Chuyên đề Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia lộc

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài......................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................3
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu............................................................................4
7. Bố cục của đề tài.........................................................................................4
Phần I....................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................5
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ
Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc....................................5
1.1.1 Chức năng..............................................................................................5
1.1.2 Nhiệm vụ................................................................................................6
1.1.3 Quyền hạn..............................................................................................7
1.1.3 Cơ cấu tổ chức.......................................................................................7
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan........................................................................................10
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng..................................................10
1.2.1.1 Nội dung và sơ đồ hóa Quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của công ty...................................................................................10
1.2.1.2 Nội dung và sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của công
ty....................................................................................................................11
1.2.1.3 Nội dung và sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo. . .11
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng...........12

1.2.2.1. Chức năng........................................................................................12
1.2.2.2. Nhiệm vụ.........................................................................................12
1.2.2.3 Quyền hạn:........................................................................................14
1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự...............................14

Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong
vănphòng.......................................................................................................16
Phần II................................................................................................................17
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN.................................................................................17
Chuyên đề Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở..........................17
KHÁI QUÁT CHUNG......................................................................................17
I. Những vấn đề chung về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp.................................17
1.1 Một sốkhái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp...................................17
1.2 Các cấp độ của giao tiếp........................................................................17
1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với doanh nghiệp................18
1.4 Một số yếu tốgóp phần nâng cao kỹ năng giao tiếp trong hoạt động công
việc, kinh doanh............................................................................................20
II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ.............................22
2.1 Khái niệm về văn hóa và văn hóa công sở..............................................22
2.2 Đặc trưng của văn hóa công sở.............................................................25
2.3 Tầm quan trọng của văn hóa công sở đối với doanh nghiệp..................26
III. Những yếu tố ảnh hưởng tới kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở..........30
VI. Thực trạng về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần

xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc...............................................32
4.1 Thực trạng kỹ năng giao tiếp tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông
lâm sản TMĐ – gia lộc.................................................................................32
4.2 Thực trạng văn hóa công sở tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông
lâm sản TMĐ – gia lộc.................................................................................36
4.2.1Văn hóa giao tiếp - ứng xử của nhân viên trong công ty......................36
4.2.2 Hoạt động giao tiếp trong nội bộ Công ty..........................................37
4.2.3. Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp....................................38
4.2.4 Giao tiếp xã giao bên ngoài................................................................40
4.2.5 Giao tiếp không trực diện...................................................................41
4.2.6 Trang phục nơi công sở.......................................................................43
4.2.7 Sắp xếp tài liệu, phòng làm việc khoa học..........................................44
4.2.8 Phong cách làm việc nơi công sở........................................................44
4.2.9 Trình độ của nhân viên trong công ty..................................................47
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

V. NHẬN XÉT, ĐỊNH HƯỚNG, GIẢI PHẤP NHĂM XÂY DỰNG VĂN
HOÁ CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TỐT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG LÂM SẢN TMĐ GIA LỘC..............................47
3.1. Nhận xét ................................................................................................47
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................47
3.1.2. Những mặt xấu còn tồn tại..................................................................48
3.2. Định hướng, giải pháp..........................................................................48
3.2.1. Định hướng.........................................................................................48
3.2.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn hóa công sở...........49

PHẦN III............................................................................................................52
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................52
3.1 Đánh giá chung.......................................................................................52
3.1.1 Ưu điểm................................................................................................52
3.1.2 Hạn chế................................................................................................53
3.1.3 Nguyên nhân........................................................................................53
3.2 Đề xuất, kiến nghị...................................................................................53
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................55

Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong sự phát triển của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế việt nam cũng đang
ngày càng thay da đổi thịt, minh chứng cho sự phát triển này là cuộc sống của
người dân ngày càng được nâng cao vị thế kinh tế, chính trị của việt nam trên
trường quốc tế ngày càng được cải thiện, để có được thành quả lớn như ngày
hôm nay là cả một quá trình phấn đấu lâu dài;
Cùng với nhu cầu phát triển của xã hội Việt Nam hiện nay, đội ngủ cán bộ,
công nhân viên có đầy đủ các chuyên môn, nghiệp vụ trong mổi ngành nghề là
điều không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan nào đặc biệt là trong sự nghiệp công
nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Trong đó ngành Quản trị văn phòng là
ngành không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tư nhân nào;
Để đáp ứng nhu cầu của xã hội, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở thêm
khoa Quản trị văn phòng để đào tạo và đưa ra nguồn nhân lực có trình độ
chuyên môn để đáp ứng cho nhu cầu xã hội hiện nay, Là sinh viên năm thứ 4

chuyên nghành Quản trị văn phòng được nhà trường tạo điều kiện cho đi thực
tập, bản thân tôi đã liên hệ với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Nông Lâm Sản
TMĐ Gia Lộc tại trụ sở Cụm Công Nghiệp Hoàng Diệu, Xã Hoàng Diệu, Huyện
Gia Lộc, Tỉnh Hải Dương để được làm quen, học hỏi thêm về thực tiễn công
việc liên quan đến ngành nghề của mình. Đây là bước tiên quyết đưa tôi tiếp cận
với công việc thực tế và trưởng thành hơn đối với ngành nghề mình đã chọn lựa.
1. Lý do chọn đề tài
Với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, kinh tế hàng hóa của các
doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ cùng nhau ra đời và phát triển mạnh, các doanh
nghiệp nhà nước dần dần được cổ phần hóa, góp phần thúc đẩy các doanh
nghiệp trong nước phát triển mạnh mẽ và có cơ hội vươn ra thị trường quốc tế.
Để phát triển và cạnh tranh các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tất cả các
khâu trong quá trình sản xuất. Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp quản
lý hồ sơ - dữ liệu, nguồn vốn - tài sản, soạn thảo – ban hành văn bản và nguồn
nhân lực của công ty đó là hệ thống văn phòng của công ty, đồng thời cũng là
công cụ để nhà nước quản lý vĩ mô nền kinh tế
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

1


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc là công ty
luôn đứng hàng đầu về tiêu chuẩn và chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng
nguồn nhân lực trong công ty. Cùng với những thành tích đã đạt được là sự cố
gắng không ngừng của cán bộ, nhân viên trong công ty. Sự chỉ đạo đúng đắn,
đường lối khoa học cùng với sự nhiệt tình, chăm chỉ, nhiệt huyết của nhân viên

đã giúp công ty ngày một vững mạnh trên thị trường quốc tế. Đó cũng chính là
lý do tôi chọn công ty cổ phần xuất nhập khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc là
cơ quan để thực tập, nhằm giúp tôi có ý thức công việc, nề nếp, ý chí và sự nhiệt
tình, chăm chỉ, nhiệt huyết luôn là các yếu tố hàng đầu giúp mổi nhân viên văn
phòng đạt được thành công bước đầu trong công việc;
Ngoài ra, công ty luôn được quan tâm chặt chẽ trong môi trường hoạt động
và làm việc, nhất là về giao tiếp, văn hóa công sở nơi công ty, chính vì vậy nó đã
tạo nên một bước ngoạt mạnh mẽ cho công ty phát triển với đội ngủ cán bộ có
chuyên môn, giao tiếp tốt và có nền văn hóa hiện đại mang đậm nét đặc trưng
của dân tộc. từ những đặc điểm trên mà tôi đã chọn đề tài tự chọn riêng của
mình là về văn hóa công sở. điều kiện tiên quyết trong môi trường hiện đại giúp
công ty đứng vững trên thị trường trong nước và quốc tế.
Nhận thức được tầm quan trọng của các lĩnh vực hoạt động trong công ty
và đặc biệt là trong công tác văn phòng. Một nơi có nguồn nhân lực được đào
tạo kỹ lưỡng và có chế tài văn hóa công sở tạo nên một nề nếp làm việc nghiêm
túc cho công nhân viên, công ty cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia
lộc là nơi giúp tôi trưởng thành hơn trong mọi mặt, cuối cùng đó là nơi tôi thực
tập và thu hoạch bài báo cáo với đầy đủ các thông tin, tài liệu liên quan đến quá
trình thực tập tại công ty.
2. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát công tác văn phòng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm
sản TMĐ gia lộc
Tìm hiểu về hoạt động giao tiếp, văn hóa công sở của công ty cổ phần xuất
nhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia lộc.
Đánh giá thực trạng giao tiếp, văn hóa công sở của công ty. Nêu lên tầm
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

2

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

quan trọng của văn hóa công sở đối với môi trường doanh nghiệp
Đánh giá thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần xuất
nhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia lộc
Đưa ra các đề xuất và kiến nghị góp phần cũng cos thêm công tác văn
phòng của công ty.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: các hoạt động trong công tác quản lý văn phòng
như: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ hành
chính của công ty
Phạm vi ngiên cứu: văn phòng công ty cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm
sản TMĐ gia lộc và tình tình chung của công ty và tình hình trong nước, ngoài
nước.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
1/ Truy cập trang web />2/ Business Edge, “Giao tiếp trong quản lý”, NXB Trẻ, 2005.
3/ Đoàn Hồng Vân (chủ biên), Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống
4/ Võ Nguyên Giáp, “Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa Việt
Nam”, NXB Chính Trị Quốc gia, Hà Nội năm 2008.
5/ Trịnh Thanh Hà, “Văn hóa ứng xử công vụ - Khái quát từ thực tiễn lịch
sử”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 09 năm 2007.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu lịch sử hoạt động và bản chất, nguyên tắc hoạt động của công
ty từ khi bước vào hoạt động đến hiện tại;
Nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty;
Nghiên cứu bản chất tâm lý học của giao tiếp, đặc điểm giao tiếp của con
người. chỉ ra nội dung, hiệu quả, phương pháp giao tiếp;
Nghiên cứu về các hoạt động giao tiếp hàng ngày của cán bộ nhân viên

trong các doanh nghiệp nói chung và trong công ty nói riêng;
Nghiên cứu thực trạng giao tiếp của một số đối tượng đặc biệt của cán bộ
nhân viên trong văn phòng công ty, đề xuất những tác động nhằm nâng cao hiệu
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

3


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

quả giao tiếp;
Nghiên cứu về kỹ năng giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý kinh tế, kinh
doanh;
Nghiên cứu sự hình thành văn hóa công sở của công ty, theo truyền thống
nề nếp từ bao giờ và duy trì như thế nào
Ngiên cứu thực trạng giao tiếp và áp dụng quy chế văn hóa công sở của
công ty.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, em có sữ dụng một số phương pháp như
sau:
Phương pháp điều tra, thu thập tài liệu: bằng việc sử dụng phương pháp
nghiên cứu và tham khảo ý kiến nhân viên trong công ty, tìm hiểu sổ sách, báo
cáo từ phòng tài vụ và phòng tổ chức hành chính của công ty để thu thập những
tài liệu cần thiết cho đề tài
- Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn các khía
cạnh tạo nênhoạt động thực tiễn tại công ty, từ đó đưa ra lý thuyết nghiên cứu.
Phương pháp phân tích: trên cơ sở hệ thống nguồn liệu thu thập được qua
sang lọc, xử lý số liệu từ đó là cơ sở cho việc phân tích thực tế hoạt động của

đơn vị
Phương pháp chọn lọc: qua quá trình phân tích nguồn tài liệu được tìm ra
em đã chọn lọc những tài liệu và thông tin cần thiết và hữu ích cho bài báo cáo
Phương pháp nghiên cứu tài liệu liên quan đến kỹ năng giao tiếp
Một số phương pháp khác
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần phụ lục thì bài báo cáo thực tập của em gồm 3
phần:
Phần I: khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
Phần II: chuyên đề tự chọn
Phần III: kết luận và đề xuất kiến nghị

Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

4


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ
Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc
Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc là một
công ty thương mại tổ chức theo luật pháp của nhà nước, công ty là doanh
nghiệp có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và có tài khoản riêng
Tên đầy đủ của doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP
KHẨU NÔNG LÂM SẢN TMĐ - GIA LỘC

Đặt trụ sở tại: Cụm Công nghiệp Hoàng Diệu – huyện Gia Lộc – tỉnh Hải
Dương
Điện thoại: 0913 350 310 – 0320 3718 667
Fax: 0320 3718 622
Email:
Mã số thuế: 0800336334
Tài khoản số: 10201 0000 459925 Tại ngân hàng Công thương Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc Được
thành lập vào tháng 07/2006 theo Quyết định số 01/QĐHĐCĐBT ngày
09/06/2006
Giấy phép đăng ký kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công
ty Cổ phần số: 0800336334 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Hải Dương cấp
ngày 10 tháng 07 năm 2006
1.1.1 Chức năng
Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc là đơn vị
kinh tế hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và lưu thông hàng hóa nên công ty trên
thương trường vừa có vai trò là người mua, vừa có vai trò là người bán và là
khâu trung gian nối liền với nhà sản xuất và người tiêu dùng. Công ty chuyên
nhập khẩu và bán buôn, bán theo hợp đồng thiết kế nhà với mô hình lớn các mặt
hàng gỗ các loại phục vụ cho kinh doanh và trang trí nội thất. Hàng hóa của
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

5


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, màu sắc.

Công tyđược thành lập 07/2006 dựa trên sự đóng góp cổ phần của các sáng
lập viên có bề dầy kinh nghiệm trong ngành chế biến lâm sản. Với chức năng
chủ yếu là sản xuất ván sàn, gỗ ghép thanh, cửa công nghiệp, phào mỹ thuật
trang trí nội thất để xuất khẩu và cung cấp cho thị trường nội địa cụ thể như sau:
+ Xử lý và sơ chế gỗ nguyên liệu phục vụ xuất khẩu.
+ Xuất khẩu gỗ.
+ Sản xuất ván sàn gỗ tự nhiên và công nghiệp.
+ Sản xuất ván ép Verneer, gỗ dán, gỗ ghép thanh.
+ Sản xuất cửa công nghiệp, phào mỹ thuật trang trí nội ngoại thất
Ngoài ra, công ty còn mang các chức năng tiên quyết trong lĩnh vực kinh
doanh như sau:
 Tổ chức sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký với
cơ quan chức năng nhà nước
 Thực hiện đúng theo quyết định của Bộ Lao Động – Bộ thương
binh và xã hội về việc ký kết các hợp đồng lao động và quyền lợi của người
lao động
 Tìm kiếm, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác
trong và ngoài nước
 Thực hiện các chế độ báo cáo, thống kê định kỳ theo quy định của
nhà nước
1.1.2 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của công ty bao gồm:
Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiêp và các luật khác có liên
quan.
Hoạt động trong khuân khổ pháp luật và điều lệ công ty
Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký. Làm
tốt nghĩa vụ với nhà nước về việc nộp đầy đủ các khoản tiền cho ngân sách nhà
nước dưới hình thức thuế thu nhập doanh nghiệp
Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty với
phương châm năm sau cao hơn năm trước

Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch đào tạo phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ của công ty và nhu cầu của xã hội nhằm mang lại kiến thức cho học
viên trong các lĩnh vực đào tạo.
Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý lao
động bảo đảm công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao
nghiệp vụ tay nghề co cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Tổ chức giảng dạy, đào tạo theo đứng quy định của phát luật.
Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm
đảm bảo đúng tiến độ sản suất, tạo uy tín với khách hàng
Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường.
1.1.3 Quyền hạn
Sử dụng con dấu công ty với tư cách pháp nhân thỏa đáng và nhu cầu hoạt
động sản xuất của công ty;
Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phuc vụ các nhu cầu trong các hoạt
động kinh doanh của công ty theo nguyên tắc bảo toàn và có lãi;
Được quyền đào tạo và cấp chứng chỉ, chứng nhận theo quy định và phạm
vi được đào tạo đã được cấp phép;
Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu sử dụng lao động của
công ty;
Chủ động tìm kiếm thị trường khách hàng trong cả nước và ký kết hợp
đồng đối với các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệptrong nước và ngài nước, cá

nhân..
Chủ động ứng dụng khoa học và công nghệ để nâng cao hiệu quả kinh
doanh và khả năng cạnh tranh thị trường.
Chủ động tìm hiểu, áp dụng các văn bản luật quy định mới để áp dụng và
thay đổi chương trình giảng dạy theo đúng yêu cầu của phát luật.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc có cơ
cấu tổ chức như sau:
• Ban hội đồng
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

7


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ
phầnXuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc. Đại hội cổ đông có quyền
và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Công ty;
bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; và
quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty và các quyền, nhiệm vụ khác theo quy
định của Điều lệ Công ty
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh
công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc
thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao
nhất của Công ty do đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hội
đồng quản trị và 04 (bốn) thành viên với nhiệm kỳ là 5 (năm) năm. Thành viên

Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Tổng số
thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều hành phải chiếm ít nhất một
phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị nhân danh
Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công
ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản
trị có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý
khác trong Công ty. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật,
Điều lệ Công ty và Nghị quyết đại hội đồng cổ đông quy định
- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp
pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động
kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính
nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông. Ban kiểm soát hoạt động độc
lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc
• Ban giám đốc
- Giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty có nhiệm vụ điều
hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chỉ đạo giám sát chung mọi
hoạt động của công tychịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các
quyền hạn và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

8


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty; chịu sự
giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và
trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

- Phó giám đốc: Giúp giám đốc quản lý, điều hành kinh doanh một số lĩnh
vực tại công ty theo sự phân công ủy quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc
về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Các phòng ban
- Phòng kế hoạch: là phòng ban tham mưu tổng hợp cho giám đốc và phó
giám đốc công ty về các mọi mặt, trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các
mặt: công tác kế hoạch hóa, tổ chức sản xuất, quản lý nguyên vật liệu và sản
phẩm đã hoàn thành
- phòng Kỹ Thuật: là phòng ban tham mưu cho lãnh đạo công ty về các mặt
như: công tác nghiên cứu, quản lý kỹ thuật, tham mưu các biện pháp có tính chất
nâng cao chất lượng ngành ngề, tổ chức hoạt động làm việc, đảm bảo an toàn lao
động, vệ sinh môi trường.
- Phòng hành chính nhân sự: là phòng ban tham mưu cho lãnh đạo công ty
về các nguồn tài liệu đến và đi của công ty, đồng thời soạn thảo các văn bản
dước sự chỉ đạo của cấp trên, lưu trữ hồ sơ tài liệu và lập bảng phân công công
việc cho công ty, quản lý nguồn nhân sự, tuyển dụng và sa thải nguồn nhân sự
đúng điều lệ của công ty.
- phòng kế toán – tổng hợp: là phòng ban tham mưu cho lãnh đạo về công
tác tài chính của công ty, quản lý nhân sách, thu chi hợp lý các khoản vay nợ, trả
lương cho nhân viên.
- Phòng quản lý dự án: là phòng ban có nhiệm vụ tìm các dự án hợp tác với
công ty và chịu trách nhiệm quản lý, giám sát tiến trình hoàn thành dự án với đối
tác, Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: là phòng ban có nhiệm vụ quản lý và
giám sát hoạt đeoọng kinh doanh của công ty nhằm tìm ra các phương hướng tốt
nhất giúp công ty phát triển vững mạnh.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty xem tại phụ lục số 01

Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

9


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở công ty cổ phần xuất nhập
khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc, Văn phòng là nơi tiếp nhận và lưu trữ các
hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt đông công việc của công ty, đồng thời cũng là
nơi soạn thảo và ban hành các văn bản dưới sự chỉ đạo của cấp trên. Lập bảng
phân công công việc, bảo quản nguồn vốn, quyết toán thu chi đối với phòng kế
toán. Và quản lý nguồn nhân lực trong công ty đối với phòng nhân sự.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo công ty trong công tác lãnh
đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công ty.
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng công ty cổ phần được tổ chức theo sự chỉ đạo của cấp trên với
ba bộ phận then chốt gồm trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên thực hiện
công viêc theo sự chỉ đạo của trưởng phòng và phó phòng.
Văn phòng hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Trong hoạt động của
mình, Văn phòng tuân thủ Điều lệ của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt động
của Văn phòng, các văn bản quản lý của Công ty, các quyết định của Giám đốc,
phó giám đốc Công ty và các văn bản pháp luật hiện hành
Văn phòng công ty có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo
nguyên tắc tự chủ về tài chính. Con dấu Văn phòng công ty không có hình quốc
huy và do Bộ Công an quy định
Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần xuất nhập
khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc -> phụ lục số 02

1.2.1.1 Nội dung và sơ đồ hóa Quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của công ty
Chương trình công tác là toàn bộ những công việc cần làm đối với một lĩnh
vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của công ty theo một trình tự nhất
định và trong thời gian nhất định.Đối với những chương trình quan trọng, cần có
sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cáccá nhân có thẩm quyền. Sau
khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì cán bộ, công nhân viên có liên quan
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

10


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

phải tổ chức thực hiện nghiêm túc
Chương trình công tác thường kỳ là chương trình xây dựng theo định kỳ,
được thực hiện sau một khoảng thời gian nhất định như một năm, quý, tháng,
tuần.
Sơ đồ hóa Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
công ty xem tại phụ lục 03
1.2.1.2 Nội dung và sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của
công ty
Việc tổ chức hội nghị và cuộc họp được diễn ra thường xuyên và liên tục
tại công ty trong năm.
Quy trình tổ chức Hội nghị, cuộc họp của Công ty:
- văn phòng (phòng hành chính nhân sự) lấy thông báo từ lãnh đạo công ty
và lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị.
- Sau khi kế hoạch được lãnh đạo phê duyệt thì lên danh sách tcác đại biểu

tham dự
- Lập dự trù kinh phí.
- Chuẩn bị các tài liệu liên quan như: giấy mời, báo cáo, chương trình cuộc
họp, diễn văn khai mạc, bế mạc và các tài liệu liên quan khác.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, kỹ thuật: hội trường, âm ly, loa đài, bangzon...
- Lập ban lễ tân để phục vụ cuộc họp diễn ra, cử chuyên viên ghi biên bản
cuộc họp phục vụ cho ban lãnh đạo tổng kết cuộc họp.
- Thanh quyết toán các chi phí.
Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của công ty xem tại phụ
lục 04
1.2.1.3 Nội dung và sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo
Quy trình:
- Phác thảo chuyến đi:Điểm khởi hành, các điểm dừng, Điều kiện đi lại
trong quá trình chuyến đi.
- Lập hồ sơ chuyến đi:Nhật ký hành trình, tìm kiếm Thông tin khách sạn,
Bản chương trình hẹn gặp mặt và Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo.
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

11


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Dự trù kinh phí cho chuyến đi.
- Những thứ cần đặt và chuẩn bị trước: Phương tiện giao thông, Khách sạn
- Soạn thảo lịch trình chuyến đi: Các địa điểm trong chuyến đi, Ngày, giờ
dự kiến tại mỗi địa điểm
- Các kế hoạch khác trong chuyến đi: Lịch trình được gởi cho các nơi liên

quan cần thiết.
- Lập danh sách những thứ cần kiểm tra. Tùy tính chất chuyến công tác,
những thứ cần kiểm tra sẽ khác nhau.
- An toàn cho chuyến đi
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo xem tại phụ lục 05
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.2.1. Chức năng
Phòng Hành chính – Nhân sự là đơn vị tham mưu cho giám đốc công ty về
các lĩnh vực công tác:
- Công tác thi đua khen thưởng – kỷ luật và giải quyết các chế độ chính
sách đối với người lao động
- Công tác văn thư – lưu trữ và quản lý hồ sơ học viên, nhân viên
- Công tác hành chính, quản trị, y tế
- Công tác quản lý lao động và tiền lương
- Công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự
- Công tác lễ tân hội họp, lễ tân trực điện thoại…
- Công tác tổ chức hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, nhân
viên.
- Công tác truyền thông và quảng cáo thương hiệu công ty
- Công tác thanh tra bảo vệ, trực điện nước
1.2.2.2. Nhiệm vụ
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội
bộ công ty.
Tổ chức soạn thảo các loại văn bản, báo cáo, giấy tờ liên quan đến các lĩnh
vực do phòng hành chính nhân sự phụ trách.
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

12

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Giúp lãnh đạo công ty quản lí, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư – lưu
trữ của công ty
Tổ chức quản lí và lưu trữ toàn bộ hồ sơ của nhân viên làm việc trong công
ty và thương xuyên bổ sung các giấy tờ cá nhân liên quan.
Soạn thảo các văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của
phòng, quản lí hồ sơ nhân viên đang công tác tại doanh nghiệp và quản lý hồ sơ
học viên đã từng tham gia các lớp tào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ của công ty tổ
chức theo quy định.
Giải quyết các thủ tục về hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ, công nhân.
Tham mưu cho giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với
người lao động theo quy định của bộ luật lao động. Theo dõi giải quyết các chế
độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn
lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ,
chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, nhân viên.
Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lí, sắp xếp cán bộ,
nhân viên cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh.
Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ lực lượng công nhân của doanh
nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
Lập kế hoạch, chương trình công tác về lĩnh vực đào tào hàng năm, quý,
tháng, tuần và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện.
Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình công
tác theo tháng, quý, năm của công ty lên ban lãnh đạo công ty phê duyệt và lấy ý
kiến chỉ đạo.
Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị tổ chức các hội nghị, hội

thảo, cuộc họpcủa công ty, lãnh đạo công ty và phục vụ các hội nghị đó.
Lập kế hoạch tổ chức mua sắm trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm
việc, tài sản của công ty. Quản lí và sử dụng có hiệu quả các phương tiện làm
việc, tài sản của công ty. Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất kĩ thuật và phương tiện
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

13


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

làm việc cho công ty hoạt động.
Phân công, bố trí lao động hợp lí.
Thực hiên công tác tuyển mộ, thu hút lao động và thực hiện công tác tuyển
chọn lao đông theo quy tình tuyển dụng của công ty.
Thực hiện kí kết hợp đồng lao động theo quy định của Luật lao động.
Xây dựng quỹ tiền lương chung của toàn công ty theo quy định phù hợp
với đặc điểm và nhiệm vụ đào tạo, tư vấn nghiệp vụ của công ty, đăng kí trình
cấp có thẩm quyền để phê duyệt.
Tổ chức khám sức khỏe định kì hằng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ,
nhân viên.
Lập kế hoạch đào tạo hằng năm cho cán bộ,nhân viên toàn công ty, đảm
bảo nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề cho cán bộ, nhân viên làm tốt
nhiệm vụ được giao phù hợp với yêu cầu và chiến lược phát triển của công ty.
Tham mưu cho lãnh đạo công tác thi đua khen thưởng theo đúng chế độ
chính sách. Định kì tập hợp danh sách những tập thể, cá nhân có thành tích xuất
sắc trình công ty xem xét, kịp thời khen thưởng, động viên hoặc báo cáo cấp trên
khen thưởng.

1.2.2.3 Quyền hạn:
Sử dụng vốn, điều lệ và các quỹ của Công ty để phục vụ nhu cầu của văn
phòng;
Sử dụng con dấu và chử ký của công ty theo đúng sự chỉ đạo của cấp trên
và đúng công việc
Lập và sử dụng các Quỹ theo quy định của công ty;
Quyết định sử dụng và phân phối lợi nhuận cho cán bộ, công nhân viên và
các bộ phận trong văn phòng;
1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự.
Phòng Hành chính nhân sự có cơ cấu tổ chức như sau:
- Trưởng phòng: là người có thẩm quyền cao nhất trong văn phòng, có
quyền tổ chức điều hành các hoạt động hành chính trong văn phòng, chịu trách
nhiệm về kết quả hoạt động văn phòng theo quyền hạn và trách nhiệm của mình
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

14


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động
của văn phòng. Giúp việc cho trưởng phòng là phó phòng chịu trách nhiệm
trước trưởng phòng về những việc được phân công và giải quyết một số công
việc khi được sự ủy nhiệm của trưởng phòng.
- Phó phòng:có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp các thông tin và trực tiếp
quản lý các nhân viên cho lãnh đạo văn phòng;
- Các nhân viên:
Nhân viên hành chính văn thư: Có nhiệm vụ đảm bảo công tác tiếp nhận,

xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ
tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật
phục vụ cho hoạt động của văn thư.
Nhân viên tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối chính
sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng
trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt
động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án
giải quyết.
Nhân viên quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các
phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả
Nhân viên lưu trữ: có nhiệm vụ sưu tầm những tài liệu có liên quan đến
hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ
các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn
công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của công ty
Nhân viên tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các
hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo
dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ
nhân dự.
Nhân viên bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của
cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận
chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

15


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính nhân sự xem phụ lục số 06
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong
vănphòng
Bản mô tả các vị trí công việc trong phòng Hành chính nhân sự trong công
ty gồm có : Trưởng phòng hành chính nhân sự, phó phòng, các nhân viên làm
công tác đào tạo, quản lý lớp học, văn thư…..
Bảng mô tả công việc các vị trí công việc trong phòng hành chính nhân
sự xem phụ lục số 07

Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

16


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Phần II
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
Chuyên đề Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở
KHÁI QUÁT CHUNG
I. Những vấn đề chung về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp
1.1 Một sốkhái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một quá trình hoạt động trao đổi thông tin giữa người nói và
người nghe nhằm đạt được một mục đích nào đó. Thông thường, giao tiếp trải
qua ba trạng thái: Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý; Hiểu biết lẫn nhau; Tác
động và ảnh hưởng lẫn nhau.
Giao tiếp là sự tiếp xúc, trao đổi thông tin tạo nên các mối quan hệ giữa con

người với nhau nhằm nhận thức và hành động theo một mục đích nhất định.
Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người
này với người khác để đạt được mục tiêu
Kỹ năng giao tiếp là một tập hợp những qui tắc, nghệ thuật , cách ứng xử ,
đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giao
tiếp hiệu quả thuyết phục hơn khi áp dụng thuần thục kỹ năng giao tiếp.
1.2 Các cấp độ của giao tiếp.
Giao tiếp phi ngôn ngữ: Đó là cách giao tiếp thông qua các cử chỉ, ám hiệu,
các cử động của cơ thể, cơ mặt,… Khi hiểu và nắm bắt được giao tiếp phi ngôn
ngữ, chúng ta có thể hiểu được thông điệp từ người khác và truyền thông điệp
đó đi.
Giao tiếp tập tung: Quá trình này diễn ra khi lượng người nhỏ truyền thông
tin tới một lượng người rất lớn. Và thường ta sử dụng truyền thông để truyền tải
loại thông tin này.
Giao tiếp cộng đồng: Gửi thông điệp tới một lượng lớn người và không
phân biệt những cá nhân khác nhau. Người phát ngôn sẽ đóng vai trò chủ chốt
trong quá trình này.

Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

17


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Giao tiếp theo nhóm nhỏ: Quá trình tác động diễn ra trong một nhóm từ 315 người có chung mục tiêu nào đó. Mọi người cùng đưa ra thông tin và thu
nhận thông tin.
Giao tiếp ứng xử: Được hiểu là việc trao đổi thông tin giữa 2 cá nhân. Các

động tác của cơ thể: tay, chân, mắt .. cũng thuộc giao tiếp ứng xử. Chức năng
phổ biến của nó là nghe, nói và giải quyết mâu thuẫn.
Giao tiếp nội tâm: Là khi con người giao tiếp với chính mình. Nó gồm
những suy nghĩ, cảm xúc cá nhân diễn ra trong não bộ. Chủ thể giai quyết mâu
thuẫn trong chính cá nhân và đưa ra quyết định, quy tắc ứng xử. Hầu hết các
hành vi của các cấp độ giao tiếp trên đều bắt nguôn từ giao tiếp nội tâm.
1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với doanh nghiệp
Con người là tổng hòa của các mối quan hệ xã hội, cho dù cuộc sống có
phức tạp và biến đổi như thế nào thì con người cũng phải tham gia vào các mối
quan hệ xã hội. Có thể nói “giao tiếp là nhu cầu của mổi cá thể từ khi sinh ra
đến khi mất đi”. Khi chúng ta được sinh ra thì nhu cầu giao tiếp đã có và dần
dần phát triển để thỏa mãn được nhu cầu cần thiết của bản thân, giao tiếp là cơ
chế của sự tồn tại và phát triển con người. Vì dù ở bất kì đâu, làm công việc gì
thì giao tiếp luôn luôn gắn kiền với mổi chúng ta.
“Thông qua giao tiếp con người gia nhập vào các mối quan hệ xã hội, lĩnh
hội nền văn hóa xã hội, đạo đức, chuẩn mực xã hội” .Trong quá trình giao tiếp
cá nhân sẽ điều chỉnh, điều khiển hành vi của mình cho phù hợp với các chuẩn
mực xã hội, quan hệ xã hội, phát huy những mặt tích cực và hạn chế những mặt
tiêu cực và từ đó góp phần tạo nên kĩ năng giao tiếp thông thái. Cùng với hoạt
động giao tiếp con người biết cách tiếp thu nền văn hóa, xã hội, lịch sử biến
những kinh nghiệm đó thành vốn sống. Đồng thời góp phần vào sự phát triển
của xã hội
Hiện nay,kỹ năng giao tiếp nói chung và kỹ năng giao tiếp của nhân viên
nói riêng đang là một vấn đề được rất nhiều người quan tâm, đặc biệt là các
doanh nghiệp. Một doanh nhân thành công là khi chiếm được sự đồng tình của
khách hàng. Một nhà quản lí hiệu quả là khi biết lắng nghe nhân viên nói và nói
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

18

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

nhân viên nghe. Kỹ năng giao tiếp chính là hành trang không thể thiếu của mỗi
người thành công.
khi giao tiếp tốt sẽ làm vị thế của Bạn trong mắt người khác tăng lên. Từ đó
những lời mà bản thân phát ngôn ra luôn có trọng lượng với mọi người và ít khi
bị rơi vào trường hợp người khác bằng mặt mà không bằng lòng với mình. Hơn
thế nữa, nếu biết cách nắm bắt được tâm lý của những người tiếp xúc, chúng ta
sẽ chủ động điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với những câu chuyện trao đổi và
luôn làm cho người đối diện cảm thấy gần gũi vì những vấn đề của họ luôn được
quan tâm trong quá trình giao tiếp.
Không những vậy, khi khả năng giao tiếp được rèn luyện ở những cấp bậc
cao hơn thì Bạn hoàn toàn có thể nâng cao khả năng thuyết phục và tạo ra một
sức hút mãnh liệt với những đối tác kinh doanh từ đó mang lại những kết quả tốt
nhất cho sự nghiệp của mình
Trên thực tế, không ít những người với khả năng giao tiếp giỏi, họ đã thành
công, vững bước trên con đường sự nghiệp. Bên cạnh đó, một bộ phận không
nhỏ cần phải trau dồi thêm kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp ngày càng là bí
kíp không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Đúng vậy, “lời nói
chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” Xuất phát từ thực tế
công việc và từ những đòi hỏi của các doanh nghiệp, em đã chọn Chuyên đề
Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở.
Qua những phân tích trên, có lẽ chúng ta đã phần nào hình dung đến tầm
quan trọng cũng như những lợi ích thiết thực của kỹ năng giao tiếp và sự tác
động, ảnh hưởng của kỹ năng này đối với cuộc đời của mỗi người là rất lớn. Có
nhiều người với khả năng giao tiếp tốt đã mang đến cho họ các mối quan hệ hòa
thuận trong gia đình, tình bằng hữu giữa những người bạn ngày càng gắn bó,

bền chặt, được những đồng nghiệp và cấp trên yêu mến, được khách hàng đặt
trọn niềm tin, được những người xung quanh thật sự nể trọng….
Và tất cả những thành quả đó không phải ngẫu nhiên đến với mỗi người ,
mà chỉ có thể có được thông qua một nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của
việc giao tiếp, luôn tìm cách rèn luyện nâng cao kỹ năng của bản thân thông qua
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

19


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

các khóa học, hỏi hỏi từ những người tiếp xúc, rút kinh nghiệm từ chính bản
thân mình…để tự tìm ra cách vận dụng phù hợp nhất với bản thân mình trước
mọi tình huống giao tiếp đa dạng trong cuộc sống
1.4 Một số yếu tốgóp phần nâng cao kỹ năng giao tiếp trong hoạt động
công việc, kinh doanh
Chắc chắn trong cuộc sống sẽ có nhiều người cảm thấy lạc lõng giữa những
mối quan hệ. Cảm thấy khó khăn khi mở đầu câu chuyện , hay bế tắc khi tìm
hướng triển khai cho cuộc trò chuyện bị ngắt quãng. Đó là vì bạn chưa nắm
được những bí quyết trong kỹ năng giao tiếp hằng ngày. Có người hướng nội ,
có người hướng ngoại, nhưng có một điều người hướng nội chưa chắc giao tiếp
kém và người hướng ngoại cũng không hẳn là người giao tiếp giỏi. Người giao
tiếp hiệu quả và thành công là những người sử dụng và thực hành kỹ năng giao
tiếp một cách thuần thục nhất.
 Ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên bạn cần cho kỹ năng giao tiếp, gặp gỡ
khách hàng. Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng không có

nghĩa khách hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi tới gặp mình.
Ngoài trang phục bạn cũng cần chú ý đến cách đi lại, biểu hiện của khuôn
mặt… Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là vấn đề mấu chốt cho việc
mở đầu cuộc trò chuyện được thuận lợi.
 Chuẩn bị trước cho câu chuyện của bạn
Cần phân biệt rõ ràng giao tiếp trong kinh doanh và đời sống. Trong kinh
doanh, cần sự chính xác và rõ ràng, vì vậy để không làm lãng phí thời gian và có
thể làm chủ cuộc trò chuyện bạn nên chuẩn bị trước cho câu chuyện của mình.
Bạn hãy chuẩn bị những câu hỏi bạn muốn hỏi khách hàng và chuẩn bị trước
những câu trả lời mà khách hàng có thể sẽ hỏi bạn. Việc làm này sẽ giúp bạn tự
tin hơn khi đứng trước đối tác của mình và cũng là cách làm cho đối tác đánh
giá cao về bạn.
 Cười và chào đối tác một cách thân thiện
Khi gặp đối tác của mình, bạn không nên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

20


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

nở nụ cười và tiến lại gần chào họ một cách thân thiện. Cách làm này sẽ giúp
cho bạn lấy được cảm tình của đối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầu
cuộc trò chuyện suôn sẻ.
 Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác
Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong kinh doanh cần sự chuẩn
mực và chính xác. Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện bạn là người hiểu biết
hay làm chủ cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào cần nói và khi nào không.

Ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh cũng cần lịch sự và trang trọng hơn một
cuộc nói chuyện bình thường khác.
 Biết lắng nghe
Dù bạn là người làm chủ cuộc trò chuyện hay không cũng cần phải biết
lắng nghe đối tác của bạn. Bạn không nên dành nói quá nhiều mà cần phải lắng
nghe ý kiến của đối phương để biết họ nghĩ gì, muốn gì. Điều đó không chỉ thể
hiện bạn là người lịch sự, tôn trọng đối tác mà còn giúp bạn có thêm thông tin từ
phía bên kia.
 Thể hiện sự Tôn trọng đối tác
Tôn trọng đối tác nghĩa là bạn luôn đặt họ lên hàng đầu, khi trò chuyện bạn
phải dành hết sự tập trung cho câu chuyện và quan sát, lắng nghe họ. Không nên
nói chuyện với khách hàng mà mắt liên tục đảo xung quanh hoặc có những hành
động, lời nói khó nghe.
 Hãy đưa ra lời khuyên đúng thời điểm
Giao tiếp trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải là người nhanh nhạy trong việc
nắm bắt thông tin truyền đạt từ đối tác. Vì vậy, khi đối tác của bạn nói lên suy
nghĩ, ý định của họ bạn hãy lắng nghe cẩn thận để chắc chắn rằng đã hiểu rõ
những gì họ muốn truyền đạt, sau đó hãy từ tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốn
nghe ý kiến của bạn. Đừng vội vàng đánh giá suy nghĩ của đối phương, cho dù
theo bạn đó là một ý tưởng tồi và bạn có ý tưởng hay hơn.
 Sự rõ ràng
Khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để nghe bạn vòng vo về điều bạn
muốn nói, vì vậy cách tốt nhất là bạn hãy đi thẳng vào vấn đề chính của câu
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

21


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chuyện. Bởi trong kinh doanh, nếu bạn nói bóng gió sẽ khiến cho đối tác cảm
thấy khó chịu và có thể bạn sẽ để mất điểm trong mắt khách hàng vì điều này.
 Kiên định quan điểm
Tôn trọng và đặt khách hàng lên trên hết là điều cần thiết để bạn thuyết
phục họ, nhưng không có nghĩa là bạn chấp nhận nhượng nhịn. Dù trong bất kỳ
hoàn cảnh nào, bạn hãy kiên trì với quan điểm của mình. Những khách hàng
thông minh sẽ chọn những đối tác có chính kiến, kiên định quan điểm chứ
không bao giờ chọn đối tác dễ thay đổi vì sự tác động từ bên ngoài.
 Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp với khách hàng
Cảm xúc của mỗi người rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nói
nhiều. Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân
không để cảm xúc riêng của cá nhân chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất
dễ làm hỏng cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không
lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.
Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng chúng ta cũng không thể xem
nhẹ nó, bởi khi chúng ta nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là chúng
ta đã có dự định trước và điều đó rất quan trọng đối với mình. Vì thế, nên chuẩn
bị thật kỹ cho những lần giao tiếp như vậy, bởi không thể nói với khách hàng
một điều gì đó xong lại nói rằng tôi nhầm, đó không phải là sự thật… Điều đó sẽ
khiến đối tác của mình khó chịu và đẩy bạn vào thế bị động, làm ảnh hưởng đến
kết quả cuộc trò chuyện của cả hai bên.
II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ
2.1 Khái niệm về văn hóa và văn hóa công sở
Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng
nước và giữ nước. Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân
tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục
tập quán, lối sống và lao động

Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng cho rằng: “Văn hóa là sự tổng hợp của mọi
phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra
Mai Thị Nguyệt - QTVP K1B

22