BÁO CÁO THU HOẠCH Tại: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ ppt

TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG II
KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
BÁO CÁO THU HOẠCH
Tại: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ
Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Mi
Lớp: Văn phòng 11A
Ngành: Hành chính văn phòng
Giáo viên hướng dẫn: Trần Lệ Hường
Đak Pơ, năm 2009
LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình hoạt động của con người, nhu cầu trao đổi thông tin là
một trong những nhu cầu căn bản. Hoạt động trao đổi thông tin thể hiện ở nhiều
phương diện, bằng nhiều phương thức khác nhau, trong đó văn bản được coi là
phương tiện căn bản nhất trong hoạt động quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư - lưu trữ giúp cho lãnh đạo các cấp chính quyền, các cơ
quan đơn vị tiếp nhận và quán triệt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng
và Nhà nước, các chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn thực hiện của cấp trên một cách
đầy đủ kịp thời, giúp thông báo, quán triệt, hướng dẫn cụ thể cho cấp dưới, tổ
chức thực hiện những văn bản chủ đạo của cấp trên, mặt khác ghi nhận những
kết quả hoạt động của cấp dưới một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Nhằm trang bị cho học sinh kỹ năng thực hành, nhà trường đã tổ chức cho
học sinh đi kiến tập, giúp cho học sinh làm quen với công việc sau này của một
cán bộ văn phòng, văn thư - lưu trữ, đồng thời bổ sung hoàn chỉnh những kiến
thức đã học để chuẩn bị công việc sau khi ra trường.
Được sự chấp thuận của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ, tôi
đã kiến tập tại đây từ ngày 08 tháng 6 năm 2009 đến ngày 18 tháng 8 năm 2009.
Qua thời gian kiến tập, được tiếp xúc với thực tế tôi càng nhận thức rõ
hơn về vị trí, vai trò, chức năng và tầm quan trọng của công tác văn phòng, văn
thư - lưu trữ.
Với những kiến thức đã tích luỹ được và liên hệ với thực tiễn công tác,

sau thời gian kiến tập, tôi trình bày báo cáo với bố cục như sau:
- Phần 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Đak Pơ.
- Phần 2: Công tác soạn thảo văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đak Pơ.
- Phần 3. Nhận xét kiến nghị về thực tế công việc so với lý thuyết đã được
học.
Đak Pơ, ngày 15 tháng 8 năm 2009
Học sinh kiến tập

Nguyễn Thị Thanh Mi
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện
Đak Pơ đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi được kiến tập tại đây.
Qua đây tôi xin cảm ơn quý thầy cô của Trường đã hết lòng truyền đạt
cho chúng tôi những kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ của mình, đặc
biệt tôi xin chân thành cảm ơn cô Trần Lệ Hường đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi
trong đợt kiến tập, và hoàn thành báo cáo này.
Trong quá trình kiến tập tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu
từ các cán bộ công chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ, đây
cũng là cơ hội để tôi áp dụng những kiến thức đã được học vào công việc thực tế
của tôi sau này.
Trong thời gian kiến tập tôi đã cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ của mình,
được Cán bộ, công chức Văn phòng quan tâm hướng dẫn, nhưng vẫn còn nhiều
thiếu sót do chưa có kinh nghiệm trong công việc, kính mong lãnh đạo và cán bộ
công chức trong Văn phòng HĐND và UBND huyện thông cảm.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAK PƠ.
1. Giới thiệu về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ.

Huyện Đak Pơ được thành lập theo Nghị định số 155/2003/NĐ-CP, ngày
09/12/2003 của Chính phủ. Huyện có 08 xã trên cơ sở 07 xã cũ của huyện An
Khê cũ và thành lập thêm một xã (xã Đak Pơ tách ra từ xã An Thành). Bộ máy
chính quyền chính thức hoạt động từ ngày 15/01/2004.
Huyện nằm trên Quốc lộ 19 – nối duyên hải miền Trung với các tỉnh Tây
Nguyên và Đông Bắc Campuchia – cách Cảng biển Quy Nhơn 90km, thành phố
Pleiku 76km, Thị xã An Khê 12km.
Cơ cấu tổ chức của các cơ quan quản lý nhà nước huyện Đak Pơ gồm có
các phòng ban sau:
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Tài chính – Kế hoạch;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;
- Phòng Văn hóa và Thông tin;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Y tế;
- Thanh tra huyện;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
- Phòng Công thương.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện Đak Pơ, chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho HĐND và
UBND huyện.
Tên gọi đầy đủ của cơ quan: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ
Địa chỉ: xã Đak Pơ, huyện Đak Pơ, tỉnh Gia Lai.
Số điện thoại: 059.3838235
E-mail:
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đak Pơ:

2.1. Chức năng:
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi
tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND)
huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động của
UBND huyện; tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc; tham mưu
cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện;
cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân
(HĐND), UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện.
- Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng
UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh và Ban Dân tộc
tỉnh.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Trong việc phục vụ cho hoạt động của HĐND huyện:
a) Trình Thường trực HĐND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công
tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Thường trực HĐND huyện;
b) Giúp Thường trực HĐND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác
với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung
ương, tỉnh, các đơn vị quân đội đóng trên địa bàn huyện;
c) Chuẩn bị các báo cáo của Thường trực HĐND; biên tập và quản lý hồ
sơ, biên bản các Kỳ họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của Thường trực
HĐND huyện;
d) Phối hợp với các cơ quan chức năng quản lý thống nhất việc ban hành
văn bản của HĐND, Thường trực HĐND huyện;
e) Tổ chức và phục vụ các Kỳ họp của HĐND huyện; tổ chức các phiên
họp, buổi làm việc, tiếp khách, đi công tác và các hoạt động khác của Thường
trực HĐND;

f) Cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của HĐND huyện; tham
mưu, giúp HĐND huyện: điều hành công việc chung của HĐND huyện; thực
hiện Quy chế hoạt động của HĐND huyện; giữ mối liên hệ giữa Thường trực
HĐND với các tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND huyện, dự thảo các văn
bản của Thường trực HĐND, dự thảo Nghị quyết và hoàn thiện Nghị quyết của
HĐND; tổ chức giám sát và thực hiện kiến nghị trong hoạt động giám sát; tổ
chức tiếp xúc cử tri, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri; tổ chức lấy ý kiến
đóng góp vào các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của
các cơ quan chức năng Trung ương, tỉnh; thực hiện việc niêm yết các văn bản
quy phạm pháp luật của HĐND huyện theo quy định của pháp luật.
2. Trong việc phục vụ cho hoạt động của UBND huyện:
a) Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các
cơ quan, ban ngành, UBND xã việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan, ban ngành, UBND xã theo quy
định của pháp luật;
b) Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp
luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy
định của pháp luật;
c) Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;
d) Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của
Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các cơ quan, ban ngành, UBND xã
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
e) Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
cơ quan, ban ngành, UBND xã trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện
xem xét, quyết định;
f) Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công

tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các
đoàn thể nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, tỉnh, các đơn
vị quân đội đóng trên địa bàn huyện;
g) Tổ chức truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND, Chủ tịch UBND
huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên
quan. Phối hợp với cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
các văn bản đó tại các cơ quan, ban ngành, UBND xã; thực hiện việc niêm yết
các văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện theo quy định của pháp luật;
h) Chuẩn bị các báo cáo của UBND và Chủ tịch UBND huyện; biên tập
và quản lý hồ sơ, biên bản các phiên họp UBND huyện, các cuộc họp và làm
việc của UBND và Chủ tịch UBND huyện;
i) Phối hợp với các cơ quan chức năng quản lý thống nhất việc ban hành
văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn phòng, văn thư, hành
chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính nhà nước của UBND huyện;
j) Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND
huyện;
k) Tổ chức và phục vụ các các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách, đi
công tác và các hoạt động khác của UBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm
điều kiện hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên
quan theo quy định của UBND huyện.
3. Trong việc tham mưu và quản lý nhà nước về công tác dân tộc:
a) Trình UBND huyện ban hành kế hoạch công tác dài hạn, hàng năm, các
văn bản hướng dẫn về công tác dân tộc trên địa bàn huyện; kiểm tra và tổ chức
thực hiện sau khi được phê duyệt;
b) Giúp UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện các chính sách dân tộc,
các dự án chương trình phát triển kinh tế - xã hội, công tác định canh, định cư
đối với đồng bào các dân tộc thiểu số trên địa bàn;
c) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn và các đoàn thể tổ chức tuyên
truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào các dân tộc thiểu số thực hiện

tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của pháp luật;
d) Hướng dẫn UBND các xã triển khai thực hiện công tác dân tộc trên địa
bàn;
e) Tham mưu cho UBND huyện thực hiện công tác thông tin, báo cáo,
thống kê, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện công tác dân tộc với các cơ
quan chức năng của tỉnh.
4. Hướng dẫn cán bộ, công chức làm công tác văn phòng ở các cơ quan
chuyên môn thuộc huyện và UBND các xã về nghiệp vụ văn phòng, văn thư, lưu
trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật;
5. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp
luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện. Phối hợp với Thanh tra huyện tổ
chức công tác tiếp dân của UBND huyện;
6. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của Văn phòng;
7. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của UBND huyện;
8. Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật và
phân cấp của UBND huyện;
9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND huyện giao
hoặc theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức, biên chế:
Ngoài Thường trực HĐND, Thường trực UBND huyện, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, chuyên viên
nghiên cứu và công chức, người lao động thuộc các bộ phận nghiệp vụ: kế toán,
tài vụ, văn thư - lưu trữ, lái xe, bảo vệ, công vụ, Hội trường, Nhà khách…
Các Phó Chánh Văn phòng, chuyên viên nghiên cứu và cán bộ, công
chức, người lao động của Văn phòng phải tuân thủ sự phân công của Chánh Văn
phòng và chấp hành các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức Nhà nước

và pháp luật về lao động.
Biên chế của Văn phòng do UBND huyện quyết định phân bổ hàng năm
trong tổng biên chế hành chính của huyện.
II. CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAK PƠ.
1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn Phòng đã xác định: Văn Phòng
là cơ quan chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo các đề án, văn bản theo
sự phân công của Thường trực HĐND và UBND huyện. Ngoài ra Văn Phòng
còn có chức năng thẩm tra về thể thức văn bản của các cơ quan khác soạn thảo
trước khi trình Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện ký, ban
hành.
1.1. Các loại văn bản Văn Phòng tham mưu cho UBND huyện dự
thảo, thẩm tra, ký, ban hành;
a. Các văn bản Quy phạm pháp luật:
Theo Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,
UBND, UBND huyện Đak Pơ được ban hành 02 loại văn bản Quy phạm pháp
luật là: Quyết định và Chỉ thị.
- Quyết định:
Để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đak Pơ ban hành các loại văn bản theo thẩm quyền, thủ tục ban hành, nhằm
quy định những chính sách, chế độ áp dụng trong phạm vi địa phương.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc kiện toàn hợp đồng cung cấp hậu cần – kỹ thuật
huyện Đak Pơ
- Chỉ thị dùng để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp
quản lý và để chỉ đạo hướng dẫn cho các cơ quan cấp dưới thực hiện các Nghị
quyết, Quyết định đã được thông qua.
Ví dụ:

CHỈ THỊ
Về việc triển khai một số nội dung, nhiệm vụ Quốc phòng 2008
b. Các văn bản hành chính thông thường:
- Quyết định
- Chỉ thị
- Báo cáo: được ban hành để xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên hoặc ban
hành Báo cáo dùng để sơ kết hoặc tổng kết công tác của UBND. Báo cáo dùng
để trình bày một vấn đề, một sự việc, một đề tài.
Ví dụ:
BÁO CÁO
Sơ kết sản xuất vụ mùa 2008 và triển khai kế hoạch sản xuất vụ đông
xuân năm 2008 – 2009
- Kế hoạch: là văn bản quy định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn
công tác của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định.
Ví dụ:
KẾ HOẠCH
Triển khai tháng hành động vì trẻ em năm 2008
- Tờ trình: được ban hành để gửi cho cấp trên đề nghị với cấp trên phê
chuẩn chủ trương, một chế độ chính sách, chế độ công tác, một số tiêu chuẩn
định mức hoặc trình cấp trên sửa đổi bổ sung chế độ chính sách.
Ví dụ:
TỜ TRÌNH
Về việc đề nghị thanh toán kinh phí cho cán bộ công chức
đi học cao học
- Biên bản: là loại văn bản dùng để ghi lại đầy đủ hoặc một phần diễn biến
và kết quả của một hội nghị, một cuộc họp có xác nhận của chủ tọa và thư ký.
Ví dụ:
BIÊN BẢN
Cuộc họp bàn giao tài sản giữa các phòng ban trong huyện
- Công văn: ban hành để đôn đốc nhắc nhở về một vấn đề, một sự việc.

Ví dụ:
V/v quy định tổ chức
công tác tiếp dân.
Kính gửi: …
- Thông báo: dùng để thông tin cho các đơn vị cấp duới hoặc ngang cấp
về tình hình hoạt động về các lĩnh vực khác.
Ví dụ:
THÔNG BÁO
Về việc lãnh đạo huyện đi thăm, tặng quà nhân dịp mừng lễ
Giáng sinh năm 2008
- Phiếu chuyển: là loại văn bản được ban hành để gửi kèm văn bản đi,
nhằm theo dõi việc chuyển giao văn bản.
Ví dụ:
PHIẾU CHUYỂN
Phiếu chuyển đơn của Bà Phạm Thị X
Giấy mời: là loại văn bản được ban hành để tổ chức các cuộc hội họp đối
với những phòng ban thuộc huyện, UBND các xã, thị trấn và công dân để giải
quyết những công việc có liên có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của UBND
huyện.
Ví dụ:
GIẤY MỜI
Đối thoại về kết quả kiểm tra công tác phổ cập Giáo dục THCS
Giấy phép: là loại văn bản được ban hành để cấp phép cho một cơ quan,
một tổ chức, cá nhân.
Ví dụ:
GIẤY PHÉP
Xây dựng nhà ở
1.2. Quy trình soạn thảo văn bản:
Tuy cơ quan mới được thành lập, đội ngũ cán bộ công chức đa số là mới
tuyển dụng nhưng các cán bộ công chức là những người đều được đào tạo chính

quy nên việc soạn thảo và ban hành văn bản về đều đúng với quy định về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của nhà nước và các văn bản
hướng dẫn hiện hành, ví dụ:
Khi nhân viên được giao soạn thảo 1 văn bản về nâng lương cho 1 cán
bộ viên chức, công việc đầu tiên là đã xác định được mục đích ban hành văn bản
là nâng lương, sau đó người được giao soạn thảo văn bản xác định tên loại văn
bản cần soạn là quyết định và tiến hành thu thập những thông tin cần thiết để
chuẩn bị cho công tác thảo văn bản trên mẫu quyết định đã có sẵn, sau đó được
trình bày trên máy đảm bảo đúng các thể thức quy định; soạn thảo xong, cán bộ
soạn thảo kiểm tra lại hình thức, thể thức và nội dung văn bản trước khi trình
lãnh đạo đơn vị ký, sau đó văn bản được chính thức phát hành.
Tóm lại, quá trình soạn thảo được tiến hành qua các bước sau:
- Xác định đúng mục đích ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản.
- Thu thập, xử lý thông tin.
- Soạn thảo văn bản trên mẫu quy định.
- Duyệt, trình ký, ban hành.
2. Thể thức văn bản do UBND huyện ban hành.
Các thành phần thể thức văn bản do cơ quan ban hành được trình bày
như sau:
2.1. Quốc hiệu
+ Vị trí và cách trình bày:
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản,
được trình bày thành hai dòng. Dòng trên trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng đậm, dòng dưới được trình bày bằng chữ thường lớn hơn dòng
trên, kiểu chữ đứng đậm. Giữa các từ có dấu gạch nối, các ký tự đầu của mỗi từ
được trình bày bằng chữ in hoa. Hai dòng được trình bày cân đối với nhau, dưới
Quốc hiệu có đường kẻ ngang bằng dòng chữ đó.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Thành phần Quốc hiệu cơ quan trình bày đúng với quy định của Nhà nước
theo Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 05/6/2005 của Bộ Nội vụ,
Văn phòng Chính phủ.
2.2. Tác giả văn bản.
+ Vị trí và cách trình bày:
Thành phần tác giả văn bản được trình bày ở góc trên bên trái, trang đầu
của văn bản, ngang bằng với dòng quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản
được trình bằng chữ in hoa cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Hai dòng được
trình bày cân đối với nhau và trình bày sát lề trái. Phía dưới tác giả văn bản kẻ
gạch ngang, ngắn bằng 1/3 - 1/2 tên tác giả văn bản và đặt cân đối ở giữa.
Ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ĐAK PƠ
Thành phần tác giả ban hành văn bản của cơ quan trình bày đúng với quy
định của Nhà nước theo Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
05/6/2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ.
2.3. Số và kí hiệu văn bản:
+ Vị trí và cách trình bày:
Thực tế số và ký hiệu văn bản của cơ quan được trình bày góc trên bên
trái, phía dưới tác giả văn bản, chữ “Số” được trình bày bằng chữ thường cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng không đậm, các số thể hiện số thứ tự của văn bản được trình
bày bằng chữ số Ả rập 1, 2, 3,
Ký hiệu cuả văn bản được trình bày bằng chữ in hoa cỡ chữ 13, đứng,
thường giữa các số và ký hiệu văn bản được ngăn cách bằng dấu gạch chéo, giữa
chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan làm ra văn bản được
ngăn cách bằng dấu gạch nối.
Ví dụ:
Số: 217/QĐ-UBND
Thực tế thành phần số và ký hiệu văn bản ở cơ quan trình bày đúng theo

quy định của Nhà nước.
2.4. Thời gian và địa điểm ban hành văn bản:
+ Vị trí và cách trình bày:
Địa điểm và chữ “ngày, tháng, năm” được trình bày bằng chữ thường cỡ
chữ 13, 14, kiểu chữ nghiêng, các con số thể hiện ngày tháng năm được trình
bày bằng chữ số Ả rập.
Ví dụ: Đak Pơ, ngày 06 tháng 5 năm 2009
2.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Vị trí và cách trình bày:
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày ở dưới thời gian
địa điểm và số kí hiệu văn bản. Tên loại văn bản được trình bày ở dòng trên, nội
dung văn bản được trình bày ở dòng dưới, tên loại văn bản được trình bày bằng
chữ in hoa, trích yếu nội dung văn bản được trình bày bằng chữ thường đứng,
đậm.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc nâng lương cho cán bộ, công chức
Đối với công văn hành chính: phần trích yếu nội dung được trình bày
sát lề trái, dưới phần số và kí hiệu văn bản bằng chữ thường, cỡ chữ 12 hoặc 13,
kiểu chữ đứng thường.
Ví dụ:
V/v kiểm tra việc nuôi dạy trẻ
tại các cơ sở giáo dục mầm non
Thành phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản ở cơ quan được trình bày
đúng theo quy định của Nhà nước theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ngày 05/6/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
2.6. Nội dung văn bản:
Là toàn bộ những thông tin mà văn bản đề cập đến. Nội dung văn bản là
phần trả lời cho mục đích ban hành văn bản để làm gì.
Vị trí và cách trình bày:

Nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung
văn bản hoặc dưới phần nơi nhận sau chữ “Kính gửi:” của công văn hành chính.
- Được trình bày với cỡ chữ 13 hoặc 14 kiểu chữ đứng.
- Dòng đầu của mỗi đoạn văn bản thụt vào 6 ký tự và viết hoa chữ cái
đầu, mỗi đoạn cách nhau một dòng trống.
Nội dung của văn bản được trình bày rõ ràng không tẩy xóa, toàn bộ nội
dung văn bản được trình bày bằng cỡ chữ 13 - 14, kiểu đứng. Chữ “Điều” trong
các Quyết định được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 14, đứng đậm, sau chữ
“Điều…” có dấu chấm (.).
+ Ví dụ:
Điều 1
Điều 2
2.7. Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận là phần ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản.
Vị trí và cách trình bày:
Nơi nhận được trình bày ở trang cuối, góc trái dưới phần nội dung văn
bản khoảng 1-2 dòng, sau chữ “Nơi nhận” có dấu hai chấm (:).
Địa điểm nơi nhận được trình bày dưới chữ “Nơi nhận” bắt đầu bằng các
gạch đầu dòng, bằng chữ thường, cỡ chữ 11 đứng, sau mỗi nơi nhận có dấu
chấm phẩy (;).
+ Ví dụ:
Nơi nhận:
- Chủ dự án;
- UBND xã Cư An;
- Phòng TN&MT;
- Lưu: VT.
2.8. Thể thức đề ký:
Thể thức đề ký được trình bày ở phía dưới góc phải dưới nội dung văn
bản, trang cuối của văn bản và thấp hơn phần cuối cùng nội dung văn bản 1-2
dòng. Thẩm quyền ký được trình bày bằng chữ in hoa cỡ chữ 12-13, đứng,

đậm). Họ và tên người ký được trình bày cỡ chữ 14 đứng, đậm.
+ Ví dụ:
CHỦ TỊCH
(Chữ ký)
Bùi Bá Sơn
2.9. Trình bày trang: canh lề văn bản đúng với TT55/2005/TTLT-
BNV-VPCP.
Lề trên: 2,0 – 2,5 cm
Lề dưới: 2,0 – 2,5 cm
Lề trái: 3,0 – 3,5 cm
Lề phải: 1,5 – 2,0 cm
Tóm lại: Các thành phần thể thức văn bản do Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đak Pơ tham mưu cho UBND huyện Đak Pơ ban hành đa số đúng
so với quy định của Nhà nước, tuy có một vài sai sót nhỏ không đáng kể.
3. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản
3.1 Số lượng và loại hình văn bản đến của UBND huyện Đak Pơ trong
năm 2008 là:
- Văn bản cấp trên gửi xuống cho cơ quan gồm: Chính Phủ, các Bộ,
UBND tỉnh, các Sở
- Văn bản các cơ quan khác gửi đến.
- Văn bản cấp dưới gửi lên.
Số lượng văn bản gửi đến cơ quan trong năm 2008 là 3.170 văn bản trong
đó:
Nghị
Quyết
Quyết
Định
Chỉ
Thị
Công

Văn
Tờ
Trình
Thông
Báo
Báo
Cáo
Kế
Hoạch
Giấy
Mời
Đơn
Thư
VB
Khác
13 2075 01 513 91 113 121 24 120 10 89
3.2. Số lượng các loại văn bản đi của UBND huyện Đak Pơ trong năm
2008 là:
Quyết
Định
Chỉ
Thị
Công
Văn
Tờ
Trình
Thông
Báo
Báo
Cáo

Kế
Hoạch
Giấy
Mời
Phiếu
chuyển
VB
Khác
415 18 414 88 109 114 27 93 13 83
Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ sử dụng phương pháp
quản lý văn bản bằng sổ và bằng máy vi tính, đảm bảo tính khoa học, an toàn và
dễ sử dụng. Việc đăng ký bằng sổ và bằng máy vi tính rất dễ dàng thực hiện chỉ
cần chỉ dẫn một lần là người thực hiện có thể thao tác được.
4. Quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ văn thư quản lý, việc sử dụng
dấu đảm bảo đúng quy định. Cụ thể:
- Dấu được đóng trùm lên 1/3 đến ¼ chữ ký phía bên trái và được đóng
ngay ngắn với chữ ký, đối với văn bản không có chữ ký hoặc chữ ký không có
quyền đóng dấu thì đóng dấu lên phần tác giả văn bản hoặc phần tên loại văn
bản.
Thành phần dấu của cơ quan trình bày đúng với quy định của Nhà nước.
- Dấu của UBND huyện;
- Dấu của HĐND huyện;
- Dấu của Văn phòng HĐND vàUBND huyện Đak Pơ đang sử dụng (có
mẫu kèm theo);
- Dấu chỉ mức độ khẩn mật;
- Dấu tên, dấu công văn đến.
Về phần này cơ quan chỉ sử dụng đối với những văn bản cần thiết, và
được đóng theo quy định của Nhà nuớc.
Tóm lại: Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan được thực hiện

đúng theo Nghị Định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu. Thông Tư 05/TT-BNV ngày 06/4/1994 của Bộ Nội Vụ quy
định về việc tổ chức khắc dấu cho cơ quan. Nhìn chung việc quản lý và sử dụng
con dấu của cơ quan thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
MỘT SỐ MẪU DẤU CƠ QUAN VĂN PHÒNG
HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAK PƠ ĐANG QUẢN LÝ
Dấu UBND huyện Đak Pơ Dấu Văn phòng HĐND và UBND
Dấu của HĐND huyện Đak Pơ Dấu chức danh và họ tên
Dấu công văn đến Dấu mức độ Khẩn, mật
NHẬN XÉT CỦA LÃNH ĐẠO
VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAK PƠ


















Lãnh đạo cơ quan

PHỤ LỤC
BẢN SAO MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN ĐAK PƠ
DO VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAK PƠ SOẠN THẢO