Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện quốc oai

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
Chương 1 : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức..........................................6
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân
huyện Quốc oai..............................................................................................6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư cơ quan..............................................................................16
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ.........18
CỦA CƠ QUAN.................................................................................................18
2.1 Hoạt động quản lý.................................................................................18
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................24
CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN..............41
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.....................................................................41
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................41
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan.41
3.3 Một số khuyến nghị...............................................................................50
C. KẾT LUẬN...................................................................................................52
PHỤ LỤC...........................................................................................................53
PHỤ LỤC

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6
A. LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
các tổ chức Đoàn thể, kinh tế xã hội, lực lượng vũ trang... Hàng ngày đều phải
ban hành các văn bản để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Văn bản là
phương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai trò quan trọng
trong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đoàn thể. Nhưng để đảm bảo các văn
bản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớn
vào công tác văn thư. Mặc dù đây chỉ là công việc đơn giản song trên thực tế nó
lại quyết định quá trình kết nối thông tin được thông suốt giữa các cơ quan.
Ngoài ra công tác văn thư còn đảm bảo cho việc quản lý văn bản, con dấu được
chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Trong đó con dấu đóng trên chữ ký của người có
thẩm quyền là một đảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan, tổ
chức làm ra văn bản. Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phận không thể
thiếu với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan và các tổ chức
trong xã hội.
Được sự giới thiệu của trường Địa học Nội vụ Hà Nội, sự giúp đỡ của
thầy cô trong Khoa Văn thư – lưu trữ và sự đồng ý tiếp nhận của Uỷ ban nhân
dân Huyện Quốc oai em đã về thực tập tại Văn phòng hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân Huyện quốc oai. Trong thời gian từ ngày 02/3 đến ngày 24/4 năm
2015. Trong hơn một tháng thực tập em đã rút ra được nhiều kinh nghiệm trong
trình độ chuyên môn, kỹ năng giao tiếp được tốt hơn. Qua đợt thực tập em biết
được những điểm mạnh, những điểm hạn chế từ đó tìm được phương hướng
phấn đấu tốt công việc của mình.
Dưới đây là bài thu hoạc thực tập tốt nghiệp của em tại Uỷ ban nhân dân

huyện quốc oai. Bài báo cáo là toàn bộ nội dung tổng kết quá trình thực tập của
em tại cơ quan. Để có kết quả này em xin trân thành cảm ơn các thầy, cô giáo
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, cũng như các thầy cô trong Khoa
Văn thư – lưu trữ nói riêng đã bị cho chúng em những kiến thức về kĩ năng
nghiệp vụ trong công tác văn thư – lưu trữ. Em xin trân thành cảm ơn các cô,
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

1

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

chú tại Uỷ ban nhân dân Huyện quốc oai đã tạo điều kiện để em có thể hoàn
thiện tốt bài báo cáo này hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
1. Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.
- Mục đích: Qua đợt thực tập giúp em tìm hiểu được hoạt động của cơ
quan và hoạt động nghiệp vụ của một cá nhân cụ thể trọng một tổ chức . Từ đó
sinh viên chúng em có thể bổ sung được kiến thức và chuyên nghành sau này và
cũng như ý thức được công việc trong tương lai.
- Ý nghĩa :
Đối với sinh viên chúng em, hoạt động thực tập tốt nghiệp có vai trò quan
trọng không chỉ với quá trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh vien sau
này. Kỳ thực tập giúp sinh viên cọ sát hơn với nghề nghiệp đã lựa chọn khi bước
chân vào giảng trương Đại học.
Qúa trình vận dụng các kiến thức đã học được trong nhà trường vào thực

tế công việc giúp sinh viên nhận biết những điểm mạnh, điểm yếu của mình và
cần trang bị thê kiến thức. Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công
tác thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ trong
phong cách cán bộ văn thư tương lai.
• Lý do chọn nội dung thực tập:
Sau khi nhà trường có quyết định cho sinh viên đi thực tập đối với sinh
viên năm 3 hệ cao đẳng nghành Văn thư – lưu trữ, nhà trường đã cho sinh viên
có quyền lựa chọn nội dung thực tập với 2 nội dung là văn thư và nội dung lưu
trữ. Em đã chọn nội dung văn thư vì em nhận thấy công tác văn thư rất quan
trọng công tac quản lý của cơ quan, tổ chức là công việc thường xuyên tiếp xúc
giấy tờ. Đó vừa là công việc em yêu thích cũng là nội dung em theo học ở
trường để em có thể trau dồi những kiến thức về nghiệp vụ và cũng như có thể
sánh bước giữa lý thuyết của trường và thực tiễn như thế nào.
+ Khó khăn : Trong thời gian thực tập ban đầu mới vào cơ quan thực tập
đôi khi em còn bỡ ngỡ , rụt rè làm cho công việc bị hạn chế hơn.
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

2

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

+ Thuận lợi: Do khi ngồi trên ghế nhà trường em cũng đã năm được cac
khâu nghiệp vụ và các kĩ năng nên em cũng có thể thực hiện được các nhiệm vụ
mà cơ quan giao .
Em xin trân thành cảm ơn tới Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Văn

thư – Lưu trữ và toàn thế cán bộ đang công tác tại Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai đã tiếp nhân và tạo điều kiện giúp đỡ
em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Tuy nhiên do khoảng thời gian thực tập có
hạn khả năng còn hạn hẹp nên em không trách khỏi những thiếu sót.
Vì vậy em kính mong quý thầy, cô giáo cùng các cô chú, anh chị đang
công tác trong Văn phòng đóng góp ý kiến bổ khuyết thêm giúp em cho chuyên
nghành sau này, đồng thời giúp cho bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !.
Quốc Oai, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Phạm Thị Hải Nhi

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

3

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6
B. NỘI DUNG

* Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên của

huyện Quốc oai.
Quốc Oai là một huyện nằm ở phía Tây của Thành phố Hà Nội, cách
trung tâm thành phố khoảng 20km.

Vị trí địa lý:
- Phía Đông giáp huyện Hoài Đức, Đan Phượng;
- Phía Tây giáp tỉnh Hòa Bình;
- Phía Nam giáp huyện Chương Mỹ;
- Phía Bắc giáp huyện Thạch Thất, Phúc Thọ.
Huyện Quốc Oai chạy dọc theo quốc lộ 40, nối với Đại lộ Thăng long và
quốc lộ 32, bao quanh huyện là các con sông: sông Tích, sông Đáy, sông nhánh
của sông Hồng.
Diện tích đất tự nhiên là 147,01 km2, có 20 xã và 01 Thị trấn, hơn 175.011
vạn dân với 2 dân tộc chủ yếu là Kinh, Mường. Huyện Quốc Oai là địa bàn mở
rộng của của Thủ đô Hà Nội về phía Tây, Tây Nam; Với chuỗi đô thị Miếu
Môn-Xuân Mai-Hòa Lạc-Sơn Tây được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt sẽ là
vành đai phát triển thủ đô Hà Nội vào năm 2020. Quốc Oai cũng là địa bàn xây
dựng mới di chuyển các xí nghiệp công nghiệp của Hà Nội. Nằm trong vùng
phát triển kinh tế công nghiệp của thành phố, Quốc Oai sẽ có cơ hội động lực
thúc đẩy các mặt hoạt động kinh tế đặc biệt là ngành công nghiệp và phát triển
đô thị.
Quốc Oai là một vùng đất cổ, hình thành và phát triển sớm trong lịch sử
nước ta; huyện có 20 di tích lịch sử được xếp hạng, chủ yếu là công trình đình,
chùa có giá trị cao về kiến trúc, nghệ thuật gắn với lịch sử phát triển của dân tộc.
Đặc biệt là khu danh lam thắng cảnh Chùa Thầy, động Hoàng Xá cùng hệ thống
núi đá vôi ở các xã cùng phía Đông Bắc huyện là những địa chỉ tham quan du
lịch hấp dẫn.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

4

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự chỉ đạo điều
hành của UBND Thành phố, cán bộ, Đảng viên và nhân dân của UBND huyện
Quốc Oai đã nỗ lực phấn đấu, khắc phục những khó khăn và thu được những
thành tựu quan trong trên các lĩnh vực. Nền kinh tế ổn định, có bước phát triển
tăng trưởng khá, nhiều chỉ tiêu đặt ra đều đạt và vượt mức, cơ cấu kinh tế
chuyển dịch theo hướng tiến bộ công - nông nghiệp, cơ sở hạ tầng phục vụ cho
đời sống và sản xuất ngày càng được tăng cường. Tốc độ tăng trưởng bình quân
hàng năm (GDP) là 13%, giá trị sản xuất Nông nghiệp chiếm 33,5%, Công
nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp chiếm 39,3%, Dịch vụ - Thương mại - Du lịch
chiếm 27,2% đã góp phần mang lại cho Quốc Oai thế và lực mới, thúc đẩy mạnh
mẽ quá trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa nông nghiệp, nông thôn. Bộ mặt
nông thôn và trung tâm huyện thị nhiều đổi mới, sự nghiệp văn hóa xã hội có
bước phát triển tích cực. Đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân ngày càng
được cải thiện và nâng lên, ổn định chính trị, giữ vững quốc phòng, an ninh đảm
bảo. Lòng tin của nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng, quản lý điều hành của
chính quyền được nâng cao, góp phần tích cực vào sự nghiệp công nghiệp hóa,
hiện đại hóa ở địa phương, tạo khả năng phát triển cho quê hương đất nước,
xứng đáng là một huyện có nền kinh tế phát triển của thành phố Hà Nội.
Trong bối cảnh ấy, các cấp chính quyền và toàn thể nhân dân UBND
huyện Quốc Oai đang nỗ lực thực hiện tốt kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội,
thiết thực chào mừng các ngày lễ lớn bằng hiệu quả cao trong lao động sản xuất
và công tác. Từ dấu mốc đặc biệt này, việc ôn lại truyền thống văn hiến của quê
hương càng có ý nghĩa sâu sắc không chỉ với các thế hệ hiện tại mà càng có ý
nghĩa hướng tới tương lai.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

5

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Chương 1 : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân
dân huyện Quốc oai.
+ Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai.
Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân huyện là cơ quan hành chính của địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân thực hiên chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương,
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ Trung ương đến địa phương. Vì vậy Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai
giữ vai trò rất quan trọng trong việc hoàn thiện mục tiêu kinh tế - xã hội cũng
như việc đảm bảo ổn định an ninh chính trị, trật tự xã hội ở địa phương.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai.
* Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức và
kiểm tra thực hiện kế hoạch đó.
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội cuả xã, thị trấn.
- Tổ chúc thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm traUỷ ban

nhân dân cấp xã, thị trấn: xây dựng và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân
dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo qui định của pháp luật.
* Trong Nông – Công – Lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cung cấp thoogn qua các chương
trình, kế hoạch khuyết khích phát triển Nông – Công – Lâm nghiệp ở địa
phương và tổ chức thực hiện chương trình đó.
- Xét duyệt quy hoạch, sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
- Xây dựng quy hoạch mương, tưới tiêu, hồ chưa nước phục vụ cho sản
xuất.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

6

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Quản lý việc khai thác sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo sự
phân cấp của Uỷ ban nhân dân Tỉnh.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin và thể dục thể
thao:
- Kiểm trá việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của cơ sở hanhg nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành, xuất sản phẩm.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về việc thực

hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các Trường Tiểu
học, Trung học cơ sở, Trường Mầm non,..chủ chương hóa giáo dục trên địa bàn ,
chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy
chế thi cử.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, và trật tự an toàn xã hội:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và phong trào quốc phòng toàn dân. Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực
phòng thủ, quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng
dân quân tự vệ.
* Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu
quả thiên tai lụt bão.
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, du lịch trên địa bàn
xã, thị trấn.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắt về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, du lịch trên địa bàn huyện.
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

7

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

* Trong việc thực hiên chính sách dân tộc tôn giáo:
- Tuyên truyền, giáo dục phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn
giáo.
- Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo theo hoặc không theo một tôn giáo nào công
dân ở địa phương.
* Trong thi hành pháp luật:
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nàh nước, tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn công tác haog giải ở xã,thị trấn.
* Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Hội
đồng nhân dân theo quy định của phsp luật.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thệ của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo sự hướng dẫn của Uỷ ban nhâ dân.
- Quản lý hồ sơ, mốc chỉ giới, bản đò địa giới hành chính của huyện.
+ Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân và chức năng , nhiệm vụ của
từng phòng, ban thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai.
Lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai gồm có:
- 01 đồng chí Chủ tịch; 03 đồng chí Phó Chủ tịch; các cơ quan tham mưu
giúp việc theo chế độ thủ trưởng.
- Cơ cấu và số lượng các phòng ban chuyên môn trực thuộc cảu Uỷ ban
nhân dân huyện được sắp xếp phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng phòng
bao gồm có 18 phong ban cụ thể như sau:
+ Văn phòng HĐND&UBND huyện.
+ Phòng Nội vụ.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

8

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch.
+ Phòng Tài nguyên - Môi trường.
+ Phòng Kinh tế.
+ Phòng Quản lý đô thị.
+ Phòng Văn hóa - Thông tin
+ Phòng Y tế.
+ Phòng Tư pháp.
+ Thanh tra huyện
+ Ban Giải phóng mặt bằng.
+ Phòng giáo dục & Đào tạo
+ Phòng Dân tộc
+ Trung tâm thể dục - thể thao
+ Trung tâm phát triển quỹ đất
+ Trung tâm phát triển các cụm công nghiệp
+ Đài truyền thanh
* Phòng Nội vụ:
Chức năng:
Là cơ quan tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về công tác Nội vụ trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội
vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo các quy định của Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Sở nội vụ và Bộ Nội vụ;
- Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị,kế hoạch 5
năm và hàng năm về công tác nghiệp vụ trên địa bàn, hướng dẫn và kiểm tra
việc thục hiện sai khi được phê duyệt;
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiền
lương theo phân cap của Uỷ ban nhân đâm Tỉnh và quy định của pháp luật;
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

9

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch..về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
* Phòng tài chính – kế hoạch:
Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dan huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước vè tài chính – kế hoạch, đầi tư đăng ký kinh doanh.
Nhiệm vụ:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế
chính sách, pháp luật, các quy định của Uỷ ban nhân dân Tỉnh về hoạt động Tài

chính – kế hoạch trên địa bàn huyện;
- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn chuyên môn nghiệp
vụ thuộc lĩnh vực tài chính – kế hoạch;
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý về thu, chi thanh quyết toán ngân
sách nhà nước trên địa bàn huyện.
* Phòng giáo dục đào tạo
Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà nước về
lĩnh vực Gíao dục và đào tạo: Mục tiêu, chương trình. Nội dung Giao dục và
Đào tạo… cơ sở vật chất quy chế thi cử và cấp văn bằng chứng chỉ và chịu sự
chỉ đạo chuyên môn của Sở giáo dục và đào tạo Tỉnh.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục chung hành năm
đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo cán bộ quản lý giáo dục nghành học, cấp học trong
phạm vi huyện;
- Chỉ đạo thực hiện công tác chuyên môn dạy và học, các công tác lien
quan cải cách giáo dục;
- Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua
khen thưởng đối với cơ sở Giao dục và Đào tạo trên địa bàn;
* Phòng văn hóa – thông tin
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

10

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước về lĩnh vực
Văn hóa – thông tin – thế dục thể thao và du lịch trên địa bàn huyện.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình các hoạt động văn háo, văn
nghệ, thê thao và du lịch.
- Tổ chức thực hiện phong trào văn hóa, văn nghệ, phong trào luyện tập
- Quản lý , bảo vệ các di tích lịch sử và danh lam thắng cảnh
* Phòng y tế
Chức năng:
Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về y tế trên địa bàn huyện về chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân; y tế dự
phòng ,phòng khám chữa bệnh… an toàn vệ sinh thực phẩm vaftrang thiết bị y
tế, quản lý hệ thống y tế xã và y tế thôn bản.
Nhiệm vụ:
- Quản lý và sử dụng các nguồn lực để thực hiện công tác phòng chống
dịch bệnh; dân số kế hoạch hóa gia đình, an toàn vêh sinh thực phẩm.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân giao và theo quy
định của pháp luật.
* Phòng tài nguyên môi trường:
Chức năng:
Có chức năng tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân huyện quản lý Nhà nước
về đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoán sản, môi trường.
Nhiệm vụ:
- Thức hiện các quy hoạch, kế hoạch chính sách pháp luật của Nhà nước
về quản lý tài nguyên môi trường;
- Thực hiện công tác điều tra, quy hoạch phân hạng đất đai theo luật định
phù hợp với quy hoạch ở địa phương;

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

11

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Theo dõi biến động đất đai; cập nhật, chỉnh lý các tài liệu và bản đồ về
đất đai. Thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệ thống thông
tin đất đai trên địa bàn huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện gioa và theo
quy định của pháp luật.
* Phòng Tư pháp:
Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyệ thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra và
xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân
sự,chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở và công tư khác theo
quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác tư
pháp và tổ chức triển khái thực hiện trên địa bàn theo quy định;
- Tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án luật, pháp lệnh theo sự chỉ đạo của
Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Sở Tư pháp;
- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch về
phổ biến giáo dục pháp luật ở địa phương trình Uỷ ban nhân dân huyện và

hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch đó;
- Chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ cho Ban tư pháp cấp xã, thị trấn và các
hoạt động hòa giải ở cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
* Phòng Lao động thương binh và xã hội
Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về lĩnh vực lao động, người có công với xã hội, thực hiện một số quyền
hạn theo sự ủy quyền của Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp
luật.
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

12

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước đối với tổ
chức kinh tế, tập thể, tư nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động trên địa bàn
thuộc lĩnh vực lao động, người có công với xã hội theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức ứng dụng tiến độ khoa học, thông tin, báo cáo định kỳ và đột
xuất về đánh giá tình hình, kết quả triển khai công tác Lao động Thương binh và
xã hội với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và Sở Lao động Thương binh và xã hội
trên địa bàn;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy

định của pháp luật.
* Thanh tra huyện
Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác thanh tra; thực hiện nhiệm vụ quyền hạn thanh tra trong phạm
vi địa bàn huyện.
Nhiệm vụ:
- Thanh tra việc thực hiện chính sách pháp luật, nhiệm vụ của Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện;
- Thanh tra vụ việc khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện giao;
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện giải quyết khiếu nại, quyết
định xử lý tố cáo;
- Phối hợp các cơ quan điều tra, Viện kiểm sát.. phòng chống tham nhũng,
xứ lý hành vi tham nhũng theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
* Đài truyền thanh
Chức năng:
Là đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện chức năng quản lý nhà nước về
sự nghiệp chuyên nghành trên địa bàn huyện trong lĩnh vực truyền thanh; tham

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

13

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển chuyên nghành.
Nhiệm vụ:
- Thu tiếp song, tiếp âm Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt
Nam, Đài truyền hình Tỉnh theo đúng quy định;
- Xây dựng nội dung chương trình, bản in truyền thanh của huyện;
- Tổ chức, triển khai thực hiện tốt chỉ tiêu kế hoạch được giao đồng thời
phản ánh kịp thời kết quả thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch đó.
* Phòng Dân tộc
Chức năng:
- Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện
tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
về công tác Dân tộc trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;
- Phòng Dân tộc chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác
của Uỷ ban nhân dân huyện. Đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra giám sát về
chuyên môn nghiệp vụ của Ban Dân tộc .
Nhiệm vụ:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Dân
tộc trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Ban Dân tộc
tỉnh;
- Phối hợp với các cơ quan lien quan đến tổ chức triển khai thực hiện các
Chương trình, chính sách Dân tộc trên địa bàn huyện;
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, lưu trữ phục vụ quản lý Nhà
nước về công tác Dân tộc trên địa bàn;
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện giao hoặc theo quy
định của Nhà nước.
* Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai.
Chức năng:

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

14

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Văn phòng Hội đông nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan
hành chính Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp và đảm bảo
phục vụ cho các hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
Nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện xây
dựng chương trình làm việc tháng, quý, năm;
- Phối hợp các cơ quan chuyên môn, tổ chức thu thập và xử lý thông tin,
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, kiến nghị để phục vụ việc ban hành các văn bản và
sự điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện theo thẩm quyền, tổng hợp và sưu tầm
các báo cáo định kỳ, đột xuất của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
huyện:
- Tổ chức thẩm tra xem xét các phương án, đề án, các văn bản khác do cơ
quan, đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện đảm
bảo tính pháp lý, nội dung và thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước;
- Tổ chức phục vụ hoạt động cảu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu của Hội đồng nhân
dân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và tham mưu
một số công việc do Chủ tịch Hội đòng nhân dân huyện;
- Tổ chức thực hiện và quản lý Công tác Văn thư – Lưu trữ theo các quy

định của pháp lệnh Văn thư – Lưu trữ;
- Phối hợp các cơ quan chuyên môn tổ chức tham gia việc tiếp dân, tham
mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân;
- Chăm lo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức Văn
phòng.
* Phòng kinh tế;
* Phòng quản lý đô thị;
* Phòng giải phóng mặt bằng;
* Trung tâm thể dục thể thao;
* Trung tâm phát triển quỹ đất;
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

15

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

* Trung tâm phát triển cụm công nghiệp;
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư cơ quan.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Văn phòng do Chánh Văn phòng phụ trách chung, Chánh Văn phòng
làm việc theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm ccas nhân trước Uỷ ban
nhân dân và Chủ Tịch Uỷ ban nhân dân huyện về công việc được giao;
- Phó Văn phòng giúp chánh Văn phòng điều hành công tác chung của
Văn phòng. Thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết toàn bộ công việc của Văn

phòng ( khi Chánh Văn phòng đi vắng) và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng và Thường trực Hội đồng nhân dân, Thường trực Uỷ ban nhân dân về
những công việc được giao.
- Chuyên viên chịu sự phân công chỉ đạo văn phòng đề làm công tác tổng
hợp soạn thảo các văn bản, quản lý văn bản tác nghiệp theo yêu cầu của Thường
trực Uỷ ban nhân dân huyện, các báo cáo theo định kỳ hàng tháng, quỹ, 6 tháng
và báo cáo tổng kết năm đảm bảo thời gian quy định;
- Bộ phận kế toán – tài vụ : Lập dự toán tiền mặt quỹ và hàng tháng bảo
đảm phục vụ cho mọi hoạt động của hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện
và của các đơn vị dự toán. Bảo đảm quyết toán đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ
quy định;
- Bộ phận Văn thư – lưu trữ: Quản lý và tiếp nhận toàn bộ công văn đi,
đến đảm bảo theo đúng trình tự quy định của pháp lệnh Văn thư – lưu trữ.
Chuyển công văn giấy tờ bảo đảm kịp thời, chính xác. Quản lý con dấu theo
đúng quy định. Quản lý và cấp giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu
khi có ý kiến của thủ trưởng cơ quan;
- Bảo đảm tốt công tác bảo mật “ Tuyệt đối “ không được để người không
co nhiệm vụ vào phòng làm việc của văn thư.
- Thực hiện tốt công tác giao dịch hành chính trong cơ quan Nhà nước;
- Tiếp nhận cac văn bản chuyển lưu trữ từ văn thư chuyển lên;

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

16

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Bảo quản tốt tài liệu lưu trữ. Sắp xếp phân loại các hồ sơ văn bản quản
lý đưa vào phông lưu trữ theo đúng quy định của pháp lệnh Văn thư – lưu trữ;
* Công tác đánh máy, quản trị mạng thông tin nội bộ và photo văn bản:
- Đánh máy, in sao các loại văn bản kịp thời, chính xác đảm bảo đúng nội
dung và hình thức văn bản;
- Thực hiện tốt chế độ bảo mật theo quy định. Không được để người
không có nhiệm vụ vào phòng máy;
- Quản lý chặt chẽ máy photo không được để người khác tự sử dụng máy
để photo văn bản. Các cơ quan khác cần photo văn bản phải được sự đồng ý của
lãnh đạo cơ quan văn phòng;
- Quản trị mạng thông tin nội bộ: Theo dõi và xử lý các loại văn bản qua
hộp thư điện tử. Phụ trách máy chủ mạng nội bộ cơ quan; quản lý và xử lý kỹ
thuật máy thiết bị văn phòng phục vụ cho nhiệm vụ công tác của cơ quan; phối
hợp với các bộ phận khác trong cơ quan thực hiện một số nhiệm vụ công tác khi
được thủ trưởng cơ quan giao…
+ Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân huyện Quốc Oai.
- 01 Chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phòng
- 03 chuyên viên văn phòng
- 04 văn thư
- 01 lưu trữ
- 01 nhân viên đánh máy, quản trị mạng nội bộ và photo văn bản
- 0 2 kế toán
- 02 phụ trách công tác dân tộc
- 04 lái xe
- 04 bảo vệ cơ quan
- 01 nhân viên tạp vụ
* Sơ đồ tổ chức văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện

quốc oai (phụ lục).
* Quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân huyện Quốc oai (phụ lục).
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

17

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA CƠ QUAN
2.1 Hoạt động quản lý.
+ Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
- Tổ chức văn thư:
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Công văn
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến thì mỗi huyện tổ chức một bộ
phận văn thư lưu trữ chuyên trách giúp Chánh Văn phòng HĐND& UBND
huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư lưu trữ đối với cơ quan
chuyên môn và các tổ chức đơn vị trực thuộc UBND huyện và đối với UBND
cấp xã. Thực hiện sự hướng dẫn và chỉ đạo đó, UBND huyện đã thành lập phòng
Văn thư thường trực để thực hiện công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai
cán bộ phòng Văn thư thường trực có nhiệm vụ cụ thể sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng;
đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
Lập hồ sơ văn bản lưu để nộp vào lưu trữ theo quy định hiện hành.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

18

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Hiện nay, theo Điều 7 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02
năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì phòng Nội vụ quản lý cả
công tác Văn thư Lưu trữ. Nhưng trên thực tế công tác Văn thư-Lưu trữ của
UBND huyện Quốc Oai do Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai quản
lý. Điều này được thể hiện trong Quyết định số 959 /QĐ-UBND ngày 01 tháng
7 năm 2006 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Văn phòng HĐND và UBND. Tuy nhiên, công tác Văn thư - Lưu trữ của
UBND huyện cũng đang từng bước thực hiện cải cách hành chính.
* Cán bộ làm công tác Văn thư:
- Công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai được tổ chức theo hình
thức tập trung.Toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được
thực hiện tại một nơi chung, đó là Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai,
tạo điều kiện thuận lợi nhất trong việc chỉ đạo về thao tác nghiệp vụ.
- Hiện nay tại bộ phận văn thư lưu trữ của huyện đã được UBND huyện
quan tâm bố trí 04 cán bộ, công chức làm công tác văn thư, trong đó 01 cán bộ
làm công tác lưu trữ, 100% cán bộ đạt trình độ đại học và được bố trí theo đúng
chuyên ngành đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định hiện hành, 03 cán bộ tiếp nhận
văn bản đến và phát hành văn bản đi được ứng dụng trên máy tính với phần
mềm tác nghiệp.
Ngoài ra, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đều bố trí một
cán bộ chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư để phụ trách mảng văn thư của
cơ quan mình.
Tại Văn phòng HĐND&UBND, phòng Nội vụ huyện công tác văn thư
lưu trữ thực hiện khá tốt. 6 tháng đầu năm 2014 văn phòng HĐND &UBND
huyện đã tiếp nhận 2.686 văn bản đến và tham mưu giúp lãnh đạo UBND huyện
phát hành 743 công văn thường, 73 tờ trình, 139 thông báo, 109 báo cáo, 2046
quyết định, 07 chỉ thị, 90 kế hoạch; trong đó đã phát hành 04 văn bản quy phạm
Pháp luật.
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

19

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Đối với văn bản đến hàng ngày được tiếp nhận, kiểm tra, bóc bì, đăng ký
trình văn bản đến nhanh chóng kịp thời đúng quy trình, chuyển đến đúng đối
tượng. Đối với văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác,
đúng thể thức, đúng quy định. Văn phòng thực hiện tốt chế độ bảo mật.
Phát hành văn bản đi được ban hành theo đúng quy định và xử lý chuyển
phát kịp thời. Đến cuối tháng 6 năm 2014, tổng số văn bản đi: 3211 văn bản các
loại, trong đó phát hành 743 công văn thường, 73 tờ trình, 139 thông báo, 109
báo cáo, 2046 quyết định, 07 chỉ thị, 90 kế hoạch, 04 văn bản quy phạm Pháp
luật.Thực hiện tốt việc gửi và tiếp nhận văn bản bằng hòm thư điện tử.
* Nhận xét:
Vì vậy việc tổ chức văn thư cũng như việc bố trí cán bộ làm công tác văn
thư của UBND huyện Quốc Oai đã được chú trọng và được sự quan tâm của
lãnh đạo Văn phòng HĐND& UBND huyện Quốc Oai. Tuy nhiên, để đáp ứng
yêu cầu của cải cách hành chính nước ta hiện nay kính đề nghị UBND huyện
cũng cần phải có sự quan tâm nhiều hơn nữa về công tác Văn thư-Lưu trữ của
huyện nhà. Đặc biệt là việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư để công tác văn
thư thực sự là một trong những hoạt động quản lý Nhà nước đạt hiệu quả và
đúng chuyên ngành đào tạo.
+ Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai luôn quan tâm chỉ đạo để
công tác văn thư hoàn thiện phù hợp với yêu cầu công việc của Lãnh đạo cũng
như các phòng ban, ban trực thuộc huyện.
* Trách nhiệm Chánh văn phòng:
- Chánh văn phòng chịu sự quản lý của Thủ trưởng cơ quan nhưng lại là
người trực tiếp lãnh đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư cơ quan.
- Chánh văn phòng ký thừ lệnh Thủ trưởng cơ quan hý những văn bản do
thủ trưởng cơ quan giao hoặc văn bản do cơ quan trực tiếp ban hành.

- Chánh văn phòng kiểm tra cáTrách c khâu nghiệp vụ cán bộ văn thư.
* Nhiệm trưởng các đơn vị:
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

20

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ công tác văn thư của
đơn vị là người trực tiếp chỉ đạo, theo dõi đôn đốc việc soạn thảo văn bản của
phòng ban theo đúng chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
* Trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưu trữ:
Cán bộ Văn thư là người trực tiếp giúp Chánh Văn phòng thực hiện công
tác tổ chức và kiểm tra văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư như :
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định.
+ Về ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ.
Nhà nước ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật và các văn bản dưới
Luật để quản lý mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đảm bảo cho các hoạt động đó
được thực hiện một cách thống nhất, liên tục và duy trì trật tự an toàn xã hội.
Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư UBND huyện Quốc Oai
được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác
văn thư và việc xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ

về công tác văn thư của UBND huyện. Việc ban hành các văn bản này phải
không trái với các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và
Nhà nước.
Hiện nay nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư tạo hành lang cơ sở về pháp lý
cho việc tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức…như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

21

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn
thư & Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02

năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư của
huyện đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, văn bản hướng
dẫn của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước. UBND huyện đã nhận thức rõ được vai
trò quan trọng của việc tổ chức công tác văn thư nên UBND huyện đã và đang
ban hành các văn bản nhằm tổ chức và hoàn thiện công tác văn thư, coi việc
công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước.
* Nhận xét:
- Ưu điểm:
Những văn bản trên là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm chỉ
đạo của các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước cũng như sự lãnh đạo, chỉ đạo của
UBND huyện Quốc Oai về công tác Văn thư của UBND huyện. Hệ thống văn
bản này đã tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức
công tác Văn thư của các cơ quan, tổ chức trong đó có UBND huyện Quốc Oai,
thể hiện nhận thức khá toàn diện và đầy đủ của các cấp lãnh đạo đối với công tác
Văn thư của UBND huyện, hiện nay công tác Văn thư của UBND huyện Quốc
Oai đã đi vào nề nếp và đạt hiệu quả đúng chuyên môn nghiệp vụ.
- Tồn tại:
Tuy nhiên hệ thống văn bản trên đến nay đã bộc lộ một số tìm được
những giải pháp để rút ra bài học kinh nghiệm về công tác Văn thư:
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

22

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

+ Đối với các văn bản của Nhà nước thì hiện nay đã có quy định về tổ
chức cũng như công tác Văn thư ở cấp Quận, huyện được cụ thể, rõ ràng.
+ Đối với hệ thống văn bản của UBND huyện,chưa ban hành quy chế
công tác Văn thư - Lưu trữ và chưa hướng dẫn nghiệp vụ riêng cho công tác Văn
thư - Lưu trữ, nên điều này cũng phần nào khó khăn cho việc tổ chức và thực
hiện công tác Văn thư - Lưu trữ ở UBND huyện.
+ Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết về
công tác văn thư.
Hàng năm, UBND huyện Quốc Oai có kế hoạch phối hợp với Phòng Nội
vụ huyện tổ chức các đợt kiểm tra về tình hình công tác Văn thư ở các cơ quan
đơn vị, UBND các xã, thị trấn trong huyện.Việc kiểm tra này đã tạo điều kiện
đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về kết quả công tác Văn thư của
UBND huyện để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác Văn thư được tốt
hơn.
Để đánh giá hoạt động của công tác Văn thư hàng năm UBND huyện
thường tổ chức các hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việc đánh giá công
tác Văn thư đã đạt được và phân tích những tồn tại yếu kém trong việc tổ chức
Văn thư ở các phòng,ban và UBND các xã, thị trấn nhằm ngày càng hoàn thiện
hơn nữa việc tổ chức công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng
cường vai trò công tác Văn thư trong hoạt động của UBND huyện.
* Đánh giá chung
Nhìn chung công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai đã được sự
quan tâm chú trọng của các cấp lãnh đạo và ngày càng đi vào hoạt động có hiệu
quả để phục vụ cho hoạt động của HĐND & UBND huyện.Và tiếp tục xây dựng
những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảm bảo cho công tác Văn thư đi vào nề
nếp và khoa học, hoạt động có hiệu quả.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

23

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

2.2 Hoạt động nghiệp vụ
> Cơ sở khoa học.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó bao gồm toàn bộ công việc
liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành và quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư bao gồm những công việc như sau:
* Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
+ Thảo văn bản
+ Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo
+ Đánh máy
+ Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày
+ Ký văn bản
* Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản
+ Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
+ Đăng ký văn bản đến
+ Trình và sao văn bản đến
+ Chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

* Công tác quản lý văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức
+ Trình ký
+ Ghi số, ngày tháng văn bản
+ Đóng dấu văn bản
+ Đăng ký văn bản
+ Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
+ Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

24

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6