Khảo sát công tác văn phòng của trường đại học nội vụ hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (333.06 KB, 45 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
Lý do chọn đề tài...........................................................................................2
Mục tiêu của đề tài........................................................................................2
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.....................................................................2
Nguồn tài liệu tham khảo..............................................................................3
Lịch sử vấn đề nghiên cứu.............................................................................3
Phương pháp nghiên cứu...............................................................................3
Bố cục của đề tài...........................................................................................4
Phần I.....................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.................................4
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.........................................................................................4
1.1.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:.................................4
1.1.2. Nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:..................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:..........................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành
chính – Tổng hợp...........................................................................................7
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................7
1.2.1.1. Chức năngcủa Phòng Hành chính – Tổng hợp.................................7
1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính – Tổng hợp...........8
1.2.2. Cơ cấu tổ chức...................................................................................10
PHẦN II...............................................................................................................11
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ................11
1.Khái niệm Công tác Văn thư....................................................................11
2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:............11
2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng
Hành chính – Tổng hợp...............................................................................12
2.1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư..................................................12
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư............................................12
2.1.3. Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng....................13
Vũ Thị Trang
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ.......................................13
2.2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn
thư – Lưu trữ................................................................................................13
2.2.2. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư.................14
2.2.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư..15
2.3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư.....................15
2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản.....................................15
2.3.2. Tình hình ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và
Phòng Hành chính – Tổng hợp....................................................................17
2.3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..........................................17
2.3.3.1 Việc trình ký văn bản......................................................................17
2.3.3.2. Đóng dấu văn bản đi.......................................................................18
2.3.3.3. Đăng ký văn bản đi.........................................................................18
2.3.3.4. Chuyển giao văn bản đi..................................................................18
2.3.3.5. Lập tập lưu văn bản........................................................................18
2.3.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................19
2.3.4.1. Tiếp nhận văn bản..........................................................................19
2.3.4.2. Đăng ký văn bản đến:.....................................................................20
2.3.4.3.Trình văn bản đến:...........................................................................20
2.3.4.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:.................................20
2.3.4.5. Phân phối chuyển giao văn bản:....................................................20
2.3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Hành chính – Tổng
hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội............................................................21
2.3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư.......................................21
2.4. Nhận xét về công tác Văn thư..............................................................22
2.4.1. Nhứng thuận lợi.................................................................................22
2.4.2. Những khó khăn................................................................................23
2.4.3. Những ý kiến đóng góp, kiến nghị....................................................24
PHẦN III.............................................................................................................24
KẾT LUẬN VÀ ĐỂ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................................25
Vũ Thị Trang
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1. Đánh giá chung.....................................................................................25
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................25
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................26
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................26
3.2. Đề xuất, kiến nghị.................................................................................27
PHỤ LỤC...........................................................................................................30
Vũ Thị Trang
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại
các cơ quan còn thiếu rất nhiều.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường,
năm 2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ra quyết định số 214/QĐ-ĐHNV
ngày 24 tháng 04 năm 2012 thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói
riêng: lấy lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại là thực tiễn bổ
sung những kiến thức mới, cập nhật mới và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Để đáp ứng được phuong châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện
Kế hoạch Thực tập cho sinh viên thuộc hệ Đại học khóa 2012 - 2016 tại các cơ
quan, đơn vị, tổ chức từ ngày 04/01/2015 đến 11/03/2016.
Việc Thực tập này giúp cho sinh viên với công việc tại cơ quan, vận dụng
những kiến thức lý thuyết đã được học khi ngồi trên ghế nhà trường vào công việc
thực tế trên cơ quan. Đó cũng là dịp cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức,
tập luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút
những kinh ngiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, cùng tất cả các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ cho em trong
suốt quá trình học tập, nghiên cứu.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Phòng Hành
chính – Tổng hợp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã dành thời gian quý báu của
mình để hướng dẫn, chỉ dạy những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian
thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng bài báo cáo này của em không tránh khỏi
thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn
Em xin chân thành cảm ơn!!!
Vũ Thị Trang
1
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lý do chọn đề tài
Thực tập tốt nghiệp giúp em củng cố, nâng cao kiến thức đã được trang
bị, hệ thống hóa những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành Quản trị văn
phòng.
Giúp em từng bước gắn liền học với thực hành, lý luận gắn liền với thực
tiễn, tiếp cận, thâm nhập và bước đầu vận dụng kiến thức được học vào thực tế.
Giúp làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên
môn đã được đào tạo.
Trong tình hình phát triển của Đất nước hiện nay thì việc khảo sát và đề ra
phương hướng hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp trở nên vô cùng
cấp thiết.
Vì vậy, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “ Khảo sát công tác văn phòng của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” làm đề tài của mình
Mục tiêu của đề tài
Tìm hiểu và khảo sát toàn bộ hoạt động của công tác văn phòng của
Trường Đại hoc Nội vụ Hà Nội.
Nghiên cứu, phân tích về tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan
(sau đây viết tắt là VT – LT), từ đó tìm ra những kết quả đạt được, những hạn
chế còn đang tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế đó.
Trên cơ sở của lý luận, thực tiễn và đánh giá đúng đắn về thực trạng VT –
LT để đưa ra những đề xuất, kiến nghị các giải pháp có tính khả thi cao áp dụng
cho cơ quan trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời gian tới.
Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đánh giá đúng đắn về thực trạng kỹ năng
soạn thảo văn bản của cơ quan.
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
Phòng Hành chính; công tác Văn thư của Văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tuy nhiên, để hoàn
thiện được bài báo cáo, đề tài cũng tập trung nghiên cứu một số vấn đề liên quan
Vũ Thị Trang
2
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đến cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ quan có liên quan.
Do hạn chế về mặt thời gian, hơn nữa bản thân còn là một sinh viên, trình độ
học vấn còn nhiều hạn chế, khả năng vận dụng các nguồn tư liệu hết sức khó khăn,
cho nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu xót và chỉ dừng ở mức nghiên cứu
bước đầu.
Nguồn tài liệu tham khảo
Do còn nhiều khó khăn về nguồn tư liệu cũng như số liệu thực tế nên để
phục vụ nghiên cứu đề tài này em chủ yếu dùng các tài liệu như:
- Hiến pháp Việt Nam 1992;
-Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
-Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về Quản
lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Một số tài liệu tra cứu trên mạng, cùng với giáo trình của các môn học
đã được học.
Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Có một số bài báo, tạp trí về VT-LT, một số bài báo cáo về công tác văn
phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp so sánh;
- Phương pháp tổng hợp;
- Phương pháp duy vật biện chứng;
- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại;
Vũ Thị Trang
3
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phương pháp lập bảng hỏi;
- Phương pháp đối chiếu.
Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đâu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục bài
báo cáo được chia bố cục 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại cơ quan;
Phần II: Chuyên đề tự chọn: Tìm hiểu công tác văn thư;
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, có
chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và
thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan;
Vũ Thị Trang
4
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
phát triển kinh tế - xã hội.
1.1.2. Nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và
hàng năm phát triểnTrường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, quy hoạch
mạng lưới các trường cao đẳng của Nhà nước trình cấp có thẩm quyền ban hành và
tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, trung cấp và nghề về
các ngành học(hoặc các chuyên ngành) Quản trị nhân lực, Quản lý văn hóa, Quản
trị văn phòng,Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký
văn phòng, Tin học và các ngành, nghề khác có liên quan khi được các cơ quan có
thẩm quyền cho phép và theo qui định của pháp luật.
- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán
bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác theo yêu cầu của
các cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng lực đào tạocủa Trường.
- Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đối với
ngành nghề Trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo
dục và Đào tạo ban hành.
- Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong Trường trên cơ sở thẩm
định của Hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trưởng thành lập.
- Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình đào
tạo ngành, nghề đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý có thẩm
quyền cho phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định.
- Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học - công nghệ, kết hợp
đào tạo với nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác
giáo dục và đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học hiện đại, tiên tiến của các nước trên
thế giới và khu vực.
- Tổ chức thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ, sản xuất phù hợp với
ngành nghề đào tạo của Trường theo qui định của pháp luật.
- Tổ chức và thực hiện công tác hợp tác quốc tế về đào tạo, nghiên cứu khoa
Vũ Thị Trang
5
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
học theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo qui định của Nhà nước.
- Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáo
dục, đào tạo; hợp tác, liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển,
nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội;
- Tổ chức tuyển sinh và quản lý học sinh, sinh viên theo qui định.
- Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục, đào
tạo học sinh, sinh viên.
- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên,
nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển của Trường.
- Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai được giao theo
qui định.
- Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về các hoạt động của trường theo quy định của pháp luật.
-Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và qui
định của pháp luật
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: (Phụ lục I)
Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm:
1. Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính - Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch - Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
Vũ Thị Trang
6
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hoá - Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
5. Các tổ chức khoa học-công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
7. Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8. Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9. Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
10. Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành chính – Tổng hợp
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.1.1. Chức năngcủa Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định205/QĐVũ Thị Trang
7
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đua
khen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của
các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính – Tổng hợp
• Thực hiện công tác hành chính
Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan, quy chế văn hoá công sở,quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức văn
bản do Trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của sinh
viên do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;
Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường;
Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong Trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
Vũ Thị Trang
8
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịch
bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho công
chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;
Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.
• Công tác thi đua,khen thưởng và công tác pháp chế
Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;
Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với công
chức, viên chức, người lao động trong Trường;
Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong tặng
các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác pháp chế của Trường: Tuyên truyền phổ biến giáo dục
pháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong Trường; kiểm tra, rà
soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quy
trong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
• Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất
về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
Vũ Thị Trang
9
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và
theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường.
• Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản,giấy tờ có liên quan theo
phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp (xem Phụ lục II)
Tùy theo tính chất, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà văn phòng được
tổ chức mang tính chất riêng phù hợp. Phòng Hành chính – Tổng hợp có đầy đủ
các bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảm bảo hoạt động một cách độc lập
nhưng tác động đến sự vận hành chung của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Văn phòng hoạt động dưới sự điều hành của Hiệu trưởng và các Phó Hiệu
trưởng.
Hiện nay, Phòng Hành chính – Tổng hợp có 24 cán bộ, nhân viên, trong
đó có 10 cán bộ nhân viên biên chế và 14 Nhân viên hợp đồng.
Bộ máy của Phòng Hành chính – Tổng hợp bao gồm các bộ phận và số
lượng như sau:
-
Quyền Trưởng phòng: 01 người
Phó Trưởng phòng: 02 người
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 02 người
Bộ phận Hành chính: 02 người
Bộ phận Tổng hợp: 03 người
Lái xe: 02 người
Bảo vệ: 04 người
Tạp vụ: 05 người
Nhà bếp: 02 người
1.3. Mô tả vị trí việc làm cho từng vị trí của Phòng Hành chính – Tổng hợp
Bản mô tả vị trí việc làm cho từng vị trí của Phòng Hành chính – Tổng
hợp (xem phụ lục III)
Vũ Thị Trang
10
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm Công tác Văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn
vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức). Từ khái
niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn
vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không
nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng
mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước.
Công tác văn tại Phòng Hành chính – Tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ
Hà nội đóng vai trò hết sức quan trọng, được thể hiện ở những điểm sau:
Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa cơ quan, tổ chức, quần chúng
nhân dân và các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng cao chất
lượng và hiệu quả công việc, đảm bảo tính hiệu lực pháp lý của văn bản.
Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy quản lý của Phòng Hành chính
– Tổng hợp. Cho nên, làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học, đảm bảo được bí mật của cơ quan.
2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:
- Soạn thảo và ban hành văn bản:
- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Đây là hoạt động chiếm phần lớn trong hoạt động của Văn phòng. Nhờ
công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu
Vũ Thị Trang
11
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức và nội dung
của văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những sai lầm về tệ nan quan liêu giấy tờ,
đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấp
nguồn tư liệu cho lưu trữ cơ quan.
Như vậy, công tác Văn thư đóng một vai trò rất quan trọng, cần thiết đối
với một số cơ quan nói chung và Văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó
nên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác Văn thư.
Đảm bảo công tác Văn thư nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, bí mật và khoa
học.
2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của
Phòng Hành chính – Tổng hợp
2.1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư
Được sự quan tâm của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, của Phòng Hành
chính – Tổng hợp nên tình hình công tác Văn thư khá đảm bảo.
Theo quy chế làm việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì Văn thư
hoạt động theo cơ chế “Một cửa”. Vì vậy,mọi văn bản, giấy tờ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội dù ở bất cứ nguồn nào thì cũng đều phải tập trung tại Phòng
Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản.
Đối với những văn bản không được đăng ký tại Phòng tiếp nhận và Văn
thư thì chuyển cho Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm giải
quyết. Tất cả các văn bản do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các đơn vị trực
thuộc Trường làm ra đều phải tổng hợp về Văn thư để làm thủ tục ban hành.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư
Hiện nay, Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có 02 cán bộ làm công tác Văn thư. Cán bộ Văn thư của Phòng Hành chính –
Tổng hợp được đào tạo nghiệp vụ về Văn thư – Lưu trữ nên thực hiện công tác
tốt, đạt hiệu quả, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ
để nâng cao tay nghề.
Vũ Thị Trang
12
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên phòng Văn thư được bố trí làm
việc tại một phòng riêng có nhiều trang thiết bị cần thiết cho quá trình làm việc
như: máy tính, máy in, máy phô tô.
Nhiệm vụ chủ yếu của Văn thư đó là:
•
•
Soạn thảo và ban hành văn bản:
Thảo văn bản.
Duyệt văn bản.
Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản.
Ký văn bản.
Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
- Quản lý văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu.
- Các loại con dấu.
- Bảo quản con dấu.
- Sử dụng con dấu.
2.1.3. Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng
Công tác Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp trực tiếp chỉ đạo, điều hành. Bởi Văn thư là một mảng
lớn và quan trọng trong hoạt động của văn phòng.
Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác Văn thư –
Lưu trữ đối với cấp trên.
2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ
2.2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nâng
cao hiệu quản công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng
nhu cầu thực tế của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Công tác Văn thư ở Phòng
Hành chính – Tổng hợp luôn được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của
Lãnh đạo, cán bộ Văn phòng đã làm rất tốt công tác này.
Thực hiện Thông tư liên tịch Số: 55/2005/TT-BNV/VPCP ngày
Vũ Thị Trang
13
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
06/05/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kyc thuật trình bày văn
bản; Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư…
Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn quan tâm
đến việc cử cán bộ đi tập huấn chuyên môn nhằm nâng cao chất lượng cán bộ
vào mỗi năm.
Công tác Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp nhận được sự quan
tâm của các cấp, các nghành bằng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ
công tác.
Văn phòng thường tổ chức các cuộc họp giao ban hàng tháng để đề ra
phương hướng nhiệm vụ trong thời gian sắp tới tạp điều kiện cho công tác Văn
thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả và phục vụ đắc lực cho hoạt
động của cơ quan.
Nhìn chung, việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã được thực hiện tốt. Tuy nhiên, để công tác Văn thư đạt hiệu
quả tốt hơn nữa thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo thường xuyên về
nghiệp vụ đối với cán bộ Văn thư.
2.2.2. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư
Qua quá trình thực tập, khảo sát công tác Văn thư tại Phòng Hành chính –
Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho thấy cán bộ Văn thư thực hiện các
văn bản do các cơ quan ban hành như: Chính phủ, Bộ Nội vụ. Cục văn thư và
lưu trữ Nhà nước… ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Cụ thể như:
- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm
2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/08/2010 của Chính phủ về ban
hành và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Vũ Thị Trang
14
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về chi
tiết thi hành một số điều về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư.
Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời và
chính xác, khoa học thì Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội còn có quy định và quy chế làm việc cho bộ phận văn thư.
2.2.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn
thư
Cứ mỗi năm, Phong Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội lại tiến hành kiểm tra công tác Văn thư một lần. Cách kiểm tra không theo
định kỳ mà thường được tiến hành bất ngờ, đột xuất nhằm xem hoạt động Văn
thư như thế nào. Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư luôn phải đề cao trách nhiệm
của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước, của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đề ra. Tạo nên và giữ gìn nề nếp làm việc thống nhất và
nghiêm túc.
Qua việc kiểm tra, đánh giá này giúp cán bộ Văn thư rút kinh nghiệm với
những gì còn tồn tại đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên với những
điểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình.
2.3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư
2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản
• Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng Hành chính
– Tổng hợp nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan. Trưởng phòng và các Phó
Trưởng phòng là những người chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đảm bảo đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội
Vũ Thị Trang
15
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dung và thẩm quyền ban hành.
Thời gian qua, công tác soan thảo văn bản của cơ quan đã đảm bảo giải
quyết được nhiệm vụ được giao.
Trình tự soạn thảo văn bản được thực hiện đúng theo quy định của các
văn bản:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư;
-Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/20011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
Qua đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cụ thể hóa quy định vào trong
hoạt động của mình
Tất cả các văn bản đi, đến đều phải thông qua Phòng Hành chính – Tổng
hợp. Văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản, vào sổ công văn và chuyển
vào địa chỉ người có trách nhiệm giải quyết
Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản , giấy tờ có nội dung thuộc thẩm
quyền giải quyết của cơ quan. Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo
lên Thủ trưởng cơ quan phải chuyển quan văn phòng thẩm định về thể thức, nội
dung trước khi trình ký.
Đối với các văn bản phát hành của Hiệu trưởng, Phòng Hành chính –
Tổng hợp phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu và
gửi đúng địa chỉ, đông thời lưu trữ và bản gốc.
• Duyệt văn bản
Sau khi bộ phận chuyên viên của Phòng hoàn thành bản thảo, Trưởng
phòng là người xem xét và phê duyệt trước khi đánh máy ban hành.
• Đánh máy văn bản
Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác Văn thư để hoàn thành
Vũ Thị Trang
16
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
một văn bản trước khi làm thủ tục phát hành văn bản.
Việc đánh máy được thực hiện đúng theo về hình thức văn bản, song còn
tồn tại một số lỗi chính tả.
2.3.2. Tình hình ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội và Phòng Hành chính – Tổng hợp
Trong những năm qua, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có nhiều cố
gắng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, các văn bản được ban hành
đúng thẩm quyền, hình thức, nội dung và đảm bảo đúng quy định pháp luật.
Để ngày càng nâng cao chất lượng các văn bản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
trong thời gian tới, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ tiếp tục chỉ đạo bộ phận
Văn thư, nhất là cán bộ Văn thư quan tâm hơn nữa trong công tác soạn thảo, ban
hành văn bản, triển khai thực hiện tốt Luật ban hành văn bản QPPL và các văn
bản hướng dẫn thi hành, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nâng cao kỹ năng, nghiệp
vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo để hạn chế sai sót.
2.3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. - Văn bản đi là
toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. - Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản
do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. - Quản lý văn bản là áp
dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp
thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ
quan, tổ chức
Việc tổ chức quản lý văn bản đi của Phòng Hành chính – Tổng hợp đảm
bảo nguyên tắc: tập tring, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo đúng quy trình
của Nhà nước quy định
Số lượng văn bản phát hành của cơ quan tăng theo từng năm. Mỗi năm cơ
quan ban hành hơn 2500 văn bản.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi (Phụ lục IV)
2.3.3.1 Việc trình ký văn bản
Trình ký là một khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư. Văn bản sau khi
Vũ Thị Trang
17
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được in thì phải trình Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp ký theo thẩm quyền ban hành.
Trước khi ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã đầy đủ
về mặt nội dung và hình thức hay chưa. Việc trình ký có thể do cán bộ văn thư
hoặc do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
2.3.3.2. Đóng dấu văn bản đi
Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở đây
cán bộ văn thư có trách nhiệm xem xét lại một lần nữa toàn bộ văn bản. Xem
chữ ký ở phần thẩm quyền có đúng hay chưa, sau đó văn thư mới tiến hành ghi
số và ngày tháng cho văn bản
2.3.3.3. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi trong công tác Văn thư ở Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội được thực hiện bằng phương pháp truyền thống đó là lập sổ văn bản đi.
2.3.3.4. Chuyển giao văn bản đi
Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ Văn thư thực hiện một cách
nhanh chóng, kịp thời và chuyển giao trong ngày sau khi làm thủ tục phát hành
xong.
Khi tiến hành gửi văn bản, cán bộ Văn thư tiến hành ghi các thông tin
vaofphong bì đầy đủ, rõ ràng, đặc biệt là phần nơi nhận, ghi rõ họ tên, địa chỉ
của cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo đúng thẩm quyền.
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ Văn thư phòng
Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm khá tốt, văn bản
được gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết công việc, đảm bảo
nguyên tắc tập trung, nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học. Thực hiện
đúng theo quy định chung của Nhà nước góp phần nâng cao chất lượng quản lý
Nhà nước bằng văn bản. Song vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm trong toàn bộ
quy trình.
2.3.3.5. Lập tập lưu văn bản
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn
Vũ Thị Trang
18
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản đi đối với công tác Văn thư. Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hằng
ngày và mục đích lâu dài, các văn bản đi của cơ quan được lưu lại 2 bản: một
bản lưu ở văn thư, một bản giao cho các đơn vị soạn thảo. Các bản lưu này được
sắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan thì em nhận thấy rằng công tác quản
lý bản lưu của cơ quan được tổ chức khá tốt, đảm bảo các văn bản được ban
hành ra đều được giữ lại để phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan.
Tuy nhiên, việc lập tập lưu còn chưa được tiến hành đầy đủ, còn tình
trạng văn bản cho vào bỏ gói rồi cho vào lưu trữ.
2.3.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Khái niệm văn bản đến: là tất cả các công văn giấy tờ đơn vị nhận được từ
bên ngoài cơ quan gửi đến
Nhìn chung thì văn bản gửi đến cơ quan tương đối nhiều nên khi văn bản
đến vào ngày tháng năm thì cán bộ Văn thư nhập dữ liệu vào ngày tháng năm
đó. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ở Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội tuân theo trình tự, quy định rõ ràng.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục V)
2.3.4.1. Tiếp nhận văn bản
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong
quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.
- CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho
cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhân
viên Bưu điện.
- Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách
báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản
tin, ... không phải vào sổ công văn đến. Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều
phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại
không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có
Vũ Thị Trang
19
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì
CBVT phải chuyển ngay đến Giám đốc Sở (hoặc Phó giám đốc nếu Giám đốc
đi vắng) trong thời gian ngắn nhất.
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”,
văn bản gửi Đảng uỷ và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan.
2.3.4.2. Đăng ký văn bản đến:
Sau khi bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và
đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải vào Sổ
đăng ký công văn đến. xem ( BM-05-01-01)
2.3.4.3.Trình văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn thư trình lên Giám
đốc
2.3.4.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:
Giám đốc duyệt văn bản được chuyển đến phòng ban chuyên môn hay cá
nhân giải quyết theo thẩm quyền.
2.3.4.5. Phân phối chuyển giao văn bản:
Cán bộ văn thư có trách nhiệm:
- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng chuyên môn để đọc
hoặc xử lý.
- Văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó. CBVT không
để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác, đơn vị, phòng ban
khác.
Vũ Thị Trang
20
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Hành chính –
Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Dấu là thành phần thể thức không thể thiếu của mỗi văn bản để đảm bảo
tính pháp lý và chân thực của văn bản. Mẫu dấu của Phòng Hành chính – Tổng
hợp được làm đúng theo quy định của Nhà nước.
Dấu của cơ quan phải được bảo mật nên việc quản lý và sử dụng con dấu
phải được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, giao trách nhiệm cho cán
bộ Văn thư cất giữ và bảo quản.
Cán bộ Văn thư là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình sử
dụng con dấu.
Nhìn chung, tình hình quản lý và sử dụng con dấu ở cơ quan khá tốt, thực
hiện theo đúng quy định chung của Nhà nước và Quy chế văn phòng. Cán bộ
Văn thư đã nắm rõ được trách nhiệm trong công tác bảo quản và sử dụng con
dấu. Vì vậy, con dấu của cơ quan luôn được bảo quản cẩn thận và được vệ sinh
sạch sẽ. Việc đóng dấu lên văn bản luôn chính xác đảm bảo tính quyền lực của
cơ quan.
2.3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư
Có nhiều yếu tố tác động đến hiệu quả làm việc của cán bộ Văn thư.
Ngoài năng lực, phẩm chất của thì trang thiết bị phục vụ cho công tác cũng góp
phần quan trọng không kém. Đó là yếu tố bên ngoài, khách quan giúp Văn thư
hoàn thành tốt công việc của mình
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung cũng như Phòng Hành chính –
Tổng hợp nói riêng rất quan tâm đến hoạt động văn thư, do vậy vấn đề trang
thiết bị phục vụ hoạt động này cũng luôn được quan tâm. Hiện nay, phòng được
trang bị các thiết bị khá đầy đủ như:
-
02 máy tính
01 máy photocopy
Máy in
Điện thoại nội bộ
Tủ đựng tài liệu
Vũ Thị Trang
21
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- 02 bộ bàn ghế
Các vật dụng cần thiết khác như bút, giấy, gim, dập ghim….
Tất cả các trang thiết bị được bố trí, sắp xếp trong phòng làm việc một
cách khoa học, gọn gàng. Với hệ thống máy móc khá đầy đủ như trên giúp cho
công việc của cán bộ Văn thư được giải quyết nhanh chóng và mang tính hiện
đại.
Nhận xét:
Với trang thiết bị, cơ sở vật chất như ở trên đã đáp ứng được môi trường
làm việc của cán bộ Văn thư Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Trang thiết bị đáp ứng nhu cầu làm việc cần thiết theo chức năng, nhiệm
vụ được giao; có chất lượng tốt, sử dụng lâu bền; tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo
từng bước hiện đại hóa công sở.
2.4. Nhận xét về công tác Văn thư
2.4.1. Nhứng thuận lợi
Nhìn chung hình thức văn thư tập trung ở Phòng Hành chính – Tổng hợp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là hợp lý, cho phép giảm bớt chi phí cho việc
thực hiện văn thư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác Văn thư vào
trong một số trường hợp, tạo điều kiện cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa
đảm bảo cho sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Công tác Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội được tổ chức thực hiện khá tốt, nhân viên làm việc với các trang thiết
bị khá đầy đủ, đảm bảo tính thống nhất, khoa học và hiệu quả trong công việc,
đáp ứng được nhu cầu quản lý văn bản tài liệu của cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản tại Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội thực hiện tương đối tốt, các văn bản được ban hành đúng
theo quy định, thủ tục ban hành một số văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu
tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được đảm bảo an
toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản.
Quản lý văn bản đi: Trong hoạt động của cơ quan thì công tác quản lý văn
Vũ Thị Trang
22
Lớp: QTVP K12D
