CÔNG tác văn THƯ của hội NÔNG dân TỈNH CAO BẰNG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài....................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................2
4. Nguồn tài liệu............................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.........................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................3
7. Bố cục của đề tài........................................................................................3
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH
CAO BẰNG..........................................................................................................4
1.1. Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng...........................4
1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng........5
1.2.1. Chức năng của Hội Nông dân:............................................................8
1.2.2. Nhiệm vụ của Hội nông dân:...............................................................8
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có:.................9
1.4. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng................................................................10
1.4.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng................................................10
1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.......................11
1.4.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng....................................................................................................12
PHẦN II..............................................................................................................18
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỘI NÔNG DÂN........................18
TỈNH CAO BẰNG............................................................................................18
2.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ...............................18

2.1.1. Khái niệm về công tác văn thư..........................................................18
Nguyễn Thị Huệ

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
2.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư................................................19
2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư............................................................21
2.1.4. Yêu cầu đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư...........................22
2.1.5. Hình thức tổ chức Văn thư................................................................25
2.2. CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ.................25
2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.........................................................26
2.2.2. Quản lý văn bản đi.............................................................................27
2.2.2.1. Đăng ký văn bản đi.........................................................................27
2.2.2.2. Phát hành văn bản đi.......................................................................28
2.2.2.3. Lưu văn bản đi................................................................................28
2.2.2.4. Khai thác, sử dụng văn bản ở văn thư............................................29
2.2.2.5. Theo dõi, kiểm tra gửi văn bản và lập báo cáo thống kê văn bản đi
.....................................................................................................................30
2.2.2.6. Thu hồi và hủy văn bản..................................................................30
2.2.3. Quản lý văn bản đến..........................................................................30
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến....................................................................30
2.2.3.2. Đăng ký văn bản đến......................................................................31
2.2.3.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến..........................................32
2.2.3.4. Giải quyết, theo dõi việc giải quyết văn bản đến...........................33
2.2.3.5. Sao gửi văn bản đến.......................................................................33
2.2.3.6. Lập báo cáo thống kê văn bản đến.................................................33
2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..............................34

2.2.4.1.Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan........34
2.2.4.2. Xây dựng danh mục hồ sơ..............................................................34
2.2.4.3. Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ.......................................................34
2.2.4.4. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................35
2.2.4.5. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...................35
2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu..............................................................36
2.2.5.1. Quản lý và sử dụng con dấu...........................................................36
Nguyễn Thị Huệ

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
2.2.5.2. Đóng dấu........................................................................................36
2.3. CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG.
.....................................................................................................................37
2.3.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...............................................37
2.3.2.Bố trí và sắp xếp phòng làm việc của phòng văn thư.........................37
2.3.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản............................................39
2.3.4.Quản lý văn bản đi, văn bản đến........................................................42
2.3.4.1. Quản lý văn bản đi..........................................................................42
2.3.4.2. Quản lý văn bản đến.......................................................................45
2.3.5.Công tác lập hồ sơ..............................................................................51
2.3.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.................................................51
2.3.7.Ứng dụng phần mềm EOFFICE trong công tác văn thư....................52
Phần III..............................................................................................................54
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................54
3.1. Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm trong công tác văn
thư của cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng............................................54

3.1.1 Ưu điểm..............................................................................................54
3.1.2 Hạn chế...............................................................................................55
3.1.3. Nguyên nhân về ưu điểm và hạn chế.................................................55
3.1.3.1. Nguyên nhân về ưu điểm:...............................................................55
3.1.3.2. Nguyên nhân hạn chế....................................................................55
3.2. Đề xuất, kiến nghị.................................................................................56
KẾT LUẬN........................................................................................................57
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................8

Nguyễn Thị Huệ

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo quản lý và điều hành các công việc của các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
Ngày nay, công tác văn thư càng khẳng định được tầm quan trọng trong
hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan nói riêng. Thực hiện tốt
công tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo xử lý các thông tin một cách nhanh
chóng, chính xác, kịp thời, có năng suất và đạt hiệu quả cao, hạn chế quan liêu
giấy tờ, giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt

động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Các văn bản sẽ được giữ lại đầy đủ, nội dung
chính xác, là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một
cách chân thực.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ
chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn
chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được
tăng lên bấy nhiêu và đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển
khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản
giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm
gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ.
Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư” làm báo cáo
thực tập. Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến công tác văn thư ở
nơi em thực tập đó là Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng.
2.

Mục tiêu của đề tài

Đề tài được nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
-

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư.
Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động trong công tác văn thư

tại Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng nhằm thấy rõ những ưu điểm và hạn chế để đưa
Nguyễn Thị Huệ

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
ra những giải pháp phù hợp.
3.

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo là ký thuyết về công tác
văn thư và thực tiễn hoạt động công tác văn thư tại Hội Nông dân tỉnh Cao
Bằng.
4.

Nguồn tài liệu

Trong bài viết này em sử dụng giáo trình Công tác văn thư của trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội, các văn bản hướng dẫn công tác công thư dành cho các
cơ quan tổ chức chính trị-xã hội, các bài báo cáo của các anh chị k1, k2 khoa
văn thư lưu trữ trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
5.

Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều các đề tài nghiên cứu về công tác văn thư nhằm nâng cao
hoạt động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước, mỗi tác giả lại đưa ra
những góc nhìn khác nhau, những đánh giá khác nhau về vấn đề này. Các bài
viết đó thật sự góp ích rất lớn vào trong việc thay đổi cách nhìn nhận của các cơ

quan hành chính nhà nước cũng như các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc
thực hiện tốt công tác văn thư.
Tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội công tác văn thư đã được sinh viên
các khóa k1, k2 tìm hiểu rất nhiều tại các cơ quan hành chính nhà nước, các
công ty cổ phần, công ty TNHH, học viện Hành chính Quốc gia Việt Nam, các
trường học, Bộ Tư Pháp, Ngân Hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Nông Nghiệp và
Phát triển nông thôn,……có thể kể đến đề tài Tìm hiểu công tác văn thư ở Văn
phòng HĐND-UBND huyện Đại Từ-Thái Nguyên: Thực trạng và giải pháp của
sinh viên Lâm Thị thu Lớp Cao Đẳng Văn thư lưu trữ k1 năm 2010; Tìm hiểu
công tác văn thư ở UBND huyện Phúc Thọ - Vĩnh Phúc: Thực trạng và giải
pháp của sinh viên Nguyễn Thị Bích Phượng Lớp Cao Đẳng Văn thư lưu trữ k1
năm 2010; Tìm hiểu công tác Văn thư ở Bộ Tư Pháp: Thực trạng và giải pháp
của sinh viên Nguyễn Thị Hiếu lớp Cao Đẳng Văn thư lưu trữ k1 năm 2010;Tìm
hiểu công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Kim Động – Hưng Yên: Thực
trạng và giải pháp của sinh viên Nguyễn Văn Tuân lớp Cao Đẳng Liên Thông
Nguyễn Thị Huệ

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Văn thư lưu trữ k2 năm 2010,….
6.

Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo sử dụng phương pháp quan sát, thống kê, so sánh, phân tích

và tổng hợp nhằm tìm hiểu rõ hơn về công tác văn thư.
7.

Bố cục của đề tài

Ngoài lời nói đầu và phần phụ lục thì bài gồm có 3 phần chính như sau:
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN
TỈNH CAO BẰNG
Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HỘI
NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.

Nguyễn Thị Huệ

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
PHẦN NỘI DUNG

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN
TỈNH CAO BẰNG
1.1.

Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng.

Cao Bằng có diện tích tự nhiên 6.690,72 km². Phía Bắc và Đông Bắc giáp
tỉnh Quảng Tây (Trung Quốc), có đường biên giới dài 333,125 km; phía Tây
giáp tỉnh Hà Giang và Tuyên Quang; phía Nam giáp tỉnh Bắc Kạn; phía Đông
Nam giáp tỉnh Lạng Sơn. Cao Bằng là một tỉnh miền núi vùng cao biên giới, xa
các trung tâm kinh tế lớn của vùng Đông Bắc và cả nước.
Địa hình Cao Bằng chia cắt mạnh và phức tạp, hình thành 4 tiểu vùng
kinh tế sinh thái. Khí hậu Cao Bằng mang tính nhiệt đới gió mùa lục địa núi
cao và có đặc trưng riêng so với các tỉnh miền núi khác thuộc vùng Đông Bắc.
Có tiểu vùng có khí hậu á nhiệt đới. Với những đặc điểm địa hình, đất đai,
nguồn nước và khí hậu đã tạo cho Cao Bằng có điều kiện phát triển một nền
nông lâm nghiệp đa dạng, phong phú với nhiều loại cây, con sinh trưởng và
phát triển tốt cho sản phẩm có giá trị hàng hoá cao, được thị trường trong và
ngoài nước ưa chuộng như dẻ hạt, hồng không hạt, đậu tương có hàm lượng
đạm cao, thuốc lá, chè đắng… Cao Bằng có nhiều cửa khẩu thông thương với
Trung Quốc tạo thuận lợi giao lưu, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu hàng hoá.
Dân số toàn tỉnh Cao Bằng hiện có hơn 52 vạn người với 9 dân tộc chủ
yếu, trong đó dân tộc thiểu số chiếm hơn 95%. Dân số ở thành thị chiếm 13%,
nông thôn 87%; lao động nông lâm nghiệp chiếm gần 80%. Tỉnh có 13 đơn vị
hành chính gồm: Thành phố Cao Bằng và 12 huyện với 199 xã, phường, thị trấn
và 2.478 xóm, bản, trong đó có 9 huyện, 44 xã biên giới và 119 xã đặc biệt khó
khăn. Cao Bằng có 05 huyện nghèo/62 huyện nghèo trong cả nước, tỷ lệ hộ
nghèo còn trên 20 %.
Nhân dân các dân tộc Cao Bằng có truyền thống cách mạng, yêu nước,
đoàn kết. Là quê hương cách mạng, Cao Bằng có nhiều địa danh lịch sử nổi
tiếng gắn với sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng và cuộc đời hoạt động của
Nguyễn Thị Huệ

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều đồng chí lãnh đạo cao cấp của Đảng và Nhà
nước, như: Khu di tích Quốc gia đặc biệt Pác Bó, Rừng Trần Hưng Đạo, di tích
lịch sử Chiến thắng Biên giới...; nhiều danh lam thắng cảnh nổi tiếng được du
khách trong nước và quốc tế biết đến, như: Thác Bản Giốc - Động Ngườm
Ngao, Hồ Thang Hen, Khu du lịch sinh thái Phia Oắc – Phía Đén...
Các lễ hội dân gian truyền thống của Cao Bằng chủ yếu ở quy mô ở cấp
làng, xã và mang đậm nét văn hoá dân tộc được lưu giữ. Tiêu biểu như Lễ hội
Lồng tồng, Hội chợ xuân, Lễ hội Pháo hoa, lễ hội Nàng hai …. Ngoài những lễ
hội vốn đã tồn tại từ lâu đời ở các địa phương, một số lễ hội được khôi phục
trong những năm gần đây đã góp phần bảo tồn bản sắc văn hoá lễ hội trên nền
tảng truyền thống văn hoá dân tộc, như: Hội thi bò đẹp, Hội chọi bò (Bảo Lâm,
Hà Quảng), Lễ hội văn hoá thị trấn Tà Lùng (Phục Hoà), lễ hội du lịch vùng
biên giới (Trùng Khánh)... Các lễ hội được tổ chức theo nghi lễ truyền thống và
khôi phục được dần các trò chơi dân gian như tung còn, đánh yến, bắn nỏ, đẩy
gậy, kết hợp cùng các hoạt động văn hoá, thể thao như bóng đá, bóng chuyền,
cầu lông, văn nghệ quần chúng... Mỗi dân tộc có lịch sử phát triển riêng, có
những hoạt động văn hoá đặc thù, những phong tục tập quán riêng biệt tạo nên
bức tranh phong phú về văn hoá dân tộc.
1.2.

Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao

Bằng
Hội Nông dân tập thể tỉnh Cao Bằng được thành lập năm 1984. Đại hội Hội
liên hiệp Nông dân tập thể lần thứ nhất (tháng 11/1984) đề ra nhiệm vụ xây dựng
tổ chức Hội và phong trào nông dân trong tỉnh. Đến nay đã trải qua 7 kỳ Đại hội

Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng đã không ngừng củng cố, xây dựng và phát triển.
Những năm qua, Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng nói riêng, Hội Nông dân Việt
Nam nói chung đã tích cực tuyên truyền, giáo dục, vận động cán bộ hội viên, nông
dân thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật nhà nước;
động viên hàng chục triệu hội viên, nông dân hăng hái lao động sản xuất, nâng cao
trình độ văn hóa, giữ vững đoàn kết, ổn định chính trị, trật tự, an toàn xã hội, góp
phần quan trọng vào thành tựu đổi mới đất nước gần 30 năm qua.
Nguyễn Thị Huệ

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Với chức năng tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy
quyền làm chủ, tích cực học tập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt; đại diện
giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, nhà nước và khối đại đoàn kết toàn
dân tộc. Hệ thống tổ chức Hội ở 4 cấp (Trung ương, tỉnh, huyện và cơ sở) có
nhiệm vụ vận động nông dân thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng; chính
sách, pháp luật của Nhà nước. Đồng thời đề xuất cho Đảng, Nhà nước về những
vấn đề liên quan đến nông nghiệp, nông dân và nông thôn. Tổ chức Hội đại diện
cho giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Chính quyền, giám sát việc thực
hiện chủ trương, chính sách của Đảng đặc biệt là các vấn đề có liên quan đến
nông nghiệp, nông thôn, nông dân; chăm lo và bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng,
hợp pháp của nông dân; tổ chức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ nông dân;
là cầu nối giữa giai cấp nông dân với Đảng và Nhà nước.
Hội Nông dân quan hệ bình đẳng và phối hợp với Chính quyền, các cơ
quan quản lý nhà nước cùng cấp tổ chức vận động nông dân thực hiện Hiến

pháp, pháp luật và chính sách của Nhà nước, đấu tranh chống mọi âm mưu, thủ
đoạn của các thế lực thù địch, bảo vệ nhà nước, bảo vệ chế độ XHCN, chăm lo,
bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của nông dân, mối quan hệ này xuất phát
từ nhu cầu của cả hai bên: Chính quyền phối hợp với Hội Nông dân nhằm kết
hợp giữa chức năng quản lý với phong trào quần chúng để thực hiện tốt hơn
nhiệm vụ của Chính quyền, phối hợp giữa tổ chức Hội Nông dân với chính
quyền nhằm thực hiện tốt hơn những vấn đề liên quan đến quyền và lợi ích
chính đáng, hợp pháp của nông dân mà Hội là đại diện.
Các hoạt động phối hợp trên đã tạo nên sức mạnh tổng hợp tác động tích
cực đến việc vận động hội viên nông dân tham gia phát triển kinh tế, xã hội và
xây dựng nông thôn mới, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống
chính trị, nâng cao vị thế của tổ chức Hội Nông dân.
Cùng với việc tập trung xây dựng tổ chức Hội vững mạnh, các cấp Hội
Nông dân trong tỉnh đã tuyên truyền vận động cán bộ, hội viên tích cực chuyển
đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi phù hợp với từng vùng, từng địa phương; ứng dụng
các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, phát triển kinh tế hộ gia đình, nâng
Nguyễn Thị Huệ

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
cao thu nhập; tham gia thực hiện cuộc vận động: “Toàn dân đoàn kết xây dựng
đời sống văn hóa ở khu dân cư”, xây dựng gia đình văn hóa. Năm 1989 các cấp
Hội nông dân trong tỉnh triển khai thực hiện “Phong trào nông dân thi đua sản
xuất kinh doanh giỏi, đoàn kết giúp nhau xoá đói giảm nghèo và làm giàu chính
đáng” trong hội viên, nông dân. Sau hơn 30 năm triển khai thực hiện, đã có hàng

trăm ngàn lượt hộ nông dân đăng ký phấn đấu và đạt danh hiệu hộ sản xuất kinh
doanh giỏi các cấp.
Hội Nông dân các cấp đã chủ động phối hợp triển khai các chương trình,
dự án về khuyến nông, khuyến ngư; phát triển ngành nghề nông thôn; nước
sạch, vệ sinh môi trường v.v… xây dựng các mô hình trình diễn, tập huấn
chuyển giao KHKT cho hội viên, nông dân. Liên kết các doanh nghiệp hỗ trợ
nông dân phát triển sản xuất thông qua việc tổ chức các hoạt động dịch vụ như
cung ứng thức ăn chăn nuôi, giống cây trồng, vật nuôi, bảo lãnh tín chấp phân
bón trả chậm cho nông dân. Tư vấn, hỗ trợ nông dân vay vốn và hướng dẫn sử
dụng vốn vay có hiệu quả trong phát triển sản xuất, kinh doanh. Năm 1999, phối
hợp với Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn tỉnh cho nông dân vay
vốn thông qua các tổ vay vốn do Hội thành lập theo Nghị quyết liên tịch số
2308, đến nay dư nợ đạt 65 tỷ đồng với trên 2.000 lượt hộ vay; Năm 2003, phối
hợp với Ngân hàng Chính sách xã hội ủy thác cho hộ nghèo và đối tượng chính
sách khác vay vốn, đến nay dư nợ đạt trên 500 tỷ đồng với gần 30 ngàn lượt hộ
vay; Quỹ Hỗ trợ nông dân được thành lập ở 3 cấp (tỉnh, huyện, xã), tổng số Quỹ
hỗ trợ nông dân toàn tỉnh đang quản lý, sử dụng là 26 tỷ đồng.
Tổ chức các hoạt động xóa đói giảm nghèo vận động nông dân tương trợ,
giúp đỡ nhau tại cộng đồng về vật tư, giống, vốn… để phát triển sản xuất, kinh
doanh, giảm nghèo bền vững tham gia thực hiện có hiệu quả trương trình quốc gia
về xóa đói giảm nghèo. Thông qua các hoạt động giúp đỡ ngày công lao động, cho
vay cây, con giống, vốn không lấy lãi; hội viên nông dân trong tỉnh đã giúp đỡ
4.101 hộ hội viên nghèo, khó khăn với hàng chục ngàn ngày công lao động, cùng
với lượng thực và nhiều loại cây, con giống, ủng hộ và cho vay không lấy lãi hàng
chục tỷ đồng để phát triển sản xuất.
Thông qua các phong trào thi đua của Hội, hội viên nông dân tích cực
Nguyễn Thị Huệ

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
lao động sản xuất, xóa đói, giảm nghèo, đời sống vật chất, tinh thần của nông
dân được cải thiện rõ rệt, đảm bảo an ninh lương thực vùng nông thôn; khẳng
định vai trò của tổ chức Hội Nông dân trong công tác tuyên truyền vận động,
động viên cán bộ, hội viên tham gia nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, đảm
bảo quốc phòng, an ninh địa phương.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội
nông dân tỉnh Cao Bằng.
Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng là đoàn thể chính trị -xã hội trong hệ thống
chính trị của tỉnh, đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của giai cấp nông dân
trong tỉnh. Hội có chức năng tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân
phát huy quyền làm chủ, tích cực học tập nâng cao trình độ năng lực về mọi
mặt; đại diện cho giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước và khối
đại đoàn kết toàn dân tộc; chăm lo bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của nông
dân; tổ chức hoạt động dịch vụ tư vấn, hỗ trợ nông dân trong sản xuất và đời
sống.
Mục đích hoạt động của Hội là tập hợp đoàn kết nông dân, xây dựng giai
cấp nông dân vững mạnh về mọi mặt, xứng đáng là lực lượng tin cậy trong khối
liên minh vững chắc công, nông, trí, bảo đảm thực hiện thắng lợi sự nghiệp công
nghiệp hoá, hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn.
1.2.1. Chức năng của Hội Nông dân:
Một là: Tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm
chủ, tích cực học tập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt.
Hai là: Đại diện giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước và
khối đại đoàn kết toàn dân tộc.
Ba là: Chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của nông dân; tổ

chức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ nông dân trong sản xuất, kinh doanh và đời
sống.
1.2.2. Nhiệm vụ của Hội nông dân:
Một là: Tuyên truyền, giáo dục cho cán bộ, hội viên, nông dân hiểu biết đường
lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Nghị quyết, chỉ thị của
Nguyễn Thị Huệ

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Hội; khơi dậy và phát huy truyền thống yêu nước, ý chí cách mạng, tinh thần tự
lực tự cường, lao động sáng tạo của nông dân trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện
đại hóa. Tổ chức học tập nâng cao trình độ nâng cao trình độ khoa học - kỹ thuật
và nghề nghiệp trong sản xuất, kinh doanh cho hội viên, nông dân; nghiệp vụ
công tác Hội cho cán bộ Hội.
Hai là: Vận động, tập hợp và làm nòng cốt tổ chức các phong trào nông dân
phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh, xây dựng nông thôn mới.
Ba là: Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của hội viên, nông dân. Trực tiếp
thực hiện và phối hợp thực hiện một số chương trình, đề án phát triển kinh tế, văn hóa,
xã hội ở nông thôn; hướng dẫn phát triển các hình thức kinh tế tập thể trong nông
nghiệp, nông thôn. Tổ chức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ, dạy nghề, khoa học
công nghệ giúp nông dân phát triển sản xuất, nâng cao đời sống, bảo vệ môi trường.
Bốn là: Đoàn kết, tập hợp đồng đảo nông dân vào tổ chức Hội, phát triển và
nâng cao chất lượng hội viên. Xây dựng tổ chức Hội vững mạnh về mọi mặt; đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ Hội đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước.

Năm là: Tham gia xây dựng Đảng, chính quyền trong sạch, vững mạnh;Tham
gia giám sát và phản biện xã hội theo quy chế; tham gia xây dựng cơ chế, chính sách
phát triển nông nghiệp, nông dân, nông thôn. Kịp thời phản ánh tâm tư nguyện vọng
của nông dân với Đảng và Nhà nước; bảo vệ các quyền và lợi ích chính đáng, hợp
pháp của hội viên, nông dân. Thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở, giữ gìn đoàn kết trong
nội bộ nông dân; góp phần xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân, giữ vững an ninh
chính trị, trật tự an toàn xã hội; chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí và các tệ nạn xã
hội.
Sáu là: Mở rộng hoạt động đối ngoại theo quan điểm, đường lối của Đảng, tăng
cường hợp tác, trao đổi, học tập kinh nghiệm, tiến bộ khoa học kỹ thuật, quảng bá
hàng hóa nông sản, văn hóa Việt Nam với tổ chức nông dân, tổ chức quốc tế, các tổ
chức chính phủ, phi chính phủ trong khu vực và trên thế giới.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có:
- Cấp tỉnh: Chia thành 02 bộ phận
Nguyễn Thị Huệ

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
+ Bộ phận Thường trực: có 01 Chủ tịch và 03 Phó Chủ tịch.
+ Các phòng, ban chuyên môn gồm có: Ban Tổ chức – Kiểm tra; Ban Tuyên
huấn; Ban Kinh tế - xã hội; Văn phòng; Trung tâm dạy nghề và hỗ trợ nông dân.
- Cấp huyện (thành phố) có 13 đơn vị gồm: huyện Hòa An, Thông Nông,
Bảo Lạc, Bảo Lâm, Nguyên Bình, Trùng Khánh, Hạ Lang, Thạch An, Phục Hòa,
Trà Lĩnh, Quảng Uyên, Thành phố Cao Bằng.
- Cấp cơ sở gồm có 199 cơ sở Hội (xã, phường, thị trấn) và 2.444 Chi hội

(Chi hội là đơn vị hành động)
Đội ngũ cán bộ Hội chuyên trách và bán chuyên trách toàn tỉnh có 478
người (cấp tỉnh 25 người; cấp huyện 54 người; cấp cơ sở 349); Ban chấp hành
Hội Nông dân các cấp hiện có 3.273 người(cấp tỉnh 30 người; cấp huyện 313
người; cấp cơ sở 2.930 người).
Những năm qua dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của TW Hội Nông dân Việt
Nam và Tỉnh ủy Cao Bằng, tổ chức Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng đã triển khai
thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ công tác Hội và phong trào nông dân. Vận động
cán bộ, hội viên tham gia các chương trình, dự án phát triển kinh tế - xã hội, xây
dựng nông thôn mới. Các hoạt động của tổ chức Hội đã mang lại lợi ích thiết
thực cho hội viên, thu hút nông dân tham gia tổ chức Hội, xây dựng tổ chức Hội
ngày càng vững mạnh; năng lực hoạt động của tổ chức Hội được nâng lên. Hoạt
động Hội đã góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế, xã hội ở địa phương.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng
(Phụ lục 01 kèm theo)
1.4. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng.
1.4.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Tổ chức và điều hành hoạt động của văn phòng dựa trên tình hình thực tế
của cơ quan, đơn vị đây là một trong những căn cứ quan trọng trong việc thiết
lập các vị trí việc làm trong văn phòng. Hiện tại Văn phòng Hội Nông dân tỉnh
Cao Bằng có các vị trí như sau: Chánh Văn phòng, Chuyên viên Tổng hợp, Văn
thư lưu trữ kiêm thủ quỹ, Kế toán, Bảo vệ, Lái xe và Tạp vụ. Với những vị trí
Nguyễn Thị Huệ

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
việc làm như trên văn phòng có nhiệm vụ như quản lý văn bản đi đến, quản lý
sử dụng con dấu, lập hồ sơ, lưu trữ, tổ chức, lên kế hoạch các cuộc hội họp, hội
nghị, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, dự toán ngân sách thu chi,
bảo vệ an ninh cơ quan và giữ gìn vệ sinh cho cơ quan…. để các phòng ban
khác thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Chế độ làm việc của Văn phòng Hội Theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ tập thể lãnh đạo trên 1 số công tác
quan trọng.
1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Khái niệm: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan có nhiệm vụ thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng
thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của một cơ
quan, đơn vị.
* Chức năng Văn phòng:
- Tham mưu tổng hợp: Văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung
nhiều mặt và có tính chất tổng hợp giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn để
chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả. Đối với Văn phòng Hội Nông dân là
tham mưu, tổng hợp giúp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành... trong việc lãnh
đạo, chỉ đạo phong trào nông dân và tổ chức Hội.
- Tổ chức công tác hậu cần: Bảo đảm các điều kiện vật chất như nhà cửa,
phương tiện, trang thiết bị, tài chính... cho hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, nhân
viên cơ quan.
* Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6
tháng, năm của cơ quan.
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức thông tin; cung cấp thông tin cho
lãnh đạo thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ
thông tin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm

kiểm tra về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
- Biên tập, quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu,
đề xuất xử lý các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấp dưới
Nguyễn Thị Huệ

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
để trình lãnh đạo xem xét, giải quyết.
- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, giúp lãnh đạo theo dõi quá trình giải
quyết công việc trong cơ quan.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất và phương tiện làm việc; lập kế hoạch và
quản lý tài chính các phương tiện, tài sản của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế: Bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; Tổ
chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một cách khoa học, văn minh.
* Cơ cấu tổ chức của văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có 01
chánh văn phòng, 01 Chuyên viên văn phòng, 02 kế toán, 02 lái xe, 01 văn thư
– lưu trữ kiêm thủ quỹ, 02 nhân viên hợp đồng.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng (phụ lục 02)
1.4.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng
Trong thời điểm hiện tại, Văn phòng Hội Nông dân tỉnh phân công nhiệm
vụ cụ thể như sau:
Họ và tên

STT
1
Nguyễn Thị Bạch

Chức vụ
Chánh văn phòng

Nhiệm vụ được phân
công
- Chịu trách nhiệm trước Ban
chấp hành, Ban Thường vụ Hội
Nông dân tỉnh tham mưu giúp
lãnh đạo điều hành mọi hoạt
động công tác của cơ quan Hội
Nông dân tỉnh. Đáp ứng nhu
cầu vật chất cần thiết cho hoạt
động của Ban chấp hành, Ban
Thường vụ, Thường trực và các
ban chuyên môn.
- Tổng hợp xử lý thông tin,
phản ảnh kịp thời cho lãnh đạo
cơ quan; báo cáo định kỳ, xây

Nguyễn Thị Huệ

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
dựng kế hoạch công tác của cơ
quan hàng tháng, quý, 6 tháng,
9 tháng, năm; Lập hồ sơ các
cuộc họp Ban chấp hành, Ban
Thường vụ.
- Thực hiện công tác đối nội,
đối ngoại của cơ quan khi được
Thường trực phân công.
- Trực tiếp điều hành công việc
Văn phòng, chịu trách nhiệm
trước Thủ trưởng cơ quan về
các hoạt động của công tác Văn
2

Bế Chí Quang

phòng.
Chuyên viên văn Phụ trách công tác quản trị
phòng

hành chính, giúp lãnh đạo giải
quyết các công việc hàng ngày
của cơ quan Hội Nông dân
tỉnh.
- Giúp Chánh Văn phòng tổng
hợp số liệu, xây dựng dự thảo
báo cáo công tác Hội và phong

trào nông dân hàng tháng, quý.
- Chuẩn bị các điều kiện cần
thiết phục vụ các cuộc họp Ban
chấp hành, Ban thường vụ,
Thường trực cơ quan.
- Phối hợp với tổ chức Công
đoàn, Ban chuyên môn chăm lo
đời sống và lợi ích chính đáng
của cán bộ cơ quan.

Nguyễn Thị Huệ

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Quản lý cơ sở vật chất, trang
thiết bị phục vụ công tác của cơ
quan.
- Trực tiếp điều hành công việc
của Văn phòng khi Chánh văn
phòng đi vắng và được uỷ
quyền.
3

Lý Thị Viên

Kế toán

- Phối hợp với Ban Tổ chức kiểm tra lập kế hoạch lao động
tiền lương cho CNVC cơ quan
theo định kỳ. Kịp thời giải
quyết các chế độ chính sách đối
với cán bộ công chức cơ quan.
- Thường xuyên liên hệ với
Tài chính xây dựng kế hoạch,
lập dự toán thanh toán, quyết
toán khóa sổ về các khoản thu,
chi tài chính của cơ quan theo
đúng quy định của cơ quan Tài
chính và Luật ngân sách hiện
hành.
- Có trách nhiệm phối hợp
hướng dẫn các phòng, ban
chuyên môn, cán bộ công chức
cơ quan chấp hành tốt Luật
ngân sách hiện hành.
- Tổng hợp báo cáo Thường
trực, lãnh đạo Văn phòng về kế
hoạch thu, chi kinh phí hàng

Nguyễn Thị Huệ

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
tháng phục vụ cho công tác quản
lý, điều hành của Thường trực cơ
quan.
- Thành viên Ban quản lý
giám sát xây dựng Trung tâm
dạy nghề và hỗ trợ nông dânHội Nông dân tỉnh.
4

Hoàng Diệu Linh

Kế toán

- Phụ trách kế toán Quỹ hỗ trợ
nông dân và một số chương
trình, dự án khác.
- Thường xuyên liên hệ với
Tài chính xây dựng kế hoạch,
lập dự toán thanh toán, quyết
toán khóa sổ về các khoản thu,
chi tài chính của cơ quan theo
đúng quy định của cơ quan Tài
chính và Luật ngân sách hiện
hành.
- Thực hiện một số công việc
liên quan đến công tác văn
phòng khi được phân công.

5

Nông Thị Nga

Văn thư – lưu trữ
kiêm thủ quỹ

- Thực hiện công việc sắp xếp,
bố trí phân phối chuyển giao và
quản lý các loại văn bản đi và
đến của cơ quan, thực hiện
nghiêm chỉnh quy chế bảo mật
của công tác văn thư lưu trữ.
- Quản lý, sử dụng con dấu

Nguyễn Thị Huệ

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
đúng quy định
- Tham mưu thực hiện công
tác lưu trữ của cơ quan.
- Quản lý tài sản tiền mặt,
chứng từ theo nguyên tắc của tài
6

Lưu Thế Quân

Lái xe

vụ.
- Quản lý xe 11A 00060.
-Có trách nhiệm nhiệm lái xe
phục vụ lãnh đạo đi công tác
tuyệt đối an toàn.
- Giữ gìn, quản lý tốt phương
tiện, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ
khi lãnh đạo giao.
- Đảm bảo đầy đủ các thủ tục,
giấy tờ của xe theo quy định của
Cục đường bộ Việt Nam, chấp
hành nghiêm chỉnh Luật giao
thông đường bộ.
- Chủ động đề xuất với lãnh
đạo Văn phòng về tình trạng và
chất lượng phương tiện theo
từng thời gian để sửa chữa khắc
phục kịp thời; chủ động sữa
chữa những hỏng hóc nhỏ có thể
tự khắc phục được.
- Thực hiện một số công việc
khác khi được Thường trực và

7

Hà Hoàng Hiến

Lái xe

lãnh đạo Văn phòng phân công.
- Quản lý xe 11B - 0493.
- Có trách nhiệm lái xe phục

Nguyễn Thị Huệ

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
vụ lãnh đạo đi công tác tuyệt
đối an toàn.
- Giữ gìn, quản lý tốt phương
tiện, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ
khi lãnh đạo giao.
- Đảm bảo đầy đủ các thủ tục,
giấy tờ của xe theo quy định
của Cục đường bộ Việt Nam,
chấp hành nghiêm chỉnh Luật
giao thông đường bộ.
- Chủ động đề xuất với lãnh
đạo Văn phòng về tình trạng và
chất lượng phương tiện theo

từng thời gian để sửa chữa
khắc phục kịp thời; chủ động
sữa chữa những hỏng hóc nhỏ
có thể tự khắc phục được.
- Thực hiện một số công việc
khác khi được Thường trực và
8

Lý Thị Thùy Giang Nhân viên tạp vụ
(hợp đồng)

lãnh đạo Văn phòng phân công.
Có trách nhiệm làm tốt việc vệ
sinh 4 phòng Thường trực,
phòng Chánh Văn phòng,
phòng họp cơ quan, phòng vệ
sinh các tầng trong cơ quan
Hội Nông dân tỉnh. Chấp hành
nội quy, qui chế của cơ quan,
kỷ luật lao động, an toàn lao
động và các thỏa ước khác
trong hợp đồng đã ký.

Nguyễn Thị Huệ

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
9

Nông Đức Hoạt

Khoa Quản trị Văn phòng
Nhân viên Bảo vệ Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành
(hợp đồng)

chính, những ngày nghỉ hàng
tuần, ngày lễ, ngày tết; hoàn
thành những công việc đã cam
kết trong hợp đồng lao động.
Chấp hành nội quy, qui chế của
cơ quan, kỷ luật lao động, an
toàn lao động và các thoả ước
khác trong hợp đồng đã ký.

PHẦN II
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HỘI NÔNG DÂN
TỈNH CAO BẰNG
2.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Nguyễn Thị Huệ

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không
tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong cơ quan, các tổ chức công tác văn
thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành
chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung
đổi mới.
Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do
cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho
quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến
dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung
cổ; đặc biệt dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà
nước.
Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ
chức chính trị, kinh tế - xã hội… dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành
nhiều khâu xử lý đối với chúng như: soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao,
tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi
chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức.
2.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư
- Vai trò của công tác văn thư:
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý

nói chung, là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn
phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt
Nguyễn Thị Huệ

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của
cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, được xem là một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
- Ý nghĩa của công tác văn thư:
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cấp thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về nội dung công
việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác
quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những
thông tin mang tính pháp lý.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu,
giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản
lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ

quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như
hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung
văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần
thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ
quan một cách chân thực.
Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên vào các
kho lưu trữ lịch sử là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu
trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt
việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ
Nguyễn Thị Huệ

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy
nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các khâu
nghiệp vụ. Ngược lại nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy
đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác
lưu trữ trong việc tiến hành các khâu nghiệp vụ, làm cho giá tài liệu tại các kho
lưu trữ lịch sử ở mức thấp.
2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn giấy tờ
phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu

cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác
văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:
- Yêu cầu nhanh chóng:
Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây
dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh
chóng mọi công việc của cơ quan;
Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết
văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan; đồng
thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.
- Yêu cầu chính xác:
Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư
phải đảm bảo các yếu tố sau:
+ Chính xác về nội dung văn bản, tức là nội dung văn bản phải chính xác
tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng;
+ Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các
thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn do
Nhà nước quy định;
+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ, yêu cầu về tính chính xác
Nguyễn Thị Huệ

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
phải được quán triệt một cách đầy đủ các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn

bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện
đúng thể loại văn bản.
- Yêu cầu bí mật:
Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi, danh mục bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy trong
quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết, xử lý văn bản phải
đảm bảo giữ gìn bí mật;
Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của
cơ quan. Về khía cạnh nhất định yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải
thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới của cơ quan hoặc
chưa được ban hành thành văn bản.
- Yêu cầu hiện đại hoá:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất,
chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết
bị văn phòng.
2.1.4. Yêu cầu đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư


Về phẩm chất chính trị

Điều đầu tiên đòi hỏi cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị. Do
hằng ngày cán bộ văn thư phải tiếp xúc với những văn bản có thể nắm được
những hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội,
có nhiều văn bản, hoạt động cần giữ bí mật. Chính vì vậy mà cán bộ văn thư cần
phải có những phẩm chất chính trị như: Lòng trung thành đối với cơ quan, tổ
chức chính trị-xã hội; tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng,

giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất kỳ tình huống nào; chấp hành
nghiêm chỉnh pháp luật của nhà nước, coi việc chấp hành luật là nghĩa vụ của
Nguyễn Thị Huệ

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C