TIỂU LUẬN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC

1. Lý do chọn đề tài.
Nền kinh tế thị trường ra đời là một bước ngoặc vô cùng to lớn và là một dấu mốc
quan trọng của nền kinh tế loài người. Song song với sự hình thành và phát triển
của nó là hàng loạt các quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế. Cạnh tranh là một các
quy luật cơ bản và tât yếu của nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong thời cuộc
nhân loại đang đẩy mạnh quá trình Quốc tế hóa thì cạnh tranh trở nên càng gay gắt,
khốc liệt. Đặc biệt hiện nay Việt Nam đã gia nhập tổ chức kinh tế Thế giới WTO
nên có nhiều cơ hội và thách thức. Tuy nhiên do sữ non yếu về mặt kinh nghiệm
và khoa học công nghệ so với các nước trên thế giới nên các cơ quan, đơn vị Nhà
nước Việt Nam đã, đang và sẽ phải trải qua rất nhiều khó khăn và thử thách.
Trung tâm GDTX huyện Bình Tân là một đơn vị được Sở Giáo dục và Đào tạo
Vĩnh Long giao nhiệm vụ đào tạo phổ cập THCS, THPT và đào tạo nghề cho các
tầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện.
Để duy trì và phát triển bền vững, lâu dài thì điều bắt buộc đối với Trung tâm là
phải thường xuyên, tích cực phát huy nội lực và tiềm lực sẵn có của đơn vị, biết tận
dụng những cơ hội khách quan mang lại để khẳng định vị thế của Trung tâm đối
với xã hội.
Đối với mỗi cơ quan, đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt của cơ
quan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Tất cả mọi công việc của Trung tâm sẽ
giúp Ban Giám đốc trung tâm quản lý diều hành có hiệu quả thông qua công tác
văn phòng. Trong đó công tác văn thư là rất quan trọng. Đây là một trong những
mắc xích quan trọng của bộ máy văn phòng, là khởi nguồn đem đến sự thành công
của trung tâm. Tổ chức tốt công tác văn thư hiệu quả trong mọi hoạt động của
trung tâm cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các phòng ban
trung tâm.
Mặt khác, là sinh viên của trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long được tham gia
học tập, nghiên cứu tại trường và được tìm hiểu Trung tâm GDTX huyện Bình Tân
gần 3 tuần, chúng em rất quan tâm về vấn đề vấn đề văn thư. Đó chính là nguồn
cảm hứng và động lực thôi thúc chúng em không ngừng học hỏi, tìm hiểu cũng
như nâng cao trình độ của bản thân. Từ những thực tế thu thập trong quá trình làm
việc và sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Kim Thanh, vì vậy em xin

mạnh dạn nghiên cứu đề tài : Khảo sát công tác công tác văn thư tại trung tâm
GDTX huyện Bình Tân, từ năm 2010 đến nay.

1


2. Mục đích nghiên cứu.
Mục đích của chúng em về đề tài này là tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận chung về
công tác văn thư. Đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm
GDTX huyện Bình Tân. Để từ đó thấy được những ưu điểm, nhược điểm của công
tác văn thư từ đó dưa ra phương hướng và giải pháp đối với công tác văn thư tại
trung tâm GDTX huyện Bình Tân.
3. Tình hình nghiên cứu.
Hiện tại chưa phát hiện đề tài nghiên cứu về công tác văn thư tại Trung tâm GDTX
Bình Tân.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là lý thuyết về công tác văn thư và thực tiễn
các hoạt động văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân. Cụ thể như sau:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành Trung tâm.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tại Trung tâm.
- Thực trạng về hoạt động văn thư tại Trung tâm như: xây dựng và ban hành văn
bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu,…
- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác văn thư, từ đó tìm ra ưu điểm và hạn chế
của công tác văn thư tại Trung tâm để chỉ ra nghuyên nhân của những hạn chế đó.
- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiên và nâng cao hiệu quả
công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Thời gian từ năm 2010 đến nay.
5. Đóng góp của đề tài.
Công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân là đề tài chúng em rất
quan tâm để nghiên cứu nhằm cho bản thân chúng em, cán bộ quản lý và những ai

quan tâm thấy được diểm mạnh, hạn chế của công tác văn thư tại Trung tâm. Từ đó
đề ra phương hướng, giải pháp để công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện
Bình Tân ngày càng hoàn thiện hơn.
6. Nội dung nghiên cứu.
Nội dung: Khảo sát công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân.

2


Thời gian: Từ năm 2010 đến nay.
7. Phương pháp nghiên cứu.
Để nghiên cứu và thực hiện tốt đề tài này chúng em đã sử dụng những phương
pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
- Phương pháp điều tra, quan sát.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp so sánh đối chiếu.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp.
- Phương pháp duy vật biện chứng.
- Phương pháp phỏng vấn.
8. Kết cấu của đề tài.
Đề tài ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo, bố cục đề tài được
chia thành ba phần:
- Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư.
- Chương 2. Thực trạng về công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân.
- Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trung
tâm GDTX huyện Bình Tân.

3

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.
1.1.1 Khái niệm văn phòng.
Văn phòng được hiểu như sau: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh
đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của
toàn bộ cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
1.1.2.1 Văn phòng có những chức năng cơ bản sau:
- Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong
đó có các yếu tố chủ quan, vì vậy muốn ra quyết định mang tính khoa học, người
quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan ý kiến tham gia của các cấp quản
lý, của những người quản lý. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp lựa chọn để
đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,
những phương án phán quyết kịp thời, đúng đắn.
- Chức năng tổng hợp: Quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin phải theo
nguyên tắc, trình tự nhất định sẽ mang lại hiệu quả thiết thực. Chức năng này có
vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị nên chức
năng này có ý nghĩa to lớn. Vì vậy, cơ quan, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện
đại hóa công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại.
- Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các diềuu
kiện vật chất như nhà, trang thiết bị, phương tiện, công cụ, tài chính,… Những cái
đó thuộc về hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá
trình, mọi lúc, mọi nơi.
Vậy, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức
năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết
khách quan tồn tại của cơ quan, văn phòngở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức
năng tổng hợp là quan trọng nhất nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của
công tác văn phòng.

4


1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện các
nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác theo
phân công của thủ trưởng cơ quan.
- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp báo cáo, tình hình hoạt
động của cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo
của thủ trưởng.
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, giải quyết văn thư tờ trình của các cơ quan, cá
nhân các đơn vị theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác.
- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạng mức
kinh phí báo cáo kế toán, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu theo chế độ nhà
nước và quyết định thủ trưởng.
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sữa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ
thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảmm bảo các yêu cầu cho hoạt động và
công tác cơ quan.
- Tổ chức công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, tham gia công tác nhằm bảo đảm chế độ
và nâng cao đời sống người lao động.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng,
từng bước hiện dại hóa công tác hành chính văn phòng.
1.2 LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.
1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy tờ. Ngày
nay, công tác văn thư được hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơ
quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ
trang nhân dân.

5


1.2.2 Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư.
Công tác văn thư là tổng hợp các hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho công tác quản lý là một nội dung đặc biệt quan trọng trong công tác
quản trị văn phòng của cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác này có ý nghĩa trên
nhiều phương tiện:
- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần
thiếtphục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của
mỗi cơ quan, tổ chức nói chung. Công tác văn thư vừa có chức năng là bảo đảm
thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, vừa có chức năng truyền đạt phổ
biến thông tin bằng văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức
được nhanh chóng, chính xác, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật
quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan,
tổ chức. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình
giải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo diều kiện
tốt cho công tác lưu trữ.
1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận trong công tác quản trị văn phòng liên quan đến
công văn giấy tờ cho nên cần bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau:
- Nhanh chóng: Công tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý, nếu công tác văn
thư chậm thì công tác quản lý sẽ không có hiệu quả, thậm chí không có ý nghĩa.
- Chính xác: Tất cả các khâu tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký
duyệt vào sổ, đánh máy,… chuyển giao văn bản đòi hỏi phải thực hiện đúng quy

trình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng. Vì vậy, thông tin đối với văn thư là phải
chính xác cả về nội dung lẫn hình thức.
- Bí mật: Nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của đơn vị nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiếp nhận, sao
gửi phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật, chỉ có người lien

6


quan mới biết được nội dung văn bản. Những văn bản có dấu mật thì phải chuyển
đúng đối tượng, không để cho những người không có lien quan biết nhất là kẻ xấu.
- Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc
sử dụng các phương tiện và trang bị kỹ thuật hiện đại. Do vậy, yêu cầu hiện đại
hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác
quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan, đơn vị nói riêng để có hiệu quả chất
lượng tốt nhất. Hiện đại hóa công tác văn thư ngáy càng là một nhu cầu cấp bách,
thiết yếu nhất.
1.2.4 Nội dung công tác văn thư.
1.2.4.1 Xây dựng và ban hành văn bản.
- Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, quyền hạn của cơ quan và những mục
đích yêu cầu nhất định để làm một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể
hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó.
- Trình duyệt văn bản: Tất cả các văn bản đều phài được duyệt trước khi đưa đánh
máy và trình ký người duyệt văn bản ký tắt vào văn bản mà mình duyệt. Những
văn bản đi do Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan ký đều được
Chánh văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản.
- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản: Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót
về nội dung hoặc chưa đúng thể thức văn bản thì Chánh văn phòng sẽ yêu cầu bổ
sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, sao in.
- Ký và ban hành văn bản: Sauk hi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các

thủ tục ban hành.
1.2.4.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản.
a. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
* Khái niệm văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả những công văn giấy tờ, tài liệu, thư từ, đơn từ,…do cơ quan
nhận được từ bên ngoài gửi đến.
* Một số nguyên tắc chung:
- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn, quản lý
thống nhất ở văn thư.

7


- Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn
bí mật.
- Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng
hành chính trước khi phân phối cho các cá nhân, đơn vị giải quyết.
- Cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của
cán bộ văn thư.
* Nội dung quản lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
Khi nhận văn bản, tiến hành kiểm tra văn bản nhận có đủ số lượng hay không,
phong bì văn bản có bi rách, bị bóc hay chưa.
Bước 2: Phân loại sơ bộ.
Sau khi nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại văn bản như sau:
- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, gửi thủ trưởng cơ
quan hoặc những người có chức vụ lạnh đạo trong cơ quan.
- Loại không đăng ký: Tất cả thư từ riêng, sách báo, tạp chí,…
Bước 3: Bóc bì văn bản.
- Đối với văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “ khẩn” phải bóc ngay.

- Đối với văn bản thường khi bóc bì văn bản không để rách văn bản, không làm
mất phần số, ký hiệu của văn bản và dấu bưu điện trên phong bì.
- Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì giữ nguyên bì trong không được bóc
mà chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật.
Bước 4: Đóng số đến và ghi số đến.
TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN
Số
đến: ..................................

Đ
ẾN

Ngày
đến: .............................
Chuyển:.......................
8


...........
Lưu
hồ
số: ........................

sơ

Mục đích của bước này là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng
văn bản đến cơ quan Bước 5: Xin ý kiến phân phối chuyển giao văn bản đến.
Văn thư chuyển văn bản đã được đóng dấu đến trình thủ trưởng cơ quan quản lý
công tác văn thư để xin ý kiến chi phối văn bản. Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽ
chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

Bước 6: Vào sổ văn bản đến.
Khi vào sổ văn bản đến tránh trùng số, bỏ sót số, gây khó khăn cho việc thống kê
và tra cứu tài liệu. Văn bản ngày nào thì vào sổ ngày đó. Tùy theo số lượng văn
bản nhiều hay ít mà lập sổ cho phù hợp.
Trang bìa của sổ trình bày như sau:

9


TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
_____________

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: . . . . . . .

Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .
Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . . . .

Quyển số. . . . . . .

- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:
Số, ký
hiệu
văn bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản

Người
ký

Nơi nhận
văn bản

Đơn vị, người
nhận bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

1

2

3

4

5

6

7

8

Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến.
Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo:
- Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ.

10


- Khi chuyển giao văn bản, cán bộ văn thư phải giao tặng tay cho người có trách
nhiệm giải quyết.
Bước 8: Tổ chức, giải quyết và theo dõi văn bản đến cơ quan.
- Đối với văn bản thường:
+ Nội dung công việc trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cá nhân, đơn
vị nào thì do đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết.
+ Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết nhanh chóng.
- Đối với văn bản mật: Việc giải quyết văn bản mật cán bộ văn thư phải trao tận
tay cho người có trách nhiệm giải quyết và người được biết nội dung văn bản mật
phải tuân theo nguyên tắc sau:
+ Chỉ phổ biến vấn đề mật trong phạm vi người có trách nhiệm giải quyết.
+ Không mang tài liệu mật về nhà hoặc đi công tác.
+ Không được sao chụp ghi chép những nội dung bí mật trong văn bản.
+ Theo dõi, kiểm tra giải quyết văn bản đến, mục đích nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc.
- Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến
độ chuyển giao văn bản.

b. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
* Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi đi.
* Nguyên tắc chung:
Tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký va làm thủ
tục gửi đi ở văn thư cơ quan.
* Nội dung quản lý văn bản đi:
Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản.
Trước khi văn bản trình lãnh đạo ký hoặc đánh máy thì văn bản kiểm tra về thể
thức văn bản như: tác giả, ngày, tháng, năm,… Nếu có sai sót phải yêu cầu cán bộ
11


hoặc đơn vị soạn thảo văn bản đó sửa lại.Sau khi đã có chữ ký thì văn thư đóng
dấu cơ quan vào sổ ghi ngày, tháng làm thủ tục gửi đi.
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Trang bìa của sổ trình bày như sau:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
-

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: . . . . . . .

Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .
Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . . .
Quyển số: . . . . . . .

Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:

Số, ký
hiệu
văn bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản

Người
ký

Nơi nhận
văn bản

Đơn vị, người
nhận bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

1

2

3

4

5

6

7

8

- Đăng ký văn bản đi là chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, ký
hiệu, ngày tháng, nội dung văn bản,…vào sổ đăng ký văn bản đi nhằm quản lý chặt
chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm được nhanh.
- Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết.
- Khi đăng ký văn bản cần hoàn thiện các thủ tục phát hành như: ghi số văn bản,
ghi ngày tháng văn ban7, đóng dấu và phát hành văn bản đi.

12


- Tùy theo số lượng văn bản đi của cơ quan nhiều hay ít mà lập sổ cho phù hợp.
Bước 3: Chuyển giao văn bản.
- Văn bản đi được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi có chữ ký của người
có thẩm quyền.
- Văn bản khẩn phải chuyển đi trước.
- Văn bản gửi đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.

- Khi đưa văn bản vào bì thư phải lựa chọn bì thư cho thích hợp. Trên bì thư phải
ghi rõ nơi nhận. Đối với văn bản mật phải làm thêm một bì bên ngoài và bì bên
ngoài không ghi mức độ mật.
- Kiểm tra việc gửi văn bản đi bằng phiếu gửi nhằm giúp thủ trưởng theo dõi tình
hình gửi văn bản, nhất là văn bản mật.
Bước 4: Sắp xếp, quản lý văn bản lưu.
Sắp xếp bản lưu: nhằm dễ tra tìm tài liệu, hồ sơ. Sắp xếp các bản lưu chỉ cần dựa
vào số và thời gian ban hành. Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì sắp lên
trên.
Văn thư sắp theo từng năm, từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản,
phục vụ cho nghiên cứu sử dụng và theo dõi việc mượn tài liệu.
1.2.4.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan.
a. Khái niệm dấu:
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Dấu thể
hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước.
b. Nguyên tắc đóng dấu:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn và dung đúng màu mực theo quy định. Dấu
phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái.
- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản.
- Không được đóng dấu khống.
c. Quản lý con dấu:
- Dấu phải được quản lý chặt chẽ và bảo quản tại cơ quan, tổ chức.
13


- Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ.
- Không được sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu.
- Khi dấu bị méo, hư hỏng trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới và
nộp lại dấu cũ.
- Khi mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báo cho cơ

quan cấp giấy phép khắc dấu để thông báo hủy bỏ con dấu đã bị mất.
1.2.4.4 Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
a. Khái niệm:
* Hồ sơ: là một tập bao gồm toàn bộ hoặc một văn bản, tài liệu lien quan với nhau
về một sự việc, một đối tượng hay một vấn đề thuộc phạm vi chức năng của cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân.
* Lập hồ sơ: là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗi
hồ sơ có thể có một tập hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.

b. Yêu cầu của việc lập hồ sơ.
- Hồ sơ được lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
- Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúng
trình tự diễn biến của sự việc.
- Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.
c. Tổ chức việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
* Lập danh mục hồ sơ:
- Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị phải lập trong một
thời gian nhất định.
- Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm
sau.(mẫu)
* Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ:

14


- Mỗi dơn vị, tổ chức trong cơ quan giữ một bản danh mục hồ sơ của đơn vị mình
để làm căn cứ hồ sơ.
- Văn thư căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số , ký hiệu hồ sơ vào cột “ Lưu hồ
sơ” trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến.

- Cuối năm các cá nhân, đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đã
lập, sắp xếp hoàn chỉnh đén hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình của
cơ quan. Nếu có phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ.
d. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thời hạn nộp lưu của tài liệu được quy định như sau:
- Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể
từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và các tài liệu
khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM
GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN HUYỆN BÌNH TÂN
2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN
HUYỆN BÌNH TÂN.
Tên cơ quan: Trung tâm Giáo dục thường xuyên huyện Bình Tân.
Địa chỉ: 56 ấp Thành Quới, xã Thành Đông, huyện Bình Tân, Tỉnh Vĩnh Long.
Điện thoại: 0706272025.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm.
Trung tâm được Sở Giáo dục và Đào tạo Vĩnh Long giao nhiệm vụ như sau:
- Dạy bổ túc văn hóa cấp THPT, phổ cập THCS cho các tầng lớp nhân dân trên địa
bàn huyện.

15


- Hướng nghiệp và dạy nghề phổ thông cho học sinh cấp THCS, THPT cho các
tầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện.
- Đào tạo, bồi dưỡng Anh văn, Tin học ứng dụng cho các tầng lớp nhân dân trên

địa bàn huyện.
- Liên kết đào tạo THCN, đào tạo nghề tại địa phương theo qui chế của Bộ Giáo
dục và Đào tạo.
Căn cứ vào Quyết định số:2219/ QĐ-UBND ngày 10/11/2008 của UBND tỉnh
Vĩnh Long về việc thành lập Trung tâm GDTX huyện Bình Tân.
Quá trình xây dựng và trưởng thành của Trung tâm là một quá trình phấn đấu, bền
bỉ, sáng tạo, tự lực cánh sinh, tự đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ.
Giai đoạn đầu của Trung tâm còn gặp nhiều khó khăn như cơ sở vật chất chưa đáp
ứng nhu cầu giảng dạy, đội ngũ giáo viên còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm vì đa số
mới ra trường, giáo viên mỗi môn chỉ có 01 giáo viên/ môn. Hiện tại Trung tâm có
16 cán bộ giáo viên và công nhân viên. Trung tâm không chỉ huy động lực lượng
đi tư vấn thu hút học viên đến với Trung tâm mà còn chiến lược phát triển, đào tạo
những năm qua. Trung tâm đã được cấp trên tạo điều kiện đầu tư về cơ sở vật chất
xây dựng cơ bản, phòng học và trang thiết bị giảng dạy. Đến nay Trung tâm đào
tạo 03 khối với 06 lớp bậc THPT, 01 lớp liên kết đại học và 02 lớp đào tạo ngắn
hạn. Từ năm 2010 đến nay đã đào tạo hơn……..người. Trung tâm đã không ngừng
nổ lực phấn đấu để đáp ứng nhu cầu học tập đào tạo ngày càng khẳn định vị thế
mình trong xã hội.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm.
Giám Đốc

Phó Giám Đốc

Phòng Hành Chính

Phòng Y tế

Phòng Đoàn thể

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm GDTX huyện Bình Tân

16


Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm bao gồm 01 Giám đốc, 01 Phó giám
đốc và các phòng ban chức năng. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất của Trung
tâm, chịu trách nhiệm trước Đảng, Nhà nước nhằm đảm bảo duy trì chế độ nề nếp
chính quy, đảm bảo công tác hậu cần cho giáo viên, công nhân viên, học viên đang
công tác và học tập tại Trung tâm. Cùng với Giám đốc là Phó giám đốc có chức
năng nhiệm vụ riên, giải quyết các công việc khi Giám đốc vắng mặt hoặc được ủy
quyền, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc trong từng lĩnh vực.
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của Trung tâm.
Trung tâm GDTX huyện Bình Tân có những nhiệm vụ sau:
- Dạy bổ túc văn hóa cấp THPT, phổ cập THCS cho các tầng lớp nhân dân trên địa
bàn huyện.
- Hướng nghiệp và dạy nghề phổ thông cho học sinh cấp THCS, THPT cho các
tầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện.
- Đào tạo, bồi dưỡng Anh văn, Tin học ứng dụng cho các tầng lớp nhân dân trên
địa bàn huyện.
- Liên kết đào tạo THCN, đào tạo nghề tại địa phương theo qui chế của Bộ Giáo
dục và Đào tạo.

2.1.4 Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị đào tạo.
- Cơ sở hạ tầng: có 06 phòng học, 01 phòng thực hành, 01 phòng thư viện, 01 hội
trường, 02 phòng máy, 01 phòng lý thuyết và 01 phòng họp.
- Trang thiết bị giảng dạy: khoảng 150 bộ bàn ghế,06 bộ bàn giáo viên, 32 máy vi
tính,…
2.1.5 Thuận lợi, khó khăn của Trung tâm.
2.1.5.1 Thuận lợi:
Với sự giúp đỡ của Sở Giáo dục và Đào tạo Vĩnh Long cùng với sự phấn đấu
không ngừng mệt mỏi của tập thể và cán bộ Trung tâm. Trong 5 năm ( giai đoạn

2008-2013) Trung tâm xây dựng và phấn đấu đã được Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh
Vĩnh Long tặng bằng khen cho tập thể và cá nhân Trung tâm đạt thành tích xuất
sắc. Trung tâm càng ngày càng khẳng định vị thế của mình trong xã hội.

17


2.1.5.2 Khó khăn:
Bên cạnh những thuận lợi Trung tâm còn gặp không ít khó khăn từ những bước
đầu xây dựng Trung tâm về cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên đến thiết bị dạy học.
Đội ngũ giáo viên còn mỏng và non trẻ, thiếu kinh nghiệm vì đa số mới ra trường,
giáo viên mỗi môn chỉ có 01 giáo viên/ môn. Đây là nhân tố rất quan trọng để
quyết định thành công của Trung tâm.
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM GIÁO
DỤC THƯỜNG BÌNH TÂN.
Những năm vừa qua được sự chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo Vĩnh Long, các
cấp ban ngành và cùng với sự nổ lực phấn đấu của giáo viên, cán bộ công nhân
viên Trung tâm đã góp phần không nhỏ vào quá trình phat triển kinh tế, đất nước.
để duy trì và tiếp tục phát huy những thành tích đã đạt được, xuất phát từ những
mục tiêu đó Ban Giám đốc Trung tâm không ngừng chăm lo công tác văn phòng
của đơn vị đặc biệt là công tác văn thư, bởi đây là công tác không thể thiếu với một
cơ quan quản lý nói chung của Trung tâm nói riêng. Công tác văn thư là một quá
trình xây dựng và ban hành văn bản và quá trình quản lý các văn bản, khai thác sử
dụng các văn bản, tài liệu phục vu cho việc quản lý Trung tâm. Mục đích của công
tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý về mọi hoạt động của Trung tâm.

2.2.1 Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm.
2.2.1.1 Chức năng của phòng Hành chính.
Phòng Hành chính có chức năng giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các
lĩnh vực: bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Giám đốc

Trung tâm và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Giám
đốc Trung tâm và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Trung tâm. Thực hiện việc sử
dụng con dấu và quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Trung tâm và pháp
luật hiện hành; thực hiện các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo
quy định; thực hiện việc lưu trữ và sao gởi các văn bản đã được Giám đốc duyệt ký
đến nơi nhận một cách kịp thời, chính xác; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
trang phục, đồng phục nơi công sở theo quy định trung tâm nhằm tạo môi trường
văn hoá, lịch sự trong cơ quan; quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của trung tâm.
2.2.1.2 Tổ chức văn thư trong cơ quan.
18


Bộ phận văn thư thuộc văn phòng Trung tâm GDTX huyện Bình Tân có 01
người là nhân viên văn thư, trình độ cử nhân quản tri văn phòng.
Văn phòng có đầy đủ trang thiết bị: 01 máy photo, máy in,…
2.2.1.3 Quản lý văn bản đến.
Việc tiếp nhận văn bản do bộ phận văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn
bản, vào số công văn đến và trình Giám đốc xử lý. Trên cơ sở nội dung của văn
bản mà Giám đốc chỉ đạo nhân bản và gửi cho các đơn vị trực thuộc (ghi ở góc văn
bản hoặc ghi bằng giấy cứng kèm theo văn bản). Bộ phận văn thư tiếp nhận, thực
hiện nhân bản và gởi theo chỉ đạo của Giám đốc.Sau khi văn thư tiếp nhận, kiểm
tra, phân loại và bóc bì văn bản xong thì đóng dấu đến và mẫu dấu có kích thước
(3x5cm) như sau:
TRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂN
Số
đến: ..................................

Đ
ẾN

Ngày
đến: .............................
Chuyển:.......................
...........
Lưu
hồ
số: ........................

sơ

Văn bản đến được ghi chép vào sổ công văn đến có mẫu như sau:
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
- Trang bìa của sổ trình bày như sau:

19


SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH LONG
TRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂN

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: . . . . . . .

Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .
Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . . .

Quyển số: . . . . . . .
- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:
Số, ký
hiệu

văn bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản

Người
ký

Nơi nhận
văn bản

Đơn vị, người
nhận bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

1

2

3

4

5

6

7

8

Sauk hi đóng dấu và vào sổ văn bản đến văn thư phân phối chuyển giao văn bản
đến. Văn thư tổ chức, giải quyết và theo dõi văn bản đến cơ quan và văn thư có
trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản.
2.2.1.4 Quản lý văn bản đi.
Trung tâm GDTX huyện Bình Tân hàng năm văn bản đi được gửi Sở Giáo
dục và Đào tạo Vĩnh Long, UBND huyện Bình Tân, Phòng Giáo Dục và Đào tạo
huyện Bình Tân,...
Trung tâm giao việc soạn thảo và ban hành văn bản đi, trình Giám đốc hoặc
Phó Giám đốc phụ trách một mãn công việc liên quan ký, sau đó đóng dấu nhân
bản lấy một bản lưu và gửi đi.
Việc đầu tiên kiểm tra thể thức văn bản,ghi số ngày, tháng, năm văn bản do
Trung tâm ban hành và đánh số phải theo hệ thống số chung và do văn thư của
Trung tâm quản lý. Khi đăng ký văn bản đi phải theo mẫu như sau:
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
20


- Trang bìa của sổ trình bày như sau:

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH LONG

-

TRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂN

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: . . . . . . .
Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . .
Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . . .
Quyển số: . . . . . .
Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:
Số, ký
hiệu
văn bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản

Người
ký

Nơi nhận
văn bản

Đơn vị, người
nhận bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

1

2

3

4

5

6

7

8

2.2.1.5 Tình hình tiếp nhận văn bản đi – đến của Trung tâm từ năm
2010 đến nay.
Năm

2010
2011
2012
2013

Số lượng văn bản đến
423
452
463
444

Số lượng văn bản đi
89
67
58
79

21


2.2.1.6 Quản lý và sử dụng con dấu trong Trung tâm.
- Dấu được quản lý chặt chẽ và bảo quản tại Trung tâm.
- Dấu do nhân viên văn thư giữ.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn và dung đúng màu mực theo quy định. Dấu
phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái.
- Chỉ văn thư được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản.
- Không được đóng dấu khống.
2.2.1.7 Tổ chức việc lập hồ sơ trong Trung tâm.
- Văn thư căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số , ký hiệu hồ sơ vào cột “ Lưu hồ
sơ” trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến.

- Cuối năm các cá nhân, căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp
xếp hoàn chỉnh.
- Trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình của
Trung tâm. Nếu có phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ.
2.2.2 Những thuận lợi và khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm.
2.2.2.1 Những thuận lợi trong công tác văn thư tại Trung tâm.
- Công tác văn thư tại Trung tâm được thực hiện theo chương trình nghiệp vụ của
Cục văn thư lưu trữ Nhà nước nên công tác văn thư ở Trung tâm được thực hiện
một cách khoa học và đảm bảo được tính hợp lý của công tác văn thư Nhà nước.
- Được sự quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ của ban lãnh đạo trường.
- Hệ thống trao đổi thông tin bên ngoài được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ
thống kết nối mạng internet, điện thoại, fax,… tạo điều kiện tốt chop văn thư.
- Phòng được bố trí ngay cửa chính của trường nên tiếp nhận và giải quyết công
việc khá tốt.
- Các văn bản được in sao kịp thời cho các cấp lãnh đạo.
- Việc quản lý con dấu được thực hiện nghiêm túc.
2.2.2.2 Những khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm.
- Hiện tại chỉ có 01 nhân viên làm việc trong công tác Văn thư nên công việc .
22


- Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm chưa thực sự được quan tâm và
chú trọng.

2.2.3 Nguyên nhân của thuận lợi và khó khăn trong công tác văn thư tại
Trung tâm.
a. Nguyên nhân của thuận lợi trong công tác văn thư tại Trung tâm.
Do sự quan tâm thường xuyên của Ban giám đốc đến công tác văn thư. Quán triệt
kịp thời các văn bản chỉ thị của cấp trên Trung tâm đã có quy định và kịp thời đối
với các phòng. Cụ thể văn thư được trang bị hệ thống thông tin lien lạc với môi

trường bên ngoài cũng được cải thiện và hiện đại hóa bằng điện thoại và mạng
internet. Vì vậy, cập nhật văn bản đến nhanh chóng và kịp thời. Đồng thời, Trung
tâm cũng tạo điều kiện cho văn thư bồi dưỡng và nâng cao trình độ học tập về
nghiệp vụ văn thư.
b. Nguyên nhân của khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm.
Do công tác văn thư còn được xem nhẹ và chưa được thật sự quan tâm, đặc biệt
văn thư còn làm việc ngoài giờ hành chính do tiếp nhận học viên các lớp đào tạo
liên kết trong Trung tâm so với đồng lương CBCNV thì lương của họ vẫn thấp
hơn. Mặt khác, do Trung tâm là một đơn vị của Nhà nước nên CBCNV còn làm
việc thụ động, chưa sáng tạo và còn làm việc theo cách thủ công.
Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình
Tân, chúng em nhận thức công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong công tác
quản lý và điều hành mọi hoạt động ở Trung tâm.
Công tác văn thư được bố trí ở phòng hành chính, văn thư có trình độ cao đẳng
quản trị văn phòng và chịu dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm. Toàn bộ công
văn đi đến được đăng ký trong sổ công văn đi, công văn đến. Văn thư được trang
bị đầy đủ thiết bị cho công tác văn thư.

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM GDTX HUYỆN BÌNH TÂN.
3.1 CĂN CỨ VÀO LÝ LUẬN.
Hiện nay, Trung tâm thực hiện và làm theo các quy tắc, quy định của Nhà nước về
công tác Văn thư
3.2. CĂN CỨ VÀO GIÁ TRỊ THỰC TIỄN.
Nhìn chung công tác văn thư tại Trung tâm đều thể hiện được vai trò, chức năng,
nhiệm vụ của mình, góp phần vào vai trò quan trọng, nhiệm vụ của công tác văn
thư tại Trung tâm.
23

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ.
3.3.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho văn thư.
Do văn thư mới ra trường nên kinh nghiệm chưa nhiều trong công tác văn thư .
Văn thư còn trẻ nên các hoạt động về công tác văn thư nhanh nhạy và linh hoạt
trong hoạt động công tác văn thư.
Do con người là tài nguyên vô giá và là nhân tố quan trọng quyết định đến sự tồn
tại hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tất cả hoạt động của cơ quan, đơn vị đều thông
qua đôi bàn tay, trí óc của con người. Trong công tác văn thư của Trung tâm ngoài
sự quan tâm của ban Giám đốc trung tâm còn thường xuyên tích cực bồi dưỡng
trình độ của văn thư là điều kiện tất yếu.
Để hoàn thành nhiệm vụ được giao thì văn thư cần trang bị những kiến thức sau
đây: Kỹ thuật soạn thảo văn bản, trnag bị kiến thức tin học và ngoại ngữ, đặc biệt
là kỹ năng giao tiếp,... Để bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ trong khối văn
phòng Trung tâm cần tổ chức thêm các lớp học ngoại ngữ ngoại khóa để hoàn
chỉnh kiến thức. Bên cạnh đó văn thư phải phải tư rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ để
tự hoàn thiện bản thân.
3.3.2 Bố trí sắp xếp khoa học nơi làm việc.
Tổ chức, bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cho văn thư làm việc. Để đáp ứng
yêu cầu giải quyết công việc được đảm bảo tính dây chuyền khoa học. Chính vì
vậy cần bảo đảm những điều kiện sau đây:
- Bàn làm việc phải sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp có khoa học.
- Chỉ để trên bàn những giấy tờ có liên quan, cần thiết.
- Những hồ sơ sau khi giải quyết xong phải chuyển giao ngay.
- Đối với những văn bản chưa giải quyết xong phải để vào một chỗ để ngày hôm
sau giải quyết tiếp.
Nhờ sắp xếp khoa học tạo được tâm lý thoải mái cho văn thư làm việc, để cho văn
thư phát huy hết sức sáng tạo và năng lực của bản thân, hiệu quả công việc càng
nâng cao. Bên cạnh đó việc sắp xếp khoa học còn thể hiện tác phong làm việc của
văn thư.

3.3.3 Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư.
Trang thiết bị là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của
công việc. Bởi con người cố gắng tới đâu cũng không thể hoàn thành công việc
một cách tốt nhất, nếu không có các trang thiết bị phụ trợ. Ban Giám đốc mặc dù
rất quan tâm đến bộ phận văn thư, nhưng Trung tâm cần bổ sung các trang thiết bị
phụ trợ thêm như hệ thống đèn điện và tủ đựng tài liệu.
3.3.4 Sự quan tâm, chỉ đạo của ban Giám đốc trung tâm.

24


Sự động viên khích lệ của ban Giám đốc Trung tâm là nguồn động viên lớn lao,
tiếp thêm sức mạnh cho nhân viên đặc biệt là nhân viên văn thư. Đây là một trong
những yếu tố thành công trong công tác quản lý nhân lực của nhà quản lý.
Bên cạnh chăm lo đời sống vật chất cũng như tinh thần của CBCNV Trung tâm tạo
điều kiện phát huy hết năng lực của mình.
Bên cạnh đó nhân viên văn thư phải tự giác thực hiện và tự học tự rèn nhằm hoàn
thiện nhân cách cũng như năng cao trình độ chuyên môn cho bản thân.

KẾT LUẬN
Công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động quản
lý của cơ quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và biến đổi là
yêu cầu không thể thiếu được. Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin của văn bản quản
lý Nhà nước nhằm đảm bảo cho từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan Nhà nước
được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho các cơ quan hoạt
động có hiệu quả.
25