Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại ỦY BAN NHÂN dân PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (530.57 KB, 35 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................2
NỘI DUNG...........................................................................................................4
I. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG........................4
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Mông Dương...........4
1.1.1 Khái quát vài nét về lịch sử và sự ra đời của UBND phường Mông Dương.............4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Mông
Dương..................................................................................................................................4
1.1.2.1 Chức năng...............................................................................................................4
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn..........................................................................................5
1.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND phường Mông Dương..................................6
1.2 Khái qt về văn phịng UBND phường Mơng Dương................................................6
1.2.1 Chức năng của văn phòng..........................................................................................6
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................8
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN
NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MƠNG DƯƠNG.....................................9
2.1 Cơng tác văn thư của UBND phường Mông Dương....................................................9
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân phường Mơng Dương..........................................................................................9
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư....................................................................10
2.2 Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Mông Dương.................................12
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản..................................................................12
2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi của UBND phường Mông Dương.............................14
2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến...........................................................17
2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu......................................................................21
III. MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC
VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG....................................................22
3.1 Nhận xét chung về hoạt động của công tác văn thư....................................................22
3.2 Các nội dung đề xuất những biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.. .25
3.2.1 Giải pháp về công tác lãnh đạo................................................................................25
3.2.2 Giải pháp về cơ sở vật chất......................................................................................25
3.2.3 Giải pháp về con người............................................................................................26
3.2.4 Giải pháp về kinh tế kĩ thuật....................................................................................26
3.2.5 Giải pháp về công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật, tăng cường
thanh tra, kiểm tra công tác văn thư..................................................................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................28
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
1
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Văn thư, lưu trữ đã được khẳng định là hai công tác không thể thiếu đối
với việc quản lý Nhà nước “Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ
quan, một tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do
công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn
thận hay khơng” (Nghị định 142/CP ngày 28/09/1963).
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thường xuyên của mọi cơ quan
trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Để làm tốt công tác này Nhà nước ta đã không
ngừng ban hành ra những văn bản hướng dẫn, những qui định cụ thể về công tác
văn thư để giúp cho công tác này ngày càng được củng cố và hoàn thiện thống
nhất, giúp cho cán bộ văn thư dễ dàng thực hiện được nghiệp vụ của mình. Do
vậy, qui định đầu tiên về cơng tác văn thư lần đầu tiên được đề cập trong Điều lệ
về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP
đó là Nghị định 110/2004/NĐ-CP được ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004.
Tại Đại học Nội Vụ, sinh viên luôn luôn được tạo mọi điều kiện tốt nhất
để giảng viên cũng như học sinh tiếp cận rõ hơn với thực tế. Với mục đích đó
kết thúc một hóa học nhà trường tổ chức đợt thực tập cho sinh viên trong trường,
“Học đi đôi với hành” luôn là phương châm của nhà trường.
Qua thời gian học tập tại trường, được sự quan tâm giúp đỡ của nhà
trường và sự đồng ý tiếp nhận của Văn phịng HĐND và UBND phường Mơng
Dương, em đã được tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế cơng tác văn thư của
Văn phịng HĐND và UBND phường Mông Dương, tỉnh Quảng Ninh.
Sau hai tháng thực tập tại Văn phịng HĐND và UBND phường Mơng
Dương và được sự hướng dẫn tận tình của lãnh đạo Văn phịng HĐND và
UBND phường em đã được tìm hiểu rõ hơn về tình hình thực tế của cơng tác
văn thư trong hoạt động của cơ quan. Tuy nhiên trong thời gian thực tập em
cũng gặp phải một số khó khăn như mơi trường làm việc mới, kiến thức thực tế
còn hạn chế nhưng được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo và các anh chị cơng
tác tại văn phịng đã giúp em khắc phục được những khó khăn, hồn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
2
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cấp lãnh đạo, cùng các anh chị
công tác tại Văn phịng HĐND và UBND phường Mơng Dương đã tạo điều kiện
giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Mặc dù vậy, do hạn chế về thời gian, khả năng kiến thức còn hạn hẹp nên
báo cáo của em khơng tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong các thầy
cơ đóng góp thêm ý kiến để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
3
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG
I. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG
DƯƠNG
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường
Mông Dương.
1.1.1 Khái quát vài nét về lịch sử và sự ra đời của UBND phường
Mông Dương.
UBND phường Mông Dương hoạt động dựa vào Quyết định số 63/HĐBT
ngày 10 tháng 9 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng (Nay là Chính phủ) trên cơ
sở giải thể Thị trấn Mông Dương để thành lập phường Mông Dương. Sau hơn
30 năm hoạt động, các mặt kinh tế - xã hội của phường Mơng Dương có bước
tăng trưởng nhanh, tình hình an ninh chính trị, trật tự an tồn xã hội luôn được
giữ vững và ổn định. Đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân của các dân
tộc trong phường không ngững được cải thiện, tạo tiền đề cho sự phát triển kinh
tế - xã hội của địa phương trong những năm tiếp theo.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
phường Mông Dương.
Khi nói tới bất kì một tổ chức hay đơn vị nào, điều đầu tiên cần quan tâm
tới là đơn vị hay tổ chức đó có chức năng, nhiệm vụ gì và hoạt động như thế
nào. UBND phường Mơng Dương là một tổ chức và việc xác định chức năng,
nhiệm vụ là một điều hết sức cần thiết để thực hiện cho đúng để phát triển tổ
chức cũng như là phát triển khu vực. Chức năng và nhiệm vụ của UBND
phường Mông Dương đã được xác định trong quyết định thành lập số 63/HĐBT
ngày 10 tháng 9 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập phường
Mông Dương. Để thực hiện quyết định của cấp trên UBND phường do HĐND
bầu ra và có chức năng nhiệm vụ của thể như sau:
1.1.2.1 Chức năng.
UBND phường do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính Nhà nước của địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành hiến
pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
4
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cùng cấp. UBND phường chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND cùng cấp và
UBND cấp trên.
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại dịch vụ, văn hóa giáo dục, y tế, khoa
học công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí phát thanh truyền hình
và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai và tài nguyên thiên
nhiên khác, quản lý thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng
hóa.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết HĐND cùng
cấp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân và công an địa phương.
- Bảo đảm an ninh chính trị - trật tự an tồn xã hội thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phịng tồn dân, thực hiện chế độ nghĩa
vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu
phương quân đội và chính sách đối ngoại với các lực lượng vũ trang nhân dân ở
địa phương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý cư trú đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, bảo
vệ tính mạng, tự do danh dự nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi và lợi ích hợp
pháp khác của cơng dân, chống tham nhũng, buôn lậu làm hàng giả và tệ nạn xã
hội khác.
- Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật, phối hợp với cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu
kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
5
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND phường Mơng Dương
Chủ tịch
Phó chủ tịch
Tài
chính
kế tốn
(2 nhân
viên)
Khu
phố 1
Địa
chính
xây
dựng (3
nhân
viên)
Khu
phố 2
Phó chủ tịch
Văn
phịng
(3 nhân
viên)
Khu
phố 3
Qn
sự (3
nhân
viên)
….....
Khu
phố
11
Tư
pháp (2
nhân
viên)
Khu
phố
12
Văn
hóa –
TBXH
(2 nhân
viên)
Khu
phố
13
1.2 Khái qt về văn phịng UBND phường Mơng Dương
Văn phịng HĐND và UBND do cơng chức văn phịng – thống kê phụ
trách, làm việc theo chế độ chịu trách nhiệm cá nhân, chịu sự quản lý của Chủ
tịch, sự chỉ đạo của UBND phường và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình
theo quy định của pháp luật, quy chế làm việc của UBND. Cơng chức văn phịng
thống kê có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt: tổng hợp, theo dõi, đôn
đốc, phối hợp với các đơn vị thực hiện nhiệm vụ.
1.2.1 Chức năng của văn phòng.
Văn phòng HĐND và UBND phường là cơ quan chuyên môn, bộ máy
giúp việc thuộc HĐND và UBND phường Mơng Dương, có chức năng tham
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
6
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mưu, tổng hợp giúp UBND phường về hoạt động của UBND phường; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND và UBND phường. Văn
phòng HĐND và UBND phường chịu sự quản lý về biên chế của UBND Thành
phố, sự chỉ đạo của HĐND, UBND phường, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tổ chức thực hiện các văn bản QPPL, quy hoạch, kế hoạch, đề án,
chương trình và các văn bản có liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc
lĩnh vực quản lý nhà nước; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo giục pháp luật
về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
- Tham mưu giúp HĐND phường tổ chức các hoạt động của HĐND,
thường trực HĐND, đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch
HĐND giao.
- Tham mưu giúp UBND phường tổ chức các hoạt động của UBND và
Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành
chính nhà nước; giúp Chủ tịch UBND phường tổ chức việc điều hòa, phối hợp
hoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, HĐND và UBND các xã, thị
trấn để thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân phường; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND và UBND phường; tham mưu giúp UBND phường về công tác ngoại vụ.
- Tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin, đảm bảo phương án được
thường xun kịp thời chính xác các mặt cơng tác trong phường phục vụ công
tác lãnh đạo và chỉ đạo của HĐND và UBND.
- Xây dựng chương trình làm việc và lịch công tác của HĐND và UBND
phường; giúp Thường trực HĐND và UBND phường chỉ đạo việc thực hiện
chương trình và lịch cơng tác, chuẩn bị nội dung phục vụ các kì họp của HĐND
và UBND phường theo định kỳ.
- Tham mưu giúp UBND phường trong việc chỉ đạo các ngành, chuẩn bị
các đề án, chương trình để UBND phường xem xét, quyết định kịp thời, chính
xác về nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương.
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
7
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức thông báo các Nghị quyết, Quyết định của HĐND và UBND
theo chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND cho các ngành, các cấp và theo
dõi đôn đốc các ngành, các cấp trong việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định
đó. Thực hiện báo cáo đột xuất, báo cáo công tác tháng, quý, năm và các báo cáo
phục vụ kỳ họp của HĐND và UBND.
- Giúp Ủy ban nhân dân phường giữ mối quan hệ giữ Ủy ban nhân dân và
các đoàn thể trong phường; đảm bảo các phương tiện cho HĐND và UBND ở
địa phương hoạt động; tiếp nhận đơn thư, tố cáo, khiếu nại thuộc thẩm quyền,
chuyển đơn tố cáo đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết, hướng dẫn cơng
dân nộp đơn khiếu nại đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Giúp HĐND và UBND phường quản lý công tác thơng tin và cơng tác
hành chính văn thư, lưu trữ hồ sơ của HĐND và UBND phường.
- Thẩm định các văn bản tường trình Thường trực HĐND và UBND
phường ký.
- Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho Thường trực HĐND và UBND hoạt
động, tổ chức Hội nghị do HĐND và UBND triệu tập; tổ chức đón tiếp khách và
cơng dân vào làm việc, làm tốt công tác bảo vệ cơ quan.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
- 01 Chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phịng.
- 01 chun viên văn phòng (bộ phận một cửa).
- 01 văn thư
- 01 kế toán – thủ quỹ
- 02 nhân viên phục vụ
- 01 nhân viên làm tại nhà ăn
- 02 lái xe
- 01 tiếp dân
- 01 bảo vệ cơ quan
Văn phòng do Chánh văn phòng phụ trách chung và là lãnh đạo văn
phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND phường, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân phường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
8
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phịng.
Bộ phận kế tốn thực hiện nhiệm vụ lập dự toán tiền mặt quỹ hàng tháng,
bảo đảm quyết toán thu chi đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định. Cán bộ chuyên
viên chịu sự phân công chỉ đạo của lãnh đạo, làm công tác tổng hợp soạn thảo
các văn bản do lãnh đạo văn phòng yêu cầu.
Bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý tiếp nhận tồn bộ cơng văn đi,
đến đảm bảo theo đúng quy trình quy định, chuyển cơng văn giấy tờ nhanh
chóng, chính xác, kịp thời. Quản lý con dấu, giấy giới thiệu, thực hiện tốt cơng
tác chun mơn của mình.
Sắp xếp phân loại lập hồ sơ phục vụ tốt cho công tác văn thư và tra cứu
tài liệu khi cần thiết.
Đánh máy, in sao các loại văn bản kịp thời, chính xác, đảm bảo đúng nội
dung và hình thức văn bản. Thực hiện tốt chế độ bảo mật theo quy định.
Ủy ban nhân dân phường Mông Dương tổ chức công tác văn thư theo
hình thức tập trung, tất cả các văn bản đi, đến đều phải qua bộ phận văn thư đảm
bảo nguyên tắc tập trung một đầu mối. Ngoài ra ở tất cả các phịng ban đều thực
hiện cơng tác văn thư nhưng do cán bộ chuyên môn kiêm nhiệm.
Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư, lãnh đạo cơ quan đặt
cơng tác văn thư lên vị trí hàng đầu và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong q
trình giải quyết cơng việc của cơ quan.
II. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI
ĐỒNG NHÂN NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MƠNG
DƯƠNG
2.1 Cơng tác văn thư của UBND phường Mông Dương.
2.1.1 Công tác chỉ đạo về cơng tác văn thư của Văn phịng Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương
Công tác văn thư là hoạt động rất quan trọng, do đó việc tổ chức chỉ đạo
công tác văn thư ở tất cả các cơ quan, đơn vị nói chung và ở Uỷ ban nhân dân
phường Mơng Dương nói riêng phải chịu sự chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn cụ
thể của Nhà nước về công tác văn thư. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
9
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định trong phạm vi từng cơ quan, thủ
trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định của nhà nước.
Do đó, cơng tác văn thư ở UBND phường chịu sự quản lý, chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo cơ quan đồng thời của cơ quan cấp trên có thẩm quyền trong
lĩnh vực cơng tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận của Văn phịng HĐND và UBND
phường, được bố trí 01 cán bộ văn thư chuyên làm nhiệm vụ tiếp nhận, giải
quyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lưu văn bản đi; chuyển giao văn bnar đi
và một số khâu nghiệp vụ khác. Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp thủ trường
cơ quan về công tác này. Do đó, văn phịng là đầu mối của cơng tác văn thư, có
nhiệm vụ bảo đảm thơng tin cho hoạt động quản lý, trong đó chủ yếu là thơng
tin văn bản. Văn phịng có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức bảo quản các nguồn
thông tin văn bản được chuyển tới cơ quan; tổ chức xử lý và truyền đạt, chuyển
giao thông tin văn bản đến mọi đơn vị và cá nhân có liên quan; tổ chức việc
chuyển giao văn bản do cơ quan ban hành ra ngồi; theo dõi đơn đốc và kiểm tra
việc giải quyết văn bản.
UBND phường Mông Dương tổ chức văn thư theo hình thức tập trung, tất
cả các văn bản đi, đến phải qua bộ phận văn thư. Hình thức chỉ đạo hoạt động
văn thư này đã và đang đạt được những hiệu quả hết sức tích cực góp phần làm
cho các văn bản, giấy tờ được giải quyết kịp thời.
Ngồi ra tất cả các phịng ban đều thực hiện cơng tác văn thư nhưng có
cán bộ chun mơn kiêm nhiệm, chỉ riêng phịng Nội vụ từ khi thực hiện nghị
định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 04 năm 2008 của văn phòng quy định các
cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, phường, thị xã thuộc tỉnh.
Công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn phường được
chuyển sang phòng Nội vụ, vì vậy phịng Nội vụ được bố trí 01 biên chế để đảm
nhiệm chức năng quản lý nhà nước về cơng tác văn thư trên địa bàn phường.
2.1.2 Tình hình cán bộ làm cơng tác văn thư
Cơng tác văn thư là hoạt động đảm boả thường xuyên bằng văn bản, phục
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
10
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vụ cho hoạt động, chỉ đạo quản lý, điều hành cơng việc của cơ quan, tổ chức. Nó
khơng thuần tuý thuộc nhiệm vụ của một đơn vị tổ chức nào, mà là một công
việc liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân trong toàn cơ quan, đơn
vị.
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phịng cơng
tác văn thư khơng thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất
lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt
động quản lý của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý
nhà nước.
Do đó, cơng tác văn thư ở UBND phường Mơng Dương có vai trị và ý
nghĩa rất lớn trong q trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, các phịng
ban chun mơn thuộc phường.
Cán bộ văn thư được đào tạo chun mơn, nghiệp vụ vững vàng, ln
hồn thành tốt mọi công việc được giao bao gồm các công việc về xây dựng văn
bản; quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ; bảo
quản và sử dụng con dấu.
Là một cán bộ văn phịng, ln tiếp xúc với nhiều người, nhiều cơ quan,
đơn vị, tổ chức trong cơ quan cũng như ngoài cơ quan mình đến liên hệ cơng
việc. Cán bộ văn thư ln nhiệt tình và có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ tận
tình, chu đáo. Trong quá trình tiếp nhận cơng văn đến; kiểm tra, đóng dấu quản
lý văn bản đi; chuyển phát văn bản đi ln kịp thời, chính xác, chuyển phát đúng
đối tượng, đảm bảo đúng tiến độ giải quyết công việc. Công việc nào quan
trọng, cần thiết thì giải quyết trước đảm bảo đúng thời gian.
Cán bộ văn thư ln tận tình với cơng việc của mình, yêu ngành, yêu
nghề, cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết từ những việc nhỏ nhất. Sắp xếp văn bản thấy tờ
khoa học, hợp lý, đúng nguyên tắc, xử lý linh hoạt cơng việc, ln tận tình giúp
đỡ cán bộ, viên chức trong cơ quan cũng như ngoài cơ quan trong việc tra tìm tài
liệu.
Hiện nay, cán bộ văn thư tách rời công tác thủ quỹ tạo điều kiện cho công
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
11
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác văn thư được tiến hành thuận lợi.
Nhìn chung, cán bộ làm cơng tác văn thư trong Văn phịng HĐND và
UBND phường Mông Dương được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng,
có kinh nghiệm cơng tác và có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc, ln
hồn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
2.2 Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Mông Dương
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản là phương tiện dung để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng kí
hiệu ngơn ngữ nhất định.
Trong q trình hoạt động của cơ quan, Uỷ ban nhân dân phường Mông
Dương luôn sản sinh ra nhiều loại văn bản, giấy tờ để thực hiện chức năng, quản
lý chỉ đạo chung. Do vậy, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương thường ban hành các loại văn bản như:
Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Mời họp…
Việc tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản của Uỷ ban nhân dân
phường Mông Dương được thực hiện theo quy định của Nhà nước.
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước đi cần thiết được sắp xếp
có khoa học, có căn cứ pháp lý nhằm đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất
lượng của văn bản.
Do vậy, quy trình soạn thảo phải được tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định
của nhà nước để đảm bảo văn bản được chính xác về nội dung lần hình thức.
- Bước 1: Xác định tính chất nội dung của vấn đề cần soạn ra văn bản.
Sau đó thu thập thơng tin , lựa chọn thông tin cần thiết liên quan đến nội dung
của văn bản cần soạn thảo.
- Bước 2: Dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo
quy định của Nhà nước.
- Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt (do lãnh
đạo phụ trách trực tiếp duyệt sau đó trình lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn phòng
duyệt bản thảo).
- Bước 4: Hồn chỉnh dự thảo, đánh máy sốt lại nội dung văn bản trước
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
12
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khi trình ký văn bnar.
- Bước 5: Sao in văn bản, làm thủ tục phát hành.
Sau khi văn bản đã có chữ kí trực tiếp của lãnh đạo thì cán bộ văn thư có
nhiệm vụ phải kiểm tra lại tồn bộ văn bản, kiểm tra lại thể thức, hình thức trình
bày văn bản và ghi số, ngày tháng văn bản.
Do vậy, một văn bản trước khi ban hành về mặt thể thức phải đầy đủ các
thành phần. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản
nhất định. Công tác xây dựng và ban hành văn bản phải tuân theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức văn bản.
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, kí hiệu của văn bản;
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
* Thẩm quyền ban hành văn bản
Văn phòng UBND phường giúp Chủ tịch thực hiện chức năng quản lý nhà
nước nên việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy
định của các văn bản hướng dẫn thi hành.
Đối với văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Chánh văn
phịng, phó văn phịng, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm báo cáo
với Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách xem xét cho ý kiến. Trên cơ
sở ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách, đơn vị hồn
chỉnh dự thảo và trình lãnh đạo ký ban hành.
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
13
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn
nghiệp vụ của đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm phối hợp trao
đổi ý kiến với các đơn vị đó. Đơn vị có liên quan có trách nhiệm tham gia ý kiến
theo nội dung và thời gian theo yêu cầu của đơn vị chủ trì.
Văn phịng UBND phường được phép ban hành các loại văn bản sau: các
loại văn bản trả lời; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; giải quyết khiếu nại tố
cáo theo thẩm quyền; các cơng văn hành chính phục vụ hoạt động quản lý, điều
hành của đơn vị.
Văn bản do UBND phường ban hành gồm có 02 loại:
- Văn bản cá biệt: Quyết định.
- Văn bản quản lý nhà nước thông thường: Công văn, Báo cáo, Thông
báo, Tờ trình…
Đối với văn bản dự thảo phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên
quan thì người được giao nhiệm vụ chính phải lấy ý kiến và có trách nhiệm tổng
hợp ý kiến đóng góp, đề xuất với lãnh đạo phòng để báo cáo lãnh đạo cho ý kiến
để chỉnh lý dự thảo.
Đối với văn bản thuộc thẩm quyền lãnh đạo UBND phường ký Trưởng
phịng hoặc phó phịng chun mơn được phân cơng phụ trách kiểm tra dự thảo,
ký tắt vào văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó.
2.2.2. Cơng tác quản lý văn bản đi của UBND phường Mông Dương
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi
chung là văn bản đi.
Hàng năm, UBND phường ban hành văn bản với số lượng rất nhiều, năm
2010 UBND phường đã ban hành trên 2600 văn bản đi, với nhiều loại văn bản
khác nhau như: Quyết định, Cơng văn, Kế hoạch…
Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của Uỷ ban nhân dân
phường Mông Dương được thực hiện như sau:
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
14
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Kiếm tra thể thức, ghi số hiệu và ngày, tháng của văn bản.
Đây là việc bắt buộc và quan trọng trước khi chuyển giao văn bản đến các
đối tượng có liên quan. Cơng việc này được giao cho bộ phận văn thư thực hiện.
Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo cho
người được giao trách nhiệm xem xét và giải quyết kịp thời theo đúng quy định
của nhà nước.
* Trình ký, sao chụp và đóng dấu văn bản
Dấu của Uỷ ban nhân dân chỉ được phép đóng dấu vào văn bản khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký nháy của đơn vị, cá nhân soạn thảo
văn bản chịu trách nhiệm về nội dung văn bản và ký nháy của Chánh văn phịng
hoặc Phó chánh văn phịng về thể thức của văn bản.
Dấu đóng văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mực
dấu quy định. Dấu đóng chum lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, khơng được đóng
dấu khống chỉ.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục.
* Đăng ký văn bản đi
Tại Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương việc đăng ký văn bản đi được
tiến hành theo phương pháp thr công. Tất cả các văn bản đi của Uỷ ban nhân dân
phường đều được đăng ký vào sổ in sẵn, đăng ký đúng, đầy đủ, rõ ràng các cột
mục theo đúng quy định của nhà nước. Chữ viết dễ đọc không tẩy xố hoặc viết
tắt những từ khơng thơng dụng.
Việc đăng ký văn bản được thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan.
Các loại sổ đăng ký văn bnar đi của Uỷ ban nhân dân phường Mông
Dương:
- Sổ đăng ký văn bản đi Quyết định gồm sổ Quyết định của Uỷ ban nhân
dân và Quyết định của Chủ tịch.
- Sổ đăng ký Công văn, Đề án, Biên bản, Giấy xác nhận
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
15
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Sổ đăng ký Thông báo, Báo cáo, Kết luận, Quy định
- Sổ đăng ký Tờ trình, phương án, Kế hoạch, Chương trình
- Sổ đăng ký Giấy mời, Chỉ thị, hợp đồng
- Sổ đăng ký Báo cáo Hội đồng thi đua khen thưởng
- Sổ đăng ký Quyết định xử phạt hành chính, Giấy uỷ quyền
Mẫu sổ mà Uỷ ban nhân dân phường dung để đăng ký văn bản đi theo
đúng mẫu sổ quy định của nhà nước. Tuy nhiên việc đăng kí vào sổ cịn nhiều
thể thức khơng đúng với quy định như cột sổ và ký hiệu văn bản thì khơng ghi
ký hiệu của văn bản mà chỉ đăng ký sổ văn bản, cột “Đơn vị hoặc người nhận”
thì khơng ghi gì.
Đây là hình thức đăng ký văn bản thủ cơng, khó khăn trong việc tra tìm
văn bản tài liệu, mất nhiều thời gian, đòi hỏi cán bộ văn thư phải cẩn thận, tỉ mỉ,
thận trọng nhưng đăng ký văn bản theo hình thức này thì thơng dụng, đơn giản,
tính ổn định, hạn chế mất mát, thất lạc.
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi của UBND phường Mơng Dương: (kèm theo ở
tài liệu tham khảo)
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi
Văn bản tài liệu sau khi đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi thì phải chuyển
phát văn bản đi ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn thư
có trách nhiệm phải lưu lại làm bản gốc để àm căn cứ cho việc tra tìm, quản lý
văn bản đi đồng thời lập tập lưu phục vụ nghiêm cứu tra tìm.
Những văn bản chỉ mức độ “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” phải được
chuyển ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến người nhận, nơi
nhận ghi trên phong bì.
Đối với văn bản gửi ra ngồi cơ quan thì phải viết bì, bì văn bản được in
sẵn loại 158mm x 115mm dung cho văn bản trình bày trên khổ thấy A4 vào bì ở
dạng gấp làm 4 phần bằng nhau.
Đối với văn bản gửi nội bộ thì văn thư chuyển trực tiếp đến các phịng,
ban, các cá nhân có liên quan giải quyết. Ở UBND phường có sổ giao nhận văn
bản tài liệu đến các phòng ban, phòng nào đến nhận văn bản tài liệu thì phải ký
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
16
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhận.
Tuy nhiên ở UBND phường chưa có sổ gửi văn bản đi bưu điện.
Tất cả các văn bản đi được chuyển đến đúng nơi cần gửi. Thủ tục gửi văn
bản đi được tiến hành nhanh chóng và kịp thời tạo thuận lợi cho công tác quản
lý, chỉ đạo điều hành đối với các cơ quan cấp dưới các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND phường.
* Lưu văn bản đi
Mỗi một văn bản do UBND phường ban hành đều phục vụ cho hoạt động
điều hành, quản lý. Do vậy sau khi phát hành văn bản đi đều phải giữ lại ít nhất
02 bản chính: một bản lưu tại bộ phận văn thư, một bản lưu tại đơn vị soạn thảo.
Văn bản đi tại bộ phận văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh
số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng thứ tự của văn bản.
2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bnar GPPL, Văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyền qua
đường mạng và văn bản mật) và đơn thư, thư gửi đến cơ quan, tổ chức gọi
chung là văn bản đến.
Văn bản đến cùng với văn bản đi là hai phương tiện quản lý, điều hành
quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan. Văn bản đến dung để chỉ đạo, điều
hành hoạt động của UBND phường. Như vậy để phát huy tối đa hiệu quả văn
bản đến cơ quan thì việc tổ chức, quản lý, giải quyết phải được kịp thời, nhanh
chóng. Bởi vì hiệu quả cơng việc của từng cơ quan phụ thuộc vào việc xử lý văn
bản đến có kịp thời, triệt để hay không.
* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Hàng ngày UBND phường tiếp nhận nhiều loại văn bản đến cơ quan từ
nhiều nguồn khác nhau như:
- Cơ quan cấp tỉnh: UBND tỉnh, các sở, Văn phòng tỉnh…
- Cơ quan ngang cấp: các phường khác gửi đến
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
17
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cơ quan cấp dưới: các phòng ban, UBND các xã, thị trấn
- Từ các đoàn thể
Khi văn bản được chuyển đến cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn
bản đến, trong trường hợp văn bản đến ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, phải
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong( nếu có), đối
với văn bản “Mật” đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc hẹn giờ”), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư
cũng phải kiểm tra về số lượng trang văn bản của mỗi văn bản. Trường hợp phát
hiện có sai sót phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi hoặc boá cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau như: qua máy fax, qua đường bưu
điện, lãnh đạo đi họp mang về hoặc chuyển tay trực tiếp… với nhiều loại hình
văn bản khác nhau như: Quyết định, Cơng văn, Thơng báo…
Như vậy, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến có vai trị vơ
cùng quan trọng là khâu đầu tiên góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết cơng
việc. Việc giải quyết cơng việc có kịp thời hay không phụ thuộc vào khâu nhận
văn bản.
* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản
Việc phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến do cán bộ văn thư thực hiện. Cán
bộ văn thư có trách nhiệm phải kiểm tra, phân loại sơ bộ văn bản, gửi trả lại văn
bản khơng đúng đối tượng và tiến hành bóc bì.
Theo quy định thì văn thư chỉ được phép bóc bì những văn bản gửi chung
cho HĐND, UBND phường không được bóc bì văn bản gửi đích danh người
nhận hoặc văn bản gửi đến các phòng ban thuộc UBND phường như: Phịng
Thanh tra, Phịng Cơng thương…
Như vậy, sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
18
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lý như sau:
- Loại cán bộ văn thư không được bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho
tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích
danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi
đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến cơng việc chung của cơ
quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì cịn lại, trừ
những bì văn bản trên, văn bản có đóng dấu chữ ký hiệu mật (bì văn bản mật).
- Đối với những bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định
tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định cụ thể của
cơ quan.
* Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày, tháng đến
Văn bản đến cơ quan phải ddowjwc đăng ký tập trung tại văn thư trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của Pháp luật và quy định
cụ thể của cơ quan như các hoá đơn, chứng từ kế toán.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”: ghi số đến và này đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại bộ phận văn thư thì khơng
phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
theo dõi, giải quyết.
Dấu đến đước đóng ra ràng, ngay ngắn vào khoảng trống dưới số, ký hiệu
(đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với cơng
văn) hoặc vào khoảng trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên đấu “Đến” của UBND
phường Mông Dương được trình bày như sau:
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
19
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG
Số:…………
Ngày:………
ĐẾN
Chuyển:…....
Lưu:………..
Số “Đến” được đánh số theo năm, số đến được đánh số ả rập, đánh liên
tục từ 01 vào ngày đầu năm đến số cuối cùng của văn bản đến trong năm đó.
Ngày “Đến” là ngày, tháng, năm cơ quan nhận được văn bản, đóng dấu
đến và đăng ký đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 phải thêm số 0 trước.
Ví dụ: 06/02/2010
* Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến UBND phường được quản lý chặt chẽ, thống nhất, kết hợp
gữa đăng ký vào sổ (truyền thống) và đăng ký vào máy để thuận tiện cho việc
chuyển văn bản qua đường mạng.
UBND phường Mông Dương chỉ là cơ quan quản lý Nhà nước cấp
phường ở địa phương cho nên công văn gửi tới không nhiều, thường là các công
văn của tỉnh gửi đến hoặc các văn bản của các xã gửi đến, các Sở, ban, ngành
trong tỉnh gửi đến các phòng ban trực thuộc phường. Cho nên văn thư chỉ lập
một quyển sổ đăng ký văn bản đến cho tất cả các loại văn bản.
Đối với những văn bản gửi đến cơ quan có dấu hiệu mức độ “Mật” thì
đăng ký vào sổ riêng.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến làm theo Công văn 425 của Cục văn thư và
lưu trữ Nhà nước.
Phần bìa sổ có tên cơ quan, tên sổ có đăng ký văn bản đến, năm quyển sổ.
Phần đăng ký bên trong bao gồm các cột mục.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: (kèm theo tài liệu tham khảo)
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
20
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư có trách nhiệm trình văn bản
cho chủ tịch UBND phường để xin ý kiến giải quyết.
Trước khi trình, văn bản đến phải có kèm theo phiếu gửi.
Những văn bản đến có đóng dấu “Hoả tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn” thì
phải được gửi đi và trình lãnh đạo phân phối ngay khi nhận được.
Sauk hi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết thì văn bản đến
được chuyển trả lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.
Sauk hi đã có ý kiến của lãnh đạo thì đối với những văn bản chuyển cho
các phịng ban thuộc UBND phường thì văn thư phải tiến hành chuyển văn bản
qua đường mạng. Nếu lãnh đạo yêu cầu sao gửi thì cán bộ văn thư phải tiến
hành sao gửi.
Khi chuyển giao văn bản, những cá nhân, phòng ban nhận văn bản phải
ký nhận vào sổ giao nhận văn bản.
Việc chuyển giao văn bản đến của UBND phường phải đảm bảo các u
cầu nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản
* Theo dõi việc giải quyết văn bản
Đây là nhiệm vụ quan trọng, tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian
giải quyết theo quy định của pháp luật phải được theo dõi giải quyết.
2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là thành phần khẳng định tư cách pháp nhân của cơ quan trong bộ
máy tổ chức Nhà nước, khẳng định tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản.
Mỗi cơ quan, tổ chức đều phải có một mẫu dấu riêng, nó thể hiện tính hợp pháp
là tính chân thực của văn bản.
Tại UBND phường Mông Dương hiện nay đang giữ những con dấu như:
dấu Uỷ ban, dấu Văn phòng, dấu Hội đồng, dấu chức danh, dấu mời họp, dấu
chỉ mức độ Mật.
Tất cả các loại dấu của UBND phường Mông Dương giao cho cán bộ văn
thư cơ quan giữ và đóng dấu tại phịng văn thư. Cán bộ văn thư khơng được giao
dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
21
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Dấu chỉ được đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và
ký nháy của người soạn thảo văn bản và của lãnh đạo văn phòng.
Dấu của UBND phường được quản lý chặt chẽ. Được đặt trong ngăn kéo
bàn thuận tiện cho việc lấy dấu đóng.
Những văn bản do UBND phường ban hành thì đóng dấu Uỷ ban
Những văn bản do Văn phịng ký thì đóng dấu văn phịng
* Cơng tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là công việc cuối cung của công tác văn thư, được thực hiện sau
khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết
xong.
Tất cả các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của UBND
phường đã được lập hồ sơ (hiện hành). Văn bản thuộc loại nào thì cho vào loại
nấy, đước sắp xếp lên giá một cách khoa học và hợp lý. Tuy nhiên tại UBND
phường Mơng Dương chưa có phịng lưu trữ riêng, hầu hết các hồ sơ được lưu
trữ tại phòng làm việc.
Như vậy, cơng tác văn thư của UBND phường Mơng Dương nhìn chung
đều được tổ chức theo đúng quy định của nhà nước. Tất cả các văn bản đi đến
đều được tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư. Đảm bảo nguyên tắc tập
trung một đầu mối.
III. MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI
DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG.
3.1 Nhận xét chung về hoạt động của cơng tác văn thư.
Nhìn chung, cơng tác văn thư tại UBND phường Mông Dương được thực
hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Hầu hết các văn bản đi và đến đều được
tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để thuận tiện cho việc tra tìm, nghiên
cứu. Tong năm 2010 đã có 2201 văn bản đến và 10111 văn bản đi, các loại văn
bản đi: Quyết định Chủ tịch Uỷ ban: 6520, Quyết định Uỷ ban: 2696, Thông
báo: 160, Công văn: 442, Đề án: 02, Giấy xác nhận: 06, Giấy báo tử: 05.
Công tác quản lý văn bản rất chặt chẽ, văn bản do cơ quan phát hành ra
đăng ký tại bộ phận văn thư thì cán bộ văn thư có trách nhiệm phải thu hồi bản
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
22
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
gốc, nhằm phục vụ cho việc sử dụng bản lưu, nghiên cứu khi cần thiết. Làm cơ
sở đối chiếu sau này.
Đối với văn bản đi, trước khi phát hành văn bản đi được tiến hành theo
trình tự các bước theo quy định. Văn bản sau khi đã được người có thẩm quyền
ký, cán bộ văn thư kiểm tra lại tồn bộ nội dung thể thức, hình thức trình bày
văn bản sau đó tiến hành vào sổ đăng ký văn bản đi, ghi số, kí hiệu, ngày tháng
năm văn bản; sao in văn bản đúng số lượng, đóng dấu lên văn bản; bao giói làm
thủ tục chuyển phát văn bản; lưu, sắp xếp văn bản đi theo đúng quy định.
UBND phường Mông Dương căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi
hằng năm để lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản do UBND phát hành chủ yếu là Quyết định, Công văn, Thông
báo, Tờ trình, Báo cáo…
Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đến cơ quan đều
phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệm phân loại văn bản đến,
bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ đến sau đó trình lãnh đạo cơ quan cho ý
kiến giải quyết.
Hàng năm số lượng văn bản đến UBND phường rất nhiều cho nên để
thuận tiện cho việc quản lý và giải quyết văn bản được nhanh chóng và thuận
tiện thì UBND phường đã lập 03 loại sổ đó là: Sổ đăng ký văn bản đến của
UBND, Sổ đăng ký văn bản đến của HĐND, Sổ đăng ký văn bản mật đến. Tất
cả văn bản đến đều được đăng ký vào sổ một cách đầy đủ và chính xác.
Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu: con dấu để ở nơi thuận tiện,
ngay trong ngăn kéo bàn làm việc thuận tiện cho việc lấy và cất giữ dấu.
Trong hoạt động văn thư của Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương:
Về ưu điểm:
Bộ phận văn thư của UBND phường Mông Dương được đặt ở vị trí thuận
tiện, ngay tầng 1 sát cầu thang, thuận tiện cho người từ bên ngoài vào làm việc.
Cán bộ văn thư có kinh nghiệm cơng tác giải quyết cơng việc nhanh chóng, hiệu
quả. Tại phịng văn thư được trang bị các phương tiện được trang bị để thuận
tiện cho công việc như: máy in, máy photo, máy tính, điện thoại, giá đựng tài
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
23
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu và một số trang thiết bị văn phòng khác phục vụ cho cơng tác văn phịng và
hành chính văn thư đạt hiệu quả.
Uỷ ban nhân dân phường đã tuyển chọn và đào tạo đội ngũ cán bộ làm
công tác văn thư có trình độ chun mơn cao trong q trình thực hiện quản lý
văn bản, có năng lực, tinh thần, ý thức trách nhiệm cao, nhiều kinh nghiệm trong
giải quyết công việc, xử lý các hoạt động quản lý văn bản theo thẩm quyền.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước, quản lý
văn bản đi và giải quyết văn bản đến nhanh chóng, đúng tiến độ. Cơng tác lập hồ
sơ hiện hành cũng được thực hiện.
Đảm bảo nguyên tắc tập trung một đầu mối tại bộ phận văn thư, công tác
giao dịch hành chính tốt.
Kiểm tra, sốt xét văn bản cẩn thận, hạn chế được sự nhầm lẫn sai sót
Bố trí các trang thiết bị hợp lý, thuận tiện cho công việc.
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin được áp dụng có hiệu quả, lãnh đạo
văn phòng cùng nhân viên văn phòng đang cố gắng thực hiện tốt việc gửi văn
bản qua đường mạng, thư điện tử tới UBND các xã, thị trấn để hạn chế được các
khâu nghiệp vụ, giảm tệ quan lieu giấy tờ.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đạt được cịn có một số khuyết điểm
như:
Chưa có sổ văn bản đi bưu điện, sổ chuyển giao văn bản đi. Chưa có danh
mục hồ sơ.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác giải quyết, quản lý văn
bản tại phòng văn thư còn một số hạn chế: máy móc, thiết bị phục vụ cho cơng
tác lưu trữ, sao chép đã cũ kĩ, lạc hậu, thiếu thốn trong khi đó nhu cầu cơng việc,
số lwojng văn bản cần ban hành rất lớn. Các máy móc chạy quá cơng suất, hư
hỏng dẫn tới tình trạng ùn tắc cơng việc, gây áp lực cho cán bộ văn thư trong
quá trình giải quyết cơng việc
Có nhiều văn bản của cơ quan, đơn vị gửi trực tiếp tới các phòng ban hoặc
cá nhân trong Uỷ ban nhân dân theo địa chỉ ghi trên bao bì mà khơng qua bộ
phận văn thư để tiếp nhận, điều này gây khó khăn cho việc đăng ký văn bản, gây
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
24
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ảnh hưởng tới chất lượng công việc và tạo ra sự sai sót trong q trình quản lý
văn bản.
Một số văn bản của đơn vị trực thuộc, của các cơ quan chuyên môn hay
các cơ quan cấp dưới gửi tới cơ quan thiếu các yếu tố thể thức như ngày, tháng,
năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung khơng rõ ràng gây khó khăn cho cán
bộ văn thư trong quá trình đăng ký văn bản.
Thiếu sự quan tâm đúng đắn của UBND phường đối với công tác văn thư,
cịn có những suy nghĩ đơn giản về phịng văn thư, chưa có suy nghĩ đúng đắn
về chức năng, nhiệm vụ mà phịng văn thư phải giải quyết, cịn ít quan tâm đầu
tư cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, trang thiết bị của phịng trong q trình hoạt
động.
Tại phịng văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
còn chưa áp dụng phần mềm máy tính trong q trình quản lý văn bản, gây tình
trạng lãng phí thời gian, tăng khả năng sai sót, khó khăn cho sửa chữa sai sót.
3.2 Các nội dung đề xuất những biện pháp phát huy ưu điểm, khắc
phục nhược điểm.
3.2.1 Giải pháp về công tác lãnh đạo
Tăng cường sự quan tâm của lãnh đạo văn phòng, của lãnh đạo cấp uỷ
Đảng, tuyên truyền giáo dục tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt
động của cơ quan. Từ đó nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, cán
bộ công chức đối với hoạt động đầu tư cũng như các hoạt động có liên quan.
Tăng cường các hoạt động lãnh đạo, kiểm tra, giám sát và đôn đốc trong
công tác văn thư: công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến,
quản lý con dấu…
Xây dựng các chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động của
từng bộ phận nói chung và của bộ phận văn thư nói riêng, xem xét đánh giá mức
độ hồn thành cơng việc của từng bộ phận đó.
3.2.2 Giải pháp về cơ sở vật chất
Cần đầu tư đổi mới trang thiết bị, máy móc như máy Fax, máy in, máy
photo… để đáp ứng yêu cầu số lượng công việc hang ngày, tránh ùn tắc trong
Sinh viên: Phạm Thị Thủy
25
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
