Công tác văn thư lưu trữ tại cục công nghiệp địa phương

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Mục tiêu chọn đề tài..................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................3
6. Bố cục của đề tài........................................................................................3
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................4
TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG.....................................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa
phương...........................................................................................................4
1. Vị trí và chức năng....................................................................................4
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................4
3. Cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương....................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục
CNĐP............................................................................................................6
1. Vị trí và chức năng của Văn phòng Cục CNĐP........................................7
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục CNĐP.................................7
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục CNĐP.............................................10
4. Xây dựng bản mô tả công việc................................................................17
PHẦN II.............................................................................................................22
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA...............................................22
CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG...........................................................22
1. Tìm hiểu chung về công tác văn thư.......................................................22
2. Khảo sát về công tác Văn thư của Cục CNĐP........................................23
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của Cục CNĐP.............................23
2.2. Vai trò của Công tác Văn thư trong Cục Công nghiệp địa phương.....25
3. Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Văn phòng Cục Công nghiệp địa

phương.........................................................................................................28
3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................28
3.2. Quản lý văn bản....................................................................................30
3.3. Lập hồ sơ và lưu trữ văn bản................................................................40
PHẦN III............................................................................................................47
ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................................................................47
1. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
Văn thư Cục Công nghiệp địa phương........................................................47


1.1. Ưu điểm................................................................................................48
1.2. Hạn chế.................................................................................................48
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những
nhược điểm..................................................................................................49
2.1. Đề xuất..................................................................................................49
2.2. Gỉải pháp..............................................................................................50
KẾT LUẬN........................................................................................................51
PHỤ LỤC...........................................................................................................53
PHỤ LUC...........................................................................................................54


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Mỗi chúng ta sinh ra và lớn lên, trưởng thành rồi mất đi là cả một quá
trình dài gắn liền với biết bao loại giấy tờ, văn bản khác nhau. Vậy những loại
văn bản này được soạn thảo, quản lý và bảo quản như thế nào? Công tác văn thư
lưu trữ sẽ giúp chúng ta giải đáp thắc mắc trên.
Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay công tác văn thư giữ một chức
năng và vị trí rất quan trọng trong các cơ quan nhà nước nói chung và Văn
phòng cơ quan Cục Công nghiệp địa phương nói riêng. Tuy mỗi cơ quan, tổ

chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong
quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài
liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là
những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ,
bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn
nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ
sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc
hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Thấy
được vai trò quan trọng đó của công tác văn thư thì việc nâng cao trình độ hành
chính văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với đơn vị. Là một sinh viên thực tập,
sau bốn năm được học tập tại Đại học Nội Vụ Hà Nội. Tôi đã nắm được những
kỹ năng, thao tác làm việc trong công tác văn thư. Tuy nhiên còn nhiều điều mà
tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trường
làm việc thực tế tôi đã xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thực tập
này là:
- Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế.
1


- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở.
Và sau ba tháng thực tập tại Cục Công nghiệp địa phương, tuy còn gặp
nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế nhưng
nhờ sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân,
tôi đã hoàn thành công việc thực tập của mình một cách có hiệu quả và học hỏi
được nhiều kinh nghiệm bổ ích.

2. Mục tiêu chọn đề tài
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ của Cục Công
nghiệp địa phương.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Cục
Công nghiệp địa phương, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những
vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Cục.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là lý thuyết và hoạt
động thực tiễn công tác văn thư - lưu trữ tại Cục Công nghiệp địa phương, bao
gồm:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành của Cục.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Cục, đặc biệt là công tác văn
thư lưu trữ.
- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Cục về công tác văn thư lưu
trữ
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư lưu trữ tại Cục công nghiệp địa
phương về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra
một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
văn thư lưu trữ.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Công nghiệp địa phương
chúng ta đi tìm hiểu về:
- Các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ;
- Quyết định, thông tư, quy chế... của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu
trữ;
- Các Văn bản liên quan của Bộ Công Thương và Cục Công nghiệp địa
phương;
2

Ngoài ra, tôi còn tìm hiểu qua các tài liệu được ban hành hàng ngày tại
Cục như quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ công việc và công tác quản lý con
dấu...
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
6. Bố cục của đề tài
Nội dung báo cáo gồm các phần sau:
Phần I. Khảo sát công tác Văn phòng của Cục Công nghiệp địa phương.
Phần II. Tìm hiểu về công tác Văn thư - lưu trữ tại Cục Công nghiệp địa
phương
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Trong quá trình thực tập tôi đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nội
dung mà đợt thực tập đề ra và đã thực hiện bài báo cáo này. Để hoàn thành
được đợt thực tập và bài báo cáo của mình, ngoài kiến thức kỹ năng nghiệp vụ
mà bản thân có được, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạo mọi điều kiện
thuận lợi của cán bộ trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của các anh
chị trong Văn phòng Cục. Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế, nên trong quá trình
làm báo cáo chắc chắn còn nhiều thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêu
của của Nhà trường . Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2016
SINH VIÊN

ĐOÀN THỊ ÁNH

3


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cục Công
nghiệp địa phương
1. Vị trí và chức năng
Cục Công nghiệp địa phương là tổ chức của Bộ Công Thương, giúp Bộ
trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về:
Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh
nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa tại các địa phương trong cả nước; thực hiện hoạt
động dịch vụ công thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý của Cục.
Cục Công nghiệp địa phương có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại
Kho bạc nhà nước, có con dấu để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp
luật.
Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: AGENCY FOR REGIONAL
INDUSTRY DEVELOPMENT.
Viết tắt là: ARID
Trụ sở chính đặt tại: Thành phố Hà Nội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Cục Công nghiệp địa phương (Cục CNĐP) trực thuộc Bộ Công nghiệp
được thành lập tháng 7 năm 2003. Căn cứ Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày
28 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Công nghiệp. Bộ trưởng Bộ công nghiệp ra Quyết định
số 115/2003/ QĐ-BCN ngày 04 tháng 7 năm 2003 quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục CNĐP
Theo cơ cấu tổ chức của Chính phủ nhiệm kỳ khóa XII, sau khi tái thành
lập Bộ Công Thương, Bộ trưởng Bộ Công Thương đã ban hành Quyết định số

0799/QĐ-BCT ngày 30/01/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Cục CNĐP. Theo đó cục CNĐP là cơ quan trực thuộc Bộ
Công Thương.
4


Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương và Vụ trưởng
Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ trưởng Bộ Công Thương đã ban hành Quyết định
999/2013/QĐ-BCT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Cục Công nghiệp địa phương.
Như vậy qua 3 lần ban hành thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương có 21 nhiệm vụ và quyền hạn
3. Cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương
Cục CNĐP là cơ quan nhà nước làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp
với bàn bạc tập thể nên có cơ cấu tổ chức như sau:
- Cục trưởng Cục CNĐP là người đứng đầu và lãnh đạo Cục Công nghiệp
địa phương, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Công Thương về toàn bộ hoạt
động của Cục CNĐP.
- Các Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, phụ trách theo vùng và một
số lĩnh vực do Cục trưởng phân công như sau:
+ 01 Phó Cục trưởng chỉ đạo công tác xây dựng cơ chế, chính sách, văn
bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản lý nhà nước về cụm công
nghiệp. Thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức
năng, nhiệm vụ của Cục về các lĩnh vực tại 14 tỉnh vùng duyên hải miền Trung
và Tây Nguyên. Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia các ban chỉ đạo, các tổ công tác
liên quan đến vùng và lĩnh vực phụ trách.
+ 01 Phó Cục trưởng chỉ đạo công tác xây dựng cơ chế, chính sách, văn
bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản lý nhà nước về hoạt động
khuyến công. Thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo
chức năng, nhiệm vụ của Cục về các lĩnh vực tại 14 tỉnh, thành phố vùng Trung

du và miền núi Bắc Bộ. Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia các ban chỉ đạo, các tổ công
tác liên quan đến vùng và lĩnh vực phụ trách.
+ 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà
nước theo chức năng, nhiệm vụ của Cục về các lĩnh vực tại 14 tỉnh, thành phố
vùng đồng bằng sông Hồng và Bắc Trung Bộ. Giúp Cục trưởng chỉ đạo trực tiếp
các hoạt động của Trung tâm Khuyến công và Tư vấn phát triển Công nghiệp 1.
5


Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia các ban chỉ đạo, các tổ công tác liên quan đến vùng
và lĩnh vực phụ trách.
+ 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà
nước theo chức năng, nhiệm vụ của Cục về các lĩnh vực tại 13 tỉnh, thành phố
vùng đồng bằng Sông Cửu Long. Giúp Cục trưởng chỉ đạo trực tiếp các hoạt
động của Văn phòng Cục, công tác cải cách hành chính, thanh tra, pháp chế;
công tác quản lý, xử lý, giải quyết và ban hành văn bản. Giúp Lãnh đạo Bộ tham
gia các ban chỉ đạo, các tổ công tác liên quan đến vùng và lĩnh vực phụ trách.
+ 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà
nước theo chức năng, nhiệm vụ của Cục về các lĩnh vực tại 08 tỉnh, thành phố
vùng Đông Nam Bộ. Giúp Cục trưởng chỉ đạo trực tiếp các hoạt động của Văn
phòng Đại điện Cục Công nghiệp địa phương tại Thành phố Hồ Chí Minh, đại
diện thường trực cho Lãnh đạo Cục tại khu vực phía Nam. Giúp Lãnh đạo Bộ
tham gia các ban chỉ đạo, các tổ công tác liên quan đến vùng và lĩnh vực phụ
trách.
- Theo Quyết định 999/QĐ-BCT thì bộ máy giúp việc gồm có 7 phòng
ban trực thuộc, 01 Văn phòng Đại diện Cục CNĐP tại Thành phố Hồ Chí Minh
và 01 đơn vị sự nghiệp.
( Sơ đồ tổ chức bộ máy Cục Công nghiệp địa phương xem phụ lục )
Cục CNĐP có trách nhiệm xây dựng và trình Bộ trưởng phê duyệt Quy
chế tổ chức và hoạt động của Cục CNĐP. Phụ trách các đơn vị, bộ phận của

CNĐP do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý của Bộ
trưởng. Như vậy cơ cấu tổ chức của Cục CNĐP tương đối chặt chẽ, khoa học, có
sự phân công tác một cách hợp lý, phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của cơ
quan.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cục CNĐP
Trong tất cả các cơ quan, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng , là
nơi giao dịch, là cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan và các mối quan hệ bên ngoài.
Do đó văn phòng cần được bố trí thích hợp để thực hiện tốt những chức năng
6


nhiệm vụ được giao:
1. Vị trí và chức năng của Văn phòng Cục CNĐP
Văn phòng Cục là đơn vị giúp việc trực tiếp cho Lãnh đạo cục, có chức
năng tham mưu điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Cục theo chương trình
làm việc của Lãnh đạo Cục và kế hoạch công tác của Cục; thực hiện các nhiệm
vụ giúp Lãnh đạo cục về: Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; cải cách hành
chính; lễ tân; hoạt động đối ngoại; quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất, tài sản, trang
thiết bị, phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Cục. Tham mưu giúp
Cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ về: Tổ chức bộ máy, biên chế; công tác cán
bộ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán
bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Cục.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục CNĐP
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Cục CNĐP đã được quy định tại
Quyết định 72/QĐ-CNĐP ngày 01/11/2013 của Cục trưởng Cục Công nghiệp
địa phương về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ của các Phòng trực thuộc
Cục Công nghiệp địa phương. Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Cục Công nghiệp địa phương có nhiều thay đổi vì vậy chức năng, nhiệm vụ của
Văn phòng Cục cũng tăng nhiều hơn trước. Về cơ bản, Văn phòng Cục Công

nghiệp địa phương có chức năng, nhiệm vụ như sau:
* Giúp Lãnh đạo Cục trong việc theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Cục
triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác được giao và
theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.
* Xây dựng chương trình làm việc hàng tuần của Lãnh đạo Cục; đầu mối
tổng hợp xây dựng báo cáo tình hình thực hiện chương trình công tác tuần,
tháng, quý, năm của Cục.
* Đầu mối, phối hợp với các đơn vị thuộc Cục xây dựng, tổng hợp báo
cáo định kì, đột xuất theo yêu cầu cảu Lãnh đạo Bộ về công tác chỉ đạo, điều
hành của Bộ và Chính phủ.
* Tổ chức quản lý, thực hiện và hướng dẫn công tác văn thư của cơ quan
Cục và các đơn vị thuộc Cục theo quy định hiện hành về: Tiếp nhận, cập nhật
7


lưu trữ thông tin, quản lý, chuyển giao, luân chuyển công văn và tài liệu đi, đến;
theo dõi, đôn đốc tiến độ việc xử lý, giải quyết các loại văn bản đến; bảo đảm
việc soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng quy định của Bộ và Nhà nước về
thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục; hướng dẫn, đôn đốc và giám
sát công tác lập hồ sơ công việc; tổ chức in ấn tài liệu và phát hành văn bản theo
quy định... Quản lý và sử dụng các loại con dấu của Cục theo quy định của pháp
luật.
* Tổ chức thực hiện và hướng dẫn công tác lưu trữ của cơ quan Cục và
các đơn vị thuộc Cục theo quy định hiện hành về: Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu;
thu thập hồ sơ tài liệu, tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và
hoàn chỉnh hồ sơ tài liệu trước khi nộp lưu; phục vụ khai thác tài liệu khi có yêu
cầu; tổ chức thực hiện công tác tiêu hủy tài liệu đã hết giá trị theo quy định; thực
hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Nhà nước theo kế hoạch và quy
định...; theo định kỳ hoặc đột xuất thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công
tác lưu trữ.

* Đầu mối tham mưu, giúp cục trưởng tổ chức thực hiện công tác cải
cách, kiểm soát thủ tục hành chính theo yêu cầu, chương trình của Bộ và Nhà
nước. thực hiện chế độ báo cáo về công tác cải cách hành chính theo đúng quy
định.
* Giúp Cục trưởng xây dựng các nội quy, quy chế, quy định phục vụ công
tác quản lý và điều hành (thuộc lĩnh vực, phạm vi và chức năng, nhiệm vụ của
Văn phòng được giao); phổ biến, tổ chức đôn đốc thực hiện và kiểm tra, giám
sát, đánh giá việc chấp hành, thực hiện nội quy,quy chế, quy định đã ban hành.
* Giúp Cục trưởng làm đầu mối thường trực, duy trì việc áp dụng thực
hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong các hoạt động của
Cục.
* Chủ trì xây dựng, soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến
lĩnh vực, phạm vi quản lý; góp ý kiến đối với văn bản quy phạm pháp luật theo
yêu cầu của Bộ (trừ các văn bản quy phạm pháp luật thuộc chức năng, nhiệm
vụ,của các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ khác trong Cục). Thực hiện công tác
8


phổ biến, giáo dục pháp luật và rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp
luật theo yêu cầu của Bộ. Lập báo các định kì, đột xuất về công tác pháp chế.
* Thực hiện và phối hợp với các đơn vị liêm quan, giúp Cục trưởng xây
dựng, quy định, điều chỉnh, bổ sung về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và
chế độ làm việc của các đơn vị thuộc Cục.
* Thường trực hoặc tham gia các hội đòng: Tuyển dụng; nâng lương,
nâng nghạch, chuyển ngạch; khen thưởng, kỉ luật…
* Tham mưu, giúp Cục trưởng thực hiện công tác tổ chức, biên chế, tuyển
dụng,quản lý, sử dụng… cán bộ, công chức và viên chức Cục
* Đầu mối giúp Cục trưởng thực hiện công tác: Thanh tra; giải quyết
khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở
theo trách nhiệm và thẩm quyền Cục.

* Đầu mối phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện công tác
thi đua , khen thưởng của Cục và ccas cơ quan, đơn vị, tổ chức công thương ở
địa phương; tham gia các công việc liên quan đến Hội đồng chuyên nghành xét
tặng Nghệ nhân Nhân dân và Nghệ nhân ưu tú.
* Đầu mối tổ chức thực hiện việc mua sắm, theo dõi quản lý tài sản,
phương tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất của cơ quan Cục; đảm bảo, duy trì về
cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Cơ quan Cục. Tổ chức
thực hiện công tác phòng chống lụt bão, cháy nổ; bảo đảm an ninh, an toàn, trật
tự, vệ sinh công cộng và phòng chống ma túy, tệ nạn xã hội trong cơ quan Cục.
* Đảm bảo các điều kiện cần thiết và phục vụ chu đáo với: Các hội nghị
thuộc nội bộ Cục; các cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Cục theo chương
trình công tác và các phòng làm việc của lãnh đạo Cục. Chủ trì tổ chức các hội
nghị, hội thảo theo chương trình, kế hoạch công tác được giao.
* Tổ chức, đôn đốc và duy trì thực hiện tốt các dịch vụ: Vệ sinh, cây cảnh,
mua vé máy bay, cung cấp văn phòng phẩm… Phối hợp với tổ chức công đoàn
của Cục để tăng cường cải thiện đời sống, tinh thần và vật chất cho cán bộ,
công chức, viên chức.
* Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp,
9


làm việc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và
quốc tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ các đoàn công tác của
Bộ.
* Quản lý, điều phối xe ô tô phục vụ nhu cầu công tác của Lãnh đạo Cục
và kế hoạch công tác của các đơn vị thuộc Cục; theo dõi chất lượng kĩ thuật từng
xe oto để hàng năm xây dựng kế hoạch, lập dự toán kinh phí bảo dưỡng, sửa
chữa định kì theo quy định tiêu chuẩn kỹ thuật. Quản lý xăng, dầu theo tiêu
chuẩn tiêu thụ cho từng xe ôt khi đi công tác
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục CNĐP

Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn
phòng

Chuyên viên

Phó Chánh Văn
phòng

Chuyên viên

Nhân viên

Lái xe

3.1. Chánh Văn phòng: Phan Hoài Nam
- Chịu trách nhiệm chính trước Lãnh đạo Cục và quản lý toàn diện các
mặt hoạt động công tác của Văn phòng đã được Cục trưởng giao, quy định tại
Điều 6, Quyết định số 72/QĐ-CNĐP ngày 01/11/2013 về chức năng, nhiệm vụ
của các đơn vị thuộc Cục;
- Quản lý, phân công nhiệm vụ và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của
mỗi cán bộ trong Văn phòng theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức.
- Chỉ đạo và thực hiện công việc liên quan đến công tác tổ chức bộ máy,
công tác cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ; xây dựng chương trình công tác và các
10

quy chế của Cục liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực quản lý của Văn
phòng và giúp Cục trưởng giám sát việc thực hiện các quy chế.
- Giúp Lãnh đạo Cục ttrong việc theo dõi các đơn vị thuộc Cục trong triển
khai thực hiện các chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác được giao. Chủ
trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Cục xây dựng, hiệu chỉnh chức năng, nhiệm
vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong Cục.
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với các đơn
vị thuộc Cục trước khi trình Lãnh đạo Cục ký, ban hành và về thẩm quyền ban
hành văn ban theo quy định.
- Tham gia các Hội đồng của Cục theo cơ cấu và quy định.
- Tham gia Tổ giúp việc cho Đảng ủy Cục.
- Thực hiện các công việc khác được Lãnh đạo Cục giao.
3.2. Phó Chánh Văn phòng
* Phó Văn phòng thứ nhất: Nguyễn Thị Thu Phương
- Tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công
tác: Văn thư - lưu trữ, bảo hiểm xã hội, thi đua- khen thưởng, hượp tác quốc tế,
công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính, ISO.
- Trực tiếp thực hiện công tác tổ chức, biên chế, tuyển dụng, quản lý và sử
dụng cán bộ, công chức, viên chức… của Cục
- Dự thảo các văn bản góp ý, trả lời các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Bộ
theo lĩnh vực được giao và khi được phân công.
- Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản hành chính đối với các đơn
vị thuộc Cục trước khi trình Lãnh đạo Cục ký, ban hành và về thẩm quyền ban
hành văn bản theo quy định. Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế của
Cục do Văn phòng chủ trì, soạn thảo.
- Ký đề nghị, chứng từ, hồ sơ thanh quyết toán tài chính có liên quan đến
công việc được phân công thực hiện và trực tiếp chỉ đạo.
- Tổ chức các hội nghị, hội thảo, đề án khi được Chánh văn phòng phân
công.
- Tham gia một số Hội đồng do Cục thành lập khi có yêu cầu.

11


- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Chánh Văn phòng.
* Phó Văn phòng thứ hai: Vũ Thị Thu Dung
- Tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công
tác: Báo cáo tuần, lễ tân - hành chính; các công việc liên quan đến phòng chống
lụt bão, cháy nổ; bảo đảm an ninh, an toàn, trật tự; vệ sinh môi trường công cộng
và phòng chống tệ nạn xã hội trong cơ quan Cục.
- Chỉ đạo và thực hiện công việc theo dõi, quản lý toàn bộ tài sản, trang
thiết bị của Cục; công tác mua sắm, thanh lý, sửa chữa, điều chuyển tài sản, đảm
bảo cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, phương tiện và điều kiện làm việc của
Cơ quan Cục.
- Thực hiện kế hoạch công tác tháng, quý, năm của các đơn vị thuộc Cục
và của Văn phòng; báo cáo kết quả theo định kỳ hoặc đột xuất về kết quả hoạt
động.
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, pháp chế, đầu mối tổng hợp báo
cáo, đăng ký xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và tham mưu giúp Lãnh đạo Cục về
chương trình xây dựng đề án, văn bản quy phạm pháp luật của Cục.
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, đề án…;
theo dõi các đơn vị thuộc Cục triểm khai thực hiện các chương trình, kế hoạch,
nhiệm vụ công tác được giao.
- Dự thảo văn bản góp ý, trả lời các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Bộ
theo lĩnh vực được giao và khi được phân công.
- Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản hành chính đối với các đơn
vị thuộc Cục trước khi trình Lãnh đạo Cục ký, ban hành và về thẩm quyền ban
hành văn bản theo quy định.
- Ký đề nghị, chứng từ, hồ sơ thanh quyết toán tài chính có liên quan đến
công việc được phân công thực hiện và trực tiếp chỉ đạo.
- Tổ chức các hội nghị, hội thảo, đề án khi được Chánh văn phòng phân

công.
- Tham gia một số Hội đồng do Cục thành lập khi có yêu cầu.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Chánh Văn phòng.
12


3.3. Chuyên viên phụ trách công tác văn thư
* Chuyên viên Nguyễn Thị Trang Nhung
- Thực hiện các nghiệp vụ quản lý, ban hành văn bản đi theo quy định tại
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Nghị định số 09/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP nói trên và
các văn bản quy định của Bộ Nội vụ, hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và
lưu trữ nhà nước:
Chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản;
đối chiếu nội dung văn bản gốc với văn bản hành chính, bản sao văn bản…; ghi
số, ký hiệu ngày và tháng của văn bản trước khi ban hành.
Chịu trách nhiệm quản lý con dấu của Cục; con dấu của Đảng ủy và các
loại con dấu khác theo quy định của pháp luật. Đóng dấu cơ quan và dấu mức đọ
khẩn, mật (nếu có); không được giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của Lãnh đạo Cục; không được đóng dấu khống chỉ (chưa có
chữ ký bản gốc mực tươi); chỉ được đóng dấu vào những văn bản, hợp đồng,
giấy tờ… sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo Cục được đối chiếu với chữ ký bản
gốc.
- Thực hiện và chịu trách nhiệm việc quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu, các
loại văn bản, hợp đồng đi của Cục tại Văn phòng theo quy định về lưu trữ hồ sơ,
tài liệu tại văn thư cơ quan.
- Tham mưu giúp Lãnh đạo Cục và Lãnh đạo Văn phòng ban hành các
văn bản hướng dẫn, và tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ,
công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Cục.

- Tham mưu giúp Lãnh đạo Văn phòng để hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra
việc lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành cảu cán bộ và các đơn vị.
- Chủ trì thực hiện việc: Lập kế hoạch, phối hợp với các đơn vị tiếp nhận,
phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Cục; theo chỉ đạo, phối hợp với các
đơn vị liên quan xác định giá trị tài liệu lưu trữ; đề xuât việc kiểm tra, tiêu hủy
tài liệu hết giá trị sử dụng theo quy định của tài liệu.
13


- Chịu trách nhiệm quản lý kho, chìa khóa kho cất giữ tài liệu của Cục tại
tầng hầm tòa nhà.
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư - lưu trữ theo
quy định của nhà nước; thống kê, đánh giá, so sánh và cung cấp số liệu về số
lượng văn bản đi, đến Cục, phục vụ cho báo cáo sơ kết, tổng kết công tác năm
của Cục.
- Theo dõi chấm công làm việc của Lãnh đạo Cục và Văn phòng. Quản lý
theo dõi việc cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép.
- Thực hiện công tác báo cáo tuần, trong trường hợp đi vắng hoặc công
việc ban hành văn bản chiều thứ 6 hàng tuần nhiều, báo cáo trực tiếp đồng chí
Vũ Thị Thu Dung, Phó Chánh Văn phòng để chỉ đạo chuyên viên Ngô Thanh
Bình tổng hợp báo cáo tuần thay.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Chánh Văn phòng.
* Chuyên viên Ngô Thanh Bình
- Thực hiện các nghiệp vụ quản lý, ban hành văn bản đi theo quy định tại
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Nghị định số 09/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về sửa đổi , bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP nói trên
và các văn bản quy định của Bộ Nội vụ, hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư
và lưu trữ nhà nước:
Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Cục

và pháp luật Nhà nước về tiếp nhận, phân loại, đăng ký toàn bộ những công việc
liên quan đến các loại văn bản đến Cục đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản theo quy định. Qua chương trình quản lý văn bản, theo dõi tình
hình xử lý, giải quyết văn bản của các đơn vị để kịp thời báo cáo Lãnh đạo Cục
và Lãnh đạo Văn phòng để đôn đốc về tiến độ xử lý, giải quyết. Theo dõi, cập
nhật và thông báo tiến độ xử lý, giải quyết văn bản hàng tuần.
Trình, chuyển giao văn bản đến. Thực hiện việc chuyển văn bản lên Bộ
theo quy định, lấy văn bản trên Bộ về Cục hàng ngày và đột xuất khi có yêu cầu.
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu các loại văn bản đến.
14


- Đầu mối tổng hợp, xây dựng lịch trình công tác tuần của Lãnh đạo Cục.
- Thực hiện công tác bảo hiểm xã hội (XH, YT, TN…); công tác thi đua
khen thưởng.
- Thực hiện công việc liên quan đến mua vé máy bay nội địa và quốc tế
(bao gồm cả đổi vé, hoàn vé, thay đổi hành trình) và thanh toán, quyết toán vé
máy bay. Khi có yêu cầu, thông báo chương trình, kế hoạch, thời gian, thành
phần làm việc, chuyến đi công tác của Lãnh đạo Cục cho các cơ quan, đơn vị
liên quan biết.
- Thực hiện các công việc, thủ tục liên quan trong việc tổ chức các đoàn
công tác ra nước ngoài theo chương trình, kế hoạch công tác của Cục và khi
được giao nhiệm vụ. Làm thủ tục thanh toán công tác phí cho các đồng chí Lãnh
đao Cục khi đi công tác một mình.
- Thực hiện công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính
theo yêu cầu, chương trình của Bộ và của Nhà nước. Theo dõi việc thực hiện và
duy trì việc áp dụng thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
của Cục.
- Thực hiện công tác báo cáo tuần khi chuyên viên Nguyễn Thị Trang
Nhung đi vắng hoặc phải ban hành nhiều văn bản đi vào chiều thứ sáu hàng

tuần.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Chánh Văn phòng.
3.4. Chuyên viên theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, sửa chữa
trang thiết bị
- Thực hiện công tác đảm bảo cơ sở, vật chất, tài sản và trang thiết bị và
điều kiện làm việc của Cục theo sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Chánh văn phòng
- Theo dõi , thực hiện công tác điều hành, bố trí xe ô tô của Cục đi công
tác
- Quản lý, thuê cây xanh của Cục; kiểm tra đối chiếu và làm thủ tục thanh
toán tiền điện, nước, điện thoại… của Cục do đơn vị cung cấp gửi đến
- Thực hiện các công việc liên quan đến phòng chống lụt bão, an ninh, an
toàn, trật tự và phòng chống các tệ nạn xã hội trong cơ quan Cục
15


- Dự thảo các bản góp ý, trả lời các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Cục
theo lĩnh vực được giao và khi được phân công
- Có trách nhiệm lập sổ nhật ký theo dõi cụ thể, chi tiết trong việc thực
hiện các công việc điểu chuyển, sửa chữa trang thiết bị tài sản, thanh toán điện
nước, thuê cây xanh…
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
3.5. Nhân viên Triệu Thị Nguyên
- Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính phục vụ( Phòng làm
việc LĐC và Văn phòng; các buổi làm việc, họp, tiếp khách của lãnh đạo Cục và
họp Cơ quan
- Chịu trách nhiệm quản lý chìa khóa các phòng Lãnh đạo Cục, phòng
họp, một số phòng của các đơn vị cơ quan Cục
- Chịu trách nhiệm giám sát công tác vệ sinh môi trường công cộng tại cơ
quan Cục
- Theo dõi, mua nước, cấp nước uống cho Phòng Lãnh đạo Cục và cơ

quan Cục
- Thực hiện các công việc, thủ tục liên quan đến hiếu, hỉ.
- Quản lý phòng tiếp khách của Cục tại tầng lửng và kho tại tầng 2 theo
quy định( mở sổ theo dõi nhập, xuất kho cụ thể, chi tiết)
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
3.6. Nhân viên lái xe
- Phục vụ nhu cầu đi công tác của Lãnh đạo Cục và các công việc khác
theo yêu cầu của cơ quan Cục; đảm bảo kịp thời về thời gian phục vụ các
chuyến công tác, an toàn về người và phương tiện trong mỗi chuyến đi công tác;
bảo quản, sử dụng xe ô tô đúng như Quy chế sử dụng xe ô tô của Cục.
- Quản lý và chủ động cung cấp xăng, dầu, vật tư cấp phát cho xe ô tô,
theo định mức tiêu thụ theo km của mỗi chuyến đi.
- Có trách nhiệm theo dõi chất lượng, kỹ thuật từng xe ô tô khi được giao
quản lý; căn cứ tình trạng kỹ thuật chủ động đề xuất, xây dựng kế hoạch bảo
dưỡng, sửa chữa định kỳ theo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định; đề xuất việc sửa
16


chữa, thay thế phụ tùng đột xuất của xe ô tô.
- Thực hiện các chế độ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa xe theo đúng quy
định.
- Ngoài thời gian đi công tác, tham gia thực hiện các công việc khác của
Văn phòng.
4. Xây dựng bản mô tả công việc
4.1. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng
4.2.1. Chánh Văn phòng
a. Số lượng: 01 người
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
Chánh Văn phòng có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm chung
trước Lãnh đạo Cục về hoạt động của Văn phòng Cục theo chức năng, nhiệm vụ

quy định tại Quyết định số 72/QĐ-CNĐP.
c. Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên;
- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên;
- Am hiểu đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước;
- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị;
- Có khả năng tổng hợp Báo cáo, lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kế
hoạch;
- Có khả năng giao tiếp tốt;
- Có tầm nhìn bao quát, chiến lược.
4.2.2. Phó Chánh Văn phòng
a. Số lượng: 02 người
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo trực tiếp và tổ chức thực hiện giải quyết
một số công việc của Văn phòng theo phân công của Chánh Văn phòng
- Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục, Chánh Văn phòng và trước pháp
luật nhà nước về nhiệm vụ được giao.
17


- Được ủy quyền thay mặt Chánh Văn phòng quản lý và điều hành công
việc của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng.
- Phó Chánh Văn phòng chủ động giải quyết các công việc được phân
công về phân công nhiệm vụ của cán bộ, chuyên viên và nhân viên Văn phòng
Cục
c. Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên;
- Tin học Văn phòng B trở lên;
- Am hiểu đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước;
- Hiểu biết về ngành, nắm vững kiến thức chuyên môn về lĩnh vự đảm

nhiệm;
- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị;
- Có khả năng lập Kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch
thuộc lĩnh vực quản lý;
- Có khả năng giao tiếp và tham mưu tốt.
4.2. Bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng
4.2.1. Chuyên viên phụ trách công tác văn thư
a. Số lượng: 02 người
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
Thực hiện và chịu trách nhiệm công tác văn thư cơ quan Cục theo quy
định hiện hành về: Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ thông tin, quản lý, chuyển giao,
luân chuyển công văn và tài liệu đi, đến; đảm bảo việc soạn thảo và ban hành
các loại văn bản theo đúng quy định của Bộ và Nhà nước về thẩm quyền, thể
thúc, kĩ thuật trình bày và thủ tục; hướng dẫn, đôn đốc và giám sát công tác lập
hồ sơ công việc; tổ chức in ấn tài liệu phát hành văn bản theo quy định… Quản
lý và sử dụng các loại con dấu của Cục theo quy định của pháp luật.
Thực hiện và chịu trách nhiệm việc quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu, các
loại văn bản, hợp đồng đi của Cục tại Văn phòng theo quy định về lưu trữ hồ sơ,
tài liệu tại văn thư cơ quan.
Tham mưu giúp Lãnh đạo Cục và Lãnh đạo Văn phòng ban hành các văn
18


bản hướng dẫn, và tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ,
công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Cục.
Thực hiện công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính
theo yêu cầu, chương trình của Bộ và của Nhà nước. Theo dõi việc thực hiện và
duy trì việc áp dụng thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
của Cục.
Đầu mối tổng hợp, xây dựng lịch trình công tác tuần của Lãnh đạo Cục.

Thực hiện công tác báo cáo tuần.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
c. Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ hoặc Lưu trữ học và
Quản trị Văn phòng
- Có 02 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương
- Thành thạo các nghiệp vụ về Văn thư, Lưu trữ
- Cẩn thận, nhanh nhẹn, nhiệt tình, có nguyện vọng gắn bó lâu dài với cơ
quan.
4.2.2. Chuyên viên theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, sửa chữa trang
thiết bị
a. Số lượng: 01 người
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Thực hiện công tác đảm bảo cơ sở, vật chất, tài sản và trang thiết bị và
điều kiện làm việc của Cục.
- Theo dõi , thực hiện công tác điều hành, bố trí xe ô tô của Cục đi công
tác
- Quản lý, thuê cây xanh của Cục; kiểm tra đối chiếu và làm thủ tục thanh
toán tiền điện, nước, điện thoại… của Cục do đơn vị cung cấp gửi đến
- Thực hiện các công việc liên quan đến phòng chống lụt bão, an ninh, an
toàn, trật tự và phòng chống các tệ nạn xã hội trong cơ quan Cục
- Dự thảo các bản góp ý, trả lời các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Cục
theo lĩnh vực được giao và khi được phân công
19


- Có trách nhiệm lập sổ nhật ký theo dõi cụ thể, chi tiết trong việc thực
hiện các công việc điểu chuyển, sửa chữa trang thiết bị tài sản, thanh toán điện
nước, thuê cây xanh…
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.

c. Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
- Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng.
- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
- Có kỹ năng đàm phán và điều phối công việc.
- Kỹ năng giao tiếp tốt, cẩn thận, chi tiết trong công việc.
- Kỹ năng dịch vụ khách hàng tốt.
- Làm việc dưới cường độ và áp lực cao
4.2.3. Nhân viên lễ tân
a. Số lượng: 01 người
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính phục vụ
- Chịu trách nhiệm quản lý chìa khóa các phòng Lãnh đạo Cục, phòng
họp, một số phòng của các đơn vị cơ quan Cục
- Chịu trách nhiệm giám sát công tác vệ sinh môi trường công cộng tại cơ
quan Cục
- Theo dõi, mua nước, cấp nước uống cho Phòng Lãnh đạo Cục và cơ
quan Cục
- Thực hiện các công việc, thủ tục liên quan đến hiếu, hỉ.
- Quản lý phòng tiếp khách của Cục tại tầng lửng và kho tại tầng 2 theo
quy định (mở sổ theo dõi nhập, xuất kho cụ thể, chi tiết)
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
c. Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên
- Thái độ làm việc cầu tiến, hòa đồng, nhanh nhẹn, hoạt bát, trung thực.
- Kỹ năng làm việc độc lập, khả năng giao tiếp, chịu được áp lực công
việc;
20


4.2.4. Nhân viên lái xe

a. Số lượng: 02 người
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Phục vụ nhu cầu đi công tác của Lãnh đạo Cục và các công việc khác
theo yêu cầu của cơ quan Cục; đảm bảo kịp thời về thời gian phục vụ các
chuyến công tác, an toàn về người và phương tiện trong mỗi chuyến đi công tác;
bảo quản, sử dụng xe ô tô đúng như Quy chế sử dụng xe ô tô của Cục.
- Quản lý và chủ động cung cấp xăng, dầu, vật tư cấp phát cho xe ô tô,
theo định mức tiêu thụ theo km của mỗi chuyến đi.
- Có trách nhiệm theo dõi chất lượng, kỹ thuật từng xe ô tô khi được giao
quản lý; căn cứ tình trạng kỹ thuật chủ động đề xuất, xây dựng kế hoạch bảo
dưỡng, sửa chữa định kỳ theo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định; đề xuất việc sửa
chữa, thay thế phụ tùng đột xuất của xe ô tô.
- Thực hiện các chế độ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa xe theo đúng quy
định.
- Ngoài thời gian đi công tác, tham gia thực hiện các công việc khác của
văn phòng.
c. Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
- Nam giới, sức khỏe tốt, thành thạo địa bàn các tỉnh.
- Có 3 năm kinh nghiệm, có thể thường xuyên đi công tác.
- Thế chấp hồ sơ lái xe gốc trong thời gian làm việc.

21


PHẦN II
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG
1. Tìm hiểu chung về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan. Là mắt

xích nối liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan; giúp văn phòng thực hiện
tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung như sau: Soạn thảo và ban hành
văn bản; quản lý văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ
sơ… Vậy nên trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ
quan, tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
+ Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết
công việc của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản
và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét
mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản
nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách
nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải
quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết.
+ Chính xác
Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc
và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định
của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ
ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban
hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội
quy định.
Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các
khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý
văn bản.
+ Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập
22


trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn
bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực

hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước,
như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư
đúng tiêu chuẩn,...
+ Hiện đại
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong
những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở
thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, quá trình hiện
đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức,
trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa
công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
2. Khảo sát về công tác Văn thư của Cục CNĐP
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của Cục CNĐP
2.1.1 . Thực tế mô hình tổ chức văn thư của Cục CNĐP
Công tác văn thư là công việc mang tính hệ thống từ cấp nhà nước tới các
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Để quản lý và thực hiện công tác văn thư, trong cơ
quan tổ chức phải có ít nhất một bộ phận chịu trách về công tác văn thư. Theo
điều 29 của Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư quy định: "Căn cứ
vào khối lượng công việc, các cơ quan phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố
trí người làm văn thư".
Qua khảo sát tình hình thực tế tại Cục CNĐP và thực tập tại Văn phòng
Cục CNĐP cho thấy, Bộ phận Văn thư của Cục nằm trong Văn phòng Cục. Cán
bộ văn thư chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng về các khâu nghiệp vụ
được giao. Thực hiện công tác văn thư do 02 cán bộ văn thư chuyên trách thực
hiện.
Công tác văn thư của Cục Công nghiệp địa phương thực hiện hình thức
23