Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại công ty cổ phần dược phẩm sohaco miền bắc

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................2
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................2
2.Mục tiêu của đề tài.....................................................................................3
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................3
4.Nguồn tài liệu tham khảo...........................................................................3
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................4
7.Bố cục của đề tài.........................................................................................4
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC..................................................5
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Sohaco miền Bắc..................................................................................5
1.1.1.Chức năng của công ty.........................................................................5
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty........................................................5
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc.........................6
1.2.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính Nhân sự......................................................................................6
1.2.1.1.Chức năng..........................................................................................6
1.2.2.2. Nhiệm vụ:.........................................................................................7
1.2.2.3. Quyền hạn.......................................................................................10
1.1.1.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng...........................................................................................11

Vũ Thị Quỳnh Trang

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC.........................................23
2.1.Những quy định về giao tiếp, văn hóa công sở của Công ty Cổ phần
Dược phẩm Sohaco miền Bắc.....................................................................23
2.1.1.Những quy định về giao tiếp..............................................................23
2.1.2.Những quy định về văn hóa công sở..................................................24
2.2.Giao tiếp ứng xử tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc. .25
2.2.1.Giao tiếp ứng xử trực tiếp...................................................................25
2.2.1.1.Giao tiếp trong ngày làm việc đầu tiên............................................25
2.2.1.2.Giao tiếp, ứng xử với cấp trên.........................................................26
2.2.1.3.Giao tiếp, ứng xử với cấp dưới........................................................26
2.2.1.4.Giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp..................................................26
2.2.1.5.Giao tiếp, ứng xử với đối tác, khách hàng.......................................27
2.2.2.Giao tiếp, ứng xử gián tiếp.................................................................28
2.2.2.1.Giao tiếp, ứng xử trong nội bộ........................................................28
2.2.2.2.Giao tiếp, ứng xử với bên ngoài......................................................29
2.3.Văn hóa công sở tại SOHACO..............................................................30
2.3.1.Logo và slogan của Công ty...............................................................30
2.3.1.1.Ý nghĩa logo....................................................................................30
2.3.1.2.Ý nghĩa slogan “Vững bước tương lai”...........................................31

2.3.2.Trang phục..........................................................................................32
2.3.3.Công tác lễ nghi, khánh tiết................................................................33
2.3.3.1.Các hoạt động tập thể......................................................................33
2.3.4.Hoạt động văn hóa hội họp.................................................................34
2.3.4.1.Họp giao ban....................................................................................35
2.3.4.2.Hội thảo quảng cáo và phát triển sản phẩm.....................................35
Vũ Thị Quỳnh Trang

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3.4.3. Hội nghị khách hàng nhập khẩu.....................................................35
2.3.5. Môi trường cảnh quan.......................................................................36
2.3.5.1.Cảnh quan bên ngoài.......................................................................37
2.3.5.2.Cảnh quan bên trong........................................................................37
2.3.6.1.Phong cách lãnh đạo........................................................................39
2.3.6.2.Phẩm chất của lãnh đạo...................................................................39
2.3.6.3.Phong cách làm việc và phẩm chất của nhân viên..........................40
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................41
3.1. Đánh giá chung.....................................................................................41
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................41
3.1.2. Hạn chế..............................................................................................42
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................42
3.1.3.1. Nguyên nhân khách quan...............................................................42
3.1.3.2. Nguyên nhân chủ quan...................................................................43
3.2.Đề xuất, kiến nghị..................................................................................44

3.2.1.Ban hành hệ thống văn bản quy định nội quy, quy chế thực hiện văn
hóa công sở..................................................................................................44
3.2.2.Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ nhân viên về giao tiếp ứng
xử và văn hóa công sở.................................................................................44
3.2.3.Coi trọng và phát huy nhân tố con người...........................................45
3.2.4.Hoàn thiện bầu không khí làm việc trong Công ty.............................45
3.2.5.Tăng cường công tác truyền thông, quảng bá hình ảnh Công ty........45
KẾT LUẬN........................................................................................................47
PHỤ LỤC...........................................................................................................50
PHỤ LỤC

Vũ Thị Quỳnh Trang

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Để có những kiến thức, những bài học kinh nghiệm của ngày hôm nay,
em cũng như tất cả sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xin chân thành cảm
ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo trong Trường nói chung, khoa
Quản trị văn phòng và các thầy cô giáo bộ môn Quản trị văn phòng nói riêng những người lái đò nhiệt tình, tâm huyết đã truyền đạt cho chúng em những
kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng sống để cho chúng em làm hành trang
bước vào đời. Đặc biệt là cô Lâm Thu Hằng đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em
trong quá trình thực tập để em hoàn thành báo cáo.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Lãnh đạo Công ty Cổ phần Dược
phẩm Sohaco miền Bắc, cán bộ công chức trong Công ty, đặc biệt là chị Nguyễn

Thị Ánh Linh, chị Phạm Thị Thu Mỵ, chị Ngô Thị Phương đã quan tâm, giúp đỡ
em trong suốt thời gian vừa qua,tạo điều kiện cho em có cơ hội học tập, tích lũy
kinh nghiệm cho bản thân và tự tin hơn với nghề mình đã chọn. Là sinh viên
năm thứ tư nhưng vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn, còn non nớt và
nhiều thiếu sót nhưng em đã ngày một trưởng thành hơn chính là nhờ sự nhiệt
tình chỉ bảo, hướng dẫn của mọi người trong Công ty để em có thể hoàn thành
bài Báo cáo và kết thúc đợt thực tập thành công.
Do thời gian có hạn và kiến thức chuyên môn chưa sâu. Hơn nữa, đây là
lần đầu tiên làm quen với thực tế dù đã cố gắng nhưng không thể tránh khỏi
những thiếu xót. Kính mong nhận được sự chỉ bảo, đánh giá của các thầy cô và
sự góp ý của các anh chị, các bạn để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN

Vũ Thị Quỳnh Trang

Vũ Thị Quỳnh Trang

1

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Văn hóa công sở là toàn bộ các giá trị tinh thần và vật chất được gây dựng

nên trong quá trình tồn tại và phát triển của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Theo đó thực trạng văn hóa công sở có mức độ ảnh hưởng tới sự phát triển của
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bởi đôi khi thực trạng văn hóa công sở sẽ trở
thành một tập tục, một thói quen của cơ quan.
Tuy nhiên, văn hóa công sở không phải là một công sở có đầy đủ những
thiết bị, vật dụng hiện đại, lại càng không phải là một trụ sở được xây dựng
hoành tráng,.. mà văn hóa công sở chính là hành vi ứng xử hàng ngày của những
cán bộ, nhân viên trong các mối tương tác để công việc được trôi chảy, thành
công.
Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc với kinh nghiệm hoạt
động nhiều năm, có thể nói đã xây dựng cho mình được một nét văn hóa riêng,
độc đáo. Qua quá trình thực tập, được quan sát và làm việc giúp em có thêm
nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như giao tiếp, ứng xử tại đây.Với cách làm
việc chuyên nghiệp và nghiêm túc, các hoạt động tại công ty được toàn thể cán
bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc hưởng ứng
nhiệt tình, mọi người làm việc thân thiện. Cùng với tính chất công việc là mang
hình ảnh đẹp của Công ty giới thiệu với mọi người nên văn hóa của Công ty rất
được chú trọng.
Là một sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản
trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã
hiểu được vai trò của kỹ năng giao tiếp và văn hóa tại các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp. Từ đó có thể áp dụng vào thực tiễn để phát huy hiệu quả trong
việc xây dựng văn hóa của từng đơn vị.
Chính vì những lý do trên, em quyết định lựa chọn chuyên đề “ Tìm hiểu
kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco
miền Bắc” để làm chủ đề chính cho bài báo cáo thực tập này.

Vũ Thị Quỳnh Trang

2

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu đầu tiên của bài báo cáo thực tập này là khảo sát công tác văn
phòng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc. Cụ thể là khảo sát về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Dược
phẩm Sohaco miền Bắc cũng như về tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công
tác hành chính văn phòng tại đây.
Mục tiêu thứ hai là tìm hiểu các quy định và thực trạng về giao tiếp ứng
xử và văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc.
Mục tiêu thứ ba là một vài đề xuất của em nhằm nâng cao chất lượng văn
hóa công sở tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trong bài báo cáo thực tập này là công tác tổ chức
văn phòng và kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Dược
phẩm Sohaco miền Bắc.
Phạm vi nghiên cứu
Bài báo cáo này nghiên cứu trong phạm vi Công ty Cổ phần Dược phẩm
Sohaco miền Bắc.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Bài báo cáo của em có thể hoàn thiện một phần là nhờ tham khảo những
tài liệu sau:
- TS. Đỗ Minh Cương (2001), Văn hóa kinh doanh và triết lý kinh

doanh, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
- Trần Quốc Dân (2005), Sức hấp dẫn – Một giá trị văn hóa doanh
nghiệp, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
- Nguyễn Thị Minh Thuận (2009), Báo cáo Thực trạng văn hóa trong
các cơ quan Hành chính Nhà nước hiện nay, Báo cáo thực tập, Trung cấp Đăk
Lăk.
- Đặng Trần Nha Trang (2015), Thực trạng và giải pháp xây dựng văn
hóa công sở tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc, Khóa luận tốt
nghiệp, Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Sohacogroup.com.vn.
- www.slideshare.net.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đề tài văn hóa công sở được các nhà văn hóa, các nhà quản lý, các cấp,
Vũ Thị Quỳnh Trang

3

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các ngành đặc biệt chú trọng quan tâm. Lĩnh vực này đã được đăng tải trên các
giáo trình, luận văn, tạp chí và các phương tiện thông tin cụ thể. Bởi xây dựng
văn hóa công sở có ý nghĩa và tầm quan trọng to lớn vì nó thể hiện chất lượng
và hiệu quả khi xử lý, giải quyết công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học.
Một vài nghiên cứu về văn hóa công sở như: Báo cáo Thực trạng văn hóa
trong các cơ quan Hành chính Nhà nước hiện nay của Nguyễn Thị Minh Thuận,

trường Trung cấp Đăk Lăk hay Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đặng Trần
Nha Trang, trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài Thực trạng và giải pháp
xây dựng Văn hóa công sở tại Ngân hàng TMCP An Bình. Ngoài ra có các
nghiên cứu về văn hóa tại các doanh nghiệp như: Văn hóa kinh doanh và triết lý
kinh doanh của TS. Đỗ Minh Cương hay Khóa luận của sinh viên Lê Tường
Lan, trường Đại học Kinh tế quốc dân về Thực trạng Văn hóa doanh nghiệp
Việt Nam trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế,...
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong bài báo cáo thực tập này em đã sử dụng những phương pháp nghiên
cứu sau:
- Phương pháp thu thập thông tin.
- Phương pháp phân tích tổng hợp.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp quan sát trực tiếp.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bố cục của bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC
Phần II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Vũ Thị Quỳnh Trang

4

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ phần Sohaco miền Bắc
1.1.1. Chức năng của công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc
Năm thành lập:2008
Mã số thuế : 0102727210
Địa chỉ trụ sở chính: số 5 Láng Hạ, phường Thành Công, quận Ba Đình,
Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Địa điểm văn phòng làm việc: tầng 11 tòa nhà Hapulico Centre building,
số 1 Nguyễn Huy Tưởng, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc được thành lập năm là
đơn vị bán buôn đồ dùng khác cho gia đình; bán buôn máy móc, thiết bị và phụ
tùng máy khác; sản xuất thuốc, hóa dược và dược liệu... Chịu sự giám sát kiểm
tra của Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm và Thương mại Sohaco.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng
đầu là Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty CP Sohaco miền Bắc hoạt động mạnh về lĩnh vực dược phẩm
như:
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình: Bán buôn dụng cụ y tế, buôn bán
thuốc;
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác: Bán buôn máy móc,
thiết bị y tế;
- Bán buôn thực phẩm: Kinh doanh thực phẩm chức năng;

- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa
hàng chuyên doanh: Kinh doanh mỹ phẩm (trừ loại mỹ phẩm có hại cho sức
khỏe con người);
- Sản xuất thuốc, hóa dược và dược liệu;
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Vũ Thị Quỳnh Trang

5

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc ngày càng mở rộng lĩnh
vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh
và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc
( xem phụ lục 1 )

1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc
1.2.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
phòng Hành chính Nhân sự
1.2.1.1. Chức năng
- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công
tác tổ chức cán bộ của Công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao
động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,
truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân.
- Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược
lại.
- Là cầu nối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực
hiện cáchính sách Công ty và thu thập phản hồi một cách kịp thời, chính sách
-Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng phục hoạt động SXKD
của công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường
làm việc văn minh, thân thiện và chuyên ngiệp.
- Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
Vũ Thị Quỳnh Trang

6

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định
của pháp luật này của Phòng ( Ban ) trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ được
giao.
- Giải quyết quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty;
Công ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty.
1.2.2.2. Nhiệm vụ:
• Công tác tổ chức, cán bộ.
- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy
chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng kiện
toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng
ban và các đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù
hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ xung, sửa đổi những bất hợp lý
trong công tác tổ chức và hoạt động của Công ty.
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp dưới, thay đổi giấy phép kinh doanh;
Các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
của phòng.
- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD
của Công ty.
- Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và
tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
- Phổ biến hướng dẫn văn hóa nghiệp vụ, lịch sử hình thành Công ty.
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh
giá công tác nhân sự định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự.
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao
động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động

Vũ Thị Quỳnh Trang

7

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong Công ty.
- Nghiên cứu soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự.
- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động
sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống
tham nhũng tiêu cực, thực hánh tiết kiệm, chống lãng phí.
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập
thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tập
thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật của công ty xem xét quyết định;
Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật của Công ty.
- Tổ chức công tác lao động trong toàn Công ty.
• Công tác lao động tiền lương.
- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính
sách, chế độ cho người lao động.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết Hợp động lao động theo
quy định của pháp luật.

- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng
bậc lương cho người lao động trình Hội đồng lương phê duyệt.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra hướng dẫn các đơn vị trực
thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo
quy định của công ty và pháp luật.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao
động theo quy định của Bộ Luật Lao Động về tiền lương, các khoản phụ cấp,
các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trợ cấp khác của người lao
động.
- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi cho
người lao động.
Vũ Thị Quỳnh Trang

8

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định
kỳ cho người lao động.
• Công tác quản trị hành chính.
- Thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các
đơn vị có liên quan gửi đến, xử lý các văn bản đi đảm bảo thông tin kịp thời,
thông suốt.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo
mật, đúng quy định.

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
- Các công việc về lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tục
hành chính cho CBNV trong Công ty.
- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty.
- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, có quan hệ giao dịch đến làm việc với
Công ty.
- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,
tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo
Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Công chức Hồ sơ pháp lý Công ty.
• Công tác quản trị Văn phòng.
- Quản lý Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng.
- Duy trì hoạt động các trang thiết bị máy móc, trang thiết bị Văn phòng
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Mua sắm, quản lý,cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng theo
định mức.
- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí văn
phòng.
- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháy
khối văn phòng Công ty.
- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện nước, dụng
Vũ Thị Quỳnh Trang

9

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho phòng ban.
- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty.
• Công tác truyền thông.
- Làm đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
-Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh
nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình
thành Công ty.
- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các văn
bản pháp luật.
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ ( truyền thanh, bản tin nội
bộ ).
- Phổ biến hướng dẫn chính sách công ty; thu thập, phản ánh đến Ban lãnh
đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời chính xác.
- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông.
• Công tác Đoàn thể.
- Là đầu mối giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc tổ
chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức
năng, nhiệm vụ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâm
nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh
doanh của đơn vị.
- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho các
đoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây
dựng chính quyền. Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt các
đợt vận động xã hội.

- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận
thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia tổ chức đoàn thể.
1.2.2.3. Quyền hạn
Vũ Thị Quỳnh Trang

10

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Đối với công tác tổ chức, nhân sự.
- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo
quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người
lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động.
- Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạc các vị trí quản lý tại các công ty con
theo quy định tại Điều lệ của Công ty.
• Đối với công tác lao động tiền lương.
- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị khi
không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp
hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc
nhắc nhở.
• Đối với công tác Hành chính.
- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, không
đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận SOHACOạn thảo.
- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm

các nội quy về giờ giấc làm việc.
- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành.
• Đối với công tác Quản trị văn phòng.
- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn
phòng có giá trị dưới 300.000đ.
- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi
công tác.
• Đối với công tác Truyền thông.
- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
chức sự kiện của Công ty.
d) Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông.
1.1.1. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong văn phòng
Vũ Thị Quỳnh Trang

11

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Bộ phận: Hành chính – Nhân sự
Chức danh: Trưởng phòng
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám Đốc công ty
1. Nhiệm vụ:

- Trưởng phòng là người trực tiếp điều hành và quyết định tất cả các vấn
đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực phòng Hành chính
– Nhân sự phụ trách.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Ban Giám đốc Công ty về việc thực
hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao.
- Quản lý điều hành, phân công công việc, giám sát công việc của nhân
viên trong phòng, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của phòng
Hành chính – Nhân sự.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban giám đốc Công ty giao,
những
chủ chương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước ban hành.
- Đánh giá nhận xét và đề xuất thưởng/kỷ luật đối với nhân viên phòng.
- Công tác đào tào, bồi dưỡng cán bộ, đầu tư tri thức, phát triển nhân lực.
Xây dựng vững mạnh đội ngũ CBNV của phòng phù hợp với yêu cầu sản
xuất kinh doanh.
- Cập nhập các văn bản Luật, Nghị định, Thông tư… liên quan đến công
tác chuyên môn.
 Công tác tổ chức, cán bộ.
− Xây dựng Điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt
động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng , kiên toàn và
phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và
đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với
nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ xung, sửa đổi những bất hợp lý trong
công tác tổ chức và hoạt động Công ty.
− Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp dưới, thay đổi giấy phép đăng ký kinh
Vũ Thị Quỳnh Trang

12

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của phòng.
− Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
− Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động
và tiếp nhân sự vào vị trí phù hợp.
− Tổ chức giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp
đánh giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
 Công tác lao động tiền lương.
− Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động.
− Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy định
của pháp luật.
− Tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lương cho
người lao động trình Hội động lương phê duyệt.
 Công tác quản trị hành chính.
− Chỉ đạo giám sát và đôn đốc công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công
văn đi, công văn đến, quản lý con dấu.
− Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
− Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác lễ tân.
− Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,
tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp ý kiến giúp Ban lãnh đạo Công
ty bổ xung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.

− Giải quyết các thủ tục hành chính, duy trì hoạt động các trang thiết bị
máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty.
 Công tác truyền thông.
− Tổ chức chỉ đạo các sự kiện quan trọng của công ty, các cuộc họp, tiếp
Vũ Thị Quỳnh Trang

13

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khách và các buổi sinh hoạt tập thể của CBNV Công ty.
− Là đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty.
 Công tác đoàn thể.
− Là đầu mối giúp cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các tổ
chức đoàn thể quần chúng trong trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng
chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vứng
mạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công
tác sản xuất kinh doanh của đơn vị.
2. Quyền hạn.
 Đối với công tác tổ chức, cán bộ.
− Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo
quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người
lao động và những vấn đề liên công tác tổ chức lao động.

− Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con
theo quy định tại Điều lệ công ty.
 Đối với công tác lao động tiền lương.
− Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị
trực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
− Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp
hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc
nhắc nhở.
 Đối với công tác hành chính.
− Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền,
không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận SOHACOạn
thảo.
− Ký ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm
các nội quy về giờ giấc làm việc.
− Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành.
 Đối với công tác quản trị văn phòng.
Vũ Thị Quỳnh Trang

14

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

− Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn
phòng có giá trị dưới 300.000đ.
− Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CBNV đi công

tác.
 Đối với công tác truyền thông.
− Điều đông, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
chức các sự kiện của công ty.
3. Tiêu chuẩn.
• Chuyên ngành đào tạo.
− Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành luật, quản trị nhân sự, hành
chính. Nếu tốt nghiệp các chuyên ngành khác thì phải trải qua các lớp đào tạo vể
nghiệp vụ tổ chức, lao động tiền lương, hành chính.
• Yêu cầu kinh nghiệm.
− Có kinh nghiệm 3 năm trở nên tại vị trí quản lý tương đương.
• Kỹ năng mềm.
− Kỹ năng lập kế hoạch
− Kỹ năng tổ chức quản lý
− Kỹ năng kiểm tra
− Kỹ năng thuyết trình
− Kỹ năng lãnh đạo, điều hành
− Kỹ năng thuyết phục
− Kỹ năng giao tiếp
− Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm]
− Kỹ năng tổng hợp
− Kỹ năng xủ lý tình huống
• Kiến thức khác
− Tiếng anh trình độ B trở lên
− Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lý
Văn phòng
Vũ Thị Quỳnh Trang

15

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp
− Trung thực
− Tận tụy
− Có tinh thần trách nhiệm cao
− Chuyên nghiệp và năng động
− Nhanh nhẹn
− Khiêm nhường
• Yêu cầu khác
− Quyết đoán
− Khả năng chịu áp lực
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Bộ phận: Hành chính – Nhân sự
Chức danh: Nhân viên
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty và Trưởng phòng
1. Nhiệm vụ
 Công tác tuyển dụng
− Theo dõi tình hình phát triển của công ty và xác định nhu cầu nhân sự.
− Lập kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn.
− Lập bảng mô tả công việc của từng vị trí tuyển dụng, nêu rõ các yêu
cầu cụ thể.
− Lựa chọn các phương tiện đăng thông tin tuyển dụng.
− Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm,
các trường Đại học và các nguồn lao động khác.

− Trả lời điện thoại, Email tư vấn cho các ứng viên về các nội dung tuyển
dụng.

vấn.

− Tiếp nhận hồ sơ xin việc, phân loại hồ sơ, lập danh sách ứng viên.
− Trình danh sách ứng viên cho Hội đồng tuyển dụng.
− Lập chương trình tuyển dụng, chuẩn bị cho các cuộc thi tuyển, phỏng
− Thương thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng lao động, soạn thảo quyết

định tiếp nhận.
− Lưu hồ sơ nhân sự.
 Công tác tiếp nhân nhân sự, đánh giá công việc trong và sau khi ký kết
thúc thời gian thử việc
− Hướng dẫn nhân sự mới: Vị trí, phòng ban, người phụ trách, các trang
Vũ Thị Quỳnh Trang

16

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thiết bị, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, các nội quy, quy định của Công ty….
− Giới thiệu nhân sự mới với các phòng, ban, và chỉ rõ chức năng của
từng phòng, ban và phối hợp khi có liên quan.
− Đánh giá nhân sự mới trong và sau khi kết thúc thời gian thử việc.

− Hướng dẫn nhân sự mới các thủ tục đề nghị Công ty xét ký tiếp HĐLĐ
sau thời gian thử việc.
− Tổng hợp báo cáo công việc của nhân sự mới, tổ chức họp đánh giá
nhận xét công việc nhân sự mới thực hiện trong thời gian thử việc.
− Tổng hợp kết quả, thông báo lại kết quả cho nhân sự mới.
− Thương thảo, SOHACOạn thảo HĐLĐ, quyết định tiếp nhận chính
thức đối với nhấn sự mới.
− Lưu hồ sơ nhân sự.
 Công tác quản lý và đánh giá nhân sự
− Xây dựng quy trình, biểu mẫu đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng,
quý, năm.
− Đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng , 3 tháng.
− Tổng hợp kết quả đánh giá làm cơ sở xét lương hàng tháng.
− Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận tổ chức đánh giá nhân sự theo
định kỳ 6 tháng, năm.
 Báo cáo công tác nhân sự
− Cập nhập, hoàn thiện công tác nhân sự.
− Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự
− Quản lý và lưu trữ bảo mật hồ sơ nhân sự, cung cấp thông tin, tham
mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và
các chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty.
 Công tác đào tạo
− Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự phát triển của Công ty.
− Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo.
− Lập kế hoạch về công tác đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm trình
lãnh đạo phê duyệt.
− Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp: đào tạo nôi bộ, đào tạo tại các
đơn vị chuyên nghiệp.
− Tìm kiến và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy.
− Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo.

− Tổng hợp danh sách đăng ký tham gia đào tạo.
− Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ
− Lập danh sách nhân sự tham gia đào tạo
− Soạn thảo quyết định cử CBNV tham dự các khóa học đào tạo
Vũ Thị Quỳnh Trang

17

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

− Tổ chức thực hiện công tác đào tạo theo chương trình kế hoạch đã phê
duyệt.
 Các công tác khác.
− Tham gia xây dựng văn hóa Công ty.
− Theo dõi và tổng hợp công tác nhân sự của các đơn vị thuộc Công ty.
− Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quy
chế quản lý thuộc lĩnh vực tổ chức lao động, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá cá
nhân sự.
− Cập nhập tài liệu pháp luật có liên quan đến chuyên môn.
− Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng và
lãnh đạo công ty.
2. Quyền hạn
− Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công tác
tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự.
− Góp phần, đề xuất giải pháp liên quan đến chính sách cho người lao

động.
3. Tiêu chuẩn
• Chuyên ngành đào tạo.
− Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành luật, quản trị nhân sự, hành
chính. Nếu tốt nghiệp các chuyên ngành khác thì phải trải qua các lớp đào tạo vể
nghiệp vụ tổ chức, lao động tiền lương, hành chính.
• Yêu cầu kinh nghiệm.
− Có kinh nghiệm 2 năm trở nên tại vị trí quản lý tương đương.
• Kỹ năng mềm.
− Kỹ năng lập kế hoạch
− Kỹ năng tổ chức quản lý
− Kỹ năng kiểm tra
− Kỹ năng thuyết trình
− Kỹ năng lãnh đạo, điều hành
− Kỹ năng thuyết phục
− Kỹ năng giao tiếp
− Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm
− Kỹ năng tổng hợp
− Kỹ năng xử lý tình huống
• Kiến thức khác
− Tiếng anh trình độ B trở lên
− Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lý
Văn phòng
Vũ Thị Quỳnh Trang

18

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

•
−
−
−
−
−
−
•
−
−

Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp
Trung thực
Tận tụy
Có tinh thần trách nhiệm cao
Chuyên nghiệp và năng động
Nhanh nhẹn
Khiêm nhường
Yêu cầu khác
Quyết đoán
Khả năng chịu áp lực
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Nhân viên lễ tân
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty và Trưởng phòng HCNS
1. Nhiệm vụ

 Đón tiếp khách
− Đón tiếp khách, hỏi khách đến liên hệ với CBNV/ bộ phận nào, đã có
hẹn trước chưa và bố trí phòng đón khách.
− Liên hệ với CBNV/bộ phận để tiếp khách.
− Chuẩn bị nước uống cho khách và người tiếp khách.
− Trong trường hợp CBNV/bộ phận cần gặp không có tại văn phòng thì
liên hệ với người cần gặp thông báo lại nội dung để bố trí lịch hẹn khác.
− Tiễn khách.
 Chuẩn bị các cuộc họp
− Kiểm tra lịch tuần của Ban giám đốc và các phòng ban, chủ động bố trí
phòng họp
− Chuẩn bị phòng họp, hoàn thành trước thởi gian họp 30 phút bao gồm:
Bàn ghế, nước uống, máy chiếu, phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị tài liệu
họp ( nếu có ).
− Phục vụ nước uống trong quá trình họp.
− Kết thúc cuộc họp thu gon phòng họp, cắt các thiết bị điện, máy chiếu.
 Liên hệ điều xe cho CBNV đi công tác.
− Cấp mẫu giấy đề nghị xe đi công tác cho bộ phận yêu cầu.
− Nhận và kiểm tra giấy đề nghị xe đi công tác.
− Nếu giấy đề nghị xe có đủ nội dung và chữ ký của người yêu cầu xe và
thủ trưởng bộ phận yêu cầu xe thì trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký duyệt
cấp xe đi công tác.
− Liên hệ với bộ phận quản lý xe để cấp xe.
− Thông báo bộ phận yêu cầu xe thông tin ( Lái xe, chủng loại xe ).
− Cuối mỗi tháng, kết hợp cùng với bộ phận quản lý xe thực hiện đối
Vũ Thị Quỳnh Trang

19

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chiếu công nợ thuê xe.
− Chuyển bộ phận hành chính làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính
kế toán.
 Nhận và chuyển phát văn bản
− Nhận văn bản từ các đơn vị gửi đến qua đường bưu điện hoặc gửi trực
tiếp.
+ Kiểm tra phong bì văn bản ( kiểm tra tình trạng phong bì, nơi gửi, nơi
nhận ).
+ Nếu phong bì còn nguyên vẹn và đúng nơi thì ký nhận văn bản.
+ Phân loại nơi nhận: Nếu nơi nhận ghi Công ty thì chuyển cán bộ văn
thư xử lý theo quy định, nếu nơi nhận ghi đích danh tên người nhận thì chuyển
trực tiếp cho người nhận.
− Chuyển văn bản
+ Nhận văn bản từ các phòng ban khi được yêu cầu gửi văn bản
+ Ghi các nội dung cần thiết lên Bill thư để phục vụ cho việc kiểm tra quá
trình chuyển thư và đối chiếu công nợ.
+ Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh chuyển văn bản.
+ Kiểm tra kết quả chuyển giao văn bản.
+ Cuối mỗi quý kết hợp với đơn vị chuyển phát nhanh đối chiếu công nợ.
+ Làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính Kế toán.
 Tập hợp phiếu đi công tác hàng ngày của CBNV
− Nhận và kiểm tra nội dung Phiếu đi công tác của CBNV.
− Hàng tuần tập hợp Phiếu đi công tác chuyển bộ phận giám sát để chấm
công CBNV.

 Tập hợp và báo suất ăn trưa hàng ngày cho CBNV
− Nhận thông tin đăng ký suất ăn trưa của CBNV, tổng hợp số lượng theo
ngày.

− Liên hệ với Lễ tân tòa nhà để đăng ký số lượng suât ăn cho CBNV

Công ty.
− Trong trường hợp có sự thay đổi suất ăn trưa thông báo lại Lễ tân tòa
nhà trước 9h00 sáng.
− Sau 9h00 sáng không nhận thông tin về thay đổi số suất ăn.
− Cuối mỗi tháng, tổng hợp số lượng suất ăn của Công ty và từng CBNV
trong tháng; Đối chiếu số lượng suất ăn với bộ phận bếp.
− Chuyển bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán
 Các công việc khác
− Tập hợp đề nghị cấp Văn phòng phẩm của các phòng ban, đối chiếu
định mức trình Tổng giám đốc phê duyệt. Gọi VPP và phát cho các phòng
Vũ Thị Quỳnh Trang

20

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trực tổng đài điện thoại, nhận các cuộc gọi đến từ khách hàng bên ngoài,
chuyển máy đến các bộ phận; Trả lời các thông tin liên quan đến lĩnh vực hành
chính.

− Phô tô tài liệu cho Ban lãnh đạo Công ty khi được yêu cầu.
− Quản lý và lưu giữ giấy tờ, tài liệu và lập hồ sơ công việc được giao.
− Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng và

Lãnh đạo Công ty.
2. Quyền hạn
− Chủ trì và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trng công tác
Lễ tân hành chính.
3. Tiêu chuẩn
• Chuyên ngành đào tạo.
− Tốt nghệp trung cấp trở lên chuyên ngành lễ tân. Nếu tốt nghiệp
chuyên ngành khác phải trải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về lễ tân.
• Yêu cầu kinh nghiệm.
− Có kinh nghiệm 1 năm trở lên về vị trí tương đương.
• Kỹ năng mềm.
− Kỹ năng lập kế hoạch
− Kỹ năng tổ chức quản lý
− Kỹ năng kiểm tra
− Kỹ năng thuyết trình
− Kỹ năng lãnh đạo, điều hành
− Kỹ năng thuyết phục
− Kỹ năng giao tiếp
− Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm]
− Kỹ năng tổng hợp
− Kỹ năng xủ lý tình huống
• Kiến thức khác
− Tiếng anh trình độ B trở lên
− Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lý
Văn phòng

• Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp
− Trung thực
− Tận tụy
− Có tinh thần trách nhiệm cao
− Chuyên nghiệp và năng động
− Nhanh nhẹn
− Khiêm nhường
• Yêu cầu khác
− Quyết đoán
Vũ Thị Quỳnh Trang

21

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

−
−
−
−
−
−

Khả năng chịu áp lực
Đảm bảo bí mật thông tin
Ngoại hình khá, ưa nhìn

Tươi cười, niềm nở
Có tinh thần phục vụ
Nhạy bén trong quan hệ giao tiếp
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Bộ phận: Văn phòng
Chức danh: Nhân viên lái xe
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty và Trưởng phòng HCNS
1. Nhiệm vụ
− Lái xe phục vụ Ban Giám đốc và các Quản lý vùng.
− Theo dõi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe được luôn trong tình
trạng sẵn sàng hoạt động .
− Bảo dưỡng xe theo quy định.
− Tham gia công tác tại Văn phòng theo nội dung phân công của phụ
trách phòng trong thời gian lãnh đạo làm việc tại phòng hoặc đi công tác.
− Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công tác
lái xe.

Vũ Thị Quỳnh Trang

22

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1D