Công tác văn thư tại viện thông tin khoa học
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.33 MB, 64 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn trân thành đến chị Bùi Thị Xuân – Cán bộ
hướng dẫn cùng toàn thể các cô chú, anh chị trong phòng Hành chính – Tổng hợp nói
riêng và Viện TTKH nói chung. Trong suốt quá trình tham gia thực tập tại Phòng
Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH, dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo mọi người tôi đã
hoàn thành nhiệm vụ được giao. Cảm ơn các cô chú, anh chị đã tạo mọi điều kiện
giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua, giúp tôi từng bước hiểu được tác phong làm việc,
kỹ năng giao tiếp và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ. Qúa trình thực tập tại Viện thực
sự là thời gian vô cùng bổ ích đối với tôi, tôi đã có cơ hội được vận dụng những kiến
thức lý luận trên giảng đường vào thực tế công việc. Qua đó, giúp tôi củng cố và nâng
cao năng lực vận dụng vào thực tế công việc sau này.
Và xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu Nhà trường, các thầy cô
giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đã tạo mọi điều kiện cho chúng tôi trong quá
trình học tập, trang bị cho chúng tôi những kiến thức lý luận trong suốt thời gian qua.
Đặc biệt là tạo cho chúng tôi cơ hội được tham gia kỳ thực tập cuối khóa này để
chúng tôi có thêm những kiến thức bổ ích, đi sâu vào thực tế công việc chuyên môn
và từ đó rút ra những kinh nghiệm quá báu cho bản thân phục vụ cho công việc sau
này.
Mặc dù có nhiều cố gắng trong quá trình khảo sát, nghiên cứu làm bài nhưng do
còn hạn chế về mặt thực tiễn nên không thể tránh khỏi sai xót trong quá trình làm bài.
Tôi rất mong nhận được sự bỏ qua của quý cơ quan, nhận được sự đóng góp ý kiến và
giúp đỡ của quý thầy cô để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa tôi xin trân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 8 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Đặng Thị Nhuần
Đặng Thị Nhuần
Lớp ĐH Quản trị Văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
Chữ viết tắt
Nội dung
1.
NN
Nhà nước
2.
TTKH
Thông tin khoa học
3.
HVCTQGHCM
Học viện Chính trị quốc gia
4.
QLHC
Hồ Chí Minh
Quản lý hành chính
5.
QLNL
Quản lý nhân lực
Đặng Thị Nhuần
Lớp ĐH Quản trị Văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
Đặng Thị Nhuần
Lớp ĐH Quản trị Văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, quản trị văn phòng đã và đang trở thành lĩnh vực được toàn thể xã
hội quan tâm. Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn
hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí thông tin trong các cơ quan, doanh nghiệp. Quản
trị văn phòng có vị trí, vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi cơ quan,
doanh nghiệp. Bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố quản trị văn
phòng thì cơ quan, doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được, đặc biệt
trong giai đoạn hội nhập hiện nay.
Với mục tiêu đào tạo ra những thế hệ sinh viên xuất sắc về cả đạo dức và
chuyên môn nghiệp vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra chương trình thực tập
tốt nghiệp cuối khóa với mục tiêu lấy lí luận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và
ngược lại lấy thực tiễn bổ sung những kiến thức lí luận còn thiếu hụt. Nhằm hoàn
thành tốt kỳ thực tập tốt nghiệp cuối khóa, tôi đã lựa chọn Phòng Hành chính – Tổng
hợp của Viện TTKH thuộc HVCTQGHCM làm cơ quan thực tập trong khóa thực tập
cuối kỳ này.
Viện TTKH là đơn vị trực thuộc cốt lõi của HVCTQGHCM, Viện có lịch sử
hình thành và phát triển lâu đời, là một trong những đơn vị luôn đi đầu trong công tác
chuyên môn. Viện TTKH thực hiện các chức năng xây dựng và phát triển hệ thống
thông tin khoa học, tư liệu, thư viện phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo,
bồi dưỡng và công tác nghiên cứu khoa học của Học viện; làm đầu mối nghiệp vụ
thông tin, tư liệu, thư viện của toàn Học viện; dịch vụ thông tin khoa học.
Trong công tác quản trị văn phòng bao gồm rất nhiều công việc chuyên môn
khau. Qua thời gian học tập và làm việc tại Phòng Hành chính –Tổng hợp của Viện
TTKH, tôi đã được học hỏi và tham gia và các công việc chuyên môn khác nhau của
phòng nhận thấy công tác văn thư của Viện là một trong các công tác đáng quan tâm,
có nhiều ưu điểm, nhược điểm khác nhau và trong đó vẫn tồn tại những mặt hạn chế
cần phải được khắc phục. Chính vì những vẫn đề đó, tôi lựa chọn “Chuyên đề tìm
Đặng Thị Nhuần
4
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiểu về tổ chức công tác văn thư của Viện TTKH” làm đề tài báo cáo thực tập tốt
nghiệp của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng trong cơ quan. Đi sâu vào tìm hiểu và
đánh giá về “Chuyên đề tổ chức công tác văn thư của Viện TTKH” đã lựa chọn nhằm
hướng tới các mục tiêu sau:
-
Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Viện TTKH.
Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức công tác
văn thư tại Viện TTKH.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
•
-
Đối tượng nghiên cứu:
Công tác tổ chức văn thư tại Viện TTKH
Các kiến nghị cần đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư tại Viện
•
TTKH.
Phạm vi nghiên cứu: trong phạm vi thuộc Viện TTKH.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Để hoàn thành báo cáo này, tôi đã tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác nhau,
như:
-
Những văn bản quy định về tổ chức và hoạt động của Viện TTKH.
Những quy định hiện hành về công tác văn thư.
Các bài báo cáo chuyên môn có liên quan
Các sách, báo tư liệu về quản trị văn phòng, công tác văn thư.
Thông tin liên quan từ các website.
Các số liệu, tư liệu, văn bản thu thập được trong quá trình thực tập tại cơ quan.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Tổ chức quản lý công tác văn thư các cấp, các đơn vị đã và đang giành được sự
quan tâm nghiên cứu của nhiều thế hệ. Tất cả cùng có chung mục đích đó là nhằm
hoàn thiện hệ thống quản lý tổ chức công tác văn thư. Nhiều công trình nghiên cứu ở
quy mô khác nhau đã góp phần quan trọng cả về lý luận và thực tiễn. Ví dụ như:
Một là những công trình nghiên cứu về quản lý NN công tác văn thư lưu trữ
như: Đề tài nghiên cứu “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý NN về công tác văn thư
Đặng Thị Nhuần
5
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lưu trữ” của TS. Dương Văn Khẩn
Hai là nhưng công trình nghiên cứu hoàn thiện báo cáo thực tập của các sinh
viên trong trường như: Báo cáo thực tập chuyên đề về “Tìm hiểu về công tác Văn
thư” của sinh viên Cao Thị Linh; Báo cáo thực tập chuyên đề về “Công tác văn thư
lưu trữ” của sinh viên Nguyễn Thị Thu Hiền.
Và nhiều công trình nghiên cứu chuyên môn về quản trị văn phòng và văn thư
đã được các nhà nghiên cứu thực hiện được công nhận trên các tạp chí, sách, báo…
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương
pháp nghiên cứu sau:
-
Phương pháp hệ thống, phân tích: Phương pháp này đưowjc sử dụng trong việc hệ
thống các văn bản, quy chế pháp lý về công tác văn thư; phân tích vai trò của công tác
văn thư đối với hoạt động của Viện TTKH.
-
Phương pháp điều tra, khảo sát trực tiếp: Phương pháp này đưuọc sử dụng để lấy các
số liệu thực tế liên quan đến báo cáo thực tập
-
Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này được thực hiện đối với đội ngũ cán bộ
công chức, viên chức làm việc trong Viện TTKH nhằm trao đổi, nắm bắt, học hỏi cụ
thể những vấn đề, thắc mắc trong quá trình tổ chức công tác văn thư..
Ngoài các phương pháp nêu trên thì trong quá trình làm bài tôi còn sử dụng các
phương pháp khác như: thống kê, so sánh, mô tả, quy nạp, tổng hợp,…
7. Bố cục đề tài
Bố cục đề tài ngoài lời nói đầu, gồm có:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Viện TTKH
Phần II: Thực trạng tình hình tổ chức công tác văn thư của Viện TTKH
Phần III: Kết luận và Đề xuất kiến nghị
Phần Phụ lục
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC
Đặng Thị Nhuần
6
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.Lịch sử thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Viện Thông tin khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh
1.1.1.Lịch sử thành lập và phát triển của Viện Thông tin Khoa học
1.1.1.1. Giai đoạn từ khi thành lập 1962 đến 1978: Phòng Tư liệu
Viện TTKH tiền thân là Phòng tư liệu. Vào tháng giêng năm 1962, Phòng Tư
liệu trường Nguyễn Ái Quốc Phân viện I được thành lập trên cơ sở tách bộ phận Tài
liệu – Thư viện ra khỏi Ban Giáo vụ nhà trường. Phòng Tư liệu là 1 đơn vị dộc lập,
trực thuộc Ban Hiệu ủy có chức năng trực tiếp quản lý và cung cấp các loại tài liệu
phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu của Nhà trường.
Đây là giai đoạn có ý nghĩa đặc biệt đối với công tác tư liệu, thư viện của nhà
trường nói chung và đối với hoạt động của Phòng Tư liệu nói riêng, là giai đoạn hình
thành và phát triển những cơ sở ban đầu của hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện, tạo
tiền đề phát triển cho những năm về sau.
1.1.1.2. Giai đoạn từ 1978 đến 1988: Vụ Tư liệu
Ngày 15 tháng 4 năm 1978, Ban Giám đốc đã ký Quyết định số 48 NQ/TĐ về
việc thành lập Vụ Tư liệu trực thuộc Ban Giám đốc Nhà trường.
Giai đoạn này Vụ thực hiện chức năng chính là tham mưu, tổng hợp, tổ chức
thông tin kịp thời, giúp lãnh đạo cấp bộ thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước;
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc, giai đoạn này đanh dấu một bước trưởng
thành mới trong hoạt động thông tin – thư viện, đáp ứng được sựu tin cậy của Ban
giám đốc Nhà trường và các khoa, ban, vụ trong Học viện.
1.1.1.3. Giai đoạn từ 1988 đến 1997: Trung tâm Thông tin – tư liệu
Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng tại Đại hội VI đã nhấn
mạnh yêu cầu phải “cải cách toàn diện công tác của Trường Đảng, nâng cao chất
lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cá bộ lãnh đạo và quản lý các cấp”. Quan triệt tinh
thần đó của Đại hội, Trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đã tiến hành đổi mới toàn
diện cả về tổ chức bộ máy và nội dung hoạt động. Sau một thời gian xtôi xét, Ban
giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc đã ra Quyết định số 06-QĐ ngày 5 tháng 7 năm
Đặng Thị Nhuần
7
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1998, chuyển Vụ Tư liệu thành Trung tâm Thông tin – Tư liệu trực thuộc Ban giám
đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc.
Như vậy, việc chuyển Vụ Tư liệu thành Trung tâm Thông tin – Tư liệu không
phải là sự đổi tên đơn thuần mà từ đây một giai đoạn lịch sử mới trong quá trình phát
triển của Viện Thông tin khoa học ngày nay đã bắt đầu.
1.1.1.4. Giai đoạn từ năm 1997 đến 2008: Viện Thông tin khoa học
Giai đoạn này một sự kiện quan trọng đã diễn ra, đó là việc Bộ Chính trị đã ra
quyết định số 07-QĐ/TW ngày 30 tháng 10 năm 1996 về việc “Hợp nhất Viện Nghiên
cứu Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và Học viện Chính trị quốc gia
Hồ Chí Minh lấy tên là Học Viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
Trong điều kiện mới này, Bộ Chính trị đã có quyết định số 07-QĐ/TW và công
văn số 17-CVNS/TW ngày 4 tháng 2 năm 1997 về việc sắp xếp, ổn định tổ chức bộ
máy trong đó có việc hợp nhất Trung tâm Thông tin – tư liệu của Học viện và Viện
Thông tin khoa học của Viện Mác–Lênin–Hồ Chí Minh thành Viện Thông tin khoa
học thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. Việc hợp nhất này đã làm tăng
sức mạnh của đơn vị hợp nhất, hoạt động thông tin khoa học của Viện được đặc biệt
chú trọng, các sản phẩm, hoại hình thông tin đa dạng, phong phú. Điểm nổi bật trong
giai đoạn này là hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện, đó là vừa tham gia nghiên
cứu khoa học và tổ chức nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của hoạt động
thông tin khoa học.
1.1.1.5. Giai đoạn từ 2008 đến năm 2014: Trung tâm Thông tin khoa học
Theo Quyết định số 2248/QĐ ngày 29 tháng 9 năm 2008 của giám đốc Học
viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, Viện Thông tin khoa học chính
thức đổi tên thành Trung tâm Thông tin khoa học từ 01 tháng 10 năm 2008.
Trong giai đoạn này Trung tâm đã đa dạng hóa các nguồn bổ sung và hình thức
thông tin, đặc biệt tập trung bổ sung những thông tin phục vụ cho việc triển khai và
thực hiện Nghị quyết Đại hội XI và các Nghị quyết của Trung ương, những chủ
trương và chính sách của Nhà nước, phục vụ trực tiếp công tác lãnh đạo, quản lý,
Đặng Thị Nhuần
8
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Học viện.
1.1.1.6. Giai đoạn từ 2014 đến nay: Viện Thông tin khoa học
Theo Quyết định 541/QĐ-HVCTQG ngày 18 tháng 02 năm 2014 của giám đốc
Học viện, Trung tâm Thông tin khoa học được đổi tên thành Viện Thông tin khoa học .
Chức năng, nhiệm vụ của Viện Thông tin khoa học cũng được bổ sung và thay đổi theo
Quyết định số 2947/QĐ-HVCTQG ngày 27 tháng 6 năm 2014 của giám đốc học viện.
Trong những năm qua, Viện TTKH đã có những bước phát triển toàn diện,
được Đảng, Nhà nước, Học viện ghi nhận bằng những phần thưởng cao quý. Sự phát
triển của Viện vừa là kết quả của sự kế thừa những thành tựu của Học viện, đồng thời
là sự cố gắng của mỗi cán bộ, công chức, viên chức của Viện qua các thời kỳ để hoàn
thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao.
1.1.2. Vị trí, chức năng
HVCTQGHCM là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương
Đảng và Chính phủ, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
Viện TTKH là đơn vị trực thuộc HVCTQGHCM. Viện TTKH thực hiện các
chức năng xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học, tư liệu, thư viện phục
vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng và công tác nghiên cứu khoa
học của Học viện; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tư liệu, thư viện của toàn Học
viện; dịch vụ thông tin khoa học.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển, ứng dụng các sản phẩm thông tin khoa
học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý; đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học
của Học viện.
- Tổ chức bổ sung, phân loại, xử lý, quản lý nguồn tài nguyên thông tin tiếng
Việt và tiếng nước ngoài, với các loại hình khác nhau (dạng giấy, dạng số, microfilm,
băng ghi âm, băng ghi hình,…) theo quy định của Nhà nước và Học viện.
- Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong các quy trình nghiệp vụ; tổ chức,
quản lý thư viện điện tử; xây dựng và phát triển thư viện số; xây dựng, quản lý cổng
Đặng Thị Nhuần
9
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông tin thư viện của Học viện.
- Tổ chức bổ sung, xử lý phát hành các loại sách, báo, tạp chí, bản tin, tài liệu
học tập, nghiên cứu, giảng dạy.
- Lựa chọn, thẩm định, biên dịch, xuất bản các tài liệu nước ngoài phục vụ yêu
cầu công tác của Học viện.
- Nghiên cứu khoa học về thông tin, thư viện, công nghệ thông tin, báo chí,
xuất bản; khoa học lý luận chính trị và khoa học xã hội nhân văn phục vụ cho việc tổ
chức, quản lý, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học của Học viện.
- Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế trên lĩnh vực thông tin khoa
học theo quy định của pháp luật và của giám đốc Học viện.
- Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước, của Học viện, của
ngành.
- Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm
công tác thông tin thư viện trong Học viện, các trưởng chính trị tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; hướng dẫn các đối tượng dùng tin.
- Quản lý, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện về mọi mặt;
thực hiện chế độ, chính sách, công tác thi đua – khen thưởng và kỷ luật đối với cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động của Viện theo Thẩm quyền; thực hiện phòng
và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong đơn vị theo quy định của pháp luật;
quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp của Giám đốc Học viện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
•
•
-
Ban lãnh đạo Viện gồm: 01 Viện trưởng và 02 Phó Viện trưởng.
Các phòng/ đơn vị trực thuộc Viện: gồm 06 đơn vị trực thuộc Viện, cụ thể như sau:
Tạp chí TTKH lý luận Chính trị;
Phòng Bản tin Thông tin những vấn đề lý luận (Phục vụ lãnh đạo);
Phòng khai thác và Phổ biến thông tin;
Phòng Thư viện;
Phòng Quản trị mạng;
Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Đặng Thị Nhuần
10
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện TTKH cụ thể xtôi (Phụ lục 2).
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Viện TTKH
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp
Theo quy định, ở những cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền riêng, trong
đó có các cơ quan sự nghiệp của nhà nước như trường học thì quản lý theo chế độ thủ
trưởng. Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH làm việc theo chế độ thủ
trưởng. Mọi hoạt động của phòng nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động của Viện TTKH,
các lãnh đạo và các thành viên của Viện TTKH.
Chế độ thủ trưởng có thể hiểu là chế độ một người chỉ huy. Chế độ này biểu
hiện mặt tập trung của nguyên tắc tập trung dân chủ, phản ánh mối quan hệ chỉ huy,
chấp hành. Ưu điểm của chế độ thủ trưởng là quyền lực được tập trung gần như tuyệt
đối về tay người đứng đầu và vì thế khi tiến hành giải quyết vấn đề thì trách nhiệm
của người đứng đầu là cao nhất, hành động nhanh chóng, đảm bảo tính quyết đoán,
tính kịp thời, khoa học, hiệu suất cao. Song bên cạnh các ưu điểm thì chế độ thủ
trưởng cũng có một số những mặt hạn chế, chế độ thủ trưởng nếu không được vận
dụng đúng hoặc vận dụng một cách cực đoan thì sẽ dẫn đến nguy cơ hình thành kiểu
quản lý tập trung quan liêu, chuyên quyền, tập trung độc đoán hoặc cục bộ địa
phương.
Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH làm việc theo chế độ thủ
trưởng. Trưởng phòng là người đứng đầu phòng, là thủ trưởng của phòng, trong phạm
vi phòng. Trưởng phòng có tách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả các công tác
của phòng. Nguyên tắc làm việc của phòng luôn được các thành viên trong phòng
tuân thủ nghiêm chỉnh. Song song với chế độ thủ trưởng thì tại Phòng Hành chính –
Tổng hợp nói riêng và Viện TTKH nói chung luôn nêu cao tinh thần đóng góp ý kiến,
khuyến khích sự sáng tạo của toàn thể các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan
nhằm hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được giao.
Phòng Hành chính – Tổng hợp là một trong các đơn vị của Viện, ngay từ khi
Đặng Thị Nhuần
11
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mới được thành lập phòng Hành chính – Tổng hợp đã được xác định vị trí, chức năng,
nhiệm vụ hoạt động rõ ràng. Phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với khách
đến liên hệ công tác với cơ quan. Vì vậy, mà Viện TTKH đã tạo mọi điều về mặt tổ
chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác làm việc của phòng. Phòng Hành
chính – Tổng hợp được đặt tại tầng 2 của Viện TTKH, trong phòng được trang bị các
máy móc, trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn trong công
việc như là: máy in. máy photo, máy vi tính, máy scan, điện thoại bàn và nhiều trang
thiết thiết bị khác. Công tác bố trí, sắp xếp các thiết bị và nơi làm việc của từng thành
viên trong phòng được sắp xếp hợp lý, mỹ quan, khoa học. Đội ngũ cán bộ công chức,
viên chức thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp nói riêng và các cán bộ công chức,
viên chức thuộc Viện nói chung được làm việc trong môi trường lành mạnh, văn hóa,
đầy đủ vật chất, trang thiết bị hiện đại góp phần nâng cao tinh thần làm việc hăng hái
của mọi người.
Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Phòng Hành chính – Tổng hợp xtôi cụ thể
(Phụ lục 3).
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp
1.2.2.1. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Viện TTKH, có chức năng
tham mưu giúp Ban Giám đốc Viện TTKH tổ chức, quản lý, điều hành công việc
chung của Viện; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo của
Ban Giám đốc Viện; là đơn vị quản lý tài chính, cơ sở vật chất - kỹ thuật, thực hiện
công tác hành chính và phục vụ hậu cần tại Viện TTKH.
1.2.2.2. Nhiệm vụ
- Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo về chương trình, kế hoạch hoạt động, công
tác đối nội, đối ngoại của Viện; Tham mưu cho lãnh đạo Viện về lịch làm việc và tổ
chức thực hiện;
- Tổng hợp và xây dựng các báo cáo (tháng, học kỳ, tổng kết năm học,…) của
Viện; ghi chép, thư ký các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các buổi làm việc của lãnh
Đặng Thị Nhuần
12
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo Viện với các cơ quan, bộ phận trong và ngoài Viện;
- Đảm bảo đầu mối thông tin hai chiều; đảm bảo đúng thủ tục công văn đi, đến;
lưu trữ công văn trên giấy tờ và trên máy tính đúng quy định; đảm bảo sao chép, in
ấn, chế bản tài liệu đúng tiến độ;
- Triển khai thực hiện công tác tài chính, kế toán của Viện; tổ chức phục vụ các
cuộc hội thảo, hội nghị và hoạt động chung của Viện;
- Tham mưu công tác tổ chức – cán bộ của Viện TTKH; theo dõi về chế độ,
chính sách: lương, bảo hiểm, bồi dưỡng độc hại,… của toàn Viện;
- Quản lý tài sản, kịp thời đề xuất, báo cáo sửa chữa những hỏng hóc về trang
thiết bị, tài sản; đảm bảo an ninh và an toàn về tài sản;
- Phối hợp với các phòng chức năng trong các hoạt động của Viện;
- Tham gia nghiên cứu khoa học;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Viện giao.
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH có cơ cấu tổ chức như sau:
Lãnh đạo văn phòng: Trưởng phòng, phó trưởng phòng.
Chuyên viên hành chính tổ chức.
Chuyên viên quản trị thiết bị .
Chuyên viên văn thư – lưu trữ.
Chuyên viên lao động – tiền lương.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Tổng hợp xtôi cụ thể (Phụ lục 4).
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng
Bản chất của việc xác định vị trí việc làm là xtôi xét trong một cơ quan, đơn vị
có bao nhiêu vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, đơn vị đó. Điều này sẽ giúp tuyển đúng người cho công việc. Xác
định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên chức được pháp luật xác định là nhiệm
Đặng Thị Nhuần
13
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vụ bắt buộc đối với các bộ, ngành, địa phương để thực hiện đổi mới cơ chế quản lý
cán bộ, công chức, viên chức.
Vị trí việc làm được hiểu là chỗ làm việc trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Vị trí
việc làm có thể có 1 hoặc nhiều công việc, có tính thường xuyên, lặp đi lặp lại chứ
không bao gồm những công việc thời vụ, tạm thời.
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành
chính – Tổng hợp đã được nêu ở mục 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
Phòng Hành chính – Tổng hợp và qua thực tế mức độ công việc cần giải quyết hàng
ngày được quan sát trong thời gian thực tập tại cơ quan, tôi xin xác định vị trí việc
làm như sau:
Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm có: 01 Trưởng phòng; 01 Phó Trưởng
phòng; 01 chuyên viên văn thư – lưu trữ; 01 chuyên viên lao động – tiền lương; 01
chuyên viên hành chính tổ chức; 01 chuyên viên quản trị thiết bị.
Tôi xin đề xuất xây dựng bản mô tả vị trí việc làm trong Phòng Hành chính như sau:
Trưởng phòng
1. Vị trí công việc/ chức danh: Trưởng phòng
2. Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp
3. Báo cáo tới: Viện trưởng, các Phó Viện trưởng
4. Thay thế khi vắng mặt: Phó Trưởng phòng
5. Năng lực yêu cầu:
a. Trình độ:
- Có trình độ thạc sĩ chuyên ngành QLHC, quản trị nhân lực;
- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch chuyên viên chính; cao cấp lý luận chính trị;
- Có chứng chỉ trình độ C 1 trong 5 ngoại ngữ (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga),
giao tiếp thành thạo trở lên;
- Thành thạo tin học văn phòng.
b. Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 12 tháng giữ chức vụ Phó Trưởng phòng hoặc tương đương trở lên
Đặng Thị Nhuần
14
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoặc ít nhất 5 năm công tác thực tế trong lĩnh vực QLHC, QLNL;
c. Kỹ năng:
* Kỹ năng chung:
- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn.
- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và
các văn bản liên quan đến công tác QLHC, công tác chung của Viện TTKH và HVCTHCQGHCM, đặc biệt là phải cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành;
- Có tầm nhìn; có khả năng bao quát chung, tổng hợp và dự báo tình hình, giao
tiếp tốt, đoàn kết;
* Kỹ năng chuyên môn:
- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện hiệu quả công tác của Phòng Hành
chính – Tổng hợp và của Viện;
- Có khả năng tập hợp, quy tụ đội ngũ cán bộ, viên chức;
- Hiểu rõ về công việc và con người của các đơn vị trong cơ quan.
- Có kỹ năng lãnh đạo, quản lý.
- Kỹ năng phân tích, lập kế hoạch.
- Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình.
6. Nhiệm vụ công tác:
a. Trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Viện về các
hoạt động của Phòng.
b. Nhận nhiệm vụ từ lãnh đạo Viện, tổ chức, phân công, kiểm tra công việc của
Phòng.
c. Nhận các nhiệm vụ phối hợp hoạt động với các phòng chức năng khác, tổ
chức, triển khai, đôn đốc, kiểm tra.
d. Tổ chức triển khai và trực tiếp tham gia một số công việc cụ thể:
+ Công tác tổng hợp, hành chính:
- Tham mưu cho Lãnh đạo Viện về chương trình, kế hoạch hoạt động, công tác
đối nội, đối ngoại…
Đặng Thị Nhuần
15
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức thực hiện và tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, các thông
báo giao ban, báo cáo, các văn bản… của Viện.
- Thư ký các cuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Viện với các đơn vị
trong, ngoài Viện khi có yêu cầu.
- Theo dõi hồ sơ, các ngày nghỉ, danh sách cán bộ đi công tác nước ngoài… của
cán bộ, công chức, viên chức Viện.
+ Công tác nghiên cứu khoa học:
-
Tham gia các đề tài khoa học.
Tổ chức triển khai Tọa đàm khoa học của Phòng (nếu được phân công).
+ Công tác khác:
-
-
Bí thư chi bộ, Uỷ viên Ban chấp hành Đảng bộ Viện (phụ trách công tác Kiểm tra,
Đảng vụ của Đảng bộ Viện).
Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng của Viện.
Ủy viên Hội đồng Khoa học Viện.
Phó Chủ tịch Công đoàn Viện.
7. Quyền hạn
- Chủ động lập kế hoạch, thời gian, lịch trình triển khai thực hiện, giải quyết
các vấn đề liên quan đến công việc được giao.
- Tham gia góp ý kiến tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Phòng về các mặt công
tác của Phòng, Viện.
- Được học tập, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ,
tin học; tham dự hội nghị, hội thảo liên quan đến chuyên môn;
- Tham gia công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo khả năng./.
Phó trưởng phòng
1. Vị trí công việc/ chức danh: Phó Trưởng phòng
2. Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp
3. Báo cáo tới: Viện trưởng, các Phó Viện trưởng, Trưởng phòng Hành chính –
Tổng hợp
4. Thay thế khi vắng mặt: Trưởng phòng
5. Năng lực yêu cầu:
a. Trình độ:
Đặng Thị Nhuần
16
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Có trình độ đại học trở lên chuyên ngành QLHC, QTNL, đào tạo;
- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch chuyên viên chính;cao cấp lý luận chính trị;
- Có chứng chỉ trình độ B 1 trong 5 ngoại ngữ (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga),
mức độ giao tiếp được;
- Thành thạo tin học văn phòng.
b. Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 5 năm công tác trong lĩnh vực QLHC, QLNL hoặc đã có ít nhất 12
tháng giữ chức vụ quản lý cấp phòng hoặc tương đương ở đơn vị khác hoặc là chuyên
viên có kinh nghiệm làm việc từ 5 năm trở lên;
c. Kỹ năng:
* Kỹ năng chung:
- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn;
- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và
các văn bản liên quan đến công tác QLHC, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải
cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành;
- Có tầm nhìn; có khả năng bao quát chung, tổng hợp và dự báo tình hình, giao
tiếp tốt, đoàn kết;
* Kỹ năng chuyên môn:
- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện hiệu quả công tác của Phòng Hành
chính – Tổng hợp và của Viện trong phạm vị công việc được giao;
- Phụ trách mảng lao động, tiền lương, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn lao động
và vệ sinh lao động, quân sự và tự vệ.
- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn của Phòng trong một vài lĩnh vực, nắm
vững nội dung các công việc còn lại;
- Hiểu rõ về công tác và con người của các đơn vị trong Viện.
6. Nhiệm vụ công tác:
a.Thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc của Phòng Hành chính – Tổng
hợp và công việc khác do Ban Lãnh đạo giao khi Trưởng phòng đi vắng. Cụ thể như
Đặng Thị Nhuần
17
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sau:
- Phân công công việc trong phòng và phối hợp với các đơn vị khác trong Viện
để triển khai tổ chức thực hiện công việc chung của Phòng, của Viện theo kế hoạch đã
được phê duyệt;
- Tham gia giúp Trưởng phòng trong việc tổ chức và quản lý;
- Kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành kỷ luật lao động trong các đơn vị thuộc
Viện;
- Chỉ đạo việc lập báo cáo thống kê hàng quý, năm và đột xuất.
- Thực hiện các công tác khác khi Ban Lãnh đạo Viện và Trưởng phòng phân
công.
7. Quyền hạn
- Chủ động lập kế hoạch, thời gian, lịch trình triển khai thực hiện, giải quyết
các vấn đề liên quan đến công việc được giao.
- Tham gia góp ý kiến tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Phòng về các mặt công
tác của Phòng, Viện.
- Được học tập, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ,
tin học; tham dự hội nghị, hội thảo liên quan đến chuyên môn;
- Tham gia công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo khả năng./.
Chuyên viên lao động – tiền lương
1. Vị trí công việc/ chức danh: Phụ trách công tác lao động – tiền lương
2. Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp
3. Báo cáo tới: Trưởng/Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Ban lãnh
đạo Viện khi có yêu cầu.
4. Thay thế khi vắng mặt: Người được phân công (chuyên viên khác)
5. Năng lực yêu cầu:
a. Trình độ:
- Có trình độ đại học chuyên ngành luật, QLHC, QLNL, kinh tế hoặc ngành
khác;
Đặng Thị Nhuần
18
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch Chuyên viên;
- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga);
- Thành thạo tin học văn phòng.
b. Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 12 tháng công tác chuyên môn nghiệp vụ về QLHC, QLNL trong
cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập.
c. Kỹ năng:
* Kỹ năng chung:
- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh;
- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và
các văn bản liên quan đến công tác TCCB, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải
cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành liên quan đến công việc đảm
nhiệm;
- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu cầu;
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị
trong Viện;
- Kỹ năng giao tiếp tốt;
* Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực được giao, nắm được nội
dung công việc một số lĩnh vực khác;
- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc được
phân công.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
- Kỹ năng thuyết trình
6. Nhiệm vụ công tác:
- Đảm bảo công tác thanh quyết toán các khoản kinh phí của Viện (Kinh phí
khoa học, làm thêm ngoài giờ, bồi dưỡng độc hại…). Thủ quỹ của Viện.
- Bổ sung, cấp phát báo, tạp chí, bản tin đến các đơn vị và cá nhân trong Học
Đặng Thị Nhuần
19
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Viện (khi có yêu cầu).
- Theo dõi chế độ, chính sách của cán bộ, công chức, viên chức toàn Viện
(chấm công, lương, thưởng…).
- Lễ tân phục vụ hậu cần các cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
- Xây dựng báo cáo giao ban hàng tháng của Viện.
- Tổ chức và thực hiện công việc hoặc mảng công việc được phân công;
- Phối hợp, hỗ trợ với các chuyên viên khác trong công việc chung của Phòng
và Viện.
7. Quyền hạn:
- Chủ động lập kế hoạch, thời gian, lịch trình triển khai thực hiện, giải quyết
các vấn đề liên quan đến công việc được giao.
- Tham gia góp ý kiến tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Phòng về các mặt công
tác của Phòng, Viện.
- Được học tập, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ,
tin học; tham dự hội nghị, hội thảo liên quan đến chuyên môn;
- Tham gia công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo khả năng./.
Chuyên viên văn thư lưu trữ
1. Vị trí công việc/ chức danh: Phụ trách công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ
2. Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp
3. Báo cáo tới: Trưởng/Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Ban lãnh
đạo khi có yêu cầu.
4. Thay thế khi vắng mặt: Người được phân công (chuyên viên khác)
5. Năng lực yêu cầu:
a. Trình độ:
- Có trình độ đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ, QLHC, quản trị văn phòng,
QLNL, kinh tế hoặc ngành khác;
- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch Chuyên viên;
Đặng Thị Nhuần
20
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga);
- Thành thạo tin học văn phòng.
b. Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 12 tháng công tác chuyên môn nghiệp vụ về văn thư lưu trữ, quản
trị văn phòng, QLHC trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập;
c. Kỹ năng:
* Kỹ năng chung:
- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh;
- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và
các văn bản liên quan đến công tác QLHC, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải
cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành liên quan đến công việc đảm
nhiệm;
- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu cầu;
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị
trong Viện;
- Kỹ năng giao tiếp tốt;
* Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực được giao, nắm được nội
dung công việc một số lĩnh vực khác;
- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc được
phân công.
- Tham gia các công tác khác của phòng và Nhà trường khi được phân công.
6. Nhiệm vụ công tác:
- Tiếp nhận xử lý công văn đi-đến, các quyết định, lưu trữ tài liệu;
- Soạn thảo quyết định, công văn của Phòng khi có yêu cầu;
- Tiếp người đến liên hệ công việc, trả lời điện thoại, sắp xếp lịch làm việc của
Phòng;
+ Lập kế hoạch, dự trù kinh phí, đề xuất phương tiện, tài sản liên quan đến công
Đặng Thị Nhuần
21
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác lưu trữ;
- Tổ chức và thực hiện công việc hoặc mảng công việc được phân công;
- Phối hợp, hỗ trợ với các chuyên viên khác trong công việc chung của Phòng
và Viện.
- Lập hồ sơ công việc hàng năm.
7. Quyền hạn:
- Chủ động lập kế hoạch, thời gian, lịch trình triển khai thực hiện, giải quyết
các vấn đề liên quan đến công việc được giao.
- Tham gia góp ý kiến tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Phòng về các mặt công
tác của Phòng, Nhà trường.
- Được học tập, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ,
tin học; tham dự hội nghị, hội thảo liên quan đến chuyên môn;
- Tham gia công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo khả năng./.
Chuyên viên hành chính tổ chức
1. Vị trí công việc/ chức danh: Phụ trách công tác hành chính tổ chức.
2. Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp
3. Báo cáo tới: Trưởng/Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Ban lãnh
đạo khi có yêu cầu.
4. Thay thế khi vắng mặt: Người được phân công (chuyên viên khác)
5. Năng lực yêu cầu:
a. Trình độ:
- Có trình độ đại học chuyên ngành QLHC, quản trị văn phòng, QLNL, kỹ
thuật, kinh tế hoặc ngành khác;
- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch Chuyên viên;
- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga);
- Thành thạo tin học văn phòng.
b. Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 12 tháng công tác chuyên môn nghiệp vụ về quản trị văn phòng,
QLHC, kỹ thuật trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập;
Đặng Thị Nhuần
22
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
c. Kỹ năng:
* Kỹ năng chung:
- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh;
- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và
các văn bản liên quan đến công tác QLHC, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải
cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành liên quan đến công việc đảm
nhiệm;
- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu cầu;
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị
trong Viện;
- Kỹ năng giao tiếp tốt;
* Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực được giao, nắm được nội
dung công việc một số lĩnh vực khác;
- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc được
phân công.
- Tham gia các công tác khác của phòng và Nhà trường khi được phân công.
6. Nhiệm vụ công tác
- Quản lý hội trường.
- Lễ tân, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
- Tham gia các đề tài khoa học.
7. Quyền hạn
- Chủ động lập kế hoạch, thời gian, lịch trình triển khai thực hiện, giải quyết
các vấn đề liên quan đến công việc được giao.
- Tham gia góp ý kiến tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Phòng về các mặt công
tác của Phòng, Nhà trường.
- Được học tập, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ,
tin học; tham dự hội nghị, hội thảo liên quan đến chuyên môn;
- Tham gia công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo khả năng./.
Đặng Thị Nhuần
23
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chuyên viên quản trị thiết bị
1. Vị trí công việc/ chức danh: Phụ trách công tác quản trị thiết bị.
2. Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp
3. Báo cáo tới: Trưởng/Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Ban lãnh
đạo khi có yêu cầu.
4. Thay thế khi vắng mặt: Người được phân công (chuyên viên khác)
5. Năng lực yêu cầu:
a. Trình độ:
- Có trình độ đại học chuyên ngành QLHC, quản trị văn phòng, QLNL, kỹ
thuật, kinh tế hoặc ngành khác;
- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch Chuyên viên;
- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga);
- Thành thạo tin học văn phòng.
b. Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 12 tháng công tác chuyên môn nghiệp vụ về quản trị văn phòng,
QLHC, kỹ thuật trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập;
c. Kỹ năng:
* Kỹ năng chung:
- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh;
- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và
các văn bản liên quan đến công tác QLHC, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải
cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành liên quan đến công việc đảm
nhiệm;
- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu cầu;
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị
trong Viện;
- Kỹ năng giao tiếp tốt;
* Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực được giao, nắm được nội
Đặng Thị Nhuần
24
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dung công việc một số lĩnh vực khác;
- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc được
phân công.
- Tham gia các công tác khác của phòng và Nhà trường khi được phân công.
6. Nhiệm vụ công tác
- Quản lý tài sản, kịp thời đề xuất, báo cáo sửa chữa những hỏng hóc về trang
thiết bị, tài sản.
- Đảm bảo an ninh và an toàn về tài sản của Viện.
- Bổ sung, cấp phát bá, tạp chí, bản tin đến các đơn vị và cá nhân trong Viện.
- Tham gia công tác khác do Lãnh đạo Viện cũng như Lãnh đạo phòng giao.
7. Quyền hạn
- Chủ động lập kế hoạch, thời gian, lịch trình triển khai thực hiện, giải quyết
các vấn đề liên quan đến công việc được giao.
- Tham gia góp ý kiến tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Phòng về các mặt công
tác của Phòng, Nhà trường.
- Được học tập, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ,
tin học; tham dự hội nghị, hội thảo liên quan đến chuyên môn;
- Tham gia công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo khả năng./.
Phần II
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VIỆN
THÔNG TIN KHOA HỌC
2.1. Thiết lập bộ máy làm công tác văn thư của Viện Thông tin khoa học
2.1.1. Nhận thức của lãnh đạo Viện TTKH về công tác văn thư
Ban lãnh đạo Viện TTKH hiểu rằng đối với mỗi cơ quan, tổ chức công tác văn
thư có vai trò đặc biệt quan trọng và không thể thiếu của mỗi cơ quan. Tuy mỗi cơ
quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là
trong quá trình hoạt động đều nảy sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài
liệu cần phải được giải quyết và những văn bản, tài liệu đó đều có giá trị và phải được
lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Do đó, khi đơn vị được thành lập, công
Đặng Thị Nhuần
25
Lớp ĐH Quản trị văn phòng K12C
