Công tác văn thư – lưu trữ tại uỷ ban nhân dân (UBND) quận tây hồ, hà nội

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Những kết quả và số
liệu trông đề tài đều được thực hiện tại Tổng Cục đường Bộ Việt Nam và chưa
từng được công bố trước đây.


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài “ Công tác Văn thư - Lưu trữ tại Tổng Cục
đường Bộ Việt Nam”, Để hoàn thành đề tài này, tôi xin chân thành cảm ơn tập thể
cán bộ, nhân viên Tổng Cục đường Bộ Việt Nam đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
thuận lợi.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn TS. Lê Thị Hiền - Giáo viên hướng dẫn đã
chỉ dạy tận tình để đề tài của tôi hoàn thành một cách nhanh chóng và hoàn thiện
hơn.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.
Song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế còn
hạn chế nên tôi rất mong được sự góp ý của quý thầy, cô và các bạn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
MỤC LỤC................................................................................................................3
PHỤ LỤC.................................................................................................................4
CHƯƠNG 1..............................................................................................................4
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC....................................................4
VĂN THƯ – LƯU TRỮ.........................................................................................4
1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường bộ Việt Nam...........4
1.2 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội.7

CHƯƠNG 2..............................................................................................................9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ.......................................9
TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM........................................................9
2.1 Nội dung công tác văn thư.........................................................................9
2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư........................................................9
2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam....10
2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:..........................................11
2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản..............................................................12
2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi...........................................16
2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến........................................20
2.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Tổng Cục đường bộ Việt
Nam. ...................................................................................................................24
2.2 Nội dung công tác lưu trữ........................................................................26
2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ.......................................................26
2.2.2 Tài liệu lưu trữ........................................................................................27
2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ..........................................................................27
2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ..........................................................29
2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ...............31
2.4 Những thành tựu đã đạt được của Tổng Cục đường bộ Việt Nam
trong công tác Văn thư-Lưu trữ...................................................................32
2.5 Những hạn chế còn tồn tại.......................................................................33
CHƯƠNG 3............................................................................................................35


BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT
ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ............................................................................35
3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ............35
3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ....35
KẾT LUẬN............................................................................................................38
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................40

PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong tất cả các cơ quan tổ chức đều có công tác Văn thư – Lưu trữ
(VT_LT) và lập ra đơn vị làm công tác VT-LT. VT-LT là việc đảm bảo hoạt động
quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Ngày nay cùng với sự phát
triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính
nhà nước cũng có sự phát triên. Với vai trò quan trọng của công tác VT-LT, trong
lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ trương. Chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm phục vụ
tốt nhất cho hoạt động quản lý hành chính trong mỗi cơ quan.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác VT-LT, Hồ Chí Minh đã chỉ
rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh
giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu
tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và
phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học
kỹ thuật”. Do đó việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng.
Mặc dù công tác VT-LT đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch
sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan tổ chức và trách nhiệm
thực hiện thuộc về tất các cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong
suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có một vài năm gần đây
và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu
trữ, nên chưa có sự quan tâm, chú trọng xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm
chưa đúng khi đánh giá về công tác VT-LT, cần thiết phải nhìn nhận lại.
Từ những vấn đề trên, nên tôi đã chọn đề tài: “ Công tác Văn thư – Lưu trữ
tại Tổng Cục đường bộ Việt Nam” làm đề tài ngiên cứu khoa học của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Văn thư – Lưu trữ được Đảng và Nhà nước quan tâm, thể hiện qua các Luật,

Thông tư, Nghị định…
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (03/06/2008).

1


- Nghị định Số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm
2001 về quản lý sử dụng con dấu.
- Nghị định Số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị Định Số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư
- Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Hiện nay, có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về công tác Văn thư –
Lưu trữ
- ThS. Nguyễn Văn Báu (2009) đề tài: “ Lịch sử lưu trữ của chính quyền Việt Nam
Cộng Hòa (1955-1967)”
- ThS. Đỗ Văn Học (2013) đề tài: “ Tổ chức thực hiện các sản phẩm khoa học và
hướng dẫn khoa học công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Công ty Điện lực Long
An”.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Chỉ ra những ưu nhược điểm trong công tác VT-LT tại Tổng Cục đường Bộ
Việt Nam
Đưa ra biện pháp để hoàn thiện công tác VT-LT, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của công tác này.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu sự hình thành và phát triển của công tác VT-LT tại Tổng Cục
đường Bộ Việt Nam

Chi ra ưu điểm, thành quả đạt được cũng như những khó khăn, hạn chế của
công tác VT-LT
Từ đó đưa ra những biện pháp giải quyết để thực hiện công tác văn thư lưu
trữ một cách khoa học
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ
2


Phạm vi nghiên cứu
Thời gian: 2011-2014
Không gian:Tại Tổng Cục đường Bộ Việt Nam
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương Pháp thu thập thông tin trực tiếp: Phỏng vấn, quan sát thực tế
- Phương pháp thu thập thông tin gian tiếp: Phân tích tài liệu, tổng hợp số liệu
6. Ý nghĩa của đề tài
Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn, chuẩn hóa, nâng cao
hiệu lực , hiệu quả về công tác VT-LT
Mơ rộng thêm mô hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho hệ thống thuộc
Tổng Cục đường bộ Việt Nam
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần MỞ ĐẦU, KẾT LUẬN, DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO, PHỤ
LỤC, đề tài được chia làm 03 chương:
CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường Bộ Việt Nam
1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ
1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác Văn thư – Lưu trữ đối với cơ quan
và xã hội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC

ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM

2.1 Nội dung công tác Văn thư
2.2 Nội dung công tác Lưu trữ
2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ
2.4 Những thành tựu đã đạt được của Tổng Cục đường bộ Việt Nam trong
công tác Văn thư-Lưu trữ
2.5 Những hạn chế còn tồn tại
CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT
ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ

3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ
3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ
3


CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường bộ Việt Nam
Ngày 28/8/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Tuyên cáo của Chính phủ lâm
thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa về sự ra đời của Chính phủ lâm thời, trong đó
thành phần nội các của Chính phủ lâm thời có Bộ Giao thông công chính, tiền thân
của Bộ GTVT ngày nay và cũng là tiền thân của ngành Đường bộ Việt Nam hiện
nay. Ngày 28/8 hàng năm đã trở thành ngày truyền thống của ngành Đường bộ
Việt Nam.
Trải qua nhiều thời kỳ với nhiều mô hình tổ chức, phù hợp với yêu cầu
nhiệm vụ của thời kỳ đó. Năm 1993, Chính phủ có Nghị định số 07-CP thành lập
Cục Đường bộ Việt Nam với chức năng là cơ quan giúp Bộ Giao thông vận tải
quản lý về giao thông vận tải đường bộ trong phạm vi cả nước. Để đáp ứng yêu

cầu phát triển giao thông vận tải nói chung, giao thông vận tải đường bộ nói riêng
trong giai đoạn mới, tại Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22/04/2008 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao
thông Vận tải, trong đó có Tổng cục Đường bộ Việt Nam, theo đó ngày 26/8/2009
Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 107/2009/QĐ-TTg Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Đường bộ Việt Nam. Ngày
26/3/2010, Tổng cục Đường bộ Việt Nam đã chính thức ra mắt và đi vào hoạt
động.
a-Những dấu mốc lịch sử quan trọng của Ngành GTVT đường bộ:
Kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành GTVT Việt Nam (28/8/1945 -28/8/2010)
cũng là kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành GTVT đường bộ, trong suốt chặng
đường dài đầy gian khổ nhưng vô cùng oanh liệt của mình, Ngành GTVT đường
bộ đã trải qua nhiều dấu mốc lịch sử đáng ghi nhớ, khẳng định sự trưởng thành lớn
mạnh của Ngành cũng như của Tổng cục ĐBVN, những dấu mốc quan trọng đó là:
a-

Ngày 28/8/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Tuyên cáo của Chính phủ lâm thời

Việt Nam Dân chủ Cộng hòa về sự ra đời của Chính phủ lâm thời, trong đó thành
4


phần nội các của Chính phủ lâm thời có Bộ Giao thông công chính, tiền thân của
Bộ Giao thông vận tải ngày nay. Đó cũng là ngày thành lập, ngày truyền thống của
ngành Đường bộ Việt Nam.
b-

Ngày 03/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 41, Quyết định

chuyển giao các công sở, cơ quan, kể cả toàn bộ bất động sản, thiết bị, khí cụ, tài

liệu … từ Nhà Giao thông của chế độ cũ sang Bộ Giao thông công chính thuộc
Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa.
c-

Ngày 13/4/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 50 về việc tổ

chức Bộ Giao thông công chính và quy định tổ chức các cơ quan của Bộ, trong đó
có Ty chuyên môn công chính với nhiệm vụ là: nghiên cứu các công tác tân tạo:
kiều lộ; lập địa đồ các đường giao thông; các việc về công chính; thảo các chỉ thị
về cách lập dự án các công tác tân tạo và tu bổ bảo tồn công trình kiến trúc và
đường giao thông…
d-

Ngày 25/12/1951, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 72 về việc

thành lập Sở vận tải thuộc Bộ GTCC.
e-

Ngày 30/4/1953 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 156 về việc

thành lập Nha giao thông để làm nhiệm vụ xây dựng quản lý và đảm bảo giao
thông đường bộ.
f-

Ngày 30/4/1959, Bộ trưởng Bộ Giao thông bưu điện có Quyết định số

91/QĐ về việc thành lập Tổng cục giao thông Thủy bộ (trong đó có Cục vận tải
đường bộ).
g-

Ngày 9/10/1961, Chính phủ có Nghị định số 160-CP về việc thành lập

Cục Vận tải đường bộ, bao gồm cả quản lý đường bộ và vận tải ô tô.
h-

Ngày 04/10/1965, Chính phủ có Quyết định số 201/CP về việc thành

lập cục Quản lý đường bộ trên cơ sở tách Cục Vận tải đường bộ thành Cục Vận tải
đường bộ và Cục Quản lý đường bộ.
i-

Ngày 30/01/1993, Chính phủ có Nghị định số 07-CP về việc thành lập

Cục ĐBVN là cơ quan quản lý Nhà nước về chuyên Ngành giao thông và vận tải
đường bộ trong phạm vi cả nước.

5


j-

Ngày 26/8/2009 của Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số

107/2009/QĐ-TTg về việc quy định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Tổng cục ĐBVN trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
Theo đó: Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng cục ĐBVN được
quy định cụ thể:
* Tổng cục Đường bộ Việt Nam là cơ quan trực thuộc Bộ Giao thông vận
tải, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quản lý
nhà nước chuyên ngành giao thông vận tải đường bộ và thực thi nhiệm vụ quản lý

nhà nước về giao thông vận tải đường bộ trong phạm vi cả nước.
* Về cơ cấu tổ chức:
- Các tổ chức giúp việc Tổng cục trưởng:
+ Vụ Kế hoạch – Đầu tư; Vụ Tài chính; Vụ Kết cấu hạ tầng và An toàn giao
thông; Vụ Quản lý, bảo trì đường bộ; Vụ Khoa học công nghệ, Môi trường và Hợp
tác quốc tế; Vụ Vận tải – Pháp chế; Vụ Quản lý phương tiện và người lái; Vụ Tổ
chức cán bộ; Văn phòng; Thanh tra đường bộ;
+ Cục Quản lý xây dựng đường bộ.
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc:
+ 04 Khu Quản lý đường bộ: Khu Quản lý đường bộ II; Khu Quản lý đường
bộ IV; Khu Quản lý đường bộ V; Khu Quản lý đường bộ VII;
+ 04 Trường đào tạo: Trường Trung học GTVT miền Bắc; Trường Trung
học GTVT miền Nam; Trường Trung cấp nghề cơ giới đường bộ; Trường Trung
cấp nghề GTVTĐB;
+

05 Ban Quản lý dự án: Ban Quản lý dự án 2; Ban Quản lý dự án 4; Ban Quản

lý dự án 5; Ban Quản lý dự án 6; Ban Quản lý dự án 7.
+

Tạp chí Đường bộ Việt Nam;

* Tổng số cán bộ công nhân viên chức: 11.840 người, trong đó có 3383 nữ.
- Tiến sỹ và sau đại học: 109 người, trong đó nữ là 27 người.
- Đại học, cao đẳng: 2.859 người, trong đó nữ là 689 người.
- Trung cấp: 1.452 người, trong đó nữ là 515 người.
- Công nhân kỹ thuật: 3.346người, trong đó nữ là 947 người.
6

- Lao động phổ thông: 4.074 người, trong đó nữ là 1.205 người.
1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ
Bộ phận làm công tác VT-LT trực thuộc văn phòng Tổng cục. Theo tính
chất quy mô hoạt động có 4 cán bộ thực hiện công tác này. Tất cả đều được đào
tạo sâu về chuyên nghành VT-LT và thực hiện nhiệm vụ :
Nhiệm vụ của cán bộ văn thư
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND, Tổng
Cục đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giưới thiệu, giấy mời…;
- Thực hiện các quy định về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản
lý văn ban thuộc thẩm quyền của Tổng Cục và các phường trực thuộc;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định Số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ
Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của HĐND và Tổng Cục;
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng
sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vào
kho lưu trữ, tham mưu việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định.
Chế độ làm việc
- Cán bộ làm VT-LT thực hiện chế độ làm việc theo giờ hành chính. Ngoài
ra còn có thể đi làm ngoài giờ hoặc các ngày lễ, ngày nghie nếu có yêu cầu;
- Báo cáo, tổng kết tình hình hoạt động chuyên môn với lãnh đạo văn phòng.
1.2 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội
- Bộ phận VT-LT chịu sự chỉ đạo của văn phòng Tổng cục trên cơ sở chức
năng, nhiệm vụ được phân công. Là đầu mối quan hệ công tác giữa Tổng cục với
các mặt trận, đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, nghành chức năng
và các phường;

7


- Có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo văn phòng Tổng Cục về các
quy định, thủ tục, trình tự, soạn thảo văn bản giấy tờ phù hợp với luật pháp đã ban
hành;
- Bộ phận VT-LT phối hợp chặt chẽ với tất cả các phòng ban, cá nhân để
thực hiện nhiệm vụ chung đạt hiệu quả.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Sau 6 năm thành lập và phát triển, Tổng Cục đường bộ Việt Nam đã từng
bước phát triển và ngày càng vững mạnh.
Tổ chức bộ máy ngày càng đầy đủ, hoàn thiện hơn nhất là bộ phận VT-LT
trực thuộc văn phòng Tổng Cục.

8


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM
2.1 Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan. Là mắt xích nối
liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan, giúp văn phòng thực hiện tốt chức năng
nhiệm vụ của mình.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;
- Bảo quản và sử dụng con dấu.

Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.
Nhờ công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp UBND giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
chính xác và có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể
thức và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu
giấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của UBND,
cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ.
Như vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơ
quan nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên Tổng Cục
đường bộ Việt Nam luôn chú trọng cây dựng và phát triển công tá văn thư. Đảm
bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác và khoa học.
2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư
Được sự qua tâm của Tổng Cục, nên tình hình công tác văn thư luôn được
đam bảo. Theo quy chế làm việc của văn phòng quận thì văn thư được tổ chức làm
việc theo cơ chế “ Một cửa”. Vì vậy, mọi văn bản, giấy tờ đến Tổng Cục dù bất cứ
từ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký và chuyển giao. Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòng
tiếp nhận hồ sơ và văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch chịu trách
9


nhiệm giải quyết. Tất cả những văn bản do các đơn vị thuộc Tổng Cục làm ra cũng
đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.
Hiện nay, có 2 cán bộ làm công tác văn thư. Theo quy chế làm việc của Văn
phòng thì có 1 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đi, 1 cán bộ chuyên tổ chức
quản lý văn bản đến. Cán bộ văn thư của văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ
VT-LT và có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả. Được bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tại
chức do Cục VT-LT Nhà nước tổ chức.
Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại một

phòng riêng, có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác.
Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ văn thư đó là:
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của Tổng Cục, đảm
bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà nước.
- Quản lý các văn bản giấy tờ đến và đi
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy đinh tại Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ.
Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự
phân công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh
chóng, chính xác và khoa học. Góp phần cho hoạt động của Tổng Cục được thông
suốt.
Công tác văn thư của Tổng Cục đường bộ Việt Nam do Chánh văn phòng
trực tiếp chỉ đạo, điều hành. Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạt
động của văn phòng. Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về công
tác VT-LT đối với cấp trên.
2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam
Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang
tính pháp lý cao. Đồng thời là công cụ đề cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới
trình lên cấp trên và các cơ sở, ban, nghành trao đổi thông tin với nhau.

10


Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục,
hình thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của
Tổng Cục. Văn bản là sản phẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều
được xây dựng và ban hành theo quy định của văn phòng Tổng Cục.
2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của Tổng Cục. Chánh văn phòng và các Phó
văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và ban
hành văn bản. Được thực hiện theo trình tự sau đây:
Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo cơ quan giao cho đơn
vị soạn thảo. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo
văn bản trong đơn vị. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo,
thủ trưởng giao cho tổ chức, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Xây dựng đề cương văn bản: Thông thường cán bộ chuyên môn chỉ lập đề
cương đối với những văn bản phức tạp, còn đối với các văn bản đơn giản thường
xuyên phải soạn thảo và một số loại đã được mẫu hóa thì không cần phải xây dựng
đề cương.
Soạn thảo văn bản: Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản
phải có trách nhiệm, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản
soạn thảo, thu thập thông tin tài liệu có liên quan.
Duyệt văn bản: Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Việc sửa chữa, bổ sung vào bản soạn thảo văn bản đã được duyệt phải trình người
duyệt xem xét quyết định.
Đánh máy, nhân bản văn bản: Văn bản dự thảo sau khi được lãnh đạo cơ
quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. Chỉ được nhân văn bản theo
đúng số lượng yêu cầu, không cắt, dán chữ ký để nhân văn bản, đồng thời giữ bí

11


mật nội dung trong văn bản, thực hiện đánh máy nhân văn bản theo đúng thời gian
yêu cầu.
Ký ban hành: Sau khi các thủ tục trình ký được thực hiện và kiểm tra lại
văn bản lần cuối, nếu đầy đủ và đáp ứng đúng các yêu cầu về thể thức, nội dung và

tính thẩn mỹ thì lãnh đạo ký văn bản theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được phân
công và trong phạm vi giải quyết công việc đã được quy định.
Ban hành văn bản: Văn bản khi ký ban hành sẽ được tập trung tại phòng
văn thư để làm thủ tục phát hành. Trước khi đóng dấu văn thư cơ quan kiểm tra lại
mặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban hành. Nếu sai sót quá nhiều
thì gửi lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban hành.
2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản
Văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam phục vụ cho nhiệm vụ quản lý
Nhà nước thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản,
Văn phòng Tổng Cục đường bộ Việt Nam được ban hành 02 loại văn bản:
+ Văn bản quy phạm pháp luật;
+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường.
- Các phòng, ban, ngành thuộc Tổng Cục không có thẩm quyền ban hành các
văn bản quy phạm pháp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn theo chức
năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chức hoạt
động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường.
- Văn phòng Tổng Cục đường bộ Việt Nam có quyền ban hành văn bản quản
lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định. Văn bản do
Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
* Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt
mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm trước
Tổng Cục về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn thảo. Nội
dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Pháp

12


luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng trong văn

bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
* Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần: quốc
hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nội
dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do Tổng Cục đường bộ Việt Nam ban hành đều đảm
bảo đầy đủ các thành phần thể thức kể trên. Tuy nhiên, còn một số văn bản chưa
được trình bày theo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 2002.
Cụ thể về thể thức văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam :
+ Quốc hiệu:
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dòng đầu, trang đầu của văn
bản. Dòng trên trình bày bằng phông chữ Times New Roman đứng đậm, dòng dưới
chữ Times New Roman đứng đậm, cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bên dưới.
Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

+ Tác giả văn bản:
Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên,
bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Times New Roman cỡ
chữ 13 đứng đậm.
- Nếu là văn bản của Tổng cục thì tác giả được trình bày:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM
- Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:
TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM
VĂN PHÒNG

13

+ Số và ký hiệu văn bản:
- Số và ký hiệu văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam được đánh theo
thứ tự từ số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự
được đánh bằng chữ số ảrập.
- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thể loại văn bản và đơn vị ban hành
văn bản, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13.
- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn bản
có gạch nối.
Ví dụ:
Văn bản của Tổng cục: 10/QĐ- TCĐBVN
Văn bản của Văn phòng: 5/TB- VP
Văn bản không có tên loại: 28/CV- TCĐBVN
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:
Ví dụ:

01/2001/QĐ- TCĐBVN

+ Địa danh và ngày tháng văn bản:
- Địa danh là tên địa phương nơi Tổng Cục đóng trụ sở
- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh và ngày tháng văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam được
trình bày dưới phần quốc hiệu bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14
nghiêng.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 01 tháng01 năm 2013
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
- Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bản
bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14 đứng đậm.
- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn, súc

tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Times New
Roman, cỡ chữ 14 đứng đậm.
- Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là công văn thì trích
yếu nội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản bằng phông chữ
Times New Roman, cỡ chữ 13 in nghiêng.
14


+ Nội dung văn bản:
Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể, rõ
ràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến. Nội dung văn bản của Tổng
Cục đường bộ Việt Nam được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu.
+ Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận văn bản được trình bày ở dưới nội dung văn bản, cách từ 2 đến 3
dòng về phía bên trái bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 12 kiểu chữ
nghiêng đậm.
Phần các cơ quan, tổ chức nhận được văn bản được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 11.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Bộ GTVT (b/c);
- Lưu

VT.
Đối với văn bản là công văn thì nơi nhận được ghi cả ở phần dưới nội dung

văn bản như nói trên và cả ở phần đầu của nội dung văn bản, ở giữa và dưới phần
địa danh ngày tháng.
Ví dụ:

Kính gửi : Ban Quản lý dự án 8
+ Thể thức đề ký và chữ ký:
- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;
- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và
thể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3 dòng
về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;
- Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman,
cỡ chữ 13 đứng đậm.

15


+ Văn bản do Phó Tổng cục trưởng ký:
KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG

Nguyễn Văn Quyền
- Văn bản của Văn phòng ban hành và do Chánh Văn phòng ký:
CHÁNH VĂN PHÒNG

Trần Thị Kim Hoa
2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Số lượng văn bản phát hành của Tổng Cục đường bộ Việt Nam tăng dần
theo từng năm, mỗi năm Tổng Cục làm ra Quyết định khoảng 5000 văn bản, Công
văn khoảng 7000 văn bản và các loại văn bản khác (Tờ trình, thông báo, giấy
mời….) khoảng 2500 văn bản. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ở đây
cũng được tiến hành trình tự theo từng bước như quy định Nhà nước.
Việc trình ký văn bản
- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư . Văn bản sau khi
được in thì phải trình Tổng cục trưởng, các Phó Tổng cục trưởng hoặc chánh văn

phòng ký theo thẩm quyền trước khi ban hành.
- Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã
đầy đủ về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư, có
thể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
- Các trường hợp trình ký:
+ Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần
trình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung và
thể thức.
16


+ Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (như các văn bản
quy phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…) thì phải có các văn bản liên
quan kèm theo khi trình ký. Gọi là Hồ sơ trình ký giúp thủ trưởng thẩm tra nội
dung của văn bản khi cần.
- Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộ chuyên môn thực
hiện trình ký 02 lần vào đầu giờ hành chính của buổi sáng và chiều.Việc trình ký
được diễn ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành ngay trong
ngày.
Đóng dấu văn bản:
* Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở đây
cán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần nữa
toàn bộ văn bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không. Sau đó văn thư tiến
hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại văn bản và bắt
đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản được ghi đúng
ngày làm thủ tục ban hành văn bản.
Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng Tổng
cục khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức văn bản.
Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là đóng dấu
lên văn bản.

Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân thực
của văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm quyền chữ
ký.
Văn thư Tổng Cục đường bộ Việt Nam có trách nhiệm bảo quản và sử dụng
nhiều loại con dấu: dấu của Tổng Cục, các dấu chức danh, dấu tên, dấu chỉ mức độ
mật, khẩn, hoả tốc và một số loại dấu khác theo quy định.
Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để đóng
dấu cho chính xác.
Đối với những văn bản có mức độ Mật, Khẩn thì đóng dấu chữ “Mật”,
“Khẩn” hoặc “Hoả tốc” ở dưới phần số và ký hiệu văn bản.

17


Đối với những văn bản nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành thì văn thư
đóng dấu giáp lai ở lề phải các tờ văn bản.
Đối với những chương trình, kế hoạch, đề án thì đóng dấu treo dưới phần tác
giả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ. Dấu treo cũng được đóng lên các tên
danh sách kèm theo, thu hoạch kết quả trong báo cáo.
+ Ưu điểm: Dấu đóng đa phần là đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3 đến
1/4 chữ ký về phía bên trái và khá ngay ngắn.
+ Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ VTLTNNNVTW nên dấu giáp lai còn đóng ở lề bên phải. Một số dấu dóng còn nghiêng và
nhoè mực.
Đăng ký văn bản:
Việc đăng ký văn bản đi trong cong tác văn thư của Tổng Cục đường bộ
Việt Nam được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập, văn thư ở đây đăng
ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó là lập sổ. Nhưng từ năm 2005,
Tổng Cục trang bị cho cán bộ văn thư máy vi tính để sử dụng phương pháp đăng
ký khoa học, hiện đại hơn. Đó là dùng phần mềm nhập dữ liệu vào máy tính theo
hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố.

Mỗi năm, Tổng Cục đường bộ Việt Nam ban hành gần 9500 văn bản với
nhiều thể loại khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán
bộ văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký
riêng vào một sổ.
Các sổ đó là:
Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Công văn;
Sổ đăng ký Tờ trình;
Sổ đăng ký Giấy mời.
Sổ đăng ký văn bản đi(phụ lục 2);
Sổ đăng ký văn bàn đến;
Chuyển giao văn bản đi:
18


Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời, nhanh
chóng và chính xác ngay sau khi làm xong thủ tục phát hành.
Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn
thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngoài Tổng Cục
thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộc Tổng
Cục thì văn thư chuyển tay.
Văn bản gửi ra ngoài được đóng gói trong bì in sẳn theo mẫu của Tổng Cục.
Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền.
Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích
thước bì phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết len
bì và địa chỉ nơi nhận rõ ràng.
Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng dấu
chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì.
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư Tổng Cục

đường bộ Việt Nam khá tốt. Đảm bảo nguyên tắc tập trung, nhanh chóng, chính
xác, kịp thời và khoa học.Thực hiện đúng quy định chung của Nhà nước. Song vẫn
còn tồn tại một số khuyết điểm trong toàn bộ quy trình.
Lập tập lưu văn bản:
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản
đi đối với công tác văn thư. Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu cho các
văn bản mà Tổng Cục phát hành trong tháng. Tập lưu được lập riêng cho từng loại
văn bản. Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để sau một năm nép vào lưu
trữ trữ quận.
Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và ngày
tháng. Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ.

19


2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Hàng ngày Tổng Cục nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là các văn bản
hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành
Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi đến.
Là một cơ quan có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ GTVT quản lý
Nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về Giao thông vận tải Đường bộ trong
phạm vi cả nước, tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ công về giao thông vận
tải đường bộ theo quy định của pháp luật. Vì vậy việc tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đến trong công tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn
thành nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Tổng Cục và áp dụng cơ chế “Một cửa” vào công
tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến Tổng Cục đều phải tập trung tại văn thư để
làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký.
Tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong quy

trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có
trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đường nào
. Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quan mình hay
không. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóng dấu vào phiếu
gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan mình đã nhận được
văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp trên
gửi xuống. Văn thư còn nhận được những văn bản khác nh: đơn thư, khiếu nại, tố
cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản gửi
có đúng địa chỉ không. Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì để đối chiếu
với ngày gửi văn bản.

20


* Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký và
loại không phải đăng ký.
- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho Tổng Cục;
- Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnh
đạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong Tổng Cục.
* Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại không được
bóc bì và loại được bóc bì.
- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung Tổng cục;
- Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi cac phòng
ban chuyên môn.
Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép ngoài.
Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Lãnh đạo

Tổng cục ngay để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và tác giả của văn bản với thông
tin ghi trên bì xem có chính xác không.
* Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của cán
bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu
đến của Tổng Cục.
Cách đóng dấu đến
Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với những
văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóng dưới phần
trích yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích yếu
của công văn quá nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phải dưới phần
địa danh ngày tháng văn bản.
Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu
năm cho đến hết. Đánh sè liên tục bằng chữ số ả rập.
+ Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn và
rõ ràng theo quy định. Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và ngày
21