Công tác văn thư lưu trữ văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức

Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hu

TI LIU THAM KHO79

Lu Thị chung
K3

Lớp CĐQTVP3

1


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với các cơ
quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội...là vô cùng quan trọng bởi
vậy mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ là rất cần thiết nó đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan.
Công tác văn thư-lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và
một nội dung trong văn phịng nói riêng. Vì thế, mà nó được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác,
những thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan đơn vị.
Hiện nay, xã hội của chúng ta đang sống trong thời kỳ bùng nổ thông tin, nền kinh

tế tri thức đóng vai trị chủ đạo, nó địi hỏi người cán bộ làm công tác Văn thư
không những phải có chun mơn nghiệp vụ cao mà cịn phải có tinh thần trách
nhiệm lớn lao, mới góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, thúc đẩy sự
phát triển của cơng tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung và hơn nữa cịn giữ gìn
được tài liệu có giá trị cho quốc gia.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của ngành quản trị văn phòng Trường cao đẳng
công nghệ Thành Đô đã không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên
những kiến thức cơ bản, đến khi ra trường là những cán bộ văn phòng giỏi về
chun mơn nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức vững vàng. Vì thế, cuối mỗi khố
học nhà trường đều tổ chức cho học sinh có một khoảng thời gian đi thực tập thực
tế tại các cơ quan, nhằm vận dụng những kiến thức đã được học trong trường vào
thực tế, nâng cao trình độ chun mơn, để sau này học sinh có kiến thức vững vàng
và đủ tự tin khi ra trường làm việc thực tế tại các cơ quan.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn thể cán bộ nhân viên văn phịng HĐND
và UBND huyện Mỹ Đức và đặc biệt là thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu đã giúp
đỡ, chỉ bảo tận tình trong q trình thực tập giúp em hồn thành tốt bài khoá luận
này.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

2


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhà
nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân.
giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư.
1.2.1 Vị trí của cơng tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phịng cơng tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội
dung hoạt động của văn phịng. Như vậy cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động
của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi
cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý.
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng được thể hiện ở một số điểm chủ yếu
sau:
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói
riêng.
Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ
vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

3


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

Cơng tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan.
Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.
- Đảm bảo độ chính xác cao.
+ Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý
+ Dẫn chứng hoặc trích yếu ở văn bản phải hồn tồn chính xác
+ Số liệu phải đầy đủ rõ ràng.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố thể thức do nhà nước quy
định.
+ Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban hành.
+ Ngồi ra, tính chính xác cịn phải được qn triệt một cách đầy đủ trong
các khâu nghiệp vụ trong đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản được
thể hiện trong việc thực hiện đúng các quy định của Nhà nước.
- Mức độ mật:
+ Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan mang nhiều nội dung
có liên quan đến những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà
nước. Vì vậy trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và giải quyết văn bản phải
đảm bảo giữ gìn bí mật.

1.4 Nội dung, nhiệm vụ của cơng tác văn thư.
* Công tác văn thư bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
- Thảo đề cương văn bản.
- Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản.
- Đánh máy, in sao văn bản.
- Ký, đóng dấu và ban hành văn bản.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

4


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

- Quản lý và giải quyết văn bản.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đi.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
* Nhiệm vụ của cơng tác văn thư.
- Nhận và bóc bì văn bản đến.
- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký.
- Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản.
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quết văn bản đến của các phịng ban chức

năng.
- Đánh máy, rà sốt văn bản, in văn bản tài liệu.
- Gửi văn bản đi.
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan.
1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư
1.5.1. Quản lý văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại văn
bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ
quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Trình tự các bước giải quyết văn bản đi.
- Soạn thảo văn bản.
Đây là khâu đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản đi. Nó được hiện hành ở
các bộ phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập. Người soạn thảo cần
phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước
quy định.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

5


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

- Thơng qua văn bản.
Thủ tục thơng quan văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quy
trình soạn thảo văn bản. Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng có
thể ủy quyền cho cấp dưới ký. Việc quy định quy trình thơng qua văn bản một cách
khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện
mà cịn giảm bớt thời gian hồn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định
trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn của văn bản.
- Tổ chức văn bản đi.
Để văn bản đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thức
văn bản thì cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau.
- Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm:
+ kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn
bản đi.
+ Đăng ký văn bản đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn bộ văn bản đi của cơ
quan gửi đến cơ quan khác
+ Chuyển văn bản đi: Sau khi đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi thỡ tiến
hành chuyển văn bản đi. Văn bản có thể được tiến hành chuyển qua bưu điện hoặc
chuyển trực tiếp, nhưng phải vào sổ chuyển văn bản và người ký nhận vào sổ( nếu
chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( nếu chuyển qua bưu
điện )
- Sắp xếp và quản lý văn bản lưu:
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan ban hành văn bản phải được lưu lại ít
nhất 02 bản chính (01 bản lưu ở văn thư cơ quan, 01 bản lưu trực tiếp ở cơ quan
soạn ra văn bản ). Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản lưu văn
bản tại bộ phận văn thư một cách khoa học, để tra tìm khi cần thiết. Việc sắp xếp
văn bản lưu phải theo thứ tự thời gian hoặc theo từng loại.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

6


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

1.5.2. Quản lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn
bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
* Nguyên tắc nhận văn bản đến.
- Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư
để làm thủ tục đăng ký, vào sổ hoặc máy tính để quản lý thống nhất.
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng chính xác và giữ bí mật.
- Văn bản đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phịng hành
chính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó phân phối cho cơ quan hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết.
* Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước sau:
- Nhận hồ sơ và phân loại văn bản.
- Bóc bì văn bản.
- Đăng ký văn bản đến.
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến.
1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.
1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
Các văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức ban hành trong nội bộ cơ quan gọi

chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị,
thông báo, công văn giấy tờ công tác……
Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng
từng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký,
nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

7


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật.
Văn bản mật là văn bản chứa đựng cỏc nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước
việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước.
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 27 tháng 12 năm 2000.
- Nghị định số 33/20002/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các
chức danh Nhà nước.

Trong các cơ quan thường có hai loại con dấu là:
Dấu cơ quan(có quốc huy hoặc khơng có quốc huy)
Dấu văn phịng
Ngồi hai loại dấu nói trên thì cơ quan cịn có thể sử dụng các loại dấu như:
dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ và tên của người có thẩm quyền trong
cơ quan.
Việc tổ chức và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị Định 58/2001/NĐCP của chính phủ ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con
dấu, và các thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Bộ nội vụ,
Bộ công an, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về
cơng tác văn thư.
1.5.4.1. Ngun tắc đóng dấu.
* Việc đóng dấu vào văn bản phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau.
- Phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản trước khi đóng dấu, chỉ
đóng dấu những văn bản đúng thể thức, có chữ ký của người có thẩm quyền.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

8


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

- Cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, không được để người
khác làm thay.

- Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc
tên của phụ lục.
- Dấu mờ thì phải đóng lại khơng đóng trùm lên dấu cũ.
1.5.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu trong cơ quan tổ chức phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn
phịng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chun mơn về cơng tác văn thư
giữ và dấu đóng tại cơ quan, tổ chức. Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về việc giữ và đóng dấu vì vậy mà khơng được cho người khác mượn cần
thực hiện các quy định sau:
+ Không giao dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
+ Khơng đem dấu về nhà hoặc đi công tác.
+ Mỗi cơ quan đơn vị sử dụng thống nhất một con dấu.
+ Dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho cơ quan quản
lý dấu theo quy định.
+ Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức.
+ Chỉ được đóng dấu những văn bản, giấy tờ sau khi đó có chữ ký của người
có thẩm quyền.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

9

Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

+ Khơng được đóng dấu khống chỉ.
+ Mực dấu thống nhất màu đỏ theo quy định.
+ Con dấu đang sử dụng bị mũn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay
đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại và nộp con dấu cũ.
+ Không dùng vật cứng, nhọn để lấy bụi trên con dấu, dấu không bị bẩn
+Sử dụng con dấu xong phải treo dấu lên giá và dấu phải được bảo quản
trong hòm, tủ được khoá cẩn thận.
1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ.
1.5.5.1. Khái niệm
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể
loại hoặc tác giả hình thành trong q trình giải quyết cơng việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ
trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định. Các
loại hồ sơ được phân loại dựa vào đặc điểm và sự hình thành văn bản:
Hồ sơ cơng việc: Là tồn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về
việc giải quyết một vấn đề, một công việc.
Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác
nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết cơng việc hàng ngày.
Có thể là tập hợp bản sao văn bản của nhiều năm, không thuộc diện nộp lưu của cơ
quan.

Hồ sơ trình duyệt, ký: Thường bao gồm hai phần.
Phần một gồm những văn bản nguyên tắc, làm cơ sở cho việc dự thảo văn
bản trình duyệt, văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết, văn bản ghi kết quả điều tra,
nghiên cứu sự việc đó
Phần hai gồm văn bản dự thảo trình thủ trưởng duyệt ký và phê chuẩn.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

10


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

* Tác dụng của cơng tác lập hồ sơ.
- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, hiệu quả.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước cơ quan đơn
vị.
- Giúp cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ các tài liệu.
- Lưu giữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống,
tránh tình trạng sảy ra mất mát hoặc thất lạc tài liệu.
1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư và là khâu bản
lề của cơng tác lưu trữ. Vì vậy khâu này phải được thực hiện một cách nghiêm túc
có hệ thống và phải tuân theo các nguyên tắc sau.

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc
của cơ quan tổ chức.
- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc
- Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể
thức.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối
đồng đều.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ rõ ràng.
- Hồ sơ lập ra phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ.
- Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là một bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan
phải lập trong năm, có kèm theo chỉ dẫn về thời gian và được duyệt theo một chế
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

11


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

độ nhất đinh. Mục đích là nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan đơn vị lập hồ
sơ đầy đủ, thuận tiện, giúp cho việc quản lý lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ.

Có hai loại danh mục hồ sơ là: Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ theo đơn vị, tổ chức.
Công tác lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo các bước:
Xác định loại danh mục hồ sơ.
Xây dựng đề cương phân loại.
Dự kiến tiêu đề hồ sơ.
Quy định ký hiệu hồ sơ.
Người lập hồ sơ.
Thời hạn bảo quản hồ sơ.
- Mở hồ sơ
Đầu năm cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần
lập vào các bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
+ Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, và tài liệu trong hồ sơ hay
đơn vị bảo quản.
+ Viết hồ sơ.
+ Ghi mục lục văn bản.
+ Viết chứng từ kết thúc.
+ Viết bìa hồ sơ.
1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ.
Hồ sơ tài liệu hìn thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý
của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ
theo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Tất cả các hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong q trình giảI quyết cơng
việc đều phải nộp. Cịn tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên
quan đến cơng việc của năm tới thì khơng phải nộp cho lưu trữ cơ quan.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

12

Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

Cán bộ lưu trữ cần phối hợp với cán bộ văn thư cơ quan lập danh sách những
hồ sơ cần nộp để khơng bỏ sót những hồ sơ có giá trị.
Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phịng, tổ cơng tác một
năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài
liệu kèm theo các bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và danh sách còn giữ lại để
nghiên cứu.
1.6. Công tác lưu trữ.
1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cả
văn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều
phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị – xã hội và các cá nhân có ý
nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hố…được đưa vào trong các kho lưu trữ để
sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người.
Ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của một
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất,
chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung, tình hình phát

triển của từng ngành….Nguồn tài liệu này đã cung cấp những thông tin quá khứ
rất có giá trị phục vụ cho việc xây dựng quy hoạch,kế hoạch phát triển kinh tế phát
triển hoàn chỉnh, xác thực và đảm bảo cơ sở khoa học.
Bên cạnh đó tài liệu lưu trữ còn phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật
chất và tinh thần, nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

13


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

lịch sử. Nó là di sản văn hố đặc biệt của dân tộc, có vai trị và ý nghĩa quan trọng
trong cơng cuộc bảo vệ và phát triển văn hố Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ cũng phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã
hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó khơng chỉ là bằng chứng của sự phát triển
khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu
trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại.
Tài liệu lưu trữ cịn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc
thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá xã hội…
ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các
công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các
cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực

tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia.
Chức năng của cơng tác lưu trữ có các chức năng sau:
- Tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức, sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội.
Hai chức năng trên có liên quan chặt chẽ với nhau, thực hiện tốt chức nămg
thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai.
1.6.2. Nội dung của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử
dụng tài liệu lưu trữ đó là: Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu bổ xung
vào các kho lưu trữ, thống kê kiểm tra tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa
học, bảo quản tài kiệu, giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng hệ thống lý lưu trữ khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào
thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ. Do đó cơng tác nghiên cứu

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

14


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

khoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác
lưu trữ.

- Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương, có sự
chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ.
1.6.3. Tính chất của cơng tác lưu trữ.
- Tính cơ mật: Địi hỏi cơng tác lưu trữ phải được tiến hành theo những
nguyên tắc, chế độ thủ tục chặt chẽ, địi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức chấp
hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài sản lưu trữ.
- Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, có
giá trị đối với đời sống chính trị xã hội của đất nước. Để đảm bảo an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả lượng thơng tin ấy, cần có các khâu nghiệp vụ như: phân
loại,xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu..đều phải được tiến hành theo
những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp cụ thể.
- Tính chất nghiệp vụ: công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội
của từng ngành cụ thể. Nó phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động của ngành đó
1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của cơng tác lưu trữ.
1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào
những đặc trưng chung nhằm tổ chức khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả tài
liệu.
Phân loại tài liệu nói chung là q trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài
liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong các kho lưu trữ và các phông lưu
trữ phản ánh đúng các hoạt động của cơ quan, đồn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp
ứng được yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và
an toàn.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

15

Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.khâu
phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: xác định giá trị,bổ
sung, thống kê tài liệu…Trên cơ sở tài liệu sẽ được tiến hành thuận lợi.
Phân loại tài liệu được tiến hành qua các giai đoạn sau.
* Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu lưu trữ quốc gia.
Phông lưu trữ quốc gia là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nhà nước cộng hoà xã
hội chủ nghĩa việt nam, không phụ thuộc vào thời hạn địa diểm ra đời, nơi bảo
quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra chúng.
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ sở đó tổ
chức mạng lưới các kho lưu trữ của Nhà nước.
Cấc đặc trưng chủ yếu để xác định mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước.
+ Tính lịch sử.
+ Ý nghĩa của tài liệu.
+ Theo lãnh thổ hành chính.
+ Theo ngành hoạt động.
+ Kỹ thuật và phương pháp tài liệu.
* Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ.
Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ là: quá trình nghiên cứu để phân chia tài
liệu theo các phông lưu trữ.
Việc phân chia tài liệu trong kho lưu trữ thành các phông lưu trữ có ý nghĩa
rất cơ bản trong qua trình tổ chức khoa học tài liệu phơng lưu trữ quốc gia nói
chung và tài liệu ở kho lưu trữ nói riêng. Nó đảm bảo cho tài liệu được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó sản sinh ra tài liệu,

tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu.
Các phơng lưu trữ trong các kho lưu trữ bao gồm:

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

16


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

+ Phơng lưu trữ cơ quan là tồn bộ lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của rmột cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử…đã được lựa
chọn và đưa vào kho lưu trữ.
+ Phơng lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ là tồn bộ tài liệu hình thành
trong q trình sinh sống và hoạt động của một cá nhân, gia đình, hoặc một dòng
họ được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Những tài liệu đó được
lựa chọn trong tồn bộ số tài liệu có ý nghĩa quan trọng trên các lĩnh vực chính trị,
kinh tế, văn hố, khoa học…
+ Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị,
khoa học, lịch sử…hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá
nhân, được kết hợp với nhau theo những đặc trưng nhất định.
* Giai đoạn 3: phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ.
- Căn cứ vào những đặc trưng chủ yếu của tài liệu trong từng phơng để phân
chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự và bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất

nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phơng lưu trữ đó.
- Phân loại tài liệu phơng lưu trữ cơ quan gồm các bước sau.
+ Bước 1: Chọn phương án phân loại.
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản dự kiến phân nhóm và trật
tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phơng.
Khi phân loại tài liệu phơng lưu trữ có thể lựa chọn các phương án như;
Phương án cơ cấu-tổ chức
Phương án thời gian-cơ cấu tổ chức
Phương án ngành hoạt động-thời gian
Phương án thời gian-ngành hoạt động
Để lựa chọn được phương án hợp lý cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thành phông.
+ Bước 2: Xây dựng phương án phân loại.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

17


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

Nên xây dựng một phương án phân loại cụ thể đối với phơng lưu trữ. Trong
q trình phân loại, sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào cịn phụ thuộc vào
nội dung và khối lượng tài liệu của phơng. Có thể khơng nhất thiết phải dựa vào
một đặc trưng giống nhau.

+ Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.
Phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học cao. Việc sắp xếp các nhóm
tài liệu cần dựa trên các nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ
trên xuống dưới theo tầm quan trọng và thời gian.
- Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cá nhân
Khi phân loại cũng cần lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, sắp xếp các
nhóm. Nhưng do tính đa dạng của phông tài liệu này nên dựa vào nhiều đặc trưng
khác nhau như: Thời kỳ lịch sử, tác giả tài liệu…
- Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ
Việc phân loại thường dựa vào đặc trưng vấn đề kết hợp và thời gian, nó là
căn cứ để hệ thống hố tài liệu trong sưu tập, là cơ sở để bổ sung, thu thập những
tài liệu có liên quan để hồn chỉnh.
1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
1.6.4.3. Khái niệm.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc để quy định thời hạn cần bảo quản cho
từng loại tài liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để
đưa vào bảo quản trong các phơng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về mặt
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã hết ý nghĩa
trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá
trị, giảm bớt được chi phí bảo quản tài liệu, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

18

Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

1.6.4.4. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu.
* Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc chính trị: Là những tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt
động của các cơ quan luôn phản ánh quyền lợi của một giai cấp nhất định. Trong
quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu để bảo quản hoặc loại ra và hủy bỏ, mỗi giai
cấp đều xuất phát từ quyền lợi của chính mình mà định ra giá trị tài liệu.
- Nguyên tắc lịch sử: các tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với các thời kỳ lịch sử.
Giá trị của mỗi loại tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với điều kiện lịch sử từng thời kỳ.
Chính vì vậy mà khi xem xét ý nghĩa của các tài liệu cụ thể cần có quan điểm lịch
sử, thời điểm hình thành, chức năng, ý nghĩa của những tài liệu này trong hoạt động
của bộ máy Nhà nước nói riêng và xã hội nói chung.
- Nguyên tắc tổng hợp: Tài liệu lưu trữ phản ánh xã hội về nhiều khía cạnh
của xã hội, lên nó có tác dụng trong các mặt của đời sống xã hội. Vì vậy khi xác
định giá trị của tài liệu lưu trữ phải có quan điểm tổng hợp và toàn diện.
Khi xác định giá trị bất cứ một phơng, hồ sơ cần dựa vào cả hình thức và nội
dung, đặc điểm ngôn ngữ…giá trị của tài liệu cần dựa vào nhu cầu cần thiết của tất
cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hố, giáo dục và các lĩnh vực khác của đời
sống xã hội.
1.6.4.5. Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu dựa vào các tiêu chuẩn sau.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu.
- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phơng lưu trữ.
- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.

- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành.
- Tiêu chuẩn mức độ hình thành và khối lượng của phơng trữ.
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

19


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu
1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ.
1.6.5.1. khái niệm.
Bổ xung tài liệu là công tác sưu tầm, thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở địa
phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu.
Đối với phông lưu trữ quốc gia, các nguồn bổ xung tài liệu rất đa dạng,
phong phú nhưng quan trọng hơn là những nguồn tài liệu sau.
- Nguồn tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan Nhà
nước, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức hoạt động kinh tế.
- Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập
hết. Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm là: Tài liệu do các cơ quan thuộc nhà nước

phong kiến và thực dân tạo lên trong quá trình hoạt động của thời kỳ trước cách
mạng tháng 8 năm 1945, và các tài liệu khác.
- Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại viện bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản
và một số cơ quan khác.
- Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngồi.
Đối với phơng lưu trữ cơ quan nguồn bổ xung tài liệu chủ yếu cần thường
xuyên được bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành,
đã lập hồ sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của nhà nước.
Để tổ chức tốt công tác bổ xung tài liệu cần chư ý tới các điểm :
Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện
các kế hoạch đó.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

20


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

Trong q trình thực hiện bổ xung tài liệu các tài liệu nhập vào kho lưu trữ
phải kèm theo mục lục thống kê, dựa trên cơ sở đó thì cán bộ nghiệp vụ tiến hành
kiểm tra số lượng tài liệu có trên thực tế.
Thường xun tun truyền, vận động cơng tác này đến cán bộ công chức
của cơ quan giao nộp những tài liệu có giá trị theo đúng quy định của rnhà nước.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

21


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

1.6.6.Thống kê lưu trữ.
1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn
nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội
dungtình hình tài liệu, cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng trong quản lý tài liệu
lưu trữ của cơ quan đơn vị.
- Những số liệu thống kê là cơ sở thực tế để các phông, các kho lưu trữ xây
dựng kế hoạch bổ xung thu nhập, chỉnh lý, xác định gía trị và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ.
1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ở nước ta được thực hiện theo nguyên tắc tập trung- thống
nhất được thể hiện trên hai mặt:
Tập trung tồn bộ tài liệu phơng lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng
lưới các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống
nhất của cục lưu trữ Nhà nước.

Cục lưu trữ Nhà nước tập trung chỉ đạo và quản lý thống nhất về tổ chức cơ
quan lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.
Hiện nay ở nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau nên có một số bộ phận
tài liệu lưu trữ quốc gia đang bị phân tán ở một số đơn vị nghiên cứu, bảo tàng, thư
viện…Ngoài ra hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn chỉnh, các văn bản của
Nhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững chắc
làm cơ sở pháp lý có hiệu quả cơng tác lưu trữ.
* Trong qúa trình thống kê tài liệu lưu trữ cần phải tuân thủ các nguyên tắc:
- Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng cú hiệu quả tài
liệu đó.
- Đảm bảo thống kê tồn diện, kịp thời,chính xác và triệt để.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

22


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

- Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ
quốc gia.
1.6.6.3. Nội dung công tác lưu trữ thống kê.
Nội dung công tác thống kê bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan và
thống kê tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước.
1.7. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ
của công tác lưu trữ như phân loại, bổ xung, xác định giá trị tài liệu…để tổ chức
khoa học các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả nhất.
* Ý nghĩa

Làm tốt cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tồn bộ
cơng tác lưu trữ và xây dựng các công cụ tra cứu nhằm khai thác triệt để, tồn diện
tài liệu ở các phơng, các kho lưu trữ.
1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành
phơng và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo
phương án đã chọn.
1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ .
1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ.
* Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là tồn bộ những cơng việc được thực hiện nhằm
đảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

23


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

* Ý nghĩa:
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với việc xây
dựng đất nước. Bảo quản tài liệu lưu trữ là cơng việc có ý nghĩa rất quan trọng. Đây
cũng là một cơng việc khó khăn đặc biệt trong việc điều kiện lịch sử địa lý khí hậu
của nước ta.
1.7.3.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng
hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phịng gian bảo mật.cơng tác này được quy định
cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên
như: Nhiệt độ, bụi mốc, cơn trùng, bão lụt… Và cịn do yếu tố chủ quan của con
người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người
sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thơng gió, chống mối mọt, cơn
trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần
trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở
nơi khơ ráo, thống mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm
việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy, chữa cháy cho kho lưu trữ.
1.7.3.3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã
hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên
truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của
cơng dân.
- Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu
quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau:
+ Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của

Đảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

24


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước. Phục vụ đấu
tranh chống luận điệu xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của nhà nước do bọn
phản động và đế quốc tiến hành.
- Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ
chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước.
- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyết
các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhà
nước ta đề ra trong từng giai đoạn.
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Thông báo tài liệu lưu trữ: việc thông báo này giúp cho các cơ quan, đơn vị
được thông báo tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả.
+ Tổ chức phịng đọc tài liệu lưu trữ như: xây dựng và tổ chức tốt hệ thống
các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công
cụ tra tìm tài liệu...
+ Triển lãm tài liệu lưu trữ như: triển lãm về những vấn đề cấp thiết của đời
sống chính trị- xã hội của đất nước, các chuyên đề nhân các ngày lễ lớn...

+ Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình hay cơng bố tài liệu lưu

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

25