Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ tại UBND quận tây hồ

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT......................................................................4
A. LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.....................................................................................................................2
2. Mục tiêu của đề tài................................................................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.............................................................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo......................................................................................................3
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.....................................................................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................................4
7.Bố cục của đề tài.....................................................................................................................4

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ...........................4
PHẦN I.............................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ...7
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ..............................7
1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ.........................................................................................7
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.......................................................................7
3.Cơ cấu tổ chức và các phòng ban của UBND quận Tây Hồ......................................................8
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND
quận Tây Hồ.............................................................................................................................14
1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ......................................14
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòngHĐND &UBND quận Tây Hồ..............14
2.1.Chức năng của văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ.....................................................15
2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ.................................15
2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ..............................................17
3. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và chuyên viên phòng văn thư.....19

PHẦN II.........................................................................................................24
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ..24

Nguyễn Thị Thanh Tâm

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

I.Công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.................................................................................24
1.Tổ chức biên chế cán bộ........................................................................................................24
2.Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ......................................................................................24
3.Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan...................26
4. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND Quận Tây Hồ..............................................27
II. Thực trạng công tác lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ...............................................................27
1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu........................................................................................27
2.Xác định giá trị tài liệu..........................................................................................................28
3.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................................................................................29
4.Công tác bảo quản tài liệu....................................................................................................30
5.Công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ.........................................................................32
6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu..........................................................................................33
7. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ..........................................35

PHẦN III........................................................................................................36
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................................36
I.Nhận xét, đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ..........36

1.Ưu điểm................................................................................................................................36
2.Nhược điểm..........................................................................................................................38
3.Nguyên nhân........................................................................................................................40
II. Đề xuất, kiến nghị................................................................................................................41
1.Đề xuất.................................................................................................................................41
1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..........................................................................41
1.2.Về nhiệm vụ của lãnh đạo trong công tác hành chính........................................................41
1.3.Về công tác văn thư............................................................................................................42
1.4.Về công tác lưu trữ.............................................................................................................42
2.Kiến nghị...............................................................................................................................43
2.1. Đối với UBND quận Tây Hồ................................................................................................43
2.2. Đối với phòng Văn thư – Lưu trữUBND Quận...................................................................44

Nguyễn Thị Thanh Tâm

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3. Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội..............................................................................44

B.KẾT LUẬN................................................................................................46
PHỤ LỤC.........................................................................................................1
PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Thanh Tâm

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02
03
04
05

Viết tắt
CT
PCT
HĐND & UBND
VP
VTLT

Nguyễn Thị Thanh Tâm

Nghĩa
Chủ tịch
Phó chủ tịch
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Văn phòng
Văn thư lưu trữ

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập là nội dung quan trọng trong quá trình đào tạo của trường Đại
học Nội vụ Hà Nội. Đây là thời gian quan trọng trang bị cho sinh viên những
kiến thức về thực tế, bổ ích, qua đó có thể nắm rõ được chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn cũng như hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong thực tế. Trong
thời gian học tập tại trường em đã được trang bị các kiến thức cơ bản về Quản
trị văn phòng nói chung. Tuy nhiên, đó chỉ là những kiến thức mang tính cơ
sở lý luận, lý thuyết.Đợt thực tập này đã giúp cho em có cơ hội được thực
hiện những lý thuyết đó vào các công việc cụ thể, được so sánh các lý luận đã
học vào với thưc tiễn.
Được sự giới thiệu của Khoa Quản trị Văn Phòng và sự đồng ý của
Lãnh đạo Quận em đã có cơ hội được thực tập tại Văn Phòng HĐND –
UBND Quận Tây Hồ.Tại đây em đã được tiếp cận với thực tế để học hỏi kiến
thức bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen với
một môi trường mới – môi trường làm việc trong một cơ quan – văn hóa công
sở, rèn luyện tác phong làm việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút ra
được nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
Trong thời gian thực tập em được tìm hiểu trực tiếp tiếp xúc làm quen
với công việc cùng với sự hướng dẫn của các thầy cô trong khoa Quản trị văn
phòng và các chị tại phòng Văn thư Lưu trữ em xin được lựa chọn đề tài:
“Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ tại Văn Phòng HĐND – UBND Quận
Tây Hồ” cho bài báo cáo thực tập .

Qua bài báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các
Thầy cô trong khoa Quản trị Văn Phòng đặc biệt là ThS.Lâm Thu Hằng –
Giảng viên hướng dẫn trực tiếp đề tài; Lãnh đạo UBND Quận Tây Hồ cùng
các anh chị chuyên viên tại phòng Văn thư lưu trữ đã tạo điều kiện giúp đỡ
cho em trong thời gian thực tập và hoàn thiện bào báo cáo này.
Dưới đây là bài báo cáo thực tập của em với đề tài “Tìm hiểu về công
tác tổ chức lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ”. Dù đã rất cố gắng song với
Nguyễn Thị Thanh Tâm

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trình độ nhận thức còn non kém, kinh nghiệm chưa nhiều của mình nên bài
báo cáo còn nhiều thiếu xót hạn chế nhất định. Vì vậy, em rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp, nhận xét từ các thầy cô và các cán bộ đơn vị
thực tập để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
1.Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc xây dựng đất nước tiến tới thời đại công nghiệp
hóa,hiện đại hóa, việc trao đổi thông tin trở thành một nhu cầu tất yếu của con
người trên mọi phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điện
tử…đặc biệt việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phát triển hơn,
trở thành một phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức, đơn vị doanh
nghiệp nói riêng nhưng để có nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nói

đến là tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ được coi là di sản quý báu của quốc giakhông thể thiếu
trong các hoạt động của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị -xã
hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,…làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giải
quyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác. Sự
ra đời của công tác lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp vụ vô
cùng quan trọng, nó là sự tập trung, thống nhất phản ánh bộ mặt kết quả đạt
được của cơ quan tổ chức. Chính vì vậy, công tác văn thư -lưu trữ ngày càng
phát triển, được coi trọng trong xã hội.
Quận Tây Hồ là một trong những địa phương đi đầu thực hiện chủ
trương cải cách nền hành chính nhà nước, Quận đã áp dụng mô hình một cửa
và đạt được những thành công nhất định.Hằng ngày, VP UBND Quận phải
tiếp nhận và xử lý rất nhiều văn bản đến cũng như ban hành văn bản đi.Vì
vậy, một quy trình quản lý và xử lý văn bản có hiệu quả sẽ góp phần nâng cao
hiệu quả quản lý Nhà nước trên địa bàn quận. Vậy nên tài liệu lưu trữ được
coi là di sản của Quốc gia nói chung và của UBND quận nói riêng, làm tốt
công tác lưu trữ sẽ giúp cơ quan, đơn vị giải quyết công việc một cách nhanh
Nguyễn Thị Thanh Tâm

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chóng và chính xác cao.
Với những lý do trên nên em đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu về

công tác tổ chức lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ” hy vọng người đọc có
thể hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của công tác tổ chức tài liệu lưu trữ để
cung cấp tài liệu phục vụ cho hoạt động giải quyết công việc tại các cơ quan
nói chung, UBND quận Tây Hồ nói riêng.
2. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát công tác Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ đi sâu
vào nghiên cứu tìm hiểu về các nội dung trong công tác tổ chức lưu trữ như:
-

Công tác thu thập bổ sung tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu
Công tác chỉnh lý tài liệu
Công tác bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức lưu trữ

Từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá đóng góp một số ý kiến về công
tác tổ chức tài liệu lưu trữ.Ngoài ra còn đưa ra những biện pháp để nâng cao
công tác tổ chức lưu trữ.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
nên đối tượng và phạm vi nghiên cứu chủ yếu là về thực trạng công tác tổ
chức lưu trữ tại UBND Quận như công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu….
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Quy định công tác văn thư lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ ban hành
kèm theo quyết định số 1479/1998/QĐ –UB ngày 14/11/1998.
- Báo cáo công tác văn thư lưu trữ Quận Tây Hồ năm 2015
- Nguồn tài liệu khác trên sách, báo mạng, trang web
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đề tài công tác tổ chức lưu trữ đã được khai thác rất nhiều trong các bài
báo cáo, khóa luận trước đây như:

- Luận văn lư trữ học công tác văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND &

Nguyễn Thị Thanh Tâm

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND Quận Tây Hồ.
- Báo cáo thực tập: Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng
trường Đại học Bách khoa Hà Nội.
6.Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp khảo sát thực tiễn: Sử dụng phương pháp này có thể
nghiên cứu, tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, với người trực tiếp thực hiện công
tác tổ chức lưu trữ. Qua đó đưa ra được những nhận xét thực tế đúng đắn và
đầy đủ, khái quát nhất
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Nhờ phương pháp này, có thể có cái
nhìn khách quan hơn, toàn diện hơn về công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại
UBND quận Tây Hồ trước và sau khi áp dụng công nghệ tin học vào công tác
nghiên cứu tra tìm.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Đây là một phương pháp rất cần
thiết và quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài. Nhờ phương pháp này nên
có được những nhận định, đánh giá khách quan cho đề tài.
7.Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, Kết luận, Danh mục các chữ viết tắt, Phụ lục. Nội
dung đề tài được chia làm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND Quận Tây Hồ.
Phần II: Tìm hiểu về công tác tổ chức tài liệu của UBND Quận Tây Hồ.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ
Nguyễn Thị Thanh Tâm

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính được thành lập
theo Nghị định số 69/CP của Chính phủ ngày 28/10/1995 và được UBND
Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn từ ngày
01/1/1996.Là điểm mới được thành lập do vậy ngay từ đầu UBND quận Tây
Hồ đã nhận được sự lãnh đạo chỉ đạo sát sao của Đảng, Chính quyền cũng
như sự quan tâm giúp đỡ của các sở ban ngành Thành phố Hà Nội. Và đây
cũng là một quận tương đối thuận lợi cho sự phát triển các ngành kinh tế, đặc
biệt là phát triển thương mại,du lịch, dịch vụ.

Hình ảnh UBND quận Tây Hồ
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà
Nội ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp

việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên
môn, 08 đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm
vụ của mình.
Quận Tây Hồ nằm ở vị trí phía Bắc của Thủ đô Hà Nội với diện tích tự
nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000 người cư trú trên địa bàn của 08
Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân
La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm
Nguyễn Thị Thanh Tâm

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả
nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích
danh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội.
Sau 18 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển
mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung
tâm Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội.
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây
Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố Trung tâm. Như vậy, trong tương
lai Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thành phố Hà Nội. Với vị trí đó, quận
Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực bao gồm cả
nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ, để thúc đẩy

nhanh sự phát triển Kinh tế - Xã hội của quận nói riêng và của thủ đô Hà Nội
nói chung.

PHẦN I
Nguyễn Thị Thanh Tâm

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận
Tây Hồ.
1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ.
UBND là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm
vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND
quận và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xã
hội, Quốc phòng. Cụ thể là:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại.

UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập
thể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo
điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý
Nhà nước. UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ
chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:
Nguyễn Thị Thanh Tâm

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng
cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các

biện pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An
ninh, Quốc phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình
HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do
UBND quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi
cá nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm
quyền của UBND quận.
3.Cơ cấu tổ chức và các phòng ban của UBND quận Tây Hồ.
Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ
chức theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt
động phù hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành
viên của UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý
của mình trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành
viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành
uỷ. HĐND & UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên.

Nguyễn Thị Thanh Tâm

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ (phụ lục 1)
Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch,
12 phòng ban tham mưu giúp việc và các khối nội chính.
• Chủ tich UBND Quận: Đỗ Anh Tuấn
-Là người phụ trách chung, người lãnh đạo điều hành toàn bộ các mặt
công tác của UBND quận, đôn đốc kiểm tra công tác của quận. Chỉ đạo điều
hành các hoạt động của các thành viên cấp dưới và các phòng ban chuyên
môn, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của tập thể quyết định, mặt khác Chủ
tịch UBND phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn
được giao riêng cho mình và cùng với các thành viên của UBND quận chịu
trách nhiệm trước HĐND quận và cơ quan cấp trên.
• Phó Chủ tịch:
Giúp việc cho Chủ tịch là 03 Phó chủ tịch gồm:
- Phó chủ tịch phụ trách khối xây dựng địa chính: Nguyễn Lê Hoàng
+ Là người được Chủ tịch ủy quyền điều hành công việc của UBND
quận khi Chủ tịch vắng mặt.
+ Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: Quản lý đất đai, tài nguyên
và môi trường; quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải
phóng mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn Quận
(trừ các dự án do UBND Quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ
thuật xung quanh Hồ Tây,…); tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo
có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
+ Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Tài nguyên và môi trường,
phòng quản lý đô thị, ban quản lý dự án, ban quản lý hồ Tây…
+ Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Đội thanh tra xây dựng
quận, đội thanh tra giao thông vận tải, văn phòng đăng ký đất đai Hà nội – chi

nhánh Tây hồ….
- Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Nguyễn Đình Khuyến
+ Là người trực tiếp chỉ đạo điều hành các lĩnh vực công tác phát triển
Nguyễn Thị Thanh Tâm

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kinh tế, doanh nghiệp, ngân hàng, thương mại, công nghiệp…Giải quyết các
công việc thường xuyên trong công tác thu chi ngân sách địa phương theo
phân cấp.
+ Thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại tố cáo kiến nghị
phản ánh có liên quan đến lĩnh vực phụ trách.
+ Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Văn phòng HĐND và UBND, phòng
Kinh tế, Ban quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật, UBND các phường
Bưởi – Nhật Tân. Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị Chi cục thuế,
thống kê, kho bạc nhà nước…
- Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa xã hội: Phạm Xuân Tài
+Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND Quận, HĐND
Quận về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế, Giáo dục – Đào
tạo, Văn hóa –Thông tin, thể dục – thể thao, lao động, thương binh và xã hội,
đào tạo nghề, dân số kế hoạch hóa gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội, Bảo
hiểm xã hội khác; Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên
quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

+ Thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 – quy chế làm việc
của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004-2009 ban hành kèm theo Quyết định
số 08/2006/QĐ-UBND ngày 25/7/2006 của UBND quận;
+ Trực tiếp phụ trách các đơn vị: phòng văn hóa – thông tin, phòng
giáo dục – đào tạo, phòng y tế, phòng lao động – thương binh và xã hội, trung
tâm y tế, trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình, trung tâm thể dục – thể
thao, trung tâm văn hóa, trung tâm dạy nghề, hội chữ thập đỏ;
+ Xử lý các công việc có liên quan đến lĩnh vực công tác của mình.
Đồng thời đảm bảo giữ mối quan hệ thường xuyên với UBMTTQ, các đoàn
thể nhân dân trong quận và các tổ chức xã hội khác.
• 12 Phòng ban tham mưu giúp việc:
+ Văn phòng HĐND và UBND: Thực hiện các công tác về văn phòng,
công tác thi đua khen thưởng, công tác tôn giáo…
+ Phòng Tư pháp: Có chức năng tham mưu giúp UBND Quận, huyện

Nguyễn Thị Thanh Tâm

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực,
hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải cơ sở và các công tác tư pháp khác….
+ Phòng Nội Vụ: Giúp HĐND & UBND Quận thực hiện các cuộc bầu

cử đại biểu quốc hội, đại biểu HĐND UBND các cấp; Xây dựng các phương
án xây dựng, củng cố chính quyền cấp xã, phường,thị trấn; Giúp UBND quận,
huyện thành lập giải thể các tổ chức thuộc thẩm quyền; Nắm tình hình hoạt
động của các tổ chức hành chính sự nghiệp thuộc quận huyện quản lý và kiến
nghị cấp trên khi có những vấn đề vướng mắc; Thực hiện quản lý công tác địa
giới hành chính, công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ hàng năm; Xem xét giải
quyết các đơn thư khiếu nại của cán bộ công chức công dân về lĩnh vực công
tác của phòng phụ trách…
+ Thanh tra nhà nước quận: Có nhiệm vụ chỉ đạo hướng dẫn công tác
tổ chức, nghiệp vụ thanh tra đối với UBND xã, phường,thị trấn; Thanh tra
việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ kế hoạch nhà nước của trưởng
phòng ban, chủ tịch UBND xã phường liên quan đến trách nhiệm của nhiều
phòng ban do chủ tịc UBND quận hoặc chánh Thanh tra thành phố giao; Kiến
nghị Chủ tịch UBND quận huyện giải quyết những vấn đề về công tác thanh
tra trong trường hợp kiến nghị không được chấp nhận thì có quyền bảo lưu
báo cáo thanh tra thành phố giải quyết….
+ Phòng Lao động Thương binh Xã hội: Phòng Lao động Thương binh
Xã hội Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận đồng
thời là tổ chức của ngành lao động thương binh xã hội có chức năng quản lý
nhà nước về công tác lao động thương binh trên địa bàn quận. Nhiệm vụ chủ
trì và phối hợp xây dựng với các cơ quan để hướng dẫn thực hiện pháp luật
chính sách chế độ lĩnh vực tiền lương, tiền công việc làm; Tổ chức tổng kết sơ
kết các mặt công tác lao động thương binh xã hội hàng năm. Thông tin báo
cáo định kì đề xuất với UBND quận bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho
cán bộ trong phòng…
+ Phòng Giáo dục Đào tạo: Có nhiệm vụ chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra

Nguyễn Thị Thanh Tâm

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thanh tra các trung tâm giáo dục trường học, cơ sở công lập ngoài công lập
thực hiện nhiệm vụ năm học, kế hoạch quy định của Bộ về giảng dạy và các
hoạt động giáo dục khác; Thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các
trường công lập ngoài công lập,tổ chức thực hiện chế độ tuyển sinh đối với
các trường theo phân cấp quy chế hiện hành; Xem xét giải quyết các đơn thư
khiếu nại của công chức công dân về lĩnh vực giáo dục đào tạo thuộc trách
nhiệm của phòng…
+ Văn hóa thông tin: Có nhiệm vụ xây dựng và tổng hợp kế hoạch phát
triển sự nghiệp văn hóa thông tin thể dục thể thao trên địa bàn,theo dõi kiểm
tra đôn đốc thực hiện kế hoạch đó;Tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân
viên làm công tác văn hóa thông tin thể dục thể thao cho các ngành các cơ sở
ở địa phương….
+ Phòng kinh tế quận: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung
hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển tổng thể các mặt kinh tế bằng nguồn
vốn nhà nước do quận huyện quản lý; Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, thương nghiệp, dịch vụ trên địa bàn quận; làm thủ tục cấp
giấy phép đăng ký kinh doanh….
+ Phòng Tài chính kế hoạch: Xây dựng kế hoạch tài chính ngân sách
trình UBND Quận, Huyện phê duyệt, theo dõi đôn đốc quyết toán ngân sách
báo cáo UBND, HĐND, Sở Tài chính vật giá về tình hình thực hiện kế hoạch
thu chi ngân sách hàng quý, 6 tháng, 1 năm; Cấp phát ngân sách cho các đơn
vị theo quyết định của UBND quận, huyện và hướng dẫn sử dụng có hiệu

quả; Kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách kế toán tài vụ trong các đơn vị
hành chính, sự nghiệp,phường thuộc UBND quận huyện quản lý; Hướng dẫn
bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán tài vụ trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp, sản xuất kinh doanh, HTX, xã, phường thị trấn thuộc quận huyện
quản lý…
+ Phòng Tài nguyên Môi trường: Có chức năng tham mưu giúp UBND
quận, huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, quản lý đất và nhà ở; Trình

Nguyễn Thị Thanh Tâm

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND Quận, huyện ban hành các văn bản hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
các chính sách, chế độ và pháp luật của nhà nước về quản lý tài nguyên nước
và môi trường, nhà đất trên địa bàn quận huyện;Tổ chức thực hiện hướng dẫn,
kiểm tra việc thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai và hiện trạng môi trường
theo định kỳ, lập và quản lý hồ sơ địa chính, quản lý lưu trữ tài liệu tài
nguyên, môi trường, nhà đất, xây dựng hệ thống thông tin đất đai; Hướng dẫn
và kiểm tra việc tổ chức thực hiện bảo vệ tài nguyên khoáng sản, tài nguyên
nước, môi trường tự nhiên, khắc phục các hậu quả của thiên tai….
+ Phòng Quản lý đô thị: Có chức năng tham mưu giúp UBND quận,
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quy hoạch, kiến trúc, xây

dựng, nhà ở và công sở… Nhiệm vụ là quản lý quy hoạch kiến trúc; quản lý
xây dựng giao thông đô thị; Quản lý kinh doanh xây dựng…
+ Phòng Y tế: Có chức năng tham mưu giúp UBND quận, huyện quản
lý nhà nước về y tế ở địa phương gồm: chăm sóc sức khỏe và bảo vệ sức khỏe
nhân dân, y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược học cổ
truyền, quản lý các trạm y tế phường thị trấn; Tham mưu giúp UBND quận
huyện xây dựng kế hoạch chương trình và các giải pháp thực hiện các nhiệm
vụ công tác y tế ở địa phương, theo dõi kiểm tra thực hiện kịp thời phát hiện
những phát sinh báo cáo UBND quận, huyện giải quyết….
• Khối nội chính: Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận
đơn vị, phòng ban còn lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và
phòng Thanh tra quận.
• Ngoài ra quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người
cao tuổi, Hội nông dân, Hội chữ thập đỏ, Đội quản lý thị trường, Đội thanh tra
giao thong công chính và Đội thi hành án.
 Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND
quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số
nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Pháp
luật: Góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công
tác ở địa phương.

Nguyễn Thị Thanh Tâm

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ.
1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây
Hồ
Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ hoạt động thao nguyên tắc
thủ trưởng dưới sự điều hành trực tiếp toàn diện của thường trực HĐND &
UBND quận.
Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành,
các đơn vị, xã phường, thị trấn làm báo cáo của HĐND – UBND quận, huyện;
Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND & UBND,
phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp; Giúp HĐND – UBND
đảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với HĐND với Quận, Huyện ủy và các
đoàn thể quần chúng, tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn đại biểu Quốc
hội, HĐND Thành phố, HĐND Quận, huyện; Theo dõi công tác tuyển công
thực hiện luật nghĩa vụ quân sự; Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ,
công tác hành chính quản trị của cơ quan HĐND – UBND. Hướng dẫn các
phường, các đơn vị trực thuộc quận, huyện thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ; Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn được giao; Quản lý các cơ sở vật chất của văn phòng HĐND –
UBND quận, huyện đảm bảo các điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND –
UBND Quận, huyện hoạt động; Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của HĐND,
UBND Quận huyện.
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòngHĐND
&UBND quận Tây Hồ.
Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và
công tác của UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố

Hà Nội. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ chung của UBND quận, Văn phòng
Nguyễn Thị Thanh Tâm

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có các chức năng, nhiệm vụ riêng để hoạt động.
2.1.Chức năng của văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ
Văn phòng UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính: chức năng tham
mưu tổng hợp và chức năng Hành chính Quản trị. Cụ thể như sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức năng tham mưu
tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của UBND; tham mưu giúp
UBND quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó
Chủ tịch UBND quận về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó
Chủ tịch UBND quận; cung UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương;
đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND quận.
- Chức năng hành chính quản trị: Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếp
thực hiện các công việc sau khi Thủ trưởng phê duyệt. Văn phòng đảm bảo đủ
điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của quận. Trực
tiếp mua sắm, quản lý, tổ chức các trang thiết bị, kinh phí của văn phòng và
cơ quan.
2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND &UBND quận
Tây Hồ
• Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ có các nhiệm vụ sau:

-Xây dựng chương trình làm việc hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm
của Thường trực HĐND, UBND quận; chương trình các kỳ họp của HĐND,
UBND quận. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của
HĐND và UBND quận. Tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu
Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận.
-Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phong, ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND quân theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo
cáo định kỳ, đột xuất theo sự chỉđạo của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
Nguyễn Thị Thanh Tâm

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham mưu giúp UBND quận vê công tác dân tộc trên địa bàn quận;
- Phối hợp thực hiện Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành
chính Nhà nước ở đại phương. Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ
sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại
UBND quận;
- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thục hiện công tác

cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức việc tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của tổ
chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển cac phòng,
ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết.
- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của
Thường trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản
của Thương trực HĐND, UBND quận;
- Tổ chức, phục vụ các hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách
do Thường trực HĐND, UBND quận chỉ trì và các hoạt động khác của
Thường trực HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh
đạo UBND quận. Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc cảu cơ quan HĐND,
UBND và các hoạt động chung của lãnh đạo quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận
giao.
• Quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBDN quận Tây Hồ
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận
và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nghiệp vụ công tác
do Văn phòng quản lý có lien quan đến cơ quan đơn vị trực thuộc UBND
quận;
Nguyễn Thị Thanh Tâm

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các
phường có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố
cáo của công dân theo quy định của pháp luật;
- Ngoài những quyền hạn trên, văn phòng được HĐND, UBND quận
ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc được giao do HĐND, UBDN
quận quy định cụ thể bằng văn bản.
2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ
 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND –UBND Quận
Tây Hồ (Phụ lục 2)
Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh văn
phòng và 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng
trong hoạt động của văn phòng.
•Chánh văn phòng HĐND&UBND quận : Đ/c Lê Trung Đức
Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng
HĐND – UBND quận. Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm
các công việc sau
- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính,
tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kế
toán - Thủ quỹ.
-Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của
Thường trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ.
-Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND&UBND quân. truyền đạt các

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo .
-Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường
xuyên, đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc

Nguyễn Thị Thanh Tâm

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hội, đoàn đại biểu HĐND thành phố.
-Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận.
-Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.
-Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
•Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp:Đ/c Võ Bích Thủy
- Giúp Chánh Văn Phòng chỉ đạo, điều hành các công việc: Tiếp nhận
hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải
cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà
nước tại UBND quận; Giúp chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên
các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính,
trung tâm công nghệ thông tin
-Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề
xuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính

tại UBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ
đạo điều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự
chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Chánh văn phòng; Được ký các văn bản thong
thường và các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách;
-Giúp chánh văn phòng quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng
chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây
dựng và cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường
và các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách
•Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị : Đ/c
Dương Văn Trường
-Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ,
hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các
bộ phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thông, in ấn, đánh máy, lái
xe, trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu
ăn, bảo vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh.
-Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ
theo quy định: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ

Nguyễn Thị Thanh Tâm

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.

-Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, ban
thuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND
- UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc
thanh lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc,
phương tiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND
quận: Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương
tiện cho cá nhân đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác
phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công tác thực hiện tiết kiệm tại trụ
sở cơ quan HĐND – UBND quận: Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ
quan, đảm bảo chất lượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi
trường.
-Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc
được phân công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính,
quản trị, họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành
chính, quản trị.
• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác xây dựng địa chính: Đ/c
Phạm Khánh Sinh
- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành các công việc: Theo dõi,
tổng hợp về công tác quản lý đất đai, trật tự xây dung đô thị, tiếp dân, tiếp
nhận và xử lý đơn thư tại bộ phận tiếp dân của UBNd quận.
- Phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị liên quant ham mưu cho đồng chí
Phó chủ tịch UBND quận phụ trách về quản lý và xử lý các vi phạm về đất
đai, trật tự xây dựng.
- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thi kiến nghị,
khiếu nại tố cáo của nhân dân, đôn đốc các phòng, ban, UBND giải quyết theo
quy định.
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc
được phân công phụ trách.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chánh văn phòng phân công.
3. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và

Nguyễn Thị Thanh Tâm

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chuyên viên phòng văn thư.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG UBND
QUẬN TÂY HỒ
 Thông tin chức vụ.
Chức danh: Chánh văn phòng
Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ
Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND quận Tây Hồ
Mã số công việc:
Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm.
Số lượng người: 01
 Mục đích công việc
Tham mưu cho Ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ và tổ chức thực hiện
công tác Hành chính đảm bảo các hoạt động hành chính trong cơ quan được
diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực của UBND quận Tây
Hồ với các đối tác và với quần chúng nhân dân trong quậnphụ trách chung và
chịu trách nhiệm trước HĐND – UBND về toàn bộ hoạt động của văn phòng.
 Trách nhiệm chính
Là người chịu trách nhiệm lãnh đạp, điều hành toàn diện hoạt động của

Văn phòng; Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND
quận về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng; Trực tiếp phụ trách các
công việc: Tổ chức bộ máy và cán bộ; kế toán – thủ quỹ; ứng dụng phát triển
công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận Tây Hồ.
 Nhiệm vụ chính
- Bố chí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có
đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành
của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;
- Chỉ đạo dự thảo và trình Thường trực HĐND, UBND quận thông qua
các chương trình công tác và các bản báo cáo theo sự phân công của Thường
trực HĐND, của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận;
Nguyễn Thị Thanh Tâm

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình thực
hiện nhiệm vụ phát triển king tế, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn
quận, phục vụ cho công việc chỉ đạo của Thường trực HĐND, của Chủ tịch
và các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của
Thường trực HĐND và UBND quận. Kiến nghị những biện pháp cần thiết
nhằm thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt hiệu quả;
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường

xuyên, đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc
hội Hà Nội, HĐND thành phố;
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban lien quan đến đề
xuất kịp thời với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành
chính tại UBND quận;
- Tham mưu thực hiện chương trình ứng dụng phát triển công nghệ
thông tin vào công tác quản lý Nhà nước tại UBND quân.
- Là chủ tài khoản thu chi ngân sách của Văn phòng quận.
 Quyền hạn
- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý
kiên chỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND
quận. Ký thừa ủy quyền Chủ tịch UBND quận các văn bản trong một số lĩnh
vực do Chủ tịch UBND quận giao.
 Phê duyệt
Người quản lý trực tiếp

Người quản lý

Mãsố…………chữ kỹ ………………

Mã số…. chữ kỹ……………

Ngày……………………………………

Ngày ………………………

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN PHÒNG VĂN THƯ
UBND QUẬN TÂY HỒ
 Thông tin chức vụ.
Chức danh: Chuyên viên phòng văn thư

Nguyễn Thị Thanh Tâm

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A