Công tác văn thư của văn phòng HĐND – UBND huyện kim bảng

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................4
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................5
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................3
I.Thông tin về cơ quan thực tập.......................................................................3
II.Thông tin về đề tài nghiên cứu....................................................................3
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................3
2. Mục tiêu của đề tài......................................................................................4
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...................................................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................5
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu...........................................................................5
6. Phương pháp làm việc.................................................................................5
7. Bố cục của đề tài..........................................................................................5
PHẦN I.................................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND- UBND HUYỆN
KIM BẢNG..........................................................................................................7
1.1. Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Kim Bảng..........................................................................................................7
1.1.1.Vài nét về UBND huyện Kim Bảng......................................................7
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Kim Bảng..........................................................................................................7
1.1.1.1. Chức năng của UBND huyện Kim Bảng...........................................7
1.1.1.2. Nhiệm vụ ,quyền hạn của UBND huyện Kim Bảng.........................8
1.1.1.3. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng...........................................9

1.2.Tình hình tổ chức ,quản lý ,hoạt động công tác hành chính văn phòng
của của UBND huyện Kim Bảng..................................................................10
1.2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim
Bảng................................................................................................................11
Vũ Thị Thanh Nhàn

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.1.1 Chức năng ,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng.......................11
1.2.1.1.1. Chức năng......................................................................................11
1.2.1.1.2. Nhiệm vụ.......................................................................................12
1.2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng
.........................................................................................................................14
1.2.1.2.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong văn phòng........................................................................................15
1.2.1.2.1. Lãnh đạo văn phòng.....................................................................15
1.2.1.2.2. Nhân viên văn phòng (nhân viên làm việc trong các bộ phận trực
thuộc Khối Văn phòng )................................................................................17
1.3.1.Sơ đồ bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng HĐND –
UBND huyện Kim Bảng................................................................................21
1.3.1.1.Ưu điểm..............................................................................................21
1.3.1.2.Nhược điểm.......................................................................................22
PHẦN II:............................................................................................................22
CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC VĂN THƯ- LƯU TRỮ......................................22
2.Khảo sát tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND

huyện Kim Bảng............................................................................................22
2.1.Khái quát về công tác Văn thư...............................................................22
2.1.1Khái niệm về công tác Văn thư............................................................22
2.1.2.Nội dung của công tác Văn thư...........................................................22
2.1.3.Yêu cầu của công tác Văn thư.............................................................22
2.1.4. Ý nghĩa của công tác Văn thư...............................................................24
2.2. Mô hình tổ chức Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim
Bảng................................................................................................................24
2.2.1.Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyên Kim Bảng................24
2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản.............................................................25
2.3.1. Các quy định của UBND huyện Kim Bảng về việc soạn thỏa và ban
hành văn bản..................................................................................................25
2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện.............................25
2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim
Bảng................................................................................................................26
2.3.4.Quản lý văn bản đi...............................................................................27
Vũ Thị Thanh Nhàn

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3.5. Số lượng văn bản UBND huyện Kim Bảng ban hành trong 5 năm
gần đây và tình hình kiểm tra,rà soát,hệ thống hóa văn bản của cơ quan.
.........................................................................................................................28
2.3.6. Nhận xét những ưu ,nhược điểm về các nội dung ,thẩm quyền ban
hành văn bản ,thể thức ,kỹ thuật trình bày văn bản ,quy trình soạn thảo. 28

2.4.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...................................................32
2.4.1.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi............................................32
2.4.2.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.........................................34
2.4.3.Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan............36
2.4.4.Nhận xét về nội dung quản lý giải quyết văn bản của UBND huyện
Kim Bảng........................................................................................................38
2.5.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu......................................................39
3.Khảo sát tình hình Công tác lưu trữ.........................................................40
3.1 Tình hình kho và tài liệu trong kho......................................................40
3.2.Công tác thu thập và bổ sung tài liệu.....................................................40
3.3.Xác định giá trị tài liệu...........................................................................41
3.4.Công tác chỉnh lý tài liệu........................................................................41
3.5 .Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ.......................................................44
3.6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ...............................................44
3.7.Nhận xét thực trạng công tác Lưu trữ....................................................45
3.7.1. Ưu điểm................................................................................................45
3.7.2.Nhược điểm...........................................................................................45
PHẦN III............................................................................................................46
NỘI DUNG KẾT QUẢ THỰC TẬP...............................................................46
1.Về công tác hoạt động của Văn phòng......................................................46
1.1.Tham gia tổ chức soạn thảo và kiểm tra thể thức văn bản.....................46
1.2.Tham gia tổ chức chuyế đi công tác cho lãnh đạo.................................46
1.3.Tham gia tổ chức Hội nghị, Hội họp, Hội thảo ......................................47
1.4 . Tổ chức tiếp khách đến cơ quan liên hệ công tác................................47
2.Công tác Văn thư - Lưu trữ........................................................................48
2.1. Tổ chức đăng ký và chuyển giao văn bản đi.........................................48
Vũ Thị Thanh Nhàn

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.........................................48
2.3. Quản lý và sử dụng con dấu...................................................................49
2.4 .Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan..............49
PHẦN IV............................................................................................................50
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................50
1.Đánh giá chung...........................................................................................50
1.1.Ưu điểm....................................................................................................50
1.2Nhược điểm...............................................................................................51
1.3.Những giải pháp......................................................................................52
KẾT LUẬN........................................................................................................55
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Vũ Thị Thanh Nhàn

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Cụm từ viết tắt
HĐND – UBND

UBND

Vũ Thị Thanh Nhàn

Viết đầy đủ
Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân
Uỷ ban nhân dân

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay đất nước đang dần đổi mới theo hướng công nghiệp hóa – hiện
đại hóa , cũng như những đòi hỏi về xu hướng phát triển tất yếu thì mỗi nghành ,
mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng được đổi mới với . Cùng với
sự phát triển đó công tác Văn phòng cũng được chú trọng đẩy mạnh phát triển
nhằm phục vụ lợi ích doanh nghiệp và đất nước .Hệ thống Văn phòng ở các cơ
quan , đơn vị sự nghiệp , các doanh nghiệp , các tổ chức từ Trung ương đến địa
phương ngày càng được mở rộng và phát triển .Việc nâng cao chất lượng Văn
phòng là một đòi hỏi cần thiết cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan
nhằm đóng góp hiệu quả cho việc xây dựng kinh tế đất nước ngày càng phát
triển theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa
Trước tình hình thực tế đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoa
Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội về nguồn nhân lực có trình độ
chuyên môn và nghiệp vụ về công tác hành chính Văn phòng . Qua quá trình
đào tạo Trường đã đào tạo được hàng nghìn sinh viên trở thành những cán bộ

Văn phòng giỏi về chuyên môn và thành thạo về kỹ năng nghiệp vụ trong văn
phòng.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Quản trị Văn phòng và chất
lượng đào tạo em đã đăng ký và theo học chuyên nghành đào tạo Quản trị Văn
phòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội . Trong quá trình học tập và rèn luyện
tại trường em đã được các thầy cô truyền đạt một lượng kiến thức quý báu về
mặt lý thuyết nhưng chưa có cơ hội vận dụng vào thực tế.Với phương châm :
“học thật ,thi thật để ra đời làm việc thật” trường đã đạo tạo sinh viên theo lý
luận thực tế: “ Học đi đôi với hành ’’ lý luận phải gắn với thực tế . Để giúp sinh
viên có thể hiểu hơn về ngành học và có cơ hội áp dụng lý thuyết vào thực tế
Trường đã tổ chức cho sinh viên năm 4 khóa đào tạo hệ Đại học đầu tiên tại
Trường đi thực tập tại cơ quan nhằm giúp sinh viên áp dụng các kiến thức đã
học tại trường vào thực tế công việc đồng thời cũng giúp sinh viên hoàn thiện
vốn kiến thức , nâng cao hiểu biết và kỹ năng giao tiếp của mỗi cá nhân phục vụ
quá trình học tập tiếp theo tại trường
Trên cơ sở định hướng của Khoa , em đã liên hệ và có kỳ thực tập khá bổ
Vũ Thị Thanh Nhàn

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ích tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng ( Từ ngày 04 tháng 01 đến
11 tháng 3 năm 2016) . Qua khoảng thời gian thực tập tại Văn phòng huyện tuy
không dài nhưng với sự giúp đỡ , hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trong

Văn phòng huyện ,cùng với những kiến thức đã được trang bị và tinh thần
muốn học hỏi em đã rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu cho bản thân về
chuyên ngành mình đang học . Đồng thời rèn luyện cho em một phong cách làm
việc chủ động , sáng tạo và năng động hơn. Nó đã trở thành hành trang vững
vàng và cần thiết cho em trên con đường sự nghiệp sau này
Dưới đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em . Bài báo cáo là sản
phẩm em có được trong quá trình khảo sát thực tế tại Văn phòng HĐND- UBND
huyện Kim Bảng .Mặc dù đã cố gắng đi sâu vào tìm hiểu thực tế các chức
năng ,hoạt động của cơ quan nhưng bài báo cáo này của em chưa phản ánh hết
được thực tế hoạt động của cơ quan . Vì vậy kính mong thầy cô đóng góp ý kiến
để em rút kinh nghiêm và hoàn thiện chuyên môn của mình trong quá trình làm
việc sau khi ra trường .
Em xin chân thành cảm ơn !

Vũ Thị Thanh Nhàn

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU

I.Thông tin về cơ quan thực tập

Hình ảnh: Trụ sở UBND huyện Kim Bảng
1.Tên cơ quan,đơn vị thực tập: Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng

2.Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực tập:
- Chánh văn phòng :Vũ Hoàng Long
- Phó chánh văn phòng : Nguyễn Văn Linh & Nguyễn Văn Đại
3. Điện thoại: : 0351.820033
4. Địa chỉ cơ quan : :Số 67, Đường Trần Hưng Đạo ,Thị trấn Quế ,huyện
Kim Bảng, Hà Nam
5.Cán bộ hướng dẫn : Nguyễn Thị Minh
6.Chức vụ : Cán bộ Văn phòng
II.Thông tin về đề tài nghiên cứu
1.Lý do chọn đề tài
Đất nước ta ngày càng phát triển trên tất cả mọi lĩnh vực ,sự phát triển
nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức
với những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh .Mỗi cơ quan, tổ chức
doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho
phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của cơ quan, tổ chức.
Trong cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp văn bản giấy tờ luôn là cầu
nối quan trọng giữa các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, hay giữa
Vũ Thị Thanh Nhàn

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

doanh nghiệp với khách hàng.Góp phần tạo nên sự thành công của tiến trình giải
quyết công việc.

Công tác văn thư có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính,
các doanh nghiệp. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là
bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.
Có thể nói công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan
nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan. Thực hiện tố công tác Văn thư
giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những những thông tin quyết
định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng
đắn đảm bảo cho lợi ích của cơ quan ,doanh nghiệp.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác
văn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành em đã
đăng ký thực tập tốt nghiệp tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng.
Đây chính là cơ hội cho bản thân em nói riêng được vận dụng kiến thức đã được
học vào thực tiễn, nhằm gắn liền giữa “Lý luận và thực tiễn” giữa “Học đi đôi
với hành” để củng cố lý thuyết, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ của bản thân.
2. Mục tiêu của đề tài
Nghiên cứu đề tài nhằm đạt được những mục đích sau:
-Tìm hiểu, khái quát được công tác Văn phòng tại Văn phòng HĐND –
UBND huyện Kim Bảng;
-Tìm hiểu về công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư của cơ quan để thấy
rõ những ưu điểm và hạn chế còn lại;
- Kết quả bản thân đã đạt được trong quá trình thực tập tại cơ quan
- Từ các kết quả khảo sát thực tế đưa ra ý kiến, đề xuất các giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng và công tác văn thư tại cơ quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là Lý thuyết về Công tác
Văn phòng và cụ thể hơn là thực tiễn các hoạt động Văn thư tại Văn phòng
HĐND – UBND huyện Kim Bảng bao gồm:
-Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim
Bảng

- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn
Vũ Thị Thanh Nhàn

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng
- Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư tại cơ quan;
- Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại cơ quan.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Bài báo cáo sử dụng các tài liệu tham khảo như :
- Cuốn “Lịch sử Văn phòng UBND huyện”;
- Luật tổ chức Hội đồng nhân dân ,ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm
2003;
- Nghị định số 37/2014/NĐ – CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 quy định về tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,quạn ,thị xã,thành phố thuộc
tỉnh ;
- Hướng dẫn số 48-HD/ VPTW ngày 11 tháng 3 năm 2015 Hướng dẫn về
công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị - xã hội;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư;
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có rất nhiều bài nghiên cứu, bài báo viết về đề tài này tuy nhiên mỗi
bài nghiên cứu đều có cái hay riêng và được dùng lại tại mỗi cơ quan khác nhau.

Bài báo cáo này của em nhằm kế thừa và phát triển trên cơ sở lý luận đó và tìm
hiểu rõ hơn về công tác Văn phòng tại UBND huyện Kim Bảng
6. Phương pháp làm việc
Để nghiên cứu và thực hiện tốt bài báo cáo này em đã sử dụng một số một
pháp nghiên cứu như :
- Phương pháp phân tích tổng hợp;
- Phương pháp điều tra, quan sát;
- Phương pháp phỏng vấn khảo sát thực tế.
7. Bố cục của đề tài
Bài báo cáo thực tập ngoài phần Mở đầu và Mục lục bố cục bài báo cáo
được chia thành 4 phần như sau:
PHẦN I: Khảo sát công tác văn phòng của HĐND - UBND huyện Kim
Bảng;
PHẦN II: Tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng UBND
huyện Kim Bảng
PHẦN III: Kết quả đạt được
PHẦN IV: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Vũ Thị Thanh Nhàn

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Vũ Thị Thanh Nhàn

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND- UBND HUYỆN
KIM BẢNG
1.1. Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Kim Bảng
1.1.1.Vài nét về UBND huyện Kim Bảng
Kim Bảng là huyện nằm ở phía tây bắc của tỉnh Hà Nam, cách Hà Nội
khoảng 60 km, phía bắc giáp các huyện Ứng Hoà, Mỹ Đức, Hà Nội, phía tây
giáp huyện Lạc Thủy, tỉnh Hòa Bình, phía đông giáp huyện Duy Tiên và thành
phố Phủ Lý, phía nam giáp huyện Thanh Liêm; gần trục quốc lộ 1A, 21A, 21B,
38B. Toàn huyện có 17 xã và 1 thị trấn
Kim Bảng nằm trong vùng tiếp xúc giữa vùng trũng đồng bằng sông Hồng
và dải đá trầm tích ở phía tây nên có địa hình đa dạng. Phía bắc sông Đáy
là đồng bằng thấp với các dạng địa hình ô trũng, phía nam sông Đáy là vùng đồi
núi có địa hình cao, tập trung nhiều đá vôi, sét. Ở đây khí hậu mang những đặc
điểm của khí hậu đồng bằng sông Hồng: nhiệt đới gió mùa, mùa đông lạnh và
mùa hạ nóng ẩm, mưa nhiều.Vùng đồng bằng thích hợp trồng lúa nước,vùng núi
ba sao có các cây ăn quả như na .Ngoài ra còn có tài nguyên khoáng sản :núi đá
vôi thích hợp sản xuất xi măng và vật liệu xây dựng( nhà máy xi măng Bút
Sơn).Trên dịa bản huyện còn có nhiều danh lam thắng cảnh : Ngũ động Thi
Sơn.Ao rong, hồ sinh thái Ba sao,.....Về dân só toàn huyện có 201,2 nghìn người

Cùng với sự thuận lợi về vị trí địa lí của huyện,UBND huyện Kim Bảng
được đặt ở vị trí trung tâm của huyện , ngay mặt đường ,nơi mọi người dễ tìm
thấy ,thuận tiện cho giao thông đi lại.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Kim Bảng
1.1.1.1. Chức năng của UBND huyện Kim Bảng.
Uỷ ban nhân dân huyện Kim Bảng do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân , cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên.
Vũ Thị Thanh Nhàn

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND huyện có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thi hành Hiến pháp, Luật,
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
UBND cấp trên chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp. Trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra Quyết định, Chỉ thị và tổ
chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó, nhằm đảm bảo thực hiện
chủ trương ,biện pháp phát triển kinh tế - xã hội ,củng cố an ninh ,quốc phòng và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện .
UBND huyện Kim Bảng thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương ,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành

chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở .
1.1.1.2. Nhiệm vụ ,quyền hạn của UBND huyện Kim Bảng.
UBND huyện Kim Bảng thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn
đề được quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân -Uỷ ban nhân dân và
những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
UBND huyện quyết định.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua ,tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại - dịch vụ,
văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục - thể thao,
phát thanh - truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý nhà nước về đất đai
và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo
lường chất lượng sản phẩm hàng hóa
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trong
cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế,tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và
công dân ở địa phương.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu
Vũ Thị Thanh Nhàn

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa
phương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm
hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
công chức viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo
sự phân cấp của Chính phủ.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy
định của pháp luật.
- Quyết định việc dự toán thu chi ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện
,dự toán thu chi ngân sách và phân bổ ngân sách để phát triển kinh tế địa phương
,thực hiện quyền về ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật.
-Xây dựng quy hoạch kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội như phát triển
công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp ,du lịch thương mại trên địa bàn huyện
.Quản lý nhà nước trong tất cả các lĩnh vực: kinh tế;nông nghiệp;giao thông,vận
tải; thương mại dịch vụ;y tế ;văn hóa ;.......
1.1.1.3. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Kim Bảng
( phụ lục 01 )
Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên,Văn
phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng có cơ cấu tổ chức như sau :
- Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực của địa phương do nhân dân bầu
ra theo nhiệm kỳ 5 năm , đại diện cho ý chí , nguyện vọng và quyền làm chủ
của nhân dân,chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên
- Uỷ ban nhân dân là cơ quan do HĐND huyện bầu ra đây là cơ quan hành

chính nhà nước cấp địa phương , cơ quan chấp hành của HĐND huyện Kim
Bảng và UBND cấp trên .
Vũ Thị Thanh Nhàn

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Cơ cấu tổ chức của UBND huyện
1.Ông Phạm Hồng Sơn- Chủ tịch
Là người đứng đầu cơ quan khối Uỷ ban có nhiệm vụ quản lý và điều hành
toàn bộ các công việc của UBND.
2. Ông Lưu Trần Sơn- Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa –Xã hội
3 Bà Phạm Thị Hiệp- Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế
4.Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện
Là cơ quan tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền
của chủ tịch UBND huyện
* Gồm 12 phòng ban chuyên môn:
- Văn phòng HĐND-UBND huyện
-Phòng Nội vụ
- Phòng Công thương
- Phòng Thanh tra
- Phòng Tư pháp
- Phòng Tài nguyên - Môi trường

- Phòng Tài chính - Kế hoạch
-Phòng Lao động Thương binh và xã hội
- Phòng Văn hóa -Thông tin
- Phòng Giáo dục và đào tạo
- Phòng Nông nghiệp
- Phòng Y tế
1.2.Tình hình tổ chức ,quản lý ,hoạt động công tác hành chính văn
phòng của của UBND huyện Kim Bảng
*Khái niệm Văn phòng
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh
đạo ,quản lý ,điều hành thực hiện chức năng , nhiệm vụ của cơ quan , đảm bảo
điều kiện vật chất , kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan
*Chức năng của văn phòng thể hiện tính 2 mặt trong hoạt động của cơ
Vũ Thị Thanh Nhàn

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan :
+Tham mưu tổng hợp
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất , kỹ thuật cho cơ quan hoạt động
*Nội dung công tác Văn phòng bao gồm :
+ Hoạt động Hành chính Văn phòng
+Hoạt động Văn thư

+ Hoạt động lưu trữ
1.2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim
Bảng
1.2.1.1 Chức năng ,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.1.1.1. Chức năng
Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện Kim Bảng, thực hiện chức năng tham mưu ,tổng hợp,giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho Thường trực HĐND,UBND ,Chủ tịch và các Phó Chủ
tịch UBND huyện. Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý , điều hành,
chỉ đạo của Thường trực HĐND ,UBND,Lãnh đạo huyện và các cơ quan nhà
nước ở địa phương . Đảm bảo cơ sở vật chất ,kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND, UBND huyện.
Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND,TTHĐND các Ban của HĐND,các
đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND huyện giao
Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện trong chỉ
đạo , điều hành các hoạt động chung của bộ máy Hành chính Nhà nước , giúp
Chủ tịch UBND huyện tổ chức và điều hòa ,phối hợp hoạt động của các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã , thị trấn để thực hiện
chương trình ,kế hoạch công tác của UBND huyện , đảm bảo các điều kiện vật
chất , kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện ,tham mưu giúp
UBND huyện về công tác ngoại vụ ,thi đua khen thưởng
Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân ,có con dấu và tài khoản
riêng tại Kho bạc nhà nước ,chịu sự chỉ đạo ,quản lý về tổ chức ,biên chế và
công tác của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo ,kiểm tra ,hướng dẫn về
chuyên môn ,nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐNDVũ Thị Thanh Nhàn

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND tỉnh .
1.2.1.1.2. Nhiệm vụ
- Tham mưu ,xây dựng các chương trình làm việc ,kế hoạch công tác
tháng ,quý ,sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND,UBND và
lãnh đạo huyện . Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức ,theo dõi ,đôn
đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện ,HĐND và UBND các xã, thị
trấn thực hiện các chương trình ,kế hoạch công tác sau khi được ban hành.
- Soạn thảo các chương trình , các đề án được giao . Theo dõi , đôn đốc
các phòng ban chuyên môn , UBND xã, thị trấn trong việc xây dựng các đề án ,
tham gia ý kiến và thẩm định nội dung , hình thức , thể thức các đề án trước khi
trình UBND huyện xem xét, quyết định .
- Bảo đảm việc thu thập ,cung cấp và sử lý thông tin , tổng hợp tình hình
kinh tế -xã hội , quốc phòng – an ninh , báo cáo Thường trực HĐND, UBND ,
Chủ tịch ,Phó Chủ tịch UBND huyện ; Chuẩn bị tốt báo cáo định kỳ ( tháng ,
quý ,sáu tháng ,năm) phục vụ lãnh đạo , chỉ đạo ,điều hành của Thường trực
HĐND, UBND,Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật . Thực hiện
chế độ thông tin , báo cáo định kỳ , đột xuất cho Văn phòng Huyện ủy , Văn
phòng UBND tỉnh .
- Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm , kế hoạch dài hạn , các chương
trình , dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND,UBND huyên.
- Giúp HĐND, UBND huyện đảm bảo quan hệ công tác gữa UBND với
HĐND với Huyện ủy và các đoàn thể quần chúng . Tổ chức phục vụ các hoạt
động của đoàn Đại biểu Quốc hội , HĐND tỉnh , HĐND huyện .
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án , dự thảo văn bản của các cơ
quan ,UBND các xã ,thị trấn ,trước khi trình UBND huyện và chủ tịch UBND

huyện xem xét quyết định .
- Phối hợp với phòng Nội vụ -Lao động Thương binh và xã hội huyện tổ
chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Văn phòng cho các cán bộ công chức làm
công tác Văn phòng của cơ quan , UBND các xã , thị trấn , hướng dẫn kiểm tra
công tác Văn phòng ,có ý kiến bằng văn bản đối với các cơ quan , UBND các xã
, thị trấn trong việc lựa chọn , kiện toàn bộ máy ,cán bộ làm công tác văn phòng
Vũ Thị Thanh Nhàn

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo đúng chức danh , tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của Bộ trưởng – Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Nội Vụ
- Trình UBND huyện chương trình , biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND- UBND
huyện
- Hướng dẫn kiểm tra Văn phòng cơ quan các xã ,thị trấn về Nghiệp vụ
Hành chính Văn phòng , Văn thư, Lưu trữ , tin học hóa quản lý hành chính nhà
nước theo Quy định của pháp luật.
- Giúp Thường trực HĐND , UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư
,khiếu nại , tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng . Tiếp
dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức công dân theo chức năng , nhiệm
vụ , quyền hạn được giao
- Phối hợp các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện

các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban , UBND xã, thị trấn và
theo dõi , đôn đóc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó .
-Tổ chức các phiên họp , buổi làm việc , tiếp khách và các hoạt động của
thường trực HĐND, UBND ,Lãnh đạo huyện với các cơ quan, đơn vị , tổ chức
và công dân.
-Tham mưu giúp UBND huyện , Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện
xây dựng kế hoạch, tổ chức phát động , sơ kết , tổng kết phong trào thi đua yêu
nước
-Tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ ,hành chính của Thường trực
HĐND,UBND huyện . Hứơng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện ,HĐND và UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thống
nhất trong toàn huyện theo quy định của pháp luật . Hướng dẫn các phòng,
ban,các đơn vị xã, phường , thị trấn thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
- Quản lý tổ chức , biên chế ,cán bộ, công chức, viên chức và tài sản , trang
thiết bị ,cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân
công của UBND huyện .
- Tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND, UBND huyện giải quyết
các vấn đề liên quan đến công tác dân tộc ,tôn giáo trên địa bàn huyện .
- Thực hiện nhiêm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực HĐND
và UBND , lãnh đạo huyện giao.
Vũ Thị Thanh Nhàn

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Được ký những văn bản theo đúng thẩm quyền quy định hoặc được sự ủy
quyền của UBND , lãnh đạo UBND.
1.2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim
Bảng
a) Cơ cấu tổ chức
-Chánh Văn phòng
-Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp
- Phó Chánh Văn phòng Hành chính – Quản trị
- Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả (một cửa)
- Bộ phận Văn thư
-Bộ phận Lưu trữ
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận tổng hợp
- Bộ phận Công nghệ Thông tin
- Bộ phận Lái xe
- Bộ phận Bảo vệ
- Bộ phận Công vụ
b) Lề lối làm việc của Văn phòng
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng và Chánh Văn phòng là người
lãnh đạo cao nhất của Văn phòng, quản lý mọi hoạt động của Văn phòng
Thủ trưởng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt : Tổng hợp ,theo
dõi ,đôn đốc ,phối hợp các đơn vị thực hiện , quy chế của cơ quan, báo cáo
thường xuyên ,kịp thời cho Ban chủ tịch

Vũ Thị Thanh Nhàn

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Sơ đồ hóa tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Kim Bảng
(Phụ lục 02)
1.2.1.2.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong văn phòng
Văn phòng HĐND và UBND huyện Kim Bảng hiện nay có 3 lãnh đạo và
17 cán bộ, công chức hiện đang là nhân sự thuộc Văn phòng .Việc bố trí và
phân công nhân sự thuộc Văn phòng nhìn chung là hợp lý , khoa học .Các
chuyên viên trong Văn phòng đều có bằng đại học và trình độ chuyên môn phù
hợp với khả năng ,trình độ của từng người trong công tác giải quyết công việc
của Văn phòng .
1.2.1.2.1. Lãnh đạo văn phòng
a) 01 Chánh Văn phòng
* Chánh văn phòng : Vũ Hoàng Long
-Đơn vị : Văn phòng
-Chức danh: Chánh Văn phòng UBND huyện Kim Bảng
-Cán bộ quản lý trực tiếp: Chủ tịch,Phó chủ tịch UBND huyện
-Nhiệm vụ:
+Là thủ trưởng văn phòng ,lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực
công tác của Văn phòng theo chức năng ,nhiêm vụ và quy chế làm việc của
Văn phòng , phụ trách công tác tổ chức cán bộ, chịu trách nhiệm trước UBND
huyện,chủ tịch UBND huyện về hoạt động của Văn phòng . Điều phối hoạt
động của các Phó Chánh Văn phòng ,các bộ phận trong văn phòng để đảm bảo
bộ máy hoạt động hiệu quả
- Chịu trách nhiệm tập hợp ý kiến của cơ quan và các thành viên có liên

quan để xây dựng các chương trình ,kế hoạch công tác hàng tuần ,tháng ,quý ,6
tháng , năm của huyện trình chủ tịch UBND huyện , đồng thời theo dõi ,đôn
đốc các cơ quan có liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.
- Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế -xã
hội của UBND huyện và các báo các khác theo sự phân công của chủ tịch
UBND huyện.
- Phân công các Phó Chánh Văn phòng , chuyên viên trực tiếp tham mưu
cho chủ tịch , các Phó Chủ tịch UBND huyện công tác chỉ đạo , điều hành các
Vũ Thị Thanh Nhàn

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lĩnh vực công tác của UBND huyện
- Thẩm định các văn bản quan trọng như Quyết định ,Chỉ thị , Kế hoạch ,
……trên các lĩnh vực kinh tế ,văn hóa ,xã hội đảm bảo yêu cầu pháp chế hành
chính trứơc khi trình UBND ,Chủ tịch UBND ký và ban hành .
- Tổ chức phổ biến ,truyền đạt và theo dõi kiểm tra các cơ quan chuyên
môn , UBND các xã , thị trấn trong việc thực hiện các Quyết định ,Chỉ thị của
UBND theo sự phân cấp của UBND huyện .
- Giúp UBND huyện tổ chức các phiên họp của Chủ tịch và các Phó Chủ
tịch huyện .
- Trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của bộ máy Văn phòng HĐNDUBND huyện , đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động chung của UBND
huyện , Thường trực HĐND huyện.

- Giúp UBND huyện quản lý thống nhất việc sử dụng mạng lưới thông tin
thuộc huyện , quản lý thống nhát việc ban hành văn bản của UBND huyện ,của
Chủ tịch UBND huyện và các thông tin cho đài phát thanh , đài truyền hình,
lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước .
- Tiếp nhận , phân loại các đơn thư khiếu nại , tố cáo của công dân gửi
đến ,báo cáo Chủ tịch UBND huyện hoặc chuyển cho các cơ quan có thẩm
quyền giải quyết .
- Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã, Thị Trấn
trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân do chủ tịch UBND
huyện giao.
b) 02 Phó Chánh Văn Phòng
-

Đơn vị: Văn phòng
Chức danh : Phó tránh văn phòng UBND huyện Kim Bảng
Cán bộ trực tiếp quản lý:Chánh Văn phòng UBND huyện Kim Bảng
Nhiệm vụ:
Các Phó chánh Văn phòng có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý
chung các mặt công tác của Văn phòng .Đồng thời mỗi Phó chánh Văn
phòng giúp Chánh Văn phogf quản lý một số công việc chủ yếu
* Phó Chánh Văn phòng: Nguyễn Văn Linh phụ trách công tác tổng

hợp thông tin
+ Giúp Chánh Văn phòng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công
tác, quy chế làm việc của UBND, soạn thảo và tham gia soạn thảo các văn bản,
Vũ Thị Thanh Nhàn

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ghi biên bản các hội nghị các cuộc họp của UBND .
+Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội, hoạt
động của bộ máy nhà nước, công tác nội chính, công tác xây dựng đảng và công
tác dân vận. Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lí các vấn đề
cần thiết.
+Biên tập, chỉnh lí văn bản của UBND trước khi trình ký, ban hành.
+Báo cáo tổng hợp tình hình, lĩnh vực và đơn vị được phân công.
+Giữ gìn bì mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu. Nộp lưu trữ đầy đủ và
đúng quy định.
+Thay Chánh văn phòng điều hành cơ quan khi Chánh văn phòng đi vắng.
+Có trách nhiệm tiếp nhận đăng ký, quản lí công văn đi, đến trên mạng và
theo dõi chặt chẽ quy trình luôn chuyển công văn đi, đến. Tiếp nhận tài liệu các
nơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo,
chuyên viên tổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lí tài liệu, lập hồ sơ nộp,
lưu, phát hành sách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định.
Đánh máy, in ấn tài liệu phục vụ cấp ủy, các ban đảng HDND-UBND.
- Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng về kế hoạch phát triển hệ thống cơ
yếu trong hệ Đảng theo chỉ đạo của ngành cơ yếu.
*Phó Chánh Văn phòng :Nguyễn Văn Đại phụ trách công tác hành
chính quản trị
+Tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ đảng viên và khách đến văn phòng.
+Bảo đảm kinh phí hoạt động theo yêu cầu của thường trực HDND-UBND
các ban của Đảng theo kế hoạch được phân bổ, chấp hành đúng chế độ tài
chính, thanh quyết toán, báo cáo theo quy định.

+Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho UBND
+Quản lý cơ sở vật chất kĩ thuật, tài sản trong cơ quan
+ Trực tiếp phụ trách bộ phận bảo vệ an toàn cho cơ quan
1.2.1.2.2. Nhân viên văn phòng (nhân viên làm việc trong các bộ phận
trực thuộc Khối Văn phòng )
-Đơn vị: Văn phòng
- Chức danh: Nhân viên Văn phòng UBND huyện Kim Bảng
- Cán bộ quản lý trực tiếp:Chánh văn phòng ,Phó chánh văn phòng
-Nhiệm vụ:
Nhân viên trong Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan trực tiếp phụ trách từng
mảng công việc chuyên môn của mình và thực hiên công việc theo sự phân công
Vũ Thị Thanh Nhàn

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của lãnh đạo theo đúng chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn;
a) Nhân viên Văn thư - Lưu trữ
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm đăng ký , quản lý , theo dõi ,phân phối các
loại văn bản đi , đến , các hồ sơ tài liệu của UBND huyện . Các văn bản được
gửi trực tiếp , sau khi có ý kiến xử lí của Lãnh đạo UBND , Văn phòng phải
được chuyển cho văn thư để quản ,cập nhập hệ thông quản lý.Đảm bảo công tác
tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác , hiệu quả ,kịp
thời phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND- UBND và Văn

phòng .
- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thường trực
HĐND- UBND huyện và Văn phòng trước khi ban hành , quản lý và sử dụng
các loại con dấu theo đúng quy định tại Luật lưu trữ hiện hành của nhà nước và
của cơ quan .
- Các nội dung văn bản đến , văn bản đi , tài liệu đánh máy được quản lý
chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo đúng quy
định
- Soạn thảo, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng
quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Cán bộ làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập , phân loại , quản
lý ,khai thác các văn bản , hồ sơ ,tài liệu của UBND huyện theo đúng quy định
của Pháp lệnh văn thư , lưu trữ . Chịu trách nhiệm việc lưu trữ các văn bản
trong kho lưu trữ của cơ quan
- Các nội dung văn bản đến , văn bản đi , tài liệu đánh máy được quản lý
chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo đúng quy
định
- Cán bộ văn thư, lưu trữ có thể kiêm thêm việc soạn thảo , photocopy ,in
ấn tài liệu. Người làm việc này phải chịu trách nhiệm soạn thảo, in ấn tài liệu
của cơ quan đảm bảo về thể thức văn bản ,kịp thời , đúng số lượng và đảm bảo
tính bảo mật của văn bản
b) Nhân viên quản trị , kế toán –tài vụ
- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý
- Thực hiện các thủ tục về xây dựng, sửa chữa trong cơ quan ,mua sắm các
Vũ Thị Thanh Nhàn

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phương tiện , trang thiết bị , vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành
- Đảm bảo công tác chuẩn bị , phuc vụ các hội nghị ,cuộc họp và làm việc
thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐNDhuyện ,UBND
huyện ,Văn phòng tại trụ sở làm việc của cơ quan.
- Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan đảm bảo môi trường
làm việc xanh ,sạch,đẹp
- Tổ chức công tác bảo vệ , bố trí cán bộ , công chức trực cơ quan trong các
ngày Lễ , Tết theo quy định chung
- Lập các dự toán kinh phí hàng quý , năm đảm bảo kinh phí phục vụ các
hoạt động của cơ quan , quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí ,thực hiện báo cáo
quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định
- Lập kế hoạch dự trù kinh phí hàng tháng , quý , năm để mua sắm trang
thiết bị , tài sản , vậ tư hàng hóa phục vụ công tác cơ quan
- Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt phục vụ công tác của Lãnh đạo
huyện và Văn phòng
c) Nhân viên tổng hợp
- Bộ phận tổng hợp có trách nhiệm nắm bắt tình hình hoạt động của các
phòng ban , đơn vị , UBND các xã , thị trấn thuộc lĩnh vực được phân công theo
dõi , phát hiện ,đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề cụ thể ,báo cáo với lãnh đạo
đồng thời tham mưu trong việc đôn đốc , chỉ đạo các phòng ban , UBND các xã,
thị trấn thực hiện nhiệm vụ kinh tế , văn hóa – xã hội , an ninh , quốc phòng
theo đúng chức năng nhiệm vụ , chủ chương , chính sách , pháp luật của Nhà
nước
- Tổng hợp, báo cáo định kỳ các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được phân
công , yêu cầu các phòng ban,UBND các xã, thị trấn cung cấp tài liệu , thông tin

, số liệu liên quan đến công việc được giao
- Trực tiếp theo dõi một số lĩnh vực của ngành kinh tế tổng hợp theo sự
phân công của Lãnh đạo Văn phòng
- Trực tiếp phụ trách bộ phận tài vụ , bộ phận công nghệ thông tin ,phụ
trách các nhiệm vụ do các Phó văn phòng phụ trách khi phó văn phòng đi công
tác
- Quản lí văn bản , tài liệu được giao theo đúng quy định , phối hợp với các
chuyên viên khác trong việc tham mưu , tổng hợp , giúp lãnh đạo Văn phòng
Vũ Thị Thanh Nhàn

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

xây dựng báo cáo công tác chỉ đạo , điều hành của UBND huyện.
d)Nhân viên quản trị mạng (công nghệ -thông tin)
- Chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động thường xuyên , hiệu quả của mạng
thông tin nội bộ , các trng thiết bị công nghệ thông tin trong cơ quan
- Duy trì hoạt động ổn định thường xuyên của trang web và phần mềm điều
hành , tác nghiệp của cơ quan
- Chịu trách nhiệm đưa tài liệu , thông tin lên website của huyện theo nội
dung đã được phê duyệt
- Xử lý sự cố về máy tính , mạng , các phần mềm
- Tham mưu , đề xuất Lãnh đạo Văn phòng trong việc xây dựng và thực
hiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý , chỉ đạo ,

điều hành của UBND huyện
e)Nhân viên tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ (một cửa)
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận , hướng dẫn cho công dân đến giải quyết các
thủ tục hành chính theo thẩm quyền của UBND huyện : đăng ký kinh doanh ,
đăng ký giấy phép xây dựng ,…..
- Chịu trách nhiệp về tính đầy đủ , hợp pháp của hồ sơ nhận của công dân
- Cập nhập thường xuyên , liên tục hồ sơ thủ tục hành chính theo đúng mẫu
quy định
- Chuyển hồ sơ đến các phòng ban chuyên môn theo đúng quy định về trình
tự , thời gian
- Đôn đốc các phòng ban giải quyết và trả kết quả theo đúng thời gian quy
định
- Quản lý theo dõi việc tiếp nhận , trả kết quả thủ tục hành chính và thu ,
nộp lệ phí giải quyết thủ tục hành hính
- Thống kê , báo cáo thường xuyên với Lãnh đạo Văn phòng về số hồ sơ ,
việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của các phòng ban để đôn đốc khi cần
thiết
- Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu với UBND huyện điều
chỉnh, bổ sung các quy định về trình tự , hồ sơ , thủ tục giải quyết khi có sự điều
chỉnh của pháp luật
f)Nhân viên tạp vụ - vệ sinh , nhà ăn, bảo vệ (công vụ )
- Tạp vụ -vệ sinh : chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh phòng làm việc , trang
Vũ Thị Thanh Nhàn

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A