Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (446.28 KB, 77 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài...........................................................................................................1
2.Mục tiêu của đề tài........................................................................................................1
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.....................................................................................1
4.Nguồn tài liệu tham khảo...............................................................................................2
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu............................................................................................2
6.Phương pháp nghiên cứu.............................................................................................3
7.Bố cục đề tài................................................................................................................. 4
PHẦN I.................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG............................................5
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông.............................................................................................5
1.1.1.Chức năng của Công ty..........................................................................................6
1.1.2.Nhiệm vụ quyền hạn của Công ty...........................................................................6
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Công ty CP INTRACOM..........................................................7
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của công ty cổ
phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông...................................................................9
1.2.1.Tổ chức hoạt động của văn phòng..........................................................................9
1.2.1.1.Chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần...............................9
1.2.1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan............................................................................................................................... 10
1.2.1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan
trong quá trình thực tập..................................................................................................12
1.2.1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:............13
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng..........................................15
1.2.3.Mô tả phân công nhiệm vụ, vị trí văn phòng..........................................................21
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
.............................................................................................................................34
Nguyễn Thị Quỳnh Châu
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TÂNG VÀ GIAO THÔNG....................34
2.1. Tổ chức và điều hành công tác văn thư..................................................................34
2.1.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo công tác văn thư..........34
2.1.2. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của
công ty........................................................................................................................... 35
2.2. Mô hình tổ chức công tác văn thư...........................................................................35
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty...........................................36
2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty........36
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.............................................36
2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty..............37
2.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản..................................................................37
2.4.1. Quy trình xử lý văn bản đi....................................................................................37
2.4.2. Quy trình xử lý văn bản đến.................................................................................38
2.5.Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................................39
2.6. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..................................................39
PHẦN III............................................................................................................48
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................48
3.1.Đánh giá chung........................................................................................................48
3.1.1.Ưu điểm................................................................................................................ 48
3.1.2.Hạn chế................................................................................................................. 48
3.1.3.Nguyên nhân.........................................................................................................49
3.2.Đề xuất kiến nghị.....................................................................................................49
3.2.1.Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng của công tác Văn thư........49
3.2.2.Nâng cao trình độ cán bộ vào công tác Văn thư...................................................49
3.2.3.Tăng cường thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác Văn thư..............................50
3.2.4.Nâng cao chế độ chính sách đãi ngộ với cán bộ làm công tác văn thư.................50
3.2.5.Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư......................................51
3.2.6.Đẩy mạnh đáp ứng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư...........51
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Nguyễn Thị Quỳnh Châu
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Đối với các sinh viên năm cuối ở các trường đại học, sau khi đã hoàn
thành các bộ môn đại cương cũng như chuyên ngành thì sẽ có 2 tháng để tiến
hành thực tập tốt nghiệp. Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn với
thực tiễn, nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá
trình tổ chức và thực hiện những hoạt động quản lý và điều hành.
Trên cơ sở đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên
năm cuối đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị giúp sinh viên củng cố bổ sung
những kiến thức lý thuyết đã được học trên lớp. Bồi dưỡng cho sinh viên lòng
yêu nghề, tinh thần phục vụ, năng lực độc lập để họ nhanh chóng trở thành
những người lao động mới phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng đất nước.
Có đi vào thực tế mới biết bài học trên lớp là vô giá, bằng những kiến thức đã
học trong nhà trường về môn học và có điều kiện cọ sát và làm quen dần với
công tác Văn phòng trong thực tế giúp tôi rèn luyện được kỹ năng và kiến thức
cho mình.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông và được sự giúp đỡ của mọi người trong công ty đặc biệt được sự chỉ
bảo tận tình của quản lý văn phòng: Chị Nguyễn Thị Kim Anh cùng các anh chị
trong công ty đã điều kiện tốt cho tôi trong quá trình thực tập này.
Lời cảm ơn đầu tiên, tôi gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng –
Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình, trau
dồi cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm vô cùng bổ ích, đặc biệt Giảng viên
hướng dẫn Lâm Thị Thu Hằng đã tạo điều kiện và hướng dẫn để tôi có thể hoàn
thành được quá trình thực tập này; cũng như các anh chị làm việc tại Văn phòng
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đã cho tôi cọ sát, làm
quen với môi trường sau này mình sẽ phục vụ.
Kết thúc quá trình thực tập với nhiều cảm xúc còn ngưng đọng, nhìn vào
thực tế giúp tôi hiểu biết sâu sắc hơn về nghề, cảm thấy yêu nghề, yêu công việc
của mình sau này hơn. Xin kính Chúc ban lãnh đạo, các anh chị, cán bộ công nhân
viên trong công ty, cùng thầy, cô giáo nhiều sức khỏe, may mắn và thành công.
Dưới đây là bài Báo cáo thực tập của tôi, trong nội dung không thể tránh
khỏi những sai sót, nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tòi học
Nguyễn Thị Quỳnh Châu
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hỏi, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của quý thầy cô, để bài Báo cáo
được chính xác và hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 11 tháng 3 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Quỳnh Châu
Nguyễn Thị Quỳnh Châu
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Nguyễn Thị Quỳnh Châu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh chóng và
manh mẽ của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với
những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt
động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp tổ chức.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân ,
giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất
lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh. Bởi mọi văn bản giây tờ đều được tập trung vào đầu mối là
bộ phận văn thư – lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Có thể nói rằng
công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được
tình hình hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo đầy đủ,
chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra
được những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp.
Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư, trong quá trình thực tâp tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông em chọn chuyên đề : “ Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại công
ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” cho bài báo cáo thực tập tốt
nghiệp.
2. Mục tiêu của đề tài
Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông
Khảo sát thực tiễn, nhận xét và đánh giá công tác Văn thư tại công ty
Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng
hạ tầng và giao thông
- Công tác văn thư văn phòng Công ty
- Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông
Phạm vi: Nghiên cứu tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại công ty cổ
phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Các văn bản tài liệu, hướng dẫn về công tác văn thư tại công ty
Các đề tài báo cáo, luận văn trên internet
Các văn bản quy định của nhà nước về công tác văn thư:
-Thông Tư 01/2011/TT-BNV Về việc hưỡng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính, ngày 19 tháng 1 nămm 2011.
- Nghị định 09/ 2010/ NĐ – CP Về việc sửa đổi bổ xung 1 số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về
Công tác văn thư.
- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ
về công tác văn thư.
Sách: Nghiệp vụ công tác văn thư – NXB Giao thông vận tải
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Thực tế đã có rất nhiều đề tai nghiên cứu về công tác văn thư, góp phần
nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. Có thể kể đến như:
Giáo trình : “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” – PGS Vương
Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội; Giao trình “ Nghiệp vụ
công tác văn thư” – Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Giao thông
vận tải,2009. Hai giáo trình trên đã nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận của công
tác văn thư.
Một số báo cáo thực tập đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải pháp
góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà
nước và một số trường Đại học như: - “ Tìm hiểu về công tác văn thư Bộ lao
động – Thương binh và xã hội- Thực trạng và giải pháp” – Sinh viên Nguyễn
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn Đông – Lớp CĐLTVT- LTK1
- “ Hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại Văn phòng trường Đại học
Bách khoa Hà Nội” – Sinh viên Điinh Thị Hoài.
Và một số đề tài nghiên cứu khác.
Tuy nhiên, cho đến năm 2015 chưa có đề tài nào nghiên cứu đầy đủ toàn
diện về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện bài báo cáo này, ngoài các phương pháp chung được áp
dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụng
các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát:
- Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu
tư xây dựng hạ tầng và giao thông
- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:
Được áp dụng để phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại văn phòng công ty
cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng va giao thông
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan
- Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và
ngoài cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh
giá, nhìn nhận một cách khách quan về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu
tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công
ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7. Bố cục đề tài
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của công ty cổ phần đầu tư xây dựng
hạ tầng và giao thông
Phần II: Chuyên đề thực tập: Tìm hiểu về công tác tổ văn thư tại công ty
cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
* Lĩnh vực kinh doanh
- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1- Đầu tư bất động sản.
2- Đầu tư dự án thuỷ điện
3- Đầu tư tài chính,
4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....
5- Sản xuất vật liệu xây dựng.
6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân
dụng
* Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (viết tắt là
INTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà
Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB
ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:
0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới
mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự
án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất – kinh
doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dặn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu Văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán – Trung Văn, Dự án khu văn phòng nhà
ở bán – Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội – Phũ Diễn, Dự án thủy điện Nậm Pung, Dự án thủy điện Tà Lơi 3, Dự án
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thủy điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án tổ hợp y tế Phương
Đông…
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực xây dựng như:
Bằng khen của Bộ Xây duengj; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009..
Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc, hanh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
1.1.1. Chức năng của Công ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư
xây dựng , kinh doanh bất động sản……... Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng
công ty Đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu
là Tổng Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnhvực xây dựng như
là:Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án
khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu
Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ
điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ
hợp Y tế Phương Đông.
1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn của Công ty
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP INTRACOM
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý
công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản
xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản
lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,
vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết
bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất
lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ
phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với
khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu
vốn.
Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công các
công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có các
chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được
tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty CPĐTXD Intracom ( Phụ lục I)
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
1.2.1. Tổ chức hoạt động của văn phòng
1.2.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần
Đối với văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
(Intracom)việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Chức
năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng và lãnh đạo
cơ quan. Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham mưu cho
lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông
tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa
tổng hợp và tham mưu.
Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sự
theo luật và quy chế công ty. Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấp
thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của công
ty.
Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham gia
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công.
Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị
khác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản
các cuộc họp đó. Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trong
việc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn
vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chức
chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòng
nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung. Chức năng hậu cần là hình thức biểu
hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng này
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của
mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các
phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay
can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của
cơ quan đơn vị.
Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hành
của thủ trưởng cơ quan. Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện một
cách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
*Ví dụ tình huống cụ thể: Tổng giám đốc Công ty thực hiện các biện
pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên .
Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về
đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty rồi cung cấp cho Giám đốc.
Văn phòng tham mưu cho giám đốc về chính sách tiền lương, chế độ phụ
cấp cho cán bộ công nhân viên và nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho
cán bộ.
Văn phòng giúp việc cho Tổng giám đốc về việc cải thiện thu nhập, vật
chất và điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong công ty.
Để từ đó giúp cho Tổng giám đốc thực hiện các biện pháp nâng cao đời
sống cán bộ công nhân viên.
1.2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan
Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ. Việc xây dựng
chương trình công tác có một ý nghĩa hết sức quan trọng thể hiện phong cách
làm việc khoa học của bộ máy quản lý trong công ty.
Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tác
Tuần, Tháng, Quý, Năm.
Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ
đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây dựng
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chương trình công tác tuần sau của Công ty, trình Tổng giám đốc quyết định
chậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các phòng, cá
nhân liên quan để biết và thực hiện.
Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công
tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc
cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòng
trình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi các
phòng ban được biết để triển khai thực hiện.
Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác năm
được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh
cần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng
có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý sau
của công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện .
Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải pháp
của công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, chế độ, kế hoạch thuộc
phạm vi quyết định, phê duyệt của công ty. Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận
được bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời .
Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đốc duyệt, gửi
thành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn để biết thực
hiện
Ưu điểm: Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám đốc
điều hành công việc của công ty được thống nhất, không chồng chéo, không
mâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo
trong công ty.
Công tác này đã được sơ đồ hóa thành một quy trình chuẩn hóa đầy đủ và
hợp lý.
Hạn chế: Tuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn
chưa sắp xếp công việc một cách khoa học.
Vẫn còn bỏ xót một số công việc và không đúng lịch trình.
( Sơ đồ phụ lục số IV)
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc
họp) của cơ quan trong quá trình thực tập
Công tác tổ chức 1 hội nghị, hội thảo:
Bước 1:
a. Xác định và thống nhất chủ đề của hội nghị, hội thảo.
b. Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:
• Lập kế hoạch:
+ Mục đích, yêu cầu cần đạt.
+ Nội dung.
+ Thời gian, địa điểm.
+ Kinh phí.
+ Dự kiến đơn vị phối hợp.
+ Khách mời.
+ Chương trình hội nghị, hội thảo.
+ Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính để khai mạc, bế mạc hội nghị, hội
thảo.
+ Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo.
• Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:
+ Chuẩn bị:
- Truyền thông cho sự kiện.
- Xác định ngày tháng năm và thời gian diễn ra hội nghị, hội thảo.
- In ấn tài liệu.
- Phát hành thư mời tham dự.
- Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trang
thiết bị hỗ trợ …
- Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho những người tham
gia (nếu có chương trình dài ngày).
+ Tổ chức hội nghị:
- Đón tiếp đại biểu.
- Phát tài liệu.
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Điều khiển và dẫn chương trình hội nghị.
c. Kết thúc hội nghị:
- Ghi biên bản hội nghị.
- Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo của hội nghị.
- Thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của chủ tọa, kết luận vấn
đề, kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết.
Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:
- Đánh giá thông tin, nội dung của hội nghị, hội thảo.
- Kiến nghị của các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị gửi về đóng góp
vào nội dung chương trình hội nghị, hội thảo.
Bước 3: Đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo.
1.2.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
cơ quan:
Bước 1. Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:
- Xác định mục đích chuyến đi.
- Nội dung chuyến đi.
- Số lượng người tham gia.
- Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi.
- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi.
- Phương tiện đi lại.
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm tọa …
- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: Lịch trình sắp
xếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
Bước 2. Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:
- Giấy giới thiệu đi công tác.
- Giấy đi đường.
- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác nước ngoài).
- Chứng minh thư nhân dân.
- Các giấy tờ tùy thân khác.
- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:
- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp.
- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện.
- Giá vé tàu xe hay máy bay.
- Độ dài quãng đường đi.
- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng.
- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm
việc cho đoàn.
Đặc biệt:Đối vớicác đợt đi công tác nước ngoài:
- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét
duyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó.
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại
Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.
- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:
• Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.
• Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan.
• Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cá
nhân.
• Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop.
- Chuẩn bị kinh phí:
• Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …
• Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt trong suốt chuyến đi.
• Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
• Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần).
• Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự
phòng …
- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnh
đạo đi công tác:
• Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt.
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơ
quan.
• Những công việc khác cần thực hiện như: hủy bỏ và lên lại lịch các
cuộc họp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt …
- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót:
• Vé máy bay, tàu thủy.
• Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ.
• Passport, Visa (nếu cần).
• Ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng, …
• Xác nhận phòng ngừa y tế.
• Giấy giới thiệu, giấy đi đường, …
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Chức năng của Văn phòng Công ty
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan có chức năng
tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo cho quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ
quan và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động;
- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công
tác tổ chức cán bộ của Công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao
động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ
truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân.
- Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngược
lại.
- Là cầu nối xây dựng ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực
hiện các chính sách của Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính
xác.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động
SXKD của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường
và làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định
pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công ty
với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty;
* Nhiệm vụ của Văn phòng Công ty
+ Công tác tổ chức cán bộ:
- Chủ trì việc xây dựng điều lệ và tổ chức hoạt động của Công ty, các quy
chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện
toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ SXKD, đề xuất
điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạt
động của Công ty.
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh
doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng.
- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD
của Công ty.
- Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
- Tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động
và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
- Phổ biến, hướng dẫn văn hóa lao động chuyên nghiệp, lịch sử hình thành
Công ty.
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh
giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự.
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho ban Lãnh đạo sử dụng, bố trí lao
động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động
trong Công ty.
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng.
- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện các phong trào thi đua lao
động sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống
tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập
thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tập
thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật Công ty xem xét quyết định;
theo dõi việc kỷ luật khen thưởng của toàn Công ty.
- Tổ chức lao động trong toàn Công ty.
+ Công tác lao động tiền lương
- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản có liên quan đến chế độ,
chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính sách,
chế độ cho người lao động.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy định
của Pháp luật.
- Làm đầu mối tổ chức, đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng
lương cho NLĐ trình Hội đồng lương phê duyệt.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các dơn vị trực
thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo
quy định của Công ty và Pháp luật.
- Đề xuất Lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người
lao động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp,
các chế độ BHXH, BHYT, BHNT và các quyền lợi khác của người lao động.
- Xây dựng và hoàn thiện các hạt dộng phúc lợi, đảm bảo quyền lợi cho
người lao động.
- Thực hiện theo dõi, quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khở định
kỳ cho người lao động.
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Công tác quản trị hành chính
Công tác hành chính
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản các cơ
quan đơn vị gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời, thông
suốt.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo
mật, đúng quy định.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
- Các công việc Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tục
hành chính cho CBNV Công ty.
- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty.
- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịchb đến
làm việc tại Công ty.
- Theo dõi việc thực hiện các nôi quy, quy định của Công ty về giờ giấc,
tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban Lãnh đạo
Công ty bổ sung sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty.
+ Công tác Quản trị Văn phòng
- Quản lý Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng.
- Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Mua sắm, quản lý, cấp trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theo
định mức.
- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí văn
phòng.
- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy, chữa cháy
khối văn phòng Công ty.
- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện, nước, dụng
cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban.
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty.
+ Công tác truyền thông
Truyền thông nội bộ
- Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt
động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
- Phối hợp với các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh
nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình
thành Công ty.
- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến hướng dẫn các văn
bản pháp luật.
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ.
- Phổ biến, hướng dẫn chisng sách Công ty; thu nhận, phản ánh đến Ban
Lãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác.
- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông.
Truyền thông đối ngoại
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng bá
hình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doánh của Công ty đến với
khách hàng.
- Thiết lập, duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của Công ty cho
khách hàng.
- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông viết về Công ty.
- Thu nhận, phản ánh đến Ban Lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách
hàng ở bên ngoài một cách kịp thời, chính xác.
Quản trị thương hiệu
- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty.
- Xây dựng, quản trị trang web công ty.
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thiết lập hồ sơ năng lực, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của công
ty.
Công tác đoàn thể
- Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các
đoàn thể quần chúng trong cơ quan, hoạt động theo đúng nhiệm vụ, chức năng
và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâm nâng
cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh doanh
của đơn vị.
- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho các
đoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng chính quyền.
Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt các đợt vận động xã
hội.
- Tổ chức hình thức tuyên truyền, vận động, bòi dưỡng, nâng cao nhận
thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức đoàn
thể.
+ Công tác pháp lý, công tác ISO
- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng;
- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định
pháp luật của phòng ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Giải quyết, khiếu nại, tranh chấp.
- Đầu mối trong quá trình kiểm soát ISO.
* Quyền hạn
+ Đối với công tác tổ chức nhân sự
- Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với Công ty con, Xí nghiệp,
Đội xây lắp.
- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo
quy định, tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chsnh sách đời sống đối với người
lao động và những vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động.
Nguyễn Thị Quỳnh Châu 20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
