Công tác văn thư tại văn phòng huyện uỷ kim bôi
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.32 MB, 111 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài:.......................................................................................4
2. Mục tiêu của đề tài:...................................................................................5
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: ............................................................5
4. Nguồn tài liệu tham khảo:.........................................................................5
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:........................................................................5
6. Phương pháp nghiên cứu:..........................................................................6
7. Nội dung bài báo cáo bao gồm 3 phần:.....................................................6
PHẦN I: NỘI DUNG..........................................................................................7
CHƯƠNG I..........................................................................................................7
KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG ...................................7
CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI.........................................................................7
A. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi............................7
1.1. Điều kiện tự nhiên:.................................................................................7
1.2. Điều kiện xã hội:....................................................................................7
B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Kim Bôi.........................................................................................................8
1. Vị trí, chức năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim Bôi:. 8
2. Tổ chức chê độ làm việc:...........................................................................9
II, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:.......................................................9
1. Tổ chức và hoạt động nguyên tắc quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:................................................9
1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:...............................................9
1.1.1 Vị trí: .................................................................................................10
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:.........................................................................10
1.1.3. Tổ chức bộ máy và chế độ làm việc..................................................11
1.2. Đánh giá vai trò của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi trong
việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:...........................................13
1.3. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ cho thủ trưởng cơ quan:..........................................................................14
1.4. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
HĐND - UBND huyện Kim Bôi.................................................................15
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa công sơ của UBND huyện Kim Bôi:.........................................17
1.6. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Kim Bôi:.....18
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN...............................................................19
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ.....................................19
2. Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư của cơ quan:.....................................19
Bùi Thị Thu Hường
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung soạn thảo và ban
hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi...................................................21
2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:...............................................21
2.2.1. Thẩm quyên banh hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước:....23
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của
UBND huyện Kim Bôi: ..............................................................................24
2.2.3. Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của
UBND huyện Kim Bôi:...............................................................................26
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bôi:...27
2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận
xét ưu khuyết điểm tình hình thực hiện:......................................................27
2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND
huyện Kim Bôi............................................................................................30
2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Kim Bôi:.. .33
2.3.3. Nhận xét ưu, nhược điểm về quy trình tổ chức và giải quyết văn bản
của UBND huyện:.......................................................................................35
2.3.4.Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện...............................36
PHẦN III............................................................................................................40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................40
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính Văn phòng của UBND huyện Kim Bôi:............................................40
1. Ưu điểm...................................................................................................40
2. Bên cạnh những kết quả, ưu điểm đáng khích lệ, trong hoạt động của
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi còn có những hạn chế, thiếu
sót như:........................................................................................................42
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.43
1. Đối với công tác Văn phòng:...................................................................44
2. Về quy trình nghiệp vụ:...........................................................................45
3. Về công tác văn thư ................................................................................46
4. Hiện đại hoá văn phòng của UBND huyện Kim Bôi:.............................46
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................48
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................50
Bùi Thị Thu Hường
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập nền kinh tế
Quốc tế. Sau hơn 20 năm tiến hành công cuộc đổi mới, đất nước ta đã đạt được
nhiều thành tựu to lớn về nhiều mặt. Bước vào thế kỷ XXI, trước những vấn đề
cấp bách của đất nước và nhu cầu quản lý xã hội muốn đưa nước ta tiến bước
trên con đường hội nhập với thế giới thì một yêu cầu cấp bách lại đặt ra đó là
công tác đào tạo cán bộ văn phòng; bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, cho
các cơ quan, đơn vị từ Trung ương đến địa phương. Nói cách khác, công tác
hành chính văn phòng trở thành một điểm nhấn quan trọng va có mặt trên tất cả
đơn vị hành chính các cơ quan, tổ chức.
Dù ở bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức nào thì Văn phòng vẫn có một
vị trí đặc biệt quan trọng và không thể thiếu. Như Chủ tịch Hồ Chí Minh nói về
vai trò của công tác văn phòng: “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc
biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình
hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng…”
Chính vì Văn phòng là một cơ quan giúp việc cho lãnh đạo, có chức năng
tham mưu, tổng hợp, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình một cách nhanh nhất, chính
xác nhất.
Như vậy, có thể thấy để hoạt động của Văn phòng trong các cơ quan, tổ
chức thực sự đạt được hiệu quả cao thì việc đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công
tác Văn phòng có một vai trò rất cần thiết và cấp bách với hệ thống văn phòng
trong tương lai.
Nhận thấy tầm quan trọng đó của Văn phòng và nắm rõ nhu cầu đào tạo
môt đội ngũ cán bộ cho văn phòng, văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu thực tế, ngày 18/12/1971, Bộ trưởng Phủ Thủ
tướng đã ban hành Quyết định số 109/BT về việc thành lập trường Trung học
Văn thư Lưu trữ (nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội). Với 40 năm kinh
nghiệm trưởng thành và phát triển, Trường đã có những đóng góp tích cực trong
sự nghiệp đào tạo và giảng dạy. Tính đến nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã đào tạo được rất nhiều khoá học với các hình thức đào tạo khác nhau, nhiều
Bùi Thị Thu Hường
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ngành nghề khác nhau như: Văn thư lưu trữ, Thư ký văn phòng, Quản trị văn
phòng, Tin học văn phòng, Thông tin thư viện và một số ngành mới mở. Để đáp
ứng được những đòi hỏi và nhu cầu xã hội, nhà trường đã không ngừng đổi mới
và nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như cơ sở vật chất, mở rộng việc đào tạo
nhiều ngành nghề mới và đạt được kết quả cao hơn.
Ngoài việc trang bị những kiến thức lý luận về chuyên môn, nghiệp vụ,
trên giảng đường trong bốn năm học. Trong kế hoạch đào tạo của trường còn tổ
chức cho sinh viên đi thực tế sau mỗi khoá học tại các cơ quan nhằm củng cố
kiến thức lý thuyết được học trong trường. Từ đó sinh viên có cơ hội tiếp xúc
với thực tế để nâng cao hơn nữa về kỹ năng, nghiệp vụ của mình. Quá trình thực
tập đó sẽ giúp sinh viên có điều kiện rèn luyện về kỹ năng nghề nghiệp, tạo một
phong cách chuyên nghiệp trong quá trình làm việc trong tương lai của mình.
Được sự đồng ý của Ủy ban nhân dân huyện Kim Bôi và sự liên hệ của
Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng K1B ngày 04/01/2016 em đã được tiếp
nhận thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi. Trong quá trình
thực tập, em nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo nhiệt tình của Lãnh đạo
Văn phòng HĐND - UBND huyện và đặc biệt là sự chỉ bảo của cán bộ hướng
dẫn thực tập là Chị Bùi Thị Hà, cán bộ Văn thư - Lưu trữ Văn phòng HĐND UBND cùng sự giúp đỡ của các cán bộ, chuyên viên trong văn phòng HĐND UBND huyện.
Thời gian thực tập tuy có ít (từ ngày 04/01đến ngày 11/03/2016) nhưng
đó là cơ hội để em được củng cố kiến thức và vận dụng những lý thuyết đã được
học vào thực tiễn. Đồng thời, trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi em còn được rèn luyện về kỹ năng, nghiệp vụ và rút ra
nhiều bài học kinh nghiệm bổ ích cho bản thân.
Với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, chuyên viên thuộc Văn phòng
HĐND - UBND huyện Kim Bôi và sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành
tốt đợt thực tập của mình. Bài báo cáo chính là kết quả của sự phấn đấu và nỗ
lực không ngừng của bản thân trong suốt thời gian thực tập vừa qua.
Tuy bản thân đã có nhiều cố gắng song do thời gian có hạn và vốn kiến
Bùi Thị Thu Hường
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu
sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và nhận xét của thầy cô và
những cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi để
bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Kim Bôi, ngày 11 tháng 03 năm 2016
SINH VIÊN
Bùi Thị Thu Hường
Bùi Thị Thu Hường
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.Lý do chọn đề tài:
Văn thư là từ gốc ‘Hán’, dùng để chỉ các loại văn bản giấy tờ ‘Văn’ có
nghĩa là văn ‘ Thứ’ có nghĩa là thư tích. Theo quan niệm của các triều đại phong
kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan
đến văn tự, thư tịch.
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức
bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp
chính thức với nhau, làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn
bản....tức là công tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như
sau:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân.
Công tác văn thư còn là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản
lý nhà nước, thông tin lưu trữ bằng hình thức như truyền miệng, khắc trên phiến
đá gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hằng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ
sau. Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái
niệm nôm na là hoạt động việc mang tính chung chung là công việc sổ sách,
giấy tờ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng sách, giấy tờ cũng được
hiểu cụ thể hơn bằng cái tên công tác văn thư.
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết
các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan
góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và
trong một chùng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy
nhà nước.
Được sự giúp đỡ, hướng dẫn của các bộ trong cơ quan cùng với vốn kiên
thức đã được trang bị ở trường học em quyết định chọn đề tài Công Tác Văn
Thư tại Văn phòng Huyện Uỷ Kim Bôi. Lý do e chọn đề tài này là vì nó rất hay,
Bùi Thị Thu Hường
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vì chỉ khi làm tốt công tác văn thư thì mới có thể làm tốt công tác lưu trữ.
2. Mục tiêu của đề tài:
Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong
hoạt động quản lý nhà nước nói chung và cả từng cơ quan nói riêng
Công tác văn thư còn có ý nghĩa quan trọng trong việc việc đảm bảo cung
cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý
nhà nước nói chung và cơ quan nói riêng. Công tác quản lý nhà nước được đòi
hỏi phải có đầy đủ thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư còn đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác văn thư.
Nghiên cứu về công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công
việc được nhanh chóng, chính xác năng suất, chất lượng, đúng chính sách chế độ
giữ gìn bí mật của Đảng, nhà nước công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi
hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách
nhiệm khác nhau trong cơ quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
+ Đối tượng là công tác tổ chức và hoạt động văn phòng tại Huyện Uỷ Kim
Bôi.Trong đó có liên hệ thực tiễn với một số Huyện khác cũng như sự đánh giá
hoạt động từ các mô hình hoạt động tiêu biểu
+ Phạm vi nghiên cứu là tiến hành khảo sát công tác tổ chức và hoạt động
văn phòng tại Huyện Uỷ Kim Bôi.
4. Nguồn tài liệu tham khảo:
+ Giáo trình quản trị văn phòng, tác giả: TG.TS.Nguyễn Thành Bộ, Ths,
Nguyễn Ngọc Diệp,
+ Giáo trình lý luận công tác văn thư và một số văn bản quy phạm pháp
luật,
+ www.google.com
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:
Có rất nhiều sách, báo ... nghiên cứu về công tác văn thư, về tổ chức và
hoạt động của chính quyền địa phương nói chung và UBND cấp huyện nói riêng
Bùi Thị Thu Hường
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã được nhiều công trình khoa học nghiên cứu đề cập các công trình như: Đổi
mới tổ chức bộ máy hành chính đô thị trong cải cách nền hành chính quốc gia ở
nước ta hiện nay.
Hiện đại hóa đất nước của PGS.TS.Nguyễn Phú Trọng những thông tin kỹ
năng và nghiệp vụ hoạt động của đại biểu HĐND và thành viên UBND các cấp
của TS.Trịnh Đức Thảo.
Các công trình nghiên cứu nêu trên đã đề cập đến những khía cạnh phạm
vi khác nhau có liên quan đến tổ chức và hoạt động của UBND huyện.
6. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp so sánh,
phương pháp đối chiếu, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê.
Phương pháp luận chủ nghĩa Mác Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về cán bộ,
chủ trương đường lối của Đảng pháp luật của nhà nước.
7. Nội dung bài báo cáo bao gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bôi
Phần II: Chuyên đề tự chọn về tổ chức công tác văn thư
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Bùi Thị Thu Hường
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: NỘI DUNG
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG
CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI
A. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi
1.1. Điều kiện tự nhiên:
Huyện Kim Bôi là một huyện miền núi nằm trên địa bàn chuyển tiếp giữa
miền núi với đồng bằng Bắc bộ, có vị trí chiến lược quan trọng về Quân sự,
Kinh tế, Chính trị - Xã hội, huyện Kim Bôi nằm phía nam tỉnh Hoà Bình, phía
Bắc giáp huyện Lương Sơn và huyện Kỳ Sơn, phía Tây giáp thành phố Hòa
Bình, huyện Cao Phong, Tân Lạc, Lạc Sơn, phia Nam giáp các huyện Yên Thủy
và Lạc Thủy, phía Đông giáp huyện Lạc Thủy và huyện Lương Sơn. Huyện có
dòng sông Bôi, một phụ lưu chính của sông Đáy, thuộc hệ thống sông Hồng.
Nơi đây có nguồn suối nước nóng rất tốt cho trị liệu y học. Huyện Kim Bôi được
thành lập ngày 17/4/1959 do tách ra từ huyện Lương Sơn.
Diện tích tự nhiên của huyện Kim Bôi la 549.506 ha. Địa hình không
đồng đều, huyện có đồi, núi cao từ 833m đến 1.198m, là một huyện thuần nông,
chủ yếu phát triển kinh tế nông nghiệp, những năm gần đây huyện Kim Bôi đã
có những chuyển biến tích cực, cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng tạo đà cho
huyện phát triển kinh tế - xã hội, thu hút các nguồn vốn đầu tư vào huyện, các
khu tiểu thủ công nghiệp vừa và nhỏ đã và đang được hình thành, đặc biệt là
những khu trung tâm giải trí, nghỉ mát, du lịch sinh thái đã tạo tạo thêm việc làm
tăng thu nhập cho người dân thoát khỏi cảnh đói nghèo, quanh năm sống bằng
nghề nông.
Hiện nay du lịch tại Kim Bôi đang trên đà phát triển, điển hình là các khu
du lịch sinh thái như: Thác Bạc Long Cung, Thác Mặt Trời, và nhiều dự án khác
đang được khởi công.
1.2. Điều kiện xã hội:
Huyện Kim Bôi hiện có 28 đơn vị hành chính; Dân số hơn 107.429 người,
gồm các dân tộc Kinh chiếm 14%, Mường chiếm 83%, Dao chiếm 3% và các
Bùi Thị Thu Hường
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dân tộc khác, là một huyện có bề dày lịch sử và truyền thống cách mạng. Kim
Bôi có huyện lỵ là thị trấn Bo, nằm bên bờ sông Bôi, cạnh con đường quốc lộ
12B, ngày trước giao thông chưa phát triển, Kim Bôi là vùng sâu ít người sinh
sông, khai khẩn. Nhưng những năm gần đây được sự quan tâm của Đảng và Nhà
nước giao thông được nâng cấp và làm mới nhiều con đường vì vậy đã thu hút
được những dự án đầu tư lớn góp phần nâng cao tiềm lực và thúc đẩy sự phát
triển kinh tế của huyện Kim Bôi.
B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Kim Bôi
1. Vị trí, chức năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim
Bôi:
UBND huyện Kim Bôi là cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện, là cơ
quan chấp hành của HĐND, làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, với chức
năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội
của huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ chức
HĐND - UBND ngày 26/11/2003.
- Những vấn đề phải đưa ra tập thể UBND huyện thảo luận quyết định
gồm:
+ Biện pháp thực hiện các chủ trương chính sách của Nhà nước, nghị
quyết của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và nghị quyết của Huyện uy, HĐND
huyện.
+ Thông qua kế hoạch phát triển KT - XH, an ninh quốc phòng, kế hoạch
ngân sách, kế hoạch sử dụng đất đai, vật tư, tiền vốn, lao động, XDCB và
chương trình công tác năm của UBND huyện.
+ Đình chỉ những nghị quyết không thích đáng, không phù hợp của
UBND xã, thị trấn và các ngành thuộc thẩm quyền, sau báo cáo Huyên ủy,
HĐND huyện để sửa đổi hoặc bãi bỏ nghị quyết UBND xã, thị trấn.
+ Thảo luận việc điều chỉnh địa giới hành chính trong địa phương và địa
giới liên quan đến huyện bạn, lập tờ trình báo cáo lên cấp trên quyết định.
Bùi Thị Thu Hường
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Tổ chức chê độ làm việc:
- UBND huyện gồm 1 Chủ tịch và 3 Phó Chủ tịch và 5 thành viên được
cơ cấu các ngành: Thanh tra, Địa chính nông nghiệp, Ban chỉ Huy quân sự
huyện, Công an huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện.
- Chủ tịch và 3 Phó chủ tịch là bộ phận thường trực của UBND huyện có
trách nhiệm giải quyết các công việc sau:
+ Cụ thể hóa các chính sách, chê độ, kế hoạch, biện pháp nhằm thực hiện
các nghị định, chỉ thị của Trung ương, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh, Huyện ủy
và HĐND huyện, kiểm tra rút kinh nghiệm sơ, tổng kết.
+ Căn cứ Quyết định UBND tỉnh, UBND huyện giải quyết những vấn đề
thuộc quyền của UBND huyện trong thời gian 2 kỳ họp của UBND (trừ những
vấn đề nhất thiết) phải đưa ra thảo luận ở UBND huyện như:
* Thông qua kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện các chủ trương chính
sách của Đảng và Nhà nước ở địa phương.
* Xét Quyết định điều chỉnh chỉ tiêu vật tư, tiền vốn, điều chỉnh tài sản
giữa các ngành, cơ sơ và địa phương.
+ Chỉ đạo các phòng, ban, ngành xây dựng đề án trình UBND huyện và
trình Huyện ủy, chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp của UBND huyện
+ Thay mặt UBND huyện điều hành mọi hoạt động và giải quyết những
vướng mắc của các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn.
+ Thực hiện chế độ báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm
với UBND tỉnh, Huyện ủy và gửi đến các thành viên của UBND huyện, xã, thị
trấn, thủ trưởng các phòng, ban, ngành thực hiện.
Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Kim Bôi: Sơ đồ số 01
II, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:
1. Tổ chức và hoạt động nguyên tắc quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:
1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:
Bùi Thị Thu Hường
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.1 Vị trí:
- Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp
việc của HĐND - UBND huyện
- Văn phòng UBND huyện có chức năng giúp UBND huyện điều hòa, phối
hợp các hoạt động chung của các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn. Văn
phòng HĐND - UBND huyện tham mưu giúp HĐND - UBND huyện, Chủ tịch
UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn huyện; bảo đảm
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND huyện và Chủ
tịch UBND huyện.
- Văn phòng HĐND - UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Văn phòng HĐND - UBND huyện có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Trình HĐND - UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác
(tuần, tháng, quý, năm) của HĐND - UBND huyện. Giúp HĐND - UBND huyện
đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND
huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa
các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trân theo quy định của pháp luật;
+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện. Thực hiện công tác
thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
+ Trình UBND huyện các quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND - UBND
huyện;
+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện; theo dõi đôn đốc các phòng, ban , ngành,UBND các xã, thị trấn
chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
+ Giúp HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ
phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND
Bùi Thị Thu Hường
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Huyện, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện, Đoàn
đại biểu Quốc hội huyện;
+ Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện;
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
HĐND - UBND Huyện phối hợp với các sơ quan chức năng theo dõi đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban, ngành, UBND các xã,
thị trấn;
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND - UBND huyện;
Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, tin học
hóa quản lý hành chính nhà nước của HĐND - UBND huyện;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND - UBND huyện
theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và các tổ
chức có liên quan theo quy định của UBND huyện;
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện sau khi được
cấp thẩm quyền phê duyệt;
+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của HĐND - UBND huyện;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND - UBND và Chủ tịch UBND
huyện giao.
1.1.3. Tổ chức bộ máy và chế độ làm việc
* Cơ cấu tổ chức bộ máy:
Văn phòng HĐND - UBND huyện gồm:
1. Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện
2. Lãnh đạo Văn phòng: Gồm Chánh Văn phòng và 2 Phó Chánh Văn
Bùi Thị Thu Hường
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng.
3. Các bộ phận chuyên môn gồm:
+ Đánh máy và in ấn tài liệu
+ Kế toán
+ Văn thư
+ Lái xe
+ Nhà ăn: Quản lý, cấp dưỡng
+ Bảo vệ
+ Lưu trữ
+ Tạp vụ
4. Các bộ phận trực thuộc
+ Hội Chư thập đỏ
+ Chuyên viên HĐND - UBND huyện
* Chế độ làm việc:
a. Chánh Văn phòng:
- Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện là người đứng đầu, chịu trách
nhiệm trước HĐND - UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về
toàn bộ hoạt động của Văn phòng UBND huyện; là chủ tài khoản cơ quan Văn
phòng HĐND - UBND huyện;
- Soạn thảo các loại văn bản pháp quy của HĐND - UBND huyện và kiểm
duyệt các văn bản của các ngành soạn thảo trước khi trình ký.
- Ký thừa lệnh UBND và Thường trực HĐND huyên các loại văn bản hành
chính thông thường và ký ủy quyền theo quy định.
- Lập và quản lý chương trình công tác tháng, quý, năm của UBND
huyện.
- Trực tiếp phụ trách: Tổ chức cơ quan, bộ phận tải vụ, Hội Chữ thập đỏ.
Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng: Sơ đồ số 02
b. Phó Văn phòng phụ trách công tác HĐND:
- Phó Chánh Văn phòng UBND huyện được Chánh Văn phòng phân công
theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước
Bùi Thị Thu Hường
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.
- Giúp Chánh Văn phòng soạn thảo các văn bản thông thường của UBND
và HĐND và thông qua Chánh Văn phòng trước khi trình ký.
- Giúp Phó Chủ tịch HĐND soạn thảo các văn bản của HĐND huyện.
- Tham mưu Giúp Chánh Văn phòng phục vụ các hoạt động của Thường
trực HĐND và UBND huyện, tháng, quý, năm…, được ký thừa lệnh UBND và
Thưởng trực HĐND huyện một số công văn giấy tờ và ủy nhiệm ký thay chủ tài
khoản khi Chánh Văn phòng đi vắng.
- Phối hợp với Phó Văn phòng phụ trách đời sống và các bộ phận chuyên
môn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Sau mỗi việc hoàn thành, báo cáo lại với Chánh Văn phòng để có biện
pháp quản lý và giải quyết theo thẩm quyền.
- Phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ, đánh máy và bộ phận giúp việc của
HĐND.
c. Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính:
- Chấp hành sự phân công của Chánh Văn phòng: Trực tiếp tham mưu
toàn bộ công tác quản lý hành chính, quản lý theo dõi tài sản công của UBND
huyện, theo dõi và điều động xe con phục vụ hoạt động của HĐND - UBND
huyện và các xe khác theo nhiệm vụ công tác trọng tâm.
- Đề xuất việc mua sắm các tài sản công và sửa chữa nhỏ, sữa chữa
thường xuyên của UBND huyện, và chỉ được thực hiện khi được sự bàn bạc
trong lãnh đạo Văn phòng và sự đồng ý của Thường trực UBND huyện.
- Được ủy nhiệm ký thừa lệnh UBND và thường trực HĐND huyện một
số công văn giấy tờ khi Chánh Văn phòng vắng mặt.
- Là phó chủ tài khoản Văn phòng HĐND - UBND huyện.
- Trực tiếp phụ trách nhà bếp và nhà kho, tạp vụ, lái xe.
1.2. Đánh giá vai trò của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi
trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:
- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp là một bộ phận,
đơn vị tổ chức của cơ quan, có trách nhiệm thu thập xử lý thông tin phụ vụ cho
Bùi Thị Thu Hường
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sự điều hành của lãnh đạo.
- Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Văn phòng tiến hành những
hoạt động có nội dung nhiêu mặt và có tính tổng hợp trong việc tham mưu về
mặt tổ chức, tiến hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh
đạo cơ quan, tổ chức, tổng hợp và thồng kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt
động quản lý.
- Việc thu thập phân tích và tổng hợp những ý kiến chủ quan của mình và
những ý kiến khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những
người trợ giúp được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này manh tính
chuyên môn sâu, nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn những quyết định tối ưu nhất.
Mặt khác kết quả tham mưu xuất phát từ việc sử lý khoa học, đầy đủ và chính
xác những thông tin đầu vào, đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn
phòng thu thập được.
Ví dụ: Văn phòng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo những điều kiện cần
thiết cho chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan như: Kinh phí, tài liệu làm
việc, địa điểm, thời gian đi…
1.3. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ cho thủ trưởng cơ quan:
Trong quá trình hoạt động của cơ quan thì việc xây dựng kế hoạch công
tác tuần, quý, tháng năm là vấn đề rất cần thiết. Để các phòng, ban, ngành chủ
động trong công việc chuyên môn của mình, tại UBND huyện Kim Bôi, Chánh
Văn phòng HĐND - UBND là người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch công
tác tháng, quý, năm của cơ quan. Bao gồm:
+ Chương trình công tác toàn khoá ( nhiệm kỳ)
+ Chương trình công tác năm: Chậm nhất vào ngày 31/10 hàng năm các
phòng, ban, ngành gửi Văn phòng HĐND - UBND danh mục các đề án. Văn
phòng tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của UBND huyện và
gửi các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến.
- Căn cứ chương trình công tác năm đã được thông qua, Thường trực
HĐND - UBND huyện để xây dựng chương trình công tác hàng tháng và 6
Bùi Thị Thu Hường
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tháng.
- Mỗi thành viên HĐND - UBND huyện, Thủ trưởng các phòng, ban,
ngành, trong phạm vi trách nhiệm của mình tổ chức thực hiện chương trình công
tác của UBND huyện.
+ Chương trình công tác quý: Được cụ thể hoá từ chương trình công tác
năm, được quy định thực hiện trong từng quý và những việc bổ sung, điều chỉnh
các công việc giải quyết trong quý. Sau đó Văn phòng tổng hợp, xây dựng
chương trình cho quý sau.
+ Chương trình công tác 6 tháng, 9 tháng
+ Chương trình công tác tháng: Được cụ thể hoá từ chương trình công tác
quý và những việc bổ sung công tác tháng sau gửi Văn phòng HĐND - UBND.
Văn phòng tổng hợp và phân chia theo từng lĩnh vực do Thường trực HĐND UBND phụ trách, trình Chủ tich huyện quyết định.
+ Chương trình công tác tuần: Gồm các việc mà Chủ tich huyện, các Phó
Chủ tịch huyện giải quyết hàng ngày trong tuần. Văn phòng xây dựng chương
trình công tác tuần sau, trình Thường trực HĐND - UBND huyện quyết định,
chậm nhất vào thứ 6 tuần trước và phát hành để các phòng, Ban có liên quan
thực hiện.
* Chương trình công tác của các đơn vị
Căn cứ chương trình công tác của UBND huyện và chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
đơn vị và tổ chức thực hiện.
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của HĐND - UBND huyện Kim Bôi: Sơ đồ số 03
1.4. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của HĐND - UBND huyện Kim Bôi.
Là một cơ quan của Nhà nước, hàng năm, tháng, quý, tuần UBND huyện Kim
Bôi tổ chức rất nhiều hội nghị dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong quá trình thực
tập, bản thân em cũng được tham gia một số hội nghị, cuộc họp…tuy có nhiều hạn
chế. Nhưng nhìn chung, hình thức tổ chức Hội nghị và cuộc họp được UBND huyện
Bùi Thị Thu Hường
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sử dụng nhiều nhất.
Để tổ chức một hội nghị hay cuộc họp được thành công, cần phải chuẩn bị tốt
rất nhiều công việc. Hay nói cách khác, phải có một quy trình chặt chẽ và khoa học.
Cụ thể như sau:
*Bước 1:
Căn cứ vào chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và yêu cầu giải quyết
công việc trong tuần, Thủ trưởng cơ quan mà cụ thể là đồng chí Chủ tịch huyện chỉ
đạo và quyết định kế hoạch tổ chức Hội nghị. Trên cơ sở đó đơn vị chủ trì hội nghị lập
Kế hoạch tổ chức hội nghị, đăng ký công việc với Văn phòng HĐND - UBND để sắp
xếp thời gian, địa điểm tổ chức và các vấn đề khác có liên quan cho phù hợp.
* Bước 2: Các đơn vị chuẩn bị nội dung Hội nghị
- Tổng hợp số liệu, dự thảo báo cáo, phương hướng công tác theo yêu cầu;
- Chuẩn bị nội dung khác có liên quan: cơ sở vật chất (địa điểm, kinh phí,
bàn ghế...); phân công nhân sự…
* Bước 3: Các đơn vị gửi toàn bộ tài liệu, văn kiện có liên quan đến việc
tổ chức hội nghị về đơn vị chủ trì Hội nghị (qua Văn phòng HĐND - UBND
huyện ). Đăng ký lịch tổ chức Hội nghị.
* Bước 4: Sau khi đã chuẩn bị xong tài liệu, văn bản cho Hội nghị. Theo
thời gian thống nhất, đơn vị chủ trì tiến hành Hội nghị. Đây là giai đoạn chính và
quan trọng nhất. Bao gồm các công việc chính như:
Đón tiếp đại biểu
Phát tài liệu
Điểm danh đại biểu
Ổn định tổ chức và tuyên bố lý do
Giới thiệu đại biểu
Nêu mục đích, lý do và thông báo nội dung chương trình Hội nghị
Khai mạc Hội nghị
Chủ trì các cuộc thảo luận, phát biểu ý kiến, tham luận...những nội dung đã
được triển khai.
Ghi biên bản, cảm ơn đại biểu đã đến dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạc.
Bùi Thị Thu Hường
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Bước 5: Kết thúc Hội nghị
- Phục vụ sau Hội nghị (thu dọn, quyết toán kinh phí)
- Hoàn tất hồ sơ Hội nghị, bổ sung chương trình công tác (nếu có)
- Thông báo kết quả Hội nghị (chậm nhất là 03 ngày sau khi kết thúc Hội nghị)
Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghi: Sơ đồ số 04
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sơ của UBND huyện Kim Bôi:
Nghi thức nhà nước về văn hóa công sở là yếu tố cần thiết không thể thiếu
ở mọi cơ quan đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nước, UBND huyện Kim
Bôi la cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, mọi nghi thức nhà nước về văn
hóa công sở đều được lãnh đạo UBND huyện quan tâm và đôn đốc cấp dưới
thực hiện theo Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước
(Ban hành theo Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng
Chính phủ).
- Về phẩm chất đạo đức, lối sống, tác phong làm việc, năng lực công tác
của đa số cán bộ công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước
được nâng lên. Nhiều cán bộ công chức không ngừng phấn đấu, trau dồi kiến
thức, bồi dưỡng phẩm chất chính trị, thi đua lao động, sản xuất hoàn thành xuất
sắc nhiệm vụ được giao. Nhiều cán bộ công chức trẻ có kiến thức, có phẩm chất
đạo đức tốt được tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nguồn cán bộ lãnh đạo, giữ các
vị trí quan trọng ở cơ sở.
- Về giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức đã có nhiều
chuyển biến tiến bộ. Đối với nhân dân thì nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích,
hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc,
không còn thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện
nhiệm vụ. Đối với đồng nghiệp có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác. Việc
thực hiện giờ làm việc đảm bảo theo quy định, tình trạng cán bộ công chức nghỉ
làm không có lý do đã được khắc phục.
- Các cơ quan đã thực hiện tốt việc treo Quốc kỳ, dâng hương đài tưởng
niệm trong các buổi lễ, ngày kỷ niệm của địa phương, của huyện, của tỉnh, của
Bùi Thị Thu Hường
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đất nước.
- Ngoài ra vẫn còn một số cán bộ công chưc, viên chức còn hút thuốc lá
nơi công sở, còn có thái độ thiếu thiện trí khi làm nhiệm vụ.
1.6. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Kim Bôi:
Hiện đại hóa văn phòng là một mục tiêu cần thiết trong hoạt động của cơ
quan nói chung và của văn phòng nói riêng. Bởi vậy rất cần có những giải pháp
khoa học để hiện đại hóa văn phòng sao cho phu hợp và đáp ứng được lượng
công việc nhiều, khắt khe và đòi hỏi sự chính xác cao. Văn phòng càng sớm
được hiện đại hóa, cang phục vụ tốt cho sự điều hành của lãnh đạo. Hiện đại hóa
văn phòng không chỉ có hiện đại hóa trang thiết bị, cơ sơ vật chất mà còn cần
đào tạo con người sao cho con người có thể thay đổi tư duy, cách làm việc và
lảm chủ được trang thiết bị hiện đại thì mới đạt hiệu quả cao trong công việc.
Vì vậy trước hết phải hiện đại chính tri thức của con người làm việc trong
văn phòng, sau đó mới hiện đại hóa cơ sơ vật chất và trang thiết bị. Để hiện đại
hóa được văn phòng thì trước hết phải tìm hiểu rõ điều kiện của chính cơ quan
mình. Huyện Kim Bôi là một huyện vùng núi nhưng không vì thế mà lãnh đạo
UBND huyện bỏ qua nhu cầu hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan, UBND huyện
đã đề ra những biện pháp hiện đại hóa văn phòng và đã đạt được thành quả rất
khả quan:
- Con người làm việc tại văn phòng đều được bồi dưỡng nghiệp vụ hành
chính văn phòng, đi tham quan các văn phòng khác để học hỏi những tiến bộ của
văn phòng bạn.
- Trang thiết bị cũng được hiện đại hóa dựa trên những điều kiện thực tế
của cơ quan, tuy theo nhu cầu công việc cần thiết thì sẽ hiện đại hóa cho phù
hợp với yêu cầu công việc, không hiện đại hóa đồng bộ một lúc tránh tốn kém
và thất thoát tiền của nhà nươc. Với chủ trương mỗi năm hiện đại hóa một ít sao
cho không ảnh hưởng đến công việc
Bùi Thị Thu Hường
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ.
2. Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư của cơ quan:
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt
động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay
nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải cần đến công văn,
giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,
trao đổi, liên hệ, báo cáo, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng
xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt đối với Văn phòng HĐND - UBND là cơ quan trực tiếp giúp
lãnh đạo tổ chức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo thì công tác văn thư lại càng trở lên quan trọng hơn bao
giờ hết. Nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác Văn phòng.
Nhận thấy tầm quan trọng đó, UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng
HĐND - UBND huyện Kim Bôi rất chú trọng và quan tâm đến công tác này.
* Nội dung công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND bao gồm các
công việc:
- Ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị;
- Đánh máy, in ấn tài liệu;
- Ký, đóng dấu;
- Vào sổ và làm thủ tục cho văn bản đi và đên của cơ quan;
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép;
- Chuyển giao và theo dõi giải quyết công văn đến, đi của cơ quan;
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
* Hình thức tổ chức công tác văn thư:
Công tác văn thư tại UBND huyện được tổ chức theo hình thức tập trung,
thống nhất. Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến UBND huyện đều phải tập trung tại
Phòng văn thư, sau đó Văn thư sẽ tiến hành phân loại văn bản tài liệu (Đối với
những văn bản gửi chung cho cơ quan, văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu đến
và đăng ký các thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến; còn đối với
Bùi Thị Thu Hường
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
những văn bản gửi đích danh, hay văn bản gửi cho các đơn vị, văn bản mật thì
văn thư không trực tiếp bóc bì mà gửi ngay cho cá nhân, đơn vị có liên quan để
giải quyết)
Văn phòng HĐND - UBND bố trí 01 cán bộ chuyên trách (trình độ trung
cấp) về công tác văn thư , được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư,
lưu trữ. Với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng,
thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên công việc đạt hiệu quả cao.
Phòng Văn thư được bố trí tại tầng 1, trung tâm của UBND huyện nên rất
thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác. Các phương tiện phục vụ
công tác văn thư được trang bị như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khoá để
đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy fax và một số đồ dùng khác
phục vụ cho việc quản lý văn bản. Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách
nhanh chóng, bí mật và khoa học.
* Ưu điểm của mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Kim Bôi:
- Nhìn chung mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Kim Bôi đã đảm bảo
những yêu cầu cần thiết về một mô hình tổ chức hiện đại và khoa học. Góp phần
không nhỏ vào hiệu quả công việc chung của toàn cơ quan.
- Công tác văn thư đã nhận và chuyển giao các văn bản kịp thời, chính xác, việc
theo dõi, đăng ký công văn đi, đến có nề nếp, quản lý chặt chẽ các tài liệu của Trung
ương và của cùng cấp ; thực hiện đúng quy chế, quy định về việc phát hành văn bản
của Văn phòng HĐND - UBND huyện , đồng thời áp dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư. Quản lý, sử dụng con dấu của UBND huyện an toàn, đúng quy
định.
- Công tác đánh máy, nhân sao, tài liệu có nhiều cố gắng; việc đánh máy và xử
lý văn bản của Văn phòng HĐND - UBND có nhiều tiến bộ; văn bản được thực hiện
kịp thời, trình bày khoa học, ít sai sót, đúng thể thức, đáp ứng được yêu cầu của
Thường trực HĐND - UBND.
* Nhược điểm:
Tuy nhiên, công tác văn thư còn một số hạn chế, thiếu sót;
- Việc đăng ký các loại văn bản đi, đến chưa được thống nhất trong toàn huyện;
Bùi Thị Thu Hường
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
một số đơn vị chưa nắm vững và thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản của Nhà nước.
- Việc lưu giữ các văn bản đã phát hành chưa đồng bộ, đầy đủ theo quy định
( bản thảo, bản gốc, bản sao). Công tác soạn thảo, đánh máy các loại văn bản còn
nhiều thiếu sót.
- Trình độ, năng lực công tác và tính chủ động sáng tạo, nhiệt tình, trách nhiệm
của một bộ phận cán bộ, nhân viên văn phòng còn nhiều hạn chế;
Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Bộ phận văn thư tại UBND huyện Kim Bôi:
Sơ đồ số 05.
2.1. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung soạn thảo và ban
hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi
2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
* Những quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý Nhà nước được quy định
cụ thể tại:
- Theo Điều 124 Hiến pháp 1992 và Điều 19 Luật ban hành văn bản qui
phạm pháp luật đã quy định.
- UBND các cấp có quyền ban hành Quyết định, Chỉ thị.
- Chủ tịch UBND các cấp có quyền hạn ban hành Quyết định, Chỉ thị,
ngoài ra con ban hành các văn bản thông thường như: Thông báo, Báo cáo, Tờ
trình, Kế hoạch, Công văn…
- Việc xây dựng trình duyệt kiểm tra thực hiện văn bản theo qui định của
Nhà nước.
- Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản đảm bảo đúng theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngay 19/01/2011.
* Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Kim
Bôi:
* Ưu điểm:
- Nhìn chung, các văn bản của UBND huyện Kim Bôi ban hành ra đều đảm
bảo đầy đủ và chính xác các thành phần thể thức theo quy định, đảm bảo giá trị pháp
Bùi Thị Thu Hường
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lý và giá trị thực tiễn của văn bản.. Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo
văn bản và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành:
- Hơn nữa với sự quan tâm của Ban lãnh đạo UBND huyện Kim Bôi , lãnh đạo
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi nên công tác soạn thảo văn bản của
UBND huyện Kim Bôi nói chung và các đơn vị nói riêng có những chuyển biến rõ rệt
và đạt hiệu qủa cao. Văn bản ban hành được trình bày đúng thể thức và tương đối
thống nhất, đảm bảo về tính chính xác và tính thẩm mỹ của văn bản. Chất lượng văn
bản ban hành nhìn chung đạt chất lượng cao, ngày càng đáp ứng được hoạt động chỉ
đạo, điều hành của UBND huyện .
- Văn bản do Lãnh đạo UBND huyện, trước lúc ban hành đều được Trưởng các
đơn vị chuyên môn, Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện xem xét về nội dung,
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi đóng dấu văn thư sẽ kiểm tra lần
cuối, nếu phát hiện sai sót gửi lại cho đơn vị soạn thảo để sữa chữa và giải quyết kịp
thời.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
của UBND huyện Kim Bôi còn một số tồn tại như sau:
Do một số đơn vị, cá nhân chưa nắm vững những quy định chung của thê
thức văn bản quản lý nhà nước trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội
vụ ban hành ngay 19/01/2011, nên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn
bản còn nhiều hạn chế và sai sót. Kỹ thuật trình bày văn bản chưa được chính
xác, còn thiếu tính thẩm mỹ.
Thực hiện sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện, Chánh Văn phòng
HĐND - UBND đã tiến hành kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do
các đơn vị trực thuộc UBND huyện soạn thảo, ban hành và nhận thấy một số
đơn vị trình bày văn bản còn sai sót về thể thức, chủ yếu ở những lỗi sau:
Ví dụ:
- Sử dụng chưa đúng phông chữ theo quy định, một số văn bản còn sử
dụng phông chữ VN Time; cỡ chữ chưa chính xác theo quy định hướng dẫn
trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngay 19/01/2011.
Bùi Thị Thu Hường
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đây chỉ là một trong những lỗi cơ bản nhất của các đơn vị, cá nhân soạn
thảo văn bản. Tuy nhiên, sau khi tiến hành kiểm tra và phát hiện ra những lỗi sai
trong quá trình soạn thảo của các đơn vị, Chánh văn phòng HĐND - UBND
huyện đã có những kiến nghị đề xuất và được các đơn vị tiếp thu và tiến hành
sửa chữa kịp thời.
2.2.1. Thẩm quyên banh hành các hình thức văn bản quản lý nhà
nước:
Văn bản do cơ quan quản lý nhà nước ban hành phải đảm bảo có mục
đích rõ ràng, nội dung của văn bản phải sát với thực tế đảm bảo tính chính xác,
khách quan phù hợp và quy định của pháp luật, có liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của cơ quan nhà nước.
UBND huyện Kim Bôi có quyền ban hành các loại văn bản như: Quyết
định, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Kế hoạch, Chương
trình, Chỉ thị...
Chủ tịch UBND huyện trực tiếp ký các văn bản như: Quyết định (cá biệt),
Chỉ thị (cá biệt), của UBND huyện về chế độ chính sách tổ chức và nhận sự
thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Khi chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND huyện có thẩm quyền ký thay
một số văn bản thuộc thẩm quyền của UBND và Chủ tịch UBND huyện, ký thay
mặt ở một số lĩnh vực, ngành mình phụ trách.
Chánh Văn phòng được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền ký thừa lệnh
một số văn bản, các văn bản pháp quy của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Chánh
Văn phòng đều phải ký trực tiếp
*Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
UBND huyện Kim Bôi
Ưu điểm:
Nhìn chung việc ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi là đúng
thẩm quyền được giao, không chồng chéo khi ban hành ra và sai với quy định
hiện hành. Đông thời qua đó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết và
quản lý văn bản và truy cứu trách nhiệm đối với các cá nhân có liên quan đến
Bùi Thị Thu Hường
23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
