luận văn lưu trữ học Khảo sát công tác văn phòng của Uỷ ban nhân dân phường thanh lương

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước đang trên con đường đổi mới, nền tảng để nền kinh tế phát triển
vững mạnh là hệ thống chính trị của Đảng và Nhà nước phải ổn định và không
ngừng phát triển. Để giúp cho công tác quản lý và điều hành của bộ máy quản lý
Nhà nước các cấp nói chung và các công ty nói riêng ngày càng đạt được hiệu quả
cao hơn thì công tác Văn phòng và Văn thư Lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng
trong công tác tham mưu giúp việc cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đất nước trên mọi mặt của xã hội; Đồng
thời thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc đẩy mạnh “cải cách hành
chính”. Đặc biệt là từ khi đất nước ta chính thức ra nhập tổ chức Thương mại thế
giới (WTO) Thì công tác văn phòng càng phải thể hiện rõ vị trí, chức năng, vai trò
và tầm quan trọng của mình, đòi hỏi phải ngang tầm với các ngành khoa học khác.
Nhằm giúp học sinh nắm vững lý thuyết đã học đồng thời đưa lý luận vào
thực tiễn, với phương châm “học đi đôi với hành”; “Nhà trường gắn liền với thực
tế”. Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ TWI ( nay là Trường Cao đẳng Nội vụ) đã
xây dựng kế hoạch thực tập tốt nghiệp hệ Trung cấp - Hành chính Văn phòng K9
tại các cơ quan.
Được sự đồng ý tiếp nhận của Thường trực Uỷ ban Nhân dân (UBND)
phường Thanh Lương, em đã đến thực tập tại văn phòng cơ quan từ ngày 01 tháng
4 đến ngày 11 tháng 7 năm 2008 về công tác Hành chính Văn phòng (HCVP) và
công tác Văn thư - Lưu trữ.
Được thực tập tại UBND phường Thanh Lương - quận Hai Bà Trưng -
Thành phố Hà Nội là một niềm vinh dự đối với em, đây cũng là dịp giúp em hiểu
rõ hơn về nơi mình sinh sống và cũng là mong muốn được thực hành những lý
thuyết được học trong nhà trường nhằm nâng cao nghiệp vụ của bản thân. Trong
thời gian thực tập em đã được sự giúp đỡ tận tình của các bác, các chú trong ban
lãnh đạo, đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ

1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Nội dung bản báo cáo gồm các phần sau:
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG THANH LƯƠNG
Phần II : Nội dung và kết quả thực tập
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
PHẦN 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA UBND PHƯỜNG THANH LƯƠNG:
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND PHƯỜNG THANH LƯƠNG:
Phường Thanh Lương là một Phường ven đô, nằm ở phía Nam quận Hai Bà
Trưng, thành phố Hà Nội, phía Đông tiếp giáp với sông Hồng, phía Tây giáp với
phường Thanh Nhàn , phía Nam giáp với phường Vĩnh Tuy, phía Bắc giáp phường
Bạch Đằng, phường Đống Mác.
Tổng diện tích đất tự nhiên của phường Thanh Lương là 1,66km
2
. Hiện nay
Phường chia thành 12 Khu dân cư - 72 Tổ dân phố gồm 22156 nhân khẩu.
Về Tình hình kinh tế: Trước kia đây là một Phường ven đô nghèo.Tuy nhiên
trong thời gian gần đây, thực hiện chủ trương của nhà nước đẩy mạnh Công nghiệp
hoá- Hiện đại hoá nền kinh tế của Phường đang có bước chuyển biến mạnh mẽ.
Về chính trị - xã hội: Tình hình an ninh chính trị ổn định, Đảng bộ phường

Thanh Lương có 900 Đảng viên sinh hoạt tại 16 chi bộ. Nhân dân luôn tin tưởng
vào sự lãnh đạo chính quyền địa phương, trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững.
Về Văn hoá- Xã hội: Công tác chính sách luôn được quan tâm, hàng năm các
đối tượng chính sách xã hội như: Thương binh - liệt sỹ, gia đình có công với cách
mạng, đối tượng hộ nghèo đÒu được Đảng và chính quyền địa phương quan tâm.
Công tác giáo dục đào tạo phát triển đồng đều ở 3 cấp học. Hiện nay trường
Tiểu học và THCS đều đạt trường chuẩn quốc gia
Sự nghiệp Y tế được quan tâm, công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho
nhân dân được đảm bảo, trạm Y tế được xây dựng 2 tầng với đầy đủ trang thiết bị.
Công tác Thông tin, văn hoá phát triển mạnh. Các thiết chế về văn hoá được
xây dựng đảm bảo nh nhà văn hoá, thư viện
1. Chức năng của UBND phường Thanh Lương
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
- Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt năm 1992 đã được
sửa đổi, bổ sung. Theo Nghị Định số 51/2001/QH 10 ngày 25 tháng 12 năm 2001
của QH khóa X, kỳ họp thứ 10.
- Căn cứ Luật tổ chức Hội Đồng nhân dân và UBND ngày 26 / 11 / 2003
- Căn cứ vào luật tổ chức Chính Phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001.
UBND phường Thanh Lương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố
Quốc phòng an ninh và thực hiện các chính xách khác trên địa bàn.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Thanh Lương:
2.1. Trong lĩnh vực quản lý Nhà nước
UBND Phường thống nhất quản lý Hành chính ở địa phương về Kinh tế, Xã
hội, Giáo dục, Văn hoá, An ninh - Quốc phòng nhằm đảm bảo cho Hiến pháp và

Pháp luật được thực hiện ở địa phương.
2.2. Trong lĩnh vực Pháp luật.
UBND phường Thanh Lương ban hành các quyết định, chỉ thị về cụ thể hoá
các văn bản của Nhà nước. Kiến nghị sửa đổi hoặc bãi bỏ các văn bản không phù
hợp với thực tiễn. Tổ chức công tác hộ tịch, hộ khẩu thực hiện công tác chứng
thực, quyết định xử lý vi phạm hành chính, tuyên truyền phổ biến pháp luật.
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền.
UBND phường Thanh Lương chịu trách nhiệm chủ yếu trong tổ chức, chỉ
đạo thực hện bầu đại biểu Quốc hội và HĐND nh phối hợp với thường trực
HĐND, MTTQ chuẩn bị công tác bầu cử Quốc hội và HĐND cùng cấp.
2.4. Trong lĩnh vực kiểm tra giám sát.
UBND phường Thanh Lương kiểm tra giám sát việc thi hành giám sát Hiến
pháp, Pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước và Nghị quyết của HĐND
Phường trong các cơ quan Nhà nước, Tổ chức Kinh tế - Xã hội trên địa bàn.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Thanh Lương.
Lãnh đạo UBND phường Thanh Lương do HĐND cùng cấp bầu ra gồm: 05
thành viên: trong đó có 01 chủ tịch, 02 phó chủ tịch, 2 uỷ viên.
Các bộ phận tham mưu giúp việc: là cơ quan làm việc của UBND với chức
năng quản lý trên địa bàn phường theo đúng chức năng và phạm vi của mình gồm:
1. Văn phòng - Thống kê
2. Quân sự
3. Công An
4. Địa chính - xây dựng
5. Tư pháp - Hộ tịch
6. Tài chính - Kế toán

7. Văn hóa - Thông Tin
8. Quản lý đô thị
9. Quản lý thị trường
10. Trạm y tế
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Thanh Lương phụ lục 1
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HDND-UBND phường Thanh Lương
1.1. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng,
1.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo để công tác điều hành có hiệu
quả. Xây dựng kế hoạch cho UBND, theo dõi đôn đốc các bộ phận trong việc
chuẩn bị đề án. Tổ chức thống nhất việc ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức
quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ.
1.1.2. Chức năng hậu cần.
Là chức năng cung ứng những điều kiện về vật chất phục vụ cho quá trình
hoạt động của UBND phường nhằm đạt được những mục tiêu đề ra và hoàn thành
nhiệm vụ mà cơ quan Nhà nước cấp trên giao.
1.1.3. Chức năng tiếp dân.
Tiếp nhận hồ sơ hành chính, đơn thư, thực hiện công tác chứng thực.
1.1.4. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND - UBND
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Để thực hiện chức năng trên Văn phòng UBND phường có nhiệm vụ trực
tiếp giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND các công việc sau:
- Tổ chức thu nhận các thông tin đồng thời xử lý các thông tin đảm bảo phản
ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác trong các lĩnh vực công tác phục vụ cho sự

lãnh đạo và chỉ đạo của thường trực HĐND - UBND Phường.
- Xây dựng chương trình công tác cho thường trực HĐND - UBND phường,
giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND quản lý việc thực hiện chương trình xây dựng.
- Phối hợp cùng các bộ phận, đoàn thể, đơn vị thuộc Phường chuẩn bị xây
dựng các chuyên đề về phát triển kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng.
- Tham mưu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo đôn đốc các cơ quan thực hiện
các quyết định, nghị định, nghị quyết của thường trực HĐND- UBND Phường.
- Giúp UBND phường giữ mối liên hệ với các đoàn thể quần chúng, đảm
bảo sự hoạt động theo quy định của pháp luật đối với các ban nghành, đoàn thể.
- Chịu trách nhiệm về công tác quản lý trật tự trong trụ sở UBND, đồng thời
đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND.
- Giúp UBND Phường theo dõi đôn đốc các bộ phận chuyên môn và các
cụm dân cư trong toàn phường tổ chức thực hiện các văn bản của UB đề ra cũng
như của cấp trên gửi xuống, theo dõi quá trình thực hiện các văn bản đó.
- Giúp HĐND, UBND phường quản lý công tác văn thư, lưu trữ
1.2. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của văn phòng UBND Phường.
1). Cơ cấu tổ chức
Căn cứ Thông tư số 03/2004/TT - BNV ngày 16/01/2004 hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 114/2003/ NĐ -CP ngày 10/01/2003 của Chính Phủ về cán bộ,
công chức xã, phường, thị trấn; Nghị định sè 121/2003/ND-CP ngày 21/10/2003 về
chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức. UBND phường Thanh Lương hiện
nay có 3 cán bộ Văn phòng thuộc biên chế nhà nước và một nhân viên Văn thư.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng

(Phụ lục 2)
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

2). Lề lối làm việc
Đối với văn phòng UBND phường Thanh Lương hiện nay có 3 cán bộ văn
phòng ngang cấp nhau do vậy cán bộ văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ
tịch UBND và chịu trách nhiệm tham mưu trực tiếp trên các lĩnh vực được phân công.
1.3. Nhận xét công tác quản lý, phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng
Văn phòng UBND Phường có 3 cán bộ văn phòng ngang cấp trực tiếp giúp
việc cho Chủ tịch UBND Phường quản lý các mặt hoạt động khác nhau như: một
cán bộ phụ trách công tác hậu cần, tiếp nhận văn bản, soạn thảo những văn bản
quan trọng của cơ quan, trình văn bản lên lãnh đạo, quản lý chung về hoạt động
của văn phòng; một cán bộ thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ hành chính thông
thường, quản lý con dấu và sổ đăng ký văn bản đi; một cán bộ tiếp nhận hồ sơ địa
chính nhà đất, thương binh xã hội và quản lý sổ đăng ký văn bản đến; một nhân
viên văn thư có nhiệm vụ đánh máy, vào sổ các hồ sơ chứng thực, in sao các loại
văn bản, hỗ trợ cán bộ văn phòng đóng dấu và một số công việc khi cần thiết.
1.4. Nhận xét những ưu nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong
việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng:
Các trang thiết bị trong văn phòng cũng được trang bị khá đầy đủ bao gồm:
bàn ghế làm việc và tiếp khách, tủ đựng tài liệu, bóng điện, quạt, máy điều hòa,
máy tính, máy in, điện thoại, máy photocopy, bình uống nước
* Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng  (Phụ lục 3)
* Sơ đồ phòng làm việc tối ưu của văn phòng  (Phụ lục 4)
+Nhận xét những ưu, nhược điểm:
a.Ưu điểm:
UBND Phường được thiết kế ba tầng, các phòng làm việc đều đặt ở tầng 1
tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo
UBND, giữa các bộ phận chuyên môn với Văn phòng và trực tiếp dân. Phòng làm
việc của Văn phòng được bố trí hợp lý nằm ngay đầu cơ quan, bên cạnh phòng làm
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
việc của Phó Chủ tịch UBND nhờ vậy công tác tiếp dân, chứng thực được nhanh
chóng và thuận tiện. Bên trong văn phòng được chia làm hai phòng qua một vách
ngăn bằng kính có 2 cửa ra vào riêng biệt, một biên là nơi ngồi chờ của nhân dân
đến làm thủ tục, một bên là nơi làm việc của cán bộ văn phòng.
Văn phòng đựơc trang bị bàn ghế mới và đầy đủ các trang thiết bị, máy móc
khá hiện đại nên thuận lợi cho giải quyết công việc được nhanh chóng hiệu quả.
b. Nhược điểm:
Văn phòng có diện tích hẹp, một số trang thiết bị chưa có không gian riêng,
sắp xếp chưa hợp lý.
c. Đề xuất phương án tối ưu:
Phòng làm việc của văn phòng phường Thanh Lương nhìn chung là đảm bảo
tính khoa học, thuận tiện cho các cán bộ thực hiện công việc. Tuy nhiên văn phòng
cần được mở rộng diện tích, sắp xếp laị một số trang thiết bị.  (Phụ lục 4)
1.5. Xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của cơ quan, đơn vị.
a. Quy trình xây dựng kế hoạch công tác tuần:
KÕ hoạch công tác tuần của UBND Phường được xây dựng theo quy
trình sau: chiều thứ sáu hàng tuần toàn bộ cơ quan họp giao ban, các bộ phận
sẽ báo cáo Thường trực UBND tiến độ giải quyết các công việc, đồng thời đề
xuất những công việc cần làm trong tuần sau để xin ý kiến chỉ đạo. Căn cứ vào
kế hoạch công tác tháng và những công việc mà các cơ quan đến liên hệ công
tác, văn phòng tổng hợp lại và hoàn thành kế hoạch công tác tuần vào sáng thứ
2 tuần sau khi nhận được kế hoạch công tác tuần của UBND quận Hai Bà
Trưng gửi qua internet.
* Kế hoạch công tác tuần ở cơ quan thường gọi là lịch công tác tuần. Khi
xây dựng lịch công tác tuần cho cơ quan chủ yếu thể hiện theo các nội dung sau:
* Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác tuần

(Phụ lục 5)

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Thứ, ngày
tháng
Thời gian Nội dung Thành phần,
chủ trì
Địa điểm Ghi chó
(1) (3) (3) (4) (5) (6)
b. Quy trình xây dựng kế hoạc công tác tháng, quý, năm của cơ quan:
Đây là nhiệm vụ của văn phòng. Khi xây dựng kế hoạch công tác năm, Văn
phòng phải căn cứ vào những điểm sau: chức năng nhiệm vụ của cơ quan, chủ
trương của cơ quan cấp trên, đề nghị của các khu dân cư, tổ dân phố, tình hình
chung của cơ quan trên các mặt công tác, điều kiện vật chất, nhân lực, bản đăng ký
công việc của các bộ phận, đơn vị. Sau đó văn phòng tổng hợp lại thành bản dự
thảo và gửi đến các bộ phận lấy ý kiến đóng góp, khi nhận được sự đóng góp văn
phòng hoàn chỉnh kế hoạch công tác và trình Thường trực UBND ký ban hành.
Quy trình xây dựng kế hoạch công tác tháng quý tương tự như trên, tuy
nhiên có 1 điểm khác sau: Xây dựng kế hoạch công tác quý phải căn cứ thêm vào
kế hoạch công tác năm, xây dựng kế hoạch công tác tháng phải căn cứ vào kế
hoạch công tác quý, năm của cơ quan.
UBND là cơ quan chính quyền cơ sở, mỗi bộ phận chỉ có 1 đến 3 người nên
không phải xây dựng kế hoạch công tác tháng, quý, năm của bộ phận mình mà chỉ
phải gửi bản đăng ký công việc về Văn phòng để văn phòng tổng hợp và xây dựng
kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan.
* Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác năm

(Phụ lục 6)

1.6. Công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan
mà trong quá trình thực tập học sinh được tham gia.
UBND Phường tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo và cuộc họp để thực
hiện chương trình công tác của cơ quan. Cán bộ văn phòng là người trực tiếp chỉ
đạo tổ chức thực hiện các công tác này.
Công tác tổ chức Hội nghị Đại hội Đại biểu Đảng bộ phường Thanh Lương
gồm các nội dung: (Văn phòng UBND phối hợp với văn phòng Đảng uỷ chuẩn bị ).
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1). Nội dung chuẩn bị:
- Để tổ chức Hội nghị Đại hội Đại biểu Đảng bộ phường Thanh Lương văn
phòng Đảng uỷ và văn phòng UBND phối hợp xây dựng Kế hoạch tổ chức Hội
nghị. Khi bản kế hoạch được thủ trưởng phê duyệt thì văn phòng căn cứ vào kế
hoạch để phân công công việc cho từng bộ phận trong cơ quan đồng thời theo dõi
đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt.
- Chuẩn bị tài liệu: Kết quả thảo luận đề án ban chấp hành khoá X, chương
trình Đại hội trù bị, chương trình Đại hội chính thức, phiếu biểu quyết giới thiệu
nhân sự, Quyết định triệu tập đại biểu , Nghị quyết, biên bản k, phiếu bầu cử, Danh
sách khách mời, Báo cáo thẩm tra tư cách đại biểi ( ngoài ra Văn phòng giúp các
lãnh đạo đánh máy báo cáo, bài phát biểu, tham luận, diễn văn khai mạc bế mạc )
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, hội trường ( bàn ghế, băng rôn khẩu hiệu, sân
khấu, âm thanh, ánh sáng, lễ nghi khánh tiết )
- Chuẩn bị kinh phí: Hoa, nước, đồ dùng, trang thiết bị phục vụ Hội nghị….
2). Tiến hành hội nghị:
- Đón tiếp Đại biểu: Khi Đại biểu đến dự Văn phòng sẽ phát tập tài liệu, sau
khi nhận Đại biểu đó sẽ ký vào bản danh sách. Văn phòng căn cứ vào đó mà nắm
được số lượng Đại biểu đến dự báo cáo với lãnh đạo để kịp thời khai mạc Hội nghị

- Tổ chức phòng để lãnh đạo UBND đón tiếp Đại biểu trên quận Hai Bà
Trưng đến dự Hội nghị
- Phục vụ Hội nghị: Bố trí lực lượng đảm bảo an ninh và y tế trong thời gian
diễn ra Hội nghị, tổ chức đội lễ tân có nhiệm vụ hướng dẫn khách mời đến vị trí
ngồi, rót nước, chuyển micro…
- Văn phòng giúp thủ trưởng theo dõi tiến trình hội nghị để giải quyết kịp
thời những vấn đề phát sinh.
3). Tổng kết Hội nghị.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Sau khi hội nghị kết thúc cán bộ văn phòng thực hiện công tác hậu cần, hoàn
chỉnh hồ sơ hội nghị và quyết toán kinh phí.
Cán bộ Văn phòng phường Thanh Lương tổ chức hội nghị, hội thảo và cuộc
họp rất tốt, Ýt xảy ra các sai sót nghiêm trọng. Nhìn chung do có sự chuẩn bị chu
đáo nên các hội nghị của Uỷ ban thành công tốt đẹp.
* Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị

(Phụ lục 7)
1.7. Nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo cơ quan của văn phòng.
Cán bộ Văn phòng UBND Phường trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này.
Đối với những chuyến đi công tác ngắn ngày và địa điểm gần thì lãnh đạo
chỉ thông báo cho Văn phòng để ghi vào lịch công tác.
Việc tổ chức đối với chuyến đi công tác dài ngày cho lãnh đạo UBND
phường Thanh Lương gồm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị:
+. Liên lạc với nơi lãnh đạo đến công tác để nắm được tình hình.

+. Tổ chức họp cơ quan để lãnh đạo chỉ đạo công việc trong thời gian
đi công tác ( nếu là chủ tịch UBND đi công tác)
+. Chuẩn bị nội dung công tác.
+. Chuẩn bị phương tiện.
+. Chuẩn bị kinh phí
- Giai đoạn tiến hành công việc: Cán bộ Văn phòng theo dõi tiến trình
công tác của lãnh đạo, liên lạc thường xuyên với lãnh đạo để báo cáo tình hình
khái quát của cơ quan đồng thời xin ý kiến công việc đột xuất, nắm rõ tình hình
của cơ quan để về báo cáo lãnh đạo
- Kết thúc chuyến đi: Sau khi lãnh đạo đi công tác về, cán bộ Văn phòng
báo cáo tóm tắt tình hình cơ quan, hoàn chỉnh hồ sơ và quyết toán kinh phí.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
* Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

(Phụ lục
8)
1.8. Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan
khi giải quyết một tình huống cụ thể.
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải
quyết công việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin công việc được giải quyết
nhanh chóng. Thông tin chính xác công việc được giải quyết đúng đắn. Cán bộ
Văn phòng là người có trách nhiệm cung cấp thông tin trực tiếp cho lãnh đạo.
Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan khi giải
quyết đơn thư của tổ dân cư 21A về việc gia đình ông Hồng cho mắc trạm thu phát
sóng điện thoại di động trong khuôn viên nhà và gây ảnh hưởng đến sức khỏe của
nhân dân xung quanh.

Cán bộ Văn phòng phối hợp với cán bộ Tư phát thực hiện theo quy trình sau:
Thu nhận tin - Xác minh tin - Phân tích tin - Tổng hợp tin - Kiến nghị và giải quyết tin
Sau khi đã nắm rõ được sự việc cán bộ văn phòng kiến nghị giải quyết vụ
việc lên lãnh đạo cơ quan. Sau khi xem xét những luận cứ những thông tin được
chuyển lên, nếu thấy đầy đủ và chính xác thì lãnh đạo cơ quan sẽ cho triệu tập họp
giải quyết đơn thư.
Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo UBND phường Thanh Lương, cán bộ
Văn phòng thực hiện quy trình như trên kết quả đạt được rất cao.
* Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin của văn phòng

(Phụ lục 9)
2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư.
2.1. Nhận xét mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nước. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc được
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
nhanh chóng, chính xác và năng suất. Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
Xây dựng văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Bảo quản và sử dụng con dấu.
Văn phòng UBND Phường có một nhân viên văn thư hợp đồng nhưng nhân
viên này chỉ có nhiệm vụ đánh máy, in sao văn bản và hỗ trợ công việc cho cán bộ
văn phòng. Các cán bộ văn phòng của UBND phường Thanh Lương đều có trình
độ đại học và kiêm nhiệm công tác văn thư. Tuy nhiên công tác văn thư của cơ
quan lại không tập trung mà chia nhá ra cho mỗi cán bộ một phần việc. Các khâu
nghiệp vụ của văn thư không được thực hiện đầy đủ, sơ sài thiếu các loại sổ nh sổ
đăng ký văn bản đi bưu điện, sổ chuyển giao văn bản, dấu đến.

Công tác văn thư lưu trữ của văn phòng UBND phường Thanh Lương chịu
sự quản lý trực tiếp của chủ tịch HĐND và chủ tịch UBND phường Thanh Lương.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
Hiện nay UBND phường chưa có quy định cụ thể về soạn thảo và ban hành
văn bản quản lí nhà nước. Những quy định về quy trình, thủ tục được thực hiện
theo các văn bản hiện hành của Nhà nước như:
- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND;
- Các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ có liên
quan đến soạn thảo và ban hành văn bản.
- Vấn đề trên cũng được quy định trong Quy chế làm việc của HĐND và UBND
2.2.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan.
- Về văn bản quy phạm pháp luật: Theo điều 19 luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 1996 và Điều 11, Điều 41, của Luật tổ chức HĐND và
UBND năm 2003, UBND ban hành văn bản Quyết định, Chỉ thị.
- Ngoài ra UBND phường còn ban hành các loại văn bản hành chính nh:
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
+ Văn bản cá biệt: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt
Ví dụ: Quyết định về việc xử phạt vi phạm hành chính; Chỉ thị về việc đẩy
nhanh tiến độ thi công đoạn đường liên đô thị.
+ Văn bản hành chính thông thường: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, tờ trình,
công văn, hợp đồng, công điện, biên bản, các loại giấy tờ như: giấy giới thiêụ, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, một số phiếu của văn thư ( Phiếu gửi, phiếu báo).
2.2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

a. Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND Phường được thực theo các quy
định trong các văn bản sau:
- Luật Ban hành VBQPPL của Hội đồng nhân dân và UBND
- Nghị định 91/2006/NĐ-CP.
b. Đối với văn bản quản lí nhà nước không mang tính chất QPPL được thực
hiện theo quy trình chung như sau:
- Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: Khi cần giải quyết công việc của bộ phận
nào bằng văn bản thủ trưởng cơ quan sẽ giao nhiệm vụ và truyền đạt nội dung văn
bản cho cán bộ thuộc bộ phận đó soạn thảo.
- Thảo văn bản: khi nhận nhiệm vụ cán bé sẽ tiến hành đánh máy soạn thảo
văn bản đảm bảo đúng nội dung và thể thức mà thủ trưởng truyền đạt.
- Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ trưởng để
duyệt nội dung. Thủ trưởng sẽ chỉnh sửa trực tiếp vào bản thảo đánh máy đó.
- Đánh máy và in văn bản: căn cứ vào file bản thảo lưu trong máy tính cán
bộ chỉnh sửa theo ý kiến của thủ trưởng và in văn bản.
- Trình ký: Sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên thủ
trưởng cơ quan để thủ trưởng ký duyệt. Trước khi thủ trưởng ký thì phải xem
người đánh văn bản đã đánh đúng nội dung chưa, có sai sót về mặt từ ngữ hay còn
sót nội dung không, nếu chính xác thì thủ trưởng sẽ ký văn bản ban hành.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
- Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo,
văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (số, kí hiệu,
ngày tháng năm), sao văn bản đủ số lượng rồi mới đóng dấu, sắp xếp lưu văn bản
- Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thành đầy đủ quy trình soạn thảo văn
bản, văn bản sẽ mang tính pháp lí và có giá trị thực thi đối với các đối tượng có

liên quan. UBND sẽ tiến hành triển khai văn bản ( ban hành văn bản ).Trong quá
trình áp dụng văn bản vẫn luôn luôn phải theo dõi kết quả và phát hiện kịp thời
những sai sót, hạn chế để uốn nắn, bổ sung và sửa đổi.
* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

(Phụ lục 10)
2.2.4. Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5
năm.
Hàng năm UBND phường Thanh Lương ban hành hàng trăm văn bản gồm:
Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, công văn, giấy mời (phụ lục 12)
2.2.5. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung.
* Ưu điểm:
- Thẩm quyền ban hành văn bản: Nhìn chung, UBND phường Thanh
Lương đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về thẩm quyền ban hành văn
bản, đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực văn bản khi ban hành. Phần lớn các văn
bản được ban hành đúng với thẩm quyền quy định.
Ví dụ: Văn bản Quyết định về thu chi ngân sách thẩm quyền ban hành là
UBND, Chủ tịch là người ký thay mặt. ( Phụ lục 19 )
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Cán bộ Văn phòng của cơ quan
đã có sự nghiên cứu Thông tư liên tịch sè 55/2005/TTLT - BNV - VPCP và các
văn bản khác để thực hiện. Nhìn chung văn bản đầy đủ các yếu tố về mặt thể thức.
Ví dô: Các văn bản dẫn chứng ở phụ lục đều đủ các thành phần thể thức.
- Quy trình soạn thảo văn bản: Được cán bộ UBND áp dụng linh hoạt; đảm
bảo văn bản ban hành có nội dung rõ ràng đầy đủ tính pháp lý, đảm bảo về thể thức.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Ví dụ: Quyết định chuyển 50% vượt thu ngân sách phường năm 2007. Văn

bản này chuẩn về nội dung, đủ các mặt thể thức tuy chưa trình bày đúng một số
chỗ ( Phụ lục 19)
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Công tác soạn thảo văn bản ở UBND
phường Thanh Lương do một cán bộ Văn phòng đảm nhiệm, có kinh nghiệm và kỹ
năng trong công tác soạn thảo nên văn bản được trình bày Ýt bị huỷ bỏ.
*Nhược điểm:
- Thẩm quyền ban hành văn bản: UBND là cơ quan hoạt động theo
nguyên tắc tập trung dân chủ. Các văn bản hầu hết được quyết định dựa trên
nguyên tắc tập thể, Chủ tịch là người thay mặt UBND. Nhưng một số văn bản lại do
Chủ tịch có quyền ký trực tiếp. Nên một số văn bản đã ban hành nhầm với thẩm
quyền quy định.
Ví dụ: Quyết định kiện toàn ban chỉ đạo vệ sinh an toàn thực phẩm. Đây là
quyết định cá biệt do Chủ tịch UBND là người ký trực tiếp nhưng thực tế văn bản
của cơ quan lại đề thẩm quyền là UBND. (  Phụ lục 20 )
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trong một số văn bản phát hiện
thấy thiếu về thành phần thể thức. Lỗi sai thường gặp nhiều nhất về mặt thể thức là
lỗi gạch chân dưới tiêu ngữ, số, ký hiệu văn bản chưa đúng, kiểu chữ, cỡ chữ chưa
đúng tiêu chuẩn, lề văn bản căn chưa đúng, tên cơ quan ban hành văn bản. Đối với
văn bản không có tên loại như công văn ở phần số, ký hiệu không có tên loại mà
văn bản của cơ quan vẫn có, căn cứ của quyết định vẫn gạch đầu dòng.
Ví dô: Trong công văn về việc thông báo sơ kết dư năm 2007 mắc rất nhiều
lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản . (  Phụ lục 21 )
- Quy trình soạn thảo văn bản: Một số văn bản làm tắt 1 số bước trong
quy trình soạn thảo. Các bước được thực hiện nhưng thường làm tắt để rút ngắn thời
gian.
Ví dụ: Văn bản không có chữ ký nháy(  Phụ lục 17,18,19,20,21,22,23,24 )
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Văn bản thường gặp một số lỗi sai: Lỗi viết
hoa, lỗi ngắt câu, lỗi căn lề, kiểu chữ…. (  Phụ lục 17 )
Qua quá trình thực tế cho thấy việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
phường Thanh Lương được thực hiện nghiêm túc. Tuy nhiên trong quá trình thực
hiện các cán bộ không tránh khỏi những sai sót nhất định. UBND Phường cũng rất
quan tâm tới điều này và đang cố gắng khắc phục những sai sót đó.
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả mọi văn bản của UBND phường Thanh Lương trước khi ban hành
phải được kiểm tra kỹ nhằm hạn chế việc ban hành những văn bản kém hiệu lực thi
hành hoặc chưa đầy đủ, chưa đúng về thể thức và nội dung văn bản.
* Đăng ký văn bản đi.
Văn bản sau khi đã được lãnh đạo UBND ký ban hành sẽ được chuyển xuống
văn phòng để cán bộ quản lý sổ văn bản đi xác định là công văn hay quyết định
để sử dụng sổ đăng ký loại văn bản đó ( báo cáo, kế hoạch đều đăng ký vào sổ
công văn) tiếp theo cán bộ sẽ hoàn chỉnh về mặt thể thức (số ký hiệu, ngày
tháng). Các văn bản thường được sao đủ số lượng gửi đi sau đó mới đóng dấu
cơ quan. UBND Phường sử dụng 02 sổ đăng ký văn bản đi đó là sổ đăng ký
quyết định đi và sổ công văn đi, mẫu 2 sổ giống nhau chỉ khác tên sổ.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

( Phụ lục 14 )
* Chuyển giao văn bản đi.
Những văn bản đi của cơ quan ban hành ra đều được gửi đi ngay sau khi
hoàn tất các thủ tục đăng ký.
Đối với những văn bản “ mật ”, “ khẩn ” phải đóng dấu chỉ mức độ “ mật ”,
“ khẩn ” để đảm bảo quá trình thực thi.
- Các hình thức chuyển giao gồm có:
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Trường Cao đẳng Nội vụ
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
UBND dân Phường có nhân viên văn thư chuyên văn bản. Văn bản chuyển
trong cơ quan văn thư chuyển trực tiếp, chuyển ra ngoài cơ quan thì văn bản sẽ
được cho vào phong bì, chuyển đến các khu dân cư, đơn vị, ban ngành, các UBND
Phường thuộc Quận Hai Bà Trưng thì nhân viên văn thư sẽ dùng phương tiện các
nhân đi chuyển, nếu văn bản chuyển đi xa thì chuyển qua đường bưu điện.
* Sắp xếp và bảo quản tập lưu:
Tất cả các văn bản do UBND phường Thanh lương ban hành chỉ lưu 1 bản ở
văn thư. Cán bộ văn thư sắp xếp văn bản theo số, ngày tháng ban hành văn bản.
* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

( Phụ lục 11 )
2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả giấy tờ tài liệu gửi đến UBND phường bằng các con đường sau: Bưu
điện, thư tay, qua trang Web chỉ đạo, cán bộ đi công tác cầm về sau khi nhận văn
bản cán bộ văn phòng phải xem xét có phải của cơ quan mình hay không, nếu
không phải thì trả lại ngay sau đó phân loại xử lý văn bản theo các trường hợp như:
Văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn , khẩn và giấy mời phải bóc bì ngay và trình
lãnh đạo giải quyết kịp thời. Các văn bản khác thì xử lý bình thường.
* Tổ chức tiếp nhận, phân loại văn bản đến.
- Tiếp nhận văn bản: Tất cả văn bản đều phải qua văn phòng
- Kiểm tra, phân loại: kiểm tra số lượng văn bản, kiểm tra địa chỉ nơi nhận
văn bản, tránh nhầm lẫn, nếu gửi nhầm thì gửi trả lại ngay.
* Trình văn bản đến
Sau khi kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến cán phụ tráchvăn phòng phải
chuyển văn bản lên thủ trưởng cơ quan xem xét nội dung sau đó bút phê vào góc
trái phía trên, dưới số ký hiệu văn bản ý kiến phân phối và chỉ đạo.

* Đăng ký văn bản đến.
UBND Phường sử dụng sử dụng 01 sổ đăng ký chung.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Căn cứ vào bút phê của thủ trưởng cán bộ Văn phòng vào sổ: Ghi số đến,
ngày đến vào văn bản theo số thứ tự ghi liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến 31/12
năm đó, Cuối cùng là sao văn bản, sau khi sao lưu lại bản chính
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: (

Phụ lục 15 )
* Chuyển giao văn bản đến:
Sau khi văn bản đã sao cán bộ Văn phòng căn cứ vào bút phê của lãnh đạo
để chuyển văn bản đi. Nhân viên văn thư tùy vào hình thức cụ thể để lựa chọn hình
thức chuyển giao hợp lý nhất.
Riêng đối với việc giải quyết và chuyển giao văn bản khẩn, mật, hỏa tốc
được cán bộ Văn thư Văn phòng xử lý kịp thời, đúng thời gian quy định chuyển
ngay đến các đơn vị, các cá nhân trong thời gian ngắn nhất.
* Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:
- Giải quyết văn bản đến: Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất trong toàn
bộ quy trình tổ chức, quản lý và giải quýêt văn bản đến cuả cơ quan. Chính vì vậy
cán bộ Văn phòng phải nghiên cứu, xem xét, giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
- Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến: Để giải quyết văn bản đến của cơ
quan được chủ động, đạt hiệu quả cao, văn phòng UBND Phường tiến hành theo
dõi việc giải quyết văn bản đến của cơ quan có đúng quy định hay không, từ đó có
cơ sở đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ giải quyết văn bản đúng thời gian quy định.
* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến  (Phụ lục 13)
2.3.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là khâu nghiệp vụ quan trọng
cuối cùng của công tác Văn thư và là mắt xích nối liền công tác Văn thư với Lưu trữ.
Văn phòng UBND phường Thanh Lương không tổ chức lập hồ sơ hiện hành
mà các bộ phận có liên quan đến tài liệu tuỳ theo công việc mà tiến hành đưa tài
liệu vào lưu trữ. Khi tổ chức Hội nghị, Hội thảo, giải quyết vụ việc cụ thể như đơn
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
thư, khiếu kiện thì tất cả các văn bản hình thành ra trong quá trình làm việc sẽ
được tập hợp lại thành hồ sơ và lưu tại tủ tài liệu của văn phòng.
2.3.4. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm
* Ưu điểm:
- Quy trình tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: UBND phường Thanh
Lương đã thực hiện tương đối đầy đủ các khâu trong quy trình này. Sổ đăng ký văn
bản rõ ràng và đầy đủ. Đa số văn bản đi được lấy số và đăng ký trước khi ban hành.
- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Tiến độ giải
quyết văn bản đến về cơ bản đã được đảm bảo: các văn bản, giấy tờ được giải
quyết nhanh chóng kịp thời, đem lại hiệu quả công việc cao. Đa số các văn bản đến
cơ quan không bị bỏ sót. Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ tiện theo dõi.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: Đa số các hồ sơ quan
trọng đều được tiến hành theo dõi, lập hồ sơ, đảm bảo về nguyên tắc pháp lý làm căn
cứ để đưa vào lưu trữ. Ví dụ: hồ sơ liên quan đến công việc tổ chức của cơ quan.
* Nhược điểm:
- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Do cán bộ văn
phòng làm công tác kiêm nhiệm cả văn thư nên đôi lúc công việc còn ùn tắc. Một
số văn bản đã làm tắt, lấy số ký hiệu văn bản trước khi đăng ký. Không có sổ đăng
ký văn bản đi bưu điện và sổ chuyển giao văn bản.
- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Khi chuyển giao

văn bản không có sổ chuyển giao nên dẫn đến mất văn bản, cán bộ phụ trách mảng
công việc này rất nhiều việc nên nhiều văn bản không được giải quyết kịp thời, chỉ
sử dụng một sổ đăng ký văn bản đến nên khi cần tìm thông tin cũng mất thời gian.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan: Các hồ sơ Ýt
quan trọng hầu như không được lập và lập thì còn thiếu.Số lượng hồ sơ tồn đọng
nhiều ở các phòng, ban nhiều nhất là hồ sơ công việc. Vì cơ quan không lập danh
mục hồ sơ nên cán bộ chuyên môn của các bộ phận khó lập hồ sơ.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Cán bộ Văn phòng phường Thanh Lương quản lý dấu Quốc huy, dấu chức
danh, dấu họ tên, dấu chứng thực, dấu chỉ mức độ “ mật ”, “ khẩn ”, “ hỏa tốc ”.
Vậy việc quản lý con dấu của UBND phường thực hiện đúng theo Nghị định
58/2001/NĐ-CP năm 2001 của Chính Phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu
và các văn bản pháp luật hiện hành. Văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm
quyền thì cán bộ văn phòng xã đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Trước khi đóng dấu, văn phòng phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký của người có
thầm quyền ký văn bản.
Cán bộ Văn phòng Phường nhìn chung đã thực hiện tốt việc bảo quản và sử
dụng con dấu, thường xuyên vệ sinh con dấu và cất giữ trong tủ.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Công tác Lưu trữ của UBND Phường vẫn do cán bộ Văn phòng kiêm nhiệm.
3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
1). Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
- Đối với UBND phường Thanh Lương thì nguồn tu thập, bổ sung tài liệu
chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý hành chính
Nhà nước trên các lĩnh vực Kinh tế - Văn hóa - Xã hội - An ninh quốc phòng…

Trong đó chủ yếu là các văn bản của Văn phòng, Văn hóa, Tư pháp, quân sự.
- Tài liệu, văn bản của UBND phường Thanh Lương không nhiều tập trung
phần lớn ở văn phòng và phòng làm việc của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Thường thì vào cuối năm cán bộ văn phòng sẽ tập trung toàn bộ khối lượng tài liệu
sản sinh ra sàng lọc loại bỏ những văn bản trùng lặp, bản sao, văn bản hết giá trị,
cuối cùng chia các văn bản còn lại vào các hộp đựng tài liệu như hộp đựng quyết
định, hộp đựng các loại văn bản khác của cơ quan ban hành ra; và hộp đựng văn
bản đến, sau đó để tất cả vào tủ lưu tài liệu ngay trong văn phòng.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
* Ưu điểm: Nhìn chung tài liệu có giá trị của cơ quan đã được cán bộ Văn
phòng thu thập, bổ sung đưa vào lưu trữ.
* Nhược điểm: Tuy nhiên Việc thu thập, bổ sung tài liệu đôi khi được tiến
hành theo thãi quen, một số tài liệu còn thiếu. UBND phường không tiến hành lập
danh mục hồ sơ mỗi năm nên các cán bộ chuyên môn của các phòng, ban không có
căn cứ cụ thể để lập hồ sơ dẫn đến tài liệu thường bị thất lạc và chưa đầy đủ.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu:
- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức tài liệu trong phông theo phương án phân loại.
Trong đó có sữa chữa, phục hồi, lập mới nhiều hồ sơ (đơn vị bảo quản), xác định
giá trị tài liệu, lập công cụ tra cứu để phục vụ mục đích khai thác sử dụng tài liệu.
Tài liệu của UBND phường Thanh Lương rất Ýt được lập hồ sơ mà đa số
chỉ được lưu thành các tập văn bản vì vậy trong khoảng thời gian nhất định cán bộ
văn
phòng sẽ mang ra để xác định giá trị của văn bản, nếu văn bản nào hết giá trị
sẽ loại huỷ còn lại sẽ tiếp tục lưu thành các tập theo từng năm chứ không lập thành
các hồ sơ mới. Các hồ sơ giải quyết vụ việc đã được lập thì cũng xác định thời hạn,
giá trị để loại huỷ hoặc giữ lại.

* Ưu điểm: Nhìn chung lãnh đạo UBND phường và cán bộ Văn phòng đã
có trách nhiệm, quan tâm tới việc chỉnh lý và đảm bảo giá trị của tài liệu lưu trữ
trong cơ quan. Trong quá trình hoạt động khối tài liệu của cơ quan đã được chỉnh lý.
* Nhược điểm: Công tác chỉnh lý chưa được tiến hành thường xuyên. Cán
bộ Văn phòng đã được bồi dưỡng về khâu nghiệp vụ lưu trữ nhưng không chính
quy nên khi đưa khối tài liệu ra chỉnh lý còn gặp nhiều khó khăn, thực hiện không
chuẩn. Tài liệu vẫn còn ở tình trạng rời lẻ, chỉ được bó gói chưa được lập thành hồ sơ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Hiện nay UBND phường Thanh Lương do diện tích nhỏ hẹp nên không có
phòng lưu trữ tài liệu mà chỉ có tủ sắt 2 ngăn diện tích là 1m x 2m để các tài liệu lưu
vào đó. Các biện pháp bảo quản để kéo dài tuổi thọ của các tài liêu hầu như không có
*Ưu điểm: Đã bước đầu quan tâm tới công tác Lưu trữ, tài liệu quan trọng
được đảm bảo. Đã trang bị tương đối đầy đủ các cặp hộp đựng hồ sơ, tài liệu, giá, tủ.
*Nhược điểm: Do điều kiện cơ sở vật chất trước đây chưa đầy đủ, việc bảo
quản tài liệu gặp nhiều khó khăn. Có nhiều tài liệu bị mục nát, khó khôi phục. Các
trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản chưa được đầu tư: Máy hút
Èm, hút bụi, nên tài liệu khó bảo quản.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đây là quá trình cung cấp thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ. Đây là mục
đích cuối cùng của công tác lưu trữ nên công cụ tra tìm phải khoa học tạo điều kiện
thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu.
Hiện nay cơ quan chưa có phòng đọc nên tài liệu lưu trữ thường chỉ phục vụ
cho các cán bộ chuyên môn khi cần thiết tra cứu. Tuy nhiên do quá trình lưu trữ tài
liệu không được thực hiện đúng nghiệp vụ, không khoa học nên việc tìm một số tài
liệu rất khó khăn

* Ưu điểm: Tài liệu vẫn được đảm bảo đưa ra sử dụng khi cần thiết, cán bộ
Văn phòng sẽ phục vụ.
* Nhược điểm: việc khai thác và sử dụng còn nhiều khó khăn và hạn chế.
Khi tra cứu tài liệu không có công cụ tra tìm nên mất nhiều thời gian.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
PHẦN II
NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP.
I. NỘI DUNG CÔNG VIỆC.
Với lượng thời gian hơn 3 tháng (Từ 01/4/2008 đến 11/7/2008 ) thực tập tại
VP HĐND - UBND phường Thanh Lương em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình
chu đáo của các cán bộ trong cơ quan đặc biệt là các cán bộ văn phòng. Trong thời
gian này em đã cố gắng nỗ lực hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao, phát huy
hết những kiến thức nghiệp vụ đã được học ở trường vào thực tế, bắt đầu từ công
việc nhỏ nhất, đồng thời em đã được học hỏi rất nhiều về cách giao tiếp, ứng xử
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thế Anh HCVP K9B
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
trong công tác tiếp dân. Quan trọng hơn cả là em đã được tiếp thu và rót ra kinh
nghiệm bổ Ých phục vụ cho chuyên môn nghiệp vụ.
1. Về công tác văn phòng:
Đây là công tác chuyên môn của em. Tại VP HĐND - UBND phường Thanh
Lương em đã thực tập tay nghề với công việc Hành chính Văn phòng như: Đánh
máy các loại văn bản cho Đảng uỷ - HĐND - UBND và các đoàn thể trong
phường; hỗ trợ Văn phòng tổ chức các hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của cơ

quan, tìm kiếm thông tin phục vụ cho công việc khi cần thiết; Trình ký các văn bản
và các hồ sơ chứng thực. Ngoài ra em hướng dẫn một số cán bộ sử dụng các chức
năng của công cụ văn phòng.
2. Về công tác Văn thư:
Đựơc sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cán bộ Văn phòng cơ quan em đã
thực hiện và làm thành thạo các khâu nghiệp vụ của Văn thư như: Quản lý giải
quyết văn bản đến ( Tiếp nhận văn bản; kiểm tra; phân loại; bóc bì; đăng ký văn
bản đến; trình văn bản đến; chuyển giao văn bản đến; sao văn bản đến ), chuyển
giao văn bản đi ( Kiểm tra thể thức; vào sổ văn bản đi; đóng dấu; lựa chọn cách
trình bày bì; đưa văn bản vào bì, chuyển giao,làm thủ tục gửi văn bản đi )
3. Về công tác Lưu trữ:
Trong thời gian thực tập tại UBND phường Thanh Lương em đã được thực
hành về công tác Lưu trữ như: Sắp xếp tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu còn thiếu,
phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, đánh số trang, và đưa vào bảo
quản tại tủ lưu trữ cơ quan.
4. Các công tác khác:
Hỗ trợ cán bộ làm bản chính và các bản sao giấy khai sinh bằng biểu mẫu
trên máy tính, nhập và in phiếu hẹn trả hồ sơ, vào sổ các hồ sơ chứng thực, đóng
các loại dấu chứng thực, vào sổ tiếp nhận các hồ sơ hành chính và nhập máy
chuyển lên trang quản lý hồ sơ một cửa của quận Hai Bà Trưng. Chỉnh sửa, phục
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Trường Cao đẳng Nội vụ
25