trường; Kiểm lâm;
Công tác phòng cháy chữa cháy rừng; Công tác dân tộc; Công tác đền bù; Giải phóng
mặt bằng.
+) Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo các đơn vị: Phòng Nông nghiệp và Phát

triển Nông thôn; Phòng Tài nguyên và Môi trường; Phòng Dân tộc.
* Phó chủ tịch phụ trách Thương mại - Dịch vụ
+) Trực tiếp chỉ đạo điều hành các lĩnh vực: Thuế; kho bạc nhà nước;
ngân hàng; các doanh nghiệp; công nghiệp; thương mại; dịch vụ; du lịch; quản
lý giao thông vận tải; khoa học công nghệ; bưu chính - viễn thông; thông tin; cải
cách hành chính; văn thư – lưu trữ của huyện.
+) Trực tiếp theo dõi chỉ đạo các cơ quan, đơn vị: Văn phòng HĐND và
UBND huyện; Phòng Kinh tế và hạ tầng; phòng Nội vụ.
Biên chế quản lý hành chính nhà nước của UBND huyện Lộc Bình
gồm: 13 phòng, ban.
+ Văn phòng HĐND và UBND
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo
+ Phòng Văn hóa – Thông tin
+ Phòng Lao động thương binh và Xã hội
Nông Thị Đức
K1A

7

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Phòng Y tế
+ Phòng Tư pháp
+ Thanh tra huyện
+ Phòng Nội vụ

+ Phòng Tài chính – Kế hoạch
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường
+ Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
+ Phòng Kinh tế - Hạ tầng
+ Phòng Dân tộc
Mỗi phòng, ban đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác nhau.
Phụ lục 01: (Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Lộc Bình)
1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc
Bình
Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình là cơ quan tham mưu, tổng
hợp cho HĐND và UBND. Văn phòng thực hiện mối quan hệ phối hợp với các
phòng, ban, nghành huyện, các tổ chức chính trị - xã hội, UBND các xã, thị trấn
trong việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của
nhà nước, Nghị quyết của HĐND huyện, quyết định, chỉ thị của UBND và của
chủ tịch UBND huyện.
Văn phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng gồm có Chánh văn phòng,
các phó Chánh văn phòng, các chuyên viên và nhân viên.
Chánh văn phòng là thủ trưởng cơ quan văn phòng, lãnh đạo và điều hành
các hoạt động của văn phòng; chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình và
các hoạt động của văn phòng trước thường trực HĐND huyện, UBND huyện,
chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật.
Chánh văn phòng phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh văn phòng, các
chuyên viên và nhân viên trong văn phòng để thực hiện nhiệm vụ tham mưu,
Nông Thị Đức
K1A

8

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tổng hợp, phục vụ và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Cán bộ, công chức
trong văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ công tác được phân công
trước lãnh đạo văn phòng, thường trực HĐND huyện, UBND huyện, lãnh đạo
UBND huyện và trước pháp luật.
Phát huy quyền làm chủ tập thể, cán bộ công chức văn phòng trực tiếp
hoặc thông qua đại diện tham gia đóng góp ý kiến, tổ chức kiểm tra, giám sát
các công việc của cơ quan. Nêu cao ý thức trách nhiệm, hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao. Thực hiện tốt nội quy của cơ quan.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và
UBND huyện Lộc Bình
1.2.2.1. Chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động
của HĐND và UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của
Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND
và UBND, các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật
cho hoạt động của HĐND và UBND. Đối với các đồng bào dân tộc thiểu số sinh
sống, Văn phòng HĐND và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước về công tác dân tộc.
Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND huyện đồng thời chịu chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh.

1.2.2.2. Nhiệm vụ
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:
- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, quý, sáu tháng, cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng
ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của UBND và của Chủ tịch UBND cấp huyện sau khi được phê duyệt;
Nông Thị Đức
K1A

9

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn,
UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của UBND và của Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật;
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và chủ tịch
UBND huyện xem xét, quyết định;

- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công
tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy
ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan,
tổ chức ở trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn địa phương;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện,
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành
chính nhà nước của UBND huyện;
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND huyện, đảm bảo điều kiện hoạt động của UBND và
Nông Thị Đức
K1A

10

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chủ tịch UBND huyện, các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND

huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao.
Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, ban của HĐND và Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng có nhiệm vụ
sau đây:
- Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê
duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của
HĐND, điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND, đảm bảo việc thực
hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội
quy kỳ họp HĐND, giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ Đại biểu
và đại biểu HĐND phục vụ của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạt
động đối ngoại;
- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức kỳ họp phục
vụ của HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND, đôn đốc
cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp của HĐND, cuộc
họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND;
- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác,
phục vụ Ban của HĐND để thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp
thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND, giúp Thường trực
HĐND hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo,
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp
xúc cử tri, giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi cơ
Nông Thị Đức
K1A

11

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án
Luật, Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND
thành phố;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ
công tác với cơ quan tỉnh và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND, UBMTTQ
VN, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa
phương;
- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm,
tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND, phục vụ HĐND thực hiện chế
độ, chính sách đối với đại biểu HĐND;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND giao.
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ
Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND và UBND huyện nằm trong
tổng số biên chế hành chính do UBND huyện phân bổ hàng năm do UBND tỉnh
giao. Ngoài ra để thực hiện nhiệm vụ nhất định, trong thời gian nhất định, Văn
phòng HĐND và UBND huyện được tuyển hợp đồng lao động có thời hạn để

thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Năm 2015, tổng số cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng HĐND và
UBND huyện là 20 người (bao gồm cả 02 công chức, viên chức biệt phái, tăng
cường), trong đó:
Lãnh đạo Văn phòng: 04 người (trình độ Đại học: 4/4)
Chuyên viên: 04 người, trong đó: chuyên viên tổng hợp có 02 người; bộ
phận một cửa, tiếp nhận và trả kết quả: 01 người; Quản trị mạng 01 người (trình
độ Đại học: 4/4 người).
Cán sự: 02 người, trong đó: Văn thư có 01 người, lái xe 01 người;
Nông Thị Đức
K1A

12

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Kế toán: 01 người (trình độ Đại học).
Công chức, viên chức biệt phái: 02 người (Chuyên viên tổng hợp khối
Văn hóa – xã hội và Văn thư).
Hợp đồng 44: 02 người, trong đó: Bộ phận tiếp dân kiêm một cửa có 01
người, bảo vệ 01 người.
Hợp đồng 68: 06 người, trong đó: Phục vụ có 03 người, lái xe có 03
người, bảo vệ có 01 người.
Tổ chức: Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND
theo sơ đồ sau:

Phụ lục 02: (Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Lộc Bình)
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng
Trích từ Đề án số: 30/ĐA-VP ngày 29 tháng 4 năm 2014 Đề án Vị trí
việc làm Văn phòng HĐND và UBND huyện
• Cơ sở pháp lý
Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương;
Căn cứ nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh;
Nghị định 36/2013/NĐ-CP về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức,
vị trí việc làm được phân làm 3 loại: Vị trí việc làm do một người đảm nhận; vị
trí việc làm do nhiều người đảm nhận; vị trí việc làm kiêm nhiệm.
1.2.3.1. Mô tả quy trình thực hiện công việc
Xác định vị trí việc làm cho cán bộ, công chức là nhiệm vụ cần thiết nhằm
đảm bảo sự phát triển bền vững của đội ngũ cán bộ, công chức trong văn phòng.
Nông Thị Đức
K1A

13

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Xác định vị trí việc làm là công việc phức tạp gồm các bước sau:
Bước 1: Thống kê công việc cá nhân, thống kê công việc theo chức năng,
nhiệm vụ
- Thống kê các công việc cá nhân và công việc theo chức năng, nhiệm vụ
Bước 2: Phân nhóm công việc
Trên cơ sở thống kê công việc, Chánh văn phòng sẽ tổng hợp và phân
nhóm công việc thành các nhóm:
- Nhóm công việc quản lý, lãnh đạo, điều hành
- Nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ
- Nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ
- Thực hiện hợp đồng theo Nghị định 68
Bước 3: Các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm
Tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và quy mô, phạm vi, đối tượng
quản lý; Quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ; Mức độ hiện đại hóa công
sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin; Thực
trạng số lượng, chất lượng công chức của cơ quan, tổ chức; Số lượng, khối
lượng công việc được cấp có thẩm quyền giao; Yêu cầu về hiệu lực, hiệu quả
quản lý và chất lượng công việc; Chế độ làm việc, cách thức tổ chức công việc
của cơ quan, tổ chức; Những yếu tố đặc thù của nghành, lĩnh vực hoạt động;
Quy mô dân số, diện tích tự nhiên; Mức độ phát triển kinh tế - xã hội của địa
phương; Số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã; Đặc điểm lịch sử, văn
hóa, xã hội, tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.
Bước 4: Danh mục vị trí việc làm gồm:
- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành
- Vị trí việc làm gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ
- Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ
- Vị trí việc làm thực hiện hợp đồng theo Nghị định 68
Bước 5: Bản mô tả công việc của vị trí việc làm

Trên cơ sở danh mục vị trí việc làm mà xây dựng bản mô tả công việc của
Nông Thị Đức
K1A

14

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

từng vị trí việc làm gồm những nội dung
- Mô tả công việc chính cần làm, tỷ trọng thời gian, tiêu chí đánh giá hoàn
thành công việc
- Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác
- Năng lực
- Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc
- Điều kiện làm việc: chỗ làm việc, trang thiết bị
Bước 6: xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm
- Khung năng lực của từng vị trí việc làm gồm năng lực, kỹ năng
chuyên môn
1.2.3.2. Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong văn phòng
1.2.3.2.1. Chánh văn phòng
Tên VTVL: Chánh văn phòng
a. Đơn vị công tác: Chánh văn phòng
b. Quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
c. Quản lý chức năng: Văn phòng HĐND và UBND huyện
d. Nhiệm vụ: Quản lý điều hành chung

- Thực hiện nhiệm vụ do Thường trực HĐND giao; Thực hiện nhiệm vụ
do UBND, lãnh đạo UBND huyện giao.
- Tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của Thường trực HĐND, các ban
HĐND, đại biểu HĐND; Tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của UBND, Chủ tịch,
các Phó chủ tịch UBND huyện; Tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin, phát ngôn
(báo, đài,..) của UBND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện.
- Giữ mối liên hệ với các cơ quan Trung ương, tỉnh bạn, huyện bạn, các
sở, ban, nghành; Văn phòng đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh
và văn phòng huyện ủy.
- Triển khai thực hiện các chủ trương, đường lối, nghị quyết của Đảng,
pháp luật của nhà nước, nghị quyết của HĐND huyện, quyết định, chỉ thị của
UBND huyện; Tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của Văn phòng HĐND và
Nông Thị Đức
K1A

15

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND huyện.
- Chủ tài khoản của cơ quan; Thi đua, khen thưởng của văn phòng; Giải
quyết các đề xuất về sửa chữa trang thiết bị, mua sắm tài sản của cơ quan; Giải
quyết các đề xuất về sửa chữa, mua sắm văn phòng phẩm; Giải quyết các đề
xuất về sửa chữa trụ sở cơ quan; Điều hành hội họp, hội nghị thuộc văn phòng.
đ. Trình độ chuyên môn: Đại học

e. Yêu cầu năng lực
- Năng lực cốt lõi: Hiểu biết về nghành, lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm
vụ, hiểu biết về kinh tế, xã hội của địa phương
- Năng lực quản lý: Tổ chức chỉ đạo, điều hành
- Năng lực chuyên môn: Đại học
f. Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): Tính chính xác cao,
bảo mật thông tin trong công tác tổ chức cán bộ.
g. Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công
việc: Sự quan tâm chỉ đạo điều hành của UBND huyện, sự phối hợp của các cơ
quan, đơn vị có liên quan trong thực hiện nhiệm vụ.
h. Điều kiện làm việc
- Chỗ làm việc: Đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định của
chính phủ.
- Trang thiết bị: Bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phần
mềm ứng dụng.
- Các điều kiện khác (nếu có).
1.2.3.2.2. Phó Chánh văn phòng
Tên VTVL: Phó Chánh văn phòng
a. Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND và UBND huyện
b. Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng
c. Quản lý chức năng: Phó Chánh văn phòng
d. Nhiệm vụ: Công việc lãnh đạo, quản lý
- Thay mặt Chánh văn phòng quản lý hoạt động của văn phòng khi Chánh
văn phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
- Tham mưu Chủ tịch, các Phó Chủ tịch xử lý văn bản đi, đến thuộc lĩnh
Nông Thị Đức
K1A

16

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vực văn hóa – xã hội.
- Tham gia các cuộc họp do HĐND và UBND, các Ban chỉ đạo, Hội
đồng, tổ giúp việc do huyện tổ chức; Chỉ đạo các chuyên viên theo dõi ngành,
lĩnh vực hoạt động của các phòng, ban, nghành và UBND các xã, thị trấn.
- Phối hợp với thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
huyện, các ban, nghành huyện, các cơ quan, đơn vị tỉnh đóng trên địa bàn huyện,
chủ tịch UBND các xã, thị trấn, các tổ chức có liên quan để thường xuyên thu
thập, xử lý thông tin; nghiên cứu, đề xuất các giải pháp giúp lãnh đạo UBND
huyện trong chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước về phát triển kinh tế - xã hội
trên địa bàn.
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng, trình UBND huyện chương trình làm
việc, kế hoạch công tác hành tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND
huyện. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, nghành, UBND xã, thị trấn
trong việc thực hiện quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch công tác của
UBND huyện sau khi được phê duyệt.
- Giúp Chánh văn phòng thẩm tra, kiểm tra trình tự, thủ tục các đề án,
chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, các văn bản pháp quy…thuộc lĩnh vực
quốc phòng, an ninh, tư pháp trước khi trình UBND huyện, lãnh đạo UBND
huyện ký ban hành.
đ. Trình độ chuyên môn: Đại học
e. Yêu cầu năng lực
- Năng lực cốt lõi: Hiểu biết về nghành, lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm
vụ, hiểu biết về kinh tế, xã hội của địa phương; có khả năng phối hợp công tác

với các cơ quan liên quan trong thực hiện nhiệm vụ.
- Năng lực quản lý: Tổ chức thực hiện, tham mưu chỉ đạo, điều hành.
- Năng lực chuyên môn: Tốt, đáp ứng được vị trí việc làm.
f. Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc: Tính chính xác cao, bảo mật
thông tin trong công tác tổ chức cán bộ.
g. Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công
việc: Quan tâm, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND huyện, phối hợp của các
cơ quan, đơn vị có liên quan; chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng và ý kiến
đóng góp của tập thể cán bộ, công chức trong thực hiện nhiệm vụ.
h. Điều kiện làm việc
- Chỗ làm việc: Đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định của
Nông Thị Đức
K1A

17

Lớp QTVP


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chính phủ
- Trang thiết bị: Bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phần
mềm ứng dụng.
1.2.3.2.3. Tổng hợp, báo cáo về hoạt động của HĐND và UBND
Tên VTVL: Tổng hợp, báo cáo về hoạt động của HĐND và UBND
a. Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND và UBND huyện.
b. Quản lý trực tiếp: (VTVL của cấp trên trực tiếp): Chánh văn phòng

c. Quản lý chức năng: (VTVL của cấp quản lý chức năng): Chánh văn
phòng
d. Nhiệm vụ
- Công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động UBND: Kiểm duyệt các văn
bản; Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện giao việc; Tổng hợp báo
cáo thường kỳ, đột xuất, hàng tháng, hàng quý, năm; Kiểm duyệt các hồ sơ về
xử phạt vi phạm hành chính các lĩnh vực.
- Công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động HĐND: Tổng hợp, xây dựng,
kiểm duyệt các văn bản để tổ chức kỳ họp thường kỳ, kỳ họp HĐND (2
kỳ/năm); Phô tô, sắp xếp các loại tài liệu, đóng bộ để gửi cho HĐND và đại biểu
dự họp; Tổng hợp, chỉnh sửa, hoàn thiện các tài liệu kỳ họp gửi Thường trực
HĐND tỉnh, UBND tỉnh, Sơ Tư pháp tỉnh,…theo quy định; Thực hiện hoạt động
trong kiểm tra, giám sát; Hoạt động tiếp xúc cử tri.
d. Trình độ chuyên môn: Đại học
e. Yêu cầu năng lực:
- Năng lực cốt lõi: Hiểu biết về nghành, lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm
vụ; hiểu biết về kinh tế, xã hội của địa phương; có khả năng phối hợp công tác
với các cơ quan liên quan trong thực hiện nhiệm vụ.
- Năng lực quản lý:
- Năng lực chuyên môn: Tốt
f. Những đòi hỏi đặc thù của vị trí việc làm: Tính chính xác cao.
g. Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công
việc: Sự quan tâm chỉ đạo điều hành của UBND huyện, phối hợp của các cơ
quan, đơn vị có liên quan trong thực hiện nhiệm vụ.
h. Điều kiện làm việc
- Chỗ làm việc: Đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định của
chính phủ
- Trang thiết bị: Bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phần
Nông Thị Đức
K1A

18

Lớp QTVP